Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
Presentado por:
Contenido
INTRODUCCIÓN.............................................................................................................................. 3
CAPÍTULO I: ANTECEDENTES Y SITUACIÓN ACTUAL........................................................................... 4
1.1Antecedentes de la empresa................................................................................................... 4
1.2 Planteamiento del problema.................................................................................................. 4
1.3 Justificación de la investigación.............................................................................................. 5
CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO ........................................................................................................ 6
2.1 Diagnóstico Administrativo ................................................................................................... 6
2.2 Análisis del Diagnóstico Administrativo .................................................................................. 6
2.3 Etapas que integran el Diagnóstico Administrativo .................................................................. 6
2.3.1 Recopilación de información:.......................................................................................... 6
2.3.2 Análisis Organizacional o Administrativa: ......................................................................... 7
2.3.3 Obtención de las Conclusiones: ....................................................................................... 7
2.3.4 Propuesta Y Plan de Acción: ............................................................................................ 7
2.4 Control Administrativo .......................................................................................................... 7
2.5 Actividades importantes de control ........................................................................................ 7
2.6 El proceso básico de control .................................................................................................. 7
2.6.1 Establecimiento De Normas............................................................................................. 8
2.6.2 Medición Del Desempeño ............................................................................................... 8
2.6.3 Corrección De Desviaciones ............................................................................................. 8
2.7 Plan de mejora...................................................................................................................... 8
2.7.1 Pasos a seguir para la elaboración del plan de mejoras ..................................................... 9
2.7.2 Determinar el área de mejora.......................................................................................... 9
2.7.3 Identificar Las Principales Causas Del Problema ................................................................ 9
2.7.4 Formular el objetivo........................................................................................................ 9
2.7.5 Establecer Las Acciones De Mejora .................................................................................. 9
2.7.6 Realizar una planificación ................................................................................................ 9
2.7.7 Llevar a cabo un seguimiento del plan de mejoras .......................................................... 10
CAPÍTULO III: INVESTIGACIÒN DE CAMPO ...................................................................................... 11
i
3.1 Objetivos de la investigación................................................................................................ 11
3.1.1 Objetivo General. ......................................................................................................... 11
3.1.2 Objetivos Específicos. ................................................................................................... 11
3.2 Metodología de la investigación........................................................................................... 11
3.3 Tipo de Investigación ......................................................................................................... 11
3.4 Fuentes de la Investigación .................................................................................................. 12
3.4.1 Fuentes Primarias ......................................................................................................... 12
3.4.2 Fuentes Secundarias ..................................................................................................... 12
3.5 Enfoque de Investigación..................................................................................................... 12
3.6 Determinación del Universo................................................................................................. 12
3.7 Muestra.............................................................................................................................. 12
3.7.1 Muestra 1 (Entrevistas) ................................................................................................. 12
3.7.2 Muestra 2 (Encuesta a Empleados) ................................................................................ 12
3.7.3 Muestra 3 (Encuesta a clientes) ..................................................................................... 13
3.8 Información obtenida a través de la entrevista para gerentes de JEP S.A. DE C.V..................... 13
3.9 Información obtenida a través del cuestionario dirigido al personal de JEP, S.A de C.V. ........... 17
3.10 Información obtenida a través de cuestionario dirigido a clientes de JEP, S.A de C.V. ............ 24
3.11 Conclusiones..................................................................................................................... 28
3.13 Recomendaciones ............................................................................................................. 29
CAPÍTULO IV: PROPUESTA DE SOLUCIÓN PARA MEJORAR LOS CONTROLES ADMINISTRATIVOS DE LA
EMPRESA. .................................................................................................................................... 30
4.1 Objetivo general del trabajo ................................................................................................ 30
4.1.1 Objetivos específicos del trabajo.................................................................................... 30
4.2 Diagnóstico de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA) ........................... 30
4.2.1 Estrategias Matriz de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. ..................... 32
4.3 Plan de Capacitaciones para empleados ............................................................................... 34
4.4 Presupuesto de capacitaciones ............................................................................................ 38
4.5 Cronograma anual de capacitaciones ................................................................................... 38
4.6 Manual de inducción .......................................................................................................... 39
4.7 Manual de Puestos de trabajo.............................................................................................. 43
4.10 Tarjeta de Identificación de Crédito .................................................................................... 70
4.11 Implementación Del Sistema Dicom ................................................................................... 71
ii
4.12 Implementación De Software Empresarial .......................................................................... 71
4.12.1 Características del Software......................................................................................... 71
4.12.2 Facturas ..................................................................................................................... 71
4.12.4 Cuentas por cobrar ..................................................................................................... 71
4.12.5 Requerimientos tecnológicos para implementar el Software ......................................... 71
4.13 Cronograma de actividades................................................................................................ 72
4.14 Presupuesto para la propuesta del plan de mejora en los controles administrativos. ............ 73
BIBLIOGRAFÌA .............................................................................................................................. 74
GLOSARIO.................................................................................................................................... 75
ANEXOS ....................................................................................................................................... 80
iii
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1: Empleados de diferentes departamentos de JEP, S.A. DE C.V.
Tabla 10: Manual de puestos para jefe de tienda de JEP, S.A. DE C.V.
Tabla 12: Manual de puestos para Auditor externo de JEP, S.A. DE C.V
Tabla 14: Manual de puestos para Encargado de Créditos y cobros de JEP, S.A. DE
C.V
Tabla 16: Manual de puestos para Encargado de bodega de JEP, S.A. DE C.V
Tabla 18: Manual de puestos para Encargado de Créditos y Cobros de JEP, S.A. DE
C.V.
i
Tabla 22: Manual de requisitos para Otorgamiento de Crédito.
ii
INTRODUCCIÓN
Los controles administrativos dentro de una empresa ya sea de cualquier registro, giro,
tamaño o sector, siempre será un aspecto fundamental para el cumplimiento de los
objetivos de la organización. Si se quiere que la empresa funcione correctamente tiene
que existir un diagnóstico administrativo actualizado ya que con esto se determinan las
deficiencias en las que se incurren en este momento.
Es por ello, que este trabajo busca identificar a través de un diagnóstico en los elementos
de los controles administrativos; corroborar que en ella se hagan efectivas las políticas de
otorgamiento de créditos, cuentas por cobrar y controles de inventarios, llegar a
conclusiones que puedan ser premisa para desarrollar posibles soluciones que ataquen
de raíz los problemas que afecten la empresa.
3
CAPÍTULO I: ANTECEDENTES Y SITUACIÓN ACTUAL
1.1Antecedentes de la empresa
4
1.3 Justificación de la investigación
Este estudio tiene como propósito identificar el por qué de la ineficiencia de los controles
administrativos aplicados actualmente para luego proponer un cambio significativo
buscando una solución viable que ayude a mejorar la gestión administrativa actual.
5
CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO
Procesos generales y diseño claro del orden de las funciones que se realizan.
De Todas las actividades que se relacionan entre sí de las áreas administrativas que son
fundamentales para lograr los objetivos.
1
Haroldo Herrera, Mejores Practicas 02-2007 de www.gestiopolis.com/canales8/ger/diagnostico
administrativo causa y efectos de los problemas.
2
Haroldo Herrera, Mejores Practicas 02-2007 de www.gestiopolis.com/canales8/ger/diagnostico
administrativo causa y efectos de los problemas.
6
2.3.2 Análisis Organizacional o Administrativa:
Esta fase del Diagnóstico Administrati vo tiene como objetivo comparar la información
registrada en la etapa de análisis y los aspectos técnicos que se han establecido
El control puede definirse como "el proceso de regular actividades que aseguren que se
están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación
significativa"[Robbins.1996:654].El control se encarga de evaluar y corregir el desempeño
de las actividades realizadas por los subordinados, para lograr que los objetivos y planes
trazados por la organización se estén llevando a cabo.
3
http://www.monografias.com/trabajos12/proadm/proadm.shtml
7
2.6.1 Establecimiento De Normas
Dentro de una empresa la planeación es el punto de partida para establecer los controles
con los que se pretende medir el desempeño, pero ya que los planes pueden resultar ser
muy complejos, se hace difícil supervisarlo todo. Por ello se deben establecer normas
con criterios especiales para poder vigilar con mayor sencillez las tareas.
8
2.7.1 Pasos a seguir para la elaboración del plan de mejoras
A continuación se describen los principales pasos a seguir para la elaboración del plan
de mejoras:
4
http://webs.uvigo.es/webcalidad/area_calidad/documentos/PEI_A NECA/plan_mejoras_pei.pdf
5
http://webs.uvigo.es/webcalidad/area_calidad/documentos/PEI_A NECA/plan_mejoras_pei.pdf
9
del plan de mejoras. Es, por lo tanto, imprescindible conocer el conjunto de restricciones
que condicionan su viabilidad ¨.6
6
http://webs.uvigo.es/webcalidad/area_calidad/documentos/PEI_A NECA/plan_mejoras_pei.pdf
10
CAPÍTULO III: INVESTIGACIÒN DE CAMPO
11
3.4 Fuentes de la Investigación
3.7 Muestra
12
3.7.3 Muestra 3 (Encuesta a clientes)
Para determinar el número de clientes se utilizó una fórmula matemática para muestra
finita ya que se conoce el número de clientes con los que cuenta la empresa.
Determinación de la muestra:
Enfoque Cuantitativo: Muestra Probabilística.
Fórmula de población finita
Donde
N= Población Total
Z= Porcentaje de Probabilidad
i= margen de error
Desarrollo:
Con un z=95%=1.96
Error i=10%
Probabilidad de que ocurra p=0.50%
Probabilidad de que no ocurra q=0.50%
n= (3.8416) 76.25
4.0104
n= (3.8416) (19.013066)
n= 73.04
Las encuestas y entrevistas se pasarían a 73 personas de una población total de 305.
Análisis: El resultado de esta pregunta es que el 69% de las personas encuestadas son
más del sexo masculino y el resto es para el sexo femenino con un 31%.
13
Objetivo: Conocer el cargo a desempeñar por las personas encuestadas para determinar
la estructura que existe dentro de la empresa
Análisis: Para dichos puestos gerenciales se observa que se requiere una preparación
académica acorde al puesto, en el caso del gerente general es Licenciado en
Administración de Empresas al igual que el encargado de la casa matriz, mientras que el
encargado de sucursal en Licenciado en Mercadotecnia.
Pregunta 4: ¿Cuáles son las áreas o departamentos con las que cuenta esta empresa?
Análisis: La entrevista refleja que si existe una departamentalización en JEP, S.A de C.V,
ya que cuenta claramente con un área Gerencial, de ventas, una de créditos y cobros y
un departamento administrativo, sin embargo no existe un Manual de puestos de trabajo.
Pregunta 5: ¿Brinda capacitaciones a sus empleados? ¿Con que frecuencia? ¿En que
temas los ha capacitado?
Análisis: se determinó que si se efectúan capacitaciones para los empleados pero estas
de hacen una vez al año a cada área dentro de la empresa, y en algunos años no se
realiza ninguna, la selección de las capacitaciones se hacen según los dueños y gerencia
estimen conveniente y de ser necesario para cada área.
Pregunta 6: ¿Cómo controla usted el trabajo de sus empleados? ¿De que manera lo
hace?
Objetivo: Conocer si hay un método de control sobre las actividades que realizan los
empleados.
14
Pregunta 7: ¿Qué área considera usted que necesita una mejora en la empresa?
Objetivo: Identificar el método con que se registra los inventarios dentro de la empresa.
Análisis: Del 100% de los encuestados, todas las personas respondieron que el método
utilizado para el registro de inventario dentro de la empresa es el Kárdex. A través de
hojas de cálculo en Excel.
Pregunta 10: ¿Cuenta la empresa con una política de procedimientos para otorgar un
crédito?
Pregunta 11: ¿Cuáles son los requisitos que solicita la empresa para el otorgamiento de
un crédito?
15
dicho trámite amerita ya que solamente solicitan DUI, NIT, Certificado del ISSS y
algunas referencias comerciales y personales.
Análisis: En JEP, S.A. de C.V si se cuenta con procesos de otorgamiento pero al parecer
no son lo suficientemente confiables, por lo cual se ha dado problemas con algunos
clientes por su incumplimiento en los contratos realizados.
Pregunta 13: ¿Qué sistema se utiliza en la empresa para registrar las cuentas por
cobrar?
Análisis: El 100% de las personas entrevistadas expreso claramente que no hay políticas
administrativas por escrito que regulen las operaciones en las cuentas por cobrar dentro
de JEP, S.A. de C.V
16
3.9 Información obtenida a través del cuestionario dirigido al personal de JEP, S.A
de C.V.
Análisis: El resultado de esta pregunta es que encontramos un 69% del sexo masculino
trabajando en la empresa y un menor porcentaje del 31% es del sexo femenino
Análisis: El 31% de las personas que laboran en JEP, S.A. de C.V. tienen mas de 47
años, mientras que el 19% las personas tienen de 28 a 37 años y el restante porcentaje
están en el rango de 18 a 27 años y 38 a 47 años con un 25% cada uno, lo que nos
indica que el personal esta balanceado la experiencia laboral de los empleados sea
diferente.
17
Pregunta 3. Condición Laboral
Análisis: Muestra una baja estabilidad laborar de los empleados de más de cinco años y
un incremento en el número de nuevos empleados de menos de 2 años.
18
Pregunta 5. ¿Al momento de contratarlo le dieron por escrito las funciones que debe
realizar?
Pregunta 6: ¿Sabe usted si la empresa tiene establecidos los puestos de trabajo y las
personas que laboran en dichos puestos?
19
Pregunta 7: ¿Conoce usted los productos disponibles con los que cuenta la empresa
para la venta?
Análisis: El 94% de los encuestados manifestó tener conocimiento sobre los artículos
disponibles para la venta, el 6% restante admitió no tener dominio sobre todos los
artículos a la venta.
Pregunta 8: ¿Ha dejado de vender en algún momento productos por falta de existencia?
20
Pregunta 9: ¿Está disponible la información de los productos que se encuentran en
bodega?
Objetivo: saber si los empleados cuentas con algún método de control interno y apoyo
necesarias para conocer existencias de mercadería en bodega.
21
Pregunta 11: ¿Conoce usted los requisitos para el otorgamiento de un crédito a un
cliente?
Objetivo: saber si cada vendedor cuenta con el conocimiento en los procesos de créditos
de la empresa
Análisis: EL 100% de los entrevistados manifiesto conocer los pasos para otorgamiento
de créditos a los clientes.
Objetivo. Conocer la fluidez de respuesta hacia los clientes con respecto a los créditos
22
Pregunta 13: ¿Sabe usted como se maneja la situación cuando un cliente no paga o cae
en mora?
Análisis: El 81% dice conocer el procedimiento cuando un cliente cae en mora, el 19%
dice que no lo conoce.
23
3.10 Información obtenida a través de cuestionario dirigido a clientes de JEP, S.A
de C.V.
Análisis: El resultado de esta pregunta es que la mayor cantidad de clientes son del sexo
masculino con un 51% mientras que el 49% son del sexo femenino.
Objetivo: Identificar la edad promedio de los clientes actuales de JEP, S.A de C.V
Análisis: Los clientes actuales de JEP, S.A de C.V. son en un 49% personas entre los 28
a 37 años, mientras que el 36% son los clientes más jóvenes entre una edad de 18 a 27
años, restando un 7% para los rangos de 38 a 47 años y de 47 años a más 8%.
24
Pregunta 3: ¿Es la primera vez que compra en esta empresa?
Análisis: El 40% de los clientes realizan compras por primera ves dentro de JEP, S.A.
de C.V., mientras que el 60% restante son clientes que realizan compras de manera
frecuente.
25
Pregunta 5: ¿Ha encontrado siempre en la empresa el producto que usted anda
buscando?
Análisis: Del 100% de las personas encuestadas, el 67 % nos manifestó que si han
encontrado el producto que siempre han buscado, mientras que el 33% restante
opinaron lo contrario.
26
Pregunta 7. ¿Cuándo usted compró, le informaron la fecha de pago de su crédito?
Objetivo: Conocer si el cliente identifica sus fechas de pago, con el objetivo de evitar
los atrasos en dicho compromiso.
Análisis: Del 100% de las personas encuestadas, el 81% nos manifiesta que conoce
la fecha de pago de su crédito, pero el 19% restante dicen desconocer dicha fecha.
27
3.11 Conclusiones
Aunque no existe una alta rotación de los empleados el plan de capacitaciones para
ellos no se imparte todos los años y cuando se hace a lo mucho es uno el que se
realiza. El Personal no retroalimenta sus conocimientos en áreas como, por ejemplo
atención al cliente lo que afecta la entrega eficiente del producto vendido.
Las áreas que se ven más afectadas dentro de la empresa son las de Créditos y
Cuentas por Cobrar ya que no existe un manual de procedimientos por escrito de
ninguna de las dos áreas que explique claramente lo que se tiene que hacer para
proceder de una manera eficiente, sólo se conocen políticas verbales que en
ocasiones dan lugar a confusión y ello conlleva a créditos mal dados, y a un alto
índice de cuentas en mora.
Los requisitos para otorgar un crédito son muy pocos, por lo que se otorgan créditos
con un gran riesgo de perder la inversión.
Las cuentas por cobrar son registradas en computadora en Excel, y de forma manual
a través de hojas de control de pago, por lo existe riesgo de confundir la información
de los saldos pendientes por cobrar.
El inventario de mercadería se hace una vez al año lo cual es mucho tiempo para
detectar anomalías, además el registro de inventario que se realiza a través de una
computadora en hojas de Excel, da como resultado errores de dedo, y esto dificulta
saber si la mercadería se tiene disponible y a veces se deja de vender, por falta de
información que se requiere de inmediato.
28
3.13 Recomendaciones
Los clientes de la empresa que vuelven a adquirir otro artículo son muchos por lo que
se debería tomar opinión de que otros productos le gustaría que la tienda tenga
disponibles para satisfacer sus necesidades.
Diseñar una tarjeta de identificación de crédito para los clientes, para que tengan en
claro cuál es la fecha de pago mensual, cuando termina su contrato, y cuál es el
monto a de la cuota mensual.
Elaborar el inventario físico de mercadería al menos dos veces al año para detectar
anomalías.
29
CAPÍTULO IV: PROPUESTA DE SOLUCIÓN PARA MEJORAR LOS
CONTROLES ADMINISTRATIVOS DE LA EMPRESA.
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
30
5. Amplio conocimiento de las 5. Productos de marcas recocidas a nivel
Características de la mercadería para la mundial.
venta.
DEBILIDADES AMENAZAS
2. No se le da mucha importancia a la
capacitación del personal. 2. Ofertas de Mercaderías en Contrabando.
3. Los nuevos empleados no son inducidos 3. Poca seguridad en las calles debido a un
adecuadamente. elevado índice de delincuencia.
31
4.2.1 Estrategias Matriz de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y
Amenazas.
6. Disposición de diferentes
planes de pago.
32
3. Actualización de
conocimientos de nuevas
tecnología por parte de
proveedores.
4. apoyo de proveedores en
aniversarios y temporadas.
6. Productos de marcas
recocidas
a nivel mundial.
5. Economía nacional e
internacional inestable.
33
4.3 Plan de Capacitaciones para empleados
34
Capacitaciones para el departamento de Créditos y Cobros
35
4.6 El tiempo
5.Técnicas de cobros
5.1 Cobranza telefónica
5.2 Notas de Cobro
5.3 Visitas Personalizada.
5.4 Gestión Judicial
5.5 Gestión Extrajudicial
7.Tácticas de Cobro
7.1 Gestión de cobro directo
7.2 Negociación de plan de pagos
Tabla 5: Plan de capacitaciones de Créditos y Cobros para empleados de JEP, S.A. DE C.V
36
Capacitación del Clima organizacional
Métodos de Diagnostico
El proceso del Diagnostico
Definición de estrategias
El plan de acción de seguimiento
37
4.4 Presupuesto de capacitaciones
$
TOTAL 62.50
DIRECION EFECTIVA DE
LAS VENTAS
RECUPERE
EFECTIVAMENTE SUS
CUENTAS POR COBRAR.
38
4.6 Manual de inducción
Manual de Inducción
PORTADA INDICE
39
Bienvenida: Estimado/a, compañero/a de trabajo te damos la bienvenida a
nuestra organización JEP, S.A. DE C.V.
Queremos compartir contigo algunos procedimientos de nuestra empresa que
facilitara su integración a la misma.
Antes de empezar tu labor, es necesario conocer la forma de trabajo, las
obligaciones y responsabilidades y en general todo lo que constituye el fin último
de nuestra organización.
Al pertenecer a esta gran familia que conformamos, creemos que trabajaras con
alegría y entusiasmo en las labores que te han encomendado, para que así como
equipo de trabajo hagamos de JEP, S.A. DE C.V. Una empresa cada día mejor.
F.
__________________________________
Gerente General
¿Quiénes Somos?
MISIÓN
Servir y satisfacer las necesidades
de nuestros clientes a través de
electrodomésticos y muebles con
alta calidad y garantía,
comprometidos siempre a mantener
la variedad de nuestros productos.
VISION
Llegar a ser un referente de calidad
en la venta de electrodomésticos y
servicios al cliente con nuestra
variedad de productos. Crecer de
manera significativa, siempre de la
mano de nuestros empleados,
proveedores y clientes que son la base fundamental de nuestra empresa.
40
¿Qué hacemos? Nos dedicamos a la compra y venta de Electrodomésticos ,
muebles y enseres para el hogar
Antecedentes de la Empresa
Prestaciones al Personal
Seguro Social
AFP´S
Vacaciones anules
Aguinaldo
Día de descanso
Día de asueto
41
VALORES
Respecto: Tratamos a los demás
como nos gustaría que nos trataran
Excelencia: no estamos
satisfechos si no hacemos lo
mejor en cada una de las cosas
que hacemos. Nuestra mayor
alegría será para todos nosotros
descubrir lo buenos que podemos
llegar a ser.
Lealtad: Estamos comprometidos a
crear un vinculo de lealtad entre
empleados, clientes, proveedores.
Trabajo en Equipo: Generamos la
confianza necesaria para realizar un trabajo eficaz de forma coordinada y
compartida.
Directorio
42
4.7 Manual de Puestos de trabajo
PORTADA INDICE
CONTENIDO
43
}
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
• Diseñar un Manual de puestos de trabajo para la
empresa JEP, S.A. de C.V. que facilite reclutar y
seleccionar los candidatos idóneos para cada puesto.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
• Definir la estructura formal y real de la empresa que
establezca los niv eles jerárquicos, líneas de autoridad
y responsabilidad, requeridos para el funcionamiento.
• Delimitar los objetivos y funciones de cada puesto
con el fin de evitar sobrecargas de trabajo, duplicidad,
etc.
• Identificar las líneas de comunicación para lograr una
adecuada interrelación entre las unidades
administrativas.
44
Especificaciones de los perfiles de los puestos de trabajo.
1. IDENTIFICACIÓN
Nombre / Título
Gerente General o Dueño
del Puesto
Ubicación
(Dirección,
Gerencia General
departamento,
sección, etc.)
2. MISIÓN DEL PUESTO (Objetivo)
Ejercer en la parte administrativa, el control de todas las actividades que se presenten
en la empresa y asegurar un funcionamiento eficiente y eficaz del negocio.
ACTIVIDADES DIARIAS
Planificar, organizar, dirigir y controlar todas las actividades de la empresa.
Velar por la buena administración de los recursos económicos, inversiones y traslado
de fondos.
ACTIVIDADES SEMANALES
1. Revisar los programas de trabajo a efectuar.
2. Supervisar el registro de la contabilidad y reportes financieros del negocio
ACTIVIDADES MENSUALES
Realizar reuniones con los responsables de las áreas para analizar el avance del plan
de trabajo e informar acerca de los cambios o nuevas actividades a realizar.
ACTIVIDADES TRIMESTRALES
No se realizan
ACTIVIDADES ANUALES
Elaboración de plan estratégico y plan operativo de las actividades de la empresa
Elaboración de políticas procedimientos y reglas sobre la operatividad e las diferentes
áreas de la organización.
Formulación de planes de créditos a plazo que s eles ofrecen a los clientes.
Negociar y autorizar el plan de compras anual de la empresa.
ACTIVIDADES EVENTUALES
Formular y presentar los programas administrativos, de operación, de inversión y
presupuestales.
Autorizar cheques para pago o delegar esta actividad a la persona que considere
conveniente (firma).
45
Coordinar funciones gerenciales.
Mantener buenas relaciones y comunicación con los proveedores y clientes.
4. ESTRUCTURA DEL PUESTO
(Que otros elementos de la organización dependen del cargo)
Jefe de Tienda
Título del puesto:
Contador
5. PERFIL DE CONTRATACIÓN
Lic. En Administración de Empresas o
una carrera afín de preferencia con
Formación básica:
maestría en administración y dirección
de empresas y/o finanzas.
Conocimientos básicos de
computación.
Conocimientos específicos indispensables: Conocimientos básicos de contabilidad.
Manejo de personal.
Conocimiento de leyes.
Discreto.
Facilidad de palabra.
Facilidad de redacción.
Facilidad de relacionamiento.
Negociador.
Habilidades especiales:
Ordenado.
Responsable.
Sentido práctico de negocio.
Trabajar bajo presión.
Trabajo en equipo.
Experiencia previa: 4 años
1. IDENTIFICACIÓN
Nombre / Título del
Jefe de Tienda
Puesto
Ubicación (Dirección,
departamento, Sala de Ventas
sección, etc.)
2. MISIÓN DEL PUESTO (Objetivo)
Encargado de la administración de la tienda, responsable de supervisar al personal y
de brindar una excelente atención al cliente.
46
ACTIVIDADES DIARIAS
Supervisar que las instalaciones estén en buen estado..
Elaborar un reporte al gerente general sobre los ingresos percibidos
Dirigir y coordinar el funcionamiento del negocio.
Supervisar a los empleados y controlar el trabajo que realizan
Dar un seguimiento al otorgamiento de crédito.
Dar seguimiento al manual de cobros.
Manejo de caja fuerte para chequeras en blancos, remesas no efectuadas, títulos
valores
ACTIVIDADES SEMANALES
Ejecutar el plan de compras de productos para la venta que el gerente genera l
autoriza.
ACTIVIDADES MENSUALES
Ejecución del proceso de pago a los empleados.
ACTIVIDADES TRIMESTRALES
No se realizan
ACTIVIDADES ANUALES
Realizar en forma periódica la evaluación del desempeño.
ACTIVIDADES EVENTUALES
Dar seguimiento a los programas administrativos, de operación, de inversión y
presupuestales.
Proponer incentivos para los empleados que tengan mejor desempeño en su puesto
laboral.
Elaborar manuales de organización y contratación de personal.
Efectuar recuperación de cuentas incobrables.
Subcontratar a especialistas de promoción, publicidad, publicity y mercadeo para
realizar actividades en los establecimientos cuando sea necesario.
4. ESTRUCTURA DEL PUESTO
(Que otros elementos de la organización dependen del cargo)
Secretaria
Fuerza de ventas.
Título del puesto: Encargado de cobros.
Encargado de Bodega
Cajero.
5. PERFIL DE CONTRATACIÓN
Lic. En Administración de Empresas o
Formación básica:
una carrera afín.
47
Buena atención al cliente.
Conocimientos básicos de
computación.
Facturación.
Conocimientos específicos indispensables:
Manejo de Conflictos.
Manejo de personal.
Toma de decisiones.
Toma de pedidos.
Compromiso.
Cortesía.
Creatividad.
Espíritu de servicio.
Facilidad de palabra.
Honestidad.
Habilidades especiales: Liderazgo.
Motivación.
Puntualidad.
Respeto.
Responsabilidad.
Toma de decisiones.
Trabajo en equipo.
Experiencia previa: 3 años
1. IDENTIFICACIÓN
Nombre / Título
Secretaria
del Puesto
Puesto superior
Jefe de tienda
inmediato
Ubicación
(Dirección,
Sala de Ventas
departamento,
sección, etc.)
2. MISIÓN DEL PUESTO (Objetivo)
Apoyar al jefe en las actividades administrativas y en las operaciones diarias de la
empresa.
ACTIVIDADES DIARIAS
48
Digitar trabajos, que por su naturaleza requieren de nitidez, exactitud y
confidencialidad.
Redactar cartas, memorandos y otros documentos variados, así como tomar dictado
de los mismos.
Recibir y clasificar mensajes varios atendiendo su prioridad y traslado.
Llevar y mantener al día la agenda de reuniones y otras actividades del jefe, así como
recordar a los interesados en el momento oportuno sobre las mismas.
Manejo de archivo de la correspo ndencia.
Manejo de cardex de los clientes.
Archivo de documentos.
ACTIVIDADES SEMANALES
1. Efectuar citas con proveedores.
ACTIVIDADES MENSUALES
No se realizan
ACTIVIDADES TRIMESTRALES
No se realizan
ACTIVIDADES ANUALES
No se realizan
ACTIVIDADES EVENTUALES
Recibir, registrar y sellar la correspondencia, así como llevar el control pertinente de
los documentos enviados, a fin de organizar y actualizar los archivos.
Encargada de inducción del personal.
Emitir los cheques para pago.
Búsqueda de información / documentación solicitada por el jefe.
Elaboración de contratos para nuevos empleados.
4. ESTRUCTURA DEL PUESTO
(Que otros elementos de la organización dependen del cargo)
Título del puesto: Ninguno.
5. PERFIL DE CONTRATACIÓN
Bachiller comercial opción Secretariado
Formación básica:
o Secretaria Comercial.
Orientación al cliente.
Orientación a resultados.
Trabajo en Equipo.
Conocimientos específicos indispensables:
Compromiso.
Profesionalismo.
Búsqueda de información.
49
Confiabilidad.
Discreción.
Facilidad de palabra.
Honestidad.
Habilidades especiales: Orden.
Orientada a resultados.
Responsabilidad.
Trabajo bajo presión.
Paciencia.
Experiencia previa: 2 años
4. ESTRUCTURA DEL PUESTO
(Que otros elementos de la organización dependen del cargo)
Título del puesto: Ninguno.
5. PERFIL DE CONTRATACIÓN
Bachiller comercial opción Secretariado
Formación básica:
o Secretaria Comercial.
Orientación al cliente.
Orientación a resultados.
Trabajo en Equipo.
Conocimientos específicos indispensables:
Compromiso.
Profesionalismo.
Búsqueda de información.
Confiabilidad.
Discreción.
Facilidad de palabra.
Honestidad.
Habilidades especiales: Orden.
Orientada a resultados.
Responsabilidad.
Trabajo bajo presión.
Paciencia.
Experiencia previa: 2 años
1. IDENTIFICACIÓN
Nombre / Título
Auditor Externo
del Puesto
Puesto superior
Junta Directiva
inmediato
Ubicación Externo
50
(Dirección,
departamento,
sección, etc.)
2. MISIÓN DEL PUESTO (Objetivo)
ACTIVIDADES DIARIAS
No se realizan
ACTIVIDADES SEMANALES
No se realizan
ACTIVIDADES MENSUALES
Revisar y supervisar las declaraciones de IVA
ACTIVIDADES TRIMESTRALES
Asistir a las juntas.
ACTIVIDADES ANUALES
Validar los Estados Financieros
Revisar las retenciones de impuesto sobre la renta.
Realizar un plan de auditoría anual.
ACTIVIDADES EVENTUALES
Brindar apoyo a los empresarios en la toma de decisiones.
Velar por la sanidad de las finanzas e inversiones.
Asesoramiento a los empresarios en cualquier acción relacionada con el giro de la
empresa.
Revisar los títulos valores de las empresas y comprobantes.
Realizar cruces de información.
4. ESTRUCTURA DEL PUESTO
(Qué otros elementos de la organización dependen del cargo)
Título del puesto: Ninguno.
5. PERFIL DE CONTRATACIÓN
Lic. En Contaduría Pública, Maestría en
Formación básica:
Finanzas Empresariales.
51
Conocimientos de Excel.
Conocimiento de normas de control
interno Comité of sponsoring
organizations (COSO).
Conocimientos específicos indispensables: Conocimientos de leyes nacionales.
Leyes laborales.
Leyes mercantiles.
Leyes tributarias.
Manejo de sistemas de inventarios.
Buen comunicador.
Capacidad de organización.
Dotes de mando.
Ético.
Facilidad de análisis.
Habilidades especiales:
Independencia mental.
Negociador.
Orientación al cliente.
Responsable.
Trabajo en equipo.
Experiencia previa: Entre 5 y 7 años
1. IDENTIFICACIÓN
Nombre / Título
Contador
del Puesto
Puesto superior
Gerente General
inmediato
Ubicación
(Dirección,
Externo
departamento,
sección, etc.)
2. MISIÓN DEL PUESTO (Objetivo)
52
ACTIVIDADES DIARIAS
Revisar los registros y corregir la información contable.
ACTIVIDADES SEMANALES
No se realizan
ACTIVIDADES MENSUALES
Elaborar y revisar las declaraciones fiscales anuales y periódicas.
Elaborar los Estados Financieros
Explicar las notas de los Estados Financieros.
Cumplir con las obligaciones fiscales.
Realizar el cierre mensual de manera oportuna.
Mantener una comunicación directa y continua con la empresa.
Revisar el movimiento de caja chica.
ACTIVIDADES TRIMESTRALES
No se realizan
ACTIVIDADES ANUALES
Realizar un análisis de los Estados Financieros.
Presentar Estados Financieros a la Junta Directiva o al Gerente General
ACTIVIDADES EVENUALES
Realizar conciliaciones bancarias
4. ESTRUCTURA DEL PUESTO
(Que otros elementos de la organización dependen del cargo)
Título del puesto: Ninguno.
5. PERFIL DE CONTRATACIÓN
Formación básica: Lic. En Contaduría Pública.
Contabilidad.
Leyes tributarias.
Leyes laborales.
Leyes mercantiles.
Conocimientos específicos indispensables:
Leyes municipales.
Derecho aduanal.
Conocimiento de las NIF’s
Manejo de sistemas de inventarios.
Independencia mental.
Habilidades especiales: Habilidad numérica, cálculo de cuotas,
intereses y capital.
53
En el manejo de programas contables
computarizados.
Experiencia previa: 3 años
1. IDENTIFICACIÓN
Nombre / Título
Encargado de Cobros y Créditos
del Puesto
Puesto superior
Jefe de Tienda
inmediato
Ubicación
(Dirección,
Sala de Ventas
departamento,
sección, etc.)
2. MISIÓN DEL PUESTO (Objetivo)
ACTIVIDADES DIARIAS
54
ACTIVIDADES EVENTUALES
Realizar llamadas de recordatorios a los clientes que se atrasan eventualmente.
Proponer la empresa en outsourcing que realizará la gestión de cobros para
clientes con endeudamiento superior a 60 días.
Controlar la recuperación de las cuentas incobrables (embargos) con el gestor
ejecutor.
4. ESTRUCTURA DEL PUESTO
(Que otros elementos de la organización dependen del cargo)
Título del puesto: Cobrado
5. PERFIL DE CONTRATACIÓN
Formación básica: Técnico.
Conocimiento en Políticas
Crediticias.
Conocimientos básicos de
computación.
Conocimientos específicos indispensables: Conocimientos de negociación.
Amplios conocimientos de
contabilidad (créditos y cobros),
imprescindible.
Conocimiento de planes de pago.
Analítico.
Asertivo.
Confiable.
Discreción.
Honestidad.
Responsabilidad.
Habilidades especiales:
Trabajo bajo presión.
Paciencia.
Capacidad de análisis.
Trabajo en equipo.
Orientación a resultados.
Servicio al Cliente.
Experiencia previa: 2 años
1. IDENTIFICACIÓN
Nombre / Título
Cajero
del Puesto
Puesto superior
Jefe de Tienda
inmediato
Ubicación
Sala de ventas
(Dirección,
55
departamento,
sección, etc.)
2. MISIÓN DEL PUESTO (Objetivo)
ACTIVIDADES DIARIAS
Realizar facturas y Créditos Fiscales
Elaborar el reporte diario de caja
Documentar ingresos y egresos de la empresa.
Realizar las remesas al banco
ACTIVIDADES SEMANALES
No se realizan
ACTIVIDADES MENSUALES
Preparar las planillas de pago a los empleados
Reportes del ISSS, IVA, INSAFORP, Retenciones de Renta, pago de sueldos,
descuentos, etc.
ACTIVIDADES TRIMESTRALES
No se realizan
ACTIVIDADES ANUALES
No se realizan
ACTIVIDADES EVENTUALES
Entrega de quedan
Pago a proveedores.
4. ESTRUCTURA DEL PUESTO
(Que otros elementos de la organización dependen del cargo)
Título del puesto: Ninguno.
5. PERFIL DE CONTRATACIÓN
Formación básica: Bachillerato Comercial.
Conocimientos básicos de
Conocimientos específicos indispensables: contabilidad.
Cierre de caja.
56
Emisión de crédito fiscal.
Notas de débito y crédito.
Amabilidad.
Atención al cliente.
Coordinación tacto visual.
Disciplina.
Habilidades especiales: Discreción.
Habilidad expresiva.
Honradez.
Rapidez de decisión.
Responsabilidad.
Experiencia previa: Al menos un año
1. IDENTIFICACIÓN
Nombre / Título
Encargado de bodega
del Puesto
Puesto superior
Jefe de Tienda
inmediato
Ubicación
(Dirección,
Bodega
departamento,
sección, etc.)
2. MISIÓN DEL PUESTO (Objetivo)
ACTIVIDADES DIARIAS
Recibir los productos en bodega y evaluar que posean la calidad deseada, de igual
manera velar por el mantenimiento de los mismos.
Velar por el orden y la limpieza del área de trabajo.
ACTIVIDADES SEMANALES
Controlar las existencias de productos y chequear su disponibilidad.
Formular la requisición de los productos para las órdenes de compra.
Darle seguimiento a los pedidos efectuados.
ACTIVIDADES MENSUALES
No se realizan
ACTIVIDADES TRIMESTRALES
57
No se realizan
ACTIVIDADES ANUALES
No se realizan
ACTIVIDADES EVENTUALES
Organizar los productos de manera que no dañen a otros y de forma accesible.
4. ESTRUCTURA DEL PUESTO
(Que otros elementos de la organización dependen del cargo)
Título del puesto: Ninguno.
5. PERFIL DE CONTRATACIÓN
Formación básica: Bachillerato.
Realización de órdenes de compra.
Conocimientos específicos indispensables: Conocimiento de los métodos PEPS,
UEPS.
Compromiso.
Honestidad.
Puntualidad.
Habilidades especiales: Respeto.
Responsabilidad.
Numérica.
Pro actividad.
Experiencia previa: 1 año
1. IDENTIFICAC IÓN
Nombre / Título
Vendedor
del Puesto
Puesto superior
Jefe de Tienda
inmediato
Ubicación
(Dirección,
Sala de ventas
departamento,
sección, etc.)
2. MISIÓN DEL PUESTO (Objetivo)
58
ACTIVIDADES DIARIAS
Mostrar y vender los productos por medio de técnicas de ventas.
Brindar atención a los clientes.
Atención de reclamos.
Buena ubicación de los artículos en la sala de venta.
Cuidar por la limpieza de los productos que venden.
Etiquetar los productos con los precios establecidos.
Revisar que el producto que va a vender esté en buenas condiciones.
ACTIVIDADES SEMANALES
Seguimiento y servicio Post-venta
ACTIVIDADES MENSUALES
No se realizan
ACTIVIDADES TRIMESTRALES
No se realizan
ACTIVIDADES ANUALES
No se realizan
ACTIVIDADES EVENTUALES
Realizar cotizaciones.
Velar por las promociones en temporadas.
4. ESTRUCTURA DEL PUESTO
(Que otros elementos de la organización dependen del cargo)
Título del puesto: Ninguno.
5. PERFIL DE CONTRATACIÓN
Formación básica: 9° Grado
Técnicas de venta.
Servicio al cliente.
Realización de contratos de venta.
Conocimientos de precios y tasad de
interés.
Conocimientos específicos indispensables: Manejo de los diferentes plazos de
pagos de acuerdo a la política de
crédito.
Prospección de clientes.
Estrategias de acuerdo a la clase de
clientes.
59
Pro actividad.
Amabilidad.
Respeto.
Habilidades especiales: Responsabilidad.
Manejo de conflictos.
Facilidad de palabra.
Capacidad de persuasión.
Experiencia previa: 1 año y medio.
1. IDENTIFICACIÓN
Nombre / Título
Motorista
del Puesto
Puesto superior
Fuerza de ventas
inmediato
Ubicación
(Dirección,
Externo.
departamento,
sección, etc.)
2. MISIÓN DEL PUESTO (Objetivo)
ACTIVIDADES DIARIAS
Trasladar los productos al lugar que desean los clientes.
Revisar las condiciones de los productos en el punto de entrega.
Mantener las condiciones originales de los productos durante el viaje y entrega.
Establecer la mejor ruta, para agilizar tiempos de entrega.
Realizar limpieza en las instalaciones del negocio.
ACTIVIDADES SEMANALES
No se realizan
ACTIVIDADES MENSUALES
Mantener al vehículo en condiciones adecuadas.
ACTIVIDADES TRIMESTRALES
No se realizan
60
ACTIVIDADES ANUALES
No se realizan
ACTIVIDADES EVENTUALES
Ayudar a descargar la mercadería para ubicarlas en el lugar adecuado.
4. ESTRUCTURA DEL PUESTO
(Que otros elementos de la organización dependen del cargo)
Título del puesto: Ninguno.
5. PERFIL DE CONTRATACIÓN
Formación básica: 9° Grado
Manejo de vehículo.
Conocimiento de nomenclatura de
Conocimientos específicos indispensables: calles en El Salvador.
Conocimiento acerca del
mantenimiento de carros.
Trabajo en equipo.
Amabilidad.
Honestidad,
Habilidades especiales: Habilidad de buena comunicación.
Orientación.
Paciencia.
Discreción.
Experiencia previa: 3 años.
1. IDENTIFICACIÓN
Nombre / Título
Cobrador
del Puesto
Puesto superior
Encargado de Cobros y Créditos.
inmediato
Ubicación
(Dirección,
Externo.
departamento,
sección, etc.)
2. MISIÓN DEL PUESTO (Objetivo)
61
ACTIVIDADES DIARIAS
Realizar y programar la ruta de cobranza.
Entregar la cobranza recolectada y contra recibos a la cajera.
Informar a la empresa sobre el total de cobranza realizada así como de facturas
que no pudieron ser cobradas y la cauda del no pago.
Verificar que el producto se encuentre en condiciones adecuadas de uso.
ACTIVIDADES SEMANALES
Solicitar el mantenimiento preventivo y correctivo de los productos.
ACTIVIDADES MENSUALES
No se realizan
ACTIVIDADES TRIMESTRALES
Asistir a los cursos de capacitación que la empresa le indique.
ACTIVIDADES ANUALES
No se realizan
ACTIVIDADES EVENTUALES
Realizar depósitos en los bancos.
Reportar los cambios detectados en los clientes tales como: domicilio, teléfo no, etc.
para su actualización inmediata.
Reportar en forma inmediata cualquier desperfecto o falla detectada en el producto
vencido.
Acompañar al gestor de recuperación de cuentas incobrables para mostrarle la
dirección de los clientes.
4. ESTRUCTURA DEL PUESTO
(Que otros elementos de la organización dependen del cargo)
Título del puesto: Ninguno.
5. PERFIL DE CONTRATACIÓN
Formación básica: Bachillerato.
Conocimiento de nomenclatura de
calles.
Conocimientos específicos indispensables:
Atención al cliente.
Conocimiento de planes de pago.
Analítico.
Asertivo.
Negociador.
Habilidades especiales: Orientación.
Confiable.
Discreción.
Facilidad de palabra.
62
Honestidad.
Orden.
Orientado a resultados.
Responsabilidad.
Trabajo bajo presión.
Paciencia.
Experiencia previa: 2 años.
CUALIDAD SIGNIFICADO
El personal actuará con honestidad, veracidad. Estos
Honestidad y
constituyen criterios determinantes si fuera necesario deslindar
verdad:
responsabilidades ante una situación determinada.
Respeto a la Respetar los derechos de los demás, sin importar raza, religión,
persona: género, estado civil, condición física o filiación política.
Reconocimiento de la necesidad de escuchar a las personas y
Humildad:
de mejorar continuamente nuestro desempeño.
Prudencia: Virtud de prever el riesgo y las faltas.
Hacer de la institución parte de todos y cada uno de los
Pertenencia:
empleados, con visión compartida.
63
Manual de políticas de créditos y cobros
PORTADA INDICE
OBJETIVO:
64
Políticas para el Otorgamiento de
Crédito
65
Plazo:
La empresa otorga créditos para un tiempo
establecidos de 3 meses, 6 meses, 12 meses,
18 meses, 24 meses, 36 mes es dependiendo
del tipo de producto y la capacidad de pago del
cliente.
Formas de pago:
La forma de pago que puede realizar dentro de
la empresa es quincenal, mensual o cualquier
otra forma de pago que se pacte en el contrato
de acuerdo al otorgamiento de crédito.
Tasa de interés:
Se estipulará de acuerdo al precio del producto
que puede oscilar entre 1.5% y 3% y el plazo
de pagos.
Garantías:
Se brinda de acuerdo al productos adquirido por el cliente y se escribirá el tiempo de garant ía en la
factura que se le emita al cliente, dicha garant ía oscila entre 3 meses a 1 año.
POLÍTICAS DE CRÉDITOS
Cuando se brinda un crédito no se podrán
realiza descuent os al o los precios de los
productos ya que tienen definidas las tasa de
interés.
Se pueden realizar descuentos de un 5% y
10% siempre y cuando el cliente haya
cancelado su crédito antes del tiempo o
fecha estipulada de vencimient o.
Dependiendo del tipo de cliente, se puede
brindar el mismo precio de cont ado para 3
meses, es decir, que no tendrá recargo de
interés.
……..
66
4.9 Política de Cobros
OBJETIVO:
POLÍTICAS DE COBROS
67
MANUAL DE POLÍTICAS DE CRÉDITOS
NOMBRE DE LA EMPRESA:
ÍNDICE:
OBJETIVO: Establecer lineamientos de acción, controles, cumplimiento de políticas,
otorgación de créditos que servirán como insumo para análisis y toma de decisiones.
Políticas para el Otorgamiento de Crédito
Tasa de interés: Se estipulará de acuerdo al precio del producto que puede oscilar
entre 1.5% y 3% y el plazo de pagos.
68
POLÍTICAS DE CRÉDITOS
Cuando se brinda un crédito no se podrán realiza descuentos al o los precios de los
productos ya que tienen definidas las tasa de interés.
Se pueden realizar descuentos de un 5% y 10% siempre y cuando el cliente haya
cancelado su crédito antes del tiempo o fecha estipulada de vencimiento .
Dependiendo del tipo de cliente, se puede brindar el mismo precio de contado para 3
meses, es decir, que no tendrá recargo de interés.
Para gestionar un crédito es necesario que el vendedor que es responsable de la
vente llene el Contrato de Crédito, la tarjeta de estado de cuenta, donde se
estipulará: la fecha de compra. Características de producto comprado, precio del
producto, prima cancelada, saldo y datos generales y firma del cliente, así también el
deberá firmar los pagares o letras de acuerdo al p lazo de crédito adquirido.
Se podrá dar un descuento de los productos a empleados del negocio que oscila
entre 5% y 20% de acuerdo al tipo de producto y el monto que quiere solicitar, los
cuales se pueden descontar en la planilla de pagos.
Brindar formas de pagos especiales a los clientes que lo soliciten al momento de
firmar el mutuo documento proveniente de otros ingresos provenientes de su salario.
No se otorgarán créditos a clientes que no pueden comprobar la fuente de sus
ingresos.
Se solicitará un codeudor cuando el cliente tenga menos de un año laboral en la
empresa actual.
Verificar los datos y documentos que presente el cliente antes de concederle el
crédito.
NOMBRE DE LA EMPRESA:
ÍNDICE:
OBJETIVO: Establecer lineamientos de acción, controles, cumplimiento de políticas,
para el área de cobros que servirán para obtener una posición financiera
satisfactoria.
POLÍTICAS DE COBROS
Efectuar una revisión semanal del listado de clientes para detectar nuevos créditos
vencidos o que poseen una cuota vencida o más.
Hacer una llamada o enviar una carta de recordatorio cuando se identifica que el
cliente no pago en la fecha o manifiesta que se le olvida la fecha de pago.
Cuando la cuota de un crédito se ha vencido se puede dar dos días de gracia sin
cobrar intereses, tomando en cuenta los pequeños atrasos que han tenido los
clientes pero que tienen la voluntad de efectuar el pago correspondiente a ese
período.
Se considerará un crédito en mora después de haber transcurrido un mes de
vencimiento de su fecha de pago.
Realizar llamadas telefónicas de recordatorio de pago a su cliente, cuando menciona
que no le ha llegado el estado de cuenta o argumenta que s ele ha olvidado hacer el
pago respectivo.
Si se observa que el cliente que cancela sus cuotas en el almacén pasa dos
períodos consecutivos con retardos en su fecha de pago la empresa optará por
69
recoger las cuotas en su vivienda o lugar predeterminado con anterioridad,
avisándole anticipadamente este cambio.
Se contratará una empresa legal de recuperación de créditos en out sourcing para
aquellos créditos que tengan más de 60 días. La comisión de recuperación la pagará
el cliente.
Se guardará una copia de cada gestión de cobro realizada al cliente con problema
de pago tratando de llegar a un acuerdo cuando se demuestre buena fe de parte del
cliente.
Si después de haber realizado gestiones de cobros por más de tres meses por
medio de la empresa legal especializada en recuperar créditos el cliente no ha
cubierto su deuda se procederá al embargo del producto correspondiente. Para la
recuperación de este embargo ira un miembro de la empresa que acompañara al
producto hasta la bodega pertinente.
Los artículos o productos recuperados por clientes que no han podido continuar
pagándolos, se venderán a un precio menor cuando sean solicitados por clientes
que demanden productos a bajos precios.
Mantener siempre una comunicación abierta y estrecha con cliente a fin de que la
recuperación de pago permanezca activa.
Si la situación económica del cliente cambia de la fecha inicial que se le concedió el
crédito se le brindará un nuevo plan de pagos de acuerdo a la situación actual o
vigente.
CLIENTE :--------------------------------------------------------------
CUE NTA N.-------------------------------------------------------------
CUOTA A PAGAR. $-------------------------------------------------
FECHA DE COMP RA---------/---------------/----------------
FECHA DE PAGO: De cada Mes
FECHA DE VENCIMIENTO:---------/ -------------/----------
70
4.11 Implementación Del Sistema Dicom
Este tiene como objetivo implementar un software que sirva de apoyo para ordenar y
codificar las estructuras de la empresa, que se generen vínculos entre diferentes
áreas de la empresa como: Facturación, Cuentas por Cobrar, e inventario.
4.12.2 Facturas
Permite crear facturas, modificarlas y eliminarlas, ordena las facturas por diferentes
criterios (fechas, clientes, vendedor, etc.). Asimismo se puede realizar devoluciones
sobre el inventario. Las facturas actualizan el inventa rio desde que la venta se
realiza.
4.12.3 Inventarios
Controla los productos en el almacén: crea, modifica elimina productos se codifican
los artículos, Otro aspecto importante es el kárdex que se puede llevar del
inventario, es fácil de actualizar y manejar.
71
Impresora de 80 columnas (Recomendable impresora láser ó de inyección "Deskjet")
Las características que necesita el computador son básicas por lo que no hay
necesidad de adquirir nuevas computadoras.
Se sugiere implementar la segunda opción el cual costa de dos licencias una para
cada sucursal las tendrían un costo de $395.50
jul.- ago sep oct. nov. dic. ene- feb. mar abr. may jun- jul-
ACTIVIDADES 10 -10 -10 -10 -10 -10 11 -11 -11 -11 -11 11 11
Plan operativo
Implementación
manual de
inducción
Implementación
de manual de
puestos
Implementación
de manual de
políticas de
créditos y
cobros
Capacitaciones
sistema Dicom
software
empresarial
Evaluación del
desempeño
Corrección de
desviaciones
72
4.14 Presupuesto para la propuesta del plan de mejora en los controles
administrativos.
73
BIBLIOGRAFÌA
Harold Koontz, Heinz Weihrich (2004) "Administración una perspectiva global”,
MacGraw Hill.
Thomas S.Batema n , Scott A. Snell(2004) "Administración una ventaja
competitiva",MacGraw Hill.
Tesis de graduación para optar la grado de licenciatura en Administración de
Empresa de la Universidad Dr. José Matías Delgado Facultad de Economía
Empresa y Negocios febrero 2009 Titulada :Propuesta de solución para
mejorar la gestión administrativa de las pequeñas empresas del sector
comercio “Venta de Electrodomésticos y Muebles”
http://html.rincondelvago.com/control-administrativo_1.html
Haroldo Herrera, Mejores Practicas 02-2007 de
www.gestiopolis.com/canales8/ger/diagnostico administrativo causa y
efectos de los problemas
http://www.monografias.com/trabajos12/cofas/cofas.shtml
http://webs.uvigo.es/webcalidad/area_calidad/documentos/PEI_ANECA/p
lan_mejoras_pei.pdf
74
GLOSARIO
“A”
organización
“C”
fin.
75
donde el cambio es cada vez más rápido. la comunicación interna ayuda a reducir
“D”
organización.
Diagnóstico: Son los medios que sirven para analizar, evaluar y planear la
organización.
áreas de oportunidad
“E”
respeto a lo planeado.
76
Elementos Administrativos: Están conformados por la visión, misión valores y
organización.
“F”
“G”
“I”
las personas
determinada materia.
“L”
77
“M”
determinada organización.
Muebles: Son objetos que sirven para facilitar los usos y actividades
termino alude a los objetos que facilitan las actividades humanas comunes,
tales como dormir, comer, cocinar, descansar, tales como mesas sillas,
“O”
78
“P”
“R”
“S”
“V”
79
ANEXOS
80
ANEXO 1
Introducción
Introducción
MONICA Le permite realizar las facturas, controlar el inventario, realizar listas de precios,
tener un archivo de clientes, proveedores, manejar las cuentas por cobrar, las cuentas
corrientes, y la contabilidad básica de su empresa. Puede ser utilizado en cualquier país del
habla castellana.
MONICA es ideal para negocios dedicados a la comercialización de productos de
cualquier tipo. Por ejemplo si su empresa es una ferretería, una farmacia, venta de ropa, etc.
entonces Ud. puede utilizar nuestro programa sin problemas, todo lo que necesita es un
computador personal (ó una red de computadores) y listo!.
MONICA es fácil de trabajar, es muy sencillo de instalar en su computador, viene con un
manual completamente en castellano, no es una traducción de algún programa en inglés. Ha
sido desarrollado especialmente para las empresas latinoamericanas, teniendo en m ente al
empresario latino que desea resultados rápidos e instrucciones sencillas.
Con MONICA Ud. no necesita conocer contabilidad a fin de usarlo en su negocio, es muy
fácil de aprender, Ud. puede hacer una factura en el computador tan simple como lo haría
con papel y lápiz, on una máquina de escribir. Los módulos que componen MONICA son
independientes de tal modo que si Ud. solamente quiere hacer facturas, por ejemplo Ud. no
necesita manejar los otros módulos o tener que "predefinir" parámetros adicionales (y
muchas veces términos contables poco entendibles) que nunca va a utilizar a fin de hacer
una factura.
FACTURAS
Le permite crear facturas, modificarlas y eliminarlas. Ud. puede especificar sus propios
nros. de factura, ordenar las facturas por diferentes criterios (fechas, clientes, vendedor,
etc.). Así mismo puede realizar devoluciones sobre el inventario. Las facturas actualizan el
inventario apenas son creadas.
También puede realizar facturas en lotes (ideal por ejemplo cuando se tiene que facturar
al mismo grupo de clientes al final del mes por un mismo concepto).
Puede obtener sus totales de ventas por fechas, clientes, reporte de impuestos, etc.
81
INVENTARIOS
Controla los productos en el almacén: crea, modifica elimina productos (el código del
producto puede ser hasta de 14 caracteres), puede hacer su lista de precios, precios -costo,
para un grupo de productos, cambiar de precios de uno o varios productos a la vez, puede
almacenar más de 10 millones de items en sus archivos. Asi mismo puede enviar
cotizaciones a sus proveedores (si lo desea puede imprimirlo en inglés) y luego convertirlos
en ordenes de compra (está enlazado con el módulos de cuentas por pagar). Otro aspecto
importante es el kárdex que puede llevar de su inventario, es fácil de actualizar y manejar.
Por otra parte MONICA le brinda la posibilidad de manejar las imágenes (fotos o diagramas)
de sus productos.
Por ejemplo Ud. puede tener un catálogo de todos sus productos en su computador.
Cuando Ud. vende al crédito, MONICA le permite controlar las facturas vencidas,
abiertas, pagos parciales, etc.
Ud. puede tener un listado de clientes impagos, facturas canceladas, vencimientos de las
próximas facturas. Asimismo obtener el estado de cuenta de cualquier cliente en cualquier
momento.
CUENTAS CORRIENTES
Su empresa ahora puede llevar una ó 1,000 cuentas corrientes. Es muy fácil crear un
nuevo cheque en la cuenta corriente de la empresa, hacer sus depósitos, consultar los
saldos, clasificar los cheques, etc. Hacer un cheque es como escribir uno en su chequera,
solamente tiene que llenar los espacios en blanco. Realiza una reconciliación con el estado
detecta. de su banco.
82
ANEXO 2
A QUIEN INTERESE
INFORSYS S.A. DE C.V. le saluda deseándole que pase un excelente día en sus
labores.
A continuación se le presenta la siguiente cotización del programa integral
MONICA8.5, el cual comprende los siguientes módulos:
FACTURACION
INVENTARIOS
CONTABILIDAD
CUENTAS POR COBRAR
CUENTAS POR PAGAR
BANCOS
Cada uno de los módulos anteriores emite una serie de reportes que son de utilidad
para la administración y control de las operaciones de su empresa.
El programa le incluye:
REGISTRO DE LICENCIA
CD DE INSTALACIÓN
INSTALACIÓN DEL PROGRAMA
2 HORAS DE CAPACITACION
CONFIGURACION FORMATO FACTURA Y CREDITO FISCAL
CONFIGURACION EN SISTEMA DE RED
El programa MONICA8.5, le permite confiabilidad, seguridad y fácil manejo en la
información y documentación que maneja la empresa. Además usted cuenta con el
respaldo y garantía que le ofrece INFORSYS S.A. DE C.V.
Esperamos poder demostrarle las ventajas de nuestro programa y constituirnos en
un apoyo al crecimiento y éxito en su empresa, para lo cual con gusto y sin
compromiso atenderemos cualquier consulta sobre la presente.
Expresándole un atento saludo, aprovecho la oportunidad para desearle mucho éxito
en sus actividades empresariales.
Atentamente:
Lic. José Salvador Salazar
e-mail: gerencia.inforsys@gmail.com
83
ANEXO 3
84
ANEXO 4
1.- ¿Género?
3.- ¿Sabe usted si la empresa tiene establecido los puestos de trabajo y las
persona adecuadas en dicho puesto?
Objetivo: Saber si las personas son las idóneas en el puesto que se encuentran
85
4.- ¿El trabajo que usted realiza es supervisado?
5.- ¿Conoce usted los productos disponibles con los que cuenta la empresa para la
venta?
86