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GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 1
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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Versión: 02
GUÍA DE APRENDIZAJE
Fecha: 30/09/2013
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Código: F004-P006-GFPI
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
2. INTRODUCCIÓN
Por lo tanto, para empoderarse en su nuevo rol como estudiante por Competencias Laborales y alcance el
perfil requerido para el desempeño en su puesto de trabajo de acuerdo con su especialidad, es necesario
desarrollar las siguientes actividades.
Es muy importante, que asuma con autonomía y responsabilidad el estudio de esta temática; el desarrollo
de las actividades de enseñanza – aprendizaje – evaluación, planteadas en esta Guía que conduzcan a
alcanzar los Resultados de aprendizaje y reunir las Evidencias, con los cuales el Instructor verifica y valora
los logros obtenidos y el avance de su proceso formativo.
De acuerdo al video “IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL”, analice la información Comentario [L1]: Este video esta
adjunto como material de apoyo
presentada, teniendo en cuenta, como hoy en día la administración documental, es un proceso necesario,
dentro del funcionamiento de cualquier empresa. Tenga en cuenta ejemplos de la vida real, o estudio de
casos, donde se pueda reflexionar cómo los asistentes administrativos, contribuyen a ofrecer un excelente
servicio en la parte documental.
A. De acuerdo a la lectura “ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN”, desarrolle la actividad propuesta por la Comentario [L2]: Buscar en material
de apoyo, adjunto a esta guía.
instructora en equipos de trabajo.
4. De acuerdo a los temas conceptualizados, prepare una sesión didáctica de 15 minutos, donde se
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Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Código: F004-P006-GFPI
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identifique y se pueda aplicar cada uno de los elementos del análisis de la información.
B. Con la orientación de su instructor, elabore un esquema pictórico sobre el concepto de documento, sus
clases, tipos, valor y ciclo vital igualmente diseñe un ejemplo explicativo sobre el valor primario y
secundario del documento, teniendo en cuenta su ciclo vital.
C. Elabore un diccionario documental, sobre los términos propios en el trámite y organización documental,
teniendo en cuenta la normatividad vigente. (Ver anexo 1, Vocabulario archivístico).
E. Diseñe un manual que reúna los aspectos más relevantes para la conservación documental.
1. Lee e interpreta la cartilla No. 3 “Elaboración y presentación de las TRD”; resuelve: Comentario [L3]: Ver material de
apoyo.
a. Elabora un mapa mental donde reúnas los aspectos más importantes del documento.
b. Aplica el cuestionario anexo, al área de archivo de una empresa.
2. Después de leer y analizar el documento “Clasificación Documental” elabora la tabla de retención Comentario [L4]: Ver material de
documental para la empresa Aguas Claras. apoyo.
3. Analiza la cartilla No. 4 y 5 “Aplicación de las TRD”; realiza: Comentario [L5]: Ver material de
a. Cuadro sinóptico del contenido. apoyo.
b. Elabora los separadores para cada una de las series y subseries de la empresa Aguas Claras.
c. Agrupe en expediente todos los documentos pertenecientes a una dependencia, teniendo en
cuenta las series y subseries definidas en las TRD.
d. Aplica el Principio de Orden Original armando una carpeta con la serie acta; también elabora su
caja contendora.
e. Identifique el nombre de cada uno de los expedientes, con la siguiente información: Código de
oficina, código de serie y subserie y el nombre del expediente.
4. Identifica y describe los sistemas de ordenación existentes:
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1. Adelante la foliación de cada uno de los expedientes que forman las diversas series y subseries
documentales.
2. Ubique físicamente los expedientes (Carpetas) que conforman cada una de las series y subseries
documentales.
3. Identifique alfanuméricamente cada uno de los archivadores.
4. Levante el inventario documental, diligenciando para tal fin el formato único de Inventario
Documental.
5. Elabora una listado con los documentos de apoyo.
6. Diligencie los rótulos de las carpetas y cajas de archivo.
3.4. Actividades de transferencia del conocimiento.
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a. Identificación de
productores
b. Identificación de
series y subseries.
c. Identificación de
unidades y tipos
documentales.
d. Pasos
metodológicos.
e. Agrupaciones
Documentales.
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GFPI
AMBIENTES DE
Materiales de formación devolutivos: Materiales de formación
(Equipos/Herramientas) (consumibles)
Talento Humano (Instructores) APRENDIZAJE
TIPIFICADOS
ESCENARIO (Aula,
DURACIÓ
ACTIVIDADES DEL
N Laboratorio, taller,
PROYECTO unidad productiva)y
(Horas)
Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad elementos y condiciones
de seguridad industrial,
salud ocupacional y
medio ambiente
Aplicar el manual de
gestión documental.
Conservar y
preservar la
documentación de
acuerdo a las tablas
de retención
documental de las
empresas en el
sector.
Ambiente de Formación de
clase, alterno con ambiente de
Clasificar los Equipos de Material de Instructor Gestión
documentos que 75 horas 30 30 1 Sistemas para investigar,
computo papelería Administrativa
ingresan a la analizar y consolidar la
organización de información.
acuerdo con los
destinatarios y la
estructura orgánica
funcional aplicando
las tablas de
retención
documental
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5. GLOSARIO DE TERMINOS
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora de los documentos donde se reúne la documentación en trámite
o sometida a continua utilización y consulta administrativa por el personal de las oficinas.
Archivo central: Agrupa los documentos transferidos por los diferentes archivos de gestión del organismo, una vez
finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante.
Archivo histórico: Contiene documentación que una vez evaluada se considera de conservación permanente. Ingresa
la documentación preveniente del Archivo Central que a su vez la ha recibido del de gestión.
Carpeta: Conjunto rígido formado por dos cubiertas de cartón unidas por un material flexible y que sirve para la
conservación, y que constituye la unidad de instalación.
Clasificación: Operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la
estructura jerárquica del fondo.
Conservación: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, las posibles alteraciones
físicas en los documentos y, por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido.
Custodia: Responsabilidad jurídica que implica la correcta conservación de los fondos por parte de la institución
archivística.
Descripción: Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de información (catálogo)
para facilitar el conocimiento y la consulta de los fondos documentales y colecciones de los archivos.
Documento: Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en
imagen, recogidas en cualquier soporte material, hasta en soportes informáticos.
Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos, generado orgánicamente y funcionalmente
por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.
Fondo: Conjunto de documentos, de cualquier tipología o soporte, producido orgánicamente y/o reunido y utilizado por
una persona, una familia o un organismo, en el ejercicio de sus actividades y funciones.
Gestión administrativa: Conjunto de actuaciones regladas que realizan las unidades administrativas para ejercer sus
funciones y que pueden ser comunes y específicas.
Inventario: Relación más o menos detallada que describe todas las unidades de un fondo, siguiendo su organización
en series documentales.
Principio de procedencia: Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos producidos
por una institución u organismo no han de mezclarse con los otros.
Registro: Instrumento de control, normalmente bajo forma de volumen que contiene la inscripción, generalmente
numerada en orden cronológico, de informaciones consideradas de suficiente interés.
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6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS
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