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RECIBIDA
CONTROL DE CAMBIOS
MECI Subsistema
Control de Gestión
1 9/30/2013 4.2.3 4.2.3
Componenete
Información
PAG 1 de 2
Vigencia: 30/09/2013
DESCRIPCION DE LA MODIFICACION
Aprobó
Convenciones:
Conector Conector Conector
Inicio - Fin Actividad Páginas Actividades Procedimientos
Decisión
Si Secretaria,
¿El documento requiere de una respuesta o oficinista o
5 N.A.
comunicación escrita? servidor
No
designado.
A-P-09-V.1
CONTROL DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA PAG 2 de 2
Vigencia: 30/09/2013
Secretaria,
Actualizar datos en el sistema de información oficinista o Sistema de
6 respectivo, indicando el trámite que se dio al
documento. servidor Información.
1 designado.
Realizar el trámite correspondiente, de acuerdo con
los procedimientos establecidos para cada caso:
Proyectar respuesta al documento o generar
documento propio de su gestión, si aplica, indicando el
número de radicado del antecedente. Unir el Documento y
7 antecedente con el proyecto de respuesta y pasarlo Servidor
designado antecedente del
para firma del servidor responsable. mismo
Documento
8 Firmar el documento y entregar antecedente y Jefe o servidor (auto
respuesta a secretaría. designado.
y/o oficio)
Asignar fecha y número de documento de acuerdo con
el registro en el sistema de información de salida y los
controles propios de la dependencia. Separar el
antecedente del documento generado, actualizar datos
en el sistema de información, indicando el trámite que Servidor Sistema de
9 se dio al documento y la respuesta generada.
designado. Información.
2 La secretaria de división verifica que el documento este radicado en el SIAF utilizando los diferentes criterios de busqueda de no ser así se registra.
3 Se verifica quien es el funcionario responsable del trámite para actualizar la información en el SIAF.
4 Se entrega el documento al responsable junto con la planilla generada por el SIAF para que firme y se haga responsable de su trámite.
10 Se diligencia el Sobre.
No TERMINOLOGÍA
1 SIAF: Sistema de Información Administrativo y Financiero.