TEMA:

CONCEPTOS BASICOS DE ADMINISTRACION DE PROYECTOS,

CARACTERISTICAS Y ELEMENTOS
MAESTRO: REA

MATERIA: ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Definición de Administración de Proyectos

La administración de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades,

herramientas y técnicas para realizar proyectos efectiva y eficientemente. Es una
capacidad estratégica de las organizaciones, que les permite vincular los
resultados de los proyectos con las metas del negocio y así ser más competitivos
en sus áreas.

Siempre se ha practicado de manera informal, pero a partir del siglo pasado

comenzó a surgir como un distintivo profesional

Los procesos de Administración de Proyectos se clasifican en 5 grupos:

 Inicio

 Planeación

 Ejecución

 Monitoreo y control

 Cierre

El Conocimiento de Administración de proyectos se presenta en 9 áreas:

Integración Alcance Tiempo

Costo Calidad Procuración

Recursos
ComunicacionesRiesgos
Humanos

Por supuesto estas áreas están relacionadas con cualquier gestión, pero la
administración de proyectos tiene enfoque único enmarcado por las metas,
recursos y planeación de cada proyecto. El valor de este enfoque es aprobado por
el rápido y global crecimiento de la Administración de Proyectos.
Principales características de un proyecto

Todos los tipos de proyectos tienen en común una serie de características:

 Cuentan con un propósito.
 Se resumen en objetivos y metas.
 Se han de ajustar a un plazo de tiempo limitado.
 Cuentan con, al menos, una fase de planificación, una de ejecución y una
de entrega.
 Se orientan a la consecución de un resultado.
 Involucran a personas, que actúan en base a distintos roles y
responsabilidades.
 Se ven afectados por la incertidumbre.
 Han de sujetarse a un seguimiento y monitorización para garantizar que el
resultado es el esperado.
 Cada uno es diferente, incluso delos de similares características.
El personal
Cualquier organización que trate de mejorar su productividad de una manera seria
y efectiva debe ocuparse en primer lugar, de los temas relacionados con el
personal, como: la motivación, el equipo de trabajo, la selección y la formación del
mismo. Antes de comenzar con estos temas, es interesante mencionar quienes
son las personas que normalmente toman la decisión de aprobar un proyecto de
software.
Los que proponen el proyecto La revisión de propuestas para proyectos se lleva a
cabo en la mayoría de las organizaciones por los comités directivos. En general
este tipo de comités esta conformado por:
1. Miembros de alto nivel administrativo: como el vicepresidente ejecutivo, o el
vicepresidente de producción.
2. Gerentes departamentales: como gerente de ventas y mercadotecnia o gerente
del departamento de crédito.
3. Gerentes técnicos: como el gerente de investigación y desarrollo o el
coordinador de control de calidad.
4. Grupo de sistemas de información: como el gerente de procesamiento de datos,
o el jefe analista de sistemas.
Es importante notar que este grupo no está dominado por los especialistas en
sistemas de software, que son los que realmente tienen una idea del esfuerzo que
significa la elaboración del proyecto.
El comité recibe las propuestas y las evalúa. La mayor responsabilidad del comité
es tomar una decisión, y con frecuencia ésta requiere de más información que la
contenida en la propuesta. Por consiguiente, a menudo se solicita más información
para reunir elementos suficientes. Las decisiones se toman con base a los costos
del proyecto, su beneficio para la organización y la factibilidad de llevarlos a cabo
dentro de los límites de la tecnología con la que cuenta la empresa.
El proceso de la administración de un proyecto.
La administración de proyectos tiene tres objetivos fundamentales:
• Terminar a tiempo.
• Dentro del presupuesto.
• Cumplir con los requerimientos.
Además, es necesario administrar correctamente todos los factores que
intervienen en el desarrollo de un proyecto, los principales son: cliente, calidad,
recursos, riesgos, comunicaciones, contrato y finanzas.
Para lograr los tres objetivos fundamentales, tomando en cuenta a todos los
factores que intervienen, se ha establecido un proceso de la administración
proyectos [PMI, 2008] el cual consta de las fases o etapas que se ilustran en la
figura 1.4. Como puede observarse, los subprocesos de planeación y ejecución se
retroalimentan mutuamente.
Para la administración correcta es necesario poseer las siguientes habilidades:
• Liderazgo.
• Comunicación.
• Negociación.
• Solución de problemas.
• Capacidad de síntesis para el logro de objetivos.
Además, son necesarios conocimientos técnicos y administrativos que permitan al
administrador manejar las herramientas y técnicas necesarias.
Las fases o etapas permiten dividir el proyecto en subconjuntos lógicos que
facilitan su dirección, planificación y control. El número de fases, la necesidad de
establecerlas y el grado de control aplicado dependen del tamaño, la complejidad
y el impacto potencial del proyecto. Independientemente de la cantidad de fases
que compongan un proyecto, todas ellas poseen características similares. Cuando
las fases son secuenciales, el cierre de una fase termina con la entrega del trabajo
producido para que éste sea la entrada de la siguiente fase. La terminación de
cada fase representa un punto natural para re-evaluar el esfuerzo en curso y, en
caso de ser necesario, para cambiar o terminar el proyecto. Estos puntos se
conocen como salidas de fase, hitos, puertas de fase, puntos de decisión, puertas
de etapa o puntos de cancelación.
El inicio del proyecto incluye la definición de lo se debe lograr con el proyecto,
plantear el alcance y la selección de los miembros iniciales del equipo.

El alcance de un proyecto define el tamaño del proyecto, cuanto tiempo y cuantos

recursos se requieren.
La planeación del proyecto consiste en: perfeccionar el alcance, hacer un listado
de tareas y actividades para lograr las metas, definir una secuencia de
actividades, desarrollar un calendario y elaborar un presupuesto. El plan del
proyecto debe aprobarse según las normas de calidad establecidas antes de
proceder con la siguiente etapa
La ejecución del proyecto incluye: dirigir al equipo, comunicarse con el cliente,
proveedores y demás externos, resolver conflictos y asegurar los recursos
necesarios (dinero, personal, equipo y tiempo).
El cierre del proyecto contempla una serie de actividades, tales como:
• reconocimiento de logros y resultados,
• cierre de las actividades y dispersión del equipo,
• aprendizaje de la experiencia del proyecto,
• revisión del proceso y resultados, redacción del informe final,
• auditorías.

El control se lleva a cabo a lo largo de toda la administración del proyecto, las

actividades que corresponden al control del proyecto son las siguientes:
• Vigilar las desviaciones del plan
• Acciones correctivas.
• Recibir y evaluar cambios solicitados.
• Cambiar calendarios.
• Adaptar recursos.
• Regresar a la etapa de planeación para hacer ajustes.
• Control de costos.
• Control de calidad.
• Informes de resultados.
• Comunicación con los interesados.