Tesolucibe Administrative be le Gerencia General Del Paden fadevivl 06 £85-2013- S9-PF Uma. 9 3 pic, 08 visto: El Memorindum N'3252013-6P.6G/P4, dela Gorencla de Planifcacitn y el, Momerandum N'2255.2013-GAF-GGIPJ, de la Gorencla de Administacén y Finanzas, medante el cual se da la confordad at Proyecto de “Reglamento pata el Rego y Convl de Bienes y Suminstioe en el Alnacén Cental yAimacenes Pefércos CCONSIDERANDO: (Que, por Resolucén Adminstrativa N° 1008-2007-G6-Pi de fecha 18 e diciembre de "2007, se aprobo la Drestva N° O11-2007-6G-Pd,"Normas Procedimiantos para el Registro y Contol de los Bienes y Suministos en el Almacén Central y Almacenes Perilericos’ Que, es necesario que el Peder Judicial cuente con documentos Intemas de gestién, que permfan uniformizar y optimizar los procadimientos de acuerdo a las normas estabecidas que reguen el feist y contol de ingrasos y 8 de bienes en el Amacén Cental y Amacenes Periérics del Poder Judicial (Qe, actual Dretva require de normasy dsposcones espectcss ‘que. garanticen ei registro unfonme dels operaciones comespondientes 2 a Vettcacon,recepion, custodia yastbucion de es bienes en el Amacén Cetra de ls Gerencia Genoraly tas Cortes Superores de dusticia que ne oper como Unidades Ejecutoresy cu corespondienteadecuacin s las ocnas establecdas en el Mandal para la Formulacion de Documentos Normatvos de Gaston del Poder Judea Aprobado mediante Resokcin Aaminisvatva N" 316-2013-P-PJ, de fecha 14 de ‘tube de 2013 ‘Que, la Gerencia de Adminitracién y Finanzas, ha presontado proyecto denominsd "Regamerio para el Regist y Conta de Bienes y Suministes fen el Almacén Cental yAmacenes Perféricos, contando con la conformidad de la GGerencia de Paniicacn, Subgerencia de Racionalzaciony la Ofina de AsesoriaPascluciin Administrative dela Gerencie General Dol Paden fadeviel 96 585-2013-SG_PF Pig, N02, RAN -2013-66-P4. De confermidad con ol inciso e) del Aticulo 7* del Reglamento de Organizacion y Funciones de la Gerenes General, jrobado medianie Resoluctin ‘Admnisatva N"2782011-OF-P4, y su noma medical, en uso das etroucones ‘onferidae al Gorente Genera SE RESUELVE Arliculo Primero. Aprobar el Reglamento para el Regier y Centro de Bienes y Sumiistros enol Amacén Contra y Alracones Peifeios, que forman pata Integrate de a presente Resch ‘Aticulo Segundo. Deréquese Ia Resolicén Administatva N* 1008- 2007-66-P4 Articulo Torcero.-Encargar ata Geencia de Adminiskacény Finanzas o la Gerencia General del Poder sud, la dfsion del contenido y alance dele Presents Resolucn y sus auras. Rgisreso,comuniquese y cimploseBIBI REGLAMENT: BIBI MENTO Popen juicia. [eépie0 VERSION: 00 | R001-2019-GAF-GG-PJ FECHA APROBACION: 030. 28 PAGINA: sot RESOLUCION ADMINISTRATIVA N°585-2013-GG-PJ REGLAMENTO PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL. ALMACEN CENTRAL Y ALMACENES PERIFERICOSReglamento para el Regitroy Control de Bienes y Suministros en el Alnacén Central yy Almacenes Perfeicos R-001-2013-GAF-GG-PJ.VOO INTRODUCCION EI presente Reglamento establece las normas que deberin observar los Almacenes Periéricos de las Cortes Superiores de Justicia, que no operan ‘como Unidades Ejecutoras, y el Almacén Central de la Gerencia General del Poder Judicial, a fin de determinar el procedimiento uniforme que deberd regi fen las diferentes operaciones corespondientos a la varicacién, recepcién, ‘custodia y distribucién de los bienes on ol Almacén Central y Almacones Poriféricos. De igual manera, lo concemiente al registro adecuade de los, ingresos y salidas de las existencias de bienes en el Almacén Central y Almacenes Perifericos, AAsimismo, el presente documento seré til para emit informacién mensual de las oxistencias fisicas y veloradas en el Almacén Central, Almacenes Poritéicos y determinar la adecuada aplicacién contable de las operaciones generadas por los ingresos y salidas de suministros de bienes del Almacén Central de la Gerencia General y de los Almacenes Perilérics. Se precisa que el presente documento esta dentro de fos alcances dei Manual para la Formulacién de Documentos Normativos de Gestién Administrativa del Poder Judicial, sogdin R.A. NP 318-2013-P-Py.Reglamento para el Registro y Control de Bienes y Suministrs en el Alnacén Central y Almacenes Petéricos R.001-2013-GAF-GG-PL-VOO REGLAMENTO PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES Y ‘SUMINISTROS EN EL ALMACEN CENTRAL Y ALMACENES PERIFERICOS. BY" # viruLo prmeRo *esgnws GENERALIDADES Feary TITULO SEGUNDO TITULO TERCERO DE LOS PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS CAPITULO I aos . Ge, COMPETENCIAS DEL ALMACEN CENTRAL Y PERIFERICO CAPITULO I! ot RECEPCION Y DISTRIBUCION DE BIENES POR EL ALMACEN CENTRAL Y ALMACENES PERIFERICOS. CAPITULO In DOCUMENTACION SUSTENTATORIA DE LAS ORDENES DE COMPRA CAPITULO IV ‘]:|, CONTROL Y PROHIBICIONESReglamento para el Registro y Control de Bienes y Suministros en el Alnacén Central yy Almacenes Petficas R.001-2013-GAF-66-P-VOO TITULO CUARTO DEL INVENTARIO FISICO A LAS EXISTENCIAS CAPITULO | INVENTARIO capiruLon FORMAS DE EFECTUAREL INVENTARIO CAPITULO Ill BAJA DE EXISTENCIAS DE ALMACEN” DISPOSICIONES FINALESReglamento para el Registro y Control de Bienes y Suminisrs en et Anacén Central yy Almacenes Perfricos R.001-2013-GAF-6G-PJ.V0O REGLAMENTO PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES Y 'SUMINISTROS EN EL ALMACEN CENTRAL Y ALMACENES PERIFERICOS. TITULO PRIMER GENERALIDADES oe we, Articulo 1 Naturatoza Establecer procedimiantos de acuerdo a las normas establecidas que regulen ef Al registro y control de ingresos y salidas de bienes en el Almacén Central y “ene Almacenes Periféricos del Poder Judicial es, © articulo 2° Finalidad ‘a. Determinar el procedimiento que regule las operaciones que se relacionan ‘con la verifcacion, recepcién, custodia y distribucién de los bienes en el ‘Almacén Central y Almacenes Peiifericos, b. Registrar en forma diaria y adecuada los ingresos y salidas de las cexistencias de bienes en el Almacén Central y Almacenes Perifricos. c. Controlar y verifcar en forma oportuna los saldos de existencias de bienes fen custodia temporal de los respectivos almacenes peritricos a nivel nacional 4d. Emitirinformacin mensual de las existencias fisicas y valoradas en el ‘Aimacén Central yAlmacenes Petiféricos. fe. Determinar la adecuada aplicacion contable de las operaciones generadas por los ingresos y salidas de suministros de bienes del Almacén Central de la Gerencia General y de los Almacenes Periféricos, Articulo 3° Aleanco El presente Reglamento es de aplicacién al Almacén Central de la Gerencia General y Almacenes Periféricos ubicados en las diferentes Administraciones N26, de las Cortes Superiores de Justia del Poder Judicial a Nivel Nacional, con % excepcién de las Unidades EjecutorasReglamento para el Registro y Control de Bienas y Suministvos en el Almacén Central yy Almacenes Pertéricos R.001-2015-GAF-GG-PJ.VOO ‘Articulo 4 Base Legal ‘a. Ley N° 26411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto y sus modifcatorias, b. Ley de Presupuesto del Sector Publico del ejercico fiscal respective © Decreto Supremo N° 184-2008-EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus noimas modificatorias, en adelante, el Reglamento. Decreto Legislative N° 1017, Ley de Contrataciones del Estado, on adelante, la Ley y sus modificatorias. Resolucion Administrativa N’ 023-2005.P-PJ de fecha 08 de Febrero 2005- Delegacion de los senores Presidentes de las Cortes Superiores de Justicia de la Reptbica, las facultades para mejor ejercicio de la funcién administrativa respecto a los procesos de adquisiciones y contrataciones de bienes y servicios. Resolucién Administrativa N° 050-2011-P-PJ, aprueba delegar al Gerente General y Gerente de Administacién y Finanzas, las facultades de aprobacién, autorizacién y supervision las contrataciones de bienes y servicios. Resolucién Administrtva N° 278-2011-CE-PJ, aprueba el Reglamento de Organizacién y Funciones de la Gerencia General del Poder Judicial y sus modifcatorias Manual de Administacién de Almacenes para el Sector Pablico Nacional ‘probado con Resoluciin Jefatural N° 335-90.INAP. Normas Internacionales de Contabilidad ~ Sector Pitblico. Procedimiento de Contrataciones de Bienes y Servicios en la Gerencia General dol Poder Judicial (P-001-2013-GGIPIPL). Procedimiento de Contrataciones Directas de Bienes y Servicios (P-002- 2013-6G/P/P.).Reglamento para el Regietro y Conttol de Bienes y Suminisros ene! Almacén Central y Almacenes Pestéicos -001-2019-GAF-GG-P.VO0 TiTULO SEGUNDO DE LOS PROCEDIMIENTOS GENERALES Articulo 6" Definiciones: on i Seon, ~% ‘Almacén Central: Es el érea que depende de la Subgerencia de Logistica de la f*% Gerencia de Administracién y Finanzas de la Gerencia General del Poder _g Judicial, conforme a las normas legales vigentes, encargada de recepcionar, vertcar, registrar, custodiar en forma temporal, los bienes adquiridos, donados Yio transferidos @ la entidad, asi como, distribuios a quien corresponda en ndiciones éptimas de operacién yo funcionamionto ‘Aimacenes Periféicos: Son areas que dependen de la Administracién de tas Cortes Superiores de Justicia de la Repiblica y/o dependencias del Poder ‘Judicial a nivel nacional, que por razones de distancia y oportunidad, se hace necesario mantener en ellos determinado stock de bienes, encargadas de }_- ecepolonar, verifcar, registrar, custodiar en forma ternporal y abastecer los bienes @ las Unidades Organicas, Administratives y Judiciales de dicha Dependencia que tienen como finalidad registrar el ingreso, salida y saldos (no valorizado) por cada bien almacenado, reflejando el saldo en cantidades de estos bienes. Es de uso exclusivo y permanente del almacenero y debe ‘bicarse junto al grupo de bienes en ella registrados. S 4. Tarjetas Bincard: Denominactn que se daa as tarjetas de contol visible Kardex: Tienen como finalidad suministrarinformacién sobre el movimiento de entrada y salida de bienes del almacén, asi como, mostrar el valor Lnitaro y total de estos bienes, el mismo que se visvaliza en el sistema de Almacén, Ingreso de Biones al Almacén Central y Almacenes Periféticos: Los bienes adquitidos deben ingresar fisicamente al Almacén Central 0 ‘Almacenes Perifricos antes de ser utlizados, con excepclén de aquellos, {quo por su naturaleza, contenido y finalidad, son remitidos directamente al 6rgano soliitante 0 usuario, previa comunicacién ylo coordinacién con et rea de Almacén y la Subgerencia de Control Patrimonial y Saneamiento, ‘como corresponde, La documentacién sustentatoria debe obrar necesariamente en las almacenes citados.soe, regs? Reglamento para el Registra y Control de Bienes y Suminitras en al Alnacén Central yy Almacenes Perfericos R.00%-2013-GAP-GG-PJ.VO0 @. Existencias: Son los bienes que se encuentran almacenados con caracter temporal para su posterior distribucion al usuario final 2. Plazo de permanencia de los bienes de active en el Almacén Central y ‘Almacenes Periféricos: Los activos fos podrin permanecer en stock del ‘Aimacén Central y Amacenes Periféricos, por un periodo no mayor de sesenta (60) dias calendario, en resquardo de las condiciones éptimas de ‘operacién y/o funcionamiento, evitando el deterioro, depreciacién u ‘obsolescencia; asi como en resguardo de la garantia comercial, de ser e! caso, En caso de excederse dicho plazo, el encargado de! Almacén Central o det ‘Aimacén Periférico, al dia siguiente al vencimiento de dicho plazo, informara a la Subgerencia de Logistica en la sede central y al responsable do Logistica on la Corte Superior de Justicia, para la disposicién de los bienes, Documentos fuente quo utiizarén para el ingroso on of Almacén Central y Almacenes Periféricos 41) Orden de Compra-Guia de Internamiento: Documento a través del cual se formaliza la adquisicién de un bien, constituyendo a la vez ol {ormuiario indispensable para dar ingroso del mismo al almacén, este tiene incidencia contable. 2)Pedido de Comprobante de Salida - PECOSA por consumo: Documento a través del cual se materaliza la distibucion de los bienes ‘que salen del Almacén Central y Aimacenes Periéricas con destino al usuario final, accién que tiene incidencia contable defintiva. Se emite en ‘cuatro (04) juegos, cuya distibucién seré: dos (02) Juegos para el ‘almacén, un (01) juego para e! usuario y un (01) juego para vigilancia, los formutarios tendran su propio nimero correlative. '3) Pedido de Comprobante de Salida - PECOSA por Transferencia: Documento a través del cual se materializa la distbucién o despacho de los bienes que salen del Almacen Central con destino al Almacén Peritérico, asi mismo, de ser necesario, este formato también se utlizars fen casos de devolucion o transferencia de bienes -entre almacenes, accion que tiene incidencia contable a nivel de subcuentas, considerado ‘como una distribucién intema, Se emite en cuatro (04) juegos, cuya clatribucién serd: dos (02) juegos para el almacén, un (01) juego para el usuario y un (01) juego para viglancia, los formularios tendran su propio numero corelatvo, SENG, 4) Nota do Aluste por ingresos o Nota de Entrada Almacén (NEA): Documento mediante el cual se registra el ingreso de bienes al Almacén Central 0 Almacén Periférco por concepto distinto a la adquisicion efectuada a los proveedores nacionales yo inteacionales, estasReglamento para el Registro y Control de Blanes y Suministros en el Almacén Central y Aimacenes Pertéricos R-001-2013-GAF-GG-PJ.V0O pueden ser donaciones, Wraneferencias, alla de bienes, reingreso de bienes, devoluciones _y sobrantes de invenlario debidamente ssustentados; accién que tiene incidencia contable. Para la asignacion y distibucién de los bienes a nivel nacional la ‘Subgerencia de Logistica dispone: ‘Almacén Central, cuyo Ambito de atencién y competencia ccomprende a: ‘= Consejo Ejecutivo del Poder Judicial ‘+ Organo de Control institucional. © Procuraduria Pabica, * Gorencia General + Almacenes Periféricos @ Nivel Nacional Almacenes Periféricos, cuyo ambito de accién y ubicacién es el siguiente: + Corte Suprema de Justicia de la Republica, Cortes Superiores de Justicia de los Distritos Judiciales. + Oficina de Control de la Magistratura (OCMA), Articulo 6° Valuacién de Existencias En la valuacién de existencias, el método aplicado para los bienes que adquiere la Entidad sera el de costo promedio. Para el caso de los bienes de capital con valor unitario 0 superior @ un octavo (1) de la unidad Impositiva Trbutaria - UIT no es aplicable el costo promedio, debiéndose registrar y tramitar su distribucién con los valores de adquisicién yilo ingreso mediante donaciones, transferencias y otros.Reglamento para el Registra y Control de Bienes y Suministros en el Alnacén Central yy Almacenes Perfercos R.001-2013-GAF-GG-PJ.VO0 TITULO TERCERO DE LOS PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS CAPITULO! COMPETENCIAS DEL ALMACEN CENTRAL Y PERIFERICO so, oe, pag Anticuto 7° compatonias dol Alma & a. Registrar, conciiar, controlar y conducir et proceso de centralizacion y consolidacién del movimiento de las existencias, emitiendo reportes rmensuales de entradas, saldas y saldos de existencias. Central Veriicar que el registro de bienes contemple la correcta unidad de medida, cédigo del bien, metas, fuente de financiamiento y niveles de aprobacion establecidos en el Catdlogo de Bienes del Ministerio de Economia y Finanzas - MEF, ‘Cumplir estriclamente con la entrega de los reportes a la Subgerencia de Contabilidad, relacionadas con el movimiento del Almaosn Central y ‘Aimacenes Periférices, debiendo tener en consideracion o siguionte: 1) La fecha de cierte de movimientos de ingresos, salidas y saldos mensuales del Almacén Central, seré el timo dla laborable de cada 2) Remitr via correo electidnico, el dltimo dia de cada mes; los reportes de saldos de bienes de los Almacenes Periféricos al Almacén Centrat Y posteriormente dicha informacién por conducto regular los 3 primeros dlas habiles del siguiente mes para su consoidacién y remisién de ‘Saldos del sistema a la Subgerencia de Contablidad dentro de los 5 dias habiles después del ciere. 3) Efectuar oportunamente la reposicion o soiicitud de los bienes (Anexo N*1), teniendo en cuenta el stock minimo de seguridad, a fin de ‘mantener la continuidad del abastecimiento. Veriicar con el requerimiento del usuario final ylo cuadro de cistribucién los datos consignados en el Pedido de Comprobante de Salida ~ PECOSA, especialmente referente al nombre (nombres y apelidos) y dependencias dol destinatario 0 usuario final, quien efectia y suscrive la PECOSA. Efectuar la entrega de! bien adquirido al usuario final dentro del plazo de diez (10) dias habiles de! ingreso al Almacén Central con el correspondiente Pedido Comprobante de Salida -PECOSA.Reglamento para el Registro y Control de Blanes y Suministros en el Almacén Central y Amacenes Perfercos R-001+-2010-GAF-GG-P..V00 Articulo 8° Compotoncias de los Almacenes Periéricos ‘a, Registrar, conciliar y controlar el movimiento de las existencias, emitiendo reportes mensuales de entradas, saldas y saldos de existencias. . Informar el saldo de existencias mensuales al Almacén Central de la Subgerencia de Logistica, debidamente frmados por los responsables, a excepcién del mes de diciembre cuya fecha de cierre serd comunicada en la respectiva Cartila del Inventario Anual. Efectuar oportunamente fa solicitud de reposicion de bienes teniendo en cuenta el stock minimo de seguridad Verticar los datos consignados en el Pedido de Comprobante de Salida - PECOSA, especialmente referente at nombre (nombres y apelidos) y dependencias del destinatatio o usuario final, quien efectia y suscribe la PECOSA. Efectuar la entrega del bien adquirido al usuario final dentro del plazo de diez (10) dias. ables, teniendo en cuenta la fecha de ingceso al Almacén Peritéico con el correspondiente Peddo Comprobante de Salida - PECOSA. Remit los reportes mensuales del cierre del movimiento y saldos de los ‘Almacenes Periféricos dentro de los tres (03) primeros dias al Almacén Central, por coreo electrénico, via regulacién con documento, cAPITULO It RECEPCION Y DISTRIBUCION DE BIENES POR EL ALMACEN CENTRAL Y ALMACENES PERIFERICOS Ingresar el bien adquifido sobre la base de su correspondiente orden de compra-guia de intemamiento, debidamente comprometda en el SIAF, guia de remisién, solictud de bienes (Anexo N°t) y factura, afin de veriicar {que coincidan en su contenido. Los bienes en custodia temporal en los respectives almacenes, deben encontrarse registrados en las respectivas tarjetas de control visible deReglamento para el Regietra y Conta de Bienes y Suminisras en el Almactin Central y Almacenes Petféricos F-001-2013-GAF-GG. yoo ‘exstencias ~ Bincard (Anexo N°2), segan datos ds la Orden de Compra y otros; asi come, en el modulo informatica instalado, © Si por ef némero y caracteristicas de los bienes recepcionados fuera ‘necesario contar con mayor tiempo para efectuar la veriicacion y contol de calidad; el responsable del Almacén Central ylo del Almacén Periférico Suserbin la guia repost dando contrmidad slo al mero se Bos sting, Yeo bio redo rao ° FEE, carte 10 veencon Cortes ‘Tratandose de bienes que por sus caracteristicas ameritan ser sometidos a pruebas de conformidad, éstas serdn dadas, segin contrato, por las areas esponsables, reas solicitantes 0 Areas especialzadas de la Gerencia BAP General, que deberin ser remitidas al Almacén dentio de siete (07) dias abies. 4D igual manera daberdn prooeder los Jefes de las Oicinas de Adminitracién Pre %_,_ Distal de os Cores Superioes de Jusicia y dependencas que lspongan de Sea §2= un Amacén Pentrio. » (Los bienes que no cuenten con las especificaciones técnicas dadas por el érea Usuaria y/o solcitante, no seran recepcionados, dandole el plazo establecido en el contrat, para que realice el respectivo cambio de acuerdo a lo solicitado, caso contrario, se informara a la Subgeroncia de Logistica para las acciones correctivas pertinentes. ‘Articulo 11° Del ingreso de biones activos ‘Para el ingreso de bienes actives al Almacén Central y Almacenes Periéricos se coordinara con la Subgerencia de Control Patiimonial y Saneamiento, remitiendo dentro de los cinco (05) primeros dias ities de cada mes copias de Jas Ordenes de Compra, copias del expediente de contatacién, Guia de +, Remision, Factura y la correspondiente Pecosa Articulo 12" Del ingreso de bienes adquiridos a través do convenios Internacionales ylo provenientes de donaciones Dobe registrar el ingreso del bien mediante Nota de Entrada al Almacén (NEA), correspondiéndole a la Subgerencia de Control Patrimonial y Saneamiento entregar los siguientes documentos:Reglamento para el Regisvo y Control de Bienes y Suministros en el Almacén Central yy Almacenes Petfércos R001-2013-GAF-GG-PJ.VOO @ Copia de la Resolucién Administrativa del Poder Judicial aceptando la transferencia y/o donacién. b. Acta de Entrega-Recopcién cc. Relacién valorizada en nuevos soles de los bienes a registrar (hoja de trabajo debidamente codticado y con la unidad de medida de acuerdo al Catalogo de Bienes), x4. Otros documentos complementarios Articulo 13° De los requerimientos Los requerimientos de bienos formulados por las lferentes unidades orgénicas de la Gerencia General del Poder Judicial erin aprobados por la Subgerencia de Logistica Los requerimientos de las dependencias y/o juzgados de las Cortes Superiores. de Justicia serin aprobades por la Administracién de la Corte sogin dieponiblidad de existencias con la correspondiente Solictud de Bienes (Anexo nen) Articulo 14° De los despachos Estos se materializaran con la entrega de los bienes a través del medio de transporte autorizado mas conveniente. El documento fuente para este procedimiento es el Pedido de Comprobante de Salida por Transferencia - PT (Anexo N°) 0 Pedido de Comprobante de Salida por Consumo -PC (Anexo 1N°5), segdin corresponda. Los despachos que efectie ef Almacin Central con destino a fos Almacenes | Peritéricos obedecen a lo siguiente: Por reposicion de stock © atencién extraordinaria, eegin requerimionto aprobado por la Subgerencia de Logistic, Por distribucion de bienes programados, segin las metas (o dependencias) descritas en la Orden de Compra para la adquisicion de bienes como resultado de Lictacién Publica u otros procesos.Reglamento para el Regio y Contr! de Blenes y Suminisros en el Almacén Central yy Almacenes Petféricos R001-2013-GAF-GG-PJ-OO caPiTULO mI DOCUMENTACION SUSTENTATORIA DE LAS ORDENES DE COMPRA Articulo 15° Ordenes de Compra de las Cortes Superiores. aon, 08 Jefes de las Oficinas de Administracion Distal de las Cortes Superiores iesentS4, de Justicia a nivel nacional remit las Ordenes de Compra documentadas, £53; drecamone ala Subgrencia do Conable cons sglries ado ae por el encargado del Almacén Periférico y el Jefe de la Oficina de ,, Ramisteatn Os (BET b. Conificado de Créto Presupuestaro. Pe catenin gran Requerimiento del area usuaria, Estudio de posbildades que oftece el mercado, CCuadro de fquidacién Especiicacones técnicas Consulta RUC. Conformidad del area usuarla (Lictacién Publica, AMC, ADS; ADP), de ‘acuerdo al contrato y a la Ley de adauisiciones. La Conformidad de las comoras directas de bienes, en la cual no se aplica ala Ley de Adqulsiciones solo firma del encargade del Almacén Central en la Guia de Remisién. Articulo 16° Ordenes de Compra de la Gerencia Genoral A f EI area de Almacén Central tramitard directamente a la Subgerencia de Sjulin? Contabldad las Ordenes de Compra ingresadas y documentadas con los © siguientes listados: 1a, Formato de Ingreso a Almacén-Orden de Compra documentada, firmado porel encargado del Almacén Central. “tb. Certicado de Crédit Presupuestario. aReglamento para el Resisko y Control de Bienes y Sumiisos en el Almacén Cerra yyalmacenes Pertercos 0082019. GAF-G-PL-VOO © Cotizacién ganadora. 4. Requerimiento del droa usuaria, 8. Estudio de posibllidades que oftece el mercado. f. Cuadro de iquidacién Especiticaciones técnicas, Consulta RUC. Conformidad det area usuaria (Lictacién Publica, AMC, ADS; ADP y otros), de acuerdo al contrato ya la Ley de adquisiciones. La Conformidad de las compras directas de bienes, en la cual no se aplica a la Ley de Adquisiciones solo firma el encargado del Almacén Central en Ia Gula de Remisién. Articulo 17° Documontacién sustentatoria de las Ordenes do Compra a nivel Nacional para su remisién a la Subgerencia de Contabitidad Las Ofcinas de Adminisracion Distal de las Cortes Superiores de Justicia ylo el Area de Almacén Centra dela Subgerencia de Logistica deberan remit la Subgerencia de Contabildad tas Ordenes de Compra debidamente documentadas de acuerdo al siguiente detale: 2. Orden de compra numerada, fechada y con la impresién del nimero de referencia del proceso de seleccén, con numeracion de SIAF, debidamente firmada y selada, en caso de la Gerencia General por el Subgerente de LLogistca, el encargado del Area de Bienes y del Almacén Central y de ser «1 caso de ls Almacenes Periférios el encargado de Almacén, encargado de Logistica ylo Administrador con la firma y fecha de notficacion al proveedor de la Orden de Compra b. Gula de Remisién, debidamente sellada y fimmada por et encargado del ‘Almacén Central ylo Almacén Periférico, segin correspond ©. Factura, cuyo monto debe coincidr con el detalle de la Orden de Compra y Guia de Remisién. Documentacién sustentataria de acuerdo a Formato de Verificacién de Documentos. (Anexo N°) Formato de Ingreso a Almacin-Orden de Compra Documentada,Reglamento para el Registro y Control de Bienes y Suministos en el Almacén Central yAlmacenes Petificos R001-2013-GAF-GG-P4.V00 Genticado de Greate Presupuestaro, caPiTULO IV CONTROL Y PROHIBICIONES Articulo 18° La Subgerencia de Logistica, las Oficinas de Administracion Distrital de las Cortes Superiores de Justicia y de las dependencias que ‘cuenten con Almacén Periférco, serdn las encargadas de supervisar los bienes ‘adquiriéos, mecanismos de almacenamiento, registro, control y distibucién de estos. Articulo 19° La Subgerencia de Contablidad efectuard inventarios al Almacén Central y Almacenes Periféricos en forma pariédica y sin previo aviso. Articulo 20° El Almacén Central controlar la recepcién o internamiento, previa Veriicacién, registro, control y custodia de los bienes adquiridos por la ‘Subgerencia de Logistca; asi mismo, supervisara el manejo de los Almacenes Perifericos a través de la documentacién sustentatoria; de acuerdo a la ® programacién pre establecida de visitas inopinadas y ta disponibilidad presupuestal respectiva; correspondiéndole consoldar la informacién a nivel dol Pliego Presupvestario del Poder Judicial Articulo 21° Los requerimientos de bienes se canalizarin dnica y exclusivamente a través de las respectivas Oficinas de Administracién Distital de las Cortes Superiores de Justicia o las que hagan sus veces en las ddependencias que cuentan con Almacén Periferico, xe Articulo 22° El Almacén Central efectuard los despachos directamente @ la "Oficina de Administracién Distrital de cada Corte Superior de Justia, a través de su Almacén Periférico, evitando que estos bienes tengan coma destino otras dependencias dentro del ambito de aceién de las Cortes Superiores de Justicia, ffl, ex09pC;EN de aquellos bienes que, por su naturaleza © earacterstica *particular, sean necesarios enviaros drectemente al usuario. 16Reglamento para el Registro y Control de Bienes y Suministros en el Almacén Central yAlmacenes Pertricos R001-2013-GAF-GG-PJ.VOO ‘Articulo 23° Bajo ningun motivo se provedera a Ia elminacién de la Nota de Ingreso y et Pedido de Comprobante de Salida -PECOSA, lo que si se podré dar es la anulacién de las mismas conservando su respective nimero correlatvo, sriung, Aticulo 24° Para el caso de bienes duradeos, ales come: engrapadore, coieg pereradores, leas y ovr: losrequtiniete, slo odin se tendon con nt [adobe suianacn é Articulo 25" Los formulatios: Pedido Comprobante de Salida por Transferencia y Pedido Comprobante de Salida por Consumo, tendran cuatro (04) juegos, cuya distibucién sera: Dos (02) juegos para el Almacén, un juego para el usuario y un juego para vigilancia; los formularios tendran su propio ‘ndmero correlative generados por el Médulo de Almacén, ‘Articulo 26° Los Jefes de las Oficinas de Administracion de los Distrtos Judiciales designaran un responsable del Almacin Periférico, el cual s6lo desempertard funciones propias del Almacén, TITULO CUARTO DEL INVENTARIO FISICO A LAS EXISTENCIAS any capiTULo! INVENTARIO Articulo 27° La verificacién fisica de las existencias de los bienes almacenados, debe reslizarse tanto en el Almacén Central como en los Almacenes Peritrces, apreciando su estado de conservacién, deteriora y Condiciones de seguridad a través de los Inventarios, que podran ser a. Inventario Masivo, comprende la vetificacién fisica de las existencias almacenades. Forma parte del Inventario Fisico General y se efectia cerrando las operaciones de! almacén por uno o varios dias de acuerdo al ‘caso, como minimo una vez por afio ya que sirve de sustento a los estados financieros,Reglamento para el Registro y Control de Bienes y Suministros en el Amacén Central yAlmacenes Peticos R001-2013-GAF-GG-PJ.V00 Do Inventario Selectivo, comprende la vetficacion de un grupo de existenclas previamente seleccionadas. Se realza periédicamente o cada vez que sea necesario comprobar que los registros de stock se mantengan al dia, ‘completos y exactos: y que concuerden con las tarjetas de control visible de almacén -Bincard (Anexo N°2) y las tarjetas de existencias valoradas - kardex (Anexo N°3), Se realiza sin paralzar las actividades de almacén. “i Inventario actuard de acuerdo a la normativa vigente, considerando: sea 8. Si el faltante es por robo o sustraccién [BEEP sett sprmena v Sie faltante es por negligencia CAPITULO I FORMAS DE EFECTUAR EL INVENTARIO Articulo 29° Sobrantes del Inventario: Es el procedimiento que consiste en la incorporacién fisica contable del grupo de existoncias que estén en condicién de sobrantes de inventario, como .consecuencia de la concilacién entre los reportes de existencias y el inventario © veriicacion fisica. Para ello se debe proceder de la siguiente manera: a. Determinar el oxigen, principalmente entre as siguientes causas: | 41) Documentos fuentes no registrados en las tarjetas de existencias eb vvaloradas 0 Bincard (Anexo N°2). § ety 2) Bienes entregados en menor catidad a ta autorzada en el respectivo Pedido Comprobante de Salida - PECOSA, 8) Entrega de un bien similar en ugar def que figura en el sobrante, En el caso que el origen de los sobrantes de inventario ge deba a las dos (2) primeras causas indicadas en el Iiteral anterior, éstos se incorporan en los registros de existencias formulando la respectiva Nota de Entrada de ‘Almacén (NEA), con la documentacién sustentatoriaReglamento para el Registro y Control de Bienes y Suministros en el Alnacén Central y Aimacenes Perericos R-001-2013-GAF-GG-PJ.V00 © Cuando 16s scbrantes tienen su origen en la enirega de un bien similar en lugar del sobrante, implica que la misma cantidad del bien sobrante debe figurar como faltante en bien similar entregado, En este caso realizard el ajuste respectivo en el Kardex (Anexo N°3) anulando las salida del bien sobrante, la misma que serd sustentada con el informe de la Comisién de \Verificacién de Inventario Final; previo inicio de la determinacién de responsabiidades. Asimismo, se registraré la salida del bien faltante, on oat i _Jatticulo 20° Faltantes del Inventaric "tase En el caso que como consecuencia de la conciliacién entre los registros de fexistencias y el inventatio fisico realizado se determinen bienes faltantes, la Comision de Verificacién actuard de la forma siguiente Faltante por robo 0 sustraccién: Organizaré un expediente de las Investigaciones realizadas acompafiadas de la denuncia_polical correspondionte, Faltante por merma: Traténdose de bienes, sélidos o liquidos, que por su naturaleza se volaiizan, seré aceptada siempre y cuando esté dentro de la tolerancia establecida en la norma técnica respectiva, Cuando la merma ‘curra por accién de animales depredadores, la Comisién de Veriicacion informara sobre si la merma se debe estrictamente a esta causa, segin Resolucién Jefatural N° 335-INAP- 1990 que aprusba el Manual de Almacenes de! Sector Publica ©. Faltante por negligencia: El responsable de almactn, el servidor © servidores a cargo de la custodia de los bienes, son responsables tanto pecuniaria come adminitrativamente de ocurtiruna pérdida capituLom BAJA DE EXISTENCIAS DE ALMACEN Articulo 31%. Se dard de baja a los bienes que como resultado del inventario fisico general estén considerades para tal proceso, Los bienes fungibles siniestrados que se encuentran en completo estado de inutiidas. La merma producida en las existencias por efecto de volatiizacién © por accion de animales depredadores. 19Reglamento para el Regisvo y Control de Bienes y Suminisras en el Almacén Central y Almacenes Pertéricos R-001-2013-GAF-GG-P-VO0 ‘& Los bienes perdidos por robo o sustraccion. 4d. Bienes que por su vencimiento o su estado de descomposicion no son recomendabies para el consumo humane. ©, Existencias que reflejan poca rotacién por el espacio mayor de un (1) afo como minimo, segtin movimiento mastrado en la Tarjeta de Control Visible de Almacén (Bincard), _g Articulo 32° La baja es aprobada mediante Resolucién Administrativa por el Gerente de Administracion y Finanzas y se sustenta en la forma siguiente: Para jos bienes fungibles siniestrados que se encuentren en completo estado de inutiidad y merma producida en las existencias por efecto de volatiizacién 0 por accién de animales depredadores, se sustentar con el informe tcnico que calfica su estado de inutldad. En los casos de bienes percides por robo o sustraccién, se acomparia con el informe de la Comision de Inventario, el expediente de las Investigaciones realizadas y la denuncia polcial correspondiente En el caso de bienes que por vencimiento 0 su estado de descomposicin no son recomendables para su consumo, se adjunta el Informe Saniterio respectivo y el Informe del Organo de Control Insitucional, con el propésito do destindar responsabilidades; de ser el caso Resuelta la baja se registra informa y sustenta su salida con la Resolucion respectiva DISPOSICIONES FINALES. Primera.- El inventario final debera contener todos los bienes de almacén, suministrs y activo. ‘Segunda.- El inventario de los Almacenes Periféricos debera consolidarse con el Inventario del Amaoén Centra y remitise a la Subgerencia de Contabilidad. Tercera.- La Gerencia de Informética de la Gerencia General, sera ta responsable de optimizar el sistema informatica del Médulo de Almacenes, g Joy, desarrolando apicatives que permitan mejorar el registro y contro! del “suministro de bienes por el Almacén Central y Almacenes Periféricos, asi como siformizar a informacion y a obtoncién de reportes de gestion. 20Reglamento para el Registro y Control de Bienes y Suminisros en el Almacén Central yAlmacenes Perfericas R-001-2019-GAF-GG-P.VO0 Zaina bindar of sopone Wenico @ fa Ge mantener garanzar el fn propuesoy aprovecha l mame os recursos tecnoegios de a til, CCuarta,- El responsable de Aimacén Central yio del Almacén Periférico, tiene la responsabilidad de informar a la Subgerencla de Logistica de la Gerencia de Administracion y Finanzas y Jefes de las Ofcinas de Administracion de los Distitos Judiciales, segin corresponda, sobre el incumplimiento del presente Reglamento que involucren la seguridad y custodia de los bienes almacenados. ANEXOS |ANEXO 1": Sofctus de Bienes |ANEXO 2": Tayjeta de Contral visible ~Bincard, [ANEXO 3°: Kardx ANEXO 4 Pedido de Comprobante de Salida ~Trancferencia, ANEXO 5": Pedio de Comprobante de Salida ~ Consumo. ANEXO 6° Formate de Verficacién de Documentos — Compa. ANEXO 7": Flujo de Ingreso de Bienes y Actvo Fijo al Amnacén ANEXO 8°: Ingreso de Bienes por Insttuciones Extranjoras. [ANEXO 8": Ingreso de Bienes adquiidos a raves de Converios Internacionales, ANEXO 1 Salida de Materiales del Almacén Central. nnReglamento para el Registro y Control de Bienes y Suminstros en el Almacén Central yAlmacenes Peiféricos R-00-2013-GAF-GG-PL-VO0 “ANEXO NT Bip} no Bat rece oe ANEXO N'2 2Reglamento para el Registro y Control de Bienes y Suministos en el Amacén Central yy Almacenes Perificos R-001-2013-GAF-6G-P).V00 TARJETA DE CONTROL VISIBLE BINCARD (CONTROL VISIBLE DE ALMACEN [cooreo: [UNIDAD DE WEDIOR COMPROBANTE TOVITENTOS Fecia |~“aase_[_W[ENTRADAT AUDA | SAIDO 2FReglamento para s! Registro y Control de Bienes y Suministros en el Almacén Central yy Almacenes Perfércos R-001-2013-GAF-GG-P1-VO0 ANEXO NS.Reglamento para el Registro y Control de Bienes y Suminisros en el Almacén Central yAlmacenes Perfericas R-004-2013-GAF-GG-PJ.VO0 ANEXO N°4 PEDIDO DE COMPROBANTE DE SALIOA ‘TRANSFERENCIAReglamento para el Registro y Control de Bienes y Suministros en el Ainacén Central yAlmacenes Peifricos R004-2018-GAF-GG-P.VOO ANEXO N°S PEDIDO DE COMPROBANTE DE SALIDA 26Reglamento para el Registro y Corirl de Bienes y Suministros en el Alnacén Central y Almacenes Periericos . R.001-2013-GAP-GG-PJ.V00 ANEXO N's FORMATO DE VERIFICACION DE DOCUMENTOS -COMPRA 1 en ena o Piet de Raspcn y Cavern Baa aT Se Raat cpr Oden de Cnpato aon ce | C] Broan 1: cla caesar poweerymmsenaapm ||) sre yoo donate ap aaa SOT seyret Roe Pevedr fletl qv8 lcm xed sa, any al Put de unui: ps econo pea oo [co vote a [Ais e cananis de Baa a fob enpecemnae er] | Cl a [sai nae acon _ (ia Coen eC Pena o 7 1c de mis strep y acai 6S] | CI a a a [ews Sanat eagmeosdemeaers| CI a S-inys ss cam a pe en tect cee egite EVEN PR CONTABNAD ennreman [Samora oasis eyReglamento para el Registro y Control de Bienes y Suminisros en el Almackn Central yy Almacenes Perfericos -001-2013-GAF-GG-PJ.VO0 |ANEXO N'7 FLUJO DE INGRESO DE BIENES Y ACTIVO FUO AL ALMACEN FLUO DE INGRESO DE BIENESY ACTWO FLO AL ALNACEN i Peay Logs PROVEEDCR (CONTROL PATRNOWALReglamento para el Regletroy Control de Blanes y Sumiitras en et Almacén Central y Amacenes Pestérica -001-2013-GAF-GG. ANEXO NS 29Reglmeno para Resa y Corto de Benes y Suinsvos ent Amacén Centra vyAlmacenes Pe Rrooraots-car-oo2-vo0 "ANEKO WSReglamento para el Registro y Control de Bienes y Suministos en ol Amacén Central yAlmacenes Peificos R001-2015-GAF-GG-PJ.VOO “ANEXO NG SALIDA DE MATERIALES DEL ALMACEN CENTRAL a