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4 Pasos a seguir para crear una PMO desde 0

Cómo crear una Oficina de Gestión de Proyectos

http://www.ceolevel.com/4pasospmo

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

27 NOVIEMBRE, 2017

No hace mucho escribí en el blog sobre las oficinas de proyectos: ¿Sabes que es una PMO y
cuáles son sus beneficios para la empresa?

En el artículo de hoy, me gustaría retomar el tema y daros algunos consejos a aquellos que os
hayan encomendado la nada fácil tarea de “montar una PMO” desde cero en vuestra
organización.

Vamos a enfocar el reto de crear una PMO en la organización como un proyecto en si mismo,
por lo tanto los primeros pasos serán:
 Analizar la situación actual
 Decidir el enfoque más adecuado y las herramientas a emplear (“tailoring”)
 Involucrar a los principales stakeholders

Empezaremos a planificar con más detalle la ejecución del proyecto, siguiendo estas 4 fases:
1. Análisis de la situación: En esta primera fase nos vendrá bien conocer algunos
aspectos clave como pueden ser:
1. El nivel de madurez en Project Management de la compañía
2. El tipo de organización (funcional, matricial o proyectizada)
3. La involucración/interés de los interesados en el proyecto
4. Tipo de PMO que queremos crear (de soporte, control o directiva)

2. Fase de Diseño y toma de requirimientos:


1. Definir las áreas de responsabilidad de la PMO con detalle
2. Métodos y procesos a implementar
3. Herramientas y recursos necesarios para llevarlo a cabo

3. Implementación de la PMO
1. Pondremos en acción los planes, implementando los procesos y sistemas
2. Acciones formativas, de marketing y comunicación en relación a la PMO y sus
funciones dentro de la organización
3. La gestión del cambio será un elemento importante en esta fase, el éxito o el
fracaso dependerá de si la organización entiende el valor que aporta la PMO y
recibe apoyo de los principales interesados.

4. Operaciones
1. Mantener la PMO operativa y funcional
2. Coaching/Mentorship a los project managers para que colaboren de manera
efectiva con la PMO
3. Seguimiento y adaptación de las funciones de la PMO, midiendo su grado de
madurez y en base a las necesidades de negocio de la organización
Estos son solo algunos consejos, obviamente acometer un proyecto como este no será tarea
fácil y deberemos planificar muy bien las diferentes fases y contar con el apoyo de las capas
gerenciales de la organización si queremos que el proyecto llegue a buen puerto.

¿Tiene tu empresa una PMO? ¿Consideras que aporta un gran valor añadido a las tareas
de los PMs? Comparte como siempre tus comentarios y experiencias abajo.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP