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INSTRUÇÃO NORMATIVA CAGE Nº 1

DE 13/10/1995

INVENTÁRIO DOS MATERIAIS DE CONSUMO E DOS BENS MÓVEIS

FINALIDADE: apurar a existência física e os respectivos valores monetários desses bens,


abrangendo todos os setores, em especial almoxarifados, depósitos de materiais, oficinas e
similares, bem como todos os locais que possuem bens móveis.

DATA: divulgada pela CAGE através do Diário Oficial do Estado.

Deverá ser realizada a perfeita identificação, consistente na denominação e descrição,


segundo a qualidade, característica e a quantidade dos bens e, no caso dos bens móveis, sua
plaqueta de patrimônio, assim como a designação dos setores onde se encontram,
observando-se também que:
- as faltas constatadas na contagem de um item não deverão ser compensadas pelas sobras
de outros;
- a contagem física deverá ser efetuada na sua totalidade e não por amostragem;
- deverá ser elaborada relação de bens do órgão ou entidade em poder de terceiros e bens de
terceiros em poder do órgão ou entidade, com indicação expressa da existência ou não do
instrumento de cessão desses bens.

Nos inventários e na escrituração, a quantidade em peso, comprimento, área ou volume


deverá ser expressa segundo o sistema métrico decimal em vigor.

Deverá ter sempre por base o custo expresso na unidade monetária vigente no país. Os
materiais de consumo deverão ser avaliados pelo preço médio ponderado das compras e os
bens móveis pelo valor de aquisição ou pelo custo de fabricação, todos devidamente
convertidos em Reais (R$). Nos inventários e na escrituração respectiva, nenhum bem deverá
constar sem valor, admitindo-se a avaliação por lotes de bens idênticos.

Os saldos apurados deverão ser ajustados pelas adições e exclusões, verificadas em


balancete mensal, que ocorrerem até 31 de dezembro, a fim de que o saldo constante no
balanço expresse as reais existências no encerramento do exercício.

INVENTÁRIO DE VALORES EM TESOURARIA

FINALIDADE: constatar a exatidão do saldo demonstrado e a sua efetiva disponibilidade,


bem como o exame do numerário e dos títulos que a representam (notas e moedas metálicas;
cheques bancários; saldos bancários; saldos em instituições financeiras que se referirem a aplicações financeiras;
títulos e outros valores sob a guarda da Tesouraria).

Deverão ser observados, ainda, os aspectos formais dos títulos, notas, moedas ou
documentos representativos, que estão contabilizados no saldo das contas desses valores.

DATA: divulgada pela CAGE através do Diário Oficial do Estado.

Compete à Comissão designada para fins do levantamento físico:


● iniciar o serviço de verificação de caixa imediatamente após a chegada da equipe ao local
de trabalho;
● suspender, temporariamente, o movimento de numerário até ser estabelecido o seu saldo;
● solicitar ao tesoureiro que abra o cofre e coloque à sua disposição todo o numerário e
documentos existentes;
● iniciar, na presença do tesoureiro, a contagem física do numerário existente, dos cheques,
títulos e outros valores sob a guarda da tesouraria;
● examinar e relacionar cheques bancários;
● relacionar os documentos não lançados no movimento de caixa e apurar a existência de
vales;
● examinar as causas quanto ao valor e à data de vencimento. As que tiverem vencidas e/ou
com valor insuficiente para dar cobertura aos contratos que as originaram devem ser
discriminadas em separado;
● verificar se há no caixa valores de terceiros e, em caso de existência, discriminá-los à
parte;
● verificar se os valores sujeitos a avaliação foram corretamente atualizados e/ou
convertidos;
● relacionar o resultado da contagem física em formulários adequados, neles constando as
assinaturas de todos os participantes do levantamento inclusive a do Tesoureiro que esteve
presente;
● efetuar a conciliação do saldo da Conta da Caixa e, de posse dos extratos bancários,
realizar a conciliação dos saldos dos bancos;
● efetuar levantamento dos processos liquidados e não pagos até 31/12, os quais
responderão aos Restos a Pagar no exercício subsequente;
● nas tesourarias que não movimentam valores em espécie ou em cheques, a comissão de
inventário efetuará o levantamento dos processos liquidados e não pagos até 31/12.

QUEM FAZ OS INVENTÁRIOS?


Comissões compostas, no mínimo, por 3 funcionários estranhos ao setor inventariado,
designados pelo dirigente máximo do órgão ou entidade antes da data prevista para a
realização do inventário, e acompanhado pelo responsável ou substituto legal do setor.

Quando, por motivos de força maior, for impossível ao responsável ou ao substituto legal
assistir ao inventário, proceder-se-á o mesmo à revelia, fazendo-se constar em ata o
ocorrido.

DESIGNAÇÃO: Portaria.

Ao final do levantamento, será elaborada a ata, onde serão anotadas quaisquer divergências
entre as quantidades registradas e todas as demais ocorrências que forem julgadas
relevantes.

DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS: Os originais das atas, dos atos de signatários dos
membros da Comissão, dos formulários e dos papéis utilizados pela Comissão para a
realização do seu trabalho deverão ser arquivados nos respectivos setores responsáveis pela
guarda dos bens dos almoxarifados ou do controle dos Bens Móveis e dos valores de
Tesouraria. Deverão ser remetidas cópias das atas e dos atos de signatários, devidamente
autenticadas pelo Presidente da Comissão, à Seccional da CAGE (Administração Direta) ou
ao setor contábil da Autarquia ou da Fundação, bem como ao Ordenador de Despesas, o
qual deverá tomar providências para apurar as divergências ocorridas, que deverão ser
informadas no seu processo de Tomada de Contas.

SUPERVISÃO: Seccionais da CAGE na Administração Direta e pelos setores de contabilidade


nas Autarquias e fundações.