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Proceso: Abastecimiento Código: PR-AB09 Página 2 de 8
Objetivo y Alcance:
Establecer el procedimiento para la Selección de Medicamentos o dispositivos médicos eficaces, seguros, de calidad y a un costo
Objetivo: razonable que garanticen ser la mejor opción costo beneficio para los pacientes de los Servicios Farmacéuticos de la Institución o
contrato a los cuales presta sus servicios Farmasanitas.
El procedimiento inicia con la solicitud de inclusión del medicamento o dispositivo médico por parte de un proveedor o del cliente y termina
con la codificación del producto
Alcance:
Este procedimiento aplica para la operación de Farmasanitas Ltda en los Servicios Farmacéuticos y Supermercados de la salud además
de las Gerencias de Compras, Comercial y Técnica.
Responsable del
Abastecimiento
proceso:
Resolución 1403 de 2007 del Ministerio de la Protección Social. Determina el Modelo de Gestión Farmaceutico del Servicio
Farmacéutico, se Adopta el Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos y se dictan otras disposiciones.
Modelo de Resolución 1043 de 2006. Anexo Técnico No. 1 Se establecen las condiciones que deben cumplir los Prestadores de
Servicios de Salud para habilitar sus servicios e implementar el componente de Auditoría para el mejoramiento de la calidad de la
atención y se dictan otras disposiciones.
Resolución 1478 de 2006: Se expiden normas para el control, seguimiento y vigilancia de la importación, exportación, procesamiento,
síntesis, fabricación, distribución, dispensación, compra, venta, destrucción y uso de sustancias sometidas a fiscalización, medicamentos
o cualquier otro producto que las contengan y sobre aquellas que son Monopolio del Estado.
Normas / leyes:
Decreto 2200 de 2005. Reglamenta los Servicios Farmacéuticos y dicta otras disposiciones
Decreto 4725 de 2005. Reglamenta el régimen de registros sanitarios, permiso de comercialización y vigilancia sanitaria de los
dispositivos médicos para uso humano
Resolución 01087 de 2001: Adopta la Guía de Inspección de Laboratorios o Establecimientos de Producción Farmacéutica, para la
obtención del Certificado de Cumplimiento de las Buenas Prácticas de Manufactura.
Decreto 677 de 1995. Por el cual se reglamenta parcialmente el Régimen de Registros y Licencias, el Control de Calidad, así como el
Régimen de Vigilancia Sanitaria de Medicamentos, Cosméticos, Preparaciones Farmacéuticas a base de Recursos Naturales, Productos
de Aseo, Higiene y Limpieza y otros productos de uso doméstico y se dictan otras disposiciones sobre la materia.
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Proceso: Abastecimiento Código: PR-AB09 Página 3 de 8
Políticas:
1 Comités El Comité de Farmacia y Terapéutica se encuentra conformado como mínimo por los Compras
siguientes integrantes:
• El Gerente o Director de la Institución;
• El Subdirector (a) del área científica médica o quien haga sus veces;
• El Director (a) del servicio farmacéutico;
• Director (a) del departamento de enfermería o quien haga sus veces;
• Un representante de la especialidad médica respectiva, cuando el tema a
desarrollar o discutir lo requiera;
• Un representante del área administrativa y financiera cuando el tema a desarrollar o
discutir lo requiera;
• Un representante de los usuarios del Servicio Farmacéutico cuando el tema a
desarrollar lo requiera
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Proceso: Abastecimiento Código: PR-AB09 Página 4 de 8
Todo proveedor que desee ser incluido en Farmasanitas debe estar constituido legalmente
para lo cual debe presentar Acta de constitución y gerencia y Certificado de Cámara y
Comercio vigente
2 Compras
Proveedores
La evaluación de los proveedores contempla los siguientes criterios: Gestión farmacéutica
Criterios Técnicos
• Cumplimiento de Buenas Practicas de Manufactura
• Soporte Legal
• Programas de Farmacovigilancia
• Sistemas de Aseguramiento de calidad (Ejemplo: Certificación ISO 9000)
• Soporte técnico, científico y bibliográfico
• Antecedentes relacionados con la calidad y manejo de los reclamos técnicos
• Resultado de visitas técnicas
Criterios Administrativos
• Radicación de facturas
• Manejo de devoluciones
• Notas contables
Criterios de Servicio
• Tiempo de respuesta en las entregas
• Disponibilidad de Productos
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Proceso: Abastecimiento Código: PR-AB09 Página 5 de 8
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Proceso: Abastecimiento Código: PR-AB09 Página 7 de 8
Procedimiento:
• Analista de compras
1. Recibe del proveedor la propuesta (con información comercial y técnica ) de los medicamentos o dispositivos médicos ofertados
2. Verifica que la documentación recibida se encuentre completa
3. Organiza la información en una hoja electrónica en donde se especifiquen los siguientes aspectos:
a. Descripción del producto
b. Valor del producto en empaque y unidad mínima
c. Listado de productos ya creados en el sistema con el mismo principio activo (Con valores y demanda y el contrato al que aplique).
• Director de compras
1. Revisa la información y da visto bueno para la presentación al Comité de codificación.
• Analista de compras
1. En caso de concepto no favorable se archiva documentación en la carpeta correspondiente y se le envía carta al proveedor comunicándole
dicha decisión. Si el concepto es favorable recibe la documentación y procede según se describe a continuación:
a. En caso de un medicamento o dispositivo médico que aplica a los Servicios Farmacéuticos Hospitalarios:
2. Entrega al Área de Dirección Técnica los documentos técnicos y legales que soportan la propuesta para análisis.
3. En caso que se trate de un medicamento o dispositivo médico que aplica a los Servicios Farmacéuticos Ambulatorios inicia el proceso de
codificación establecido para tal fin
4. Diligencia el formato establecido para la codificación de los productos en Farmasanitas
5. Envía el formato diligenciado a las áreas involucradas en el proceso de codificación
6. Entrega al Área de Dirección Técnica los documentos técnicos y legales que soportan la propuesta.
• Asistente Técnico/Coordinador Técnico
1. Revisa y analiza los documentos técnico legales que soportan la propuesta y establece el cumplimiento de los criterios técnicos tanto del
proveedor como del producto ofertado.
a. Si se trata de un nuevo proveedor confirma el cumplimiento certificaciones de cumplimiento de estándares técnicos. Si así se requiere
se toma la decisión de incluirlo en el programa de visitas técnicas al proveedor.
2. Emite el concepto favorable o desfavorable según corresponda e informa al Área de Compras el resultado del mismo.
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Proceso: Abastecimiento Código: PR-AB09 Página 8 de 8
3. En caso de medicamentos o dispositivos médicos que se requieran para Servicios Farmacéuticos ambulatorios luego del concepto favorable,
diligencia el formato de codificación establecido para tal fin.
• Gerente de Compras
1. Da visto bueno a la vectorización para el giro de la primera OC.
• Director de Compras
1. En caso de productos de uso en Servicios Farmacéuticos Intrahospitalarios, solicita al Comité de Farmacia y Terapéutica de las Instituciones y/o
de los Comités de Especialidades para concepto. Si se requieren muestras para análisis o uso, le serán enviadas como parte de solicitud del
concepto.
1. Analiza y emite el concepto sobre el medicamento o dispositivo médico ofertado teniendo en cuenta los criterios de efectividad, seguridad,
eficacia y costo.
2. Comunica a la Gerencia de compras el resultado del concepto para presentar en el Comité de Compras
• Comité de Compras
1. Analiza las propuestas definitivas presentadas dando su aprobación y/o establece el paso a seguir.
2. En caso de aprobación inicia el proceso de codificación excluyendo el paso de la revisión de la documentación técnica
• Evaluar las propuestas de medicamentos y dispositivos médicos presentadas en convocatoria y propuestas especiales.
Anexos:
No aplica
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