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En los últimos años y a nivel mundial, los sistemas workflow han estimulado gran
interés por dos razones principales: una económica y otra tecnológica. La económica se
basa en el reconocimiento por parte de diversos sectores de la economía, que debido a la
globalización de los mercados, el ambiente competitivo de negocios actual necesita la
automatización de todas las actividades y procesos de trabajo, y no solo la automatización
de algunas tareas individuales. La razón tecnológica resulta de la aparición de nuevos
ambientes computacionales, capaces de integrar varias aplicaciones que antes operaban
de manera independiente. Debido a estas razones, las expectativas hacia la adopción de
sistemas workflow son grandes.
Para encarar estos cambios, las organizaciones están adoptando nuevos modelos
de organización social, los cuales les permiten ser mas cooperativas, flexibles y basadas
en el trabajo en equipo. Las organizaciones tienen que ofrecer mejores productos y
servicios a un menor precio, y reducir el tiempo de producción; si ellas quieren mejorar
su relación con los clientes, incrementar la satisfacción de los mismos, así como
incrementar las ganancias. Para encarar los nuevos desafíos y oportunidades las
organizaciones también adoptan nuevas herramientas tecnológicas y sistemas, las cuales
permiten dar con la información necesaria, con calidad, precisión y rapidez.
Sin embargo, aunque todos estos sistemas se montan, en general, sobre paquetes o
herramientas existentes, hay un trabajo importante de definición de los procedimientos y
reglas, así como de integración con las herramientas habituales del cliente, en sus
sistemas informáticos.
En este contexto, los sistemas workflow son una tecnología que ayuda a conseguir
las metas de la empresa, que son la coordinación, comunicación y cooperación entre los
miembros de la organización. Tan lejos como la coordinación es entendida, el workflow
permite la administración de tareas a través de los procesos de negocios, dando la
correcta tarea a la persona correcta, en el momento mas apropiado. En el nivel de la
comunicación, apoya las reuniones o trabajo cooperativo sin presión de tiempo y
espacio. Con respecto a la cooperación, los sistemas workflow permiten que el grupo
trabaje para conseguir la meta organizacional. De esta manera, la conexión entre las
unidades dentro de la misma organización (o aun entre distintas organizaciones) se
vuelve posible, lo cual incrementa la interrelación de las organizaciones y contribuye a
eliminar las islas dentro de la organización. Esta tecnología también permite manejar el
conocimiento y llevar a un aprendizaje organizacional a través de los procesos de
recolección, procesamiento y distribución de la información, y la constitución de una
memoria organizacional.
El software que trae esta nueva forma de trabajar es el software colaborativo. Este
se ha vuelto uno de los facilitadores claves para la reestructura de la empresa como parte
de la reingeniería del proceso de negocio, la mejora continua o los programas de manejo
de la calidad total. La reingeniería es el redesarrollo radical de la forma en que una
empresa opera. Los procesos existentes son desechados y nuevos son creados. Por
procesos de negocios se entiende cualquier conjunto de actividades llevadas a cabo por
personas o máquinas que transforman entradas en salidas en la forma de bienes o
servicios.
De aquí en más se detallará los dos tipos claves de software colaborativo, software
groupware y workflow, y se explica que son ellos, que beneficios ellos dan y como
traerlos a la compañía.
Groupware
Groupware es un software para facilitar la colaboración dentro y entre compañías.
Se extiende un ancho rango de software que facilita a los equipos de trabajo a trabajar
juntos eficientemente. Estos equipos pueden ser equipos cerrados trabajando en el
lanzamiento de un nuevo producto o equipos de dos más libres creados con individuos de
diferentes partes del negocio. Probablemente se esté familiarizado con una de las
funciones groupware a través del uso del correo electrónico donde las personas
intercambian información de una forma no estructurada. También se puede haber oído de
paquetes groupware como Lotus Notes o Microsoft Exchange, pero qué otras funciones
más allá del correo electrónico tienen estos paquetes para ayudar en el trabajo?
Los tipos de funciones groupware provistas para crear, acceder y compartir esta
información incluye:
• correo electrónico
• discusiones grupales
• documentos compartidos para la autoría conjunta de reportes
• software para encuentros electrónicos como video conferencias
• soporte de decisiones grupales
• software para coordinación grupal para manejo de tiempos y arreglo de horarios
Qué es Workflow?
Si la empresa se esfuerza con el procesamiento y rastreo de información como
facturas, ordenes de compra o procesamiento de reclamos de clientes, entonces workflow
puede ayudar. Los sistemas workflow son una clase distinta de software que automatizan
los procesos de negocios proveyendo un esqueleto estructurado para soportar un proceso.
Los sistemas workflow ayudan a manejar los procesos de negocios asegurando que las
tareas son priorizadas para ser llevadas a cabo:
Groupware y Workflow
La confusión abunda cuando se distingue entre groupware y workflow. Esto se
origina ya que workflow es a menudo considerado como una función o subconjunto del
groupware. Esto es verdad en que una simple función workflow como la guía de
formularios comerciales entre el equipo de trabajo puede ser realizado usando groupware.
Sin embargo, un sistema workflow aplicado a una misión crítica como ese usado por un
banco para el proceso de un pedido de préstamo es bastante diferente en la forma que es
diseñado, construido y usado. Por esta razón muchos autores consideran que los dos
deben ser tratados como productos distintos.
Para resumir, los sistemas workflow y groupware son ambos comúnmente usados
para la colaboración. Ellos son mejor considerados como clases separadas de productos
ya que groupware es usualmente usado de una manera ad hoc mientras workflow impone
una forma más estricta, estructurada de trabajo.
Origen y Evolución
Workflow no se originó como un método de trabajo en grupo, sino como una
forma de reducir el tiempo y costo de llevar a cabo los procesos de negocios y asegurar
que las tareas sean llevadas a cabo consistentemente para mejorar la calidad. El
crecimiento en el uso del workflow fue, como en el groupware, soportado por la
introducción de las LAN (redes locales) y el correo electrónico. Las primeras
aproximaciones a la automatización de las tareas de oficina a través del almacenamiento
de copias digitales de documentos como cartas de clientes o facturas condujeron al
desarrollo del workflow. Por ejemplo, compartir el procesamiento de reclamos de seguros
entre un grupo de trabajo es natural una vez que esos reclamos son almacenados en un
formulario digital.
• Procesamiento de imágenes:
• Administración de documentos:
Esta tecnología esta relacionada con la administración del ciclo de vida de los
documentos. Esta incluye facilidades para guardar en un deposito común
aquellos documentos que se comparten, así como también las facilidades para el
acceso o modificación de los mismos mediante un conjunto predefinido de
reglas.
• Procesamiento de Formularios:
• Incremento de la productividad.
• Monitoreo de estado.
• Recursos disponibles.
• Generación de reportes.
• Consistencia y confiabilidad.
• Documentación de procesos.
Hay además muchos aspectos operacionales por los cuales es deseable contar con
una tecnología de Workflow ya que cosas como la secuencia de tareas, quienes la
realizan, mecanismos de control y monitoreo, son implementadas por software de
Workflow. El Workflow pues permite automatizar diferentes aspectos del flujo de la
información: enrutar los trabajos en la secuencia correcta, proveer acceso a datos y
documentos, y manejar ciertos aspectos de la ejecución de un proceso.
• Tareas.
• Personas (Usuarios).
• Roles.
• Rutas.
• Reglas de Transición.
• Datos.
• Eventos.
• Plazos (Deadlines).
• Procesos.
• Políticas.
Tareas
Cada tarea es un conjunto de acciones o actividades manejadas como una sola
unidad. Generalmente son desempeñadas por una única persona dentro de los roles que
pueden realizar dicha tarea. Las tareas surgen del análisis del flujo del trabajo, donde se
define por quienes deben ser ejecutadas.
Personas (Usuarios)
Roles
Cada rol define las distintas competencias potenciales que existen en el sistema.
Se definen independientemente de las personas físicas a las cuales se les van a asignar
dichos roles. Una persona puede tener más de un rol.
Rutas
Una ruta define la secuencia de pasos a seguir por los documentos (o información)
dentro de un sistema de Workflow. La capacidad de rutear las tareas a usuarios remotos u
ocasionales es vital en una aplicación de Workflow. Para asegurar el éxito del flujo de
información y decisiones, todos los miembros del equipo deben ser capaces de tomar
parte en este proceso.
Rutas Fijas: en este caso los documentos siguen siempre el mismo camino. Se
define de antemano cual es la próxima etapa a seguir.
Rutas Condicionales: el camino a seguir depende de la evaluación de
condiciones. Estas decisiones se toman en el mismo momento que se pasa por el
punto donde hay que evaluar las condiciones.
Rutas Ad-Hoc: en este caso el usuario elige explícitamente cual es la siguiente
etapa a seguir.
Construcción de Rutas:
AND-Split:
A partir de un lugar fuente, los documentos son distribuidos hacia varios destinos
simultáneamente.
DESTINO 1
DESTINO 2
ORIGEN
DESTINO N
AND-Join:
ORIGEN 1
ORIGEN 2 DESTINO
ORIGEN N
OR-Split:
A partir de un lugar origen, los documentos toman un destino entre varios posibles.
DESTINO 1
DESTINO 2
ORIGEN
DESTINO N
OR-Join:
ORIGEN 2 DESTINO
ORIGEN N
Loop:
En este caso se forma un circuito cerrado dentro del camino que recorren los
documentos.
Reglas de Transición
Son reglas lógicas que determinan la navegación del documento dentro del
sistema. Expresan que acción se va a tomar dependiendo del valor de expresiones lógicas.
La definición de las reglas puede ser muy complicada, con múltiples opciones,
variaciones, y excepciones. Un ejemplo sencillo podría ser el siguiente: Un cliente
solicita un préstamo por US$ 1.000.-, entonces la siguiente regla expresa el camino a
seguir sobre la base de la solicitud: “SI la cantidad solicitada es mayor que el tope del
cliente ENTONCES enviar la solicitud al supervisor del área, SINO, entregar el dinero”.
La regla anterior muestra, de manera sencilla, el tipo de reglas que comúnmente se
expresan.
Datos
Los datos son los documentos, archivos, imágenes, registros de la Base de Datos,
y otros utilizados como información para llevar a cabo el trabajo.
Datos de Control: son los datos internos manejados por la lógica del sistema de
Workflow.
Datos Relevantes: son aquellos datos utilizados para determinar el ruteo de las
distintas tareas del sistema.
Datos de la Aplicación: estos datos son específicos de la aplicación, no son
accedidos por la lógica del Workflow.
La noción de documento como recipiente de información que se transmite de una
tarea a otra, es muy utilizada. Por esto, cuando se haga referencia a datos manejados por
el sistema, serán nombrados como documentos.
Eventos
Plazos (Deadlines)
Puede verse a los plazos como los tiempos que se le asignan a ciertos elementos.
Ejemplos de plazos pueden ser: el tiempo máximo que se le asigna a una tarea para que
sea terminada; el tiempo máximo para recorrer una ruta; terminar una tarea antes de cierta
fecha; terminar el recorrido de una ruta antes de cierta fecha; y así se podría seguir.
A los plazos puede asignárseles eventos, de forma tal de que cuando venza
determinado plazo se disparen ciertos eventos asignados por el usuario, o programados
para que se disparen automáticamente.
Procesos
Anteriormente se definió lo que son los procesos de negocios, pero cabe acotar
que estos procesos son tan variados y personalizados, como la gente que toma parte en
ellos.
Políticas
Las políticas son una manera formal de expresar sentencias de cómo serán
manejados ciertos procesos. Por ejemplo, todas las empresas tienen políticas de licencias
vacacionales y beneficios para sus empleados, y podrían definir además como se
manejarán los distintos procesos de empresa que la componen.
Ejemplo:
Las tareas son las que están representadas por rectángulos con una descripción
asociada dentro de los rectángulos. El diagrama está dividido en tres partes, cada una de
las partes identifica las tareas realizadas por el rol que corresponde. Los roles que se
identifican son: el empleado de atención al público, la sección de ventas y el empacador.
Observar que el rol de empacador puede asociarse a una persona en particular y que el rol
de sección de ventas no necesariamente identifica a una persona.
NO
Solicitar
Producto al
Proveedor
Rechazar la Tiene
Orden de dicho
Compra NO Producto?
SI
Abastecerse
del
producto
Alternativas de arquitectura.
En un producto de software de Workflow genérico se identifican una serie de
componentes e interfaces. La implementación de esta estructura puede ser realizada de
varias formas diferentes entre sí. Este es un punto de desencuentro de los productos
existentes.
5.3.1 Componentes
INTERPRETADA
Definición de Roles POR REFERENCIA
Datos de Control
PODRIA MANTIENE
USAR Engine(s)
Aplicaciones
Workflow
Enactment
Service
USA DATOS
Datos relacionados
Worklist
Manejador UTILIZA
SUPERVISOR de Worklist
INVOCA Aplicaciones
Interfase con
el Usuario
Todas estas tareas son hechas por uno o más motores de Workflow
(engines), los cuales manejan la ejecución de las distintas instancias de varios
procesos.
• Manejador de Worklist
Aplicaciones
Definición
(Locales o
de procesos
Remotas)
MODELO MODELO
CENTRALIZADO DISTRIBUIDO
SUPERVISOR
Control Engine
Control de Datos (motor)
Engine
de Datos Workflow
(motor)
Workflow Engine
(motor)
Aplicaciones
(Locales o
Remotas)
API
Aplicación Aplicación Aplicación Aplicación
Cliente Cliente Cliente Cliente
El Modelo de Workflow.
INTERFASE 1
INTERFASE 4
Workflow API y Formatos para el Intercambio
Otros Workflow
INTERFASE 5 Workflow Enactment Service Enactment Services
Herraminetas para la
Administración y Motor(es) de Motor(es) de
Monitoreo Workflow Workflow
INTERFASE 2 INTERFASE 3
La interacción del Enactment Service con los recursos externos se da por una de
las dos interfases siguientes:
SUSPENDIDO TERMINADO
TERMINAR
RECOMENZAR ABORTAR
ITERAR A TRAVES
DE TODAS LAS
SUSPENDER
ACTIVIDADES
ACTIVAS
COMENZAR
INICIAR
INICIADO CORRIENDO ACTIVO
RECOMENZAR
(1 O MAS INSTANCIAS
DE ACTIVIDADES)
COMPLETO
• Iniciado: Ha sido creada una instancia del proceso, pero no se han dado las
condiciones para su comienzo.
• Corriendo: Se comenzó la ejecución del proceso, y cualquiera de sus actividades
podría comenzar.
• Activo: Una o más actividades del proceso comenzaron.
• Suspendido: Se suspende la ejecución del proceso.
• Completado: El proceso culminó, se realizan las acciones programadas
(auditoria) y luego se elimina la instancia del proceso.
• Terminado: No se pudo terminar normalmente la ejecución del proceso.
Cuando se crea una instancia de un proceso, se crean a su vez instancias para las
actividades que forman parte de ese proceso.
SUSPENDIDO
SUSPENDER
INICIAR
INACTIVO ACTIVO COMPLETADO