Demostrar conformidad con la norma

"Realizar la auditoría a las cláusulas de la norma" versus "Realizar la auditoría a los procesos de la
entidad auditada"

Al evaluar la conformidad con la norma, las listas de verificación pueden no ser suficientes

Al final de una auditoría, el auditor debe estar en condiciones de saber si se dio cumplimiento a
todos los requisitos de la norma.

Tratar de demostrar el cumplimiento de un estándar a menudo lleva a la gente a usar listas de

verificación, donde un auditor es capaz de comprobar los requisitos del estándar uno por uno,
asegurándose de que todos los requisitos son cubiertos. Este enfoque básico de llenar una lista de
verificación es una manera fácil de asegurar que se han revisado todos los requisitos de las normas.
Sin embargo, considerando el enfoque de la ISO 9001, la realización de una auditoría a partir de una
lista de verificación genérica podría impedir que un auditor recopile evidencia de una interacción
efectiva de los procesos.

En algunas situaciones, alejarse completamente de la lista de verificación (o de la lista de preguntas

de auditoría), podría no ser posible, especialmente si la organización necesita proporcionar
evidencia de cumplimiento de la norma a terceros (por ejemplo, reguladores, organismos de
evaluación de la conformidad).

Es importante utilizar una lista de verificación de una manera apropiada y en un momento

apropiado, es decir, como una herramienta para ayudar a mantener un registro de los requisitos de
la norma a ser cubierta.

¿Qué es un muestreo adecuado?

No existe una fórmula estadística o matemática para establecer el número correcto de muestras
que deben tomarse durante una auditoría. Definir el número de muestras (por ejemplo, una, cinco
o incluso más muestras de registros para un requisito particular) que deben tomarse para confirmar
la conformidad con los requisitos no es eficiente y no garantiza la conformidad. Por supuesto, es un
hecho que, al aumentar el número de muestras tomadas, un auditor tendrá mayor confianza en
cuanto al estado actual de la implementación del SGC. En este contexto, el muestreo "adecuado" se
referiría a un nivel de muestreo tomado durante las entrevistas in situ y revisiones de los registros,
que dan suficiente confianza de que el SGC del auditado se implementa como se describe.

El muestreo de sitios múltiples, o el muestreo de las unidades organizativas de una empresa, están
cubiertos en el documento mandatorio MD1 de la IAF: Certificación de Múltiples Sitios Basados en
el Muestreo, junto con los días de auditoría requeridos en el sitio y la fórmula de muestreo para
múltiples sitios.

El auditor debe realizar entrevistas y verificar los registros y pruebas durante la entrevista. El
número de muestras a tomar depende de la complejidad del proceso que se está auditando y de la
calidad de la información recibida del auditado durante la entrevista. También es importante que el
auditor mantenga el programa descrito en el plan de auditoría. Al final del día, el auditor debe
sentirse cómodo de que las muestras y las pruebas objetivas vistas sean representativas, a fin de
sacar conclusiones apropiadas sobre la implementación del SGC.
Registro de la información de auditoría

ISO 19011 y ISO / IEC 17021 explican lo que debe contener un informe de auditoría. Sin embargo,
es importante que los informes de auditoría para el auditado contengan solamente información
importante para el auditado, por ejemplo, información sobre posibles mejoras, observaciones
positivas y no conformidades con la norma. Meramente reiterar y explicar los requisitos de la norma
es poco probable que sea lo que el auditado está buscando.

También puede haber un requisito para que el auditor demuestre la secuencia en la cual se realizó
la auditoría, a veces llamada rastro de la auditoría. El uso de notas de auditoría es una manera muy
eficiente para que un auditor registre la auditoría. La principal desventaja de utilizar notas de
auditoría es que tienden a ser una manera muy personal de registrar información durante una
auditoría y los niveles de detalle y estilos de registro varían mucho de un auditor a otro.

Una lista de verificación puede asegurar cierta uniformidad en el desempeño de los auditores. Sin
embargo, los auditores no deben olvidar de que su tiempo lo debe de gastar auditando, no en el
llenado de listas de verificación o de toma de notas.