DacEasy Presentacion Eapecial PDF

CONCEPTOS FUNDAMENTALES
SISTEMA DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADA
Es un sistema integrado de contabilidad que le facilita al contador

procesar múltiples informaciones en forma rápida y eficaz, ofreciendo
informaciones a los usuarios en forma útil y razonable. Cada módulo le
permite el registro de todas sus transacciones y en sentido general todos los
sistemas de contabilidad computarizada contienen los siguientes módulos:
1. Mayor general
2. Activos fijos
3. Cuentas por pagar
4. Cuentas por cobrar
5. Inventarios
6. Compras
7. Facturación (a crédito y al contado)
Cada módulo ayuda a mantener el seguimiento de la información

básica, en las actividades de su negocio. Estos módulos pueden usarse
integrados o individuales, según sus necesidades.
II.- PASOS PARA ESTABLECER EL SISTEMA DE

CONTABILIDAD
Todos los sistemas de Contabilidad computarizada requieren

establecerse con cierta información previa a la entrada de transacciones. La
siguiente lista de requerimiento es común a la mayoría de ellos:
2.01 Agregar una compañía

2.02 Información de la compañía
2.03 Protegiendo sus datos
2.04 Preferencias del sistema
2.05 Creación del catálogo de cuentas
2.06 Cuentas por interfase
2.07 Creación de Tablas (Mensajes, Precios, Términos e Impuestos).
2.08 Archivo maestro (Clientes, Proveedores y Productos).
2.09 Creación de los clientes.
2.10 Creación de los Proveedores.
2.11 Creación de los Productos.
2.12 Creación de los Activos Fijos.
2.13 Creación de los Servicios.
Preparado por Carlos Mezón para la UCSD

2.14 Determinación de Formatos de Impresión (Formularios de
preferencia).
2.15 Balances iniciales (Desde el balance de Comprobación Inicial).
2.16 Balance Inicial de los Clientes (De la relación de Cuentas por Cobrar).
2.17 Balance Inicial de los Proveedores (De la relación de Cuentas por
Pagar).
2.18 Balance Inicial de sus productos (De la relación de Inventario).
2.19 Balance Inicial de sus Activos Fijos (De la relación de Activos Fijos).
2.20 Impresión del Balance de Comprobación y otros reportes.
Para explicar la forma en que se elabora un sistema de contabilidad

computarizada y su aplicación práctica, utilizaremos el sistema utilizado
por el software de contabilidad de DacEasy, ya que es un modelo utilizado
públicamente en Universidades e Institutos Técnicos.
INICIANDO DacEasy POR PRIMERA VEZ
Para iniciar DacEasy Contabilidad para Windows por primera vez

Pulse dos veces el icono de DacEasy Contabilidad en su escritorio. Aparece
la siguiente ventana con un modelo con el nombre de Savage Sofware y/o
Sample Company.

2.01 AGREGAR UNA COMPAÑÍA
DacEasy Contabilidad le permite agregar información de

contabilidad para multiples compañías. Usted agrega una compañía cuando
lo decida después de instalado el programa. Use la caja de diálogo Abrir
Archivo para añadir compañías adicionales.
 Desde la barra de archivo elija el comando abrir y presione Enter.
Aparece una ventana denominada Abrir Compañía

 Elija agregar con el Mouse (F8)
 Aparece una ventana llamada Agregar Compañía con la siguiente
información.
 Nombre de identificación: Escriba el nombre de su Empresa.
 Ruta: C:/DEA11/ Escriba las siglas de su empresa y/o número o

nombre que le permita identificarla (Debe mover el cursor al punto
de inserción sin borrar nada) Por ejemplo: C/DEA11/LARA,S.A. La
ruta representará la carpeta donde se guardará la información de su
empresa.
 Usa DacEasy configuración fácil: No seleccione esta casilla hasta

que usted aprenda la forma en que es establecido el sistema.
 Tipo de Capital: Seleccione Sociedad Anónima y/o Corporación,

si es una empresa legalmente constituida y/o Propietario si es único
dueño.

 Tipo de Catalogo de Cuentas: Seleccione Crear mi propio
catálogo (Creemos nuestro propio catálogo). Pudiera seleccionarse
un modelo de empresa similar al que usted va a establecer, pero es
preferible crear nuestro propio catálogo para obtener la habilidad de
crear y eliminar cuentas del catálogo.
Fíjese que hemos seleccionado el tipo de capital antes que el catálogo de

cuentas. Hacemos esto porque si seleccionamos el tipo de catalogo primero,
entonces el tipo de capital no puede cambiarse.
 Modo de departamentalización: Seleccione Inventario si su

empresa se dedica a la compra o venta de mercancías y/o según las
características del sistema que está creando.
 Pulse Procesar (F10) para que el sistema inicie el proceso de

creación de la nueva compañía.
Aparece de nuevo la pantalla con el nombre de la compañía modelo.
Para que en esta pantalla aparezca el nombre de nuestra empresa,

debemos proceder a ingresar su información, como se indica en el siguiente
paso.
2.02 INFORMACIÓN DE LA COMPAÑÍA
Entre el nombre de su compañía y dirección. Esta información se

imprime en la parte superior de cada reporte. Usted también entrará

información específica para la estructura de su año financiero. DacEasy usa
esta información para postear transacciones dentro del período apropiado.
Para que el nombre de nuestra empresa sea el que figure en esta

presentación hacemos lo siguiente:
 Seleccione: Edición- Valores por Omisión- Información de la

compañía.
Identifique su empresa con el nombre, dirección, teléfono, Emails y país,

como desea aparezca en pantalla. Dentro de esta misma ventana seleccione
periodo e indique el período contable con que iniciará su sistema.
Comience y termine fechas por cada mes.

2.03 PROTEGIENDO SUS DATOS
Aún cuando rara vez necesite restaurar un Backup, es muy

importante hacer Backup frecuentes en caso de que accidentalmente ejecute
un procedimiento que no pueda ser revertido, experimente una falla en el
disco duro, o haya corrupción en sus archivos.
Una de las funciones mas importantes que usted ejecutará en

DacEasy es hacer Backup a sus archivos de datos. En caso de falla en el
disco duro o excesiva corrupción de sus datos, usted debe restaurar el
Backup. Sin un Backup tendría que entrar todos sus datos otra vez. Es muy
importante que tome los pasos requeridos para tener un backup actualizado
en todo momento.
2.031 RESPALDANDO SUS DATOS (BACKUP)
Con la rutina de Backup usted puede copiar sus datos en una

memoria USB, en uno o varios diskettes, en su disco duro o en un disco de
red. Recomendamos mantener un Backup de sus archivos de datos, así no
perderá datos en caso que el disco falle.
 Seleccione Respaldar/Restaurar desde el menú de Archivo.

La caja de dialogo aparecerá

 Seleccione la operación apropiada: Restaurar. Seleccione el
tipo de archivo a copiar: Contabilidad. Si es necesario, edite el
origen del archivo de datos y el objetivo.
 F10. Un mensaje de confirmación aparecerá. Elija Sí para
hacer el Backup. Se le sugiere que inserte el dispositivo
(Memoria USB, diskette) como es requerido.
2.032 RESTAURANDO SUS DATOS
Con la rutina de Restaurar sus datos usted puede copiar sus datos
desde una memoria, un diskette o disco externo hasta sus disco duro, así no
perderá datos en caso de que la computadora falle.
Seleccione Respaldar/Restaurar desde el menú de archivo. La caja dialogo

aparecerá.
Seleccione la operación apropiada: Restaurar.

Seleccione el tipo de archivo a copiar: Contabilidad.
Si es necesario, edite el origen del archivo de datos y el objetivo, desde A:
Hasta C;
Pulse F10. un mensaje de confirmación aparecerá.
Elija Sí para Restaurar archivos.

Es importante que usted verifique, en la caja de dialogo
correspondiente, la ruta de acceso del Backup/ Restaurar que corresponde a
su empresa, es decir, que la selección se corresponda con lo que usted está
haciendo.
Creada nuestra compañía debemos seguir el orden de la lista de

chequeo, que es un índice guía de los procesos que debemos ejecutar en
forma consecutiva.
BARRA TECLA DE FUNCIÓN
Las teclas de función del computador están marcadas con la letra F,

seguidas por un número. Por ejemplo: F1, F2 y F10. Estas teclas
proporcionan un rápido acceso a opciones adicionales.
Contabilidad DacEasy usa las teclas de función para ejecutar muchas

operaciones. En la parte superior de la pantalla se muestran las teclas de
función que están activas para cada proceso en el programa.
Si una tecla de funcion esta precedida por la flecha, entonces

presione la tecla simultáneamente la tecla SHIFT y la tecla de función para
efectuar la opción deseada.
F1.- Muestra un amplio nivel de ayuda de acuerdo al campo en que se está

trabajando.
F2.- Muestra el menú de Ventana de Opciones. Estas son opciones que

están disponibles únicamente para el campo o la pantalla en que se está
trabajando. Tres (3) de ellas están siempre disponibles y se explican mas
adelante:
F1.-(Índice de Ayuda)
F2.- (Calculadora)
F4.- (Fecha)
Las otras opciones varían de acuerdo al campo en que se encuentre.

Cualquiera de los ítems en el Menú de Opciones puede ser accesado
directamente digitando su tecla correspondiente. En otras palabras, no hay
que llamar primero al Menú Opciones, ya que está allí solo como un punto
de referencia.

F4.- Muestra la fecha del sistema y le permite editarla si es
necesario. Todas las fechas deben entrarse en el formato DD/MM/AA. Esto
es de utilidad cuando se entra información con fechas diferentes.
F5.- Muestra la ventana de Búsqueda de campos de acuerdo al

campo en que esta trabajando. Las ventanas muestran todas las entradas
validas para el campo en que se encuentre. Esas ventanas de búsquedas
sensibles de campos están disponibles en el mantenimiento de archivo y en
la pantalla de entrada de movimiento. DacEasy le permite seleccionar un
ítem de la lista que aparece con este menú y colocarlo en la pantalla de
entrada.
F6.- Borra el registro seleccionado.
F7.- Se usa para entrar los saldos iniciales para sus cuentas, Clientes,
Proveedores y productos. También para la impresión, en puntos de ventas,
de facturas y órdenes de compras. Adicionalmente se usa para ingresar
Ajustes.
F8.- Muestra la pantalla de Añadir, que le permite agregar un ítem en

la lista que se esté mostrando en la pantalla en el momento. Esta función se
usa para hacer entradas rápidamente.
F9.- Muestra la pantalla de Edita que le permite editar un ítem

resaltado en una busqueda. Tambien muestra la información de la factura
Recibos/Pagos.
F10.- Procesa o guarda la información en la pantalla. Presione F10

para salir y salvar la información en cualquier pantalla de entrada de datos.
Las siguientes teclas de función deben presionarse simultáneamente

con la tecla SHIFT.
F1 (SHIFT-F1).- Muestra el índice del menú de Ayuda, el cual le permite

seleccionar un tema para los que necesite información.

F2 (SHIFT-F2).- Muestra la Calculadora de pantalla DacEasy. DacEasy le
permite trasladar el valor que se muestra en la calculadora a cualquier
pantalla de entrada de datos, entendiendo que el valor es una entrada
valida.
F3 (SHIFT-F3).- Muestra la información historica para el registro. Esta

información se encuentra disponible en los archivos de Cuentas, Clientes,
Proveedores, Productos y Servicios.
F5 (SHIFT-F5).- Se usa para entrar la Direccion Alternativa en las

pantallas de Clientes, Proveedores e identificación de Compañía. Tambien
se usa en el archivo de Productos para entrar los componentes para
productos ensamblados.
F6 (SHIFT-F6).- Se usa para borrar una línea de un movimiento.
F9 (SHIFT-F9).- Se usa para cambiar el orden en las ventanas búsquedas

sensibles de campos para Clientes, Proveedores y Servicios. Las dos
opciones de ordenamiento son: por Código y Nombre y Nombre y por
Descripción.
MOVIMIENTOS DEL CURSOR
Dentro de una pantalla
Flecha abajo( ), Tabulador, (TAB) y ENTER).- Mueve el cursor al

siguiente campo fisico o debajo de una columna de campos.
Flecha arriba ( ), SHIFT-TAB.- Mueve el cursor al campo fisico anterior

o arriba de una columna de campos.
HOME.- Mueve el cursor al primer campo en la pantalla.
END.- Mueve el cursor al último campo de la pantalla.
ESC. Sale de la pantalla sin salvar la información que se haya modificado

en la pantalla.
Dentro de un campo
Flecha de Derecha e Izquierda ( ).- Mueve el cuursor un carácter a la

derecha o a la izquierda.
CRTL+HOME.- Mueve el cursor al primer carácter del campo.

CRTL+END.- Mueve el cursor al último carácter del campo.
DEL.- Borra el carácter en que se encuentre el cursor.
BACKSPACE.- Borra el carácter a la izquierda del cursor.
CTRL+BACKSPACE.- Borra el campo.
Enrrollando (Scrolling) las pantallas de Datos (Entrada de movimiento,

Busquedas).
TECLAS DE FLECHAS.- Mueven el cursor un campo arriba, abajo, a la

derecha o a la izquierda.
HOME.- Mueve el cursor a la primera linea de los datos.
END.- Mueve el cursor a la última linea de datos.
PGUP/PGDN.- (Avanzar pagina y Retroceder pagina)- Mueven el cursor

una pagina arriba o abajo.
OPERACIONES CON EL MOUSE
Seleccionar.- Presione una vez el boton izquierdo del mouse en el ítem que
se quiere seleccionar.
Salir.- Presione el botón derecho del mouse para regresar a la pantalla

anterior.
Ayuda.- Presione en la opcion “F1 Ayuda” para mostrar el nivel de ayuda

sensible al campo en que se está trabajando.
Presione en “F2 Opciones”, y luego en “Indice de Ayuda” (en el Menú de

Opciones) para mostrar el Indice Ayuda.
Presione “F10 Procesar” para salvar la informacion que se muestra en la

pantalla.
Borrar dentro de un campo
Marque los caracteres que va a borrar y presione DEL. Para marcar

los caracteres, coloque el Mouse en el primer carácter que se vaya a borrar.

Presione el botón izquierdo y desplace el Mouse en el primer carácter que
vaya a borrar. Presione el botón izquierdo y desplace el Mouse hasta que
queden resaltados todos los caracteres que se vayan a borrar. Luego suelte
el botón.
2.05 CREACION DEL CATALOGO DE CUENTAS

Para entender esta lección analizar el catalogo previamente elaborado en el
programa en cuestión, junto con el profesor del laboratorio.
Use la caja del dialogo edicion cuentas para crear las cuentas
correspondientes al catalogo que utilizará en la estructura de su empresa.
2.051 Elabore su catalogo por grupos, creando primero todos los grupos
correspondientes a la Ecuaciob basica de Contabilidad (Primer Nivel).
Grupos Números activo= pasivo + capital + (ingresos-costos-gastos)

1 2 3 4 5 6
 Seleccione Edición/Cuentas y Presione Enter
Aparece una ventana con el titulo editar cuentas

Numero: Escriba el numero de cuenta
Nombre: escriba el nombre de la cuenta
Tipo: Seleccione General o de Detalle, según sea el caso.
Nivel: Es el lugar que ocupa la cuenta dentro de su grupo.
Debemos recordar que los niveles se establecen en base a la cantidad

de grupos, subgrupos, cuentas y subcuentas que se elaboren. En el catalogo
que mas abajo se presenta como modelo, hemos establecido 4 niveles: Tres
niveles generales y un nivel de detalle. Ejemplo: Nivel 1 activos; Nivel 2
Activos Corrientes; Nivel 3 Cuenta General (Efectivo en Cajas, Efectivo en
Banco) y el cuarto nivel cuenta de detalle. Ejemplos: Caja Chica y Caja
General.
Padre: Representa el grupo, el subgrupo o la cuenta general de la

cual depende la cuenta que usted está creando. Por ejemplo el grupo
(Activo, pasivo, Capital, Ingresos, Costos y gastos) no tiene padre porque
representan a todas las partidas de su genero. Las partidas que componen la
ecuación basica representan, cada una, el padre de su grupo. El activo
corriente depende del Activo por lo que el padre del activo corriente se
representará con el número que le corresponde al activo, que en todos los
casos es el numero uno.
La cuenta efectivo en caja depende del activo corriente, por lo que

este ultimo se representa como padre indicando el número correspondiente
al activo corriente en la casilla padre.
El Padre es el origen de la cuenta o cuenta principal de cada grupo,

así el Activo es la cuenta origen de su grupo y por lo tanto no se le asigna
ningún número en el padre, ya que es el padre de todos los activos. La
cuenta Activo Corriente es un sub-grupo del grupo Activo, y por pertenecer
a ese grupo indicamos con el número 1 en el origen, indicando que
pertenece al activo.

La cuenta Efectivo en caja (1110) es una cuenta del Sub-grupo
Activo Corriente (11) y así lo indicamos al escribir en el origen (Padre) el
numero 11.
La cuenta caja chica es una sub-cuenta de la cuenta Efectivo en Caja

(111) y así lo indicamos al escribir 111 en el origen (Padre).

2.052 Cuenta Consolidación
Esta seccion de Consolidacion se utiliza cuando se trabaja con mas

de una compañía, con el objetivo de usar un solo catalogo de cuentas y
sumar los balances que les corresponden.
 No seleccione el recuadro.
2.053 Conciliación
 Seleccione el recuadro cuando se trate de las cuentas bancarias.
2.054 Grupo de Flujos de Efectivo (Cash Flow)
 Seleccione en el recuadro el grupo correspondiente.
A continuación se presenta una explicación detallada de la

composición y elaboración de un catalogo de cuentas, así como el modelo
que utilizaremos en la practica general.
2.055 Concepto Elaboración del Catalogo de Cuentas
Puede definirse como un listado de las cuentas contables que utiliza

la empresa en el desarrollo de sus operaciones. El catálogo que se muestra
mas adelante se elaboró en función de la naturaleza de las operaciones,
volumen de negocios y la cantidad de detalles necesarios para fines de
impuestos, decisiones gerenciales y propósitos de crédito, etc.
Recordaran que le orden de las cuentas en el mayor general de la

empresa, debe coincidir con el orden que presentan las partidas en el
Balance de Situación General y en el Estado de Resultados.

Se parte de la ecuación basica de contabilidad donde:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL + (INGRESOS-COSTOS-GASTOS)
Esta ecuación nos enseña que:
Primero:
Que el orden de las cuentas en el mayor general se corresponden con

el orden indicado en la ecuación basica de contabilidad, de suerte que el
primer digito (es decir el No. 1) se le asigna al grupo de los Activos, el No.
2 a los Pasivos, el No. 3 al Capital, el No. 4 a los Ingresos; el No. 5 a los
Costos y el No. 6 a los Gastos.
Segundo:
Que debido a que los diferentes grupos de la ecuación básica se

clasifican a su vez en sub-grupos, en cuentas generales y en cuentas de
detalles, debemos asignarles también un número que mantenga la
asociación directa entre ellos, como se indica a continuación:
El grupo de los Activos se clasifican en : Activos Corrientes, Activos

fijos y Activos diferidos.
El grupo de las Pasivos se clasifican en: Pasivos Corrientes y Pasivos

a Largo Plazo.
El Grupo de Capital se clasifica en: Capital en Acciones y Ganancias

Retenidas.
Los Ingresos se clasifican en: Ventas y descuentos en Ventas.
Los Gastos Generales se clasifican en: Gastos Administrativos y

Gastos Financieros.

Los Activos Corrientes son el efectivo y aquellas partidas que
tienden a convertirse en efectivo o consumirse dentro del periodo contable.
Ejemplos:
1. Efectivo en Caja.
2. Efectivo en Bancos.
3. Cuentas y documentos por Cobrar.
4. Inventarios.
5. Gastos Anticipados.
6. Inversiones.
Los activos fijos están compuestos por la propiedad, planta y equipo

de la empresa. Ejemplos:
1. Terreno.
2. Edificios y los componentes estructurales de los Edificios.
3. Equipos de oficina y de Transporte livianos.
4. Mobiliarios de Oficina.
5. Maquinarias y Equipos Pesados.
Los activos diferidos están compuestos por las partidas inconclusas

ósea aplazo. Son todos los recursos que son pagados para obtener un
beneficio futuro,
El valor histórico de estos activos, se debe amortizar en forma sistemática

durante el lapso estimado para su recuperación.
1. fianzas y depósitos.
2. Impuestos anticipado.
3. otros
Los pasivos corrientes son las deudas a corto plazo pagaderas dentro
del periodo fiscal como son:
1. Cuentas por Pagar Proveedores

2. Sueldos Acumulados por Pagar
3. Prestamos por Pagar a corto plazo
4. ITBIS cobrado por Pagar

Los pasivos a Largo Plazo están compuestos por las deudas de la
empresa, pagaderas a mas de un año de vencimiento como son:
1. Prestamos por pagar a largo plazo.

2. Hipotecas por Pagar
El Capital Social influye el capital en acciones de la empresa y las

ganancias retenidas acumuladas y las reservas.
Los ingresos son las ventas en sus diferentes categorías, dependerá

de la clasificación utilizada por la empresa.
La estructuración de los Costos y Gastos debe estar en consonancia

con la estructuración de las cuentas de ingresos de la empresa.
Estas clasificaciones deben ser numeradas como partes de un todo y

en el orden que corresponde. Veamos la siguiente explicación:
Siendo los Activos el grupo o padre de todos los Activos le

asignamos el numero , o sea, el primer digito, representando el primer nivel
de su categoría.
Grupo 1 ACTIVOS
Sabemos que los Activos se clasifican en Corrientes y fijos. Los

Activos Corrientes corresponden a la primera clasificación y por tanto le
corresponderán también el No. 1, representando el 2do Nivel de su
categoría, como sigue:
11 Activos Corrientes
Dentro de los Activos Corrientes la primera cuenta control es

efectivo en Caja y por tanto le corresponde también el No. 1.
Representando el 3er Nivel de su categoría. Tenemos entonces:
111 Efectivo en Caja
Dentro del Efectivo en Caja la primera cuenta de detalle corresponde

a la Caja chica y la segunda a la Caja General. En este caso a la cuenta Caja
Chica le asignamos el número uno (1) y a la cuenta Caja general el numero
dos (2). Estas cuentas de detalle representan el 4to nivel dentro de su
categoría, como sigue:

1111 Caja Chica
1112 Caja General
Podemos decir entonces que las cuentas Caja Chica y Caja General
son sub-cuentas de la cuenta Efectivo en Caja y que Efectivo en Caja es un
Activo Corriente dentro del grupo de los Activos. Si organizamos estas
cuentas en orden secuencial y de dependencia, tenemos lo siguiente:
1 ACTIVOS
1111 Caja Chica
1112 Caja General
El balance de la cuenta control Efectivo en Caja, en el Balance de

Situación General, será la suma de las cuentas Caja Chica y caja General.
La segunda cuenta control dentro de los activos corrientes

corresponde a la cuenta Efectivo en Banco, por ser la 2da cuenta le
corresponde el No. 2 asumiendo el No. 112, ya que la cuenta Efectivo en
Caja es la numero 111 (El primer digito nos indica que es un activo, el 2do
digito nos indica que es un Activo Corriente y el tercer digito nos indica
que es una cuenta control.
112 Efectivo en Banco (3er Nivel)
Si la primera cuenta de efectivo de Banco Quito, tendrá el no.1,

conformándose el numero 1121, como sigue:
1121 Banco Quito (4to Nivel)
El Nivel representa el lugar que ocupa la cuenta dentro del orden

establecido. Si organizamos las cuentas elaboradas tendremos el siguiente
mini-catalogo:
1 Activos
1111 Caja Chica
1112 Caja General
112 Efectivo en Bancos

1121 Banco Quito
Siguiendo este análisis construimos el catalogo de cuentas que
necesita nuestra empresa. Esta catalogo tendrá tantas cuentas, según sea el
tamaño y actividades de la empresa. Esta clasificación que hicimos con los
activos corrientes, debemos también hacerla para los activos no corrientes,
debemos también hacerla para los activos no corrientes, para el Pasivo
Corriente, para el Pasivo a Largo plazo; para las cuentas de capital; para las
cuentas de ingresos, para las cuentas de costos y para las cuentas de gastos.
Cada grupo con su característica correspondiente.
Es necesario destacar que en la estructura de una catalogo de cuentas,

cada categoría debe corresponder a un mismo orden. Este orden quiere
decir que si estructuramos 4 niveles dentro del grupo de los Activos,
debemos estructurar cuatro niveles en los demas grupos.
2.056 Catálogos de Cuentas Modelo
A continuación se presenta el catalogo de KAGILI, S. A., como

modelo a desarrollar en las practicas de este curso. Encontrará algunos
errores que lo enfrentaran ante la realidad de corregirlos y demostrar que
sabe lo que está haciendo.
Los contadores tienen un catalogo modelo que utilizan siempre,

cuando inician un sistema de igualas. En algunos casos se hacen
modificaciones. Para utilizar un modelo es necesario que el contador
conozca como elaborarlo.
2.057 Arreglando Cuentas
El catalogo de cuentas es el corazón de su sistema de contabilidad.

DacEasy usa la información del catalogo de cuentas cuando imprime los
Estado Financieros. Por consiguiente si creamos una estructura de cuentas
detalladas en el catalogo de cuentas, se producen Estados Financieros mas
detallados.
Si esta agregando una cuenta nueva, entre un código para identificar

la cuenta. Si esta editando una cuenta existente, entre el código de la cuenta
o pulse Buscar y seleccione el código desde la lista que se despliega.
Complete cada campo en el area de información de la Cuenta. Nota:

El campo Grupo sólo está disponible si esta entrando el nivel de una
cuenta. Todas las demás cuentas son agrupadas de acuerdo al grupo de la
cuenta general.

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de dialogo Editar Cuenta para una
descripción mas detallada de cada campo. Pulse Aceptar para salvar la
información de la cuenta.
CUENTAS DE INTERFASE
DacEasy usa la información de la caja de dialogo Cuentas de Interfaz

cuando postean transacciones desde otros módulos del mayor general. Esta
información le dice a DacEasy como actualizar el Mayor General.
 Pulse Edición /Valores por omisión /cuentas/ Interfase
Ahora le indicaremos al sistema cuales auxiliares (Departamentos)

necesitamos y cual es la cuenta control de ellos. Seleccione del catalogo
cada cuenta de Interfaz para cada campo según indica.
Si selecciona Cliente o Inventario, cada cuenta deberá tener una

cuenta de detalle con la excepción de Costo de la mercancía Vendida,
Ventas y Devoluciones en Ventas (utilice el subgrupo para esas cuentas).
Esta ventana requiere la siguiente información:

Método de Departamentalización
 Seleccione: Inventario (Viene Preseleccionado) Bancos
Bancos
 Seleccione del catalogo de cuentas el numero de la cuenta de detalle
del Banco (Banco Quito en este caso) (F5).
Cuentas por cobrar
 Seleccione el número de la cuenta de detalle de esta cuenta.
Cuentas por pagar
Inventario
Costos
 Seleccione el número del subgrupo de control de esta cuenta.
Ventas
 Seleccione el numero del subgrupo del control de control de esta
cuenta.
Devoluciones en ventas
 Seleccione el numero de la cuenta de detalle de esta cuenta.
Cargos financieros
Descuentos en ventas
Descuentos en compras
Utilidad circulante y/o ganancias retenidas
 Seleccione el numero de la cuenta de ganancias retenidas de este
periodo.
Costos de mano de obra
 Seleccione el numero de la cuenta de detalle de costos de mano de
obra.
Debemos estar consciente de que los sistemas computarizados nos

devuelven las informaciones de la misma forma en que nosotros les
decimos que nos las suministren.
Estamos diciéndole al sistema de contabilidad DacEasy como

queremos nos suministre la información.
El próximo paso es crear nuestras tablas de mensajes, descuentos,

términos e impuestos.

2.07 CREACION DE TABLAS (MENSAJES, PRECIOS, TERMINOS
E IMPUESTOS)
DacEasy una tabla para guardar cierta información. Asignar

información a un código, y luego usar este código en lugar de reentrar la
información a través del programa. Si la información cambia (por ejemplo:
cambio de tarifa de impuestos), sólo necesita cambiar la tabla en lugar de
cambiar cada registro afectado por el cambio. Usted debe crear por lo
menos una tabla de impuesto y una tabla de términos, si tiene tipo de
cuenta abierta o balance acumulado para clientes o suplidores.
Cuando asigne una tabla de impuesto para un cliente o vendedor,

DacEasy usa la información en esta tabal para computarizar la cantidad de
impuestos en transacciones de compras y facturación.
La tabla de término guarda información de descuento, incluyendo la

fecha y tasa de descuento. Ambas tasas de impuestos y de términos son
requeridas para clientes y proveedores de balance tipo abierto y acumulado.
En adición puede crear tablas de mensajes y de precios opcionales.

Use la función de tabla de mensaje para guardar cada mensaje agregado a
las transacciones de compras y facturación. Esos mensajes pueden ser
usados en entrada de transacciones o ser impresos en formularios. Entre
tabla de precio para cada precio que ofrece a sus clientes. Las tablas de
precios son usadas frecuentemente para ofrecer descuentos a los clientes a
quienes se les factura un alto volumen de mercancías.
2.071 Tabla de Mensajes
Asigne un código para cada mensaje frecuente que utilice. Usted

puede usar códigos de mensajes formas:
 Introducir un código de mensaje en el cuerpo o en el pie de pagina de

transacciones de facturación o compras y el mensaje imprimirá en la
forma apropiada, como una factura o orden de compra.
 Introduzca un código del mensaje con un cliente o introducción de
transacción o compra es introducida por el cliente o el proveedor.
 Agregue un código de mensaje para un archivo de producto o
servicio usando el Asistente de Ventas. El mensaje aparecerá cuando
los productos son agregados a transacciones de facturación o
compras.

Seleccione Edición/ Tablas/Mensajes
Código
 Escriba un código numérico que identifique su mensaje.
Mensaje
 Escriba su mensaje (Gracias por preferirnos).
Desea que este mensaje figure al pie de sus facturas.
 Dígale que Si aplicándole un clic al recuadro.
Si desea crear más mensajes, repita el proceso cuantas veces quiera.
Con la creación de los mensajes le indicamos a DacEasy cual

mensaje debe figurar al pie de cada factura.
Sólo se puede tener un solo mensaje en la factura; si lo quiere

cambiar accese de nuevo a esta ventana.
2.072 Tabla de Precios
Usted puede crear ofertas para, automáticamente, capturar el precio

correcto de venta cuando el producto es vendido. Para un cliente recibir un

cambio de precio, el cliente debe ser asignado a una grupo de precios y el
producto vendido deberá tener un código de cambio de precio asignado al
grupo de precios del cliente.
Selección edición/ Tablas / Cambio de Precios
Código
 Escriba su código numérico y/o alfanumérico (Por ejemplo 1 y/o
CA-001) que identifique las características del cambio.
Descripción
 Escriba la descripción del descuento (Por ciento de descuento,
descuento por cantidad y/o cualesquiera otro aplicable).
Tipo
 Seleccione porcentaje.
Esta opción específica un porcentaje, que siempre, se le aplicará al
cliente.

Redondeo
 Seleccione el peso
(Cuando la selección es porcentaje, la tabla cantidad debe quedar en

Blanco) pasando a llenar la casilla/porcentaje/moneda/precio.
Valor
Escriba el porcentaje a descontar en numeros (2,3,4,5 etc).
Presione procesar (F10)
Si selecciona cantidad puede establecer 5 niveles de descuentos

aplicables a una cantidad determinada, por ejemplo por la venta de:
3-5 Unidades se aplica un 3% de descuento

20 Unidades en adelante se aplica un 10% de descuento
2.073 Tabla de términos

DacEasy usa la tabla de términos para determinar las fechas de
descuentos para las facturas y recibos de mercancías. Tiene dos maneras
para definir los términos: numero de días y número de meses. Si no ofrece
descuentos a sus clientes por pronto pago, solo necesita una tabla de
término con una tasa de descuento de 0%.
 Seleccione edición/ Tablas/Términos y aparece la ventana Editar

Código de términos solicitando la siguiente información:

Código
 Escriba el código numérico, según las políticas de la empresa, No. 1,
2,3.
Descripción
 Escriba el tipo de descuento, según las políticas de la empresa, por
ejemplo 2/10, 5/30. Los términos se refieren a las políticas de crédito
de la empresa en ventas de mercancías como 2/10, que quiere decir:
2% de descuento si se paga la factura dentro de los primeros 10 días
de su elaboración y n/30 que significa neto a pagar en 30 días.
Tipo
 Seleccione número de días.
Descuento %
 Escriba el Numero 2, si piensa aplicar el 2% de descuento u otro
número, según las políticas de su empresa Descuento día(s)
 Escriba el No. 10, si son los días hábiles para el descuento y/los días
establecidos.
Vence día(s)
 Escriba el No. 30, su es la fecha de vencimiento de la factura.
Día de cierre
 Si seleccionó número de días, esta casilla estará deshabilitada.
Es utilizada cuando se selecciona días del mes.
2.074 Tabla de Impuestos sobre compras y ventas (ITBIS)
Cuando está creando transacciones de compras y facturación,

DacEasy cálcula la cantidad de impuesto para cada transacción. DacEasy
determina la cantidad del impuesto sobre ventas multiplicando el
porcentaje del impuesto sobre ventas, por el total de todos los artículos
sujetos a impuestos. Debe asignarle el código del impuesto sobre las ventas
a cada cliente o Proveedor con balance tipo abierto o acumulado.
Usted puede dividir en 8 partes la tabla de impuesto sobre ventas.

Esto le ayuda si quiere descomponer la obligación de sus impuestos de
ventas dentro de componentes de detalle. Ej. Estado, país o ciudad.
Para DacEasy calcular correctamente las cantidades de impuestos de

ventas para las transacciones de compras y ventas, cabe ejecutar las
siguientes tres funciones antes de entrar transacciones:
 En nuestro pais sólo se necesita una tabla de impuestos. Sin

embargo, si opera negocios en diferentes jurisdicciones de

impuestos, debe de configurar una tabla por separado para
cada tasa de impuesto.
 Asignando una tabla de impuesto para cada cliente o
proveedor nuevo. Haga esto entrando la tabla de código de
impuesto en el campo Tabla de Impuesto en el cuadro de
dialogo Editar Productos, Editar Servicios, editar Codigos en
Compra y editar Codigos en Ventas, indique si el artículo está
sujeto a impuestos.
 Seleccione Edicion/Tabla/Impuestos
Aparece la siguiente ventana
Código
 Escriba el codigo numérico correspondiente. Por ejemplo el numero
1.
Descripción
 Escriba ITBIS
Detalle Pasivo de Impuesto s/ventas___________
Cuenta
 Seleccione, de su catálogo, la cuenta del ITBIS cobrado (Cuenta de
Pasivo)

Descripción
 Al seleccionar la cuenta de Pasivo, se llena automáticamente.
Tasa
 Escriba un numero el impuesto sobre ventas establecido en el país
(16% es el ITBIS aplicado en nuestro país, a la fecha de elaboración
de este folleto).

Cuenta
 Seleccione, de su catalogo, la cuenta del ITBIS pagado (Cuenta de
Activo).
Descripción
 Al seleccionar la cuenta del ITBIS pagado, se llena automáticamente.
Tasa
 Escriba el % del ITBIS aplicado en nuestro país. Seleccione procesar
(F10)
2.075 Agregar o Editar un Almacén
Seleccione Tablas desde el menú Edición y seleccione almacenes. La

caja de dialogo Editar Almacén es desplegada.

Teclee el código para identificar el almacén.
El almacén es el lugar donde estan ubicados sus productos. En un

mismo local usted puede especificar diferentes areas de ubicación. Si usted
está editando un almacén existente, teclee el código del almacén o haga
click en Buscar y seleccione el almacén desde la lista que es desplegada.
Complete todos los campos aplicables y aplique F10.
2.08 ARCHIVO MAESTRO DE LOS CLIENTES
Si se encuentra entrando la misma información en cada registro

cuando añada sus clientes, suplidores o productos, usted desearía entrar la
información como preseleccionada. La información preseleccionada se
exhibirá automáticamente cuando usted entra un nuevo registro.
Los campos para facturar incluyen informaciones de carácter

general, como la ciudad donde estamos, la provincia, código de área
internacional y nacional, tipo de cuenta de nuestros clientes; si clasificamos
nuestro cliente al por mayor, al detalle, cual cuenta de ingreso le aplicamos,
tipo de impuesto, etc. Esta información debemos fijarla para la mayoría de
nuestros clientes y para ello:
 Seleccione Edición/Valores por omisión/Clientes por Omisión
Aparece una ventana, llamada Editar Clientes, como sigue

Ciudad
 Escriba el nombre de la provincia donde esta ubicado su negocio.
Estado
 Escriba D.N.
Código postal
 Escriba el código postal de su sector.
Código de área internacional
 Si tiene clientes fuera del País indique el codigo de ese Pais.
Departamento
 Seleccione la cuenta de Ventas de mayor movimiento.
Tipo de cuenta
 Seleccione Abierta para ventas a crédito y en efectivo para ventas a
contado.
Grupo precio
 Seleccione Ninguno y/o el que aplica su empresa.
Cuenta de Ingresos
 Seleccione Buscar (F5) y seleccione la cuenta de ventas que aplica.
Tabla de Impuestos
 Seleccione en buscar (F5) el impuesto según su tabla de impuestos.
Términos
 Seleccione el término creado en su tabla de términos.
Cargos financieros
 Escriba 0, si no aplican cargos financieros.
Limite de crédito
 Escriba 100,000 y/o el límite establecido por la empresa. Procese
(F10).
2.09 ARCHIVO MAESTRO DE LOS PROVEEDORES
La creación de los archivos maestros de los Proveedores tiene las

mismas características del archivo maestro de nuestros clientes y
procedemos de la misma manera, llenando los campos correspondientes.
Esta información debemos fijarla para la mayoría de nuestros proveedores
y pasa ello:
 Seleccione Edicion/Valores por Omision/Proveedor por Omision en

la ventana correspondiente aplique la información requerida.

2.10 ARCHIVO MAESTRO DE LOS PRODUCTOS
 Seleccione Edición/Valores por Omisión/ Producto por Omisión/

Enter: Aparece la siguiente ventana:

2.101 Información General
Departamento:
 Seleccione la cuenta de Ventas que corresponde al producto que está
creando.
Gravable
 Seleccione marcando el recuadro con un cotejo.
Tipo de Inventario:
Seleccione Normal
Comisionable
 Seleccione marcando el recuadro con un cotejo.
2.102 Información de Compra
Medida
 Escriba metro, ya que el primer ejercicio vende ceramica por metros.
Fracción
 Escriba el No. 1 (Un metro-unidad)
2.103 Información de venta
Medida
 Escriba metro (venta de cerámica por metro)
Fracción
 Escriba el No. 1 (Un metro –unidad).
2.104 Grupo Cambio de Precios

Déjelo en blanco
2.11 CREANDO NUESTROS CLIENTES (MAYOR AUXILIAR DE

CUENTAS POS COBRAR)
El balance de cada cliente es actualizado automáticamente cada vez

que postea una transacción con un código de cliente. Cuando usted entra
balances iniciales, puede entrar cada factura pendiente o una suma. La
cuenta de ctas. por cobrar es actualizada al entrar balances iniciales de
clientes.

 Seleccione Edición/Clientes/Enter
19na Imagen
2.111 Información General
Código
 Escriba el codigo numerico-alfabetico asignado al cliente. Ejemplo
k-001
Nombre
 Si el cliente es una empresa, escriba aquí el nombre de la empresa.
Kagili, S.A.
Contacto
 Indique el nombre de la persona que le sirve de enlace en la empresa.
Dirección
 Escribe la direccion del cliente.
Email
 Si no sabe déjelo en blanco.
Ciudad
 Santo Domingo. Escriba la ciudad de cliente en abreviatura SD.
Impuesto (RNC del cliente)
 Escriba el No. Del RNC de su cliente o deje en blanco.
Estado
 Escriba el nombre de la provincia de si cliente.
Teléfono
 Escriba el numero de teléfono del cliente. Seleccione procesar (F10).
Cuenta
 Tipo de cuenta: Abierto
 Dpto Libro mayor: Dejar en blanco. Se utiliza cuando el
departamento es cliente.
Cuenta de ingresos
 Seleccione catalogo
 CXC Impuestos, terminos y mensajes:
Seleccione del catalogo
 Personalizado
Omitir
Complete esta ventana para cada cliente de su empresa
2.112 Teclas de funciones disponibles en este campo

F3 si desea indicar alguna observación a cada cliente solo tiene que
editarlo y con el punto de inserción en la fila del nombre pulsar F3.
F5 Con el punto de inserción encima del código pulse F5 y verá el
listado de sus clientes.
Shift F5 Utilícelo para crear una direccional adicional de su cliente.
F6 Utilícelo para borrar un cliente sin registros.
F7 Utilícelo para agregar balances iniciales.
2.12 CREACIÓN DE LOS PROVEEDORES (MAYOR AUXILIAR

DE CUENTAS POR PAGAR)
El balance para cada Proveedor es actualizado cada vez que postea

una transacción que incluya el código del proveedor. Cuando usted entra
balances iniciales, puede entrar cada factura pendiente o una suma. La
cuenta de cuentas por pagar es actualizada al entrar balances iniciales de
cada proveedor.
Seleccione Edición/Proveedores/Enter.
20va imagen
2.121 Información del Proveedor
Código
 Escriba el código numérico-alfabético, asignado al proveedor.
Ejemplo B-001 para Bagom, S.A.
Nombre
 Si el Proveedor es una empresa, escriba aquí el nombre de la
empresa.
Contacto
 Indique el nombre de la persona que le sirve de enlace en la empresa.
Dirección
 Escriba la direccion del proveedor.
Email
 Si no sabe déjelo en blanco.
Ciudad
 Escriba la ciudad del cliente en abreviatura SD.
 Impuesto (RNC del Proveedor)
 Escriba el No. Del RNC de su proveedor o deje en blanco.
Estado
 Escriba el nombre de su provincia.

Teléfono
 Escriba el número de teléfono del proveedor.
Tipo de cuenta
 Abierta, lo que significa proveedor con crédito.
Cuenta de gastos:
 F5 (G-Suministros)
Cuentas por pagar:
 Buscar en su catalogo la cuenta por pagar de detalle (F5)
Tabla de Términos
 Seleccionar la tabla creada (F5)
Limite de crédito
 Indicar el límite de crédito en valores. Ejemplo 100,000.
2.13 CREACION DE LOS PRODUCTOS (MAYOR AUXILIAR DEL

INVENTARIO)
El balance de la cuenta inventario es actualizado automáticamente al

entrar cada balance inicial de producto. Cuando usted entra balances
iniciales debe hacerlo en términos de unidades y costos.
Seleccione Edicion/Producto y se desplegará una pantalla similar a la

siguiente para editar el Producto, dividida en cinco secciones:
21ra Imagen
2.131 Pestaña General
Código
Para crear un producto, indique el código del producto. Para editar o
ver un producto, teclee el código o haga clic en Buscar para seleccionarlo
desde la lista de códigos de los productos de la empresa. Utilice un código
apropiado para sus productos. Por ejemplo: CJ-01 cerámica J. CA-02
Cerámica A, etcétera. (Seleccione la información de sus productos de la
práctica que se le indique).
Descripción
 Al seleccionar el producto se incluye su descripción.
Departamento LM (Libro Mayor)
 El número de departamento es un sufijo de la cuenta de ventas del
producto de referencia. Seleccione de su catalogo de cuentas, el
número de la cuenta de detalle de ingresos correspondiente
(Ejemplo: Venta del producto).

Tipo de Inventario
 Seleccione uno de tres metodos de control de inventarios
disponibles.
Normal-DacEasy controla todas las existencias del producto y
mantiene tres columnas históricas de información para comparación.
Usted puede solamente vender tantas unidades como tenga en
existencia. Adicionalmente los artículos serán pedidos pendientes.
Seleccione Normal presione Enter
No-inventario- Los productos de No-inventario son aquellos que nunca se

mantienen en existencia. DacEasy solamente mantiene información
histotica de estos productos. Adicionalmente, usted puede usar solamente
productos de no-inventario en el módulo de facturación. Usted no podrá
introducir articulos de no-inventario en órdenes de compras o mercancía
recibida. Los productos que son embarcados son normalmente clasificados
como de no-inventario.
Negativo- El control para el inventario negativo es muy similar al

seguimiento del inventario normal, excepto que este método le permite, a
sus cantidades a la mano, pronunciarse por debajo del cero. Entonces, si
usted está introduciendo un producto de una factura, y ahí no existen
suficientes unidades a la mano para surtir la orden. DacEasy aún muestra
todas las unidades a la mano para surtir la orden, DacEasy aún muestra
todas las unidades como embarcadas. Si esto ocurre, sus unidades en
existencia y su moneda local serán negativas después de su asiento, de su
asiento.
Nota: Para mantener el valor del inventario correcto, reciba siempre sus artículos en el módulo
de compras y asistente estos artículos antes de asentar las facturas.
2.132 Pestaña de Compras
Medida de Compra
Cuando genera artículos de detalle, cada nuevo artículo de detalle es

asignado a la medida de compra del artículo maestro. Teclee hasta 8
caracteres como la medida usada en compras del artículo de detalle deben
tener la misma fracción de compra que el artículo maestro. Escriba el
número 1 (Unidad).

Nota: Cada producto tiene 2 fracciones, una para las compras y otra
para las ventas. No se podrá cambiar una fraccion si el producto tiene a la
mano moneda local o unidades, o si se han introducido transacciones para
el producto.
Proveedor
Seleccione el proveedor principal del producto.

Numero
Indique el código del producto utilizado por su proveedor.
Proveedores Alternativos
Utilice los campos de proveedores alternos para referenciar otros
proveedores que venden este producto. Teclee el código del proveedor a ser
utilizado en el caso de una situación de pedido pendiente con su proveedor
principal.
2.133 Pestaña de Ventas
Medida de Ventas
Cuando genera artículos de detalle desde el articulo maestro, cada
nuevo artículo de detalle es asignado a la medida de ventas. Igual a las
medidas de compras. El valor en este campo se imprime en los reportes de
Listado de producto y actividad de producto. Escriba el numero 1 (Unidad).
Fracción de Ventas
Cuando genera articulos de detalle desde el artículo maestro, cada
nuevo artículo de detalle es asigando a la fraccion de ventas. Todos los
artículos de detalle deben tener la misma fraccion de ventas que el articulo
maestro. Escriba el No. 1 (Unidad).
Precio de Venta
Digite el precio de la venta en este campo.
Descuentos por cantidad-Grupos de Cambio de precio

Uste puede usar las tablas de precio para vender artículos de detalle
con preciso descontados a ciertos clientes. Teclee hasta seis codigos de
descuentos para cada producto. Si un articulo con un código de descuento
es vendido a un cliente asignado al mismo grupo de precio, el precio del
articulo es ajustado al acuerdo. Por ejemplo, si usted teclea 01 para el
precio del grupo B, DacEasy ajustará el precio de venta de este producto de
acuerdo con la tabla de descuentos 01 cada vez que el producto es vendido

a un cliente asignado al grupo de precio B. si presiona buscar podrá accesar
la tabla de precio desde la pantalla de búsqueda.
Seleccione el código creado en la tabla de precios.
Área de productos alternativos
Código 1, Código 2
 Digite los códigos de producto que pueda utilizar como subtitulo

para el producto actual. Esta caracteristica es útil en una situación de
Pedido Pendiente. Si no es necesario déjelo en blanco.
2.134 Pestaña de Facturación
Seleccione este campo si usted paga comisiones a su equipo de ventas

cuando venden este producto. Si usted selecciona Sí en este campo e
incluye un personal de ventas cuando teclea este producto en una factura, la
columna comisionable será actualizada por la persona de ventas cuando
usted guarde la factura.
Digale que si
Números de serie
Seleccione este campo si desea controlar números de serie en este

producto. DacEasy le pedirá un número de serie cuando teclee este
producto en transacciones.
Déjelo en blanco.
Gravable
Cuando usted teclea facturas para sus clientes u ordenes de compra para
sus proveedores, DacEasy calcula el impuesto de ventas basado en una
tabla predefinida de tasa de impuestos para cada cliente o proveedor. El
impuesto calculado se basa únicamente en productos o servicios gravables.
Seleccione de la tabla de impuestos el código creado.

2.14 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOS (ACTIVOS FIJOS)
Con DacEasy usted puede generar la depreciación automáticamente

utilizando el método de Línea Recta, el doble saldo decreciente y la suma
de los dígitos de los años. Resulta ser una aplicación simple para DacEasy.
De igual modo los Estados Financieros reflejan los gastos de depreciación.
2.141 Agregando Activos Fijos
Información de los Activos Fijos
Cada Activo Fijo debe registrarse individualmente en cantidad y valor

indicando si es depreciable o no. Si es depreciable indicar su vida útil en
términos de meses.
 Seleccione Edicion/Activos Fijos (Editar Activos Fijos)
22 Imagen
Código
 Escriba T-01 para el terreno, E-01 para el Edificio y ET-01 para el
equipo de transporte (Si está editando un activo fijo existente, entre
el código o aplique F5 y seleccione el código de la lista que se
muestra).
Estado
 Seleccione el estado que corresponda (Abierto si el activo está
siendo utilizado. Retirado si está totalmente depreciado y/o en retiro
y Non- Depreciable si no deprecia).
Fecha de adquisición de inicio
 Escriba la fecha en que adquirió el activo e inicio si utilización. En el
desarrollo de la práctica tome en cuenta la fecha de inicio de
elaboración del sistema de contabilidad versus la información inicial.
Localización
 Escriba el nombre del lugar donde está ubicado el activo.
Departamento
 Indique el departamento que lo está usando y/o bajo que
responsabilidad está asignado. Ejemplo Contabilidad, Contraloría.
Clase
 Deje en blanco, utilice esta opcion si agrupa varios activos similares.
Numero de serie

 Se utiliza este campo para colocar el numero de serie del activo;
como no lo tenemos escriba su número de matricula para el Edificio
y del Carnet para el Equipo de Transporte y para el Terreno escriba
cualquier otro número que lo indique.
2.142 Área de la Depreciación
Tipo de método a utilizar

 Seleccione Recto
Porcentaje
 Se aplica en meses
Vida útil
 Escriba la vida útil del Activo en meses. Para el edificio 240 meses y
para el equipo de Transporte 48 meses (20 y 4 años
respectivamente).
Fecha de Retiro
 DacEasy se encarga
Ultima fecha de determinación de la depreciación
 Escriba la fecha correspondiente
Generación Depreciable
 DacEasy se encarga
Valor Original
 Escriba o seleccione en F5 el número de la cuenta del Activo Fijo
Depreciación acumulada
 Escriba o seleccione en F5 el número de la cuenta de depreciación
acumulada del Activo de que se trate.
Cuenta del Gasto de Depreciación
 Escriba o seleccione en F5 el número de la cuenta de gasto de
depreciación.
2.143 Información del Balance
Valor Original (Costo del Activo)

 Indique el costo del Activo de que se trata según el valor que aparece
en el Balance de Comprobación de la empresa (ver practica).
Depreciación acumulada del activo de que se trate
 Indique el valor de esta cuenta según aparece en el Balance de
Comprobación. (Ver practica).
Valor de desecho
 Calcule el 10% del costo del activo de que se trate. Presione procesar
(F10).
 Repita estos pasos para cada tipo de activo.

Nota: Usted también puede agregar servicios al momento, en muchas áreas
del programa. Cuando esta características esta disponible, el botón agregar
se activa.
2.151 Información de la Ventas
LM Departamento (Cuenta en el Mayor General)
 Escriba el número de la cuenta de ingresos correspondiente

Si seleccionamos Inventario como método departamental en las
cuentas de enlace debemos asignar un número de cuenta para cada tipo de
Ingreso. Al crearla debemos también crear la cuenta de costo y de
descuentos correspondiente.
Gravable: marque el recuadro

Comisionable: Deje el recuadro en blanco.
Medida: Escriba envío
Precio: Escriba 350.00
Numero de serie: Deje el recuadro en blanco
Fracción: Escriba 1 (Una hora)
Última fecha de la venta: Dejelo en blanco, DacEasy se encarga de

esto.
Haga clic en la carpeta Personalizado y complete todos los campos

aplicables.
Haga clic Aceptar para guardar el archivo de servicio.
Con los servicios usted no tiene inventario de productos ni costos.

Puede crear un record por cada servicio o mano de obra utilizada para
ofrecerlo. Si usted vende servicios solamente puede incluir facturas en los
formatos de impresión. Para incluir este tipo de facturas seleccione (Sí) en
la ventana de preferencias del sistema.
2.17 BALANCES INICIALES (DEL BALANCE DE

COMPROBACIÓN)
Registre cada cuenta de su Balance de Comprobación inicial,

exceptuando los clientes, los proveedores y los Activos Fijos. Hemos
conformado nuestro sistema de contabilidad en sus areas generales, ahora
debemos proceder a indicar los balances iniciales de nuestras cuentas,
exceptuando Cuentas por Cobrar, Cuentas pro Pagar e Inventario. Estas

cuentas se actualizarán cuando ingresemos los balances iniciales de cada
cliente, proveedor y productos respectivamente. En la medida que
ingresamos el balance inicial de una cuenta DacEasy la registra debitando o
acreditando una cuenta de orden llamada cuenta diferencia (D). concluido
el proceso de registro de los balances iniciales la cuenta diferencia (D) debe
tener un balance cero.
2.18 BALANCES INICIALES DE LOS CLIENTES
 Seleccione Edición/Clientes /Enter, aparece la ventana.

 Entre el código el cliente o selecciónelo en Buscar (F5)/Enter.
Aparece la cuenta del cliente.
 Seleccione Opciones/Saldo/Enter (F7).
Aparece la ventana introducir facturas del saldo inicial, indique un

numero de factura y registre el balance pendiente como balance inicial.
23ra imagen
 Aplique Enter en cada Columna hasta llegar al valor factura donde

indica el saldo inicial procese (F10).
 Repita este procedimiento para cada uno de sus clientes.
2.19 BALANCES INICIALES DE LOS PROVEEDORES
 Seleccione Edicion/Proveedor/Enter Aparece la ventana Editar

Proveedor.
24ta imagen
 Registre el código del proveedor o seleccione Buscar y selecciónelo

(F5).
 Seleccione Opciones Saldo/Enter (F7)
Aparece la ventana introducir facturas saldo inicial.
25ta imagen
Indique el número de la factura pendiente y monto correspondiente.
 Procese (F10)

2.20 BALANCES INICIALES DE LOS PRODUCTOS
Seleccione Edición/Productos/Enter
Aparece la ventana Editar Productos
26ta Imagen
Entre el codigo correspondiente, o seleccione Buscar y seleccionelo

(F5).
 Seleccione Opciones/saldo/Enter (F7)

Aparece la ventan saldo Inicial del Producto.
27 Imagen
Indique en Referencia Balance Inicial
 Registre la cantidad de productos disponibles como balance inicial y

el costo individual. DacEasy se encarga del resto.
 Procese (F10)
2.21 BALANCES INICIALES DE LOS ACTIVOS FIJOS
 Seleccione Edicion/Activos Fijos/Enter

Prosiga en el mismo orden y en la forma utilizada para los balances
iniciales.
Nota: Los balances de la cuenta provisión para todas las cuentas

incobrables debe registrarse con signo negativo ya que su balance es del
lado crédito, igual tratamiento debe darle a la depreciación acumulada de
los Activos Fijos.
Idea: Después de entrar los balances configurados para todas las

cuentas, imprima el Balance de Comprobación para el período usado para
entrar los balances y confirmar si la cuenta D está en cero. Si la cuenta D
tiene balance, confirme que los balances iniciales fueron entrados para
todas las cuentas (incluyendo clientes, suplidores y productos) en el
periodo apropiado.
2.22 IMPRESIÓN DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN

Debemos imprimir el balance de comprobación para confirmar que
hemos registrado todos los balances iniciales y que la cuenta diferencia (D)
no tiene balance.
 Seleccione reportes/Libro Mayor/ Balanza de Comprobación.
Aparece la ventana de Balanza de Comprobación solicitando la

siguiente información:
28va imagen
Desde la cuenta (Imprimir cuentas a partir de cual)

 Escriba el No. 1 (Para seleccionar a partir del Grupo Activo).
Hasta cuenta (Imprimir cuentas hasta donde)

 Escriba D (Hasta la cuenta Diferencia, que es la última del catálogo).
Desde Fecha (Imprimir la fecha desde donde)

 Escriba 01/01/xxxx (A partir del Balance Inicial) Hasta fecha
31/12/xxxx
Incluir cuentas generales

 Dígale que no.
Incluye cuentas inactivas:

 Deje el recuadro en Blanco.
Cuentas no asentadas
 Deje el recuadro en Blanco.
Incluye transacciones no asentadas.
 Marque el recuadro.
Pagina Inicial
 Escriba el No. 1 si es la primera página.
 Procese (F10)
Aparece la ventana Modo de Impresión.
Seleccione pantalla para ver el reporte en pantalla y/o Printer para

imprimir.
 Procese (F10)

Aparece el balance de Comprobación. Verifique que no aparezca la
cuenta Diferencia (D).
Si aparece revise sus balances iniciales para corregir el error.
Igual procedimiento puede utilizar para imprimir los reportes de las
Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar por fecha de vencimiento, el
reporte de inventario de mercancías y otros reportes, de acuerdo con
sus necesidades.
2.221 Teclas de funciones en este campo
 Las teclas de funciones son usadas para rápidamente accesar a las

actividades específicas. Las siguientes teclas de funciones pueden ser
usadas en cualquier punto en el programa.
 F1. Presione en cualquier campo para desplegar una pantalla de
ayuda describiendo el campo en detalle.
 Shift+F1- esta combinación desplegará el índice de ayuda. Siga el
índice de contenido para seleccionar un tópico particular, entonces
presione Enter para ver más información sobre este tópico.
 F2-Utilice esta tecla de función para visualizar la lista de otras teclas
de función activadas. Algunas pantallas ofrecen únicas funciones que
no son visualizadas en la barra función. La lista que se despliega
cuando presiona F2 muestra las funciones adicionales en la pantalla
que esté.
 Shift+F2- presione para desplegar en la pantalla la calculadora.
 F4-Use para desplegar y cambiar la fecha del sistema. Siendo capaz
de cambiar rápidamente la fecha por defecto que ayudaría cuando
está introduciendo una serie de transacciones.
 F5-Presione para desplegar el campo de la búsqueda. La búsqueda
desplegará todas las entradas válidas para el campo seleccionado.
Puede seleccionar y pasar artículos de la Búsqueda directamente
dentro del campo activo.
 F6- Presione la tecla universal para borrar en DacEasy. En todas las
áreas donde esté disponible borrar los registros y transacciones, F6
está activado.
 Shift F6- Use esta combinación de teclas para borrar líneas
individuales en la transacción.
 F7- Presione cuando esté mirando un reporte en pantalla y desee
imprimirlo. También puede usar esta función para archivar y
recuperar los datos desde la pantalla de posteo.
 F8- Utilice para adherir datos desde los campos a lo largo de
DacEasy, por ejemplo, si usted quiere crear una factura para un
nuevo cliente presione F8 desde el campo código de clientes en la

pantalla de Facturas (o desde la búsqueda del cliente) para adherir el
nuevo registro.
 F9-Presione para cualquier pantalla posteada para dar un backup a
los datos antes del posteo. También la puede usar editar datos desde
la búsqueda de clientes desde el código de clientes a nombre del
cliente, presione Shift+F9.
 F10- F10 es la tecla universal de procesos, o salvar a lo largo del
programa. Cuando introduzca información (de un recibo, una factura
o un cliente nuevo) y está listo para salvar, presione F10.
 Shift+10- Presione para desplegar por pantalla la versión de
DacEasy. Esto es una forma rápida para determinar que compañía
está de abierta y que cantidad de memoria está disponible.
 Esc –Presione para cancelar una acción desde cualquier pantalla.
17.0 ASENTAR
La forma en que sus archivos son actualizados durante el proceso de

asentar depende del modulo que esta siendo asentado. Cuando usted asienta
el Libro Mayor, cada entrada sin asentar en el Libro mayor es cambiada a
estatus de asentada y los saldos correspondientes del catálogo de cuentas
son actualizados. Cuando usted asienta un módulo exterior como efectivo o
Facturación, el estatus de cada transacción es cambiado a asentado, una
transacción de Libro mayor es creada con estatus de asentada, y los saldos
correspondientes del catálogo de cuentas son actualizados.
Para acceder la caja de dialogo Asentar, seleccione el módulo del que

quiere asentar del menú Asentar.
Usted puede asentar en detalle o en resumen para los siguientes

módulos: Cuentas por Cobrar, Cuentas por pagar y efectivo. Establezca sus
preferencias de sistemas.
Antes de asentar, usted debe imprimir todas las formas requeridas

(por ejemplo, usted debe imprimir los cheques antes de procesar pagos en
efectivo) y el Diario. Aunque usted puede cambiar los requerimientos de
impresión en la caja de diálogo Opciones del libro, nuestra recomendación
es siempre imprimir el diario antes de asentar. El Diario le permite verificar
lo que tecleó antes de asentar y le funciona como un reporte audible si
usted encuentra un problema durante el proceso de asentar.
17.01 Fecha de Asentar
Teclee la fecha que corresponda al periodo que usted desea asentar.

DacEasy asienta todas las transacciones para el período. Por ejemplo, si
usted trabaja en un año calendario de 12 periodos, y usted desea asentar
transacciones para Abril del 2001, teclee la fecha Abril 2001. después de
teclear la fecha, el numero del periodo correspondiente se muestra en el
campo Periodo en la parte inferior. El libro mayor se actualiza con la fecha
tecleada.

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CONCEPTOS FUNDAMENTALES

SISTEMA DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

Es un sistema integrado de contabilidad que le facilita al contador

Cada módulo ayuda a mantener el seguimiento de la información

II.- PASOS PARA ESTABLECER EL SISTEMA DE

Todos los sistemas de Contabilidad computarizada requieren

2.01 Agregar una compañía

Preparado por Carlos Mezón para la UCSD

Para explicar la forma en que se elabora un sistema de contabilidad

INICIANDO DacEasy POR PRIMERA VEZ

Para iniciar DacEasy Contabilidad para Windows por primera vez

Preparado por Carlos Mezón para la UCSD

DacEasy Contabilidad le permite agregar información de

 Desde la barra de archivo elija el comando abrir y presione Enter.

Aparece una ventana denominada Abrir Compañía

Preparado por Carlos Mezón para la UCSD

 Nombre de identificación: Escriba el nombre de su Empresa.

 Ruta: C:/DEA11/ Escriba las siglas de su empresa y/o número o

 Usa DacEasy configuración fácil: No seleccione esta casilla hasta

 Tipo de Capital: Seleccione Sociedad Anónima y/o Corporación,

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Fíjese que hemos seleccionado el tipo de capital antes que el catálogo de

 Modo de departamentalización: Seleccione Inventario si su

 Pulse Procesar (F10) para que el sistema inicie el proceso de

Aparece de nuevo la pantalla con el nombre de la compañía modelo.

Para que en esta pantalla aparezca el nombre de nuestra empresa,

2.02 INFORMACIÓN DE LA COMPAÑÍA

Entre el nombre de su compañía y dirección. Esta información se

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Para que el nombre de nuestra empresa sea el que figure en esta

 Seleccione: Edición- Valores por Omisión- Información de la

Identifique su empresa con el nombre, dirección, teléfono, Emails y país,

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Aún cuando rara vez necesite restaurar un Backup, es muy

Una de las funciones mas importantes que usted ejecutará en

2.031 RESPALDANDO SUS DATOS (BACKUP)

Con la rutina de Backup usted puede copiar sus datos en una

 Seleccione Respaldar/Restaurar desde el menú de Archivo.

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2.032 RESTAURANDO SUS DATOS

Seleccione Respaldar/Restaurar desde el menú de archivo. La caja dialogo

Seleccione la operación apropiada: Restaurar.

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Creada nuestra compañía debemos seguir el orden de la lista de

BARRA TECLA DE FUNCIÓN

Las teclas de función del computador están marcadas con la letra F,

Contabilidad DacEasy usa las teclas de función para ejecutar muchas

Si una tecla de funcion esta precedida por la flecha, entonces

F1.- Muestra un amplio nivel de ayuda de acuerdo al campo en que se está

F2.- Muestra el menú de Ventana de Opciones. Estas son opciones que

Las otras opciones varían de acuerdo al campo en que se encuentre.

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F5.- Muestra la ventana de Búsqueda de campos de acuerdo al

F6.- Borra el registro seleccionado.

F8.- Muestra la pantalla de Añadir, que le permite agregar un ítem en

F9.- Muestra la pantalla de Edita que le permite editar un ítem

F10.- Procesa o guarda la información en la pantalla. Presione F10

Las siguientes teclas de función deben presionarse simultáneamente

F1 (SHIFT-F1).- Muestra el índice del menú de Ayuda, el cual le permite

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F3 (SHIFT-F3).- Muestra la información historica para el registro. Esta

F5 (SHIFT-F5).- Se usa para entrar la Direccion Alternativa en las

F6 (SHIFT-F6).- Se usa para borrar una línea de un movimiento.