Sistema de Gestión Seguridad, Salud Y

Medio Ambiente
TRANSPORTES REYES MEZA E.I.R.L

Procedimiento de:

PROCEDIMIENTO PARA COMUNICACIÓN INTERNA

EXTERNA
SSO-PG-007
VERSIÓN: 00

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

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PROCEDIMIENTO VERSIÓN: 00

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PREVENCIONISTA REPRESENTANTE ADMINISTRATIVO GERENTE GENERAL

ÍNDICE

1. OBJETIVOS
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. DOCUMENTOS RELACIONADOS
5. RESPONSABILIDADES
6. DESCRIPCIÓN
7. REGISTROS
8. ANEXOS
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1. OBJETIVO
El presente procedimiento tiene por objeto establecer los criterios y las
responsabilidades para asegurar la correcta comunicación interna en la empresa
TRANSPORTE REYES MEZA E.I.R.L, así como regular y asegurar la comunicación externa
entre Transporte Reyes Meza y terceras partes.

2. ALCANCE.
El procedimiento de comunicaciones externas e internas es de aplicación a toda la
organización de TRANSPORTE REYES MEZA E.I.R.L, desde la fecha de emisión del
mismo.
Alcanza las actividades relacionadas con:
 Comunicar la política, los objetivos y las metas a todo el personal, así como
informar sobre el sistema de gestión en SST a todas las partes interesadas.
 Decidir y responder a las preocupaciones del personal en cuestiones relativas a
la gestión de SST.
 Comunicar los resultados de carácter general de las auditorías y revisiones del
sistema de gestión de SST a todas las personas implicadas.
 Dar a conocer la política ambiental y los aspectos más relevantes del sistema de
gestión de SST al exterior, así como recibir y responder a las preocupaciones de
todas las partes interesadas externas.
Queda expresamente fuera del alcance del presente procedimiento, las
comunicaciones que TRANSPORTE REYES MEZA E.I.R.L. establezca con la alta dirección,
y que resulten de carácter rutinario.

3. DEFINICIONES.
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 Comunicación interna: Aquella que se establezca cuando tanto emisor como

receptor pertenezcan a los departamentos, áreas o servicios de los cuales
consta la empresa TRANSPORTE REYES MEZA E.I.R.L.
 Comunicación externa: Por exclusión, aquella que no sea interna.
A todos los efectos, las quejas, reclamaciones, denuncias, etc. con carácter laboral,
serán regidas de acuerdo a lo recogido en el presente procedimiento.

4. DOCUMENTOS RELACIONADOS
 Ley 29783 _Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo.

5. RESPONSABILIDADES
Gerente General
 Es el responsable directo de todas las operaciones del Servicio o Proyecto y por
ende de la Seguridad, Salud y Medio Ambiente en el sitio, en tal sentido están
en la obligación de dar las facilidades y servicios del caso para evitar cualquier
ocurrencia de lesión, daño o derroche de los recursos de la empresa.
 Participar en las inspecciones de Seguridad mensualmente en el proyecto,
almacenes, oficinas y todas las áreas de trabajo con el fin de verificar el
cumplimiento de las normas y programas de Seguridad y tomar las medidas
correctivas en caso de incumplimiento de alguna norma. Estas inspecciones
deben anotarse en los formatos respectivos.
 Participar en las auditorias de Seguridad a pedido del Prevencionista.
 Disponer continuamente el mejoramiento de las condiciones de trabajo para
prevenir enfermedades ocupacionales.
 Elaborar un programa de mantenimiento preventivo o correctivo, con el fin de
asegurar la operatividad de equipos y herramientas.

Prevencionista de Riesgos
 Administrar y cumplir con el presente procedimiento
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 Asesorar a todas las áreas en cuanto a Seguridad y Salud Ocupacional del

Servicio o Proyecto.
 Apoyar en el establecimiento del Comité de Seguridad o Prevencionista en caso
de requerirse.
 Conducir las Inspecciones en todas las áreas de trabajo, como almacenes,
oficinas provisionales, área de Servicio o Proyecto.
 Programar las charlas diarias de seguridad.
 Investigar los accidentes/ incidentes en que esté involucrado el personal a sus
órdenes en los plazos establecidos.
 Efectuar las estadísticas de accidentes, y presentar los reportes al cliente
conforme al estándar establecido.
 Dar la inducción de hombre nuevo a todos los trabajadores ingresantes a la
empresa.
 Capacitar a todo el personal en temas de Seguridad, Salud en el trabajo.

Administrador
 Asegurar al trabajador nuevo que ingrese a la obra, con los seguros conforme a
ley (ESSALUD y seguro complementario de Alto Riesgo - SCTR),
manteniéndolos actualizados.
 Informar al Departamento de Seguridad para que cada trabajador nuevo que
ingrese a la empresa reciba la inducción de trabajador nuevo.
 Toda adquisición de equipo, implemento o material de seguridad debe contar
con la aprobación del responsable de Seguridad y Medio Ambiente del cliente,
así mismo los materiales y productos peligros deberán adjuntar las hojas
MSDS.
 Mantener el stock al día de equipos de protección personal, tales como cascos,
protectores de oído, zapatos de Seguridad, guantes en sus diversos usos,
protectores faciales, uniformes y lentes de Seguridad. Este stock debe ser
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compatible con la cantidad de personal existente, de tal manera que todos

cuenten con estos implementos.
 Disponer que el Almacén cuente con equipos contra incendio en número
suficiente y dotación del botiquín de primeros auxilios.
 Disponer que el Almacén lleve un KARDEX al día sobre la entrega de equipos de
seguridad a los trabajadores.
 Coordinar que los equipos que se usen y hayan cumplido con el mantenimiento
preventivo.

Supervisores De Campo
 Cumplir y hacer cumplir estrictamente el Reglamento de Seguridad, los planes,
programas, procedimientos de trabajo específicos, cartillas de seguridad y
disposiciones del Comité de Seguridad en todas las actividades desarrolladas
por la empresa.
 Dictar las reuniones diarias de cinco minutos antes del inicio de las labores,
enfatizando las normas y procedimientos de los trabajos específicos u otros
temas de interés general relacionados con la seguridad.
 Efectuar la programación de los trabajos que les asigne los responsable de la
obra o servicio para mantener una secuencia ordenada y coherente de la
misma.
 Realizar el Análisis Seguro del Trabajo por cada una de las labores y finalmente
al final de la jornada hacer llegar la misma al Prevencionista.
 Inspeccionar diariamente el orden y limpieza de las diferentes áreas de trabajo,
el estado de conservación de las herramientas y equipos, pasar a revisar al
personal a sus órdenes para comprobar el uso de los equipos de protección
personal.
 Eliminar los riesgos potenciales que hubiera dentro del área de trabajo, dando
disposiciones inmediatas para corregir las deficiencias detectadas.
 Apoyar en la investigación de los casos de accidentes/ incidentes en que esté
involucrado el personal a sus órdenes en los plazos establecidos.
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 Disponer la colocación de barreras y letreros de advertencia de peligro cuando

se realicen trabajos.
 Aislar las áreas con cintas reflectivas y colocar letreros en las que se tienen
materiales peligrosos, verificando periódicamente la operatividad del extintor.
 Inspeccionar con un electricista los tableros de distribución de corriente,
verificando los tomacorrientes, enchufes, cables, terminales, aislamientos y la
operatividad del extintor de PQS.
 Conducir reuniones de seguridad semanales con su personal para tratar los
asuntos específicos de seguridad de cada tipo de trabajo que se está
desarrollando.
 Asistir obligatoriamente a las reuniones de seguridad programadas.
 Los supervisores y/o jefes de grupo son responsables en asegurar que los
trabajadores bajo su mando estén dotados de los equipos de protección
personal (EPP) adecuados para que puedan desarrollar su trabajo de una
manera segura.

Atribuciones
 Sugerir mejoras en los procedimientos de trabajo en beneficio de la seguridad.
 Aplicar medidas disciplinarias a los trabajadores que estén a sus órdenes
cuando las omisiones de seguridad sean reiterativas o encuentren una
condición/ acto sub estándar de mayor repercusión.

Trabajadores En General
 Trabajar en forma segura, es requisito indispensable para mantener el empleo,
acatando las disposiciones del Supervisor tanto de Seguridad como de Trabajo.
 Comunicar cualquier acto o condición insegura al Prevencionista.
 Asistir a los cursos, charlas y reuniones de Seguridad en forma obligatoria.
 Acatar las disposiciones, normas, reglas e instrucciones impartidas por la
empresa.
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 Usar el equipo e implementos de Seguridad que le otorgue la empresa según la

tarea que realice.
 Mantener el área de trabajo limpio y ordenado.

6. DESCRIPCIÓN
 COMUNICACIONES INTERNAS (C.I.).
C.I. Descendentes: Por parte de cualquier departamento, área o servicio de
TRANSPORTE REYES MEZA, se establecerán las C.I. Que se estimen convenientes.
Los canales de comunicación serán tales que aseguren que el destinatario recibe la
comunicación emitida por el remitente.
C.I Ascendentes: Cualquier persona de TRANSPORTE MEZA REYES E.I.R.L, que
desee comunicarse con un estamento superior de la misma, dispondrá de los
medios y canales necesarios para ello: boletines de empresa, buzón de sugerencia
y/u otros. Cuando la comunicación sea dirigida a una persona en concreto, se
seguirá obligatoriamente la cadena jerárquica. Todas las comunicaciones internas
relevantes (desde el punto de vista del receptor) serán obligatoriamente
contestadas.
En el caso de las comunicaciones internas, se considerará válida la vía del correo
electrónico como medio de comunicación, pudiéndose no utilizar el formato
anexado al final del presente procedimiento.
Los canales de comunicación existentes de la empresa serán los siguientes:
- Correo ordinario (entrada y salida).
- Correo interno (entrada y salida).
- Correo electrónico.
- Fax.
- Orales.
- Buzones de sugerencia.

Estos canales de comunicación serán utilizados para recoger las preocupaciones

del personal en cuanto al comportamiento laboral de la entidad local y el sistema
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de gestión de SST. Respecto al correo electrónico, se instalará un "buzón de

opinión" en el cual todo el personal puede dejar por escrito sus inquietudes,
sugerencias, opiniones o preguntas al respecto.
Está información será analizada mensualmente por el Prevencionista, que
contestará de forma particular al interesado, si procede, y/o la dará a conocer al
personal que considere oportuno a través del correo electrónico. El Responsable
del SST es el responsable a su vez de transmitir toda esta información al Comité de
SST a través de informes, con el objeto de que la opinión del personal sea tenida
en cuenta en las revisiones del sistema.

 COMUNICACIONES EXTERNAS (C.E.).

El Presidente del Comité de SST, con el fin de hacer público su compromiso con la
ley laboral, difundirá la política de gestión de SST de Transporte Meza Reyes
E.I.R.L. Por su parte, el Prevencionista difundirá cualquier cuestión de carácter
laboral que considere relevante y pueda impulsar la gestión en materia de SST en
su ámbito de influencia.
Para ello podrá utilizar los siguientes canales: comunicaciones directas,
participación en foros, publicación de artículos en prensa y revistas o medios de
comunicación en general.

Las peticiones de información así como todo tipo de denuncias, quejas, etc.
pueden ir dirigidas mediante teléfono, fax, por escrito, etc. A TRANSPORTE REYES
MEZA E.I.R.L. Con carácter general o a diferentes estamentos con carácter
particular al responsable del Sistema de Gestión de SST
Las peticiones de información, quejas, denuncias, etc. de carácter laboral serán
analizadas por el comité de SST que las haya recibido. Cuando vayan dirigidas a la
Gerencia general, la persona que recibe la comunicación la pondrá en
conocimiento del Comité de SST.
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El personal del Comité de SST que recibe la petición, denuncia o queja llevará un
registro de tales cuestiones, donde dejará constancia del motivo, así como la
decisión y contenido de la respuesta, en el caso de que proceda su contestación.

7. REGISTROS.
Los informes de recopilación de las sugerencias, opiniones o inquietudes del personal.
Las decisiones para comunicaciones formales externas sobre aspectos laborales
significativos.

8. ANEXOS.
SSO-PG-007- Formato de Comunicación Interna Externas.