White Paper Integration Deutsch

White Paper
Integration
Version 1
Mai 2010
© 2010 DocuWare AG, 82110 Germering

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Disclaimer:
Dieses Dokument wurde nach bestem Wissen mit großer Sorgfalt zusammengestellt. Das Produkt
Smart Connect wird mit dem Release 5.1c auf den Markt kommen. Es sollen im Wesentlichen die
Grundlagen der Integrationsmöglichkeiten von DocuWare erläutert werden. Abweichungen einzelner
Funktionen von der jeweils verfügbaren Version, die von geringer oder kurzfristiger Bedeutung sind,
sind möglich.
© Copyright 2010 DocuWare AG, alle Rechte vorbehalte

Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis
1 Einführung .....................................................................................................6
1.1 Zielsetzung und Aufbau des Papers...............................................................6
1.2 DocuWare-Architektur ....................................................................................6
1.2.1 DocuWare Web Client ..............................................................................................7
1.2.2 Sicherheit bei Web-Client-Einsatz .............................................................................8
1.3 Übersicht Schnittstellenarten..........................................................................9
2 Universalschnittstellen ...............................................................................11
2.1 Import von Ausgangsdokumenten über Druckertreiber (TIFFMAKER) .........11
2.1.1 Dokumenterzeugung und Indexierung .................................................................... 11
2.1.2 Formularhinterlegung .............................................................................................11
2.1.3 Steuerung aus der führenden Applikation ............................................................... 12
2.1.4 Zusätzliche Indexierung (auch Layout-unabhängig) ................................................ 12
2.2 Import von Dateien.......................................................................................13
2.2.1 Import aus Dateisystem (ACTIVE IMPORT)............................................................ 13
2.2.2 Import aus MAPI-Programmen ............................................................................... 13
2.3 Datenbankabgleich (AUTOINDEX) ..............................................................15
2.4 Import von Druckausgaben (COLD) .............................................................16
2.4.1 Spool-Dateien importieren ...................................................................................... 16
2.4.2 Formularüberlagerung ............................................................................................17
2.4.3 Recherche ..............................................................................................................17
2.4.4 Technische Funktionsweise .................................................................................... 18
2.5 Integration über Bedienoberfläche (Smart Connect) ....................................18
2.5.1 Smart Connect-Funktionalität ................................................................................. 18
2.5.3 Berechtigungen ......................................................................................................20
3 Spezialschnittstellen...................................................................................21
3.1 Office Add-Ins ..............................................................................................21
3.1.1 Microsoft Office Add-in ........................................................................................... 21
3.1.2 Andere Office-Programme ...................................................................................... 21
3.2 CONNECT to SharePoint.............................................................................21
3.2.1 Dokumente in DocuWare ablegen .......................................................................... 22
3.2.2 Dokumente suchen und anzeigen ........................................................................... 23
3.2.3 Administration ........................................................................................................24
3.3 CONNECT to Notes .....................................................................................24
3.3.1 Besonderheiten von Notes/Domino......................................................................... 24
3.3.2 Dokumente und E-Mails in DocuWare ablegen ....................................................... 24
3.3.3 Dokumente in DocuWare suchen und anzeigen ...................................................... 25
3
Inhaltsverzeichnis
3.3.4 Konfiguration und Administration ............................................................................ 25

3.3.6 CONNECT to Notes Toolkit .................................................................................... 26
3.4 CONNECT to SAP .......................................................................................26
3.4.1 Ablage-Szenarien ...................................................................................................27
3.4.2 Recherchen SAP-Nutzer ........................................................................................ 27
3.4.3 Recherchen Nicht-SAP-Nutzer ............................................................................... 27
4 Individualschnittstellen ..............................................................................29
4.1 URL-Integration............................................................................................29
4.1.2 Anwendungsbeispiel: Web Client in Outlook ........................................................... 30
4.2 Software Development Kit, SDK ..................................................................30
4.2.1 General Application Programming Interface, GAPI.................................................. 31
4.2.2 Web-Service Interface ............................................................................................32
4.2.3 Java Application Programming Interface, JAPI........................................................ 33
4.2.4 Toolkit ....................................................................................................................33
4.2.5 Validierung der Indexeinträge ................................................................................. 34
5 Integration in bestehende IT-Umgebung ..................................................35

5.1 Storage ........................................................................................................35
5.1.1 Jukeboxen..............................................................................................................35
5.1.2 Content Adressed Storage...................................................................................... 35
5.1.3 Sonstige festplattenbasierte Storage-Systeme ........................................................ 36
5.2 Scanner .......................................................................................................36
5.3 Integration von Multifunktionalen Kopierern .................................................36
5.4 Datenbank-Server ........................................................................................36
5.5 Externe Nutzerverwaltung ............................................................................37
5.6 Linux, Apple und andere Non-Microsoft-Umgebungen .................................38
5.7 Externe Zeitstempelagenturen .....................................................................38
6 Integration spezieller kundenspezifischer Module von Dritten..............40

6.1 Capturing und OCR .....................................................................................40
6.2 Anzeigemodule ............................................................................................40
6.2.1 Adobe Acrobat Reader ........................................................................................... 40
6.2.2 Sonstige Drittanbieter .............................................................................................40
7 Lösungsansätze nach Anwendungsbereiche...........................................42

7.1 Ablegen/Indexieren im Überblick..................................................................42
7.2 Suchen und Anzeigen im Überblick..............................................................43
7.3 DocuWare in E-Mail-Programme integrieren ................................................43
4
Inhaltsverzeichnis
7.4 DocuWare in Microsoft Office integrieren .....................................................44

7.4.1 Ablegen/Indexieren.................................................................................................44
7.4.2 Suchen und Anzeigen ............................................................................................44
7.5 DocuWare in ERP- und CRM-Programme integrieren..................................45
7.5.1 Ablegen/Indexieren.................................................................................................46
7.5.2 Suchen und Anzeigen ............................................................................................46
8 Abbildungsverzeichnis ...............................................................................47
5
Zielsetzung und Aufbau des Papers
1 Einführung
1.1 Zielsetzung und Aufbau des Papers
Dieses White Paper soll dem technisch interessierten Leser alle Integrationsmöglichkeiten des
DocuWare-Systems in andere Systemwelten erläutern. Es werden die zu Grunde liegenden Techno-
logien erwähnt sowie ihre Anwendung durch das DocuWare-System beschrieben.
Der Leser kann sich damit ein technisch fundiertes Urteil über das DocuWare-System bilden und die
Leistungsfähigkeit im Hinblick auf Anpassungsfähigkeit in bestehende Infrastrukturen einschätzen.
Bezüglich der Integration erhält der Leser eine Vorstellung davon, wie sich das DocuWare-System im
IT-Umfeld mit anderen Systemen verhält und inwieweit im Sinne des Investitionsschutzes und minima-
ler Administrationsaufwendungen (Total Cost of Ownership) Anpassungen erforderlich sind.
Die technischen Mitarbeiter bei Kunden, Beratungsunternehmen, Fachzeitschriften und Vertriebspart-
nern sind gleichermaßen angesprochen. Vorausgesetzt wird lediglich technisches Grundlagenwissen
über den Aufbau moderner Software-Applikationen, idealerweise von Dokumenten-Management-
Systemen. Detaillierte Kenntnisse aktueller oder vorheriger DocuWare-Systeme sind nicht erforderlich.
In diesem Einführungskapitel starten wir zunächst mit einem Überblick der DocuWare-Architektur und
der Integrationsmöglichkeiten über die unterschiedlichen Schnittstellenarten, die DocuWare bereit-
stellt. In den Kapiteln 2 bis 4 werden die einzelnen Schnittstellen und ihre Anwendungsbereiche ge-
nauer erläutert. Kapitel 5 und Kapitel 6 zeigen, wie DocuWare mit bestehenden Hardware-Systemen
bzw. kundenspezifischen Softwaremodulen für Capturing und Anzeige interagieren kann. In Kapitel 7
wird schließlich die Integration aus Anwendersicht (anstatt technischer Sicht) erläutert. Für die Details
finden sich hier Verweise auf die vorherigen Kapitel. Kapitel 7 bietet somit primär eine weitere Sicht
auf die vorher beschriebenen Integrationsmöglichkeiten.
1.2 DocuWare-Architektur
Im Folgenden wird – wegen des besseren allgemeinen Verständnisses – zunächst kurz die generelle
DocuWare-Architektur beschrieben. Natürlich lassen sich auch mehrere DocuWare-Systeme gemein-
sam, z.B. über mehrere Standorte, betreiben, und DocuWare-Offline Archive, z.B. von mobilen Nut-
zern, lassen sich mit zentralen Archiven synchronisieren. Diese Möglichkeiten sind ausführlich im
White Paper „System Architektur“ beschrieben und werden hier nicht wiederholt.
DocuWare besteht aus einer Client-Server-Architektur (siehe Abbildung 1). Auf Serverseite arbeitet
DocuWare mit einer Reihe von Servern (Software-Services), die unterschiedliche Aufgaben überneh-
men. So sind beispielsweise der Authentication Server für die Anmeldung und Nutzerverwaltung und
der Content Server für den Zugriff auf die Dokumente zuständig. In der Abbildung sind diese als
„DocuWare-Server“ zusammengefasst.
Auf Client-Seite stehen die Basisfunktionalitäten wie Dokumente anzeigen, Ablegen sowie Suchen zur
Verfügung. DocuWare kann diese Funktionen über den windowsbasierten Rich-Client (DocuWare 5
Client) auf dem Windows-PC des Nutzers bereitstellen oder über den Web Client prinzipiell jedem
Gerät mit einem Internet-Browser zugänglich machen. Zusätzlich lassen sich Dokumente über
Microsoft Windows Explorer direkt aus dem Windows-Dateiverzeichnis in DocuWare-Archiven ablegen
und suchen. Dazu muss kein DocuWare 5 Client, sondern lediglich die standardmäßig ausgelieferte
Komponente Windows Explorer Client installiert sein. Auf Client-Seite kommt noch der Administrati-
ons-Client hinzu, der den verschiedenen Administratoren die individuelle Konfiguration des Systems
ermöglicht.
6
DocuWare-Architektur
Abbildung 1: Generelle DocuWare-Architektur
Weiterhin ist der DocuWare-Server in der Lage, sich in das bestehende IT-Umfeld zu integrieren. So
kann DocuWare über bestehende Nutzerverwaltungen die Anwender authentisieren, die Dokumente
in unterschiedlichen Ablagesystemen speichern und die Indexkriterien in bestehenden Datenbanksys-
temen verwalten. Die Nutzer müssen lediglich einmal in DocuWare angelegt worden sein. Dies kann
über „Benutzer-Synchronisation“ auch automatisch erfolgen. Damit bildet der DocuWare-Server eine
wichtige Ergänzung einer unternehmensweiten Infrastruktur ohne neue Redundanzen für vorhandene
Funktionalitäten zu etablieren.
1.2.1 DocuWare Web Client

Der Web Client spielt bei den im Folgenden beschriebenen Integrationsmöglichkeiten eine wesentli-
che Rolle und wird daher hier kurz beschrieben. Er ermöglicht die Nutzung von DocuWare ohne Instal-
lation von Software auf dem lokalen PC und ist eine standardmäßig gelieferte Komponente. Um welt-
weit die Informationen in den DocuWare-Archiven ansehen, bearbeiten und ablegen zu können, reicht
damit ein Internetzugang mit handelsüblichem Browser.
Der Web Client erlaubt Recherche nach und Anzeige der Dokumente aus den Archiven, unabhängig
davon, über welchen Weg (gescannt oder verschiedene Import-Optionen) diese Dokumente in das
DocuWare-Archiv gelangt sind.
7
DocuWare-Architektur
Abbildung 2: Beispiel eines Web Clients
Gefundene Dokumente werden direkt im Browser angezeigt. Der Web Client unterstützt alle gängigen
Dokumentformate, ohne dass für jedes Format ein Plug-In im Browser installiert werden muss.
DocuWare konvertiert hierzu die Dokumente beim Aufruf automatisch in das PNG-Format und zeigt
sie im Viewer an. Auch Textnotizen oder elektronische Stempel können dargestellt und gedruckt wer-
den. Optional lassen sich die Dokumente unterschiedlichster Formate in PDF konvertieren.
Bei Nutzung des Web Clients, lassen sich „Aufgabenlisten“ definieren. Nutzt ein Anwender eine Aufga-
benliste über den Web Client, findet automatisch eine vordefinierte Suche im Hintergrund statt, ohne
dass sich ein Suchdialog öffnet und ohne, dass Indexkriterien eingegeben werden müssen. Der Benut-
zer aktiviert lediglich die Aufgabenliste im Web Client, und schon werden die Dokumente gesucht und
angezeigt. Die Aufgabenlisten eignen sich zur Unterstützung der täglichen Arbeiten. Hat der Suchdia-
log beispielsweise die Suchbegriffe Eingangsrechnungen im Feld Dokument-Typ und neu im Feld Status
vordefiniert, kann sich der Benutzer jeden Morgen per Mausklick alle neuen Eingangsrechnungen
anschauen.
Bei Bedarf besteht die Möglichkeit sich Dokumente auf den lokalen PC herunterzuladen und zu bear-
beiten. Eine weitere Option ist, gefundene Dokumente direkt per Mail zu versenden. Auch Workflows
werden über den Web Client unterstützt. Die Nutzung von DocuWare via Web-Browser unterliegt so-
mit keinen wesentlichen Einschränkungen. Die volle Funktionalität steht über Microsoft Internet Explo-
rer und Mozilla Firefox zur Verfügung.
1.2.2 Sicherheit bei Web-Client-Einsatz

Der Zugriff auf Dokumente über Web Client wird Sicherheitsanforderungen gerecht, da die Sicher-
heitsmechanismen des DocuWare-Systems greifen. Mitarbeiter, Partner und Kunden können auf alle
Dokumente zugreifen, für die der Administrator ihnen zentral Rechte einräumt.
Bei dem Zugriff via URL können auch Nutzerkennung und Passwort als Parameter mit der URL über-
geben werden, so dass der Nutzer sich nicht manuell anmelden muss. Die Übergabe erfolgt dabei in
verschlüsselter Form, so dass die Anmeldedaten nicht im Klartext abgreifbar sind.
Wenn der Nutzer in der gleichen Domäne arbeitet wie der Server ist die automatische Login-
Übernahme eines Windows-Nutzers (Single-Sign-on) möglich. Bei Zugang über das DocuWare-Login
ist die Nutzung eines Schlüssels (Login credentials key) anstelle von Nutzername und Passwort im
8
Übersicht Schnittstellenarten
URL möglich. Alternativ kann auch ein Gastlogin ohne Angabe von Nutzername und Passwort ver-
wendet werden.
Weitere Details finden sich in dem eigenen White Paper „Sicherheit“.
1.2.3 Windows Explorer Client

Über Windows Explorer Client lassen sich Dokumente per Windows-Dateiverzeichnis in DocuWare-
Archiven ablegen, suchen, öffnen und bearbeiten. Er ermöglicht die Nutzung von DocuWare ohne
Installation des DocuWare 5 Clients auf dem lokalen PC und ist eine standardmäßig gelieferte Kom-
ponente. Direkt im Windows Explorer lässt sich in der Ordnerstruktur ein DocuWare-Knoten integrie-
ren, darunter sind in der Baumstruktur die einzelnen Archive mit den Indexfeldeinträgen aus
DocuWare als Ordner- und Dokumentname repräsentiert. Per Navigation in der Windows-
Ordnerstruktur lassen sich Dokumente (per Drag & Drop) ablegen und per Mausklick öffnen. Zudem
lassen sich über die Speichern- sowie die Speichern-unter-Funktion Dokumente direkt aus nahezu
allen Anwendungen über Windows Explorer Client in DocuWare ablegen. Das gleiche gilt für die Öff-
nen-Funktionen der meisten Anwendungen, über die man direkt auf die Archive zugreifen und Doku-
mente öffnen und bearbeiten kann.
Die Definition der Ordnerstruktur, in der die Archive mit den darin enthaltenen Dokumenten dargestellt
werden, erfolgt über eine DocuWare-Ergebnisliste in Baumansicht, die in der DocuWare-
Administration angelegt wird.
Bei der Ablage erhält das Dokument automatisch die Indexbegriffe entsprechend der Ordnerstruktur.
Über Windows Explorer Client lassen sich zudem Indexeinträge der einzelnen Dokumente ändern.
Abbildung 3: Archivierte Dokumente im Windows Explorer mit Infobox zum Ändern der Indexeinträge
1.3 Übersicht Schnittstellenarten

Integration ist im Zusammenhang mit Dokumenten-Management ein vielfältiger Begriff. Um die ver-
schiedensten Anforderungen und unterschiedlichste Kundensituationen bedienen zu können, bietet
DocuWare verschiedene Schnittstellen, die sich in drei Typen klassifizieren lassen:
• Universalschnittstellen
Import von Dok umenten und I ndexdaten i n DocuWare-Archive über virtuellen Drucker oder
aus Dateiverzeichnissen. Hinzu k ommt ei ne univ erselle S chnittstelle um Recherchen über
Fremdapplikationen durchführen zu können.
• Spezialschnittstellen
Austausch von Dokumenten und ggf. Indexdaten mit weit verbreiteten Applikationen und Sys-
temen, z.B. SAP, Microsoft Office, IBM Notes Mail-/Groupware-System.
9
Übersicht Schnittstellenarten
• Individualschnittstellen
Individuelle Einbettung der DocuWare-Funktionalität in eigene Applikationen.
Die meisten dieser Schnittstellen werden in Form von Zusatzmodulen angeboten. Einige sind aber
auch Bestandteil des Basisproduktes. Die Aufschlüsselung erfolgt in den folgenden Kapiteln.
Abbildung 4: Schnittstellenarten
Hinzu kommen die Möglichkeiten von DocuWare, die bestehenden Infrastruktursysteme (z.B. Daten-
banken, Nutzerverzeichnisse) zu nutzen, um beim Kunden die Administrationsaufwendungen zu mi-
nimieren.
10
Import von Ausgangsdokumenten über
Druckertreiber (TIFFMAKER)
2 Universalschnittstellen
Die meisten Applikationen können ihre Dokumente und ihre Daten in DocuWare-kompatiblen Forma-
ten im Dateiverzeichnis ablegen. Diese Dokumente mit den zugehörigen Metadaten lassen sich über
universelle Schnittstellen in DocuWare-Archive importieren. Von Applikationen über virtuelle Drucker
ausgegebene Dokumente sind ebenfalls automatisch übernehmbar. Dabei können auch Datenabglei-
che und Verbindungen mit Fremdapplikationen erfolgen, inkl. der Recherche in Archiven aus der
Fremdapplikation. Für diese Anforderungen bietet DocuWare verschiedene Universalschnittstellen an,
die ohne Eingriff in die Fremdapplikation einsetzbar sind.
Ausgehend von den verschiedenen Anwendungsfällen werden die Einsatzmöglichkeiten dieser Modu-
le im Folgenden beschrieben.
2.1 Import von Ausgangsdokumenten über

Heute werden vielfältige Applikationen in den Unternehmensprozessen eingesetzt, die Dokumente
erzeugen, die zu archivieren sind. Größtenteils verfügen diese Applikationen jedoch nicht über ent-
sprechende Archivschnittstellen. Über den virtuellen Druckertreiber TIFFMAKER können diese Aus-
gangsdokumente dennoch direkt in ein DocuWare-Archiv importiert werden. Ergänzend kann der
Ausdruck noch vor der Ablage an einen realen Drucker weitergegeben werden. Der TIFFMAKER ist in
diesem Fall zwischen die Anwendung und den „normalen“ Drucker geschaltet. Eingriffe in die Applika-
tion sind somit nicht erforderlich.
2.1.1 Dokumenterzeugung und Indexierung

Aus dem Druckdatenstrom wird ein originalgetreues und unveränderliches Abbild in einem von
DocuWare Clients unterstützten Imageformat erzeugt (TIF-, BMP-, JPEG- oder PNG-Format) und im
DocuWare-Archiv abgelegt. Standardmäßig verwendet DocuWare TIF für Schwarz-Weiß- und PNG für
farbige Dokumente. Die Aktivitäten von TIFFMAKER können automatisch im Hintergrund auf dem
Client ablaufen.
Kategorisierung und Indexierung werden direkt aus dem Dokument gelesen und die Dokumente damit
vollautomatisch abgelegt sowie bei Bedarf in Papierform ausgedruckt. Die jeweilige Position der ge-
wünschten Indexbegriffe wird in Abhängigkeit von der Dokumentenart (z.B. Ausgangsbrief, Auftrags-
bestätigung) durch einfache Einstellungen festgelegt. Für Volltextrecherchen ist auch die Übernahme
des gesamten Textes des Ausgangsdokuments möglich.
Für das Auslesen werden die Extraktionsfunktionen des Zusatzmoduls RECOGNITION herangezo-
1
gen, wobei dies zusammen mit TIFFMAKER direkt aus dem Druckdatenstrom, also ohne OCR -
Fehler, erfolgt. Dazu werden auf dem Dokument Zonen definiert, die bestimmten Feldern der Index-
Datenbank zugeordnet werden. Ändern sich die Struktur und Layout der ausgegebenen Dokumente
nicht, kann diese Konfiguration für alle folgenden Dokumente der entsprechenden Applikation genutzt
werden.
Sofern unterschiedliche Konfigurationen benötigt werden, lässt sich TIFFMAKER mehrfach (mehrere
Drucker) installieren, um z.B. unterschiedliche Dokumentarten unterschiedlich handhaben zu können.
2.1.2 Formularhinterlegung
Soweit Applikationen auf Formulare oder Briefbögen drucken, die normalerweise im Papiereinzug des
Druckers liegen, lassen sich auch diese Informationen in das Archiv einbringen. Dazu wird das ent-
sprechende Formular einmal eingescannt und dann von TIFFMAKER bei der Archivierung immer au-
tomatisch überlagert. Damit entspricht das archivierte Dokument exakt dem Ausdruck.
1
OCR = Optical Character Recognition
11
Import von Ausgangsdokumenten über
Es können verschiedene Formulare für die erste und die folgenden Seiten gewählt werden. Weiterhin
kann entschieden werden, ob mit oder ohne Formular gedruckt werden soll, weil z.B. vorgedrucktes
Briefpapier im Drucker verwendet wird. Diese Funktionen sind getrennt einstellbar für Vorder- und
Rückseite, so dass beispielsweise auf die erste Rückseite einer Dokumentart immer die Geschäftsbe-
dingungen aufgedruckt werden.
2.1.3 Steuerung aus der führenden Applikation

Über TIFFMAKER CONTROL ist die Steuerung der TIFFMAKER Verarbeitung direkt aus der Applika-
tion heraus möglich. Bei der Erstellung des Ausgangsdokumentes werden dazu spezielle Steuerzei-
chen eingebaut, die zwar nicht sichtbar sind, aber durch TIFFMAKER ausgewertet werden. Dies hat
den Vorteil, dass für verschiedene Dokumentarten nicht mehr verschiedene TIFFMAKER aufgesetzt
und administriert werden müssen.
Technisch sind die Steuerzeichen als eigene Druckerschriftart (Device Font) definiert, die beispiels-
weise in Word analog zu anderen Schriftarten angezeigt wird und benutzt werden kann. Direkt in dem
Dokument bzw. der Dokumentvorlage können damit definiert werden:
• Art der Indexierung
• Zielarchiv
• Hintergrundformular
• Realer Drucker für Weiterdruck
Diese Kommandos werden vor der Konvertierung in das Zielformat von TIFFMAKER ausgelesen und
nach der Konvertierung ausgeführt.
Abbildung 5: Beispiel TIFFMAKER Control
2.1.4 Zusätzliche Indexierung (auch Layout-unabhängig)

Durch die Kombination der Produkte TIFFMAKER und ACTIVE IMPORT lassen sich Druck und Inde-
xierung auch unabhängig vom Layout der ausgegebenen Dokumente gestalten. Die Dokumente wer-
den mit (vorläufigen) Indexbegriffen in dem DocuWare-Briefkorb abgelegt, aus dem ACTIVE IMPORT
sie übernimmt, um dann auf Basis der erkannten Daten den weiteren Ablauf, z.B. Weiterleitung oder
12
Import von Dateien
Verteilung der Dokumente, zu steuern. Gegebenenfalls. erfolgen die eigentliche Archivierung und
finale Indexierung über weitere ACTIVE IMPORT-Jobs.
2.2 Import von Dateien

Dokumente bzw. Dateien, die von anderen Applikationen erzeugt werden, können über das Zusatz-
modul ACTIVE IMPORT automatisch archiviert werden. Neben der Übernahme des Dokumentes ist
dabei vor allem die möglichst automatisierte und verifizierte Übernahme entsprechender Indexdaten
(=Metadaten) von Bedeutung. Die Schritte Import, Datenerkennung und Datenabgleich können jeweils
sehr komplex werden. Deshalb bietet DocuWare dafür jeweils eigene, sehr leistungsfähige Module:
• ACTIVE IMPORT überwacht O rdner im Dat ei- oder E-Mail-System und im portiert dor t abg e-
speicherte Dateien in DocuWare-Briefkörbe und -Archive. Dokumente werden automatisch in-
dexiert und k lassifiziert. Damit k ann auc h der I mport von e xtern ges cannten Dok umenten
(Scan-Dienstleister) erfolgen. Außerdem unterstützt ACTIVE IMPORT Outlook und andere Ex-
tended-MAPI-Mail-Systeme und ermöglicht die Anbindung digitaler Kopiersysteme an
DocuWare.
• RECOGNITION liest sowohl Barcodes als auch Text mittels OCR (Optical Character Recogni-
tion) aus gescannten Dok umenten aus un d über nimmt di e I nformationen f ür die I ndexierung
der Dokumente. Die Indexbegriffe werden i n vordefinierte Datenbankfelder übernommen und
die Dokumente damit automatisch verschlagwortet.
• AUTOINDEX übernimmt aus ander en Applikationen, wie b eispielsweise B uchhaltungs-
programmen, Informationen und übergibt sie dem Archiv als zusätzliche Ablage- und Suchbe-
griffe für bereits abgelegte Dokumente.
• COLD/READ liest und archiviert Spool-Dateien von Rechnungen, Lieferscheinen, Kontenblät-
tern und J ournalen, di e von E DV-Systemen z ur Dr uckausgabe er zeugt wurden. Di e Dar stel-
lung der Daten erfolgt originalgetreu durch das Hinterlegen von Formularen oder Briefbögen.
Die Konfiguration und die Möglichkeiten der genannten Module werden in den folgenden Unterkapiteln
genauer erläutert. Weitere Informationen finden sich in den entsprechenden Produktbeschreibungen.
2.2.1 Import aus Dateisystem (ACTIVE IMPORT)

Damit die Indexierung eines im Dateisystem abgelegten Dokumentes (z.B. gescanntes Image) auto-
matisch erfolgen kann, wird eine so genannte „Metaindexdatei“ benötigt, die die Indexinformationen
enthält. Für jedes zu importierende Dokument muss eine gleichnamige Metaindexdatei verfügbar sein.
Die Fremdapplikation kann die Metaindexdatei gemäß den von DocuWare vorgegebenen Konventio-
nen im CSV-Format (CSV = Comma Separated Value) ausgeben. Kann die Applikation dieses Format
nicht direkt erzeugen, müssen die ausgegebenen Indexdateien zumindest in CSV konvertierbar sein.
Dies kann ggf. über Tools, wie z.B. MS Excel erfolgen.
Um festzulegen, welche Indexinformation welchem Feld der Index-DB zuzuordnen ist, ist zusätzlich
eine Metaindex-Beschreibungsdatei (*.ini) erforderlich.
Zu den Parametern für die Einrichtung eines ACTIVE IMPORT-Jobs gehören:
• Quell-Verzeichnis für Dokumente und Index-Dateien
• Ziel für die Dokumentablage (Briefkorb oder Archiv)
• Index-Zuweisung: Einem Archivfeld, z.B. Aktenzeichen, wird der Dateiname zugeordnet
• Indexerweiterung: Weitere Indexdaten werden aus externen Quellen übernommen
Eine Archivierung ohne die Metaindexdateien ist lediglich dann möglich, wenn der Dateiname der
abzulegenden Dokumente einem eindeutigen Indexbegriff entspricht.
2.2.2 Import aus MAPI-Programmen

Das Messaging Application Programming Interface (MAPI) ist eine ursprünglich von Microsoft entwi-
ckelte Programmierschnittstelle, um verschiedensten Programmen zu ermöglichen, auf E-Mail-
Funktionen zuzugreifen. Zum Beispiel ist es mittels MAPI möglich, E-Mails direkt aus einem Anwen-
dungsprogramm heraus zu verschicken, ohne das E-Mail-Programm öffnen zu müssen.
13
Import von Dateien
DocuWare setzt für die automatische Archivierung von E-Mails in Outlook- / Exchange- und anderen
MAPI-Umgebungen das Zusatzmodul ACTIVE IMPORT ein, das die MAPI-Schnittstelle nutzt. Für die
Übernahme von Mails aus Notes/Domino-Systemen existiert die Spezialschnittstelle „CONNECT to
Notes“, die nicht via MAPI arbeitet.
Die vollständige Funktionsbibliothek wird als MAPI 1.0 oder Extended MAPI bezeichnet und von
DocuWare benötigt. Simple-MAPI beinhaltet nur eine kleine Teilmenge der Funktionen. Extended
MAPI ermöglicht eine vollständige Kontrolle über das Messaging-System auf dem Client Computer,
Erstellung und Verwaltung von Nachrichten, Verwaltung des Clientpostfach, Dienstanbieter und usw..
Dokumentübernahme
Aus fast allen Windows-Anwendungen heraus können über die MAPI-Schnittstelle Dokumente ver-
schickt werden. Auf diesem Weg gelangen Dokumente, die in anderen Programmen erstellt wurden,
direkt in den DocuWare-Briefkorb. Von hier aus können sie weiter bearbeitet und archiviert werden.
Bei E-Mails kann die Indexierung teilweise automatisch erfolgen. So können die Angaben zum Sen-
der, dem Datum und aus der Betreffzeile in entsprechende Indexfelder überführt werden. Ausgehend
von der Absender-E-Mail-Adresse kann auch eine Umsetzung, z.B. in einen längeren Namen, auf-
grund einer vordefinierten Zuordnung erfolgen. Text und Anlagen der Mail lassen sich optional der
Volltext-Indexierung zuführen.
Abbildung 6: Von ACTIVE IMPORT überwachte Ordner für die E-Mail-Archivierung aus Outlook
Die Übernahme aus MAPI-Programmen, z.B. Outlook, erfolgt folgendermaßen:

1. In dem E-Mail-Programm wird ein von ACTIVE IMPORT zu überwachender Ordner bestimmt.
Es können auch mehrere Ordner gleichzeitig überwacht werden oder bestehende Ordner (z.B.
Mail-Ausgang, Mail-Eingang).
2. Als Quelle wird der zu überwachende E-Mail-Ordner angegeben. Hier können zusätzlich Filter
aktiviert werden, die bestimmte E-Mail-Adressen aus- oder einschließen. Des Weiteren kann
z.B. eingestellt werden, ob bei E-Mails mit angehängten Dateien die E-Mail-Texte mit
gespeichert werden sollen oder nicht, und ob die Dateien konvertiert werden sollen.
3. Ziele sind ein DocuWare-Briefkorb und das Archiv. Bei der Indexzuweisung werden im Mail-
Header enthaltene Informationen wie Betreff, Name des Absenders, Empfangsdatum
angegeben und den entsprechenden Archivfeldern zugeordnet. Es können ferner feste Werte
angegeben werden, z.B. soll in das Archivfeld „Dokument-Typ“ immer „Mail-Eingang“
eingetragen werden.
14
Datenbankabgleich (AUTOINDEX)
4. Um eine weitere automatische Indexierung der E-Mails zu erreichen, muss eine externe
Datenquelle vorhanden sein (siehe unten „Indexerweiterung“): Es handelt sich entweder um
ein E-Mail-Adressbuch wie „Outlook-Kontakte“, um ein DocuWare-Archiv, das ein Feld
„E-Mail-Adresse“ enthält, oder um eine externe Datenbank.
Über dieses Verfahren kann die Archivierung von Mails aus MAPI-Systemen bereits weitestgehend
automatisiert erfolgen. Jedoch sind die Strukturinformationen einer Mail (Absender, Empfänger, Be-
treff etc.) oft nicht ausreichend, so dass der Bedarf für eine Indexerweiterung besteht.
Indexerweiterung
Bei der Indexerweiterung werden zusätzliche Daten aus einer externen Datenbank ergänzt (s.a. Da-
tenbankabgleich). Diese können aus einem E-Mail-Adressbuch wie den Outlook-Kontakten stammen.
Bei den Daten kann es sich je nach Einträgen in den „Kontakten“ um den Namen der Person und der
Firma handeln.
Auch bieten sich Daten aus einer externen Datenbank an, beispielsweise einer Adressdatenbank. Des
Weiteren können die Daten aus einem DocuWare-Archiv übernommen werden, das ein Feld „E-Mail-
Adresse“ enthält. Dabei dient der Begriff „E-Mail-Adresse“ als Matchcode. Dieser „Verbindungs-
Begriff“ muss eindeutig sein.
Ist der Job eingerichtet und gestartet worden, so wird der definierte Mail-Ordner laufend überwacht
und die dort eintreffenden E-Mails werden, soweit sie nicht durch Filter ausgeschlossen sind, automa-
tisch mit kompletter Indexierung in das DocuWare Archiv abgelegt.
2.3 Datenbankabgleich (AUTOINDEX)

Wenn die Daten einer externen Datenbank nicht kontinuierlich zur Verfügung stehen, kann die Index-
erweiterung von ACTIVE IMPORT nicht verwendet werden, denn sie erfolgt unmittelbar nachdem
ACTIVE IMPORT die Dateien im Quellverzeichnis in die Bearbeitung übernommen hat.
In diesem Fall kann – auch zusammen mit ACTIVE IMPORT - das Zusatzmodul AUTOINDEX einge-
setzt werden. Dabei werden die Indexdaten von bereits archivierten Dokumenten nachträglich mit
weiteren Daten aus anderen Quellen ergänzt. Daten, die in tabellarischer Form in Datenbanken oder
Dateien vorliegen, überträgt DocuWare AUTOINDEX in Archivdatenbanken von DocuWare. Eine
Spalte der Tabelle muss einen sogenannten Matchcode enthalten, anhand dessen AUTOINDEX im
Archiv das zugehörige Dokument sucht und für dieses dann die Einträge vornimmt. Wurde beispiels-
weise bei der Erfassung von Rechnungsdaten auch ein Barcode im ERP-System erfasst, können die
Rechnungsdaten durch AUTOINDEX später dem archivierten Beleg in DocuWare als Indexdaten hin-
zugefügt werden, wenn in DocuWare ebenfalls der Barcode bekannt (z.B. über das Modul RECOGNI-
TION) und als Matchcode definiert ist.
Je nach Konfiguration arbeitet AUTOINDEX entweder automatisch die Datensätze des externen Da-
tenbestandes ab und sucht im DocuWare-Archiv anhand des Matchcodes die zugehörigen Dokumen-
te oder AUTOINDEX arbeitet umgekehrt und sucht zu den Dokumenten im DocuWare-Archiv die zu-
gehörigen externen Datensätze. In jedem Fall erfolgt dann die zusätzliche Indexierung von in
DocuWare bereits abgelegten Dokumenten. Indexergänzungen können damit im Prozess zeitlich von
der Erfassung der Daten und der Belege entkoppelt werden. Sofern die externe Datenquelle editierbar
ist, das heißt im Read/Write-Modus geöffnet, lassen sich auch Felder der externen Datenquelle über
AUTOINDEX füllen und ändern. Zum Beispiel kann in einem Status-Feld vermerkt werden, dass der
Datensatz verarbeitet wurde. Des Weiteren lässt sich definieren, ob externe Datensätze gelöscht wer-
den sollen, wenn die Indexergänzung der Dokumente in DocuWare erfolgreich ausgeführt worden ist.
15
Import von Druckausgaben (COLD)
Abbildung 7: Funktionsweise AUTOINDEX
Schreibberechtigung vorausgesetzt können durch AUTOINDEX auch Informationen in das Fremdsys-

tem geschrieben werden, z.B. um zu vermerken, dass zu einem Datensatz das Dokument im Archiv
vorliegt. Dabei können Feldinhalte auch überschrieben werden. Soweit innerhalb der Bearbeitung
Daten geändert oder ergänzt werden, ist damit über AUTOINDEX eine Synchronisation der Datenbe-
stände realisierbar, um die Integrität auf beiden Seiten sicherzustellen.
AUTOINDEX unterstützt eine Reihe von Formaten für tabellarische Daten. Dazu gehören sowohl Da-
tenbanktabellen und –sichten als auch Dateien mit festen Feldlängen oder Trennzeichen, z.B. Comma
Separated Value (CSV) oder DocuWare-Archive. Der Zugriff auf die externen Datenbanktabellen ist
außerdem über SQL-Kommandos möglich.
Im Rahmen der Konfiguration werden Jobs definiert, in denen die Struktur der Quelldaten und des
Zielarchivs angegeben und die Indexzuweisung definiert wird. Somit kann sowohl die Reihenfolge als
auch die Benennung der Felder in den beiden Datenbeständen unterschiedlich sein. Bei der Konfigu-
ration wird auch definiert, wie sich AUTOINDEX verhalten soll, wenn ein Matchcode nicht gefunden
werden kann oder mehrere Treffer existieren
2.4 Import von Druckausgaben (COLD)

Unternehmen, die eine große Anzahl von Dokumenten verschicken, müssen für diese Dokumente,
z.B. Rechnungen, häufig auch Archivpflichten erfüllen. Um dies nicht auf Papier, sondern elektronisch
durchführen zu können, hat sich bereits vor längerer Zeit das so genannte COLD-Verfahren etabliert.
COLD steht für Computer Output on Laser Disk, ist aber längst nicht mehr an diese Speicherform
gebunden.
Von Fremdsystemen erstellte Massendaten (Rechnungen, Lieferscheine, Listen etc.), die als Drucker-
Spooldatei im ASCII- oder ANSI-Format vorliegen, werden von DocuWare COLD/READ automatisch
archiviert. Bei diesem Vorgang werden Indexkriterien ausgelesen und die Daten in das DocuWare-
COLD-Format (CL5) konvertiert. Die in den Dateien enthaltenen Dokumente lassen sich originalgetreu
anzeigen und ausdrucken.
Die Aufgabe besteht zunächst darin, die Spool-Dateien, die vom Computer (häufig auch Großrechner)
für bestimmte Drucker aufbereitet wurden, von den Druckerspezifika zu befreien und die eigentlichen
Dokumente sowie die zugehörigen Indexdaten zu extrahieren. Dokumente und Indexdaten lassen sich
dann über die Mechanismen des Archivsystems importieren.
2.4.1 Spool-Dateien importieren

Der Einleseprozess wird manuell, ereignisgesteuert oder zeitversetzt (z.B. nachts) angestoßen. An-
hand der spezifisch für die jeweiligen Spool-Daten vorgenommenen Anpassung liest COLD/READ die
Indexdaten für die Ablage aus den Daten aus. Die Indexdaten werden in die Archivdatenbank einge-
tragen und die konvertierten Spool-Daten im Archiv gespeichert. Ist das Archiv für die Volltextrecher-
che eingerichtet, baut DocuWare anhand des Inhalts der Dokumente den Volltext-Index auf.
16
Import von Druckausgaben (COLD)
Die Dokumente konvertiert DocuWare entweder in das einheitliche, vom Quellsystem unabhängige
DocuWare-COLD-Format oder in das TIF-Format. Im zweiten Fall wird für jedes in einer Spool-Datei
enthaltende Dokument ein TIFF-Dokument erzeugt. Das TIFF-Dokument erlaubt das Anbringen von
Anmerkungen und Stempeln auf den Dokumenten. Somit lassen sich auch diese Dokumente in über
Stempel gesteuerte Workflows einbinden.
2.4.2 Formularüberlagerung
Bei der Konvertierung in das COLD-Format werden Formulare nicht mit jedem Dokument archiviert,
sondern einmalig bei der Einrichtung von COLD/READ als TIFF-Datei (Overlay) gespeichert und den
Dokumenten bei der späteren Wiedergabe elektronisch hinterlegt.
Wenn sich bei einem COLD-Dokument das Formular z.B. aufgrund einer Umfirmierung ändert, zeigt
der DocuWare Viewer die von diesem Zeitpunkt an archivierten Dokumente mit dem neuen Formular
an; die alten Dokumente werden weiterhin mit dem alten Hintergrundformular angezeigt. Vorausset-
zung dafür ist die Erstellung einer neuen Anpassung.
Zur Anzeige der Dokumente COLD-Format bietet DocuWare den Textmodus, der nur die reinen Nutz-
daten darstellt, oder den Bildmodus, der die Nutzdaten formatiert und ein gegebenenfalls vorhandenes
Abbildung 8: COLD-Dokument als Eintrag der Ergebnisliste und in zwei Ansichten
Formular hinterlegt. In dieser Ansicht kann das Dokument ebenso originalgetreu ausgedruckt oder per
Fax versendet werden, wie ein in TIFF konvertiertes Dokument.
2.4.3 Recherche
Die via COLD/READ importierten Dokumente lassen sich wie alle anderen Dokumente im DocuWare-
Archiv nach Indexdaten oder über den Volltext recherchieren. So können die COLD-Dokumente eines
Vorganges auch zusammen mit beliebigen anderen Dokumenten in einem Vorgang verknüpft sein und
gemeinsam gefunden werden.
Alle Suchfunktionen von DocuWare sind anwendbar, und bei der Nutzung von TIFF stehen auch die
Bearbeitungsfunktionen (Stempel, Notizen) zur Verfügung.
17
Integration über Bedienoberfläche (Smart Connect)
2.4.4 Technische Funktionsweise

COLD/READ läuft als selbständiger Prozess auf einem Arbeitsplatz-PC oder einem Server, der so-
wohl auf die Spool-Daten als auch auf die DocuWare-Archive Zugriff hat. Die Ablage kann auf allen
von DocuWare unterstützten Speichermedien erfolgen. Zugriff kann wahlweise über Windows- oder
Web Client erfolgen und sämtliche Sicherheitsfunktionen sind anwendbar.
Die Anpassung von COLD/READ an die jeweiligen Spooldateien erfolgt durch Skript-Programmierung.
Die Eignung der vom Fremdsystem erstellten Drucker-Spooldaten für den Import mit COLD/READ
muss aufgrund der großen Vielfalt in jedem Einzelfall geprüft werden. Aufgrund der teilweise sehr
speziellen Ausgabeformate – speziell von Großrechnersystemen – können verschiedene Filterungen,
Konvertierung und evtl. Zeichensatzübersetzungen erforderlich werden.
Für die Fremdapplikation gelten für den Einsatz der COLD-Technik als Archivierungsmethode folgen-
de Voraussetzungen:
• Eine Spool-Datei, die mit COLD/READ verarbeitet werden soll, darf nur reinen Text mit der
Formatierungsinformation enthalten. Jegliche grafischen Befehle können nicht verwendet
werden.
• Innerhalb der Spool-Datei werden Druckersteuerzeichen verwendet, die vom Drucker als
Zeilen- und Seitenumbruch, zur Schriftart- und Größenumschaltung und zur allgemeinen
Formatierung interpretiert werden. Diese Druckersteuerzeichen müssen von COLD/READ
genauso interpretiert werden und ermöglichen es dann, das Dokument später originalgetreu
darzustellen.
• Damit COLD/READ diese Druckersteuerzeichen in den Spool-Dateien erkennt, muss in einer
COLD-Anpassung die Bedeutung der Druckersteuerzeichen hinterlegt werden. In dieser wird
auch beschrieben, wie COLD/READ die erkannten Dokumente indexieren soll. Meist sind
feste, teilweise aber auch variable Position der auszulesenden Information auf der Seite
spezifizierbar.
2.5 Integration über Bedienoberfläche (Smart Connect)

Smart Connect erlaubt ab DocuWare 5.1c einfach und ohne Programmieraufwand die Integration von
in DocuWare archivierten Dokumenten in bestehende Applikationen. Auf Knopfdruck wird auf alle
Dokumente zugegriffen, die zum aktuellen Kontext in der jeweiligen Applikation gehören, z.B. auf Lie-
ferscheine zum aktuellen Buchungssatz eines Warenwirtschaftssystems.
Um Dokumente den Datensätzen einer solchen Applikation zuzuordnen, ist die Übernahme von In-
dexdaten aus dieser Applikation erforderlich, ohne dass die Applikation selbst modifiziert werden
kann. Zu diesem Zweck liest das Modul die Bildschirmmasken der Programme an definierten Stellen
aus und übergibt die Texte als Such- oder Ablagekriterien an DocuWare. Zum Auslesen greift Smart
Connect entweder direkt auf Objekte der Applikations-Maske zu oder es benutzt die OCR-
Technologie.
Diese Funktionalität wurde in der Vergangenheit über das Produkt „DocuWare LINK“ angeboten.
Smart Connect ist jedoch eine vollständig neue Entwicklung unter Nutzung der .NET-
Softwaretechnologien von Microsoft.
2.5.1 Smart Connect-Funktionalität

DocuWare wird so in die Applikationsumgebung eingebettet, dass sie nicht wie eine zusätzliche Appli-
kation wirkt. Dem Nutzer erscheint sie wie ein integraler Bestandteil der führenden Applikation, die er
gerade benutzt. Smart Connect bietet für die Applikationsintegration zunächst die folgenden Funktio-
nalitäten:
• Feste Suche
In diesem Fall definiert der Nutzer oder Administrator ein Dialog- oder ein Anwendungs-
Fenster, aus dem heraus ein oder mehrere Suchkriterien aus der Applikation gelesen und für
die Suche in einem Archiv genutzt werden. Einmal eingestellte Recherchen können jederzeit
wiederverwendet werden.
18
• Indexerweiterungen
Der Nutzer oder Administrator definiert ein Dialog- oder ein Anwendungs-Fenster, in dem ein
oder mehrere Indexmerkmale der Applikation gelesen und in einen Ablage übertragen wer-
den. Anschließend erscheint ein Smart Connect-Button im entsprechenden Web Client-Dialog,
um die Index-Einträge aus dem Dialog- oder Anwendungs-Fenster zu übernehmen.
Die Suchergebnisse werden über den DocuWare WebClient dargestellt.
Abbildung 9: Applikationsintegration via Smart Connect

Nach der Installation von Smart Connect auf dem lokalen Rechner als eine „Click Once Application“ –
z.B. durch einen Link, der per E-Mail geschickt wurde, oder aus dem DocuWare Web Client heraus –
wird das Vorhandensein von Smart Connect als Icon in der Windows-Taskbar angezeigt.
Die folgende Abbildung gibt einen Architektur-Überblick einer Smart Connect-Applikation. Bei der Ap-
plikation kann es sich entweder um eine lokale Windows-Applikation handeln oder eine Applikation mit
Web-Oberfläche. In beiden Fällen erlaubt Smart Connect den Zugriff auf die Objekte der Bedienober-
fläche.
Abbildung 10: Architektur Smart Connect
19
Die zentralen DocuWare-Server werden durch den lokalen Smart Connect-Client aufgerufen. Die Ver-
bindung zu den Servern stellt Smart Connect via Web Services her. Der Smart Connect-Client bezieht
nach dem (evtl. automatischen) Login zunächst die Daten des Nutzers aus der zentralen Konfigurati-
on.
Da die Integration auf Basis der Bedienoberfläche der führenden Applikation erfolgt, kann es erforder-
lich sein, die Smart Connect-Konfiguration anzupassen, wenn der Applikationshersteller Änderungen
an der Oberfläche und den Dialogen vornimmt.
2.5.3 Berechtigungen
Um die Verbindung zu einer Applikation herzustellen, sind keine Administrationsberechtigungen erfor-
derlich. Lediglich die Erstellung neuer Konfigurationen und die Verteilung an andere Nutzer erfordern
DocuWare-Administrationsberechtigungen.
Smart Connect erfordert eine Authentifizierung der Nutzer, die aber – wie generell bei DocuWare – als
„trusted login“ automatisch erfolgen kann. Einzelheiten dazu finden Sie im White Paper „Sicherheit“.
20
Office Add-Ins
3 Spezialschnittstellen
Für Unternehmen, die die stark verbreiteten Produkte SAP, IBM Notes und Microsoft Office einsetzen,
sind spezielle Anpassungen als Zusatzmodul verfügbar, die den direkten Dokumenten- und Datenaus-
tausch zwischen diesen Systemen und DocuWare realisieren.
• Für den di rekten A ustausch m it den weit v erbreiteten Office-Paketen von Microsoft, wird m it
dem Office-Addin eine d irekte V erbindung z wischen den Dok umenterzeugenden O ffice-
Applikationen und dem DocuWare Archiv her gestellt. Dennoch i st di e V erbindung auch m it
den Office-Systemen anderer Hersteller möglich.
• CONNECT to SharePoint verbindet Microsoft SharePoint mit Doc uWare. SharePoint-
Anwender erhalten eine ideale Lösung, um Dokumente direkt aus SharePoint revisionssicher
und langfristig zu archivieren und ihre Bibliotheken zu entlasten.
• CONNECT to Notes übernimmt E-Mails und Dokumente aus Lotus Notes und archiviert sie in
DocuWare. Mail-Informationen wie Absender oder Empfänger werden zur automatischen Ka-
tegorisierung und I ndexierung verwendet. Um gekehrt übergibt Doc uWare gescannte u nd a r-
chivierte Dokumente zur Weiterverarbeitung an Lotus Notes.
• Mit der zertifizierten Schnittstelle CONNECT to SAP nutzt DocuWare die Funktionen der SAP-
Schnittstelle A rchiveLink z ur A rchivierung von Dok umenten und Dat eien in DocuWare-
Archiven. DocuWare gewährleistet den Dokumentenzugriff auch ohne SAP-Client.
Bereits in der Basisversion verfügt DocuWare über Integrationsmöglichkeiten zu dem Office-Paket von
Microsoft und auch zu dem Mailsystem Outlook bzw. Exchange.
3.1 Office Add-Ins

3.1.1 Microsoft Office Add-in
Mit dem Add-In für die Microsoft Office-Programme bietet DocuWare die Möglichkeit, das gerade be-
arbeitete Dokument direkt aus Word, Excel oder PowerPoint an DocuWare-Briefkörbe oder -Archive
zu übergeben.
Ein in der Symbolleiste des jeweiligen Microsoft-Office-Programms integrierter Button erweitert Word,
Excel und PowerPoint um eine sogenannte 'Ablagefunktion'. Über diese Schaltfläche wird die Archivie-
rung einer aktuell bearbeiteten Datei im zentralen DocuWare-Archiv eingeleitet. Für die Erfassung der
Indexkriterien öffnet sich die Ablagemaske von DocuWare und die Indexkriterien lassen sich einge-
ben. Weitere Indexmerkmale können bei Bedarf mittels der Funktionen der automatischen Indexierung
ergänzt werden.
3.1.2 Andere Office-Programme

Für andere Office-Programme bieten Drittanbieter ähnliche Funktionen für die Integration von
DocuWare wie die beschriebenen Add-Ins für Microsoft Office. Sofern das Office-Produkt mit URLs
umgehen kann, lassen sich Dokumente auch über die URL-Integration des Web-Clients aufrufen.
Über die verschiedenen Universalschnittstellen und die Möglichkeiten des DocuWare-SDK können
außerdem individuelle Ablagefunktionen einfach integriert werden.
3.2 CONNECT to SharePoint

Viele Unternehmen setzten bereits heute die Windows SharePoint Services (WSS) oder darauf auf-
bauende Produkte, wie z.B. „Microsoft SharePoint Server“ (MSS) ein, z.B. für die Zusammenarbeit in
Projekten. Es stellt sich dabei jedoch die Frage, wie die finalen Versionen revisionssicher archiviert
werden. Sollen Dokumente dauerhaft erhalten bleiben oder sollen in den Prozessen archivierte Do-
kumente benutzt werden, so kann sich DocuWare für diesen Zweck in SharePoint integrieren. Dabei
wird gleichzeitig die Datenbank von SharePoint stark entlastet, weil die Dokumente nicht innerhalb der
SharePoint-Datenbank, sondern in der DocuWare-Ablage gespeichert werden. Dies bringt erhebliche
Performance-Vorteile und erhöht auch die Stabilität der SharePoint -Installation.
21
CONNECT to SharePoint
CONNECT to SharePoint bietet in SharePoint nicht nur ein “Fenster zu DocuWare”, sondern eine
enge Integration in die Ablage- und Suchfunktionalität von SharePoint selbst, inkl. kundenspezifischer
Anpassungen, um z.B. erfolgreich archivierte Dokumente danach in SharePoint auch zu löschen. Un-
ter Nutzung der MSS-Begriffe gehört dazu sowohl die Nutzung von DocuWare als „Records Center“
als auch die Einbindung in die Suche als „Federated Search Location“.
CONNECT to SharePoint bindet DocuWare als „Records Center“ in MSS ein. Dieses Records Center
ist eine grundlegende Funktion von MSS 2007. Es ist als zentraler Speicherort für Dokumente und für
die Standardanbindung von Dokumentenmanagement-Systemen konzipiert.
CONNECT to SharePoint benötigt daher Microsoft Office SharePoint Server: Für die Einbindung von
DocuWare als Records Center gibt es eine Vielzahl von Gestaltungsmöglichkeiten. Beispielsweise
kann ein Aktenplan vordefiniert werden und für jede Dokumentart ist zu spezifizieren, wo sie im Fall
der Archivierung in diesem Aktenplan unterzubringen ist und welche Aufbewahrungsrichtlinien anzu-
wenden sind. Workflows und prozessabhängige Anforderungen verlangen immer detailliertes
SharePoint-Know-how. Der erfolgreiche Einsatz erfordert somit immer eine vorhergehende Konzepti-
on durch einen internen oder externen Berater.
3.2.1 Dokumente in DocuWare ablegen

Die Ablage eines SharePoint-Dokumentes in DocuWare funktioniert über den „Klick der rechten Maus-
taste“ und das Kontextmenü. Die Funktion kopiert das gewählte Dokument im Originalformat in ein
DocuWare-Archiv. CONNECT to SharePoint sorgt gleichzeitig dafür, dass jedes archivierte
SharePoint-Dokument automatisch entsprechende Indexkriterien erhält. Dies kann interaktiv oder –
mit spezieller Programmierung - regelbasiert geschehen.
Abbildung 11: Beispiel: Archivierung von SharePoint in DocuWare
Mit Microsoft Office SharePoint Server ist auch die automatische Zuordnung von Indexdaten möglich.
Jedes Dokument ist in MSS einem bestimmten Typ zugeordnet. Mit einem Dokumenttyp ist immer
eine Reihe von Eigenschaften, sogenannte Records Repository Properties, verbunden. Teil dieser
Eigenschaften ist ein Satz an Indexdaten. Bei der Ablage übernimmt DocuWare diese Indexdaten und
schreibt sie in die Indexfelder des Archivs. Der Administrator definiert einmal je Dokumenttyp eine
Zuordnung der SharePoint-Indexdaten mit den DocuWare-Indexfeldern: Damit werden die Dokumente
in DocuWare automatisch indiziert. Je Dokumenttyp kann ein beliebiges DocuWare-Archiv gewählt
werden.
22
CONNECT to SharePoint
Um eine automatisierte, regelbasierte Ablage zu ermöglichen, nutzt DocuWare die nutzerabhängigen

„Custom Policies“ von SharePoint. Beispielsweise lässt sich ein Zeitraum definieren, nach dessen
Ablauf Dokumente für die Langzeitarchivierung an DocuWare übergeben und automatisch aus
SharePoint gelöscht werden.
Die Archivierung kann über eigenständige, individuelle Programmierung von „Custom Actions“ an die
Anwendungsbedürfnisse angepasst werden. Damit kann beispielsweise veranlasst werden, dass
SharePoint-Dokumente sofort nach der erfolgreichen Archivierung aus SharePoint gelöscht werden.
3.2.2 Dokumente suchen und anzeigen

Mit CONNECT to SharePoint schließt eine Recherche im SharePoint Search Center automatisch die
Suche in DocuWare-Archiven mit ein. Dabei werden mit den gleichen Suchbegriffen parallel in
SharePoint und DocuWare Rechrchen initiiert und der Nutzer erhält entsprechend zwei Ergebnislisten,
aus denen die gewünschten Dokumente auswählbar sind. So können auch bereits in DocuWare ar-
chivierte Dokumente bei jeder Suche berücksichtigt werden.
Abbildung 12: Trefferliste in SharePoint
Mit CONNECT to SharePoint agiert DocuWare aus Sicht von MSS als angebundene Suchquelle
(Federated Location). Per „Open Search“ wird im Volltext und in den Indexdaten der DocuWare-
Archive nach Treffern gesucht. Ein konfigurierbarer Ergebnisbereich in SharePoint zeigt die Treffer
aus den DocuWare-Archiven separat an und erlaubt es auch, direkt die entsprechenden Dokumente
im DocuWare Web Client anzuzeigen.
DocuWare arbeitet also transparent im Hintergrund. Die Suche und Anzeige der Ergebnisse erfolgt
unter Berücksichtigung der vergebenen Berechtigungen in DocuWare, so dass sichergestellt ist, dass
keine unberechtigten Zugriffe auf Dokumente erfolgen.
23
CONNECT to Notes
3.2.3 Administration
CONNECT to SharePoint verfügt über eine eigene Administration. In dieser Administration werden
sowohl die organisationsspezifischen Einstellungen (z.B. Art des Logins, Anzeige der Trefferliste) als
auch die dokumentspezifischen Konfigurationen (z.B. Zuordnung der Übergabe der Indexdaten und
Position in Ablagestruktur) vorgenommen.
3.3 CONNECT to Notes

In Notes/Domino-Systemen werden neben E-Mails auch spezifische Notes-Dokumente oder die übli-
chen Office-Dokumente verwaltet und teilweise auch in Workflows erstellt und verwendet. Viele dieser
E-Mails und Dokumente müssen oder sollen nach Abschluss des Vorganges langfristig abgelegt wer-
den. Bei dem Einsatz von DocuWare können Notes/Domino-Nutzer über das Modul CONNECT to
Notes Dokumente und E-Mails direkt aus ihrem Notes-System heraus in DocuWare revisionssicher
archivieren. Zusätzlich können auch DocuWare-Dokumente mit Domino/Notes als E-Mail versendet
werden.
Die Objekte in DocuWare lassen sich recherchieren und anzeigen, ohne dabei die Notes-
Nutzeroberfläche verlassen zu müssen, obwohl die physischen Dokumente nun von DocuWare ver-
waltet werden. Damit wird gleichzeitig die Domino-Datenbank entlastet, was zu erheblichen Stabilitäts-
und Performance-Vorteilen (z.B. auch bei Replikationen) führen kann.
Mit dem CONNECT to Notes Toolkit besteht zusätzlich die Möglichkeit, Funktionen wie Archivierung
und Suche direkt in die Notes-Quelldatenbank einzubauen. So stehen diese für den Nutzer noch
schneller sowie komfortabler bereit: Beispielsweise lässt sich der Archivierungsvorgang direkt aus
dem Posteingang anstoßen.
Der Einsatz von CONNECT to Notes erfordert vorab eine gründliche Konzeption. Auch für die Stan-
dardanbindung sind einige Customizing-Einstellungen auf Notes-Seite erforderlich. Der Einsatz des
Toolkit ist selbstverständlich nur mit soliden Notes-Kenntnissen sinnvoll. Der erfolgreiche Einsatz von
CONNECT to Notes erfordert somit immer eine vorhergehende Konzeption durch einen internen oder
externen Berater.
3.3.1 Besonderheiten von Notes/Domino

Gemeinsame Begrifflichkeiten, z.B. „Dokument“, werden in der Notes- und der DocuWare-Architektur
unterschiedlich verwendet. Zum besseren technischen Verständnis charakterisieren wir die wesentli-
chen Elemente von Notes/Domino hier kurz:
Es handelt sich um ein Client-Server-System, bei dem der/die Server als „Domino-Server“ und die
Clients als „Lotus Notes Clients“ bezeichnet werden. Für Entwicklung und Administration existieren
eigene Clients.
Ein „Notes-Dokument“ ist - technisch gesehen –eine Art Datensatz der Domino-Datenbank, der über
definierte Layouts (Masken und Ansichten) angezeigt wird. Dies gilt entsprechend auch für die E-
Mails. Wenn Notes Office-Dokumente verwaltet, sind diese somit eher als Anlage zu einem Notes-
Dokument zu sehen. Das Notes-Dokument hingegen enthält die beschreibenden Daten (Metadaten
bzw. Indexdaten).
Diese „Anlagen“ werden in der Domino-Datenbank gespeichert, was bei großen Mengen, schnell zu
Performanceproblemen führt. Bereits aus diesem Grund kann der DocuWare-Einsatz sinnvoll sein.
Notes-/Domino-Installationen sind häufig groß und gleichzeitig mit sehr vielen Nutzern auf unter-
schiedlichsten Betriebssystemen in Verwendung. Teilweise sind sie geografisch stark verteilt, verfü-
gen aber über eine sehr effiziente Synchronisation (Replikation). Die verteilten Dokumentbestände
und die Replikationen sind gegebenenfalls auch bei der Gestaltung der DocuWare-Anbindung zu be-
rücksichtigen.
3.3.2 Dokumente und E-Mails in DocuWare ablegen

CONNECT to Notes bietet mehrere Möglichkeiten, Notes-Dokumente in DocuWare zu archivieren. Die
Archivierung kann am Client erfolgen oder serverbasiert ablaufen. Die Verschlagwortung der Doku-
mente im DocuWare-Archiv erfolgt automatisch und regelbasiert entsprechend den Indexierungsein-
stellungen in der Archivierungsprofilkonfiguration.
24
CONNECT to Notes
Ebenfalls in den Profileinstellungen werden die Archivierungsoptionen und -modi definiert. So können
beispielsweise nur die Anhänge in DocuWare archiviert und die Mails im Notes-System belassen wer-
den. Jegliche Domino-Datenbanken und alle Dokumente sowie Dokumentarten lassen sich einbinden.
Folgende Archivierungsmodi sind möglich:
• Manuell ad hoc ablegen ohne Standardprofil
Bei dieser Ablage bestimmt jeder Nutzer manuell, welche Dokumente in welchem Archiv abgelegt
werden.
• Manuell ad hoc ablegen mit Standardprofil
Bei dieser Form der Ablage wird ein Profil als Standardvorgabe ausgewählt, um damit Quelldaten
sowie das Ziel für die Ablage der Dokumente fest vorzugeben.
• Automatische, serverbasierten Archivierung
Bei dieser Form prüft ein Archivierungsagent, ob Dokumente für die Archivierung in den Quellda-
tenbanken vorhanden sind. Zuvor wird im Profil eingestellt, welche Dokumente abgelegt werden
sollen; das können Dokumente mit einem bestimmten Alter, einem bestimmten Feldeintrag (bei-
spielsweise der Betreff einer E-Mail) oder mit beliebigen, über eine Notes-Formel definierten Krite-
rien (beispielsweise Größe) sein. Die Archivierung kann zeit- und/oder ereignisgesteuert erfolgen.
Wahlweise ist die Archivierung von E-Mails mit und ohne Anhänge möglich. Außerdem kann gewählt
werden, ob die E-Mails bzw. die Anhänge nach der Archivierung im Notes-Client verbleiben oder ge-
löscht bzw. markiert werden sollen.
Das Archivierungsformat bestimmt, wie die Reproduktionen erfolgen können und ob dazu Notes erfor-
derlich ist. Es kann gewählt werden, ob die Dokumente im Notes-Originalformat, als Domino-XML oder
als PDF (oder PDF/A) archiviert werden sollen. Dokumente können auch kombiniert gleichzeitig in
mehreren Formaten gespeichert werden. Die PDF-Wandlung ergibt eine originalgetreue Abbildung,
inkl. Hyperlinks, Bilder oder auch komplexer Tabellen.
3.3.3 Dokumente in DocuWare suchen und anzeigen

Die in DocuWare abgelegten Dokumente können sowohl über den Notes-Client als auch direkt in
DocuWare gefunden werden. Für die Suche innerhalb von DocuWare stehen sämtliche von
DocuWare bekannten Funktionalitäten, inkl. der Volltextsuche zur Verfügung. Diese kann Notes-
Dokumente, inkl. E-Mails und auch deren Anhänge umfassen.
Bei einer Notes-Suchanfrage werden in einer Trefferliste die Indexdaten angezeigt und es kann ein
Dokument aus der Liste ausgewählt und angezeigt werden. Archivierte Dokumente können nach dem
Löschen in Notes bei Bedarf aus DocuWare wiederhergestellt werden. Der DocuWare Web Client
kann ebenfalls direkt im Lotus Notes Client verwendet werden.
3.3.4 Konfiguration und Administration

CONNECT to Notes ist als Notes-Datenbank und somit als eigenständige Notes-Applikation realisiert.
Ein Archivierungsprofil lässt sich zentral festlegen und von mehreren Datenbankservern nutzen. Die
Konfiguration muss nicht für jeden Server separat angelegt werden.
Die Einstellungen zur Archivierung von Dokumenten werden über Profile definiert. Dabei werden aus-
gewählten DocuWare-Archiven Notes-Datenbanktypen zugeordnet, die als Quelle dienen. So muss
nicht jede Datenbank (beispielsweise die Maildatenbanken aller Nutzer) einzeln ausgewählt werden.
Alle Datenbanken, die auf der ausgewählten Schablone beruhen, können – ohne Design-Änderungen
an der Schablone – entsprechend eines Profils in DocuWare archivieren.
Die Festlegungen für die Indexierung der Dokumente erfolgt beim Einrichten eines Profils. Für einen
Indexeintrag in DocuWare wird ein fester Wert definiert oder er bestimmt sich über den Inhalt eines
Feldes des Notes-Dokuments, eine Variable oder eine Formel. Über eine eigene Konfiguration lassen
sich eigene Indexbegriffe während der Archivierung nachtragen.
Alle Notes-Nutzer, die entsprechend der Zugriffskontrollliste (ACL) Berechtigung an der CONNECT to
Notes-Datenbank haben, können mit der Applikation arbeiten, wenn sie auch als DocuWare-Nutzer
eingerichtet sind.
25
CONNECT to SAP

Notes-Nutzern stehen über das Modul CONNECT to Notes DocuWare-Funktionen zur Verfügung,
ohne dass sie Änderungen im Notes-Design vornehmen müssen. Nutzer benötigen somit keine Pro-
grammierkenntnisse, bestehende Design-Änderungen werden nicht beeinflusst und Updates lassen
sich problemlos durchführen.
Die Verknüpfung zwischen dem originalen Notes-Dokument und dem entsprechenden Objekt in
DocuWare wird in einer Notes-Verknüpfungs-Datenbank gespeichert. Die Schablone dieser Verknüp-
fungs-Datenbank wird mitgeliefert. Über die erzeugten Verknüpfungen wird eine Suche aus Notes
ermöglicht, wenn das Original-Dokument dort nicht mehr verfügbar ist.
3.3.6 CONNECT to Notes Toolkit

Dieses Toolkit ist eine Ergänzung zu CONNECT to Notes innerhalb der Notes-Umgebung. CONNECT
to Notes lässt sich damit direkt aus Notes-Applikationen heraus steuern. Somit lassen sich direkt aus
der Notes-Applikation Dokumente in DocuWare-Archiven ablegen und suchen. Dies kann manuell
oder über einen spezifizierten Automatismus geschehen.
Das Toolkit greift auf die bestehenden Einstellungen und Profile zurück. Das Toolkit besteht aus einer
Reihe von Notes-Design-Elementen (Scripts, Bibliotheken, Masken etc.). Installation und Konfiguration
erfordern Design-Rechte (und entsprechende Kenntnisse) sowohl auf Notes- als auch auf DocuWare-
Seite.
3.4 CONNECT to SAP

In vielen Unternehmen ist für unterschiedlichste, meist kaufmännische Aufgaben die ERP-Software
des Softwareherstellers SAP im Einsatz. Gerade für die kaufmännischen Aufgaben ist die Verbindung
der Daten im SAP-System zu den zugehörigen Eingangs- und Ausgangsdokumenten oft essentiell für
den Nachweis der Ordnungsmäßigkeit. Die SAP hat dazu in der Software standardmäßig die Schnitt-
stelle „ArchiveLink“ implementiert, die die Nutzung von DocuWare als Hintergrundsystem für die Ver-
waltung der Dokumente erlaubt.
Das Zusammenspiel von DocuWare und SAP bezieht sich sowohl auf eingehende als auch auf in SAP
erzeugte Dokumente und Daten. Für den SAP-Nutzer bedeutet dies, dass er unter Nutzung der SAP-
Bedienoberfläche Belege in DocuWare ablegen und direkte Belegrecherche im DocuWare-Archiv aus
SAP heraus durchführen kann. DocuWare agiert dabei für den SAP-Nutzer vollkommen transparent.
Abbildung 13: Verbindung SAP-und DocuWare (in Anlehnung an SAP-Darstellung)
26
CONNECT to SAP
Um unterschiedlichsten Prozessen und Anforderungen gerecht zu werden, hat SAP mehrere Ablage-
szenarien, Such- und Anzeigemöglichkeiten sowie Workflow-Verbindungen zu den eigenen Modulen
vorgesehen. Hinzu kommen eine Vielzahl von Konfigurationsmöglichkeiten für das Zusammenwirken
von SAP und DocuWare. Die DocuWare-Implementierung wurde von SAP zertifiziert.
Der Einsatz von CONNECT to SAP erfordert somit vorab eine gründliche Konzeption durch einen
internen oder externen Berater. Außerdem ist zu bedenken, dass auch für die Standardanbindung
einige Customizing-Einstellungen auf SAP-Seite erforderlich sind. Workflows oder spezielle Anforde-
rungen erfordern immer detailliertes SAP-Know-how.
3.4.1 Ablage-Szenarien
Bevor Dokumente gefunden werden können, müssen sie so abgelegt werden, dass sowohl SAP als
auch DocuWare diese Dokumente identifizieren kann. Da die Unternehmen unterschiedliche Anforde-
rungen an die Ablageprozesse haben, hat SAP verschiedene Szenarien definiert, die alle von
DocuWare unterstützt werden. Das folgende Schaubild gibt einen Überblick.
Die Steuerung erfolgt immer durch SAP und bedingt eine enge Integration sowohl der Scan- als auch
der Archivfunktionalität. Beides ist Bestandteil der ArchiveLink-Spezifikation. Ablegen und Zuordnen in
den verschiedenen Szenarien kann über vordefinierte und anpassbare „SAP Business Workflows“
erfolgen.
Die Szenarien unterscheiden sich im Wesentlichen dadurch, welches Objekt zuerst verfügbar ist. Es
kann der zu der Indexierung benötigte Datensatz im SAP bereits bestehen und danach erst das ent-
sprechende Dokument – durch Scannen und Zuordnen – dem SAP-System bekannt gemacht werden
oder die Entstehung der Objekte andersherum erfolgen.
Die Zuordnung kann durch manuelle Eingabe einer Identifizierung, z.B. Belegnummer aus SAP, erfol-
gen oder in dem bei der Erfassung des SAP-Datensatz ein Barcode vom Dokument gelesen wird, der
beim Scannen automatisch erkannt und SAP mitgeteilt wird.
Natürlich können die Dokumente auch bei einem externen Dienstleister gescannt und (vor-)indexiert
werden, um Dokumente und Daten anschließend als „Batch“ über die ArchiveLink-Schnittstelle in
DocuWare zu importieren.
Zudem unterstützt CONNECT to SAP das Ablegen von Drucklisten mit Hyperlinks sowie von Archivda-
ten aus SAP-Datenarchivierung (REO-Daten).
Gemeinsame Referenz für ein Dokument zwischen SAP und DocuWare sind die ArchivID und die
DocID. Die ArchivID kennzeichnet das „Content Repository“ und wird innerhalb von SAP konfiguriert.
Die DocID kennzeichnet das Dokument innerhalb des logischen Archivs und wird von DocuWare bei
der Ablage vergeben und an SAP zurück gemeldet.
3.4.2 Recherchen SAP-Nutzer

Gemäß den SAP-Standardszenarien sind die Daten der SAP-Datenbank gleichzeitig die Indexdaten
für die Dokumente, in denen ausschließlich über die SAP-Oberfläche recherchiert wird. In diesem Fall
verfügt DocuWare nur über minimale Indexdaten (ArchiveID, DocID), um dem SAP-Nutzer bei Bedarf
das Dokument zur Verfügung stellen zu können. SAP-Nutzer können somit direkt aus ihrer gewohnten
Oberfläche auf die Dokumente zugreifen, obwohl diese in DocuWare abgelegt sind. Außerdem be-
steht Datenschutz durch das SAP-Berechtigungskonzept.
Allerdings haben in diesem Fall Nicht-SAP-Nutzer keinen Zugriff auf die Dokumente, und es können
keine zusätzlichen (in SAP nicht vorgesehene) Indexdaten für die Dokumente verwaltet werden.
3.4.3 Recherchen Nicht-SAP-Nutzer

Um die in SAP erstellten und in DocuWare abgelegten Dokumente unabhängig von SAP nach ver-
schiedenen Kriterien recherchieren zu können, bietet DocuWare eigene Funktionen. Da nach der Ab-
lage in DocuWare standardmäßig keine Indexkriterien für eine sinnvolle Recherche in DocuWare vor-
handen sind, müssen diese dem Archiv hinzugefügt werden. Die Indexkriterien werden aus SAP-
Datenbanken an DocuWare übermittelt. Dazu werden anwendungsspezifische ABAP-Programme
erstellt, die die Indexkriterien auslesen und an DocuWare (Modul AUTOINDEX) übergeben.
27
CONNECT to SAP
Sobald die Daten in DocuWare sind, können DocuWare-Nutzer (ohne SAP-Account) über diese
Indexdaten recherchieren und Dokumente – unabhängig von SAP - anschauen und bearbeiten sowie
gegebenenfalls. auch Indexdaten ergänzen. Alle weiteren DocuWare-Funktionen, wie z.B. selbsttra-
gende Archive, sind damit ebenfalls verfügbar.

Grundsätzlich sieht das Zusammenspiel zwischen den DocuWare CONNECT to SAP-Modulen und
SAP folgendermaßen aus:
Abbildung 14: Kommunikation der CONNECT to SAP-Komponenten mit ArchiveLink
Ein SAP-System kann mehrere unterschiedliche logische Archive haben, und mehrere SAP-Systeme
können ein gemeinsames logisches DocuWare-Archiv haben. Diese logischen Archive werden ent-
sprechend in DocuWare verwaltet und auf die physikalischen Archive abgebildet. Weiterhin wird der
parallele Betrieb von Produktiv- und Testsystemen unterstützt.
CONNECT to SAP besteht aus zwei Komponenten, dem SAP HTTP Server und dem Barcode-
Transfer. Der SAP HTTP Server setzt auf der SAP-Archivschnittstelle ArchiveLink 4.5 auf. Der Bar-
code-Transfer bietet eine Schnittstelle zwischen DocuWare und SAP auf SAP-RFC Basis.
„ArchiveLink Vers. 4.5“ ist eine zertifizierbare Schnittstelle innerhalb der SAP-Basis (bzw. NetWeaver)
für das Archivieren von Dokumenten. Von Seiten DocuWare werden alle Dokumenttypen und Ablage-
strategien aus SAP sowie die SAP-Datenarchivierung unterstützt.
Über ABAP-Programme können Daten für die Indexergänzung aus SAP extrahiert werden. Aufgrund
der sehr kundenspezifischen Anforderungen liefert DocuWare keine ABAP-Programme, aber einige
DocuWare-Partner sind in der Lage, entsprechende Programme anzubieten.
28
URL-Integration
4 Individualschnittstellen
Obwohl DocuWare bereits für viele Applikationen spezielle Anpassungen bietet, wird es immer indivi-
duelle oder weniger verbreitete Programme geben, die für Kunden wichtig sind und mit denen ein
Austausch von Dokumenten und Daten gewünscht wird. Um auch diese Applikationen einzubinden,
besteht die Möglichkeit der Erstellung individueller Software mit Hilfe des Software Develoment Kits,
SDK oder der URL-Integration.
Über Java, URL -Integration und W eb-Services s owie über leistungsfähige A PI-Schnittstellen l assen
sich wesentliche Doc uWare-Funktionen aus a nderen Applikationen her aus an steuern, una bhängig
davon, ob diese Applikationen – wie DocuWare – auf der Microsoft .NET-Architektur basieren.
4.1 URL-Integration
Applikationen, die mit Uniform Ressource Locator-Adressen (URL) umgehen können, sind sehr ein-
fach in die Lage zu versetzen, auf die DocuWare-Server zuzugreifen. Dialoge und Dokumente lassen
sich via URL ansprechen. Technisch wird dabei der DocuWare Web Client Server angesprochen, der
seinerseits wiederum über die GAPI-Schnittstelle mit dem DocuWare-Server kommuniziert.
Der Zugriff ist damit via Intranet und Internet mit einem handelsüblichen Browser möglich, ohne dass
eine lokale Software installiert werden müsste.
Abbildung 15: Überblick über die Funktion der URL-Integration
Die benötigte Funktionalität wird der URL über diverse Parameter mitgegeben. Einige Einstellungen
lassen sich auch von dem Administrator fest konfigurieren. Die Anwendung kann damit die folgenden
DocuWare-Funktionen nutzen:
• Aufruf von Suchdialogen
• Aufruf eines bestimmten Dokuments über DocID oder Suchbegriffe
• Aufruf von Aufgabenlisten
• Direkte Anzeige verschiedenster Dokumentarten im Web Client Viewer
• Aufruf eines passenden Viewers
• Download eines Dokumentes
Die URL für den Aufruf aus anderen Applikationen besteht immer aus der Basis-URL sowie weiteren
Parametern, z.B. den Suchkriterien einer Recherche. Über eine solche Integration ruft ein Nutzer bei-
spielsweise in einer Applikation die aktuellsten Dokumente zu einem Thema oder das jeweils aktuelle
Dokument zu einem Projektstatus auf.
Mit dem URL-Creator bietet DocuWare ein kostenloses Hilfsmittel, um statische URLs einfach erzeu-
gen zu können. Über einfache Parameterisierung der URL im führenden System lassen sich URLs
auch dynamisch zusammensetzen. In der URL lassen sich auch Login-Informationen in verschlüssel-
ter Form übermitteln.
29
Software Development Kit, SDK
Sind alle Parameter spezifiziert, kann die resultierende URL generiert werden. Die so erzeugten URLs
lassen mit Kopieren&Einfügen direkt in die fremde (Web-)Applikation integrieren.
4.1.2 Anwendungsbeispiel: Web Client in Outlook

Eine Anwendungsmöglichkeit der URL-Integration ist die Nutzung im Zusammenhang mit Microsoft
Outlook. Dies ermöglicht den Zugriff auf bereits archivierte Mails aus der Outlook-Oberfläche. In
Outlook wird dazu ein Ordner definiert, der als Verbindung zu DocuWare dient. Die Einbindung erfolgt
über die Homepage-Funktion von Outlook. Dadurch verzweigt Outlook beim Klick auf diesen Ordner,
auf eine beliebige Webpage, hier also auf den DocuWare Web Client. D.h. die Kontrolle wird an
DocuWare abgegeben und die für den Nutzer vordefinierten Elemente, z.B. Suchdialog oder
Workflow-Aufgabenliste werden aktiviert.
Dies erlaubt dem Nutzer die Suche in DocuWare-Archiven, ohne die Outlook-Oberfläche verlassen zu
müssen. In DocuWare vordefinierte Suchdialoge und Aufgabenlisten lassen sich verwenden. Da be-
liebige Suchdialoge eingebunden werden können, sind so prinzipiell alle Dokumente aus DocuWare
verfügbar. Sollen nur die Mails des jeweiligen Nutzers gesucht werden, so sind entsprechende Kriteri-
en vorab zu definieren.
DocuWare-Dokumente können auch über diesen Weg direkt aus Outlook versendet werden. Unter-
nehmensintern können auch nur Verweise (Links) auf Dokumente, Aufgaben- und Ergebnislisten ver-
schickt werden.
Natürlich wird auch bei diesem Einsatz das Sicherheitskonzept berücksichtigt. Über die Konfiguration
lassen sich die verschiedenen Authentifizierungsverfahren nutzen. Wegen der reibungslosen Integra-
tion in die Microsoft-Welt ist in diesem Fall der „Trusted Login“ zu empfehlen, bei dem die Windows-
Anmeldedaten genutzt werden.
4.2 Software Development Kit, SDK

Häufig werden Lösungen für kundenspezifische Aufgaben über individuelle Software-Entwicklungen
auf unterschiedlichsten Plattformen und in unterschiedlichsten Programmiersprachen erstellt. Die
Architektur von DocuWare ermöglicht es, für verschiedene Entwicklungsumgebungen mehrere leis-
tungsfähige Programmierschnittstellen anzubieten.
Welche Funktionen über welche Schnittstellen und in welchen Sprachen verfügbar sind, zeigt die fol-
gende Grafik. Die einzelnen Schnittstellen werden unten weiter erläutert.
Abbildung 16: Funktionalität der Schnittstellen des SDK
Um die DocuWare-Server direkt aus eigenen Applikationen zu nutzen, bietet DocuWare das General
Application Programming Interface, GAPI an, auf das wiederum verschiedene Schnittstellen - je nach
30
Programmierumgebung - aufsetzen. Neben diesen Schnittstellen, die direkt die zentralen Server an-
sprechen, kann über das TOOLKIT auch eine Kommunikation über den DocuWare-Client erfolgen.
Die folgende Grafik gibt einen Überblick über die Zusammenhänge innerhalb der DocuWare-
Architektur, die im Rest des Kapitels detaillierter erläutert werden. Weitere Details können dem jeweili-
gen Handbuch entnommen werden.
Abbildung 17: Komponenten und Architektur des SDK
4.2.1 General Application Programming Interface, GAPI

Die direkte Schnittstelle zu dem DocuWare Server bildet das GAPI. GAPI greift – analog einem Client
- direkt über TCP/IP auf die DocuWare-Server zu. Das GAPI ist ein .NET-API, das die Integration in
.NET- und C#- sowie VB.NET-Anwendungen optimal unterstützt und auch für andere DocuWare
Schnittstellenangebote genutzt wird.
Abbildung 18: GAPI-Architektur
Weitere Details zu den Funktionen der Schnittstelle sowie Beispielprogramme können dem GAPI-
Tutorial entnommen werden. Im Folgenden geben wir einen Überblick über die Funktionen:
• Abruf verfügbarer Authentication Server und Login
• Abruf von Informationen über die Organisation (Gruppen, Profile, Rollen, Benutzer)
• Abruf von Informationen über die Nutzer (z.B. zugewiesene Archive, Rechte, Funktionen)
31
• Abruf von Informationen über die Archive (z.B. Namen, Felder, Einstellungen hinsichtlich Voll-
text und Satellitenarchiv)
• Abruf von Informationen über die Dokumente (Anzahl Seiten, Indexdaten, Textnotiz und Sys-
temfelder)
• Ablage bzw. Upload von Dokumenten und Indexdaten
• Bool´sche Suche nach Dokumenten und Rückgabe definierter Felder als Trefferliste
• Dokument in das Dateisystem exportieren bzw. downloaden und check-out
• Indexdaten, Notizen und Stempel anbringen oder ändern
• Dokumentseiten anhängen oder löschen
• Workflows starten, stoppen, Status prüfen
Die Applikation kann via GAPI auch die Sicherheitsfunktionen der DocuWare-Server ansprechen und
nutzen. Dank des direkten Zugriffs ist GAPI performant, sicher und einfach einzusetzen.
Zur Integration in .NET- und C#-Applikationen werden Referenzen auf die „DOCUWARE.GAPI.DLL“
gesetzt, die somit lokal verfügbar sein muss. Da GAPI ohne Client arbeitet, steht kein Benutzerinter-
face zur Verfügung.
Auf GAPI bauen Web Services und JAPI (Java Application Programming Interface), eine spezifische
Schnittstelle zur Java-Welt, auf.
4.2.2 Web-Service Interface

Die Realisierung der DocuWare-Software folgte der Philosophie einer Service-orientierten Architektur
(Service Oriented Architecture, SOA). Die wesentlichen Funktionen sind damit auch für andere Appli-
kationen oder individuell erstellte Programme verfügbar. Unterschiedlichste Applikationen können
somit sowohl Dokumente in DocuWare-Archiven ablegen als auch dort recherchieren und anzeigen.
Weiterhin können – auch nach der Archivierung - die Indexdaten der Dokumente ergänzt und geän-
dert werden.
Die entsprechende Schnittstelle kann in standardisierter Form, gemäß den Vorgaben der Windows
Communication Foundation (WCF), genutzt werden. Die Web-Services sind dazu in zwei Schnittstel-
len-Varianten verfügbar:
• Session Based Services
Diese Variante wird von .NET-Clients angesprochen.
• Compatible Services
Diese Variante wird von Java- oder PHP-Clients angesprochen.
Die Web-Services ermöglichen somit die einfache Zusammenarbeit der .NET-basierten DocuWare-
Server mit zahlreichen Applikationen aus der Java- und Windows-Welt, also unabhängig von der Art
der DocuWare Implementierung und von der konkreten DocuWare Version. Änderungen bei dem
DocuWare Server haben somit keine Auswirkungen auf die Client-Systeme.
Folgende Web-Services sind mit klar zugeordneten Funktionen verfügbar:
• DocuWareService
Diese Services dienen der Authentifizierung (Logon/Logoff) sowie der Bereitstellung von Lis-
ten aller Archive, Masken und aller Stempel der eingeloggten Anwender.
• FileCabinetService
Diese Services werden genutzt um eine Verbindung mit einem Archiv herzustellen und um die
verfügbaren Indexfelder, Dialogmasken und Auswahllisten zu erhalten. Außerdem erlauben
diese Services das Löschen von Dokumenten.
• ResultListService
ResultListService ermöglichen die Recherche, inkl. der Anwendung bool´scher Verknüpfungen
der Indexfelder und den Zugriff auf die Ergebnisliste.
• DocumentService
DocumentService erlauben das Ö ffnen und S chließen von Dok umenten der E rgebnisliste.
Außerdem können damit Indexeinträge geändert, Textnotizen und Stempel angebracht sowie
neue Dokumente archiviert und herunter- oder heraufgeladen werden.
32
• FileService
Diese Services bi eten den Zugriff auf beliebige Dateien (öffnen, schließen, l esen und schrei-
ben).
• Base64FilesService
Base64FilesService sind i dentisch zu den F ileServices mit dem Unterschied, dass di e Daten
Base64-kodiert t ransferiert w erden. Dies i st er forderlich für bes timmte J 2ME Web S ervice
Umgebungen, die keine unkodierten Dateien verarbeiten können.
Die DocuWare-Web-Services laufen auf einem eigenen Applikationsserver. Eine hohe Geschwindig-
keit wird durch effiziente Kodierung sowie die Skalierbarkeit der dahinter liegenden Services bezie-
hungsweise der Web-Services-Server erreicht.
4.2.3 Java Application Programming Interface, JAPI

Um die DocuWare-Server aus Java-Applikationen nutzen zu können, stellt DocuWare eine entspre-
chende Schnittstelle, das „Java Application Programming Interface, JAPI“ zur Verfügung. JAPI fungiert
als Client zu DocuWare Web Services und nutzt diese um Daten mit dem DocuWare-System auszu-
tauschen. Wie oben gezeigt, werden über JAPI die Web-Services angesprochen, die ihrerseits wiede-
rum über das „General Application Programming Interface, GAPI“ auf die DocuWare-Server zugreifen.
Um einen Java-Client anzubinden, sind die Compatible Web Services erforderlich. Compatible Web
Services unterstützen das Netzwerkprotokoll SOAP 1.1 (Simple Object Access Protocol). Die Session
Services unterstützen SOAP 1.2 und dienen der Anbindung eines .NET-Clients.
Abbildung 19: Integration des DocuWare Web Services mit JAPI
4.2.4 Toolkit
DocuWare TOOLKIT bietet eine C-Programmierschnittstelle für C-/C++-Programmiersprachen sowie
eine COM Automations-Schnittstelle für 4GL-Programmiersprachen, wie beispielsweise VisualBasic 6.
Mit diesen Schnittstellen können DocuWare-Funktionen in eigenen Anwendungen oder Applikationen
von Drittanbietern genutzt werden.
TOOLKIT steuert wesentliche DocuWare-Funktionen aus den Bereichen Briefkorb-, Archiv- und Do-
kumentbearbeitung über den DocuWare-Client. So können Briefkörbe und darin befindliche Dokumen-
te markiert und angezeigt werden. Dokumente können importiert, indiziert und in Archiven abgelegt
werden. Für die Suche und Ablage von Dokumenten in DocuWare-Archiven stehen verschiedenste
Funktionen bereit – Dialoge wie Such- und Ablagemaske können beispielsweise aufgerufen und Do-
kumente aus der Ergebnisliste angezeigt werden.
Funktionen der C-Programmierschnittstelle werden aus den TOOLKIT-DLLs (Dynamic Link Library)
integriert. Für ein optimales Fehler- bzw. Exception-Handling liefert jede TOOLKIT-Funktion einen
interpretierbaren Fehlercode. Auf eine wesentliche Erleichterung beim Handling mit TOOLKIT-
33
Funktionen in 4GL-Programmiersprachen (z.B. Microsoft Visual Basic) zielt die COM-Schnittstelle ab,
2
die auch OLE -Automation ermöglicht.
Es stehen Funktionen für die folgenden Funktionsbereiche zur Verfügung:
• Briefkorb-Bearbeitung
• Archivierung
• Dokumenten-Bearbeitung
Eine TOOLKIT .NET-Schnittstelle fungiert als Wrapper um die C-Programmierschnittstelle. Sie ermög-
licht es .NET-Sprachen, die DocuWare TOOLKIT-Funktionen zu nutzen. So können beispielsweise
auch aus VB.NET- und C#-Applikationen Dokumente im DocuWare-Viewer angezeigt werden. Die
TOOLKIT .NET-Schnittstelle arbeitet objektorientiert.
Das TOOLKIT sollte nur noch für einfache Lösungen eingesetzt werden, die wenig Programmierauf-
wand erfordern. Aufgrund der Leistungsfähigkeit der neuen Schnittstellen GAPI, JAPI, Web Services,
wird das TOOLKIT nicht weiterentwickelt.
4.2.5 Validierung der Indexeinträge

Die Gültigkeit der einem Dokument zugeordneten Indexwerte ist entscheidend für die Auffindbarkeit
innerhalb eines Dokumenten-Management-Systems. Um Fehleingaben oder falsche Zuordnungen bei
der Erfassung erkennen zu können, empfiehlt es sich, Validierungen durchzuführen. Auf Feldebene
kann dies über die „Field Entry Mask“ erfolgen, die festlegt, welche Werte zugelassen sind. Sobald
jedoch Abhängigkeiten zwischen Feldern zu berücksichtigen sind, sind komplexere Prüfroutinen erfor-
derlich. DocuWare bietet dazu die Möglichkeit, über kundenspezifische Validierungs-Bibiliotheken
Server-seitig Indexeinträge auf Plausibilität zu prüfen.
Sobald ein Indexeintrag geschrieben oder aktualisiert wird, ruft das System die kundenspezifische
Validierungs-Bibliothek auf und prüft die Eingaben, akzeptiert sie entweder oder weist sie mit einer
entsprechenden Meldung zurück. Der Nutzer kann dann seine Eingaben noch korrigieren. Die Validie-
rungen greifen bei allen Ablagen und Indexänderungen, also etwa auch dann, wenn ein Stempel ge-
setzt wird, der Indexeinträge ändert. Bei einer Feldvalidierung beispielsweise kann geprüft werden, ob
ein Datum älter als das aktuelle Tagesdatum ist oder ein Wert eine bestimmte Größe nicht überschrei-
tet. Bei einer Indexvalidierung wird zum Beispiel anhand einer externen Datenquelle geprüft, ob eine
eingegebene Kundennummer zum Kundennamen passt.
Realisiert wird die Plausibilitätsprüfung über Microsoft .NET DLLs, die beliebig viele Prüfungen enthal-
ten können. DLLs sind Programmteile, die von mehreren Applikationen benutzt werden und deswegen
nur einmal außerhalb der Applikation gespeichert und gewartet werden. Diese werden von einem Ver-
triebspartner oder vom Kunden selbst geschrieben und können daher genau auf die Bedürfnisse der
Anwender zugeschnitten werden. Sowohl Eingaben in einem Feld (Feldvalidierung) als auch die Vali-
dität der Einträge in kombinierten Feldern (Indexvalidierung) können abgeprüft werden.
DocuWare liefert eine DLL mit Basisklassen. Auf der Grundlage dieser DLL erstellt der Partner/Kunde
seine eigenen, spezifischen DLLs. Diese DLLs werden in der DocuWare-Administration registriert und
Archiven und/oder Indexfeldern zugewiesen.
2
OLE = Object Linking and Embedding: Von Microsoft entwickeltes Objektsystem und Protokoll, das
die Zusammenarbeit unterschiedlicher (OLE-fähiger) Applikationen und damit die Erstellung heteroge-
ner Verbunddokumente ermöglicht.
34
Storage
5 Integration in bestehende IT-Umgebung

5.1 Storage
DocuWare-Archive speichern Dokumente vom Stadium der Erfassung oder Erstellung über die Bear-
beitung bis zum Ende der Langzeitarchivierung. Dabei werden die Anforderungen, nach einer revisi-
onssicheren Archivierung, wie sie z.B. im Handelsgesetzbuch gefordert sind, bereits durch die
DocuWare-Software erfüllt.
Die Absicherung der physikalischen Dokumentspeicherung kann jedoch nur organisatorisch oder
durch entsprechende Storage-Systeme erfolgen. Daraus ergeben sich unterschiedliche Anforderun-
gen, aus denen auch der Einsatz unterschiedlicher Speichertechnologien folgen kann.
Alle gängigen Speichertechnologien werden unterstützt: von einfachen Festplatten- oder RAID-
Systemen, CD, DVD und WORM (Write Once Read Many) im manuellen oder Jukebox-Betrieb, über
Storage Area Network (SAN) Lösungen und virtuellen WORMs bis hin zu Content Addressed Storage
(CAS).
Die Nutzung und Integration der wichtigsten Storage-Alternativen werden im Folgenden kurz bespro-
chen.
5.1.1 Jukeboxen
Für die Integration von Jukeboxen in DocuWare-Archive sind am Markt verschiedene Jukebox-
Manager verfügbar. Diese verwalten optische Speichermedien (CD-ROM, CD-R, DVD-ROM, DVD+/-R
(DL), DVD-RAM, MO, MO/WORM, UDO, PDD, Blu-ray Disc) in einem entsprechenden Plattenwechs-
ler. Es können Kopien von abgeschlossenen Medien erzeugt werden, die man auch offline (z.B. in
einem Tresor) lagern kann, so dass eine theoretisch unbegrenzte Kapazität bereitsteht.
Typischerweise erfolgt die Integration mit DocuWare, in dem auf dem Server ein Dateisystem mit ei-
nem Laufwerksbuchstaben für das Speichersystem generiert wird, der die komplexe Speicherhierar-
chie repräsentiert. Dieses Dateisystem oder auch einzelne Unterverzeichnisse können im Netzwerk
mit den benötigten Berechtigungen freigegeben werden und stehen damit auch DocuWare zur Verfü-
gung.
Je nach Jukebox-Manager sind weitere Funktionen verfügbar, z.B.:
• Caching zur Performance-Optimierung
• Spiegelung auf z wei M edien, d ie s ich i n verschiedenen J ukeboxen, auc h an v erschiedenen
Standorten, befinden können
• Steuerung von Jukebox-Clustern
• Automatische Prüfung der Datenintegrität
Die Jukebox-Manager unterstützen meist mehrere Jukeboxen der gängigsten Hersteller.
5.1.2 Content Adressed Storage

Aufgrund vielfältiger Kopien und umfangreicher E-Mail-Verteiler liegen Dokumente heute häufig mehr-
fach, in identischer Form in unterschiedlichen Verzeichnissen und würden bei einfachen Archivie-
rungsverfahren mehrfach archiviert werden. Neue Speichersysteme, die gemäß dem Content
Addressed Storage (CAS) Verfahren arbeiten, stellen sicher, dass Dokumente, die inhaltlich exakt
identisch sind, physikalisch nur einmal gespeichert werden.
CAS ist ein spezielles Speicherverfahren auf Festplatten, das einen direkten Zugriff auf einzelne Ob-
jekte ermöglicht und gleichzeitig die Unveränderbarkeit der gespeicherten Information sicherstellt. Mit
dem Content-Addressed-Storage-System wird auf gespeicherte Information nicht über ihre Lage auf
dem physikalischen Medium, sondern über den Inhalt der Information zugegriffen. Über ein Hashver-
fahren, wie es auch bei Signaturen zum Einsatz kommt, wird ein „Fingerabdruck“ gebildet, der den
Inhalt repräsentiert und zur Adressierung verwendet wird. Das Verfahren eignet sich somit nur für
Daten, die nicht verändert werden sollen.
35
Scanner
Dieser „Fixed Content“ bezieht sich auf Dokumente, welche einmal in das Storage-System geschrie-
ben und danach nicht mehr verändert werden, z. B. Geschäftsdokumente, Belege, Abrechnungsdaten
usw. in elektronischer Form. Damit sind solche Systeme eine ideale Lösung für den Einsatz in DMS-
Systemen mit der dortigen Forderung nach revisionssicherer Archivierung. Die hier angesprochene
Write-Once-Eigenschaft (es kann nur einmal geschrieben werden), die früher Hardware-seitig nur in
Verbindung mit optischen Speicherplatten zu realisieren war, wird mit diesem Verfahren Software-
seitig hergestellt.
CAS-Systeme werden mittlerweile von mehreren führenden Herstellern angeboten. Da die Integration
und die Nutzung der vollen Funktionalität teilweise die Anpassung an herstellerspezifische Schnittstel-
len erfordert, ist die Integrationsmöglichkeit in DocuWare im Einzelnen zu prüfen. Bereits seit länge-
rem unterstützt DocuWare die Systeme des führenden Anbieters EMC.
5.1.3 Sonstige festplattenbasierte Storage-Systeme

Eine ähnliche Funktionalität wie bei CAS findet sich in den Storage-Lösungen anderer Firmen. Mit
spezieller Software werden auf Festplatten WORM (Write Once Read Many)-Volumes erzeugt.
Um Änderungs- und Löschversuche selbst durch den Systemadministrator zu unterbinden, verhindert
die Software Schreib-Löschvorgänge im festplattenbasierten Speichersystem komplett. Aufbewah-
rungsfristen schützen den Datenbestand langfristig, lassen sich jedoch zeitlich begrenzen. Der
WORM-Status erlischt nach Ende der vorgegebenen Verfallsdauer.
Mit diesen Lösungen werden die Vorteile von DocuWare, etwa die Archivierung verschiedener Doku-
mententypen aus diversen Quellen in einem zentralen Dokumenten-Pool, mit der hohen Zugriffsge-
schwindigkeit einer Hard Disk, erweitert und mit der Sicherheit eines WORM-Mediums verbunden.
DocuWare unterstützt die nahtlose Integration mit der Software SnapLock des Storage-Anbieters
NetApp. In DocuWare ist NetApp-Storage als Speicherplatz für Dokumente direkt auswählbar. Die
Schnittstelle wird regelmäßig von DocuWare getestet. Zudem bieten weitere Firmen von DocuWare
zertifizierte Schnittstellen zu ihren festplattenbasierten Storage-Systemen an.
5.2 Scanner
Um Dokumente in Papierform in DocuWare zu erfassen, werden in der Regel Dokumenten-Scanner
eingesetzt. Die Ansteuerung von einfachen Arbeitsplatzgeräten bis hin zu Hochleistungsscannern ist
in DocuWare mit zahlreichen Komfortfunktionen integriert. Nach dem Scannen liegen die Dokumente
in den DocuWare-Briefkörben zur weiteren Bearbeitung oder für die Ablage in den Archiven bereit.
DocuWare unterstützt die zwei wichtigsten Schnittstellen-Standards. Die Software beinhaltet Treiber
sowohl zur ISIS (Image and Scanner Interface Specification)- als auch zur TWAIN -Schnittstelle. Damit
lassen sich alle handelsüblichen Scanner automatisch ansteuern. Dies gilt sowohl für Geräte der Ein-
stiegsklasse als auch für hochvolumige Scanner.
Die ISIS-Architektur zeichnet sich durch hohe Kompatibilität aus: ISIS-kompatible Treiber sind für
mehr als 300 Scanner-Modelle vorhanden, wobei die meisten von diesen Treibern von EMC Captiva
zertifiziert wurden. Die meisten Scanner benutzten heute für den Anschluss die USB-Hardware-
Schnittstelle. Sofern der Scanner SCSI2 als Hardware-Schnittstelle verlangt, ist der Rechner entspre-
chend auszustatten. Für DocuWare-Kunden besteht somit bei Scannern maximale Wahlfreiheit.
5.3 Integration von Multifunktionalen Kopierern

Um kleinere Dokumentvolumina dezentral an den vorhandenen Multifunktionalen Kopierern einzu-
scannen, kann DocuWare eine Vielzahl dieser Netzwerkscanner einbinden. Typischerweise werden
die Images zunächst in einem definierten Netzlaufwerk abgelegt, von wo aus sie in DocuWare über-
nommen werden. Dies kann zum einen mit Hilfe von ACTIVE IMPORT geschehen. Für viele Geräte
existieren spezielle Anbindungen, die eine direkte Verschlagwortung (Indexierung) am Kopierer er-
möglichen.
5.4 Datenbank-Server
DocuWare benötigt sowohl für die Ablage der eigenen Einstellungen als auch für die Indexdaten zwin-
gend eine relationale Datenbank. Dies kann eine dedizierte Datenbank nur für DocuWare sein. Viele
36
Externe Nutzerverwaltung
Unternehmen verfügen jedoch bereits über zentrale Datenbank-Server, die auch durch DocuWare
genutzt werden sollen.
Eine einfache Einbindung von DocuWare ist mit dem Microsoft SQL Server gegeben. Außer Microsoft
SQL werden noch folgende Datenbanken für die DocuWare-Server unterstützt: MySQL, und Oracle ab
Vers. 9.2.
MySQL und Oracle können auf anderen Betriebssystemen wie SUN oder Linux eingesetzt sein. Wei-
tere Datenbanken (z.B. DB2 und Informix) können nicht für die Ablage, allerdings für die Indexerweite-
rung mittels AUTOINDEX oder ACTIVE IMPORT über eine ODBC-Anbindung angesprochen werden.
5.5 Externe Nutzerverwaltung

Ein Archivsystem kann als unternehmensweite Infrastruktur sensible Informationen enthalten, die nicht
allen Mitarbeitern gleichartig verfügbar sein sollen. Somit ist eine Nutzerverwaltung erforderlich, die
andererseits aber vom rechtmäßigen Nutzer eine Identifikation (Authentifizierung) erfordert, was bei
der heutigen Systemvielfalt häufig als lästig empfunden wird.
Über die eigene Nutzerverwaltung hinaus bietet DocuWare daher eine Nutzer- und Gruppenverwal-
tung, die durch die Übernahme und laufende Synchronisation von Nutzern und Gruppen in externen
Directory-Services mit denen im DocuWare-System bis hin zum Single-Sign-On reicht. Das bedeutet,
dass ein Nutzer nach einer einmaligen Authentifizierung an einem Arbeitsplatz auf alle Rechner und
Dienste, für die er berechtigt (autorisiert) ist, am selben Arbeitsplatz zugreifen kann, ohne sich wäh-
rend dieser Session neu anmelden zu müssen.
Die Rechtezuordnung sowie die nutzerspezifischen Einstellungen (z.B. Menüeinstellungen) müssen
nach wie vor innerhalb von DocuWare erfolgen, weil das externe Verzeichnis die DocuWare-
Ressourcen nicht kennen kann.
Folgende Funktionalitäten finden Anwendung:
• Nutzung von Windows-Verzeichnissen (inkl. Active Directory) oder von externen Verzeichnis-
sen auf Basis des LDAP-Standards
• Übernahme und l aufende S ynchronisation bei Ä nderungen v on Nutzern und G ruppen i n e x-
ternen Directory-Services mit denen im DocuWare-System
• Optionale Zusammenfassung von Nutzern zu Gruppen
• Direkte Zuweisung von einzelnen Rechten, Profilen und Rollen zu einzelnen Nutzern
• Zuweisung von Rollen zu Gruppen
Abbildung 20: Funktionsweise Nutzersynchronisation
37
Linux, Apple und andere Non-Microsoft-Umgebungen
Die technischen Vorgaben für den Synchronisations-Workflow erfolgen durch den DocuWare-
Systemadministrator. Wann die Synchronisation für eine bestimmte DocuWare-Organisation erfolgt,
bestimmt der DocuWare-Organisationsadministrator.
5.6 Linux, Apple und andere Non-Microsoft-

Umgebungen
Die DocuWare-Server selbst sind auf Basis der Microsoft-Architektur realisiert. Dennoch kann sich
DocuWare gut in Infrastrukturen integrieren, denen andere technische Architekturen zugrunde liegen,
so dass DocuWare-Archive als „Black-Box“ auch in Non-Microsoft-Umgebungen einsetzbar sind und
mit diesen interagieren können. Dies gilt natürlich auch für Linux-Systeme, die vor allem auf der
Server-Ebene häufiger Verwendung finden.
Aufgrund der Möglichkeiten der DocuWare-Server mit anderen Systemen über definierte Protokolle
und Schnittstellen zu interagieren, können benötigte Funktionalitäten auf Non-Microsoft-Umgebungen
realisiert sein. Zu den Funktionalitäten, die auf anderen Architekturen basieren können, aber durch
DocuWare genutzt werden, gehören:
• SAP R/3 oder NetWeaver für die Verbindung mit CONNECT to SAP
• Sonstige Fremdapplikationen, von denen per Dateiverzeichnis oder Web-Services Dokumente
und Daten übernommen werden bzw. für die über diese Wege Dokumente und Daten bereit-
gestellt werden
• Unterstützte Datenbanksysteme für DocuWare (MySQL, Oracle)
• Beliebige ODBC-Datenbanken für Indexergänzung und Datenbankabgleich
• LDAP-Nutzerverwaltung
Der Dokumentzugriff über den Web Client kann prinzipiell über jeden unterstützten Browser und unter
jedem Betriebssystem – also auch Linux und andere Non-Microsoft-Umgebungen (z.B. MacOS) –
erfolgen. Die Dialoge lassen sich über Style-Sheets und einfache HTML-Programmierung in Umfang
und Design dem jeweiligen Internetauftritt anpassen und in Portale integrieren. Unter Linux und Non-
Microsoft-Umgebungen sind einige Funktionen jedoch eingeschränkt; es lassen sich hier keine Doku-
mente direkt aus dem Web Client verschicken. Die volle Funktionalität steht über Microsoft Internet
Explorer und Mozilla Firefox für Windows zur Verfügung.
5.7 Externe Zeitstempelagenturen

Signaturen werden meist dann eingesetzt, wenn es um den verbindlichen Nachweis einer Kommuni-
kation geht. In diesem Fall ist auch die Verlässlichkeit des Signaturzeitpunktes entscheidend. Daher
lassen sich, ergänzend zu den personenbezogenen Signaturen auch qualifizierte elektronische Zeit-
stempel gemäß Signaturgesetz erzeugen.
Im DocuWare-System muss hierzu ein entsprechender Zeitstempeldienst für die automatische Kom-
munikation bekannt gemacht werden. Wird ein Dokument mit einem Zeitstempel versehen, wird der
gebildete Hash-Wert („Fingerabdruck“ des Dokuments) an diesen Zeitstempeldienst gesendet. Die
durch den Zeitstempeldienst zurück gelieferte Signatur wird in gleicher Art und Weise wie persönliche
Signaturen in DocuWare gespeichert und kann später geprüft werden.
38
Externe Zeitstempelagenturen
Abbildung 21: Beispiel für Dokument mit elektronischer Signatur im DocuWare-Viewer
In der Statuszeile des DocuWare-Viewers ist zu erkennen, dass ein Dokument mit einer qualifizierten
elektronischen Signatur versehen ist und – nach einem Prüfungsvorgang – ob die Signatur gültig ist.
DocuWare unterstützt derzeit folgende Zeitstempeldienste:
• AuthentiDate
AuthentiDate w ird über ei ne ges icherte Internet-Leitung anges chlossen. Hi erfür muss ei ne
entsprechende Freischaltung durch AuthentiDate erfolgen.
• TimeProof
Bei TimeProof kann s pezialisierte Hard- und S oftware ins ei gene Netz ge stellt werden, di e
über di e entsprechenden Kontaktdaten an Doc uWare angeschlossen wird. Di e Kommunikati-
on erfolgt verschlüsselt.
Der Zeitstempeldienst kann somit sowohl als Inhouse-Lösung realisiert oder als externer Service ge-
nutzt werden.
39
Capturing und OCR
6 Integration spezieller kundenspezifischer

Module von Dritten
Mit seiner offenen Architektur ermöglicht DocuWare Dritten, ihre Komponenten an das DocuWare-
System anzupassen oder dafür zu optimieren. Dabei kann jeder Anbieter von zu DocuWare komple-
mentärer Hard- und Software seine Produkte durch die DocuWare-Qualitätssicherung prüfen und zer-
tifizieren lassen. Bei der Zertifizierung werden die Funktionsfähigkeit im Zusammenspiel mit
DocuWare, Installationsroutinen und die Dokumentation überprüft. Welche Produkte jeweils zertifiziert
sind, ist der DocuWare-Web-Site unter „Certified Products“ zu entnehmen. Hier werden nur die we-
sentlichen Kategorien mit ihrer Integration beschrieben.
6.1 Capturing und OCR

DocuWare umfasst bereits Software zum Scannen und Indexieren von Dokumenten, deren Funktiona-
lität für die meisten „Capturing-Prozesse“ ausreichend ist. Über das Modul RECOGNITION bietet das
Standardprodukt auch die Optical Character Recognition (OCR) an.
Dennoch kann es vorkommen, dass spezielle Anforderungen, z.B. an die Image-Aufbereitung oder
auch an die Erkennung bestehen, die den Einsatz von Drittprodukten nahelegen. Je nach Aufgaben-
stellung (z.B. Beleglesung, Posteingangs- oder Rechnungseingangsverarbeitung) finden sich auf dem
Markt spezialisierte Lösungen verschiedener Anbieter. Zusätzlich kann spezielle Hardware für sehr
hohe Eingabevolumina eingesetzt werden.
In diesen Fällen wird der Capturing-Prozess (Scannen und Indexieren) durch das Drittprodukt über-
nommen. Das gleiche Konzept gilt, wenn das Scannen durch externe Dienstleister erfolgt. Alle diese
Module und Lösungen erzeugen zusammengehörige Dateien für ein gescanntes Dokument und die
Indexdaten. Diese lassen sich dann über die Importfunktionen (z.B. ACTIVE IMPORT) in die
DocuWare-Archive einbringen. Dabei können natürlich auch die dort beschriebenen Prüf- und Ergän-
zungsmechanismen Verwendung finden.
6.2 Anzeigemodule
DocuWare erlaubt es, Viewer oder Ursprungsanwendungen von Drittanwendern in Abhängigkeit vom
Dokumenttyp aufzurufen.
6.2.1 Adobe Acrobat Reader

Der Acrobat Reader von Adobe ist der weltweite Standard für die Anzeige von PDF-Dateien. Mit dem
Acrobat Reader lassen sich PDF-Dateien anzeigen, durchsuchen, digital unterzeichnen, überprüfen,
drucken und abstimmen.
Der Acrobat Reader lässt sich in DocuWare als genereller Viewer für alle PDF-Dokumente integrieren
und wird dann durch DocuWare automatisch aufgerufen, wenn der Nutzer ein entsprechendes Doku-
ment öffnet. Nutzer, die ohnehin viel mit diesem Produkt arbeiten, müssen sich somit nicht an einen
weiteren Viewer gewöhnen, wenn im DocuWare-Archiv primär PDF verwandt wird. Allerdings stehen
dann die vielfältigen Bearbeitungsmöglichkeiten des DocuWare-Viewers, z.B. Stempel, natürlich nicht
zur Verfügung.
6.2.2 Sonstige Drittanbieter

In komplexeren ECM-Applikationen ist häufig auch die Verwaltung und Bereitstellung von digitalen
Medienobjekten wie Photographien, Videos, Musiktitel, e-Books aber auch Röntgenaufnahmen oder
CAD/CAM-Daten gefragt. Grundsätzlich kann man diese Medien auch als Dokumente sehen und in
einem Dokumentenmanagement-System verwalten.
Jedoch können nicht alle Formate durch den DocuWare-Viewer reproduziert werden. Viewer von
Drittanbietern sind dann erforderlich, wenn Dokumente bzw. Dateien in DocuWare verwaltet werden,
die nicht den klassischen Dokumenten-Formaten (z.B. TIFF oder PDF) entsprechen.
40
Anzeigemodule
Eine Besonderheit sind hier die Anforderungen, die über die Möglichkeiten der üblichen Dokumenten-
Viewer hinausgehen. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Dateien nicht nur angezeigt werden sol-
len, sondern auch noch editierbar zur Verfügung stehen sollen. In diesem Fall ist es unerlässlich, das
Anzeigemodul der Ursprungsanwendung zu integrieren.
41
Ablegen/Indexieren im Überblick
7 Lösungsansätze nach Anwendungsbereiche

In diesem Kapitel zeigen wir die Lösungsmöglichkeiten aus Anwendersicht. Es handelt sich um eine
kurze Darstellung der Anwendungsbereiche für die vorher beschriebenen Komponenten. Für die de-
tailliertere Darstellung verweisen wir auf die vorherigen Kapitel.
Aufgrund der unterschiedlichen Integrationsmöglichkeiten stellt sich die Frage, wann welche Form
angewendet werden sollte. Als generelle Vorgehensweise ist folgende Betrachtung empfehlenswert:
1. Wenn eine Spezial-Schnittstelle existiert, sollte zunächst deren Eignung geprüft werden, bevor
Universal- oder gar Individual-Schnittstellen zum Einsatz kommen.
2. Wenn die Applikation (z.B. Web- oder Portal-Applikation, einige „Rich-Clients“, Einbindung
IFrames) mit URLs umgehen kann, sollte geprüft werden, ob eine URL-Integration die Anfor-
derungen abdeckt.
3. Wenn die Integration in die Oberfläche einer Applikation erfolgen soll, ohne dass diese Appli-
kation geändert werden kann/soll, sollte geprüft werden, ob sich die Anforderungen mit Smart
Connect realisieren lassen.
4. Ist eine direkte Integration in die Oberfläche der Fremdapplikation nicht nötig oder nicht mög-
lich, sollten die Universalschnittstellen eingesetzt werden.
5. Sind die Anforderungen sehr spezifisch oder soll eine möglichst enge Integration mit den ei-
genen Applikationen realisiert werden, sollte der Zugriff auf die DocuWare-Server über das
Software Development Kit (SDK) erfolgen:
a. je nach Applikations-/Entwicklungsumgebung über die zukunftssicheren Schnittstellen
GAPI, Web Services oder JAPI (je nach geforderter Programmierumgebung) oder
b. über die Schnittstellen zum TOOLKIT bei kleineren, Client-basierten Lösungen.
6. Bei den Schnittstellen ist zu beachten, dass GAPI, aufgrund der Architektur, die beste Perfor-
mance und meiste Funktionalität bietet und dass die TOOLKIT-Schnittstellen zukünftig nicht
weiterentwickelt werden.
7.1 Ablegen/Indexieren im Überblick

DocuWare kann – zusätzlich zu gescannten Images - unterschiedlichste Dokumente und Dateien aus
beliebigen Quellsystemen verwalten. Bei der heutigen Systemvielfalt stellt sich jedoch jeweils die Fra-
ge, wie die Dokumente in DocuWare übernommen werden können und - vor allem - wie die Indexie-
rung möglichst effizient erfolgen kann.
Sofern für das Quellsystem eine Spezialschnittstelle existiert, sollte die Prüfung dieser Möglichkeit
immer der erste Schritt sein, weil damit vermutlich die schnellste und beste Integration erreicht werden
kann. Spezialschnittstellen sind verfügbar für Microsoft SharePoint sowie für IBM Notes/Domino und
die SAP-Systeme. Zusätzliche Möglichkeiten für die Integration mit Microsoft Office sind auch unter
DocuWare in Microsoft Office integrieren beschrieben.
Eine einfache Möglichkeit, Dokumente zu übernehmen, bietet sich über Universalschnittstellen, die die
Ausgabemöglichkeiten der Fremdapplikation nutzen. Sofern die Applikation in der Lage ist die ge-
wünschten Dokumente zu drucken, existieren mit dem DocuWare Druckertreiber TIFFMAKER und
dem COLD-Modul elegante Möglichkeiten, DocuWare Dokumente zur Verfügung zu stellen, ohne die
Applikation anpassen zu müssen. Über weitere DocuWare Zusatzmodule, wie z.B. ACTIVE IMPORT
und AUTOINDEX, lassen sich die Dokumente in die DocuWare Archive importieren und die Indexie-
rung lässt sich ganz oder teilweise automatisieren.
Leicht lassen sich Dokumente aus nahezu allen Anwendungen über Windows Explorer Client in
DocuWare per Speichern- und Speichern-unter-Funktion ablegen. Die Ordnernamen werden als In-
dexeinträge automatisch übernommen. Die Zuordnung der Ordnernamen zu den Indexbegriffen in der
Datenbank kann durch das Anlegen verschiedener Baumansichten angepasst werden.
Eine weitere Möglichkeit, die Indexdaten für abgelegte Dokumente zu ergänzen, bietet
Smart Connect. Smart Connect extrahiert Indexdaten aus den führenden Applikationen auf Knopf-
druck. Die hierbei extrahierten Daten können bei der Ablage für die Indexierung verwendet werden.
42
Suchen und Anzeigen im Überblick
Weiterhin bieten die meisten Applikationen die Möglichkeit, ihre Dokumente im Dateisystem abzule-
gen. Von dort kann dann der Import der Dateien erfolgen, wobei wiederum ACTIVE IMPORT und
AUTOINDEX eine wesentliche Rolle spielen.
Sofern weder passende Spezialschnittstellen existieren, noch die genannten Universalschnittstellen
geeignet sind, die Aufgabe zu lösen, ist eine individuelle Programmierung erforderlich. DocuWare
bietet über das SDK verschiedenen Möglichkeiten, um über eine individuelle Anpassung Ablagefunkti-
onen direkt in der Fremdapplikation zu realisieren. Client-seitig sind die Ablagefunktionen mit Hilfe des
DocuWare TOOLKIT über .NET-, Visual Basic und C/C#-Schnittstellen verfügbar.
Handelt es sich um eine Web-Applikation und soll direkt auf den Server zugegriffen werden, so kann
mittels Java-, PHP- oder .NET-Programm und die Web Service-Schnittstelle, die Ablage direkt in das
DocuWare System erfolgen. Für Java-Programme bietet DocuWare mit JAPI zusätzlich eine dedizierte
Schnittstelle für Java. Ansonsten kann auch über C# oder VB .NET direkt die Server-Schnittstelle
GAPI angesprochen werden, um Dokumente und Indexdaten gleich zentral abzulegen.
7.2 Suchen und Anzeigen im Überblick

Auch für Suche und Anzeige gilt: Sofern für das Quellsystem eine Spezialschnittstelle existiert, sollte
die Prüfung dieser Möglichkeit immer der erste Schritt sein, weil damit vermutlich die schnellste und
beste Integration erreicht werden kann. Spezialschnittstellen sind verfügbar für Microsoft SharePoint
sowie für IBM Notes/Domino und die SAP-Systeme. Zusätzliche Möglichkeiten für die Integration mit
Microsoft Office sind auch unter DocuWare in Microsoft Office integrieren beschrieben.
Existiert keine passende Spezialschnittstelle, bietet sich als Universalschnittstelle Smart Connect an.
Smart Connect übernimmt aus der Oberfläche der Fremdapplikation die relevanten Suchkriterien und
setzt damit Suchabfragen via DocuWare Web Client an den DocuWare Server ab. Eine Anpassung
der Fremdapplikation ist nicht erforderlich. Dennoch kann ein „Button“ eingeblendet werden, um die
Suche bzw. Anzeige auszulösen. Die Suchergebnisse werden im Web Client dargestellt und die weite-
ren Funktionen des Web Clients sind verfügbar.
Der DocuWare Web Client ist auch das bevorzugte „Mittel zum Zweck“, wenn auf DocuWare aus der
Outlook-Oberfläche zugegriffen werden soll. Wie unter Web Client in Outlook beschrieben, kann der
DocuWare Web Client über die Outlook-Oberfläche verfügbar sein, so dass direkt aus Outlook Such-
abfragen abgesetzt werden können.
Mit Windows Explorer Client lassen sich in DocuWare archivierte Dokumente über die Navigation in
der Ordnerstruktur oder über die Öffnen-Funktion nahezu aller Anwendungen öffnen, anzeigen und
bearbeiten.
Auch für die Suche gilt natürlich wieder: Sofern weder passende Spezialschnittstellen existieren, noch
die genannten Universalschnittstellen geeignet sind, die Aufgabe zu lösen, ist eine individuelle Pro-
grammierung erforderlich.
Das erwähnte SDK bietet natürlich auch Möglichkeiten, um über eine individuelle Anpassung Such-
und Anzeigefunktionen direkt in der Fremdapplikation zu realisieren. Clientseitig kann dies wieder mit
Hilfe des DocuWare TOOLKIT über .NET-, Visual Basic und C/C#-Schnittstellen erfolgen.
Kann die Fremdapplikation mit einem Uniform Ressource Locator (URL) umgehen, so ist die URL-
Integration eine interessante Option. Nicht nur der direkte Zugriff auf bestimmte Dokumente, sondern
auch der Aufruf von Suchdialogen, die Anzeige von Ergebnis- und Aufgabenlisten sowie Download
von Dokumenten ist über parametrisierte URLs realisierbar.
Wenn es sich um eine Web-Applikation handelt und direkt auf den Server zugegriffen werden soll, so
kann dies – wie schon bei der Ablage - wieder über die Web Service- oder JAPI-Schnittstelle erfolgen.
Ansonsten kann auch über C# oder VB .NET direkt die Server-Schnittstelle GAPI angesprochen wer-
den, um Dokumente und Indexdaten gleich zentral abzulegen.
7.3 DocuWare in E-Mail-Programme integrieren

Bei der Integration von DocuWare mit Mail-Systemen sind das Mail-System und die genaue Zielset-
zung zu hinterfragen. Gibt es für mein Mail-System eine Spezialschnittstelle oder unterstützt mein
Mail-System die Extended MAPI-Schnittstelle? Steht die Archivierung eingehender Mails im Vorder-
grund und sollen diese automatisch indexiert werden oder geht es mehr um den lesenden Zugriff im
DocuWare-Archiv direkt aus der Oberfläche des Mailsystems heraus?
43
DocuWare in Microsoft Office integrieren
Wenn für E-Mails das System Notes-Domino von IBM im Einsatz ist, bietet das DocuWare-
Zusatzprodukt CONNECT to Notes die optimale Integration zwischen den Systemen. Dies gilt sowohl
für die Ablage aus Notes heraus als auch für die Recherche in DocuWare über die Notes-Oberfläche.
Zusätzlich lässt sich DocuWare-Funktionalität über das optionale CONNECT to Notes Toolkit direkt in
individuelle Notes-Applikationen nutzen. Eine detailliertere Beschreibung ist in diesem Dokument unter
CONNECT to Notes zu finden.
Sollte das E-Mail-System Outlook von Microsoft im Einsatz sein, so bietet sich für die Recherche in
DocuWare aus der Outlook-Oberfläche der Einsatz des DocuWare Web Clients an. Über einen dedi-
zierten Outlook-Ordner und die Homepage-Funktion von Outlook und die DocuWare URL-Integration
wird eine Verbindung zum DocuWare Web Client hergestellt und damit dessen Funktionalität direkt in
Outlook verfügbar. Eine detailliertere Beschreibung ist in diesem Dokument unter Web Client in Out-
look zu finden.
Wenn Mails aus dem Mailsystem übernommen werden sollen, lässt sich dies bei Mail-Systemen, die
die Extended MAPI-Schnittstelle unterstützen (z.B. Outlook) sehr einfach realisieren, in dem im Mail-
System Ordner eingerichtet werden, die ein ACTIVE IMPORT Job überwacht. Dabei kann die Indexie-
rung teilautomatisiert erfolgen. Eine detailliertere Beschreibung ist in diesem Dokument unter Import
aus MAPI-Programmen zu finden.
Handelt es sich bei Ihrem Mail-System weder um Outlook noch um Notes und wird auch keine Exten-
ded MAPI-Schnittstelle unterstützt, so lässt sich die Integration unter Umständen über die
URL-Integration oder das DocuWare Software Development Kit, SDK realisieren.
7.4 DocuWare in Microsoft Office integrieren

Aufgrund der großen Verbreitung der Office-Lösung von Microsoft, fassen wir die entsprechenden
Integrationsoptionen in diesem Kapitel zusammen. Details finden Sie wiederum über die jeweiligen
Verweise.
7.4.1 Ablegen/Indexieren
Speziallösungen für die Übernahme von Dokumenten aus Microsoft Office bestehen durch das
Office Add-In, die die direkte Ablage aus Word, Excel und Powerpoint erlauben. Durch entsprechend
vorkonfigurierte Ablagemasken erfolgt dabei auch gleichzeitig die manuelle Indexierung. Durch
CONNECT to SharePoint, welches die Ablage von Dokumenten aus SharePoint-Bibliotheken über
Kontextmenü sehr einfach macht, kann ebenfalls ein automatischer Import in DocuWare realisiert
werden. Bei dem Einsatz des Microsoft Office SharePoint Servers wird DocuWare als Records Center
eingebunden und so Bestandteil definierter Dokumenten-Lebenszyklus-Prozesse.
Ganz einfach lassen sich Dokumente aus Office-Anwendungen über Windows Explorer Client in
DocuWare per Speichern- und Speichern-unter-Funktion ablegen. Die Ordnernamen werden als In-
dexeinträge automatisch übernommen.
Die Ablage von Mails mit Microsoft Outlook erfolgt über die universelle DocuWare-Schnittstelle für
MAPI-Programme. Aufgrund der Struktur von Mails, kann teilweise bereits eine automatische Indexie-
rung vorgenommen werden, die manuell oder z.B. über AUTOINDEX weiter ergänzt werden kann.
Da alle Office-Programme auch in der Lage sind, Dokumente (oder Mails) zu drucken, kann die
DocuWare-Ablage auch über den virtuellen Drucker TIFFMAKER erfolgen, wobei ebenfalls verschie-
dene Möglichkeiten der (teil-)automatischen Indexierung zur Verfügung stehen.
Über GAPI kann der DocuWare-Server aber aus eigenen Programmen auch direkt angesprochen
werden. Damit steht dem Programmierer die gesamte Funktionalität von DocuWare für die Office-
Integration zur Verfügung. So lassen sich beispielsweise über Visual Basic aus einem Wordformular
Werte auslesen, die dann über GAPI als Indexeinträge an DocuWare weitergegeben werden.
7.4.2 Suchen und Anzeigen

Office-Dokumente können mit den verschiedenen DocuWare-Suchfunktionen in DocuWare gefunden
werden. Die Art der Anzeige- und Bearbeitungsfunktionen hängt von dem gewählten Client ab. Bei
dem DocuWare-Rich-Client bestimmt sich das aufzurufende Originalprogramm (und damit die angebo-
tene Bearbeitungsfunktionalität) standardmäßig über die Einstellungen im Betriebssystem; über eine
44
DocuWare in ERP- und CRM-Programme integrieren
Konfiguration im DocuWare-System lässt sich ein Programm definieren, welches die Standardeinstel-
lung des Betriebssystems überschreibt .
Sofern Office-Dokumente im Originalformat abgelegt wurden, lassen sie sich – bei entsprechender
Berechtigung - über die Original-Applikation, also z.B. Word, Excel, Powerpoint oder Outlook, bearbei-
ten. Somit steht das Dokument dann auch direkt in diesen Applikationen zur Verfügung, und der Do-
kumentinhalt kann geändert werden. DocuWare sorgt dabei für die Erhaltung der Revisionssicherheit.
Die genannten Funktionen gehören zum Standard und erfordern keinerlei Integrationsmaßnahmen.
Erfolgt die Anzeige mit dem Viewer von DocuWare, können bei entsprechenden Berechtigungen Noti-
zen und Stempel angebracht werden.
Der Web-Client hingegen wandelt die Dokumentformate in ein Web-taugliches Anzeigeformat, was
Bearbeitungsmöglichkeiten in der Originalapplikation zunächst ausschließt. Jedoch bietet der Web-
Client auch die Möglichkeit des Downloads. Die Applikation, welche nach dem Download ausgeführt
wird, bestimmt sich dann über die Einstellungen im Betriebssystem.
Erfolgt die Anzeige mit dem Viewer von DocuWare, können bei entsprechenden Berechtigungen
selbstverständlich auch im Web Client Notizen und Stempel angebracht werden.
Bei dem Einsatz von CONNECT to SharePoint lassen sich DocuWare-Archive auch als „Federated
Location“ in SharePoint-Recherchen einbinden. Die Ergebnisliste in SharePoint zeigt die Treffer sepa-
rat an, erlaubt aber den direkten Aufruf der Dokumente aus der SharePoint-Oberfläche.
Für den Zugriff auf abgelegte Dokumente aus Outlook heraus, lässt sich dies durch die Homepage-
Funktion von Outlook nutzen.
Mit Windows Explorer Client lassen sich in DocuWare archivierte Dokumente über die Navigation in
der Ordnerstruktur oder über die Öffnen-Funktion aller Office-Anwendungen öffnen und anzeigen.
Natürlich lassen sich auf für Suche und Anzeige von MS-Office-Dokumenten die verschiedenen Mög-
lichkeiten des SDK nutzen, wenn die oben genannten Möglichkeiten nicht ausreichen. Welche
Schnittstelle genutzt wird, hängt vor allem von der Aufgabenstellung und der Programmierumgebung
ab.
7.5 DocuWare in ERP- und CRM-Programme integrieren

In Fällen, bei denen eine andere Applikation das führende System darstellt, besteht oft Bedarf, eine
DMS-Lösung im Hintergrund zu integrieren, um Dokumente, die mit anderen Applikationen erstellt
wurden, direkt einem Datensatz zuzuordnen. Von den in diesem Dokument beschriebenen Speziallö-
sungen ist CONNECT to SAP als DocuWare-Integration für die sehr verbreiteten Enterprise Resource
Planning Systeme (ERP) des Herstellers SAP AG zu sehen.
Für ERP anderer Anbieter gibt es keine entsprechende Lösung, weil diese Systeme meistens auch
keine definierte Archiv-Schnittstelle anbieten. Mit Hilfe von den in diesem Dokument als Universal-
bzw. Individualschnittstellen beschriebenen Werkzeugen lässt sich DocuWare dennoch mit diesen
Systemen verbinden, um Funktionen zur Archivierung und Recherche direkt aus der Applikation her-
aus zu realisieren.
Weiterhin gibt es für diesen Anwendungsbereich auch diverse Lösungen von Drittanbietern. Zertifizier-
te Applikationen finden sich auf der DocuWare-Web-Site im Bereich „Certified Products“.
Soweit die CRM-Applikationen auf SAP, IBM Notes/Domino oder Microsoft Office/SharePoint basie-
ren, kann die Verbindung über die entsprechenden DocuWare Speziallösungen realisiert werden. In
diesem Kapitel behandeln wir von den Speziallösungen wegen der eindeutigen Relevanz primär die
SAP-Lösung.
Ansonsten ist auch für die CRM-Applikationen auf die Universal- bzw. Individualschnittstellen zurück-
zugreifen. Welche Technologie (z.B. Smart Connect, URL-Integration oder SDK) zum Einsatz kommt
und ob dies eher auf der Client- oder der Server-Seite erfolgt, hängt einerseits von den jeweiligen
funktionalen Anforderungen und andererseits von der Technologie des führenden Systems ab.
Während die Möglichkeiten des SDKs detaillierte Programmierkenntnisse erfordern, lassen sich über
URL-Integration und Smart Connect die DocuWare-Funktionen auf einfacherem Weg in die Fremdap-
plikation einbringen. Jedoch erfordert die Erstellung der benötigten dynamischen Abfragen bei der
URL-Integration Grundkenntnisse der HTML-Hyperlinks, um die Parametrisierung bei den ERP- und
CRM-Systemen vornehmen zu können.
45
DocuWare in ERP- und CRM-Programme integrieren
7.5.1 Ablegen/Indexieren
Wenn eine Verbindung mit einem SAP-System angestrebt wird, so hat die SAP diverse Ablageszena-
rien definiert, die sowohl die Zuordnung gescannter Informationen zu den SAP-Daten als auch die
Archivierung ausgehender SAP-Dokumente umfassen. Die SAP hat dazu die Schnittstelle
„ArchiveLink“ und diverse Szenarien definiert. CONNECT to SAP unterstützt sämtliche von der SAP
vorgesehenen Ablage-Szenarien.
Sofern die Fremdapplikation auf einem Windows-Betriebssystem installiert ist und die entsprechenden
Druckertreiber nutzt bzw. nutzen kann, besteht die Möglichkeit diese Dokumente über den virtuellen
Drucker TIFFMAKER auszudrucken und auch zu indexieren. Über das Zusatzmodul COLD/READ
kann dies mit Hilfe der Spooldateien auch für Massenausdrucke und typische Host-Druckformate er-
folgen.
In beiden Fällen ist auch die Überlagerung von Formularen oder Briefbögen beim Import möglich, um
die Dokumente originalgetreu reproduzieren zu können. Die Indexdaten können ebenfalls in beiden
Fällen nach definierten Regeln aus dem Druckoutput extrahiert werden. Ausgehende Dokumente der
ERP- und CRM-Applikationen lassen sich so problemlos übernehmen.
In Papierform eingehende Dokumente können – unabhängig von der Fremdapplikation – gescannt
und manuell (vor-)indexiert werden. Dabei besteht häufig die Anforderung, diese Dokumente auch der
Fremdapplikation bekannt zu machen und den DocuWare-Index automatisch mit den Daten der
Fremdapplikation, z.B. Kundendaten, zu ergänzen. Über die Zusatzmodule ACTIVE IMPORT und
AUTOINDEX kann ein entsprechender Datenbankabgleich erfolgen.
Soll die Zuordnung eines gescannten Dokumentes zu einer Fremdapplikation im Dialog erfolgen, kann
dazu Smart Connect eingesetzt werden. In diesem Fall erfolgt die Indexerweiterung über die Extrakti-
on der Daten aus den Masken der Fremdapplikation im entsprechenden Dialogschritt, z.B. einer
Rechnungserfassung.
Lassen sich die bisher geschilderten Möglichkeiten nicht anwenden, um die Ablage zusammen mit
einer Fremdanwendung zu realisieren, bietet DocuWare mit den Komponenten des SDK die Möglich-
keit individuelle Programme und Anpassungen zu erstellen.
7.5.2 Suchen und Anzeigen

Sofern die Integration mit einem SAP-System angestrebt wird, sollte auf jeden Fall das Modul
CONNECT to SAP zum Einsatz kommen, da damit bereits die wichtigsten Rechercheanforderungen
abgedeckt werden. Im Fall der ArchiveLink-Schnittstelle ist jedoch zu bedenken, dass diese lediglich
für die Recherche der SAP-Nutzer im DocuWare-Archiv konzipiert wurde. Die Recherche von SAP-
Dokumenten durch Nicht-SAP-Nutzer (siehe Recherche Nicht-SAP-Nutzer) erfordert individuelle Zu-
satzprogrammierung.
Ansonsten gilt: Sind die Dokumente aus dem Quellsystem in DocuWare mit einem ausreichenden
Index abgelegt, können sie prinzipiell von jedem Nutzer und über jedes integrierbare System gesucht
und angezeigt werden. D.h. Dokumente aus einem beliebigen ERP- oder CRM-System können unter
dieser Bedingung auch in einer anderen „Speziallösung“, z.B. Microsoft Office, CONNECT to Share-
Point oder CONNECT to Notes, genutzt werden.
Natürlich sind diese Dokumente auch über den Web Client, z.B. auch in Outlook verfügbar oder – bei
Vorliegen eines entsprechenden „Matchcodes“ - mit Smart Connect auch im Zusammenhang mit an-
deren Fremdapplikationen nutzbar. Soweit das ERP-/CRM-System mit URLs umgehen kann, lässt
sich über die URL-Integration mit dynamisch parametrisierten URLs direkt das zugehörige Dokument
anzeigen.
Wenn direkt auf den Server zugegriffen werden soll, so kann dies – wie schon bei der Ablage - wieder
über die Web Service- oder JAPI-Schnittstelle erfolgen. Ansonsten ist über C# oder VB .NET direkt die
Server-Schnittstelle GAPI ansprechbar, um Dokumente und Indexdaten gleich zentral abzulegen.
Letztendlich bietet sich über das SDK wieder die Möglichkeiten einer individuellen Anpassung, um
Such- und Anzeigefunktionen direkt in der Fremdapplikation zu realisieren.
46
Abbildungsverzeichnis
8 Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Generelle DocuWare-Architektur.....................................................................................7
Abbildung 2: Beispiel eines Web Clients..............................................................................................8
Abbildung 3: Archivierte Dokumente im Windows Explorer mit Infobox zum Ändern der Indexeinträge 9
Abbildung 4: Schnittstellenarten ........................................................................................................10
Abbildung 5: Beispiel TIFFMAKER Control........................................................................................12
Abbildung 6: Von ACTIVE IMPORT überwachte Ordner für die E-Mail-Archivierung aus Outlook....... 14
Abbildung 7: Funktionsweise AUTOINDEX........................................................................................ 16
Abbildung 8: COLD-Dokument als Eintrag der Ergebnisliste und in zwei Ansichten ........................... 17
Abbildung 9: Applikationsintegration via Smart Connect .................................................................... 19
Abbildung 10: Architektur Smart Connect ..........................................................................................19
Abbildung 11: Beispiel: Archivierung von SharePoint in DocuWare.................................................... 22
Abbildung 12: Trefferliste in SharePoint.............................................................................................23
Abbildung 13: Verbindung SAP-und DocuWare (in Anlehnung an SAP-Darstellung) .......................... 26
Abbildung 14: Kommunikation der CONNECT to SAP-Komponenten mit ArchiveLink ........................ 28
Abbildung 15: Überblick über die Funktion der URL-Integration ......................................................... 29
Abbildung 16: Funktionalität der Schnittstellen des SDK .................................................................... 30
Abbildung 17: Komponenten und Architektur des SDK ...................................................................... 31
Abbildung 18: GAPI-Architektur .........................................................................................................31
Abbildung 19: Integration des DocuWare Web Services mit JAPI ...................................................... 33
Abbildung 20: Funktionsweise Nutzersynchronisation........................................................................ 37
Abbildung 21: Beispiel für Dokument mit elektronischer Signatur im DocuWare-Viewer ..................... 39
47

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© 2010 DocuWare AG, 82110 Germering

© Copyright 2010 DocuWare AG, alle Rechte vorbehalte

3.3.4 Konfiguration und Administration ............................................................................ 25

5 Integration in bestehende IT-Umgebung ..................................................35

6 Integration spezieller kundenspezifischer Module von Dritten..............40

7 Lösungsansätze nach Anwendungsbereiche...........................................42

7.4 DocuWare in Microsoft Office integrieren .....................................................44

Abbildung 1: Generelle DocuWare-Architektur

1.2.1 DocuWare Web Client

Abbildung 2: Beispiel eines Web Clients

1.2.2 Sicherheit bei Web-Client-Einsatz

1.2.3 Windows Explorer Client

1.3 Übersicht Schnittstellenarten

2.1 Import von Ausgangsdokumenten über

2.1.1 Dokumenterzeugung und Indexierung

2.1.3 Steuerung aus der führenden Applikation

Abbildung 5: Beispiel TIFFMAKER Control

2.1.4 Zusätzliche Indexierung (auch Layout-unabhängig)

2.2 Import von Dateien

2.2.1 Import aus Dateisystem (ACTIVE IMPORT)

2.2.2 Import aus MAPI-Programmen

Die Übernahme aus MAPI-Programmen, z.B. Outlook, erfolgt folgendermaßen:

2.3 Datenbankabgleich (AUTOINDEX)

Abbildung 7: Funktionsweise AUTOINDEX

Schreibberechtigung vorausgesetzt können durch AUTOINDEX auch Informationen in das Fremdsys-

2.4 Import von Druckausgaben (COLD)

2.4.1 Spool-Dateien importieren

Abbildung 8: COLD-Dokument als Eintrag der Ergebnisliste und in zwei Ansichten

2.4.4 Technische Funktionsweise

2.5 Integration über Bedienoberfläche (Smart Connect)

2.5.1 Smart Connect-Funktionalität

Abbildung 9: Applikationsintegration via Smart Connect

2.5.2 Technische Funktionsweise

Abbildung 10: Architektur Smart Connect

3.1 Office Add-Ins

3.1.2 Andere Office-Programme

3.2 CONNECT to SharePoint

3.2.1 Dokumente in DocuWare ablegen

Abbildung 11: Beispiel: Archivierung von SharePoint in DocuWare

Um eine automatisierte, regelbasierte Ablage zu ermöglichen, nutzt DocuWare die nutzerabhängigen

3.2.2 Dokumente suchen und anzeigen

Abbildung 12: Trefferliste in SharePoint

3.3 CONNECT to Notes

3.3.1 Besonderheiten von Notes/Domino

3.3.2 Dokumente und E-Mails in DocuWare ablegen

3.3.3 Dokumente in DocuWare suchen und anzeigen

3.3.4 Konfiguration und Administration

3.3.5 Technische Funktionsweise

3.3.6 CONNECT to Notes Toolkit

3.4 CONNECT to SAP

Abbildung 13: Verbindung SAP-und DocuWare (in Anlehnung an SAP-Darstellung)

3.4.2 Recherchen SAP-Nutzer

3.4.3 Recherchen Nicht-SAP-Nutzer

3.4.4 Technische Funktionsweise

Abbildung 14: Kommunikation der CONNECT to SAP-Komponenten mit ArchiveLink

Abbildung 15: Überblick über die Funktion der URL-Integration

4.1.2 Anwendungsbeispiel: Web Client in Outlook

4.2 Software Development Kit, SDK

Abbildung 16: Funktionalität der Schnittstellen des SDK

Abbildung 17: Komponenten und Architektur des SDK