FORMATOS, TABLAS Y LISTAS

HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD

AUTOR: Politécnico Grancolombiano
 ÍNDIC
E ÍNDICE

 Desarrollo de cada una de las unidades temáticas

1. Tablas de contenido

1.1. Estilos

1.2. Numeración automática de listas dentro del texto

2. Listas automáticas de objetos Acceso

rápido
3. Ejemplificación de la temática

3.1. Creación de la estructura – numeración del documento

3.2. Inserción correcta de una figura

3.2.1. Insertar la imagen

DESARROLL
O
3.2.2. Insertar el título de la imagen

3.3. Generación de la tabla de contenido y de la lista de figuras

 Lista de Figuras
GLOSARIO REFERENCIA
S
Este material pertenece al Politécnico
Grancolombiano y a la Red Ilumno. Por ende, son
de uso exclusivo de las Instituciones adscritas a
la Red Ilumno. Prohibida su reproducción total
o parcial.
 DESARROLLO DE CADA UNA DE LAS UNIDADES TEMÁTICAS Para la creación de un título o un subtítulo en Microsoft Word se debería hacer lo siguiente:

1. Marcar el texto que quiere convertir a Titulo o Subtitulo.

En esta cartilla se muestra la manera de crear listas automáticas (de objetos), así como tablas de
contenido dentro de un documento de texto con formato usando el procesador de texto 2. Buscar el estilo que se ajuste a lo que quiere poner ver figura 2.
Microsoft Word. La creación adecuada de dichos elementos automáticos garantiza la producción
de documentos de calidad. Usaremos como procesador de texto de ejemplo Microsoft Word
versión 2016.

1. Tablas de contenido

Las tablas de contenido o índices son listados automáticos y jerárquicos que Microsoft Word
genera a partir de información del formato del documento. Las tablas de contenido se basan en
el concepto de estilos.

1.1. Estilos

Dentro de un documento se puede dar formato a un pedazo de texto para resaltarlo sobre el
resto, por ejemplo, si se quiere escribir un título o un subtítulo. La solución para dar formato a Figura 2. Expansión de las opciones de Estilo

estos encabezados (título, subtítulo) podría pensarse a primera vista es usar el formato de negrilla Fuente: (Elaboración propia)
y/o aumentar el tamaño de la letra; sin embargo, la forma recomendada de realizar esta labor es
usando los estilos en Microsoft Word.

Se puede encontrar los estilos de texto en la cinta de Inicio y se va al apartado de Estilos en la

figura 1 se ilustra la ubicación de la opción de estilos.

1.2. Numeración automática de listas dentro del texto

Si se requiere hacer una lista numerada basta con hacer primero el listado (escribir una palabra
debajo de la otra), seleccionar el texto y finalmente usar la opción de numeración dentro de la
cinta de inicio. En la figura 3 se muestra la forma de usar la auto numeración en una lista.

Figura 1. Cinta de inicio -­‐> Estilos

Fuente: (Elaboración propia)

3 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 4

 En este apartado se puede insertar el título del objeto del que se quiera llevar un registro para
después listarlo. Los objetos pueden ser figuras, tablas, ecuaciones, etc. Ver figura 5.

Figura 5. Expansión de Insertar Título.

Fuente: (Elaboración propia)

Figura 3. Uso de auto numeración con una lista

Si el objeto que quiere listar no aparece en los Rótulos del título, puede crear nuevos rótulos
Fuente: (Elaboración propia) (haciendo clic en botón del mismo nombre). En la figura 6 se muestra la forma de crear nuevos
rótulos.

2. listas automáticas de objetos

Esta opción se usa a la hora de crear listas de objetos (tablas, figuras, ecuaciones, etc.), de manera
automática en Microsoft Word. Para esto se debe hacer uso de la utilidad de inserción de título,
dentro de la cinta de referencias. En la figura 4 se muestra esta opción.

Figura 4. Cinta de referencias -­‐> insertar titulo

Figura 6. Creación de nuevos rótulos. / Fuente: (Elaboración propia)
Fuente: (Elaboración propia)

5 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 6

 Una vez escoja el rótulo, Microsoft Word inserta un texto en el documento y le adiciona un 3. Ejemplificación de la temática
número que va siguiendo un número consecutivo. Por ejemplo, la primera vez que inserte el
rótulo “Ilustración”, el procesador de texto insertará el texto “Ilustración 1”, la segunda vez que Haremos un pequeño documento, en Microsoft Word 2016, que servirá de ejemplo para mostrar
usted lo haga Microsoft Word insertará el texto “Ilustración 2” y así sucesivamente. Si usted las funcionalidades mencionadas.
quiere insertar una figura entre la “Ilustración 1” y la “Ilustración 2”, Word insertará el texto
“Ilustración 2” y automáticamente actualizará el orden de todas ilustraciones del documento. Lo El documento tendrá 5 partes, índice, introducción, cuerpo, conclusiones y al final una lista de
anterior pasa con todos los rótulos. figuras usadas.

3.1. Creación de la estructura – numeración del documento

Primero creamos la estructura del documento descrita como se puede ver en la figura 7.

Figura 7. Estructura del texto de ejemplo.

Fuente: (Elaboración propia)

7 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 8

 Hay que tener en cuenta que esa estructura tiene solo los títulos (o encabezados) del documento. Esa lista de títulos debería quedar numerada, para esto usamos la opción de auto numeración de
Entonces, se debe dar formato a esos títulos con la opción de estilos explicada en la sección 2.1.1 listas que esta explicada en la sección 2.1.2. En la figura 9 se muestra como queda el texto del
y el texto quedaría como en la figura 8. documento después de auto numerar los títulos.

Figura 8. Texto después de usar estilos, en este caso título

Fuente: (Elaboración propia)

Figura 9. Auto numeración de la lista de títulos

Fuente: (Elaboración propia)

9 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 10

 Ahora, insertemos un texto en la introducción, 3 párrafos en el cuerpo y un párrafo en las Al insertar esos textos aleatorios deberíamos tener un documento como lo ilustra la figura 11.
conclusiones (este texto debe estar en el estilo normal). Para insertar texto aleatorio usamos la
función de Microsoft Word ¨=Rand(#)¨ la cual crea e inserta párrafos.

En la figura 10 se muestra el uso de la función =rand(#), donde al oprimir ENTER se genera el

número de párrafos aleatorios descritos por el “ # “. Note que está marcado el texto estilo normal.

Figura 10. Uso de la función =rand(#) para la generación de párrafos aleatorios

Fuente: (Elaboración propia)

Figura 11. Texto resultado de la inserción de párrafos aleatorios.

Fuente: (Elaboración propia)

11 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 12

 3.2. Inserción correcta de una figura

En primera instancia la inserción de una imagen en un texto podría ser trivial (siguiendo la ruta
insertar--‐> imágenes), sin embargo, lo que se desea hacer es una lista de las figuras teniendo en
cuenta su ocurrencia dentro del documento. Para realizar esta labor de una manera adecuada se
recomienda que todas las figuras (y en general todos los objetos) tengan una etiqueta, y un
nombre, es decir al insertar la imagen 1, se le debe poner la etiqueta figura 1. Y un título.

Por ejemplo, en este documento se desea insertar 5 imágenes, una imagen de la Vía Láctea, una
imagen del sistema solar, una imagen del planeta tierra, un mapa de Colombia y un mapa de
Bogotá. Tenemos que hacer entonces 2 cosas: 1. insertar la imagen y 2. Insertar el título de la
imagen.

3.2.1. Insertar la imagen

Se va a insertar una imagen después de cada párrafo en el texto, lo que implica crear otros dos
párrafos aleatorios con la función “=rand(2)”. Después del primer párrafo se debe ir a la
opción insertar y después a imagen y seleccionar la imagen que desea insertar. En la figura 12 se
muestra la opción de insertar imagen.

Figura 12. Insertar imagen desde archivo.

Fuente: (Elaboración propia)

13 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 14

 Y el documento resultante se puede ver en la figura 13. Note que existen unos pequeños círculos en los vértices y lados de la imagen recién insertada.
Esos círculos sirven para cambiar las dimensiones de la imagen. Para hacer esto se debe arrastrar
el circulito con el puntero del mouse.

3.2.2. Insertar el título de la imagen

Para insertar el título de la imagen se debe hacer lo siguiente, en la cita de Referencias, ir a

insertar título. En la figura 14 se muestra esta instrucción donde se despliegan los posibles rótulos
a usar (para el ejemplo se usará el rotulo “Ilustración”). Se pueden crear nuevos rótulos como se
explica en la sección 2.2.

Figura 13. Resultado de insertar la imagen en el documento

Fuente: (Elaboración propia)

15 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 16

 Figura 15. Titulo insertado en el documento.

Fuente: (Elaboración propia)

Este título se puede complementar con el nombre de la imagen, algo como Ilustración 1. Vía
Láctea. En la figura 16 se muestra el proceso terminado.

Figura 14. Insertar el título de la imagen

Fuente: (Elaboración propia)

El documento ahora tiene el título de la ilustración 1, como se muestra en la figura 15:

Figura 16. Proceso de inserción de título de la imagen terminado

Fuente: (Elaboración propia)

17 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 18

 De manera similar se insertan las imágenes y los títulos mencionados en la sección 3.2, es decir,
imágenes de:

 Vía láctea.

 Sistema solar.

 Planeta tierra.

 Mapa de Colombia.

 Mapa de Bogotá.

3.3. Generación de la tabla de contenido y de la lista de figuras

Figura 18. Referencias -­‐> Tabla de contenido

El esquema del documento como debería ir quedando se muestra en la figura 17. Fuente: (Elaboración propia)

Finalmente en la figura 18 se muestra la tabla de contenidos generada automáticamente

Figura 17. Esquema de documento con imágenes y títulos de las imágenes

Fuente: (Elaboración propia)

Ahora, quiere generar la tabla de contenido y el listado de ilustraciones que, si se ha realizado Figura 19. Tabla de contenido generada automáticamente.
bien el proceso hasta ahora, es relativamente fácil.
Fuente: (Elaboración propia)

19 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 20

 Un nuevo cuadro de diálogo aparece, donde se debe escoger el la etiqueta de título para el cual
se quiere hacer la lista, en la figura 19 se muestra el diálogo descrito.

Figura 20. Referencias -­‐>Tabla de Ilustraciones

Fuente: (Elaboración propia)

Figura 21. Referencias-­‐>tabla de ilustraciones-­‐> Escoger etiqueta de titulo

Fuente: (Elaboración propia)

21 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 22

 Finalmente, en la figura 20 se muestra la lista de figuras generada automáticamente. GLOSARIO

Es un nivel jerárquico dentro del documento (Título, subtítulo, etc.), y tiene una fuente
Estilos
asociada a él.

Conjunto de caracteres tipográficos de un determinado diseño y tamaño de estilo o tipo de

Fuente letra. Usualmente, cada estilo de letra (Times New Roman, Helvética, Arial, etc.) Está
disponible en cuatro variaciones normal, negrilla, cursiva o itálica y subrayada.

Diccionario técnico que recoge palabras utilizadas en un determinado entorno. En el

Glosario mundo de la informática -­‐y dada la presencia de numerosos acrónimos y términos en
inglés-­‐, abundan los glosarios que recogen definiciones de términos técnicos.
Figura 22. Lista de figuras generada automáticamente

Fuente: (Elaboración propia)

Listado del conjunto de figuras de un documento con información acerca de la página
Lista de figuras
dónde está determinada figura dentro del documento.

Listado del conjunto de tablas de un documento con información acerca de la página

Lista de tablas
dónde está determinada tabla dentro del documento.

Procesador de texto de Apple integrada en el paquete iWork. Funciona localmente como

Pages
aplicación de escritorio.
En último lugar se presenta, en la figura 21, el esquema del documento completo.
Procesador de Programas de ofimática especializados en hacer documentos de texto, los más conocidos
texto son Word, Pages y Writer.

Procesador de Programa que hace parte de una suite de ofimática y sirve para la manipulación de texto y
texto la elaboración de documentos de texto con formato.

También etiqueta, Palabra usada para nombrar los objetos que se pueden listar de manera
Rótulo
automática (tabla, figura, ecuación, etc.).

Suite Ofimática Conjunto de programas usados comúnmente en oficinas, también en el ámbito académico.
Figura 23. Esquema del documento completo

Fuente: (Elaboración propia)

También índice, es el listado del contenido de un documento con información de la página
Tabla de contenido
donde está determinada sección del documento.

23 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 24

 Figura 13. Resultado de insertar la imagen en el documento ............................................... 14
Título Es una palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de un documento.

Figura 14. Insertar el título de la imagen ...................................................................... 16

Procesador de texto de Microsoft, integrada en el paquete MS Office. Funciona localmente
Word
como aplicación de escritorio.
Figura 15. Titulo insertado en el documento. ................................................................. 17

Procesador de texto integrado en el paquete de OpenOffice y LibreOffice. Funciona Figura 16. Proceso de inserción de título de la imagen terminado ......................................... 17
Writer
localmente como aplicación de escritorio.

Figura 17. Esquema de documento con imágenes y títulos de las imágenes .............................. 18

Figura 18. Referencias --‐> Tabla de contenido .................................................................................................. 19

LISTA DE FIGURAS. Figura 19. Tabla de contenido generada automáticamente. ............................................... 19

Figura 1. Cinta de inicio --‐> Estilos ....................................................................................................................... 2 Figura 20. Referencias --‐>Tabla de Ilustraciones .............................................................................................. 20

Figura 2. Expansión de las opciones de Estilo .................................................................... 3 Figura 21. Referencias--‐>tabla de ilustraciones--‐> Escoger etiqueta de titulo ................................................. 21

Figura 3. Uso de auto numeración con una lista ................................................................. 4 Figura 22. Lista de figuras generada automáticamente. ................................ ¡Error! Marcador no definido.

Figura 4. Cinta de referencias --‐> insertar titulo ................................................................................................. 4 Figura 23. Esquema del documento completo ................................................................ 22

Figura 5. Expansión de Insertar Título ............................................................................ 5

Figura 6. Creación de nuevos rótulos ............................................................................. 5

Figura 7. Estructura del texto de ejemplo ........................................................................ 7

Figura 8. Texto después de usar estilos, en este caso título .................................................... 8

Figura 9. Auto numeración de la lista de títulos ................................................................. 9

Figura 10. Uso de la función =rand(#) para la generación de párrafos aleatorios........................... 10

Figura 11. Texto resultado de la inserción de párrafos aleatorios............................................ 11

Figura 12. Insertar imagen desde archivo ...................................................................... 13

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