ALEPH 20 Guía Del Usuario - Adquisiciones

Guía para usuarios Staff
Adquisiciones
Versión 20.0
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Documentación producida el 1 de marzo de 2009.
Sitio web: http://www.exlibrisgroup.com
Tabla de contenido
1 Descripción...............................................................................................................................8
1.1 El cliente GUI para Adquisiciones/Seriadas.......................................................................8
1.1.1 Barra de herramientas..................................................................................................8
1.2 Paneles...............................................................................................................................9
1.3 Trabajando sin ratón.........................................................................................................10
1.4 El proceso de adquisiciones..............................................................................................11
1.5 Tipos de órdenes...............................................................................................................11
1.6 Sistemas de adquisiciones................................................................................................12
1.7 Requisitos.........................................................................................................................12
1.8 Contraseñas......................................................................................................................13
2 Monedas..................................................................................................................................13
2.1 Moneda local....................................................................................................................13
2.2 Lista de monedas..............................................................................................................14
2.3 Agregar Tipo.....................................................................................................................15
2.4 Agregar Moneda...............................................................................................................15
3. Proveedores............................................................................................................................16
3.1 Lista de proveedores.........................................................................................................16
3.2 Forma del proveedor........................................................................................................20
3.2.1 Pestaña Información del proveedor 1........................................................................20
3.3 Sub-bibliotecas.................................................................................................................25
3.4 Dos niveles de proveedor.................................................................................................26
3.5 Lista de sub-niveles del proveedor...................................................................................27
3.6 Forma de información del sub-nivel.................................................................................28
4 Presupuestos............................................................................................................................29
4.1 Lista de presupuestos........................................................................................................29

4.1.1 Botones en la lista de presupuestos............................................................................31
4.2 Forma del presupuesto......................................................................................................31
4.2.1 Inf. Presupuesto 1 – Pestaña 1...................................................................................32
4.2.2 Inf. de presupuesto 2..................................................................................................33
4.2.3 Pestaña Balance.........................................................................................................36
4.2.4 Pestaña de transacciones............................................................................................37
4.2.5 Pestaña de sub-bibliotecas.........................................................................................40
4.3 Jerarquía del presupuesto.................................................................................................40
4.3.1 Presupuesto padre......................................................................................................41
4.3.2 Use el presupuesto padre para el reporte de facturas.................................................41
4.3.3 Jerarquía de presupuestos en reportes........................................................................42
4.4 Permisos a usuarios para presupuestos.............................................................................42
5 Órdenes...................................................................................................................................43
5.1 Búsqueda de órdenes........................................................................................................43
5.2 Lista de órdenes................................................................................................................47
5.2.1 Catalogación rápida en Adquisiciones.......................................................................49
5.3 Forma de la orden.............................................................................................................50
5.3.1 Pestaña de información del a orden...........................................................................50
5.3.2 Pestaña General.........................................................................................................51
5.3.3 Pestaña del proveedor................................................................................................56
5.3.4 Pestaña Cantidad y precio..........................................................................................59
5.4 Enviando órdenes al proveedor........................................................................................61
5.4.1 Botón enviar..............................................................................................................62
5.5 Compromisos para la orden..............................................................................................62
5.5.1 Botones......................................................................................................................63
5.5.2 Campos......................................................................................................................64
5.7 Cancelando órdenes..........................................................................................................64

5.8 Borrando órdenes.............................................................................................................65
5.8.1 Borrar una orden desde la lista de órdenes................................................................65
5.9 Bitácora de la orden..........................................................................................................65
5.9.1 Lista de la bitácora.....................................................................................................66
5.9.2 Bitácora Orden/Suscripción.......................................................................................66
5.9.3 Mensajes de la bitácora..............................................................................................67
5.10 Solicitud de ADQ del OPAC..........................................................................................68
5.10.1 Requisitos para el registro del usuario.....................................................................68
5.10.2 Enviando una solicitud de ADQ..............................................................................69
5.10.4 OPAC Web – Registro del usuario en la biblioteca..................................................70
5.11 Lista de solicitudes OPAC..............................................................................................71
5.12 Cargando órdenes...........................................................................................................74
5.12.1 Lista de órdenes por carga.......................................................................................74
5.12.2 Forma para Múltiples órdenes.................................................................................76
5.13 Forma para múltiples ítems............................................................................................78
6 EDI..........................................................................................................................................78
6.1 Configuración EDI...........................................................................................................79
6.1.1 Editando la tab35 para EDI........................................................................................80
6.1.2 Registro del proveedor para EDI...............................................................................81
6.1.3 Direcciones del proveedor.........................................................................................83
6.1.4 Ubicación de los archivos entrantes...........................................................................84
6.1.5 Edite edi_out_attr......................................................................................................84
6.1.6 Editando edi_in_attr..................................................................................................85
6.1.7 Contadores EDI en UTIL G/2....................................................................................85
6.2 Registro de la orden EDI..................................................................................................86
6.3 Registro de reclamos via EDI...........................................................................................88
6.3.1 Reclamos en línea para órdenes.................................................................................88

6.3.2 Reclamos en lote para órdenes...................................................................................88
6.3.3 Reclamos en línea para seriadas................................................................................89
6.3.4 Reclamos en lote para seriadas..................................................................................89
6.3.5 Cartas de cancelación................................................................................................90
6.4 Enviar mensajes EDI (edi-11)...........................................................................................90
6.5 Carga de mensajes EDI....................................................................................................91
6.6 Bitácora de carga EDI......................................................................................................92
6.6.1 Cargando facturas EDI en ALEPH............................................................................93
6.6.2 Cargando respuestas de órdenes EDI en ALEPH.......................................................93
6.6.3 Registrando la llegada de fascículos de seriadas........................................................94
6.7 Especificaciones de los requerimientos de ALEPH para EDI...........................................94
6.7.1 Mapeando los mensajes de EDItEUR enviados por ALEPH.....................................94
6.7.2 Requerimientos para mensajes EDI enviados a ALEPH............................................96
7 Facturas...................................................................................................................................98
7.1 Orden................................................................................................................................98
7.2 Factura..............................................................................................................................99
7.2.1 Forma de la Factura General....................................................................................100
7.3 Bitácora de pago de la factura general............................................................................110
7.3.1 Lista de la bitácora de la factura..............................................................................110
7.3.2 Bitácora de la factura...............................................................................................111
8 Recepción..............................................................................................................................112
8.1 Lista de recepción de órdenes.........................................................................................112
8.2 Forma de recepción........................................................................................................113
8.3 Recepción en grupo........................................................................................................115
8.3.1 Lista de recepción en grupo.....................................................................................115
8.3.2 Forma Múltiple recepción.......................................................................................117
8.3.3 Datos actualizados en Aleph....................................................................................118

8.3.4 Ventana de reporte de recepción en grupo...............................................................120
9 Reclamos...............................................................................................................................121
9.1 Reclamos en lote............................................................................................................122
9.2 Reclamo Manual............................................................................................................123
10 Pagos...................................................................................................................................125
10.1 Factura General estado de pago....................................................................................125
10.2 Autorizaciones a usuarios.............................................................................................125
10.3 Reporte de factura........................................................................................................126
11 Reportes..............................................................................................................................126
11.1 Tipos de reportes..........................................................................................................127
11.2 Ejemplo usando el Formulario General de Recuperación (acq-02-01).........................127
12 Servicios en Adquisiciones..................................................................................................128
12.1 Administrador de tablas de base de datos.....................................................................130
12.2 Órdenes y reclamos......................................................................................................130
12.3 Recuperar e imprimir registros de adquisiciones..........................................................131
12.4 Administración del presupuesto....................................................................................131
12.5 Moneda.........................................................................................................................134
12.6 EDI...............................................................................................................................134
12.7 Otros.............................................................................................................................134
12.8 Estadísticas...................................................................................................................139
12.9 General.........................................................................................................................139
1 Descripción
El módulo de adquisiciones le permite administrar proveedores, presupuestos, órdenes y

registros de facturas. Este modulo corre solo bajo los escenarios de tipo ADM.
Se incluyen las siguientes secciones:

• El cliente GUI para Adquisiciones/seriadas
• Trabajando son ratón
• Procesos en adquisiciones
• Tipos de orden
• Sistemas de adquisiciones
• Requisitos
• Contraseñas
1.1 El cliente GUI para Adquisiciones/seriadas

El cliente para Adquisiciones/seriadas ha sido diseñado con énfasis en la usabilidad y el fácil
acceso a las funciones de adquisiciones. La información del proveedor, presupuesto, orden y
factura es enlazada y puede obtenerse con un mínimo de movimientos del cursor.
Múltiples paneles contienen información relevante para cada función que pueden mostrarse
simultáneamente.
Este es un ejemplo de despliegue con información de una orden en la ventana de
adquisiciones/seriadas.
Los diferentes elementos de la imagen anterior son explicados en las siguientes secciones:
1.1.1 Barra de herramientas

Barra del título
La barra del título muestra el nombre del programa. También muestra el estado relacionado
con el programa y datos del usuario:
Barra del menú

La barra del menú es presentada de manera convencional:
Coloque el cursor sobre el nombre del menú (por ejemplo, Órdenes) para recuperar el menú
de comandos relacionado.
Barra de seriadas
La barra de seriadas contiene información breve acerca del registro seleccionado, como el
título de la publicación.
Para mostrar un registro de una seriada, seleccione un parámetro de búsqueda del menú de
selección. Por ejemplo, Título, ingrese el valor en el campo adyacente. Por ejemplo, Journal
of Ecology. Haga clic en , o presione la tecla Enter.
Barra de la orden
La barra de la orden contiene información breve acerca del registro seleccionado, como el
título de la publicación.
Para mostrar un registro de la orden, selecciones un parámetro de búsqueda del menú. Por
ejemplo, Número de la orden. Ingrese el número apropiado en el campo adyacente, y haga
clic en , o presione la tecla Enter.
Barra de la factura
La barra de la factura le permite recuperar la Factura General, sus líneas de ítems y crear una
nueva factura.
Ingrese el código del proveedor o haga clic en y seleccione el proveedor de la lista. En el

campo adyacente, seleccione el número de la factura o ingréselo. Para agregar una nueva
factura para el proveedor seleccionado, ingrese en nuevo número de factura, y haga clic en
, o presione la tecla Enter.
1.2 Paneles
Panel de navegación
El panel de navegación está compuesto por:
 Pestaña principal
 Árbol de navegación
Pestaña principal
El módulo de adquisiciones/seriadas consta de seis actividades:
• Orden
• Factura
• Administración
• Búsqueda de órdenes
• Seriadas
• Búsqueda
Estas actividades están disponibles desde la pestaña principal en el panel izquierdo, el cual
está compuesto de una fila de iconos que corresponden a la mayoría de actividades en
Adquisiciones.
Haciendo clic en el icono la interfaz asociada con el icono se despliega. Por ejemplo,
haciendo clic en el icono Orden una interfaz para realizar las actividades de la orden se activa.
Nombre
Orden
Factura
Administración
Búsqueda de la orden
Seriada
Búsqueda
1.3 Trabajando sin ratón
Usted puede avanzar de un panel a otro usando las siguientes teclas:

Teclas Permite:
TAB moverse al próximo control en la ventana de dialogo
Shift+TAB moverse al control anterior en la ventana de dialogo
Ctrl+TAB moverse del primer control en la barra superior de herramientas al panel
inferior.
Ctrl+Alt+TAB moverse del panel inferior al primer control en la barra de herramientas
superior
Ctrl+1 moverse al panel izquierdo, conteniendo un árbol.
Ctrl+2 moverse al panel superior derecho
Ctrl+3 moverse al panel inferior derecho
Ctrl+4 moverse al árbol de navegación (panel inferior izquierdo) en catalogación.
Ctrl+5 moverse al primer control en la barra de herramientas superior
Ctrl+6 moverse al segundo control en la barra de herramientas superior
Ctrl+7 moverse al tercer control en la barra de herramientas superior
Note que aparece un marco alrededor del panel activo

Teclas disponibles en el módulo de Adquisiciones/Seriadas
La siguiente tabla muestra las teclas predeterminadas. Estas teclas pueden ser personalizadas
.
Función
Lleva a la pestaña de administración Ctrl+B
Lleva a la pestaña de búsqueda de la orden F7
Lleva a la pestaña de la factura F5
Lleva a la pestaña de la orden F2
Lleva a la pestaña de búsqueda F9
Lleva a la pestaña de seriadas F8
Las siguientes teclas están codificadas y no pueden ser personalizadas:
Función
Todas las listas – imprime listas F11
Edita la fecha y la hora – reinicia las fechas F12
Ayuda F1
1.4 El proceso de adquisiciones
El proceso de adquisiciones incluye los siguientes pasos:

1. Crear un registro bibliográfico en el módulo de catalogación. Este registro puede
actualizarse más adelante
2. Iniciar la orden diligenciando la forma de la Orden en el módulo de
Adquisiciones/Seriadas. La orden será enviada al proveedor y si tiene control de
presupuesto, este será debitado por el compromiso.
3. Registrar la factura. ALEPH diferencia entra una Factura General y un débito de un
ejemplar. Una factura general incluye diferentes órdenes; un débito de un ejemplar es
para una orden individual (y es usualmente una línea en la factura general). Cuando la
factura es registrada, los presupuestos enlazados a la orden son debitados.
4. Registrar la llegada del material como parcial o completa.
1.5 Tipos de órdenes
El módulo de adquisiciones/seriadas gestionar tres tipos de órdenes: Monografías, seriadas y

órdenes pendientes.
Una orden de monografía es para un único ejemplar, como la adquisición de un libro, o un

trabajo completo de múltiples volúmenes, como una enciclopedia de 20 volúmenes. Sin
embargo, también puede colocar una orden de monografía para fascículos individuales de una
publicación seriada; por ejemplo, esto se aplicaría si el fascículo esta perdido y desea
reemplazarlo.
Una orden de seriada es para una publicación que se emite con una numeración consecutiva y
continuada. Los ejemplos incluyen periódicos y revistas. Con una orden de seriada, el
número de fascículos para recibir durante el curso de la suscripción y el precio de la
suscripción se conoce con anticipación, aunque pueden cambiar durante el curo del periodo de
una suscripción.
Una orden pendiente es usualmente para monografías en serie (por ejemplo, “los grandes
artistas del mundo”) o para monografías de un tema en particular. En este caso, la orden es
generalmente por volúmenes que son publicadas en el futuro. Una orden pendiente es una
orden que permanece abierta hasta que sea cancelada. Por lo general no se conoce el número
de volúmenes que se recibirá, o el precio de cada volumen.
1.6 Sistemas de adquisiciones
El control del sistema de adquisiciones (esto es, limitaciones sobre las actividades) y sus
registros pueden ser administrados en un sub-nivel. El sub-nivel es usado para sitios que
están basados en sub-bibliotecas (individualmente o en grupos), o puede estar basado en una
entidad llamada “unidades de orden”. La elección (unidad de orden o sub-biblioteca) es
tomada usando la definición de las tablas en el sistema. Estos controles son opcionales.
Ejemplos de posibles configuraciones:
 Autorización de actualización
 Registro de la orden – solo un usuario que tiene autorización para la sub-
biblioteca/unidad de orden puede actualizar el registro del a orden.
 Autorización del usuario

 Presupuesto – si el presupuesto es asignado a una sub-biblioteca/unidad de
orden (o a una única sub-biblioteca o unidad de orden), las asignaciones,
facturas y transferencias pueden hacerlas solo el usuario que tiene autorización
para esa sub-biblioteca/unidad de orden
 Proveedor – si el proveedor es asignado a una sub-biblioteca/unidad de orden

(o a una única sub-biblioteca o unidad de orden), entonces el proveedor puede
ser asignado a una orden solo si el registro de la orden es asignado a la misma
sub-biblioteca/unidad de orden.
1.7 Requisitos
Antes de iniciar cualquier orden, primero asegurarse de:
 Una lista de monedas ha sido creada y la tasa de cambio este definida

 Una lista de proveedores ha sido creada y el proveedor de la orden este incluido.
 Una lista de presupuestos ha sido creada y el presupuesto que desea debitar este
incluido. Este paso es opcional y solo es para usuarios que desean manejar
prepuestos.
1.8 Contraseñas
Más funciones de actualización dentro del módulo de Adquisiciones/Seriadas requieren de
autorización de contraseñas, incluyendo adición, actualización, y borrado de órdenes, y
trabajo con presupuestos y proveedores. Las autorizaciones pueden darse por fundón o para
funciones globales, y por unidades de orden/sub-bibliotecas o para todas las unidades de
orden/sub-biblioteca.
2 Monedas
La función de la moneda es permitir definir valores para las monedas usadas por los
proveedores de adquisiciones y de PIB.
Este capítulo incluye las siguientes secciones:

• Moneda local
• Lista de monedas
• Agregar tasa de cambio
• Agregar moneda
2.1 Moneda local
El código de la moneda local es definido en aleph_start. Por ejemplo:
setenv local_currency COP
Para la moneda local definida, la tasa de cambio siempre es 1.000 (la tabla de la moneda
nunca es consultada). El sistema no permite agregar, reemplazar o borrar la tasa para la
moneda declarada como local.
Existe una opción para cargar las tasas de cambio desde una fuente externa (por ejemplo, el
Banco de América) usando el servicio Actualizar tasas de cambio (acq-20). Esto significa que
no es necesario actualizar las tasas de cambio manualmente; el sistema puede cargar la
actualización de la moneda desde fuentes externas en la lista de monedas.
Para usar el servicio Actualizar las tasas de cambio (acq-20), debe tenar un archivo de datos
válido en el directorio files del escenario con el nombre currency.dat. El archivo debe estar en
el formato:
NNN DDDDDDDD R.R
Por ejemplo:
USD 20002804 4.035

2.2 Lista de monedas
Seleccione el nodo Monedas de la pestaña de Administración. La lista de monedas será
mostrada en el panel superior:
Esta ventana muestra los cambios que se hicieron en la fecha. Si la tasa de cambio se definió
para una moneda en particular en una fecha posterior a la fecha en el título, la tasa será
mostrada como 0.000000.
Para ver las tasas de cambio realizadas en otras fechas, haga clic en la flecha que se encuentra
a la derecha del campo Ingresar fecha anterior y clic en Aceptar.
Agregar tipo
Para agregar una nueva tasa de cambio para una moneda definida, seleccione la moneda y
haga clic en Agregar tipo. Ingrese el nuevo valor en el campo Tipo de cambio del panel
inferior y haga clic en Agregar.
Para agregar una tasa de cambio para una moneda que no ha sido definida, primero declare la
moneda haciendo clic en el botón Agregar Moneda. La moneda será agregada a la lista y
usted podrá entonces seleccionarla y hacer clic en Agregar tipo.
Borrar
Para borrar una tasa de cambio para una moneda en particular, de una fecha específica,
seleccione la entrada y haga clic en el botón Borrar. Deberá confirmar que desea borrar.
Agregar moneda
Para definir una nueva moneda (no una tasa de cambio), haga clic en Agregar moneda y
diligencie los detalles del panel inferior. (después de definir la nueva moneda, puede definir
la tasa de cambio).
Borrar moneda
Para borrar la moneda del sistema, seleccione la moneda y haga clic en Borrar Moneda.
Debe confirmar que desea borrar la moneda. Si hace clic en Si, todas las tasas de cambio
serán borradas. Tenga cuidado de no eliminar una moneda que este comprometida con una
orden.
Si la moneda seleccionada para borrar es usada en transacciones de presupuesto el sistema no
le permitirá borrarla. Se le impedirá con el mensaje “La moneda es utilizada con en
transacciones de presupuesto. No es posible borrar la moneda”.
2.3 Agregar Tipo

Cuando hace clic en Agregar Tipo en la lista de Monedas, el enfoque se mueve a la pestaña
Tipo de cambio del panel inferior:
Ingrese la nueva tasa de cambio, cambie la fecha si es necesario, y haga clic en agregar.
Código
El código de la moneda es automáticamente diligenciado. No puede cambiar esta
información.
Descripción
La descripción es diligenciada automáticamente para usted.
Número de unidades por tipo de cambio

Esta información es diligenciada automáticamente para usted.
Fecha del tipo de cambio

Ingrese la fecha en la cual la tasa de cambio tendrá efecto.
Tipo de cambio
En la mayoría de los casos, su moneda local tendrá una tasa de cambio de 1.000000. Las
demás monedas se medirán contra esta norma.
2.4 Agregar Moneda

Cuando hace clic en Agregar Moneda en la lista, el enfoque se mueve a la pestaña de
Monedas del panel inferior:
Diligencie los detalles y haga clic en Agregar.
Código de la moneda
Es un código único de tres caracteres que identifica la moneda. Tenga cuidado cuando ingrese
el código porque después de que haga clic en Agregar, no puede cambiarlo. La lista de
fechas, la lista de monedas y sus códigos están disponibles en la Web.
Nota
Los sistemas trabajan con EDI deben asegurarse de que sus códigos de monedas correspondan
con la lista ISO 4217.
Descripción
Use este campo para ingresar una descripción de la moneda. Por ejemplo, ingrese Libra
egipcia para el código EGP.
Número de unidades por tipo de cambio

Con mayor frecuencia, tendrá que especificar una unidad exterior por la moneda local. Sin
embargo hay casos en los que se desea declarar más de una unidad extranjera por tasa de
unidad local. (Por ejemplo, si la moneda local es Chekel israelí, usted puede especificar 1000
Liras italianas para 2.4870 Chekel israelí. Para hacer esto, ingrese 1000 en este campo, y
2.4870 en el campo Tipo de cambio de la ventana Agregar/modificar tipo.
3. Proveedores
Antes de iniciar cualquier orden, primero debe asegurarse de que en la lista de proveedores ha
sido creado e incluido el proveedor que desea para la orden.
 Lista de proveedores
 Forma del proveedor
 Proveedor de segundo nivel
3.1 Lista de proveedores

Seleccione el nodo Proveedores de la pestaña de Administración. La lista de proveedores será
mostrada en el panel superior.
La lista de proveedores en la pestaña “Proveedores” del panel superior permite
agregar/duplicar y borrar proveedores. Para modificar un proveedor existente, seleccione el
proveedor deseado y actualice los campos en el panel inferior.
Nota
La lista de sub-nivel del proveedor en el panel superior, bajo la lista es mostrada solo si su
sistema está configurado para usar dos niveles de proveedor.
Usted puede usar filtros de búsqueda para acelerar la consulta para un proveedor en particular:
Las siguientes formas de búsqueda están disponibles:
Nombre:
Usted puede ir a un punto en particular de la lista, ingresando parte del nombre de un
proveedor en el espacio proporcionado y clic en el botón Ir.
Código
Puede buscar en la lista de proveedores y cambiar rápidamente a un punto de la lista
ingresando parte del código del proveedor en el espacio proporcionado y clic en el botón Ir.
Exacta
Para recuperar un presupuesto especifico, ingrese el código del presupuesto exacto y haga clic
en el botón Ir.
Palabras claves
Usted puede recuperar proveedores por palabras claves. Puede truncar las palabras
ingresando las primeras letras del término de su consulta (por ejemplo, Hog recuperará
Hogwarts).
Los siguientes campos serán consultados para la búsqueda por palabras clave:
 Código adicional
 Nombre del proveedor
 Contacto
 País
 Tipo de material
 Dirección del proveedor
Cuando busca en la lista de proveedores por el Nombre o código también puede usar los
filtros: Sub-Biblioteca y Moneda.
Nota
Si el proveedor no fue asociado con una sub-biblioteca/unidad de orden, el proveedor
aparecerá en la lista de proveedores, sin importar que usted seleccione el filtro por sub-
biblioteca/unidad de orden. Use el asterisco (*) como sufijo en el filtro sub-biblioteca/unidad
de orden para filtrar la lista de Proveedores por proveedores cuyo código de sub-
biblioteca/unidad de orden comienzan con una cadena especifica.
Botones en la lista de proveedores

Los siguientes botones están disponibles en el panel de la lista de proveedores:
Nuevo
Para agregar un nuevo proveedor a la lista, haga clic en el botón Nuevo. El panel inferior se
activará y la forma del Proveedor es mostrada para que sea diligenciada.
Duplicar
Usted puede agregar un nuevo proveedor copiando los detalles de un proveedor existente y
editando la información. Para esto, seleccione el proveedor del cual desea copiar la
información, luego haga clic en Duplicar. La forma del proveedor es mostrada en el panel
inferior, con la información copiada del proveedor seleccionado. Entonces usted puede
corregir la forma con la información apropiada para el nuevo proveedor.
Borrar
Para borrar un proveedor de la lista, seleccione el proveedor y haga clic en Borrar.
Notas
1. Si existe una orden o una factura general conectada al proveedor, el sistema no le
permitirá borrar el proveedor
2. En un ambiente multi-administrativo, dependiendo de su configuración, el sistema puede
comprobar antes de borrar que el registro Global del proveedor – El registro global de
proveedor tiene enlaces a sub-niveles, o órdenes o facturas o registros de PIB en
cualquiera de los escenarios ADM?
Si órdenes o facturas o registros de PIB son encontrados en cualquier ADM (incluyendo la
unidad ADM conectada), la eliminación del registro Global del proveedor es bloqueada.
Si enlaces a sub-niveles se encuentran a otras unidades ADM (excluyendo la unidad ADM
conectada), la eliminación del registro Global del proveedor es bloqueada.
Si las verificaciones anteriores pasan y solo existe el sub-nivel de la unidad ADM conectada
el registro global del proveedor es borrado.
Dirección
Cuando hace clic en Dirección, la forma de la dirección para el proveedor es mostrada.
Esta forma es usada para registrar las direcciones del proveedor usadas para las órdenes,
reclamos, pagos, devoluciones y EDI.
Ingrese la dirección del proveedor para las órdenes, reclamos, pagos, devoluciones y EDI.
Nota
Usted debe ingresar una dirección para Órdenes, puede dejar en blanco las demás. Si deja en
blanco las demás direcciones, la dirección de la Orden es usada. Si la dirección de Pago es
diligenciada, esta será mostrada en las impresiones del reporte de facturas (acq-10). Si la
dirección del pago no es registrada, la dirección de la Orden será usada en las impresiones de
reportes de facturas. Adicionalmente, si deja en blanco el Nombre del proveedor en esta
ventana, el nombre del proveedor tomado de la ventana de Información será diligenciado
aquí.
Al lado del campo del E-mail hay un icono de sobre. Cuando hace clic en él, una ventana
aparece, permitiéndolo enviar un mensaje de correo electrónico al proveedor.
Vea la sección Dirección del Proveedor en el capítulo EDI – información acerca de

proveedores EDI y direcciones EDI.
Agregar
Este botón aparece solo cuando su sistema está configurado para trabajar con dos niveles.
Haga clic en Agregar para asignar un segundo nivel de sub-biblioteca/unidad de orden a un

proveedor.
Borrar
Este botón aparece solo si el sistema está configurado para trabajar con dos niveles.
Para borrar un sub-nivel, seleccione el sub-nivel (unidad de orden o sub-biblioteca) y haga
clic en Borrar.
3.2 Forma del proveedor

La forma del proveedor permite registrar información administrativa acerca del proveedor.
Nota importante para sistemas que usan dos niveles:

La misma forma es usada para el proveedor general y los sub-niveles. Cuando
modifica/agrega un registro de sub-nivel, algunos de los campos de la información del
proveedor podrían ser solo de lectura. La configuración del sistema determina que campos
pueden ser específicamente del registro de sub-nivel y que campos tomados del registro
genérico del proveedor serán solo de lectura.
La forma del proveedor tiene cuatro partes, accesibles haciendo clic en la pestaña de cada
parte. Cuando termine de diligenciar las cuatro partes, haga clic en Actualizar.
Nota
Las direcciones del proveedor están disponibles haciendo clic en el botón Dirección en la
lista de proveedores.
3.2.1 Pestaña Información del proveedor 1

Cuando hace clic en la pestaña de información del proveedor 1, la siguiente forma es
mostrada:
Fecha de creación
Esta es la fecha en la que el registro fue creado. Es diligenciado automáticamente por el
sistema.
Fecha de actualización
Esta es la fecha en la que el registro fue actualizado. Es diligenciado automáticamente por el
sistema.
Catalogador
Este campo solo es de lectura. El login del usuario staff conectado es insertado
automáticamente en este campo.
Código del proveedor

Este campo es obligatorio. El código del proveedor es un código único alfanumérico el cual
identifica al proveedor. Usted puede ingresar hasta 20 caracteres alfanuméricos.
El administrador puede configurar su sistema par que ejecute la verificación del prefijo del
código del proveedor. Para las instrucciones de configuración vea el capítulo
Administración del sistema
EDI solo para orden

Esta opción es relevante para EDI. Si una orden es enviada a través de EDI, este campo es
consultado con respecto al método de envío para un reclamo. Seleccione esta opción para
enviar el reclamo al proveedor por un método diferente a EDI.
Código de proveedor EDI

Este campo es relevante para EDI.
Para asegurar que una orden puede enviarse por EDI a un proveedor, debe ingresar el código
EDI del proveedor. El código del proveedor EDI puede tener hasta 35 caracteres.
Nota
Este no es el mismo código EDI ingresado en la columna 2 de la tabla tab35.
Tipo de proveedor EDI

Este campo es relevante para EDI.
Para enviar una orden por EDI a un proveedor, también debe ingresar el código EDI en el
tipo. Estos tipos deben ser soportados por EDItEUR:
31B para US SAN
014 para EAN-13
091 para ID asignado por el proveedor
092 para ID asignado por el usuario
Código adicional
Este campo es opcional. Ingrese un código de proveedor adicional, si es usado por su
biblioteca. Dependiendo de la configuración del sistema, este campo puede utilizarse para el
ABN (Número Comercial australiano).
Para las instrucciones de configuración vea el capítulo Administración del sistema
Nombre del proveedor

Campo obligatorio. Este es el nombre, como aparecerá en la lista de proveedores. El nombre
que ingrese aquí puede ser diferente del nombre que ingrese para las direcciones de la orden,
el pago, reclamos, devoluciones. En este campo, ingrese solo el nombre (hasta 150
caracteres), y no la dirección del proveedor.
Estado del proveedor

Este campo es opcional. Usted puede ingresar un código de dos caracteres definidos por su
biblioteca para establecer diferencias entre los proveedores. Un proveedor con esta NA (No
activo) no podrá asignarse a una orden.
Idioma del proveedor

Campo obligatorio. Este es el idioma en el que las formas (órdenes, reclamos) se envían al
proveedor.
País
Este campo es opcional. La información solo de referencia.
Tipo de material
Este campo es opcional. Úselo para describir el tipo de material que usualmente adquiere a
este proveedor. Puede ingresar hasta 20 caracteres.
Nota
Usted puede ingresar una nota de hasta 200 caracteres en longitud.
3.2.2 Pestaña de información del proveedor 2

Cuando hace clic en la pestaña de información 2, la siguiente forma es mostrada:
No. cuenta (M)
Esta es su número de cuenta para monografías, registrada por el proveedor. Este campo es
opcional.
No. cuenta (S)

Esta es su número de cuenta para seriadas, registrada por el proveedor. Este campo es
opcional.
Institución bancaria
Opcional. Usted puede ingresar el nombre del banco y el número de cuenta usada por el
proveedor.
Moneda 1-4
Estas son las monedas usadas por el proveedor y las monedas en las cuales probablemente
recibirá las facturas. Usted puede ingresar hasta cuatro monedas. La moneda 1 será copiada a
cada orden de este proveedor como la moneda predeterminada.
Si la variable CHECK-INVOICE-CURRENCY es YES, el menos una de las monedas deberá

ingresarse en la pestaña de cuentas; cuando asigna una factura a una orden, el sistema solo
le permitirá seleccionar una de las cuatro monedas definidas. La moneda 1 es la
predeterminada.
Si la variable CHECK-INVOICE-CURRENCY es No, el campo moneda en la pestaña de

cuentas no es obligatorio; cuando asigna una factura a una orden, el sistema le permitirá
seleccionar una moneda que no esté definida en el formulario del proveedor.
Signo
Ingrese un más (+) o un menos (-) para indicar si existe un cargo o un descuento para las
órdenes de este proveedor. Esto se relaciona con el precio estimado, esto es, solo el
compromiso. Usted puede dejar el campo en blanco, pero si lo diligencia, asegúrese de
diligenciar el porcentaje también.
Si el signo es “-“ (menos), un error es reportado si el porcentaje es mayor al 100.00%.
Porcentaje
Ingrese el porcentaje del cargo o descuento.
Entrega de la orden
Esta es la manera en la cual su biblioteca envía la orden al proveedor.
Formato de la carta
Esta es la carta predeterminada que será generada para los proveedores, a menos que se
declare otra en el formulario de la orden. Esta carta será generada cuando haga clic en el
botón Enviar o la ventana de la lista de órdenes.
Método de envío
Usted puede seleccionar imprimir la carta y enviarla por el método convencional, o enviar la
carta por correo electrónico. Note que para enviar la carta por correo electrónico, el correo
debe estar registrado en la ventana de direcciones del proveedor y la definición correcta debe
ser configurada en el archivo print.ini por el administrador del sistema.
Formato de la lista
Este es el formato que el sistema usa cuando se genera una lista de órdenes para un proveedor
cuando programa el servicio Enviar Lista de órdenes a un proveedor (acq-14).
Método de envío
Usted puede seleccionar imprimir la carta y enviarla por el método convencional, o enviar la
carta por correo electrónico. Note que para enviar la carta por correo electrónico, el correo
debe estar registrado en la ventana de direcciones del proveedor y la definición correcta debe
ser configurada en el archivo print.ini por el administrador del sistema.
3.2.3 Pestaña información del proveedor 3
Contacto 1-5
Estos campos son opcionales. Hasta 5 contactos del proveedor pueden ingresarse en estos 5
campos. Cada campo de contacto contiene hasta 200 caracteres. Cuando se asigna un
proveedor a una orden, el primer nombre (de los campos de contactos) será usado como el
predeterminado en el campo de contacto de la orden. Todos los nombres de contacto
registrados en los 5 campos serán mostrados en una lista de selección del campo Contacto en
la forma de la orden.
Entrega 1-5
Para cada tipo de entrega de material (entrega 1-5), también debe ingresar la demora (demora
en la entrega 1-5). Cuando determine la demora en la entrega, tenga en cuenta el tiempo que
generalmente toma para recibir el material desde el día en que la orden es enviada al
proveedor. La información en estos campos es usada por el sistema para calcular E.D.A.
(fecha estimada de recepción) para una orden. Los campos de entrega 1-3 son usados para
registros de adquisiciones; los campos de entrega 4-5 son usados para registros de seriadas.
Es obligatorio seleccionar la entrega 1 (Monografías) o entrega 4 (seriadas) en el campo tipo
de entrega cuando se agregue o actualice el registro del proveedor. Si el tipo de entrega no es
seleccionado, el registro de la orden no puede ser diligenciado.
Archivo adjunto
Este campo define la forma en la que el proveedor recibe las cartas de correo electrónico. Las
opciones son recibir el anexo en HTML, el plano con el texto en el cuerpo del mensaje, o los
dos. El valor predeterminado es ambos.
3.3 Sub-bibliotecas
Esta pestaña puede nombrarse como Sub-bibliotecas o unidades de orden. Esto depende de si
su sistema de adquisiciones trabaja con sub-bibliotecas o unidades de orden. Haga clic en la
pestaña Sub-bibliotecas/unidades de orden para asignar una o más sub-bibliotecas/unidades
de orden al proveedor.
Nota
Si su sistema no está configurado para trabajar con dos niveles de proveedor, usar la pestaña
sub-bibliotecas/unidades de orden para asignar las sub-bibliotecas/unidades de orden al
proveedor.
El sistema le permitirá asignar un proveedor a una orden solo si la sub-biblioteca/unidad de
orden coincide con la sub-biblioteca/unidad de orden de la orden. Si no selecciona sub-
bibliotecas/unidades de orden todas las sub-bibliotecas/unidades de orden serán asignadas al
proveedor.
Sin embargo, si su sistema trabaja con dos niveles de proveedor, no debe usar la pestaña de
sub-bibliotecas/unidades de orden para definir las sub-bibliotecas/unidades de orden en el
proveedor. Tan pronto como un sub-nivel es creado para una sub-biblioteca/unidad de orden,
usted puede asignar a ese sub-nivel las sub-bibliotecas/unidades de orden a una orden cuya
sub-biblioteca/unidad de orden corresponda con el sub-nivel de la sub-biblioteca/unidad de
orden del proveedor.
3.4 Dos niveles de proveedor
Esta sección es relevante solo para sistemas que trabajan con dos niveles de proveedor. Esta
opción permite el mantenimiento del mismo registro de proveedor genérico o registros
deparados de sub-niveles para diferentes sub-bibliotecas/unidades de orden. El segundo nivel
de proveedor es una característica opcional.
Esta característica depende de la configuración de la siguiente variable en la tab100:

TWO-LEVEL-VENDOR Y/N
Cuando TWO-LEVEL-VENDOR está definida como Y, el sistema administra dos niveles de

proveedor.
Cuando es definida como N, el sistema solo trabaja en un nivel de proveedor.
Cuando su sistema trabaja con la opción de dos niveles de proveedor, cada proveedor puede
tener dos diferentes tipos de registros:
 Primer nivel del registro: el registro genérico del proveedor, el cual es el registro
predeterminado.
 Sub-nivel del registro: la unidad de orden o sub-biblioteca especificada es la misma
del proveedor (registro genérico) y un único registro de sub-nivel. Cada registro de
sub-nivel puede tener diferente información para el mismo registro del proveedor
genérico.
Dependiendo de la configuración de su sistema, el sub-nivel puede ser sub-biblioteca o unidad

de orden:
Esta característica depende de la configuración de la siguiente variable en la tab100:
USE-ORDER-UNIT Y/N
Cuando la variable está definida como Y, el sistema de adquisiciones trabaja con unidades de
orden y el sub-nivel será una unidad de orden.
Cuando la variable está definida como N, el sistema usa la sub-biblioteca y el sub-nivel es la

sub-biblioteca.
Si trabaja en un ambiente multi-ADM, su sistema puede ser configurado para evitar que sus
sub-niveles asociados con sub-bibliotecas o unidades de orden sean vistos por unidades ADM
diferentes a la unidad ADM en la cual actualmente está conectado. Esto significa que si usted
es un usuario staff de una unidad ADM especifica, usted no verá los cambios, o los sub-
niveles borrados asociados con las sub-bibliotecas o unidades de órdenes de otras unidades
ADM.
Por ejemplo, en la siguiente lista de proveedores, un usuario está conectado a USM50.

El código del proveedor 11ICC el cual está asociado a sub-niveles en USM50 como se
muestra:
Aquí, un usuario está conectado a USM51. El código del proveedor 11ICC asociado al sub-
nivel USM51 se mostrará:
Sin embargo, un usuario staff de UAM50 solo verá los siguientes sub-niveles:
El siguiente es un ejemplo de un proveedor que usa dos niveles. En este ejemplo, el sistema
está configurado con sub-biblioteca (no unidades de orden). A.V. es un proveedor genérico el
cual ofrece diferentes porcentajes de descuentos a dos diferentes sub-bibliotecas: UARCV y
ULINC. Cada sub-biblioteca puede tener su propio sub-nivel del registro del proveedor para
A.V; un sub-nivel de A.V. para UARCV y otro sub-nivel para ULINC. El campo de
descuento será la diferencia entre cada sub-nivel. Cuando el proveedor A.V es asignado a una
orden de UARCV, el porcentaje de descuento será tomado del sub-nivel UARCV del registro
del proveedor A.V. Cuando el proveedor A.V sea asignado a una orden ULINC, entonces el
porcentaje de descuento será tomado del sub-nivel ULINC. Básicamente, este representa un
proveedor genérico con dos registros de sub-nivel por sub-biblioteca. Si su sistema está
configurado para trabajar con unidades de orden (en lugar de sub-bibliotecas), habrá un
registro de proveedor genérico con dos (o más) sub-niveles por unidad de orden.
3.5 Lista de sub-niveles del proveedor

Cuando su sistema trabaja con dos niveles, la lista de sub-niveles es mostrada baja la lista de
proveedores en el panel superior.
tab_vendor_sub_lib define el grupo de los campos que serán tomados del registro del
proveedor y quedarán solo de lectura para el registro del sub-nivel y que campos pueden ser
específicos para el registro del sub-nivel.
Agregar
Haga clic en Agregar para adicionar un nuevo sub-nivel al registro del proveedor. Este
abrirá una ventana, la cual le permitirá seleccionar la sub.biblioteca/unidad de orden que
desea agregar. Después de seleccionar el sub-nivel, la forma del proveedor de una sub-
biblioteca/unidad de orden se activará en el panel inferior para ser diligenciado.
Borrar
Use el botón Borrar para eliminar el sub-nivel seleccionado del registro del proveedor. Para
borrar el registro, use el botón Borrar en la ventana principal de la lista de proveedores. Este
borrara el registro genérico del proveedor y todos sus sub-niveles.
3.6 Forma de información del sub-nivel

El registro del sub-nivel del proveedor tiene la misma estructura del registro del proveedor.
Cuando agrega un sub-nivel al registro del proveedor, los campos serán diligenciados con la
información del registro del proveedor. Esto depende de la configuración de su sistema.
Parte de los campos pueden ser específicos del registro de sub-nivel, y parte de los campos
serán solo de lectura y su información será tomada del registro genérico.
(Esto depende de la configuración de tab_vendor_sub_lib).
El siguiente es un ejemplo de un registro de sub-nivel UARCV para el proveedor A.V.

Como puede ver en el ejemplo anterior, la mayoría de los campos son solo de lectura. Esta
información es tomada del registro genérico del proveedor y el usuario no puede cambiar esta
información. Solo los campos No. Cuenta, signo y porcentaje pueden ser definidos como
específicos del sub-nivel UARCV. Su administrador puede determinar que campos serán solo
de lectura y que campos serán específicos del sub-nivel.
Cuando usted asigna al proveedor A.V., una orden de URLEC, la información predeterminada
del registro del proveedor será tomada del registro del sub-nivel UARCV. Si no existen sub-
niveles en el registro del proveedor que coincida con la sub-biblioteca/unidad de orden de la
orden, el sistema usará la información del registro genérico del proveedor.
4 Presupuestos
Los presupuestos son una característica opcional y solo es para usuarios que desean tener
control del presupuesto. Antes de iniciar cualquier orden, primero debe crear una lista de
presupuestos. Después de que el presupuesto ha sido creado, este puede ser asignado a una
orden (vea el capítulo de Órdenes).

 Lista de presupuestos
 Forma del presupuesto
 Jerarquía en presupuestos
 Permisos a usuarios para presupuestos
4.1 Lista de presupuestos

Seleccione el nodo Presupuestos de la pestaña de Administración. La lista de presupuestos
será mostrada en la pestaña Presupuestos del panel superior. Usted puede agregar, modificar
y borrar presupuestos.
Use el área “Filtro de presupuestos” para consultar el presupuesto apropiado.
Usted puede consultar la lista de presupuestos de la siguiente forma:
Búsqueda
Usted puede buscar en la lista de Presupuestos e ir a un punto en particular de lista ingresando
parte del código del presupuesto en el especio proporcionado y hacer clic en el botón Ir. La
opción de búsqueda le permite filtrar la lista por sub-bibliotecas/unidades de orden, estado y
año.
Nota
Si el presupuesto no ha sido asignado a una unidad de orden/sub-biblioteca, el presupuesto
aparecerá en la lista, sin importar si selecciono un filtro por unidad de orden/sub-biblioteca.
Seleccionando la casilla Ver autorizados mostrará solo los presupuestos para los cuales el
usuario tiene el menos un permiso. (Los permisos para el usuario se hacen desde la ventana
de Presupuestos, llamada desde la ventana de privilegios del usuario staff).
Palabras clave
La búsqueda por palabras clave recupera los presupuestos por las palabras que ingreso. Usted
puede truncar palabras ingresando las primeras letras de su término de consulta. Los
siguientes tres campos serán consultados: Nombre, presupuesto externo y departamento.
Exacta
Para recuperar un presupuesto especifico, ingrese el código exacto del presupuesto y haga clic
en Ir.
Truncadores
La búsqueda con Truncadores permite seleccionar un grupo de presupuestos ingresando
parte del código del presupuesto y un asterisco (*). Por ejemplo, B*-2008 recuperará todos
los presupuestos que comienzan con la letra B y finalizan con 2008.
Grupo
Ingrese el Grupo del presupuesto y haga clic en Ir. Por ejemplo, MON recuperará todos los
presupuestos que tienen MON (Monografías) en el campo Grupo de la información del
presupuesto – Pestaña 1 de la forma del Presupuesto del panel inferior.
Es posible filtrar la búsqueda por Grupo usando el estado y el año del presupuesto (para
presupuestos anuales con sufijo “-AÑO” o presupuestos no anuales cuya convención
pertenece a cualquier año). Seleccione el tipo de búsqueda por “Grupo”, ingrese el termino
como una cadena en el campo, por ejemplo, MON 2008 AC en orden para indicar que es un
presupuesto activo, con un grupo MON para el año 2008, o alternativamente ingrese el grupo
MON como cadena de consulta y diligencie el campo estado con AC y el campo año con 2008
para filtrar.
Nota importante
Dependiendo de la configuración que su administrador realice en su sistema, la lista de
presupuestos puede tener solo aquellos presupuestos asignados a una unidad de orden/sub-
biblioteca que coincida con la unidad de orden/sub-biblioteca asignada al usuario.
4.1.1 Botones en la lista de presupuestos

Los siguientes botones están disponibles es esta ventana:
Nuevo
Para agregar un nuevo presupuesto a la lista, haga clic en Nuevo. La forma del presupuesto
del panel inferir se mostrará para ser diligenciado.
Duplicar
Usted puede agregar un nuevo presupuesto copiando los detalles de un presupuesto existente
y luego editando la forma del panel inferior. Para esto, seleccione el presupuesto del cual
desea copiar la información, y haga clic en Duplicar. La forma para el nuevo presupuesto
será mostrada, con la información copiada del presupuesto seleccionado. Usted puede editar
la forma con la información apropiada para el nuevo presupuesto.
Borrar
Para borrar un presupuesto de la lista, seleccione el presupuesto y haga clic en Borrar. Si un
presupuesto esta enlazado a una orden este no se podrá borrar.
4.2 Forma del presupuesto

Cuando hace clic en Nuevo o Duplicar en la lista de presupuestos (panel superior), el panel
inferior se activa y la forma es mostrada, permitiendo registrar la información administrativa
del presupuesto. La forma también permite actualizar los detalles de un presupuesto
existente, seleccionado en la lista de Presupuestos del panel superior.
La forma del presupuesto está compuesta por cinco partes, accesibles haciendo clic en cada
pestaña. Cuando termine de diligenciar las pestañas: Inf. Presupuesto1 e Inf. Presupuesto 2,
haga clic en Agregar o Actualizar.
4.2.1 Inf. Presupuesto 1 – Pestaña 1

Cuando el usuario hace clic en la pestaña Inf. Presupuesto, la siguiente forma es mostrada:
Fecha de creación
Esta es la fecha en la que el registro fue abierto. Esta es diligenciada automáticamente por el
sistema.
Departamento
Ingrese el departamento dentro de la institución al cual el presupuesto está enlazado.
Presupuesto externo
Si este presupuesto es parte de una autoridad administrativa externa, ingrese el código del
presupuesto de esa autoridad.
Código de presupuesto
El código del presupuesto es el único código por el cual el sistema identifica el presupuesto.
Usted puede ingresar hasta 50 caracteres alfanuméricos. El formato recomendado es código-
año, por ejemplo, HISTORIA-2008. Este formato no es requerido, pero si su presupuesto es
anual, este le permitirá usar varias características que requiere el formato código-año.
Presupuesto padre
Opcional. Si existe un presupuesto padre, ingrese el código aquí. Use el presupuesto padre
para el reporte de facturas. Si la casilla es seleccionada, entonces el presupuesto padre es
incluido en el reporte de facturas (servicio: acq-10) en lugar del mimos presupuesto. Si existe
un abuelo, el presupuesto final reportado es el primer padre/abuelo. Si la casilla no es
seleccionada, el mismo presupuesto será incluido en el reporte de facturas.
Utilizar para reporte de facturas

Si esta casilla es seleccionada, entonces el presupuesto padre en lugar del presupuesto actual
es incluido en el reporte de facturas (acq-10). Si existe un abuelo, el presupuesto final
reportado es el primer padre/abuelo en donde el campo Utilizar para reporte de facturas no es
seleccionado. Si la casilla no es seleccionada, el presupuesto será incluido en el reporte de
facturas (acq-10).
Tipo de presupuesto
El tipo de presupuesto solo es informativo. Si no selecciona un tipo de presupuesto, el
sistema selecciona el primero de la lista como predeterminado. Los tipos son definidos por el
administrador. Algunos ejemplos de tipos son:
• REG - Regular
• INB - Interno
• SPE - Especial
• RES - Consulta
• CLS – Presupuesto balanceado
Nombre
Este es el nombre del presupuesto. Esta información es opcional. Usted puede ingresar hasta
60 caracteres.
Valido desde/Valido hasta

Ingrese las fechas entre las cuales las órdenes pueden colocarse contra el presupuesto. Una
orden quedará congelada si esta fuera del periodo de validez.
Grupo presupuestal
Los grupos de presupuesto son usados para combinar varios presupuestos en un grupo con el
fin de generar un reporte. Seleccione un grupo del menú de selección. Por ejemplo, usted
puede desear tener grupos separados por tipo de material, departamento y facultad. En este
caso, un presupuesto, llamado BiologiaSeriadas-2008, puede pertenecer al grupo de seriadas,
departamento de biología.
Estado del presupuesto

El estado del presupuesto puede ser activo (AC) o no activo (NA). Una orden colocada contra
un presupuesto inactivo quedará congelada. Si no selecciona un estado, el valor
predeterminado será activo (AC).
Nota 1-4
Cada nota puede tener hasta 100 caracteres.
4.2.2 Inf. de presupuesto 2

Cuando el usuario hace clic en la pestaña 2 de información, la siguiente forma es mostrada:
Código de objeto
Seleccione el código de objeto apropiado para el presupuesto. Hasta 20 códigos de objeto
pueden ser asignados al presupuesto. Los códigos de objeto puede usarse para crear
jerarquías dentro de un presupuesto y para clasificar gastos. Si el uso de un código de objeto
es obligatorio (dependiendo de la configuración de su sistema), entonces un código de objeto
debe asignarse también a la línea del ítem y debe coincidir con el código asignado al
presupuesto. Si no selecciona un código, todos son seleccionados automáticamente. La lista
de los códigos de objeto disponibles puede ser definida por su administrador.
Máximo a comprometer sobre/bajo

Esta es la cantidad máxima por la cual es presupuesto puede ser comprometido, por encima o
por debajo del balance estimado del presupuesto. Este campo también depende de las
casillas: Expresado como porcentaje y Límite compromiso/gasto.
Por ejemplo, cuando el balance estimado es de $100, si el Máximo a comprometer sobre/bajo

es $20, y el límite compromiso/gasto no es seleccionado (es decir que este campo es máximo
a comprometer sobre), entonces el compromiso puede hacerse hasta por $120. Este puede
expresarse como porcentaje (dependiendo de si selecciono la casilla Expresado como
porcentaje).
En otros casos, si el límite a comprometer es seleccionado (es decir, que este campo es el
máximo a comprometer por debajo), entonces el compromiso puede hacerse hasta por $80.
Este puede expresarse como porcentaje (dependiendo si selecciono la casilla expresado como
porcentaje).
Máximo a gastar sobre/bajo

Este es el monto máximo por el cual el presupuesto puede ser debitado (esto es, el pago de las
facturas), por encima del balance estimado del presupuesto. Este campo también depende de
las casillas: Expresado como porcentaje y límite compromiso/gasto.
Por ejemplo, cuando el balance estimado es $100, si el máximo a gastar es de $20, y el límite
de compromiso/gasto no es seleccionado (es decir, este campo actualmente es por encima), el
máximo a gastar podrá ser hasta de $120. Este puede expresarse como porcentaje
(dependiendo de si selecciono la casilla expresado como porcentaje).
En el otro caso, si el límite de compromiso/gasto es seleccionado (es decir, este campo es

actualmente el máximo a gastar por debajo), el gasto puede ser de hasta $80. Este puede
expresarse como porcentaje (dependiendo de si selecciono la casilla expresado como
porcentaje).
Expresado como porcentaje

La casilla expresada como porcentaje trabaja con el campo máximo a comprometer y máximo
a gastar que aparece en la ventana. Si usted selecciona la casilla, significa que la cantidad
escrita será tomada como un porcentaje de la asignación.
Por ejemplo, si el valor del campo máximo a comprometer es 20 y la asignación es de 1000, y

el usuario selecciona la casilla expresado como porcentaje y no selecciona la casilla del límite,
entonces el máximo sobre el gasto será del 20%, o 200, serán agregados a la asignación de
1000 para un total de 1200.
Si, por otro lado, no selecciona la casilla, es decir que el valor del campo máximo a gastar
será tomado como se ingrese (no como un porcentaje) y se agrega a la asignación. En el
ejemplo anterior, 20 más 100 será igual a 1020.
Limite compromiso/gasto
Esta casilla permite definir si la cantidad (o el porcentaje) registrado en el campo máximo a
comprometer y máximo a gastar es una cantidad sobre o por debajo.
Si el límite compromiso/gasto es seleccionado (“por debajo”), significa que la

cantidad/porcentaje registrada en el campo máximo a comprometer y máximo a gastar serán
sustraídas del balance del presupuesto y el usuario será “detenido” para registrar una orden o
una factura cuando el presupuesto este cerca de ser totalmente gastado.
Si el límite compromiso/gasto no es seleccionado (“por encima”), la cantidad/porcentaje

registrada en el campo máximo a comprometer y máximo a gastar será agregado a la cantidad
del balance del presupuesto.
Ejemplo:
El presupuesto ART-2008 tiene un balance de 100 USD, el máximo compromiso a
comprometer sobre/bajo es del 20%. La casilla del límite es seleccionado.
El sistema permitirá al usuario gastar solo 80 USD. De modo que los 20USD (20%) sean
dejados intactos.
Si el límite NO es seleccionado, entonces el sistema permitirá al usuario gastar 120USD (por

encima del 20%).
Presupuesto anual
Si ha usado el formato código-año para el presupuesto (vea Información 1), e indico que el
presupuesto es anual, entonces la final del año presupuestal, el remanente puede ser llevado
automáticamente al nuevo presupuesto anual.
Nota
Cualquier compromiso y facturas no pagadas serán transferidos también.
4.2.3 Pestaña Balance
Esta pestaña está compuesta por la pestaña de información del presupuesto y de los códigos
de objetos (dependiendo de la configuración de su sistema), proporcionando detalles del
presupuesto seleccionado. Cuando usted hace clic en la pestaña de presupuesto, la siguiente
ventana es mostrada:
Asignación inicial
Esta es la cantidad que originalmente fue asignada al presupuesto.
Asignado
Esta es la cantidad total de la “Asignación regular (ALC)” que se ha hecho para este
presupuesto.
Remanente
Esta es la cantidad remanente del presupuesto del último año y es acreditada al presupuesto de
este año.
Transferido
Esta es la suma de todas las transferencias menos las transferencias en espera.
Precio Comprometido
Se trata de órdenes que aún no han sido facturadas completamente.
Precio de factura
Se trata de las facturas que se han recibidos pero no han sido pagadas.
Precio pagado
Se trata de las facturas que han sido pagadas.
IVA en la factura
Se trata del IVA de las facturas, el cual se ha recibido pero no ha sido pagado.
IVA pagado
Se trata del IVA de las facturas, el cual ha sido pagado.
Balance total asignado

Esta es la suma de las cantidades anteriores.
Balance actual
Cuando el balance actual es calculado, los compromisos no son sustraídos. La ecuación es:
Balance actual = total asignado – (pagos + facturas no pagadas).
Balance libre
Cuando el balance libre es calculado, los compromisos son sustraídos. La ecuación es:
Balance libre = total asignado – (pagos + facturas no pagadas + compromisos).
Cuando hace clic en la pestaña código de objetos, la siguiente ventana es mostrada:
Esta ventana muestra el código del objeto del presupuesto. Contiene información relacionada
con las cantidades pagadas y no pagadas por cada código de objeto.
4.2.4 Pestaña de transacciones

En la forma del presupuesto, cuando hace clic en la pestaña de transacciones, la siguiente
ventana es mostrada:
La lista de transacciones lista todas las transacciones para el presupuesto seleccionado,

indicando si son créditos (C) o Débitos (D). La lista de transacciones puede filtrarse por tipo
de transacción. Para mostrar solo los tipos seleccionados de transacciones, seleccione el tipo
apropiado de la transacción.
Existen seis tipos de transacciones que pueden aparecer en la lista:

• Asignación inicial (ILC)
• Asignación regular (ALC)
• Remanente (CRO)
• Transferencias (TRN)
• Compromisos (ENC)
• Facturas (INV)
Los siguientes son los botones en la pestaña de transacciones:
Filtrar por
Para mostrar solo las transacciones de tipos específicos, seleccione la casilla y haga clic en
Filtar.
Asignación
Para asignar fondos al presupuesto seleccionado, haga clic en Asignación.
Imprimir
Para imprimir la lista de transacciones, haga clic en Imprimir.
Transferir
Para transferir fondos de un presupuesto a otro, haga clic en Transferir.
Transacción Asignación
Cuando hace clic en Asignación en la pestaña de transacciones la siguiente ventana es
mostrada:
Esta ventana permite asignar fondos a un presupuesto. Cuando termine de diligenciar los
campos, haga clic en Aceptar.
Campos:
Fecha
El sistema automáticamente diligencia el campo con la fecha actual, pero usted puede
cambiarla.
Inicial/Regular
Si la cantidad asignada es la inicial (tipo de transacción ILC), seleccione inicial. Si la
cantidad asignada es una cantidad adicional o una asignación regular (tipo de transacción
ALC), seleccione regular. El valor predeterminado del sistema es Regular.
Moneda
Esta es la moneda de la asignación.
Fecha de la moneda
Esta es la fecha de la tasa de cambio de la moneda. El sistema los diligencia automáticamente
con la fecha actual, pero usted puede cambiarla.
Suma
Esta es la cantidad que desea que el presupuesto sea debitado o acreditado.
Débito/Crédito
Este indica si la cantidad será deducida de o agregada al balance del presupuesto.
Nota
Usted puede agregar una nota para la transacción de asignación (hasta de 200 caracteres).
Transferir presupuesto
Cuando hace clic en Transferir la siguiente ventana es mostrada:
Esta ventana permite transferir las cantidades de un presupuesto a otro. Para ejecutar una
transacción de transferencia de un presupuesto a otro ingrese el código de los dos
presupuestos en el campo presupuesto. El código del presupuesto puede ingresarse
seleccionado el código de la lista o digitándolo y presionando Enter. Solo si el código de
presupuesto es válido los detalles se mostraran. De otra forma, un mensaje de error será
mostrado. Las dos flechas de transferencia se habilitan solo cuando los presupuestos son
válidos (su información es mostrada) y la suma a transferir es mayor a cero.
Haciendo clic en la flecha de la derecha se transferirá el dinero del presupuesto del panel
derecho al presupuesto del panel izquierdo, y viceversa para la flecha a la izquierda. Usted
puede agregar una nota para la transacción de transferencia (hasta de 200 caracteres).
También puede habilitar la ventana de transferencia de presupuestos seleccionando el nodo

Transferir presupuesto desde la pestaña de Administración. Para transferir cantidades de un
presupuesto a otro, el usuario debe tener permisos para transferir en ambos presupuestos.
Para transferir fondos de un presupuesto a otro, diligencie la forma y haga clic en Aceptar.
4.2.5 Pestaña de sub-bibliotecas
Esta pestaña es llamada sub-biblioteca o Unidades de orden, dependiendo de si la

configuración de su sistema de adquisiciones trabaja con sub-bibliotecas o unidades de orden.
Esta pestaña es usada para asignar las sub-bibliotecas/unidades de orden a un presupuesto.
La lista de la derecha muestra todas las sub-bibliotecas/unidades de orden disponibles.
Si una sub-biblioteca/unidad de orden es seleccionada, solo las órdenes para estas sub-
bibliotecas/unidades de orden podrán ser cargadas para este presupuesto. Si no selecciona
una sub-biblioteca/unidad de orden, todas las órdenes para todas las sub-bibliotecas/unidades
de orden pueden cargarse a este presupuesto. Note que el usuario con permisos por niveles
pueden colocar órdenes solo para presupuestos que pertenezcan a sus sub-
bibliotecas/unidades de orden. Los usuarios con nivel de autorización global pueden ingresar
cualquier presupuesto (esto permite el registro de una orden a un presupuesto que pertenece a
diferentes sub-bibliotecas/unidades de información en caso de una orden compartida. Note
que si una orden es colocada contra dos o más presupuestos de diferentes sub-
bibliotecas/unidades de orden, un usuario con permisos restringidos no podrá actualizar la
orden).
4.3 Jerarquía del presupuesto

Los presupuestos pueden estar definidos en una estructura jerárquica. Esta estructura puede
utilizarse en diferentes servicios y reportes en línea del GUI.
4.3.1 Presupuesto padre
El campo presupuesto padre aparece en la forma del presupuesto – pestaña de información 1.
Cuando un presupuesto tiene una jerarquía (un padre), ingréselo o seleccione el código del
presupuesto padre de la lista.
El sistema también soporta “presupuestos abuelos” como se explica en el siguiente ejemplo:
El presupuesto BERG-2008 tiene un presupuesto “hijo” :ART-2008. El presupuesto ART-

2003 es padre de ART-2008-B.
En este ejemplo, BERG-2008 tiene un hijo (ART-2008) y un nieto (ART-2008-B).
La configuración deberá ser:

En ART-2008-B, ingrese ART-2008 en el campo Presupuesto padre. En ART-2008, ingrese
BERG-2008 en el campo Presupuesto Padre. En BERG-2008, que es el presupuesto abuelo,
deje el campo Presupuesto padre en blanco.
4.3.2 Use el presupuesto padre para el reporte de facturas

La opción Use el presupuesto padre para el reporte de facturas aparece en la pestaña 1 de
información. Si el presupuesto padre es incluido en el reporte de facturas (acq-10) en lugar
del presupuesto actual. Si existe un abuelo, el presupuesto reportado es el primer
padre/abuelo cuando la opción Use el presupuesto padre para el reporte de facturas esta
seleccionada. Si la opción no está seleccionada, el mismo presupuesto es incluido en el
reporte de facturas y no su padre.
Ejemplo:
El presupuesto HIST-COUNCIL es un presupuesto padre de 2 presupuestos: HIST-A y HIST-
B.
Las transacciones de la factura son:

• HIST-A - $5.00
• HIST-B - $10.00
Si en los dos presupuestos, HIST-A e HIST-B, la casilla Use presupuesto padre para el reporte
de facturas esta seleccionada, el reporte mostrará: $15 gastados en HIST-COUNCIL.
Si en los dos presupuestos, HIST-A e HIST-B, la casilla Use presupuesto padre para el reporte
de facturas no está seleccionada, entonces el reporte mostrará: $5 gastados en HIST-A y $10
gastados en HIST-B.
Si en HIST-A no se selecciono la casilla Use presupuesto padre para el reporte de facturas y

en HIST-B si se selecciono, el reporte mostrará HIST-COUNCIL $10 e HIST-A $5.
4.3.3 Jerarquía de presupuestos en reportes
Además de la opción para incluir el presupuesto padre en el reporte de facturas, usted

también puede seleccionar el uso de la jerarquía de presupuestos en los siguientes reportes.
• Formulario general de recuperación (acq-02-01)
• Resumen del presupuesto (acq-16)
• Lista de órdenes por presupuesto (acq-17)
Use la jerarquía de presupuesto – Si/No. Esta selección está disponible en estos tres servicios.
Jerarquía de presupuestos en el formulario general de recuperación (acq-02-01)

Cuando se recuperan órdenes por su presupuesto, el usuario puede especificar el uso
especifico (Use jerarquía de presupuestos=No) o cualquiera de los presupuestos padre/abuelo
(Use jerarquía de presupuestos=Si).
Jerarquía de presupuestos en el resumen de presupuestos (acq-16)

El reporte de resumen de presupuestos soporta jerarquía a través de dos campos:
• Balance por jerarquía
• El campo Balance por jerarquía es una variable Si/No. Si selecciona Si, esta determina que
todas las sumas de los presupuestos serán calculadas, no en un único presupuesto, sino en el
presupuesto y todos sus descendientes. Además, una lista de sus descendientes es mostrada
en la sección inferior.
• Ampliar presupuestos en jerarquía
El campo de ampliación de presupuestos en jerarquía es una variable Si/No. Si selecciona Si,

todos los descendientes son mostrados a la derecha del presupuesto padre. Los presupuestos
descendientes son mostrados con un signo más (“+”), con sangría basada en su profundidad.
Para conseguir un informe de jerarquía completo de un presupuesto específico: Selección el

código del presupuesto en el campo Código de presupuesto. Seleccione Si en ambos campos:
Balance por jerarquía y Ampliar presupuestos en jerarquía.
Jerarquía de presupuestos en la lista de órdenes por presupuesto (acq-17)

El usuario puede seleccionar ejecutar este servicio en modo jerárquico (Use jerarquía de
presupuesto=Si) para que el reporte incluya también los presupuestos padres/abuelos.
4.4 Permisos a usuarios para presupuestos

Las autorizaciones a los usuarios para un presupuesto son asignadas a través de la función
Privilegios de usuarios staff desde todos los módulos. Para activar la funcionalidad de
privilegios haga clic derecho sobre el icono de la llave en la barra de operaciones (parte
inferior derecha de la ventanta) y seleccione Privilegios del staff.
El botón Presupuestos en la ventana de privilegios del staff es usado para asignar los
permisos a los presupuestos que tendrá el usuario.
5 Órdenes
Esta sección explica la función de órdenes. Además de solo la adquisición de materiales, esta
función permite comprometer los presupuestos para una orden, generar reclamos, registrar la
recepción del material y registrar las facturas.
La función Orden está disponible desde la pestaña Órdenes del panel de navegación y desde la
barra Orden.
El capítulo de órdenes contiene los siguientes temas:
• Búsqueda de órdenes
• Lista de órdenes
• Forma de la orden
• Enviando órdenes a proveedores
• Compromisos para una orden
• Ítem/Suscripciones
• Cancelando órdenes
• Borrando órdenes
• Bitácora de la orden
• Bitácora de mensajes
• Proceso multi orden (para monografías)
Para iniciar una nueva orden o para modificar una orden existente, use la barra Orden y la
pestaña Orden. Cada selección permite recuperar la Lista de Órdenes.
5.1 Búsqueda de órdenes

Para recuperar un registro de una orden, usted puede hacerlo a través de la barra de Órdenes o
la pestaña Índices .
Barra de la Orden
La barra de la orden permite recuperar un registro de una orden que coincida con los
parámetros de la consulta seleccionada del menú de selección del extremo izquierdo. Los
parámetros de consulta pueden ser Bibliográficos (por ejemplo, título de la orden, autor de la
orden) o Administrativos (por ejemplo, código del proveedor, número de orden).
Seleccione el parámetro de búsqueda requerido y digite el valor de la consulta. Por ejemplo:

seleccione como parámetro de búsqueda: Número de orden y luego ingrese 810-1. Haga clic
en , tendrá uno de los siguientes resultados:
 Único – Se ha encontrado una coincidencia. La lista de órdenes es abierta.

 Ninguno –no hay entradas coincidentes. El mensaje: ‘No se encontraron entradas que
coincidan. Desea ver los índices? es mostrado. Si selecciona Si, la ventana del índice
será abierto con todos los filtros limpios. El tipo de índice y el punto de inicio son
automáticamente diligenciados. La casilla “Coincidencia exacta” no es seleccionada.
 Multi – múltiples entradas coincidentes en el índice. El mensaje ‘No se encontraron

entradas que coincidan. Desea ver los índices? es mostrado. Si selecciona Si, la
ventana del índice será abierto con todos los filtros limpios. El tipo de índice y el
punto de inicio son automáticamente diligenciados. La casilla “Coincidencia exacta”
es seleccionada.
Pestaña de Índices
Esta pestaña está compuesta por dos nodos:
 Índices
 Índice de órdenes nuevas y canceladas
Esta ventana permite buscar órdenes cuyo estado es New (Nueva), LC (cancelado por la
biblioteca), VC (cancelado por el proveedor) y CNB (cancelado, no hay presupuesto). Le
permite borrar órdenes si tiene los permisos necesarios.
Índices
Cuando activa la el nodo Índice de órdenes, la lista es mostrada en el panel superior.
Filtros
Usted puede filtrar la lista por un número de diferentes índices, tales como el número de orden
o el código del proveedor. La casilla Coincidencia exacta determina si solo las entradas que
sean iguales al punto de inicio serán mostradas en la lista. Además, usted puede mostrar solo
aquellas órdenes que estén relacionadas con una sub-biblioteca en particular, estado de la
orden, tipo de orden, etc. También puede mostrar las órdenes que fueron enviadas a un
proveedor dentro de un periodo especifico (definido por “Desde” la fecha de la orden y
“Hasta” la fecha de la orden). Si deja en blanco la fecha “Hasta”, todas las fechas serán
mostradas.
Filtro por sub-biblioteca: Usted puede usar un asterisco (*) como sufijo para filtrar la lista
del índice por órdenes cuyo código de sub-biblioteca comience con una cadena especifica.
Por ejemplo: UE* filtrará la lista por órdenes para las sub-bibliotecas: UEDUC, UEGOV and
UEARC.
Filtro estado del proveedor: Para asegurar que el filtro del estado del proveedor trabaje
apropiadamente después de actualizar el estado del proveedor en el registro del proveedor,
programe el servicio Reconstruir índice de órdenes (acq-04).
Ingrese punto de inicio

Usted puede ir a un punto en particular en la lista, ingresando el texto en el espacio
proporcionado y presionando Enter o haciendo clic en el botón Recargar filtro.
Botones en la lista del índice

Los siguientes botones están disponibles en esta ventana:
Recargar filtro
Si ha ingresado texto en un campo (en lugar de hacer selección del menú), usted debe hacer
clic en el botón Recargar filtro para activar el filtro. Las entradas relevantes son mostradas.
Limpiar filtro
Para limpiar todos los filtros, haga clic en Filtrar.
Imprimir orden
Para imprimir la orden seleccione la entrada, haga clic en Imprimir Orden.
Seleccionar
Para ver la lista de órdenes para el ítem seleccionado y ejecutar un número diferente de
funciones relacionadas con una orden, haga clic en Seleccionar.
Índice de órdenes nuevas y canceladas

Cuando activa el nodo Índice de órdenes nuevas y canceladas bajo la pestaña de Índices, la
ventana es mostrada en el panel superior.
El índice de órdenes nuevas y canceladas permite al usuario buscar órdenes que tiene estado
New (Nueva), LC (cancelada por la biblioteca), VC (cancelada por el proveedor) y CNB
(cancelado, sin presupuesto), y le permite borrar órdenes si cuenta con los permisos. Las
órdenes son organizadas por la fecha del estado en orden descendente.
Filtros
Usted puede filtrar la lista por el tipo de orden, grupo de la orden, código del proveedor, tipo
de material. También puede mostrar las órdenes que fueron canceladas dentro de un periodo
especifico de tiempo (definido por los campos “creadas desde” y “Creadas hasta”).
Botones en el panel del índice de órdenes nuevas y canceladas

Buscar ahora
Para activar la búsqueda, haga clic en el botón Buscar ahora. Las entradas relevantes serán
entonces mostradas.
Limpiar filtro
Este botón limpia los filtros.
Imprimir orden
Para imprimir la información de la orden seleccionada, haga clic en Imprimir orden.
Seleccionar
Para ver la lista de órdenes para el ítem seleccionado y ejecutar un número diferente de
funciones relacionadas con una orden, haga clic en Seleccionar.
Borrar
Para borrar una orden seleccione la orden(es) que desea borrar, y luego haga clic en Borrar.
Para borrar múltiples órdenes, haga clic y presione las teclas Ctrl/shift.
Para borrar una orden use la misma rutina que usaría para un borrado estándar. Esto significa
que usted será bloqueado sin no tiene los permisos para borrar una orden. Si existen
ítems/reclamos/recepción/facturas, el sistema le pedirá que confirme el borrado.
Para el borrado de múltiples órdenes, usted será notificado al final de la operación con el
número de borrados satisfactorios.
Si hubiera una solicitud de reserva sobre la orden borrada, una carta de Solicitud de reserva
borrada será generada por el sistema.
Borrar todo
Para borrar todo el listado de órdenes, haga clic en Borrar todo. El sistema borrará solo las
órdenes sobre las cuales usted tenga permisos. Usted será notificado al final de la operación
con la cantidad de órdenes borradas satisfactoriamente. Si existe solo una entrada en el
listado y ejemplares/reclamos/recepción/facturas están enlazadas, el sistema le pedirá su
confirmación para borrar la orden.
5.2 Lista de órdenes

Cuando el usuario selecciona un registro de una orden de la lista, la lista de órdenes es
mostrada en mostrada en el panel superior, listando las órdenes relacionadas con un número
de registro administrativo.
Use la lista de órdenes para agregar/duplicar y borrar órdenes. Para modificar una orden
existente, seleccione la orden deseada y actualice los campos en la forma del panel inferior.
Si su administrador ha determinado que la columna compromiso/activo debe ser mostrada,
esta se vera divida en tres partes:
 La primer parte es el compromiso original basado en el precio estimado en la forma de

la orden.
 La segunda parte es la diferencia entre el compromiso original y la cantidad de la
factura. Esta diferencia se refiere a la cantidad activa. (La cantidad activa llega a cero
cuando la factura es registrada como “completa”).
 La tercera parte es la moneda.
Botones en la lista de órdenes

Agregar
Para agregar una nueva orden, haga clic en Agregar. Usted deberá seleccionar el tipo de
orden: Monografía, órdenes abiertas o seriadas.
Además, dependiendo de la configuración de su modulo de adquisiciones, usted podrá activar

un contador especifico para asignar el número de la orden. Vea la sección Error! No se
encontró la fuente de referencia en el capítulo de administración. La forma será mostrada
en el panel inferior.
Duplicar
Usted puede agregar una nueva orden copiando los detalles de una orden existente y luego
editando la forma. Para esto, seleccione la orden de la cual desea copiar la información, y
luego haga clic en Duplicar. Una forma será mostrada para la nueva orden, la cual traerá con
la información copiada de la orden seleccionada. Usted puede entonces editar la forma con la
información apropiada para la nueva orden.
Borrar
Para borrar una orden de la lista, seleccione la orden y haga clic en Borrar. Cuando se borra
una orden de la lista de Órdenes de tipo M (Monografías), un mensaje acerca de la existencia
de ejemplares aparece. La cancelación de este mensaje eliminará los ejemplares enlazados a
la orden. Un mensaje para borrar los reclamos enlazados aparecerá cuando intente borrar una
orden con reclamos. La cancelación de este mensaje borrará todos los reclamos enlazados.
Un mensaje para borrar la recepción de la orden aparecerá cuando intente borrar una orden
con recepciones. La cancelación de este mensaje borrará todas las recepciones enlazadas. Un
mensaje para borrar las facturas enlazadas aparecerá cuando intente borrar una orden con
facturas asignadas. La cancelación de este mensaje borrará todas las líneas de ítems
enlazadas.
Imprimir/Cancelar
Haga clic en este botón para determinar que procedimiento usará:
Seleccione una de las opciones y haga clic en Aceptar.
Enviar
Para generar un recibo de una orden para el proveedor o enviarlo a través de correo
electrónico, haga clic en Enviar. El formato predeterminado de la carta será impreso o
enviado al correo electrónico como se definió en la pestaña del Proveedor del panel inferior.
Una orden puede enviarse como una única carta (tipo de entrega de la orden LE) o como parte
de una lista de órdenes a un proveedor (tipo de entrega de la orden LI). Para una carta,
cuando hace clic en Enviar, el estado de la orden cambia a SV (enviado al proveedor). Para
una lista de órdenes, el estado de la orden cambia a RSV (listo para enviar al proveedor).
5.2.1 Catalogación rápida en Adquisiciones

Otra forma de llegar a la lista de órdenes es a través de la opción Catalogación rápida del
módulo de Adquisiciones/seriadas. Seleccione Órdenes/Catalogar orden del menú principal.
Seleccione una base bibliográfica de la ventana de dialogo. La ventana para Catalogar el

registro es mostrada.
Esta ventana es usada para hacer una precatalogación de un registro con un mínimo de
información. Una vez diligenciado el formulario y haciendo clic en Aceptar, la lista de
órdenes será mostrada. En esta fase, usted puede agregar una nueva orden para este registro.
Los campos disponibles en esta ventana son definidos por su administrador.
Nota para el administrador
Los campos de la ventana para Catalogar el registro son determinados configurando
pc_tab_acq_fast_cat.lng. Esta tabla debe editarse en el escenario bibliográfico (para la
creación del registro bibliográfico) y en el escenario administrativo (para la creación del
registro administrativo). La catalogación rápida por defecto asigna el formato FMT a BK,
usando las plantillas relevantes para las etiquetas LDR y 008. Sin embargo, un FMT diferente
puede configurarse, en cuyo caso los valores predeterminados definidos en tab_tag_text
son usados para las etiquetas LDR y 008 apropiadas. El registro no sufre verificaciones de
catalogación.
Usted puede determinar los campos bibliográficos en la tabla pc_tab_circ_fast_cat.lng

ubicada en el escenario administrativo usando la columna 5 de la tabla para especificar que la
etiqueta es una etiqueta BIB.
Si la tabla pc_tab_circ_fast_cat.lng ubicada en el escenario administrativo incluye al

menos una línea con etiquetas declarada como una etiqueta BIB, la tabla
pc_tab_circ_fast_cat.lng en el escenario Bibliográfico será ignorada. Esta opción puede
usarse para ambientes Multi-ADM así como para ambientes con un único escenario ADM.
5.3 Forma de la orden

Cuando hace clic en Agregar (y selecciona el tipo de orden) o Duplicar en la lista de
órdenes, la forma de la orden se activa en el panel inferior. Esta ventana le permite iniciar una
nueva orden o modificar una orden existente.
La forma de la orden está compuesta por cuatro pestañas, accesibles haciendo clic en cada una
de ellas. Las cuatro pestañas son: Información de la orden, General, Proveedor y Cantidad y
Precio.
Nota
La información del proveedor puede variar, dependiendo de si el tipo de orden es una
Monografía, seriada u orden abierta.
5.3.1 Pestaña de información del a orden

La pestaña inf. de la orden en el panel inferior esta divida en partes que suministran
información de la orden. Usted puede leer, pero no podrá cambiar la información. Las
pestañas disponibles son: Información de la orden, información bibliográfica, factura, gastos y
compromisos
5.3.2 Pestaña General
Cuando selecciona la pestaña General, la siguiente ventana es mostrada.
Agregar / Actualizar
Cuando termine de diligenciar o actualizar la forma, haga clic en Agregar o Actualizar.
Cuando una orden es creada, el botón Agregar está presente en esta ventana. Cuando una
orden existente ha sido recuperada y modificada, un botón Actualizar aparecerá.
Guardar Predefinidos
Si desea salvar los valores que ha ingresado en los campos listados abajo y copiarlos para
cada nueva orden que abra, haga clic en Guardar predefinidos. Los valores son guardados
por estación.
• Número de orden 2
• Número de orden 3
• Grupo de la orden
• Estado de la orden
• Sub-biblioteca
• Método de adquisición
• Tipo de material
• Código del proveedor
• Referencia del proveedor
• Nota del proveedor
• Urgente
• ID del usuario
• Acción
• Nota de la biblioteca
• ID de quien autoriza
• No. de unidades
• Max. Arrival Days
• Reclamo en lote
• Colección del ítem (Para órdenes de monografías)
• Presupuesto
• Formato del material
Para los campos de estado de la orden, colección del ítem y presupuesto, un mensaje de
confirmación adicional se mostrará si los campos no están vacios cuando se guarden los
predefinidos.
Adicionalmente, estos campos pueden guardarse como predeterminados solo en modo Nuevo
o Duplicado. Los demás campos pueden guardarse en modo Modificar.
Note que cuando hace clic en Guardar predefinidos, mucha de la información que ingreso
acerca del proveedor no serán copiados cuando Agregue o duplique un registro. En su lugar,
la información que se ingresará en estos campos son tomados del registro del proveedor. Los
siguientes son los campos cuyos valores son copiados del registro del proveedor:
• Tipo de carta
• Tipo de entrega de la orden
• Tipo de entrega
• Enviar la carta por
• Moneda
• Signo
• Porcentaje
Recargar
Haga clic en Recargar para que el sistema calcule y muestre el costo local basado en la tasa
de cambio efectiva de la moneda.
Los siguientes campos están disponibles en esta ventana:
Número de orden
El sistema automáticamente asigna un número de orden pero usted es libre para cambiar el
número, siempre y cuando el número que ingrese no esté en uso.
Número de orden 2
Este campo es opcional. Puede usarse para proporcionar un número de orden suplementario.
Número de orden 3
Este campo es opcional. Puede usarse para proporcionar un número de orden suplementario.
Estado de la orden
Los siguientes estados están disponibles:
• NEW – Solicitud para orden. Aún no está en proceso
• WP – Esperando para procesar. Este es un estado intermedio entre NEW y PS.
• PS – Proceso iniciado. Este estado puede usarse para indicar que la agencia central de la
orden que está listo para iniciar el proceso.
• WB – Esperando confirmación de presupuesto
• QSV – Consultar antes de enviar la orden
• CNB - Cancelada, no hay presupuesto. Este estado cancela el compromiso del presupuesto.
Si el estado es cambiado a un estado que indica que la orden puede enviarse (por ejemplo,
RSV – listo para enviar al proveedor), el presupuesto comprometido es re-activado.
• DNB - Demorada, no hay presupuesto. Este estado cancela el compromiso del presupuesto.
Si el estado es cambiado a un estado que indica que la orden puede enviarse (por ejemplo,
RSV – listo para enviar al proveedor), el presupuesto comprometido es re-activado.
• RSV – Listo para enviar al proveedor
• SV – Orden enviada al proveedor. Cuando la carta de la orden es impresa, el estado de la

orden cambia automáticamente a SV.
• VC – El proveedor cancelo. Este estado cancela el compromiso del presupuesto. Si es el

estado es cambiado a un estado que indica que la orden puede enviarse (por ejemplo, RSV –
listo para enviar al proveedor), el presupuesto comprometido es re-activado.
• LC – La biblioteca cancelo. Este estado cancela el compromiso del presupuesto. Si es el

estado es cambiado a un estado que indica que la orden puede enviarse (por ejemplo, RSV –
listo para enviar al proveedor), el presupuesto comprometido es re-activado.
• CLS – Orden cerrada. Si el estado de recepción esta completo y la factura ha sido pagada, el
sistema actualiza el estado de la orden automáticamente a CLS.
Nota
Su administrador puede enriquecer la lista de estados de orden disponibles. Estos estados
adicionales no serán controlados por el sistema. El usuario deberá actualizar el estado
manualmente.
ISBN/ISSN
Este campo es opcional.
Si el ISBN/ISSN está disponible en el registro bibliográfico (campo 020/022 USMARC,

campos 540/542 MAB y 021/022 DANMARC), el sistema automáticamente lo ingresa en el
campo ISBN/ISSN de la forma (si ha alcanzado la orden haciendo clic en Nuevo o Duplicar).
Si el sistema no diligencia el ISBN/ISSN, usted puede hacerlo.
ALEPH suporta 13-digitos para el ISBN, el cual siempre comienza con "978", seguido por un
número de 9 dígitos y el dígito que vuelva a calcular el dígito de control.
Ejemplo:
10-digitos ISBN: 091661736X
13-digitos ISBN: 9780916617363
Cuando existe más de un ISBN/ISSN en el registro bibliográfico, usted puede seleccionar el

valor relevante del menú de selección en el campo.
Nota
Su administrador puede definir cualquier campo bibliográfico para poblar el ISBN/ISSN
adicional al estándar de los campos MARC usados para este propósito.
ID ERM
Este campo es usado para soportar procesos de adquisiciones para recursos electrónicos en
Verde, el cual interactúa con ALEPH.
Fecha de creación
Esta es la fecha en la que la orden fue iniciada. La fecha es diligenciada automáticamente por
el sistema.
Grupo de la orden
Este campo es opcional. El grupo de la orden es una categoría definida por la biblioteca. Por
ejemplo, si su administrador decide usar este campo para categorizar las órdenes por grupo de
trabajo de los bibliotecólogos que trabajan en las órdenes o por el departamento para el cual
los ítems han sido ordenados. Para guardar el valor ingresado en el Grupo de la Orden y
copiarlo en cada nueva orden que abra, haga clic en el botón Guardar predefinidos.
Fecha del estado

Esta es la fecha en la que el estado fue cambiado la última vez. Este campo es diligenciado
automáticamente por el sistema
Fecha de la orden
Esta es la fecha en la que la orden fue enviada al proveedor. Este campo es diligenciado
automáticamente por el sistema y el estado de la orden es cambiado a SV.
Estado de la factura "Completa"

Esta campo solo aparece cuando una línea de ítem en la factura para esta orden ha sido
registrada. Si la factura está completa (el estado de la factura es CMP – completa), la casilla
es seleccionada. Si usted espera recibir facturas adicionales para esta orden (estado de la
factura PTL – parcial), la casilla se deja en blanco).
Para las facturas incompletas, el sistema continúa con el debito comprometido al presupuesto
hasta que la factura este completa. Cuando la factura esta completa, si la cantidad es diferente
del compromiso, el presupuesto es debitado de acuerdo con la cantidad facturada.
Para órdenes abiertas y órdenes de seriadas, el estado de la factura siempre será “incompleta”.
Use la casilla para cambiar el estado de la factura existente.
Estado de recepción "Completo"

Este campo solo aparece cuando el material ha sido registrado. Si todas las unidades de esta
orden se han recibido (El estado de la recepción es CMP – Completo), la casilla estará
marcada. Si más de una unidad se espera (El estado de la recepción es PLT – parcial), la
casilla no es seleccionada.
Para órdenes abiertas, el estado de recepción siempre será “incompleto”.

Use la casilla para cambiar el estado de recepción existente.
Tipo de material
Seleccione el tipo de material del ítem ordenado. Para guardar el valor ingresado para el tipo
de material y copiarlo en cada nueva orden, haga clic en el botón Guardar predefinidos.
Formato del material

Este campo es usado con el fin de soportar el proceso de adquisiciones de recursos
electrónicos en Verde, el cual interactúa con ALEPH.
Sub-Biblioteca
Seleccione la sub-biblioteca a la cual pertenece la orden. Para guardar el valor ingresado en
este campo y copiarlo en las nuevas órdenes, haga clic en el botón Guardar predefinidos.
Unidad de la Orden (para sistemas que trabajan con unidades de orden)

Este campo es obligatorio para sistemas que trabajan con unidades de orden. Seleccione la
unidad de la orden a la cual pertenece la orden. Para guardar el valor ingresado y copiarlo en
las nuevas órdenes, haga clic en el botón Guardar predefinidos.
Método de adquisición
Seleccione el método por el cual el ítem es adquirido. Para guardar el valor ingresado y
copiarlo en las nuevas órdenes, haga clic en el botón Guardar predefinidos.
Algunos ejemplos de los métodos de adquisición son:
• P - Compra
• A - Aprobación
• G - Donación
• E - Intercambio
• D - Deposito
• O - Otro
• PF – Transacción sin cargo (permite una reducción en precio de hasta el 100%)
ID usuario
Si la orden es para un iniciador especifico, ingrese su ID en este campo. Usted puede
seleccionarlos de la lista de usuarios haciendo clic en el botón ubicado a la derecha del
campo. Para guardar el valor ingresado y copiarlo en las nuevas órdenes, haga clic en el
botón Guardar predefinidos.
Nombre del usuario

Si ingreso un ID de usuario, el sistema automáticamente diligenciará el nombre del usuario.
Acción
Este campo se habilita solo cuando un ID de usuario ha sido ingresado, En este campo, usted
puede seleccionar la acción para la orden. Las acciones posibles son:
 Ninguna - no se ejecuta alguna acción

 Enviar directamente – seleccione esta opción si desea enviar directamente al usuario.
El sistema imprimirá la dirección del usuario en el recibo de la orden.
 Crear reserva – seleccione esta opción si desea que la orden sea enviada la dirección
de la biblioteca y crear una solicitud de reserva en el ítem para el usuario
 Enviar correo electrónico – seleccione esta opción si desea enviar un mensaje por
correo electrónico o imprimir una carta en la PRIMERA recepción de la orden.
Este mensaje, anunciando que la orden se ha recibido en la biblioteca, es enviado al
usuario.
Para guardar el valor ingresado y copiarlo en las nuevas órdenes, haga clic en el botón
Guardar predefinidos.
ID de quien autoriza
Si existe una autorización para esta para orden, ingrese ese ID en este campo. Usted puede
seleccionarlo de la lista de usuarios haciendo clic en el botón ubicado a la derecha del campo.
Para guardar el valor ingresado y copiarlo en las nuevas órdenes, haga clic en el botón
Nota de la biblioteca
Usted puede ingresar una nota de hasta 200 caracteres. Dependiendo de la configuración de
su cliente, el texto de la nota se verá cuando la recepción del material sea ejecutada.
5.3.3 Pestaña del proveedor

Cuando selecciona la pestaña del Proveedor, la siguiente ventana es mostrada. Note que la
información del proveedor varia, dependiendo de si el tipo de orden es Monografía, seriada u
orden abierta.
Haga clic en y seleccione un proveedor de la lista. Alternativamente, digite el código del
proveedor y presione la tecla Enter. La información del contacto, tipo de entrega de la orden,
tipo de entrega y tipo de carta serán tomadas del registro del proveedor y diligenciadas en esta
pestaña. Tan pronto como se envía la orden, la fecha del reclamo será diligenciada y
calculada basada en el tipo de entrega de la orden.
Nota:
Si su administrador configuro el uso de dos-niveles, los campos que tienen valores
predeterminados del registro del proveedor serán los de la sub-biblioteca/unidad de orden del
registro del sub-nivel, si existe. Si un registro de sub-nivel no existe, el sistema usará la
información del registro genérico. El sub-nivel puede ser la sub-biblioteca o unidad de orden
(dependiendo de la configuración de su sistema).
Para guardar el código de proveedor y copiarlo en las nuevas órdenes, haga clic en el botón
Guardar predefinidos. Note que solo el código del proveedor será copiado, y no la
información del proveedor, como el tipo de entrega, tipo de la carta y tipo de entrega de la
carta.
Nombre del proveedor

Después de seleccionar el código del proveedor, el sistema automáticamente diligenciará el
nombre del proveedor.
Referencia del proveedor

El proveedor puede tener asignado un número de referencia especial para el material. Esto es
manejado especialmente para seriadas.
Cuando una orden es para seriadas y crea la suscripción en el árbol ítems/suscripciones, la

referencia del proveedor es copiada en el campo No. orden del proveedor de la forma de la
suscripción.
Nota del proveedor

Usted puede ingresar una nota de hasta 200 caracteres.
Contacto del proveedor
Este es el nombre de la persona de contacto con el proveedor. El sistema lo diligenciará
automáticamente con el primer contacto registrado en el proveedor, aunque usted puede
cambiarlo. Usted puede seleccionarlo haciendo clic en (el cual lista los contactos que se
ingresaron en el registro del proveedor).
Tipo de entrega de la orden

Este es el formato en el cual la orden es enviada al proveedor. Por ejemplo, el formato puede
ser una lista de órdenes o una carta por cada orden. El sistema automáticamente diligenciará
el tipo de entrega de la orden que aparece en el registro del proveedor, aunque usted puede
cambiarla, Si selecciona LI (para lista) entonces los campos Tipo de carta y el envío no
aparecerán en la ventana porque no son relevantes.
Tipo de carta
Este campo se activa si selecciona LE (para carta) en el tipo de entrega de la orden. Para el
tipo de carta, seleccione la carta que deberá imprimirse para la orden. Note que el tipo de
carta debe ser compatible con la opción seleccionada para el campo Enviar carta porque, por
ejemplo, el tipo de carta puede tener el comando para enviar la carta por correo electrónico.
Enviar carta por

Seleccione la forma en la cual desea que la carta de orden se envíe al proveedor. Note que su
selección debe ser compatible con la opción seleccionada en el campo “Tipo de carta”. Por
ejemplo, si selecciona una carta de orden en cuya plantilla esta incluido el comando para
enviarla por correo electrónico, asegúrese de seleccionar en este campo la opción E-mail.
Tipo de entrega
Esta es la forma en la cual el material es enviado por el proveedor a su biblioteca.
Fecha de reclamo (para monografías)

A menos que ingrese su propia fecha, el sistema calculará la fecha de reclamo cuando envíe la
orden, de acuerdo con el siguiente algoritmo:
Órdenes de monografía:
Z68-ORDER-DATE + Z70- DELIVERY-DELAY (de acuerdo con el tipo de entrega del
material).
Órdenes abiertas:
Z68-ORDER-DATE + Z68-MMAX-NO-ARRIVAL-DAYS
Órdenes para seriadas:

Z68-ORDER-DATE + Z70-DELIVERY-DELAY (de acuerdo con el tipo de entrega dl
material).
Posteriormente, el sistema continuará actualizando la fecha de reclamo automáticamente si los

reclamos son gestionados en lote a través del servicio reporte de reclamos y cartas para
monografías (acq-12). Note que para las órdenes abiertas y de seriadas, los reclamos son
enviados manualmente por cada fascículo. Cuando los reclamos de órdenes son tramitados
manualmente, (haciendo clic en el botón Nuevo reclamo), entonces la fecha del reclamo será
actualizada solo si el campo Fecha esperada de llegada en la forma de reclamos es cambiada.
Reclamo en lote (para monografías)
Si selecciona esta opción, el sistema enviará reclamos para las órdenes cuando el reporte de
reclamos y cartas para monografías (acq-12) sea programado. Si no selecciona esta opción,
entonces solo la forma de enviar un reclamo para esta orden será manualmente, haciendo clic
en el botón Nuevo reclamo. Para guardar el valor ingresado en este campo y copiarlo en las
nuevas órdenes, haga clic en el botón Guardar predefinidos.
Urgente
Si esta es un orden urgente, seleccione esta opción. Para guardar el indicador de urgente y
copiarlo en las nuevas órdenes, haga clic en el botón Guardar predefinidos. Dependiendo
de la configuración de su cliente, si la casilla es seleccionada, una notificación es mostrada
cuando la recepción del material se lleve a cabo.
Fecha inicial/final de la suscripción (para seriadas y órdenes abiertas)

Ingrese las fechas entre las cuales la biblioteca recibirá la publicación.
Días Max. Recepción (para órdenes pendientes)

Este es el número máximo de días que puede transcurrir desde el momento que recibe el
último volumen. Si aún no ha recibido volúmenes, entonces este es el número máximo de
días que puede transcurrir desde el momento en que envió la orden al proveedor. Un reporte
de órdenes abiertas que necesita reclamos puede imprimirse. Este reporte puede imprimirse
usando el servicio Reclamo para órdenes pendientes. Para guardar el valor ingresado en este
campo y copiarlo en las nuevas órdenes, haga clic en el botón Guardar predefinidos.
Ciclo presupuestal (para seriadas y órdenes pendientes)

Este define el ciclo del presupuesto anual que cubrirá la suscripción de la siguiente forma: Si
ingresa “1”, entonces cada presupuesto anual será comprometido a su vez, como se abran los
nuevos presupuestos. Si ingresa “2”, entonces cubrirá el siguiente año, ingrese “3” para
cubrir los tres años, etc. Por ejemplo, si selecciona el presupuesto BIOLOGIA-2000 y el
periodo es “2”, entonces el presupuesto BIOLOGIA-2000 cubrirá la suscripción, y el
presupuesto BIOLOGIA-2001 no será comprometido. (BIOLOGIA-2000 cubrirá los dos
años). El siguiente presupuesto que será comprometido para la suscripción será BIOLOGIA-
2002 (después de correr el servicio Renovar compromisos de órdenes).
Fecha de renovación (para órdenes de seriadas y abiertas)

Esta es la fecha en la cual la suscripción deberá renovarse o cancelarse.
5.3.4 Pestaña Cantidad y precio

Cuando selecciona la pestaña de cantidad y precio, la siguiente ventana es mostrada.
Información cantidad de la orden:
Información de cantidad de la orden:
Número de unidades
Ingrese el número de unidades ordenadas. Esta será impresa en la carta de la orden. Para
guardar el valor ingresado en este campo y copiarlo en las nuevas órdenes, haga clic en
Precio unitario
Ingrese el precio por unidad.
Precio total
Si el precio por unidad fue ingresado, el sistema automáticamente calculará el precio total
multiplicando el número de unidades por el precio unitario.
Nota de cantidad
Esta nota será impresa en la carta de la orden. Usted puede usar la nota para agregar
comentarios respecto a las copias o volúmenes que está ordenando. Usted puede ingresar
hasta 200 caracteres.
Crear registros de ítems

Esta casilla solo es visible para órdenes de monografías. Si desea que el sistema cree
automáticamente los registros de ejemplares por cada copia ordenada de la monografía,
asegurese de marcar esta casilla. Si no desea que los registros de los ejemplares sean creados,
deje en blanco la casilla.
Colección del ítem

Este campo solo es visible para órdenes de monografías. Cuando un nuevo ejemplar es
creado y la casilla Crear registros de ítems es seleccionada, puede determinar la colección del
ejemplar usando este menú.
Información del precio estimado:
Moneda
Seleccione la moneda en la cual recibirá la factura del proveedor. La primera moneda
definida en el registro del proveedor será ingresada como valor predefinido. Haga clic en la
flecha para selecciona una de las monedas del proveedor.
Las tasas de cambio y los códigos de las monedas están disponibles en la Web.
Precio de lista
Ingrese un estimado de lo que la orden podría costar para que el compromiso pueda ser
debitado del presupuesto. El precio ingresado deberá ser en la moneda del proveedor. El
precio total es copiado automáticamente en este campo si se deja en blanco.
Términos Signo y porcentaje

El campo de porcentaje de la forma del proveedor y el porcentaje de la forma de la orden
permiten valores de 3 dígitos más dos decimales [nnn.nn]. Esto permite porcentajes
expresados de hasta el 100.00%.
El siguiente error es reportado si el signo es “-“ y el PORCENTAJE es mayor a 100: “El

porcentaje no debe ser mayor a 100 por descuento”.
Si su sistema está configurado para no permitir trabajar con precio final igual a cero, entonces
no puede asignar el 100% de descuento para el método de adquisición “P – Compra”. En el
evento en que el método de adquisición sea PF, el sistema el permitirá omitir esta verificación.
Por ejemplo, cuando el signo es “-“, y el porcentaje es 100, no aparecerá un mensaje de error.
Precio final
Precio final = precio de lista +/- términos
Si el(los) presupuesto(s) asociado(s) a esta orden tienen compromisos, y si el precio final es

cambiado después, el sistema calculará automáticamente el compromiso de acuerdo con esto.
Precio local
El precio local será calculado por el sistema como sigue: precio en la moneda del proveedor X
términos X tasa de cambio de la moneda = precio en moneda local.
Nota de precio
Usted puede ingresar hasta 200 caracteres.
Presupuesto comprometido
Este campo solo es visible cuando se agrega una nueva orden, Si desea comprometer un
único presupuesto para esta orden, ingrese el código aquí. Para seleccionarlo de la lista, haga
clic en el botón ubicado a la derecha del campo.
Si desea comprometer más de un presupuesto, no diligencie este campo. En su lugar, use la

pestaña de Orden (seleccione el nodo Compromiso).
5.4 Enviando órdenes al proveedor

Existen dos formas para enviar una orden al proveedor:
 Haciendo clic en el botón Enviar en la lista de órdenes

 Haciendo uso del servicio Enviar lista de órdenes a un proveedor (acq-14).
5.4.1 Botón enviar

Cuando hace clic en el botón Enviar en la lista de órdenes, una de las siguientes acciones
puede suceder, dependiendo de la definición de los registros del sistema:
 La orden puede imprimirse y enviarse manualmente al proveedor. Esto será si el tipo

de entrega de la orden es LE (carta). El sistema imprimirá/enviará por correo
electrónico la orden y cambiará el estado a SV (enviado al proveedor).
 Si envía un carta por correo electrónico, asegúrese de:
o El archivo print.ini este apropiadamente definido
o Exista una dirección de correo electrónico definido en el registro del proveedor
De otra forma, la cera será impresa en un archivo.
 La orden será incluida en una lista de órdenes si el Tipo de entrega de la orden es LI
(lista). Haciendo clic en el botón Enviar cambiará el estado de la orden a RSV (listo
para enviar al proveedor). La lista de órdenes es enviada cuando el servicio Enviar
lista de órdenes al proveedor sea ejecutado. Después de que este servicio se ha
corrido, el estado de la orden cambiará a SV (enviado al proveedor).
 La orden puede enviarse por EDI al proveedor. Esto sucederá si el proveedor ha sido
definido como un proveedor EDI, el tipo de entrega de la orden como LE, y el envío
de la carta por EDI en la forma de la orden.
Vea el capítulo Carga de órdenes para ayuda de cómo definir un proveedor EDI.
 Si el tipo de entrega de la orden es ED (para EDI), haciendo clic en el botón Enviar, el

estado de la orden cambiará a RSV (listo para enviar al proveedor).
La orden puede incluirse en un archivo en formato EDItEUR y enviarlo al proveedor
por EDI cuando se programe el servicio “Enviar órdenes EDI”. Después de ejecutar
este servicio, el estado de la orden será SV (enviado al proveedor)
5.5 Compromisos para la orden

Existen dos formas para que un presupuesto pueda ser comprometido.
• A través de la pestaña Cantidad y precio de la forma de la orden.

• A través del nodo Compromiso en el mapa de navegación.
Para comprometer un presupuesto para una orden especifica, seleccione el nodo Compromiso
bajo la pestaña Orden. La ventana del presupuesto será mostrada en el panel derecho.
Esta ventana muestra en verde el texto del presupuesto que será comprometido para esta
orden.
Usted puede asignar uno o más presupuestos a esta orden. De esta manera varios
presupuestos pueden cubrir varias cantidades para la suma total de la orden.
Los presupuestos que fueron comprometidos en años anteriores son mostrados en rojo.
La columna Compromiso/activo muestra la suma comprometida, divida en dos partes:
 La primera parte es el compromiso original basado en el precio estimado en la forma

de la orden
factura. Esta diferencia es referida como la cantidad Activa. (La cantidad activa es
cero cuando la factura es registrada como “completa”).
5.5.1 Botones
Los botones disponibles en esta ventana son:
Agregar presupuesto
Para asignar un nuevo presupuesto para esta orden, diligencie el código del presupuesto y
haga clic en el botón Agregar.
Comprometer
Para indicar la cantidad por la cual el presupuesto será comprometido, seleccione el
presupuesto, luego ingrese la cantidad en el campo llamado “Compromiso” y haga clic en el
botón Comprometer.
Borrar presupuesto
Para borrar un presupuesto de la lista, seleccione el presupuesto y haga clic en Borrar.
Balance
Para ver el balance del presupuesto seleccionado, haga clic en Balance.
5.5.2 Campos
Código de presupuesto a agregar

Este es el único código que identifica al presupuesto. Haga clic en la flecha ubicada a la
derecha del campo para seleccionarlo de la lista.
Compromiso
Esta es la cantidad por la cual el presupuesto seleccionado será comprometido. Usted puede
diligenciar la cantidad actual en este campo o dejarlo en blanco e ingresar un porcentaje del
precio estimado en el campo porcentaje a comprometer.
Porcentaje a comprometer
Este es el porcentaje del precio estimado por el cual el presupuesto seleccionado será
comprometido. Si diligencia este campo, deje en blanco el campo Compromiso.
Costo estimado, costo local y moneda de la orden

Esta información solo es para referencia; no podrá cambiarla en esta ventana.
Total comprometido
Si uno o más presupuestos han sido asignados para pagar la orden, este campo mostrará la
cantidad total que ha sido asignada por los presupuesto(s).
5.6 Ítems/Suscripciones
Usted puede agregar ítems a una orden, en este caso, un enlace desde el registro del ítem a la
orden es creada automáticamente. Para agregar ítems para una orden especifica, seleccione el
nodo ítems/suscripciones bajo la pestaña Orden
La ventana de la lista de ítems será mostrada en el panel derecho superior para órdenes de
monografías.
La ventana de lista de suscripciones será mostrada en el panel superior derecho para órdenes
de seriadas.
5.7 Cancelando órdenes

Usted puede cancelar una orden haciendo clic en el botón Imprimir/cancelar de la lista de
Órdenes y seleccionar la opción “Imprimir carta de cancelación al proveedor”.
El estado de la orden cambiará a “LC”. La carta de cancelación siempre será impresa como
una carta individual.
Usted también puede cancelar una orden abriendo la forma de la Orden y editando el campo
de estado. Seleccione uno de los siguientes estados:
• VC (Cancelado por el proveedor)

• LC (Cancelado por la biblioteca)
• CNB (Cancelado - no hay presupuesto)
Estos estados automáticamente cancelan el compromiso del presupuesto. Si es estado se

cambia al estado que indica que la orden fue enviada, el compromiso del presupuesto es
reactivado.
5.8 Borrando órdenes

Existen dos métodos para borrar las órdenes del sistema:
1. Desde la lista de órdenes

2. Desde la búsqueda de órdenes nuevas y canceladas
Esta opción permite borrar solo las órdenes con estado: New (Nueva), LC (cancelado
por la biblioteca); VC (cancelado por el proveedor) y CNB (cancelado, no hay
presupuesto).
5.8.1 Borrar una orden desde la lista de órdenes

Usted puede borrar una orden seleccionándola de la lista y haciendo clic en el botón Borrar.
Si existen ítems/recepciones/reclamos/facturas enlazadas a la orden, el sistema le pedirá
confirmación para borrar la orden.
5.9 Bitácora de la orden

La bitácora de la orden mantiene varias actividades relacionadas con la orden, como un
cambio en el estado de la orden o en la nueva fecha de reclamo. La lista de la bitácora es
accesible seleccionando el nodo Bitácora bajo la pestaña Orden.
5.9.1 Lista de la bitácora
Los siguientes botones están disponibles en la lista:
Filtrar
Usted puede filtrar las transacciones en la lista por medio de las casillas de selección ubicadas
sobre la lista de la bitácora. Es posible marcar más de un filtro.
Seleccionando la casilla Todo ignorará cualquier otro filtro previamente seleccionado. Por
otro lado, seleccionando cualquier otro filtro diferente a Todo ignorará la selección inicial del
filtro Todo.
Agregar
Usted puede agregar manualmente una transacción al registro de la suscripción. Cuando hace
clic en Agregar, el panel inferior se activará y usted podrá ingresar los detalles de la nueva
transacción.
Borrar fecha
Usted puede borrar una acción ingresada previamente por fecha, seleccionando la transacción
y haciendo clic en este botón.
5.9.2 Bitácora Orden/Suscripción

El panel de la bitácora muestra los detalles relacionados con las transacciones seleccionadas
en la lista de la bitácora del panel superior. Manualmente usted puede agregar una nueva
transacción o actualizar los detalles de la transacción seleccionada.
Si agrega manualmente una transacción, podrá seleccionar la fecha para esta acción. Una
transacción en la bitácora con una fecha de acción puede ser recuperada por el servicio
Reporte de la bitácora (acq-22)
Tipo de transacción
Para agregar manualmente una transacción a la bitácora, seleccione el tipo deseado de la lista.
Existen 4 tipos para órdenes de seriadas y suscripciones que no serán generadas

automáticamente por el sistema:
 Transacción No. 00 – se publicará en la bitácora de la orden y en ninguna otra parte

 Transacción No. 95 – Nota histórica de la suscripción.
 Transacción No. 98 – Respuesta del proveedor, le permite asignar manualmente una
respuesta del proveedor (hasta de 200 caracteres).
 Transacción No. 99 – Nota al proveedor (hasta de 200 caracteres) que será impresa en
la carta de la orden y en la lista de órdenes. Esto se suma la Nota al proveedor (de
hasta 100 caracteres) que puede ingresar en la forma de la orden.
Nota: la bitácora de la orden en adquisiciones incluirá la información de la suscripción

solo si el número de la orden es ingresado en el registro de la suscripción. De lo
contrario, la transacción de la suscripción será escrita solo en la bitácora de la
suscripción.
Texto
Cuando ingresa un texto, puede crear un salto de línea en cualquier momento presionando las
teclas Ctrl+Enter.
Las transacciones mostradas en la lista pueden ampliarse ingresándolas manualmente y son

declaradas en la tab45.lng, columna 3. Usted también puede determinar, en la tab45.lng,
columna 2 las transacciones que serán activas/inactivas.
Nota
Cuando el registro de una orden es movida de un registro ADM a otro (usando la
BUSQUEDA en el mapa de navegación), todos sus registros de la bitácora también son
movidos y un nuevo registro en la bitácora de la orden es creado bajo el nuevo registro ADM
para indicar la fecha de la acción y número de orden/número ADM anterior de donde se
tomaron.
5.9.3 Mensajes de la bitácora

Los mensajes de la bitácora se pueden acceder a través de la pestaña de Administración.
La ventana de mensajes de la bitácora muestra todas las transacciones que coincidan con la
siguiente condición:
La fecha de la acción es posterior a la fecha de creación pero no posterior a la fecha actual,

esto es, la fecha de la acción es anterior o la misma fecha en la cual la ventana es abierta.
Use esta ventana para mostrar todas las transacciones de la fecha actual y anterior.
El botón Orden permite ir de un mensaje a la orden relacionada.
Nota
Esta ventana también puede usarla para mostrar las respuestas recibidas de un proveedor a
través de EDI. Cuando una respuesta EDI de un proveedor es cargada en su sistema, una
transacción de tipo 94 (respuesta EDI del proveedor) es creada automáticamente y la fecha de
la acción es definida en cero. La bitácora de la transacción EDI será mostrada en Mensajes de
la bitácora.
La rutina de orden para la lista es la misma rutina de orden para la bitácora de la orden.
5.10 Solicitud de ADQ del OPAC

El OPAC Web permite enviar una solicitud de adquisiciones a la biblioteca.
5.10.1 Requisitos para el registro del usuario

Para permitir a un usuario enviar una solicitud de ADQ desde el OPAC, el usuario debe tener
la siguiente configuración en el registro del usuario:
 Permiso de solicitud de adquisiciones en el registro del perfil del usuario (vea la

figura)
 La biblioteca local del usuario debe poblarse con el código valido de la sub-biblioteca
5.10.2 Enviando una solicitud de ADQ
Una solicitud de ADQ puede ser enviada por un usuario que inicie sesión usando el enlace
Solicitud de ADQ disponible en el OPAC Web:
 Enlace Solicitud de ADQ desde la barra superior – abre una forma para la solicitud
de la adquisición. Este enlace deberá ser usado cuando el usuario desea solicitar un
material no periódico que no encontró en el catálogo en línea o no está en la estantería.
El usuario debe proporcionar la mayor información, incluyendo información de ítems
y el motivo de la solicitud del material.
 Enlace Solicitud de ADQ en el panel inferior – disponible en el despliegue completo

de un documento. Esta característica es usada por un usuario que ha realizado una
consulta en la base de datos local o externa, encontró el material en cuestión, y decide
enviar una solicitud de adquisición para el título recuperado. Una forma de solicitud
de ADQ es abierta con la información BIB registrada en la forma. El usuario entonces
debe diligencia la razón por la cual hace la solicitud del material.
Nota: Una solicitud de ADQ también puede enviarse desde MetaLib y usar SFX para
conectarse directamente a los servicios del OPAC Web de Aleph usando PDS (SSO - Single
Sign On).
5.10.3 Procedimientos de verificación local

Una vez que la forma de la solicitud de ADQ es enviada, el sistema hace un control local. El
sistema intenta localizar los datos BIB de la solicitud en la base local.
La base que es usada para esta acción de búsqueda es definida en la variable www_base del
aleph_start. La ubicación de la consulta es tomada de ./xxx01/tab/tab_locate.
• Si el título no es encontrado en la base local – el mensaje de confirmación es mostrado,

“la solicitud de ADQ fue enviada satisfactoriamente”.
• Si el título es encontrado en la base local – un mensaje es mostrado informando al usuario

que el título ha sido encontrado en la base de datos local. El usuario debe hacer clic en Ir o
Cancelar. Si Cancelar es seleccionado, la solicitud de ADQ no es registrada y la acción es
abortada. Si Ir es seleccionado, el mensaje de confirmación, “la solicitud de ADQ fue
enviado satisfactoriamente” es mostrado.
• Si múltiples registros coinciden con el título solicitado. El mensaje “Múltiples registros

coinciden con su solicitud”, es mostrado. Por favor repita su consulta en el catálogo. La
solicitud de ADQ no es registrada y la acción es abortada.
Una vez que la solicitud de ADQ es enviada satisfactoriamente, el sistema crea una nueva
orden para el título solicitado. Si existe un registro BIB y ADM para el título, el sistema
agregará el registro de la orden. Si no existen registros BIB o ADM para el título, el sistema
crea un nuevo registro BIB/ADM.
La nueva orden creada es poblada con la siguiente información:
 Estado de la orden – Nueva orden OPAC (ONW)

 La biblioteca local del usuario es enviada al campo sub-biblioteca de la orden
 Nota de la orden – la “Razón” ingresada en la forma de la solicitud es registrada en el
campo de Nota.
 Grupo de la orden – si el usuario selecciono “Grupo de la orden” en la forma de la
solicitud, esta es ingresada en el campo “Grupo de la orden”.
 El usuario que envió la solicitud de ADQ es registrado en el campo ID de usuario.
 El tipo de orden siempre es definida como Monografía
El índice de la orden y la lista de solicitudes del OPAC permiten recuperar órdenes con estado
ONW. Las órdenes ONW son creadas con un mínimo de información. Las órdenes carecerán
de información como los detalles del proveedor. Los usuarios que esperan recibir estas
órdenes, las verificaran y procesaran la orden.
Para más información, ve la sección Lista de solicitudes del OPAC y la sección Múltiples
órdenes.
5.10.4 OPAC Web – Registro del usuario en la biblioteca

En el registro del usuario en la biblioteca a través del OPAC WEB se reporta la solicitud de
ADQ. Incluye las órdenes iniciadas por el usuario desde el OPAC Web y órdenes iniciadas
por el usuario staff desde el cliente en nombre del usuario (el ID del usuario es poblado en el
campo ID del usuario en la forma de la orden)
Existen cuatro entradas relevantes para las solicitudes de ADQ en la tarjeta del usuario desde
el OPAC Web:
• Total solicitudes ADQ- número de todas las órdenes iniciadas por el usuario.
• Solicitudes de ADQ acticas – Número de órdenes iniciadas por el usuario con estado
“Cerrada” o “Cancelada por la biblioteca”.
• Solicitudes de ADQ canceladas – Órdenes iniciadas por el usuario con estado “Cancelada
por la biblioteca” (solicitud rechazada)
• Solicitudes de ADQ recientemente cerradas – Órdenes iniciadas por el usuario con estado
“Cerrada”. Esta sección es dividida por el número de días en los cuales la orden realmente
fue cerrada.
Cada entrada con enlace lista las órdenes. Cada línea en la lista permite ver los detalles de
cada orden.
5.11 Lista de solicitudes OPAC

La lista de solicitudes de OPAC permite al usuario iniciar la gestión de las solicitudes de ADQ
del OPAC.
Las solicitudes de adquisición del OPAC son solicitudes para comprar material a la biblioteca
iniciadas por el usuario desde el servicio de adquisiciones del OPAC.
Los usuarios staff revisan las solicitudes de adquisiciones del OPAC, las verifica y procesan la
orden. Esto incluye las opciones para “Rechazar” o “Aprobar” las solicitudes, y diligenciar la
información faltante.
La lista de solicitudes del OPAC es accesible a través del nodo Lista de solicitudes del OPAC,
pestaña de búsqueda del modulo de adquisiciones.
La lista de solicitudes del OPAC agrupa todas las órdenes con estado ONW (Nuevas
solicitudes del OPAC) en una lista y permite al usuario aprobarlas o rechazarlas.
La lista de solicitudes del OPAC está disponible para los usuarios autorizados que están
asignados a la función Adquisiciones/Índice de orden: Derechos de acceso a la lista de
solicitudes OPAC.
El usuario staff puede buscar en el índice por:
 Índices BIB (ej. título, autor, ISBN y cualquier otra información BIB definida en los
índices BIB de adquisiciones).
 Número de orden
 ID del solicitante – ID del usuario de quien inicio la solicitud
 Nombre del solicitante – nombre del usuario que inicio la solicitud
Además, existe una opción para filtrar la lista de solicitudes del OPAC por sub-biblioteca,
grupo de la orden, y fechas de apertura “Desde- Hasta”.
El panel inferior del índice de “solicitudes del OPAC” contiene detalles de la orden solo de
lectura. Esta información incluye del usuario que inicio la solicitud (información del registro
global y local e información de la dirección).
Acciones disponibles
Los siguientes botones están disponibles:
• Imprimir orden
• Seleccionar
• Aprobar orden
• Rechazar orden
Imprimir información de la orden

Esta acción solo es válida para una sola línea de selección. Imprime la información de la
orden seleccionada.
Acción Seleccionar
Esta acción solo es válida para una sola línea de selección. La acción lleva al usuario la
pestaña Orden y muestra la orden seleccionada. El usuario puede entonces ejecutar diferentes
funciones relacionadas con la orden. Por ejemplo, el usuario puede seleccionar una solicitud
de adquisición del OPAC y actualizar la información de la orden (como el proveedor,
información de precio, y asigna el número de orden adicional).
Aprobar orden
Los usuarios staff autorizados tienen la opción para seleccionar una o más entradas en la lista
(las teclas SHIFT y CTRL pueden usarse para seleccionar más de una orden) y hacer clic en el
botón Aprobar orden. Esta acción marca las solicitudes de adquisición de los usuarios como
“aprobadas”, tras lo cual la solicitud es manejada individualmente por el usuario staff o
procesada en modo de carga. Al hacer clic en el botón Aprobar, el estado de la orden es
cambiado de ONW (Nueva solicitud del OPAC) a Nueva (New) y el código “OPAC” es
definido en el campo “Número de orden adiciona 2”. No hay actualizaciones o verificaciones
en el registro de la orden.
La acción “Aprobado” es permitida solo para usuarios staff que tienen asignado el derecho en
“Adquisiciones/Órdenes: Aprobar o cancelar solicitudes del OPAC”.
Rechazar órdenes
Los usuarios staff autorizados tienen la opción para seleccionar una o más entradas en la lista
(las teclas SHIFT y CTRL pueden usarse para seleccionar más de una orden) y haga clic en el
botón Rechazar la orden. Este botón es usado para rechazar las solicitudes de adquisiciones
de los usuarios.
La acción “rechazar órdenes” está permitida solo para usuarios staff con derechos en
“Adquisiciones/órdenes: Aprobar o cancelar solicitudes OPAC”.
Haciendo clic en el botón Rechazar orden, una ventana de dialogo es cargada mostrando la
razón de la solicitud (campo de nota en la orden). El usuario podrá agregar texto a la nota
detallando la razón por la cual se rechazo la solicitud. También existe una opción para
seleccionar una razón típica a través de un menú.
Cuando se hace clic en el botón Continuar en la forma “Agregar una nota” las siguientes
acciones ocurren:
 El estado de la orden cambia de ONW (Nueva solicitud del OPAC) a LC (cancelado

por la biblioteca)
 La “Nota de rechazo” (si existe) es poblada en el campo nota de la orden. Si el texto
de la nota es seleccionado de la lista (y no es ingresada por el usuario), esta
sobrescribe los datos con que se encuentran actualmente en la nota de la orden. El
texto registrado en la nota puede verlo el usuario a través del registro en el biblioteca
del OPAC Web, “Solicitudes de ADQ canceladas”
 No hay actualizaciones adicionales o verificaciones hechas en el registro de la orden.
Nota: Lo anterior sugiere que la manipulación del flujo de las solicitudes de adquisiciones
puede ser el primer paso en el trámite de las órdenes en el modo de carga. Una solicitud de
adquisición del OPAC podría no pedir información obligatoria (como información de
proveedor y cantidad). Esta información puede ser diligenciada en cada orden o en modo de
carga. Para más información consulte la sección Cargar órdenes y recepción en conjunto.
5.12 Cargando órdenes

La lista de carga de órdenes permite al usuario recuperar las nuevas órdenes que requieren ser
validadas, completados los datos faltantes y finalmente enviarlas en modo de carga al
proveedor.
5.12.1 Lista de órdenes por carga

La lista de órdenes por carga permite al usuario recuperar las nuevas órdenes de
adquisiciones, administrarlas en modo para realizar la carga, y enviarlas luego al proveedor
con un número de orden común (Campo número de orden adicional 2) asignada a todas las
órdenes agrupadas.
La carga de órdenes permite recuperar y administrar las nuevas órdenes creadas a través de las
cargas en adquisiciones (por ejemplo: los servicios en lote como: Creación de registro ADM
general y órdenes acq-24) y solicitudes aprobadas desde el OPAC. Si los datos de la orden no
están completos, el proceso de carga puede usarse para diligenciar los datos y enviarlos al
proveedor.
La lista está disponible desde el nodo “Carga de órdenes” bajo la pestaña de Búsqueda en el
modulo de adquisiciones.
La lista está disponible a los usuarios autorizados que tienen asignado el derecho en
Adquisiciones/índice de orden: Carga de lista de órdenes.
El campo “índice” permite al usuario recuperar nuevas órdenes por:
 ADD-ORDER-NUM – recupera órdenes con estado NEW las cuales tienen un

“Número adicional 2” en común. El “Número adicional 2” deberá especificarse en el
campo de texto del índice. Esta recuperación puede usarse, por ejemplo, para reunir
nuevas órdenes creadas por el servicio Crear registro ADM y órdenes – acq-24.
(Todas las órdenes creadas por acq-24 son asignadas a un “Número adicional 2”
común).
 OPAC-REQUEST - recupera órdenes con estado NEW iniciadas desde el OPAC y
han sido aprobadas por el usuario staff (Z68-STATUS=NEW y Z68-ORDER-
NUMBER-1=OPAC). El campo de texto del índice deberá dejarse en blanco.
Además, existe una opción para filtrar la consulta por el grupo de de la orden, sub-biblioteca y
fechas de creación “Desde-Hasta”.
El panel inferior contiene detalles de la orden solo de lectura. Este incluye información del
usuario que inicio la solicitud (información global, local y de direcciones).
• Imprimir orden
• Seleccionar
• Orden
• Todas las órdenes
Imprimir información de la orden

Esta acción solo es válida para una sola línea de selección. Imprime la información de la
orden seleccionada.
Acción Seleccionar
Esta acción solo es válida para una sola línea de selección. La acción lleva al usuario la
pestaña Orden y muestra la orden seleccionada. El usuario puede entonces ejecutar diferentes
funciones relacionadas con la orden.
Acciones Orden y “Todas las órdenes”

Los botones Orden y Todas las órdenes permiten activar el proceso de carga.
Cuando hace clic en Orden, el usuario tiene la opción de seleccionar múltiples líneas (las
teclas SHIFT y CTRL puede usarse para seleccionar más de una entrada).
Cuando hace clic en Todas las órdenes, el sistema activa el proceso de carga para todas las
órdenes listadas.
Una vez que el botón de Orden o de Todas las órdenes es seleccionado, la forma para
múltiples órdenes es abierta.
5.12.2 Forma para Múltiples órdenes

La forma para múltiples órdenes, es la forma de una orden para las órdenes seleccionadas en
la ventana anterior. Esta permite manejar cantidades de órdenes como si fueran una orden sin
tener que registrar cada orden de manera separada.
Los datos ingresados en los campos de esta forma son asignados a la orden relacionada;
generalmente cualquier otro dato podría poblar estos campos. Si deja uno de estos campos no
obligatorios vacio y la orden contiene datos para este campo, los datos originales de la orden
se mantendrán.
La forma para múltiples órdenes puede activarse de dos formas. El modo es seleccionado en
el campo Gestionar orden como. Los posibles modos son:
 Enviar órdenes al proveedor – al seleccionar este método, en el siguiente paso del

proceso, la lista de las múltiples órdenes es generada para enviarse al proveedor. El
estado de la orden es definido como “Enviado al proveedor”.
 Listo para enviar al proveedor – al seleccionar este método, la lista de múltiples
órdenes no es enviada al proveedor. El estado de la orden cambia a “Listo para enviar
al proveedor”. El envío de las orden será llevado a cabo a través del servicio Enviar
lista de órdenes al proveedor (acq-14).
NOTA: Si una forma para múltiples órdenes es mostrada como resultado de recuperar órdenes
por el campo “Número de orden 2” (ADD-ORDER-NUM), el campo “Número de orden 2”
será solo de lectura, con el “Número de orden “” asignado al grupo de órdenes.
Si la forma para múltiples órdenes es mostrada como resultado de recuperar solicitudes del
OPAC (OPACREQUEST), el campo Número de orden 2 estará habilitado y será obligatorio.
El propósito de este campo es asignar un número de orden común (“Número de orden
adicional 2”) a un grupo de órdenes que aún no tiene número de orden y serán manejadas en
modo de carga.
El campo “Número de orden 3” se deshabilita para bibliotecas que están configuradas para
trabajar con un único campo “Número de orden 3”. (Variable unique_order_number_2 del
aleph_start definida como Y).
En la forma para Múltiples órdenes existe también una casilla para Crear registros de ítems
la cual es relevante para órdenes de Monografía. Si desea que el sistema cree
automáticamente los registros de ítems por cada copia, seleccione la casilla.
Cuando hace clic en el botón Aceptar, todas las órdenes relacionadas son actualizadas. El
precio total es calculado basado en el precio ingresado en cada orden. Un mensaje con el
precio acumulativo es emitido y usted podrá seleccionar entre detenerse o continuar.
Si el campo “Gestionar orden como” está definido como “Enviado al proveedor”, una lista de
Múltiples órdenes es impresa (plantilla acq-multi-order-slip.xsl) para ser enviada al
proveedor, y el estado de las órdenes es cambiado de NEW a SV (enviado al proveedor). Si el
campo “Gestionar orden como” es definido como “Listo para enviar el proveedor” las órdenes
son definidas como “Listo para enviar al proveedor” (estado de la orden RSV) sin enviarla al
proveedor. La lista no es generada. El campo tipo de entrega será definido como “Lista”. La
entrega de las órdenes al proveedor se llevará a cabo cuando el servicio de ADQ, Enviar lista
de órdenes al proveedor (acq-14) sea programado.
Nota: Todas las órdenes que fueron creadas y enviadas por el proceso de múltiples órdenes
son marcadas para Reclamo en lote. Así mismo, el tipo de entrega es tomado del campo
Entrega 1 del registro del proveedor y la fecha del reclamo es calculada de acuerdo con el
campo Demora en la entrega 1 del registro del proveedor.
Si la casilla “Crear ítems” es seleccionada, la forma para múltiples órdenes es abierta y el

proceso continua.
Si la casilla “Crear ítems” no es seleccionada, el recibo de adquisiciones para Múltiples

órdenes” es impreso (plantilla acq-multi-order-info.xsl) y el proceso finaliza. El recibo de
adquisición para múltiples órdenes lista todas las órdenes acumuladas durante el proceso.
5.13 Forma para múltiples ítems
Use la forma de múltiples órdenes para dividir las copias entre sub-bibliotecas y colecciones.
Por ejemplo, si ingresa cinco en el campo Número de unidades (esto es, 5 copias son
esperadas por cada orden), use la forma de múltiples ítems para distribuir las copias entre sub-
bibliotecas y colecciones. Por ejemplo, 2 copias para la sub-biblioteca LAW colección
General y 3 copias para la sub-biblioteca MED colección de referencia.
Tan pronto como haga clic en Aceptar los ítems son creados y el recibo con la información de
adquisiciones para múltiples órdenes es impreso (plantilla: acq-multi-order-info.xsl). Este
recibo lista todas las órdenes en el proceso de múltiples órdenes.
Nota: la carga de órdenes finaliza en esta fase. Hay una opción para registrar la llegada de
monografías y órdenes pendientes en modo de carga. Para obtener más información acerca de
esta carga consulte la sección Recepción en carga.
6 EDI
• Configuración EDI
• Registro de la orden EDI
• Registro del reclamo via EDI
• Cancelación de la orden
• Enviar mensajes EDI (edi-11)
• Cargar mensajes EDI
• Especificaciones de requerimientos en ALEPH para EDI
EDI significa Intercambio electrónico de datos, que es una norma para intercambio
electrónico entre sistemas de los documentos, como facturas y órdenes de compra. EDI es un
componente del modulo de Adquisiciones/seriadas de Aleph.
Existen varias normas para generar y enviar mensajes EDI. Aleph 500 trabaja con el estándar
UN/EDIFACT (D96.A) EANCOM. UN/EDIFACT (United Nations Electronic Data
Interchange for Administration, Commerce and Transport) se compone de un conjunto de
normas acordadas internacionalmente, directorios y directrices para intercambio electrónico
de datos (ISO 9735). EANCOM® es una aplicación detallada de UN/EDIFACT. Para
obtener más información, consulte http://www.unece.org/trade/untdid/welcome.htm.
EDItEUR es un sub-conjunto de UN/EDIFACT, seleccionado y acomodado para el comercio

en libros y seriadas por un grupo internacional que coordinaba el desarrollo de la norma de
infraestructura para el comercio electrónico en industria de libros y seriadas. EDItEUR es
patrocinado por la European Bureau of Library, información y asociaciones de
documentación, la Federación de editores europeos. Y la federación europea de libreros.
EDItEUR tiene miembros en USA; Japón, Sur África e Israel. Coordina desarrollo de
mensajes EDI y la implementación de uso, así como proyectos con datos bibliográficos y
normas de publicación electrónica. Su sitio Web es http://www.editeur.org/
ALEPH soporta los siguientes tipos de mensaje EDI.
Mensajes de salida de la biblioteca al proveedor:

• Orden de compra (en línea y batch) – tipo de mensaje EDI: ORDERS.
• Cancelación de la orden (en línea) – tipo de mensaje EDI: ORDCHG.
• Reclamo de la orden para varios tipos de órdenes: monografías (en línea y batch), seriadas
(en línea) y órdenes abiertas (en línea) – tipo de mensaje EDI: OSTENQ.
• Reclamo para fascículos de seriadas (en línea y batch) – tipo de mensaje EDI: OSTENQ.
Mensajes entrantes del proveedor a la biblioteca:

• Factura de seriadas y monografías – tipo de mensaje EDI: INVOIC.
• Respuesta de órdenes/reclamos para seriadas y monografías – tipo de mensaje EDI:
ORDRSP.
• Registro de llegada para material de seriadas – tipo de mensaje EDI: DESADV
6.1 Configuración EDI

La configuración es un prerrequisito para enviar o recibir mensajes EDI.
La aplicación EDI está disponible cuando la biblioteca y el proveedor son definidos en el
sistema como EDI. Esto significa que:
• La biblioteca es definida en la tab35 del escenario ADM (XXX50).
• Las definiciones del proveedor EDI son almacenadas en el archivo del proveedor (Z70),
usando la forma del proveedor del modulo de Adquisiciones/seriadas.
• Los detalles de FTP del proveedor EDI son registrados en el archivo de direcciones (Z72)
usando la pestaña de direcciones EDI en el formulario de dirección del modulo de
Adquisiciones/Seriadas.
• Para permitir el procesamiento de archivos de entrada EDI, los archivos deben ubicarse en
el directorio ./xxx50/edi/in/edi_incoming.
• Atributos especiales que son necesarios para un proveedor especifico para procesar los
mensajes de salida EDI definidos en la tabla: edi_out_attr.
• Para los mensajes entrantes, los atributos especiales son definidos en la tabla: edi_in_attr
del escenario ADM.
• Los contadores de las órdenes, mensajes y de la bitácora son definidos en la UTIL G/2
(definiciones de la base de datos – Despliegue/Actualizar parámetros de la base) del escenario
ADM (XXX50).
6.1.1 Editando la tab35 para EDI

Cuando el proceso EDI de salida se activa, cada sub-biblioteca puede tener diferentes
números ID EDI para diferentes proveedores. En el caso de que un número diferente de sub-
bibliotecas compartan el mismo ID, se crea una línea por cada sub-biblioteca.
Los parámetros para cada biblioteca son definidos en la tab35 del escenario ADM y en cada
sub-biblioteca el número del IVA. En el caso de que su sistema de Adquisiciones trabaje con
unidades de orden, note que cada unidad puede tener diferentes números ID.
Edite la tab35 para definir la información relacionada con EDI.

Un ejemplo abreviado de la tab35 se muestra a continuación:
• Columna 1: Código de sub-biblioteca o Unidad de Orden. Ingrese hasta cinco caracteres.

• Columna 2: Código del proveedor. Ingrese hasta 20 caracteres.
• Columna 3: Código usuario EDI. Ingrese hasta 20 caracteres. El tipo de código EDI es
definido en la columna 4.
• Columna 4: Tipo de código del usuario EDI. Ingrese uno de las opciones listadas de tres
caracteres.
o 31B para US-SAN
o 014 para EAN-13
o 091 para ID asignado por el proveedor
o 092 para ID asignado por el usuario
• Columna 5: No está en uso.
• Columna 6: No está en uso.
• Columna 7: Opcional. Impuesto sobre el valor (IVA), número para el manejo de impuestos.
Ingrese hasta 30 caracteres.
• Columna 8: Dirección de correo electrónico de la persona o departamento que deberá
recibir el mensaje acerca de los errores en el proceso de los mensajes de salida. Ingrese hasta
50 caracteres.
Nota
Cuando ejecuta el servicio Enviar lista de órdenes a un proveedor (acq-14), en el campo Sub-
biblioteca, si selecciona Todo o más de una sub-biblioteca, verifique la tab35 incluya una línea
con la definición del escenario ADM activo, como se muestra en la segunda línea del ejemplo
anterior.
6.1.2 Registro del proveedor para EDI

Esta sección explica como customizar un registro de proveedor para mensajes EDI y muestra
los campos relevantes en la forma de información del proveedor. Para cambiar el registro del
proveedor para EDI, siga estos pasos:
1. En el módulo de adquisiciones/seriadas, seleccione el árbol de navegación de la

pestaña Administración y haga clic en Proveedores.
2. Seleccione el proveedor deseado y actualice los campos de información del proveedor
en el panel inferior. Si el proveedor no está en la lista, haga clic en Nuevo. La forma
aparecerá:
3. En la forma de información del proveedor, haga clic en la pestaña de información 1 y

diligencie los campos relevantes.
4. En la forma de información del proveedor, haga clic en la pestaña de información 2 y
diligencie los campos relevantes.
5. Cuando termine de diligenciar la forma, haga clic en Actualizar/Agregar.
Forma de información del proveedor, Pestaña 1

Código del proveedor EDI
Ingrese el código del proveedor EDI. El código puede tener hasta 35 caracteres en longitud.
Nota
Este no es el mimos código EDI de usuario ingresado en la columna 3 de la tab35.
EDI solo para orden

Esta casilla denota si los reclamos o cancelaciones de orden son enviados en un formato
diferente a EDI.
Cuando la casilla es seleccionada los reclamos o cancelaciones de órdenes son enviados en un

formato diferente a EDI.
Cuando la casilla no se selecciona, los reclamos o cancelaciones son enviadas en formato

EDI.
Tipo de proveedor EDI

Ingrese el tipo de código EDI del proveedor. Estos tipos deben ser soportados por EDItEUR.
Ingrese una de las opciones de tres caracteres listadas a continuación:
• 31B para US SAN

• 014 para EAN-13
• 091 para ID asignado por el proveedor
• 092 para ID asignado por el usuario
Forma de información del proveedor, Pestaña 2

Moneda 1-4
Este es un código de tres caracteres que identifica la moneda. El código de la moneda del
proveedor EDI debe corresponder con la lista ISO 4217.
Entrega de la orden
Es la forma en la cual la biblioteca genera una carta al proveedor. Las opciones son:
• LE – Carta única
• LI – Lista de órdenes
Método de envío de la carta

El método que su biblioteca usa para enviar los recibos de órdenes al proveedor. Seleccione
EDI.
Método de envío de la lista

El método que su biblioteca usa para enviar la lista de órdenes al proveedor. Seleccione EDI.
6.1.3 Direcciones del proveedor

Las direcciones del proveedor EDI es la dirección FTP para usar EDI. Seleccione el
proveedor y haga clic en Dirección. Luego haga clic en la quinta pestaña: Dirección EDI:
• Campo de dirección - línea 1: Dirección IP o su alias.

• Campo de dirección - línea 2: Nombre de usuario.
• Campo de dirección - línea 3: Password
• Campo de dirección - línea 4: nombre del directorio en el servidor ftp.
6.1.4 Ubicación de los archivos entrantes

Así como la definición de la dirección del proveedor EDI, usted debe definir (de acuerdo con
el proveedor) un directorio en el cual el proveedor, vía FTP, envía los archivos EDI a su
biblioteca.
El directorio recomendado es ./xxx50/edi/in/edi_incoming. Sin embargo, si decide una

ubicación diferente, debe mover los archivos de ./xxx50/edi/in/edi_incoming, tan pronto
como sea posible.
6.1.5 Edite edi_out_attr

edi_out_attr es una tabla del escenario ADM para definir características especiales de
mensajes salientes EDI para determinados proveedores.
• Columna 1: Código del proveedor (no es el código EDI).

• Columna 2: Switches. Cada switch es de un caracter. Hasta 100 posibles switches.
 1ra posición: EDI-OUT-REMOTE-FILE-NAME.
Define la estructura del nombre del archivo remoto que el proveedor recibe. Los
posibles valores son
o 0 =(predeterminado) nombre del archivo ALEPH.

o 1 = el proveedor (típico BLACKWELL) pide los mensajes para recibir de
acuerdo al siguiente formato:
EPInn.XXXXXX.DDDMMMYY.R, en donde DDMMYY es la fecha, nn es el
número de secuencia del archivo enviado en el mismo día, y XXXXXX son los
primeros 6 caracteres del No. cuenta M (Z70-
ACCOUNT-M), mientras que el resto de caracteres son constantes.
characters are constant.
o 2=formato EBSCO. CLAIMS.FIL
o 3=formato Ingram. Formato 8.3. 8 caracteres numéricos (tomados del reloj) y
los 3 caracteres constantes “epo” para ORDERS.
Los valores adicionales para este switch (2-9) pueden agregarse fácilmente. Cada valor
corresponde a diferentes programas.
 2da posición: EDI-OUT-FTP-MODE. Posibles valores:

o A = (predeterminado) modo ASCII usado para enviar mensajes
o B = modo binario usado para enviar mensajes
 3ra posición: EDI-OUT-ORDER-NUMBER-1. Posibles valores:

o 0 = (default) Z68-ORDER-NUMBER-1 no se agrega a los mensajes EDI
ORDERS como un segundo número de orden
o 1 = Z68-ORDER-NUMBER-1 es agregado a los mensajes EDI ORDERS
como un segundo número de orden.
 4ta posición: EDI-OUT-ORDER-NUMBER-2. Posibles valores:
o 0 = (default) Z68-ORDER-NUMBER-2 no es agregado a los mensajes EDI
ORDERS como un tercer número de orden
o 1 = Z68-ORDER-NUMBER-2 es agregado a los mensajes EDI ORDERS
como un tercer número de orden.
En el caso de que los valores por default sean usados para los archivos de salida; no es
necesario agregar una línea para este proveedor.
• Columna 3: Identificador del carácter de conversión. Aquí una etiqueta en

tab_character_conversion_line debe insertarse. La etiqueta determina el programa
y las tablas para la conversión necesaria de caracteres (si un proveedor soporta UTF, deje esta
columna en blanco).
Ejemplo de configuración:
6.1.6 Editando edi_in_attr

edi_in_attr es una tabla para definir atributos especiales de los mensajes entrantes EDI. La
estructura es la misma de edi_out_attr pero sin siwtches.
6.1.7 Contadores EDI en UTIL G/2

Los siguientes contadores EDI deben ser definidos en UTIL G/2 (definiciones de la base de
datos – despliegue/actualizar parámetros) del escenario ADM (XXX50):
1. last-edi-order – realiza un seguimiento al número de órdenes (tipo de mensajes

salientes: ORDERS) enviadas desde la biblioteca a cualquier proveedor por EDI.
2. last-edi-claim – realiza un seguimiento del número de reclamos (mensajes EDI tipo:

OSTENQ) que han sido enviados de la biblioteca a cualquier proveedor por EDI.
3. last-edi-order-change – realiza un seguimiento del número de órdenes cambiadas

(mensajes EDI salientes tipo: ORDCHG) que han sido enviados de la biblioteca a
cualquier proveedor por EDI.
4. last-edi-message – realiza un seguimiento del número de mensajes salientes EDI

enviados desde la biblioteca
5. last-edi-log-no – realiza una seguimiento de logs que han sido creados debido a la
carga de mensajes entrantes EDI. Los siguientes son dos ejemplos:
o Cargando facturas de seriadas (tipo de mensaje EDI INVOIC) en Aleph

o Cargando respuesta de reclamos o reportes de estado de la orden (tipo de
mensaje EDI ORDRSP)
last-edi-log-no puede usarse para recuperar mensajes de error EDI registrados durante
la carga de datos en ALEPH. Para tener acceso al Log de carga EDI, en el modulo de
Adquisiciones/Seriadas, desde el árbol de navegación de la pestaña de administración,
seleccione la raíz Cargar bitácora EDI.
6.2 Registro de la orden EDI
Después de realizar los Requisitos de configuración, usted puede enviar las órdenes por EDI.
Para editar el registro de la orden que contiene la información necesaria para enviarla por
EDI, siga estos pasos:
1. Recuperar la lista de órdenes. Seleccione una orden y haga clic en Modificar. Para
crear una nueva orden, haga clic en Agregar. En otros casos, la forma de la orden es
mostrada.
2. En la forma de la orden, haga clic en la pestaña Información de la orden y diligencie
los campos relevantes (el valor del precio por unidad en las órdenes enviadas por EDI
debe ser numérico)
3. En la forma de la Orden, haga clic en la pestaña Proveedor y diligencia los campos
relevantes.
Cuando termine, haga clic en Aceptar. La orden está lista para enviarla por EDI
4. Haga clic en Enviar. Hay dos posibles resultados:
 Si el tipo de entrega de la orden es LE (carta), usted recibirá un mensaje

informándole que la orden (en formato XML de Aleph) fue colocada
en./XXX50/print/edi:
El estado de la orden cambia a SV (enviado al proveedor).
 Si el tipo de entrega de la orden es LI (Lista), usted recibirá un mensaje

informándole que los mensajes EDI serán generados cuando el servicio sea
ejecutado:
El estado de la orden cambia a RSV (Listo para enviar al proveedor)
5. A continuación, desde el menú Servicios, seleccione Órdenes y reclamos/Enviar lista

de órdenes a un proveedor (acq-14).
6. Seleccione solo una sub-biblioteca. Establezca el tiempo para ejecutar el servicio y

haga clic en Enviar. , acq-14 genera un archivo con una lista de órdenes en formato
XML de Aleph el cual es ubicado en el directorio ./XXX50/print/edi directory.
Nota
Cuando selecciona Todo para incluir órdenes de todas las sub-bibliotecas, u órdenes de
más de una sub-biblioteca enviadas por EDI, verifique la tab35 tiene una línea
configurada para el escenario ADM activo.
7. Envíe todas las órdenes EDI (LI o LE) mediante el servicio Enviar mensajes EDI (edi-
11). Desde el menú Servicios, seleccione EDI/Enviar mensajes EDI (edi-11). edi-11
genera archivos del archivo en formato XML de Aleph y los envía al proveedor.
Forma de la orden, Pestaña del proveedor
Los siguientes campos son relevantes para EDI:

Seleccione un proveedor que este definido como un proveedor EDI.
Tipo de entrega de la orden

La manera en que su biblioteca genera una carta de una orden al proveedor. Las opciones
son:
• LE - Carta
• LI – Lista de órdenes
Ambos tipos de entrega, carta y lista, pueden enviarse al proveedor en formato EDI.
Enviar carta por

Seleccione EDI.
Este campo está disponible solo cuando LE es seleccionado ene l campo tipo de entrega de la
orden. El contenido de este campo es tomado del campo Método de envío de la carta del
registro relevante del proveedor. Sin embargo, usted puede cambiar el valor del campo, aún
cuando el proveedor este definido como un proveedor EDI usted puede enviar cartas o correo
electrónico si lo desea. Si LI (Lista) es seleccionado en el campo Tipo de entrega de la orden,
entonces el campo Enviar carta no aparece y la lista es enviada al proveedor como se
especifique en el campo Método de envío de la lista del registro del proveedor relevante.
6.3 Registro de reclamos via EDI

Los reclamos para órdenes y fascículos pueden enviarse por EDI a través del modulo de
Adquisiciones/seriadas en línea o por procesos en batch.
Nota
Un reclamo puede enviarse por EDI si la correspondiente orden ha sido enviada por EDI.
6.3.1 Reclamos en línea para órdenes

Antes de hacer un reclamo en línea, asegúrese de que en el registro del Proveedor, La opción
EDI solo para orden no esté seleccionada.
Para enviar una carta de reclamo por EDI, siga estos pasos:
1. En la ventana de la lista de órdenes haga clic en Reclamos.

2. Al terminar de escribir el reclamo, haga clic en Enviar. Recibirá un mensaje
informándole que la carta de reclamo (en formato XML de Aleph) ha sido colocada en
./XXX50/print/edi.
3. Desde el menú Servicios, seleccione EDI/Enviar mensajes EDI (edi-11). Programe el
servicio y haga clic en Enviar. Este servicio genera el archivo de salida EDI del
archivo XML y envía al proveedor EDI.
6.3.2 Reclamos en lote para órdenes

Usted puede usar el Reporte de reclamos y cartas para órdenes de monografías (acq-12) para
generar reclamos. Cuando el servicio Enviar mensajes EDI (edi-11) es programado, si la
orden ha sido enviada por EDI, el sistema consulta el campo EDI solo para orden en el
registro del proveedor.
 Si el campo EDI solo para orden no es seleccionado, un archivo RECLAMO EDI será
enviado al proveedor.
 Si el campo solo para orden es seleccionado, el reclamo no será enviado por un
archivo de RECLA EDI.
6.3.3 Reclamos en línea para seriadas
Para configurar un reclamo en línea para una seriada, siga estos pasos:
Nota
Antes de hacer un reclamo en línea, asegúrese de que en el registro del proveedor, la opción
EDI sólo para orden no esté seleccionada.
1. Desde la ventana de la lista de ítems del modulo de seriadas, haga clic en Reclamos
2. En el campo formato seleccione una de las siguientes opciones EDI:
a. Opción 90 – fascículo faltante
b. Opción 91 – fascículo suministrado erróneo
c. Opción 92 – copia dañada
d. Opción 93 – demasiadas copias recibidas
e. Opción 94 – copias insuficientes
f. Opción 95 – otra razón
Si una o más opciones no están disponibles en el campo de Formato, agregue las opciones en
la sección SERIAL-CLAIM-FORMAT de la tabla pc_tab_exp_field.lng del escenario ADM.
Por ejemplo:
SERIAL-CLAIM-FORMAT L EDI reclamo – fascículo faltante 90
Nota
Los formatos de reclamo 90 a 95 (inclusive) son guardados para EDI y no pueden usarse para
otros propósitos.
3. Al terminar de diligenciar el reclamo, haga clic en Enviar. Usted recibirá un mensaje

informándole que el reclamo (en formato XML de Aleph) fue colocado en el directorio
./XXX50/print/edi.
4. Desde el menú Servicios, seleccione EDI/Enviar mensajes EDI (edi-11). Programe el

servicio y haga clic en Enviar. Este servicio genera un archivo EDI del archivo XML
y lo envía al proveedor EDI.
6.3.4 Reclamos en lote para seriadas

Usted puede usar el servicio Imprimir cartas de reclamo (seria-44) para generar reclamos para
seriadas. Al activar el servicio Enviar mensajes EDI (edi-11), si la orden fue enviada por EDI,
el sistema consulta el campo EDI solo para orden en el registro del proveedor.
 Si el campo EDI solo para orden no es seleccionado, un archivo RECLAMO EDI será
enviado al proveedor.
 Si el campo solo para orden es seleccionado, el reclamo no será enviado por un
archivo de RECLA EDI.
 Cancelación de la orden
6.3.5 Cartas de cancelación
Una cancelación solo puede enviarse por EDI si la orden correspondiente fue enviada por EDI
y si la casilla EDI solo para orden en el registro del proveedor no está seleccionada. Haga clic
en Imprimir/cancelar de la lista de órdenes y seleccione Imprimir carta de cancelación de
la orden de la forma. El estado de la orden cambia a LC (cancelada por la biblioteca)
Cada vez que genera una carta de cancelación para una orden que ha sido enviada por EDI,
recibirá un mensaje informándole que la carta de cancelación (en formato XML de Aleph) fue
colocada en ./XXX50/print/edi.
Después de esto, programe el servicio Enviar mensajes EDI (edi-11) para generar el archivo
de salida EDI y enviarlo al proveedor EDI.
6.4 Enviar mensajes EDI (edi-11)

Use el servicio Enviar mensajes EDI (edi-11) para enviar todos los mensajes EDI salientes a
los proveedores:
El proceso esi-11 examina todos los archivos XML generados (órdenes, reclamos de órdenes,
fascículos de seriadas y cancelaciones). Estos archivos son colocados por el sistema
inicialmente en el directorio ./xxx50/print/edi.
Si el proceso determina que el archivo tiene toda la información necesaria para una
comunicación EDI, este genera un archivo EDI y las copias del archivo original para el
directorio ./xxx50/edi/out/xml_processed directory.
Si el proceso detecta un problema con el archivo XML, el archivo es copiado en el directorio

/xxx50/edi/out/xml_rejected y el proceso es detenido.
Los archivos EDI que han sido creados a partir de los archivos ubicados en
./xxx50/edi/out/xml_processed son ubicados en /edi/out/edi_outgoing.
edi-11 intenta enviar cada uno de los archivos EDI al proveedor. Cuando la transferencia es
satisfactoria, este es movido al directorio ./xxx50/edi/out/edi_sent.
Si la transferencia del archivo EDI no es satisfactoria, el archivo EDI es movido al directorio

./xxx50/edi/out/xml_rejected.
Esta función puede identificarse en la bitácora y en la cola de procesos por el nombre del
procedimiento p_edi_11.
6.5 Carga de mensajes EDI

ALEPH soporta los siguientes mensajes entrantes EDI:
•Facturas de seriadas y monografías - tipo de mensaje EDI: INVOIC.

•Respuesta de órdenes/reclamos para monografías y seriadas – tipo de mensaje EDI:
ORDRSP
Nota:
Cuando carga datos en ALEPH, el número de orden de ALEPH (Z68-ORDER-NUMBER)
debe indicarse. Este dato debe estar en el segmento EDI RFF+LI.
• Con el f in de cargar facturas EDI en ALEPH, siga estos pasos:
1. Lleve a cabo los Requisitos de configuración EDI. Todos los archivos entrantes deben
estar ubicados en el directorio ./xxx50/edi/in/edi_incoming.
2. Si el directorio FTPdefinido para los proveedores no es

./xxx50/edi/in/edi_incoming, mueva los archivos manualmente a este directorio.
3. Active el Servicio Procesar mensajes externos EDI (edi-09) del modulo de

adquisiciones/seriadas.
Esta función revisa todos los nuevos archivos EDI ubicados en su servidor bajo el
directorio ./xxx50/edi/in/edi_incoming y los convierte en archivos XML de Aleph. Si
la conversión es satisfactoria, los archivos con el mismo nombre y extensión xml son
creados en ./xxx50/edi/in/xml_incoming, y los archivos originales son movidos a
./xxx50/edi/in/edi_processed junto con un archivo de la bitácora (.log).
4. Ejecute el servicio Cargar mensajes externos (edi-10).

Esta función verifica los archivos del directorio xxx50/edi/in/xml_incoming y los
carga en ALEPH. Si la carga es satisfactoria, el archivo XML es movido al directorio
xxx50/edi/in/xml_processed.
La carga de cada archivo EDI es almacenada en una bitácora de carga EDI.
6.6 Bitácora de carga EDI

Cada ejecución de edi-10 es asignada a un número que sale de la secuencia del contador del
escenario ADM last-edi-log-no (UTIL G/2). Para ver el log de cada ejecución por su número
desde la bitácora de carga EDI, en el módulo de adquisiciones/seriadas, desde el árbol de
navegación de la pestaña Administración, seleccione la raíz Bitácora de carga EDI.
edi-10 crea al menos dos entradas (Z74) de la carga (fecha inicial y fecha final).
Adicionalmente los registros de la bitácora pueden crearse en varios casos, como la falta de
un número de orden, factura general duplicada, ect.
En el caso de que el código del proveedor del archivo EDI cargado no sea encontrado en
ALEPH, edi-10 no lleva a cabo el proceso de carta y el registro de la bitácora no es creado
(Z74).
La bitácora de carga EDI registra cada archivo EDI cargado en ALEPH y muestra todas las
transacciones acumuladas durante la carga. Cada transacción puede ser de los siguientes
tipos:
 I = informa que transacciones fueron cargadas satisfactoriamente

 W = la transacción se llevo a cabo satisfactoriamente, pero el sistema emitió una
advertencia de que no encontró una correspondencia. Por ejemplo el ISBN no se
encuentra en el registro de la orden
 E = la operación no se llevo a cabo. Por ejemplo en una situación en donde el número
de la factura que aparece en el archivo cargado ya existe en el sistema.
Coloque el número en el campo Número de proceso en la parte superior de la ventana

Bitácora de la carga EDI:
El número mayor es el predeterminado para este campo.
Usted puede enlazar una línea de una factura a una orden, haciendo clic en el botón relevante:
Orden o Factura.
Puede ordenar, con propósitos de despliegue, los registros de la bitácora aparecen en el panel
Bitácora de carga EDI de acuerdo a los diferentes tipos, seleccionando los tipos requeridos
desde la casilla Tipo.
6.6.1 Cargando facturas EDI en ALEPH

Cuando el proceso p-edi-10 es completado, las facturas generales (Z77) y las líneas de ítems
(X75) son creadas para las órdenes (Z68). Las transacciones de presupuesto (Z601) de las
órdenes relacionadas son actualizadas y los estados de las facturas (Z68-INVOICE-STATUS)
son cambiados (si es requerido). Las nuevas facturas pueden ser mostradas y actualizadas
desde el modulo de Adquisiciones/seriadas así como las facturas ingresadas de manera
manual.
Nota
Antes de programar esta función, es recomendable hacer una copia de seguridad (usando
p_file_03) de los siguientes registros: Z77, Z75, Z68, Z601.
6.6.2 Cargando respuestas de órdenes EDI en ALEPH

El sistema crea un log de la orden (Z71) con mensajes de tipo (94) (Respuesta EDI del
proveedor) por cada orden con una respuesta correspondiente cargado por el servicio edi-10.
Además una bitácora de carga EDI (Z74) es generada con tipo de transacción I (info).
Para ver la bitácora de mensajes de la orden (Z71) de tipo 94, verifique que tenga la siguiente
configuración en la tabla ADM tab45.lng:
94 Y N LEdi respuesta del proveedor
Para ver las respuestas de las órdenes/reclamos cargadas, seleccione el árbol de navegación de
la pestaña de Administración y haga clic en Mensajes de la bitácora.
Mensajes de la bitácora
En general (no es específicamente para EDI), la ventana de mensajes de la bitácora muestra
todas las transacciones de la orden, para ser manipuladas o tomar nota, dentro de un periodo e
incluyendo la fecha del día.
Para los propósitos de EDI, la ventana muestra todas las respuestas recibidas del proveedor a
través de EDI. Esto significa que no tiene que buscar la bitácora de cada orden para encontrar
el registro de la transacción provocado por la respuesta del reclamo/orden EDI.
Cuando una respuesta EDI de un proveedor es cargada en el sistema, un tipo 94 (respuesta del
proveedor EDI) es automáticamente creado y su fecha de acción es definida en cero. El log es
mostrado en la ventana de mensajes de la bitácora.
Haga clic en Orden para ir a cada mensaje relacionado con la orden.
La rutina de ordenamiento de la lista es la misma rutina de orden de la lista de bitácora de la

orden (esta es tomada de los siguientes ambientes en el pc_server_defaults:
acq_user_z71_sort_routine Y acq_user_z71_sort_order).
6.6.3 Registrando la llegada de fascículos de seriadas

Cuando el proceso p-edi-10 está completo, la llegada de los fascículos es registrada, la fecha
de recepción del fascículo es actualizada y el estado de proceso es cambiado a blanco.
Además, un log en la suscripción de tipo 34 (fascículos recibidos/no recibidos) es registrado
por cada fascículo registrado. Los mensajes en la bitácora de la suscripción son mostrados en
el árbol de Seriadas, raíz suscripción, [G] nodo Bitácora.
Una bitácora EDI es generada con una transacción de tipo I (info).
6.7 Especificaciones de los requerimientos de ALEPH para EDI
Es importante que las especificaciones listadas aquí estén sean expresadas en todos los
acuerdos EDIrelated entre los usuarios ALEPH y los terceros.
6.7.1 Mapeando los mensajes de EDItEUR enviados por ALEPH

Esta sección mapea segmentos EDI usados por ALEPH cuando se generan mensajes EDI
salientes.
ORDERS libros versión 1.2 – 11 Septiembre 2001
Código Etiqueta
UNA
UNB
UNH
BGM
DTM
NAD BY, SU
RFF VA, API
CUX
LIN
PIA IB
IMD 170, 110, 109, 50, 11, 10
QTY
FTX
PRI AAB
CUX
RFF LCO, LI, BFN
LOC 7 (for target ID); 20 (for sublibrary name)
NAD
TDT
UNS
CNT
UNT
UNZ
ORDCHG (solo para cancelación) Libros versión 1.2 – 11 Septiembre, 2001
Código Etiqueta
UNA
UNB
UNH
BGM
DTM
NAD BY, SU
RFF VA, API
CUX
LIN DE 1229 = “2”.
PIA DE 4347= “5”, CE 7143=”IB”
IMD 009, 010, 011, 050,
RFF LI, SLI, BFN
UNS
CNT
UNT
UNZ
OSTENQ Libros Versión 1.2 - 11 Septiembre 2001
Código Etiqueta
UNA
UNB
UNH
BGM
DTM
NAD BY, SU
DOC
LIN
PIA DE 4347= “5”, CE 7143=”IB”
IMD 009, 010, 011, 050
RFF LI, ACT, SLI
QTY CE 6063 = “21”
FTX not in EDItEUR guidelines. The structure is
as in ORDERS L-4-29 using
C108 TEXT LITERAL
UNS
CNT
UNT
UNZ
OSTENQ Seriadas versión 1.3 - 20 Diciembre 2000

Código Etiqueta
UNA
UNB
UNH
BGM
DTM
NAD BY, SU
DOC
LIN
PIA DE 4347= “5”, CE 7143=”IS”
IMD 009, 010, 011, 050, 080
STS DE 9011 = “CSD”, DE 9013 = 55, 56E,
58E, 59E, 218, 239
RFF SNA, SNL, ACT
QTY CE 6063 = “21”
FTX not in EDItEUR guidelines. The structure is
as in ORDERS L-4-29 using
C108 TEXT LITERAL
UNS
CNT
UNT
UNZ
6.7.2 Requerimientos para mensajes EDI enviados a ALEPH

Esta sección detalla las especificaciones que son usadas por ALEPH traduciendo un mensaje
entrante en formato EDI al formato estándar de ALEPH.
Si no se indica otra forma, ALEPH acepta todos los códigos especificados en las directrices
de EDItEUR.
DESADV
Seriadas
PIA – SI código para el número SICI.
ORDRSP
Libros
BGM – códigos 231 o 23C para una rápida distinción como mensajes de libros.
IMD – solo el subconjunto para la descripción breve en los códigos numéricos y alfabéticos
implementados.
RFF – en la sección de la línea del mensaje, el código LI (no activado), que significa del
comprador original el número de la orden, es necesario para ALEPH 500. Adicionalmente,
SLI (número de orden del proveedor) puede enviarse para mejor la comunicación futura. Sin
embargo, si LI no está disponible, el código SLI debe estar, si antiguos mensajes enviados a la
biblioteca usaron este número SLI entonces ALEPH ya lo ha guardado.
RFF – si el mensaje ORDRSP es una respuesta a un reclamo y no a una orden, en la sección

de la línea del mensaje, el código ACT debe aparecer con el número original del reclamo
incluyendo el número de secuencia del reclamo. El número original del reclamo fue enviado
al proveedor bajo el código ACT en el mensaje OSTENQ.
Seriadas
BGM – Código 23S para una rápida distinción como mensaje de seriadas.
IMD – los códigos numéricos y alfabéticos son aceptables.
RFF – En parte de la línea de mensaje, el código LI (no activado), significa que el número de
orden original, es necesario para ALEPH500. Además, SNA (número de suscripción del
agente) o SNP(número de suscripción del proveedor) pueden enviarse para mejorar las
comunicaciones futuras. Sin embargo, si LI no está disponible, el código SNA o SNP debe
estar.
RFF – si el mensaje ORDRSP es una respuesta a un reclamo y no a una orden, en la línea del
mensaje, el código ACT debe aparecer con el número de reclamo original incluyendo el
número de secuencia del reclamo. El número del reclamo original fue enviado al proveedor
bajo el código ACT en el mensaje OSTENQ.
INVOIC
Libros
MOA – en línea nivel 203 o en cantidad 128.
MOA – en nivel de factura (sección resumen) 9 cantidad total a pagar, IVA 124, 176 cantidad
total de impuestos (si existen otros impuestos diferentes al IVA) y 8 (cabecera de la sección)
asignada o cantidad cargada a la factura total.
RFF – en la sección del mensaje, el código LI (no activa), significa que el número de orden
original, debe estar para ALEPH 500. Además, SLI (número de orden del proveedor) puede
enviarse para mejorar las comunicaciones futuras. Sin embargo, si LI no está disponible, el
código SLI debe estar, si los mensajes anteriores enviados a la biblioteca usaron el número
SLI estará guardado en ALEPH500.
Seriadas
BGM - JINV o JCRN en elementos de datos componentes 1000 para una identificación rápida
como mensaje de seriadas.
MOA – en la línea de nivel cantidad 203.
MOA – en un nivel de factura (sección resumen) 9 cantidad total pagada, 124 cantidad para
IVA, 176 total impuestos (si existes otros impuestos además del IVA) y 8 (sección del
encabezado) asignación o cantidad cargada para la factura.
RFF – en la línea del mensaje, el código LI (no activa), que significa el número original de la
orden, este es imperativo para ALEPH500. Además, SNA (número agente de la suscripción)
puede enviarse para comunicaciones futuras. Sin embargo, si LI no está disponible, el código
SNA debe estar presente.
7 Facturas
Existen dos formas para registrar una factura:
• Orden
• Factura
Use la Orden cuando desea registrar una factura para una orden específica.
Use Factura cuando desea registrar una factura para diferentes órdenes.
Existe una opción para crear la factura general y las líneas de ítems para órdenes de seriadas a
través de la carta de archivos EDI. Para más información acerca de esta opción, vea el
capítulo 6. El proceso de carga también permite registrar una factura general y las líneas de
ítems para la recepción del material. Para más información acerca de esta opción, vea la
sección 8.3.
7.1 Orden
Recupere una orden usando la barra Orden. Seleccione la orden en la lista y luego seleccione
el nodo Factura desde la pestaña Orden; la pestaña líneas de la orden será mostrada:
Esta ventana muestra la lista de facturas que han sido registradas para una orden específica y
permite actualizar una factura o crear una nueva línea junto con una nueva factura general.
Para modificar los detalles de una línea de factura, seleccione la línea deseada y actualice la
forma del panel inferior.
Nuevo
Para registrar los detalles de una nueva línea de ítem, haga clic en Nuevo. Si una factura
general aún no existe, una será creada para usted.
Factura General
Para ver o actualizar la factura general existente y sus líneas de ítems, seleccione una línea de
ítem y haga clic en Fact. General. Usted será llevado a la pestaña Factura, la le proporciona
acceso a la forma de la Factura General y a la forma de las líneas de ítems.
7.2 Factura
Esta sección explica la factura e incluye las siguientes ventanas:
• Forma de la factura General
• Línea de facturas de ítems
• Forma de la línea de ítem
• Lista de presupuestos de la factura
Para registrar una factura, use la barra Factura, la cual permite recuperar una factura general y
sus líneas de ítems o crear una nueva factura.
En el campo de la izquierda, seleccione el código del proveedor de la lista de proveedores o

digite el código del proveedor deseado.
En el campo adyacente, seleccione el número de factura o digítelo. Para agregar una nueva
factura para el proveedor seleccionado, ingrese el número de la nueva factura general, haga
clic en .
7.2.1 Forma de la Factura General
Esta forma permite registrar información acerca de la factura general. La siguiente
información en la cabecera solo es de lectura: Líneas de ítem(muestra el número de líneas de
ítems que están enlazadas a la factura general), total de la factura general y total de líneas de
ítems.
La forma de la factura general tiene dos paneles:
1. El panel superior, está dividido en dos pestañas: Factura y Pago

2. El panel inferior, está dividido en cinco pestañas las cuales muestran información solo
de lectura del proveedor y sus direcciones.
Botones
Actualizar
Cuando termine de diligenciar la forma, haga clic en Actualizar.
Recargar
Para que el sistema calcule la cantidad total y la cantidad local, deje la cantidad total en cero y
haga clic en Refrescar.
Borrar
Para borrar una factura general junto con sus líneas de ítems, haga clic en Borrar. Se le
preguntará si está seguro de que desea borrar.
Cambiar número de factura
Este botón permite al usuario cambiar el número de la factura general. Seleccionando este
botón se abrirá la ventana Número de factura en la cual podrá ingresar el número. Si uno de
los siguientes registros está conectado a la factura general, la acción también actualizará: la
transacción del presupuesto, línea de ítems y el registro del ítem.
Imprimir
Permite imprimir información de la factura, incluyendo información de la línea de la factura y
la información del presupuesto.
Cancelar
El sistema cancelará la transacción.
Pestaña Facturar

El código de proveedor será diligenciado automáticamente por el sistema.
Número de la factura
Ingrese el número de la factura asignado por el proveedor. Usted puede ingresar hasta 15
caracteres.
Cantidad Neta
Ingrese la cantidad especificada en la factura para esta orden.
Refer. a factura
Si existe una factura original a la cual se refiera la factura actual, ingrese ese número aquí.
Fecha de la factura
Obligatorio. Esta es la fecha en la cual la factura general fue preparada por el proveedor.
Embarque
Opcional.
Tipo
Seleccione el tipo de factura. El tipo puede ser REG (Regular), PRO (proforma), o DEO
(Depósito). Si deja el campo en blanco, el valor predeterminado para el tipo de factura será
REG. La lista puede ampliarse por su administrador. El tipo de factura solo es informativo;
todos los tipos de factura son manejados de la misma forma por el sistema.
Fecha de recepción
Esta es la fecha en la cual la factura general fue recibida o registrada por la biblioteca. Si la
fecha se deja en blanco, el sistema automáticamente diligenciara el campo con la fecha actual.
Gastos generales
Opcional.
Estado
El estado puede ser REG(regular) o SUP(adicional). Si deja el campo en blanco, el estado
predeterminado será REG. Los estados adicionales de la factura pueden ser configurados por
su administrador. Este estado es informativo, los dos estados son manejados de la misma
manera por el sistema.
Fecha de embarque
Esta es la fecha en la cual la factura fue enviada por el proveedor a la biblioteca. Si el campo
de fecha se deja en blanco, el sistema automáticamente diligenciará el campo con la fecha
registrada de la factura.
Seguro
Opcional.
Moneda
Obligatorio. Seleccione la moneda usada por la factura. La primera moneda definida en el
registro del proveedor será ingresada como predeterminada.
Receptor IVA
Seleccione la entidad que recibirá el valor del impuesto. La lista de receptores del IVA puede
ser definida por su administrador.
Descuento
Opcional.
Tipo de cambio
Si el proveedor define un tipo de cambio explicito, ingréselo aquí. El sistema calculará el
precio local. Si un tipo de cambio no es ingresado, el sistema consultará la tabla de monedas.
Porcentaje del IVA

Opcional. Este campo puede ser editado solo cuando IVA por línea de ítem no está
seleccionado. Si desea, puede ingresar el porcentaje de la cantidad total que deberá ir al
receptor del IVA y el sistema calculara automáticamente el valor del IVA. La cantidad del
IVA es calculada en el total. (Por ejemplo, si la cantidad total es $117, y usted ingrese 17%
para el porcentaje del IVA; el sistema calculará la cantidad del IVA como “17).
Cuando IVA por línea de ítem es seleccionado, el campo de porcentaje se convierte en
inactivo y la cantidad de IVA es calculada a partir de las cantidades de IVA de las líneas de
ítems.
Cantidad Total
Si deja este campo en blanco, el sistema calculará automáticamente la cantidad total en la
moneda del proveedor, basado en la cantidad neta más los cargos adicionales o menos los
descuentos.
Nota
El sistema toma la diferencia entre la cantidad neta y la cantidad total (la diferencia entre los
cargos y los descuentos) y la agrega proporcionalmente a todas las órdenes enlazadas a la
factura. Si no desea que los cargos sean distribuidos proporcionalmente en las órdenes,
entonces debe ingresar manualmente la cantidad total, asegurándose de que es la misma
cantidad neta.
Debito/Crédito
Indica cuando esta factura es un débito o un crédito.
IVA
Opcional. Este campo puede editarse solo cuando el campo IVA por línea de ítem no está
seleccionado. La cantidad de IVA es la cantidad que debe ir al receptor.
La cantidad de IVA es incluida en la cantidad total.

Cuando el campo IVA por línea de ítem no es seleccionado, la cantidad del IVA de la factura
general es el valor indicado en este campo y el valor de IVA de todas las líneas de ítems son
calculados de acuerdo con el porcentaje del IVA de la factura general.
Cuando el campo IVA por línea de ítem está seleccionado, el campo del valor del IVA se
desactiva. Este es calculado de las cantidades del IVA de todas las líneas de ítems.
Cantidad local
El sistema automáticamente calculará esta información basado en la tasa de cambio de la
moneda o basado en el valor explicito de la moneda, Esta información solo es para
despliegue. Esta no puede cambiarse en esta ventana.
IVA por línea

El campo IVA por línea puede estar seleccionado no. El valor por defecto es No.
Cuando está configurado como Si, significa que el valor del IVA de las líneas de ítems puede
ser definido individualmente por cada línea de ítem y el valor del IVA de la factura general es
calculado de la cantidad de IVA de todas las líneas de ítems.
Cuando está configurado como No, significa que la cantidad del IVA de la factura general es
como este indicado en el campo IVA y los valores de IVA de todas las líneas de ítem
enlazados son calculados de acuerdo con el porcentaje IVA de la factura general.
Agregar IVA a la cantidad total

Esta casilla indica el método de cálculo del IVA para la factura general.
Agregar IVA a la cantidad total puede estar o no seleccionado. El valor predeterminado es no
seleccionado.
Cuando está seleccionado, la cantidad del IVA es agregado a la cantidad total. La cantidad
total con el IVA es reportado en el campo TOTAL, IVA Incl.
Cuando no está seleccionado, la cantidad del IVA no es agregada a la cantidad total de la

factura. El campo cantidad total tiene el mismo valor de Tota, IVA Incl.
El método de cálculo del IVA no puede cambiarse después de que la factura General es
escrita.
Las líneas de ítems de la factura heredan el método de cálculo del IVA definido en la factura
genera y no puede ser diferente.
Nota
Usted puede ingresar hasta 60 caracteres en longitud.
Pestaña Paño
Fecha del pago
Ingrese la fecha en la cual la factura general fue pagada. (Deje este campo en ceros si la
factura no ha sido pagada).
Número de verificación
Ingrese el número de la verificación que se uso para el pago de la factura general. (Deje en
blanco este campo si la factura aún no se paga).
Cantidad
Ingrese la cantidad que haya sido pagada o que pagará.
Si el campo de cantidad se deja en blanco pero el campo de fecha de pago es diligenciado y el

estado de pago es P (pagada), la cantidad será tomada del campo Cantidad Total de la pestaña
Factura en la forma de la factura general.
Estado
Seleccione el estado de pago apropiado. Los estados de pago estándar incluidos son:
• N – no aprobada
• R - liberada
• Y – pago autorizado
• P - Pagada
Más estados de pago pueden ser configurados por su administrador. Su administrador puede
también determinar el estado de pago predeterminado cuando la factura general sea creada y
el estado de pago que congelara la factura. Esto significa que todas las operaciones en la
factura general y sus líneas de ítems (excepto para cambios en el estado de pago) no serán
permitidas.
Dpto. autorización
De la lista seleccione el departamento que aprueba para esta factura general. La lista de
departamentos puede ser configurada por su administrador, quien también puede definir el
departamento predeterminado para que este campo sea diligenciado automáticamente por el
sistema. Este campo puede usarse para filtrar el servicio: Reporte de facturas (acq-10).
Número de aprobación
Puede escribir manualmente un número de aprobación para la factura general o asignar un
número de aprobación por sistema, corriendo el servicio Reporte de facturas (acq-10). Este
campo también puede usarse como filtro en el servicio: Reporte de facturas (acq-10).
Líneas de ítems en la factura

Para registrar una nueva línea de ítem en la factura general o actualizar una línea existente,
seleccione el nodo Línea de ítems de la pestaña Factura. La pestaña Línea de ítems será
mostrada en el panel superior.
Esta ventana lista todas las líneas de ítems de la factura que están enlazadas a una factura
general específica. La siguiente información mostrada en la cabecera solo es de lectura:
líneas de ítems (muestra el número de líneas de ítems que están enlazadas a la factura
general), Total Factura General y Total Líneas de ítems.
Para modificar una línea existente de ítem, seleccione la línea y actualice los detalles en la
forma de la línea del ítem del panel inferior.
Agregar
Para agregar una nueva línea de ítem, haga clic en Agregar. En la ventana que aparece
ingrese el número de la orden a la que desea agregar una línea de ítem. Seleccione ignorar
para agregar una línea de ítem no conectada a una orden. Esto activará la forma de la línea
del ítem en el panel inferior.
Borrar
Para borrar una línea de ítem de la lista, seleccione la línea del ítem y haga clic en Borrar.
Orden
Para ir a la lista de órdenes de la orden asociada con una línea de ítem, seleccione la línea del
ítem y haga clic en Orden. Este botón se activará cuando la línea del ítem seleccionado no
esté conectada a una orden.
Forma de la línea de ítem

La ventana está dividida en dos pestañas principales:
• Forma de la línea del ítem

• Información de la orden
Una breve información bibliográfica relacionada con el registro de la orden es mostrada en la
parte superior del panel inferior.
La pestaña de información de la orden en el panel inferior también muestra información solo

de lectura relacionada con la orden: Información de la orden, información bibliográfica,
factura, compromisos y gastos.
La pestaña Formato líneas de ítem permite registrar una entrada para una orden (Línea de
ítem) en la factura general. Si una factura general no existe, una será creada para usted,
basada en la información que proporcione en los siguientes campos: Tipo, estado, moneda,
fecha de la factura, fecha de recepción, fecha de embarque y departamento que aprueba. Si
una factura general existe, estos campos no aparecerán en esta forma.
Los botones en esta ventana son:
Agregar/Actualizar
Cuando termine de diligenciar la forma, haga clic en Aceptar.
Refrescar
Si desea que el sistema calcule y muestre las cantidades agregadas, la cantidad total y la
cantidad local (basado en la tasa de cambio de la moneda), haga clic en Refrescar.
Presupuestos
Para ver o asignar los presupuestos que pagarán la factura, seleccione la orden y haga clic en
Presupuestos.
Campos
Nota
Parte de los campos son mostrados cuando una nueva línea es agregada (no es el caso cuando
actualiza una línea de ítem existente).
El sistema automáticamente diligencia el código del proveedor.
Precio estimado
Opcional. Ingrese el precio estimado para la línea del ítem de la factura.
Predeterminadamente, el sistema diligencia el campo con el valor que ingreso en el campo
Precio final de la pestaña Cantidad y precio en la forma de la orden.
Cantidad neta
Ingrese la cantidad neta de la orden la moneda del proveedor.
El sistema automáticamente calculará esta información tomando las cantidades agregadas en
la factura general y distribuyéndolas proporcionalmente a cada orden. La cantidad mostrada
aquí es en la moneda del proveedor.
Cantidad total
El sistema automáticamente calculará esta información agregando la cantidad neta y la
cantidad agregada. La cantidad total es en la moneda del proveedor. Si la cantidad total es
cambiada después, y la orden tiene un presupuesto asignado, el presupuesto será debitado en
consecuencia.
Cantidad local
El sistema calculará automáticamente esta información basado en la tasa de cambio de la
moneda. Esta información solo es para el despliegue. No puede cambiar la información en
esta ventana.
Número de unidades
Ingrese el número de unidades facturadas. Predeterminadamente, el sistema diligenciará
automáticamente el valor con el ingresado en el campo Número de unidades de la pestaña
Cantidad y precio en la forma de la orden. En el caso de que existan más líneas de ítems para
esta orden, el número de unidades es definido como el número de unidades restantes de la
orden y de otras líneas de ítems.
Número de factura
El sistema diligencia automáticamente el número de factura.
Crédito/Débito
Indica si esta factura es débito o crédito.
Moneda
Seleccione la moneda usada para esta factura.
Código de objeto
Seleccione el código de objeto apropiado para esta línea de ítem. Si el uso de un código de
objeto es obligatorio (dependiendo de la configuración de su sistema), un código de objeto
debe asignarse a la factura y debe coincidir con el código de objeto asignado al presupuesto.
Porcentaje IVA
Opcional. Si la casilla IVA por línea de la factura general no es seleccionada, este campo
estará inactivo. Si la casilla IVA por línea está seleccionada este campo puede editarse y usted
puede calcular la cantidad del IVA ingresando un porcentaje en este campo.
Cantidad IVA
Opcional. Si la casilla IVA por línea de la factura general no es seleccionada, este campo
permanecerá inactivo. Si la casilla IVA por línea es seleccionada, este campo puede editarse y
la cantidad del IVA puede ingresarse manualmente o calculada a partir de la cantidad total del
porcentaje del IVA ingresado.
Nota
Usted puede ingresar una nota para la línea de ítem de hasta 200 caracteres en longitud.
Verificar fecha traslapada en suscripción

(Solo para líneas de ítems de seriadas y órdenes abiertas)
Si la casilla es seleccionada, los campos Suscripción desde/hasta son obligatorios y el periodo
cubierto es verificado contra las otras líneas de ítems de la misma orden para ver si existe
coincidencia de fechas.
El valor predeterminado (seleccionado o no seleccionado) para esta casilla es determinado en

acq.ini.
Susc. desde/hasta
(Solo para líneas de ítems de seriadas y órdenes abiertas). Ingrese el periodo que cubre la
suscripción de la factura. Estos campos son obligatorios solo cuando el campo Verificar fecha
traslapada.
Orden completamente facturada

Este campo solo está disponible si la factura esta completa, es decir, no se espera otra factura
para la orden. Marque la casilla haciendo clic en ella. Si espera recibir facturas adicionales
para esta orden, deje la casilla en blanco. Para facturas incompletas, el sistema continúa
afectando el compromiso del presupuesto hasta que la factura este completa. Cuando la
factura esta completa, si la cantidad facturada es diferente del compromiso, el presupuesto es
debitado de acuerdo con la cantidad facturada.
La opción para seleccionar/no seleccionar esta casilla solo está disponible cuando se agrega
una nueva línea de ítem.
Cuando se modifica, la casilla no es mostrada. Para modificar un estado de factura, use la
casilla Estado de factura completo en la pestaña de información de la orden de la forma de la
orden.
Lista de presupuestos en la factura

Cuando hace clic en el botón Presupuestos en la forma de la línea del ítem, la ventana es
mostrada:
Esta ventana lista los presupuestos que pagarán la factura de esta orden. Usted puede asignar
uno o más presupuestos. De esta forma, varios presupuestos pueden pagar varias cantidades
hasta completar la suma total de la orden.
La columna compromiso/activo muestra la suma comprometida, divida en dos partes:
 La primera parte es el compromiso original basado en el precio estimado de la forma

de la orden
factura. Esta diferencia es referida como la cantidad activa (la cantidad activa
automáticamente pasa a ser cero cuando la factura es registrada como “completa”).
Botones
Los botones disponibles en esta ventana son:
Agregar presupuesto
Para asignar un nuevo presupuesto a esta factura, diligencie el campo Código de presupuesto
a agregar y luego haga clic en el botón Agregar presupuesto.
Débito
Para indicar la cantidad por la que el presupuesto particular será debitado, seleccione el
presupuesto, ingrese la cantidad en el campo Cantidad de débito y haga clic en el botón
Débito.
Borrar presupuesto
Para borrar un presupuesto de la lista, seleccione el presupuesto y haga clic en Borrar.
Balance
Para ver el balance del presupuesto seleccionado, haga clic en Balance.
Crear
Este botón permite recrear el presupuesto del compromiso de la orden.
Si la creación del presupuesto para el compromiso falla, un mensaje será mostrado con los
detalles de los errores.
Por ejemplo: en un sistema que trabaja con código de objeto: la creación del presupuesto falla
cuando el código del objeto del presupuesto no coincide con el código de objeto seleccionado
para la línea de ítem. Un mensaje será mostrado informando que no existe coincidencia entre
los códigos de objetos.
Cerrar
Después de hacer los cambios deseados en la ventana, haga clic en Cerrar.
Campos
Código del presupuesto a agregar
Este es el código único que identifica el presupuesto. Haga clic en le flecha que está a la
derecha del campo para seleccionarlo de la lista de presupuestos.
Cantidad de débito
Esta es la cantidad que será debitada del presupuesto seleccionado. Usted puede diligenciar la
cantidad actual en este campo o dejar el campo en blanco e ingresar un porcentaje del precio
estimado en el campo porcentaje del débito.
Porcentaje del débito

Este es un porcentaje de la cantidad que será debitada del presupuesto seleccionado. Si
diligencia este campo, deje en blanco el campo Cantidad de débito.
Cantidad facturada, cantidad local, moneda de la factura

La información en estos tres campos son solo de referencia; esta no puede cambiarse en esta
ventana.
Total Débitos
Si uno o más presupuestos se han asignado al pago de la factura, este campo muestra la
cantidad total que hasta ahora ha sido debitada.
7.3 Bitácora de pago de la factura general

La bitácora de pago de la factura mantiene un seguimiento de las actualizaciones hechas en el
estado de pago de la factura General. La bitácora es accesible seleccionado el nodo Bitácora
de pago desde la pestaña de factura.
La bitácora de pagos de la factura puede registrarse automáticamente cuando las siguientes

acciones son ejecutadas.
• El estado de pago de la factura general es definido inicialmente

• El estado de pago es actualizado
• La factura general es “pagada”
Además, el usuario puede agregar un registro manual que contiene un texto libre relacionado
con la factura general.
7.3.1 Lista de la bitácora de la factura

Los siguientes botones están disponibles en la ventana de la bitácora:
Filtrar
Usted puede filtrar la transacción en la lista, seleccionando una o más casillas en la lista de
transacciones y haciendo clic en Filtrar.
Agregar
Usted puede agregar manualmente una transacción. Cuando usted hace clic en Agregar, el
panel inferior bitácora Orden/Suscripción/Factura se habilita; puede seleccionar el tipo de
transacción: Nota factura general e ingresar una nota en el campo Nota del usuario. Esta nota
es almacenada como una nueva transacción.
Borrar fecha de la acción

Usted puede borrar una fecha de una acción previamente ingresada seleccionando la
transacción relevante y haciendo clic en el botón Borrar fecha de la acción.
7.3.2 Bitácora de la factura
El panel de la bitácora de la orden/suscripción/factura muestra los detalles relacionadas con la

transacción seleccionada en la lista del panel superior. Usted puede agregar manualmente una
nueva transacción o actualizar los detalles de la transacción seleccionada.
Fecha de la acción
Si agrega manualmente una nota, usted puede seleccionar la fecha para esta acción. La fecha
de la acción puede borrarse usando el botón Borrar fecha de la acción en el panel superior.
Tipo de transacción
Para agregar manualmente una transacción a la bitácora, haga clic en el botón Agregar del
panel superior, seleccione el tipo de transacción de la lista, e ingrese el texto en el camp Nota
del usuario. Para las bitácoras de las facturas, se recomienda agregar un tipo Nota factura
general en el log. Los demás tipos de transacciones son válidos solo para órdenes y
suscripciones (no para facturas).
Nota del sistema

Es un campo solo de lectura que muestra el texto de las transacciones generadas por el
sistema.
Nota del usuario

Nota de texto libre que puede usarse para crear una transacción manual (Nota factura general)
y para notas agregadas por un transacción generada por el sistema.
Nota
La tab45.lng define la configuración para las transacciones de adquisiciones.
Con el fin de registrar la transacción de pago de la factura, active la transacción 13 y 14 como

en el siguiente ejemplo de ./xxx50/tab/tab45.lng:
-1-2-3----------4------------------------
13 Y Y LNota factura General
14 Y N LEstado de pago de la factura general
8 Recepción
• Lista de recepción de órdenes

• Forma de recepción
• Recepción en grupo
Para registrar la llegada de unidades de órdenes de monografías (Yipo M) u órdenes abiertas

(tipo O), seleccione el nodo Recepción en la pestaña Orden. Para el proceso de órdenes de
seriadas (tipo S), consulte la sección de recepción del capítulo de seriadas.
Además, dependiendo de la configuración del sistema para el modulo de

Adquisiciones/seriadas, mientras se genera la línea de ítems en la función de factura a usted se
le preguntará si desea registral el material como “completo”.
8.1 Lista de recepción de órdenes

Cuando hace clic en el nodo de Recepción, la lista es mostrada en el panel superior:
Esta ventana muestra el número de unidades ordenadas, el número de unidades que han sido
reportadas a la fecha, y lista el número de unidades que se han recibido en una fecha
específica. Para cambiar los detalles acerca de las unidades recibidas, seleccione la línea
apropiada y actualice los detalles en la forma del panel inferior.
Botones
Agregar
Para reportar la llegada de unidades, haga clic en Agregar. La forma será mostrada para ser
editada.
Borrar
Para borrar una línea de la tabla que muestra el número de unidades recibidas y la fecha en la
cual se recibió, haga clic en Borrar.
Imprimir
Para imprimir un recibo de Recepción, seleccione una entrada y haga clic en Imprimir.
8.2 Forma de recepción

Cuando hace clic en el botón Agregar de la lista, la forma de Recepción se activa en el panel
inferior. Esta ventana permite registrar una nueva recepción de unidades o modificar los
detalles de unidades que han sido registradas.
Cuando termine de diligenciar la forma, haga clic en Agregar.

Si cambia los detalles de las unidades que ha recibido, haga clic en Actualizar.
Campos
No. Unidades recibidas
Ingrese el número de unidades que acaban de llegar. El sistema automáticamente ingresará el
valor predeterminado, el cual es tomado del campo Número de unidades de la forma de la
orden.
Fecha de embarque
Este campo es opcional. Ingrese la fecha en la cual el proveedor envió las unidades a su
biblioteca.
Fecha de recepción
Ingrese la fecha en la cual las unidades son recibidas. Si deja el campo en blanco, la fecha
actual es diligenciada automáticamente.
Nota
Usted puede ingresar una nota de hasta 60 caracteres en longitud.
Orden recibida completamente

• Para órdenes de tipo O (orden abierta); esta opción siempre está deshabilitada
• Para órdenes de tipo M (Monografía):
• Si todas las unidades han sido recibidas, seleccione está opción.

• Si espera más unidades, no seleccione está opción.
Si uno de los ítems ha sido solicitado y el administrador ha configurado el cliente. un mensaje

aparece indicando que una solicitud está pendiente para este ítem. Además, cuando la forma
de la recepción es impresa, un mensaje indicando que los ítems solicitados se incluyen en la
forma.
Actualizar automáticamente fecha esperada de recepción

Si desea que la fecha del próximo reclamo sea calculada, seleccione esta opción. En este
caso, la fecha de reclamo es calculada así:
Para órdenes de monografía:
Fecha actual + Z70-DELIVERY-DELAY (de acuerdo con el tipo de entrega del material)
Para órdenes abiertas:
Fecha actual + Z68-MAX-NO-ARRIVAL-DAYS
Para órdenes de seriadas:
Si no selecciona esta opción, entonces el campo Fecha esperada de llegada está disponible
para que actualice la fecha manualmente.
Cuando una nueva recepción es registrada, este campo es seleccionado por default cuando la
venta de recepción es abierta. Debe notar que cuando cambia una recepción existente, la
casilla Actualizar automáticamente fecha esperada de recepción no está seleccionada
predeterminadamente, como en el caso de una nueva recepción de material.
Fecha esperada de recepción

Si la opción Actualizar automáticamente fecha esperada de recepción no es seleccionada,
usted puede ingresar la fecha en la que espera recibir la orden. Esta fecha es usada por el
sistema cuando el reclamo es procesado automáticamente (lote). Si la opción Actualizar
automáticamente fecha esperada de recepción es seleccionada, entonces este campo solo será
de lectura y la fecha esperada de recepción será calculada por el sistema como sigue:

Fecha actual+ Z70-DELIVERY-DELAY (de acuerdo con el tipo de material de entrega)
Para órdenes pendientes:
Fecha actual+ Z68-MAX-NO-ARRIVAL-DAYS
Fecha actual + Z70-DELIVERY-DELAY (de acuerdo con el tipo de material de entrega)
8.3 Recepción en grupo

Este es un proceso que soporta la recepción de material en bloque para órdenes de monografía
y abiertas. Este incluye la opción para registrar una factura para los ejemplares recibidos.
8.3.1 Lista de recepción en grupo

La lista está disponible desde el nodo Recepción en grupo en la pestaña de la Orden del
módulo de adquisiciones.
La lista está disponible solo para usuarios autorizados, asignados a la función
Adquisiciones/índice de órdenes: recepción en grupo. Este muestra las órdenes de
monografía y órdenes abiertas que hayan sido enviadas a un proveedor y no están marcadas
como “Recibidas completamente”.
El usuario puede usar la lista de filtros para recuperar los registros de las órdenes para la
recepción que debería registrar. Los filtros disponibles son Número de orden adicional 2,
código del proveedor, sub-biblioteca y fechas desde-hasta de la orden.
Por ejemplo, el filtro “Número de orden adicional 2” puede usarse para recuperar un grupo de
órdenes con un número de orden común el cual fue enviado al proveedor como un grupo de
órdenes. El panel inferior de la lista contiene detalles de la orden solo de lectura. Esta
información incluye el usuario que inicio la solicitud (información global, local y dirección
del usuario).
• Imprimir orden
• Seleccionar
• Recibir
• Recibir todo
Imprimir recibo de la orden

Esta acción es válida solo para una línea de selección. Este imprime información de la orden
para la entrada seleccionada.
Seleccionar acción
Esta acción es válida solo para una línea de selección. La acción lleva al usuario a la pestaña
de la Orden y muestra la orden de la entrada seleccionada. El usuario puede entonces ejecutar
diferentes funciones relacionadas con una orden.
Acciones recibir y recibir todo

Haciendo clic en los botones Recibir y Recibir todo permite activar el proceso de recepción
en grupo.
Cuando hace clic en el botón Recibir, el usuario tiene la opción para seleccionar múltiples
líneas. (Las teclas Ctrl+Shift pueden usarse para seleccionar más de una entrada).
Cuando hace clic en el botón Recibir todo, el sistema activa el proceso recepción en grupo
para todas las órdenes.
Una vez que se hace clic en los botones Recepción o Recibir todo, la forma Múltiple
Recepción es abierta.
8.3.2 Forma Múltiple recepción
Esta ventana permite registrar la recepción para las órdenes seleccionadas en la lista previa.
También ofrece una opción para crear la factura y líneas de ítems para los ejemplares
recibidos.
Campos de la forma:
Fecha de envío: la fecha en la que los ítems fueron enviados (se puede dejar en ceros).
Fecha de llegada: La fecha en la cual los ejemplares son recibidos (la fecha actual estará
predeterminada).
Nota: nota de recepción asignada para todas las transacciones de recepción (se puede dejar en
blanco).
Casilla imprimir recibo de llegada: Indica sí o no un recibo de llegada será impreso
(nombre de la plantilla: acq-arrival-slip.xsl).
Casilla crear factura: indica sí o no la factura genera y las líneas de ítems deben ser creadas
para las órdenes que están registradas como “recibidas”. La factura es creada solo para
órdenes que actualmente no tienen factura ni líneas de ítems.
Estado de pago: Si “Crear factura” es seleccionada, el campo Estado de pago es habilitado
para que el usuario seleccione el estado de pago de la factura.
Cuando la forma es enviada, los derechos de acceso del usuario son verificados. Esto incluye
los privilegios del usuario para registrar la llegada del material, imprimir el recibo, crear la
factura y las líneas de ítems, actualizar el estado de la factura, etc.
En el caso de que el usuario staff no esté autorizado para una o más de estas acciones, el
mensaje de bloqueo de derechos es mostrado y las acciones de recepción y de factura son
bloqueadas (los datos en Aleph no se actualizan).
Si la acción es enviada por un usuario autorizado, las siguientes acciones ocurren:
• El registro de recepción es creado para cada orden en el grupo de órdenes, y los demás
registros correspondientes en Aleph son creados o actualizados
• La forma para múltiple recepción es cerrada y el usuario es llevado a la ventana de reporte

de recepción con el resultado de la acción de recepción en grupo.
• Si la casilla “Imprimir recibo” es seleccionada, el recibo de la recepción en generados

cuando la ventana de reporte es cerrada.
8.3.3 Datos actualizados en Aleph

Los siguientes son los componentes de adquisiciones que se afectan o pueden verse afectados
por la acción de recepción en grupo:
• Recepción
• Órdenes
• Ítem
• Factura general
• Línea de ítems
• Transacciones del presupuesto
Registros de llegada
El registro de la recepción (Z78) es creado para cada orden del grupo de órdenes. En el
registro de recepción, el estado de llegada de las órdenes de Monografía relacionadas es
marcado como “Completamente recibido” (Las órdenes abiertas no son marcadas como
“Completamente recibidas”).
El “número de unidades recibidas” del registro de recepción es definido como el número de
unidades del registro de la orden.
La fecha de envío, la fecha de recepción, y el campo de nota de recepción son definidos en la
forma de la recepción múltiple.
La información general acerca que la creación de los registros de la recepción es incluida en
la ventana de resultados de recepción en grupo.
Registros de órdenes
Los registros de las órdenes relacionadas (Z68) son actualizados como se registra la recepción
de manera manual. Esto incluye lo siguiente:
El estado de recepción de las órdenes de Monografías es definido como “Completo”. Es
estado de recepción de las órdenes abiertas no es cambiado.
Si la “factura es creada” y las líneas de ítems han sido creadas satisfactoriamente, entonces el
estado de la factura es definido como “Completo”. El estado de la factura de las órdenes
abiertas no es cambiado.
El estado de la orden puede afectarse dependiendo de las acciones hechas en la orden. Por
ejemplo, el estado de la orden de monografías es actualizado a “Cerrado” si el estado de la
factura y el estado de recepción están “completos” y el estado de pato de la factura general es
“Pagado”.
Registros de ítems
Los registros de ítems (Z30) relacionados con las órdenes recibidas pueden ser afectados
como si se registrada la recepción de manera manual. Por ejemplo, el estado de proceso del
ítem puede actualizarse de acuerdo a las políticas definidas en ./tab/xxx50/tab/tab42.lng.
Factura general, línea de ítems y transacciones de presupuesto

Si el campo “Crear factura” de la forma de recepción múltiple es seleccionado, el sistema
intenta crear una factura general (Z77) para las órdenes relacionadas.
La factura general incluye registros de líneas de ítems (Z75) por cada orden recibida. Si las
órdenes fueron asignadas a una transacción de presupuesto (Z601), entonces una nueva
transacción de presupuesto de tipo factura es creada.
Creación de la factura general

Un nuevo registro de factura general (Z77) es creado para todas las órdenes detectadas. Los
datos de la factura son poblados de la misma forma en la que una factura es creada para una
única orden bajo Factura de la pestaña Orden del módulo de adquisiciones. Los siguientes
campos de la factura general son manejados diferentes:
• El número de factura general es asignado usando el contador del escenario ADM definido
en g/2: last-invoice-no
• El proveedor de la factura y la moneda de la factura son definidas como en las órdenes
relacionadas. Si el grupo de órdenes es asignado a varios proveedores o monedas, el código
del proveedor/moneda es asignado de acuerdo con la primera orden.
• El estado de pago de la factura es declarado como en la forma de recepción múltiple.
Los detalles generales relacionados con los sucesos o fallas en la creación de la factura
general son incluidos en la ventana de reporte de recepción en grupo.
Creación de las líneas de ítems de la factura

Un registro de una nueva línea de ítem (Z75) es creado por cada orden que actualmente no
tiene la factura.
Los datos de la línea del ítem son poblados de manera similar a la creación de una línea de
ítem desde la pestaña Orden/factura en el modulo de adquisiciones.
Si una orden tiene una factura con registros de líneas de ítem, la línea no es creada.
Los detalles relacionados con los sucesos o fallas de la creación de líneas de ítems son
incluidos en la ventana de reporte de recepción en grupo.
Creación de la transacción del presupuesto

Un registro de transacción de presupuesto de tipo factura (Z601) es creado por cada orden que
tiene una transacción de presupuesto de tipo compromiso. El sistema ejecuta las mismas
verificaciones que cuando el presupuesto es asignado manualmente para cubrir una línea de
ítem de la factura (código del presupuesto, cobertura, fechas, códigos de objetos, etc.). Si la
verificación falla, la línea de ítem es creada pero sin crear la transacción del presupuesto de
tipo factura.
Si la orden no está relacionada con una transacción de presupuesto, una nueva transacción no
es creada.
Los detalles generales relacionados con los sucesos o fallas en la creación de la transacción
son incluidos en la ventana de reporte de recepción en grupo.
8.3.4 Ventana de reporte de recepción en grupo

Después de que la forma de recepción múltiple es enviada y la actualización de los datos de
Aleph es ejecutada, la ventana de resultado de la recepción en grupo es mostrada.
Esta ventana incluye información breve de las acciones satisfactorias y fallidas. La

información solo es de lectura y puede imprimirse usando la tecla F11. Las acciones
satisfactorias son reportadas en texto verde. Las acciones fallidas son reportadas en texto
rojo.
• Número total de órdenes recibidas
• Número total de registros recibidos (acciones satisfactorias y fallidas)
• Número de la factura general y líneas de ítems (acciones satisfactorias y fallidas)
• Transacciones del presupuesto fallida
Cuando el botón Aceptar es seleccionado, la ventana es cerrada. Si la casilla Imprimir

Recibos de recepción es seleccionada, los recibos son generados.
La acción de recepción en grupo es completada.
9 Reclamos

• Reclamo en grupo
• Reclamo manual
Los reclamos son generalmente enviados al proveedor cuando un ítem de una orden no ha
sido recibido en la fecha esperada.
Usted puede enviar reclamos al proveedor para órdenes de monografías usando el servicio
“Reporte de reclamos y cartas para órdenes de monografías (acq-12)”. Los reclamos para
órdenes abiertas son enviados usando el servicio “Reporte de reclamos para órdenes abiertas
(acq-11).
Alternativamente, puede enviar reclamos manualmente, uno por vez, haciendo clic en el nodo
reclamos de la pestaña Orden (también disponible para órdenes de seriadas y abiertas).
El procedimiento que debe seguirse para reclamos depende, ante todo, en la información
proporcionada en el formulario de la orden cuando la orden fue creada por primera vez.
El siguiente es un ejemplo de la pestaña del proveedor en el formulario de la orden:
Los dos campos relevantes son Fecha de reclamo y bitácora de reclamos.
Fecha de reclamo (para monografías)

A menos que ingrese su propia fecha, el sistema calcula la fecha de reclamo cuando la orden
es enviada, de acuerdo con el tipo de entrega del material y la demora definida en el registro
del proveedor. Después de esto, el sistema continuará actualizando la fecha del reclamo
automáticamente si los reclamos están siendo manejados por el servicio “Reporte de reclamos
y cargas para órdenes de monografías (acq-12). Si los reclamos son manejados manualmente
(haciendo clic en el botón Nuevo reclamo en la lista de reclamos), entonces la fecha del
reclamo será actualizada solo si el bibliotecólogo lo solicita. Además para la fecha de
reclamo que es actualizada en periodos de tiempo, el sistema almacena la fecha estimada
original de llegada (EDA original), la cual es la misma de la primera fecha de reclamo.
La EDA original puede verse en la pestaña de despliegue de la orden del formulario de la
orden.
Opción reclamo en lote (para Monografías)

Si selecciona la opción de reclamo en lote de la pestaña Proveedor en el formulario de la
orden, el sistema enviará los reclamos para esta orden cuando el servicio Reporte de reclamos
y cartas para órdenes de Monografías (acq-12) se ejecuta. Si no selecciona esta opción,
entonces la única forma de enviar un reclamo para esta orden es enviándola manualmente
haciendo clic en el botón Nuevo Reclamo en la lista de reclamos.
9.1 Reclamos en lote

Si la casilla reclamo en lote es seleccionada en la pestaña Proveedor del formulario de la
orden, el sistema incluirá la orden en el servicio “Reporte de reclamo y cartas para órdenes de
monografías” (acq-12).
Cuando este servicio es programado, el sistema calculará la nueva fecha de reclamo de

acuerdo con el valor ingresado en el campo “Número de días hasta el próximo reclamo” en el
servicio “Reporte de reclamo y cartas para órdenes de monografías” (acq-12), o, si este valor
es cero, por los predeterminados del proveedor (basado en el tipo de entrega y la demora en
días).
El reporte de reclamos generado por el servicio “Reporte de reclamo y cartas para órdenes de
monografías” (acq-12) arroja dos impresiones. Una impresión será la lista de todas las
órdenes para las cuales la casilla “reclamo en lote” fue seleccionada, mientras que la otra
impresión será la lista de todas las órdenes para las cuales la casilla no fue seleccionada.
El servicio “Reporte de reclamos y cartas para monografías” acq-12 también genera cartas de
reclamo. Las plantillas que definen estas cartas están ubicadas en el directorio form_spa del
escenario. En este directorio, acq-first-claim-00 y acq-additional-claim-00 son usadas por la
función en lote.
9.2 Reclamo Manual
Para enviar un reclamo individual, seleccione el nodo Reclamos en la pestaña Orden.
Cualquier reclamo previamente enviado para una orden sera listado en la lista del panel
superior.
Para enviar un Nuevo reclamo, desde la lista de reclamos de la orden, haga clic en Nuevo.
Este activa el formulario del reclamo en el panel inferior:
Esta forma permite registrar un reclamo para una orden. Usted puede usarla también para
cambiar los detalles de un reclamo que ya está registrado.
Cuando termine de diligenciar el formulario, haga clic en Agregar. Si cambia los detalles de
un reclamo ya registrado, haga clic en Actualizar.
Claves para los campos
Enviar reclamo
Seleccione esta opción si desea enviar el reclamo (a través de e-mail/EDI/impreso). Usted
puede usar este campo también para volver a enviar un reclamo enviado en el pasado. No
seleccione esta opción si desea actualizar un reclamo sin enviarlo.
Formato de la carta
Seleccione un tipo de formato de la carta de la lista. El formato solo es relevante cuando el
reclamo es enviado al correo electrónico o impreso (no es relevante para reclamos EDI).
Fecha de reclamo
Ingrese la fecha válida para este reclamo. La fecha predeterminada es la fecha actual.
Texto del reclamo
Ingrese cualquier comentario que desee adicionar al reclamo.
Fecha de respuesta
Si ha recibido respuesta del proveedor, ingrese la fecha de la respuesta.
Respuesta del proveedor

Si ha recibido una respuesta del proveedor, ingrese o seleccione un texto estándar de la lista
de selección.
Actualizar automáticamente la fecha esperada de llegada

Este campo es mostrado para todos los tipos de órdenes.
Si desea que la fecha del próximo reclamo sea calculada, entonces seleccione esta opción. En
este caso, la fecha del reclamo será calculada como sigue:
Para órdenes de Monografía:
Fecha actual + Z70-DELIVERY-DELAY (de acuerdo con el tipo de entrega del material).
Fecha actual + Z70-DELIVERY-DELAY (de acuerdo con el tipo de entrega de material).
Si no selecciona esta opción, entonces el campo Fecha esperada de llegada está disponible
para que actualice la fecha esperada de llegada de la orden manualmente.
Cuando un nuevo reclamo es agregado, este campo es seleccionado predeterminadamente
cuando la ventana del reclamo es abierta.
Fecha esperada de llegada

Este campo es mostrado para todos los tipos de órdenes.
Si la opción Actualizar automáticamente la fecha esperada de llegada no es seleccionada,
usted puede ingresar la fecha en la que espera recibir la orden. Esta fecha es usada por el
sistema cuando los reclamos son generados automáticamente (en lote). Si la opción
Actualizar automáticamente la fecha esperada de llegada es seleccionada, entonces este
campo será solo de lectura y la fecha esperada de llegada será calculada por el sistema como
sigue:

Fecha actual + Z70-DELIVERY-DELAY (de acuerdo con el tipo de entrega del material).
10 Pagos
1 • Factura general estado de pago

2 • Autorización usuarios
3 • Reporte de facturas
Los pagos en la factura general son administrados a través de la pestaña Pagos de la pestaña
factura General.
10.1 Factura General estado de pago

Los estados de pago estándar son:
N – no está listo para ser pagado
R – listo para ser pagada
Y – autorización de pago dada
P - pagada
Más estados de pago pueden ser configurados por su administrador, quien también determina
el estado de pago predeterminado cuando una factura general es creada y el estado de pago
que congela la factura. Esto significa que todas las operaciones en la Factura General y en
las líneas de ítems relacionadas (excepto para cambios en el estado de pago) no serán
permitidas.
Cuando el estado de pago de la factura General es cambiado, el sistema cambia todos los
débitos enlazados. Si todas las facturas de una orden son pagadas y el estado del material
recibido esta completo, el sistema cambiará el estado de la orden a cerrada (CLS).
10.2 Autorizaciones a usuarios

Las autorizaciones relevantes para los usuarios (y todas las autorizaciones para usuarios) para
funciones en la Factura General son definidas en la ventana Derechos de acceso, llamada
desde la ventana de privilegios del staff.
Bajo los derechos de acceso de adquisiciones, existen autorizaciones que refieren al estado de
pago de la factura. Esto significa que el usuario puede negar o permitir la posibilidad para
activar funciones en una factura general y las líneas de de ítems relacionadas con el estado de
pago de la factura.
Por ejemplo: para actualizar un estado de pago a Y (dar autorización de pago) y tener
autorización para actualizar una factura con estado de pago Y y todas sus líneas de ítems
relacionados, el usuario debe tener los siguientes derechos de acceso: Actualizar “Dar
autorización de pago” de la factura general y/o sus líneas de ítems (INVOICE-HEAD-P-S-
Y ).
Para el administrador:
En cuanto a un nuevo estado de pago definido en tab48.lng., un nuevo derecho de acceso
puede también ser definido para el nuevo estado de pago. Por ejemplo: si el nuevo código de
estado de pago es “C” (Verificar antes de pagar), agregue la siguiente línea para alephe a la
tabla user_function.lng:
ACQ L Acquisitions INVOICE-HEAD-P-S-C L
Actualizar "Verificar antes de pagar” la facture general y/o sus líneas de ítems.
La columna 4 de tab48.lng define que rutinas user_function deberían ser usadas además de las
verificaciones estándar para los diferentes estados de pagos. Múltiples estados de pago
pueden usar la misma autorización. Si la Col.4 se deja en blanco, no serán realizadas
verificaciones adicionales, y la autorización en user_function para Actualizar el Estado de
pago de la factura será suficiente.
10.3 Reporte de factura

Además de la opción para cargar el estado de pago por cada factura separadamente a través de
la pestaña de pago de la factura General, usted también puede cambiar el estado de pago para
un grupo de facturas ejecutando el Reporte de facturas (acq-10). Una de las acciones
disponibles del Reporte de Facturas es cambiar el estado de pago de un grupo recuperado de
facturas generales. El grupo puede recuperarse por el número común de aprobación. Un
reporte será generado mostrando la factura que fue cambiada. Para más detalles, vea la
sección de ayuda Reporte de facturas.
11 Reportes
1 • Tipos de reportes
2 • Ejemplo para usar el Formulario General de Recuperación (acq-02-01)
Los reportes de adquisiciones están disponibles desde el menú Servicios/Recuperar e imprimir

registros de adquisiciones del módulo Adquisiciones/Seriadas. Una vez que ingresa al
módulo, debe seleccionar un escenario administrativo.
Los reportes son creados en un proceso de dos pasos:
Paso 1:
Recupere los números de registros de las órdenes de adquisiciones que cumplan con varios
criterios. Un archivo de salida será creado el cual lista los números de registros sin
información detalladas para cada registro. El archivo de salida puede encontrarse en el
directorio ALEPHE_SCRATCH.
Paso 2:
Para ver los contenidos actuales de los registros, debe usar el servicio Imprimir Registros de
adquisiciones (acq-03).
11.1 Tipos de reportes

Usando los servicios de adquisiciones, usted puede recuperar órdenes que cumplan con los
siguientes criterios:
• Órdenes parcialmente diligenciadas (acq-02-02)

• Órdenes de monografías – estado "New" (acq-02-03)
• Órdenes para los cuales no hay factura (acq-02-04)
• Órdenes que tienen un estado en particular (acq-02-05)
• Órdenes que fueron canceladas por el proveedor (acq-02-06)
• Órdenes que correspondan con cualquiera de los 40 diferentes criterios que puede
definir usando el formulario General de Recuperación (acq-02-01). La lista completa
de criterios y detalles para diligenciar la forma está disponible en la ayuda en línea del
servicio Formulario General de Recuperación (acq-02-01).
11.2 Ejemplo usando el Formulario General de Recuperación (acq-

02-01)
Este ejemplo muestra como generar un reporte de órdenes recientes registradas durante un
periodo especifico de tiempo para una biblioteca particular, sub-biblioteca o grupo de sub-
bibliotecas.
1. Desde el menú principal, seleccione Servicios.
2. Desde la sección Recuperación e impresión de registros de adquisiciones, seleccione

Formulario General de Recuperación (acq-02-01).
3. Diligencie el campo Archivo de salida, por ejemplo, acq_arrival1.
4. En la siguiente sección, diligencie los campos de Recuperación. Seleccione los filtros con
los siguientes parámetros:
• Recupere por: Sub-Biblioteca: ingrese hasta cinco sub-bibliotecas en los siguientes cinco
campos, por ejemplo, UEDUC ULAW ULINC
• Recupere por: Fecha de llegada: ingrese el rango de fechas (aaaammdd) durante el cual ha
recibido material, in los siguientes dos campos, por ejemplo, 20040301 20040531
• Recupere por: Estado de llegada: hasta dos estados pueden ingresarse en los siguientes dos
campos:
o C-recepción completa.
o P- recepción parcial.
1 o N-no se han recibido ítems,

2 Para nuestro ejemplo, ingrese C-recepción completa.
3 5. Haga clic en el botón Enviar.
4 6. Desde el menú Servicios /Recuperar e imprimir registros de adquisiciones,

seleccione Imprimir registros de adquisiciones (acq-03).
5 7. En el campo Archivo de entrada, ingrese el nombre del archivo de salida del

servicio anterior, por ejemplo, acq_arrival1. Diligencie el campo Archivo de
Salida, por ejemplo, print_arrival. El archivo de salida puede recuperarse del
directorio PRINT del escenario.
6 8. En el campo Formato del reporte, seleccione el format para la impresión.
7 9. Haga clic en el botón Enviar.
8 10. Para imprimir el reporte, use la opción Administrador de tareas del menú
ALEPH del menú principal.
Los valores mencionados del ejemplo proporcionaran una lista de todo el material registrado
con estado de recepción C(completo) para UEDUC, ULAW y ULINC entre el periodo de
tiempo 1 Marzo 2004 hasta 31 Mayo 2004.
12 Servicios en Adquisiciones
Cada servicio es identificado en la cola de procesos por el nombre del procedimiento.
Órdenes y reclamos
1 • Reporte de la bitácora de órdenes (acq-22)
2 • Reporte de reclamos y cartas para órdenes de monografía (acq-12)
3 • Reporte de reclamos para órdenes pendientes (acq-11)
4 • Reporte de reclamos para órdenes de seriadas (acq-19)
5 • Enviar lista de órdenes a un proveedor (acq-14)
Recuperar e imprimir registros de adquisiciones
6 • Órdenes de monografías parcialmente diligenciadas (acq-02-02)
7 • Órdenes de monografía - Estado "New" (acq-02-03)
8 • Sin Factura (acq-02-04)
9 • Estado de orden (acq-02-05)
10 • Órdenes canceladas por el proveedor (acq-02-06)
11 • Formulario general de recuperación (acq-02-01)
12 • Imprimir registros de adquisiciones (acq-03)
Administración de presupuestos
13 • Abrir presupuesto anual (acq-05)
14 • Renovar compromisos de órdenes para monografías (acq-06-a)
15 • Renovar compromisos de órdenes para seriadas y órdenes pendientes (acq-
06-b)
16 • Transferir balance remanente (acq-07)
17 • Actualizar precio local de las transacciones de presupuesto (acq-08)
18 • Desactivar compromisos (acq-09)
19 • Resumen de presupuestos (acq-16)
20 • Lista de órdenes por presupuesto (acq-17)
Moneda
1 • Reporte de monedas (acq-01)
2 • Actualizar tasas de cambio (acq-20)
EDI
3 • Enviar mensajes EDI (edi-11)
4 • Procesar mensajes entrantes EDI (edi-09)
5 • Cargar mensajes entrantes EDI (edi-10)
Otros
6 • Reporte de facturas (acq-10)
7 • Reconstruir índice órdenes de PIB y de adquisiciones (acq-04)
8 • Cartas para renovación de suscripción (acq-23)
9 • Exportar a Banner/FRS (acq-21)
10 • Reporte de actualización de datos de direcciones (acq-60)
11 • Actualizar código del proveedor en los registros de las órdenes y
suscripciones (acq-26)
12 • Creación general de ADM y órdenes (acq-24)
13 • Cargar facturas y líneas de ítems (acq-32)
14 • Actualizar factura desde sistemas financieros externos (acq-29)
Estadísticas
15 • Estadísticas por fechas - Material/Mes (acq-25)
16
General
17 • Imprimir reporte de disparadores (com-01)
18 • Construir índice de palabras para un registro (manage-111)
19 • Reiniciar servicios (sys-01)
20 • Construir paquete de plantillas de impresión (sys-02)
12.1 Administrador de tablas de base de datos
21
Los servicios en esta sección son explicados al detalle en el capítulo de Servicios de módulo
de circulación.
12.2 Órdenes y reclamos

Reporte de la bitácora de órdenes (acq-22)
Este servicio genera un reporte con información concerniente a las órdenes. Extrae
información de la bitácora de la orden (Z71) y la coloca en un archivo de salida junto con
información adicional como títulos del documento e ISBN/ISSN.
Reporte de reclamos y cartas para órdenes de monografías (acq-12)

Este servicio genera un listado de monografías que no han sido recibidas y las cartas de
reclamos para enviar al proveedor. El reporte genera dos impresiones: una con la lista de
todas las órdenes en las cuales la casilla Reclamo en lote fue seleccionada, y otra con la lista
de las demás órdenes en donde la casilla Reclamo en lote no fue seleccionada. El sistema
automáticamente agrega una x como sufijo al nombre del archivo impreso con las órdenes en
donde la casilla Reclamo en lote no fue seleccionado.
Para órdenes abiertas, un reporte de reclamos puede generarse usando el servicio Reporte de
reclamos para órdenes abiertas (acq-11). Las cartas de reclamo puede entonces enviarse
manualmente usando el botón Reclamo en la lista de órdenes de Admin.
Para seriadas, el servicio Imprimir cartas de reclamo para seriadas (serial-44) disponible desde
el menú de Servicios/seriadas.
Reporte de reclamos para órdenes abiertas (acq-11)

Esta función crea un reporte de órdenes abiertas para las cuales la Fecha esperada de
recepción es menor a la fecha actual y los volúmenes aún no se han recibido. Esta
información puede usarse para enviar los reclamos al proveedor. Las cartas de reclamo
pueden enviarse manualmente haciendo clic en el botón Reclamo en la ventana de la lista de
órdenes del registro Admin.
Reporte de reclamos para seriadas (acq-19)

Este servicio genera un reporte de órdenes de seriadas para las cuales la Fecha esperada de
recepción es menor a la fecha actual y los fascículos aún no se han recibido. El proceso puede
usarse solo si los ítems no han sido procesados. Cuando el primer ítem es recibido, usted
también puede usar la función Imprimir cartas de reclamo (serial-44).
Las cartas de reclamo para seriadas puede enviarse manualmente haciendo clic en el botón
Reclamo de la ventana de la lista de órdenes del registro Admin.
Para órdenes abiertas, usted puede generar un reporte de reclamos usando el servicio Reporte
de reclamos para órdenes abiertas (acq-11).
Enviar lista de órdenes a un proveedor (acq-14)

Este servicio permite enviar al proveedor la carta con una lista de órdenes. Todas las órdenes
cuyo tipo de entrega de la orden es LI (lista) y cuyo estado es RSV (Listo para enviar al
proveedor) serán incluidas en este servicio.
12.3 Recuperar e imprimir registros de adquisiciones
Órdenes de monografías parcialmente diligenciadas (acq-02-02)

Este servicio recupera los números de registros de órdenes de monografías que no han sido
recibidas del proveedor o han sido cubiertas parcialmente por el proveedor y los escribe en un
archivo de salido. Para generar un reporte de este archivo, use el servicio Imprimir registros
de adquisiciones (acq-03).
Órdenes de monografía - Estado "New" (acq-02-03)

Este servicio recupera los números de registros de órdenes de monografía cuyo estado es
NEW, y los escribe en un archivo de salida. Para generar un reporte para este archivo, use el
servicio Imprimir registros de adquisiciones (acq-03).
No Factura (acq-02-04)
Este servicio recupera números de registros de las órdenes de adquisiciones para los cuales
una factura no se ha recibido o ha sido recibida parcialmente y los escribe en un archivo de
salida. Para generar un reporte para este archivo, use el servicio Imprimir registros de
adquisiciones (acq-03).
Estado de la orden (acq-02-05)

Este servicio recupera números de registros para órdenes con un estado y los escribe en un
archivo de salida. Para generar un reporte para este archivo, use el servicio Imprimir registros
de adquisiciones (acq-03).
Órdenes canceladas por el proveedor (acq-02-06)

Este servicio recupera números de registros para órdenes que han sido canceladas por el
proveedor (estado de la orden VC) y los escribe en un archivo de salida. Para generar un
reporte para este archivo, use el servicio Imprimir registros de adquisiciones (acq-03).
Formulario general de recuperación (acq-02-01)

Este servicio recupera números de registros de órdenes de adquisiciones de acuerdo con un
número diferente de filtros que usted aplica. Un archivo de salida será creado con la lista de
números de registros sin información detallada de cada registro. Para generar un reporte para
este archivo, use el servicio Imprimir registros de adquisiciones (acq-03).
Imprimir registros de adquisiciones (acq-03)

Este servicio guarda en un archivo o imprime los registros de adquisiciones que han sido
recuperados usando uno de los servicios que recuperan números de registros de adquisiciones.
12.4 Administración del presupuesto
Abrir presupuesto anual (acq-05)

Este servicio crea un nuevo presupuesto para aquellos presupuestos definidos como “anuales”
y usan el mismo formato “Código-año” (por ejemplo, Libros-2008). El nuevo presupuesto
mantendrá el mismo código con un nuevo sufijo para el nuevo año (por ejemplo, Libros-
2009). Si el presupuesto existe en el sistema (para el nuevo año) este no será abierto, pero
aparecerá en el reporte de salida.
Si un presupuesto anual tiene un presupuesto padre anual, entonces el número presupuesto

creado para el año solicitado tendrá un código de presupuesto padre con el nuevo año; de otra
forma (si el presupuesto padre no es anual), este no cambiará en el nuevo presupuesto. Note
que la existencia del código de presupuesto padre renovado NO es verificada por el sistema.
Renovar compromisos de órdenes para monografías (acq-06-a)

Antes de ejecutar este servicio, primero debe correr el servicio Abrir presupuesto anual (acq-
05).
Este servicio renueva los compromisos de las órdenes para órdenes de monografías y verifica
los presupuestos anuales que han sido comprometidos para cada orden. Este trabaja para
órdenes con estado:
• RSV = Listo para enviar al proveedor
• SV = Enviado al proveedor
• WB = Esperando confirmación del presupuesto
• WP = Esperando para ser procesado
No trabaja con órdenes que tienen estado NEW = Nueva.
Si el compromiso para las órdenes está activo (en otras palabras, las facturas están
incompletas), el compromiso será asignado al nuevo presupuesto anual.
Renovar compromisos de la orden para seriadas y órdenes abiertas (acq-06-b)

05).
Este servicio renueva los compromisos de las órdenes para seriadas y órdenes abiertas y
verifica el presupuesto anual comprometido para cada orden cuyo estado es SV – enviado al
proveedor. Si el compromiso para la orden está activo (en otras palabras, la factura está
incompleta), el compromiso será asignado al nuevo presupuesto anual. Este servicio genera
un reporte que incluye una lista de todos los compromisos renovados.
Transferir remanente del balance (acq-07)

05).
Este servicio transfiere los saldos del presupuesto anual al final del año al nuevo presupuesto
anual. El estado del presupuesto antiguo es cambiado a NA, no activo. El servicio solo
trabaja con presupuestos definidos como “anuales” y usa el formato “código-Año” (por
ejemplo, Libros-2008). El balance negativo del presupuesto también puede ser transferido.
Actualizar precio local en las transacciones del presupuesto (acq-08)

Este servicio actualiza el precio local de una transacción del presupuesto. El sistema usa la
tasa de cambio más cercana a la fecha relevante de la transacción del presupuesto. Esto
abarca todos los tipos de transacciones, incluyendo ENC (comprometido) y INV (factura).
Cuando programar este servicio:

Corra este servicio si ha cambiado o agregado tasas de cambio en una fecha específica.
También úselo después de una conversión (si es necesario), para crear las cantidades locales.
Se recomienda no ejecutar acq-08 en sitios en donde las tablas de transacciones de
presupuestos (Z601) tienen una tasa de cambio de la moneda de cero y no existe tabla de tasa
de cambio para los años anteriores- El sistema no tiene una tasa cambio propia para las
transacciones pasadas.
Desactivar compromiso (acq-09)

Este servicio examina todas las órdenes junto con sus facturas. Para cada orden que tiene
todas sus facturas recibidas, la suma activa del compromiso (muestra cuanto del compromiso
está pendiente) está definida como cero. Esto, en efecto, desactiva el compromiso.
Cuando programar este servicio:

Este servicio no es usado en la operación normal. Sin embargo, es usado para el proceso de
conversión.
Se recomienda no ejecutar acq-09 en sitios en donde las tablas de transacciones de

presupuesto (Z601) tienen una tasa de cambio de cero y no existe tabla de tasa de cambio para
los años anteriores- El sistema no tiene una tasa cambio propia para las transacciones
pasadas.
Resumen del presupuesto (acq-16)

Este servicio genera un reporte que resume los presupuestos que cumplen con los criterios
seleccionados. El reporte incluye asignaciones, transferencias, compromisos, facturas no
pagadas, pagos, balance estimado y actual y el máximo de gasto y compromiso del
presupuesto.
Lista de órdenes por presupuesto (acq-17)

Este servicio imprime una lista de todas las órdenes para las cuales el presupuesto
seleccionado ha sido comprometido.
Transferencia automática de órdenes de presupuesto a presupuesto (acq-31)

Este servicio transfiere órdenes de un presupuesto a otro, esto es, transfiere los compromisos
activos y originales de las órdenes especificadas en el archivo de entrada. Note que el archivo
de salida creado por uno de los servicios que recupera registros de adquisiciones puede
también usarse como archivo de entrada para este proceso.
Las órdenes con todos estados excepto cerrados (CLS), cancelado por la biblioteca (LC), y
cancelado por el proveedor (VC) pueden ser manejadas por este proceso.
Diferentes verificaciones son ejecutadas en este servicio sobre el presupuesto y las órdenes.
Dos archivos de salida son creados por este servicio:

• Un archivo que contiene las órdenes que no pasaron la verificación y que fueron
rechazadas. En este caso la razón de la falla es especificada en el archivo para cada orden.
• Un archivo que contiene las órdenes que pasaron la verificación y que fueron transferidas.
Usted puede generar un reporte preliminar antes de hacer la transferencia automática. Esto
puede lograrse seleccionando “No” en el campo Actualizar la base de datos.
12.5 Moneda
Reporte de monedas (acq-01)

Este servicio imprime un reporte que muestra las fechas en las cuales las tasas y las tasas
actuales fueron asignadas a la moneda. El reporte puede incluir hasta 10 monedas.
Actualizar tasas de cambio de la moneda (acq-20)

Este servicio actualiza las tasas de cambio. Este usa un archivo llamado currency.dat, el cual
debe estar en el directorio del escenario (XXX50/files/currency.dat). El archivo debe tener el
siguiente formato:
CCC YYYYMMDD R.RRR
Por ejemplo:
USD 20020526 4.614
12.6 EDI
Enviar mensajes EDI (edi-11)
Este servicio envía mensajes EDI al proveedor. Recoge todos los archivos XML que se han
generado (órdenes, reclamos, fascículos de seriadas y cancelaciones).
Procesar mensajes entrantes EDI (edi-09)

Este servicio cargas los archivos nuevos EDI ubicados en su servidor bajo el directorio
./xxx50/edi/in/incoming y los convierte en el formato XML de Aleph. Si la conversión es
satisfactoria, un archivo con extensión .xml es creado en el directorio
./xxx50/edi/in/xml_incoming directory.
Cargar mensajes EDI (edi-10)

Este servicio genera los archivos XML creados por el servicio Procesar mensajes entrantes
EDI (edi-09).
12.7 Otros
Reporte de facturas (acq-10)
Este servicio ejecuta una de las siguientes acciones y genera dos reportes de salida.
1. Asigna el número de aprobación a todas las facturas generales recuperadas por el
servicio y genera un reporte mostrando que las facturas fueron asignadas
Seleccione “Si” en el campo Actualizar la base de datos y “No” en el campo

“Recuperar Usando Número de aprobación”. Este servicio automáticamente asignará
un número de aprobación para todas las facturas reportadas. El estado de pago de las
facturas recuperadas cambiará de acuerdo con el campo Cambiar estado a.
2. El número de aprobación es tomado del contador del sistema -invoiceapp-no en UTIL

G/2 del escenario ADM.
3. Cambiar el estado de pago del grupo de facturas generales recuperado

4. Seleccione Si en el campo Actualizar la base de datos y Si en el campo Recuperar
usando número de aprobación. Ingrese el número de aprobación en el campo Número
aprobado.
El grupo de facturas generales será recuperado por el número común de aprobación.

El estado de pago de las facturas recuperadas será cambiado de acuerdo con el campo
Cambiar estado a. Un reporte será generado mostrando las facturas que fueron
cambiadas. Este reporte puede entonces proporcionarse a la autoridad apropiada para
asegurar que el pago sea hecho.
Este servicio genera dos archivos de salida: el reporte de facturas y el reporte resumen.
Reporte de factura
Un reporte por factura o por grupo de facturas organizado por el proveedor y la moneda. Esto
depende de su selección en el campo Reporte por factura. El reporte incluye:
• Todas las facturas reportadas. Hay una línea por cada factura, comenzando con el
número de la factura, la cantidad total y fecha, y si hay un balance entre la factura general y
sus líneas de ítems.
• División del presupuesto por proveedor. Hay una línea por cada presupuesto,
comenzando con el código del presupuesto, suma del presupuesto y suma local. Si su sistema
de adquisiciones está configurado para trabajar con códigos de objetos, también estarán
desglosados por código de objeto.
• División de presupuestos por cada factura. Hay una sección para cada factura general,
comenzando con el número de factura, fecha, precio total y precio local, con una línea por
cada presupuesto, comenzando con el código del presupuesto, suma del presupuesto y suma
local. Si su sistema de adquisiciones está configurado para trabajar con códigos de objetos,
también estarán desglosados por código de objeto.
El reporte de facturas usa las plantillas XSL invoice-report.xsl y invoice-report-05.xsl.
Reporte resumen
El reporte resumen incluye todas las facturas manejadas por acq-10 en la moneda local. Note
que hay un reporte resumen que es generado junto con cada reporte de factura o el reporte de
factura por el proveedor y moneda.
La salida es una tabla organizada por el número de factura, incluyendo el código del
proveedor, el nombre del proveedor, fecha de la factura, cantidad, etc. También lista el
presupuesto usado por cada factura en un código de objeto de manera susceptible. El precio
total local para todas las facturas participantes aparece al final del resumen. El reporte
incluye solo el precio local ya que puede estar compuesto por facturas que están en diferentes
monedas.
El reporte usa la plantilla XSL invoice-report-summary.xsl.
Reconstruir índice de órdenes de adquisiciones y de PIB (acq-04)

Este servicio reconstruye los siguientes tres índices:
1. Índice de órdenes de adquisiciones
2. Índice de solicitudes internas de PIB
3. Índice de solicitudes externas de PIB
Cada archivo del índice será borrado y creado leyendo todos los registros de solicitud de las
órdenes de Adquisiciones/PIB.
Cartas de renovación de suscripción (acq-23)

Este servicio envía una carta a un proveedor que contiene una lista de suscripciones de
seriadas y/o órdenes abiertas para ser renovadas.
Este servicio corre en órdenes de tipo S(seriadas) y/o de tipo O (órdenes abiertas) con estado
de orden SV (enviado al proveedor) y verifica cada fecha de renovación de la orden contra la
fecha definida en los campos Fecha de renovación de la orden Desde/Hasta.
Si existe correspondencia, la orden es incluida en la carta y el campo Fecha de renovación es
actualizada en relación al campo Ciclo del presupuesto. Sin embargo, si el sistema determina
que esta nueva fecha de renovación es posterior a la fecha en el campo final de la suscripción,
entonces esta orden no será renovada y por consiguiente no será incluida en la carta de
renovación.
Exportar Banner/FRS (acq-21)

Este servicio genera en parte un export especializado para integrar ALEPH con el sistema de
administración de presupuestos BANNER o FRS. La interfaz entre ALEPH y BANNER/FRS
transfiere información de facturas así como que la factura general puede ser pagada y las
cuentas de la biblioteca pueden ser debitadas. Esto significa que la información de Z77
(factura general) y Z75(líneas de ítems deben enviarse tal como Z601 (transacciones del
presupuesto).
El reporte recupera un archivo de facturas generales con sus enlaces a los ítems (Z77 y
enlaces Z75), basado en los siguientes parámetros:
• La fecha de la factura general fue recibida (registrada) (Z77-I-RECDATE)

• El estado de la factura Z77-I-STATUS): generalmente, solo facturas con estado REG u SUP
son recuperadas.
• Estado de pago de la factura = Y (Z77-P-STATUS)
• Número de orden 3 (Z68-ORDER-NUMBER-2): Todas las líneas de ítems (Z75) enlazadas
a la factura general (Z77) tienen el mismo número de orden 3 enlazado a us orden (Z68). El
sistema verifica la primera línea de ítem enlazada a la factura general para ver si coincide con
el número de orden 3 solicitado.
• Después de recuperar, el sistema puede cambiar el estado de pago a P para indicar que la
factura fue recuperada.
Reporte de actualización de los datos de dirección del proveedor (acq-60)

Este servicio imprime los datos de direcciones del proveedor (Z72) que fueron cambiados o
actualizados dentro de un rango de fechas.
Creación general ADM y Órdenes (acq-24)

Este servicio crea múltiples registros ADM y órdenes desde un archivo. Por ejemplo, este
servicio puede usarse cuando un proveedor proporciona en un CD-ROM, precios e
información bibliográfica para posibles órdenes.
Además, opcionalmente puede asignar un proveedor a una orden (dependiendo de los

parámetros “Use el ISBN para asignar el proveedor – Si/No). Si selecciona No, los registros
ADM y las órdenes son creadas con una sub-biblioteca/unidad de orden especificada y un
“Número de orden adicional” que puede usarse para recuperar la nuevas órdenes creadas para
futuros procesos en la ventana Órdenes en grupo bajo la pestaña de Búsqueda. Si selecciona
Si, un proveedor es asignado a las órdenes creadas, junto con los parámetros relevantes,
incluyendo Método de adquisición, estado de la orden y fecha estimada de recepción. Los
detalles del proveedor (código del proveedor y prefijo) son extraídos del registro
bibliográfico: El código del proveedor es construido del ISBN – sub-campo $$a del campo
020 (USMARC) o sub-campo $$a del campo 010 (UNIMARC), y el prefijo del proveedor es
construido del sub-campo $$b del campo 260 (USMARC) o sub-campo $$c del campo 210
(UNIMARC).
El sistema tiene en cuenta los 13-digitos del ISBN para encontrar el proveedor
correspondiente (Z70).
Nota
Pa propósitos de extracción del prefijo del proveedor, los ISBN validos actualmente son
aquellos con país/idioma grupo 0 o 1 (primer digito). También note que las órdenes son
creadas con el tipo de material M. Este código debe estar definido en
pc_tab_exp_field.lng como un tipo de material valido.
Antes de programar este servicio, debe cargar los nuevos registros bibliográficos usando el
servicio: Cargar registros al catálogo (p-manage-18). La salida de p-manage-18 debe usarse
como la entrada para este servicio.
Actualizar el código del proveedor en los registros de la orden y de suscripción (acq-26)

Este servicio actualiza o reemplaza el código del proveedor en registros de órdenes (Z68) y en
registros de suscripciones (Z16). Este servicio se usa cuando, por ejemplo, un proveedor
termina operaciones o es fusionado con otro proveedor.
Los siguientes registros de órdenes son procesados por este servicio:

• Órdenes que tienen la misma sub-biblioteca en el campo Sub-Biblioteca (Z68-
SUBLIBRARY), así como las seleccionadas en el filtro sub-biblioteca.
• Registros en los cuales el código del proveedor (Z68-VENDOR-CODE) es igual al código
seleccionado en el campo Código del proveedor anterior.
• Registros en los cuales el estado de la orden (Z68-ORDER-STATUS) NO es uno de los
siguientes CLS (cerrado), VC (Cancelado por el proveedor) o LC (cancelado por la
biblioteca).
Los siguientes registros de suscripciones son procesados por este servicio:

• Subscripciones que tienen la misma sub-biblioteca en el campo Sub-biblioteca (Z16-SUB-
LIBRARY) así como el filtro seleccionado.
• Aquellas en las cuales el código del proveedor (Z16-VENDOR-CODE) es igual al código
seleccionado en el campo Código de proveedor anterior.
• Registros en los cuales el campo Fecha Hasta (Z16-COPY-TO-DATE) es
SUPERIOR a la fecha actual.
Reemplazar proveedor – Cerrar y abrir órdenes y suscripciones (acq-27)

Este nuevo servicio cambia proveedores para órdenes pendientes, órdenes de seriadas, y
suscripciones relacionadas que caen dentro del presupuesto anual actual
(z68_subscription_budget_period=1).
El servicio cierra las órdenes y las suscripciones relacionadas y abre nuevas órdenes y
suscripciones, duplicando las órdenes cerradas y suscripciones, y tomando la nueva
información de los parámetros ingresados por el usuario staff.
El archivo de salida puede incluir cualquier número ADM + secuencia de la orden +

escenario ADM o un único número ADM + el número de secuencia.
Este servicio genera la siguiente salida:
1 • Un archive con las cartas de cancelación a los proveedores, permitiendo que la

opción Generar Carta de cancelación de órdenes sea definida como Si.
2 • Un listado de las órdenes que fueron manejadas y la razón. Estas son las razones:
0 o La orden no cae dentro del presupuesto anual actual (esto es,

z68_subscription_budget_period es diferente de1)
1 o La fecha final de la suscripción es anterior a la fecha inicial

(z68-subscription-date-to es anterior a z68-subscription-date-
from).
2 o No existe la orden
3 o La orden es para monografías
Note que este servicio no verifica el estado de la orden. En consecuencia, no programe este
servicio para órdenes con estados VC (cancelado por el proveedor); LC (cancelado por la
biblioteca); REJ (rechazado): CLS (orden cerrada).
Cambiar estado de orden y EDA en registros de órdenes (acq-28)

Este servicio actualiza el estado de la orden y/o EDA para un grupo de órdenes. El servicio
usa un archivo de entrada de números ADM + número de secuencia + escenario ADM.
El servicio tiene los siguientes parámetros:
Archivo de entrada, Nuevo estado de la orden, Actualizar EDA? (S,N), Nueva EDA
Cargar factura y líneas de ítems (acq-32)

Este servicio permite cargar datos de facturas en Aleph y actualizar los registros
correspondientes. El archivo de entrada es un archivo XML estructurado que incluye
información de la factura general y de las líneas de ítems. Para órdenes de monografía y
abiertas, este proceso permite actualizar información de recepción.
La carga de información de la factura puede afectar los siguientes componentes tal como si la
creación fuera manual: Factura General (Z77), líneas de ítems (Z75), recepción de órdenes de
monografía y abiertas (Z78), transacciones de presupuestos (z601) y de ítems (Z30).
Actualizar factura desde sistemas financieros externos (acq-29)

Este servicio permite actualizar en ALEPH, información de pago de la factura general basado
en un archivo de entrada proporcionado en formato XML. Usted puede obtener información
financiera relacionada con su factura general en ALEPH desde sistemas externos y cargar la
información de pago en los registros de ALEPH. La actualización de la factura afecta los
siguientes componentes tal como si la actualización fuera manual: Factura general (Z77),
transacciones de presupuesto (Z601) y órdenes (Z68).
12.8 Estadísticas
Estadísticas por fecha - Material/Mes (acq-25)
Este servicio genera un reporte estadístico de adquisiciones con las siguientes columnas:
Tipo de material, mes, método de adquisición (compra, aprobado, canje, etc.).
12.9 General
Imprimir reporte de disparadores (com-01)
Este servicio genera una impresión de disparadores.
Construir índice de palabras para un registro (manage-111)

Este servicio crea palabras claves desde varios campos de las siguientes tablas Oracle:
• Proveedor (Z70)
• Dirección del proveedor (Z72)
• Registro global del usuario (Z303)
• Dirección del usuario (Z304)
• Sala de lectura (Z310)
• Presupuesto (Z76)
Los índices que son creados permiten al usuario buscar en registros por palabras clave.
Reiniciar servicios (sys-01)

Este servicio detiene un servicio y lo restaura. El servidor que es detenido es seleccionado
por el usuario y puede ser el pc_server, el www_server o el oclc_server.
Cuando se ejecuta, el servicio detiene los servidores que estén corriendo en el puerto
predeterminado e inicia uno nuevo en el mismo puerto. Si un puesto es especificado, solo ese
puerto será restaurado.
Reconstruir el paquete de plantillas de impresión (sys-02)

Este servicio reconstruye el archivo html.pck después de editar una forma o carta del
directorio form_spa. Por cualquier cambio en estos archivos, ejecute este servicio.
Conversión de registros clave (manage-70)

Este servicio convierte los registros clave. Este toma el archivo de entrada que contiene los
registros claves de un tipo (por ejemplo, números BIB) y, por cada valor que este contiene,
lista la clave correspondiente de otro tipo (por ejemplo, número de la orden).
Ordenar impresiones (print-50)

Este servicio reorganiza las impresiones, agrupando en conjunto las impresiones de diferentes
archivos basado en un valor común que tienen en una o más etiquetas XML del archivo de
impresión. Las etiquetas XML que son usadas para verificar los valores en común son
tomadas como parámetros de entrada de este servicio. Los archivos de impresión que serán
usados para reagrupar tienen un ID de impresión en común, el cual es especificado como un
parámetro de entrada del servicio.

ALEPH 20 Guía Del Usuario - Adquisiciones

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Todos los derechos reservados por Ex Libris Limited, 2009.

1.1 El cliente GUI para Adquisiciones/Seriadas.......................................................................8

1.1.1 Barra de herramientas..................................................................................................8

1.3 Trabajando sin ratón.........................................................................................................10

1.4 El proceso de adquisiciones..............................................................................................11

1.5 Tipos de órdenes...............................................................................................................11

1.6 Sistemas de adquisiciones................................................................................................12

2.1 Moneda local....................................................................................................................13

2.2 Lista de monedas..............................................................................................................14

2.3 Agregar Tipo.....................................................................................................................15

2.4 Agregar Moneda...............................................................................................................15

3.1 Lista de proveedores.........................................................................................................16

3.2 Forma del proveedor........................................................................................................20

3.2.1 Pestaña Información del proveedor 1........................................................................20

3.2.2 Pestaña Información del proveedor 2........................................................................22

3.2.3 Pestaña Información del proveedor 3........................................................................24

3.4 Dos niveles de proveedor.................................................................................................26

3.5 Lista de sub-niveles del proveedor...................................................................................27

3.6 Forma de información del sub-nivel.................................................................................28

4.1 Lista de presupuestos........................................................................................................29

4.2 Forma del presupuesto......................................................................................................31

4.2.1 Inf. Presupuesto 1 – Pestaña 1...................................................................................32

4.2.2 Inf. de presupuesto 2..................................................................................................33

4.2.3 Pestaña Balance.........................................................................................................36

4.2.4 Pestaña de transacciones............................................................................................37

4.2.5 Pestaña de sub-bibliotecas.........................................................................................40

4.3 Jerarquía del presupuesto.................................................................................................40

4.3.1 Presupuesto padre......................................................................................................41

4.3.2 Use el presupuesto padre para el reporte de facturas.................................................41

4.3.3 Jerarquía de presupuestos en reportes........................................................................42

4.4 Permisos a usuarios para presupuestos.............................................................................42

5.1 Búsqueda de órdenes........................................................................................................43

5.2 Lista de órdenes................................................................................................................47

5.2.1 Catalogación rápida en Adquisiciones.......................................................................49

5.3 Forma de la orden.............................................................................................................50

5.3.1 Pestaña de información del a orden...........................................................................50

5.3.2 Pestaña General.........................................................................................................51

5.3.3 Pestaña del proveedor................................................................................................56

5.3.4 Pestaña Cantidad y precio..........................................................................................59

5.4 Enviando órdenes al proveedor........................................................................................61

5.4.1 Botón enviar..............................................................................................................62

5.5 Compromisos para la orden..............................................................................................62

5.7 Cancelando órdenes..........................................................................................................64

5.8.1 Borrar una orden desde la lista de órdenes................................................................65

5.9 Bitácora de la orden..........................................................................................................65

5.9.1 Lista de la bitácora.....................................................................................................66

5.9.2 Bitácora Orden/Suscripción.......................................................................................66

5.9.3 Mensajes de la bitácora..............................................................................................67

5.10 Solicitud de ADQ del OPAC..........................................................................................68

5.10.1 Requisitos para el registro del usuario.....................................................................68

5.10.2 Enviando una solicitud de ADQ..............................................................................69

5.10.4 OPAC Web – Registro del usuario en la biblioteca..................................................70

5.11 Lista de solicitudes OPAC..............................................................................................71

5.12 Cargando órdenes...........................................................................................................74

5.12.1 Lista de órdenes por carga.......................................................................................74

5.12.2 Forma para Múltiples órdenes.................................................................................76

5.13 Forma para múltiples ítems............................................................................................78

6.1 Configuración EDI...........................................................................................................79

6.1.1 Editando la tab35 para EDI........................................................................................80

6.1.2 Registro del proveedor para EDI...............................................................................81

6.1.3 Direcciones del proveedor.........................................................................................83

6.1.4 Ubicación de los archivos entrantes...........................................................................84

6.1.5 Edite edi_out_attr......................................................................................................84