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IMMD-Université de Lille II
Mode opératoire
Word
Année universitaire
2010-2011
Fonctionnalités Word
Sommaire
Introduction..................................................................................................................2
1) Rappels de confort.............................................................................................2
Conclusion.................................................................................................................21
Index...........................................................................................................................21
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Fonctionnalités Word
Introduction
Tant que l’on écrit quelques lignes, voire une page entière, Word paraît simple et
accessible à tous. Presque tout le monde en a fait l’apprentissage intuitif. Mais dès
qu’il s’agit de faire des documents un peu sophistiqués ou longs et faisant appel à des
fonctions avancées, alors tout peut devenir très fastidieux, agaçant ou même
décourageant. Ce cours a été fait pour vous faire gagner du temps, pour obtenir des
présentations irréprochables instantanément et surtout pour que le retraitement du
texte soit facile et sans limite.
Acceptez d’investir du temps dans l’apprentissage qui suit et renversez l’adage
selon lequel l’homme serait esclave de la machine. Cela pourra s’avérer ludique et
vous réconciliera avec ce logiciel d’une puissance insoupçonnée.
Les textes soulignés dans ce document sont des liens hypertexte sur lesquels
vous pouvez cliquer pour vous reporter aux points traités. La flèche de retour de la
barre d’outil Web vous permettra de revenir en arrière :
Remarque : si la barre d’outils n’apparaissait pas, demandez :
Affichage/ Barres d’outils/ Web
Voici 2 méthodes pour trouver ce que vous cherchez dans ce document :
Dans la page du sommaire, cliquez sur le numéro de page en face du point
traité. Un lien hypertexte vous renverra à la bonne page
Affichage/ Explorateur de document le plan apparaît dans la partie gauche.
Si vous voulez voir les sous-titres, basculez en Affichage/ Plan, cliquez sur
le chiffre 2 des niveaux de plan et revenez en Affichage/ Normal.
Pour passer commodément à l’écran de ce cours au document sur lequel vous
travaillez, ouvrez les 2 documents et basculez de l’un à l’autre par le menu Fenêtre.
1) Rappels de confort
Prenez l’habitude d’écrire en optimisant l’affichage :
Affichage/ Normal
Evitez le mode Page car dans ce mode les marges du document prennent
inutilement de la surface à l’écran et réduisent la taille des caractères par un zoom
arrière qui fatigue les yeux et surtout ne permet pas de contrôler la gestion des styles.
Ce mode est réservé à des cas particuliers
A côté du zoom exprimé en pourcentage, à droite du bouton « ¶ », cliquez
sur la flèche et demandez largeur page
Lorsque vous avez fini d’écrire ou lorsque vous voulez voir l’aspect général de
votre document ainsi que les images ou dessins :
Affichage/ Page
Maintenez la touche Ctrl enfoncée et tournez la roulette de la souris vers
l’arrière pour un zoom arrière et vers l’avant pour un zoom avant.
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Fonctionnalités Word
Attention : l’erreur la plus fréquente et la plus catastrophique lorsqu’on
commence à utiliser les fonctions évoluées de Word consiste à rendre l’ensemble du
texte solidaire (voir p 19 ou cliquez sur exception, et p 9 ou cliquez sur
paragraphe_solidaire)
Faites la chasse systématiquement à toutes les manœuvres parasites qui
interdisent la gestion automatique du document. Ces manœuvres sont repérables
lorsque vous affichez les signes non imprimables (bouton ¶ au-dessus de la règle et à
gauche de la lucarne du zoom) :
Effacez les caractères parasites suivants après les avoir sélectionnés (si votre
document en contient beaucoup, utilisez la puissance de Word pour accélérer le
travail, (voir p 16 ou cliquez sur faire_le_ménage)
les marques de paragraphe qui n’en sont pas :
¶ pour une ou plusieurs lignes vierges (à remplacer par Format/ Paragraphe/
Espacement après ou/ et avant selon que vous avez sélectionné la ligne qui suit
l’espace blanc ou celle qui précède)
pour aérer un texte en forçant le retour à la ligne (à remplacer soit
par Format/ Paragraphe/ Interligne
ou par ¶
[la fonction n’est utilisée que pour des cas particuliers où l’on raisonne non par
paragraphes mais par blocs ou pavés de texte (notions de PAO). Elle est obtenue
par Maj+Entrée. Cette fonction ne doit jamais être cumulée avec une justification
totale car elle génère des espaces démesurés entre les mots]
les marques de tabulation qui n’en sont pas :
······· pour un espace blanc entre 2 mots supérieur à 1 seul caractère (à remplacer
par une tabulation )
les tabulations multiples pour une tabulation unique :
pour une tabulation unique avec un grand espace (à remplacer
par et taquet de tabulation sur la règle)
les retraits de marge qui n’en sont pas :
pour décaler vers la droite la marge gauche (à remplacer par 1 clic sur le bouton
de retrait de marge paragraphe sous la lucarne du zoom)
pour décaler vers la droite la 1ère ligne du paragraphe (à remplacer par Format/
Paragraphe/ Retrait de 1ère ligne/ Positif ou déplacer vers la droite le taquet
supérieur sur la règle (petit triangle supérieur)
les paragraphes ou lignes solidaires qui n’en sont pas :
ce signe indispensable pour les titres et sous-titres d’un plan peut devenir
catastrophique quand il est utilisé pour le corps du texte. Il apparaît lorsque
l’exception devient la règle (réglage valable pour 2 paragraphes seulement ou
quelques paragraphes tenants dans une seule page reproduit par erreur sur tout ou
partie du texte et produisant des sauts de page aléatoires)
Ce signe s’efface en enlevant la coche à Format/ Paragraphe/ Enchaînement/
Paragraphes solidaires ou lignes solidaires
les sauts de page manuels qui peuvent être remplacés par des sauts de page
automatiques :
----------------------------saut de page-----------------------------
à effacer en cliquant 2 fois sur la mention Saut de page puis touche de retour
arrière ou touche Suppr
à remplacer soit
par Format/ Paragraphe/ Enchaînement/ Saut de page avant pour les titres du plan
que l’on veut voir apparaître sur une nouvelle page
ou par Format/ Paragraphe/ Enchaînement/ Paragraphes solidaires pour 2 ou
plusieurs paragraphes du corps de texte que vous souhaitez garder sur la même
page (l’exemple type est un tableau qui doit rester complet sur une seule page)
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Fonctionnalités Word
les numérotations manuelles des titres d’un plan, d’une énumération ou des
pages dans l’en-tête ou le pied-de-page :
à remplacer par Format/ Puces et numéros/ Hiérarchisation pour les numéros des
titres du plan
ou par Format/ Puces et numéros/ numéros pour les numéros d’une énumération
ou par Affichage/ En-tête et pied de page/ # pour les numéros de page
les tirets manuels :
« - » tapé au clavier
à remplacer par Format/ Puces et numéros/ Avec puces
Si les tirets n’apparaissent pas, sélectionnez n’importe quelle puce et cliquez sur
Personnaliser.
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Fonctionnalités Word
que l’on veut voir le rendu esthétique, il est bien d’utiliser l’affichage Page en
association avec le zoom rapide (Ctrl+roulette de la souris).
2. la règle et l’exception
La présentation de votre document doit être homogène et aussi régulière que
possible. Cette régularité est obtenue lorsque les paragraphes de même type ne sont
pas individualisés et utilisent la même feuille de style sans modification des réglages.
Ainsi, toute modification d’un type de paragraphe pourra à l’avenir se répercuter sur
l’ensemble du document en une seule manœuvre.
Pour que les réglages d’un paragraphe soient reproduits aux paragraphes de
même type, sélectionnez le paragraphe que vous venez de mettre en forme, cliquez
1 fois sur le nom du style (dans la lucarne des styles), puis validez. Une fenêtre de
dialogue s’ouvre si le style a été modifié et traité par conséquent comme une
exception à la règle précédente. Au contraire, aucune fenêtre ne s’ouvre si vous
n’avez rien modifié. Dans ce cas, la mise en forme du paragraphe suit la règle.
Dans le cas où la fenêtre de dialogue serait apparue :
si vous validez une seconde fois ou cliquez sur OK, la modification que
vous avez faite se répercutera sur les paragraphes de même style
(l’exception deviendra la nouvelle règle)
si vous choisissez ignorer les modifications… et que vous validez ou
cliquez sur OK, la modification que vous venez de faire sur un paragraphe
sera annulée et le paragraphe retrouvera la mise en forme initiale (c’est le
retour à la règle de départ)
si vous cliquez sur Annuler, la modification du paragraphe sera conservée
mais ne se répercutera pas sur les paragraphes de même style (cela devient
une exception à la règle du style)
Il faut donc se méfier de la mention du style dans la marge ou dans la lucarne
des styles car 2 paragraphes peuvent être régis par la même feuille de style et avoir
un aspect différent parce que l’un suivra la règle du style et l’autre fera exception.
Les exceptions de style ne doivent apparaître que lorsque l’aspect d’un
paragraphe n’est pas ou quasiment pas reproduit sur d’autres paragraphes, autrement
dit quand les modifications d’un style gardent pour un paragraphe un caractère
exceptionnel. Cependant, il existe au moins 1 cas où il est intéressant de gérer les
exceptions comme si elles suivaient une règle : c’est le cas de la gestion des
énumérations (voir p 19)
Il va de soi que pour les documents qui ne comportent que 3 ou 4 paragraphes
comme certaines lettres commerciales, l’utilisation des feuilles de style est peu
intéressante dans la mesure où le temps gagné peut s’avérer nul ou même devenir du
temps perdu. Par contre, dès lors que le document fait une page entière et a fortiori
50 ou 100 pages, le gain de temps peut devenir énorme (2 heures au lieu de 2 jours
pour un rapport de stage ou un mémoire). Néanmoins, l’utilisation des feuilles de
style pour les documents courts a l’avantage d’acquérir de bons réflexes qui feront
gagner du temps ailleurs. La meilleure méthode consistant à utiliser un modèle lettre
pour les lettres commerciales dont tous les réglages sont déjà faits.
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Fonctionnalités Word
3. L’exception partielle
Lorsque vous mettez quelques mots en italique alors que la majorité des autres
mots restent en caractères droits, Word conservera l’italique même si vous demandez
que la règle s’applique à nouveau (en sélectionnant le paragraphe, en cliquant sur le
nom du style dans la lucarne des styles et en validant). Dans ce cas, il s’agit d’une
exception partielle.
Par contre, lorsque vous multipliez les mots en italique au point qu’ils
deviennent plus nombreux que les mots en caractères droits comme c’est le cas de
certains paragraphes du présent document, les exceptions partielles tendent à contrer
la règle pour le paragraphe. Dans ce cas, Word a tendance à annuler les exceptions et
à les convertir en caractères non italiques dès lors que vous modifiez la règle du
style. Dans ce cas de figure un peu exceptionnel, il est nécessaire de vérifier après
chaque modification du style que les exceptions n’ont pas sauté.
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Fonctionnalités Word
Comme il a déjà été dit, il est vivement recommandé de conserver les noms
Titre 1 non pour le titre général mais pour les grands titres de l’exposé, Titre 2 pour
les sous-titres, Titre 3 pour les titres de niveau inférieur, etc.
En mode Plan, lorsque l’on commence à écrire la structure, Word se met
automatiquement en Titre 1. Après avoir écrit le 1er grand titre et avoir appuyé sur la
touche Entrée, Word propose un 2ème grand titre. Il est alors possible soit de continuer
à écrire les autres grands titres, soit en cliquant sur sous la lucarne des feuilles de
style de passer en titre de niveau 2. La flèche permet de revenir au niveau
supérieur. La double flèche permet de faire sortir le titre du plan et de le basculer en
corps de texte. Les numéros de 1 à 7 permettent d’afficher ou de masquer les niveaux
du plan, ce qui a l’avantage d’avoir alternativement une vision analytique ou
synthétique du plan.
Il est recommandé lorsque l’on travaille en mode Plan de ne pas afficher la mise
en forme pour conserver la vision synthétique (bouton A/A à droite des numéros 1…
7.Tout).
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Fonctionnalités Word
3. La gestion automatique du début de chaque partie
Pour commencer automatiquement un nouveau chapitre sur une nouvelle
page, sélectionner un titre de style Titre 1, puis Format/ Paragraphe/ Enchaînement/
Saut de page avant. Ne pas oublier de transformer l’exception en règle en cliquant
1 fois sur Titre 1 dans la lucarne des styles et en validant 2 fois. Ainsi vous n’aurez
pas à faire de sauts de page manuels et vous serez sûrs, quelque soient les
modifications ultérieures, que vous n’aurez pas à supprimer un saut de page manuel
mal placé pour le mettre ailleurs.
Si vous souhaitez que l’intitulé de votre chapitre occupe une page entière et soit
centré verticalement sur la page, il sera nécessaire de répéter la même manœuvre
pour chacun des titres de chapitre car Word n’intègre pas cette fonction dans les
feuilles de style. Après avoir sélectionné le titre du chapitre qui doit être quand même
un Titre 1 :
Fichier/ Mise en page/ disposition/ Alignement vertical/ Centré et
Appliquer/ Au texte sélectionné
Word crée alors un saut de section page suivante. En effet, il n’est pas possible
d’écrire votre document en commençant en haut de la page et simultanément d’écrire
vos titres au milieu d’une page. Pour gérer les deux à la fois, Word divise votre
document en sections où le texte s’écrit au milieu de la page et en sections où le texte
commence en haut de page. Si vous avez 3 chapitres, vous aurez par conséquent
6 sections. Pour éviter d’alourdir la gestion du document et de multiplier les sections,
conservez le réglage suivant après avoir sélectionné un grand titre :
Format/ Paragraphe/ Enchaînement/ Saut de page avant
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Fonctionnalités Word
Format/ Style/ Modifier/ Touches de raccourci
dans la lucarne nouvelles touches de raccourci, tapez par exemple Alt+c,
puis Attribuer
procédez de la même façon pour les autres styles
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Fonctionnalités Word
1. le modèle français
Nombreux sont les Français qui cumulent les 2 modèles dans un souci d’aération
du texte. Cependant, il n’est pas judicieux de trop séparer les paragraphes d’un texte
parce que la continuité de ce qui est dit en est affectée et donne l’impression d’une
énumération d’idées au lieu de montrer leur articulation dans la continuité du texte.
Deux solutions sont satisfaisantes (sans être des obligations) si vous conservez le
retrait de 1ère ligne :
soit interligne simple + espacement avant/ 3 points + espacement après/
3 points +retrait de 1ère ligne/ 1cm
Dans ce cas, les titres ont souvent 12 points avant et 3 points après
soit interligne 1 et ½ + espacement avant/ 9 points + espacement après/
9 points +retrait de 1ère ligne/ 1cm
Dans ce deuxième cas, il faut augmenter également les espacements avant et après
les titres
L’intérêt de mettre des espaces avant et après les paragraphes de corps de texte
standard plutôt que de s’en tenir à un espace après comme on le fait souvent, c’est
qu’ils permettent de gérer automatiquement les espaces qui précèdent et suivent une
énumération. Si vous regardez les énumérations du présent document, vous
remarquerez que le style Liste n’a aucun espace avant et après, ce qui, par contraste
avec le style Corps de texte qui en comporte, permet de gérer sans s’en occuper
l’espace en tête et en fin d’énumération.
2. le modèle anglo-saxon
Si vous choisissez le modèle anglo-saxon, les deux solutions intéressantes sont:
soit interligne simple + espacement avant/ 3 points + espacement après/
9 points + retrait de 1ère ligne/ 0cm
soit interligne 1 et ½ + espacement avant/ 9 points + espacement après/
15 points + retrait de 1ère ligne/ 0cm
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Fonctionnalités Word
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Fonctionnalités Word
Pour repérer les renvois à l’écran (les crochets ne seront pas imprimés) :
Outils/ Options/ Affichage/ Indicateurs de signets
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Fonctionnalités Word
Affichage/ Barre d’outils/ Tableaux et bordures
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Fonctionnalités Word
Il existe la possibilité de faire des pieds de page ou en-tête différents pour le
même document, ce qui est très utile pour faire une page de couverture ou pour faire
une page en mode paysage au milieu de pages en mode portrait. Dans ces cas de
figure, il est nécessaire de diviser le document en sections (voir Divisez votre
document en sections quand la présentation change)
Le bouton Identique au précédent vous permet d’enlever la fonction de
reproduction des caractéristiques du pied de page ou de l’en-tête.
Le 2ème bouton # vers la droite vous permet de modifier le numéro de début de la
section.
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Fonctionnalités Word
2. Index
L’index est un récapitulatif des mots-clefs utilisés dans un mémoire avec les
numéros de page où ils renvoient. Comme les renvois de page du texte, il permet une
lecture selon le mode de la consultation.
a. Mise en œuvre
La 1ère étape consiste à sélectionner et marquer dans le texte les mots ou
expressions que l’on veut voir figurer dans l’index. Une fois le travail effectué, il
suffit de reprendre les mêmes étapes que pour la table des matières.
Dans une 1ère étape, procédez comme ceci :
Sélectionnez le mot ou expression que vous voulez voir figurer dans
l’index
Insertion/ Tables et index/ Index/ Marquer entrée/ Marquer tout
Dans une 2ème étape :
Tapez n’importe où Index
Sélectionnez le mot et affectez-lui le style Gd titre (voir p7)
Basculez en Affichage/ Plan
Cliquez sur le chiffre 1 pour ne voir que les titres de 1er niveau
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Fonctionnalités Word
Cliquez sur la flèche montante ou descendante jusqu’à trouver le bon
emplacement de l’index
Basculez en Affichage/ Normal
Insertion/ Tables et index/ Index/ Format classique/ Colonne 1/ OK
Pour la mise à jour de l’index, faites comme pour la table des matières :
Sélectionnez les entrées d’index en cliquant 1 fois dans la marge gauche en
face de la 1ère ou dernière entrée d’index
Tapez F9
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Fonctionnalités Word
Remplacer tout
Répétez la dernière opération jusqu’à épuisement des occurrences
3. Remplacez les tirets manuels par des tirets automatiques gérés par
un style de type Liste
Procédez en 2 temps : commencez par convertir le style de chaque paragraphe
comportant un tiret sans chercher à supprimer le tiret, puis recommencez l’opération
en remplaçant les tirets par aucun caractère.
Voici la méthode :
Edition/ Remplacer
Enlever la coche Utiliser les caractères génériques si nécessaire
Dans la lucarne rechercher,
entrez le caractère tiret et si un espace suit le caractère tiret
spécial/ espace
Dans la lucarne remplacer, ne tapez rien mais choisissez
Format/ Style/ Liste
Recommencez l’opération en laissant le caractère tiret dans la lucarne
rechercher mais par contre, modifiez la lucarne remplacer en cliquant
d’abord dedans et en cliquant ensuite sur le bouton sans attribut.
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Fonctionnalités Word
Dans la lucarne rechercher, entrez la formule suivante avec un espace entre
les parenthèses :
([1-9]) ([a-z]) : signifie un chiffre quelconque entre 1 et 9 suivi d’un espace, suivi
d’une lettre quelconque dans l’alphabet entre a et z.
Dans la lucarne remplacer, entrez la formule :
\1^s\2 : signifie le rappel du 1er caractère (signe générique 1 et non caractère 1)
suivi d’un espace insécable suivi du rappel du 2 ème caractère (signe générique 2 et
non caractère 2)
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Fonctionnalités Word
N’oubliez pas de cliquer sur le nom du style dans la lucarne des styles et de
valider 2 fois pour en faire une règle (sauf si la mise à jour automatique a
été cochée, ce qui est préférable pour les feuilles de style des titres)
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Fonctionnalités Word
donc de se constituer un dictionnaire personnel non accessible aux autres utilisateurs
et surtout de rendre le dictionnaire courant non opérant.
Par défaut, le dictionnaire courant s’appelle dictionnaire personnel et s’ajoute au
dictionnaire principal que l’on ne peut pas changer. Ce dictionnaire personnel, vous
l’avez compris, n’est pas du tout personnel puisque tout le monde peut ajouter les
mots qu’il veut.
Procédez comme suit :
Outil/ Option/ Grammaire et orthographe/ Dictionnaire/ Nouveau
Nom de fichier/ Tapez par exemple votre prénom ou votre nom
Enregistrer dans/ Choisissez de stocker votre dictionnaire dans un dossier
non accessible aux autres utilisateurs ou sur une disquette
Enlevez la coche des autres dictionnaires en particulier du dictionnaire dit
Personnel et vérifiez que votre dictionnaire est bien coché
Lorsqu’un soulignement rouge ondulé apparaît, c’est qu’il y a une faute lexicale.
Dans ce cas, cliquez sur le bouton droit de la souris pour corriger la faute ou sur le
bouton ajouter pour intégrer le mot inconnu dans votre dictionnaire.
Attention : si vous avez tendance à négliger les accents, le correcteur
orthographique vous rappellera à l’ordre. Si vous ne voyez pas où est la faute, c’est
peut-être que le mot qui bute devrait avoir un accent. Ne cliquez sur le bouton
Ajouter que si vous êtes sûr de vous.
Pour tous les cas, vérifiez que le correcteur orthographique et le correcteur
grammatical sont opérationnels :
Outils/ Options/ Grammaire et orthographe/ Vérifier l’orthographe en
cours de frappe/ Vérifier la grammaire en cours de frappe
Si nécessaire, enlever la coche Dictionnaire principal uniquement
Lorsque votre travail d’écriture est complètement terminé, procédez à une
vérification soignée.
Procédez comme suit :
Outils/ Options/ Grammaire et orthographe/ règle de style/ vérification
stricte
A chaque mot ou expression soulignée en vert, cliquez sur le bouton droit
de la souris puis choisissez entre remplacer et ignorer
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Fonctionnalités Word
plus précisément chaque zone en vous aidant des outils d’alignement, de répartition
et de groupage du module de dessin.
Ex.
Tapez le titre général dans une zone de texte
Sélectionnez la zone
Dessin/ Aligner ou répartir/ Par rapport à la page
Dessin/ Aligner ou répartir/ Aligner le centre
Dessin/ Aligner ou répartir/ Aligner le milieu
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Fonctionnalités Word
Conclusion
Index
C
centré · 7
Coupure de mot · 18
E
espace insécable · 17
espacement après · 10
espaces avant · 10
exception · 3, 4, 5, 6, 7, 9
F
feuilles de style · 4
J
justification totale · 17
M
milieu d’une page · 8
mise à jour de la table des matières · 14
O
œ · 17
P
Plan · 2, 6, 7, 14, 15
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Fonctionnalités Word
R
raccourci clavier · 8
règle · 3, 4, 5, 7, 9, 18, 19
U
Utiliser les caractères génériques · 16, 17
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