PAE EN DIRECCIÓN AVANZADA

DE PROYECTOS

GESTIÓN DE STAKEHOLDERS Y
DE CALIDAD EN PROYECTOS

“PLANIFICACIÓN DE LA CALIDAD DE
PROYECTOS”

Docente: Edilberto Casas Urrunaga, ING, MPM, PMP

 INDICE

1. INTRODUCCIÓN
2. MAPA DE PROCESOS
3. ENTRADAS
4. HERRAMIENTAS
5. SALIDAS

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“Un plan no es nada,
pero la planificación
lo es todo”

(Dwight D. Eisenhower)
 INTRODUCCIÓN MAPA DE PROCESOS ENTRADAS HERRAMIENTAS SALIDAS

SITUACIÓN N°01:

El Project Manager de un proyecto denominado

“chico” decide que algunos entregables del plan de
gestión que no se elaborarán dado que hay áreas de
conocimiento más importantes que otras. Luego de un
tiempo él mismo evalúa el progreso de las métricas de
calidad dado que es un experto técnico sobre el tema.
¿Qué impacto tendrá esta situación sobre el proyecto?

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SITUACIÓN N°02:

Se inicia un proyecto muy similar a uno finalizado

hace un par de años. El PM del nuevo proyecto decide
tomar como referencia el plan de gestión del anterior,
sin embargo, se realizan muy pocos cambios respecto
al plan de gestión que se está incorporando. ¿Qué
impacto tendrá esta situación sobre el proyecto?

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SITUACIÓN N°03:
Se inicia un proyecto para el desarrollo de un
producto de innovación. Debido a que el entregable
principal del proyecto es dicho ‘producto’, el plan de
gestión de la calidad es muy detallado y específico en
el control de la calidad, e incluso en el aseguramiento
de la calidad referente al producto; sin embargo, se
obvia el plan de mejoras de procesos. ¿Qué efectos se
prevén debido a esta decisión?

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2.1. PROCESO “PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LA CALIDAD”

ÁREAS DE GRUPOS DE PROCESOS
CONOCIMIENTO
INICIACIÓN PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN MONITOREO & CONTROL CIERRE

Supervisar y controlar el
INTEGRACIÓN Desarrollar el acta de Desarrollar el plan para la dirección Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto Cerrar el proyecto
constitución del proyecto del proyecto trabajo del proyecto Realizar el control integrado o fase
de cambios
Planificar la gestión del alcance
ALCANCE Recopilar requisitos Validar el alcance
Definir el alcance Controlar el alcance
Crear la EDT
Planificar la gestión del cronograma
Definir las actividades
Secuenciar las actividades
Estimar los recursos de las
TIEMPO actividades Controlar el cronograma
Estimar la duración de las actividades
Desarrollar el cronograma
Planificar la gestión de los costos
COSTOS Estimar los costos Controlar los costos
Determinar el presupuesto

CALIDAD Planificar la gestión de la calidad Realizar el aseguramiento Controlar la calidad

de la calidad
Adquirir el equipo del
proyecto
RECURSOS Planificar la gestión de los RR.HH. Desarrollar el equipo del
HUMANOS proyecto
Dirigir el equipo del
proyecto
Planificar la gestión de las Gestionar las
COMUNICACIONES comunicaciones comunicaciones del Controlar la comunicaciones
proyecto
Planificar la gestión de los riesgos
Identificar los riesgos
RIESGOS Analizar cualitativamente los riesgos Controlar los riesgos
Analizar cuantitativamente los riesgos
Planificar la respuesta a los riesgos

ADQUISICIONES Planificar la gestión de las Efectuar las adquisiciones Controlar las adquisiciones Cerrar las
adquisiciones del proyecto adquisiciones
Identificar a los Planificar la gestión de stakeholders Gestionar las relaciones Controlar la relación con los
STAKEHOLDERS stakeholders con los stakeholders interesados

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2.2. DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS

4.2
Desarrollar el plan
para la dirección * Plan para la
del proyecto dirección del
proyectos * Actualizaciones a los Documentos del
documentos del proyecto
proyecto

13.1
Identificar a los
interesados

¨* Registro de interesados
8.1.
11.2.
Planificar la * Plan de gestión
de la calidad Identificar los
gestión de la
5.2 riesgos
calidad
Recopilar * Factores
requisitos ambientales de la * Listas de
empresa verificación
* Activos de los * Métricas
de calidad de calidad
* Documentación de requisitos procesos de la
organización

11.2.
* Plan de mejoras
Identificar los del proceso
riesgos
8.2.
8.3
* Registro de riesgos Realizar el
Controlar la
aseguramiento de
calidad
la calidad

Empresa
/Organización

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2.3. ENTRADAS, HERRAMIENTAS Y SALIDAS

HERRAMIENTAS Y
ENTRADAS SALIDAS
TÉCNICAS
• Plan para la dirección • Análisis costo • Plan de gestión de la
del proyecto beneficio calidad
• Registro de • Costo de la calidad • Plan de mejoras del
interesados • Siete herramientas de proceso
• Registro de riesgos la calidad • Métricas de calidad
• Documentación de • Estudios comparativos • Lista de verificación
requisitos • Diseño de de calidad
• Factores ambientales experimentos • Actualizaciones a los
de la empresa • Muestreo estadístico documentos del
• Activos de los • Herramientas proyecto
procesos de la adicionales de
organización planificación de la
calidad
• Reuniones

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3.0. ENTRADAS

PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO

Líneas base: Alcance (criterios de aceptación), Tiempo y Costos (medidas de
desempeño en tiempo y costos aceptadas).

REGISTRO DE INTERESADOS
¿Que interesados tienen un interés particular o impacto en calidad?

REGISTRO DE RIESGOS
Amenazas y oportunidades que pueden impactar en los requisitos de calidad.

FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

Regulaciones, reglas, normas y pautas especificas para un área de aplicación,
condiciones de trabajo que puedan afectar la calidad en el proyecto.

FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

Políticas, procedimientos y pautas de calidad, política de calidad, lecciones
aprendidas, etc.

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4.0. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

ANÁLISIS DE COSTO BENEFICIO

Evaluar los principales beneficios de cumplir con los requisitos de calidad (menor
reproceso, mayor productividad, menores costos y mayor satisfacción de los
interesados) versus realizar la actividad de calidad. La elaboración de un Caso de
Negocio es una buena practica para comparar los beneficios esperados vs los
costos relacionados a la actividad de calidad.

COSTO DE LA CALIDAD
Es el costo total de todos los esfuerzos para alcanzar la calidad del producto o
servicio.
Pero, el costo de un proyecto también incluye desperdicios (WASTE), lo cual es el
resultado de una debilidad o carencia de un programa de calidad (a este costo se
le suele denominar Costo de No Calidad)
Reconocer ambos costos, promueve el cambio hacia la calidad.

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4.0. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Podemos clasificar los costos de la calidad en:

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4.0. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

SIETE HERRAMIENTAS DE LA CALIDAD

Las siete herramientas básicas de calidad (a veces llamadas las herramientas
7QC) son las siguientes:

• Diagrama de causa y efecto

• Diagrama de flujo
• Hoja de chequeo
• Diagrama de Pareto
• Histograma
• Diagrama de control
• Diagrama de dispersión

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4.0. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

ESTUDIOS COMPARATIVOS
Esta técnica involucra revisar otros proyectos para obtener ideas para mejorar el
proyecto actual y para proveer una base (o estudio comparativo) para la medición
del desempeño de la calidad.

DISEÑO DE EXPERIMENTOS
Esta técnica utiliza la experimentación para determinar estadísticamente qué
variables mejorarán la calidad. El DOE es una técnica rápida y precisa que te
permite cambiar sistemáticamente todos los factores importantes de un proceso,
y ver cuáles combinaciones tienen un impacto óptimo en los entregables del
proyecto.

Por ejemplo, en el caso de la fabricación de puertas, los diseñadores podrían

utilizar el DOE para determinar cuál combinación de materiales, estructura y
construcción producirá el producto de mejor calidad. Realizar el DOE puede
ayudar a reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para descubrir las mejores
condiciones para producir un entregable de calidad. Una alternativa al DOE
serían los experimentos individuales para cada variable de un proceso para
evaluar su impacto en la calidad, pero esto puede llevar tiempo y puede hacer
que se pasen por alto interacciones entre variables.

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4.0. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

MUESTREO ESTADÍSTICO
Es mejor tomar una muestra de una población si crees que no hay muchos
defectos o si estudiar el total de la población podría:
• Tomar demasiado tiempo
• Costar demasiado
• Ser demasiado destructivo

El tamaño de la muestra y la frecuencia de las mediciones se determinan como

parte del proceso Planificar la Gestión de la Calidad y el muestreo en sí se realiza
durante el proceso Realizar el Control de Calidad. Recuerda que el muestreo
estadístico también puede realizarse para las actividades de dirección de
proyectos. Por ejemplo, inicialmente puedes chequear el estado de puntualidad
de 5 de las 50 actividades de un grupo. Si encuentras polémicas en esos 5,
puedes suponer que habrá más polémicas en las 45 actividades restantes.

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4.0. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

HERRAMIENTAS ADICIONALES DE PLANIFICACIÓN DE LA CALIDAD

Hay muchas otras herramientas y técnicas que puedes utilizar para identificar los
estándares, procesos y métricas existentes, o para crear nuevos. La tormenta de
ideas, por ejemplo, puede ayudar a identificar formas nuevas o existentes de
medir la calidad, y las métricas o los procesos que se deben utilizar. Los
resultados de una sesión de tormenta de ideas pueden limitarse y priorizarse
mediante la técnica de grupo nominal. Además, el análisis del campo de fuerzas,
una técnica de análisis y presentación estructurados, te permite evaluar las
ventajas y las desventajas de diversos aspectos del plan de gestión de la calidad.

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5.0. SALIDAS

PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Es importante recordar que el propósito del proceso “Planificar la gestión de la

calidad” es determinar qué es la calidad y establecer un plan para gestionar la
calidad.

Este plan es llamado plan de gestión de la calidad. Hay muchos diferentes

ejemplos de planes de gestión de la calidad. En su mayoría incluyen lo siguiente:

- Las prácticas y los estándares de calidad que aplican al proyecto

- Quién estará involucrado en gestionar la calidad, cuándo y cuáles serán sus
labores específicas.
- Qué procesos se seguirán para ayudar a garantizar la calidad
- Revisión de las decisiones pasadas para asegurarse de que sean correctas
- Las reuniones que se llevarán a cabo con respecto a la calidad
- Los informes que analizarán la calidad
- Qué métricas serán utilizadas para medir la calidad
- Qué partes del proyecto o entregables serán medidos y cuándo

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5.0. SALIDAS

PLAN DE MEJORAS DEL PROCESO

Como director de proyectos, no sólo debemos saber cuáles son los procesos del
proyecto y crear procesos adicionales según sea necesario, sino que también
debemos mejorar los procesos que están en uso en el proyecto.

Este plan de análisis y mejoras de estos procesos se llama plan de mejoras del
proceso y se convierte en parte del plan para la dirección del proyecto. El plan de
mejoras del proceso ayuda a ahorrar tiempo al analizar los procesos para
encontrar formas de aumentar la eficiencia y prevenir problemas. También ahorra
dinero e incrementa la probabilidad de que el cliente quede satisfecho.

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5.0. SALIDAS

MÉTRICAS DE LA CALIDAD

El director de proyectos debe saber cómo va el proyecto y ser capaz de

determinar cuándo solicitar cambios. La única manera de lograr esto de manera
efectiva es determinar las métricas por adelantado. Esto significa que el director
del proyecto debe pensar en las áreas del proyecto que son importantes para
medir y (en la mayoría de los casos) decidir qué medición es aceptable. (Consulta
lo mencionado anteriormente sobre los límites de control).

Los siguientes son algunos ejemplos de métricas de calidad:

- El número de cambios (para ayudar a medir la calidad del proceso de
planificación para la dirección de proyectos).
- La variación relacionada con la utilización de recursos.
- El número de acciones que no pasaron la inspección.
- Las variaciones del peso de un producto producido por el proyecto comparado
con el peso planificado.
- El número de errores encontrados en un software que está siendo
desarrollado como parte del proyecto.

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5.0. SALIDAS

LISTA DE VERIFICACIÓN DE LA CALIDAD

Es una lista de acciones para inspeccionar, una lista de pasos a ser realizados o
una imagen de la acción a ser inspeccionada, con un espacio para anotar
cualquier defecto encontrado. En el proceso “Planificar la gestión de la calidad”,
estas listas de control se crean con referencia a los criterios de aceptación
definidos en la línea base del alcance.

En el proceso “Realizar el control de calidad”, las listas se utilizan para controlar

la calidad de los entregables. Si bien la hoja de chequeo descrita anteriormente
es un tipo de lista de chequeo, recuerda que su objetivo principal es recopilar
datos; la lista de control de calidad tiene como fin ayudar a verificar que se haya
realizado una acción requerida o que se haya incluido un elemento.

ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO

Este proceso, como cualquier otro, puede afectar la documentación existente del
proyecto. La planificación es iterativa. Como resultado de la planificación de
calidad, es posible que vuelvas atrás y cambies información acerca de los roles
asignados al proyecto, los interesados que son significativos para el esfuerzo de
la gestión de la calidad, el trabajo a ser realizado en la línea base del alcance, las
definiciones en el diccionario de la EDT, los costos asociados con el trabajo y los
riesgos del proyecto.

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