9/9/2016 12 Templates for Follow Up Emails After A Meeting, Conference, and More

1 2   T  M P L AT     F O R   F O L LOW

UP MAIL AFTR A

MTING, CONFRNC,

AND MOR

What is strange and uncomfortable, makes our skin crawl all over,
and then gives us some unforeseen bene fi t?
Networking.

Turns out it doesn’t have to e an of those things. We have some insider tips to make

networking less painful and to create real value for our connections so we can develop

meaningful relationships.

Let’s stop the , and start creating conversations that matter  crafting effective follow up

emails. elow, ou’ll find:

ample Follow Up mail uject Lines

3 Tools To Improve Follow Up mails

12 Networking Follow Up mails

Follow Up mail uject Lines

http://www.hubspot.com/sales/follow­up­email­after­meeting­networking 1/18
9/9/2016 12 Templates for Follow Up Emails After A Meeting, Conference, and More

Part one

efore we get into our 12 templates, let's review suject lines.

We've spent some time exploring suject lines that influence people to open. With that data in

mind, elow are some email suject lines that we can use for our next follow up email after a

networking event, usiness meeting, conference, or meeting someone. 

1 2   F o l l o w   U p    m a i l   Te m p l a t e s

Part Two

Use Case: A 楺윏 er A Conference Or Event

 

TEMPLATE 1

http://www.hubspot.com/sales/follow­up­email­after­meeting­networking 2/18
9/9/2016 12 Templates for Follow Up Emails After A Meeting, Conference, and More

We should e useful and add value efore expecting something out of our new connections. Use

this follow up email template after meeting someone to demonstrate that value: 

Have ou tried using [tool] for [goal]?

Hi [First Name],

Glad we got to meet at [event]. I checked out our wesite afterwards and loved our take on

creating high performance teams. Have ou tried using [recommendation]? I use that framework

with m team and it has een incredil successful.

Happ to chat more aout it or send over some templates and examples if ou’re interested.

Again, it was great meeting ou at [Name of Networking vent], and I hope to see ou again

soon.

[ignature]

TEMPLATE 2

Here's another example of a follow up email to send after meeting someone at an event:

This ma help with our Q3 ojectives

Hi [First Name],

It was great meeting at [name of event]. I rememer ou mentioning that ou’re tring to revamp

[project] next quarter, and I thought I would share a ook that I used to exceed m own target

goals  [result]. It’s called [Name of ook], and I just sent ou the Kindle version of it. Hope ou

like it!

Happ to discuss the ook or m own approach if ou’d like. Just let me know!

[ignature]

http://www.hubspot.com/sales/follow­up­email­after­meeting­networking 3/18
9/9/2016 12 Templates for Follow Up Emails After A Meeting, Conference, and More

Use Case: To Ask For A Meeting

 

TEMPLATE 3

Looking to move a relationship along to the point of actuall meeting the person? Perhaps the

following template can help.

F r e e   f o r   c o f f e e?   O n   m e !

He [First Name],

I’m going to e emarrassingl honest: I’ve reall enjoed learning more aout what ou do and

would love the the opportunit to connect over coffee to learn more aout our experience with

[industr or specialt]. I’m currentl doing [role or project] at [Compan Name], and am ver

interested in learning more aout how ou use A/ testing to enhance  [detail mentioned in last

conversation].

I know ou must e ver us, ut thought I’d tr m luck.  Would ou e ale to gra a coffee for

20 minutes this Wednesda or Thursda at [time]? Just let me know!

Thanks,

[ignature]

TEMPLATE 4

Are ou coming from out of town and want to make the most of our visit  meeting with

someone ke in that area? Tr a template like so:

http://www.hubspot.com/sales/follow­up­email­after­meeting­networking 4/18
9/9/2016 12 Templates for Follow Up Emails After A Meeting, Conference, and More

While I'm in the neighorhood..

Hi [First Name],

I’m here in [Cit Name] this week, tring to make good on meetings I’ve missed eing out in [Cit

or tate Name].

I know ou must e us, ut I’ve alwas admired our work in [Descrie role] and appreciated all

ou had to sa when [mention last time ou spoke]. ince then, I’ve made some developments of

m own in this arena.

If ou’re around, I’m flexile to whenever worked in our schedule.

[ignature]

Use Case: Follow Up To The Follow Up

Meeting Request
 

TEMPLATE 5

If we never get a response to our initial meeting request, it’s possile our email just got lost in

individual’s inox. In situations like this, sometimes a “quick reminder” email template is est. 

Did I get lost?

He [First Name],

Just want to follow up in case this email got uried.

[ignature]

http://www.hubspot.com/sales/follow­up­email­after­meeting­networking 5/18
9/9/2016 12 Templates for Follow Up Emails After A Meeting, Conference, and More

This the same approach used in sales called the “uried email.”

asil send personalized email templates like this in Gmail and Outlook with Hupot's free

CRM. 

G E T   E M A I L   T E M P L AT E S   T O O L   

http://www.hubspot.com/sales/follow­up­email­after­meeting­networking 6/18
9/9/2016 12 Templates for Follow Up Emails After A Meeting, Conference, and More

Use Case: To Promote Your Business Or

Service
 

TEMPLATE 6

How we can help ou solve [usiness challenge]

Hi [Name],

Great meeting ou esterda and learning more aout the [Compan Name] stor. I reall admire

how ou rought the team from just 10 emploees to more than 400 [ego stroke].

I’ve een thinking aout our struggle with [usiness challenge] more, and I think we could help

ou solve [prolem]  thinking through [our solution]. There are a ton of companies just like

ours using our new [product] which [value].

Would ou e e ale to hop on a call sometime this week to discuss more? I can also introduce

ou to a few of our customers that were experiencing the same issues with their teams.

Cheers,

[ignature]  

TEMPLATE 7

Check out an additional template from our networking email guide elow: 

G r e a t   m e e t i n g    o u ,   t h o u g h t    o u   m i g h t    e   i n t e r e s t e d   i n   [ Re s o u r c e ]

Hi [First Name],

It was great meeting at the [name of conference or event].

http://www.hubspot.com/sales/follow­up­email­after­meeting­networking 7/18
9/9/2016 12 Templates for Follow Up Emails After A Meeting, Conference, and More

I rememer ou talking aout how ou had a ig [project tpe]project coming up.  I just sent ou

the Kindle version of m favorite randing ook [name of ook].  I hope it is helpful.  

 the wa, have ou ever considered our product for [value of product]?  If so, I’d love an rutal

feedack.  I provided some specific questions elow.

Anthing I can help with?

[ignature]

Use Case: A 楺윏 er A Cold Ask

 

TEMPLATE 8

We all need a little help from our friends. ometimes we need help from those who aren’t friends

too. When we receive no response after sending a cold email asking for a favor, we can send the

following email template:

Yo u   m i g h t   f i n d   t h i s   [ Re s o u r c e ]   v a l u a  l e

Hi [First Name]!

I'm [Your Name] from [Compan Name]. I sent ou an email last week aout [resource] that could

e useful for our readers. I've come across our wesite and it's amazing how much value ou

offer readers looking to learn aout [log content topic].

I thought ou'd e interested in including our resource in our resources round up page ecause

it's different from the other links ou've referenced and ma provide our readers with a different

wa of consuming information aout [topic] -- a more visual medium.

You can take a look at the resource here [insert hperlink].

Let me know if ou decide to share it! I would love our feedack as well. 

http://www.hubspot.com/sales/follow­up­email­after­meeting­networking 8/18
9/9/2016 12 Templates for Follow Up Emails After A Meeting, Conference, and More

Use Case: Thank You Email A 楺윏 er Meeting

 

TEMPLATE 9

In thank ou emails, it’s important to descrie concrete results that our contact helped us

achieve, and express wh that result is meaningful. Man follow up thank ou emails lack

sincerit. The contain plent of “appreciate it” and “grateful” and “thank ou,” ut those words

mean little when we don’t explain the how and wh.

Another rule to live  with the follow up thank ou email: pa it forward. In return for their help,

we can provide something valuale to our contact in the form of an introduction or a relevant

resource to demonstrate our gratitude and that this is not a one-wa relationship.

T h o u g h t    o u   m i g h t   l i ke   t o   m e e t   [ N a m e ]

Hi [Name],

Thank ou so much for meeting with me toda. I reall enjoed our conversation and learning

more aout what ou do at [Compan Name]. I trul appreciated all our advice and tips on how

to reak into [industr].

I actuall just met [name of contact] who runs the [department] team at [Compan Name] and I

think ou two would reall hit it off. he has an interesting perspective that I think ou would find

useful. Can I make an intro?

Thanks again for our time, and good luck with our upcoming feature launch! I hope to sta in

touch and see ou around soon.

est,

[ignature]  

http://www.hubspot.com/sales/follow­up­email­after­meeting­networking 9/18
9/9/2016 12 Templates for Follow Up Emails After A Meeting, Conference, and More

Use Case: Asking For An Introduction

 

TEMPLATE 10

Let’s sa the person we’re networking with is of value ecause of someone else in their network

- specificall, someone we want to know. To get introduced to this valuale contact, it’s often

est to go through a referral introduction through the person we just met. 

Introduction to [Contact Name]?

He [First Name],  

It was fantastic meeting ou last week at [event]. I enjoed our conversation aout [topic

discussed].   

As we were discussing what I’m working on, ou mentioned that ou know [Contact Name] over

at [Compan Name] and how she's an expert in this space. If ou're willing, an introduction to

[Contact Name] would e greatl eneficial and she might e interested in learning more.  

I understand ou might have a lot going on so I attached a short lur elow to make the

introduction as eas as possile. Would ou e ale to take a moment to introduce me?  

Thanks,  

-- Aout [Your Name] & [Your Compan/Product/Project]

[Description to e used in introduction email] 

This template is used  one entrepreneur to ask for 15 introductions a moth.

Use Case: A 楺윏 er Business Meeting

http://www.hubspot.com/sales/follow­up­email­after­meeting­networking 10/18
9/9/2016 12 Templates for Follow Up Emails After A Meeting, Conference, and More

TEMPLATE 11

We dread meetings. And we dread emails. ut meetings are a form of internal networking at our

respective companies.  

ver email we send is a reflection of us, so when we send these follow up emails after a

usiness meeting, we should ensure that the are as useful as possile. Here are a few

templates for an effective follow up email after a usiness meeting:

[ D a t e ]   M e e t i n g   Re c a p

He team,

Thanks for another great meeting toda. Here’s a quick recap of what we talked aout, what we

have to focus on in the coming weeks, and steps we need to take to accomplish our goals.

Ojective: Discuss monthl growth figures to determine wins, losses, and areas to improve

Conversation items:

New channels struggling to maintain retention levels

Missed target: increase upgraded users  7%

Hiring needs: 3 additions to growth team, 7 additions to dev team

Action items:

Restructure support team to improve retention and customer satisfaction [Owner]

Implement A/ testing discussed on premium products [Owner]

egin jo oard posting and internal outreach for open positions [Owner]

Next meeting: Thursda, 8/16 to review learnings from CRM eta

[ignature]

http://www.hubspot.com/sales/follow­up­email­after­meeting­networking 11/18
9/9/2016 12 Templates for Follow Up Emails After A Meeting, Conference, and More

TEMPLATE 12

After a long meeting, it’s often worth making a few notale accomplishments known to all. This

can help keep the team motivated while showing ou care enough to follow up to recognize

their achievements:

Ke e p   i t   u p !

He all,

Incredil excited aout the progress we’ve all made. Wanted to take a moment to recognize a

few ke accomplishments:

[Descrie ke accomplishment and wh it matters.]

[Descrie ke accomplishment and wh it matters.]

In addition, I wanted to recognize some ke plaers into making the aove happen smoothl.

Team Memer Name: [Descrie ke accomplishment and wh it matters.]

Team Memer Name: [Descrie ke accomplishment and wh it matters.]

F o l l o w   U p    m a i l   To o l s

Part Three

http://www.hubspot.com/sales/follow­up­email­after­meeting­networking 12/18
9/9/2016 12 Templates for Follow Up Emails After A Meeting, Conference, and More

ocial Media :

Twitter, Faceook, Quora, Google Plus. All of these are

great resources for ou to research our new contact.

Find a common interest or respond to a question the

asked on Twitter or Quora with our own expertise. Do

our homework.

LinkedIn Compan Pages :

Their compan’s recent updates feed will e useful for

ou to find industr news, events, content, or new

products that ou can reference to get the conversation

started. Insert our own suggestions or feedack on a

log post or a new feature the recentl implemented

on their product. Just e useful!

http://www.hubspot.com/sales/follow­up­email­after­meeting­networking 13/18
9/9/2016 12 Templates for Follow Up Emails After A Meeting, Conference, and More

mail Tracking :

With idekick, ou receive notifications when our

contact opens emails, clicks on links, and opens

resources ou’ve attached. Use this to gain insight into

their engagement with our follow up so ou can etter

understand what our next steps.

Networking just got a lot less scar and a lot more meaningful. 

Meeting important people means little unless we know the right wa to follow up with our

connections and develop a significant relationship. Now that we’ve got that down, let’s look at

how to close deals and land our dream jo with a follow up email. 

http://www.hubspot.com/sales/follow­up­email­after­meeting­networking 14/18
9/9/2016 12 Templates for Follow Up Emails After A Meeting, Conference, and More

36 ales mail

Templates

These templates

have helped sales

reps get in touch

with decision

makers and close

$100,000 deals.

G  T   YO U R

T  M P L AT  

Prospecting Tool Kit

http://www.hubspot.com/sales/follow­up­email­after­meeting­networking 15/18
9/9/2016 12 Templates for Follow Up Emails After A Meeting, Conference, and More

Get the four worksheets that top salespeople use

for the most efficient, effective sales prospecting.

G  T   YO U R   TO O L   K I T

Hupot's Free CRM

Hupot CRM keeps all our contacts in one

centralized, customizale dataase, and it

automaticall logs ever interaction.

G  T   YO U R   F R     C R M

oftware

Le a r n   I n  o u n d

http://www.hubspot.com/sales/follow­up­email­after­meeting­networking 16/18
9/9/2016 12 Templates for Follow Up Emails After A Meeting, Conference, and More

Hupot logs

Careers

Aout

What Is Hupot?

Our tor

xecutive Team

FAQ's

Careers

ales

North America   La t i n   A m e r i c a   United Kingdom   Ireland  

+1.888.482.7768 +1.844.225.8528 +44.20.36847648 +353.1.5187500

German   Australia   ingapore   Request a call

+49.69.299571918 +61.1300.482.7768 +65.3158.3395

upport

Open a support ticket

umit a feature request

Join a local user group

Help & support home

Lo c a t i o n s

View all locations

nglish   Deutsch   日本語   spañol   Português   Français

Copright © 2016 Hupot, Inc.   Legal tuff   Privac Polic   ite Map

http://www.hubspot.com/sales/follow­up­email­after­meeting­networking 17/18
9/9/2016 12 Templates for Follow Up Emails After A Meeting, Conference, and More

http://www.hubspot.com/sales/follow­up­email­after­meeting­networking 18/18