GUIA DE EXCEL BÁSICO - AVANZADO

1. UTILIZAR NOMBRES EN EXCEL 2000

NOMBRAR CELDAS Y RANGOS

Excel permite un manejo fluido y sencillo de las

celdas. Tanto a través de las columnas, las filas o
manejando las celdas individualmente.

Pero Excel también tiene en los Rangos otra

herramienta sumamente potente para el manejo de
información. La principal característica de los
rangos es que se les puede dar un nombre, a un
conjunto de celdas o incluso a una sola celda, que
seria un conjunto de solo una celda.

¿Y por que es tan importante el hecho de poder

dar nombre a los rangos?. Bueno, un rango no es
más que un conjunto de celdas definido por sus
celdas superior izquierda e inferior derecha,
separadas por dos puntos. Es fácil reconocer el
rango situándolo mentalmente en la hoja de
cálculo. Pero si la hoja es muy grande ¿Podríamos
recordar exactamente la posición de todos los
conjuntos y subconjuntos de celdas?
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Es más sencillo hacer referencia a Ventas,

que Z51:AZ54. y a Compras que X32:Z37

Veamos un ejemplo, para asignar un

nombre, el primer paso es seleccionar el
rango. C4:E4. Una vez que esté marcado
escribiremos el nombre que deseemos
para el rango en la casilla del cuadro de
nombres. Escribiremos Meses en la casilla
y pulsaremos la tecla intro.

Ya tenemos nuestro primer rango.

Veamos ahora sus ventajas, por ejemplo

llevemos el puntero a alguna celda lejana
por ejemplo la H49. Si ahora quisiéramos
ir de nuevo a la posición de los meses,
pero no nos acordamos de su rango solo
tenemos que pulsar la tecla F5

Aquí se mostrara todos los rangos definidos,

solo tendremos que seleccionar y aceptar.
Para que Excel nos lleve de a la posición
deseada

Los rangos tienen muchas mas utilidades

que se vuelven más y más imprescindibles
cuanto más grande y compleja es la hoja de
cálculo en la que estamos trabajando
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2. FUNCIÓN SI Y BUSCAR (V) EN EXCEL 2000

FUNCIÓN SI

Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho

argumento es FALSO.

Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

Sintaxis

SI ( prueba_lógica ; valor_si_verdadero ; valor_si_falso )

Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como

VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de
la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo
contrario, la expresión se evalúa como FALSO. Este argumento puede utilizar
cualquier operador de comparación.

Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es

VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de
presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función
SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica es
VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este argumento
devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico
VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.
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Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO.
Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el
argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto
"Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se omite
valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se
devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en
blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el
paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra
fórmula.

Observaciones

• Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero

y valor_si_falso para construir pruebas más elaboradas. Vea el último de los
ejemplos siguientes.

• Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan, la

función SI devuelve el valor devuelto por la ejecución de las instrucciones.

• Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz (matriz: utilizada para

crear fórmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un
grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz
comparte una fórmula común; una constante de matriz es un grupo de
constantes utilizadas como un argumento.) , cada elemento de la matriz se
evaluará cuando se ejecute la instrucción SI.

• Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para

analizar los datos basándose en una condición. Por ejemplo, para contar el
número de veces que aparece una cadena de texto o un número dentro de un
rango de celdas, utilice la función de hoja de cálculo CONTAR.SI. Para calcular
una suma basándose en una cadena de texto o un número dentro de un rango,
utilice la función SUMAR.SI

Ejemplo:
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Si observan la barra de funciones notarán que la función “si” pretende determinar cual
es el promedio de notas de las cuatro semanas y con este definir si el alumno aprueba
o no en curso.

BUSCARV
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Vamos a seguir con una de las funciones más

útiles que existen de cara al control de una lista de
argumentos como podrían ser, por ejemplo,
productos de una empresa. Observa la sintaxis de
la función

=BUSCARV( )
=BUSCARV(Celda; Rango; Columna)

Es decir, buscará el valor de una celda en un

rango de celdas y retornará el contenido de n
columnas a su derecha.

¿Qué significa esto? Supongamos que tenemos

un listado de productos así:

Suponga que es un lista súper larga de artículos en almacén. Observa que en la parte
superior hemos preparado tres casillas de colores. Estas celdas servirán para nuestro
propósito. En la celda [ C2 ] colocaremos la fórmula:
=BUSCARV(C1;A7:C15;2)

¿Para qué servirá esta hoja? Lo que haremos será escribir un código de artículo en la
celda [ C1 ] (amarilla) y Excel hará que aparezca automáticamente la descripción y la
cantidad disponible en las dos celdas inferiores.

Este tipo de hojas va perfecto para hacer una consulta a un listado. La fórmula mirará lo
que hay en la celda [ C1 ], y lo buscará en el rango A7:C15 . Una vez que lo encuentre,
(lo encontrará en la 1ª columna), mostrará lo que hay 2 columnas a su derecha
(contándose ella), es decir, la descripción del producto.

Observa detenidamente los tres argumentos que nos pide la función =BUSCARV ,
primero la celda donde estará lo que intentamos buscar (el código), luego el rango
donde ha de buscarlo, y por último el número de columna que queremos mostrar.

3. OPCIÓN DE ORDENAR EN EXCEL 2000

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ORDENAR DATOS
Para ordenar los datos de una lista, ya sea en forma ascendente o descendente,
realiza el siguiente procedimiento.

Ordenemos la siguiente tabla alfabéticamente por Categoría , estableciendo un

segundo y tercer criterio de ordenación de acuerdo con el nombre del Cliente y la
Fecha , respectivamente.

1 . Selecciona
una celda en la
lista; por ejemplo
B7.

2 . En el menú
Datos elige la
opción Ordenar
y se activará un
cuadro de
dialogo con el
mismo nombre.

Noten que automáticamente los datos de la tabla se seleccionan.

3 . En Ordenar por,
escoge Categoría.

4 . En luego por,
selecciona el
segundo criterio de
ordenación, es
decir, Cliente.

5 . En el otro luego
por, escoge Fecha
como tercer criterio
de ordenación.

6 . Pulsa el botón
aceptar.
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Ahora podrás ver que en la lista aparecen los datos ordenados, primero por categoría,
luego por cliente y por último por fecha.

1. FILTRAR UNA LISTA EN EXCEL 2000

FILTRAR UNA LISTA

Con un filtro Excel visualiza las filas que cumplen unas determinadas condiciones,
mientras que oculta las demás. Para poder filtrar una lista, ésta debe poseer rótulos de
columna. Las filas filtradas se pueden copiar en otra hoja de cálculo del libro de trabajo
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actual, si se desea.

Los filtros se pueden aplicar con las opciones:

• Autofiltro.

Filtro Avanzado

AUTOFILTRO

Para poder aplicar un filtro, primero hay que identificar la lista que se desea filtrar, y a
continuación aplicarlo.

• Active una celda de la lista de Datos ; no es necesario que sea un rótulo. El

rango adyacente a la celda seleccionada es asumido como una lista de Datos
en la cual se va a realizar el filtrado de los Datos .

• Ejecute Datos, Filtro, Autofiltro . Junto a los campos de la lista de Datos

aparecen unas flechas para poder hacer el autofiltrado, como en la figura de la
derecha.
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El filtro las 10 más visualiza las filas indicadas o el porcentaje de filas situadas entre
los límites superior o inferior. Al hacer clic sobre esta opción podemos ver la siguiente
caja de diálogo:

En la primera caja, indique si desea ver los valores superiores o inferiores .

En la siguiente caja, indique el número que desea ver.

En la siguiente caja, indique si el número se refiere al número de elementos o al

tanto por ciento .

Al seleccionar la opción Personalizada podemos observar la siguiente caja de diálogo:

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FILTRO AVANZADO

• La orden filtro avanzado permite filtrar una lista por medio de criterios más complejos,
para lo cual es necesario crear un rango de criterios.

• Un rango de criterios es una rango de celdas formado por una fila de rótulos de
criterios y al menos una fila para especificar las condiciones de filtrado. Para crear un
rango de criterios se procede así:

• Se recomienda insertar una serie de filas en blanco encima de la lista de Datos .

• Copie o escriba uno o más nombres de rótulos de columnas en una de esas filas
vacías. Los nombres de los rótulos del rango de criterios deben ser iguales a los de la
lista de Datos , por lo que se recomienda copiarlos.

• Escriba la condición del criterio en la fila situada debajo de los rótulos.

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• Filtre la lista con la orden Datos, filtro, Filtro avanzado , inmediatamente aparecerá
en la caja de diálogo de la derecha.