Identificación de los problemas, oportunidades y objetivos.

Antecedentes

Soluciones Integrales S.A. de C.V. es una empresa que brinda servicios para la gestión de
cobros para diversas empresas, trabajando para empresas importantes del país, en el cual
lleva el control de sus clientes haciendo la recuperación de sus activos.

La empresa cuenta con una sucursal con la cumple con las necesidades de los clientes, esta
cuenta con un alrededor de 26 empleados los cuales se encargan de gestionar las llamadas.

Situación actual.

Actualmente la empresa cuenta con un sistema de gestión de cobros local en la cual esta
almacenada la información de los clientes en un servidor el cual trabaja a un 70% de su
capacidad, cuenta con un total de 20 computadoras para los empleados y 2 computadoras
para los supervisores, en la cual supervisores pueden llevar control sobre las llamadas que
los empleados realizan.

Se cuenta con un sistema de gestión de cobros que cumple con las condiciones mínimas
para poder realizar el trabajo, pero no cumple con todos los requerimientos necesarios para
llevar a cabo la gestión de cobros de manera adecuada para facilitar la realización de esta.
La cual no cuenta con todo la información necesaria para que el usuario lleve de manera
más eficiente la gestión, ya que la información no es llevada de forma estandarizada,
muchas veces hay que buscar y comprobar que la información este actualizada esto
conlleva a una pérdida de tiempo por parte del usuario y la incomodidad del cliente.

La red en la que se encuentra el sistema es para un total de 22 computadoras y un servidor

el cual presenta fallas de estabilidad, cuando el sistema falla no hay un responsable que
puede dar una solución en corto tiempo ya que no cuenta con personal capacitado que lleve
un mantenimiento y soporte del sistema por lo que es necesario llamar a un agente externo
el cual tarda generalmente varias horas para que llegue y dar solución al problema

Actualmente se cuenta con un sistema de gestión de cobros, el cual no cumple con todos
los requerimientos necesarios para llevar acabo la tarea de cobranza de manera adecuada,
debido a la falta de información precisa para el usuario y con ello presentársela al cliente.
El sistema no es estable y no hay nadie responsable que pueda dar una solución en un corto
tiempo.
El sistema de para los supervisores no lleva el control de llamadas en tiempo real, suele
caerse y las llamadas realizadas en ese momento no queda registrada de manera adecuada
generando peleas entre los usuarios y los jefes al finalizar un periodo de trabajo.

Requerimientos

 La empresa necesita información ordenada, actualizada, precisa para el usuario y el

cliente en tiempo real.

 Estabilidad en el sistema, es necesario que el sistema no falle, o la creación de un

registro de llamadas aparte como contingencia.

 Seguridad del sistema, la información debe estar segura en todo momento.

 Validar la información que se introduce para reducir los errores humanos.

 Generación de visita de forma automática por medio del NIU o números de

referencia (generar información del cliente en un documento).

 Presentación de promesas de pago y resultados de pagos.

 Mas interactivo, sistema más amigable con el cliente.

 Documentación del sistema en caso de fallos, documentación para los usuarios.

Con este se busca llevar un control estándar para todas las gestiones de cobro de manera
ordenada en la cual toda la información esté disponible cuando sea requerida por el usuario
con una fiabilidad garantizada, la generación de reportes con la información de los clientes
con todos los pagos realizados por estos y un sistema que genere una mejor experiencia
para los usuarios. Con este se espera optimizar las horas laborales generando aun mayor
ingreso y mejorando la calidad de trabajo para los empleados.

Determinación de los requerimientos de información del factor

humano

Viabilidad económica.
Se requerirán 30 días para la realización de los análisis pertinentes como la realización de
esquemas de cómo trabaja el software, entrevistas a los usuarios en la que se busca
recolectar información de los empleados en la cual se notificara con tiempo anticipado
cuando se realizara y la razón de esta, lo que dará una idea sobre la funcionabilidad del
sistema, los recursos necesarios, la seguridad, las medidas que se deben tomar para mejorar
la eficiencia, tiempo de fallas, etc. Con lo que se espera conocer a detalle sobre las funciones
del sistema actual, el entorno de trabajo y como se realizan los procesos

El costo estimado en el hardware requerido es alrededor de los $5,500.00 con un sistema

redundante y mantenimiento de garantía extendida, con lo que se espera llevar con mayor
seguridad toda la información ya que se espera tener un control de reportes por usuario lo
cual aumenta el espacio requerido para el almacenamiento de toda información y un costo
estimado de $10,000.00 para el desarrollo del software, tomando en cuenta el tiempo
requerido por el equipo de análisis del sistema. Con lo cual se espera tener escalabilidad y
un tiempo de vida estimado de 10 años

Viabilidad operacional.

Se contara con un equipo de trabajo de 4 personas los cuales son necesarios para la
realización de tareas de análisis, entrevistas, diseño y creación del software. Se espera que
la propuesta sea viable ya que el personal ha exigido un cambio y a presentado sus quejas
sobre el modo de operación del sistema actual con que trabajan y sus constantes fallas.

Viabilidad Técnica.

Se espera hacer una actualización del hardware del lado del servidor para que cumpla con
las especificaciones, ya que el servidor con que cuenta está trabajando casi a su máxima
capacidad de almacenamiento y no cuenta con un sistema de gestión de riesgos(back up) o
un sistema redundante para evitar la pérdida de la información. En la empresa no se posee
personal que tenga la capacidad técnica la cual puede llevar un control de los back up que
se realizan, se llama a un agente externo para que se realicen back up periódicos pero no
de manera adecuada. Será necesario tener un responsable en el área de gestión de riesgos
del sistema que le dé adecuado mantenimiento y soporte para los usuarios.

Determinación de las necesidades de hardware y software.