CÓDIGO: P-MC-04

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE VERSIÓN: 08

INFORMACION DOCUMENTADA
PÁGINA: 1 DE 21

CONTROL DE INFORMCIÓN DOCUMENTADA

REVISÓ APROBÓ
GERENTE DE BIENESTAR LABORAL, REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
CALIDAD Y DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
 CÓDIGO: P-MC-04

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE VERSIÓN: 08

INFORMACION DOCUMENTADA
PÁGINA: 2 DE 21

1. OBJETIVO

Establecer la metodología para el control de información documentada del

Sistema Integral de Gestión de la Gobernación del Meta conforme a los requisitos
definidos en la Norma ISO 9001:2015, Norma Técnica de Calidad GP 1000 y la
Norma ISO/IEC 17025 específica para el Laboratorio de Salud Pública. Así mismo
establecer los lineamientos para el control de documentos y registros establecidos
por las normas ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para el control de registros, documentos internos y

externos del sistema Integrado de Gestión y comprende desde la identificación de
la necesidad de crear o modificar el documento, hasta la divulgación, distribución,
implementación y disposición final del mismo.

Aplica sobre todos los documentos que forman parte del S.I.G.

3. DEFINICIONES

Las definiciones contenidas en este documento son tomadas de la Norma NTC-

ISO 9000:2005 “Sistemas de Gestión de Calidad. Fundamentos y vocabulario” y
capítulo 3 de las normas ISO 14001:2004 y OHSAS 18001 “Términos y
definiciones”.

• Información: Datos que poseen significado

• Documento: Información y su medio de soporte

• Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo un proceso

• Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que

interactúan, las cuales transforman elementos de entrada de resultados
• Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeñadas
• Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u
obligatoria.
 CÓDIGO: P-MC-04

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE VERSIÓN: 08

INFORMACION DOCUMENTADA
PÁGINA: 3 DE 21

• Sistema de Gestión de Calidad: Sistema de gestión para dirigir y controlar

una organización con respecto a la calidad.

Otras definiciones:

• Almacenamiento: Poner o guardar en archivo de tal forma que se reduzca al

mínimo el riesgo de deterioro, daño o pérdida, además registrar información en
la memoria de un ordenador.
• Diagrama de proceso: Representación gráfica y escrita donde se detallan
cada uno de las operaciones, transportes, almacenamiento, esperas e
inspecciones del proceso productivo.
• Documento externo: Son los documentos suministrados por organizaciones
y/o personas externas a la entidad; ejemplo: clientes, proveedores, entes de
control y otros.
• Formato: Conjunto de características técnicas y de presentación de una
publicación periódica.
• Identificación: Los documentos pueden ser identificados con Nombre y/o
Código, logo.
• Instructivos: Forma especificada y detallada para llevar a cabo una actividad o
tarea.
• Retención: Es el tiempo de archivo de los registros tanto en el archivo activo
como en el inactivo.

4. RESPONSABLE

• Representante de la dirección
• Gerente de Bienestar Laboral, Calidad y Desarrollo Organizacional.
• Líderes de los procesos

5. DESARROLLO

5.1 GENERALIDADES

• La protección de los registros físicos estará dividida en Archivo de proceso

(lugar de trabajo y responsable el líder de proceso) y Archivo Central (Teniendo
en cuenta el proceso de Gestión Documental).
 CÓDIGO: P-MC-04

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE VERSIÓN: 08

INFORMACION DOCUMENTADA
PÁGINA: 4 DE 21

• Bajo ningún motivo los documentos del SIG se deben sacar de las
instalaciones sin previa autorización del Representante de la Dirección y para
el Laboratorio De Salud Pública (LSP) el Referente del laboratorio será quien
autorice la salida de documentos de las instalaciones.

• No se deben archivar fax, se les debe sacar copia.

• No se deben llevar los registros físicos a lápiz.

• Los documentos “Mapa de procesos, Objetivos de calidad, Política de calidad”

no se identificarán con código, se controlarán por versión.

• En el archivo del Proceso de Mejoramiento Continuo donde reposan los

documentos originales firmados por los responsables, una vez la versión sea
actualizada o eliminada se deberán marcar con el sello de “DOCUMENTO
OBSOLETO”.

• Se mantendrán copias controladas y vigentes de la documentación de los

procesos en la página Web, su consulta se realizará de forma periódica por
todos los servidores públicos de la Gobernación del Meta.
• La elaboración de los documentos la realiza el servidor público, la revisión de
los DOCUMENTOS la realiza el LÍDER DEL PROCESO y la Aprobación del
DOCUMENTO es realizada por el REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN.
Para el Laboratorio de Salud Pública (LSP) la elaboración debe estar firmada
por el personal que interviene (Referente del laboratorio, Representante de
calidad y/o personal técnico de los procedimientos).Cada vez que se
modifiquen las caracterizaciones y procedimientos en el documento se debe
dejar constancia de los cambios en el numeral “HISTORIAL” del mismo
documento y se debe realizar su respectiva actualización en el F-MC-04
Listado maestro de documentos. Para los documentos generados por el
Laboratorio De Salud Pública (LSP) las revisiones se realizaran cuando se
requiera o cada 2 años y esta actividad será registrada en el “HISTORIAL” del
documento, así no presente cambios o modificaciones en la versión.
• Cada vez que el Servidor Público requiera la creación de un nuevo registro
dentro del sistema de gestión de la calidad, deberá notificar al Líder del
Proceso para que a su vez él informe al Gerente de Bienestar Laboral, Calidad
y Desarrollo Organizacional y sea ingresado al F-MC-04 Listado maestro de
documentos. Para el Laboratorio De Salud Pública (LSP) los servidores
 CÓDIGO: P-MC-04

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE VERSIÓN: 08

INFORMACION DOCUMENTADA
PÁGINA: 5 DE 21

públicos deben notificar al Referente del laboratorio y el Representante de

calidad.
• Los registros son almacenados según lo dispuesto en las respectivas tablas de
retención documental
• Los registros deben protegerse contra la humedad, el polvo y cualquier otro
factor que pueda afectar su estado y durabilidad (TENER EN CUENTA EL
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL CASO DE ARCHIVO
CENTRAL).

• Se mantendrá actualizado el F-MC-04 Listado maestro de documentos, cada

vez que se cree, modifique o elimine un documento.

5.2 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

ESTRUCTURA DOCUMENTAL

Los documentos que son parte fundamental del Sistema Integrado de Gestión de
la Gobernación del Meta, se clasifican en cinco niveles de acuerdo a su
responsabilidad y control. (Véase figura1)

Figura 1. Pirámide de la documentación.

 CÓDIGO: P-MC-04

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE VERSIÓN: 08

INFORMACION DOCUMENTADA
PÁGINA: 6 DE 21

Manual de
Calidad
Nivel 1

Caracterizaciones
Nivel 2

Procedimientos Nivel 3

Instructivos, Documentos Externos

Nivel 4

Formatos, Normas Nacionales e Internacionales

Nivel 5

NIVEL 1. Manual de Calidad

Describe el Sistema Integrado de Gestión, la Política, y Objetivos de la Calidad. Es

el documento principal para la presentación y puesta en marcha del Sistema
Integrado de Gestión.

Es el documento de presentación de la Gobernación del Meta. Facilita la

realización de las auditorías internas y externas. Facilita el control del Sistema de
Integrado de Gestión,
NIVEL 2. Caracterizaciones
La caracterización del Proceso permite identificar sus interrelaciones frente a los
demás procesos de la entidad determinando sus proveedores (procesos internos o
instancias externas) que entregan insumos y clientes que reciben un producto o
servicio. La caracterización de los procesos es entonces, el esquema que permite
ver en contexto de manera integral y secuencial aplicando el ciclo PHVA, la
esencia del proceso frente al aporte que hace al logro de los objetivos
institucionales.
 CÓDIGO: P-MC-04

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE VERSIÓN: 08

INFORMACION DOCUMENTADA
PÁGINA: 7 DE 21

NIVEL 3. Procedimientos
El procedimiento describe de forma clara los pasos para iniciar, desarrollar y
concluir una serie de actividades secuencialmente establecidas en un proceso que
da como resultado final un producto o servicio.

NIVEL 4. Instructivo

Documento que detalla la manera como debe realizarse determinada acción;

además describe como se realiza el trabajo en un área o campo determinado. de
la Gobernación del Meta.

Documentos Externos

Son aquellos documentos suministrados por proveedores y terceros, en los cuales

no se tiene ningún control de emisión, ni modificación.

NIVEL 5. Formatos
Es un documento que permite almacenar la información y datos de un proceso
específico.

Normas Nacionales e Internacionales

Se denomina a toda aquella ley o regla que se establece para ser cumplida por un
sujeto específico en un espacio y lugar también específico.

CONTENIDO DE LA DOCUMENTACIÓN

Encabezado: Presente en la parte superior de las hojas del documento y está

constituido por:

A CÓDIGO: C
B

TÍTULO DEL FORMATO

VERSIÓN: D
 CÓDIGO: P-MC-04

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE VERSIÓN: 08

INFORMACION DOCUMENTADA
PÁGINA: 8 DE 21

A CÓDIGO: C
B

TÍTULO DEL DOCUMENTO

VERSIÓN: D

PÁGINA:

Para los documentos generados por el Laboratorio De Salud Pública

(LSP) los encabezados estarán constituidos por:

C
CÓDIGO:
A
B
FECHA
TÍTULO DEL FORMATO DE F

EMISIÓN:
D
VERSIÓN:

PÁGINA: E

A C
CÓDIGO:
FECHA
B F
DE
TÍTULO DEL DOCUMENTO EMISIÓN:
VERSIÓN: D

PÁGINA: E

A. Logotipo de la entidad: Debe estar ubicado en la esquina superior

izquierda del documento y debe incluir el NIT.

B. Título del documento: Nombre de identificación del documento.

C. Código del documento: Número de identificación del documento.

Para los documentos del LSP, adicionalmente se considera

 CÓDIGO: P-MC-04

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE VERSIÓN: 08

INFORMACION DOCUMENTADA
PÁGINA: 9 DE 21

D. Versión: Versión actual del documento

E. Página: Número de páginas con el total de páginas

F. Fecha de emisión: Fecha desde la cual el documento entra en vigencia (a

partir de la fecha de aprobación)

La Gobernación del Meta define el siguiente sistema de codificación para

los documentos del Sistema Integrado de Gestión.

Carácter 1: Designa tipo de documento

Sigla Tipo de documento

MC Manual de calidad
C Caracterizaciones
P Procedimientos
I Instructivos
M Manuales
F Formatos
PL Plan
Caracteres 2: Designa el proceso al que pertenece el documento de
acuerdo con el mapa de procesos:

Sigla Tipo de proceso

ESTRATÉGICOS
DE Direccionamiento estratégico
PE Planeación estratégica
MISIONALES
ED Educación
FES Gestión para la educación superior
DS Desarrollo social
GSP Gobierno, seguridad y participación
DA Desarrollo agroeconómico
SA Salud
MA Medio ambiente y recurso minero energético
TIC Tecnologías de la Información
EG Equidad de género y familia
VDP Víctimas, derechos humanos y paz
 CÓDIGO: P-MC-04

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE VERSIÓN: 08

INFORMACION DOCUMENTADA
PÁGINA: 10 DE 21

VI Vivienda
APOYO
AC Atención al ciudadano
CO Comunicaciones
GF Gestión financiera
TH Gestión del talento humano
RF Gestión de recursos físicos
GJ Gestión jurídica
BS Bienes y servicios
EVALUACIÓN
ES Evaluación y seguimiento
MC Mejoramiento Continuo

Caracteres 3: Designa el número consecutivo del documento este

siempre debe comenzar con el 01 y la codificación va por proceso.

Entre los diferentes tipos de caracteres va un guion que los separa. Ejemplo:
Caracterización del proceso de Gestión de calidad: C-MC-01

Nota: Los nombres de los documentos deberán iniciar con el código para su fácil
reconocimiento.

G. Versión: Número de edición del documento; una vez aprobado el

documento comenzará en la versión 01 e irá aumentando en uno cada vez
que se efectúe una modificación en el mismo.

H. Número de páginas que conforman el documento: La numeración de las

hojas del documento, se ubicará en la parte derecha del encabezado, en
este espacio se coloca el número de la página seguido del número de
páginas del documento (X de Y). Este aspecto no es requerido para los
formatos, excepto para los formatos generados por el Laboratorio De Salud
Pública (LSP), que conservan el número de página y el total de páginas (X
de Y)

CUADRO DE CONTENIDO

Manual
Contenido de Caracterizaciones Procedimientos Instructivos Manuales Formatos
Calidad
 CÓDIGO: P-MC-04

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE VERSIÓN: 08

INFORMACION DOCUMENTADA
PÁGINA: 11 DE 21

Manual
Contenido de Caracterizaciones Procedimientos Instructivos Manuales Formatos
Calidad
Encabezado X X X X X X
Título X X X X X X
Firmas de
elaboración
X X X X X
revisión y
aprobación
Tabla de
X O O
contenido
Introducción X O O
Objetivo X X X X X
Alcance X X X X X
Definiciones X O O O
Responsables X X X X X
Generalidades X O O O
Desarrollo X X X X
Registros X X X X X
Anexos O O O
Historial X X X X X

X: Necesario
O: Opcional

5.3 CONTROL DE DOCUMENTOS

CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Cuando un líder de Proceso identifique la necesidad de apoyar su proceso con un

Documento de Origen Externo para cumplir con los requisitos del Sistema
Integrado de Gestión, hará la gestión para su adquisición y comunicará al
Representante de la Dirección o al Gerente de Bienestar Laboral, Calidad y
Desarrollo Organizacional para que lo registre el F-MC-07 Listado Maestro de
Documentos Externo cómo documento externo controlado.

Para el Laboratorio De Salud Pública (LSP) la revisión de la vigencia de los

documentos incluidos en el F-MC-07 Listado Maestro de Documentos Externo es
responsabilidad del profesional de cada área con una periodicidad anual.

Cada servidor público deberá reportar al líder del proceso la necesidad de incluir o
anular el documento del F-MC-07 Listado Maestro de Documentos Externo, a su
 CÓDIGO: P-MC-04

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE VERSIÓN: 08

INFORMACION DOCUMENTADA
PÁGINA: 12 DE 21

vez el líder del proceso informará al Gerente de Bienestar Laboral, Calidad y

Desarrollo Organizacional.

5.4 CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS

En el archivo del Proceso de Mejoramiento Continuo reposan los documentos

originales firmados por los responsables, una vez la versión sea actualizada o
eliminada se deberán marcar las hojas de los originales con el sello de
“DOCUMENTO OBSOLETO”, es responsabilidad de cada uno de los usuarios
retirar los obsoletos de sitios de trabajo a fin de evitar uso involuntario de éste.

Indicar en la casilla “FECHA DE APROBACIÓN” del F-MC-04 Listado maestro de

documentos que se encuentra obsoleto y la fecha en la que se dio de baja.

Se mantendrán copias controladas y vigentes de la documentación de los

procesos en la página Web, su consulta
de todos los servidores públicos de la
encontrar un documento publicado en
Informar a Mejoramiento Continuo para
MC-04 Listado maestro de documentos.
se realizará de forma periódica por parte
Gobernación del Meta. En caso de no
la página Web éste no estará vigente.
la actualización del documento en el F-

5.5 DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

INICIO

Detectar la necesidad de F-MC-05 Solicitud

crear, anular o modificar un de creación,
documento. Diligenciar el Detectar la
modificación o
formato F-MC-05. Se necesidad eliminación de
deberá diligenciar la fecha Elaborar, documentos
de solicitud, el nombre y modificar o
Servidor Público cargo de la persona, anular
1 documento
nombre, código y proceso.
Solo se podrá marcar una
de las acciones a realizar,
en el espacio de
observaciones se notificará
los cambios y la justificación
de los mismos, en el
 CÓDIGO: P-MC-04

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE VERSIÓN: 08

INFORMACION DOCUMENTADA
PÁGINA: 13 DE 21

NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

espacio de procesos
involucrados se diligenciara
a quienes atañe.

No se permite
enmendaduras a mano
sobre el documento vigente

Los formatos que requieran

algún ajuste cambio y/o
creación, el representante
del SIG puede hacer una
modificación o creación de
éste, cumpliendo con todos
las características descritas
en este documento; se debe
aclarar en el encabezado en
la casilla de fecha de
emisión “la fecha que inicia
la puesta en marcha de
prueba y una marca de
agua (“EN PRUEBA”). Esto
aplica en un tiempo máximo
de dos meses hasta la
aprobación final del formato.

Si el formato cumple con el

objetivo del cambio y/o
creación se debe diligenciar
el formato F-MC-05.

Si no cumple se debe volver

al registro original u omitir la
creación establecida.
Revisar el documento. Se F-MC-05
deberá adjuntar el Solicitud de
documento a crear o creación,
modificar según la solicitud Revisar el modificación o
para visto bueno del Líder. documento eliminación de
Líder de Proceso El documento a crear o documentos
2
modificar deberá ser / Documento
consistente con el SIG.

Para el Laboratorio de salud

Pública se realizará la
revisión de la
 CÓDIGO: P-MC-04

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE VERSIÓN: 08

INFORMACION DOCUMENTADA
PÁGINA: 14 DE 21

NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

documentación cuando sea
necesario o cada dos años
por el personal del área,
Representante de calidad
y/o Referente de laboratorio
con el fin de identificar
cambios y se dejará
evidencia en el historial del
documento.

La evidencia de la revisión
se realizara el formato F-
MC-05, seleccionando la
casilla de modificación para
que quede registrado en el
“HISTORIAL” del
documento y en el campo
de observaciones se
describirá la revisión
realizada al documento y
firmar en el campo de
Elaboración del F-MC-05 el
personal responsable:
Personal técnico del
proceso al que se relaciona
el documento,
representante de calidad y/o
referente de Laboratorio
Imprimir el documento y la Solicitud de
solicitud. Firmar la solicitud creación, ,
en la casilla de” Imprimir modificación o
Elaboración”, el Servidor documento y eliminación de
público responsable de solicitud, firmar documentos
Líder de Proceso
elaborar los documentos, y enviar al F-MC-05 /
3 Gerente
¨Responsable del Proceso¨ Documento
y en el documento en el
espacio “Revisó”, enviar al
Gerente de Bienestar
Laboral, Calidad y
Desarrollo Organizacional.
 CÓDIGO: P-MC-04

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE VERSIÓN: 08

INFORMACION DOCUMENTADA
PÁGINA: 15 DE 21

NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

Solicitud de
creación,
Recibir y modificación o
verificar la eliminación de
solicitud documentos
F-MC-05 /
Gerente de Recibir y verificar la solicitud Documento
Bienestar y el documento adjunto si
4 Laboral, Calidad aplica.
y Desarrollo Anular
Organizacional Tipo de solicitud 6

F-MC-04 Listado
Revisión de la normalización maestro de
de la documentación según documentos
la descripción realizada en / Documento / F-
Crear o MC-05 Solicitud
el numeral 5.2 Elaboración Modificar
de documentos. de creación, ,
Gerente de Creación: Para los modificación o
Bienestar documentos nuevos se Verificar la solicitud eliminación de
Laboral, Calidad empezará con la versión 01. de la opción documentos
5 requerida F-MC-05
y Desarrollo Asignar el código y registrar
Organizacional en el F-MC-04 Listado
maestro de documentos.
Modificación: Actualizar el
documento con nueva 7
versión en el F-MC-04
Listado maestro de
documentos.

Gerente de F-MC-04 Listado

Eliminación Actualizar la maestro de
Bienestar Verificar la
eliminación de la versión en documentos y
6 Laboral, Calidad eliminación en el
el F-MC-04. Listado F-MC-05 formatos
y Desarrollo
maestro de documentos
Organizacional
 CÓDIGO: P-MC-04

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE VERSIÓN: 08

INFORMACION DOCUMENTADA
PÁGINA: 16 DE 21

NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

F-MC-05
Gerente de Solicitud de
Remitir el documento al creación,
Bienestar Remitir
Representante de la modificación o
7 Laboral, Calidad documento para
Dirección para la eliminación de
y Desarrollo aprobación
aprobación. documentos
Organizacional
/ Documento

Verificar la F-MC-04
Verificar la solicitud y el solicitud y el Listado maestro
documento adjunto en los documento de documentos
casos de creación,
modificación y eliminación. Si
Representante a En la eliminación de los
8 10
la Dirección documentos se verifica las
observaciones de la
solicitud.
No
¿Se aprobó la solicitud?

No: Diligenciar en el F-MC- F-MC-05

05 la casilla de “No Aprobó” Diligenciar en el Solicitud de
y describir en el espacio de F-MC-05 la No creación,
notas del Representante las aprobación de la modificación o
solicitud y
causa para la negación de eliminación de
devolver la
Representante a la solicitud. Devolver la solicitud documentos
9
la Dirección solicitud al Gerente de / Documento
Bienestar Laboral, Calidad y
Desarrollo Organizacional.
Según la necesidad del
documento verificar y
corregir.
Si: Se realiza en el caso del F-MC-05
cumplimiento de los Solicitud de
requisitos y devolver al creación,
Firmar Solicitud y
Gerente de Bienestar modificación o
Representante a devolver al
10 Laboral, Calidad y Gerente eliminación de
la Dirección
Desarrollo Organizacional. documentos
La vigencia de documento / Documento
inicia a partir de la fecha de
aprobación
 CÓDIGO: P-MC-04

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE VERSIÓN: 08

INFORMACION DOCUMENTADA
PÁGINA: 17 DE 21

NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

F-MC-05
Solicitud de
Gerente de creación,
Bienestar Recibir la solicitud firmada, Recibir
documento modificación o
Laboral, Calidad en el caso de creación, y aprobado eliminación de
11
y Desarrollo modificación recibir también documentos
Organizacional el documento aprobado. / Documento

F-MC-04 Listado
maestro de
Buscar en el
archivo y marcar documentos /
Buscar en el archivo del SIG Documentos
Gerente de el documento modificado, o como Documento
Obsoleto,
Bienestar anulado y colocar Sello de confirmar cambios
12 Laboral, Calidad Documento Obsoleto. en el F-MC-04
y Desarrollo Confirmar los ajustes en el
Organizacional F-MC-04 Listado maestro de
documentos.

Publicar el documento
aprobado.
Procedimiento,
caracterización, instructivo y
manuales: Aplicar marca de
agua “Copia Controlada”,
colocar en la casilla de
firmas “Original Firmado”,
convertir en PDF el
Gerente de documento y publicar en la
Bienestar página web. Publicar los
documentos en Documentos
13 Laboral, Calidad Formato: Publicar en la
la página web en Página web
y Desarrollo página web de acuerdo al el formato
Organizacional tipo (PDF, Excel, Word y correspondiente
otros) asegurando la
respectiva protección del
contenido.
Las versiones obsoletas
publicadas deben ser
retiradas de la página web y
su disposición final según el
F-MC-04 Listado maestro de
documentos.
 CÓDIGO: P-MC-04

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE VERSIÓN: 08

INFORMACION DOCUMENTADA
PÁGINA: 18 DE 21

NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

Para el control de la
información documentada
se procede a la realización y
aprobación de las tablas de
retención documental en las
cuales se podrá determinar
la identificación, el acceso,
el almacenamiento los
tiempos de retención, la
protección, recuperación y
disposición final de los
registros.

Estas tablas deben ser

elaboradas por los procesos
y contar con la aprobación
del comité departamental de
Archivo.
Gerente de Archivar en el
Archivar en la carpeta
Bienestar espacio Expedientes con
“Documentos del SIG”, los correspondiente
14 Laboral, Calidad Documentos del
documentos y las solicitudes
y Desarrollo SIG Originales.
originales firmadas.
Organizacional

Gerente de
Bienestar Informar al líder del proceso Informar
15 Documentos
Laboral, Calidad la publicación del publicación del Página web
y Desarrollo documento. documento
Organizacional
Para el personal del Formato F-TH- 38
Servidor Público- Laboratorio De Salud Acta de reunión.
Representante Pública (LSP) la Informar
del SIG del socialización y/o divulgación publicación del
documento
Laboratorio De de los documentos con el
Salud Pública personal, debe ser
(LSP) evidenciada en el formato F-
TH- 38 Acta de reunión.

FIN

6. REGISTROS
 CÓDIGO: P-MC-04

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE VERSIÓN: 08

INFORMACION DOCUMENTADA
PÁGINA: 19 DE 21

Registro Responsable Como Donde Tiempo de Disposición

conservarlo conservarlo conservación Final
Gerente de Medio Equipo del Según tabla de Según tabla de
F-MC-04
bienestar magnético líder de retención retención
Listado
laboral, calidad proceso / documental. documental
maestro de
y desarrollo Página Web
documentos
organizacional
F-MC-05 Gerente de Medio Físico Archivo del Según tabla de Según tabla de
Solicitud de bienestar proceso. retención retención
creación, laboral, calidad documental. documental
modificación o y desarrollo
eliminación de organizacional
documentos
Representante Medio Físico Archivo del Según Listado Según Listado
del SIG del Laboratorio Maestro de maestro de
Laboratorio De De Salud documentos F- documentos y
Formato F-TH-
Salud Pública Pública (LSP) MC-04 y/o tabla formatos F-
38 Acta de
(LSP) de retención MC-04 y/o
reunión.
documental tabla de
retención
documental
Líder de cada Medio Físico o Archivo de
Tablas de
proceso Magnético cada proceso N/A N/A
retención
documental
 CÓDIGO: P-MC-04

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE VERSIÓN: 08

INFORMACION DOCUMENTADA
PÁGINA: 20 DE 21

7. ANEXOS

La descripción de las actividades en el ítem de “DESARROLLO” de los

documentos, debe conservar la siguiente estructura:

NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

Los diagramas de flujos se realizaran bajo las siguientes indicaciones:

ü Actividad y/o proceso:

ü Decisión:

ü Inicio y/o fin:

ü Documento:

ü Ir a la Actividad :

La descripción de los “REGISTROS” de los documentos, debe conservar la

siguiente estructura:

Registro Responsable Como Donde Tiempo de Disposición

conservarlo conservarlo conservación Final

La descripción del ”HISTORIAL” de los documentos, debe conservar la

siguiente estructura:

VERSIÓN VIGENCIA IDENTIFICACIÓN DE LOS

CAMBIOS
 CÓDIGO: P-MC-04

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE VERSIÓN: 08

INFORMACION DOCUMENTADA
PÁGINA: 21 DE 21

8. HISTORIAL

VERSIÓN VIGENCIA IDENTIFICACIÓN DE LOS

CAMBIOS
1 Según Acto Administrativo Versión inicial
2 Según Acto Administrativo Reingeniería de Procesos
Revisión y ajuste del
procedimiento como resultado
3 15 de marzo de 2010 de la Acción correctiva
N.0001 del 15 de febrero de
2010
Se ajustaron las
responsabilidades,
4 05 de septiembre de 2012
actividades del procedimiento
y el escudo del departamento.
Por designación de cargos,
por fuente de información,
5 13 de junio de 2012
modificación de actividades y
cambios en los formatos.
Revisión y ajuste para dar
cumplimiento a la Norma
6 04 junio de 2014 ISO/IEC 17025:2005 requisito
en el Laboratorio de Salud
Pública del Meta.
Revisión y ajuste para dar
7 15 Noviembre 2016 cumplimiento a la Norma ISO
9001: 2015
Se identifican las normas ISO
14001:2004 y OHSAS
8 12 de enero de 2017 18001:2007 como parte del
sistema de gestión integrado
SIG dentro del procedimiento.

Nota: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.