SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN PARA EMPRESA BIOCARGOS S.

ANDRES CAMILO ARIAS

ANGIE CASADIEGO MORA
LORENA DIAZ POVEDA
MARIA JOSE MARTINEZ
ALEJANDRA RODRIGUEZ

UNIVERSIDAD SANTO TOMÁS

FACULTAD DE INGENIERÍA AMBIENTAL
VILLAVICENCIO –META
2017
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN PARA EMPRESA BIOCARGOS S.A

ANDRES CAMILO ARIAS

ANGIE CASADIEGO MORA
LORENA DIAZ POVEDA
MARIA JOSE MARTINEZ
ALEJANDRA RODRIGUEZ

DOCENTE:
Jonathan Steven Murcia Fandiño
Ingeniero Ambiental

UNIVERSIDAD SANTO TOMÁS

FACULTAD DE INGENIERÍA AMBIENTAL
VILLAVICENCIO –META
2017
 1. DIAGNÓSTICO

CHECK LIST


LISTA DE VERIFICACION DE AUDITORIA SISTEMA DE GESTION HSEQ

FOR-089-REV-02
AUDITORIA SISTEMA DE GESTION INTEGRADO EN SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL, MEDIO AMBIENTE Y CALIDAD

OHSAS 18001:2007 ISO 14001:2004 ISO 9001:2015

FECHA: AUDITORIA No.
AUDITOR
CRITERIOS DE AUDITORIA

Numeral REQUISITOS SI NO OBSERVACIONES

4.1 REQUISITOS GENERALES (OHSAS 18001:2007) (ISO 14001:2004) (ISO 9001:2008)
5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN (ISO 9001:2008)
5.5.1 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD (ISO 9001:2008)
¿Están identificados los procesos del sistema de gestión? X Procedimientos

¿Existe una secuencia e interacción entre los procesos? X Fatlta mapa de procesos

¿Existen criterios y métodos para la operación y el control eficaz de los X Defenir la medición
procesos?

¿Cuenta con la disponibilidad de recursos e información para el seguimiento X Equipos

de los procesos?

¿Realiza seguimiento, medición y análisis de los procesos? X Establecer

¿Implementa acciones para la mejora continua? X Revisión gerencial

4.2 / 5.3 POLITICA DE SEGURIDAD SALUD OCUPACIONAL, AMBIENTAL Y CALIDAD (OHSAS 18001:2007) (ISO 14001:2004)
(ISO 9001:2008)
5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN (ISO 9001:2008)
4.4.1 RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD (ISO 14001:2004)
8.5.1 MEJORA CONTINUA (ISO 9001:2008)
X
¿Existe una política de S & SO, Medio ambiente y Calidad definida y
documentada?

Esta política incluye el cumplimiento con:

X
* Mejoramiento Continuo

X
*Cumplimiento con la Legislación aplicable a la S & SO, ambiental y Calidad
aplicable y otros requisitos
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FOR-089-REV-02
Numeral REQUISITOS SI NO OBSERVACIONES
*Es apropiada a la naturaleza y escala de los riesgos en S & SO y la escala X
de impacto ambiental según las actividades productos y servicios de
BIOCARGOS S.A.S
X
La política proporciona el marco de referencia para establecer y revisar los
objetivos y metas en S & SO, ambientales y calidad
X
La política se ha comunicado y dado a entender a todo el personal

4.3/5.4 PLANIFICACION (OHSAS 18001:2007) (ISO 14001:2004) (ISO 9001:2008)

4.3.1 IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE LOS CONTROLES / ASPECTOS
AMBIENTALES (OHSAS 18001:2007) (ISO 14001:2004)
5.2 ENFOQUE AL CLIENTE (ISO 9001:2008)
7.2.1 DETERMINACION DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO (ISO 9001:2008)
7.2.2 REVISIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO (ISO 9001:2008)
¿Existe un procedimiento para la continua identificación de peligros, X
valoración de riesgos y determinación de los controles necesarios?

¿Existe un procedimiento que identifica los aspectos ambientales de las X

actividades, productos y servicios para controlar y determinar aquellos
aspectos que tienen o puedan tener impacto significativo sobre el medio
ambiente?
¿El procedimiento para la continua identificación de peligros, la evaluación
de riesgos incluye:

*Actividades rutinarias y no rutinarias X

*Actividades de todo el personal que acceda a los sitios de trabajo X

*Comportamiento, aptitudes y otros factores humanos X

*Los peligros identificados que se originan fuera del lugar de trabajo X

*Los peligros generados en la vecindad del lugar de trabajo. X

*Infraestructura, equipo y materiales en el lugar de trabajo X

*Cambios realizados o propuestos en la Geo ambiental X

*Modificaciones al sistema de gestión de S y SO X

*Cualquier obligación legal aplicable X

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FOR-089-REV-02
Numeral REQUISITOS SI NO OBSERVACIONES
*Actividades de todo el personal que acceda a los sitios de trabajo X

*Instalaciones en el sitio de trabajo X

*El procedimiento para identificar los aspectos ambientales de la X

organización determina la significancia de los impactos ambientales de
acuerdo a los aspectos identificados
*Según los resultados de la identificación de peligros y de los impactos X
ambientales significativos se han establecido los objetivos en S& SO y
ambientales?
¿Los requisitos del cliente se determinan y se cumplen? X

La organización determina:
*Los requisitos especificados por el cliente, incluyendo actividades de X
entrega y posteriores a la misma.

*Los requisitos no establecidos por el cliente. X

*Los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el servicio X

* Cualquier requisito adicional. X

¿Se revisan los requisitos relacionados con el servicio? X

4.3.2 REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS (OHSAS 18001:2007) (ISO 14001:2004)

5.2 ENFOQUE AL CLIENTE (ISO 9001:2008)
7.2.1 DETERMINACION DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO (ISO 9001:2008)
¿Existe un procedimiento para identificar y tener acceso a:
*Requisitos en S & SO, y requisitos ambientales de carácter legal y de otra
índole.

¿Está actualizada la información de los requisitos legales? X

¿Se comunica la información de los requisitos a todo el personal y partes X

interesadas?

¿El procedimiento es periódicamente revisado y se actualiza cuando es X

necesario?
4.3.3 OBJETIVOS Y PROGRAMAS (OHSAS 18001:2007)
OBJETIVOS, METAS Y PROGRAMAS (ISO 14001:2004)
5.4.1 OBJETIVOS DE LA CALIDAD (ISO 9001:2008)
5.4.2 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD (ISO 9001:2008)
8.5.1 MEJORA CONTINUA (ISO 9001:2008)
Se han establecido, implementado, mantenido y documentado objetivos y X
metas de S & SO, ambientales y de calidad, en los niveles pertinentes de la
organización?
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Numeral REQUISITOS SI NO OBSERVACIONES
La definición de objetivos ha considerado:

*Peligros y riesgos en S & SO, impactos ambientales significativos requisitos X

ambientales requisitos de tipo legal y de otra índole.

*Opciones tecnológicas, requisitos operacionales, requisitos propios del X

negocio

¿Los objetivos son consistentes con la Política de S & SO, ambiental y X

calidad?

¿Los objetivos en S & SO, ambientales y de calidad, son revisados

periódicamente y se actualizan de ser necesario?

X
¿La organización ha establecido, implementado y mantiene programas para
alcanzar sus objetivos y metas ambientales?

¿Se han diseñado para el cumplimiento de los objetivos y metas en S & SO, X
programas que incluyen: ¿responsabilidad y autoridad, medios y
cronogramas para lograr los objetivos?
¿La alta dirección planifica y mantiene la integridad del sistema? X

¿Existe la mejora continua dentro de la organización? X

4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACIÓN (OHSAS 18001:2007) (ISO 14001:2004)

7 REALIZACION DE PRODUCTO (ISO 9001:2008)
4.4.1 RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD, RENDICIÓN DE CUENTAS Y AUTORIDAD (OHSAS 18001:2007)
RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD (ISO 14001:2004)
5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCION (ISO 9001:2008)
5.5.1 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD (ISO 9001:2008)
5.5.2 REPRESENTANTE DE LA DIRECCION (ISO 9001:2008)
6.1 PROVISION DE RECURSOS (ISO 9001:2008)
6.3 INFRAESTRUCTURA (ISO 9001:2008)
¿En los niveles pertinentes de la organización se han definido, documentado, X
comunicado y entendido las funciones, responsabilidades y la rendición de
cuentas, y delegado autoridad en relación con el Sistema HSEQ?

¿Se suministran los recursos necesarios para la implementación y control X

del Sistema HSEQ?

¿Se ha designado un representante que tenga la responsabilidad y

autoridad para:

*Asegurar de que se establecen, implementan y matienen los procesos del X

sistema HSEQ

*Asegurar que los requisitos del Sistema HSEQ se establezca, implemente y X

mantenga?

*Informar sobre el desempeño del Sistema HSEQ a la Gerencia General X

para su revisión y como base para la mejora del mismo.
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Numeral REQUISITOS SI NO OBSERVACIONES
¿Se cuenta con el personal competente con base en la educación, X
formación, habilidades y experiencia según el cargo?

Se cuenta con la infraestructura necesaria para lograr los requisitos del X

servicio

BIOCARGOS S.A.S ha determinado y gestionado el ambiente de trabajo X

necesario para lograr la conformidad de los requisitos del servicio?

COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA (OHSAS 18001:2007) / (ISO 14001:2004) / (ISO 9001:2008)
4.4.2/
6.2.2
GENERALIDADES (ISO 9001:2008)
6.2.1
X
¿Existe un procedimiento para identificar las necesidades de formación del
personal cuya actividad pueda generar un impacto significativo sobre el
Sistema de Gestión HSEQ?

¿Existe un procedimiento para crear conciencia en el personal sobre:

X
*Importancia de la conformidad de la política y los procedimientos de HSEQ

*Preparación para emergencias, los aspectos ambientales significativos, X

actuales y potenciales de su trabajo y los beneficios del mejoramiento en el
desempeño del personal
*Sus funciones y responsabilidades para alcanzar el cumplimiento de la X
política en HSEQ y sus procedimientos

*Las consecuencias de no seguir los procedimientos operacionales en X

HSEQ

¿El personal cuyo trabajo pueda generar impactos significativos sobre el

Sistema HSEQ?:

*Es competente para desempeñar su trabajo en términos de educación, X

entrenamiento y experiencia apropiada

4.4.3 COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA (OHSAS 18001:2007)

COMUNICACIÓN (ISO 14001:2004)
5.5.3 COMUNICACION INTERNA (ISO 9001:2008)
7.2.3 COMUNICACION CON EL CLIENTE (ISO 9001:2008)
¿La empresa ha establecido un procedimiento para la comunicación
relacionada con el Sistema de Gestión HSEQ el cual facilita:

X
*La comunicación pertinente sobre HSEQ se comunica a y desde los
empleados y a las partes interesadas

*Las comunicaciones internas entre los diferentes niveles y funciones de la X

organización

*La recepción, documentación y respuesta a las comunicaciones pertinentes X

de las partes interesadas externas
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Numeral REQUISITOS SI NO OBSERVACIONES

*Informar a todos los empleados sobre quiénes son sus representantes para X
HSEQ y el Representante designado por la Gerencia.

¿Se cuenta con un procedimiento para la participación de los X

trabajadores en cuanto a la identificación de peligros, valoración de
riesgos y determinación de controles, investigación de incidentes y el
desarrollo y revisión de las políticas y objetivos en HSEQ?
¿Se le informa acerca de los acuerdos de participación en materia de X
HSEQ?

¿Existe un medio de consulta con los contratistas? X

¿El procedimiento indica la decisión de la organización de comunicar o no X

externamente información sobre sus aspectos ambientales significativos?

BIOCARGOS S.A.S ha determinado e implementado disposiciones

eficaces para la comunicación con los clientes, relativos a:

*La información sobre el producto. X

*Las consultas, contratos o atención de pedidos, incluyendo las X

modificaciones.

*La retroalimentación del cliente incluyendo sus quejas X

4.4.4 DOCUMENTACION (OHSAS 18001:2007) (ISO 14001:2004)

4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION (ISO 9001:2008)
4.2.1 GENERALIDADES (ISO 9001:2008)
*La documentación del Sistema de Gestión HSEQ incluye:
X
*Política, objetivos y metas en S & SO, en Medio Ambiente y Calidad

*Descripción del alcance y de los elementos principales del Sistema de X

Gestión en HSEQ, y su interacción, así como la referencia de la
documentación relacionada con el Sistema.

BIOCARGOS S.A.S tiene establecido un manual HSEQ que contiene:

X
*El alcance del sistema de gestión HSEQ, incluyendo cualquier exclusión

X
*Procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión o
referencia a los mismos.
X
*Descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión
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FOR-089-REV-02

Numeral REQUISITOS SI NO OBSERVACIONES

4.4.5 CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS (OHSAS 18001:2007)

CONTROL DE DOCUMENTOS (ISO 14001:2004)
4.2.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS (ISO 9001:2008)
¿Existe un procedimiento para el control de documentos requeridos por el X
Sistema de Gestión HSEQ?

¿Se aprueban los documentos antes de su uso? X

¿Se revisan y actualizan los documentos cuando es necesario y se X

aprueban nuevamente?

¿Se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los X

documentos?

¿Los documentos de origen externo se identifican y controlan? X

¿Los documentos son ubicados en sus sitios de uso? X

¿Los documentos obsoletos son identificados y son retirados oportunamente X

de sus sitios de uso?

¿Los documentos son:

Legibles X

Fechados X

Identificados fácilmente X

Disponibles de manera organizada X

Retenidos por Tiempo específico X

4.4.6 CONTROL OPERACIONAL (OHSAS 18001:2007) (ISO 14001:2004)

7.1 PLANIFICACION DE LA REALIZACION DEL PRODUCTO (ISO 9001:2008)
7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE (ISO 9001:2008)
7.2.1 DETERMINACION DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO (ISO 9001:2008)
7.2.2 REVISION DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO (ISO 9001:2008)
7.4.1 PROCESO DE COMPRAS (ISO 9001:2008)
7.4.2 INFORMACION DE LAS COMPRAS (ISO 9001:2008)
7.4.3 VERIFICACION DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS (ISO 9001:2008)
7.5 PRODUCCION Y PRESTACION DEL SERVICIO (ISO 9001:2008)
7.5.1 CONTROL DE LA PRODUCCION Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO (ISO 9001:2008)
7.5.2 VALIDACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA PRODUCCIÓN Y DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO (ISO 9001:2008)
7.5.5 PRESERVACION DEL PRODUCTO (ISO 9001:2008)
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Numeral REQUISITOS SI NO OBSERVACIONES

¿Se encuentran identificados aquellas operaciones y actividades asociadas X

con los riesgos identificados donde se deban aplicar medidas de control, los
aspectos ambientales significativos, la política y los objetivos en HSEQ?

¿Se establecen y mantienen procedimientos documentados que faciliten el X

cumplimiento de la política, objetivos y metas en HSEQ?.

¿Los procedimientos cuentan con criterios operacionales? X

¿Se han establecido procedimientos relacionados con los riesgos X

identificados y los aspectos ambientales significativos?

¿Se han determinado y revisado los requisitos relacionados con el servicio? X

¿Los productos adquiridos cumplen con los requisitos especificados? X

¿Se seleccionan, evaluan y reevaluan los proveedores? X

¿Se verifican los productos comprados? X

Al prestar el servicio se controla:

*La disponibilidad de la información X

*La disponibilidad de instrucciones de trabajo X

*El uso del equipo apropiado X

*La disponibilidad y uso de equipos de seguimiento y medición X

*La implementación del seguimiento y la medición X

*La implementación de actividades de liberación, entrega y posteriores a la X

entrega

¿Se identifica y se valida el servicio prestado? X

¿Se identifica, verifica, protege y salvaguarda los bienes que son propiedad X
del cliente?
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Numeral REQUISITOS SI NO OBSERVACIONES

¿Los procedimientos relacionados con los requisitos de los proveedores y

subcontratistas se han?:

*Comunicado X

*Revisado periódicamente y actualizados si es necesario X

*Implementado

4.4.7 PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS (OHSAS 18001:2007) (ISO 14001:2004)

8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME (ISO 9001:2008)

¿Se han establecido procedimientos relacionados con:

X
*Identificación de situaciones potenciales de emergencias y la respuesta de
tales situaciones de emergencia?

*Respuesta a situaciones de emergencia y accidentes reales X

*Prevención y mitigación de riesgos en S & SO e impactos ambientales X

asociados

Al presentarse un producto no conforme:

*Se toman acciones para eliminar la no conformidad? X

*Se autoriza el uso, liberación o aceptación X

*Se toman acciones para impedir el uso o aplicación. X

*Se toman acciones apropiadas cuando el producto no conforme ha llegado X

al cliente

4.5 VERIFICACION (OHSAS 18001:2007) / (ISO 14001:2004)

8 MEDICION, ANALISIS Y MEJORA (ISO 9001:2008)

4.5.1 MEDICION Y SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO (OHSAS 18001:2007)

SEGUIMIENTO Y MEDICION (ISO 14001:2004)
7.6 CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICION (ISO 9001:2008)
8.1 GENERALIDADES (ISO 9001:2008)
8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS (ISO 9001:2008)
8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICION DE PRODUCTO (ISO 9001:2008)
8.4 ANALISIS DE DATOS (ISO 9001:2008)
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FOR-089-REV-02

Numeral REQUISITOS SI NO OBSERVACIONES

¿Existe un procedimiento para hacer seguimiento y medición regular del X

desempeño en S & SO y a las actividades que tengan impacto significativo
para el medio ambiente?
¿El procedimiento incluye medidas cuantitativas y cualitativas según las X
necesidades de BIOCARGOS S.A.S?

¿Medidas para realizar seguimiento a la conformidad con el programa de X

Gestión en S & SO, criterios operacionales, legislación aplicable y requisitos
reglamentarios?
¿Se cuenta con equipos de seguimiento y medición? X

¿Los equipos de seguimiento y medición han sido calibrados? X

¿Los equipos de seguimiento y medición cuentan con mantenimientos X

adecuados?

¿Se evidenciaron registros de mantenimiento y calibración? X

¿Se realiza encuesta o evaluación de satisfacción del cliente? X

Se realizan análisis de datos que proporcionan información sobre:

*La satisfacción del cliente X

*Conformidad con los requisitos del servicio X

*Las características y tendencias de los procesos y de los servicios, X

incluyendo acciones preventivas

*Los proveedores X

4.5.2 EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL Y OTROS (OHSAS 18001:2007) / (ISO 14001:2004)
8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS (ISO 9001:2008)
8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL PRODUCTO (ISO 9001:2008)
X
¿Se cuenta con un procedimiento para evaluar periódicamente el
cumplimiento de los requisitos legales aplicables?

X
¿Se mantienen los registros de los resultados de las evaluaciones
periódicas?
X
¿Se realiza seguimiento y se miden las características del servicio para
verificar que se cumplen los requisitos del mismo?
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FOR-089-REV-02

Numeral REQUISITOS SI NO OBSERVACIONES

4.5.3 INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES, NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVA Y PREVENTIVAS (OHSAS

18001:2007)
4.5.3.1 INVESTIGACION DE INCIDENTES (OHSAS 18001:2007)

¿Se cuenta con un procedimiento donde se estipule la investigación y

análisis de incidentes? Con el fin de:

X
* Se determinan las deficiencias de S y SO que no son evidentes?

X
*Se identifica la necesidad de acción correctiva?

X
*Se identifica la oportunidad de acción preventiva?

X
*Se identifican las oportunidades de mejora continua?

X
*Se comunican los resultados de las investigaciones?

4.5.3.2 NO CONFORMIDAD, ACCION CORRECTIVA Y ACCIÓN PREVENTIVA (OHSAS 18001:2007)

4.5.3 NO CONFORMIDAD, ACCIÓN CORRECTIVA Y ACCIÓN PREVENTIVA (ISO 14001:2004)
8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME (ISO 9001:2008)
8.4 ANALISIS DE DATOS (ISO 9001:2008)
8.5.2 ACCIÓN CORRECTIVA (ISO 9001:2008)
8.5.3 ACCIÓN PREVENTIVA (ISO 9001:2008)
X
¿Se cuenta con un procedimiento de acciones correctivas y preventivas?

X
¿Las acciones tomadas son eficaces?

X
¿Las acciones propuestas son revisadas a través del proceso de
valoración del riesgo antes de su implementación?

X
¿Se cuenta con un procedimiento para el control de producto no conforme?

4.5.4 CONTROL DE LOS REGISTROS (OHSAS18001:2007) /(ISO 14001:2004)

4.2.4 CONTROL DE LOS REGISTROS (ISO 9001:2008)

X
¿Cómo se controlan los registros?
 LISTA DE VERIFICACION DE AUDITORIA SISTEMA DE GESTION HSEQ
FOR-089-REV-02

Numeral REQUISITOS SI NO OBSERVACIONES

4.5.5 AUDITORIA INTERNA (OHSAS 18001:2007) / (ISO 14001:2008)

8.2.2 AUDITORIA INTERNA (ISO 9001:2008)

¿La organización cuenta con procedimiento y programa para realizar

Auditorías periódicas al sistema de Gestión HSEQ con el fin de:

X
*Determinar la conformidad del sistema de gestión HSEQ
X
*Determinar si el sistema de gestión HSEQ ha sido implementado y
mantenido en forma adecuada

X
*Determinar si el sistema de gestión HSEQ es efectivo para cumplir la
política y objetivos de la organización

X
¿El procedimiento de auditoria cubre el alcance, frecuencia, metodología y
competencia?

4.6 REVISION POR LA GERENCIA (OHSAS 18001:2007) / (ISO 14001:2004)

5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN (ISO 9001:2008)
5.6 REVISION POR LA DIRECCION (ISO 9001:2008)
5.6.1 GENERALIDADES (ISO 9001:2008)
5.6.2 INFORMACION DE ENTRADA PARA LA REVISION (ISO 9001:2008)
5.6.3 RESULTADOS DE LA REVISION (ISO 9001:2008)
8.5.1 MEJORA CONTINUA (ISO 9001:2008)
X
¿La Gerencia General ha revisado, a intervalos definidos el Sistema de
Gestión HSEQ?

X
¿Se encuentra documentada la revisión de la Gerencia General al Sistema
de Gestión HSEQ?

La revisión por la dirección incluye:

*Resultados de auditorias X

*Retroalimentación del cliente X

*Desempeño de los procesos y conformidad del servicio X

*Estado de las acciones correctivas y preventivas X

*Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección X

*Cambios que pueden afectar el sistema de gestión X

 LISTA DE VERIFICACION DE AUDITORIA SISTEMA DE GESTION HSEQ
FOR-089-REV-02

Numeral REQUISITOS SI NO OBSERVACIONES

*Recomendaciones para la mejora X

Los resultados de la revisión por la dirección incluyen: X

*La mejora de la eficacia del sistema y sus procesos X

*La mejora del servicio en relación con los requisitos del cliente X

*Las necesidades de recursos X

RESULTADOS DE LA GESTIÓN DE CALIDAD

De acuerdo a los resultados otorgados en el Check list, se identificó que la empresa

BIOCARGOS S.A.S. cuenta con un sistema de evaluación HSEQ en el cual cumple
aproximadamente un 90% de la normatividad expuesta en las OHSAS 18001:2007,
ISO 14001:2004, ISO 9001:2008; el cual le brinda importancia a las atenciones de
quejas, seguridad de sus trabajadores y clientes, cuenta con un control de
documentos los cuales dan cumplimiento a las normas antes mencionada,
permitiendo a la empresa dar contestación y solución a las posibles problemáticas
que puedan surgir dentro de la misma en pro de cumplir sus objetivos y políticas.
Cuenta con un plan de mejora continua y busca siempre ser competentes en
actualizar sus documentos y políticas para satisfacer a sus clientes y tener un
puesto de trabajo apto y de calidad a sus empleados.
Por último, se tiene en cuenta que la empresa no cuenta con un manual de sistema
de gestión integrado, el cual ayuda a entender la interacción de los sistemas de
gestión, por lo cual se sugiere implementar el mismo para poder cumplir en su
totalidad el cumplimiento de las normativas.
 1. ALCANCE SGI

BIOCARGO S.A.S de acuerdo a los lineamientos de las normas técnicas ISO

9001:2015, OHSAS 18001:2007, ISO14000:2015 que incluyen los procesos
requeridos para la prestación del servicio de transporte terrestre automotor de carga
y especial.

2. POLITICA SGI

BIOCARGO SAS Trabajara con calidad y seguridad, minimizando los impactos

ambientales que puede causar el suministro de servicio de transporte terrestre de
carga, hidrocarburos y servicios especiales de pasajeros, ofreciendo:
 Una mejora continua, comprometida en el desarrollo e implementación de
controles para prevenir que nuestras operaciones se vean afectadas o
afectando al medio ambiente y/o las personas a las que brindamos nuestro
servicio, siendo su seguridad física, psicológica e integridad personal lo más
importante para nuestra empresa
 Desarrollar todas las actividades dentro de un marco legal nacional,
departamental y municipal en seguridad, salud y ambiente
 Promover condiciones que permitan prevenir lesiones, accidentes y
enfermedades laborales, así como la prevención de la contaminación a través
de la identificación de aspectos e impactos ambientales a los empleados,
proveedores e incrementar la productividad de todo el personal, contando con
instalaciones para su buen desenvolvimiento.
 Disponer de los recursos necesarios para la implantación del SGI.

3. OBJETIVOS SGI
1. Mejorar continuamente nuestros procesos.
2. Prevenir lecciones, accidentes, enfermedades laborales y daños a la propiedad.
3. Prevenir la contaminación ambiental.
4. Disponer de los recursos.
5.Cumplir con los requisitos legales y otros que demanda nuestras operaciones.
6. Satisfacer el cliente
 4. DETERMINACION DE DOCUMENTOS

INFORMACIÓN SI NO
Check list X
Política X
Objetivos X
Alcance X
Direccionamiento estratégico X
Planes X
Procedimientos X
Programas X
Instructivos X
Formatos-registros X
Matrices X
Manuales X
Reglamentos X

5. MAPA DE PROCESO
 6. IDENTIFICACION DE RIESGOS

OBJETIVO
Dar a conocer la serie de procedimientos para llevar a cabo la investigación de
incidentes y accidentes de trabajo, con el fin de identificar las causas, hechos y
situaciones que los han generado, e incrementar las medidas correctivas
encaminadas a eliminar o minimizar condiciones de riesgo y evitar su recurrencia.
ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los centros de trabajo de BIOCARGO S.A.S para
la investigación de accidentes e incidentes del trabajo que presentes los
funcionarios, con el fin de disminuir o eliminar los riesgos laborales presentes.
CONSIDEREACIONES GENERALES
 Accidente laboral con riesgo mecánico: Suceso repentino donde el
trabajador por causa o con ocasión de su labor tiene contacto directo con una
de las maquinas o equipos en movimiento etc., o con elementos empleados
en la operación diaria en campo.
 Accidente laboral grave con riesgo físico: Por la gravedad potencial de las
consecuencias, en principio, se considerarán graves todos los accidentes de
trabajo con riesgo físico el cual puede en cualquier momento poner en riesgo
la integridad física, mental y emocional del trabajador.
 Accidente laboral grave con riesgo no biológico: “Aquel que trae como
consecuencia amputación de cualquier segmento corporal.
 Accidente Laboral: Es todo suceso repentino que sobrevenga por causa o
con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica,
una perturbación funcional, una invalidez o la muerte. Así como aquel que se
produce durante la ejecución de órdenes del empleador, aún fuera del lugar y
horas de trabajo; o durante el traslado desde su residencia a los lugares de
trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministra el empleador.
 Elemento de Protección Personal (EPP): Dispositivo que sirve como barrera
entre un peligro y alguna parte del cuerpo de una persona.
 Enfermedad profesional: Todo estado patológico que sobreviene como
consecuencia obligada de la clase de trabajo que desempeña el trabajador o
del medio en que se ha visto obligado a trabajar, bien sea determinado por
agentes físicos, químicos o biológicos (Adaptada del Decreto 2566 de 2009
del Ministerio de la Protección Social).
 Enfermedad: Condición física o mental adversa identificable, que surge,
empeora o ambas, a causa de una actividad laboral, una situación relacionada
con el trabajo o ambas (NTC-OHSAS 18001).
 Exposición: Situación en la cual las personas se encuentran en contacto con
los peligros.
 Incapacidad: Es aquella que según el cuadro agudo de la enfermedad que
presenta el trabajador, le impide desempeñar su labor por un tiempo
determinado.
 Incidente laboral: Suceso que acontece en el curso del trabajo o en relación
con este, que tuvo el potencial de ser un accidente, en el que hubo personas
involucradas sin que sufrieran lesiones o se presentaran daños a la propiedad
y/o pérdida en los procesos
 Incidente: Evento(s) relacionado(s) con el trabajo, en el (los) que ocurrió o
pudo haber ocurrido lesión o enfermedad (independiente de su severidad) o
víctima mortal (NTC-OHSAS 18001).
 Nivel de consecuencia (NC): Medida de la severidad de las consecuencias
 Nivel de deficiencia (ND): Magnitud de la relación esperable entre (1) el
conjunto de peligros detectados y su relación causal directa con posibles
incidentes y (2), con la eficacia de las medidas preventivas existentes en un
lugar de trabajo.
 Nivel de exposición (NE): Situación de exposición a un peligro que se
presenta en un tiempo determinado durante la jornada laboral.
 Nivel de probabilidad (NP): Producto del nivel de deficiencia
 Nivel de riesgo: Magnitud de un riesgo, resultante del producto del nivel de
probabilidad, por el nivel de consecuencia
 Partes Interesadas: Persona o grupo dentro o fuera del lugar de trabajo
involucrado o afectado por el desempeño de seguridad y salud ocupacional de
una organización (NTC-OHSAS 18001).
 Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de
enfermedad o lesión a las personas, o una combinación de éstos (NTC-
OHSAS 18001).
 Personal expuesto: Número de personas que están en contacto con peligros.
 Probabilidad: Grado de posibilidad de que ocurra un evento no deseado y
pueda producir consecuencias
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados (NTC-
ISO 9000).
 Riesgo aceptable: Riesgo que ha sido reducido a un nivel que la organización
puede tolerar, respecto a sus obligaciones legales y su propia política en
seguridad y salud ocupacional (NTC-OHSAS 18001).
 Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra(n) un(os) evento(s) o
exposición(es) peligroso(s), y la severidad de lesión o enfermedad, que puede
ser causado por el (los) evento(s) o exposición(es) (NTC-OHSAS 18001).
 Tipos de accidentes laborales: Por ser una empresa dedicada al Transporte
de Servicios Especiales de Pasajeros, Transporte de Carga Terrestre
 Automotor y el sector de hidrocarburos, se pueden presentar los siguientes
tipos de accidentes.
 Valor límite permisible (VLP): Concentración de un contaminante químico en
el aire, por debajo del cual se espera que la mayoría de los trabajadores
puedan estar expuestos repetidamente, día tras día, sin sufrir efectos adversos
a la salud.
 Valoración de los riesgos: Proceso de evaluar el(los) riesgo(s) que surge(n)
de un(os) peligro(s), teniendo en cuenta la suficiencia de los controles
existentes y de decidir si el(los) riesgo(s) es (son) aceptable(s) o no (NTC-
OHSAS 18001).

RESPONSABILIDAD
 Líder del proceso del SGI, es la persona encargada de verificar que se
estén cumpliendo de manera adecuada los procedimientos para evitar
accidentes y riesgos laborales dentro y fuera de la empresa y que estén
utilizando los EPP correctamente.

PROCEDIMIENTO
 Proceso: Se idéntica el proceso de la empresa al cual queremos hacerle la
identificación de riesgos laborales.
 Zona: Lugar donde se lleva a cabo el proceso.
 Actividad: Parte de un proceso en el que se quiere determinar el riesgo
laboral
 Tareas: Labores que se llevan a cabo en la actividad y se identifica si estas
tareas son rutinarias o no.
 Descripción: Explicar detalladamente las tareas que se elaboran en la
actividad para posteriormente poder clasificar el riesgo al que se está
expuesto.
 Clasificación: Según la descripción y la actividad se clasifican los peligros
de la siguiente manera: biomecánica, físico, condiciones de seguridad y
químico.
 Efectos posibles: Los posibles peligros sobre la integridad o salud de los
trabajadores, teniendo en cuanta la clasificación de peligro a la que están
expuesta.
 Controles existentes: Revisión para disminuir o mitigar el riesgo presente
en la actividad y se clasifican en: fuente, medio e individuo.
 Evaluación del riesgo: Proceso para determinar el nivel de riesgo asociado
al nivel de probabilidad y el nivel de consecuencia, se dan valores a partir de
norma GTC 45 y se clasifican: Nivel de deficiencia (ND), nivel de exposición
(NE), nivel de probabilidades (NP=ND*NE), interpretación del nivel de
 probabilidad, nivel de consecuencia, nivel de riesgo (NR=NP*NC),
interpretación del nivel de riesgo.
 Valoración del riesgo: La evaluación de los riesgos, teniendo en cuenta la
suficiencia de los controles existentes, y la definición de los criterios de
aceptabilidad del riesgo la decisión de si son aceptables o no, con base en
los criterios definidos por la GTC 45.

ANEXOS

Matriz de identificación de Riesgo laboral. (ANEXO 1)

7. IDENTIFICACION DE ASPECTOS AMBIENTALES

OBJETIVO

Establecer las actividades que permitan identificar y evaluar los aspectos e impactos
ambientales producidos por el desarrollo de las actividades y operaciones de
BIOCARGO S.A.S.

ALCANCE

El presente procedimiento es aplicable para la identificación y evaluación de aspectos

e impactos ambientales producidos por BIOCARGO S.A.S.

CONSIDERACIONES GENERALES

 ASPECTO AMBIENTAL: Elemento de las actividades, productos o servicios

de una organización que pueden interactuar con el medio ambiente (NTC ISO
14001:2004).
 IMPACTO AMBIENTAL: Cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea
adverso o beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos
ambientales de una organización (ISO 14001).
 MEDIO AMBIENTE: Entorno en el cual una organización opera, incluidos el
aire, al agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres
humanos y sus interrelaciones. (NTC 14001).
 INFLUENCIA DEL IMPACTO: Es el efecto resultante que produce una
determinada acción sobre el medio ambiente en sus distintos elementos.
  PROBABILIDAD: Grado de posibilidad de que ocurra un evento no deseado
y pueda producir consecuencias.

RESPONSABILIDAD
Es responsabilidad de los Conductores, y la Coordinación SGI, la identificación y
evaluación de los impactos y aspectos ambientales causados por el desarrollo de
las actividades específicas del trabajo, los trabajadores serán responsables por
cumplir y ejecutar los controles establecidos por la organización para mitigar dichos
impactos.
BIOCARGO S.A.S. ha identificado los elementos del medio que posiblemente serán
impactados por el desarrollo de sus actividades a través de la matriz de
identificación de Aspectos Ambientales. (ANEXO 2)
Una vez identificadas las posibles alteraciones, se hace preciso valorarlas,
determinar cuál de ellas es la que puede afectar en mayor proporción el medio
ambiente y definir medios y estrategias que permitan mitigar el impacto ambiental.
PROCEDIMIENTO

 IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES

BIOCARGO S.A.S cuenta con una matriz de identificación de Aspectos

Ambientales. (ANEXO 2)

Para la identificación de los aspectos e impactos ambientales se aplica la siguiente

metodología:

El líder del SGI junto con el coordinador SGI y los Jefes de área o proceso,
identifican las entradas y salidas para cada uno de los procesos e instalaciones y lo
que cada uno puede causar al ambiente.

Se hace observación en sitio y entrevista con los trabajadores para recoger

información de cómo realizan las actividades.

Se analiza la anterior información y se registra en la matriz de identificación de

Aspectos Ambientales. (ANEXO 2) en la cadena de procesos críticos el uso de las
materias primas, insumos y los recursos naturales y generación de residuos.

Basados en dichos aspectos se agrupan e identifican los impactos ambientales.

Se diligencia la matriz describiendo las actividades de cada proceso determinando
específicamente los aspectos ambientales asociadas a cada una de ellas (causas)
y se determina su interacción con el medio ambiente en la columna de impactos.

Los aspectos e impactos pueden ser más de uno (1) asociados a cada actividad

 VALORACION DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES

Para el desarrollo de la valoración de impactos ambientales, se calificarán de
acuerdo al Método de Conesa simplificado.

a) Los criterios de evaluación.

b)
c) Rangos para el cálculo de la importancia ambiental

d) La importancia del impacto ambiental. Cada uno de los criterios se evalúa y se

califica de acuerdo con los criterios establecidos y luego se obtiene la importancia (I)
de las consecuencias ambientales del impacto, aplicando el siguiente algoritmo.

I= (3IN+2EX+MO+PE+RV+SI+AC+EF+PR+MC)

Donde:
IN = Intensidad AC = Acumulación
MO = Momento PR = Periodicidad
RV = Reversibilidad EX = Extensión
PE = Persistencia EF = Efecto
SI = Sinergia MC = Recuperabilidad

De acuerdo con los valores asignados a cada criterio, la importancia del impacto
puede variar entre 13 y 100 unidades que de acuerdo con el reglamento de EIA
español, establece la siguiente significancia:

 Inferiores a 25 son irrelevantes o compatibles con el ambiente

 Entre 25y 50 son impactos moderados.
 Entre 50 y 75 son severos
 Superiores a 75 son críticos

 ETAPAS Y FASES DEL PROCEDIMIENTO

  CONTROLES AMBIENTALES

Para los impactos de alta significancia se establece corrección inmediata, controles

operativos como los procedimientos y opciones de producción limpia, se determinan
los programas para el cumplimiento de objetivos y metas que aseguren la prevención
de la contaminación.

Para los impactos de media significancia se establece la revisión de los controles y

programas establecidos.

Para los impactos de baja significancia se consideran soluciones de mantenimiento

como monitoreo, supervisión y programas de sensibilización.

La identificación de aspectos e impactos ambientales será revisada por lo menos una

vez al año y cada vez que:

 Se inicie un contrato.
 Se cambie una actividad,
 Se modifique un procedimiento operativo
 Se compre equipos o vehículos
 Modificación en las metodologías de trabajo
 Eficacia de las medidas de control previamente establecidas
  Cambios en las sustancias químicas e insumos utilizados
 Nuevos productos usados en el proceso

 MEDIDAS DE INTERVENCION

1. Eliminación: Modificar un diseño para eliminar el peligro, por ejemplo, introducir

dispositivos mecánicos de alzamiento para eliminar el peligro de manipulación
manual.
2. Sustitución: Sustituir por un material menos peligroso o reducir la energía del
sistema (por ejemplo, reducir la fuerza, el amperaje, la presión, la temperatura,
etc.).
3. Controles de ingeniería: Instalar sistemas de ventilación, protección para las
máquinas, enclavamiento, cerramientos acústicos, etc.
4. Señalización, advertencias, y/o controles administrativos: Instalación de
alarmas, procedimientos de seguridad, inspecciones de los equipos, controles
de acceso, capacitación del personal.
5. Equipos / elementos de protección personal (EPP): Gafas de seguridad,
protección auditiva, máscaras faciales, sistemas de detención de caídas,
respiradores y guantes.

ANEXOS

Matriz de identificación de Aspectos Ambientales. (ANEXO 2)

6. COMUNICACIÓN

OBJETIVO

Establecer los criterios y las responsabilidades para asegurar la correcta

comunicación interna en la empresa BIOCARGO S.A.S, así como regular y
asegurar la comunicación externa entre nuestros Clientes, Contratista, Comunidad,
Proveedores, Autoridad Y Otros.
ALCANCE
Este Procedimiento se aplica a todas las actuaciones de Comunicación, Consulta y
Participación en materia de Prevención de Riesgos Laborales, calidad en la
ejecución del trabajo y prevención de la contaminación generada por las actividades
que se realicen en la empresa.
También es aplicable a todos los trabajadores, partes interesadas y grupos de
interés que presten sus servicios para la empresa en los términos que se reflejan
en el presente Procedimiento.

CONSIDERACIONES GENERALES
 Comunicación Interna: Aquella que se establezca cuando tanto emisor como
receptor pertenezcan a los departamentos, áreas o servicios de la empresa
BIOCARGO S.A.S.
 Comunicación Externa: Por exclusión, aquella que no sea interna. Estas
comunicaciones incluyen las quejas, reclamaciones, denuncias, etc., con
carácter organizacional.
 Parte Interesada: Individuo o grupo relacionado o afectado por actuaciones
de la empresa, tanto externo como interno a la organización y que tienen un
interés en el desempeño o éxito de ésta.
 Motivación: Son los estímulos que mueven a la persona a realizar
determinadas acciones y persistir en ellas para su culminación. Este término
está relacionado con el de voluntad y el del interés.
 Participación: Proceso mediante el cual se hacen aportes a un sistema de
acuerdo al rol desempeñado y al interés generado por el beneficio mutuo.
 Consulta: Proceso mediante el cual es posible obtener más información
requerida.
 COPASO: Representante del Comité Paritario de Salud Ocupacional.

RESPONSABLES
 Talento Humano: Es responsable por el contenido de éste procedimiento y
por asegurar su aplicación, mantenimiento y mejora.
 Líderes De Proceso: Son responsables de hacer la aplicación correcta de
comunicación interna y externa de cada uno de los procesos correspondientes
al mejoramiento continuo del sistema de gestión integral.
 Trabajadores: Todo el personal es responsable de su correcta aplicación y de
la administración de la comunicación generada en el desarrollo de sus
actividades particulares
CONTENIDO
 Identificar la información
La información puede surgir de las siguientes fuentes:
 Por parte de la Gerencia.
 Líderes de procesos.
 Partes interesadas.

La información a comunicar se identificará mediante la matriz de comunicación.

 DETERMINAR LA MODALIDAD DE COMUNICACIÓN
Se identificará como, cuando, donde, porque, se divulgará la información y quien
sea responsable de dar respuesta oportunamente o que se dé a conocer los
principales acontecimientos que afecten directamente a la empresa, así como las
actividades externas en las que se pueda participar.
Se puede divulgar por cualquier modalidad de comunicación:
 Cartelera
 Visita directa
 Correo Interno
 Teléfono
 Comités

 Comunicaciones Internas
Los medios usados pueden ser físicos: cartelera, entrega de fotocopias; verbales:
capacitaciones o comunicaciones telefónicas o por radio; visuales: por medio de
videos; electrónicos: mensajes en los mails. La información que se comunica
depende de los temas que manejan los niveles de la organización o los procesos; a
continuación, se mencionan la información que se comunica.
 Políticas y Objetivos del Sistema de Gestión Integral HSEQ.
 Requisitos Legales
 Responsabilidades de HSEQ
 Quién es el Representante del Sistema de Gestión Integral HSEQ.
 Peligros identificados en las actividades que desarrolla la compañía.
 Programas de gestión de HSEQ
 Resultados de la revisión por la Dirección.
 Estado de las acciones correctivas y preventivas del sistema de gestión
integral de HSEQ.
 Cambios del sistema de gestión integral de HSEQ que puedan afectar a ciertas
partes interesadas.
COMUNICACIONES EXTERNAS
 De la Compañía hacia las partes interesadas.
Cuando se envía comunicaciones externas se hace en hojas con membrete de la
compañía, quien elabora escribe en el libro de Salida de Correspondencia y firma
para constancia. Las comunicaciones se controlan estableciendo un consecutivo
interno general y único para toda la compañía.
Adicionalmente para facilitar la trazabilidad, las comunicaciones externas en la parte
inferior del documento se escriben el nombre completo de quien elabora
preferiblemente justificado a la derecha y en letra Arial 8. Así mismo se establece
que las comunicaciones con destino a los funcionarios Directivos del cliente, debe
ser firmado por el Gerente. También puede haber comunicaciones externas por mail
u otros medios, para los cuales no se requiere consecutivo.
 De las partes interesadas hacia la Compañía
Al recibir, la secretaria diligencia el libro Entrada de Correspondencia, luego
presenta a la Gerencia o en su reemplazo al Sub Gerente todas las comunicaciones
excepto las que vengan a nombre propio de algún funcionario de la compañía, de
tal forma que el Gerente o Sub Gerente direcciona al responsable de responder
cada comunicación externa y a su vez le hará seguimiento verbal o por mail a los
asuntos de importancia. La secretaria entrega las comunicaciones en el menor
tiempo posible al designado para responder. Dicho designado archivará los
soportes de la respuesta.

PARTICIPACIÓN EN HSEQ
Las participaciones deben ser de carácter positivo y preferiblemente predictivo, para
contribuir con el mejoramiento continuo. Por medio verbal o escrito; el escrito por
mail a buzonsugerencias@biocargosas.com o diligenciando el Reporte de HSEQ o
cuando los trabajadores diligencien encuestas acerca de temas de HSEQ.

CONSULTA DE HSEQ
La Dirección de HSEQ consultará a los trabajadores y otras partes interesadas los
cambios en el sistema de gestión HSEQ que les afecten. También los directivos y
el nivel asistencial podrán hacerse consultas a entidades externas con el visto
bueno del Director de HSEQ, cuando haya inquietudes acerca de las actividades a
desarrollar en el sistema de gestión HSEQ. Así mismo los trabajadores pueden
realizar consultas de HSEQ al Director de HSEQ o a los miembros del Copaso, por
ejemplo, algunos temas de consulta pueden ser: normatividad legal, hojas de
seguridad de los productos químicos, procedimientos operativos normalizados para
las emergencias, respuesta de sugerencias de acciones preventivas o de quejas y
reclamos.
7. CONTROL DE DOCUMENTOS

OBJETIVO

Establecer el procedimiento para el control de información documentada del

Sistema Integral de Gestión de la empresa BIOCARGO SAS conforme a los
requisitos definidos en la Norma ISO 9001:2015, Así mismo establecer los
lineamientos para el control de documentos y registros establecidos por las normas
ISO 14001:2015 y OHSAS 18001:2007.
ALCANCE

Este procedimiento aplica para el control de registros, documentos internos y

externos del sistema Integrado de Gestión y comprende desde la identificación de
la necesidad de crear o modificar el documento, hasta la divulgación, distribución,
implementación y disposición final del mismo.
CONSIDERACIONES GENERALES
 Aprobación: Fase del procedimiento entre el control de documentos y
registros que determina la aceptación del mismo por parte de la alta
gerencia.
 Control de Cambios: Acción de registrar los cambios que tiene un
documento a través del tiempo y se muestra en el número de la versión que
se crea cuando se elabora el documento inicial.
 Documento: Recopilación de Información que incluye, procedimientos,
manuales, políticas, objetivos, lineamientos, instructivos, documentos,
formatos, listados y matrices.
 Documento interno: Información que es generada dentro de la
organización.
 Documento externo: Información que es generada por fuera de la
organización.
 Documento obsoleto: Documento que ha perdido su vigencia en fecha o
contenido y no es utilizado en la actualidad por la organización.
 Documento controlado: Son los documentos de origen interno aprobado y
controlado de acuerdo a las disposiciones establecidas en el procedimiento
de control de documentos y registros
 Formato: Documento estándar para registrar información
 Procedimiento: Paso a paso para llevar a cabo una actividad o un proceso.
 Verificación: Proceso que se realiza para revisar si una determinada cosa
está cumpliendo con los requisitos y normas previstos, para alcanzar unos
objetivos establecidos.
RESPONSABILIDAD

El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador

de Gestión en Salud y Seguridad en el Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión
ambiental y de calidad
• Coordinador de SGI
Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de la
documentación del SGI en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo
con la naturaleza.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite
define si la revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el
documento. Establecidos los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los
ajustes finales del documento, presenta para aprobación del Director de Recursos
Humanos, Representante de la dirección.
 Líder del proceso: Es el responsable de revisar y aprobar técnicamente los
documentos inherentes a su proceso

HERRAMIENTAS Y EQUIPOS

 Registros
 Documentos del sistema
 Equipos de cómputo e impresoras

CONTROL DE DOCUMENTOS
A continuación, se describe el paso a paso para la elaboración y control de
documentos.
 Elaboración de documentos: La estructura general del documento está
compuesta por:

A. Encabezado:

 Logo de la empresa
 Nombre del documento.
 Código del documento.
 Versión del documento.
 Fecha de aprobación del documento.
 Número de página.
 B. Contenido: Toda la información requerida por el cual fue llenado este formato
con sus especificaciones y anexos.

C. Pie de página: Se ubica en la primera hoja de todos los documentos del SGI,
y los formatos que llevan solamente la fecha de creación: (dd/mm/aaaa) en la
esquina inferior derecha.

Este por consecuente debe ir firmado por los responsables indicados en el pie de
página.

ELABORÓ: REVISO APROBO

NOMBRE NOMBRE NOMBRE

CARGO CARGO CARGO
FECHA FECHA FECHA

CONTROL DE CAMBIOS
Se implanta un control de cambios el cual se utiliza para establecer cambios en la
documentación generada por la empresa.
Versión: muestra el número de cambios que ha tenido el documento.
Descripción: se detalla el documento y que modificación tuvo
Fecha: Fecha de emisión o modificación del documento
VERSION DESCRIPCION FECHA

1 Fecha de elaboración del documento 19/10/2017

2 Cambio

 Codificación de Documentos
CODIGO DOCUMENTO
PR PROCEDIMIENTO
IS INSTRUCTIVO
GU GUÍA
PL PLAN
IN INFORME
FO FORMATO
NI NORMA INTERNA
 PG PROGRAMA
MT MATRIZ
PO POLITICA
OB OBJETIVOS
RE REGLAMENTO
PS PRESUPUESTO

 Dependencias de la empresa.

CODIGO DOCUMENTO
GA GERENCIA - ADMINISTRACION
COL COMERCIAL - LOGISTICA
CR CONTABILIDAD - REVISORIA
GI GESTION INTEGRAL
CSG COMPRAS Y SERVICIOS GENERALES

CONSECUTIVO EN LA IDENTIFICACIÓN DEL TIPO DE DOCUMENTO

En todos los campos se utilizan números de dos dígitos en forma consecutiva para
identificar su proceso y ese comenzando por el 01.

NÚMERO DE REVISIÓN

Se utiliza el termino versión seguido de un número y letra señalando la cantidad de

versiones, empezando por el 01, en los procedimientos, en los instructivos o
cualquier documento codificado del Sistema de Gestión Integral, se escribe el
código del documento, sin mencionar la versión.

APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.

Los documentos que sean nuevo o cambiados deben ser supervisados y admitidos
por la alta gerencia para que entre en funcionamiento en el Sistema Integrado de
Gestión.
ARCHIVO DOCUMENTOS OBSOLETOS
Los documentos que han perdido su validación en fecha y contenido, se deben
guardar en la empresa y estar disponibles siempre, estando sujetos a posibles
revisiones por parte de los auditores.
 CODIGO:
PRGI01

CONTROL DE DOCUMENTOS Y VERSION: 01

REGISTROS FECHA:
19/10/2017

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BIBLIOGRAFIA

Arboleda, J. (2008). Manual de evaluación de impacto ambiental de proyectos,

obras o actividades. Manual de Evolución de Impacto Ambiental de Proyectos,
Obras O Actividades, 132. https://doi.org/10.1017/CBO9781107415324.004

Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito. . (2015). Escuela Colombiana de

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Sistemas Integrados de Gestión. (20 de Mayo de 2012). Sistemas Integrados de
Gestión. Recuperado el 15 de Octubre de 2017, de Sistemas Integrados de
Gestión: https://sig2012ldmedp.wordpress.com/