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ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CONTROL DE GESTIÓN 2
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
Este material tiene fines educativos y no puede usarse con propósitos económicos o comerciales.
AUTOR
Yeim Durand Narváez Vargas
Magister en Administración de Empresas. Universidad del valle, Cali(valle). Administradora de Empresas.
Universidad Sur colombiana, Neiva(Huila).
yeimnarvaez@yahoo.com
Nota: el autor certificó (de manera verbal o escrita) No haber incurrido en fraude científico, plagio o vicios de
autoría; en caso contrario eximió de toda responsabilidad a la Corporación Universitaria Remington, y se declaró
como el único responsable.
RESPONSABLES
Hernán Alberto Cuervo Colorado
Decano de la Facultad de Ciencias Empresariales
hcuervo@uniremington.edu.co
Eduardo Alfredo Castillo Builes
Vicerrector modalidad distancia y virtual
ecastillo@uniremington.edu.co
Francisco Javier Álvarez Gómez
Coordinador CUR-Virtual
falvarez@uniremington.edu.co
GRUPO DE APOYO
Personal de la Unidad CUR-Virtual
EDICIÓN Y MONTAJE
Primera versión. Febrero de 2011. Derechos Reservados
Segunda versión. Marzo de 2012
Tercera versión. noviembre de 2015
Esta obra es publicada bajo la licencia Creative Commons.
Reconocimiento-No Comercial-Compartir Igual 2.5 Colombia.
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ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
5 GLOSARIO ...................................................................................................................................................... 64
6 BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................................................ 70
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ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
1 MAPA DE LA ASIGNATURA
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Proceso Administrativo (Control): Enlace
Las siguientes direcciones corresponden a videos que te ayudarán a la comprensión y el mejor aprovechamiento
de la unidad y que pueden ser bajados de YouTube.
Control de Gestión-Corte 1: Enlace
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ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
Control de Gestión-Corte 2: Enlace
Control de Gestión-Corte 3: Enlace
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NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN
DEMANDA: Las organizaciones buscan satisfacer una demanda de sus productos y servicios. Si la demanda no
se materializa, la supervivencia de la organización se ve amenazada, entonces nos podemos preguntar ¿Qué
objeto tiene producir bienes o servicios sin no hay quien los compre?
RECURSOS: Es necesaria la disponibilidad de recursos para lograr satisfacer la demanda en las organizaciones,
así mismo se puede decir que según el objeto social se utilizará los que se requieran, por ejemplo, los recursos
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naturales, materiales y esta posibilidad de acceder a ellos se incrementará a medida que la organización se
consolida y crece.
DIRECCIÓN: Cada vez que las organizaciones van creciendo se hace más necesaria direccionarla, de tal forma
que alcance sus objetivos organizacionales. Lo que nos demuestra la importancia del proceso administrativo
como es planear, organizar, dirigir y controlar.
EFICIENCIA: Cuando se logran los objetivos es necesario revisar la manera como se utilizaron los recursos para
el logro de los mismos; es decir la eficiencia se relaciona con el uso racional de los recursos, medios para el logro
de los objetivos.
EFECTIVO: Cuando las organizaciones son eficientes y eficaces, deben lograr la efectividad lo que implica generar
una satisfacción de los clientes con la óptima utilización de los recursos.
PRODUCTIVIDAD:
ADAPTARSE: Los cambios repentinos del ambiente que rodea la organización afecta sus actividades, generando
la necesidad de adaptación rápida a los cambios, mayor flexibilidad y maneras vertiginosas de operar y responder
al ambiente.
APRENDER: Es imprescindible que la organización identifique las variables que afectan el su desarrollo; lo que
permitirá de anticiparse a los cambios. Aprender significa que la empresa está en capacidad de inferir en su
futuro.
DESARROLLO: El reconocimiento de que los cambios deben consolidarse rápidamente y representar el logro de
mejores y duraderos niveles de desempeño y bienestar son síntomas de desarrollo en la organización.
PROCESO ADMINISTRATIVO: Es el proceso de planear, organizar, dirigir y control los recursos humanos,
financieros, técnicos, tecnológicos para alcanzar los objetivos con eficiencia, eficacia y efectividad para ser
productivos.
PLANEAR: La planeación es el primer paso del proceso Administrativo, mediante el cual, se establecen las bases
sobre las cuales el administrador puede determinar “lo que podrá hacer”, en relación con el trabajo de la
empresa, y prever las condiciones para el desarrollo de las actividades.
ORGANIZAR: Como una función administrativa y parte del proceso administrativo de organizar, estructurar e
integrar los recursos y los órganos encargados de administrar y establecer relaciones entre ellos.
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DIRIGIR: Se relaciona con la manera de alcanzar los objetivos a través de la actividad de las personas y la
aplicación de los recursos que componen la organización.
CONTROLAR: Implica la medición de lo logrado en relación con el estándar y la corrección de las desviaciones,
para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo al plan.
SELECTIVO: Se centra en los elementos relevantes para la función u objetivos de cada unidad.
CREATIVO: Continua búsqueda de índices significativos para conocer mejor la realidad de la empresa para
encaminarla hacia sus objetivos.
EFECTIVO Y EFICIENTE: Busca lograr los objetivos marcados empleando los recursos apropiados.
ADECUADO: El control debe ser acorde con la función controlada, buscando las técnicas y criterio más idóneos.
MOTIVADOR: Debe contribuir a motivar hacia el comportamiento deseado más que a coaccionar.
SERVIR DE PUENTE: Entre la estrategia y la acción, como medio de despliegue de la estrategia de la empresa.
OBSERVACION DEL DESEMPEÑO: La observación o verificación del desempeño o del resultado busca obtener
información precisa de lo que se controla.
COMPARACIÓN DEL DESEMPEÑO REAL CON EL ESPERADO: La comparación del desempeño real con el
proyectado no solo busca localizar las variaciones, errores o desvíos, sino también predecir otros resultados
futuros.
ACCION CORRECTIVA: Las medidas y los informes de control indican cuando las actividades que se realizan no
logran los resultados esperados y permiten establecer condiciones para poner en marcha la acción correctiva.
CONTROL DURANTE EL TRABAJO : Este control se realiza a medida que se están ejecutando las labores
inherentes de un trabajo específico.
POST-CONTROL: Se basa en el comportamiento de uno o varios factores a fin de comparar el rendimiento real
de la organización con el rendimiento planeado y tomar cualquier medida correctiva que asegure los dos
rendimientos sean más equivalentes.
AUDITORIA: Examen que se realiza a la empresa para obtener información sobre el desenvolvimiento y situación
de la empresa, en el cual se pueden detectar fraudes, fallas y posteriormente realizar las recomendaciones
necesarias.
DATOS ESTADISTICOS: Su objetivo es mostrar tendencias a fin de que el administrador pueda extrapolar y
estimar los rumbos que siguen los sucesos.
CONTROL DE CALIDAD: Inspección que se realiza a las características físicas y no físicas de los productos y/o
servicios.
OBSERVACION DEL PERSONAL: El contacto directo con los trabajadores le permite conocer más del
funcionamiento de la compañía, escuchar ideas, opiniones y estimular a los diferentes equipos de trabajo al
aumento del rendimiento.
CONTROL DE GESTIÓN: Según Darío Abad Arango, concibe el control de gestión como un instrumento gerencial,
integral y estratégico que apoyado en indicadores, índices y cuadros de productividad en forma sistemática,
periódica y objetiva; permite que la organización sea efectiva para captar recursos eficientes para transformarlos
y eficaz para transformarlos.
CONTROL ESTRATEGICO: Se desarrolla en la dirección y tiene como característica fundamental que la influencia
de las acciones y las decisiones es generalmente corporativa y de largo plazo. Tiene que ver con la definición con
el entorno.
CONTROL TÁCTICO: Se desarrolla con base en la gestión estratégica. El impacto de las decisiones y acciones, de
mediano plazo, abarca las unidades estratégicas del negocio. Tiene que ver con las operaciones iniciales de las
decisiones estratégicas Enmarca las funciones de organización y coordinación.
CONTROL OPERACIONAL: Se desarrolla con base en la gestión táctica. El impacto de las decisiones y acciones es
de corto plazo e incluye los equipos naturales de trabajo y los individuos. Actividades de ejecución y control.
OPORTUNIDAD: Las acciones correctivas deben realizarse a tiempo si se quieren que sean eficaces o que no sean
perjudiciales.
INTEGRACION: Los diversos factores se contemplan dentro de la estructura de la empresa para ver las
repercusiones de cada problema en el conjunto de empresa.
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CREATIVIDAD: Continúa búsqueda de ratios significativos y estándares para conocer mejor la realidad de la
empresa y encaminarla más certeramente hacia sus objetivos.
IMPULSO A LA ACCION: Debe alertar al directivo forzándole a una toma de decisiones sobre los aspectos
negativos de las realizaciones e impulsar las acciones correctivas adecuadas.
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Colvin y Rutlad (2008) La “Teoría de la Motivación Humana”, propone una jerarquía de necesidades y factores que
motivan a las personas; esta jerarquía se modela identificando cinco categorías de necesidades y se construye
considerando un orden jerárquico ascendente de acuerdo a su importancia para la supervivencia y la capacidad
de motivación.
“La organización, al igual que los individuos, tienen necesidades, y existe una
compatibilidad potencial entre las necesidades de la organización y las necesidades
individuales. Es claro que la mayor efectividad se logrará en la medida en que la
organización se estructure de manera que los individuos que la compongan puedan
satisfacer a través de sus labores las necesidades propias y las de la empresa” (Jaramillo.
2013. P.23)
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IMPORTANTE
El proceso administrativo es un proceso, que lo componen dos etapas sucesivas, la mecánica y la dinámica que
permite el ejercicio de la administración (planeación, organización, dirección y control).
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CUANDO PIENSA EN CONTROL, LO RELACIONA CON…
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¿QUÉ ES EL CONTROL?
Control es todo acto de poder encaminado a
mantener una acción sujeta a ciertos y
predeterminados patrones, en forma tal que
logremos el resultado deseado; por lo tanto,
controlar es forzar los eventos para que se
conformen a los planes concebidos (Montes,
Montilla y Mejía, 2014).
Es la función del proceso administrativo, mediante la cual se avalúa, mide o supervisa la ejecución de los planes
para detectar y regular desviaciones con el fin de establecer las medidas correctivas necesarias conforme a los
objetivos de la empresa en condiciones de eficiencia y eficacia.
De lo anterior se desprende:
Relación con lo planteado: El Control siempre existe para verificar el logro de los objetivos establecidos
en la PLANEACIÓN.
Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control es la de descubrir las diferencias que se
presentan entre la ejecución y la PLANEACIÓN.
Establecer medidas correctivas: Mediante retroalimentación, el control prevé y corrige los errores, de
manera que se hagan los ajustes en los planes.
SELECTIVO: Debe centrarse solo en aquellos elementos relevantes para función u objetivos
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ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES
Según el Diccionario de la Real Academia, un estándar es un modelo de referencia que esté por encima de sus
variaciones. Y también se puede considerar como norma, patrón o referencia.
Adicionalmente, el estándar representa el desempeño deseado y proporcionan medios para establecer lo que
debe hacerse y que se puede aceptar como normal o deseable. Los estándares pueden expresarse en tiempo,
dinero, calidad, unidades físicas, costos o índices.
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La comparación real con el estándar busca identificar las variaciones, errores o desviaciones, además esto permite
predecir resultados futuros.
No obstante, es importante definir los límites de las variaciones. La comparación de los resultados se puede
presentar en diagramas, informes, indicadores, porcentajes, medidas estadísticas.
ACCIÓN CORRECTIVA
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TIPOS DE CONTROL
Actualmente las organizaciones para verificar el cumplimiento de sus actividades realizan controles antes,
durante y después de cada uno de los procesos. Según Bernal (2007), expresa lo siguiente:
Control anticipado o preventivo: Se realiza antes de que los procesos o eventos se implementen. Es
importante contar con la información oportuna y confiable de tal forma que permita prever las posibles
fallas.
Control durante o concurrente: Se realiza la verificación o inspección de las tareas cuando se está
ejecutando. El propósito es verificar que durante ejecución se esté cumpliendo adecuadamente las
actividades.
Control correctivo o de retroalimentación: En este caso la verificación o inspección se lleva a cabo una vez
se termine la ejecución de las tareas. Esto permitirá tomar medidas correctivas con relación a las fallas o
problemas presentados.
CONTROL ANTICIPADO O
PREVENTIVO
CONTROL CONCURRENTE
CONTROL CORRECTIVO
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TÉCNICAS DE CONTROL
Las técnicas de control, representan la información de la organización, además son herramientas que permiten
identificar los aspectos positivos y negativos y además generan información para el desarrollo e implementación
de estrategias efectivos.
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CONCEPTO
Según Sullivan, Arthur, Steven, (2003) el Presupuesto, es el cálculo y negociación anticipada de los ingresos y
egresos de una actividad económica. Es un plan de acción expresado en términos financieros, el cual establece un
tiempo y unas condiciones previstas.
DATOS ESTADISTICOS
Los datos estadísticos, reflejan las tendencias y
permiten tener una extrapolación de los datos,
además apoyan los procesos de decisión por su
estimación de los rumbos de la organización.
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LAS AUDITORIAS
Las auditorias, se realizan para evaluar las organizaciones en aspectos como la misión, objetivos, estrategias,
políticas y programas. Adicionalmente determinan la eficiencia de las diferentes operaciones realizadas en las
empresas, identificando las fallas o errores y con base a ello tomar decisiones.
CONTROL DE CALIDAD
El control de calidad, son todos los mecanismos,
acciones, herramientas realizadas para detectar la
presencia de errores (Wikipedia, 2013)
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QUÉ OPINAS?
Teniendo en cuenta la anterior imagen, escribe tu propio concepto de Control de Gestión.
¿Consideras que las palabras antes descritas son suficientes para definir control de gestión?
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“Es un proceso que mide el aprovechamiento eficaz y permanente de los recursos que posee la empresa para el
logro de los objetivos previamente fijados por la Dirección, tiene un papel fundamental como sistema de
información por la misma” (Muñiz. 2013. P.28)
GESTIÓN
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Desarrollar el sistema de control mediante el informe o reporting de control de gestión, que permita medir
aspectos clave del negocio.
Según Johnson y Kaplan (1998), citado por Serra, Vercher y Zamorano; el entorno económico contemporáneo
exige eficacia a los sistemas contables de gestión empresarial. Esto ha producido en las organizaciones una
estructuración en su accionar.
Indicadores de gestión: Enlace
Balanced ScoreCard-David Norton & Robert Kaplan: Enlace
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INDICADORES DE GESTIÓN
CLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORES:
Índice de ejecución presupuestal, miden el grado en que se alcanzaron los objetivos o metas de la
organización: ejecución presupuestal de inversiones, ejecución presupuestal de ingresos; ejecución
presupuestal de gastos (ibídem, p. 162).
Índices de eficiencia: (índices cuantitativos) Miden la razón de rendimiento obtenido, sobre los recursos
utilizados: retorno sobre la inversión (ibídem, p. 163).
Índices de eficacia: Miden el grado en que se alcanzaron los objetivos o metas de la organización: índice
de participación en el mercado, índice de crecimiento de ventas, índice de desarrollo de nuevos
productos, índice de rotación, índice de deserción de los clientes. Estos índices se relacionan con los de
eficiencia para lograr la productividad (ibídem, p. 163).
Índices de equidad: Miden la justicia, imparcialidad o igualdad con que una organización retribuye a sus
grupos de interés; accionistas, colaboradores, sociedad, estado (ibídem, p. 163).
Índices de impacto: Miden aquellos factores que determinan la competitividad de una empresa. Son de
dos tipos: fundamentales o competitivos: índice de satisfacción al cliente interno y externo, índices de
competitividad; índices de impactos casuales: índices de reclamos, índices de despacho (ibídem, p. 163).
Índices de actividad: Miden o controlan el tiempo entre la fecha programada para una actividad y su
ejecución: índice de juntas planeadas vs realizadas; número de decisiones tomadas vs ejecutadas; número
de investigaciones planeadas vs ejecutadas (ibídem, p. 163).
Es fundamentar contar con objetivos claros, precisos, cuantificados y así mismo las estrategias que se emplearán
para cumplir los objetivos (Beltrán. 2013. p. 68)
Es necesario identificar los aspectos claves de la organización que se van a monitorear y medir en el
control de gestión (ibídem, p. 69).
Establecer indicadores para cada factor de éxito: una vez identificado los factores claves es necesario el
establecimiento de indicadores por cada factor; de esta manera se podrá realizar las mediciones y las
mejoras respectivas (ibídem, p. 70).
Determinar, para cada indicador, línea base, meta y rango de gestión:
Línea base: corresponde al valor inicial o actual del indicador.
Meta: Se refiere al valor del indicador que se requiere lograr o mantener.
Rango de gestión: Se establece el valor mínimo y máximo que el indicador puede tomar (ibídem, p. 70).
Diseñar la medición: consiste en determinar fuentes de información, frecuencia de medición,
presentación de información, asignación de responsables de la recolección, tabulación, análisis y
presentación de la información (ibídem, p. 73).
Determinar y asignar recursos para la medición: la medición debe incluir e integrar el desarrollo del trabajo
es decir que sea realizada por quien ejecuta el trabajo y esta persona debe ser el primer usuario y
beneficiario de la información (ibídem, p. 74).
Medir, probar y ajustar el sistema de indicadores de gestión; una vez se realice las primeras mediciones
se deberán ajustar aspectos como la pertinencia del indicador, rangos establecidos, fuentes de
información, presentación de la información, frecuencia en la medición (ibídem, p. 74).
Estandarizar y formalizar: consiste en la documentación y divulgación de los indicadores (ibídem, p. 75).
Mantener y mejorar continuamente: los indicadores permiten ajustar los procesos con llevando al
mejoramiento continuo (ibídem, p. 75).
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PERSPECTIVAS DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL: Perspectiva del cliente: Las empresas deben responder a dos
preguntas fundamentales ¿Quiénes son nuestros clientes? ¿Cuál es nuestra proporción de valor al servirlos? Esta
perspectiva normalmente incluye medidas como la satisfacción del cliente, fidelidad del cliente, cuota de mercado
y adquisición de clientes (Niven. 2003. p. 39).
PERSPECTIVA DEL PROCESO INTERNO: Se deben identificar los procesos clave en los que empresa debe destacar
para continuar añadiendo valor para los clientes y finalmente para los accionistas. Aquí se identifican los procesos
y desarrollan las mejores medidas posibles para hacer seguimiento a los avances de la organización (Ibídem p. 39).
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PERSPECTIVA DE APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO: Se relaciona a los resultados con respecto a los procesos internos,
los clientes y también accionistas ¿qué se puede hacer? (Ibídem p.39).
PERSPECTIVA FINANCIERA: indican si la ejecución de la estrategia, detallada a través de medidas elegidas en otras
perspectivas, nos está llevando a los resultados finales. (Ibídem p.40).
OBJETIVO GENERAL
Interpretar los diferentes indicadores de gestión y el Balance Scorecard para la implementación en las diferentes
áreas de la organización
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
ANALIZA
Con la anterior imagen, permite dar un claro ejemplo de la
utilidad de indicadores:
Los indicadores de gestión son expresiones cuantitativas que nos permiten cuán bien se está administrando la
empresa o unidad, en áreas como uso de recursos (eficiencia), cumplimiento del programa (efectividad), errores
de documentos (calidad) etc. ( Delia. 2011. P.21).
Un indicador de gestión es definido como la relación entre variables cuantitativas o cualitativas, que llevan a
observar situaciones y tendencias de cambio que se producen en el objeto o fenómeno observado, en los
atributos del proceso, en el producto o servicio en sí, respecto a las metas esperadas, son un medio no un fin.
Los indicadores pueden ser valores, unidades, series estadísticas (Vargas y Aldana. 2007. P.111).
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Explique...
Medir es difícil
Explique cada una de las anteriores frases y qué relación encuentras con los indicadores de gestión.
2. Seleccione cinco imágenes que para usted signifiquen un indicador y describa que le indican.
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E F I C I E N C I A Uso racional de los MATERIALES: Materia prima durante el proceso. Ej. Kilos, metros
recursos cúbicos, litros. Etc.
disponibles en la
consecución del
producto MAQUINARIA: Son horas máquina utilizadas durante el proceso
de obtención de un producto.
utilización óptima
de los recursos. CUMPLIMIENTO: Es la relación existente entre nuestras unidades
producidas sobre las unidades esperadas programadas
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2. IDENTIFICAR Definir y clarificar que factor (signo vital) que se tendrá bajo
FACTORES DE EXITO control. Los factores de éxito identificados permiten realizar un
mayor control.
3. ESTABLECER
INDICADORES PARA Una vez se identifique los factores críticos de éxito, se procede al
establecimiento de indicadores por cada factor.
LA CADA FACTOR DE
ÉXITO
6. DETERMINAR Y
En este aspecto es recomendable que quien ejecute el trabajo
ASIGNAR RECURSO
realice la medición; adicionalmente los recursos asignados para la
PARA LA MEDICIÓN medición también se utilicen para el desarrollo del trabajo.
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• Destinatario de la información
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OBSERVA LO SIGUIENTE
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• Nivel de ventas
AREA COMERCIAL
• Cartera
• Calificación de proveedores
• Capacitaciones
• Eficiencia general
• Eficiencia operativa
• Tiempos de montaje
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• Cumplimiento solicitudes
AREA DE MANTENIMIENTO
• Disponibilidad de maquinaria
• Mantenibilidad de la planta
• Confiabilidad de la maquinaria
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Según Niven (2003), el cuadro de mando integral fue desarrollado por dos hombres, Robert Kaplan profesor en la
Universidad de Harvard, y David Norton, consultor empresarial, también de la zona de Boston. En 1990, Kaplan y
Norton realizaron un estudio de investigación en diferentes empresas para medir la actividad y los resultados
obtenidos.
El cuadro de mando integral ha sido adoptado por casi la mitad de las empresas pertenecientes a la clasificación
Fortune 1000.
Este modelo ha sido aceptado y ha resultado eficaz que Harvard Business Review, lo proclamó como las 75 ideas
más influyentes del siglo XX
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CONCEPTO
“Conjunto cuidadosamente seleccionado de medidas derivadas de la estrategia de una empresa. Las medidas
seleccionadas para formar el cuadro de mando representan una herramienta que los líderes pueden usar para
comunicar a los empleados y las partes interesadas externas los resultados y los impulsores a los que la empresa
recurrirá para alcanzar su misión y sus objetivos estratégicos” (Niven. 2003. P.35).
“Es un instrumento que facilita a la dirección de las empresas administrarlas en forma eficiente y equilibrada hacia
el éxito competitivo, permitiendo comunicar y traducir a todo el personal, cuál es la visión, la misión y la estrategia
de la empresa. En el cual se utiliza mediciones de desempeño que permitan al empresario mejorar la actuación
en todas las áreas del negocio, controladas por medio de los indicadores de gestión, buscando siempre un valor
agregado para los accionistas, los clientes y el equipo de colaboradores” ( Montes, Montilla y Mejía. 2014. P.167)
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ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
PERSPECTIVA FINANCIERA
Recoge las necesidades de las empresas de satisfacer a sus accionistas y generar cash-flow
“Maximizar el valor de nuestros accionistas”
¿Qué objetivos financieros debemos alcanzar?
¿Cómo nos ven nuestros accionistas?
Mide la actuación de la empresa frente a sus clientes. Es necesario aportar satisfacción a los clientes
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ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
“Para alcanzar nuestros objetivos financieros, ¿qué necesidades del cliente/sociedad, debemos satisfacer?
¿Cómo nos ven nuestros clientes?
Es necesario definir objetivos y gestionar su implantación que permiten aprender y a su vez crecer.
Para aprender a innovar y crecer ¿con qué procesos internos de nuestra cadena de valor debemos a ser
excelentes?
¿Qué recursos son claves para innovar y mejorar?
Mapas estratégicos: Conjunto de objetivos estratégicos ordenados en las cuatro perspectivas, la relación causa
efecto entre objetivos, los indicadores, las metas, los responsables y los proyectos que van a medir el éxito que
tiene la organización en su proceso de implantación de la estrategia.
Perspectivas: corresponden a los diferentes grupos que configuran el análisis de los resultados de la organización.
Se trabajan dos grandes perspectivas: externas e internas.
Interna: se enmarca en los objetivos de la empresa como los procesos internos y crecimiento y aprendizaje.
Objetivos estratégicos: Es un fin deseado, clave para la organización y para la consecución de su visión. El
establecimiento de estos ayudas a la compañía a explicar cómo va conseguir la implantación de su estrategia a
corto plazo y largo plazo.
Indicadores estratégicos: Son las reglas de cálculo y/o ratios de gestión que sirven para medir y valorar el
cumplimiento de los objetivos estratégicos
Metas: Es el valor objetivo que se desea obtener para un indicador en un periodo de tiempo determinado. Las
metas deben ser retadoras pero realizables y deben establecerse con la periodicidad adecuada para poder corregir
desviaciones antes de que sea demasiado tarde.
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ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
Responsables: Se deben definir responsables por cada uno de los elementos del balance scorecard, responsable
de línea estratégica, de objetivo, de indicador, de información, de proyecto estratégico.
Proyectos estratégicos: Los proyectos contribuyen de forma específica en la consecución de los objetivos, tienen
un proceso de selección, priorización y asignación de recursos específicos.
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Tomado de: http://api.eoi.es/api_v1_dev.php/fedora/asset/eoi: 75271/componente75269.pdf
EJEMPLOS
Hospital salud sana s.a
Continúa…
OBJETIVO INICIATIVA
PERSPECTIVA INDICADOR ACTIVIDAD
ESTRATEGICO ESTRATEGICA
Incrementar la Rentabilidad
rentabilidad capacitación
Disminuir costos Costos
FINANZAS
CONTROL DE GESTIÓN 60
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
¿Qué palancas podemos implementar para ayudar a mover el KPI hacia abajo?
4 PISTAS DE APRENDIZAJE
Tenga en cuenta que el control en el contexto organizacional implica la regulación de actividades y conductas.
Además, significa ajustarse o estar en conformidad con las especificaciones y/o objetivos. (Hitt. 2006. p.568)
Tener presente que: Cada vez que se realice el proceso de planeación, se deben establecer los controles que nos
permitirán medir el cumplimiento de los objetivos.
Traer a la memoria: Las técnicas de control son en esencia los mismos para controlar el efectivo, los
procedimientos administrativos, la ética organizacional, la calidad del producto. (Kookz, Weihrich y Cannie, 2012
p.496)
Tenga en cuenta que Para determinar cuál es el desempeño real, un gerente debe obtener información sobre
éste. Por lo tanto, es importante identificar cómo medimos, qué medimos. (Robbins y Coulter. 2005).
Tenga presente que: Si un administrador descubre diferencia negativa relevantes entre el desempeño y los
estándares, es claro que necesita algún tipo de acción, porque la falta de acción llevaría a problemas severos en
el futuro. (Hitt. 2006. p. 576).
Tenga en cuenta: que: el control de gestión es una herramienta directiva que permite definir responsabilidades
en cada uno de los niveles organizacionales.
Tener presente que: el control de gestión permite tomar decisiones correctoras oportunas.
Traer a la memoria: se debe evaluar y controlar con regularidad el grado de cumplimiento de los objetivos.
Tenga en cuenta: el control de gestión permite identificar el cómo, el cuándo y dónde se asignan los recursos
humanos, financieros, tecnológicos de la empresa a cada uno de los responsables de los procesos.
Tenga presente que: Si se va a implementar un sistema de control de gestión debe enumerar los principales
factores interno y externos que afectan la empresa.
Tenga en cuenta que: los indicadores de gestión son expresiones cualitativas y cualitativas que nos permiten
evaluar el comportamiento de las operaciones de la organización. Tener presente que: cuando se van a determinar
los indicadores de gestión deben especificar el nombre, la fórmula de cálculo, las unidades y el glosario.
Traer a la memoria que: Cuando se establecen indicadores la organización debe contar con objetivos los cuales
deben ser claros, concretos, precisos, alcanzables y estos deben estar alienados con las estrategias.
Tener en cuenta que: Es necesario a la hora de establecer indicadores definir la periodicidad, la presentación de
la información y el responsable de los mismos.
Tenga presente que: es importante realizar constantemente revisiones y retroalimentación con los responsables
de cada área donde se establecieron indicadores, porque algunos pueden estar sujetos a modificaciones y ajustes.
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ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
Tenga en cuenta que: la metodología BSC, es un instrumento que facilita comunicar y traducir a todo el personal
cuál es la visión, misión y la estrategia de la organización.
Tener presente que: la metodología del BSC, se desarrolla desde cuatro perspectivas: de aprendizaje y
crecimiento, de proceso interno, del cliente y financiera.
Traer a la memoria que: El BSC se desarrolla bajo una metodología como los mapas estratégicos, perspectivas,
objetivos estratégicos, indicadores estratégicos, metas, responsables y proyectos estratégicos.
Tener en cuenta que: Se deben definir responsables por cada uno de los elementos del balance scorecard,
responsable de línea estratégica, de objetivo, de indicador, de información, de proyecto estratégico.
Tenga presente que: Las perspectivas corresponden a los diferentes grupos que configuran el análisis de los
resultados de la organización. Se trabajan dos grandes perspectivas: externas e internas.
Interna: se enmarca en los objetivos de la empresa como los procesos internos y crecimiento y aprendizaje.
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5 GLOSARIO
DEMANDA: Las organizaciones buscan satisfacer una demanda de sus productos y servicios. Si la demanda no se
materializa, la supervivencia de la organización se ve amenazada, entonces nos podemos preguntar ¿Qué objeto
tiene producir bienes o servicios sin no hay quien los compre?
RECURSOS: Es necesaria la disponibilidad de recursos para lograr satisfacer la demanda en las organizaciones, así
mismo se puede decir que según el objeto social se utilizará los que se requieran, por ejemplo, los recursos
naturales, materiales y esta posibilidad de acceder a ellos se incrementará a medida que la organización se
consolida y crece.
DIRECCIÓN: Cada vez que las organizaciones van creciendo se hace más necesaria direccionarla, de tal forma que
alcance sus objetivos organizacionales. Lo que nos demuestra la importancia del proceso administrativo como es
planear, organizar, dirigir y controlar.
EFICIENCIA: Cuando se logran los objetivos es necesario revisar la manera como se utilizaron los recursos para el
logro de los mismos; es decir la eficiencia se relaciona con el uso racional de los recursos, medios para el logro de
los objetivos.
EFECTIVO: Cuando las organizaciones son eficientes y eficaces, deben lograr la efectividad lo que implica generar
una satisfacción de los clientes con la óptima utilización de los recursos.
PRODUCTIVIDAD:
ADAPTARSE: Los cambios repentinos del ambiente que rodea la organización afecta sus actividades, generando la
necesidad de adaptación rápida a los cambios, mayor flexibilidad y maneras vertiginosas de operar y responder al
ambiente.
APRENDER: Es imprescindible que la organización identifique las variables que afectan el su desarrollo; lo que
permitirá de anticiparse a los cambios. Aprender significa que la empresa está en capacidad de inferir en su futuro.
DESARROLLO: El reconocimiento de que los cambios deben consolidarse rápidamente y representar el logro de
mejores y duraderos niveles de desempeño y bienestar son síntomas de desarrollo en la organización.
PROCESO ADMINISTRATIVO: Es el proceso de planear, organizar, dirigir y control los recursos humanos,
financieros, técnicos, tecnológicos para alcanzar los objetivos con eficiencia, eficacia y efectividad para ser
productivos.
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ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
PLANEAR: La planeación es el primer paso del proceso Administrativo, mediante el cual, se establecen las bases
sobre las cuales el administrador puede determinar “lo que podrá hacer”, en relación con el trabajo de la empresa,
y prever las condiciones para el desarrollo de las actividades.
ORGANIZAR: Como una función administrativa y parte del proceso administrativo de organizar, estructurar e
integrar los recursos y los órganos encargados de administrar y establecer relaciones entre ellos.
DIRIGIR: Se relaciona con la manera de alcanzar los objetivos a través de la actividad de las personas y la aplicación
de los recursos que componen la organización.
CONTROLAR: Implica la medición de lo logrado en relación con el estándar y la corrección de las desviaciones, para
asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo al plan.
SELECTIVO: Se centra en los elementos relevantes para la función u objetivos de cada unidad.
CREATIVO: Continua búsqueda de índices significativos para conocer mejor la realidad de la empresa para
encaminarla hacia sus objetivos.
EFECTIVO Y EFICIENTE: Busca lograr los objetivos marcados empleando los recursos apropiados.
ADECUADO: El control debe ser acorde con la función controlada, buscando las técnicas y criterio más idóneos.
INDICADORES DE GESTIÓN
• Índice de ejecución presupuestal, miden el grado en que se alcanzaron los objetivos o metas de la
organización: ejecución presupuestal de inversiones, ejecución presupuestal de ingresos; ejecución
presupuestal de gastos (ibídem, p. 162).
• Índices de eficiencia: (índices cuantitativos) Miden la razón de rendimiento obtenido, sobre los recursos
utilizados: retorno sobre la inversión (ibídem, p. 163).
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ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
• Índices de eficacia: Miden el grado en que se alcanzaron los objetivos o metas de la organización: índice
de participación en el mercado, índice de crecimiento de ventas, índice de desarrollo de nuevos
productos, índice de rotación, índice de deserción de los clientes. Estos índices se relacionan con los de
eficiencia para lograr la productividad (ibídem, p. 163).
• Índices de equidad: Miden la justicia, imparcialidad o igualdad con que una organización retribuye a sus
grupos de interés; accionistas, colaboradores, sociedad, estado (ibídem, p. 163).
• Índices de impacto: Miden aquellos factores que determinan la competitividad de una empresa. Son de
dos tipos: fundamentales o competitivos: índice de satisfacción al cliente interno y externo, índices de
competitividad; índices de impactos casuales: índices de reclamos, índices de despacho (ibídem, p. 163).
• Índices de actividad: Miden o controlan el tiempo entre la fecha programada para una actividad y su
ejecución: índice de juntas planeadas vs realizadas; número de decisiones tomadas vs ejecutadas; número
de investigaciones planeadas vs ejecutadas (ibídem, p. 163).
CONCEPTO: Es una metodología o técnica de gestión, que ayuda a las organizaciones a transformar su estrategia
en objetivos operativos medibles y relacionados entre sí, facilitando que los comportamientos de las personas
clave de la organización y sus recursos se encuentren estratégicamente alineados.
PERSPECTIVAS DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL: Perspectiva del cliente: Las empresas deben responder a dos
preguntas fundamentales ¿Quiénes son nuestros clientes? ¿Cuál es nuestra proporción de valor al servirlos? Esta
perspectiva normalmente incluye medidas como la satisfacción del cliente, fidelidad del cliente, cuota de mercado
y adquisición de clientes (Niven. 2003. p. 39).
PERSPECTIVA DEL PROCESO INTERNO: Se deben identificar los procesos clave en los que empresa debe destacar
para continuar añadiendo valor para los clientes y finalmente para los accionistas. Aquí se identifican los procesos
y desarrollan las mejores medidas posibles para hacer seguimiento a los avances de la organización (Ibídem p. 39).
PERSPECTIVA DE APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO: Se relaciona a los resultados con respecto a los procesos internos,
los clientes y también accionistas ¿qué se puede hacer? (Ibídem p.39).
PERSPECTIVA FINANCIERA: indican si la ejecución de la estrategia, detallada a través de medidas elegidas en otras
perspectivas, nos está llevando a los resultados finales. (Ibídem p.40).
Es fundamentar contar con objetivos claros, precisos, cuantificados y así mismo las estrategias que se emplearán
para cumplir los objetivos (Beltrán. 2013. p. 68)
• Es necesario identificar los aspectos claves de la organización que se van a monitorear y medir en el
control de gestión (ibídem, p. 69).
• Establecer indicadores para cada factor de éxito: una vez identificado los factores claves es necesario el
establecimiento de indicadores por cada factor; de esta manera se podrá realizar las mediciones y las
mejoras respectivas (ibídem, p. 70).
• Determinar, para cada indicador, línea base, meta y rango de gestión:
• Línea base: corresponde al valor inicial o actual del indicador.
• Meta: Se refiere al valor del indicador que se requiere lograr o mantener.
• Rango de gestión: Se establece el valor mínimo y máximo que el indicador puede tomar (ibídem, p. 70).
• Diseñar la medición: consiste en determinar fuentes de información, frecuencia de medición,
presentación de información, asignación de responsables de la recolección, tabulación, análisis y
presentación de la información (ibídem, p. 73).
• Determinar y asignar recursos para la medición: la medición debe incluir e integrar el desarrollo del trabajo
es decir que sea realizada por quien ejecuta el trabajo y esta persona debe ser el primer usuario y
beneficiario de la información (ibídem, p. 74).
• Medir, probar y ajustar el sistema de indicadores de gestión; una vez se realice las primeras mediciones
se deberán ajustar aspectos como la pertinencia del indicador, rangos establecidos, fuentes de
información, presentación de la información, frecuencia en la medición (ibídem, p. 74).
• Estandarizar y formalizar: consiste en la documentación y divulgación de los indicadores (ibídem, p. 75).
• Mantener y mejorar continuamente: los indicadores permiten ajustar los procesos con llevando al
mejoramiento continuo (ibídem, p. 75).
MOTIVADOR: Debe contribuir a motivar hacia el comportamiento deseado más que a coaccionar.
SERVIR DE PUENTE: Entre la estrategia y la acción, como medio de despliegue de la estrategia de la empresa.
OBSERVACION DEL DESEMPEÑO: La observación o verificación del desempeño o del resultado busca obtener
información precisa de lo que se controla.
COMPARACIÓN DEL DESEMPEÑO REAL CON EL ESPERADO: La comparación del desempeño real con el proyectado
no solo busca localizar las variaciones, errores o desvíos, sino también predecir otros resultados futuros.
ACCION CORRECTIVA: Las medidas y los informes de control indican cuando las actividades que se realizan no
logran los resultados esperados y permiten establecer condiciones para poner en marcha la acción correctiva.
CONTROL DURANTE EL TRABAJO : Este control se realiza a medida que se están ejecutando las labores
inherentes de un trabajo específico.
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ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
POST-CONTROL: Se basa en el comportamiento de uno o varios factores a fin de comparar el rendimiento real de
la organización con el rendimiento planeado y tomar cualquier medida correctiva que asegure los dos
rendimientos sean más equivalentes.
AUDITORIA: Examen que se realiza a la empresa para obtener información sobre el desenvolvimiento y situación
de la empresa, en el cual se pueden detectar fraudes, fallas y posteriormente realizar las recomendaciones
necesarias.
DATOS ESTADISTICOS: Su objetivo es mostrar tendencias a fin de que el administrador pueda extrapolar y estimar
los rumbos que siguen los sucesos.
CONTROL DE CALIDAD: Inspección que se realiza a las características físicas y no físicas de los productos y/o
servicios.
OBSERVACION DEL PERSONAL: El contacto directo con los trabajadores le permite conocer más del
funcionamiento de la compañía, escuchar ideas, opiniones y estimular a los diferentes equipos de trabajo al
aumento del rendimiento.
CONTROL DE GESTIÓN: Según Dario Abad Arango, concibe el control de gestión como un instrumento gerencial,
integral y estratégico que apoyado en indicadores, índices y cuadros de productividad en forma sistemática,
periódica y objetiva; permite que la organización sea efectiva para captar recursos eficientes para transformarlos
y eficaz para transformarlos.
CONTROL ESTRATEGICO: Se desarrolla en la dirección y tiene como característica fundamental que la influencia
de las acciones y las decisiones es generalmente corporativa y de largo plazo. Tiene que ver con la definición con
el entorno.
CONTROL TÁCTICO: Se desarrolla con base en la gestión estratégica. El impacto de las decisiones y acciones, de
mediano plazo, abarca las unidades estratégicas del negocio. Tiene que ver con las operaciones iniciales de las
decisiones estratégicas Enmarca las funciones de organización y coordinación.
CONTROL OPERACIONAL: Se desarrolla con base en la gestión táctica. El impacto de las decisiones y acciones es
de corto plazo e incluye los equipos naturales de trabajo y los individuos. Actividades de ejecución y control.
OPORTUNIDAD: Las acciones correctivas deben realizarse a tiempo si se quieren que sean eficaces o que no sean
perjudiciales.
INTEGRACION: Los diversos factores se contemplan dentro de la estructura de la empresa para ver las
repercusiones de cada problema en el conjunto de empresa.
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ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
CREATIVIDAD: Continúa búsqueda de ratios significativos y estándares para conocer mejor la realidad de la
empresa y encaminarla más certeramente hacia sus objetivos.
IMPULSO A LA ACCION: Debe alertar al directivo forzándole a una toma de decisiones sobre los aspectos negativos
de las realizaciones e impulsar las acciones correctivas adecuadas.
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ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
6 BIBLIOGRAFÍA
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