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GESTÃO POR PROCESSOS

GESTÃO POR PROCESSOS Formação de Facilitadores para Melhoria de Processos

Formação de Facilitadores para Melhoria de Processos

GESTÃO POR PROCESSOS

GESTÃO POR PROCESSOS GRUPO GEPRO: ¸ Adauto - AUDINT ¸ Eneida - HC ¸ Gláucia -

GRUPO GEPRO:

¸Adauto - AUDINT ¸Eneida - HC ¸Gláucia - PRDU ¸Jane - PRDU ¸Maria Bernadete - HC ¸Maria do Rosário - DGRH ¸Maria Helena - CCUEC ¸Mônica - CCUEC ¸Nelma - CCUEC ¸Suely - PRDU ¸Victória - CCUEC

do Rosário - DGRH ¸ Maria Helena - CCUEC ¸ Mônica - CCUEC ¸ Nelma -

GESTÃO POR PROCESSOS

O Porquê deste Treinamento

¸Origem: PLANES 2003

¸Análise do Cenário externo e ambiente interno ÿFalência do modelo de gestão ÿDescentralização X Centralização ÿPerda do conhecimento ÿFalta de agilidade

¸Definido com questão estratégica ÿAdoção da Gestão por Processos na PRDU

GESTÃO POR PROCESSOS

Descrição

Prover mecanismos para implantação da gestão por processos na Administração da Universidade.

Produto Final

processos na Administração da Universidade. Produto Final Prática de gestão por processos incorporada pelos órgãos

Prática de gestão por processos incorporada pelos órgãos da PRDU.

GESTÃO POR PROCESSOS

Produtos resultantes

¸Metodologia estabelecida; ¸Equipe de facilitadores e gerentes capacitados; ¸Processos críticos de negócio identificados; ¸Processo piloto implantado; ¸Processos críticos revisados, gerenciados e estabilizados; ¸Sistemática de medição dos processos implantada.

OBJETIVO DO TREINAMENTO

OBJETIVO DO TREINAMENTO Levar os participantes a: ¸ Entender a organização através de seus processos; ¸

Levar os participantes a:

¸Entender a organização através de seus processos; ¸Absorver os conceitos associados à Gestão por Processos; ¸Saber aplicar uma metodologia para análise e melhoria de processos.

conceitos associados à Gestão por Processos; ¸ Saber aplicar uma metodologia para análise e melhoria de

TÓPICOS ABORDADOS

TÓPICOS ABORDADOS I – A Visão Sistêmica da Organização e os Processos II – Metodologia de

I – A Visão Sistêmica da Organização e os Processos

II – Metodologia de Gestão por Processos

III – Aspectos comportamentais da Gestão por Processos

e os Processos II – Metodologia de Gestão por Processos III – Aspectos comportamentais da Gestão
TÓPICO I A VISÃO SISTÊMICA DA ORGANIZAÇÃO E OS PROCESSOS
TÓPICO I A VISÃO SISTÊMICA DA ORGANIZAÇÃO E OS PROCESSOS

TÓPICO I

A VISÃO SISTÊMICA DA ORGANIZAÇÃO E OS PROCESSOS

TÓPICO I A VISÃO SISTÊMICA DA ORGANIZAÇÃO E OS PROCESSOS

Processo e a Estrutura Organizacional

Processo e a Estrutura Organizacional A Visão Tradicional (Vertical) das Organizações ATRAVÉS DAS FUNÇÕES
A Visão Tradicional (Vertical) das Organizações ATRAVÉS DAS FUNÇÕES OTIMIZAÇÃO FUNCIONAL OTIMIZAÇÃO DA
A Visão Tradicional (Vertical)
das Organizações
ATRAVÉS DAS FUNÇÕES
OTIMIZAÇÃO
FUNCIONAL
OTIMIZAÇÃO DA
ORGANIZAÇÃO
COMO UM TODO
-NÃO MOSTRA COMO O VALOR É AGREGADO
-FUNÇÕES MAIS IMPORTANTES QUE CLIENTES
-RESPONSABILIDADES SE PERDEM NAS
INTERFACES

Processo e a Estrutura Organizacional

Processo e a Estrutura Organizacional “ Um fluxo de trabalho horizontal, combinado com uma organização vertical,

“ Um fluxo de trabalho horizontal, combinado com uma organização vertical, resulta em muitas lacunas e superposições, e encoraja sub-otimização, gerando uma influência negativa na eficiência e na eficácia do processo.”

negativa na eficiência e na eficácia do processo.” “espaços em branco” O efeito dos feudos reduz
negativa na eficiência e na eficácia do processo.” “espaços em branco” O efeito dos feudos reduz
negativa na eficiência e na eficácia do processo.” “espaços em branco” O efeito dos feudos reduz
negativa na eficiência e na eficácia do processo.” “espaços em branco” O efeito dos feudos reduz
negativa na eficiência e na eficácia do processo.” “espaços em branco” O efeito dos feudos reduz
negativa na eficiência e na eficácia do processo.” “espaços em branco” O efeito dos feudos reduz
negativa na eficiência e na eficácia do processo.” “espaços em branco” O efeito dos feudos reduz
negativa na eficiência e na eficácia do processo.” “espaços em branco” O efeito dos feudos reduz
negativa na eficiência e na eficácia do processo.” “espaços em branco” O efeito dos feudos reduz
negativa na eficiência e na eficácia do processo.” “espaços em branco” O efeito dos feudos reduz
negativa na eficiência e na eficácia do processo.” “espaços em branco” O efeito dos feudos reduz
negativa na eficiência e na eficácia do processo.” “espaços em branco” O efeito dos feudos reduz
negativa na eficiência e na eficácia do processo.” “espaços em branco” O efeito dos feudos reduz
“espaços em branco”
“espaços em branco”

O efeito dos feudos reduz o desempenho

– Otimização das funções gera sub- otimização do todo

– Ninguém administra os espaços em branco

sub- otimização do todo – Ninguém administra os espaços em branco A maioria dos processos inclui

A maioria dos processos inclui d

á i

f

õ

b

Processo e a Estrutura Organizacional

A abordagem de Processos cruza as funções para focalizar o cliente

PROCESSO 1

PROCESSO 2

PROCESSO 1 PROCESSO 2 CLIENTES
CLIENTES
CLIENTES

Processo e a Estrutura Organizacional

A abordagem de Processos cruza as funções para focalizar o cliente

PROCESSO 1

PROCESSO 2

CLIENTES
CLIENTES

O “ótimo” de um sistema é diferente da soma dos “ótimos” das partes que o compõem, vistas isoladamente.

Processos e sua Gestão

Processos e sua Gestão ¸ Todo trabalho realizado numa organização faz parte de um processo ‡

¸Todo trabalho realizado numa organização faz parte de um processo não existe um produto ou serviço oferecido sem um processo.

¸Enfoque por processos

oferecido sem um processo . ¸ Enfoque por processos é uma forma estruturada de visualização do

é uma forma

estruturada de visualização do trabalho.

¸Processo é o resultado da articulação de:

ÿPessoas ÿInstalações ÿEquipamentos, e ÿOutros recursos (materiais,

)

é o resultado da articulação de: ÿ Pessoas ÿ Instalações ÿ Equipamentos, e ÿ Outros recursos

Processos

Processos “Transformação de um conjunto de ENTRADAS (materiais, pessoas e/ou informações) ou, em SAÍDAS adequadas

“Transformação de um conjunto de ENTRADAS (materiais, pessoas e/ou informações)

ou,

em

SAÍDAS adequadas (materiais, pessoas, informações e/ou serviços)”

“Seqüência coordenada de atividades, com o objetivo de produzir um dado resultado”

fornecedor
fornecedor
com o objetivo de produzir um dado resultado” fornecedor i n s u m o s

insumos

PROCESSO

objetivo de produzir um dado resultado” fornecedor i n s u m o s PROCESSO produtos/serviços

produtos/serviços

objetivo de produzir um dado resultado” fornecedor i n s u m o s PROCESSO produtos/serviços
cliente
cliente

requerimentos

objetivo de produzir um dado resultado” fornecedor i n s u m o s PROCESSO produtos/serviços

Produto: Resultado intencional de qualquer processo

Produto: Resultado intencional de qualquer processo CAUSA EFEITO Processo Pode ser: Produto ¸ Um produto (resultado)

CAUSA

Produto: Resultado intencional de qualquer processo CAUSA EFEITO Processo Pode ser: Produto ¸ Um produto (resultado)

EFEITO

Processo

Pode ser:

de qualquer processo CAUSA EFEITO Processo Pode ser: Produto ¸ Um produto (resultado) final da Universidade.

Produto

¸Um produto (resultado) final da Universidade. ¸Um produto (resultado) intermediário de qualquer área.

ser: Produto ¸ Um produto (resultado) final da Universidade. ¸ Um produto (resultado) intermediário de qualquer

Cliente: Destinatário de um Produto

Cliente: Destinatário de um Produto MEIO FIM Produto Pode ser: Cliente ¸ Um cliente final da

MEIO

Cliente: Destinatário de um Produto MEIO FIM Produto Pode ser: Cliente ¸ Um cliente final da

FIM

Produto

Pode ser:

Destinatário de um Produto MEIO FIM Produto Pode ser: Cliente ¸ Um cliente final da Universidade:alunos,

Cliente

¸Um cliente final da Universidade:alunos, empresas, etc. ¸Um cliente interno: outra área, colegas, etc.

ser: Cliente ¸ Um cliente final da Universidade:alunos, empresas, etc. ¸ Um cliente interno: outra área,

Processo e Cadeia de Valor

Processo e Cadeia de Valor “( ) De nada adiantam esforços no sentido de inovar processos

“(

)

De nada adiantam esforços no sentido de inovar processos que nada podem

acrescentar à competitividade da empresa/organização, à melhoria no relacionamento com os cliente/usuários, à entrada de novos nichos de mercado,etc.” Porter

à entrada de novos nichos de mercado,etc.” Porter Estratégia Estratégia Fornecedores Processo

EstratégiaEstratégia

Fornecedores

Fornecedores Processo Entradas Atividades que agregam valor Insumos - custo Requisitos - qualidade -

Processo

Fornecedores Processo Entradas Atividades que agregam valor Insumos - custo Requisitos - qualidade -

Entradas

Atividades que agregam valor

Insumos

- custo

Requisitos

- qualidade

- exclusividade

- atendimento

Cliente /

Usuário

Saídas

Produtos

Serviços

- qualidade - exclusividade - atendimento Cliente / Usuário Saídas Produtos Serviços

Modelando seu Processo

Modelando seu Processo 1. Todo trabalho é viabilizado através de uma rede de processos; 2. Toda

1. Todo trabalho é viabilizado através de uma rede de processos;

2. Toda pessoa faz parte de um processo;

3. Todo processo gera um produto (saída);

4. Todo processo tem clientes (internos ou externos);

5. Todo processo requer entradas;

6. Todo processo tem fornecedores.

4. Todo processo tem clientes (internos ou externos); 5. Todo processo requer entradas; 6. Todo processo
Objetivo da Gestão por Processo Tornar os processos: Eficazes - de forma a viabilizar os
Objetivo da Gestão por Processo Tornar os processos: Eficazes - de forma a viabilizar os

Objetivo da Gestão por Processo

Tornar os processos:

Eficazes - de forma a viabilizar os resultados desejados, a eliminação de erros e a minimização de atrasos

Eficientes - Otimização do uso dos recursos

Adaptáveis - capacidade de adaptação às necessidades variáveis do usuário e organização

do uso dos recursos Adaptáveis - capacidade de adaptação às necessidades variáveis do usuário e organização
Cadeia das Relações Causais do Sucesso das Organizações Considerando: SUCESSO = OBJETIVO ESTRATÉGICO Sucesso depende
Cadeia das Relações Causais do Sucesso das Organizações Considerando: SUCESSO = OBJETIVO ESTRATÉGICO Sucesso depende

Cadeia das Relações Causais do Sucesso das Organizações

Considerando:

SUCESSO = OBJETIVO ESTRATÉGICO

Organizações Considerando: SUCESSO = OBJETIVO ESTRATÉGICO Sucesso depende de SATISFAÇÃO DO CLIENTE Satisfação do

Sucesso depende de SATISFAÇÃO DO CLIENTE

ESTRATÉGICO Sucesso depende de SATISFAÇÃO DO CLIENTE Satisfação do cliente depende de VALOR AGREGADO PELO

Satisfação do cliente depende de VALOR AGREGADO PELO PRODUTO

ESTRATÉGICO Sucesso depende de SATISFAÇÃO DO CLIENTE Satisfação do cliente depende de VALOR AGREGADO PELO PRODUTO
Cadeia das Relações Causais do Sucesso das Organizações O Sucesso da Organização depende do VALOR
Cadeia das Relações Causais do Sucesso das Organizações O Sucesso da Organização depende do VALOR

Cadeia das Relações Causais do Sucesso das Organizações

O Sucesso da Organização depende do VALOR AGREGADO PELO PRODUTO

da Organização depende do VALOR AGREGADO PELO PRODUTO Valor agregado depende de CUSTOS e/ou PRAZOS e/ou

Valor agregado depende de CUSTOS e/ou PRAZOS e/ou QUALIDADE e/ou MARCA

PELO PRODUTO Valor agregado depende de CUSTOS e/ou PRAZOS e/ou QUALIDADE e/ou MARCA Os quais dependem

Os quais dependem dos PROCESSOS

PELO PRODUTO Valor agregado depende de CUSTOS e/ou PRAZOS e/ou QUALIDADE e/ou MARCA Os quais dependem
Porque então ênfase na Gestão por Processos? OS PROCESSOS ESTÃO NA ORIGEM DO SUCESSO DAS
Porque então ênfase na Gestão por Processos? OS PROCESSOS ESTÃO NA ORIGEM DO SUCESSO DAS

Porque então ênfase na Gestão por Processos?

OS PROCESSOS ESTÃO NA ORIGEM DO SUCESSO DAS ORGANIZAÇÕES

Porque então ênfase na Gestão por Processos? OS PROCESSOS ESTÃO NA ORIGEM DO SUCESSO DAS ORGANIZAÇÕES
Benefícios da Gestão por Processos ¸ Concentra o foco no que realmente interessa: o trabalho!
Benefícios da Gestão por Processos ¸ Concentra o foco no que realmente interessa: o trabalho!

Benefícios da Gestão por Processos

¸Concentra o foco no que realmente interessa: o trabalho! ¸É uma ferramenta para implementação da estratégia organizacional; ¸Confere simplicidade e agilidade às atividades; ¸Dota a Universidade de flexibilidade organizacional; ¸Facilita a gestão através de indicadores de desempenho; ¸Permite uma visão integrada da Universidade; ¸Instrumentaliza a aplicação de abordagens inovadoras; ¸Facilita a gestão do conhecimento organizacional e a gestão de competências.

aplicação de abordagens inovadoras; ¸ Facilita a gestão do conhecimento organizacional e a gestão de competências.

As mudanças significativas na Gestão por Processos

¸Sistema de trabalho que exige novas habilidades, maior

autonomia e compartilhamento de responsabilidade; ¸Sistema gerencial descentralizado estimulando a cooperação

e comunicação direta;

¸Promove o trabalho em equipe, avaliando os resultados

pelos resultados da equipe (fim do individualismo);

¸As decisões são baseadas nas necessidades dos clientes; ¸Quebra do paradigma da visão por função, passando para

a visão do todo.

do paradigma da visão por função, passando para a visão do todo. GESTÃO POR PROCESSOS É

GESTÃO POR PROCESSOS É UMA MUDANÇA CULTURAL!