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PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA DE CAJA CHICA PARA EL REGISTRO DE GASTOS MENORES EN EL ÀREA DE TESORERÍA DE LA EMPRESA TRANSPORTE LEOAR C.A.

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA. UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ. FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES. ESCUELA DE

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA. UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ. FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES. ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA.

PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA DE CAJA CHICA PARA EL REGISTRO DE GASTOS MENORES EN EL ÁREA DE TESORERÍA DE LA EMPRESA TRANSPORTE LEOAR C.A.

Empresa: Transporte Leoar C.A.

San Diego, Octubre 2014

Autor: Edgar Villamizar

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES ESCUELA DE CONTADURÍA

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA

PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA DE CAJA CHICA PARA EL REGISTRO DE GASTOS MENORES EN EL ÁREA DE TESORERÍA DE LA EMPRESA TRANSPORTE LEOAR C.A.

CONSTANCIA DE ACEPTACIÓN

Karlis Luna, CI: 13.989.290

Joe Figueroa, CI: 7.098.022

San Diego, Octubre 2014

Autor: Edgar Villamizar

CI: 20.029.510

ÍNDICE GENERAL

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN……………………………………………………………

CAPÍTULO

I LA EMPRESA

pp

……6

1.1. Ubicación de la empresa…………………………… ………………5

1.2. Reseña histórica…………………….………………… ……………5

1.3. Misión…………………………………… …………………………5

1.4. Visión……………………………… ……………… ….………….5

1.5. Objetivos………………………… …………………… …………5

1.6. Estructura organizativa de la empresa…….….………………………6

1.7. Actividades realizadas durante el periodo de pasantías… ……… …6

II PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA…… ……………… ………8

9

2.2. Objetivos……… ………………………………………… ……….9

2.3. Justificación…… …………………………………………….… 10

2.1. Formulación del problema……………………… ………… ……

2.4 alcance…… ……………………………………………… …… 10

III MARCO REFERENCIA CONCEPTUAL…………………………… 12

3.1. Antecedentes……………… …………………… ……….……….12

3.2. Bases teóricas………………… ………………… ………………13

3.3. Definición de términos básicos… …………………………………17

IV FASES METODOLÓGICAS………………… ………………………18

4.1. Fase I……………………… ………… …………………… … 18

4.2. Fase II…………………………… ……………… ………………19

4.3. Fase III…………………………………………………………… 20

V RESULTADOS

5.1.Presentación de los resultados………… …………………………22

5.2. Fase I……………………………………………………………….23

5.3. Fase II………………………………………………………………24

5.4. Fase III…………………………………………………………… 25

VI

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

6.1. Conclusiones……………… ………… …………………………30

6.2. Recomendaciones…… ………………… ……………………….31

VI

REFERENCIAS

7.1. Bibliográficas…………… ………… ……………………… …33

INTRODUCCIÓN

El desarrollo de este proyecto tiene por objetivo mejorar la gestión en el departamento de tesorería de la empresa Transporte Leoar C.A., mediante procedimientos para la apertura de caja chica como ayuda a una mayor facilidad de llevar la cuenta de gastos menores en los libros contables; estos gastos tienen valor y respaldan la contabilidad de la empresa a la hora de la declaración de impuestos fiscales. También facilita archivar gastos agrupados de modo de no tener que especificar cada uno de ellos, y sobre todo, se tiene un mejor control de todas las compras de montos que están por debajo de los gastos generales.

En toda empresa siempre habrá compras de montos pequeños que necesitan ser contabilizados y controlados, es por ello que debe existir una caja chica para así controlar los gastos menores e imprevistos del día a día que se deban pagar en efectivo, dado que la empresa Transporte Leoar C.A. no presenta la caja chica, es de gran importancia la creación de la misma, quienes refieren que su existencia es un medio para hacer frente a gastos que se generan en la operación habitual de PYMES y que requieren de disposición inmediata de efectivo.

El manejo de los recursos financieros de una PYMES debe ser categórico en cuanto a la transparencia y uso que se le da, a fin de evitar posibles problemas que se suscitan por el control de esta caja chica. El informe de pasantías está estructurado de la siguiente manera:

Capítulo I: La Empresa, en este capítulo se da a conocer todos los detalles de la empresa, tales como su ubicación geográfica, una breve reseña histórica, además la

misión y visión, así como también la estructura organizacional tanto de la empresa en general como del departamento específico a trabajar.

Capítulo II: El Problema: está comprendido por el planteamiento del problema y su formulación, además de los objetivos del informe, tanto el objetivo general como los objetivos específicos, la justificación y el alcance del informe.

Capítulo III: Marco Referencial Conceptual: en este capítulo se plasman los antecedentes de este informe de pasantías, además se desarrollan las bases teóricas que sustentan el mismo así como también se da una definición de los términos básicos.

Capítulo IV: Fases Metodológicas: en este capítulo se explica cuál fue el tipo y el diseño de la investigación para la estructuración del informe y como se estructuran las fases metodológicas a desarrollar.

Capítulo V: En este capítulo se explica todos los procedimientos aplicados para el desarrollo de los objetivos planteados para este informe de pasantías.

Y por último se realizan las conclusiones a las que se llegaron con el desarrollo del presente informe de pasantías y las Recomendaciones propuestas con la intención de mejorar los aspectos negativos visualizados en la empresa al momento de realizar dicho informe.

CAPITULO I

LA EMPRESA

1.1 Ubicación de la Empresa

Transporte Leoar, C.A., se encuentra ubicada en el Estado Carabobo, en el Municipio Valencia específicamente en la urbanización Parque Valencia avenida principal cruce con avenida 72 parcela número 2.

1.1 Reseña Histórica

En Diciembre de 2000, se creó en Venezuela Transporte Leoar, C.A., empresa dedicada al transporte terrestre de carga pesada por todo el territorio nacional principalmente en las modalidades de vehículos, contenedores y carga regular, maquinaria pesada y en general. Cuenta con un área de 8,000 m2, en donde se encuentran las oficinas administrativas, patio de maniobras y taller de servicio y mantenimiento general, el cual se encuentra vigilado las 24 horas del día por sistemas de circuito cerrado. Los agentes del transporte se encuentran ubicados estratégicamente en parque valencia parcela Venezuela, para lograr el cubrimiento de la mayor parte del territorio venezolano y cumplir con las necesidades de todos los clientes.

1.2 Misión

Ser una empresa de servicio de transporte terrestre de mercancías y productos con rutas nacionales e internacionales, utilizando los recursos tecnológicos, financieros y

un equipo de trabajo certificado y comprometido para satisfacer y superar las necesidades de nuestros clientes y del mercado.

1.3 Visión

Ser reconocida como una organización líder en el sector por la calidad de sus servicios, siendo competitivos, innovadores, construyendo alianzas estratégicas que permitan el desarrollo integral y dinámico de las relaciones comerciales nacional e internacional.

1.4 Objetivos

• Establecer y cumplir los parámetros de seguridad que garanticen entregas confiables para los clientes.

• Garantizar un servicio de transporte que satisfaga las necesidades de nuestros clientes, por medio del cumplimiento de los requisitos pactados con estos.

• Realizar las operaciones de transporte dentro de altos estándares de seguridad que garanticen la integridad de las mercancías transportadas.

• Contar con la logística necesaria para llevar a cabo el más alto rendimiento en el desarrollo de las actividades.

1.5 Estructura Organizativa

Transporte Leoar C.A. está compuesto por una estructura organizativa vertical, lineal y funcional donde demuestra cómo están relacionados los departamentos y las funciones que ejercen coordinadamente de manera tal que cumplan con el logro de los objetivos de la empresa. La empresa cuenta con los siguientes departamentos:

Gerencia Gener al, que ejerce la autoridad de la empresa

y en los diferentes

departamentos qu e la conforman la organización.

Área de admini stración y finanzas donde se llevan todas

las operaciones de

cuentas por cobr ar y cuentas por pagar, el departamento de

calculan las previ siones de tesorería y se ocupa de su disponib ilidad.

tesorería donde se

Área de recurso s humanos, que define la política de person al de la empresa, la

selección, contrat ación y formación de todo el personal. Adem ás para el momento

de tomas de decis iones, optimizar procesos y ser más competi tivos en el mercado.

Área Operacion al, se ocupa de velar por la obtención de bue nos resultados de las

líneas o viajes ad emás con el debido mantenimiento que requ iere, y garantizar el

control y eficienc ia en el traslado.

Organigrama G eneral

Gerente General Jefe de Admi J efe de nistración Jefe de Recursos Operaciones y F
Gerente
General
Jefe de
Admi
J efe de
nistración
Jefe de
Recursos
Operaciones
y F inanzas
Humanos
Analista
Analista
Analista
Analista
Pre vención y
Man tenimiento
Analista
Cuentas
Cuentas
de
Conductores
Contable
de RH
porCobrar
por Pagar
Tesorería
Pasante

Figura N°1: Organig rama General de la empresa Transporte Leo ar, C.A. Fuente: Transporte L eoar, C.A.

1.6 Actividades realizadas por el pasante

El departamento donde se llevó a cabo las pasantías es el de tesorería en donde se realizaron todas las actividades de custodia, control, manejo y desembolso de fondos, valores y documentos negociables que se administran en la empresa, se realizaron también las conciliaciones bancarias, y registros de los libros diarios, los soportes de las transacciones y verificar que la suma de los mismos coincidan, se implementaron estrategias y conocimientos adquiridos en la Universidad José Antonio Páez en la carrera de Contaduría Pública.

CAPÍTULO II

El PROBLEMA

2.1 Planteamiento del Problema

En todas las empresas tanto públicas como privadas, debe existir una caja chica para la ejecución los gastos menores dentro de la entidad, que se deben pagar en efectivo, al igual que todos aquellos pagos que deben hacerse por medio de cheques o transferencia bancaria, por lo tanto es necesario disponer de un fondo en efectivo para llevar a cabo dichas erogaciones. En toda empresa siempre habrá compras de montos pequeños que necesitan ser contabilizados, controlados y así tomarlos en cuenta a la hora de la declaración de impuestos fiscales. Recordando que este tipo de gastos son aceptados por el fisco, y pueden salir de las cuentas de la empresa en lugar de cuentas personales.

Una de las cuentas contables más importantes en las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) es la caja chica: el cual es el dinero que se planea, organiza, dirige y ejecuta para realizar los gastos menores de la empresa, prestando un gran apoyo para el ejecutivo de cuenta de caja general permitiendo una mejor administración.

Dependiendo de la capacidad económica de la empresa el fondo de la caja chica cambiara de valor y será fijo de acuerdo a las necesidades de la empresa. La persona a cargo llevará un control de estos gastos en el transcurso del mes y al finalizar presentará un informe de liquidación de este fondo para que sea reembolsado para el siguiente mes.

Para manejar una caja chica, se debe tomar en cuenta cuales son los tipos de gastos que se incluyen. Entre ellos están compra de material de oficina, reparaciones menores, combustible, peajes, estacionamiento, tarifas de transporte público, contar con una caja chica permite separar los gastos del negocio de los gastos personales, un procedimiento que permite facilitar la contabilización de gastos menores en los libros del negocio, registrando los recibos para respaldar las deducciones tributarias que se puede tomar por estos gastos menores guardando la documentación de estos gastos todos juntos en un archivo y así saber dónde se está gastando el dinero.

En otro orden de ideas la empresa Transporte Leoar, C.A.; ubicada en Valencia, Estado Carabobo, dedicada al transporte de productos de consumos masivos, viene presentando una serie de inconvenientes contables debido a la falta de una caja chica que regule los procedimientos de registrar los gastos menores por compras y servicios, al revisar las cuentas del mayor se detectó mediante un estudio previo que existían gastos no compensados.

Debe de haber un solo personal responsable de dicha labor, y se deben realizar auditorías periódicas para saber si se le está dando el uso correcto al dinero y si los gastos están debidamente respaldados. Adicionalmente, establecer una política clara sobre qué tipo de gastos se puede cubrir con la caja chica, y que tipo de comprobantes y justificaciones se exigirá con cada desembolso. Si no se logra abrir un departamento donde se lleve el control de esos gastos menores que puede surgir del día a día no habrá manera de llevar un orden y saber en qué se gasta el dinero y donde se gasta.

2.2 Formulación del Problema ¿Cómo se ve afectada la Empresa Transporte Leoar C.A. por no contar con una caja chica?

2.3 Objetivos

2.3.1 Objetivo General

Proponer la apertura de caja chica para el registro de gastos menores, en el área de tesorería de la empresa Transporte Leoar, C.A. ubicada en la Urbanización Parque Valencia del Estado Carabobo.

2.3.2 Objetivos Específicos

Analizar la situación actual en el proceso para el pago de gastos menores de la empresa Transporte Leoar, C.A.

Determinar la factibilidad de los procedimientos contables para el registro de los gastos de caja chica.

Detectar las debilidades y fortalezas de la empresa con la apertura de la caja chica.

2.4

Justificación

Es necesario contar con una caja chica para poder resolver contratiempos, o alguna pequeña emergencia de tipo financiero, y tener disponible un dinero que puede ayudar en casos puntuales o pagos mínimos que no necesiten de una orden de compra para poder efectuar su adquisición.

Para solicitar compras por caja chica solamente si se cumplen las siguientes condiciones:

• Consumo Inmediato.

• Urgencia.

• Indispensabilidad.

• Baja Cuantía.

• Que la urgencia indicada en la justificación de la compra, no sea en realidad falta de previsión y de programación del servicio.

La finalidad es hacer más eficaz el manejo del dinero en efectivo de Transporte Leoar, C.A y así llevar un control de cuánto dinero se puede gastar en el día a día por gastos menores que son relevantes para el departamento de tesorería, pero tienen costos bajos como para ser cancelados por medio de cheque o transferencias. Así poder sustentar las necesidades de bajo costo de la empresa y suministrar información útil para el proceso de manejo de ya mencionados gastos. Dicho trabajo aporta las bases máximas para la comprensión que tiene la comunicación e información entre cada departamento de la empresa de Transporte Leoar C.A.

2.5 Alcance

Este instrumento de apertura de la caja chica va dirigido básicamente al departamento tesorería de la empresa de Transporte Leoar C.A, debido a que es dicho departamento quien se encarga de manejar la caja chica, una vez hecha la apertura mediante los pasos planteados en este trabajo. Del mismo modo lograr una apertura de una cuenta fiable en la contabilidad de la Empresa, y así facilitar información para el proceso contable, con el fin de que cada departamento cumpla con las normas y procedimientos pautados por la Empresa.

CAPÍTULO III

MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL

3.1. Antecedentes

Para la comprensión y orientación al presente informe se hace necesario tomar como base la exploración documental de trabajos de grados realizados con anterioridad, en torno a esto se presentan seguidamente algunas investigaciones referenciales que tienen cierto grado de correspondencia y afinidad con cada una de las teorías expuestas.

Castillo (2011), presento una investigación titulada “Análisis de los procedimientos contables para el registro de los gastos de caja chica y gastos de viajes, en la gerencia de administración financiera, división tesorería de empresa CVG Bauxilum, C.A.” realizada en la Facultad de Ciencias Sociales de la Universidad Nacional Experimental de Guayana ubicada en la ciudad de Puerto Ordaz estado Bolívar, presentado para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública. Este trabajo se basó en un análisis financiero, para buscar soluciones de diferentes situaciones que generen un desequilibrio en las actividades para hacer efectivo los tramites de los gastos de caja chica y gastos de viaje. La modalidad de la investigación fue descriptiva, documental y de campo. Los instrumentos de recolección de información que se emplearon fueron: la observación directa, la entrevista y la recopilación de información a través de material bibliográfico.

A su vez el investigador utilizó métodos cuantitativos para el análisis e interpretación de los resultados llegando a la conclusión que los procedimientos en

oportunidades no se llevan a cabo de manera eficiente por parte de los usuarios, los cuales causan problemas a la gerencia administrativa en la división de tesorería en el área caja chica.

Madrid (2011), presentó una investigación titulada “Descripción del proceso de control interno de caja chica en el departamento de administración del Instituto Cardiovascular de Guayana” realizada en la Facultad de Ciencias Sociales de la Universidad Nacional Experimental de Guayana ubicada en la ciudad de Puerto Ordaz estado Bolívar, presentando para optar al título de Licenciada en Administración y Contaduría, es un trabajo de investigación de tipo factible apoyándose en una estudio descriptivo y de campo, el presente trabajo plantea el control interno para el manejo del fondo de caja chica, a través de sistemas, procedimientos, métodos, prácticas y políticas de carácter administrativo y/o contable que son aplicables para coadyuvar al orden y disciplina, previniendo fallas y desvíos del activo disponible, en la caja chica reposara el fondo que la empresa emplea para los gasto dentro de la misma que no requieren uso de un cheque.

Se puede observar que las dificultades más presentes en el proceso de control interno de cualquier empresa u organización van ligadas al criterio, norma o directriz utilizado para llevar a cabo el control interno, específicamente el control del efectivo, o en su defecto la omisión o carencia de políticas y lineamientos. El efectivo es un tema complejo más aún si tiene que ver con su control con relación a sus entradas y salidas de la empresa, uso y manejo del recurso monetario como tal.

Parra, Vargas y Vergara (2010), realizaron una investigación titulada: Diseño de un manual de normas y procedimientos para el control interno del efectivo y sus equivalentes en el colegio de contador es públicos del estado Carabobo” realizada en la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales de la Universidad de Carabobo,

presentado para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública, efectuada a través de una metodología de tipo factible no experimental de campo, con un diseño documental y un nivel descriptivo. Se presenta como una alternativa para solucionar la problemática relacionada con diversas debilidades de control interno y también dar información a la directiva de la organización sobre los diferentes procesos que afectan el efectivo y sus equivalentes.

Al explorar las áreas relacionadas al efectivo y sus equivalentes de la organización se pone de manifiesto las debilidades encontradas tales como la ausencia de un fondo fijo para las cajas, así como la falta de una adecuada protección del dinero en caja. Por tal motivo, dadas las condiciones del Colegio de Contadores Públicos se ve en la necesidad de la inserción de un manual de normas y procedimientos de control interno para el manejo de efectivo y sus equivalentes para generar así información financiera oportuna y confiable, además de prestar servicios de calidad.

Caro, Betancourt y Perozo (2009) realizó una investigación titulada “Propuesta de control interno para el mejoramiento del área del efectivo en la unidad de servicio de salud integral del Centro Policlínico Valencia ubicada en el estado Carabobo” realizada en la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales de la Universidad de Carabobo, presentado para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública. El estudio responde a una investigación de tipo proyecto factible de tipo descriptivo, partiendo de un diseño documental y de campo. Concluyeron que la Unidad de Servicio debe aplicar mejoras en el control interno ya que no funciona adecuadamente la segregación y responsabilidad de las funciones, las generalidades del control interno, el registro y control de las operaciones relacionadas con el efectivo. No se cuenta con un sistema automatizado e integrado que permita realizar las conciliaciones bancarias y los registros contables de las operaciones de caja, no se

realiza una revisión diaria de las transacciones con los respectivos estados de cuenta emitidos por los entes bancarios, cuadres de caja y soportes correspondientes.

Otro factor que incide en el control del efectivo, se origina de la ausencia de caja chica para el registro de gastos menores. En virtud de lo expuesto, surge en esta investigación la propuesta que se orientó al apoyo de la actividad administrativa por identificarlas normas y procedimientos establecidos para el control interno del efectivo en la Unidad de Servicio.

Cofre (2009) en su trabajo titulado “Diseño de un manual de procedimientos contables de las cuentas por cobrar, cuentas por pagar, caja chica, bancos y activos fijos de la empresa CODES.A.” en la ciudad de Quito Ecuador, realizada en la Facultad de Contabilidad y Auditoría de la Universidad Tecnológica Equinoccial, para optar por el título de Licenciada en Contabilidad y Auditoría. Dicha propuesta se efectuó con la finalidad de contar con un manual de procedimientos contables, para el registro de la información de forma correcta y confiable con el propósito de facilitar el desenvolvimiento de los empleados considerando de vital importancia que cuenten con una herramienta de orientación y guía, es por ello el diseño este manual de procedimientos contables. Este trabajo se aplicó una investigación de campo, cuyas características confirman que el proceso de investigación fue viable y factible apoyándose en una investigación explicativa y descriptiva de todos los procesos contables que se llevan a cabo. La falta de un manual de procedimientos contables, ha producido errores de interpretación y generado información imprecisa.

Como podemos ver, los procedimientos contables surgen para el avance, mejora y aplicación de la contabilidad, de manera que la información que se presente sea correcta y transparente. Durante el ciclo contable el personal financiero se encuentra con varios obstáculos que sugieren implantar, corregir o ampliar ciertos procedimientos, que no satisfacen las necesidades actuales, pero que a pesar de sus

resultados se siguen aplicando. Es de gran importancia que estos procedimientos sean

elaborados con el fin de facilitar, mejorar y controlar los registros contables. La

exactitud e integridad con que se manejen los registro contables inciden en los

resultados económicos financieros que está produce.

3.2 Bases teóricas

El cometido primordial que cumplen las bases teóricas es, situar al problema

planteado dentro de un conjunto de conocimientos sólidos y confiables que permita

orientar la búsqueda realizada y se ofrezca una conceptualización de los términos que

fueron utilizados. Es decir, es un sistema coordinado y coherente de conceptos y

proposiciones que permiten abordar el problema.

Moret, Labrador y Palencia (2002), señalan en su libro de metodología:

“Que las bases teóricas son postuladas, principios, leyes y teorías que dan al sustento al tema de investigación, estas deben ser coherentes con los planteamientos y posturas tomadas por el investigador. Se hace referencia a los puntos de vista de autores de renombre que guardan relación o constituyen un apuntalamiento referencial al supuesto del trabajo. Aquí se trata de dar validez conceptual al tema de estudio, por ello, generalmente se recurre a reforzar los supuestos del trabajo con referencias de primera fuente, esto es, con citas y afirmaciones de productores de teorías o en su defecto autores de reconocidos prestigio por sus aportes al área de reconocimiento”.(p.36)

Efectivo

El efectivo y los valores negociables se consideran los activos con mayor liquidez

en una empresa Gitman (2003), establece:

“Que el efectivo es el circulante al cual todos los activos líquidos pueden ser reducidos. Dada su naturaleza y disponibilidad, el efectivo generalmente debe ser presentado como primera partida del balance, salvo aquellos casos en que los fondos de caja estén sujetos a

restricciones o limitaciones para su disponibilidad, razón por la cual deberán excluirse de la sección de activos corrientes. Una adecuada administración del efectivo es de suma importancia, ya que es el instrumento o medio aceptado para la adquisición de bienes y servicios. Se requiere que las empresas establezcan eficientes sistemas y procedimientos de control para protegerlos y salvaguardarlos de robos y fraudes”. (p.215)

Existen cuatro principios básicos, cuya aplicación en la práctica conducen a una

administración correcta del flujo de efectivo en una empresa determinada, estos

principios están orientados a lograr un equilibrio entre los flujos positivos (entradas

de dinero) y los flujos negativos (salidas de dinero), de tal manera que la empresa

pueda conscientemente influir sobre ellos para lograr el máximo provecho. Los dos

primeros principios se refiere a las entradas y salidas de dinero y las otras dos

erogaciones de dinero.

Partidas que componen el efectivo

De acuerdo a lo expuesto con Catacora (2000), “el efectivo está compuesto por

partidas que son manejadas mediante diferentes cuentas contables, las cuales

representan el numerario o sus equivalentes a una fecha determinada. El efectivo por

lo tanto puede estar representado por los siguientes rubros o conceptos: Caja, Fondos

fijos, Bancos, Depósitos a plazo fijo, otros conceptos equivalentes de efectivo”.

(p.121)

Bancos

Pertenece al Activo Corriente y es aquella que controla el movimiento de valores

monetarios que se depositan y se retiran de las instituciones bancarias relacionadas,

mediante notas de depósito, cheques girados, notas de crédito y notas de débito. La

cuenta Bancos se debita por la apertura de una cuenta bancaria, corriente o de

ahorros, por depósitos realizados, por la emisión de notas bancarias, intereses que favorecen al saldo y en general otras formas que lo incrementan. Se acreditan por la emisión de cheques o notas de débito bancario, con el fin de satisfacer pagos y por cualquier otra forma de disminuir el saldo de la cuenta, siempre que el banco esté debidamente autorizado por el titular de la cuenta. Su saldo es de naturaleza deudora.

Caja chica

Está representada por una cantidad pequeña de efectivo que las entidades tienen disponibles para desembolsos menores. Se crea mediante un cheque emitido por la empresa a nombre de la persona responsable de la misma.

Cuando la Caja chica se establece se le da un cargo a la cuenta de caja chica por el monto establecido el cual va a servir para realizar pagos. Se abona a la cuenta banco, ya que debe hacerse a través de un cheque emitido por el dueño o el administrador de la empresa, el cual debe ser cobrado por el cajero responsable de manejar o administrar este fondo fijo de Caja Chica.

Realización de Pagos

Después que el cajero realiza los pagos este debe guardar todas las facturas o recibos correspondientes, debe llevar un control de estas cancelaciones y estar pendiente cuando llegue al mínimo de efectivo establecido, para solicitar una reposición o reembolso de caja chica, la cual consiste en presentar los comprobantes junto con la relación anexa

Reposición de caja chica

Una vez que el cajero presenta la revisión de gastos junto con los comprobantes, y el administrador le emita un cheque por el monto total del rembolso, este debe hacerlo efectivo para poder disponer del monto establecido en la caja chica para realizar los pagos.

Este reembolso no se debe hacer con dinero efectivo, sino a través de un cheque. El asiento para registrar el reembolso, consiste en cargar todas aquellas cuentas que se afectan con dicha factura o recibo entregado junto con la relación hecha por el cajero y se abona el total a la cuenta de banco.

Arqueo de la caja chica

Es un procedimiento que realiza diariamente el encargado de la caja chica, para comprobar que la suma del efectivo más los comprobantes que existan en ella, arrojan el saldo correcto, también puede ser una revisión de manera sorpresiva que realizara una persona autorizada la cual se encargara de examinar todos los comprobantes de pago que aparecen en la caja chica.

Control

De acuerdo a lo expuesto por Horngren y Harrison(2002), “el control es una etapa primordial en la administración y los procesos contables, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos”. (p.278)

Control Interno

Mantilla. (2005), en su libro de control interno informe coso, define el control

interno como un proceso realizado por el consejo de directores, administradores y

otro personal de una entidad, para proporcionar seguridad razonable mirando el

cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías:

• Efectividad y eficiencia de las operaciones

• Confiabilidad de la información financiera

• Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables

Según Horngre y Harrison(2002),

“los controles internos incluyen controles administrativo y contables. El control interno administrativo; son métodos, medias y procedimientos que están fundamentalmente relacionado con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por gerencia. Por otra parte el control interno contable; está representado por los métodos, medidas y procedimientos que tienen relación principalmente con la protección de los activos y a la contabilización de los mismo”. (p.279)

De acuerdo a lo anterior mencionado para que los recursos asignados a la caja

chica cumplan su función con idoneidad, es necesario que se establezca el acuerdo de

control interno. Para ello es indispensable poner en práctica las siguientes normas:

1)

2) Será nombrada la persona que se responsabilizará del manejo idóneo de ese

Se fijara el monto del fondo fijo con el que operara la caja chica.

fondo. Este funcionario no deberá tener acceso a los registros de contabilidad.

3) El cheque e emita para la creación del fondo y los que posteriormente se

hagan para reponerlo o aumentarlo, deberá ser hecho a nombre del custodio de

4)

dicho fondo.

Se establecerá la cantidad máxima que podrá ser pagada por esa caja.

5) Todo pago se haga con caja chica deberá ser respaldado por su respectivo

comprobante, representado por recibos prenumerados donde dará los detalles

del desembolso tales como: cantidad, autorización y firma.

6) Cuando se hace el reembolso de caja, los comprobantes respaldados deberán

ser inutilizados mediante un sello que diga CANCELADO.

No debe ser permitido los vales ni el cambio de cheques por efectivo.

7)

8) El fondo de caja chica debe ser repuesto cuando el efectivo que vaya

quedando haya alcanzado un mínimo establecido.

9) Se harán arqueos sorpresivos con la frecuencia que se requiera con el objeto

de constatar la existencia física del efectivo o de los comprobantes que

justifican su ausencia.

Roles y responsabilidades del control interno

Mantilla (2005), señala que cada quien en una organización es responsable del

control interno; los administradores, el consejo de directores, los auditores internos y

otro personal.

“Administradores; el director ejecutivo jefe es el responsable último y debe asumir la propiedad del sistema. Más que cualquier otro individuo, el director ejecutivo da el tono por lo alto, el cual afecta la integridad y la ética así como los otros factores de un ambiente de control positivo; Consejo de directores, la administración es responsabilidad del consejo de directores, el cual proporciona gobierno, guía y supervisión reguladora. Los miembros de un consejo efectivo son objetivos, competentes inquisitivos. También tiene un conocimiento de las actividades y del ambiente de la entidad, y aporte el tiempo necesario para cumplir plenamente sus responsabilidades como consejo. Auditores internos; juegan un papel importante en la evaluación de la efectividad de las sistemas de control. A causas de su posición organizacional y su autoridad en una entidad, una función de auditoría interna juega a menudo un papel de monitoreo significativo. Otro personal; es en algún grado, responsabilidad de cada quien en una organización y por consiguiente debe ser una parte explícita o implícita de la descripción del trabajo de cada uno” (p.8)

Flujo de caja

Permite complementar el análisis de liquidez y sirve de modo fundamental para advertir el contraste que existe entre la capacidad de generación de recursos líquidos desde el punto de vista financiero. Resulta una partida de análisis de la situación financiera de la empresa, cuya importancia radica en una serie de procesos cuya solución contribuye a determinar la estabilidad de la organización.

3.3 Definición de términos básicos

Activo: Esta representado por un bien, derechos que posee la empresa y que sea posible su valoración en términos monetarios.

Activos circulantes: Es el efectivo más todos aquellos activos corrientes convertibles en efectivo mediante su negociación en un periodo del año.

Caja: Representada por la cuenta a través de la cual se controlan el efectivo que se encuentra en poder de la empresa.

Caja chica: Es una cantidad de dinero en efectivo reembolsable, que sirve para cancelar obligaciones no previstas y urgentes, de valor reducido y que no sean factibles de satisfacer mediante la emisión de cheques.

Control: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.

Control interno: Son planes, métodos y medidas que adoptan las organizaciones con el fin de salvaguardar sus bienes.

Eficacia: Capacidad para determinar los objetivos apropiados en una organización, es decir, hacer las cosas correctamente.

Eficiencia: Capacidad de minimizar el uso de recursos para alcanzar los objetivos de la organización.

Lineamientos: Conjunto de medidas, normas y objetivos que deben respetarse dentro de una organización.

CAPITULO IV

FASES METODOLÓGICAS

En este capítulo se describen las diferentes fases metodológicas que sirven para recolectar, presentar y analizar los datos pertinentes de acuerdo con las definiciones y teorías que conllevan a la realización de los objetivos planteados. Detallando los métodos, técnicas e instrumentos utilizados en las diversas fases del trabajo de investigación, distribuidos acorde a los objetivos y considerando las características y limitaciones de cada uno de ellos.

En este sentido el autor Méndez (1999), “define las fuentes como hechos o documentos a los que el investigador acude y que le permiten tener información. Las técnicas son los medios empleados para recolectar la información”. (p.142).

Por otra parte Moret, Labrador y Palencia (2002),“señalan a las técnicas, medios e instrumentos de recolección de la información, como establecimiento de los medios y precisión de las técnicas utilizadas para la recolección de los datos, el tipo de instrumento, la escala de medición, la validez y confiabilidad de los instrumentos”

(p.42).

Fase I: Diagnosticar la situación actual en el proceso del pago de gastos menores de la empresa Transporte Leoar, C.A

Para el desarrollo de esta fase metodológica, se empleó la observación directa como técnica de recolección de información. Al respecto Méndez (2001), “define a la observación directa como el uso sistemático de nuestros sentidos en la búsqueda de

los datos que necesitamos para resolver para resolver un problema de investigación”

(p.144).

Por otra parte el instrumento utilizado fue la lista de cotejo o también llamada lista de control o verificación, el cual es instrumento que nos indica la presencia o ausencia de los aspectos a ser observados.

Esta técnica sirve para conocer la realidad y permite definir previamente los datos e información más importantes mediante la percepción visual que deben recogerse por tener relación directa con el problema de investigación. Para llevar a cabo esta técnica, se empleó una guía de observación que proporcionó la información necesaria sobre los procedimientos utilizados en el pago de gastos menores de la empresa de Transporte Leoar C.A.

En esta fase se tomó como población a veinte (20) empleados que laboran en la empresa de Transporte Leoar, C.A. Zarcovich (2002) define la población: “como la totalidad del fenómeno a estudiar en donde las unidades de población poseen una característica común, la cual se estudia y da origen a los datos de investigación”. (pág. 114).

Con relación a la muestra Ramírez (1999), la define como “un grupo relativamente pequeño de una población que representa característica semejantes a la misma”. (pág. 89). En el presente trabajo de investigación la muestra es del tipo representativa, según Sabino (2000), este tipo de muestra refleja en sus unidades lo que ocurre en el universo, es decir que observando una porción relativamente de unidades, se obtienen conclusiones semejantes a las que se logran si se estudia el universo total. (p.122)

Con lo anterior antes descrito, la muestra utilizada está formada por los siguientes empleados: el gerente general, jefe de Administración y Finanzas administrativo con

los integrantes su departamento, de igual forma el jefe de operación, choferes y ayudantes de choferes.

Sabino (2002), señala que “un cuestionario es un formato que contiene una serie de preguntas en función de la información que se desea obtener y que se responde por escrito”. (pág. 78)

Fase II: Determinar debilidades y fortalezas de la empresa de Transporte Leoar C.A., con la apertura de la caja chica

En este orden de ideas el instrumento que se utilizó para la recolección de datos fue el cuestionario de preguntas que encierran (2) alternativas, cuyos resultados serán analizados a través deuna metodología de estudio que define la situación de la empresa, analizando sus características internas (Debilidades y Fortalezas) y su situación externa (Amenazas y Oportunidades), llamada matriz DOFA.

Fase III Diseñar procedimientos para la apertura de caja chica para el registro de gastos menores en el área de tesorería de la empresa Transporte Leoar C.A

Consistió en el diseño de lineamientos para el control interno en el manejo del efectivo caja chica de la empresa de Transporte Leoar C.A. la cual le permitió a la empresa mejorar sus procesos contables y controles internos en el efectivo caja chica de esta manera solventar sus problemas y ser más competitivos en el mercado.

CAPITULO V

RESULTADOS

5.1. Presentación y análisis de los resultados.

En el presente capitulo se exponen la representación y análisis de las fases metodológicas que fueron definidas con anterioridad, con la finalidad de dar respuesta a los objetivos propuestos en el presente informe, donde se desarrolló una encuesta que fue aplicada a una muestra de veinte (20) personas que laboran en la empresa Transporte Leoar, C.A. Los resultados obtenidos de dicha encuesta, se representaron mediante técnicas estadísticas para manejar los datos a través de cuadros de frecuencia y gráficos de torta logrando una mejor visualización de la información obtenida a través del cuestionario realizado

Se realizó el instrumento metodológico de observación directa, el cual se plasmó en una matriz denominada Lista de Cotejo determinando los aspectos más resaltantes de la empresa, además obteniendo de esta forma el material indicado para definir la opinión y el comportamiento de los trabajadores en relación a la aplicación de la apertura de caja chica para el área de tesorería de dicha empresa.

Fase I: Diagnosticar la situación actual en el proceso del pago de gastos menores de la empresa Transporte Leoar, C.A

El desarrollo de esta fase requirió la aplicación de una encuesta bajo la modalidad de un cuestionario, constituido por diez (10) ítems que son preguntas

cerradas y dicotómic as (SI-NO) dirigido al personal involucrado

chica de la empresa.

en el manejo de caja

Ítem N° 1 ¿Sabe ust ed que es una caja chica?

Cuadro No 1: Conoc imiento de Caja Chica

Alternati va

Frecuencia

Por centaje

Si

18

 

9 0%

No

2

 

1 0%

TOTAL

20

1

00%

Fuente: Traspor te Leoar, C.A (2014)

Conocimiento de Caja Chica

10% 90%
10%
90%

Site Leoar, C.A (2014) Conocimiento de Caja Chica 10% 90% No Análisis: Dado que l a

Note Leoar, C.A (2014) Conocimiento de Caja Chica 10% 90% Si Análisis: Dado que l a

Análisis: Dado que l a caja chica son fondos fijos que se tienen en una empresa con la

finalidad de pagar o

el 10% restante lo

desconoce. Este res ultado refleja que la mayoría de los trab ajadores conoce la

opinaron que si tiene n conocimiento de caja chica, mientras que

cubrir gastos menores. El 90% de las p ersonas encuestadas

importancia del proc edimiento para la apertura de caja chica para el registro de gastos

menores.

Ítem N° 2 ¿Conoce

usted los beneficios de la caja chica en la e mpresa?

Cuadro No 2: Benef icios de la Caja Chica

Alternati va

Frecuencia

Por centaje

Si

14

7

0%

No

6

3

0%

TOTAL

20

1

00%

Fuente: Traspor te Leoar, C.A (2014)

Beneficios de la Caja Chica

30 % 70%
30 %
70%

Site Leoar, C.A (2014) Beneficios de la Caja Chica 30 % 70% No Análisis: Uno de

NoLeoar, C.A (2014) Beneficios de la Caja Chica 30 % 70% Si Análisis: Uno de lo

Análisis: Uno de lo s beneficios de la caja chica es que tend rá los recibos para

respaldar las deducci ones tributarias que se pueden tomar por es tos gastos menores,

en los libros de la

también que facilita

organización. Obteni endo como resultado de la encuesta realizad a a los empleados se

observó que el 70%

mientras que el otro 3 0% desconoce dichos beneficios.

afirma conocer estos beneficios de la caja c hica en la empresa,

la contabilización de los gastos menores

Ítem N° 3 ¿Conoce

usted el manejo de una caja chica?

Cuadro No 3: Manej o de caja chica

Alternati va

Frecuencia

Por centaje

Si

8

4

0%

No

12

6

0%

TOTAL

20

1

00%

Fuente: Traspor te Leoar, C.A (2014)

Manejo del fondo de caja chica

40% 60%
40%
60%

Site Leoar, C.A (2014) Manejo del fondo de caja chica 40% 60% No Análisis: se observó

NoLeoar, C.A (2014) Manejo del fondo de caja chica 40% 60% Si Análisis: se observó en

Análisis: se observó en los resultados obtenidos que el 40% del personal encuestado

tiene conocimiento p ara el manejo de una caja chica, mientras que el 60% restante no.

El resultado refleja q ue existe personal capacitado para el realiza r las operaciones de

la caja chica.

Ítem N° 4 ¿Consi dera usted que la empresa cumple c on un control de

planificación para c ancelar los gastos menores?

Cuadro No 4: Planif icación para cancelar los gastos menores

Alternati va

Frecuencia

Por centaje

Si

4

2

0%

No

16

8

0%

TOTAL

20

1

00%

Fuente: Traspor te Leoar, C.A (2014)

Pl anificación para cancelar los gastos menor es

20% 80%
20%
80%

SiPl anificación para cancelar los gastos menor es 20% 80% No Análisis: En la pla nificación

Noanificación para cancelar los gastos menor es 20% 80% Si Análisis: En la pla nificación para

Análisis: En la pla nificación para cancelar los gastos menor es merece la pena

y cambio como los

actuales. En vista de

esto hace que la plan ificación sea una necesidad. La muestra tom ada afirma un 20%

que la empresa cum ple con un control, mientras que el 80% re stante indica que la

tienen establecidos

empresa no cumple c on una planificación, demostrando así que no

que el futuro se caracteriza por la incertid umbre y el cambio,

planificar sus activid ades, en momentos de tanta incertidumbre

cuáles serán los gas tos por los cuales se harán los desembols os debido a que en

ocasiones anteriores

se han postergado la cancelación de los mism os.

Ítem N° 5 ¿Conside ra usted que la autorización previa para la

gastos menores suel e ser eficaz y oportuna?

cancelación de los

Cuadro No 5: Autor ización previa para cancelar los gastos meno es

Alternati va

Frecuencia

Por centaje

Si

5

2

5%

No

15

7

5%

TOTAL

20

1

00%

Fuente: Traspor te Leoar, C.A (2014)

Autor ización previa para cancelar los gastos me nores

25% 75%
25%
75%

Siización previa para cancelar los gastos me nores 25% 75% No Análisis: La caja chi ca

Noprevia para cancelar los gastos me nores 25% 75% Si Análisis: La caja chi ca permite

Análisis: La caja chi ca permite realizar de forma ágil las compra s directas de bienes

y servicios con pagos en efectivo a las instancias donde éstas han sido autorizadas por

cada departamento, l o cual permite mayor eficacia en el desempe ño de sus funciones

En la encuesta realiz ada a los empleados de empresa se observó que el 75% afirma

que para una autoriz ación previa para cancelar los gastos menor es, en algunos casos

el proceso de autorización ya que estos s on a criterio de los

suele ser engorroso

dueños exclusivamen te. El 25% restante considera que si es efi ciente y oportuna la

aprobación para canc elar los gastos menores.

Ítem N° 6 ¿Se realiz an todos los desembolsos con cheques nom inativos?

Cuadro No 6: Todos los desembolsos con cheques

Alternati va

Frecuencia

Por centaje

Si

20

1 00%

No

0

0%

TOTAL

20

1 00%

Fuente: Traspor te Leoar, C.A (2014)

Todos los desembolsos con cheques

0%

100%
100%

SiLeoar, C.A (2014) Todos los desembolsos con cheques 0% 100% No Análisis: Los resulta dos obtenidos

NoC.A (2014) Todos los desembolsos con cheques 0% 100% Si Análisis: Los resulta dos obtenidos en

Análisis: Los resulta dos obtenidos en este ítem arrojan que el 100 % de los empleados

encuestados afirman que todos los desembolsos se realizan con c heques nominativos,

obteniendo como co nsecuencia que en algunos casos no está dis ponible a tiempo el

cheque para el pago d e los gastos menores.

Ítem N° 7 ¿Consid era usted que existe atraso en la cancela ción de los gastos

menores de la empr esa?

Cuadro No 7: Atras o para cancelar los gastos menores

Alternati va

Frecuencia

Por centaje

Si

18

9 0%

No

2

1 0%

TOTAL

20

1 00%

Fuente: Traspor te Leoar, C.A (2014)

Atraso para cancelar los gastos menores

10% 90%
10%
90%

SiC.A (2014) Atraso para cancelar los gastos menores 10% 90% No de la caja chica para

No(2014) Atraso para cancelar los gastos menores 10% 90% Si de la caja chica para y

de la caja chica para

y eficiente a los

requerimientos de la s operaciones de la empresa. Los resultad os obtenidos de la

encuesta realizada, i ndican que el 90% de las personas encuesta das consideran que

existe atraso en la c ancelación de los gastos menores, ocasion ando demora en la

cancelación de algun os gastos y la paralización de los despachos por falta de efectivo

inmediato, mientras q ue el 10% restante no considera que exista a traso.

Análisis: Tomando e n cuenta un procedimiento para la apertura

los registros de ga stos menores da una respuesta más ágil

Ítem N°8 ¿Conside ra usted que con el procedimiento para l a apertura de una

caja chica en la emp resa ayude a mejorar el control de pagos

de gastos menores?

Cuadro No 8: La ap ertura de la caja chica mejora del control de la salida de efectivo

inmediato

Alternati va

Frecuencia

Por centaje

Si

20

1 00%

No

0

0%

TOTAL

20

1 00%

Fuente: Traspor te Leoar, C.A (2014)

La apertur a de la caja chica mejora del control de la salida de efectivo inmediato

0%

100%
100%

Sidel control de la salida de efectivo inmediato 0% 100% No Análisis: Un elemen to importante

Nodel control de la salida de efectivo inmediato 0% 100% Si Análisis: Un elemen to importante

Análisis: Un elemen to importante en las organizaciones actualme nte, es la caja chica

por cuanto permite

el buen funcionamiento de las actividade s operativas de la

empresa trayendo m ejoras al cubrir los gastos menores. Los resu ltados obtenidos en

el presente gráfico in dican que el 100% de los empleados encuest ados consideran que

incorporando el proc edimiento para la apertura de caja chica en la empresa ayuda a

mejorar el control pa ra cancelar los gastos menores de la empresa.

Ítem N° 9 ¿Se ha v isto Ud. afectado por el control que se lle va actualmente en

cuanto al manejo de l pago de gastos menores de la empresa?

Cuadro No 9: Afect a el manejo actual del pago de gastos menor es

Alternati va

Frecuencia

Por centaje

Si

16

8

0%

No

4

2

0%

TOTAL

20

1

00%

Fuente: Traspor te Leoar, C.A (2014)

Afec ta el manejo actual del pago de gastos me nores

20% 80%
20%
80%

Sita el manejo actual del pago de gastos me nores 20% 80% No Análisis: El persona

Nota el manejo actual del pago de gastos me nores 20% 80% Si Análisis: El persona

Análisis: El persona l encuestado afirma que el 80% se ha vi sto afectado por el

control que se lleva a ctualmente para cancelar los gastos menores , tomando en cuenta

aprobar el pago es

el retraso, por la dis ponibilidad del efectivo, la autorización para

engorroso, son facto res de gran importancia por los que se

mientras que el 20% restante no.

han visto afectado,

Ítem N° 10¿Consi dera usted que la empresa cumple c on las políticas y

procedimientos en c uanto al pago de gastos menores?

Cuadro No 10: Polít icas y procedimientos para el pago de gastos menores

Alternati va

Frecuencia

Por centaje

Si

4

2

0%

No

16

 

8 0%

TOTAL

20

1 00%

Fuente: Traspor te Leoar, C.A (2014)

Políticas y procedimientos para el pago de gastos

menores

20% 80%
20%
80%

Siy procedimientos para el pago de gastos menores 20% 80% No Análisis: Con respec to a

Noy procedimientos para el pago de gastos menores 20% 80% Si Análisis: Con respec to a

Análisis: Con respec to a este ítems, el 80% del personal encuesta do afirman que en la

empresa no cumple c on políticas y procedimientos para el manej o del pago de gastos

siendo uno de los

de procedimientos

para la apertura de u na caja chica, las cuales deberán ser aplicado s por los empleados

para el desarrollo efi caz de esta actividad para que de esta mane ra la empresa pueda

cumplir con su objeti vos organizacionales.

menores, por otra p arte el 20% consideran que si cumplen,

primeros pasos para la solución de esta problemática, el diseño

Observación Directa

A continuación se muestra el resultado de la observación directa realizada, que se

efectúa a diario en el departamento de administración y finanzas, por lo que es importante señalar que la observación directa fue aplicada a través de una lista de cotejo.

Cuadro N° 11: Lista de Cotejo

ITEMS

ASPECTOS A OBSERVAR

SI

NO

1

Existe en la empresa una caja chica

 

X

2

Se generan gastos menores con regularidad

X

 

3

Existe en la empresa un adecuado manejo de salida del efectivo para el pago de gastos menores

 

X

4

Existen políticas en cuanto, a cuales facturas serán llevadas a gastos

 

X

5

Hay personal capacitado dentro de la empresa para el manejo eficiente de efectivo.

X

 

6

Los empleados son responsables con sus deberes

X

 

7

Se necesita un procedimiento para la apertura de caja chica para el registro de gastos menores en el área de tesorería.

X

 

Se observa que la empresa Transporte Leoar, C.A, no posee una caja chica para

las operaciones y desembolsos que realiza, lo que ha ocasionado molestias entre los choferes del transporte al tener ellos mismo que cubrir sus viáticos, mantenimientos

de los vehículos, además la demora en el pago de algunos proveedores entre otros. En

tal sentido, es importante destacar que de acuerdo al tamaño de la empresa y el

número de operaciones que realiza, se debería establecer un monto con el cual se creara la caja chica y el límite en base al cual se van a realizar los pagos.

Por otro lado, de acuerdo a los resultados obtenidos en la lista de cotejo, se pudo observar que se generan erogaciones repetitivas y de bajo monto, que hacen poco práctico pagarlas con cheque como por ejemplo: periódico, café, gasolina, etc. de allí la importancia de la caja chica, ya que no resulta económico para la empresa extender un cheque individual para cada pago pequeño.

Es importante mencionar que la empresa no posee políticas que permitan el crecimiento organizacional y cumplir con sus objetivos establecidos para ser más competitivos en el mercado.

Por último se observa, que la empresa cuenta con un personal capacitado para el desarrollo de sus actividades a pesar de los problemas que viene presentando con el manejo del efectivo de caja chica.

Fase II: Determinar debilidades y fortalezas de la empresa de Transporte Leoar C.A., con el procedimiento para la apertura de la caja chica

Con la finalidad de identificar las fortalezas y debilidades de la empresa Transporte Leoar, C.A con el procedimiento para la apertura de caja chica, luego de la aplicación de la encuesta realizada quedarán plasmadas en una matriz DOFA, la cual se define como herramienta de análisis que se puede aplicar en cualquier situación, la mima está compuesta por cuatro bases fundamentales que definen los agentes internos y externos que intervienen en el desenvolvimiento de la organización

A continuación se establecen: las Fortalezas (F), Oportunidades (O) Debilidades (D)

y Amenazas (A), las mismas que permitirán realizar los cruces estratégicos

FA,FO,DO,DA, identificando el problema diagnostico con sus causas y efectos.

Cuadro 12: Matriz DOFA

 

DEBILIDADES

FORTALEZAS

Carencia

• en

la

• Conocimiento de Caja Chica.

planificación

para

cancelar

los

gastos

• Beneficios de una caja chica.

menores.

DOFA

• Retraso

para

la

 

autorización

previa

para cancelar los gastos menores.

• Todos los desembolsos con cheques.

OPORTUNIDADES

ESTRATEGIAS (DO)

ESTRATEGIAS (FO)

La apertura de la caja

• Incluir procedimiento de La apertura de la caja chica mejora del control de la salida de

• Capacitar el personal y reforzar el conocimiento del manejo de la caja chica.

chica mejora

del

control de la salida de efectivo inmediato.

El

personal tiene

efectivo inmediato.

 

conocimiento

del

manejo de

la caja

chica.

AMENAZAS

ESTRATEGIAS (DA)

ESTRATEGIAS (FA)

Políticas

• y procedimientos para el manejo del pago de gastos menores.

• Crear procedimiento para la apertura de caja chica para el registrar los gastos menores en

• un procedimiento para la apertura de caja chica

para el registro de los

Establecer

• Afecta el manejo actual del pago de gastos menores.

• Atraso para cancelar los gastos menores.

el área de tesorería que permita solventar este desembolso de manera eficaz y eficiente.

gastos

menores,

involucrando al personal

capacitado para permitir la fluidez de las actividades.

Con este análisis se observaron las fortalezas, oportunidades estrategias y amenazas en el procedimiento para la apertura de caja chica en el registro de gastos menores, teniendo en cuenta que en las fortalezas se nota que hay compromiso de parte de los empleados para realizar o mejorar los procesos donde hay debilidades, también hay procedimientos que se llevan actualmente que conllevan a retrasar las operaciones de pago de gastos menores, mas sin embargo aprovechando de los conocimientos que tiene el personal de la empresa en cuanto a la caja chica se establece implementar procedimientos para la apertura de caja chica en para el registro de gastos menores en el área de tesorería y de esta forma atacar la problemática existente.

Fase III: Diseñar procedimientos para la apertura de caja chica para registro de gastos menores en el área de tesorería de la empresa Transporte Leoar C.A

De acuerdo con lo establecido en los objetivos planteados en el presente informe, se detalla a continuación los procedimientos para la apertura de caja chica para el registro de gastos menores en el departamento de tesorería.

Normas para la apertura de la caja chica

1. A través de la Junta Directiva se podrá autorizar la creación de un Fondo de caja chica, una vez que se haya realizado un análisis de las necesidades de cada unidad o dependencia de la empresa, a fin de verificar o corroborar la creación del mismo.

2. Para el beneficio de lo establecido en la providencia administrativa N° 030 SNAT/2003 el monto máximo de cada gasto a cancelar con cargo a los fondos de caja chica no podrá ser superior a 20 U.T. en la cual establece que no se

practicará la retención a que se contrae esta providencia, cuando las compras de bienes muebles o prestaciones de servicios vayan a ser pagadas con cargo a la caja chica del agente de retención, siempre que el monto de la operación no exceda de veinte unidades tributarias (20 U.T.)

3. El monto del fondo se establece de acuerdo a las necesidades de la empresa y con previa autorización de la Gerencia General

4. El responsable de la caja chica será el (Analista de Tesorería), el cual tendrá la responsabilidad de custodiar todos los documentos y valores correspondientes

a dicho fondo.

5. Sólo podrá autorizar gastos con cargo a la caja chica el Gerente, o Jefes de Departamento asignado para tal fin.

6. Las facturas que sustenten un gasto con cargo a la caja chica deben cumplir con los requisitos establecidos por el SENIAT, además deben presentarse sin tachaduras, enmendaduras y/o modificaciones.

7. En caso que se deba asignar un sustituto del custodio de caja chica se debe realizar un arqueo de caja y un acta de entrega (con al menos un (01) testigo), realizar el cierre respectivo e informar la Coordinación de Servicios con copia

a Auditaría Interna.

8. El responsable de la caja chica (Analista de Tesorería) es el encargado de efectuar las reposiciones cuando se haya agotado el 60% del fondo, previa notificación del custodio.

9. Las solicitudes de pago que soportan el Formato Reposición de Caja Chica debe contener fecha correspondiente entre la última reposición y la que se esté solicitando, por consiguiente no se aceptarán recibos de pago con fechas anteriores ni posterior a la del período de reposición.

10. El custodio de la caja chica (Analista de Tesorería) deberá realizar diariamente el cuadre del fondo y anexar los respectivos soportes que lo soportan.

11. El cierre de la caja chica se realizará con el cierre del ejercicio económico.

12. La solicitud de reposición de caja chica debe estar acompañada de: Formato Reposición de Caja Chica, Formato de Recibo de Pago y los soportes del respectivo pago (Facturas originales).

13. El número de reposiciones mensuales será según el momento en que lo amerite, ya que dependerá de la cantidad de operaciones que se realicen durante el mes.

14. Los montos no utilizados en el mes, que no formen parte de la rendición podrán ser utilizados mientras se repone la Caja Chica y ser rendidos en la próxima solicitud.

Procedimiento para la apertura de la Caja Chica

RESPONSABLE

 

ACCIÓN

 

Departamento de

1. Envía un memorando de solicitud de apertura de caja chica

Tesorería

 

2. Recibe el memorando, verifica la solicitud y determina la conveniencia del mismo.

Jefe de Administración y Finanzas

3. Envía un memorando notificando al departamento de tesorería de la aprobación de la misma.

 

4. Recibe memorando y elabora orden de pago por el monto de la creación de Caja Chica.

Departamento de

   

Tesorería

5. Emite cheque.

6. Entrega cheque a los propietarios de la empresa para la firma.

Propietarios de la empresa

7. Firma

cheque

y

lo

entrega

al

departamento

de

tesorería

 

8. Recibe el cheque y lo registra en el libro de control de cheques entregados.

Departamento de

   

Tesorería

9. Cobra el cheque

10. Recibe el efectivo y registra el cheque por medio del sistema por el monto de la apertura de la caja chica.

Departamento de

Tesorería

Jefe de Administración y Finanzas

Propietarios de la empresa

de Administración y Finanzas Propietarios de la empresa Prepara memorando de solicitud de apertura de caja
Prepara memorando de solicitud de apertura de caja chica Memorando Cheque Memorando Analiza la solicitud
Prepara memorando de
solicitud de apertura de
caja chica
Memorando
Cheque
Memorando
Analiza la solicitud y
prepara memorando
notificando la aprobación
de la solicitud
Firma cheque
Cheque
Memorando
Memorando
Elabora orden de pago y
emite cheque por el
monto de la creación de
Caja Chica
Cheque
Cheque
por el monto de la creación de Caja Chica Cheque Cheque Registra en control de cheques
por el monto de la creación de Caja Chica Cheque Cheque Registra en control de cheques

Registra en

control de cheques entregados. Cobra y registra el cheque por medio del sistema por el monto de la apertura de la caja chica.

de

el

libro

CONCLUSIONES

• En la empresa se confirmó la necesidad de un procedimiento para la apertura de caja chica para el registro de gastos menores en el área de tesorería, para facilitar la el proceso de desembolso de efectivo frente a imprevistos o gastos menores.

• Este procedimiento se considera una herramienta necesaria en toda actividad comercial, de servicios o industrial, cuya aplicación facilita la contabilización de los gastos menores en los libros de la organización.

• La carencia de una caja chica en la empresa ha producido retraso cancelar los gastos menores debido a el proceso de autorización previa, la emisión del cheque y la disponibilidad del mismo.

• En el área de tesorería la caja chica es una herramienta administrativa altamente funcional, con un tráfico de información diaria, la cual es muy importante y se debe tomar en cuenta para solucionar los problemas potenciales que se presentan en el área. Este procedimiento permitirá la disminución de la pérdida de tiempo en actividades que se solucionan con la organización y un adecuado manejo en el control de desembolso de efectivo para los gastos menores, que en la actualidad no se lleva de ninguna forma, lo que origina problemas para el momento de auditorías, o lo más común la búsqueda apresurada de información solicitada por los usuarios o por algunas dependencias.

RECOMENDACIONES

En función de las conclusiones derivadas de este estudio, se hacen las siguientes recomendaciones, Las cuales podrían plantearse como metas útiles para emprender acciones que contribuyan para el éxito de la empresa.

• Se recomienda la apertura de caja chica para el registro de gastos menores en el área de tesorería, la implementación de un procedimiento para el control del manejo de desembolso de efectivo para los gastos imprevistos del área de caja de la empresa Transporte Leoar, C.A., con la finalidad de organizar y optimizar las funciones de dicha área.

• El sistema debe estar orientado hacia la aplicación de la optimización del tiempo, y la organización de la información, como parte de las estrategias del control de gastos menores, para así cumplir con las metas y los objetivos.

• Capacitar el personal y reforzar el conocimiento del manejo de la caja chica.

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