Code of Ethics

Viviendo los valores se
construye el éxito
Nuestro Código de Ética
y Conducta Empresarial
Mensaje de BILL Meaney, Director General
Estimados integrantes de Iron Mountain:
Desde hace más de seis décadas nuestra empresa goza de la confianza de nuestros clientes,
asociados y accionistas debido a nuestro compromiso con una serie de Valores esenciales. Estos
valores guían nuestra conducta y representan los ideales que consideramos más importantes.
Por este motivo hemos ampliado nuestros valores con el objeto de que reflejen el permanente
compromiso de nuestra organización con la seguridad. Lo haremos a través de la adopción de un
nuevo Valor esencial combinado de Seguridad y protección. Hemos combinado intencionadamente
ambos principios para que nos recuerden la importancia de la protección, tanto si se trata de la
protección de nuestro equipo como de la información de nuestros clientes. Aunque la seguridad ha
Nos comprometemos a vivir de acuerdo estado siempre implícita en nuestra cultura, por ser un principio fundamental de nuestros equipos
operativos, en nuestra cultura la seguridad merece el mismo nivel de importancia que la protección.
con nuestros Valores esenciales y los El Código de Ética y Conducta Empresarial de Iron Mountain, Viviendo los valores se construye el éxito,
es una extensión de dichos valores que nos aporta orientación y recursos para ayudarnos a tomar las
decisiones legales y éticas correctas, incluso en las circunstancias más difíciles. Nuestras obligaciones
ponemos en acción todos los días y éticas van más allá de cumplir con las leyes, reglamentos y normas aplicables a nuestras actividades.
Cuando nos enfrentamos a decisiones difíciles buscamos resolverlas de una forma equitativa y honesta
que incorpore nuestros Valores esenciales: Integridad, Seguridad y Protección, Satisfacción total del
dondequiera que estemos presentes. cliente, Sinceridad, Responsabilidad, Orientación a la acción y Trabajo en equipo. Así es como actuamos.
Nuestro Código y nuestros Valores esenciales son elementos fundamentales de la promesa que hacemos
a nuestros clientes, a nuestros inversionistas y el uno al otro.
Nunca debe dudar en comunicar a su supervisor o al Grupo de Privacidad y Cumplimiento

Normativo global cuando considere que no se está cumpliendo nuestro Código o en caso de duda
sobre cómo actuar en una determinada situación. No toleraremos las represalias contra ninguna
persona que plantee estas inquietudes.
Nuestro éxito, así como la reputación individual de cada uno, dependen de que todos
asumamos la responsabilidad de llevar a la práctica el Código. En nombre del Consejo de
Administración y del equipo ejecutivo, les agradezco su dedicación a nuestros Valores
esenciales y su compromiso de cumplir con el Código.
Atentamente,
www.IMEthicsLine.com | 1
ÍNDICE Viviendo los valores se construye el éxito con Nuestra promesa 27
Uso responsable de la tecnología y de los recursos informáticos
Mensaje de Bill Meaney, Director General 1
Evitación de conflictos de intereses
Prevenciónde sobornos y corrupción
Índice 2
Intercambio correcto de regalosy hospitalidad
Nuestros Valores esenciales 5 Cumplimiento de sanciones internacionales y de reglamentos comerciales

Contratación con las entidades gubernamentales
Viviendo los valores se construye el éxito con Nuestro código 6 Compitiendo de la manera correcta
¿Quién debe cumplir con el código? Ventas y marketing con integridad
Responsabilidades especiales de los directivos y líderes Obtención de inteligencia competitiva
Plantee sus inquietudes: Todos tienen voz en Iron Mountain 8 Viviendo los valores se construye el éxito con Nuestras comunidades 47
Tolerancia cero a las represalias Protección del medio ambiente y promoción de la sostenibilidad
Investigaciones y medidas disciplinarias Aportación a nuestras comunidades
La Línea ética de Iron Mountain Respeto de los derechos humanos
Protección de nuestros vehículos e instalaciones
Viviendo los valores se construye el éxito con Nuestra gente 11 Respeto de la privacidad
Promoción de un entorno de trabajo seguro y protegido Uso eficaz y responsable de las redes sociales
Valoración de la inclusión y la diversidad Prevención de uso indebido de información privilegiada
Prevención del acoso y la discriminación Participación en política y asuntos gubernamentales
Protección de nuestra información confidencial y reservada
Gestión adecuada de nuestros registros Viviendo los valores se construye el éxito 64
Mantenimiento y divulgación de registros financieros veraces
Respuestas a consultas de inversionistas, analistas y prensa La Línea ética de Iron Mountain 65
2 | Viviendo los valores se construye el éxito www.IMEthicsLine.com | 3

Nuestros Integridad
Somos siempre honestos y nunca comprometemos nuestros
valores Valores Esenciales.
ESENCIALES Seguridad y Protección

Nos protegemos entre nosotros contra cualquier perjuicio, y protegemos la
información y los activos de nuestros clientes como si fueran nuestros.
Vivir de acuerdo con nuestros valores
Satisfacción Total del Cliente
Cumplimos las expectativas de nuestros clientes cuando ellos lo esperan.
Nuestros Valores esenciales definen el carácter de Sinceridad

nuestra empresa y guían la forma en que los integrantes Nos comunicamos de manera abierta y veraz, constructiva y respetuosa.
de Iron Mountain pensamos y actuamos. Responsabilidad

Asumimos personalmente la responsabilidad de nuestras
acciones, compromisos y resultados.
no solamente
significa cumplir con la ley y proteger a la empresa contra Orientación a la Acción
Estamos alertas a las oportunidades y los problemas, y actuamos
cualquier perjuicio, sino también la manera que tenemos de con sentido de urgencia.
alcanzar el éxito. Trabajo en Equipo
Trabajamos juntos para lograr mucho más que lo que
Nuestra sólida cultura ética y nuestra reputación de conseguiríamos individualmente.
honestidadnos ayudan a atraer y a retener al mejor personal, a

ganarnos la confianza del mercado y a abrirnos nuevas puertas.
Viviendo los valores se construye el Responsabilidades especiales de “Nuestro Código refuerza
los directivos y líderes el compromiso de cada
éxito con nuestro Código integrante de Iron
Mountain con un entorno
Además de conocer el Código y ser ejemplos de nuestros Valores de trabajo ético.
Como integrantes de Iron Mountain contribuimos al esenciales, es importante que promovamos que nuestros equipos hagan Poniendo en práctica
éxito de nuestra empresa actuando de acuerdo con lo mismo. Esto supone: nuestras políticas y
nuestros Valores esenciales y cumpliendo el Código. Debatir acerca del Código y de los Valores esenciales en las reuniones de equipos y las valores empoderamos a
reseñas de rendimiento individuales los empleados para que
Viviendo los valores se construye el éxito, el Código de Ética y Conducta Empresarial de Iron Mountain,
adopten decisiones
Reconocer y premiar actuaciones de liderazgo ético, y destacar cómo estas conductas
presenta orientación y recursos que ayudan a adoptar decisiones legales y éticas, incluso en las están vinculadas a nuestro éxito financiero
correctas. Esa es la
circunstancias más complejas. Aunque es imposible que un único documento contemple todas las
situaciones a las que podemos enfrentarnos en Iron Mountain, el Código aborda muchas de ellas, y Dar el ejemplo a nuestros equipos cursando cuanto antes las actividades de
también indica a quién dirigirnos en caso de necesitar más información o asesoramiento. formación en cumplimiento normativo base de nuestro éxito . ”
¿Quién debe cumplir con el código? Asegurarnos de que nuestros equipos conozcan las diferentes maneras de
comunicar sus inquietudes, y que sepan que no se tolerarán represalias Presidente de Iron Mountain
Todas las personas que realicen actividades para Iron Mountain deben cumplir con el código. Esto incluye a
Internacional
empleados, directivos, agentes e integrantes del Consejo de Administración. Sin excepciones.
Asegurarnos de que los trabajadores que no sean empleados (consultores, trabajadores
temporales y contingentes) actúen de manera coherente con el Código y con nuestros
El Código de Ética y Conducta Empresarial es aplicable a todas las unidades de negocio, personas
Valores esenciales
jurídicas, sociedades mixtas controladas, filiales y asociaciones de Iron Mountain en todo el mundo. Nuestro
Código de conducta para proveedores y nuestros estrictos procesos de contratación contribuyen a asegurar
que proveedores, suministradores, consultores, personal temporal, trabajadores eventuales y toda persona
que preste servicios a Iron Mountain se atengan a nuestras normas de conducta.
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Tolerancia cero a las represalias
Iron Mountain prohíbe estrictamente las represalias. Cualquiera que plantee una inquietud de buena fe
no sufrirá represalias de ningún tipo, incluyendo amenazas, acoso, reducción de horas, despido u otras LÍNEA ÉTICA DE
consecuencias negativas. Las represalias van en contra de nuestros valores esenciales y perjudican la IRON MOUNTAIN
confianza que nos permite triunfar. Iron Mountain considera las represalias como actos graves de
indisciplina, sujetos a medidas disciplinarias que pueden incluir el despido.
Plantee sus inquietudes: Todos tienen 24 horas al día/365 días del año
Investigaciones y medidas disciplinarias www.IMEthicsLine.com

voz en Iron Mountain Todas las denuncias de conducta inapropiada serán investigadas exhaustiva y objetivamente, y a la
mayor brevedad posible. Se mantendrá la confidencialidad en la mayor medida posible.
Si tiene dudas acerca de una situación o considera que no se están respetando nuestros valores, como
No se tolerará ninguna vulneración. Pero si lo hace, la empresa podrá investigar y abordar el problema
integrante de Iron Mountain es su deber comunicarlo
para que no vuelva a suceder.
Denunciar una conducta inapropiada o plantear una inquietud por una situación con la que no se siente
cómodo puede resultar difícil. Pero si lo plantea, la empresa podrá investigar y abordar el problema para Una vez concluida una investigación, Iron Mountain adoptará las medidas disciplinarias pertinentes y
que no vuelva a suceder. realizará los cambios necesarios para evitar que vuelvan a repetirse problemas similares.
Existen diversos modos de plantear un problema o inquietud en materia de ética o cumplimiento.

Podrá comunicarlo a: La Línea ética de Iron Mountain
Su gerente o supervisor La línea ética permite plantear inquietudes de manera confidencial y (donde según las leyes es
posible) en forma anónima. Los integrantes de Iron Mountain pueden contactar a la Línea ética para
Recursos Humanos
realizar una denuncia o para formular preguntas las 24 horas del día de los 365 días del año. Las
El Grupo de Privacidad y Cumplimiento Normativo global
denuncias son recibidas por una empresa independiente, y posteriormente enviadas a Iron Mountain
Seguridad, Riesgos y Protección global para su evaluación, investigación y adopción de medidas adecuadas.
Consejero General de Iron Mountain
Para denunciar por teléfono: Llame al número gratuito correspondiente a su país, que
La Línea ética de Iron Mountain
encontrará en el interior de la contraportada.
Para denunciar por internet: Presente su denuncia visitando: www.IMEthicsLine.com.
NUESTRA GENTE
Favorecemos que todos los Viviendo los valores se construye el éxito con Nuestra gente
NUESTRA GENTE
integrantes de Iron Mountain
alcancen su máximo potencial, no
solamente como individuos sino
también como parte de nuestro
equipo. Cuando nuestra gente
progresa, nuestros clientes se
benefician y nuestra empresa
tiene éxito.
0 | Código de Ética y Conducta Empresarial

VALORES EN
Promoción de un entorno de trabajo Qué implica, cada día
NUESTRA GENTE
En Iron Mountain, la seguridad es innegociable. Velamos por la salud, seguridad y protección de ACCIÓN
CONOZCA EL seguro y protegido todos los que nos rodean no tomando atajos y planteando inmediatamente cualquier inquietud.
NECESITO SABER. Uno de mis
CÓDIGO Mantenimiento de la seguridad física compañeros de trabajo es conductor y
Vivir de acuerdo con nuestros valores Cumpla siempre nuestras políticas y procedimiento, tanto dentro como fuera de las me dijo que sufría de insomnio, por lo
¡La seguridad empieza instalaciones de Iron Mountain.
Nada en Iron Mountain es más importante que
que estaba tomando medicamentos
por USTED! Obedezca todas las normas de tráfico mientras circule. para dormir bajo receta. Observé que se
DETÉNGASE. Preste la nuestra salud, seguridad y protección. Siempre cierre los vehículos con llave, active las alarmas y proteja los equipos de Iron
comportaba con cierta falta de reflejos y
embotamiento en el trabajo.
máxima atención a su trabajo Mountain (como, por ejemplo, computadoras portátiles).
y reduzca al mínimo las Posiblemente sea porque no duerme lo
distracciones. Construyendo el éxito Nunca deje las puertas de nuestras instalaciones abiertas ni permita que nadie le siga al
suficiente o porque el medicamento
entrar a las mismas.
PIENSE. Considere cómo Nos esforzamos para garantizar un entorno de trabajo seguro, protegido y sano para los integrantes de Iron sigue actuando cuando llega a trabajar.
pueden afectar sus acciones a Mountain, sus prestadores de servicios y visitantes. Un empleado sano y seguro es más dedicado, más Cuestione a cualquier persona que se presente en las instalaciones de Iron Mountain sin Me preocupa que pueda provocar un
la seguridad y a la protección lucir una tarjeta de identificación adecuada. accidente. ¿Qué debería hacer?
productivo y más propenso a mantener las altas normas que hemos establecido para nuestras actividades.
de los demás. Participe en todas las actividades de formación en materia de higiene, seguridad y protección.
Aunque las carretillas elevadoras, las trituradoras y la presencia de personal no autorizado en nuestras
ACTÚE. Exprese la Comunique condiciones de inseguridad, lesiones o incidentes de tráfico a un supervisor. QUÉ HACER. Su compañero podría
Orientación a la acción para instalaciones suponen riesgos obvios para nuestro Valor esencial de Seguridad y protección, cuando trabajamos
Asegúrese de que los prestadores de servicios y visitantes conozcan (y cumplan) estar poniendo en peligro su salud y su
reducir o eliminar riesgos. consideramos todas las posibilidades para prevenir, detectar y reducir los riesgos de lesiones y daños. Cada uno
nuestros protocolos de seguridad. seguridad, así como la de los demás.
Plantee sus inquietudes cuando de nosotros es responsable de seguir los procedimientos y de hablar cuando se presenta un riesgo. Ningún
observe algo incorrecto. Haga realidad nuestro Valor esencial
objetivo o parámetro operativo es más importante que la seguridad y protección de un integrante de la empresa. Prevención de la violencia en el entorno de trabajo Sinceridad comunicándole su
Realice comprobaciones de antecedentes de los candidatos a un puesto de trabajo preocupación y sugiriéndole que
y de prestadores de servicios (donde sea lícito hacerlo). solicite ayuda a su supervisor o a
Denuncie toda amenaza de violencia a su supervisor, a Seguridad, Riesgos y Protección Recursos Humanos. Si no lo hace (y si
global; o a la Línea ética de Iron Mountain (incluyendo las amenazas fuera del lugar de la situación persiste), su obligación
trabajo o en redes sociales). será denunciar la situación.
Denuncie la presencia de armas a su supervisor o a Seguridad, Riesgos y Protección global.

Llame a las autoridades locales en caso de peligro inminente y, seguidamente, denuncie la
situación a su supervisor o a Seguridad, Riesgos y Protección global.
Un lugar de trabajo libre de drogas y alcohol

Comunique a su supervisor o a Recursos Humanos si tiene problemas con las drogas o el alcohol.
La empresa tiene recursos para ayudarle.
Venga a trabajar libre de la influencia de cualquier sustancia que pudiera afectar a su buen
juicio o amenazar la seguridad.
Si ve a un compañero de trabajo bajo la influencia de drogas o alcohol en el lugar de
trabajo, comuníquelo. www.IMEthicsLine.com |
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Valoración de la inclusión y la diversidad necesidades de nuestros clientes. Incluir y respetar la diversidad en nuestros debates ayuda a
“ Crear un equipo humano
NUESTRA GENTE
maximizar la aportación de cada empleado, y nos permite adoptar las decisiones correctas la
incluyente y diversificado
primera vez.
es de fundamental
Vivir de acuerdo con nuestros valores importancia para el éxito
Una de nuestras mejores decisiones ha sido promover la Qué implica, cada día
de nuestra empresa.
En Iron Mountain fomentamos un espacio de trabajo creativo en el que valoramos
diversidad de nuestros talentos, orígenes y perspectivas. nuestras diferencias y aprendemos de las mismas. Esto supone: Todos nos beneficiamos
Buscar activamente enfoques y puntos de vista alternativos de contar con empleados
Construyendo el éxito Escuchar respetuosamente la opinión de los demás de diferentes orígenes y
Atraer, desarrollar y empoderar personas con una gran variedad de experiencias, capacidades y puntos de vista Considerar la importancia de la diversidad al contratar personal y crear equipos perspectivas. Al crear un
es un componente fundamental de nuestro éxito. Combinando las características y orígenes singulares de cada Compartir abiertamente los conocimientos con quienes pueden sacar provecho de los mismos entorno propicio y de
uno enriquecemos el lugar de trabajo, resolvemos problemas de manera más creativa y entendemos mejor las confianza, la gente se
siente valorada y
VALORES EN
respetada, e impulsada a
ACCIÓN
expresar sus ideas
NECESITO SABER. A veces siento que no QUÉ HACER. Sí. Ejercite nuestro Valor
puedo aportar todo lo que sería capaz porque
mi supervisor no comparte suficiente
esencial de Sinceridad y háblelo con su
supervisor. Es posible que no se haya dado
libremente .”
información. Me preocupa que no confíe en cuenta de que le trata de manera diferente de
mí. ¿Debería hablarlo con ella? los demás y que no le da la información que Vicepresidente Sénior de
usted necesita para adoptar las mejores
Responsabilidad Corporativa
y Director de Diversidad
decisiones. Los directivos son responsables
de mantener a los empleados informados
acerca de la empresa y sus actividades, y de
fomentar un entorno abierto y de confianza
dentro de sus equipos.
18 | Código de Ética y Conducta Empresarial www.IMEthicsLine.com | 15

CONOZCA EL
Prevención del acoso y la discriminación Qué implica, cada día
NUESTRA GENTE
CÓDIGO
Tenemos el compromiso de mantener un entorno de trabajo libre de acoso y discriminación.
Esto supone:
Vivir de acuerdo con nuestros valores Tratarnos siempre con dignidad y respeto
¿Qué se entiende por
acoso?
Iron Mountain promueve un entorno de trabajo Nunca comportarnos de forma abusiva u ofensiva
Tanto personalmente como por
respetuoso en el que no tienen lugar el acoso ni la Adoptar decisiones en materia de empleo basadas en los méritos, y nunca en sexo, raza,
religión, origen étnico, edad, discapacidad u orientación sexual
Internet, el acoso no es lo que
discriminación. Se trata de una parte fundamental Denunciar inmediatamente todo acto de acoso o discriminación a nuestros
pretendemos con nuestras
palabras o acciones, sino cómo
de cómo llevamos a la práctica nuestro Valor supervisores, a Recursos Humanos o a la Línea ética de Iron Mountain las perciben los demás.
esencial de Trabajo en equipo. Puede ser algo que expresemos,

como contar un chiste ofensivo o
VALORES EN hacer un comentario racista
Construyendo el éxito
ACCIÓN Puede ser algo que hagamos,
El acoso y la discriminación no son solamente ilegales, sino que además bajan la moral y generan una
atmósfera de desconfianza y falta de respeto que no impide desarrollar plenamente nuestro potencial. como una insinuación sexual o
Impidiendo el acoso y la discriminación contribuimos a promover un entorno de trabajo en el que todos nos NECESITO SABER. Mi supervisor me pidió ser de ocio). No obstante, es contrario a la política impedir el paso de una persona
sentimos seguros e impulsados para triunfar. amigo suyo en las redes sociales, y acepté de Iron Mountain que alguien le trate de manera
Puede ser algo que mostremos,
porque sentí que podría ofenderlo si decía que diferente por sus creencias religiosas, su
como una foto lasciva en la pared o
no. Desde entonces me parece que ha orientación sexual u otro factor protegido,
calcomanías ofensivas en el
encontrado muchos más motivos para criticar tanto si lo descubren personalmente como por
parachoques de un vehículo
mi desempeño. Estoy seguro de que ha visto Internet. Si se diera un caso como el descrito,
algo que no le ha gustado en mi cuenta en las debe denunciarlo a la dirección, a Recursos
redes sociales, y que por eso me hace la vida Humanos o a la Línea ética de Iron Mountain.
difícil. ¿Qué debería hacer?
Los gerentes deben pensárselo detenidamente
QUÉ HACER Aunque las conexiones a través de antes de pedir a sus empleados que sean sus
las redes sociales son un excelente medio para amigos en las redes sociales, ya que ello podría
fomentar nuestro Valor esencial de Trabajo en tener consecuencias indeseadas. No podrán
equipo, hay que tener cuidado. Cuando adoptarse represalias contra los empleados por
otorgamos a alguien el estado de “amigo”, es rechazar una petición de conexión a través de las
posible que vea cosas suyas que querría redes sociales, y las peticiones repetidas podrían
mantener confidenciales (por ejemplo, sus considerarse como una forma de acoso.
opiniones políticas o cómo pasa su tiempo

CONOZCA EL
Protección de nuestra información Se evitará tratar información confidencial en público, y no se permitirá a la gente verla en
NUESTRA GENTE
nuestros dispositivos móviles CÓDIGO
confidencial y reservada Se acompañará a los visitantes dentro de nuestras instalaciones, y no se les permitirá
entrar en áreas restringidas ¿Qué es la información
Se denunciará a la dirección, al Grupo de Privacidad y Cumplimiento Normativo global o confidencial y reservada?
Vivir de acuerdo con nuestros valores a Seguridad, Riesgos y Protección global todo uso indebido o toda divulgación no Una amplia variedad de información
Nuestra información comercial confidencial y propiedad autorizada de propiedad intelectual o de propiedad intelectual de Iron
Mountain está considerada
VALORES EN
intelectual son activos vitales que nos diferencian en el información confidencial y
ACCIÓN
mercado. Compartimos la importante obligación de reservada, incluyendo:
Documentos de
protegerlas contra uso indebido o divulgación NECESITO SABER. El último año hemos
desarrollado una tecnología de vanguardia
NECESITO SABER. Estamos colaborando con
una agencia consultora para conseguir que estrategia Contratos
no autorizada de control de existencias, y acabamos de
implementarla satisfactoriamente en todo el
nuestros procesos sean más eficientes. Para
entender mejor cómo hacemos las cosas
Listas de clientes
Listas de precios
mundo. Me encantaría compartir parte de los actualmente, nos han pedido que les
Construyendo el éxito materiales de formación y de las enviemos copias de todas nuestras políticas Protocolos de cadena
Para mantener nuestra ventaja competitiva debemos innovar continuamente perfeccionando nuestros conclusiones extraídas con mis colegas del y procedimientos. ¿Hay algún problema?
de custodia
actuales servicios y desarrollando otros nuevos, con el objeto de ampliar nuestra empresa y prestar un sector en la reunión de la asociación del Diagramas de sistemas
QUÉ HACER. Depende. En primer lugar,
mejor servicio a nuestros clientes. Esto no sería posible sin una cuidadosa protección de la propiedad mes que viene. ¿Hay algún problema? técnicos Planes de marketing
ajustarnos a nuestro Valor esencial de
intelectual y de los conocimientos confidenciales que nos ha llevado décadas desarrollar. Todos jugamos un Información o proyecciones
QUÉ HACER. Aunque es correcto compartir Seguridad y Protección implica que es
papel en la seguridad de estos activos y su protección contra uso indebido. importante realizar una exhaustiva financieras no públicas
información general acerca de Iron
Mountain con colegas en una reunión de la investigación del proveedor externo. Información acerca de
MÁS información Qué implica, cada día asociación industrial, hay que tener cuidado Seguidamente se formalizará un acuerdo de no propuestas de actividades
Consulte más información en la de no divulgar secretos comerciales u otra divulgación que cubra toda la información que de fusiones y adquisiciones
Apreciamos el valor de la información confidencial y reservada de Iron Mountain, y la protegemos de
Política de uso aceptable de información confidencial. En esta situación, se compartirá. Incluso en ese caso, se Materiales de
manera diligente. Esto supone:
Iron Mountain, o bien póngase ya que los materiales describen una compartirá el mínimo de información que sea investigación o auditorías
Compartir información solamente con personas autorizadas con una legítima necesidad tecnología patentada nuestra, su necesario para alcanzar el objetivo, y habrá que
en contacto con el Grupo de
comercial de conocerla Información en materia
Privacidad y cumplimiento divulgación podría perjudicar nuestra asegurarse que el contrato exija que, al
de empleo
normativo global. Asegurarse de que se han formalizado acuerdos de no divulgación antes de permitir la salida de ventaja competitiva y nuestra capacidad de concluir el proyecto, todas las copias de la
información confidencial o reservada fuera de la empresa ofrecer Satisfacción total del cliente. información sean devueltas a Iron Mountain o
destruidas de manera segura.
Asegurarnos de que la documentación, los datos y los dispositivos se ajustan a nuestras Si no está seguro sobre si conviene o no
políticas de seguridad compartir determinados contenidos en un
Usar las trituradoras de papel seguras en lugar de tirar en la basura los documentos de papel foro público como una asociación
industrial, consulte a su supervisor o al
Departamento Jurídico.
Gestión adecuada de nuestros registros Qué implica, cada día
NUESTRA GENTE
Como integrantes de Iron Mountain demostramos continuamente las más altas normas en
gestión de registros y datos. Esto supone:
Vivir de acuerdo con nuestros valores Identificar, clasificar y conservar todos los registros oficiales, sea cual fuere su formato
Iron Mountain marca pautas globales en materia Mantener los registros en un entorno protegido y organizado, para que sea posible
recuperarlos fácil y fiablemente
de gestión de registros. Y esa especialización Nunca destruir registros antes de que sus períodos de retención caduquen
también la aplicamos a nuestros propios registros. Destruir los papeles de manera segura, utilizando nuestras bandejas de
trituración Cumplir plenamente con las órdenes de retención legal
Miles de empresas confían en Iron Mountain para gestionar sus registros y datos vitales. Entendemos, MÁS información
mucho mejor que cualquier otra empresa, en qué medida un programa eficaz de gestión de registros puede Consulte más información en la Política de Gestión de registros de Iron Mountain, o bien
incrementar la eficacia, reducir los riesgos y aportar valor a toda la organización. póngase en contacto con el Grupo de Privacidad y Cumplimiento Normativo global.
Una gestión correcta de registros requiere Orientación a la acción: prestar atención a qué queremos
conservar y, una vez concluido el período de retención, se procederá a la destrucción de los registros.
Como líderes del sector, nuestra reputación en el mercado está directamente vinculada a la implementación
de nuestro propio programa de gestión de registros.
VALORES EN
ACCIÓN
NECESITO SABER. Mientras examinaba mis QUÉ HACER No. Vivir de acuerdo con
archivos encontré algunas cartas antiguas nuestro Valor esencial de Responsabilidad
entre Iron Mountain y un ex cliente. Al revisar significa que somos responsables de
los documentos para ver si podía triturarlos, vi conservar estos documentos hasta que se
una nota adjunta que indicaba “RETENER dictamine oficialmente que se ha levantado
MOTIVOS JURÍDICOS”. Nunca había tenido la retención legal. Llegado el momento,
conocimiento de este caso, y los documentos recibirá una notificación del Departamento
habían pasado su período de retención legal. Jurídico. Si no está seguro acerca de las
¿Puedo triturarlos? características de órdenes de retención,
consulte al Departamento Jurídico.
20 | Viviendo los valores se construye el éxito

VALORES EN
Mantenimiento y divulgación de Qué implica, cada día
NUESTRA GENTE
Todos los integrantes de Iron Mountain son responsables de garantizar la fidelidad e ACCIÓN
registros financieros veraces integridad de nuestros informes y registros. Esto supone:

Cumplir con los principios contables generalmente aceptados, los controles financieros
NECESITO SABER. En los últimos
meses, nuestro equipo ha realizado
internos y todas las obligaciones legales correspondientes
Vivir de acuerdo con nuestros valores un duro esfuerzo para cumplir con
Mantener los libros y registros de tal manera que reflejen fiel y correctamente los objetivos de facturación del
Mantenemos registros financieros completos y veraces, nuestras transacciones financieras trimestre, aunque lamentablemente
y los publicamos puntualmente, no solamente porque Presentar los informes de gastos, planillas de horarios y facturas de ventas
oportunamente y dentro de los plazos estipulados
me parece que no lo conseguiremos
por completo. Sé que justo después
lo exige la ley sino también porque nuestra reputación Asegurarnos de que los datos facilitados a auditores o reguladores internos y externos
del cierre del trimestre va entrar un
pedido importante. ¿Hay algún
de Sinceridad y Integridad depende de ello. sean exactos, puntuales y completos
problema que lo agregue a los
Denunciar cualquier inquietud o sospecha de registros falsos, engañosos o resultados de este trimestre?
erróneos al Departamento de Auditoría Interna o a la Línea ética del Iron Mountain
Construyendo el éxito QUÉ HACER Sí. Nuestras políticas
Como sociedad cotizada, las normas nos obligan a mantener y divulgar registros financieros veraces. Y aunque es contables, y la ley, exigen que los
una obligación legal, también es fundamental para nuestras actividades, para la gestión y para el crecimiento de la ingresos se contabilicen cuando se
empresa. La divulgación pública de esta información es expresión de nuestro compromiso de rendir cuentas, y nos El peor enemigo del fraude: La ética de los empleados de presten los servicios, y no antes.
ayuda a mantener la confianza de nuestros inversionistas, clientes y otros involucrados. Iron Mountain Responsabilidad implica que cada
uno de nosotros asume la
El fraude, la generación de residuos y el abuso pueden presentarse en diferentes formas. Pero
responsabilidad de garantizar que
el compromiso de los empleados de Iron Mountain de vivir de acuerdo con nuestros Valores
nuestros registros financieros no
esenciales es la manera más segura de impedirlo, detectarlo y, si se produjese, corregirlo. sean distorsionados ni manipulados
de ningún modo. Agregar la
Podemos ayudar a proteger a la empresa contra el fraude, la generación de residuos y el abuso:
facturación a los resultados de este
Describiendo plena y verazmente los gastos de desplazamientos, entretenimiento y trimestre supondría la creación de un
otros en nuestros libros y registros asiento contable falso, lo cual podría
Clasificar y contabilizar correctamente las transacciones financieras exponer a la empresa a un
importante riesgo legal.
Facturar exclusivamente por los servicios prestados, dentro de los plazos
requeridos Ofrecer los descuentos que nos hayamos comprometido a aplicar
Cumplir con todas las políticas de compras y contratación, y encargar únicamente los
productos y servicios que necesitemos
No utilizar nunca fondos de la sociedad para fines no vinculados a la empresa
Solicitar aclaraciones si no estamos seguros acerca de procedimientos contables u
obligaciones legales
Comunicar inmediatamente cualquier inquietud por actividades inadecuadas o sospechosas
22 | Código de Ética y Conducta Empresarial www.IMEthicsLine.com |
23
Respuestas a consultas de Construyendo el éxito
NUESTRA GENTE
Vivir de acuerdo con nuestro Valor esencial de Integridad supone proporcionar información
inversionistas, analistas y prensa honesta y clara acerca de Iron Mountain a todos quienes se relacionan con nosotros. Significa
también representar a nuestra empresa con una voz homogénea y positiva. Esto refuerza la
confianza que se nos tiene, y nos ayuda a proteger nuestra duramente ganada reputación.
Ese es el motivo por el que solamente unos pocos integrantes de Iron Mountain han sido
Ser honestos y transparentes en nuestras oficialmente designados para hablar en nombre de Iron Mountain. El dirigir las consultas de los
comunicaciones oficiales es una de las maneras más inversionistas, analistas y prensa a estas personas específicamente formadas y capacitadas,
nos ayuda a que se publique solamente la información más exacta y correcta.
importantes para ganarnos la confianza de las
comunidades en las que estamos presentes. Qué implica, cada día
Aunque deben evitarse situaciones en las que nuestras opiniones o creencias personales puedan ser
confundidas con los puntos de vista oficiales de la empresa, si personalmente o por Internet contacta
con nosotros un inversor, un analista o un miembro de la prensa, es importante:
No divulgar nunca información confidencial
Mantener siempre un tono cortés y respetuoso
Remitir las consultas al equipo de Comunicaciones Corporativas para obtener una
respuesta oficial
VALORES EN
ACCIÓN
NECESITO SABER. Estoy por irme a casa al QUÉ HACER Aunque la Sinceridad es un Valor
final del día y observe que se ha instalado esencial, ofrecer información que no está
un equipo de TV en el aparcamiento. No sé autorizado para proporcionar podría poner en
por qué están allí, pero creo que tiene que peligro otro Valor esencial: Seguridad y
ver con una noticia que escuché acerca de Protección. En esta situación, lo primero que
Iron Mountain esta mañana. ¿Qué hago si tendría que hacer es comunicar a su supervisor
me preguntan sobre el particular? la presencia del equipo de TV. Si le hacen
alguna pregunta, responda cortésmente que no
está autorizado a hablar en nombre de la
empresa, y que deberían ponerse en contacto
con el equipo de Comunicaciones corporativas.
o
NUESTRA PROMESA a
n
g
Viviendo los valores se construye el éxito con Nuestra promesa c
NUESTRA PROMESA
El éxito de Iron Mountain depende de
nuestra promesa de vivir de acuerdo
con nuestros Valores esenciales.
Tenemos el compromiso de elegir las
| 00Código|CódigodeÉticade yÉticaConductayConductaEmpresarialEmpresarial www.IMEthicsLine.com | 00

VALORES EN
Uso responsable de la tecnología y Construyendo el éxito
NUESTRA PROMESA
Conseguir la Satisfacción total del cliente no sería posible sin los sistemas y tecnologías que empleamos ACCIÓN
de los recursos informáticos todos los días. Las computadoras portátiles, teléfonos y dispositivos móviles, así como las infraestructuras
sobre las que están basados, nos ayudan a trabajar de manera más productiva, a comunicarnos más NECESITO SABER. Hoy estoy
eficazmente y a servir mejor a nuestros clientes. Nos permiten acceder a la información –y compartirla– que trabajando a distancia, pero la
Vivir de acuerdo con nuestros valores necesitamos para innovar y crecer. Sin embargo, un uso inadecuado puede agotar nuestros recursos, conexión a la red de la oficina no
Nuestros sistemas tecnológicos e informáticos juegan comprometer nuestra seguridad y provocar duraderos daños en nuestra marca y reputación. parece estar funcionando
correctamente. Necesito que un
un papel fundamental en permitirnos alcanzar Qué implica, cada día
compañero me envíe un archivo por
correo electrónico para atender a la
nuestros objetivos y materializar nuestro potencial, Dado que nuestros sistemas almacenan y transmiten datos sensibles y confidenciales, y que están petición urgente de un cliente.
aunque somos responsables de utilizar siempre estos conectados a las redes de la empresa y a Internet, el uso inadecuado o el incumplimiento de nuestras
políticas y procedimientos pueden provocar serios perjuicios, como robo de datos e infracción de las
¿Sería posible que me lo envíe a mi
cuenta de correo personal?
activos de manera segura y adecuada. normas de privacidad. Para evitarlo:
QUÉ HACER. No. Vivir de acuerdo
Se permitirá el acceso al sistema solamente a las personas autorizadas, y dicho acceso se
con nuestro Valor esencial de
retirará una vez que deje de ser necesario.
Seguridad y Protección exige no
No se descargará software no autorizado ni se abrirán datos adjuntos sospechosos. enviar información confidencial
La información confidencial se mantendrá fuera de sitios de Internet o de redes sociales no fuera de la red de Iron Mountain.
autorizados. Hacerlo es contrario a nuestra
Política de Uso Aceptable, ya que
Deberán considerarse las implicaciones en materia de seguridad al seleccionar e
podría poner en peligro los datos de
implementar nuevos sistemas.
nuestros clientes, empleados o
Se conectarán solamente dispositivos personales autorizados a las redes de Iron Mountain. proveedores. Además, podría violar
Se adoptarán medidas para proteger al hardware contra pérdidas, daños o robos. cláusulas contractuales o vulnerar la
legislación de privacidad. En esta
Se seguirán los procedimientos prescritos para asegurarse de que los datos sean
correctamente borrados antes de deshacernos de los equipos. situación debe ponerse en contacto
con su supervisor y con Soporte de
Nunca se enviarán mensajes con contenidos acosadores u ofensivos.
sistemas, con el objeto de que le
Se evitarán las visitas a sitios web inadecuados, y el uso personal de los equipos se reducirá ayuden a resolver el problema
al mínimo. manteniendo protegidos y seguros
nuestros datos.
MÁS información
Consulte más información en la Política de Uso Aceptable y en las Directrices de Redes
sociales de Iron Mountain.

VALORES EN
Evitación de conflictos de intereses Empleo en otra empresa o trabajo de consultoría que interfiera con el tiempo que necesitamos
NUESTRA PROMESA
para cumplir con nuestras responsabilidades en Iron Mountain ACCIÓN
Trabajar para competidores, clientes o proveedores de Iron Mountain
VALORES Vivir de acuerdo con nuestros valores NECESITO SABER. Mi equipo
Tener una participación financiera significativa en una empresa relacionada con Iron Mountain
EN ACCIÓN necesita contratar a un proveedor
Como integrantes de Iron Mountain, nuestra obligación Actuar como proveedor que suministra productos o servicios a Iron Mountain
que le ayude a recoger y entregar
NECESITO SABER. Tengo un
sobrino que, en mi opinión, podría
es que la compañía esté primera. Así es como Relaciones personales
las cintas de copia de seguridad
de los clientes. Mi vecino es
Las decisiones en materia de selección, ascenso o contratación pueden resultar difíciles si
ser un excelente coordinador de sabremos que ofrecemos las mejores opciones a implican a familiares o amigos. Es por eso que:
propietario de una empresa de
transportes. Si lo contratáramos no transportes con una gran flota de
sería subordinado mío. ¿Puedo nuestros clientes, compañeros de trabajo y accionistas. Mantenemos a amigos próximos y a familiares fuera de nuestras líneas jerárquicas camiones, y que tiene muy buena
recomendarlo para el cargo? reputación. ¿Podría contratarle?
Delegamos en otros la gestión de asuntos relacionados con el empleo en los que estén
QUÉ HACER. Algunos de nuestras Construyendo el éxito implicados amigos o familiares (como contratación, reseñas de rendimiento y ascensos) QUÉ HACER. Un proceso de
mejores contrataciones proceden de contratación objetivo y sin sesgos
Para vivir de acuerdo con nuestro Valor esencial de Trabajo en equipo, confiamos en que cada integrante Adoptamos medidas para garantizar la transparencia e independencia a la hora de
recomendaciones de empleados, pero garantiza la captación de los mejores
de Iron Mountain mantendrá separados sus intereses y relaciones personales de sus decisiones considerar a familiares o amigos como prestadores de servicios a Iron Mountain
en esta situación es importante que proveedores como socios comerciales.
profesionales. Incluso la apariencia de conflicto de intereses podría provocar que otros duden acerca de Evaluamos detenidamente las decisiones de recurrir a ex empleados de Iron Mountain
su sobrino sea considerado Aunque puede recomendar la empresa
nuestra Integridad, lo cual es susceptible de bajar la moral y de afectar a nuestra capacidad de cumplir con como consultores, proveedores o contratistas
solamente por sus capacidades y no a su supervisor o al Departamento de
porque es familiar suyo. Para evitar la
nuestros compromisos. Cuando nuestros compañeros, clientes y demás personas o entidades relacionadas
Compras, no podrá contratarla usted
apariencia de un conflicto de nos ven actuar de manera leal y objetiva se refuerzan los valores que constituyen la base de nuestro éxito. Participación en un consejo de administración
mismo. Las decisiones acerca del
intereses, comunique su parentesco Es posible que en alguna ocasión se nos invite a incorporarnos al Consejo de Administración de otra
establecimiento de relaciones
empresa. Debido a que se trata de una posible causa de conflictos de intereses, debemos:
al encargado de contratación y a
Qué implica, cada día comerciales con Iron Mountain deben
Recurso Humanos, y no participe en Determinar si existe alguna relación entre Iron Mountain y la empresa estar basadas en lo más conveniente
el proceso de contratación.
Debe evitarse toda situación que cree, o parezca crear, un conflicto entre los intereses personales y los de la
Asegurarnos de que ello no perjudicará nuestra capacidad de cumplir con nuestras para la empresa, y no en las relaciones
empresa, además de comunicarse a la dirección para que se adopte una resolución. Si tiene conocimiento de
responsabilidades con Iron Mountain personales que usted pueda tener. Para
un conflicto de intereses, su obligación es comunicarlo. Si prefiere no hablarlo con su supervisor, póngase en
actuar de acuerdo con nuestros
contacto con Recursos Humanos, con el Grupo de Privacidad y Cumplimiento Normativo global o con la Obtener la previa autorización por escrito del Asesor Jurídico
Valores esenciales de Orientación a la
Línea ética de Iron Mountain.
acción y Sinceridad, debe comunicar la
Los conflictos de intereses pueden presentarse de diversas maneras. A continuación enumeramos existencia de la relación y no participar
algunas situaciones sobre las que hay que estar vigilante: en el proceso de toma de decisiones.
Intereses de empleo o financieros fuera de la empresa

Como integrantes de Iron Mountain, nuestra lealtad fundamental es para la empresa: apoyar a nuestros
compañeros de trabajo y conseguir la Satisfacción total del cliente. Los intereses de empleo o financieros fuera
de Iron Mountain no deberían afectar a esta responsabilidad fundamental. Por consiguiente, deberíamos evitar:

CONOZCA EL
Prevención de sobornos y corrupción Qué implica, cada día
NUESTRA PROMESA
CÓDIGO
Iron Mountain se opone a la corrupción y sostiene el compromiso de obtener negocios y
contratos de manera ética y legal. Esto supone:
Vivir de acuerdo con nuestros valores Nunca ofrecer, prometer o dar nada de valor a cambio de un negocio, o de obtener una
Indicadores de alerta de
QUÉ EVITAR corrupción: Cuestiones a
Iron Mountain consigue clientes y negocios por la ventaja inapropiada sobre nuestros competidores
Mantener libros y registros que reflejen fiel e íntegramente todos los pagos y gastos vigilar al trabajar con terceros
¿Qué es el soborno? calidad y el valor de sus servicios, no por pagar Negativa a aceptar nuestro Código
También exigimos que nuestros socios, proveedores, representantes y agentes compartan nuestro
El soborno consiste en ofrecer algo
de valor para influir en la manera
sobornos ni implicarse en otras prácticas corruptas. compromiso de cumplimiento de las leyes contra el soborno y la corrupción. Esto supone:
de Conducta de Proveedores
Resistirse a adoptar las cláusulas
Someter a todos nuestros prestadores de servicios a un procedimiento de debida diligencia
en que alguien, sea del sector contractuales contra el soborno y
público o del privado, cumpla sus Construyendo el éxito Asegurarnos de que los prestadores de servicios tienen las aptitudes y capacidades la corrupción
obligaciones, o bien para obtener La corrupción y el soborno perjudican directamente nuestros Valores esenciales, y no los toleraremos de necesarias para realizar su cometido
Mantener estrechos lazos
una ventaja comercial inapropiada. ninguna manera. Estas prácticas dañan a las comunidades, ponen en peligro nuestra reputación y pueden Pagar solamente precios justos de mercado
con funcionarios públicos
Incluso si el soborno no es conllevar sustanciales penalizaciones e incluso condenas de cárcel. Independientemente de las costumbres Nunca pedir a terceros que realicen actividades que nosotros no realizaríamos
aceptado, es ilegal y contrario a la Solicitar comisiones inusualmente
locales o de las prácticas de otras empresas, tenemos el compromiso de evitar incluso la apariencia de
política de Iron Mountain. altas, pagos en efectivo o pagos en
estar cometiendo un acto ilícito, en especial cuando negociamos con funcionarios públicos. MÁS información cuentas a nombre de otra persona
Consulte información más detallada en la Política global sobre regalos, hospitalidad y
Como empresa global, debemos cumplir con las leyes contra el soborno y la corrupción de todos los países Ofrecer calificaciones cuestionables
aportaciones caritativas y la Política global anticorrupción y antisoborno de Iron Mountain.
en los que estamos presentes. Esto incluye la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero de Estados para prestar los servicios
Unidos, la Ley de Sobornos del Reino Unido y la Ley de Empresas Limpias de Brasil. requeridos
VALORES EN Tener reputación de pedir
Actuar en todo momento con Integridad es lo que nos hace fuertes y sólidos y, en última instancia, es el
ACCIÓN sobornos o de tener prácticas
secreto de nuestro éxito a largo plazo. Ese es el motivo por el cual Iron Mountain siempre preferirá perder un
comerciales no éticas.
negocio antes que pagar un soborno para obtenerlo.
NECESITO SABER. Mi equipo está preparando QUÉ HACER. Posiblemente no. Existen varios
una oferta para un importante proyecto de indicadores de alerta de corrupción. Uno es la
gestión de registros para un organismo público. sugerencia de que obtendremos el contrato a
Aunque no necesitamos un socio para prestar el cambio de subcontratar a la empresa del amigo del
servicio, el funcionario de contratación nos funcionario. Y otro, el hecho de que no necesitamos
recomienda enfáticamente reunirnos con una ningún subcontratista para prestar el servicio al
empresa de transporte local para que sea nuestra cliente.
subcontratista. Todos saben que el Consejero
Delegado de la empresa es muy amigo del El soborno y la corrupción pueden adoptar
funcionario. ¿Tendríamos que seguir adelante? numerosas formas, y no necesariamente se trata
del pago directo a un funcionario público. En caso
de producirse una situación así, póngase en
contacto con el Grupo de Privacidad y
Cumplimiento Normativo global para solicitar
asesoramiento.
CONOZCA EL
Intercambio correcto de regalos y hospitalidad Qué implica, cada día
NUESTRA PROMESA
CÓDIGO
En el caso de ofrecer regalos o hospitalidad, las condiciones son:
Tendrá un motivo legítimo (como ayudar a demostrar un servicio), sin intención de conseguir
Vivir de acuerdo con nuestros valores una ventaja empresarial inapropiada acerca de los funcionarios
CONOZCA EL Creemos en el establecimiento de sólidas relaciones Estará permitido por nuestras políticas y por las políticas del beneficiario públicos
CÓDIGO Las normas relativas a regalos y
empresariales, pero nunca ofreceremos ni Se ajustará a las leyes locales (en caso de duda, consulte al Grupo de Privacidad y Cumplimiento
Normativo global) hospitalidad con funcionarios
¿Qué se entiende por aceptaremos regalos u hospitalidad como método Será de un valor razonable, y adecuado en función de las circunstancias
públicos son más estrictas y
complejas que las relacionadas con
“regalos y hospitalidad”?
Puede ser cualquier cosa de
para influir en las decisiones. Se contabilizará fielmente en nuestros libros y registros
empresas comerciales o
Al aceptar regalos u hospitalidad, es importante evitar incluso la apariencia de algo indebido. Esto supone: particulares. Lo más importante
valor, incluyendo:
Nunca pedir regalos a los proveedores que debe recordarse es que
Comidas y bebidas Construyendo el éxito
Rechazar regalos de proveedores ofrecidos en torno al momento de adoptarse una siempre se obtendrá la autorización
El éxito de Iron Mountain está basado en la calidad de nuestros servicios, la solidez de nuestra reputación y
Entradas para espectáculos decisión de contratación del Grupo de Privacidad y
artístico y deportivos el compromiso de todos los integrantes de Iron Mountain con nuestros Valores esenciales. Pero también el
Cumplimiento Normativo global
establecer sólidas relaciones con nuestros clientes y socios comerciales es muy importante. Como los Rechazar regalos en efectivo o equivalente (por ejemplo, certificados de regalo)
antes de ofrecer algo de valor a un
Dinero en efectivo, certificados regalos y la hospitalidad tienen el potencial de influir indebidamente en las decisiones empresariales, siempre Aceptar únicamente regalos que no superen USD 100, u hospitalidad de no más de USD 250
de regalo y billetes de lotería funcionario público.
serán razonables, modestos y acordes con la política de la empresa.
Cestas de regalos, flores
y chocolates
VALORES EN
Viajes y alojamientos
ACCIÓN
Donaciones caritativas
NECESITO SABER. Nuestro equipo prepara la ofrecido generosa hospitalidad. En esta situación
oferta para un contrato importante y puede ser adecuada una comida de negocios
esperamos saber pronto si van a contratarnos. modesta y razonable, como modo de aclarar las
Asisto a una conferencia, donde me encuentro dudas que el potencial cliente pueda tener acerca
con uno de los responsables de la toma de de Iron Mountain. Siempre y cuando el valor no
decisiones importantes de la otra empresa. exceda de los límites especificados en nuestra
¿Puedo invitarlo a cenar para presentar la Política global sobre regalos, hospitalidad y
última propuesta en favor de Iron Mountain? aportaciones caritativas. Sin embargo, como la
cena está tan próxima a la decisión de
QUÉ HACER. Podría ser. Actuar con Integridad contratación del cliente, una cena extravagante
significa que los clientes tendrían que elegirnos podría ser interpretada fácilmente como un
por la calidad de nuestras soluciones y por cómo intento de influir indebidamente en una decisión
destacan por encima de las de la competencia, no empresarial, lo cual está estrictamente prohibido.
porque les hayamos hecho un regalo valioso u

CONOZCA EL
Referencia rápida: Ofrecer regalos y hospitalidad Cumplimiento de sanciones
NUESTRA
CÓDIGO
internacionales y de reglamentos
¿Quién es un “funcionario
Dar Regalos Hospitalidad
público”? comerciales
PROMESA
Se trata de una categoría
amplia que incluye a:
Funcionarios electos y designados
A un Siempre requiere autorización Siempre requiere autorización
(independientemente del valor) (independientemente del valor)
funcionario
(de cualquier nivel, incluso si
trabajan a tiempo parcial) público Al ser una empresa que opera en tantos países
Empleados de agencias del mundo, hemos asumido el compromiso de
gubernamentales Requiere autorización si es Requiere autorización si es
Empleados de empresas e
superior a USD 100 por superior a USD 250 por cumplir con todas las normas y restricciones
instituciones de propiedad (o
A un cliente o
beneficiario beneficiario
comerciales aplicables.
parcialmente de propiedad) del
Estado (como bancos, posible cliente
hospitales o universidades) de Iron Ejemplos de Ejemplos de Construyendo el éxito
Regalos razonables Hospitalidad razonable
Candidatos a cargos políticos Mountain Muchos países imponen controles sobre la importación y exportación de datos y equipos sensibles
Miembros de una familia real Regalos con la marca de la Comidas/cenas económicas, (como hardware informático y tecnología de cifrado), o bien restringen los negocios con determinados
empresa, como bolígrafos o no extravagantes grupos, individuos o países. Nuestros clientes confían en que reconozcamos y compartamos el
Empleados de organismos
las tazas con el logotipo de compromiso con una mayor Seguridad y protección del comercio internacional, cumpliendo con todas
internacionales (como Naciones
Iron Mountain Desplazamientos y alojamiento las leyes y reglamentos mercantiles.
Unidas o el Banco Mundial)
limitados directamente
Expresiones de gratitud relacionados con la
Los ejemplos más
modestas, como flores demostración de los servicios Qué implica, cada día
comunes incluyen: o chocolates de Iron Mountain Prestamos la máxima atención a la manera de interactuar como personas físicas y jurídicas, y con
Alcaldes, gobernadores, miembros países, para asegurarnos de que no violan sanciones o reglamentos comerciales. Esto supone: MÁS información
de un congreso o parlamento
No vender, comerciar ni asociarnos con personas físicas o jurídicas incluidas en listas de La legislación en este terreno es
Policías y bomberos sancionados o de embargados compleja y varía en función de cada
Funcionarios de zonificación, MÁS información
Consulte información más detallada en la Política global sobre regalos, hospitalidad y aportaciones Cumplir con todas las restricciones legales y contractuales sobre quién puede acceder a país. Consulte cualquier duda al
licencias y autorizaciones
determinada información del cliente Grupo de Privacidad y
caritativas y la Política global anticorrupción y antisoborno de Iron Mountain.
Inspectores de incendios y Cumplimiento Normativo global.
Evitar entrar en áreas de almacenamiento restringidas a menos que estemos autorizados para ello
de edificios
Consultar a nuestros clientes y al Grupo de Privacidad y Cumplimiento Normativo global para
asegurarnos de estar debidamente autorizados para transmitir la información fuera del país
Comunicar a quien proceda si consideramos que pueden estar exportándose datos sensibles o
equipos inapropiados
Contratación con las entidades gubernamentales Qué implica, cada día
NUESTRA PROMESA
Los integrantes de Iron Mountain que comercializan, venden o prestan servicios a las entidades MÁS información
gubernamentales son responsables de entender y de cumplir con las leyes, reglamentos, políticas y Consulte más información en la
Vivir de acuerdo con nuestros valores procesos asociados con dichos proyectos. Es fundamental la Responsabilidad en el cumplimiento de Norma de conducta para servicios a
estas responsabilidades especiales. Esto supone:
Los gobiernos generan enormes cantidades de registros las entidades gubernamentales de
Iron Mountaino bien póngase en
Vender servicios o aceptar solamente términos y condiciones que estemos plenamente en
sensibles, e Iron Mountain asume el compromiso de condiciones de suministrar o prestar de manera continua contacto con el Departamento
cumplir con las obligaciones especiales exigidas para Expresarnos con total Integridad y Sinceridad al comunicarnos con, y facturar a, nuestros Jurídico.
clientes del sector público
prestar servicios a estos importantes clientes. Obtener todas las autorizaciones de seguridad necesarias para los empleados que
trabajan en contratos para las entidades gubernamentales
Construyendo el éxito Nunca ofrecer nada a funcionarios públicos sin previa autorización
Los gobiernos de todo el mundo confían en nosotros para gestionar sus registros vitales. Los reglamentos y
requisitos contractuales implica que, al prestar servicios a las entidades gubernamentales, ofrecemos niveles
de servicio y de seguridad diferentes y más estrictos que a nuestros clientes comerciales. También es posible VALORES EN
que adoptemos medidas administrativas adicionales para garantizar que los fondos públicos se manipulen ACCIÓN
debidamente. En Iron Mountain reconocemos las obligaciones que implica conseguir la Satisfacción total del
cliente de las entidades gubernamentales, y nos enorgullecemos de estar a la altura del desafío. NECESITO SABER. Estoy trabajando en el turno capacitación específica y niveles de servicio
nocturno de un centro de registros que contiene especiales, diferentes de los ofrecidos a los demás
tanto registros comerciales como clientes. Aunque lo instintivo es vivir de acuerdo
gubernamentales, y llegó un pedido urgente de con nuestros Valores esenciales de Orientación a
recuperación de parte de un organismo público. la acción y Satisfacción total del cliente
Tengo que actuar con rapidez, pero no estoy atendiendo el pedido de inmediato, si lo hiciésemos
autorizado a manejar registros de las entidades en este caso estaríamos violando nuestras
gubernamentales. Tampoco hay nadie aquí que obligaciones contractuales. En esta situación,
pueda hacerlo. ¿Qué debería hacer? póngase en contacto inmediatamente con su
supervisor o con el gerente general del centro para
QUÉ HACER. Prestar servicios a las entidades que la cuestión sea resuelta de una manera que no
gubernamentales es un privilegio para Iron quebrante ninguno de nuestros compromisos.
Mountain, y hacerlo debidamente implica una

Compitiendo de la manera correcta Qué implica, cada día
NUESTRA PROMESA
QUÉ EVITAR
Conseguimos negocios y contratos de manera correcta. Esto significa evitar acuerdos
formales o informales con la competencia para:
Vivir de acuerdo con nuestros valores Cobrar determinados precios por determinados servicios (fijación de precios) Guardar las formas con la
competencia
Competimos con vigor y de una forma justa. Ganamos Manipular las licitaciones (fraude en las licitaciones)
A menos que lo haya debatido
Dividirnos los mercados por geografía o cliente (reparto de mercados)
clientes y negocios demostrando un valor superior y, Supone también:
previamente con el Grupo de
al mismo tiempo, mantenemos las más altas normas Evitar comentarios despectivos acerca de nuestros competidores o sus servicios
Privacidad y Cumplimiento
Normativo global, no debe hablar
de ética y conducta profesional. Expresar únicamente reclamos honestos, veraces y no exagerados acerca de nuestros propios servicios sobre ninguno de los siguientes
MÁS información Nunca interferir indebidamente con los contratos comerciales existentes de nuestros clientes temas con los competidores:
Consulte más información en la
Política Antimonopolio y de Construyendo el éxito Precios y costos
competencia leal de Iron Iron Mountain considera que un mercado libre y competitivo nos ofrece oportunidades óptimas para triunfar. Términos y condiciones
Mountain Para cualquier consulta, Superamos a la competencia ofreciendo valor y el mejor nivel de servicio, y establecemos relaciones VALORES EN contractuales
contacte al Grupo de Privacidad y duraderas de confianza con nuestros clientes. Reconocemos que incluso la apariencia de deslealtad o ACCIÓN Licitaciones
Cumplimiento Normativo Global. engaño en nuestras prácticas competitivas puede perjudicar directamente nuestras probabilidades de éxito. Mercados y territorios
NECESITO SABER. Recientemente asistía a una NECESITO SABER. Mi equipo ha estado Clientes
Las leyes de competencia son complejas y varían según el país. Son implementadas rigurosamente, y
reunión de la asociación de administradores de esforzándose para la adquisición de una empresa Capacidad de almacenamiento
las infracciones pueden conllevar importantes multas, perjuicios duraderos para la marca y la
registros, y durante un descanso estuve de gestión de registros que opera en otra parte del
reputación, e incluso penas de prisión para los implicados.
charlando con representantes de varios país. Al parecer, la operación va salir adelante.
competidores. Uno de ellos mencionó el tema de ¿Hay algo que tendríamos que evaluar desde el
los precios, que sé que es un tema sensible. Me punto de vista de las leyes de la competencia?
excusé cortésmente y volví a nuestro stand. ¿Hay
QUÉ HACER. Manejamos de manera responsable
algo más que hubiera podido hacer?
nuestra estrategia de crecimiento y adquisiciones.
QUÉ HACER. Sin embargo, todavía mejor Al considerar una adquisición, es importante
hubiera sido decir en voz alta los motivos por consultar al Grupo de Privacidad y Cumplimiento
los que se retiraba de la conversación, para Normativo global en una fase temprana, con el
que no hubieran dudas de que Iron Mountain objeto de evaluar si es necesario obtener o no la
consideraba que se estaba tratando un tema aprobación de las autoridades. También es
indebido y que no quería ser parte de ello. importante consultar al Departamento Jurídico
acerca de la planificación de la integración y evitar
Recuerde que incluso la apariencia de conducta
ejercitar el control sobre otra empresa hasta
anticompetencia podría conllevar investigaciones, formalizar oficialmente el acuerdo.
trastornos de las actividades y un serio perjuicio
para nuestra marca y reputación.
VALORES EN
Ventas y marketing con integridad
NUESTRA PROMESA
ACCIÓN
Vivir de acuerdo con nuestros valores NECESITO SABER. Estoy trabajando en una gran oportunidad con un NECESITO SABER. Hay un cliente en mi mercado que trabaja con
cliente que tiene delegaciones en todo el país. Dado que algunas de un competidor, y sé que si pudiese informarle acerca de las
Como integrantes de Iron Mountain, estamos orgullosos ellas están situadas en zonas rurales, al cliente le preocupan mucho bondades de nuestros servicios acabaríamos ganándolo. Tengo la
de nuestros servicios y del valor que proporcionamos a nuestros plazos de entrega. Francamente, no estoy seguro de que
podamos satisfacer los requisitos del cliente en todo momento. Como
dirección de correo electrónico de su Jefe de Compras, aunque veo
que está incluido en nuestra lista “No contactar por correo
nuestros clientes. Transmitiendo esta realidad con no están pidiendo un compromiso escrito en el contrato, ¿podríamos electrónico”. ¿Podría contactarlo a través de mi cuenta de correo
decirle que haremos todo lo que podamos? personal en lugar de a través de mi cuenta de Iron Mountain?
integridad y sin exageraciones promovemos la
QUÉ HACER. Solamente podemos comprometernos a prestar servicios que QUÉ HACER. Posiblemente no. Aunque existen algunas excepciones a
confianza de los mercados en nuestra marca. sepamos que podremos cumplir de manera continua y fiable. Hacer las restricciones de “No contactar” (por ejemplo, si la comunicación
promesas de difícil cumplimiento en cuanto plazos de entrega puede suponer tiene que ver con una transacción específica con un cliente actual), en
Construyendo el éxito una carga indebida para el personal de operaciones, así como provocar general debemos cumplir al pie de la letra las preferencias de marketing
disputas con el cliente. Aunque podría ser una baza para ganar un cliente, de nuestros clientes o potenciales clientes. En este caso, no importa si la
Además de seguridad y confianza, la marca Iron Mountain representa lo más avanzado en innovación y
hacer una promesa que no podamos cumplir puede resultar peor a largo comunicación procede de nuestra cuenta de correo personal o
soluciones globales. Sea donde fuere que operemos, los clientes pretenden de nosotros algo más que
plazo. En esta situación, lo mejor es ser totalmente transparentes profesional, de un sistema de marketing directo o de un proveedor de
gestión de registros e información: buscan tranquilidad. Como integrantes de Iron Mountain se la
incorporando el texto estándar sobre niveles de servicio al contrato con el servicios. Si el objeto del mensaje es vender o promover servicios de
garantizamos no apartándonos nunca de nuestros Valores esenciales, y cumpliendo siempre nuestros
cliente. Consideramos que los niveles de servicio de Iron Mountain son los Iron Mountain, no podrá enviar el correo electrónico. Consulte al Grupo
compromisos. Tanto si tiene o no funciones de ventas o marketing, recuerde que toda interacción fuera de la de Privacidad y Cumplimiento Normativo global sobre otras maneras de
mejores del sector, y tenemos que educar a nuestros clientes acerca de ellos
empresa es una oportunidad de transmitir una impresión positiva y duradera de Iron Mountain. contactar a esa persona de manera legal.
y compararlos con los de la competencia.
Qué implica, cada día

Nos ganamos la confianza del mercado y superamos a la competencia comunicándonos con Integridad y
ofreciendo Satisfacción total del cliente todos los días. Abrir las puertas a posibles clientes puede ser
difícil, motivo por el cual necesitamos ser creativos en nuestra aproximación, y nunca contravenir
nuestras normas ni comprometer nuestros Valores esenciales. Esto supone:
Destacar nuestras virtudes, en lugar de criticar a nuestros competidores
No recurrir nunca a rumores, información falsa o documentación ilícita en nuestra interacción con los
clientes No tergiversar ni exagerar los atributos de nuestros servicios
Prometer solamente aquellos términos y condiciones con los que sabemos que podremos cumplir
Respetar los derechos de autor, logotipos y demás propiedad intelectual en nuestra publicidad
Cumplir con todas las leyes de marketing aplicables y las políticas de la empresa en materia de
comunicaciones con los clientes
CONOZCA EL
Obtención de inteligencia competitiva Qué implica, cada día
NUESTRA PROMESA
CÓDIGO
Somos cuidadosos y honestos al recoger, recibir y utilizar inteligencia competitiva. Esto supone:
Nunca ocultar ni disfrazar nuestra identidad para obtener información
Vivir de acuerdo con nuestros valores No recurrir a terceros para realizar actividades que nosotros no realizaríamos
¿Fuentes de inteligencia
competitiva?
Reunir correctamente información sobre las Evitar pedir a los empleados (o potenciales empleados) que revelen información confidencial
ACEPTABLES
tendencias del mercado y las necesidades de acerca de sus ex empleadores
Sitios web y redes sociales
Aceptar comentarios sobre precios u otras condiciones de la competencia solamente si los
nuestros clientes nos permite afinar nuestras aporta un cliente durante negociaciones o conversaciones Prensa y publicaciones
especializadas
soluciones y competir de manera más eficaz. Consultar al Grupo de Privacidad y Cumplimiento Normativo global en caso de dudas sobre si
Declaraciones financieras
obtener o utilizar información sensible de la competencia
públicas Materiales de marketing
Construyendo el éxito Estudios y análisis de mercados
Estar atentos a la evolución del sector y conocer el panorama competitivo es de vital importancia para la continuidad MÁS información
de terceros
de nuestro éxito. Sin embargo, ninguna información sobre la competencia vale el poner en entredicho la reputación Consulte más información en la Política Antimonopolio y de Libre competencia y en las
de Integridad de Iron Mountain. Para obtener inteligencia competitiva debemos cumplir con nuestros Valores Directrices sobre inteligencia competitiva de Iron Mountain. No usar sin consultar antes
esenciales y tratar a los competidores con la misma lealtad que pretendemos que nos traten a nosotros. al Grupo de Privacidad y
Cumplimiento Normativo
global
Correos electrónicos dirigidos
VALORES EN
a otros
ACCIÓN
Documentos “encontrados”
Documentos confidenciales, como:
NECESITO SABER. Mi equipo está preparando QUÉ HACER. No. A pesar de que no la buscamos
una licitación para una nueva oportunidad de ni la pedimos, la información no deja de ser • Licitaciones o propuestas
negocio. En respuesta a una de nuestras confidencial, y no sería ético tomar decisiones • Listas de precios
preguntas, el potencial cliente envió basándonos en la misma. Si la situación fuera • Documentos de estrategia
accidentalmente documentación de la oferta de la inversa y nuestra documentación hubiera caído
competencia, con la leyenda “CONFIDENCIAL”. en manos de la competencia, consideraríamos
Más tarde, el cliente llamó, nos comentó el error y inapropiado que la utilizaran para conseguir una
nos pidió que destruyéramos el documento. ventaja injusta.
Como nosotros no hicimos nada malo, ¿podemos
utilizar la información que encontramos ahí para Nuestro Valor esencial de Sinceridad nos obliga
mejorar nuestra oferta? a comunicar la incidencia. Si cae en sus manos

información confidencial de otra empresa,
consulte confidencialmente la situación al Grupo
de Privacidad y Cumplimiento Normativo global.
NUESTRAS COMUNIDADES
P
d
c
m
Viviendo los valores se construye el éxito con Nuestras comunidades
N
iuestrasdadesomun
Iron Mountain es una fuerza que
promueve el cambio positivo en las
comunidades en las que estamos
presentes y vivimos.
0 | Código de Ética y Conducta Empresarial

Protección del medio ambiente y Qué implica, cada día
Vivir de acuerdo con nuestro Valor esencial de Responsabilidad supone asumir la responsabilidad de proteger y
promoción de la sostenibilidad conservar el medio ambiente. Ese es el motivo por el que estamos dedicados a reducir el consumo de energía y a
minimizar los residuos y la contaminación en todas nuestras actividades. También hemos adoptado el compromiso
V
O
de cumplir con todas las leyes y reglamentos medioambientales dondequiera que estemos presentes. S
Vivir de acuerdo con nuestros valores E
A continuación, algunas de las cosas que cada integrante de Iron Mountain puede hacer para proteger el
Hemos adquirido el compromiso de reducir nuestro medio ambiente y contribuir a la sostenibilidad. A
impacto ambiental y de promover operaciones C
Sobre el terreno:
comerciales sostenibles. Esto nos convierte en mejores Apagar los motores al realizar recogidas o entregas.
C
I
ciudadanos de nuestras comunidades, así como en una Circular siempre por los trayectos más eficientes para ahorrar tiempo y combustible. Ó
opción más responsable para nuestros clientes. Desechar de manera segura los residuos peligrosos (como aceites de motor).
Reciclar las cajas usadas y otros equipos.
N
N
iuestrasdadesomun
Construyendo el éxito En la oficina:
Nuestro compromiso de crecer de manera responsable y sostenible es fundamental para el éxito de Iron Imprimir los documentos solamente cuando sea necesario.
Mountain. Además de reducir nuestro impacto sobre el medio ambiente, nos inspira para innovar y buscar Desechar el papel en nuestras bandejas de triturado seguro.
nuevas formas de ser más eficientes. A medida que nos expandimos por el mundo, nuestras prácticas Reciclar o reutilizar siempre que sea posible.
sostenibles continuarán diferenciándonos de nuestros competidores, y proporcionarán a los clientes otra Apagar las luces y los equipos electrónicos cuando no los estemos utilizando.
buena razón para elegir Iron Mountain. Desechar los equipos electrónicos de manera segura y responsable.
NECESITO SABER. Mi equipo está evaluando a QUÉ HACER. Aunque el precio es un factor impor-
varios proveedores, y una propuesta es un 10% tante a la hora de elegir un proveedor adecuado, no
más económica que la de su competidor más es el único factor. Demuestre nuestros Valores
cercano. Sin embargo, recientemente he leído esenciales de Sinceridad y Orientación a la acción
artículos que informaban que esa empresa planteando directamente sus inquietudes al
vulneraba las leyes de protección del medio potencial proveedor. Si no queda convencido de que
ambiente en una de sus fábricas. ¿Qué hago? pueda satisfacer nuestras expectativas de
responsabilidad medioambiental, posiblemente no
sea un buen colaborador comercial.

I
Aportación a nuestras comunidades Qué implica, cada día
Apoyamos activamente a los integrantes de Iron Mountain en sus actuaciones positivas y
“Tuvimos el honor de r
o
ofrecer nuestros recursos n
significativas en nuestras comunidades. Esto supone:
Más información Vivir de acuerdo con nuestros valores y especialización al
Promover que los empleados reserven tiempo para actividades de voluntariado M
Consulte información más detallada ayuntamiento de Boston o
en la Política global sobre regalos, La solidez de Iron Mountain está basada en Ayudar a planificar y organizar actividades de servicio comunitario y voluntariado
tras los trágicos eventos u
Ofrecer los recursos y especialización de Iron Mountain para ayudar a las comunidades a conservar su n
hospitalidad y aportaciones
caritativas y en el Informe de
nuestra interacción con las comunidades locales legado cultural de abril de 2013. Nos t
permitió la oportunidad a
responsabilidad corporativa. y nuestro compromiso de ayudarlas a prosperar. que está arraigada en los
i
Iron Mountain en la comunidad n
principios de Iron
N
Los integrantes de Iron Mountain en todo el mundo aportan su talento y recursos para apoyar una gran
Construyendo el éxito variedad de iniciativas caritativas. La especialización de Iron Mountain en gestión y almacenamiento seguro Mountain desde su
iuestrasdadesomun
Tanto a nivel de empresa como individual, los integrantes de Iron Mountain nos esforzamos por mejorar de la información ayudan a conservar y proteger nuestro legado cultural. fundación hace más de
nuestras comunidades y convertirlas en mejores lugares para trabajar y vivir. El apoyo y las contribuciones a
La Biblioteca Presidencial John F. Kennedy de Boston, Massachusetts aloja documentos inéditos, sesenta años: proteger,
buenas causas a través del voluntariado y otras actividades sociales enriquece nuestras vidas, refuerza los
fotos, películas y otros registros de la época en que el presidente ocupó su cargo. Iron Mountain creó
lazos con los vecinos y mejora nuestra reputación como compañía socialmente responsable. conservar y permitir el
un archivo digital de estos registros y mantiene los datos protegidos en instalaciones subterráneas.
El archivo digital está disponible en el sitio web de la biblioteca, de modo que gente de todo el
acceso a algunas de las
mundo puede disfrutarlo y aprender. ideas, datos y memorias
más valiosos del mundo.
Después del ataque terrorista de la Maratón de Boston de 2013, en las proximidades de la línea de
meta, la plaza Copley, fue creciendo un monumento recordatorio. Iron Mountain tuvo el privilegio de Estos preciosos artículos
colaborar con la ciudad en la conservación permanente de artículos del monumento guardando están a salvo con
muchos de los objetos dejados por los visitantes, y digitalizando centenares de cartas de condolencia.
nosotros”.
VALORES EN Bill Meaney,

ACCIÓN Consejero Delegado de
NECESITO SABER. Me gustaría que la empresa QUÉ HACER. Iron Mountain está orgullosa de
hiciera un donativo a un torneo de golf de apoyar a organizaciones caritativas locales, y es
beneficencia patrocinado por uno de nuestros muy probable que podamos hacer esta donación.
clientes. Es para una buena causa. ¿Hay algo de Sin embargo, es necesario adoptar medidas para
lo que tuviéramos que preocuparnos? asegurarnos de que los fondos no se utilicen para
influir indebidamente en decisiones económicas.
El valor de la aportación debe ser razonable y
adecuado según las circunstancias, y deberá ser
aprobada de acuerdo con la Política global sobre
regalos, hospitalidad y aportaciones caritativas.
Respeto de los derechos humanos Qué implica, cada día
Tratamos a los demás como nos gustaría ser tratados, y adoptamos medidas significativas para
asegurarnos de que defendemos y protegemos los derechos humanos en todas nuestras actividades
Más información Vivir de acuerdo con nuestros valores empresariales. Este compromiso se extiende también a nuestros asociados. No trabajaremos con
Consulte información más detallada
en el Informe de Responsabilidad El apoyo y respeto de los derechos humanos es parte de empresas o personas que no compartan el mismo compromiso con los derechos humanos que nosotros.
corporativa y en el Código de la promesa que hacemos a nuestra gente y a todas las Esto supone:
Conducta de Proveedores de
Iron Mountain.
comunidades del mundo en las que estamos presentes. Ofrecer adecuadas condiciones, horarios y remuneración a todos los integrantes de Iron
Mountain Nunca utilizar mano de obra infantil, esclava o reclusa
Es un compromiso fundamental de Iron Mountain, que Exigir a nuestros prestadores de servicios externos que acepten y cumplan nuestro Código de
esperamos también de nuestros aliados comerciales. Conducta de Proveedores
Objetar en caso de ser testigos de infracciones, reales o presuntas, de los derechos humanos
N
iuestrasdadesomun
Creemos que todas las personas tienen derecho a ser tratadas con dignidad y respeto, y que los métodos
de trabajo injustos o inseguros no tienen lugar en nuestra sociedad. Ser un ciudadano corporativo
responsable implica vivir de acuerdo con nuestros Valores esenciales, y el Trabajo en equipo supone
respetar y proteger los derechos humanos, no solamente dentro de la empresa, sino también en todas las
comunidades en que estamos presentes y en toda nuestra cadena de suministro. Es uno de los motivos por
los cuales los clientes nos eligen: hacemos lo que es justo, no solo lo que es legal.
VALORES EN
ACCIÓN
NECESITO SABER. Soy un mensajero que trabaja en QUÉ HACER. Así como nos consideramos
un mercado emergente de rápido crecimiento. Hago personalmente responsables por nuestras acciones,
recogidas periódicas en la fábrica de un proveedor y, compromisos y resultados, exigimos que nuestros
en mi opinión, algunos de sus empleados me parecen asociados comerciales hagan lo propio. Iron
demasiado jóvenes. No tengo pruebas de que sean Mountain no hará negocios con organizaciones que
menores de edad, pero me da muy mala espina. utilicen el trabajo infantil. La Orientación a la acción
¿Qué debería hacer? obliga a alertar de inmediato a nuestro proveedor o
al Departamento de Compras. Esta inquietud también
puede canalizarse a través de la Línea ética de Iron
Mountain.

Protección de nuestros vehículos e instalaciones Asegurándonos de que todos los equipos de protección contra incendios y de seguridad sean
debidamente inspeccionados y estén en buenas condiciones de funcionamiento. A
Respondemos a la mayor brevedad a todas las alarmas (incluso después del horario de trabajo normal). C
C
Vivir de acuerdo con nuestros valores Impedimos que personas no autorizadas entren a nuestras instalaciones, y contactamos con nuestro
I
supervisor o con Seguridad, Riesgos y Protección global en caso de detectar algún intruso.
La protección de la valiosa información de nuestros En todo momento llevamos visible la etiqueta identificativa de Iron Mountain, y nos aseguramos de que
Ó
N
clientes depende de que mantengamos nuestros los demás también lo hagan.
N
vehículos, instalaciones y demás propiedades No dejamos abiertas las puertas de nuestras instalaciones, ni permitimos que nadie nos siga al entrar a las mismas.
iuestrasdadesomun
No dejamos a nadie nuestras llaves, etiqueta identificativa ni códigos de alarma.
protegidos contra todo daño. Cerramos con llave la puerta de nuestro despacho o vehículo.
Comunicamos de forma oportuna a nuestros supervisores las fugas, averías en equipos u otros
Construyendo el éxito problemas de mantenimiento.
Sobre nuestro Valor esencial de Seguridad y protección se apoya el compromiso con nuestros clientes. Llamamos a la policía o a los bomberos en caso de peligro inminente.
Manteniendo nuestras instalaciones, vehículos y equipos seguros y libres de daños ayudamos a reforzar VALORES EN
la confianza que tienen en nosotros y a cumplir con nuestras promesas.
Qué implica, cada día NECESITO SABER. Todos los días, cuando mi NECESITO SABER. El otro día, un supervisor
En Iron Mountain evaluamos continuamente los riesgos y mejoramos la protección de nuestros activos físicos. compañero de trabajo sale a hacer su ruta, enciende un permitió que su amigo entrara en el centro de
Como integrante de Iron Mountain existen varias maneras de contribuir a ello: cigarrillo. Le he dicho que me parece mala idea, porque registros sin hacerle firmar. Fue una visita breve y
tarde o temprano provocará un incendio, o se distraerá no pareció ocurrir nada raro. ¿Tendría que
Más información
y sufrirá un accidente. Siempre se ríe y me dice que me informar sobre ello?
meta en mis asuntos. Sé que es algo que debería
Consulte más información en la
denunciar, pero es un empleado veterano y es amigo del QUÉ HACER. Sí. Iron Mountain necesita tener Política de Seguridad física
gerente general. ¿Qué debería hacer? constancia de cada persona que entre a nuestras global de Iron Mountain.
instalaciones, de modo que si más adelante se
QUÉ HACER. Aún cuando hasta el momento no se descubre que algo falta o se ha dañado
han producido daños, es posible que no tenga tanta dispondremos de la información necesaria para
suerte en el futuro. Hablarlo con su compañero fue determinar qué ha ocurrido. Si le resulta incómodo
lo correcto, pero si persiste en su actividad, deberá denunciar el hecho a sus superiores, hágalo a través
denunciar una condición insegura. Fumar en un de la Línea ética de Iron Mountain.
vehículo de la empresa pone en peligro a nuestro
personal y la información de los clientes, e incluso
al público. En esta situación, la Orientación a la
acción es la mejor manera de poner coto a este
comportamiento peligroso, y para ayudar a proteger
la seguridad de nuestro personal y de nuestros
activos.
N
CONOZCA EL
Respeto de la privacidad Consultar al Grupo de Privacidad y Cumplimiento Normativo global antes de transferir datos
CÓDIGO
iuestrasdadesomun
personales a través de fronteras
Denunciar de inmediato todo uso indebido o pérdida de datos personales a un supervisor y a
Vivir de acuerdo con nuestros valores Seguridad, Riesgos y Protección global, o al Grupo de Privacidad y Cumplimiento normativo global ¿Qué son los datos
La protección y privacidad de los datos es parte integral de personales?
nuestra cultura y actividades. Tanto si es de los VALORES EN La definición jurídica de “información

personal” o de “datos personales”
empleados, de los clientes o de proveedores, los tratamos ACCIÓN varía entre los diversos países,
con el máximo cuidado y respeto, y nunca nos desviamos aunque en general se consideran
NECESITO SABER. Trabajo en Marketing y se me ha NECESITO SABER. Recientemente adquirimos datos relacionados con una
de nuestras obligaciones legales y éticas. asignado un proyecto que implica analizar las
transacciones de los clientes. El objetivo es mejorar
una empresa en Europa y quisiéramos realizar
investigaciones de antecedentes de todos los
persona identificada o
identificable.
nuestros servicios y nuestra capacidad de conseguir la empleados. ¿Podemos enviar por correo Esto puede incluir los siguientes
Construyendo el éxito Satisfacción total del cliente. Para que el proyecto sea un electrónico copias escaneadas de las tarjetas de
datos de una persona:
éxito es necesario agregar cookies de seguimiento a uno identificación de los empleados a nuestro
La privacidad y protección de los datos constituye la base de la reputación de confianza de Iron Mountain. de nuestros sistemas, con el objeto de obtener un proveedor de investigaciones de EE.UU.? Nombre completo
Reconocemos y apreciamos que proteger los datos que custodiamos es fundamental para quienes somos panorama más detallado del comportamiento de Dirección particular
como empresa y para nuestro valor en el mercado. Ese es el motivo de nuestro compromiso de garantizar nuestros clientes. ¿Hay algún problema? QUÉ HACER. La Seguridad y protección de
nuestros empleados y de nuestros datos es Dirección de correo electrónico
que todos los datos personales, sea cual fuere su formato, esté protegidos de acuerdo con las más altas Número de documento de
QUÉ HACER. En esta situación, la clave es poner en absolutamente prioritaria, y la realización de
normas del sector, en cumplimiento de todas las obligaciones legales y contractuales pertinentes. práctica nuestro Valor esencial de Sinceridad. Uno investigaciones de antecedentes es una manera identidad
de los motivos por los que los clientes optan por importante de garantizarlo. Sin embargo, antes de Dirección IP
Iron Mountain en lugar de hacerlo por nuestros poner manos a la obra debemos determinar si el
Qué implica, cada día competidores es porque confían en que seremos tipo de comprobación de antecedentes y el método Número de permiso de
En el mundo existen numerosas leyes que regulan la recogida y procesamiento de datos personales, motivo abiertos y honestos acerca del uso que damos a la de recogida y transmisión de este tipo de datos son conducir Fotografía
por el cual su manipulación y protección requieren vigilancia y atención constantes. información. Aunque la aplicación de cookies de posibles según la ley y nuestras políticas. Número de tarjeta de crédito
seguimiento al sistema es legal y está permitido por
Se trata de una cuestión compleja que requiere Información genética
Esto supone: nuestras políticas y condiciones contractuales con
la consideración de diversos factores. Consulte Número de teléfono
los clientes, debemos informarles acerca del
Informar claramente a las personas por qué recogemos sus datos personales y cómo los utilizaremos cambio. Esto refuerza la relación de confianza que al Grupo de Privacidad y Cumplimiento ID de inicio de sesión o nombre
Recoger y utilizar datos personales solamente para motivos comerciales legítimos (como, por ejemplo, mantenemos con nuestros clientes y refuerza el Normativo global la mejor manera de cumplir de pantalla
prestar servicios a clientes u otorgar prestaciones a los empleados) espíritu de nuestros Valores esenciales. con el objetivo de manera legal y correcta.
Dado que las leyes de privacidad son
Asegurarnos siempre de atenernos a los compromisos contractuales cuando manipulamos datos de Para confirmar si un método de recogida o complejas y varían en función de la
clientes Divulgar datos personales solamente a las personas que tengan necesidad de conocerlos procesamiento de datos es o no legal, consulte al Grupo jurisdicción, consulte al Grupo de
Guardar y transmitir siempre los datos personales de manera segura y responsable de Privacidad y Cumplimiento Normativo global. Privacidad y Cumplimiento Normativo
Destruir o devolver los datos personales cuando ya no los necesitemos (según lo establezcan las global para asegurarse de que
leyes o políticas aplicables) Más información estemos procesando datos
personales de acuerdo con los
Consulte información más detallada en la Política Global de Privacidad, la Política de HIPAA y las requisitos legales, contractuales
Directrices europeas de protección de datos relativos al empleo de Iron Mountain. y normativos.
Uso eficaz y responsable de las redes sociales Qué implica, cada día Dejar claro que las opiniones que expresamos son nuestras y no
Nuestras comu
de la empresa
Dado que las redes sociales juegan un papel cada vez más vital en Iron Mountain,
es importante ser conscientes de los riesgos y anticiparse a los mismos. Los Mantener la información confidencial (de la empresa o de nuestros
Vivir de acuerdo con nuestros valores contenidos que compartimos en las redes sociales pueden ser malinterpretados o clientes u otros asociados comerciales) protegida y segura
Las redes sociales son una potente herramienta para descontextualizados, así como llegar a un público mucho más amplio del que Ser corteses y profesionales en nuestras interacciones por Internet
mejorar la comunicación y la colaboración. Al pretendíamos, incluyendo compañeros de trabajo, clientes y prensa. Una vez
publicada en Internet, la información puede resultar muy difícil de eliminar. Así
Evitar implicarnos en actividades ilegales, como
hostigamiento o ciberacoso
promover su uso contribuimos a estructurar equipos pues, antes de expresarnos en las redes sociales, es importante reflexionar y
Reconocer a los clientes cuando contacten con nosotros a través de
más sólidos y a fomentar conexiones más considerar todas las posibles consecuencias.
una red social, pero remitirlos al servicio de Atención al cliente para
significativas con nuestros clientes y comunidades. Sin Para utilizar las redes sociales de manera eficiente y responsable, debemos: resolver problemas específicos
embargo, su uso indebido puede perjudicar a nuestra Identificarnos como empleados de Iron Mountain cuando publiquemos
opiniones acerca de la empresa o de nuestros servicios
Evitar utilizar las redes sociales para adoptar decisiones en materia
de contratación, a menos que sea usted integrante de Recursos
gente, nuestra información y nuestra reputación. Humanos y dicho uso se ajuste a la ley y a las normas
Más información Consulte más Las redes sociales han cambiado nuestra manera de trabajar, permitiéndonos compartir la información de
información en las Directrices de manera más eficiente, interactuar más eficazmente con nuestros clientes y expresar mejor nuestro valor en el
redes sociales y la Política de mercado. Tanto a través de continentes, sectores o jerarquías corporativas, las redes sociales facilitan el
uso aceptable de Iron Mountain. intercambio de ideas y ayudan a maximizar la aportación de cada uno de los integrantes de la empresa a
Para cualquier consulta adicional nuestro éxito.
póngase en contacto con el
equipo de Comunicaciones VALORES EN
corporativas o con el Grupo de ACCIÓN
Privacidad y Cumplimiento
Normativo global. NECESITO SABER. He leído un artículo en QUÉ HACER. Sí. Sin embargo, si opta por expresar
Internet que cita a un competidor manifestando una opinión acerca de Iron Mountain por Internet,
que su empresa ofrece un servicio superior al de deberá indicar que es usted empleado de la empresa
Iron Mountain. El sitio web permite a los lectores y dejar claro que los puntos de vista expresados son
publicar comentarios. Como yo sé que nuestro suyos y no la opinión oficial de Iron Mountain.
servicio es mejor, ¿puedo responder? También deberá asegurarse de que la información
que proporcione sea totalmente exacta, y de no
exagerar ningún aspecto de nuestra empresa o
nuestros servicios. Siempre es conveniente insertar
un enlace a nuestro sitio web o hacia los sitios
oficiales de la empresa en las redes sociales.
CONOZCA EL c
Prevención de uso indebido de Construyendo el éxito
Como empleados tenemos acceso a información que puede emplearse para influir en las decisiones de
CÓDIGO o
nf
información privilegiada inversión, tanto en el caso de Iron Mountain como de otras empresas. Nuestro Valor esencial de Seguridad
y Protección implica no solamente que debemos proteger la información de los clientes, sino también tener Ejemplos de información
id
e
el mismo cuidado con la información privilegiada. Su manejo adecuado impedirá su uso indebido. importante no pública
Vivir de acuerdo con nuestros valores n
Posibles planes de fusiones ci
El uso indebido de información privilegiada abusa la Qué implica, cada día o adquisiciones al
confianza de nuestros inversionistas y del mercado. El uso indebido de la información privilegiada se produce cuando alguien la utiliza para su beneficio personal, o Proyecciones de beneficios de
Ese es el motivo por el cual es vitalmente importante bien la comparte con otros para que puedan hacer lo propio. Incluso si esa información no se utiliza, el solo hecho
o pérdidas
Lanzamiento de productos
Ir
on
que evitemos el uso inapropiado o la divulgación de de poseerla a la hora de tomar una decisión en materia de inversiones puede ser considerada una infracción. Esto
puede conllevar serias consecuencias legales y poner en entredicho la confianza que nos tienen los inversionistas. o servicios importantes M
información no pública sensible. Evitamos el uso indebido o la divulgación de la información privilegiada:
Cambios en la dirección ejecutiva ou
Pleitos o acuerdos extrajudiciales nt

Protegiéndola, tanto si se trata de guardarla en un cajón con llave o impidiendo el acceso a significativos ai
computadoras y dispositivos móviles n.
Cambios en las políticas
N
Compartiéndola solamente con quienes necesiten conocerla de dividendos o tributarias
iuestrasdadesomun
No hablando acerca de la misma con familiares o amigos
No mencionándola nunca en público o en redes sociales
MÁS información
Consulte información más detallada
en la Política de Información
VALORES EN
ACCIÓN
NECESITO SABER. Mi suegro me preguntó si QUÉ HACER. La que usted conoce es información
sería buena idea comprar acciones de Iron privilegiada. Divulgarla va en contra de la política de
Mountain. En este momento estamos a punto de la empresa, e incluso podría ser ilegal. Proporcionar a
adquirir una gran empresa, y cuando se conozca su suegro un dato susceptible de influir en su
la noticia posiblemente la cotización de las decisión de comprar o de vender acciones de Iron
acciones se dispare. ¿Qué debería decirle? Mountain podría conllevar graves consecuencias,
incluyendo investigaciones de las autoridades,
demandas y penalizaciones.

Participación en política y Construyendo el éxito
dades
iuestrasdadesomun
N -iuestras omun N
Creemos que un proceso político abierto y sólido posibilita una sociedad más justa y productiva. También
asuntos gubernamentales creemos que todos tienen derecho de expresar sus creencias y participar en la vida cívica. Es una de las
maneras en que ponemos en práctica nuestro Valor esencial de Orientación a la acción. Sin embargo, en el
lugar de trabajo los integrantes de Iron Mountain deben evitar propagar sus ideas políticas personales.
Participar en procesos políticos puede beneficiar a Qué implica, cada día
nuestra empresa y contribuir a cambios positivos Los recursos de la empresa, incluyendo el tiempo de trabajo y los fondos de Iron Mountain, no deben utilizarse
para causas políticas personales. Incluso fuera del trabajo tenemos que tomar medidas para asegurarnos de que
en nuestras comunidades, pero es importante no nuestras ideas políticas no sean percibidas como la posición oficial de la empresa. Esto supone:
hacer política en el lugar de trabajo. No hacer campaña, no recaudar fondos ni promover candidatos o causas políticas en el trabajo
Denunciar si alguien usa el nombre de Iron Mountain para promover un cargo político personal
Evitar utilizar prendas con marcas de Iron Mountain al asistir eventos políticos
Utilizar datos de contacto personales (no de Iron Mountain) al contribuir a una causa o candidato político
VALORES EN
ACCIÓN
NECESITO SABER. El alcalde de mi ciudad QUÉ HACER. No, en general no se pueden utilizar
organiza una cena de captación de fondos para su recursos de la empresa para actividades de
reelección, y me preguntó si Iron Mountain podría recaudación de fondos con fines políticos. Aunque
ser un patrocinador. La municipalidad es uno de patrocinar la cena parece una buena idea, podría
nuestros mayores clientes en este mercado, y nos considerarse un intento de influir indebidamente en
convendría bastante participar. ¿Puedo patrocinar nuestras relaciones comerciales con la ciudad. Esto
el evento en nombre de Iron Mountain, y solicitar podría perjudicar gravemente a nuestra marca y a
el reintegro de los gastos? nuestra reputación, y exponernos a imputaciones
legales. En caso de duda acerca de si una donación
es correcta, consulte al Grupo Asuntos
Gubernamentales Globales.
Viviendo los valores se construye el éxito La Línea ética de Iron Mountain
Como integrantes de Iron Mountain tenemos un interés personal en cumplir con el Código y vivir de Podrá denunciar infracciones de las normas éticas y formular
acuerdo con nuestros Valores esenciales. La manera en que interactuamos con Nuestra gente y Nuestras
comunidades, y en que cumplimos Nuestra promesa a nuestros clientes y accionistas, nos ha permitido
consultas las 24 horas del día y los 365 días del año llamando a
alcanzar el éxito del que disfrutamos hoy, y nos garantiza que seguirá en el futuro. la Línea ética de Iron Mountain. La Línea ética está operada por
En el curso de nuestro trabajo en Iron Mountain nos enfrentamos a complejos dilemas éticos. Si no
una empresa independiente y (donde la ley lo permita) podrá
encontramos las respuestas en el Código existen diversos recursos adicionales a nuestra disposición optar por mantener su anonimato.
para proporcionarnos orientación y asesoramiento.
Para denunciar por teléfono: Llame al número gratuito correspondiente a su país, que
Si tiene una duda o inquietud, plantéela. Le prestaremos atención y le ayudaremos. Si denuncia una
encontrará a continuación.
infracción, esté seguro que lo investigaremos a fondo, y que no toleraremos represalias por
denuncias presentadas de buena fe. Para denunciar por internet: Presente su denuncia visitando: www.IMEthicsLine.com.
Políticas y procedimientos Argentina 0.800.555.0906 México (M1.M5) 001.8008407907

El Código de Ética y Conducta Empresarial proporciona orientación sobre muchos de los dilemas éticos Argentina 0.800.444.8084 México (NUEVO) 001.866.737.6850
y de cumplimiento normativo a los que se verá enfrentado como empleado de Iron Mountain. Además de Australia 1.800.339276 Países Bajos 0800.0226174
leer el Código, recomendamos consultar las políticas y procedimientos de la empresa, donde encontrará Austria 0800.291870 Noruega 800.15654
información más detallada. Bélgica 0800.77004 Perú 0800.52116
Brasil 0800.8911667 Polonia 0.0.800.1211571
Canadá 866.668.3837 Rumania* +1.503.726.2429
Dispensas
Habrá circunstancias en las que considere que no es posible cumplir con una cláusula del Código. En Chile 1230.020.5771 Rusia 8.10.8002.6053011
muy raros casos podrá obtener una dispensa solicitándola a la Oficina del Asesor Jurídico. China (norte) 10.800.712.1239 Serbia* +1.503.726.2429
China (sur) 10.800.120.1239 Eslovaquia 0800.001.544
Las autoridades estadounidenses podrán exigir que las dispensas otorgadas a integrantes del Consejo Colombia 01800.9.155860 España 900.991498
de Administración y otras personas de Iron Mountain sean comunicadas a la Securities and Exchange República Checa 800.142.550 Suiza 0800.562907
Commission (la Comisión del Mercado de Valores de EE.UU.) o a algún otro organismo regulador.
Francia 0800.902500 Turquía* +1.503.726.2429
Alemania 0800.1016582 Ucrania* +1.503.726.2429
Grecia 00800.12.6576 Reino Unido 0800.032.8483
Hong Kong 800.964214 Estados Unidos +1.866.668.3837
Hungría 06.800.17199 Estados Unidos +1.503.726.2429
India 000.800.100.1071
Irlanda 1.800615403 *Llamada a cobro revertido

Viviendo los valores se construye el éxito
One Federal Street
Boston, MA 02110
+1.800.899.4766
ironmountain.com
© 2015 Iron Mountain Incorporated. Reservados todos los derechos. Iron Mountain y el diseño de la montaña son marcas registradas de Iron Mountain en
Estados Unidos y otros países. Todas las demás marcas comerciales y registradas son propiedad de sus respectivos titulares.
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Viviendo los valores se

Estimados integrantes de Iron Mountain:

Nunca debe dudar en comunicar a su supervisor o al Grupo de Privacidad y Cumplimiento

Nuestros Valores esenciales 5 Cumplimiento de sanciones internacionales y de reglamentos comerciales

2 | Viviendo los valores se construye el éxito www.IMEthicsLine.com | 3

ESENCIALES Seguridad y Protección

Nuestros Valores esenciales definen el carácter de Sinceridad

de Iron Mountain pensamos y actuamos. Responsabilidad

honestidadnos ayudan a atraer y a retener al mejor personal, a

Investigaciones y medidas disciplinarias www.IMEthicsLine.com

Existen diversos modos de plantear un problema o inquietud en materia de ética o cumplimiento.

0 | Código de Ética y Conducta Empresarial

Denuncie la presencia de armas a su supervisor o a Seguridad, Riesgos y Protección global.

Un lugar de trabajo libre de drogas y alcohol

18 | Código de Ética y Conducta Empresarial www.IMEthicsLine.com | 15

esencial de Trabajo en equipo. Puede ser algo que expresemos,

20 | Código de Ética y Conducta Empresarial www.IMEthicsLine.com | 17

20 | Viviendo los valores se construye el éxito

registros financieros veraces integridad de nuestros informes y registros. Esto supone:

Tenemos el compromiso de elegir las

| 00Código|CódigodeÉticade yÉticaConductayConductaEmpresarialEmpresarial www.IMEthicsLine.com | 00

00 | Código de Ética y Conducta Empresarial www.IMEthicsLine.com | 29

Intereses de empleo o financieros fuera de la empresa

30 | Viviendo los valores se construye el éxito www.IMEthicsLine.com | 31

34 | Viviendo los valores se construye el éxito

36 | Código de Ética y Conducta Empresarial www.IMEthicsLine.com | 39

Qué implica, cada día

mejorar nuestra oferta? a comunicar la incidencia. Si cae en sus manos

0 | Código de Ética y Conducta Empresarial

48 | Código de Ética y Conducta Empresarial www.IMEthicsLine.com | 49

VALORES EN Bill Meaney,

52 | Viviendo los valores se construye el éxito

La protección y privacidad de los datos es parte integral de personales?

nuestra cultura y actividades. Tanto si es de los VALORES EN La definición jurídica de “información

Pleitos o acuerdos extrajudiciales nt

00 | Código de Ética y Conducta Empresarial www.IMEthicsLine.com | 61

Políticas y procedimientos Argentina 0.800.555.0906 México (M1.M5) 001.8008407907

64 | Viviendo los valores se construye el éxito

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