ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE

PROCESO CÓDIGO ASPD04

GESTIÓN

PROCEDIMIENTO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN VERSIÓN 4

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Profesional Oficina Asesora de Planeación Jefe Oficina Asesora de Planeación Jefe Oficina Asesora de Planeación
FECHA: FECHA: FECHA:
08/07/2014 14/07/2014 21/08/2014
Revisar a intervalos planificados el Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud, mediante la
identificación, compilación de información de entrada, aplicación de metodologías y/o técnicas para el análisis, medición y
OBJETIVO
seguimiento establecidos por la Entidad, con el fin de asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia y mejoramiento continuo del
Sistema.
Inicia con la compilación de la información de entrada y la elaboración y revisión del informe previo, continúa con la reunión para
ALCANCE la revisión por la dirección y finaliza con la definición, incorporación y seguimiento de acciones de mejoramiento definidas en la
reunión.
AMBITO DE
Este procedimiento aplica para todos los procesos y subsistemas del Sistema Integrado de Gestión.
APLICACIÓN
DEFINICIONES
Adecuación: suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos.
Alta Dirección: persona o grupo de personas que dirigen y controlan el más alto nivel de la organización.
Conformidad: cumplimiento de un requisito.
Conveniencia: grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales.
No conformidad: incumplimiento de un requisito.
Revisión: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y eficacia del tema objeto de la revisión con el fin de alcanzar los
objetivos establecidos.
Revisión del Sistema: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad de la implementación e
implantación del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad.
NORMAS
REQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
La máxima autoridad de cada entidad pública tendrá la responsabilidad de
Ley 872 del 2003 "por la cual se crea el sistema de gestión de la
desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar el Sistema de Gestión
calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras
de la Calidad que se establezca de acuerdo con lo dispuesto en la presente ley.
entidades prestadoras de servicios."
El incumplimiento de esta disposición será causal de mala conducta.

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PROCESO
PROCEDIMIENTO
Decreto 2482 de 2012 “por el cual se establecen los lineamientos
generales para la integración de la planeación y la gestión.”
Decreto 2462 de 2013 "por medio del cual se modifica la estructura
de la Superintendencia Nacional de Salud.”
Resolución 678 de 2014 “por la cual se adopta el Sistema Integrado
de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan
otras disposiciones.”
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REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN VERSIÓN 4
El Comité Institucional de Desarrollo Administrativo será la instancia orientadora
del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en donde se discutirán todos los
temas referentes a las políticas de desarrollo administrativo y demás
componentes del modelo. Este comité sustituirá los demás comités que tengan
relación con el modelo y que no sean obligatorios por mandato legal.
En el artículo 6 se definen las funciones de las Superintendencia Nacional de
Salud y en el artículo 7 se establecen las funciones que deberá cumplir el
Superintendente Nacional de Salud.
En el numeral 1 del artículo 9° se establece como función de la Oficina Asesora
de Planeación “dirigir, administrar y promover el desarrollo, implementación y
sostenibilidad del Sistema Integrado de Planeación y Gestión de la
Superintendencia.”
Se adopta el Sistema Integrado de Gestión entendido como el conjunto de
orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos
orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico, el cual
se encuentra conformado por siete (7) subsistemas: S. de Gestión de la Calidad,
S. de Gestión Ambiental, S. de Seguridad y Salud en el Trabajo, S. de Seguridad
de la Información, S. de Control Interno, S. de Responsabilidad Social y S. de
Gestión Documental (introducido por el artículo 1° de la Resolución 2116 de
2014).
En el artículo 6° se estableció que “el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación,
actuará como representante de la alta dirección de la Superintendencia Nacional
de Salud para la implementación, desarrollo y sostenibilidad del Sistema
Integrado de Gestión de la Entidad.”
En este sentido, el artículo 7° definió como una de las funciones de este rol la
presentación de “informes al Superintendente Nacional de Salud de los avances
del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad.”
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Adicionalmente, en el artículo 8° se relacionan los Líderes Operativos de cada

Subsistema. Este artículo fue modificado por la Resolución 2116 de 2014.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. La revisión por la Dirección se deberá realizar por lo menos una vez al año.
2. Cada líder de Subsistema será encargado de entregar a la Oficina Asesora de Planeación, para su análisis, la información de entrada mencionada
en la actividad 1 del presente procedimiento.
3. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación se encargará de consolidar la información de entrada para la Revisión por la Dirección, de acuerdo a
los estándares normativos y/o voluntarios que enmarcan cada uno de los Subsistemas.
4. Los responsables de la implementación y desarrollo de las acciones de mejora definidas en la revisión por la Alta Dirección serán los líderes de
los procesos involucrados, es decir, los Superintendentes Delegados, Jefes de Oficina, Jefes de Oficina Asesora y Secretario General, de acuerdo
a lo definido en la caracterización de cada proceso. La evaluación de las acciones de mejora definidas por la Alta Dirección será competencia de
la Oficina de Control Interno.
5. Los compromisos resultantes de la Revisión por la Dirección deberán ser formulados en el formato Despliegue de Objetivos y Plan Gerencial
Código FPFT03 de la Siguiente vigencia.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ID ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
El profesional de la Oficina Asesora de
Planeación prepara y relaciona la información de
entrada de los diferentes Subsistemas, para la Jefe de
Presentació
Compilar la revisión por la Dirección teniendo en cuenta los Oficina Áreas líderes
Oficina Asesora n
1 información de requisitos de cada uno de los estándares Asesora Operativos de
de Planeación Institucional
entrada. normativos y voluntarios que enmarcan cada los Subsistemas
(COFL01)
Subsistema y de acuerdo a las instrucciones del Profesionales
Jefe de la Oficina Asesora.

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ID ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
Las fuentes de información que como mínimo
deberán ser consideradas son las siguientes:

 Resultados del último ciclo de auditorías

integrales e informes de comparación con
ciclos de auditoría anteriores. Incluyendo la
adecuación de los recursos, las
comunicaciones de las partes interesadas
externas, y la evaluación de cumplimiento de
las Obligaciones de cumplimiento.
 Retroalimentación del usuario y propuestas
de mejoramiento al Sistema Integrado de
Gestión.
 Desempeño de los Objetivos de cada uno de
los subsistemas y de los procesos y
conformidad de los productos y servicios.
 Consolidado del estado de cumplimiento de
las acciones correctivas y de mejora
 Informes de las acciones de seguimiento
referente a revisiones previas efectuadas por
la Alta Dirección sobre políticas, directrices,
planes, programas y procesos
institucionales.
 Análisis de cambios organizacionales que
podrían afectar el Sistema Integrado de
Gestión, surgidos a partir de factores tanto
internos como externos.

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ID ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
 Seguimiento a la administración de los
riesgos institucionales (de corrupción, de
gestión, ambientales, de seguridad de la
información y de seguridad y salud en el
trabajo).
 Necesidades y expectativas de las partes
involucradas de acuerdo a cada Subsistema.
 Recomendaciones para la mejora.

Analizar la
información y Presentació
Previo el análisis y validación de la información
preparar la Oficina Asesora n
2. consolidada, se procede a elaborar la Profesional
presentación para de Planeación Institucional
presentación para la Revisión por la Dirección.
la Revisión por la (COFL01)
Dirección.
A partir de la información allegada por cada uno
de los Líderes Operativos, se elabora el informe
de revisión en el formato ASFT07, el cual
contiene los principales ítems que serán tomados Informe de
Jefe de la
como insumo para la reunión de Revisión por la revisión
Consolidar el Oficina
Dirección. Oficina Asesora ASFT07
3. Informe de Revisión Asesora
de Planeación
por la Dirección.
El informe junto con la presentación se remite Correo
Profesional
mediante correo electrónico al Jefe de la Oficina Electrónico
Asesora de Planeación para su aprobación. En
caso de que se requieran ajustes, se remite de
nuevo al profesional para que estos se efectúen.

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ID ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación
presenta las entradas de información
consignadas en el informe elaborado
previamente (ASFT07), y lo dispuesto en las
normas que regulan cada Subsistema. El
Superintendente Nacional de Salud y la Alta
Dirección analizan cada uno de los ítems
presentados, identifican oportunidades de
mejoramiento y toman las decisiones
pertinentes.
Lista de
Superintende
Las decisiones tomadas deben quedar Asistencia
nte Nacional
plasmadas en el módulo de actas revisión por la ASFT04
de Salud
dirección del sistema de información dispuesto Todas las
Realizar reunión por
por la entidad, las cuales pueden centrarse en: la dependencias
4. la Alta Dirección. Jefes de
identificación de oportunidades de mejora;
dependencia
Propuestas para la mejora de los servicios con Formato
relación a los requisitos del usuario; La definición Acta Código
o revisión de las necesidades de recursos para ASFT06
el mantenimiento del Sistema Integrado de
Gestión; La creación, modificación o eliminación
de políticas, objetivos, planes y demás
documentación del Sistema; Definición y/o
aprobación de estrategias o acciones necesarias
para el cumplimiento de los objetivos de cada
Subsistema; E identificación de oportunidades de
profundización de la integración de los elementos
del Sistema.
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ID ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
Oficina Asesora
de Planeación

El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación Oficina de

socializa el informe de la Revisión por la Tecnologías de la
Jefe Oficina
Dirección código ASFT07 mediante memorando Información
Socializar los Asesora de
al Superintendente Nacional de Salud, a los Memorando,
resultados de la Planeación
5. líderes de los procesos y de los subsistemas del Secretaría ASFL01
Revisión por la
Sistema Integrado de Gestión para que estos a General
Dirección.
su vez lideren y coordinen las respectivas
Profesional
acciones de socialización con cada una de sus Grupo de Talento
partes interesadas. humano

Grupo de
Recursos Físicos
Realizar
Jefe de
seguimiento a la El seguimiento se realizará de acuerdo a los
Oficina de
ejecución de lineamientos establecidos en el acta que Dependencias
Oficina de Control Control Memorando,
6. acciones y consolida los resultados de la Revisión por la con compromiso
Interno Interno ASFL01
actividades Dirección, evaluando la ejecución de las
definidas en la acciones propuestas por las dependencias.
Profesional
reunión de revisión.
Previa verificación de la implementación de las Jefe Oficina
Comunicar el Informe de
acciones consignadas en el acta de Revisión por de Control
informe de Oficina de Control seguimiento
7. la Dirección, se elabora el informe de Interno
seguimiento y Interno Código
seguimiento y evaluación, el cual será
evaluación. COFL02
comunicado a la Alta Dirección, mediante Profesional

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ID ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
memorando interno radicado en el sistema de
información documental institucional, surtida la
respectiva revisión y aprobación por parte del
Jefe de la Oficina de Control interno.

PUNTOS DE CONTROL
ID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD / TAREA MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
Revisión de la consistencia de la Jefe Oficina
Cada vez que se
Analizar la información y preparar la información de entrada para la Asesora de Presentación
vaya a realizar la
2. presentación para la Revisión por la elaboración de la presentación. Planeación Institucional
reunión de Revisión
Dirección. (COFL01)
por la Dirección.
Profesional
Superintendente
Se realiza la reunión y se presenta la Cada vez que se Nacional de Salud
información de entrada, la cual es realice la reunión de Acta de reunión
4. Realizar reunión por la Alta Dirección.
analizada por la Alta Dirección. Revisión por la Jefes de ASFT06
Dirección. dependencia

ANALISIS DEL TIEMPO

El tiempo estimado para la consolidación y análisis de la información dependerá de la complejidad de la misma.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano - MECI 2014

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 Norma Técnica de la Calidad para la Gestión Pública -NTCGP 1000:2009

 Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2015
 Norma Técnica Colombiana ISO 19011:2011, Numerales 5.6.1., 5.6.2., 5.6.3. y 8.4.
 Norma Técnica Colombiana ISO 14001:2015, Numeral 9.3
 Norma Técnica Colombiana ISO/IEC 27001: 2013, Numeral 9.
 Norma Técnica Colombiana OHSAS 18001: 2007, Numeral 4.6

CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE FECHA DEL
RESPONSABLE DE LA
CAMBIARON EN EL DETALLES DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS CAMBIO VERSIÓN
SOLICITUD DEL CAMBIO
DOCUMENTO DD/MM/AAAA
Mediante el artículo 5 de la Resolución 1622 de
2014 se adoptan los procedimientos del Proceso
Adopción del documento Administración del Sistema Integrado de Jefe Oficina Asesora de
21/08/2014 1
Gestión, que fueron aprobados mediante Acta Planeación
No. 001 de 2014.
Mediante Resolución 4086 de 2014 se derogó la
Jefe Oficina Asesora de
Adopción del documento resolución 1622 de 2014 y se adoptó el Manual
Planeación 19/12/2014 1
de Procesos y Procedimientos.
Se incluye la política de operación número 2. En
las actividades 1 y 3, se articulan los elementos
de entrada y de salida, respectivamente, según
los numerales 9.3 de la NTC ISO 14001, 4.6 de
la OHSAS 18001 y 7.2 de la ISO/IEC 27001. En Jefe Oficina Asesora de
Ajuste del documento 02/11/2016 2
Documentos de referencia se incluye la NTC ISO Planeación
14001, NTC ISO/IEC 27001, NTC OHSAS
18001, cambios solicitados ante requerimiento
NURC: 3-2016-020204 y aprobados mediante
NURC: 3-2016-020280
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Mediante memorando 3-2017-008817 se

solicitaron ajustes de redacción a lo largo del
documento, inclusión de normas y sus
respectivas directrices de cumplimiento,
Jefe Oficina Asesora de
Ajuste del documento modificación de políticas de operación. 07/06/2017 3
Planeación
Se aprueban los ajustes mediante memorando
NURC:3-2017-008895

Mediante memorando NURC:3-2017-014045 se

solicita crear la política de operación N° 5 y ajuste
de la actividad N° 5 incluyendo como
responsables de socializar los resultados de la
revisión por la dirección a los líderes de los Jefe Oficina Asesora de
Ajuste del documento 19/09/2017 4
subsistemas a cada una de las partes Planeación
interesadas.

Se aprueba ajuste mediante memorando NURC:

3-2017-014351

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