SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

GUÍA DE APRENDIZAJE
Código: F004-P006-GFPI versión: 01
Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional
Integral

GUÍA DE APRENDIZAJE N° 04

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

Programa de Formación: Código: 122121

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA Versión: 2
Nombre del Proyecto:
INTERVENCIÓN EN PROCESOS OPERATIVOS DE PRODUCCIÓN Y/O Código: 486407
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
Fase del proyecto:
IV: EJECUCION
Actividad (es) del Proyecto:
Atender Clientes
Resultados de Aprendizaje: Competencia:
21060100801 Recibir los documentos de acuerdo con las políticas 210601008.Organizar la documentación
organizacionales y la legislación vigente. teniendo en cuenta las normas legales y de
la organización
Resultados de Aprendizaje: Competencia:
21060100802 Operar los recursos tecnológicos requeridos para el 210601008.Organizar la documentación
recibo, el despacho y la organización de los documentos, de acuerdo teniendo en cuenta las normas legales y de
con las políticas institucionales. la organización
Resultados de Aprendizaje: Competencia:
21060100803 Despachar los documentos generados en la unidad 210601008.Organizar la documentación
administrativa, teniendo en cuenta las normas gramaticales y de teniendo en cuenta las normas legales y de
sintaxis, las normas técnicas colombianas para la elaboración y la organización
presentación de los documentos, las normas internas y la legislación
vigente.
Duración de la guía ( en horas): 200 HORAS

2. PRESENTACIÓN
“Las entidades públicas y privadas que prestan servicios públicos, deben contar con Unidades de Correspondencia que
ofrezcan servicios para el efectivo cumplimiento de los principios que rigen la Administración Pública y como estrategia
interna para dinamizar las transparencia y la oportunidad de la gestión administrativa.

Es necesario para quienes tienen la responsabilidad de recibo, envió y tramite de documentos estar atentos a los avances
tecnológicos empleados en la transmisión de información y en el mismo sentido fijar las políticas que permitan regular y
controlar estos procesos no solo para las compunciones en soporte papel sino también para las comunicaciones emitidas
por medios electrónicos. En todo caso se velará por la veracidad, autenticidad y perdurabilidad de la información
asegurando que el mensaje llegue con oportunidad al destinatario, en observancia de las normas que legislan sobre el
particular…”1

Por lo anterior en esta actividad se desarrollaran las competencias para crear, administrar y mejorar una unidad de
correspondencia tanto de procesos manuales como automatizados, que dé respuesta a los requerimientos legales, de
información y a las políticas de gobierno nacional en cuanto a aplicación de las TICS para aumentar la competitividad y
modernización de las instituciones.

3. ESTRUCTURA DIDÁCTICA DE LAS

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios sobre archivo

Para desarrollar la actividad de aprendizaje, se debe estudiar los materiales de estudio y seguir los
siguientes instrucciones:

 Documento de contextualización de gestión documental

Los aprendices deberán realizar la lectura de contextualización y deberán redactar una historia con sobre lo
leído

 Aplicación del Acuerdo 060 en la Unidad de Correspondencia

En grupos de 3 estudiantes, realizar lectura al Acuerdo 027 de 2006 del Archivo General de la Nación. A
partir los conocimientos previos y la comprensión del Glosario Archivístico; presentar un mapa conceptual,
que representen o ilustren un mínimo 20 palabras y explicar el significado de cada una de ellas

Cada estudiante realiza consulta sobre dotación del puesto de trabajo requerido para la Unidad de
Correspondencia y Organización de Archivos de Gestión. Conceptos, componentes, útiles elementos y
mobiliario y participar en socialización de consulta mediante técnica grupal: mesa redonda aportando
catálogos de los componentes, útiles elementos y mobiliario.

 En equipos colaborativos:

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 Investigar y diseñar en Excel los formatos para el registro de comunicaciones oficiales recibidas, registro de
comunicaciones oficiales recibidas, control de recepción de documentos, control de entrega documentos
internos, control de entrega de documentos a otras entidades.

 Unidad de Correspondencia.

En grupos colaborativos presentar propuesta de creación para la Unidad de Correspondencia a la empresa

conformada en equipos colaborativos en el ambiente de formación. La propuesta debe reunir justificación,
objetivos, procesos, descripción de actividades, formatos., se anexa documentos de recibo y recepción de
documentos.

Preparar y presentar simulación para: recibir, despachar y tramitar documentos, para lo cual deberá aportar
los documentos elaborados en la empresa conformada en equipos colaborativos y recibidos de otros
empresas de equipos colaborativos del grupo, durante 1 semana.
La simulación deberá evidenciar:
Comunicaciones enviadas deben estar acorde con los requisitos de imagen corporativa, firmas autorizadas
según la estructura organizacional y manual de funciones normas Icontec, normas de redacción. (Recordar:
la fecha y consecutivo se asignan en la unidad de correspondencia)
 Recibir documentos, revisarlos y clasificarlos en radicables o no radicables
 Radicar cinco comunicaciones oficiales recibidas
 Registrar cinco comunicaciones oficiales recibidas
 Radicar cinco comunicaciones oficiales enviadas externas
 Registrar cinco comunicaciones oficiales enviadas externas
 Numerar dos actos administrativos ye laborar el respectivo índice
 Diligenciar el control para recepción de cinco documentos no documentos
 Diligenciar el control de entrega documentos internos
 Diligenciar el control de entrega de documentos a otras entidades, para los documentos enviados
externos
 Diligenciar el control de entrega de documentos a otras entidades, para los documentos enviados
externos por medio electrónico, o por fax
 Organizar las unidades documentales resultantes de la simulación en la Unidad de Correspondencia,
acorde a los principios y procesos de archivo.

4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Ambiente de aprendizaje polivalente:

• Entorno laboral
• Equipos: computador, Internet, Video Beam.
 Biografías de líderes.
 Argumentación de casos exitosos.
 Documento para presentar componentes de Plan de Negocio.

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

6. BIBLIOGRAFÍA / WEBGRAFÍA
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7. CONTROL DEL DOCUMENTO

EQUIPO DE LA MEDIA TECNICA Centro de Comercio – Medellín (Antioquia), 14 de junio de 2013

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