(C) Kode Pelanggaran dan Tindakan Korektif

Kode perusahaan-macam melakukan menjabarkan satu set aturan untuk perilaku yang
diharapkan dalam perusahaan. Selain menerbitkan kode etik dan mendapatkan stakeholder
penerimaan, ada juga kebutuhan untuk mekanisme untuk melaporkan pelanggaran kode dan
untuk menyelidiki dan penanganan pelanggaran-pelanggaran tersebut.
Jika perusahaan menerbitkan kode etik yang kuat bersama dengan sebuah pesan dari
CEO tentang pentingnya praktek etika yang baik, semua stakeholder diharapkan untuk mengikuti
aturan-aturan. Namun, orang adalah orang-orang, dan akan selalu ada beberapa yang melanggar
aturan atau berjalan di tepi. Sebuah perusahaan perlu membentuk cara untuk memungkinkan
karyawan atau orang luar untuk melaporkan pelanggaran terhadap kode di sebuah cara aman dan
cara rahasia. Sebagian besar bahwa mekanisme pelaporan dapat ditangani melalui fasilitas
whistleblower, seperti dibahas dalam Bagian 24.3. Lainnya potensi pelanggaran harus ditangani
pada tingkat yang berbeda. Pertimbangkan staf perempuan karyawan dengan seorang pengawas
laki-laki yang "petunjuk" yang nikmat seksual bersama dengan dia adalah yang baik cara untuk
maju dalam perusahaan. Larangan pelecehan seksual dalam kode melakukan belum tentu
berhenti pengawas, dan sering karyawan tidak dapat dengan mudah melaporkan situasi ini ke
tingkat satu manajer di atas supervisor.
Selain fasilitas whistleblower, perusahaan harus membentuk lainnya mekanisme
pelaporan pelanggaran kode potensi perilaku. Karena beberapa orang mungkin tidak ingin untuk
memanggil fungsi etika hotline, sebuah pos baik dipublikasikan office kotak alamat kadang-
kadang sangat efektif. Stakeholder dapat didorong untuk mengirim surat sedemikian kotak PO,
anonim atau tidak, untuk melaporkan pelanggaran etika. Berdasarkan tanggapan, fungsi etika,
Sumber Daya Manusia (SDM), atau lainnya yang sesuai fungsi dalam perusahaan harus
menyelidiki masalah tersebut dan mengambil tindakan yang diperlukan.
Sebuah kode etik menggambarkan serangkaian aturan untuk tindakan diharapkan dalam
perusahaan. Ketika aturan ini dilanggar, masalah ini harus diselidiki dan tindakan diambil secara
konsisten, tidak peduli apa peringkat para pemangku kepentingan perusahaan. Jika kode etik
melarang pembuatan salinan perangkat lunak perusahaan-dan harus- hukuman bagi seorang
analis staf di kantor penjualan jauh atau manajer senior di perusahaan markas harus sama.
Dengan asumsi mereka berdua membaca larangan dalam penerimaan kode dan diakui, hukuman
untuk pelanggaran harus konsisten. Jika tidak, aturan akan tampak hanya berlaku untuk
beberapa.
Sebagian besar pelanggaran kode etik dapat ditangani melalui perusahaan yang normal
prosedur HR, yang seharusnya telah membentuk proses dimana pelanggaran pertama mungkin
mengakibatkan konseling verbal atau percobaan dengan terminasi untuk pelanggaran berulang.
Beberapa hal harus dilaporkan kepada otoritas di luar. Sebuah pelanggaran SOx peraturan,
seperti pengaturan rekening baru-baru ini ditemukan tidak berdokumen lembar, akan dilaporkan
kepada Komisi Sekuritas dan Bursa (SEC); pencurian barang dari sebuah gudang akan
dilaporkan ke jaksa daerah. Ketika hal ini ditemukan dan dilaporkan kepada pihak berwenang di
luar, bergerak hal di luar perusahaan's kontrol. Tujuan keseluruhan di sini adalah bagi
perusahaan untuk memiliki beberapa proses di tempat untuk mendorong semua stakeholder
untuk mengikuti praktek etika yang baik, sebagaimana didefinisikan dalam kode etik, dan untuk
menyediakan mekanisme yang konsisten untuk melaporkan pelanggaran dan mengambil
tindakan disiplin jika diperlukan.

(D) Menjaga Kode Etik Kini

Banyak aturan dasar perilaku etis yang baik dan aturan khusus perusahaan-banyak tidak akan
berubah dari tahun ke tahun. Misalnya, aturan yang menyatakan bahwa semua stakeholder
memiliki tanggung jawab untuk merawat aset perusahaan mereka, apakah properti, kas, sumber
daya komputer, atau orang lain, aturan tidak akan berubah dari waktu ke waktu. Usaha harus
review kode etik mereka dipublikasikan secara berkala, setidaknya sekali setiap dua tahun, untuk
membuat panduan tertentu masih berlaku dan arus. Tinjauan periodik mungkin termasuk kode
pernyataan mengenai kebutuhan keuangan yang akurat dan tepat waktu pelaporan di semua
tingkatan atau komitmen perusahaan untuk menghindari semua jenis keuangan penipuan.
Perubahan kode etik tidak boleh dianggap enteng. Setiap revisi harus pergi melalui pengumuman
yang sama dan proses peluncuran seperti yang dijelaskan untuk kode perkenalan. Kode direvisi
harus diterbitkan untuk semua pemangku kepentingan bersama dengan penjelasan tentang
perubahan dan syarat untuk reacknowledge penerimaan.
Sebuah kode etik dan revisi meminta penegasan kembali stakeholder dapat mahal,
membutuhkan sumber daya perusahaan khusus dari fungsi etika, HR, internal audit, dan lain-
lain. Seiring dengan pernyataan misi, perusahaan harus menjaga kode etik dan prinsip-prinsip
yang mendukung di depan semua pemangku kepentingan di setiap saat. Hal ini dapat dicapai
melalui referensi konstan kode, seperti dalam poster papan buletin di semua fasilitas, pertanyaan
dan jawaban dalam instruktif publikasi, atau segmen di kelas pelatihan karyawan. audit internal
harus memainkan peran kunci dalam mempromosikan kepatuhan kode dan pengawasan melalui
review audit dan berkelanjutan kontak di seluruh perusahaan. Auditor Internal harus sangat
menyadari kode perusahaan mereka perilaku dan menggunakannya sebagai dasar pelaporan
pelanggaran dan rekomendasi keputusan selama semua audit internal lainnya.

24.3 Whistleblower dan Fungsi Hotline

Fungsi whistleblower adalah fasilitas di mana seorang karyawan atau stakeholder yang
melihat beberapa bentuk kesalahan dapat independen dan anonim melaporkan bahwa tindakan
untuk perusahaan atau badan pengawas dengan tidak takut akan pembalasan. Whistleblower
program sudah ada selama beberapa tahun untuk mendukung federal AS kontraktor hukum,
peraturan kesehatan dan keselamatan, dan lain-lain. SOx, bagaimanapun, telah pindah aturan-
aturan ini ke dalam kantor bisnis semua perusahaan publik Amerika Serikat. Audit komite
menetapkan prosedur whistleblower ini, tetapi fungsi-fungsi lain, seperti departemen etika, HR,
atau internal audit, benar-benar mengaturnya.
Banyak perusahaan yang telah membentuk fungsi etika juga memiliki hotline atau etika
pertanyaan serupa saluran telepon. Etika hotline ini dapat memberikan awal titik untuk fungsi
whistleblower SOx, tetapi mereka biasanya perlu penyesuaian atau finetuning. Terlalu sering,
melaporkan insiden yang tidak diselidiki dengan benar atau kerahasiaan tidak sekuat yang
diperlukan. Sebuah slip-up di sini dapat menyebabkan masalah utama untuk perusahaan jika
stakeholder whistleblowing merasa hal belum terselesaikan atau kerahasiaan individu telah
diganggu. audit internal seringkali dapat menjadi utama bantuan disini melalui review dari
proses yang ada, rekomendasi yang sesuai kontrol, dan memberikan bimbingan kepada komite
audit.
Program whistleblower SOx-mandat anggota komite audit hadir dengan tantangan lain.
Dewan khas anggota direksi komite audit dapat sadar seperti fungsi perusahaan melalui
presentasi masa lalu, tetapi hampir pasti tidak akan menyadari proses yang diperlukan untuk
mendirikan whistleblower efektif program. kelompok audit internal dapat membantu wakil
komite audit untuk menetapkan program whistleblower yang efektif yang akan sesuai dengan
SOx. Bagian ini membahas cara untuk mendirikan program whistleblower yang efektif dan
bagaimana audit internal dapat membantu untuk memulai atau refresh fungsi.

(A) Aturan Federal Whistleblower

Dalam banyak hal, ketentuan whistleblower dirancang terutama untuk melindungi
karyawan yang berpikir bahwa mereka telah menemukan beberapa kesalahan daripada
meningkatkan perusahaan internal kontrol. Hampir setiap tindakan yang diambil terhadap
personil whistleblower karyawan, termasuk penurunan pangkat atau suspensi, secara potensial
dapat dikenakan tindakan hukum berdasarkan ketentuan ini. Meskipun ada belum banyak
whistleblower hal yang berkaitan dengan SOx pada saat ini, jika pengalaman dari yang lain
undang-undang whistleblower diterapkan di sini, kita bisa melihat lebih banyak secara
berkelanjutan. Karyawan atau stakeholder yang mendaftar keluhan whistleblower akan
dilindungi sampai masalah teratasi. SOx tidak berusaha untuk menghindari keluhan sembrono
oleh mensyaratkan bahwa pengungkap harus memiliki "masuk akal" keyakinan bahwa praktek
melaporkan merupakan pelanggaran.
Berdasarkan aturan-aturan ini SOx, itu adalah kejahatan bagi siapa pun "sadar, dengan
maksud untuk membalas, "untuk mengganggu kerja atau kehidupan setiap orang-a
whistleblower-yang menyediakan seorang petugas penegak hukum apapun informasi yang benar
yang berkaitan dengan komisi kemungkinan tindak pelanggaran SOx. Setiap whistleblower
karyawan yang kemudian menghadapi tindakan kerja yang merugikan berpotensi menjadi
"Dilindungi informan" saksi. Beberapa sumber hukum menekankan bahwa karyawan ini undang-
undang perlindungan yang luar biasa dan menggarisbawahi keseriusan SOx aturan ini.
SOx mengharuskan komite audit untuk membentuk suatu proses penerimaan dan
pengobatan pengaduan yang diterima mengenai akuntansi, kontrol akuntansi internal, atau audit
hal-hal dan untuk "penyerahan, rahasia anonim oleh karyawan" tentang akuntansi dipertanyakan
atau masalah audit. Stakeholders yang percaya mereka telah sah diberhentikan atau
didiskriminasi, karena mereka whistleblower tindakan, dapat mencari bantuan dengan
mengajukan pengaduan, dalam waktu 90 hari setelah tanggal pelanggaran, dengan DOL atau
melalui melakukan tindakan distrik pengadilan federal. Yang dirugikan biasanya kebutuhan
untuk mengamankan bantuan hukum untuk mencari bantuan, tetapi banyak hukum perusahaan
akan bersemangat untuk terlibat. Proses ini bisa memakan waktu dan mahal untuk perusahaan
terdakwa. Para prosedural aturan di sini, termasuk beban pembuktian bagi majikan dan
karyawan, ikuti Udara 21 statute2 bagi karyawan maskapai penerbangan. Untuk misalnya, untuk
menang pada keluhan sebelum DOL, karyawan harus menunjukkan bahwa alasan diskriminatif
adalah "faktor" di personil yang tidak menguntungkan tindakan. Relief akan ditolak, namun, jika
majikan menunjukkan dengan "jelas dan bukti meyakinkan "bahwa itu akan mengambil tindakan
personil yang sama di tidak adanya aktivitas dilindungi.
Seorang karyawan yang berlaku sedemikian tindakan berhak untuk ganti rugi penuh
termasuk pemulihan, kembali membayar dengan bunga, dan kompensasi untuk litigasi biaya dan
biaya pengacara. Namun, jika DOL tidak mengeluarkan keputusan akhir dalam 180 hari
pengajuan keluhan whistleblower itu, masalah ini mungkin akan dipindahkan ke pengadilan
distrik federal. Masalah rumit, yang whistleblower dirugikan dapat mengambil tindakan terhadap
berbagai bidang, mencari perlindungan di bawah undang-undang federal dan negara bagian serta
setiap perjanjian perundingan bersama. Pengusaha yang terkena potensial "Ganda bahaya" untuk
tindakan whistleblower dengan kewajiban di bawah kedua SOx dan negara atau federal undang-
undang tentang debit salah dan penyebab serupa tindakan. Selain itu, whistleblower dirugikan
dapat mencari ganti rugi melalui tindakan pengadilan terpisah.
Berdasarkan pengalaman administrasi dan peradilan pada energi nuklir dan
industri penerbangan, undang-undang perlindungan whistleblower bisa menjadi perusahaan yang
potensial ranjau. Jika seorang karyawan memunculkan semacam kekhawatiran akuntansi atau
audit tentang suatu tindakan yang tidak benar atau ilegal, ia benar-benar dilindungi sampai
masalah ini adalah diselidiki dan diselesaikan. Akan ada banyak pengacara bersemangat untuk
membantu whistleblower dan ke file tindakan, terutama terhadap perusahaan-perusahaan besar
dengan kantong dalam. Selain itu, tubuh besar DOL dan preseden pengadilan ada untuk
mendukung sanksi peraturan dan pribadi obat.
Berdasarkan lebih dari 20 tahun pengalaman dengan undang-undang perlindungan
whistleblower, sebuah dampak perusahaan harus berusaha untuk keseimbangan antara hak-hak
karyawan untuk meningkatkan keprihatinan pengungkap dan kemampuan perusahaan untuk
mengelola tenaga kerja. Sebuah lingkungan kerja yang positif sangat diperlukan di mana
karyawan merasa bebas untuk menyuarakan keprihatinan kepada manajemen ditambah dengan
mekanisme yang efektif untuk menangani keprihatinan apapun terangkat. Program etika terkait
kuat dibahas sebelumnya dalam bab ini, termasuk pernyataan misi dan kode etik, akan
mendukung strategi ini.
 (B) Peraturan Sox Whistleblower dan Audit Internal
Tujuan dari audit internal adalah untuk meninjau dan menemukan jenis akuntansi,
masalah pengendalian internal, dan audit ditentukan dalam SOx. Temuan audit internal ditinjau
dengan manajemen dan disajikan dalam sebuah laporan audit formal dimana manajemen dapat
menguraikan rencana untuk tindakan korektif. Namun, bagaimana jika audit internal Tim
menemukan sebuah akuntansi, pengendalian internal, atau bahan audit yang berada di luar ruang
lingkup audit saat ini dan tidak secara resmi dilaporkan dalam laporan audit? Bisa salah satu
anggota tim audit secara independen melaporkan hal tersebut di bawah whistleblower SOx
prosedur? Dapatkah auditor internal yang bertemu dengan akuntansi SOx dan internal kontrol hal
yang bukan merupakan bagian dari audit dijadwalkan pergi melalui pelapor rute perlindungan
untuk melaporkan hal itu? Bagaimana jika anggota tim audit internal belum telah berkinerja baik
dan pengakhiran ketakutan? Dapatkah yang menggali auditor berkinerja buruk ditulis beberapa
temuan yang potensial, mungkin dari workpapers masa lalu, dan laporan mereka di luar
departemen audit untuk memperoleh perlindungan whistleblower dan keamanan pekerjaan
sampai Hal ini diselesaikan?.
Tim audit internal adalah jelas bagian dari pengelolaan, dan tanggung jawab pertama
auditor internal adalah melaporkan setiap hal-hal yang tidak patut atau ilegal ditemukan selama
pemeriksaan untuk manajemen audit internal untuk disposisi. anggota tim audit internal tidak
boleh mencoba untuk bekerja sebagai whistleblower independen sebagai bagian dari internal
mereka audit bekerja. audit internal harus mengembangkan kebijakan yang jelas menyatakan
bahwa setiap akuntansi SOx, hal pengendalian internal, atau audit ditemui selama perjalanan dari
audit dijadwalkan harus didokumentasikan dalam workpapers audit dan dikomunikasikan untuk
manajemen audit internal untuk resolusi. Kedua tim internal audit dan pengelolaan fungsi diaudit
harus memahami bahwa tujuan dari audit internal adalah untuk tidak membiarkan lepas tim
pelapor potensial dalam suatu departemen buku dan catatan. Semua barang yang ilegal atau tidak
layak harus diselidiki dan dilaporkan melalui proses audit internal yang normal.

(C) Meluncurkan Bantuan Perusahaan atau Fungsi Hotline

Banyak perusahaan memiliki fungsi membantu atau hotline, dikelola melalui etika
departemen, HR, atau penyedia independen, yang memungkinkan setiap karyawan atau
stakeholder untuk memanggil anonim dan baik mengajukan pertanyaan, melaporkan
kekhawatiran, atau pukulan peluit pada beberapa hal. Idenya adalah untuk memberikan fasilitas
yang independen mana semua pihak bisa bertanya atau melaporkan kesalahan yang mungkin di
tingkat manapun. Hotline fungsi hukum tidak diperlukan, tetapi memungkinkan karyawan atau
pemangku kepentingan lainnya untuk mengajukan pertanyaan, untuk melaporkan kesalahan yang
mungkin, dan bahkan untuk mencari nasihat. Item dilaporkan dapat berkisar dari tuduhan
pencurian harta perusahaan, HR keluhan, atau mengganggu pertanyaan. Dalam kebanyakan
kasus, operator telepon akan mengambil semua informasi yang diperlukan, mengajukan
pertanyaan bila diperlukan, dan kemudian lulus kejadian ke otoritas yang sesuai untuk
penyelidikan dan resolusi. Operator hotline biasanya memberikan kejadian melaporkan sejumlah
kasus sehingga pemanggil kemudian dapat memeriksa pada resolusi.
Keberadaan sebuah hotline etika dan fasilitas whistleblower adalah nilai yang kecil
kecuali jika dikomunikasikan dan dijual kepada semua anggota perusahaan. Cara yang baik
untuk memulai proses ini adalah melalui kode etik pegawai, dibahas sebelumnya. Bahkan jika
seperti hotline telah diluncurkan, fakta bahwa line dapat digunakan untuk setiap pelapor potensi
SOx perlu dikomunikasikan. Tujuannya harus menyelidiki dan segera menyelesaikan semua
panggilan-dan terutama panggilan whistleblower-internal untuk menghindari peneliti luar dan
pengacara.