MANUAL DE PROCESOS Y

FUNCIONES
(MOF)
DEPARTAMENTO DE FARMACIA
DEL CENTRO DE SALUD
METROPOLITANO

ILAVE -2017

Responsable de departamento de farmacia

Q.F Sonia Condori Rodrigo
 PRESENTACION

CAPITULO I : INTRODUCCIÓN

CAPITULO II: OBJETIVOS DEL MANUAL –

ALCANCE

CAPITULO III: PROCEDIMIENTOS

 PRESENTACIÓN

El Manual de Procesos y Funciones del Departamento de Farmacia del centro

de salud metropolitano, es un documento técnico de sistematización normativa
que contiene la descripción detallada de la secuencia de acciones de ejecución
de los procesos organizacionales, en el nivel de sub procesos ó actividades, en
los que intervienen una o más unidades operativas. Debe ser utilizado como un
instrumento para la sistematización de los flujos de información.

La metodología seguida para la elaboración del Manual, plantea en primer lugar

determinar el Mapeo y Caracterización de cada Proceso involucrado,
identificando los procesos proveedores que alimentan al proceso con insumos,
documentos y/o procedimientos; y los clientes que reciben los productos que se
elaboran en el proceso analizado, utilizando la formato logia establecida por el
Ministerio de Salud, así como los procedimientos propios de la elaboración del
manual.
Finalmente se ha elaborado cada uno de los procedimientos, identificando, la
descripción de las actividades que la comprenden, las entradas y salidas de los
mismos, sus fuentes, registros, así como los registros utilizados en el
procedimiento; el flujo grama las normas y requisitos que regulan el mismo,
teniendo en cuenta los plazos, y responsabilidades de los documentos emitidos.

En el Centro de Salud Metropolitano la Oficina Ejecutiva de Planeamiento

Estratégico es un órgano de asesoría que depende directamente de la Dirección
General, es la Unidad Orgánica encargada de promover, identificar y establecer
los procedimientos que se realizan en cada uno de las diferentes estrategias y
áreas del Centro de Salud Metropolitano en el marco de las normas
establecidas.
 CAPITULO I
INTRODUCCIÓN

El objetivo de todo sistema de suministro de medicamentos e insumos es

mantener el abastecimiento permanente y oportuno, para garantizar que lleguen
a los usuarios de acuerdo con sus necesidades; así como optimizar los recursos
asignados, para lo cual es necesario que además del cumplimiento de las
Buenas Prácticas de Almacenamiento, exista una adecuada gestión de stock, a
fin de lograr una mayor eficiencia administrativa y técnica en el suministro.
El Área de Farmacia. Desarrolla sus actividades con un criterio enmarcado en
una labor de Apoyo Técnico, a fin de cumplir con la mejora continua de la
atención asistencial administrativa al usuario interno y externo con la finalidad de
dar cumplimiento de los objetivos estratégicos y funcionales del, en este sentido
el MAPRO se aplicara para mejorar los criterios de eficiencia y eficacia, en
cuanto al desarrollo de los procedimientos y de las personas que deben
ejecutarlo, la distribución adecuada de las funciones del personal, se asegurara
el cumplimiento de los objetivos funcionales, aprovechando el máximo de los
recursos disponibles y estableciendo funciones que aseguren la evaluación de
los resultados.
En la elaboración del presente documento técnico normativo se ha tratado de
llevar a los flujo gramas correspondientes la descripción de las funciones y
responsabilidades de cada trabajador correctamente, incluyendo las tareas que
competen a cada servidor.
De igual modo se ha definido en este manual de procedimientos los criterios de
Autoridad, Responsabilidad y Trabajo en equipo; en cuanto a las Líneas de
Autoridad, niveles de mando y Responsabilidad funcional, los que se han
articulados, especificando las funciones y como se relacionan con todos los
demás actores del proceso administración de medicamentos en el área de
farmacia en el C.S. Metropolitano.
 CAPITULO II
OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
1. OBJETIVOS:
El Manual de Procesos y Funciones es un documento técnico normativo de
gestión Institucional, que tiene los siguientes objetivos:
a) El presente Manual de Procedimientos tiene como objetivo principal describir,
sistematizar y normar las acciones que se deben cumplir en la ejecución de los
procesos que se realizan en el Departamento de Farmacia, el mismo que es
coherente con los dispositivos legales que regulan el funcionamiento del sistema
de Administración de Medicamentos; siguiendo una metodología uniforme para
mejorar la calidad de atención en la misma. b) Gestionar y orientar a todos los
trabajadores del departamento en la interrelación de procesos mediante vínculos
causa - efecto y siguiendo una metodología uniforme para cumplir con la misión
y objetivos institucionales establecidos contribuyendo así conjuntamente a
ejercer un mayor control sobre los resultados de las actividades realizadas.
c) Incrementar la eficiencia y eficacia, reducir costos, mejorar la calidad de los
servicios, reducir los tiempos de su prestación, definiendo objetivos en términos
de una mejor atención a los usuarios internos y externos del hospital.
d) Reducción y eliminación de actividades sin valor añadido a través de la
reducción de etapas y tiempos de ciclo de las actividades, que permita la
ampliación de las funciones y responsabilidades del personal
e) Determinar métodos para asegurar que la operación y control de procesos
sean eficaces a través de su seguimiento, medición, análisis y mejora continua
2. ALCANCE:
Este Manual es aplicable en todos los Servicios de Farmacia así como en las
Unidades Productoras de Servicios, otros Departamentos y Oficinas del Hospital
debiendo ser de cumplimiento obligatorio de todos los trabajadores de Farmacia.
GESTIÓN DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS Y
PRODUCTOS SANITARIOS

PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS,

DISPOSITIVOS MÉDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS

1. OBJETIVO.
Establecer las actividades técnicas, administrativas y operativas para garantizar
una adecuada recepción cuantitativa y cualitativa de los productos
farmacéuticos, con Registro Sanitario, que ingresen al Almacén Especializado
de Medicamentos del centro de salud Metropolitano.
Asegurar que los productos farmacéuticos que ingresen al Almacén
Especializado cumplan con las características del requerimiento y los
documentos correspondientes.

2. ALCANCE.

Este procedimiento es aplicable a todos los profesionales Farmacéuticos y

trabajadores del Departamento de Farmacia.

3. POLÍTICA INTERNA.

3.1 El Procedimiento es de cumplimiento obligatorio para el personal del

Almacén Especializado de Medicamentos del Departamento de Farmacia de
centro de salud Metropolitano, en lo que les corresponda.

3.2 Antes de su aplicación el personal involucrado debe leer, entender el

procedimiento; siendo además su responsabilidad conservar el Manual de
Procedimientos vigentes para consultar, recordar o aplicar las actividades que le
correspondan.

3.3 Todos los productos que ingresan al Almacén Especializado deben ser
previamente inspeccionados.
 3.4 Todos los productos que posean fecha de vencimiento deberán ser
ordenados teniendo en cuenta el sistema PEPE (primero en expirar, primero en
entregar), aquellos productos que no poseen fecha de vencimiento serán
ordenados por el sistema PEPS (primero en entrar, primero en salir).

3.5 La recepción de los productos se realiza según el cronograma coordinado

con el almacén.
3.6 Es obligatorio la presencia del Jefe del Almacén General de la Oficina de
Logística o su representante para la recepción, verificación y registro de todos
los productos farmacéuticos, que ingresen al Almacén Especializado de
Medicamentos del Centro Metropolitano.

3.7 Los productos farmacéuticos, ingresarán al AEM con el Pedido Provisional

de Almacén (PPA), acompañados de la Orden de Compra y demás
documentación establecida en las bases; aquellos que ingresen mediante
Transferencias ingresarán con su PECOSA correspondiente y las Donaciones
ingresarán con su Nota de Entrada de Almacén (NEA) respectivamente.

3.8 Los productos farmacéuticos, que requieran condiciones especiales de

almacenamiento (temperatura, Humedad, Luz, etc.) deberán ser recepcionados
en ambientes debidamente adecuados.

3.9 Para ejecutar los movimientos de los productos en el almacén especializado

de medicamentos, el personal debe encontrarse debidamente uniformado, estar
provisto de los implementos de seguridad correspondiente y utilizar el
equipamiento necesario.
4. BASE LEGAL.
4.1 Ley General de Salud – Ley N° 26842 4.2 Ley de Productos Farmacéuticos,
Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios – Ley N° 29459
4.3 Armonización de Legislaciones en Materia de Productos de Higiene
Domestica -Decisión 706 4.4
Reglamento de Establecimientos Farmacéuticos- D.S. 021-2001-SA
4.5 Reglamento para el Registro, Control y Vigilancia Sanitaria de Productos
Farmacéuticos y Afines y sus Modificatorias: D.S. 04-2000-SA; D.S. 06-2001-SA,
D.S. 020-2001-SA, D.S. 005-2004-SA y D.S. 021-2006-SA.
4.6 Petitorio Único Nacional de Medicamentos Esenciales – R.M. 599-2012 –SA.
 4.7 Reglamento de Estupefacientes, Psicotrópicas y otras sustancias sujetas
de Fiscalización Sanitaria – D.S. 023-2001-SA y su modificatoria D.S. 010-2005-
SA.
4.8 Directiva para la aceptación y aprobación de donaciones con carácter
asistencial provenientes del extranjero – R.M. 475-2005-SA.
4.9 Reglamento para la autorización de ingreso, distribución y uso en el país de
productos farmacéuticos y afines no destinados a la comercialización – R.M. 456-
2005-SA.
4.10 Manual de Administración de Almacenes del Sector Público - Resolución
Jefatura Nº 335-90INAP/DNA
4.11 Manual de Buenas prácticas de Almacenamiento y Productos Afines – R.M.
Nº 585-99- SA/DM
4.12 Directiva del Sistema Integrado de Suministro de Medicamentos e Insumos
Médico- Quirúrgicos – SISMED - R.M. Nº 1753-2002- SA/DM y su modificatoria
R.M. 367-2005-SA.
4.13 R.M. Nº 371-2003- SA/DM Directiva Nº 007- MINSA/OIGPE- v. 01:
“Directiva para la Formulación de Documentos Técnicos Normativos de Gestión
Institucional”

5. DEFINICIONES

5.1 PRODUCTO FARMACÉUTICO:

Preparado de composición conocida, rotulado y envasado uniformemente,
destinado a ser usado en la prevención, diagnóstico, tratamiento y curación de
la enfermedad, conservación, mantenimiento, recuperación y rehabilitación de la
salud.
5.2 MEDICAMENTO:
Es aquel preparado farmacéutico obtenido a partir de uno o más principios
activos, que puede o no contener excipientes, que es presentado bajo una forma
farmacéutica definida, dosificado y empleado con fines terapéuticos.
5.3 MEDICAMENTO GENÉRICO:
Es el producto farmacéutico cuyo nombre corresponde a la "Denominación
Común Internacional" (DCI) del principio activo recomendada por la
Organización Mundial de la Salud (OMS) y no es identificado con nombre de
marca.
5.4 MEDICAMENTO DE MARCA O ESPECIALIDAD FARMACÉUTICA:
Es aquel producto farmacéutico que se comercializa bajo un nombre
determinado por el propio fabricante.

5.5 NÚMERO DE LOTE DE FABRICACIÓN:

Es una combinación definida de números y/o letras que responde a una
codificación que permite identificar el lote, mes y año de fabricación y número de
serie.
5.6 DISPOSITIVO MEDICO:
Cualquier instrumento, aparato, implemento, maquina, reactivo, aplicativo
informático u otro artículo similar que requiere registro sanitario para ser usado
en personas directa o indirectamente.
5.7 PRODUCTO SANITARIO:
Producto destinado a la limpieza, cuidado, modificación del aspecto, perfume, y
protección personal o doméstica. Incluye a los productos cosméticos, productos
de higiene doméstica, productos absorbentes de higiene personal y artículos
para bebes.
5.8 OTRO PRODUCTO DE USO MÉDICO:
Producto para ser usado directa o indirectamente en personas no sujetos a
registro sanitario pero que requiera almacenamiento especializado.

5.9 PROTOCOLO DE ANÁLISIS.

El protocolo de análisis del medicamento es un informe técnico emitido por el
laboratorio de Control de Calidad del fabricante o por quien encargue su
fabricación, suscrito por el analista o los profesionales responsables en el que
señala los análisis realizados en todos sus componentes, los límites y los
resultados obtenidos en dichos análisis. Deberá estar de acuerdo a lo
establecido en los artículos 28º y, 29° del D.S.Nº 010-97-SA sustituido por el
Artículo 1° del D.S. N° 020-2001-SA, debiendo señalar la Farmacopea
actualizada a la que se acogen para su fabricación.
5.10 Certificado de Análisis.- Es el documento técnico-sanitario emitido por el
Centro Nacional de Control de Calidad, o por un laboratorio acreditado en el
Perú o por el organismo certificador del país de origen en el que se reporta la
totalidad de los análisis o pruebas requeridas por las obras oficiales o técnica
propia del fabricante para un lote de producto, según corresponda. Cuenta con
conclusiones basadas en los resultados analíticos obtenidos.
5.11 Especificación Técnica.- Descripción de los requerimientos que deben ser
satisfechos por la materia prima, el material de empaque y los productos en
proceso, a granel y terminados. Dichos requerimientos se refieren a un rango de
propiedades físicas, químicas, microbiológicas y, de ser posible, farmacológicas.
5.12 Fecha de expiración o vencimiento.- Es el dato señalado en el rotulado de
los envases mediato e inmediato del producto que indica el mes y el año
calendario más allá del cual no puede esperarse que el producto conserve su
estabilidad y eficacia. Este dato se expresa con números cardinales
anteponiendo el término "EXPIRA" O "VENCE".
5.13 Análisis Organoléptico.- Es el método de evaluación basado en el empleo
de los sentidos (olfato, vista, tacto, gusto) de una muestra tomada en forma
aleatoria de un lote de un determinado producto para verificar las características
de los envases, evaluar la información de los rotulados e inserto y las
especificaciones técnicas del contenido en base a lo autorizado en el registro
sanitario.
5.14 Envase inmediato o primario: Envase dentro del cual se coloca directamente
el producto en la forma farmacéutica terminada (en su presentación definitiva).
5.15 Envase mediato o secundario: Envase definitivo o material de empaque
dentro del cual se coloca el envase inmediato y que es usado para la distribución
y comercialización de un producto.

6. RESPONSABLES.

6.1 Jefe y/o Encargado del Almacén General

6.2 Q. F. Responsable del Almacén Especializado de Medicamentos
6.3 Q.F. Asistente técnico del Almacén Especializado de Medicamentos
6.4 Técnico administrativo (Encargado de Sistemas)
6.5 Técnico en Farmacia
6.6 Auxiliar de almacén u Operario de Almacén.
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.

Todo producto farmacéutico, afín sujeto de registro sanitario y otros productos

de uso médico, ingresan al Almacén especializado de medicamentos bajo tres
modalidades:
 Por Compra.
 Por Transferencia
 Por Donación
Recepción (caso de urgencias), previo compromiso del
proveedor para su regularización en un plazo pre-establecido;
caso contrario devuelve toda la documentación al proveedor
hasta su regularización correspondiente.
7.1.2 De la Recepción Física
El Químico Farmacéutico responsable y/o Asistente Técnico, sobre la base de
la documentación entregada por el proveedor o jefe de almacén general se
asegura de que la misma se encuentre completa, luego autoriza la descarga de
los productos en el área de recepción del almacén especializado, asegurándose
que estos sean descargados encima de parihuelas (volúmenes mayores), en la
mesa o barra acondicionada para la recepción (volúmenes menores).
En presencia del jefe de almacén general o de su representante verifican:
a) Que la información tipificada en la orden de compra corresponda a la
información impresa en la documentación que acompaña a los productos a
recibir según corresponda.
b) Que las cantidades recibidas correspondan a las solicitadas en la O/C
(verificación cuantitativa); hay que considerar que de existir varios lotes estos
deben sumar en total a la cantidad establecida en la O/C y corresponder a los
números de lotes consignados en la Guía de Remisión y/o Factura (considerando
de ser el caso las cantidades programadas en las bases respectivas).
c) Para la verificación de las características externas del producto se realizará
una inspección de:
 El Embalaje; Los Envases (mediato e Inmediato);
 Rotulados; Contenido.
En el embalaje se debe revisar: Que el material del embalaje esté limpio, no
arrugado, quebrado o húmedo y que no se encuentre abierto.
En el envase mediato se debe revisar: Que la identificación corresponda al
producto; Que el envase esté limpio, no arrugado, quebrado o húmedo que
indique deterioro y que no se encuentre abierto.
En el envase inmediato se debe revisar:
  Que no se observen manchas o cuerpos extraños;
 Que no presenten grietas, rajaduras, roturas o perforaciones;
 Que el cierre o sello sea seguro y cuando lleve la banda de seguridad,
esta se encuentre intacta;
 Que no se encuentren deformados; y Que corresponda a los
requerimientos del producto en caso de condiciones especiales.
En Los rótulos se debe revisar:
Que la información impresa o adherida en etiquetas sea legible, indeleble y en
ellos se debe revisar:
 Nombre del producto;
 Concentración;
 Forma farmacéutica;
 Número de lote;
 Fecha de vencimiento;
 Registro sanitario;
 Condiciones de almacenamiento.
Leyenda solicitada en el proceso de compra y/o bases.
d) Una vez concluida la inspección de las características antes descritas, el
responsable de almacén especializado, levantará el acta de recepción física (ver
anexo) correspondiente donde registrará las conclusiones de la inspección
realizada.
e) Solicitar la firma y sello del proveedor si fuera el caso (si hay observaciones);
el jefe de almacén general o su representante suscribirá y sellará dicho
documento en señal de conformidad.
f) De encontrarse conforme, los productos serán trasladados al área de
cuarentena del almacén especializado para que el responsable del almacén
especializado o su asistente técnico realice la verificación técnica (ver POT de
Análisis Organoléptico) respectiva por cada lote de producto ingresado
determinando su aprobación o rechazo.
g) De ser aprobada la verificación técnica de los productos y dependiendo de su
condición de almacenamiento serán internados al almacén especializado
respetando el principio de rotación de stock (FIFO, FEFO) y la ubicación en las
parihuelas o anaquelería.
h) El responsable del almacén especializado, adjunto a la documentación copia
del formato de recepción física y del formato de verificación técnica con firmas y
sellos originales para su trámite correspondiente.
i) El jefe de almacén general entregará al proveedor la documentación según
corresponda en señal de que el proceso de recepción ha culminado.
j) Ejecutado el trámite administrativo correspondiente, el jefe de almacén
general emitirá el Pedido Provisional de Almacén (PPA) adjuntando copia de
toda la documentación, la misma que entregará al Q.F. responsable de almacén
especializado o su asistente técnico para su trámite y archivo correspondiente.
k) El Q.F. responsable de almacén especializado o su asistente técnico,
verificará que se encuentre completa toda la documentación y entregará al
encargado de sistemas previo registro del cuaderno de control de documentos
de ingreso (ver anexo), para su registro respectivo en el sistema informático. l)
Una vez ingresado al sistema informático del almacén especializado de
medicamentos, el encargado de sistemas emite un reporte impreso (ver anexo)
“Movimiento de Farmacia” (ingresos), lo suscribe y sella y entrega al Q.F.
responsable del almacén especializado o a su asistente técnico para su revisión
y V° B° respectivo.
m) El Q.F. responsable del almacén especializado o su asistente técnico, entrega
dicho reporte al Técnico o Auxiliar de Farmacia, afín de que este registre el
ingreso por cada producto y lote en las tarjetas de control visible (ver anexo) con
el V°B° del Q.F. responsable de Almacén Especializado o de su Asistente
Técnico.
n) De no estar aprobada la verificación técnica, los productos serán dispuestos
al área de rechazados del almacén especializado para su canje, devolución
(hasta la regularización correspondiente) o para su disposición final según sea
el caso previa coordinación con los involucrados y la autoridad correspondiente.

8. ANEXOS
8.1 Tabla por tipos de Ingresos de productos al almacén
8.2 Orden de Compra – Guía de Internamiento 8.3 Acta de Recepción física
8.4 Acta de verificación Técnica (Análisis Organoléptico)
8.5 Acta de Verificación Cuali-Cuantitativa
8.6 Formato para el cuaderno de control de documentos de Ingreso de
productos
8.7 Reporte impreso de ingreso “Movimientos de Farmacia”
8.8 Tarjeta de Control Visible
9. Suscribo el presente documento dando fe de haberlo recibido, leído y
entendido Nº Personal Cargo Firma

NUMERO PERSONAL CARGO FIRMA

GESTIÓN DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS Y
PRODUCTOS SANITARIOS
PROCEDIMIENTO: ALMACENAMIENTO-ALMACÉN ESPECIALIZADO
1. OBJETIVO.
Asegurar que todos los Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y
Productos Sanitarios que ingresen al Almacén Especializado, se conserven en
condiciones óptimas desde su ingreso hasta su distribución.
2. ALCANCE.
Para todo el personal del Almacén Especializado y otras dependencias
involucradas.
3. POLÍTICAS Y/O ENUNCIADOS.
3.1 El Procedimiento es de cumplimiento obligatorio para el Almacén
Especializado.
3.2 El almacenamiento de productos Farmacéuticos y afines que ingresan al
almacén Especializado, se debe hacer considerando sus condiciones
especiales, por ejemplo: posición, apilamiento, temperatura, etc.
3.3 Todas las condiciones normadas de almacenamiento deben ser
inspeccionadas periódicamente.
3.4 Tener presente los rangos de temperatura y humedad para el correcto
almacenamiento de los productos y afines:
- Temperatura Ambiente: De 15 a 25 grados centígrados, nunca ms de 30.
- Temperatura de refrigerados: de 2 a 8 grados centígrados.
- Humedad Relativa: entre 50 % y 80% de Humedad Relativa.
3.5 Por ningún motivo los productos deberán estar en contacto con el piso ni el
techo.
3.6 Mantener un área diferenciada para aquellos productos provenientes de
donaciones y estrategias sanitarias (productos rotulados con “prohibido su venta”
y aquellos de Defensa Nacional).
 3.7 Se deberá considerar según corresponda los sistemas FEFO (Primero en
Expirar, Primero en Salir) y FIFO (Primero en Ingresar, Primero en Salir) para el
almacenamiento de productos.
3.8 El almacén Especializado, no deberá contener productos con fecha de
vencimiento menor a 6 meses.
4. BASE LEGAL.
4.1 Resolución Jefatura Nº 335-90-INAP/DNA Manual de almacenes del sector
público
4.2 Resolución Ministerial Nº 371-2003- SA/DM Directiva Nº 007-
MINSA/OIGPE- v. 01: “Directiva para la Formulación de Documentos Técnicos
Normativos de Gestión Institucional”
4.3 Resolución Ministerial Nº 585-99- SA/DM, Manual de Buenas prácticas de
Almacenamiento y Productos Afines
4.4 Resolución Ministerial Nº 1753-2002- SA/DM aprueban directiva del Sistema
Integrado de Suministro de Medicamentos e Insumos Médico- Quirúrgicos –
SISMED.

5. RESPONSABLES.
Jefe y/o Q. F. Responsable del Almacén Especializado
Encargado de Logística
Técnico administrativo (Encargado de Sistemas)
Técnico en Farmacia y/o Auxiliar de almacén

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1) MATERIALES, EQUIPOS Y ENSERES. El almacén especializado

cuenta con lo siguiente:
 Equipos de refrigeración: Refrigeradoras
 Equipos para ambiente: Equipos de aire acondicionado, Ventiladores de
techo, Deshumedecedores.
 Equipos de Control Ambiental: Termóhigrómetros ambientales
 Iluminación: Artificial (luminarias); Natural (ventanas). Seguridad:
Extintores, Luces de Emergencia, Detectores de humo, letreros de
Señalizaciones, etc.
 Transporte: Carritos rodantes, Monta carga
 Soporte de productos: Anaqueles de Ángulos ranurados, estantes con
llave (para productos controlados), Parihuelas de madera.
2) PROCEDIMIENTO.
Procedimiento que se iniciará con el proceso de (Análisis Organoléptico de
Productos) Verificación Técnica, utilizando para ello el formato de Verificación
cualitativa (ver Formato en anexos).
El Q. F. encargado procederá a la revisión de los productos recepcionados
ubicados en el área de cuarentena Jefe de Almacén realiza la verificación
técnica, apoyado en la documentación siguiente:
 Registro Sanitario
 Protocolo de Análisis
 Certificado
 Acta de verificación Cuali-cuantitativa proporcionada por el proveedor.
 El jefe de Almacén procede a determinar la conformidad o no conformidad
de lo verificado.
 Si el resultado de la verificación es Conforme;
El Jefe de Almacén procede de la siguiente manera: - Suscribe el formato
de verificación Cuali-cuantitativa - Envía formato suscrito a Encargado de
logística para el trámite correspondiente - Ordena a técnico en Farmacia
o Auxiliar el internamiento de los productos de acuerdo a las condiciones
especificadas en los productos. (Priorizando el cuidado y ubicación de
aquellos productos con condiciones especiales “Refrigerados”).
 Si el resultado de la verificación es No es Conforme; El Jefe de Almacén
especializado procede de la siguiente manera: - Suscribe el formato de
verificación Cuali-cuantitativa, consignando la Observación de “No Conforme”

 El Técnico en farmacia, ubicará los productos de acuerdo a lo

establecido, considerando el método semifluido, orden alfabético y el
Sistema FEFO o FIFO según corresponda de acuerdo a las indicaciones
del Químico Farmacéutico.
 Técnico en Farmacia procederá al llenado del ingreso de los productos
en las tarjetas de control visible (Kardex), de acuerdo al reporte de
“Movimientos de farmacia (Ingresos)” emitido por la Encargada de
Sistemas.
 Técnico en farmacia entrega dicho reporte al Encargado de Sistemas
una vez registrada la información, para su archivamiento en el file
correspondiente.
3) CONTROLES DE ALMACENAMIENTO.
TEMPERATURA. - El técnico en Farmacia, efectuará diariamente dos lecturas
(a las 8.00 y 14.00 horas) de los termo higrómetros consignando la información
en el formato establecido (ver anexos).
- La temperatura ambiental deberá marcar preferente entre los 15 a 25 grados
centígrados y/o de acuerdo a la información que viene consignada en el
empaque secundario o primario (Condiciones de almacenamiento), no debiendo
superar los 30 grados.
- Si el nivel dentro del almacén se encuentra fuera de los límites señalados, el
técnico en Farmacia, informará al Jefe de almacén para tomar la acción
correctiva:
 Si es superior encenderá los ventiladores o incrementará la intensidad
del aire acondicionado.
 Si es inferior, apagará los ventiladores y aire acondicionado (Si están
prendidos), procediendo también a encender las luminarias para
incrementar la temperatura.
 - En ambos casos se deberá efectuar lecturas adicionales cada 30
minutos para verificar la acción correctiva efectuada.
ILUMINACIÓN.
- El técnico en Farmacia, verificará que el almacén cuente con la iluminación
apropiada, optando por lo siguiente:
Si es insuficiente encenderá las luminarias para tener la claridad necesaria.
Si es exagerada las luminarias para bajar la luminosidad y ahorro del consumo
eléctrico.
PRODUCTOS CON CONDICIONES ESPECIALES DE TEMPERATURA. –
El refrigerador no deberá contener alimentos y/o productos que no sean
farmacéuticos para evitar cualquier contaminación.
- Los productos farmacéuticos que a continuación se detalla deben ser
almacenados de manera especial:
 Ergometría Maleato 0.2 mg/ml
 Surfactante pulmonar 8 ml
 Paclitaxel 30 mg iny

Manual de Procesos y Procedimientos del Departamento de Farmacia

 Bleomicina 15 UI
 Docetaxel 20 mg Iny
 Docetaxel 80 mg Iny
 Vincrisitina 1 mg
 Bromuro de Rocuronio 50 mg Iny
 Lopinavir / Rotinavir 200 mg/50 mg Tab

 El técnico en Farmacia, efectuará diariamente dos lecturas (a las 8.00 y

14.00 horas) de los termo higrómetros de los refrigeradores consignando la
información en el formato establecido (ver anexos).
 - La temperatura interna deberá marcar entre los 2 a 8 grados centígrados,
en caso de las refrigeradoras.
- Si el nivel dentro del refrigerador se encuentra fuera de los límites
señalados, el técnico en Farmacia o Auxiliar, informará al Jefe de almacén
para tomar la acción correctiva:
Si es superior o inferior tratar de subir o bajar la numeración del
termostato para lograr el rango requerido.
- En caso que el equipo no responda a esta acción correctiva y continúe
marcando una temperatura superior, comunicar a la Jefatura de Departamento
de Farmacia, para iniciar los trámites en Logística para la revisión del equipo.
- En ambos casos se deberá efectuar lecturas adicionales cada 30 minutos
para verificar la acción correctiva efectuada.
- En caso de contar con solamente un equipo de refrigeración, este deberá
contar con zonas separadas para un almacenamiento correcto. Por ejemplo:
zona de rechazados, cuarentena, devoluciones, etc.
Suscribo el presente documento dando fe de haber recibido y entendido el
presente procedimiento.
PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN Y DISPENSACIÓN DE PRODUCTOS
FARMACÉUTICOS SEGÚN EL TIPO DE ANESTESIA REGIONAL O
GENERAL- DISPENSACIÓN ESPECIALIZADA SOP

DEFINICIONES:
Entrega de productos al Anestesiólogo; Proceso por el cual el Químico
farmacéutico procede a entregar al médico anestesiólogo los productos
farmacéuticos según el tipo de anestesia (general o Regional) anotando las
cantidades dispensadas en el Formato de Entrega de Productos Farmacéuticos.
Entrega de Productos a la Enfermera de SOP; Proceso por el cual se le entrega
los productos que van a ser utilizados por Enfermería en Centro Quirúrgico, por
cada tipo de operación.

Entrega de productos a la Enfermera de Sala de recuperación; Proceso por el

cual el químico farmacéutico recibe los vales de pedido de Productos
Farmacéuticos de sala de recuperación solicitados por las enfermeras de turno.
BASE LEGAL:
1) Ley 29459 – Ley de Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y
Productos Sanitarios, y su Reglamento de establecimiento farmacéuticos
aprobado por Decreto Supremo Nº 14-2011-SA.
2) Decreto Supremo Nº 016-2011-SA, Reglamento para el Registro, Control y
Vigilancia Sanitaria de Productos Farmacéuticos, Dispositivos Medios y
Productos Sanitarios.
3) Resolución Ministerial Nº 1753-2002 SA/ DM, Aprueba la Directiva del
Sistema Integrado de Suministros de Medicamentos, e Insumos Médicos
Quirúrgicos.
4) Resolución Ministerial Nº 367-2005/MINSA Modificatoria de la Directiva del
Sistema Integrado de Suministros de Medicamentos e Insumos, Médicos
Quirúrgicos.
5) PETITORIO NACIONAL ÚNICO DE MEDICAMENTOS ESENCIALES PARA
EL SECTOR SALUD, aprobado mediante RM Nº 599-2012/MINSA.
6) Resolución Ministerial Nº 585-99-SA/DM, Manual de Buenas Prácticas de
Almacenamiento de Productos Farmacéuticos y Afines.
7) Resolución Ministerial Nº 1240-2004/MINSA, Política Nacional de
Medicamentos. 8) RM Nº013-2009/MINSA “MANUAL DE BUENAS PRACTICAS
DE DISPENSACIÓN”.
9) DS Nº023 Reglamento de Estupefacientes y Psicotrópicos sujetos a
Fiscalización Sanitaria.
REQUISITOS:
 Bandejas para productos farmacéuticos (kits de anestesia regional y
general)
 Formatos: “Entrega de Productos Farmacéuticos.” “Resumen de
consumo por turno” “Registro de Temperatura y Humedad” “Hoja de
llenado actividades del Farmacéutico” “Hoja de resumen de actividades
por turno”
 Tarjeta de Control Visible.
 Lapiceros con tinta azul o negra

PROCEDIMIENTO:
1) Entregar al médico anestesiólogo los productos farmacéuticos según el tipo
de anestesia (general o Regional) anotando las cantidades dispensadas en el
Formato de Entrega de Productos Farmacéuticos.
2) Cargar en la máquina de anestesia el anestésico inhala torio durante la
mañana, tarde y noche, de acuerdo a la necesidad y gasto.
3) Entregar al personal técnico de enfermería el material médico quirúrgico según
pedido, y anotar las cantidades dispensadas en el Formato de Entrega de
Productos Farmacéuticos. Según el tipo de anestesia (general o Regional).
4) Recoger y/o Recepcionar los productos farmacéuticos no utilizados y anotar
dichas devoluciones en el Formato de Entrega de Productos Farmacéuticos,
como productos no usados en la Cirugía.
5) Recepcionar las hojas de costos de cada paciente y revisar versus el Formato
de Entrega de Productos Farmacéuticos.
6) Registrar en el Formato de Entrega de Productos Farmacéuticos. El nombre
y apellido del paciente, nombre del anestesiólogo, tipo de operación, fecha de
atención, y el turno.
7) Verificar en la hoja de costo (Receta especial para SOP) el cumplimiento de
los siguientes requisitos: Nombres y Apellidos y historia Clínica del paciente,
Nombres y Apellidos de medico anestesiólogo y tipo de Operación.
8) Recibe los vales de pedido de Productos Farmacéuticos de sala de
recuperación solicitados por las enfermeras de turno.
9) Verificar que los vales de recuperación (Receta estandarizada) cumpla con
los siguientes requisitos: Nombres, Apellidos, historia Clínica del paciente,
fecha, cantidades de productos farmacéuticos indicado por el Médico tratante y
transcritos por las enfermeras con la firma respectiva.
10) Atender lo solicitado en el vale (receta estandarizada) de sala de
recuperación.
11) Entregar al personal técnico de enfermería los productos farmacéuticos
transcritos por las enfermeras.
12) Indicar al personal técnicos de enfermería que al reverso del vale (receta
estandarizada) de recuperación firme en señal de conformidad de haber recibido
por reposición los productos farmacéuticos usados por el paciente.

PROCEDIMIENTO: PREPARACIÓN Y DISPENSACIÓN DE PRODUCTOS

FARMACÉUTICOS- DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS EN DOSIS
UNITARIA
1.-DEFINICIONES
Dosis Unitaria
Cantidad física de un medicamento indicado por el profesional prescriptor como
una dosis de tratamiento para un paciente, cuyo envase permite la
administración segura y directa al paciente a una determinada hora.
Medicamentos para coche de paro
Es la relación de medicamentos para situaciones de paro cardio-respiratorio,
shock anafiláctico o pacientes con riesgo de muerte, esta lista deberá estar
enmarcada en el petitorio.
Medicamentos para botiquín de Emergencia en servicio de Hospitalización
Es el listado de medicamentos que pueden ser utilizados para complementar la
dosis de aquellos que han excedido a las dispensadas para veinticuatro (24)
horas o para la atención de una prescripción de emergencia en horas de la
guardia nocturna, domingos o días feriados. El botiquín de emergencia se
encuentra bajo la responsabilidad y supervisión del Servicio de Farmacia de
Dosis Unitaria.
2.- OBJETIVO.
Realizar la dispensación de Productos farmacéuticos a partir del análisis e
interpretación de la orden del prescriptor, preparando la dosis de los
medicamentos prescritos de manera individualizada por cada paciente
hospitalizado para un periodo de 24 horas.
3.-ALCANCE.
A los Departamentos de Farmacia, Enfermería, y Departamentos Médicos y/o
Servicios relacionados con la prescripción del Medicamento.
4.-MARCO LEGAL.
Ley Nº26842: Ley General de Salud
Ley Nº27657: Ley del Ministerio de Salud y su Reglamento D.S Nº013-2002-
SA
DS Nº023 Reglamento de Estupefacientes y Psicotrópicos sujetos a
Fiscalización Sanitaria.
 Ley Nº29459 de la fecha 26.11.09. Aprobada de ley de los Productos
Farmacéuticos, dispositivos y Productos Sanitarios.

4.-DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

- El Responsable del Servicio de Hospitalización, recibe las copias (2) de la hoja
de prescripción médica por cada paciente en forma diaria y en el horario
establecido.
- El farmacéutico procede al análisis, Interpretación y Evaluación de las hojas
de prescripción médica.
-Las hojas de prescripción médica son trasladadas a la oficina del SIS para su
evaluación y validación la cual da la conformidad con su firma y sello.
- El Químico Farmacéutico en casos de dosificación menor o mayor a las
concentraciones habituales, autoriza y realiza el reenvasado y fraccionamiento.
- El Químico Farmacéutico hace la verificación de la prescripción vs la boleta
emitida en el sistema de farmacia SISFARM e ingresada por el Técnico de
Farmacia como responsable del registro de datos en el sistema.
- Acondicionar los medicamentos y dispositivos médico quirúrgico en forma
individual en los cajetines del coche para su entrega.
- El Químico Farmacéutico deberá realizar el control de calidad de todo el
proceso de acondicionamiento.
- El Técnico de Farmacia traslada el coche de medicamentos en dosis unitaria al
servicio de hospitalización correspondiente y hace entrega de los medicamentos
a la enfermera responsable del turno, quien verifica y da conformidad con su
firma y sello en las copias de las hojas de prescripción.
.
2.- OBJETIVO
OBJETIVOS GENERALES
Establecer los criterios, metodologías y requisitos para el cumplimiento de las
Buenas Prácticas de Dispensación de Medicamentos.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1) Contribuir al cumplimiento de la prescripción médica.
2) Orientar a los pacientes para el uso adecuado de los medicamentos.
3) Contribuir al seguimiento Farmacoterapéutico de pacientes según criterios
específicos.
 4) Identificar y contribuir a la solución de los problemas relacionados con el uso
de medicamentos.
5) Promover la coordinación y comunicación entre los profesionales de salud.
3.- BASE LEGAL 1. Ley 29459 – Ley de Productos Farmacéuticos, Dispositivos
Médicos y Productos Sanitarios, y su Reglamento de establecimiento
farmacéuticos aprobado por Decreto Supremo Nº 14-2011-SA. 2. Decreto
Supremo Nº 016-2011-SA, Reglamento para el Registro, Control y Vigilancia
Sanitaria de Productos Farmacéuticos, Dispositivos Medios y Productos
Sanitarios.
4. Resolución Ministerial Nº 367-2005/MINSA Modificatoria de la Directiva del
Sistema Integrado de Suministros de Medicamentos e Insumos, Médicos
Quirúrgicos.

5. PETITORIO NACIONAL ÚNICO DE MEDICAMENTOS ESENCIALES PARA

EL SECTOR SALUD, aprobado mediante RM Nº 599-2012/MINSA.
6. Resolución Ministerial Nº 585-99-SA/DM, Manual de Buenas Prácticas de
Almacenamiento de Productos Farmacéuticos y Afines.
7. Resolución Ministerial Nº 1240-2004/MINSA, Política Nacional de
Medicamentos.
8. RM Nº013-2009/MINSA “MANUAL DE BUENAS PRACTICAS DE
DISPENSACIÓN”. DS Nº023 Reglamento de Estupefacientes y Psicotrópicos
sujetos a Fiscalización Sanitaria.
4.- RESPONSABILIDAD El Equipo de profesionales que laboran en la Farmacia
de Emergencia es responsable de la adecuada distribución y/o dispensación de
los productos farmacéuticos y afines. Dicho equipo de profesionales está
conformado por: El Químico Farmacéutico Regente, personal técnico y
practicantes.

5.- PROCEDIMIENTO:

5.1 VERIFICACIÓN DE LA RECETA PARA LA DISPENSACIÓN DE LOS

PRODUCTOS FARMACÉUTICOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS Y PRODUCTOS
SANITARIOS EN LA FARMACIA DE EMERGENCIA. Para una adecuada
dispensación de los productos farmacéuticos en la Farmacia se debe hacer las
siguientes verificaciones:
5.1.1 Identificación del paciente: Nombres y apellidos del paciente, edad, Nº de
HC, Diagnostico, Código CIE 10, Tipo de Atención
5.1.3 Concentración, forma farmacéutica y cantidad.
5.1.4 Posología, indicando el número de unidades por toma por día, así como la
duración del tratamiento.
5.1.5 Fechas de expedición y expiración de la receta.
5.1.6 Sello y firma del prescriptor que la extiende.
5.1.7 Sello y firma del Auditor del SIS, SOAT (solo para pacientes de los
Seguros)
5.1.8 Debe registrarse en el reverso de la receta la Firma, nombres y apellidos,
dirección Nº de DNI del paciente o familiar (Solo pacientes del Seguro)
5.1.9 La dispensación de los productos debe corresponder a lo solicitado
5.1.10 Antes de proceder a la entrega del producto, se debe verificar que el
etiquetado no sea fácilmente desprendible.
5.1.11 Origen y validez de la compra realizada por el paciente (Orientación al
paciente según su requerimiento).
5.1.12 Si la Receta es de Narcóticos y/o Psicotrópicos pasar al Procedimiento:
Venta y Dispensación y Control de Narcóticos y Psicotrópicos.
5.1.13 Dar una adecuada explicación y atención farmacéutica a los pacientes
que se apersonan a la Farmacia de Emergencia.
5.2 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA PRESCRIPCIÓN Y
RECOMENDACIÓN DE EQUIVALENTE QUÍMICO DE LA PRESCRIPCIÓN EN
CASO LO SOLICITE EL USUARIO
5.3 Registro de los productos farmacéuticos prescritos en el Sistema informático
SISFARM e Impresión y entrega de pre-Boleta de venta de los medicamentos
recetados a los técnicos de Farmacia para el preparado del despacho, y al
paciente se le proporciona el Nº de atención brindada (Ticket con Nº de atención
brindada)
a) Si el paciente no está exonerado de pago pasar a la caja con el Nº de
atención brindada
b) Si el paciente esta exonerado de pago pasar a la realización de las firmas
correspondientes para la entrega del producto
5.4 Emisión del comprobante de pago (Boleta de Venta)
5.5 Pago de Boleta de venta emitida que registra el detallado de los productos
farmacéuticos a ser atendidos.
5.6 Impresión y entrega de Boleta de Venta cancelada al paciente
5.7 Impresión de la Pre - Boleta para el caso de pacientes ambulatorios que
serán financiados por Seguros o exonerados de pago por el C.S.M
 5.8 La Preparación y selección de los productos para su entrega lo realizan los
técnicos de Farmacia con la Boleta de venta para los que compran y con la Pre-
boleta impresa en caso de los asegurados:
-Extraer de los anaqueles de la sala de venta o del área de almacenamiento de
farmacia y acopiar de acuerdo al pre -boleta de venta u orden de pedido.
5.9 Verificación de productos farmacéuticos preparados según la Boleta de venta
o Pre-Boleta en caso de los Seguros.
5.10 Entrega de los productos farmacéuticos al paciente, indicación sobre
condiciones especiales de almacenamiento y colocación del Check en señal de
entrega.
5.11 Orientación e información sobre los medicamentos recetados y entregados,
las dosis y posibles interacciones con alimentos u otros medicamentos a solicitud
del usuario o cuando sea necesario.
Si la Receta es de Narcóticos y/o Psicotrópicos el Procedimiento de Venta y
Dispensación es el siguiente:
1. Aprobación de atención de receta de narcóticos y/o psicotrópicos. En caso
necesario coordinar con el Médico que la extendió para completar o aclarar
datos y/o corregir posibles errores detectados.
2. Registro de los productos farmacéuticos narcóticos prescritos en el Sistema
informático SISFARM, proporcionar al paciente el Nº de atención brindada
(Ticket con Nº de atención brindada)
a) Si el paciente no está exonerado de pago pasar a la caja con el Nº de atención
brindada
b) Si el paciente esta exonerado de pago pasar a las firmas correspondientes
para la entrega del producto.
3. Emisión del comprobante de pago (Boleta de Venta).
4. Pago de Boleta de venta emitida que registra el detallado de los productos
farmacéuticos narcóticos a ser atendidos.
5. Impresión y entrega de Boleta de Venta cancelada al paciente
6. Impresión de la Pre - Boleta para el caso de pacientes ambulatorios que
serán financiados por Seguros o exonerados de pago por el HMA
7. Recepción de Boleta de Venta o Pre-Boleta retención de receta, extracción
del botiquín de narcóticos y Psicotrópicos prescritos en la receta y registro de
8. Salida en la tarjeta de control visible.
9. Sellado de boletas o pre boletas y entrega de narcóticos al paciente o usuario
10. Verificación y registro diario de recetas narcóticos dispensados, según
normatividad
PROCEDIMIENTO: ESTIMACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE PRODUCTOS
FARMACÉUTICOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS
PROPÓSITO: Mantener en todo momento cantidades adecuadas de
medicamentos para la atención adecuada y oportuna a los Servicios de
Farmacia y evitar episodios de desabastecimiento, sobre abastecimiento y/o
vencimiento de las existencias.
ALCANCE: Aplicable a la Unidad de GESTIÓN DE PRODUCTOS
FARMACÉUTICOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS
del Hospital María Auxiliadora y a todo el Departamento de Farmacia. NORMAS
1. Resolución Ministerial N° 1753-2002-SA/DM. Del 05 de noviembre del .2002,
aprueba directiva del SISMED.
2. Resolución Ministerial N° 367-2005-SA/DM. Del 19 de mayo del .2005,
modifica directiva del SISMED.
3. Ley N° 27209 Ley de Gestión Presupuestaria del Estado. Del 03/12/1999.
4. Ley N° 26842 Ley General de Salud. Del 20/07/1997.
5. Decreto Supremo Nº xx-2008 Modifican Reglamento de Organización y
Funciones del Ministerio de Salud del 11/05/2006
6. Decreto Supremo Nº 023-2005-SA Aprueba Reglamento de Organización y
Funciones del Ministerio de Salud. Del 01/01/2006.
7. Resolución Ministerial Nº 414-2005-MINSA, Aprueba Petitorio
Nacional de Medicamentos Esenciales. Del 03/06/2005.
8. Resolución Ministerial Nº 367-2005-MINSA, Modifica la Directiva del Sistema
Integrado de Suministro de Medicamentos e Insumos Médico-Quirúrgico
SISMED. Del 19/05/2005.
9. Resolución Ministerial Nº 1753-2002-SA/DM. Aprueba la Directiva del Sistema
Integrado de Suministro de Medicamentos e Insumos Médico- Quirúrgicos -
SISMED. Del 10/11/2002.
10. Resolución de Contaduría Pública de la Nación Nº 150-2002-EF/93.01. Del
27/06/2002.
11. Manual de Organización y Funciones de DISA, DIRESA, REDES Y
MICROREDES.
12. Guías de Atención para Intervenciones Sanitarias definidas por la Dirección
General de Salud de las Personas.
ENUNCIADOS
1. El almacén de medicamentos deberán contar en todo momento con niveles
óptimos de existencias de productos farmacéuticos
2. El requerimiento se efectuará en forma mensual de acuerdo al cronograma
establecido por el almacén de medicamentos.
DEFINICIONES
Para una mejor comprensión del presente manual se utilizan las siguientes
definiciones:
Código: HMA–EST.PROG-07 De la Estimación y Programación Vigencia:
Diciembre 2013

Manual de Procesos y Procedimientos del Departamento de Farmacia

Estimación de Necesidades, es la etapa dentro de la gestión de suministro de
productos farmacéuticos y afines, que consiste en determinar la cantidad de
productos necesarios para cubrir las necesidades de la población por un periodo
de tiempo determinado.
Programación, es la etapa dentro de la gestión de suministro en la que se
compatibiliza o ajuste la estimación de necesidades con las existencias en
almacén, el presupuesto disponible y las existencias de seguridad.
Stock de seguridad, es la cantidad del producto que debe permanecer disponible
como reserva ante episodios imprevistos que incrementan el consumo del
producto.2
Método de Consumo Histórico, este método utiliza los registros históricos de
consumo de cada medicamento y los proyecta al futuro de acuerdo a la tendencia
mostrada y a la situación de las existencias disponibles.
Método de morbilidad o perfil epidemiológico, es el método de estimación que
utiliza las estadísticas de servicio (casos clínicos, atenciones, etc.) para
estimar la demanda futura de servicios, que al relacionarla con las guías de
atención, donde se incluyen los esquemas de tratamiento, se obtiene la
cantidad estimada de productos farmacéuticos y afines.
Medicamentos de estrategias o intervenciones sanitarias, son aquellos
productos farmacéuticos y afines que se encuentran incluidos en los esquemas
de tratamiento de las guías de atención de las estrategias sanitarias, este
listado varía de acuerdo a la actualización de los esquemas de tratamiento
definidas por DGSP3
Medicamentos de Demanda, son aquellos que no forman parte de los productos
farmacéuticos y afines definidos dentro de los esquemas de tratamiento de las
estrategias sanitarias.
Plan de entregas, Cantidad de productos farmacéuticos y afines que deben
ingresar al almacén en una fecha determinada para mantener los niveles de
existencias y un adecuado abastecimiento.
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
A. Métodos de estimación de necesidades de Productos Farmacéuticos,
Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios
Método de Consumo Histórico, este método utiliza los registros históricos de
consumo de cada medicamento y los proyecta al futuro de acuerdo a la tendencia
mostrada y a la situación de las existencias disponibles.
Método de morbilidad o Perfil Epidemiológico, este método de estimación
emplea como insumo el número de atenciones o casos clínicos registrados de
determinadas patologías. La
PROCEDIMIENTO POR EL MÉTODO DE CONSUMO HISTÓRICO
1) Contar con información histórica de consumo de todos los productos
Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios.
2) Organizar y graficar los datos en series de tiempo
3) Analizar y corregir la información de acuerdo a las siguientes variables:
a) Identificar los datos correctos
b) Identificar los datos anormales
c) Identificar la falta de datos
Datos correctos: Los datos correctos presuponen que la información está
completa y no existió influencia notoria de los periodos de desabastecimiento o
de otras variables, (como campañas, trasferencias, etc.) En este caso los datos
están listos para ser utilizados en la estimación del consumo futuro.
Datos anormales: Cuando uno o varios datos exhiben un comportamiento
diferente a los demás datos de la serie, estamos ante un dato anormal que puede
ser de dos tipos:
- Datos anormales por error; por ejemplo cuando se digita un consumo mensual
con una cantidad y en realidad el verdadero consumo fue diferente.
- Datos anormales verdaderos; por ejemplo cuando para un mes se triplica el
consumo de un producto como consecuencia del desabastecimiento de, ó
simplemente se registra una reducción del consumo como consecuencia de
desabastecimiento.
Datos faltantes: Cuando existe ausencia de uno o más datos de la serie de datos.
Aquí es importante diferenciar el valor “0” de un dato faltante, ya que este último
no tiene valor o no está disponible, mientras que el cero “0” puede ser un dato
anormal influenciado por la ausencia de existencias.
Durante el análisis la persona que programa puede llegar a la conclusión que los
datos con que cuenta no son suficiente ni confiables, calificando al producto
como no programable por esta metodología, en cuyo caso debe ensayar la
metodología de morbilidad o perfil epidemiológico.
4) Corregir los datos de acuerdo a la siguiente metodología: En esta sección se
presentan los métodos para la corrección de los datos con el Farmacéutico
programador, el cual seleccionará el método de corrección que considere más
apropiado. Cuando existen datos anormales
B. Si el dato anormal es erróneo: Se corrige, recurriendo a la fuente de origen e
identificando el dato real para reemplazar el dato erróneo. C. Si el dato anormal
es verdadero: se corrige reemplazando el dato anormal por un dato estimado,
para ello elimina el dato y se emplea los métodos utilizados en la sección “cuando
falta información“.
5) Evaluar el comportamiento de consumo
a) Comportamiento estable, Es aquel comportamiento donde los datos son
similares a lo largo del periodo de evaluación. Gráficamente los datos de
consumos se pueden asemejar a una línea horizontal recta.
b) Comportamiento con tendencia,
Cuando los datos de consumo muestran un comportamiento creciente
o decreciente, es posible determinar la “tendencia” que sigue, trazando una línea
de regresión o tendencia, utilizando el método de Regresión Lineal Simple.
c) Comportamiento estacional
Cuando los datos de consumo se elevan influenciados por determinados factores
climáticos y este comportamiento es repetitivo a través de los años, se considera
un comportamiento estacional, y se puede apreciar en una gráfica de consumo
de por lo menos 36 meses.
6) Estimación por el método del Consumo Promedio Ajustado.
Estimar las necesidades del producto tomando como base el consumo en un
período de tiempo determinado, no menor a un año. Para calcular la Estimación
de Necesidades por este método, se debe hallar el Consumo Promedio
Mensual Ajustado (CPMA), que es el promedio obtenido al dividir el consumo
de un período determinado entre el número de períodos con existencias del
producto. Finalmente este CPMA se multiplica por el número de meses que
deben quedar cubiertos por la Estimación de Necesidades. Formula:
Luego:
La Estimación se realiza de acuerdo a los siguientes pasos:
a. Registrar los datos de consumo analizados y corregidos para un período de
12 meses.
b. Determinar los periodos mensuales sin existencias.
c. Determinar el consumo promedio mensual (CPMA) para un periodo de 12
meses, aplicando la formula. d. Realizar la estimación para un periodo de 12
meses, por lo que se debe multiplicar el CPMA x 12, esto constituye las
necesidades estimadas para el siguiente año.

PROCEDIMIENTO POR EL MÉTODO DE MORBILIDAD

1) ANÁLISIS Y PROYECCIÓN DE CASOS PARA EL PROCEDIMIENTO POR
EL MÉTODO DE MORBILIDAD O PERFIL EPIDEMIOLÓGICO
La estimación y programación de los PRODUCTOS FARMACÉUTICOS
empleados en las intervenciones sanitarias, “estratégicos y de soporte”, se
realiza mediante la metodología de morbilidad o perfil epidemiológico, esta
requiere del número de casos o atenciones que se espera recibir en los servicios
de salud en el periodo de programación.
2) ORGANIZAR EL HISTÓRICO DE CASOS EN SERIES TIEMPO; El histórico
de casos o atenciones se organiza en series de tiempo, se debe tener presente
que esta información se organiza para cada tipo de caso o atención; por ejemplo
dentro de la estrategia de tuberculosis TBC, se encuentra casos como TBC
sensible y TBC multidrogo resistente MDR. 3) ANALIZAR Y CORREGIR LA
INFORMACIÓN; Una vez que los datos han sido graficados, se procede a
evaluar y corregir la información tal como se realizara para los productos de
demanda:
- Identificar datos correctos
- Identificar datos anormales
- Identificar la falta de información
Es importante identificar las fuentes de donde proceden los casos (SIS, Reporte
de casos etc.) a fin de que posteriormente puedan ser evaluados

4) Evaluar el comportamiento del Histórico de casos; Una vez que se ha

graficado y corregido la información, se procede a evaluar el comportamiento de
casos por cada estrategia. Los tipos de comportamientos que se pueden
esperar, son los mismos que para medicamentos e insumos de demanda:
Comportamiento estable, estacional, con tendencia o irregular. Una vez
evaluado el comportamiento, se procede a realizar la proyección de casos
utilizando los métodos de consumo histórico.
5) Comparar los casos proyectados y los casos programados; Los casos o
atenciones proyectadas y las programadas son comparados gráficamente; si
bien ambos no presentan una coincidencia exacta, por lo menos debe ser
parecida.
6) Estimar la necesidad a partir de los casos; Una vez definidos los casos o
atenciones para el periodo de estimación, estos son convertidos a cantidades
de productos farmacéuticos y afines de acuerdo con el esquema de tratamiento
establecido y los criterios definidos por DGSP, pero que en general siguen la siguiente
fórmula:

PROCEDIMIENTO PARA PROGRAMACIÓN:

1) Determinación de existencias a inicio de periodo; Cuando la programación se
realiza meses antes del inicio del periodo de estimación, se debe calcular los
saldos con los que se contará a inicios del periodo, lo que se denomina “saldo o
stock al inicio del periodo”.
Para determinar estas existencias se requiere:
a) Un Inventario de medicamentos e insumos en todos los niveles del Almacén
y todos los servicios de Farmacia el inventario abarca las existencias en el
almacén especializado, y todas las Farmacias y todo aquel espacio de custodia
de medicamentos.

Manual de Procesos y Funciones del Departamento de Farmacia

b) El inventario solo debe considerar las existencias actualmente utilizables y
que es probable que lo sigan siendo en todo el período de programación, los
productos vencidos o deteriorados deben retirarse. Si existen productos con
fecha de vencimiento próxima, el programador debe determinar la cantidad que
podrá
c) utilizarse antes de su vencimiento, lo que no se utilizará (se llegará a vencer)
no será considerado en el inventario.
d) Consumo estimado, desde el momento en que se realiza el cálculo hasta el
momento en que se inicia el periodo de programación.
e) Determinar las cantidades de productos en tránsito, es decir todas las
cantidades de productos que ya están en proceso, o están comprometidas a
entregar, es importante que no se obvie esta cantidad ni se cuente dos veces.
f) En esta sección el programador debe estar seguro que los productos
ingresarán al sistema de suministro. Pueden existir:
- Compras con contratos firmados y por tanto es más seguro que ingresen
al sistema.
- Compras en proceso de selección de proveedores y que aún no se ha otorgado
la buena pro, estas compras pueden quedar desiertas. El programador debe
incluir esto datos en el cálculo pero es imprescindible que realice seguimiento al
resultado de este proceso.
- Compras aun no iniciadas, pero que están planificadas durante el periodo de
programación, en cuyo caso debe el programador debe realizar las consultas
a la oficinas respectivas antes de considerarlas en la programación.
-Si son incluidas en la programación el programador debe realizar seguimiento
a estas compras de acuerdo a lo mencionado en el párrafo anterior.
La fórmula es la siguiente:
2) Determinación del Stock de seguridad
El stock de seguridad es la cantidad de medicamentos necesarios para: evitar la
falta de stock cuando los envíos demoran, cuando los consumos o pérdidas son
cuantiosas e imprevistas o cuando hay problemas en el sistema de adquisición
o distribución (productos impugnados, demoras por parte del proveedor, etc.).
La determinación de los meses de stock de seguridad es definida por el
programador, teniendo en cuenta lo siguiente: a. Seguridad de la compras, si
las compras se realizarán en las fechas programadas, no será necesario
contar con elevados niveles de existencias de seguridad. b. Presupuesto, si el
presupuesto para la adquisición de medicamento e insumos es escaso, la
reducción de las existencias de seguridad aporta mayor eficiencia a los recursos
financieros. Recuerde que grandes niveles de existencias de seguridad significa
dinero inmovilizado, con el riesgo de pérdida por deterioro, vencimiento o robo.