CASO PRÁCTICO NÚMERO 2 Compras (abastecimientos)

I. PLANEAMIENTO

Usted como Auditor va a llevar a cabo la revisión de la función de compras de la empresa

“Industria X S.A.” cuyas características ya señaladas indican que se dedican a la manufactura de
productos farmacéuticos y que la materia prima se adquiere en un 60 % en el país y el resto es
importada de Inglaterra, Alemania y Estados Unidos.

La función de compras implica en esta empresa

• Atención de las requisiciones provenientes de producción.

• Programación de compras.

• Selección de los mejores proveedores y negociación de los mejores precios

. • Expedición de órdenes de compra.

• Supervisión de la recepción del material pedido conforme a las disposiciones contratadas.

• Actualización permanente del listado de proveedores.

********* ******** ********

En el desarrollo de su revisión como auditor interno usted observó los siguientes aspectos de
interés:

• El 80% de la requisición que llegan son urgentes.

• Existe una continua queja del Gerente de producción por falta de abastecimientos que
continuamente interrumpe la producción. El Gerente de Compras señala que la culpa es de
producción porque no le informan oportunamente sus requerimientos a causa de no tener
programada la producción.

• En el examen del procedimiento de compras que se realizó haciendo pruebas selectivas de las
compras hechas en todo el año, se observaron las siguientes fallas generales en las compras
locales:

- Compras en que no se hicieron cotizaciones por urgencia en la solicitud. 80

- Compras en que se seleccionó a un proveedor que no era el más barato por razones de urgencia.

20

- Compras en que no se cotizó a más de dos proveedores por no conocerse más proveedores que
surtieran esos elementos para la producción. 30

- Compras sin problemas o efectuadas adecuadamente 70

Total examinado 200

En las importaciones no se observaron deficiencias.

II. SE PIDE

1. Definir los problemas.

 En este caso existe una continua queja del Gerente de producción por falta de

abastecimientos que continuamente interrumpe la producción y de esta forma se deberá

abastecer cada cierto tiempo en horarios establecidos

 No existe un horario establecido para el abastecimiento de materia prima para la

producción

 Existe fallas generales en lo referente a compras

 No existe una planificación de compras

2. Determine los factores de riesgo

 No existe un estudio de proveedores
 Carencia de listado único de precios de referencia de los proveedores.
 Desabastecimiento en el área de compras y de esta forma en el área de producción
 No hay un buen destino de los recursos económicos para la compra de insumos

3.-Señalar el defecto que tiene la operación.

 Además, el horario establecido para el abastecimiento existe una interrupción, y se pierde
cierta cantidad en la producción del producto terminado
 Otro efecto detectado son las cotizaciones en las que no se la realiza para comparar
precios y de esta forma al elegir alzar la cotización estos precios son muy elevados para la
venta al publico
 Por la necesidad se elige un solo proveedor y no existe una amplia gama para cotizar la
materia prima
 No existe una información adecuada de la producción a la gerencia general para que de
esta forma se pueda conocer que insumos se debería cotizar a los proveedores

4. Indique que investigaciones adicionales haría.

 Se debería conocer cuáles son los responsables de producción y que estos den una
información adecuada de los insumos a la gerencia para que realicen la cotización
 Se haría un control al departamento de compras en relación a los responsables y que nos
den información adecuada de los insumos para la producción
 Revisar procesos internos de la empresa y buscar soluciones a procesos que no cumplan
con los objetivos de la empresa
 Revisión uso de materia prima

5. Señale las posibles recomendaciones

 Se debería tener una supervisión a las personas encargadas de producción para que estos
den una información adecuada a la gerencia general
 Cumplir proceso compras establecido
 Software de inventario
FACTORES DE RIESGO OPERATIVO SANCIONES COSTO CLIENTE INTERNO CLIENTE EXTERNO
TOTAL

AREA PROCESO -ACTIVIDAD VALOR % VALOR % VALOR % VALOR % VALOR %

COMPRAS EN QUE NO SE
HICIERON COTIZACIONES POR
URGENCIA DE SOLICITUD 35 53,85 0 0,00 20 40,82 17 39,53 22 46,81 80 40
COMPRAS EN QUE SE
SELECCIONO A UN PROVEEDOR
QUE NO ERA EL MAS BARATO
20 30,77 0 0,00 16 32,65 14 32,56 15 31,91 20 10
COMPRAS EN QUE NO SE
COTIZO MAS DE DOS
PROVEEDORES 10 15,38 0 0,00 13 26,53 12 27,91 10 21,28 30 15
COMPRAS SIN PROBLEMAS O
EFECTUADAS
ADECUADAMENTE 0 0 0 0 0 0 0 70 35
65 0 49 43 47 200 100

CONCLUSION

La falta de planeación dentro del área de producción y compras esta se verá reflejada en los costos
de producción de esta forma los precios de los medicamentos se elevarán y es así que esto
afectara directamente al cliente