Las Impresoras Fiscales

Su Funcionamiento:

Una impresora fiscal se diferencia de una convencional por lo siguiente: la impresora fiscal
guarda en su memoria interna la información de las ventas gravables, ventas exentas y del
IVA facturado e impreso por la impresora fiscal. Esta memoria fiscal está protegida por
medio de un precinto de seguridad, el cual solo puede ser abierto por un personal técnico
autorizado y obligatoriamente registrar en el libro de servicio de la impresora fiscal, la
razón por la cual se abrió el precinto de seguridad. Otra diferencia es que para poder
conectarse al computador, se requiere de un cable serial especialmente diseñado para la
impresora fiscal, no funciona cualquier cable. Algunos modelos de impresoras fiscales se
pueden utilizar con un cable USB, pero primero debe instalarse un driver para que el
sistema operativo del computador reconozca a la impresora.

Ventajas de las impresoras fiscales:

Como la información fiscal queda almacenada en la memoria interna de la impresora, no

hace falta usar facturas pre-impresas y con el número de control, por lo que el libro de
ventas se elaborará basado en los Reportes Z que la impresora fiscal emita en cada uno de
los días de operación.

Memoria de Rollo de Auditoría (MRA):

Es una tecnología que utilizan las impresoras térmicas marca Bematech, que consiste en
que al usar un rollo de papel térmico, solo imprime el documento fiscal original que entrega
al cliente, por lo tanto, no es necesario guardar una copia impresa del documento fiscal para
la empresa, ya que la copia del mismo, queda almacenada en la memoria interna de la
impresora fiscal. Esto trae un ahorro monetario importante en gastos de consumibles (tinta
y papel) por la utilización de menos rollos de papel en su punto de venta, además como
puede almacenar digitalmente dicha "memoria de rollo de auditoría" en un archivo de texto,
consigue un ahorro adicional en tiempo, ya que puede realizar búsquedas de información
relacionada con sus ventas de una forma digital en vez de manual, además obtiene un
ahorro en el tiempo de impresión del documento fiscal, ya que las impresoras térmicas
tienen una mayor velocidad de impresión por segundo que las impresoras convencionales
de agujas, también se obtiene un ahorro en el espacio de almacenamiento de las copias de
los rollos de auditoría en papel que ocasionaban los antiguos rollos de auditoría de los
puntos de venta. Por medio de un software especializado, que nuestra Empresa ha
desarrollado, es posible extraer información de la memoria de rollo de auditoría (MRA) y
capturar copias fieles y exactas de los documentos fiscales impresos por la impresora fiscal.

Lo que hay que tener en cuenta a la hora de crear la rutina de programación para
imprimir en una impresora fiscal:

El sistema de punto de venta debería esperar primero a que se imprima la factura, luego
verificar el retorno de la impresora, donde se notifique que la impresión de la factura fue
exitosa, y por lo tanto indica que la impresora ya grabó en su memoria interna la
información fiscal de la operación, es después de esta notificación por parte de la impresora
fiscal, que el sistema de punto de venta (POS) debe proceder entonces a actualizar los
registros en la base de datos y hacer las actualizaciones de: inventario, cuentas por cobrar,
formas de pago, etc. Es de éste modo que se obtiene una perfecta coordinación entre la
impresora fiscal y el sistema de punto de venta. El sistema de punto de venta no debe
actualizar la base de datos hasta que no haya recibido por parte de la impresora la respuesta
de que la factura fue impresa, y por lo tanto, tener la seguridad de que los datos fiscales
fueron grabados en la memoria fiscal de la impresora.

Otro de los aspectos importantes es el número correlativo de la factura, como la impresora

lleva su propia numeración de los comprobantes fiscales, el punto de venta debe esperar
que la impresora imprima el comprobante fiscal y a través de una rutina recuperar dicho
correlativo y utilizarlo en la actualización de los registros de la base de datos.

Es importante que el punto de venta pueda manejar la excepción cuando el rollo de la

impresora se acabe a la mitad de una impresión de factura, ya que la impresora fiscal podría
automáticamente anular o no dicha factura, o podría bloquear la impresora, no dejando
facturar el siguiente documento. Por lo tanto en éstos casos debe existir una rutina que
revise si la factura fue grabada o anulada, tanto en la memoria de la impresora, como en la
base de datos del punto de venta, para poder realizar los correspondientes correctivos
necesarios.

Los reportes fiscales:

El Reporte Z es el más importante de los reportes que imprime la impresora fiscal, y

contiene un resumen de la información fiscal que se generó por cada día de venta, este
reporte es el que se envía al departamento de contabilidad para proceder a elaborar los
respectivos asientos contables y elaborar el Libro de Ventas. Es obligatorio efectuar el
reporte Z al finalizar el día de labores, normalmente la impresora fiscal realiza
automáticamente el reporte Z, si detecta que el mismo no fue realizado al final de la jornada
de trabajo.

Los reportes X se imprimen para poder cuadrar las cajas cuando existen cambios de turnos
de cajeros. Cuando se cierra un turno que no sea el último turno de ese día, solo se imprime
el comprobante X, si se va a efectuar el cierre del último turno, primero se emite un
comprobante X y luego el comprobante Z. Es criterio del SENIAT que no se realicen más
de un (1) reporte Z diariamente, es decir que el reporte Z solo se deberá emitir al final de la
jornada de trabajo.

La memoria fiscal está limitada para imprimir un determinado número de Reportes Z;

Dependiendo de la impresora fiscal, se pueden imprimir aproximadamente 2.243 Reportes
Z (Impresora Fiscal Bematech - Modelo MP-2100-TH-FI), lo que equivale a una vida fiscal
de más de 6 años de uso (basados en 365 días por año).

El Visor Fiscal:
Es un dispositivo obligatorio de uso exclusivo para los fiscales del SENIAT que sirve para
poder imprimir resúmenes de ventas por rangos de fechas específicos.

Mantenimiento de la Impresora Fiscal:

Solamente el personal autorizado del fabricante o distribuidor nacional de la impresora

fiscal pueden efectuar el mantenimiento o la reparación de la impresora fiscal y cualquier
mantenimiento o reparación debe quedar obligatoriamente registrado en el libro de servicio
de la impresora fiscal, el cual siempre debe estar en el mismo lugar donde se encuentra
instalada la impresora fiscal. Se requiere de un libro por cada una de las impresoras que se
tengan operativas. Este libro es llenado obligatoriamente por la empresa que vendió la
impresora fiscal y contiene: los datos de la empresa que vendió la impresora, los datos de la
empresa que adquirió la impresora y los datos del serial de la impresora fiscal. Este libro es
exigido por los fiscales del SENIAT en sus visitas a las empresas.

El Libro de Ventas:

El libro de ventas se elabora con la información reflejada por los reportes Z que imprime la
impresora fiscal, es importante que en el Libro de Ventas se indique el serial de la
impresora fiscal y el número de Reporte Z de cada día.

Un típico Libro de Venta basado en los Reportes Z, debe contener lo siguiente (una línea
por cada Reporte Z o día de facturación):

 Serial de la Impresora Fiscal

 Fecha
 Nro. del Reporte Z
 Nro. del Primer Comprobante Fiscal
 Nro. de Ultimo Comprobante Fiscal
 Monto Exento
 Monto Total Incluyendo IVA
 Monto Base Imponible (una columna por cada alícuota diferente de impuesto)
 Monto IVA (una columna por cada alícuota diferente de impuesto)