Analisis y solución del caso empresarial 8

Emerson Cifuentes, Esteban Cifuentes, Julián Manrique, Daniela Murillo y Laura Vega

Universidad Industrial de Santander

Junio 12 del 2017

Nota

Dirección Empresarial I, Profesora: Diana Patricia Barrenche, Escuela De Ingeniería

Mecánica Y Escuela de Ingeniería Civil, Universidad Industrial de Santander.

La correspondencia relacionada con este documento deberá ser enviada a

estebann951@hotmail.com, Julianm9506@email.com, inad2696@hotmail.com,

laracaro95@gamil.com
 Tabla de contenido
Introducción ...................................................................................................................................... 1

Objetivos ............................................................................................................................................. 4

General ............................................................................................................................................................ 4

Específicos ..................................................................................................................................................... 4

Caso de estudio “El gerente ocupado”....................................................................................... 5

Descripción del problema ............................................................................................................. 8

Causas del problema ..................................................................................................................... 10

Desde la planeación y control .............................................................................................................. 10

Desde la organización: ........................................................................................................................... 11

Desde la dirección:................................................................................................................................... 11

Alternativas de solución del problema .................................................................................. 12

Políticas de desarrollo ........................................................................................................................................ 12

Política de talento humano ............................................................................................................................... 13

Política de control ................................................................................................................................................. 13

Seminarios: .............................................................................................................................................................. 16

Cursos: ....................................................................................................................................................................... 16

Talleres: .................................................................................................................................................................... 16

Especializaciones: ................................................................................................................................................. 17

Diplomados: ............................................................................................................................................................ 17

Bibliografía ....................................................................................................................................... 18
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Introducción

El proceso administrativo tuvo su origen en la teoría clásica de la administración, y tuvo como

pionero a Henry Fayol, quien hizo grandes aporte a los diferentes niveles administrativos; este

personaje fue una de las primeras personas en escribir un libro específico sobre administración y

se se considera como el padre de la Teoría Clásica.

Básicamente el proceso administrativo que forma parte de toda empresa, consta de las

distintas tareas que tienen que realizarse para mantener su orden y generar un crecimiento de la

misma, además en este proceso se debe realizar una sectorización de los trabajos en distintas

áreas especializadas para lograr que cada una de ellas no funcione como entes autónomos, sino

que se realicen en acciones conjuntas que permitan alcanzar el cumplimiento de un objetivo

administrativo propuesto justamente por la administración misma.



En el estudio de la administración, se han identificado 5 funciones administrativas:

Planeación, Organización, Integración de personal, Dirección y Control; la implementación de

estas permiten ser una guía para formar, mantener, y solucionar problemas en las empresas, con

el fin de que estas crezcan y se mantengan de manera efectiva cumpliendo por completo sus

objetivos tanto sociales como económicos.

La Planeación, como primer paso del proceso administrativo, es la que da una visualización

hacia el futuro y traza el programa de acción a tomar. En esta etapa siempre se deben fijar unas
 2

metas y unos objetivos claros, no se debe descuidar el entorno, la competencia y se debe conocer

las exigencias de los clientes a los que se les ofrecerá el producto o servicio.

La organización, tiene como función principal disponer y coordinar todos los recursos

disponibles como lo son los humanos, materiales y los financieros. La organización responde a

la pregunta: ¿Cómo se va a hacer lo planeado? Y establece la estructura, sistematización y

jerarquía de la organización.

En la Integración de personal, se articulan los elementos humanos y materiales que la

organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un

organismo social. Se selecciona al personal competente para los puestos de la organización,

reúne todos los elementos materiales, económicos, técnicos y humanos necesarios para alcanzar

los objetivos planteados.

En la Dirección se da la ejecución e los planes a través de la estructura organizacional

mediantes lo esfuerzos del grupos social a través de la comunicación, motivación y la

supervisión. Por último, el Control como última etapa del proceso administrativo, hace la

evaluación y medición de la ejecución de los planes con el fin de detectar y proveer desviaciones

para estableces las medidas correctivas necesarias para que la empresa se dirija al cumplimiento

de sus objetivos establecidos en la planeación.

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En el presente trabajo se realizara el estudio de un caso empresarial donde se identificará el

problema, sus causas y establecerá una respectiva solución para los problemas encontrados en el

caso, el objetivo es aplicar los conceptos adquiridos durante la asignatura de dirección

empresarial I, relacionado con el tema de las funciones administrativas (Planeación,

organización, integración de personal, dirección y control).

Para la presentación del caso se sustentara a la clase implementando como material

interactivo un video que informara sobre el caso y su respectiva solución.

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Objetivos

General

Estudiar el caso empresarial de “El gerente ocupado” para dar una solución viable basada en

los conocimientos adquiridos sobre las funciones administrativas.

Específicos

 Identificar los problemas y causas del caso.

 Plantear una solución que ayude a superar las dificultades que se presentan en la

empresa y permita su buen funcionamiento.

 Realizar un video interactivo, el cual presente el caso y donde se pueda observar los

problemas que este presenta.

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Caso de estudio “El gerente ocupado”

El Sr. Pablo Jaimes, Presidente de la compañía manufacturera la Unión de Piedecuesta, llegó

a su escritorio y encontró una fila de papeles encima, aunque recordaba que se había puesto al

día la noche anterior antes de haberse ido a casa.

Le preguntó a su secretaria que contenían esos papeles. Ella le informó que habían llegado en

el correo en el final del día anterior y que eran requisiciones y papeles por autorizar de la planta

de Barranca. Ya que ella las había leído, Jaimes le pidió que le dijera brevemente lo que contenía

cada petición. Él pensó que podía ahorrar tiempo al hacer esto. La conversación se inició como

sigue:

Secretaria: Una petición de la compra de una y media hectárea de terreno junto a la planta de

Barranca, por valor de trece millones y medio millones de pesos, como se discutió cuando Usted

estuvo en Barranca.

Jaimes: Esta bien, la firmaré

Secretaria: Se pide aprobación de la compra de un computador adicional de $2.000.000

Jaimes: No sé nada sobre esto, por favor pregunte para que se necesita, y si la necesita porque

no quieren comprar uno usado.

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Secretaria: Una requisición para un letrero nuevo a la entrada de la planta por valor de

$250.000

Jaimes: Muy bien la firmare.

Secretaria: Petición de un donativo al círculo político local, por valor de $30.000

Jaimes: ¿porque no? ¡La firmare!

Secretaria: Una petición para que la compañía contribuya $50.000 a los gastos de la liga de

bolos de los empleados de la compañía.

Jaimes: ¡Absolutamente no! Consígame más información sobre esto.

Secretaria: Se necesita pintar las oficinas y el estimado del contratista es de $200.000

Jaimes: no contestó, pero firmó el papel

Secretaria: Piden la aprobación para la compra de papelería y tarjetas de reloj

Otra vez, Jaimes firmó sin preguntar

Después de más de una hora Jaimes había acabado, y ya le habían puesto el correo de la

mañana sobre su escritorio.

Mientras lo leía recibió numerosas llamadas y además tenía cinco personas en la antesala

esperándolo. Mientras leía su secretaria le informo que el superintendente de la planta tenía un

problema y que deseaba verlo en el ala norte. Jaimes dejó su escritorio de inmediato y regresó

media hora después, preguntándose si el superintendente no habría podido resolver el problema

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por sí mismo. Todo el día se le fueron acumulando asuntos, no importando cuantas decisiones

tomara o cuantos problemas resolviera. En la noche de camino a casa Jaimes se preguntaba “por

qué estaré tan terriblemente ocupado, ¿y sin embargo al terminar el día no sé en qué se me ha ido

el tiempo? El día se me pasa rápido y se logra muy poco. Y todavía hay gente que piensa que ser

presidente de una Empresa es un trabajo ligero".

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Descripción del problema

En la empresa se observa una centralización de la autoridad y en la toma de decisiones,

generando que el presidente de la empresa (quien tiene la mayor parte de funciones a su cargo)

sufra una sobrecarga laboral; la principal consecuencia de esta centralización es que el presidente

no tiene el tiempo suficiente para ejercer correctamente su función dentro de su lugar de trabajo,

esto se evidencia, en su obligatoria participación en cualquier actividad, como fue el caso del

superintendente de la planta. La falta de personal capacitado o de poca comunicación en las

funciones de cada trabajador traduce en la empresa una gestión ineficiente para la solución de

situaciones que suceden en los diversos departamentos. Puede que exista un delegación de

autoridad para la toma decisiones de la empresa dentro de los departamentos existentes, pero la

mayor parte de los fracasos y poca efectividad en la delegación de autoridad es la ineptitud,

incapacidad y poco disposición de los empleados. 
(Koontz, Weihrich y Cannice, 2014, p.271)

Otro aspecto que se pudo observar y que evidencia la centralización de la autoridad de la

empresa, es que el presidente que ejerce su trabajo en la planta de Piedecuesta, atiende todos los

asuntos referentes a la planta que esta ubicada en Barranca; esto es un método ineficiente de

toma de decisiones, puede que existan departamentos, pero si la gerencia no tiene autoridad de

toma decisiones, estos no tendrán la capacidad de solucionar los problemas que se les presente.

Por ello la falta de descentralización es un problema que afecta a todas las áreas de la

administración y al crecimiento de la empresa.

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Una política de descentralización afecta todas las áreas de la administración y puede

considerarse como un elemento esencial del sistema gerencial; de hecho, sin ella los gerentes no

podrían utilizar su discreción para administrar las siempre cambiantes situaciones que enfrentan.


(Koontz et al., 2014, p.270)

Además se aprecia que la empresa del Sr. Pablo Jaimes no tiene una buena estructura

organizacional ya que las tareas diarias no son completadas eficientemente, como es el caso de

las personas en espera por la atención del presidente, quienes, por falta de tiempo no se les

atiende como es debido; algo que también se pudo observar es el uso de intermediarios para

agilizar el proceso de decisión, la secretaria realiza un trabajo que no le corresponde, el hecho de

que ella lea el correo del presidente y que al día siguiente esta información le llegue al mismo de

manera verbal y con poca profundización, puede conllevar a un problema, una

posible ineficiencia en el mensaje transmitido, afectando su correcta interpretación

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Causas del problema

Las posibles causas del problema descrito pueden deberse a que:

Desde la planeación y control

Una principal causa de un mal proceso de administración dentro de una organización, es la

falta de planeación. En el caso se pudo observar que existe poca claridad de la misión de cada

una de las dependencias de la empresa, razón por lo cual sus empleados no tienen el

conocimiento suficiente de sus funciones, tampoco poseen estrategias que les permitan resolver

los inconvenientes que se presentan en las plantas de producción y unas políticas correctas para

filtrar las decisiones que le competen al presidente, el presidente por la falta de planeación posee

una sobrecarga laborar y esto genera un poco eficiencia en el proceso diario de la empresa.

“La planeación y el control, son inseparables; cualquier intento por controlar sin una buena

planeación no tiene sentido, pues no hay forma de que las personas sepan si van en la dirección

que quieren” (Koontz et al., 2014, p.136), por esto, cuando se habla de falta de planeación

también se debe identificar las fallas de la organización en su control, la ausencia de un control

permite que la empresa no observe u identifique los problemas y las acciones que no se están

realizando correctamente, este hecho, permite identificar que hay una falta de estándares que

permita la comparación del desempeño de la empresa con lo esperado.

 11

Desde la organización:

Como se ha mencionado anteriormente el presidente tiene a su cargo demasiadas tareas, lo

cual le impide desarrollarlas correctamente, la falta de delegación de autoridad y distribución de

funciones en el personal es la principal causa de la mayoría de los problemas de la empresa ya

que hace que toda la responsabilidad recaiga en una sola persona.

Desde la dirección:

Se tiene un aprovechamiento inadecuado de los recursos humanos, no se tiene una

distribución de las funciones que realiza la gerencia, además de esto el personal no está

capacitado para resolver las situaciones que se presentan bajo su cargo, como es el caso del

superintendente de producción.

Otra causa presente es la falta de liderazgo por parte de el presidente, este no es capaz de

hacer un uso correcto del poder que tiene, le falta iniciativa y decisión para ejercer una mayor

influencia y control en sus empleados, además de no buscar cambios para la resolución de los

problemas. “Los líderes actúan para ayudar a que un grupo alcance los objetivos a partir de la

aplicación máxima de sus capacidades.” (Koontz et al., 2014, p.442), por ello la falta del

liderazgo del presidente no esta permitiendo que el equipo que maneja trabaje de manera

efectiva.
 12

Alternativas de solución del problema

La propuesta de solución para los inconvenientes de la empresa del señor Pablo Jaimes se

estructura en varios ítems o iniciativas, la primera y más general compete a la formulación de

unas políticas claras y específicas, esto con el ánimo de delimitar en la toma de decisiones las

cuestiones primordiales y las innecesarias que no constituyen elementos claves para el desarrollo

de la empresa.

Las políticas definen un área dentro de la cual debe tomarse una decisión y aseguran que ésta

sea consistente con un objetivo y contribuya a su logro. Las políticas ayudan a solucionar

problemas antes de que se vuelvan serios, hacen innecesario analizar la misma situación cada vez

que se presenta y unifican otros planes, lo que si bien permite que los gerentes deleguen

autoridad, sea con el control sobre lo que hacen sus subordinados. (Koontz et al., 2014, p.139),

Por esta razón se brindarán ciertas recomendaciones de ejemplos de políticas que podrán

implementarse en la compañía, como marco de referencia se tomaron en cuenta varios de los

factores que presentó el gerente, como la falta de objetividad e información para algunas

propuestas e inconvenientes de competencia, con algunos subalternos; como ejemplo tendríamos

unas políticas de desarrollo, de talento humano y de control encaminadas en los siguientes

principios.

Políticas de desarrollo

1. La empresa manufacturera la Unión de Piedecuesta apoyara a sus departamentos y

trabajadores a formular acciones y propuestas que suplan las necesidades de la empresa,

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analizándolas bajo los argumentos respectivos presentados y los conceptos de eficiencia y

economía más propicios para la compañía.

2. La empresa apoyará propuestas, iniciativas o entes externos que puedan ser

beneficiosos o de apoyo apreciable para las actividades que envuelve la manufactura en la

compañía.

Política de talento humano

1. La gerencia de Unión de Piedecuesta se basa en el desarrollo de competencias y la

contribución del desarrollo humano, por esto razón la compañía buscará incentivar y apoyar el

crecimiento de sus empleados bajo acciones de capacitación y el fomento de un espacio social y

de trabajo específico para el mayor rendimiento de lo que compete dentro de la compañía.

Política de control

1. La empresa Unión de Piedecuesta buscará implementar diferentes acciones de control

que puedan medir la competencia y confiabilidad de los trabajadores y departamentos de la

misma, basados en el cumplimiento de metas, objetivos y responsabilidades que estos puedan

presentar; de igual forma se adoptará una mejora permanente de estas acciones en base a las

necesidades empresariales y los requerimientos normativos asociados.

En segunda instancia el director Pablo deberá implementar una estructura organizacional

enfocada al funcionamiento armónico de los departamentos, con el fin de estructurar las

funciones y limitaciones claras de los mismos, además de establecer una descentralización de la

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autoridad que permita que el presidente no tenga tatas actividades como funciones principales;

para el incentivo de esto se recomienda suministrar a las diferentes sedes y empleados un

organigrama que informe la persona responsable de recibir y decidir las cuestiones que por

ejemplo le competen a la sede de Barranca, evitando así una sobrecarga de decisiones por parte

del director general en la sede principal. Para este caso se hace necesario que el director tome la

vocería de delegar las personas indicadas y competentes para la responsabilidad y control de los

diferentes departamentos o grupos.

Figura 2. Organigrama sugerido con base a una departamentalización de tipo geográfico.

Como se puede observar en la Figura 2 se propone la delegación de las funciones referentes

al área administrativas, como son compras, finanzas, personal y marketing, con el fin de que el

presidente se encargue únicamente de las labores que le competen realmente, como líder de la

empresa, para ello cuenta con una secretaria para la recepción de solicitudes, papeleo y

encargarse de organizar la agenda del presidente, además de la implementación de un asesor

general, al cual le compete aconsejar al Sr. Pablo con el fin de construir estrategias y analizar el
 15

camino a seguir a medida que crece la organización, se delegaron las labores de estudiar compras

y el estudio de las finanzas de la empresa, con el fin de que el presidente solo deba estudiar los

presupuestos y dar su aprobación a aquello que sea completamente necesario, como sería el caso

de la compra de un futuro terreno. Se decide además optar por un modelo de

departamentalización por territorio, debido a la forma como se encuentra distribuido, con el fin

de facilitar la gestión de las plantas de producción, para esto se propone asignar a cada

superintendente la autoridad para dirigir la planta, con la ayuda de personal de staff, que reciba

asesoría para que se dé una gestión apropiada y puedan tomar decisiones que permitan el

funcionamiento correcto de cada una de las sedes.

De manera siguiente se hace necesario que en el personal ya instaurado en la empresa se le

realice un programa de capacitación y acompañamiento y así evitar que se presenten situaciones

similares a la del superintendente:

Se educara por medio de una capacitación en el trabajo al empleado, puede ser por medio de

talleres o incluso una inducción con el fin de que adquiera o desarrolle los conocimientos y las

habilidades específicas relativas al trabajo y modifique sus actitudes frente a los aspectos de la

organización, el puesto o el ambiente laboral, además se le enseñara un conjunto de métodos,

técnicas y recursos para el desarrollo de los planes y la implantación de las nuevas políticas de la

empresa; esta capacitación constituirá un factor importante en el buen desempeño del trabajador

teniendo como objetivo que este brinde el mejor aporte en el puesto asignado, y que busque un

proceso de desarrollo constante para la eficiencia y una mayor productividad las actividades, así

mismo contribuye a elevar el rendimiento, la moral y el ingenio creativo de los empleados.

 16

Existen varias herramientas de capacitación unos ejemplos de ellas son:

Seminarios:

El Seminario, es una reunión especializada que tiene naturaleza técnica y académica cuyo

objeto es realizar un estudio profundo de determinada materia, con un tratamiento que requiere

una interactividad entre los participantes. El seminario es fundamentalmente una práctica.

Generalmente, se ofertan por la modalidad presencial. La duración máxima de los mismos es de

24 (veinticuatro) horas.

Cursos:

Un Curso, es un conjunto de tópicos sobre un mismo tema, organizados en módulos, que son

para conocer sobre un tema específico. Se imparten por la modalidad virtual o presencial, según

se especifique en cada caso. La duración máxima de los mismos por lo general es de cuarenta

(40) horas.

Talleres:

En el campo de la educación, se habla de Talleres para referirse a una cierta metodología de

enseñanza que combina la teoría y la práctica. Los talleres, se conciben como una realidad

integradora, compleja, reflexiva, en que se unen la teoría y la práctica como fuerza motriz del

proceso pedagógico, orientada a una comunicación constante con la realidad social.

Formaciones:

Una Formación, es un conjunto de tópicos sobre un mismo tema, organizados en Módulos, que

han sido seleccionados para dominar los detalles sobre un tema específico. Se imparten por la
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modalidad virtual o presencial, según se especifique en cada caso. La duración mínima de las

mismas es de sesenta (60) horas.

Especializaciones:

La Especialización, es un conjunto de Cursos sobre un mismo tema general, donde en cada

uno se aborda una parte del mismo y todos tienen relación entre sí, se complementan. Las

Especializaciones, puede ser por la modalidad virtual o presencial, la duración, puede ser de

sesenta a ochenta 60-80 horas. La Especialización no tiene validez curricular, es decir, no es un

grado académico.

Diplomados:

Un Diplomado, es un conjunto de Cursos (normalmente 5-6), donde en cada uno de ellos se

aborda una parte del tema, pero todos tienen relación entre sí y se complementan. La duración,

puede ser de doscientas (200) horas o más. El Diplomado no tiene validez curricular, es decir, no

es un grado académico.
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Bibliografía

Koontz, H, Weihrich, H, Cannice, M(2012),Administración: una perspectiva global y

empresarial,México D.F, México: McGraw Hill/INTERAMERICANA EDITORES S.A.

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