MATERIA:

CONTROL ADMINISTRATIVO

PROCESO ADMINISTRATIVO

TEMA I. CONTROL ADMINISTRATIVO ORGANIZACIONAL

Es un elemento clave del proceso administrativo, el cual garantiza que las

operaciones reales que se registren en la organización se ajusten a las
planificadas, para obtener los objetivos deseados en cuanto a la maximización
de utilidades, mediante diversas técnicas y herramientas que son aplicadas
directamente por la gerencia de cada organización.

El control permite que se evalúe el rendimiento mediante la verificación y

regulación de las actividades reales, el cual señalara si existen fallas, errores
y/o desviaciones que deberán corregirse y evitar que se repitan para que se
ajusten a las actividades proyectadas.

Para llevar a cabo el control es necesario que en la organización existan

patrones o estándares preestablecidos, que permitan tener un punto de
comparación al momento de realizar la supervisión de las actividades
realizadas y de esta manera determinar las posibles desviaciones en las
actividades o en los resultados, corregirlo y planificar nuevamente las
actividades y objetivos a cumplir para evitar que se repita el error o
desviación. El control también permite la supervisión en la acción dirigida el
cual debe llevarse a cabo según los planes y dentro de los límites de la
estructura organizacional.
IMPORTANCIA DEL CONTROL ADMINISTRATIVO

La importancia del control radica principalmente desde el instante en que

este evita que se desvíen los objetivos organizacionales, de la siguiente
manera:

Detectando las fallas y estableciendo medidas para corregir los errores.

Respondiendo a las amenazas u oportunidades que producen los

cambios internos y externos.

Identificando las áreas responsables de la desviación o error.

Planificando según lo corregido para producir a mayor velocidad con la

misma calidad. Eficiente no eficaz.

Reduciendo costos y ahorrando tiempo al evitar se repitan errores.

RELACION ENTRE CONTROL Y PROCESO ADMINISTRATIVO

La relación se presenta porque el proceso administrativo es un ciclo que

consta de 4 elementos: la planificación, la organización, la dirección y el
control, entre estos el control como último elemento es el que se relaciona
directamente con todo el proceso cierra el ciclo y permita la
retroalimentación del mismo, de manera que admite nuevamente planificar la
actividad a seguir para corregir la desviación, organizar de que manera será
llevada a cabo la actividad, direccionar las responsabilidades y controlar la
nueva actividad.

IMPORTANCIA DEL CONTROL DENTRO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

El controlar todas las actividades es importante antes, durante y al finalizar el

proceso administrativo, ya que de esta manera la gerencia puede apreciar y
corregir el desempeño en cada uno de los niveles jerárquicos de la
organización, verificando lo planeado vs lo realizado, identificando
desviaciones y responsables y corrigiendo errores.

Para el control de las actividades antes, durante y al finalizar el proceso

administrativo debemos:

Antes: prevenir errores ya identificados, es decir, verificar y estudiar el

pasado para determinar los errores que impidieron el logro de los
objetivos y adoptar medidas que eviten dichos errores en el futuro.

Durante: control a posteriori, es decir, a medida que marchen o ejecuten

las actividades planificadas se va verificando mediante la comparación y
de ser necesario se corrige.

Al finalizar: cierre del ciclo, mediante la retroalimentación.

OBJETIVOS DEL CONTROL ORGANIZACIONAL

Establecer los procedimientos a seguir (estandarizar) y quiénes serán los

responsables por departamento.

Auditar cada departamento según las responsabilidades asignadas,

mediante los registros de cada acción los cuales se comparan con los
procedimientos preestablecidos y se determina que los bienes de la
organización no se desperdicien, sean robados o sean mal utilizados, en
caso contrario se corrige.

Establecer y mantener la calidad del bien, producto o servicio que ofrece

la organización, dando a conocer a cada integrante el estándar deseado,
incentivándolos, inspeccionándolos y llevando un control estadístico de
calidad.

Establecer específicamente el organigrama de la empresa y la autoridad

en cada nivel, describiendo las líneas de mando, los cargos, las
 directrices, políticas, normas y reglas. Dentro del organigrama se debe
establecer un sistema de auditoría.

Evaluar y supervisar directamente las acciones del equipo y de cada

empleado, midiendo la producción o pérdida de cada uno.

Articular o acoplar los objetivos planeados por la organización de

manera que estos se puedan lograr, mediante la definición del propósito
y la dirección del comportamiento de los empleados.

TIPOS DE CONTROL ORGANIZACIONAL

1. Control inicial: requiere de la investigación y el análisis de las actividades

ya existentes, antes de comenzar las actividades propias, donde
identifiquen los errores realizados y a partir de dicho análisis crear las
políticas, procedimientos y reglas que se implementaran en el futuro para
prevenir algunos problemas.

2. Control presente: se realiza a medida que comienzan las actividades

propias de la organización mediante la supervisión, la cual evita que las
fallas se incrementen o continúen ocurriendo hasta finalizar la actividad.

3. Control de retroalimentación: se realiza al finalizar las actividades

analizando los resultados para mejorarlos a futuro.

PROCESOS DEL CONTROL ORGANIZACIONAL

El proceso del control al igual que al proceso administrativo consta de

elementos para llevarse a cabo, los elementos del control son 3
específicamente:

La medición, la comparación y la decisión gerencial

Siendo la medición el punto de partida de los gerentes para evaluar el

desempeño real, mediante la información recabada de cuatro diferentes
maneras las cuales pueden ser combinadas para obtener una mayor
confiabilidad:

La observación personal: se refiere a la interacción entre los diferentes niveles

jerárquicos mediante expresiones verbales y faciales la cual permite medir
directamente y sin filtros la actividad que realiza cada integrante de la
organización, sin embargo esta manera de obtener información requiere de
mucho tiempo e influye mucho la percepción tanto de los gerentes como de
los subordinados.

Informes estadísticos: estos se presentan mediante graficas, cuadros de

barras y presentaciones numéricas usando la tecnología actual; permiten una
rápida y fácil comprensión aunque limita la información e ignora factores
subjetivos.

Informes orales: es parecida a la observación personal pero de modo general

y tiende a filtrar un poco, por lo que se realiza en menor tiempo, permite la
retroalimentación, visualizar la expresión del lenguaje y el tono de voz. Se
presenta mediante reuniones, conferencias, vía telefónica, entre otras.
Actualmente la tecnología permite documentar estos informes para futuras
referencias.

Informes escritos: es la manera más formal de recabar información

garantizando una mayor amplitud y síntesis en el informe, facilita la búsqueda
de referencias consultando los archivos.

Una vez medida la información recabada se procede a la comparación de la

misma con los estándares establecidos previamente, donde generalmente se
evidencian variaciones por lo que se hace necesario que también este
preestablecido un rango de tolerancia al respecto de la variación, y los
resultados de la comparación que arrojen una significativa desviación dentro
del rango de variación serán atendidas directamente por el gerente de la
organización, los cuales se preocupan especialmente por el grado y la
dirección de la variación.
La Decisión/accion gerencial se toma para corregir las variaciones en los
resultados o para cambiar o modificar algún estándar preestablecido
mediante 2 diferentes acciones:

Corregir el desempeño actual mediante entrenamientos,

compensaciones, cambios de estrategias o reemplazo de personal.

Revisar la norma cuando la variación se presenta porque el estándar

preestablecido no se ajusta a la realidad actual de la organización, y se
hace necesaria la corrección de la norma y no el de las actividades reales.

RELACIÓN ENTRE PLANIFICACIÓN Y CONTROL

La planificación debe proceder al control, estos 2 elementos del proceso

administrativo son las funciones primordiales de los gerentes en una
organización. Se relacionan directamente al comienzo de la planificación y en
la retroalimentación de ciclo administrativo.

En la planificación se desarrollan mediante un control integral:

Los objetivos y metas tanto generales como específicas.

Las utilidades a largo y corto plazo.

Sistema de informe de actividades y su seguimiento.

PRINCIPIOS Y NORMATIVAS DEL CONTROL

Principios:

1. Dividir las actividades: en cada actividad realizada deben existir 4

responsables, el que autorizara se realice la actividad, el que aprobara
los recursos para elaborarlos, el que ejecutara la actividad y el que
registrara administrativa y contablemente la actividad ejecutada. De
manera que cada actividad realizada por una persona sea verificada por
 otra y de la misma manera se verifique la operación y se detecten
errores.

2. Fijar las responsabilidades: establecer específicamente el grado de

responsabilidad de cada uno de los integrantes de la organización a fin
de identificar el responsable primario en caso de desviaciones, se debe
tener en cuenta que la autoridad es delegable mas no la
responsabilidad.

Norma:

Asignar supervisores por áreas o departamentos: los supervisores en las

organizaciones son personas claves encargados de vigilar, controlar y guiar a
los subordinados para una efectiva productividad del personal y es el enlace
entre la relación gerente – subordinado.

Existen 4 tipos de supervisores:

1. El autócrata consumado: dirige a las personas a su cargo por medio de la

autoridad que le proporciona el cargo de manera formal, sin dar una
previa identificación de los objetivos a cumplir.

2. El autócrata benévolo: sociabiliza con sus subordinados de manera

complaciente y paternalista, pero en ocasiones este estilo le permite
manipular a su grupo.

3. El indiferente: es un supervisor poco comprometido con los objetivos de

la empresa, por lo que le es indiferente tanto sus responsabilidades
como las de sus subordinados.

4. El demócrata: se basa en la participación activa de todo su grupo de

trabajo priorizando todas las responsabilidades mediante la autoridad
informal, motivando, comprendiendo y siendo justo con él y su equipo.
TEMA II. ÁREAS CLAVE DE CONTROL

Definición:

Cada una de las actividades que se realizan en las organizaciones están bajo
alguna forma de control, las cuales son divididas o clasificadas en áreas para el
mejor manejo del control.

Estas areas claves son todas aquellas presentes en una organización, sobre las
cuales se ejerce directamente la verificación de la información, la
comparación de esta con los estándares preestablecidos y constantemente se
toman decisiones para mejorarlas o corregirlas, mediante el cual se realiza
todo el proceso de control.

Principales áreas de control:

1. Área de producción: Donde fabrican el producto o prestan el servicio

dependiendo el objeto de la empresa. Los tipos de controles que se llevan
a cabo en esta área son:

* Control de calidad: mantiene el estándar de calidad deseado.

* Control de producción: cubre la demanda del depart. de venta.

* Control de costo: verifica variaciones en los costos de producción.

* Control de los tiempos de producción: evita desperdicios de tiempo.

* Control de inventario: mantiene el stop necesario.

* Control de operaciones productivas: indica acciones al vendedor.

* Control de desperdicios: fija los mínimos tolerados y deseados.

* Control de mantto. y conservación: paradas de maquinaria y costos.

2. Área comercial: donde se vende o comercializan los productos o
servicios que ofrece la organización. Controles en esta área:

* Control de ventas: registra el volumen de ventas en varios periodos

por cliente, vendedor, región, producto o servicio, a fin de comparar
las ventas reales con la meta deseada.

* Control de propaganda: verifica la propaganda contratada y

comprueba su resultado en las ventas.

* Control de costos: verifica los costos de ventas y propaganda y las

comisiones de los vendedores.

3. Área financiera: vela por los recursos financieros, el capital, la

facturación, los pagos entre otros. Los principales controles en esta área:

* Control presupuestario: previsión de gastos financieros por

departamento.

* Control de costos: verificación de los costos globales de producción,

venta, administrativos (sueldos de dirección y gerencia, alquileres) y
financieros (intereses, amortizaciones o préstamo).

4. Área de recursos humanos: administra el personal que integra la

organización. Controles en esta área:

* Control de asistencia y retrasos: verifica las faltas del personal

justificadas por motivos medico y no justificadas, así como también
las desviaciones en el horario de llegada y salida.

* Control de vacaciones: indica la fecha que le corresponden las

vacaciones a cada personal y por cuantos días.
 * Control de salarios: verifica salarios, reajustes, correcciones y
despidos.

Definición de desempeño:

El desempeño personal en una organización son todas aquellas actividades y

actitudes realizadas por cada integrante en un departamento específico, su
potencial de desarrollo futuro y la integración con el resto de los empleados.
Por medio del desempeño se evidencia el valor, la excelencia o ineficiencia y
las cualidades de una persona.

El desempeño organizacional se refiere a la trayectoria propia de la empresa,

es decir, de qué manera se muestra o presenta la organización en el mercado,
cual es su rentabilidad y otros resultados obtenidos según varios factores o
normas establecidas como por ejemplo los presupuestos, balances,
indicadores financieros entre otros.

Naturaleza variada de los estándares de control:

Estándares éticos: estándares de comportamiento esperados del

personal y de la dirección.
Estándares de programación: datos esperados al término de las
actividades.
Estándares de desempeño técnico: niveles deseados de desempeño.
Costos estándar: costos normativos en que se incurre durante las fases
de operación.
Indicadores financieros: índices que señalan relaciones entre elementos
o actividades y recursos financieros aplicados (como rotación de
inventarios).
 Presupuestos: esquemas de planeación que contienen estándares
aprobados para el control (como presupuestos de caja o previsión de
gastos).
Retorno sobre la inversión: control para evaluar el desempeño de
aplicaciones financieras.
Criterios mixtos: estándares empleados para evaluar el desempeño de la
empresa a largo plazo, como:

Filosofía y calidad de la gerencia

Posición en el mercado
Imagen de la empresa
Viabilidad de la empresa
Moral de la empresa
Relaciones con los clientes y el público
Entrenamiento y desarrollo del personal
Innovación e investigación
Conservación del patrimonio.

Definición de las áreas claves de desempeño:

Basados en la naturaleza de los estándares del control podemos definir como
áreas claves de desempeño, a todas aquellas actividades, acciones, aptitudes,
comportamientos e indicadores que ejercen tanto el personal en todos los
niveles jerárquicos como la organización en general. Se refiere al desempeño
en cada area de control.
Identificación de las áreas claves de desempeño:

Para identificar las áreas de desempeño debemos realizar 4 tipos de

controles, que verifiquen, estudien y analicen cada una de las áreas claves del
control, las cuales fueron planteadas en el segundo punto de este tema (area
de producción, area comercial, area financiera y area de recursos humanos).
Entre estos controles tenemos:

El control de calidad, el control de información, el control de costos y el

control de correspondencia.

Dentro del área de producción se encuentra el control de calidad. Este

consiste en la verificación de la calidad (peso, resistencia, consistencia,
color, sabor, entre otros) para asegurar que cumplen con algunas
normas preestablecidas. Es posible que este sea necesario en uno o
varios puntos, desde el inicio, proceso y todas las etapas hasta el
producto final. La detección temprana de una parte o proceso
defectuoso puede ahorrar el costo de más trabajo en el producto.
También existe el control de información. Para contribuir a la buena
toma de decisiones del administrador se debe tener una información
precisa, oportuna y completa. Para obtenerla de esta manera, la
organización debe poseer sistemas tecnológicamente actualizados y
eficaces ya que estos pueden contribuir a corregir un problema con
mayor prontitud.
Por lo que se puede decir que el control de información consiste en
verificar que esta información sea veraz y comprobable, que permita a
los administradores ser más eficientes y efectivos en la toma de
decisiones.
 Dentro de una empresa debe existir otro tipo de control, como es el
control de costo. Una de las labores de un buen administrador está el
ahorrar en costos, es decir, no acarrear elevados gastos en la
producción. El control de costo consiste en buscar la causa por la que se
presentan desviaciones en los costos estándar por unidad. El gerente
puede hacerse diferentes preguntas: ¿Se han incrementado los precios
de los materiales?, ¿Se utiliza la mano de obra de manera eficiente?,
¿Necesitan los empleados capacitación adicional?. La alta administración
debe identificar en qué puntos radica el control.
Además de los controles antes mencionados, podemos hablar del
control de correspondencia. En toda empresa se redactan documentos
legales que, en algunos casos, van dirigidos a otras organizaciones
nacionales e internacionales, mayormente redactado por el staff legal de
la compañía. Este tipo de control consiste en verificar cuidadosamente
estos documentos, debido a que estas declaraciones llevan consigo
mucho prestigio y autoridad de la organización.

Observación del desempeño:

Para controlar el desempeño, es necesario conocer por lo menos un poco de

éste. El proceso de control se lleva a cabo para ajustar las operaciones a
estándares previamente establecidos, y funciona de acuerdo con la
información que recibe. La observación o verificación del desempeño o del
resultado busca obtener información precisa de lo que se controla. La eficacia
de un sistema de control depende de la información inmediata sobre los
resultados anteriores, transmitida a quienes tienen poder para introducir
cambios. La unidad de medida deberá concordar con el criterio
predeterminado y deberá expresarse de modo que permita efectuar una
comparación sencilla. El grado de exactitud de la medida dependerá de las
necesidades específicas de aplicación de esa medida.

Comparación entre el desempeño real con el esperado:

Toda actividad experimenta algún tipo de variación, error o desvío. Es

importante definir los límites dentro de los cuales esa variación se considera
normal o deseable. No todas las variaciones requieren corrección, sino sólo
aquellas que sobrepasen los límites de los criterios de especificación. El
control separa lo normal de lo excepcional para que la corrección se
concentre en las excepciones o los desvíos. Este aspecto recuerda mucho el
principio de excepción propuesto por Taylor. Para concentrarse en las
excepciones, el control debe disponer de técnicas que señalen con rapidez
dónde se origina el problema. Al comparar los resultados con los estándares
establecidos, la evaluación debe enviarse siempre a la persona o al órgano
responsable.

La comparación del desempeño real con el proyectado no sólo busca localizar

las variaciones, errores o desvíos, sino también predecir otros resultados
futuros. Además de proporcionar comparaciones rápidas, un buen sistema de
control permite localizar posibles dificultades o mostrar tendencias
significativas para el futuro. Aunque no se puede modificar el pasado,
comprenderlo-partiendo del presente-puede ayudar a crear condiciones para
obtener mejores resultados en las operaciones futuras. En general, la
comparación de los resultados reales con lo planeados se lleva a cabo
mediante presentación de diagramas, informes, indicadores, porcentajes y
medidas estadísticas. Estos medios de presentación exigen que el control
disponga de técnicas que le permitan tener mayor información sobre lo que
debe controlarse.

Acción correctiva:

Las medidas y los informes de control indican cuándo las actividades que se
realizan no logran los resultados esperados, y permiten establecer
condiciones para poner en marcha la acción correctiva. El objetivo del control
es indicar cuándo, cuánta, cómo y dónde debe ejecutarse la corrección. La
acción necesaria se emprende con base en los datos cuantitativos obtenidos
en las tres fases anteriores del proceso de control.

Las decisiones respecto de las correcciones que deben hacerse representan la

culminación del proceso de control. La acción correctiva que ajusta las
operaciones a los estándares preestablecidos es la esencia del control, y su
base es la información que reciben los gerentes. Control es la función
administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño de los
subordinados para garantizar que se ejecuten los planes dispuestos para
alcanzar los objetivos. Es la función según la cual el administrador, desde el
presidente hasta el capataz, certifica que todo lo que se hace concuerda con
lo planeado. Fayol afirmaba que “en una empresa, el control consiste en
comprobar si todo se ejecuta conforme al plan adoptado, las instrucciones
dadas y los principios establecidos. Tiene por objetivo indicar las fallas y los
errores para rectificarlos y no reincidir en ellos. Se aplica a todo: cosas,
personas y acciones. La planeación requiere programas coherentes,
integrados y articulados, en tanto que el control exige la concordancia de
planes y acciones.