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Dezembro/2013
Resumo
A definição das partes interessadas e o gerenciamento da comunicação em projetos são
ações diretamente relacionadas com o sucesso do projeto, pois é comprovado que um gerente
de projetos passa a maior parte de seu tempo se comunicando.
As ocorrências de conflitos e/ou crises provocadas por um registro equivocado das partes
interessadas (stakeholders) resultam em atraso de cronogramas, aumento de custos e
mudanças indesejáveis no projeto, tornando a abordagem deste tema crucial para o esperado
sucesso do projeto.
A provável hipótese para esses fracassos relacionados à área de comunicação em projetos
podem estar relacionados com o que usualmente é observado na maioria dos projetos: um
plano de gerenciamento da comunicação incompleto ou até muitas vezes inexistente.
O objetivo deste estudo está em direcionar os diversos gerentes de projeto em uma eficaz
identificação e classificação das partes interessadas (stakeholders) mitigando assim os
possíveis fracassos decorrentes de uma falha de comunicação ou mesmo pela não
identificação de algum grupo primordial para o sucesso do projeto.
Para o estudo e detalhamento proposto, foi realizada uma pesquisa bibliográfica,
comparando as diversas teorias encontradas e procurando extrair as melhores práticas que
resultem em um confiável registro das partes interessadas.
O resultado desta pesquisa originou um modelo eficaz e confiável para que o processo de
identificação das partes interessadas de um projeto possa ser realizado por qualquer gerente
de projeto que esteja comprometido com o sucesso de seu trabalho.
Palavras-chave: Partes Interessadas. Stakeholders. Gestão da Comunicação, Gestão de
Projetos
1. Introdução
O processo “identificação das partes interessadas (stakeholders)” é de grande importância
para o projeto, sendo seu registro e sua classificação os documentos resultantes deste processo
e que darão ao gerente de projetos as condições para realização de um gerenciamento da
comunicação em concordância com as boas práticas propostas pelo PMBOK®.
A identificação das partes interessadas (stakeholders) faz parte do grupo de processos de
iniciação da área de conhecimento “Gerenciamento das Comunicações”, conforme a
classificação realizada pelo PMBOK® – Project Management Body of Knowledge. Ainda, de
acordo com o PMBOK®, as principais entradas e saídas do processo identificar as partes
ISSN 2179-5568 – Revista Especialize On-line IPOG - Goiânia - 6ª Edição nº 006 Vol.01/2013 –dezembro/2013
A definição das partes interessadas (stakeholders) e o gerenciamento da comunicação em projetos
Dezembro/2013
interessadas são:
O tema objeto de estudo deste trabalho me chamou a atenção, pois é notório que muitos dos
problemas enfrentados pelos gerentes de projetos nos dias de hoje poderiam ser mitigados ou
mesmo evitados a partir de uma identificação prévia do público de interesse e da elaboração
de um plano de ação sustentado em um registro das partes interessadas confiável.
Foi notado que a ausência de uma metodologia para identificação das partes interessadas
(stakeholdres) muitas vezes dificultou a elaboração do registro das mesmas de forma
confiável, tornando o plano de gerenciamento da comunicação ineficaz no seu propósito de
promover a apuração, armazenamento, recuperação e destinação final das informações.
Portanto, o objetivo desta pesquisa será o de descrever, através da pesquisa das diversas
propostas encontradas nos estudos, uma metodologia para que a prévia identificação das
partes interessadas seja realizada com o intuito de municiar o gerente de projetos com um
documento atualizado e confiável.
Uma das razões para que a identificação das partes interessadas seja realizada muitas vezes de
forma equivocada pode estar relacionado a fatores ambientais da empresa como o de não dar
a devida importância a este processo.
Outra razão para os fracassos que ocorrem no gerenciamento das comunicações em projetos é
a ausência de atualização/reavaliação das partes interessadas (stakeholders) durante a
execução do mesmo, o que torna o projeto frágil em relação a novos grupos que podem se
tornar partes interessadas após o início do projeto.
Para o desenvolvimento do presente artigo, vamos compreender os conceitos de
“comunicação” e de “partes interessadas (stakeholders)” de um projeto.
1.1. Comunicação:
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A definição das partes interessadas (stakeholders) e o gerenciamento da comunicação em projetos
Dezembro/2013
básica. Ele deseja selecionar o que é importante para ele. Dessa forma, vai
direcionar a sua compreensão e avaliação, para depois decidir se aceita ou
não o conteúdo transmitido, e aplicar o que achar válido na mensagem.
(BORDENAVE, 1994: 20)
Portanto, conforme o que foi pesquisado, podemos afirmar que a comunicação é de essencial
importância para a troca de informações entre as pessoas. Os autores listados e suas
referências confirmam a complexidade deste processo que deve ser feito com planejamento e
cuidado. É importante usarmos o recurso do feedback para assegurarmos e confirmarmos que
a informação transmitida pelo codificador seja corretamente entendida pelo decodificador da
mensagem.
Sendo assim, Cunha (2009:12) ainda afirma que “num ambiente de projetos, a comunicação
clara, essencial, organizada e padronizada é fundamental para garantir o sucesso do projeto”,
evidenciando que a gestão da comunicação em projetos deve ser bem planejada e pensada
para que a distribuição da informação seja realizada de acordo com as necessidades das partes
interessadas (stakeholders).
Temos ainda que considerarmos que para se comunicar, podemos fazê-lo de duas formas: por
meio da comunicação verbal ou por meio da comunicação não verbal.
A comunicação não verbal engloba as formas de comunicação que não faz uso das palavras.
É, portanto, a maneira como “o corpo, o tom de voz, a cor da pele, o tamanho da abertura da
íris e todos os fatores que podemos perceber, não por meio de palavras, que são passadas pelo
transmissor da mensagem” Cunha (2009: 18).
A comunicação verbal engloba diretamente o uso de palavras e frases. Essa é a forma de
comunicação mais usual, pois o gerente de projetos está a todo o momento precisando se
comunicar com as diversas partes interessadas (stakeholders) do projeto.
Outro fator importante na comunicação é a maneira como a informação é transmitida. Ela
pode ser transmitida através da fala (forma mais primitiva), da escrita, ou com o auxílio da
tecnologia, fazendo o uso de telefones, emails, internet e etc.
1.2. Partes interessadas (stakeholders):
Os projetos podem influenciar e serem influenciados por pessoas ou grupos que fazem parte
do ambiente em que estão sendo desenvolvidos. Então, é grande importância que os gerentes
de projetos em entendam todas as interações, influências e também em como se comunicar
com estes diferentes grupos, conhecidos no meio como partes interessadas (stakeholders) do
projeto.
O termo “partes interessadas” se refere diretamente à palavra de origem inglesa “stakeholder”
onde “stake” significa estaca e “holder” significa detentor, sendo que sua simples tradução
literal para o português seria "quem segura uma estaca". Normalmente este termo inglês
“quem segura uma estaca” é usado para referenciar as pessoas que tomam as decisões. Para o
melhor entendimento no português, decidiu-se usar o termo “partes interessadas” como
sinônimo de stakeholder.
A primeira abordagem das partes interessadas (stakeholders) ocorreu por volta do ano de
1933, segundo Preston (1990), apesar de ainda não existir o termo como ele é hoje conhecido.
Naquela época, a General Eletric Company realizou a identificação de suas partes
interessadas com sendo os acionistas, clientes, público e empregados.
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Já Freeman (1984) considera que o princípio da abordagem das partes interessadas ocorreu
em 1963, através da SRI International, que listou suas principais partes interessadas.
Na visão do PMBOK – 4ª EDIÇÃO (2008), partes interessadas (stakeholders) de um projeto
“são pessoas e organizações, tais como clientes, patrocinadores, a organização executora e o
público, que estão ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser positiva ou
negativamente afetados pela execução ou pelo término do projeto”.
Por outro lado, para Gerardi (2000:75), a definição de partes interessadas (stakeholder) é
considerada como “qualquer pessoa ou organização que está ativamente envolvida em um
projeto, ou aqueles que seus interesses podem ser afetados positiva ou negativamente pela
execução do mesmo”.
Já Freeman (1984) afirma que as partes interessadas são qualquer grupo ou indivíduo que
pode afetar ou ser afetado pelo sucesso dos objetivos de uma organização. Em outro
momento, Freeman (2004) já define as partes interessadas como “aqueles grupos que são
vitais para sobrevivência e sucesso das organizações”. É importante lembrar que Freeman é
considerado o “pai da definição de stakeholdres” pela literatura especializada da área.
Portanto, podemos avaliar que as três primeiras definições de partes interessadas apresentadas
pelos autores pesquisados mostram que há uma convergência no entendimento do termo,
sendo este entendimento o mais aceito pelos diversos círculos acadêmicos. Quando os autores
usam o termo “afetados ou serem afetados” eles acabam por incluir indivíduos externos às
organizações e grupos que se consideram partes interessadas mesmo a organização não os
considerando como tal. Assim temos este conceito como sendo o mais amplo e equilibrado
dentre os existentes atualmente.
Já a definição de Freeman (2004) é orientada para uma visão organizacional das partes
interessadas, sendo mais adequada a avaliações internas das organizações. Por isso, esta
definição não é muito empregada nos trabalhos realizados para elaboração do plano de
gerenciamento das comunicações.
Tendo o conceito de “partes interessadas” claro em nosso trabalho, poderemos agora discorrer
sobre a importância de sua identificação para alcançar os objetivos esperados pela execução
de um projeto.
É importante lembrar que a “identificação das partes interessadas (stakeholders)” é um
processo novo do PMBOK Guide 4ª Edição, no entanto não é uma tarefa necessariamente
nova no gerenciamento de projetos, pois sempre foi necessário para o sucesso do projeto.
Então, nesta sua última edição, o PMBOK procurou dar a devida atenção a este processo
devido a sua grande importância e também ao fato de em vários momentos ele estar sendo
negligenciado, provocando resultados desastrosos na condução e gerenciamento de projetos.
2. Desenvolvimento
Neste tópico irei indicar uma modelo para a identificação eficaz das partes interessadas de um
projeto. As atividades aqui propostas foram frutos de pesquisa onde se observou o emprego
de boas práticas no processo de identificação das partes interessadas. Procura-se assim
garantir a efitividade desta identificação através de uma metodologia de levantamento e
registro das partes interessadas e sua atualização na periodicidade prevista no plano de
gerenciamento das comunicações.
É de responsabilidade do gerente de projetos gerenciar/desenvolver uma comunicação
adequada com as várias partes interessadas identificadas no projeto. Diferentes expectativas e
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caracaterísticas devem ser avaliadas para a carreta identificacao das mesmas, buscando
sempre „maximizar as influências positivas e mitigar os impactos negativos”, conforme
mencionado pelo PMI (2009: 206).
Sabendo que as partes interessadas são qualquer pessoa ou organização que está ativamente
envolvida no projeto, ou seus interesses podem ser afetados negativa ou positivamente pela
execução do projeto, é crítico que se identifique todas elas o quanto antes possível.
Um gerente de projetos deve ter a certeza de estar identificando todas as potenciais partes
interessadas para o projeto. Potenciais stakeholders incluem, mas não se limitam a:
- Concorrentes;
- Funcionários;
- Possiveis novos funcionários;
- Consumidores;
- Possíveis novos consumidores;
- Governo;
- Entidades de classe;
- Investidores;
- Sindicatos trabalhistas;
- Comunidade;
- Acionistas;
- Fornecedores.
Com a intenção de facilitar o trabalho de identificação das partes interessadas (stakeholders)
de um projeto, apresentarei abaixo uma lista de tarefas em que a obediência e execução de sua
sequência permitirá ao gerente de projetos uma qualidade no trabalho desenvolvido:
- Identificar e documentar a lista de todos as partes interessadas do projeto. Esta tarefa
inclui:
o Determinar quem são as partes interessadas internas;
o Identificar/documentar as partes interessadas externas;
o Priorizar, na lista de partes interessadas, aquelas com maior participação e
importância no projeto.
- Validar o registro (lista) das partes interessadas. Esta tarefa inclui:
o Reuniões com as partes interessadas para determinarem interesses e necessidades
específicas;
o Avaliar a influência das partes interessadas (stakeholders) na organização para
determinar seu posicionamento perante ao projeto.
- Definir a maneira de comunicação a ser adotada com cada uma das partes interessadas
identificadas. Esta tarefa inclui:
o Preparar documento descrevendo qual o estilo de abordagem (tipo de
comunicação) que será realizada com cada uma das partes interessadas
(stakeholders);
o Desenvolver um plano de comunicação preliminar registrando as necessidades das
partes interessadas (stakeholders) identificadas.
- Definir as responsabilidades do gerente de projetos e de todos as outras partes interessadas
(stakeholders) do projeto. Esta tarefa inclui:
o Definir em qual fase ou ciclo do projeto que cada uma das partes interessadas
estará participando e/ou que seus interesses podem estar sendo impactados;
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Esta tarefa consiste em garantir uma ampla identificação e listagem das potenciais partes
interessadas de um projeto. Para esta tarefa temos como documentos de suporte para analisar
e listar possíveis partes interessadas o Termo de Abertura do Projeto, documentos de
aquisição e ativos de processos organizacionais, além de considerarmos os fatores ambientais
da empresa.
A opinião especializada também é importante neste momento e podem ser obtidas através de
consultas ou reuniões em grupos.
Geralmente se consegue listar novas potenciais partes interessadas (stakeholders) ao se
entrevistar as partes interessadas já listadas anteriormente, fazendo isso sucessivamente até
que todas partes estejam incluídas. Esta listagem servirá como entrada para todas as outras
atividades do processo de identificação das partes interessadas (stakeholders).
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Impacto: Quais as mudanças você acredita que sua área deverá realizar para se
adaptar às mudanças provocadas pela implementação e/ou desenvolvimento do
projeto?
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Colaboração: Que mudanças você acredita que sua área ou você podem implementar
no projeto para que ele seja mais eficiente/adequado? Você seria o responsável por
essas contribuições?
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Após fazer a listagem das potencias partes interessadas no projeto, validar a lista com o
patrocinador, realizar a classificação destas partes interessadas no projeto através das
ferramentas ʹmatriz de representação de grau de poder/interesseʹ e ʹquestionário de
necessidades e expectativasʹ, o gerente de projetos estará preparado para elaborar o registro
das partes interessadas que servirá como documento de entrada para a elaboração do plano de
gerenciamento das comunicações.
O processo de identificação das partes interessadas tem duas importantes saídas: o registro
das partes interessadas e a estratégia para gerenciamento das partes interessadas. Em nosso
trabalho, a estratégia para gerenciamento das partes interessadas estará incluso no mesmo
documento do registro das partes interessadas e assim vai ser chamado.
Portanto, o registro das partes interessadas é um produto da identificação das partes
interessadas. Este registro será usado para documentar as características, expectativas,
necessidades e objetivos de cada uma das partes interessadas do projeto. Abaixo segue um
formulário como exemplo para o registro das partes interessadas:
Ações para
Prioridade
Cargo
Classsif.
Parte Estilo
Papel no Principais Principais geren. das
Interessada de
Projeto Requisitos Expectativas partes
Com.
interessadas
A Figura 4 é exemplo para registro das partes interessadas que já possui informações em que
se define a estratégia para gerenciamento das partes interessadas (colunas estilo de
comunicação e ações para grenciamento das partes interessadas). Esta estratégia se dará
conforme os requisitos de comunicação de cada uma das partes interessadas identificadas.
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notas semanais são exemplos de estilos de comunicação. Esta coluna faz parte da
estratégia para gerenciamento das partes interessadas do projeto;
- Ações para Gerenciar as Partes Interessadas: Nesta coluna, que também faz parte da
estratégia para gerenciamento das partes interessadas, o gerente de projetos irá descrever e
indicar as ações que podem ser implantadas para que os aspectos negativos e positivos do
envolvimento das partes interessadas no projeto possam ser gerenciadas, potencializando
os impactos positivos e diminuindo os impactos negativos de cada uma das partes
interessadas. Abaixo segue figura em que se atribui as ações de gerenciamento das partes
interessadas de acordo com a classificação das mesmas:
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A identificação das partes interessadas também deve ser realizada durante a implantação do
projeto, e não apenas na fase de planejamento do mesmo. Conforme afirmado por Cunha
(2009:26), “ao longo do projeto outras partes interessadas surgem e precisam ser identificadas
para que o gerenciamento das comunicações possa contemplá-las em suas definições”.
Portanto, os gerentes de projetos devem se preocupar em fazer novas análises das partes
interessadas do projeto com uma periodicidade que atenda o nível de complexidade do projeto
que gerenciam.
3. Conclusão
Como foi demonstrado neste estudo, é fator primordial para o sucesso do projeto a definição
da forma de comunicação que será realizada com as partes interessadas (stakeholders),
garantindo que essa comunicação ocorra de forma eficaz, suficiente e pró ativa quando
necessária.
Este estudo procurou expor a importância do processo identificar as partes interessadas
(stakeholders) no gerenciamento de projetos nas organizações, detalhando tarefas e atividades
necessárias para a geração do registro das partes interessadas (stakeholders).
Ainda, de acordo com o que foi demonstrado neste estudo, a identificação falha das partes
interessadas (stakeholders) de um projeto pode provocar seu total fracasso sendo responsável
pelo aumento nos custos, prazo e possíveis mudanças indesejáveis no projeto, lembrando que
mudanças sempre são mais críticas quando têm de ser implantadas e integradas após o início
do projeto.
Portanto, é seguro afirmar que a obediência a esta forma proposta pela pesquisa de se realizar
a identificação das partes interessadas (stakeholders) de um projeto certamente conduzirá o
gerente de projetos a entregar um documento confiável e que servirá como base para a
elaboração do plano de gerenciamento das comunicações do projeto.
O estudo revela ainda que os gerentes de projetos devem garantir, através do processo
proposto neste estudo, a correta identificação das partes interessadas, a correta classificação
das partes interessadas assim como a atualização do registro das partes interessadas na
periodicidade adequada para o projeto.
Espero, com esta pesquisa, ter contribuído para que os gerentes de projetos tenham
ferramentas suficientes para a confiável identificação das partes interessadas (stakeholders) de
um projeto, já que muitas vezes este é um processo negligenciado nas organizações. Foi
mostrada toda a sistemática do processo e também relacionado alguns problemas que podem
ser provocados pela identificação equivocada de alguma das partes interessadas (stakeholders)
do projeto.
4. Referências
ISSN 2179-5568 – Revista Especialize On-line IPOG - Goiânia - 6ª Edição nº 006 Vol.01/2013 –dezembro/2013
A definição das partes interessadas (stakeholders) e o gerenciamento da comunicação em projetos
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GERARDI, Bart. Gerenciamento de Projetos sem Crise. Tradução: Rafael Zanolli. São
Paulo: Novatec Editora; New York, EUA: Apress Inc, 2012.
MULCAHY, Rita. Preparatório para o exame PMP. Tradução: Roberto Pons, PMP. 5ª ed.
Estados Unidos: RMC Plubications, 2008.
––––––––– Preparatório para o exame PMP. Tradução: Roberto Pons, PMP. 7ª ed. Estados
Unidos: RMC Plubications, 2011.
PRESTON, L.E. Research in corporate social performance and policy. v. 10, Greenwich,
CT: JAI Press, 1990.
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