Excel XP Avanzado

Excel XP avanzado
Este manual es propiedad de:
PUBLICACIONES VÉRTICE S.L.

C/ Ter 2-4-6 Pol. Ind. El Viso
29006 Málaga. Tfno: 902 53 24 32
www.editorialvertice.com
info@editorialvertice.com
Y ha sido elaborado por:

Antonio Manuel Campos Navas
ISBN: 978-84-92533-59-6
DEPÓSITO LEGAL: MA-694 -2008
No está permitida la reproducción total o parcial del presente manual
bajo cualquiera de sus formas gráficas o audiovisuales sin la autorización
previa y por escrito de los titulares del depósito legal.
Impreso en España – Printed in Spain

Índice General Ed. 3.1
ÍNDICE GENERAL
TEMA 1. FUNCIONES LÓGICAS
1.1. Introducción ...............................................................1

1.2. La función =Sumar.Si ..................................................2
1.3. La función =Contar.Si ..................................................3
1.4. La función disyunción =O.............................................3
1.5. La función conjunción =Y .............................................4
1.6. La función condicional =SI ...........................................5
1.6.1. Uso de la función =SI ........................................5
1.6.2. Uso de la función =SI con la función =O ..............7
1.6.3. Uso de la función =SI con la función =Y ...............7
1.7. El Formato Condicional ................................................9
Ideas clave .....................................................................11
Autoevaluación del Tema 1................................................12
Ejercicios ........................................................................14
TEMA 2. FUNCIONES PARA USO CON TEXTOS
2.1. Introducción ..............................................................17

2.2.1. Código ASCII....................................................17
2.2.2. Mayúsculas y Minúsculas ...................................18
2.2.3. Consulta sobre el texto......................................18
2.2.4. Extracción de textos..........................................18
2.2.5. Comparación de textos ......................................20
2.2.6. Concatenación de textos ....................................22
Excel XP avanzado I
Ed. 3.1 Índice General
2.2.7. Modificación de textos .......................................22

2.2.8. Funciones de Conversión ...................................22
2.2. Funciones de Texto.....................................................23
2.3. Funciones de Información............................................23
2.4. Funciones de Fecha y Hora ..........................................25
2.5. Funciones de búsqueda y referencia .............................27
Ideas clave ......................................................................30
Autoevaluación del Tema 2.................................................31
Ejercicios .........................................................................33
TEMA 3. LOS OBJETOS EN EXCEL
3.1. Concepto de Objeto. Utilidad ......................................35

3.2. Insertar Imágenes: prediseñadas, desde archivo
y desde escáner/cámara ............................................35
3.2.1. Imágenes Prediseñadas ....................................36
3.2.2. Imágenes desde Archivo ...................................37
3.2.3. Insertar imagen desde Escáner/Cámara..............38
3.3. Imágenes WordArt ....................................................39
3.4. Diagramas y Organigramas ........................................41
3.4.1. Diagramas ......................................................41
3.4.2. Organigramas..................................................43
3.5. Creación de Ecuaciones..............................................44
3.6. Barra de Herramientas Dibujo .....................................46
3.7. Insertar símbolos y comentarios..................................48
3.7.1. Insertar símbolos .............................................48
3.7.2. Insertar Comentarios .......................................49
Ideas clave .....................................................................50
Ejercicios ........................................................................54
II Excel XP avanzado
TEMA 4. GRÁFICOS EN EXCEL
4.1. Tipos de gráficos .......................................................57

4.2. Crear un gráfico I: elección del tipo de gráfico ..............60
4.3. Crear un gráfico II: elección de los datos de origen...........62
4.4. Crear un gráfico III: opciones del gráfico .....................62
4.5. Crear un gráfico IV: insertar gráfico.............................64
4.6. Personalizar el gráfico: fuentes, tamaños,
propiedades, escalas, formatos ...................................65
Ideas clave .....................................................................66
Ejercicios ........................................................................69
TEMA 5. BASES DE DATOS EN EXCEL (LISTAS)
5.1. Concepto de Base de Datos. Creación de una base

de datos (lista) en Excel ............................................71
5.2. Ordenación de los datos .............................................73
5.3. Gestión de los datos en formato Formulario ..................76
5.4. Utilización de filtros: Autofiltros...................................78
5.5. Utilización de filtros: Filtro Avanzado ...........................81
5.6. Cálculos con bases de datos: subtotales.......................82
5.7. Control de datos: validación .......................................84
Ideas clave .....................................................................88
Ejercicios ........................................................................91
Excel XP avanzado III

TEMA 6. PLANTILLAS Y MACROS EN EXCEL
6.1. Concepto de plantilla. Utilidad.....................................93

6.2. Uso de plantillas predeterminadas de Excel.
Crear Plantillas de Libro .............................................94
6.2.1. Plantillas predeterminadas en Excel....................94
6.2.2. Crear Plantillas de Libro ....................................94
6.3. Crear plantillas personalizadas con Excel ......................96
6.4. Uso y modificación de Plantillas Personalizadas............101
6.5. Concepto y Creación de Macros .................................102
6.5.1. Ejemplo de macro asignada
a un botón de Barra .......................................104
6.6. Ejecutar Macros.......................................................105
6.7. Nivel de Seguridad de Macros ...................................106
Ideas clave....................................................................107
Autoevaluación del Tema 6 ..............................................109
Ejercicios ......................................................................111
TEMA 7. FORMULARIOS Y ANÁLISIS DE DATOS EN

EXCEL
7.1. Concepto de Formulario. Utilidad ...............................115

7.2. Análisis de la Barra de Herramientas Formularios ........115
7.3. Creación de Formularios ...........................................118
7.4. Análisis Hipotético Manual ........................................120
7.5. Análisis Hipotético con Tablas de Datos ......................121
7.5.1. Tablas de datos de una variable .......................121
7.5.2. Tablas de datos de dos variables ......................123
7.6. Buscar Objetivo.......................................................125
7.7. Solver ....................................................................126
IV Excel XP avanzado
Ideas clave....................................................................130
Ejercicios ......................................................................133
TEMA 8. REDES E INTERNET CON EXCEL
8.1. Correo electrónico y Excel ........................................135

8.2. Insertar Hipervínculos en hojas de cálculo ..................136
8.3. Guardar Hojas de Cálculo como páginas web ..............137
8.4. La Barra de Herramientas Web ..................................138
8.4.1. Crear y trabajar con un libro compartido ...........139
8.4.2. Áreas de trabajo compartidas ..........................140
Ideas clave....................................................................142
Ejercicios ......................................................................145
Excel XP avanzado V
VI Excel XP avanzado
Ed. 3.1 Tema 1: Funciones lógicas
TEMA 1
FUNCIONES LÓGICAS
1.1. Introducción
1.2. La función =Sumar.Si
1.3. La función =Contar.Si
1.4. La función disyunción =O
1.5. La función conjunción =Y
1.6. La función condicional =SI
1.6.1. Uso de la función =SI
1.6.2. Uso de la función =SI con la función =O
1.6.3. Uso de la función =SI con la función =Y
1.7. El Formato Condicional
1.1. Introducción
Este tema tratará un grupo de funciones denominadas Funciones

Lógicas. Éstas tienen como característica principal no ofrecer ningún
resultado específico, sino que el mismo dependerá de una o varias
condiciones lógicas.
En primer lugar vamos a trabajar con dos funciones que utilizan

condicionales: la función “=Sumar.Si” y “=Contar.Si”, aunque perte-
necen a las categorías de funciones matemáticas y funciones esta-
dísticas respectivamente. Se trata ya de funciones que implican una
condición para dar una respuesta, aunque su diferencia con las funciones
puramente “lógicas” radica en que aquéllas una vez cumplida la con-
dición dan una respuesta limitada (sumar o contar), mientras que con
las funciones lógicas la respuesta será la que el usuario sea capaz de
decidir: desde simples operaciones aritméticas hasta complejas fun-
ciones anidadas dentro de las funciones lógicas (por ejemplo, podemos
hacer que se calcule un porcentaje u otro de IRPF dependiendo del
número de hijos del trabajador).
En una función lógica siempre aparece al menos una condición

(pregunta lógica), que podrá utilizar los siguientes operadores:
=(igual), <>(distinto), >(mayor), <(menor), <=(menor o igual),
>=(mayor o igual).
Excel XP avanzado 1
Tema 1: Funciones lógicas Ed. 3.1
1.2. La función =Sumar.Si
Esta función, perteneciente a la categoría “Funciones Matemáticas”

suma, en un rango de celdas, sólo aquellos valores que cumplen
una determinada condición.
La sintaxis de la función es la siguiente:
=SUMAR.SI(rango de lectura;”criterio”;rango de suma)
(el argumento “criterio” no irá entre comillas cuando la condición

sea un número)
Veamos a continuación un ejemplo de uso de esta función donde se

sumarán las cantidades pagadas por nóminas, agrupadas según el
puesto de trabajo desempeñado (Directivo, Administrativo u Oficial).
Se trata de sumar las nóminas de los empleados de una empresa

agrupándolas según el puesto que ocupa cada uno. Así, la función
=SUMAR.SI(B2:B8;”Administrativo”;C2:C8) comprueba en el rango
B2:B8 que celdas contienen el valor “Administrativo”, para finalmente
sumar las cantidades correspondientes en el rango C2:C8.
2 Excel XP avanzado
1.3. La función =Contar.Si
Esta función, perteneciente a las “funciones estadísticas” cuenta

las celdas que cumplan una determinada condición.
La sintaxis de la función es:
=CONTAR.SI(Rango;”condición”)
(el argumento “condición” no irá entre comillas si se trata de un

número)
Veamos un ejemplo de uso de esta función que pretende saber el

número de empleados que ganan más de 2.000 € mensuales y el
número de empleados cuyo sueldo es inferior a los 1.000 € mensuales:
1.4. La función disyunción =O
Disyunción significa que hay que elegir entre una u otra opción,
pero sólo entre una de las dos. Así, por ejemplo, en el lenguaje si
utilizamos la frase “¿café o té?” comprendemos perfectamente que
hemos de elegir una de las dos bebidas y no las dos.
Excel XP avanzado 3
Pues bien esa es la utilidad de la función =O, plantear una “pregunta”

o “condición” entre dos valores (número o texto) de los cuales sólo se
podrá cumplir uno de los dos. Por ejemplo, ante la pregunta ¿tiene
ordenador en casa? cabe esperar una respuesta afirmativa o una
respuesta negativa.
=O(Condición1;Condición2;…)
(pueden anidarse de 1 a 30 condiciones)
Esta función devolverá el valor 1 (verdadero) si se cumple, al

menos, una de las dos condiciones, y devolverá el valor 0 (falso) si no
se cumple ninguna de las dos. Así, por ejemplo, si B4=7 y B5=4 y en B6
planteamos la función =O(B4>5;B5>5), el resultado de la función será 1
puesto que se cumple al menos una de las dos condiciones (B4>5)
En realidad, como veremos en ejemplos posteriores, la función

disyunción =O no suele utilizarse de forma independiente sino anidada
(“dentro”) de otra función lógica que veremos en este tema: la función
lógica =SI.
1.5. La función conjunción =Y
En este caso Conjunción significa que se cumplen las dos

condiciones. Así, por ejemplo, en el lenguaje si utilizamos la frase “voy
a tomar café y tarta” comprendemos perfectamente que vamos a tomar
los dos alimentos y no sólo uno de los dos.
Pues bien esa es la utilidad de la función =Y, plantear una

“pregunta” o “condición” entre dos valores (número o texto) de los
cuales se van a cumplir los dos. Por ejemplo, ante la pregunta ¿tiene
ordenador y conexión a Internet? puede responderse afirmativamente a
las dos preguntas implícitas.
=Y(Condición1;Condición2)
(pueden anidarse de 1 a 30 condiciones)
4 Excel XP avanzado
Esta función devolverá el valor 1 (verdadero) si se cumplen las

dos condiciones y devolverá el valor 0 (falso) si no se cumple
ninguna de las dos o si sólo se cumple una. Así, por ejemplo, si B4=7 y
B5=4 y en B6 planteamos la función =Y(B4>5;B5>5), el resultado de la
función será 0 puesto que no se cumplen las dos condiciones y para que
el resultado fuese “verdadero” tendrían que cumplirse las dos
condiciones.
En realidad, como veremos en ejemplos posteriores, la función

conjunción =Y no suele utilizarse de forma independiente sino anidada
(“dentro”) de otra función lógica que veremos en este tema: la función
lógica =SI.
1.6. La función condicional =SI
1.6.1. Uso de la función =SI
Se trata de la función lógica esencial cuando el resultado de una

celda (fórmula) dependa del contenido de otra u otras. La sintaxis
inicial de la función es:
=SI(Condición;Valor si verdad;Valor si falso)
Es decir, en el caso de que se cumpla la condición se aplicará el

“Valor si verdad” y en el caso de que no se cumpla, se aplicará el “Valor
si falso”. Por ejemplo, supongamos que en B3 tenemos un número y
queremos saber si es par o impar. En B4 debemos introducir la función:
=SI(RESIDUO(B3;2)=0;”PAR”;”IMPAR”)
Si B3=14 el resultado de la función condicional será “PAR”

(verdadero) puesto que el resto de dividir 14 entre 2 es igual a 0 y, por
tanto, se trata de un número par. Si por el contrario B3=9 el resultado
será “IMPAR” puesto que el resto no es igual a 0.
Pero esta función lógica suele utilizarse de una forma que permite
mayores posibilidades: anidar condicionales. Así, por ejemplo, suponer
que vamos a realizar una hoja de facturación de una empresa, donde el tipo
de IVA se introduce de la siguiente forma: 0 (0%), 1 (4%), 2 (7%), 3
(16%). Así, por ejemplo, se escribe 3 para aplicar un IVA del 16%.
Excel XP avanzado 5
A la hora de hacer los cálculos, no podemos utilizar directamente la

celda donde se encuentra el tipo de IVA, ya que éste no es el correcto,
sino su equivalente según las normas de la empresa. Por tanto debemos
aplicar la función =SI, de forma que calcule los porcentajes adecuados
según el tipo introducido en la celda correspondiente (y controlando la
posibilidad de error)
Es importante saber que Excel permite anidar hasta 7

condicionales dentro de la función condicional =SI.
El ejercicio resuelto podría quedar de la siguiente forma:
De esta forma, escribiendo la función solamente una vez (en G3)

puede copiarse a todas las celdas de la columna (si no la hubiésemos
utilizado, tendríamos que introducirlas una por una). Además, permite
controlar de una forma automática el IVA a aplicar según el Tipo
introducido en la columna F, así como la posibilidad de error (como se
muestra en la fila 8, debido a que hemos introducido un 7 como valor).
Así, si introducimos un “1” como tipo de IVA calculará el 4% del “parcial”,
si introducimos un “2” calculará el 7%...
También podemos comprobar como cada uno de los condicionales

anidados utilizados cumple estrictamente la sintaxis de la función:
6 Excel XP avanzado
=SI(Condición;Valor si verdad;Valor si falso). Por último, podemos

observar cuatro paréntesis al finalizar la función; esto se debe a que no
hemos “cerrado” ninguno de los condicionales anteriores y, por tanto,
debe hacerse ahora (un paréntesis por condicional)
1.6.2. Uso de la función =SI con la función =O
Como ya dijimos anteriormente, la forma más habitual de usar la

función disyunción =O es anidada dentro de la función condicional =SI,
ya que es la forma de “darle sentido” al resultado de la disyunción.
Veamos un ejemplo. Supongamos que los vehículos nuevos han de

pagar un impuesto para luchar contra la contaminación ambiental. Para
calcular el % a pagar sobre el valor inicial del vehículo supongamos que
los vehículos industriales y los diesel pagan un 0,75% y el resto el 0,5%.
Así, el ejemplo podría quedar resuelto de la siguiente forma:
=C6*D6/100
=SI(O(A7=”Industrial”;B7=”Diesel”):0,75;0,5)
Así, en la fila 4 al tratarse de un “turismo” de motor “diesel” se

cumple, al menos, una de las dos condiciones de la disyunción para
aplicar el 0,75% (es Diesel). En cambio, en la fila 5, al no cumplirse
ninguna de las dos condiciones de la disyunción (ser “Industrial” o
“Diesel”) el porcentaje a aplicar será del 0,5%.
1.6.3. Uso de la función =SI con la función =Y
Igualmente, la forma más habitual de usar la función =Y es anidada

dentro de la función =SI.
Excel XP avanzado 7
Para comprenderlo, veamos un ejemplo: una empresa decide con-

ceder primas a sus empleados en función de su sueldo y del nº de hijos
que tienen, en base a la siguiente tabla:
Teniendo en cuenta la tabla anterior, el cálculo de las primas podría

realizarse de la siguiente forma:
8 Excel XP avanzado
En la tabla vemos como el empleado con NIF 44444444P tiene un

sueldo de 850 € y no tiene hijos. Si comprobamos en la función =SI cumple
la condición “B7<1000” por lo que le corresponde una prima de 100 €.
1.7. El Formato Condicional
El formato condicional es una forma especial de dar formato a las

celdas y, al mismo tiempo, una forma especial de utilizar los condi-
cionales en Excel. Consiste en aplicar a una celda un formato u otro en
función de su contenido.
Esto se verá en el ejemplo siguiente: Se tienen las notas de los

alumnos de una clase, en cuya hoja se va a aplicar un formato condi-
cional determinado en función de las notas obtenidas por cada alumno
(Nota<5: rojo, negrita; Nota entre 5 y 7: normal; Nota entre 7 y 8,5:
negrita; Nota>8,5: azul,negrita):
Para poder establecer este formato condicional (o cualquiera que

queramos plantearnos) hemos de seleccionar la opción Formato
Condicional del Menú Formato.
Excel XP avanzado 9
En este cuadro de diálogo se selecciona la lista

desplegable a la derecha de “entre” y seleccionamos el
operador deseado (por ejemplo, para “Nota<5: rojo,
negrita” hemos de seleccionar la expresión “menor
que”). A partir de aquí se introduce el valor sobre el que
se ha de cumplir la condición (en nuestro ejemplo,
introduciremos el valor 5, aunque dependiendo de cada
caso podrá ser un texto, un número o una fórmula). A continuación,
hemos de seleccionar el botón Formato para seleccionar la opción de
“fuente” deseada (color de fuente, fuente, estilo, subrayado, tamaño…
En nuestro ejemplo, seleccionaremos
“color rojo y negrita”). Una vez que se
utiliza el botón Aceptar del cuadro
“Formato de celdas” hemos completado el
primero de los formatos. Cuando existan
varios formatos condicionales a aplicar
utilizaremos el botón Agregar para
añadir nuevos formatos (en nuestro caso
para las notas entre 5 y 7, las notas entre
7 y 8,5…). Finalmente, se hace “clic”
sobre el botón Aceptar para que se
apliquen los formatos seleccionados.
En nuestro ejemplo, el aspecto final del cuadro de diálogo formato

condicional puede ser el siguiente:
Finalmente, puede comprobar como existe el botón Eliminar que

podrá usar cuando quiera eliminar uno o varios formatos condicionales
establecidos.
10 Excel XP avanzado
IDEAS CLAVE
• Las Funciones Lógicas van a permitirnos que el contenido de

una o varias celdas pueda tener diversos resultados dependiendo
de una o varias condiciones que podemos establecer.
• La Función =Sumar.Si (función de la categoría “Matemáticas”)

permite sumar las celdas de un rango que cumplen la condición
establecida. La sintaxis de la función es =SUMAR.SI(rango
lectura;”criterio”;rango suma)
• Otra función de este tipo es =Contar.Si cuya finalidad es contar

aquellas celdas que cumplen con la condición establecida, siendo
su sintaxis: =contar.si(rango;”condición”)
• Ya dentro de las funciones lógicas específicas nos encontramos

con la disyunción =O (verdadero ó 1 si se cumple alguna con-
dición) y con la conjunción =Y (verdadero ó 1 si se cumplen todas
las condiciones). Ambas funciones suelen utilizarse anidadas
dentro de la función lógica =SI. Ambas sintaxis son similares:
=O(condición1;condición2;…) ó =Y(condición1;condición2;…) pu-
diendo establecerse hasta 30 condiciones.
• La función lógica más utilizada (en combinación con las

anteriores o no) es la función =SI. Con esta función se puede
establecer una condición y, dependiendo de que se cumpla la
misma o no, dos fórmulas o resultados distintos. Además,
pueden utilizarse hasta 7 condicionales anidados, combinados
con =Y/=O para aumentar las posibles condiciones a establecer.
Su sintaxis es la siguiente: =SI(condición;valor si verdad;
valor si falso)
• Por último, indicar que también pueden establecerse formatos

condicionales. Es decir, que un formato se aplique sobre una
celda o no dependiendo de que se cumpla una condición. Esto se
realiza a través de la opción Formatos Condicionales del Menú
Formato. A través del cuadro de diálogo que aparece pueden
establecerse diversos formatos dependiendo de diversas
condiciones.
Excel XP avanzado 11
AUTOEVALUACIÓN DEL TEMA 1
1. ¿Cuántos operadores diferentes se utilizan en las condiciones?
a) Tres.
b) Cuatro.
c) Cinco.
d) Seis.
2. La función O es una:
a) Condición.
b) Disyunción.
c) Conjunción.
d) Formato condicional.
3. La función Y es una
a) Condición.
b) Disyunción.
c) Conjunción.
d) Formato condicional.
4. Cuando incluye una función “SI” dentro de otra función “SI” se

denominan:
a) Enlazadas.
b) Internas.
c) Anidadas.
d) Incluidas.
5. La función que permite sumar los valores del rango si se cumple

la condición es:
a) =Suma
b) =Sumar.Si
c) =Contar.Si
d) =Si
6. La función que permite contar el número de datos que cumple

una condición es:
a) =Suma
b) =Sumar.Si
c) =Contar.Si
d) =Si
7. ¿Qué número máximo de condiciones pueden establecerse en

las funciones =O e =Y?:
a) 7.
b) 30.
c) 15.
d) Ninguna es correcta.
8. ¿Qué número máximo de condicionales anidados se pueden

establecer (función =SI)?:
a) 7.
b) 30.
c) 15.
9. ¿Qué número de condiciones nos encontramos en el formato

condicional?
a) 7.
b) 30.
c) 15.
10. Para establecer un Formato Condicional lo seleccionamos en el

Menú:
a) Archivo.
b) Edición.
c) Insertar.
d) Formato.
EJERCICIOS
1. Realice los ejercicios del tema que encontrará en los puntos 1.1,
1.2, 1.5 y 1.6. Cada ejercicio en una hoja distinta. Llame al nue-
vo Libro de trabajo “Funciones Lógicas”.
2. Un grupo de alumnos han obtenido las siguientes calificaciones:
A partir de estos datos ha de realizar las siguientes operaciones:
Introduzca los datos anteriores en una hoja nueva del libro

de trabajo “Funciones Lógicas”. Aplique un formato similar
al que puede observar y configura la página de cara a una
futura impresión de la hoja.
Calcular el “Valor” para cada área de manera que: si la

nota es inferior a 5 debe aparecer el texto “NM” (necesita
mejorar), si la nota está entre 5 y 8 debe aparecer el texto
“PA” (progresa adecuadamente) y si la nota es superior a 8
debe aparecer el texto “D” (destaca). Utilice la función =SI
en combinación con =Y.
Para calcular la Media por alumno (columna K) hemos de

utilizar la función =Promedio.
En la columna L (Final) debe aparecer el texto “Promociona”

o “No Promociona” dependiendo de que la nota media
(columna K) sea igual o superior a 5 (Promociona) o sea
inferior a 5 (No Promociona). Utilice la función =SI.
Para las filas 17, 18 y 19 (en las columnas C, E, G, I y K)

debe utilizar las funciones Promedio, Max y Min.
Para las columnas numéricas (C, E, G, I y K) hemos de

aplicar un formato condicional de forma que las notas infe-
riores a 5 aparezcan de color rojo-negrita, las notas entre 5
y 8 aparezcan en formato normal y las notas superiores a 8
aparezcan en azul-negrita.
Para las columnas de texto (D, F, H, J y L) hemos de aplicar

un formato condicional de forma que aparezcan en rojo-
negrita si el contenido es “NM” o “No Promociona”, en
formato normal si el contenido es “PA” o “Promociona” y
formato azul-negrita si el contenido es “D”.
El resultado final, que puede imprimir, podrá ser similar al

siguiente:
Ed. 3.1 Tema 2: Funciones para uso con textos
TEMA 2
FUNCIONES PARA USO
CON TEXTOS
2.1. Introducción
2.2.1. Código ASCII
2.2.2. Mayúsculas y Minúsculas
2.2.3. Consulta sobre el texto
2.2.4. Extracción de textos
2.2.5. Comparación de textos
2.2.6. Concatenación de textos
2.2.7. Modificación de textos
2.2.8. Funciones de Conversión
2.2. Funciones de Texto
2.3. Funciones de Información
2.4. Funciones de Fecha y Hora
2.5. Funciones de búsqueda y referencia
2.1. Introducción
No todas las funciones en Excel
realizan cálculos matemáticos. A lo largo del
tema vamos a estudiar varias categorías de
funciones que no son fórmulas propiamente
dichas (ya que no realizan cálculos directos),
pero que son útiles dentro de la confección
avanzada de Hojas de Cálculo. Tales catego-
rías son: Texto, Información, Fecha y Hora,
Búsqueda y Referencia.
Este tipo de funciones pueden utilizarse de forma independiente

pero, también, suelen utilizarse bastante en combinación con las funcio-
nes condicionales (particularmente la función =SI)
2.2. Funciones de Texto
En esta categoría vamos a estudiar funciones que afectan y/o mo-

difican directamente celdas con contenido de texto.
Tema 2: Funciones para uso con textos Ed. 3.1
2.2.1. Código ASCII
• =CARÁCTER(número): devuelve un carácter según el

número especificado (código ASCII: entre 1 y 255). Por
ejemplo: al introducir la función =CARACTER(90), nos devolverá
el carácter “Z”. Se trata de una función que puede ser útil en el
uso de simbología que no aparece en el teclado; por ejemplo:
• =CODIGO(celda): detecta el primer carácter de la celda e

indica su código (código ASCII normalmente). Así, si en A5
aparece “Zamora” y en A6 introducimos =CODIGO(A5), el
resultado será 90 (código de “Z”). Proceso inverso a la función
anterior.
2.2.2. Mayúsculas y Minúsculas
• =MAYUSC(celda): convierte el texto especificado a

mayúsculas. Una vez más, si en B10 introduce la función
=MAYUSC(B4), Excel devolverá el resultado “JACINTO LÓPEZ
GÓMEZ”.
• =MINUSC(celda): convierte el texto especificado a

minúsculas. Así, la función =MINUSC(B4) devolverá el
resultado “jacinto lópez gómez”.
• NOMPROPIO(celda): convierte a mayúsculas la primera

letra de cada palabra de la celda indicada. En nuestro
ejemplo, el contenido de la celda B4 ya tiene esta característica.
2.2.3. Consulta sobre el texto
• =LARGO(celda): mide la longitud de una cadena de texto. En

nuestro ejemplo, si en B9 introducimos =LARGO(B4) nos devolverá
el valor 19 que es la longitud de la cadena de caracteres (longitud
del nombre incluyendo los dos espacios en blanco). La función

LARGO también suele utilizarse en combinación la función
condicional =SI, controlando de esta forma que el texto introducido
tenga la longitud correcta. Veamos un ejemplo:
=SI(O(LARGO(A3)<8;LARGO(A3)>9);”Error”;””)
=SI(O(LARGO(E3)<10;LARGO(E3)>10);”Error”;””)
=SI(O(LARGO(G3)<9;LARGO(G3)>9);”Error”;””)
Tomando como ejemplo la función introducida en B3, ésta

controla que el DNI no tenga ni menos de 8 caracteres ni más
de 9 caracteres (es decir, que de forma correcta tenga 8 ó 9). En
el caso de las celdas B4 y B6 al cumplir con el requisito correcto
aparece el mensaje “Error”.
• =HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial):
busca una cadena de texto dentro de una segunda cadena de
texto y devuelve el número de la posición inicial de la primera
cadena desde el primer carácter de la segunda cadena de texto.
Texto_buscado es el texto que desea encontrar. Puede utilizar los
caracteres comodines, signo de interrogación (?) y asterisco (*)
en el argumento texto_buscado. El signo de interrogación
corresponde a un carácter cualquiera y el asterisco equivale a
cualquier secuencia de caracteres. Si lo que desea encontrar es
un asterisco o un signo de interrogación, escriba una tilde (~)
antes del carácter.
Dentro_del_texto es el texto en el que desea encontrar

texto_buscado.
Núm_inicial es el número de carácter en dentro_del_texto

donde desea iniciar la búsqueda. No diferencia entre mayúsculas
y minúsculas.
• =BUSCAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial):
es idéntica a la anterior sólo que ésta sí diferencia entre
mayúsculas y minúsculas.
2.2.4. Extracción de textos
• =DERECHA(celda;número de caracteres): extrae, empe-

zando por la derecha, el número de caracteres espe-
cificado de la celda indicada. Por ejemplo, si en B4 tenemos el
nombre “Jacinto López Gómez” y en B5 introducimos la función
=DERECHA(B4;5), ésta devolverá el valor “Gómez” (5 carac-
teres extraídos por la derecha)
• =IZQUIERDA(celda;número posiciones): extrae, por la

izquierda, de la celda indicada el número de posiciones
indicado. De esta forma, continuando con nuestro ejemplo
“Jacinto López Gómez” en B4, si introducimos en B8 la función
=IZQUIERDA(B4;7) el resultado de la misma será “Jacinto”
(extrae 7 caracteres comenzando por la izquierda).
• =EXTRAE(celda;posición inicial;número caracteres): la

función “Extrae” permite extraer un número de caracteres
especificados a partir de una posición determinada.
Siguiendo con el mismo ejemplo, si en B7 introducimos
=EXTRAE(B4;9;5) nos devolverá “López” ya que hemos indicado
que extraiga de la celda B4, a partir de la posición 9, 5
caracteres.
• =REPETIR(“carácter”;nº de veces): repite el carácter indi-

cado un número determinado de veces. Si, por ejemplo,
introducimos =REPETIR(“*”;20) el resultado de aplicar la función
será “********************” (repetir 20 veces el carácter “*”)
• =REEMPLAZAR(texto_original;núm_inic;núm_de_carac
teres;texto_nuevo): reemplaza parte de una cadena de texto,
en función del número de caracteres que especifique, con una
cadena de texto diferente.
Texto_original es el texto en el que desea reemplazar algunos

caracteres.
Núm_inic es la posición del carácter dentro de texto_original

que desea reemplazar por texto_nuevo.
Núm_de_caracteres es el número de caracteres de texto_

original que desea que REEMPLAZAR sustituya por texto_nuevo.
Núm_bytes es el número de bytes de texto_original que desea

que REEMPLAZARB reemplace por texto_nuevo.
Texto_nuevo es el texto que reemplazará los caracteres de

texto_original.
Como ejemplo, suponer que la celda A2=abcdefghijk, A3=2009

y la celda A4=123456. Si se tiene: =REEMPLAZAR(A2;6;5;”*”) ,
reemplaza cinco caracteres a partir del sexto carácter, por tanto
sería:(abcde*k). Se tiene ahora: =REEMPLAZAR(A3;3;2;”10”)
el resultado sería:(2010).
• =SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo; núm_de
_ocurrencia): sustituye texto_nuevo por texto_original dentro
de una cadena de texto.
Texto es el texto o la referencia a una celda que contiene texto

en el que desea sustituir caracteres. Texto_original es el texto
que desea reemplazar.
Texto_nuevo es el texto por el que desea reemplazar

texto_original.
Núm_de_ocurrencia especifica la instancia de texto_original

que desea reemplazar por texto_nuevo. Si especifica el argu-
mento núm_de_ocurrencia, sólo se remplazará esa instancia de
texto_original. De lo contrario, todas las instancias de texto
_original en texto se sustituirán con texto_nuevo.
Suponga: A2=datos de ventas, A3=trimestre 1, 2008 y A4=

trimestre1, 2011.
La función:=SUSTITUIR(A2;”ventas”;”costo”) dará como resul-

tado:A2=datos de costo.
• =FONETICO(referencia): extrae los caracteres fonéticos de

una cadena de texto.
2.2.5. Comparación de textos
• =IGUAL(texto1;texto2): compara dos valores de texto

para ver si son iguales. Devuelve dos posibles resultados:
“VERDADERO” si son iguales, y “FALSO” si no lo son. Utilizada
en combinación con la función condicional =SI puede controlar
determinado tipo de errores. Por ejemplo:
=SI(igual(c2;d2);”Error en puerto”;””)
Si son iguales los contenidos de C2 y D2 se mostrará el texto

“Error en puerto”, mientras que si son diferentes quedará la
celda en blanco (para ello se utiliza la expresión “”)
2.2.6. Concatenación de textos
• =CONCATENAR(texto1;texto2;...): une el contenido de

dos o más celdas de texto. Así, por ejemplo, si B4 contiene la
cadena “Buenos” y B5 contiene la cadena “días”, al aplicar la
función =CONCATENAR(B4;B5) obtendremos el resultado
“Buenosdías”. Puede tener cierta utilidad cuando se unen
distintas celdas que contienen el nombre completo de una
persona (nombre, apellido 1, apellido 2), celdas que contienen
distintas partes de un código (por ejemplo, DNI por un lado y
letra del NIF por otro)…
2.2.7. Modificación de textos
• =ESPACIOS(celda): elimina los espacios en blanco de la celda

especificada. Así, continuando con el ejemplo anterior, si en B6
introducimos =ESPACIOS(B4), esta función devolverá el valor
“JacintoLópezGómez”. Su utilidad puede estar en unir determi-
nados códigos que no deben contener espacios en blanco.
• =LIMPIAR(texto):Texto es cualquier información en una hoja

de cálculo de la que desea quitar caracteres no imprimibles.
2.2.8. Funciones de Conversión
• =TEXTO(valor;formato): convierte un valor en texto, con un

formato numérico específico.
• =VALOR(texto): convierte una cadena de texto que representa

un número en el número que representa. Ejemplo: =VALOR
(“16:48:00”) es el número de serie equivalente a 4 horas y 48
minutos.
Para ver el número como una hora, seleccione la celda y

haga clic en Celdas en el menú Formato. Haga clic en la ficha
Número y, a continuación, en Hora en el cuadro Categoría.
• =DECIMAL(número;decimales;no_separar_millares):
Redondea un número al número de decimales especificado, da
formato al número con el formato decimal usando comas y
puntos, y devuelve el resultado como texto.
Número es el número que desea redondear y convertir en

texto. Decimales es el número de dígitos a la derecha del
separador decimal.
No_separar_millares es un valor lógico que, si es VERDA-

DERO, impide que DECIMAL incluya un separador de millares en
el texto devuelto. Ejemplo: A2=1234.567, se tiene:=DECI-
MAL(A2;1) que dará:(1234.6)
• =MONEDA(número;núm_de_decimales): convierte un nú-

mero a texto usando formato de moneda.
2.3. Funciones de Información
Este tipo de funciones muestran información sobre el conte-

nido de una celda (si es un texto, si está en blanco...). Suelen utili-
zarse a menudo en combinación con la función =SI por lo que su uso
está enfocado hacia el control de errores.
• =ESBLANCO(celda): devuelve el valor VERDADERO si la

celda a la que se hace referencia está en blanco y devuelve
el valor FALSO, si la celda no lo está.
• =ESERROR(celda): devuelve el valor VERDADERO si la celda

a la que se hace referencia produce un error (por ejemplo,
si una fórmula se ha creado de forma incorrecta) y devuelve el
valor FALSO, si la celda es correcta.
• =ESNUMERO(celda): devuelve el valor VERDADERO si la

celda contiene un número y FALSO, si la celda contiene
texto o está en blanco.
• =ESTEXTO(celda): devuelve el valor VERDADERO si la celda

contiene un texto y FALSO, si la celda contiene un
número.
Todas estas funciones normalmente se anidan dentro de la

función lógica =SI, ya que de lo contrario suelen carecer de
sentido. Veamos un ejemplo:
=SI(O(ESBLANCO(B6);ESTEXTO(B6));"Error en Ventas";"") =D6*B6/100
=SI(O(ESERROR(E6);ESBLANCO(E6));"Error";"")
En el ejemplo anterior, la columna “Control ventas” controla

que la entrada de “Ventas” sea un número (así, por ejemplo, en
la celda B4 ha detectado un error al introducir un carácter en un
número). La columna “Control IVA” controla al mismo tiempo
que “Tipo IVA” no esté en blanco o que la fórmula no produzca
un error, como en los casos de D5 y E4)
Como puede comprobar este grupo de funciones pueden ser

muy útiles para el control y gestión de nuestras hojas de cálculo,
especialmente si se combinan con una función condicional.
• =INFO(“tipo”): devuelve información acerca del entorno en

uso (versión, sistema operativo, memoria…). “Tipo” puede ser:
=INFO(“archivos”): devuelve el número de hojas activas en

los libros abiertos.
=INFO(“directorio”): devuelve la ruta de acceso (disco y

carpeta/s) actual.
=INFO(“memdisp”): devuelve la memoria disponible (en

bytes)
=INFO(“memtot”): devuelve la memoria total (en bytes)
=INFO(“memusada”): devuelve la memoria en uso (en

bytes)
=INFO(“actual”): devuelve el método de recálculo en uso

(automático o manual)
=INFO(“sistema”): entorno operativo (pcdos o mac)
=INFO(“version”): versión en uso de Microsoft Excel.
=INFO(“versionso”): versión del sistema operativo en uso

(Windows…)
2.4. Funciones de Fecha y Hora
Las funciones de Fecha y Hoja son, en realidad, un tipo de funciones

numéricas ya que para Excel estos dos conceptos son números (un número
interno, aunque en pantalla suela aparecer con el formato deseado de fecha
u hora). Las funciones más importantes de esta categoría son:
• =AHORA(): inserta la fecha y la hora actual (del sistema).

En aquellas hojas donde nos interese que aparezca la fecha y hora
del sistema introduciremos la función de la siguiente forma:
=AHORA(). Su uso se trata de algo bastante habitual ya que es

necesario, en muchas ocasiones, que aparezca la fecha y la hora
junto a la hoja a la hora de visualizarla y, sobre todo, de imprimirla.
• =DIAS360(fecha inicial;fecha final): permite calcular el

número de días entre dos fechas, tomando como base el año
comercial de 360 días. Se trata de una función de bastante
interés ya que varias operaciones comerciales con Hojas de
Cálculo se realizan en base al número de días que transcurre
(como ocurre en las letras de cambio, préstamos personales…)
Veamos un ejemplo aplicable a la gestión de letras de cambio:
=DIAS360(C8;D8)
El cálculo de fechas tomando como base el año natural (365

días) se realiza con una sencilla operación matemática: restando
a la fecha de vencimiento, la fecha de libramiento (por ejemplo,
si aplicamos la fórmula =D8-C8 el resultado será 31, ya que
Marzo tiene 31 días en el año natural). Si aparece una fecha en
lugar de un valor numérico, bastará con que, en la opción celda
del Menú Formato, aplique un formato numérico correcto.
• =HOY(): inserta la fecha actual (fecha del sistema). En

aquellas hojas donde nos interese que aparezca la fecha del
sistema introduciremos la función de la siguiente forma: =HOY()
2.5. Funciones de búsqueda y referencia
Este tipo de funciones permite visualizar información de una hoja de

cálculo que se esté usando como una tabla.
• =BUSCARV(Valor buscado;matriz/rango;Nº Columna;or-

den): devuelve texto o valor de una tabla según el valor
buscado. Veamos un ejemplo, donde podemos localizar los
datos de un libro a través de su referencia:
=BUSCARV(B3;LISTA;2;FALSO)
(siendo LISTA el rango D1:G11)
Esta función puede ser de gran utilidad cuando se utiliza Excel

como una Base de Datos. En este tipo de libros se hace
necesaria la búsqueda de información de una forma rápida y
eficaz (la opción “Buscar” del menú “Edición” no es suficiente y,
mucho menos, la búsqueda manual). En este ejemplo, basta con
introducir la “Referencia” del libro para que automáticamente
Excel muestre el título del libro (a través de la función “Buscarv”
que busca la referencia en el rango “lista” y una vez localizada
muestra el contenido de dicha fila en la columna número 2 del
rango), el autor (columna número 3), el precio (columna número
4), el IVA (calculando el 4% del precio) y el PVP (sumando

Precio+IVA).
La estructura que tiene el ejemplo aquí tiene más que ver con
ahorro de espacio. Puede, si lo desea, crear un “cuadro de
búsqueda” (por ejemplo “Consulta por Referencia”) en una hoja
de cálculo y una lista (base de datos) en otra hoja de cálculo del
mismo libro. Un paso necesario será nombre toda la base de
datos (lista) con un nombre de rango (Menú “Insertar”, Opción
“Nombre”, Opción “Definir”)
• =COINCIDIR(Valor buscado;Matriz buscada): devuelve la

posición (número de fila) de un valor de una matriz que
coincida con el valor buscado. Se trata de otra de las funciones
más útiles del tema ya que permite localizar información de
forma sencilla (en este caso, localizando el número de fila donde
se encuentra el valor buscado): El siguiente ejemplo, nos
permitirá conocer la posición (nº fila) de una empresa para
poder conocer su teléfono o fax:
=COINCIDIR(F3;A1:A7;0)
En este ejemplo se busca el contenido de F3 (“Venus”) en el rango

de datos A1:A7 (también podría definirse el rango con un nombre de
rango como en el ejemplo anterior), por lo que Excel devuelve el valor 6
(número de fila del rango y/o de la hoja de cálculo donde se encuentra
el dato buscado). Bastaría en ese momento con visualizar la fila 6 para
poder comprobar empresa, teléfono y fax.
• =HIPERVINCULO(“ruta”;”descripción”): esta función tiene

como utilidad crear un vínculo de acceso directo a un fichero del
disco duro (de cualquier tipo: Excel o cualquier otra aplicación), de

un servidor de red o de un servidor de Internet. Una creado el
hipervínculo para “ejecutarlo” (acceder al fichero deseado) bas-
tará con hacer “clic” sobre el mismo (que aparece de color azul y
subrayado). Algunos ejemplos de Hipervínculos pueden ser:
=hipervinculo(“c:\facturas 06\Resumen facturas 06.xls”;”Abrir

Resumen 06”): abre el libro de Excel “Resumen facturas 06”
que se encuentra en la carpeta “facturas 06” del disco duro
“C”. El hipervínculo aparece en la celda como Abrir Resumen
06 (en azul)
=hipervinculo(“\\Finanzas\Facturas\trim1.xls”;”Fras.
Trim1”): abre el libro de Excel “trim1.xls” que se encuentra
en la carpeta “Facturas” del servidor de red “Finanzas”). El
Hipevículo aparece en la celda como Fras. Trim1 (en azul)
=hipervinculo(“http://www.larepera.com/cartas/carta
modelo.doc”;”Carta”): abre el documento “carta modelo.
doc” en la carpeta “cartas” de la URL (dirección web)
“http://www.larepera.com”. El Hipevículo aparece en la
celda como Carta (en azul)
IDEAS CLAVE
• Las funciones que vamos a tratar en este tema son funciones de

Excel que no implican directamente un cálculo, al contrario que
las funciones estudiadas en temas anteriores.
• En primer lugar, nos encontramos con las Funciones de Texto

que trabajan directamente con celdas que contienen un texto.
Así, podemos realizar con ellas diversas operaciones tales como:
extraer datos por la izquierda, extraer datos por la derecha,
convertir a mayúsculas, convertir a minúsculas, contar el
número de caracteres del texto, comparar dos textos…
• Las Funciones de Información suelen utilizarse en combi-

nación con la función condicional =SI para lograr el efecto
deseado (su finalidad principal está en servir como funciones de
control y detección de errores). Así estas funciones permiten
detectar celdas que contienen un error (=eserror), celdas que
están en blanco (=esblanco), celdas que contienen un número
(=esnumero), celdas que contienen un texto (=estexto)… y
realizar, en combinación con =SI, determinadas operaciones o
mostrar determinados mensajes de aviso.
• Las Funciones de Fecha y Hora trabajan específicamente con

este tipo de datos. Así, podemos contar el número de días
(según el año comercial) entre dos fechas con la función
=dias360, visualizar la fecha del sistema y/o la hora del sistema
(funciones =ahora e =hoy)
• Las Funciones de Búsqueda y Referencia permiten básicamente

la localización de información dentro de listas (bases de datos) en
Excel. Así, la función =Buscarv permite localizar y presentar en
pantalla datos buscados a través de esta función, mientras que la
función =Coincidir muestra el número de fila donde se encuentra
el contenido buscado. La función =Hipervinculo permite crear un
acceso directo a un fichero que esté en nuestro disco, en otro
ordenador o en una dirección URL (Internet)
1. La función que permite mostrar información del sistema es:
a) =ahora.
b) =hoy.
c) =info.
2. La función que muestra la fecha y la hora de sistema es:
a) =ahora.
b) =hoy.
c) =info.
3. Para calcular la diferencia numérica entre dos fechas por el año

natural:
a) Usamos la función =dias360.

b) Restamos directamente las fechas.
c) Usamos la función =ahora.
4. Para calcular la diferencia numérica entre dos fechas por el año

comercial:
a) Usamos la función =dias360.

b) Restamos directamente las fechas.
c) Usamos la función =ahora.
5. La función =hipervinculo permite crear un acceso directo a:
a) Un fichero dentro del mismo disco.

b) Un fichero en otro ordenador de la red.
c) Un fichero de una dirección URL.
d) Todas son correctas.
6. La función que nos permite localizar y presentar en pantalla un

dato a partir del contenido de una celda es:
a) =Info.
b) =Coincidir.
c) =Buscarv.
d) =Hipervinculo.
7. La función que nos presenta el número de fila donde se en-

cuentra el dato buscado es:
a) =Info.
b) =Coincidir.
c) =Buscarv.
d) =Hipervinculo.
8. La función que permite medir la longitud de un texto es:
a) =largo.
b) =longitud.
c) =info.
9. Para comparar dos textos tenemos la función:
a) =concatenar.
b) =igual.
c) =largo.
d) =info.
10. Una función que permite controlar si una celda contiene un de-
terminado contenido es:
a) =esblanco.
b) =estexto.
c) =esnumero.
EJERCICIOS
1. Realice en hojas diferentes los ejemplos de los puntos 2.1, 2.2,

2.3 y 2.4. Guárdelos en el libro de trabajo “Funciones sin
cálculos”.
2. Cree un nuevo Libro de Trabajo llamado LIBRERÍA con las

siguientes Hojas de Cálculo: Datos, Consulta 1 y Consulta 2.
En la hoja Datos, introduzca la siguiente información (teniendo
en cuenta que el IVA y el PVP se calculan mediante fórmula).
Parte de los datos entre las filas 2 y 11 (código, título y autor)
puede obtenerlos mediante “copiar y pegar” desde la hoja
correspondiente del libro “Funciones sin cálculos”:
La columna “Iva €” calcula el 4% de Iva (el aplicable a libros en

nuestro país) sobre el precio, mientras que la columna “PVP”
calcula el precio de venta al público (suma del precio + Iva €).
En la hoja Consulta 1 realice el siguiente trabajo (teniendo en

cuenta que Título, Autor, Editorial, Precio, Iva € y PVP han de
“calcularse” mediante la función =BUSCARV utilizando la base
de datos de la hoja Datos.
En la hoja Consulta 2 hemos de crear la siguiente información:
El número de posición (fila de esta obra en la hoja Datos)

hemos de “calcularlo” utilizando la función COINCIDIR.
Ed. 3.1 Tema 3: Los objetos en Excel
TEMA 3
LOS OBJETOS EN EXCEL
3.1. Concepto de Objeto. Utilidad

3.2. Insertar Imágenes: prediseñadas, desde archivo y desde
escáner/cámara
3.3. Imágenes WordArt
3.4. Diagramas y Organigramas
3.5. Creación de Ecuaciones
3.6. Barra de Herramientas Dibujo
3.7. Insertar símbolos y comentarios
3.1. Concepto de Objeto. Utilidad
Los Objetos son elementos (imágenes, gráficos…) que se insertan en

las Hojas de Cálculo, se guardan con el resto de datos, pero siempre son
elementos independientes y superpuestos sobre la Hoja.
Por otro lado hemos de indicar que los Objetos no son elementos
exclusivos de Excel, sino que las aplicaciones con las que los creamos o
insertamos se encuentran en todas las aplicaciones de Microsoft Office
(de tal forma pueden insertarse objetos en Microsoft Word, Microsoft
Access, Microsoft Excel…)
A lo largo del tema vamos a estudiar todos aquellos tipos de Objetos

que sirven para mejorar la presentación de una Hoja de Cálculo: Imá-
genes, Rótulos, Organigramas, Ecuaciones… Por otro lado, en el próximo
tema, estudiaremos el tipo de objeto más adecuado para Excel y que
permite presentar la información de una manera más clara: los Gráficos.
3.2. Insertar Imágenes: prediseñadas, desde archivo y

desde escáner/cámara
Las Imágenes incluyen un amplio abanico de objetos (fotografías,

dibujos, logotipos, imágenes escaneadas…) que se utilizan, fundamental-
mente, para mejorar la presentación de las Hojas de Cálculo.
Tema 3: Los objetos en Excel Ed. 3.1
3.2.1. Imágenes Prediseñadas
Microsoft Office contiene una amplia galería de imágenes para ser

utilizadas desde cualquiera de las aplicaciones (Word, Excel…). Para
utilizarlas ha de desplegar el Menú Insertar, seleccionar la opción
Imagen y la subopción Imágenes Prediseñadas o hacer “clic” sobre
el botón Insertar Imagen Prediseñada de la Barra de Herramientas
Dibujo. Existe una amplia gama de imágenes que puede insertar con
diversos formatos (.jpg, .gif, .bmp, .wmf…).
En esta ventana (que aparece normal-

mente en el extremo derecho de la ventana de
trabajo de Excel) hemos de seleccionar la lista
desplegable “Buscar en” (donde seleccionare-
mos las ubicaciones donde localizar las
imágenes en nuestro PC). Por otro lado, he-
mos de seleccionar también la lista desplega-
ble “Los resultados deben ser” donde esco-
geremos los tipos de imágenes que queremos
mostrar en los resultados.
Finalmente, hacemos “clic” sobre el botón Buscar. Aparece ya un

listado de imágenes en pequeño tamaño (puede observarlas a través de
la correspondiente Barra de desplazamiento). Para seleccionar una ha de
hacer “clic” sobre la lista desplegable de la imagen en cuestión y, en el
menú desplegable que aparece, seleccionar la opción Insertar. La
imagen seleccionada aparecerá insertada sobre la Hoja de Cálculo:
Al quedar la imagen insertada sobre la hoja podrá comprobar como

aparecen unas marcas (círculos) alrededor de la misma (8 en total). Estas
marcas, que podemos llamar “puntos de anclaje” (aparecen con sólo hacer
“clic” sobre la imagen), sirven para: a)
cambiar de tamaño la imagen (haciendo
“clic” sobre el mismo –forma de doble
flecha- y arrastrar); b) eliminar la imagen
(pulsando la tecla SUPR); c) cambiar de
posición la imagen (haciendo “clic” dentro
de la imagen y arrastrándola a la nueva
posición).
Indicar, por último, que todas las

opciones estudiadas para las imágenes
(arrastrar, mover, eliminar…) son también válidas para el resto de
objetos que se van a desarrollar a continuación tanto en este tema como
en el siguiente al tratar con los gráficos.
3.2.2. Imágenes desde Archivo
Una opción diferente de insertar imágenes es insertando directamente el

archivo de la misma (.jpg, .gif…). Para ello, debe desplegar el Menú Insertar,
seleccionar la opción Imagen y la subopción Desde Archivo o hacer “clic”
sobre el botón “Insertar imagen desde archivo” de la Barra de He-
rramientas Dibujo. Nos encontramos con el siguiente cuadro de diálogo:
Por defecto, muestra la carpeta “Mis imágenes” donde es posible

que tenga almacenados diversos ficheros con este formato. No obstante
Microsoft Office tiene una galería de imágenes amplia que depende, en
parte, de la instalación inicial de la Suite. Para acceder a estas galerías
ha de seleccionar sucesivamente la siguiente ruta en “Buscar en”:
C:\Archivos de Programa\Microsoft Office\ClipArt. Dentro de la carpeta
ClipArt encontrará, a su vez, diversas carpetas con imágenes para
insertar en su Hoja de Cálculo. El aspecto final de una imagen insertada
en una Hoja es idéntico al de las imágenes insertadas mediante la opción
“Imágenes Prediseñadas”.
3.2.3. Insertar imagen desde Escáner/Cámara
Con esta opción Excel abre la posibilidad de insertar imágenes que

no están en ese momento en nuestro PC, sino que se encuentran en
papel preparadas para ser escaneadas (utilizando un Escáner) o para ser
transferidas desde una cámara digital hasta el ordenador.
Para ello, ha de seleccionar nuevamente el Menú Insertar, la

opción Imagen y, finalmente, la subopción “Desde escáner o
cámara…”.
Una vez insertada una imagen (por cualquiera de los tres métodos
anteriores) y siempre que la tenga seleccionada (que aparezcan los
puntos de anclaje) aparece, al mismo tiempo en la pantalla, la Barra de
Herramientas Imagen que permite realizar diversas operaciones de
modificación y mejora de la Imagen insertada:
3.3. Imágenes WordArt
Con WordArt Microsot Office permite insertar texto con un formato

de imagen, permitiendo diversos tipos de fuentes, tamaños y, sobre todo,
lo que más caracteriza a esta aplicación: la creación de textos con
orientaciones no convencionales (textos formando curvas, textos
formando figuras geométricas…)
Para crear un objeto de este tipo hemos de hacer “clic” sobre el

botón “Insertar WordArt” de la Barra de Herramientas Dibujo o se-
leccionar el Menú Insertar, la opción Imagen y la subopción WordArt.
En ambos casos obtiene el siguiente cuadro de diálogo:
En el mismo, en primer lugar, seleccionar el formato del texto

WordArt que desea crear/insertar en el documento. Una vez seleccionado
el formato deseado, ha de hacer “clic” sobre el botón Aceptar.
En el siguiente cuadro de diálogo hemos de escribir el texto deseado

para la nueva imagen a insertar. Además, en la misma ventana, pode-
mos seleccionar la Fuente deseada, el Tamaño de fuente y los estilos
Negrita y cursiva:
Finalmente, haga “clic”

sobre el botón Aceptar para
insertar la imagen-texto crea-
da sobre la Hoja de Cálculo.
Con esta imagen se pueden
realizar las siguientes opera-
ciones: modificar tamaño, eli-
minar, mover de posición…).
Por ejemplo:
Mientras la imagen WordArt aparece en la Hoja con los “puntos de

anclaje” podemos ver una nueva Barra de Herramientas, denominada
WordArt. A través de la misma podemos obtener diversas formas de
modificar y/o mejorar la imagen insertada:
3.4. Diagramas y Organigramas
3.4.1. Diagramas
Otra opción de interés, para estructurar determinados tipos de

información en la Hoja de Cálculo, es la que se obtiene a través de la
opción Diagrama del Menú Insertar o haciendo “clic” sobre el bo-
tón Insertar Diagrama u Organigrama de la Barra de Herra-
mientas Dibujo.
Los Diagramas y los Organigramas se utilizan para presentar infor-

mación estructurada útil en situaciones tales como: estructuras organi-
zativas de empresas, explicación de procesos de producción, explicación
de campañas de marketing, etc.
Una vez seleccionada la opción nos encontramos con el siguiente

cuadro de diálogo:
Los botones que aparecen en la ventana son los siguientes (de

izquierda a derecha): Organigrama (relaciones jerárquicas), Dia-
grama de Ciclo (ciclos continuos), Diagrama Radial (relaciones con
un elemento fundamental), Diagrama Piramidal (relaciones en pirá-
mide), Diagrama de Venn (para mostrar datos superpuestos), Dia-
grama de Círculos Concéntricos (planteamiento de pasos para lograr
un objetivo)
Una vez seleccionado el Diagrama deseado hemos de hacer “clic”

sobre el botón Aceptar para insertar el mismo sobre la Hoja de Cálculo:
Aunque como se ha explicado anteriormente cada uno tiene una

utilidad distinta, la dinámica de trabajo con los distintos Diagramas es
similar. En primer lugar se introduce el contenido que va a tener el
Diagrama (el texto) haciendo “clic” sobre cada zona donde vayamos a
introducir un dato.
A continuación, al igual que en los objetos anteriores, podemos

realizar diversas modificaciones y/o mejoras a través de la Barra de
Herramientas Diagrama que aparece cuando tenemos seleccionado el
mismo (puntos de anclaje):
Dos ejemplos de Diagramas finalizados podrían ser los siguientes:
3.4.2. Organigramas
El Organigrama es uno de los Diagramas más utilizados ya que su

estructura jerárquica permite introducir información diversa. Los orga-
nigramas son fundamentales en la creación de programas realizados con
cualquier lenguaje de programación estructurada. Para crearlo, puede ha-
cerlo de forma similar al punto anterior (eligiendo el tipo “Organigrama”
en la Ventana “Galería de Diagramas”). También puede hacerlo a través
de la subopción Organigrama, de la opción Imagen del Menú Insertar.
El aspecto que presentará es el siguiente:
En cada “casilla” del organigrama podrá introducir el texto oportuno

y, a través de la Barra de Herramientas Organigrama, podrá modificar
y/o mejorar la presentación del Organigrama (insertando casillas, cam-

biando fuentes…):
Un ejemplo de Organigrama finalizado puede ser el siguiente:
3.5. Creación de Ecuaciones
Un tipo de objeto especial que tiene Excel son las ecuaciones. No se

trata de resolver operaciones de este tipo (para eso ya tenemos las
funciones en Excel), sino de poder escribir fórmulas Matemáticas,
Estadísticas… utilizando la simbología necesaria que, en muchas oca-
siones, no sería posible hacer ya que se requiere un uso de simbología
especial (por ejemplo, el signo de raíz cuadrada) que no se encuentra en
el teclado.
Esta aplicación se denomina Editor de Ecuaciones y puede ejecu-

tarse desplegando el Menú Insertar, y seleccionando la opción Objeto. En
el cuadro de diálogo que aparece seleccionaremos Microsoft Editor de
Ecuaciones 3.0.
Se tiene la siguiente barra de símbolos, denominada de Herra-

mientas Ecuación:
En ella, combinando el uso del teclado y de los botones específicos

que incluyen numerosa simbología matemática, podremos crear, por
ejemplo, la fórmula correspondiente a la ecuación de 2º grado:
A la hora de crear la fórmula anterior hay símbolos (como “x”, “b”…)

que puede obtener directamente en el teclado, mientras que hay otros
(raíz cuadrada, línea de división…) que podrá obtener a través de los
botones correspondientes de la Barra de Herramientas Ecuación.
3.6. Barra de Herramientas Dibujo
Ya hemos utilizado la Barra de Herramientas Dibujo para diversas

tareas en este tema (Imágenes, Diagramas…), pero la misma tiene
diversas opciones para crear/dibujar diversos objetos tales como auto-
formas (figuras geométricas y similares, flechas…). Para activarla hemos de
hacer “clic” sobre el botón “Dibujo” de la Barra de Herramientas Estándar
(o seleccionando el Menú Ver, opción Barras de Herramientas, sub-
opción Dibujo).
A través de esta Barra, podemos realizar diversas operaciones de

dibujo tales como:
• Autoformas: el despliegue de este botón permite acceder a la

creación de multitud de objetos tales como líneas (flechas,
curvas…), Conectores (flechas con conectores), Formas
básicas (figuras geométricas, llaves…), flechas de bloque,
diagramas de flujo (simbología para la creación de
organigramas), cintas y estrellas (cuadros de texto con formas
de cintas y estrellas en los que se puede escribir), llamadas
(creació de diversos tipos de llamadas, también conocidas como
“bocadillos”).
Para crearlos, una vez seleccionado, hemos de hacer “clic” y

arrastrar el ratón hasta que tengan el tamaño deseado. Por
último, indicar que la mayor parte de ellos (formas básicas,
diagramas, cintas y estrellas, llamadas…) puede incorporar texto
haciendo “clic” con el botón derecho del ratón sobre el objeto
creado y seleccionando la opción Agregar Texto.
• Cuadro de texto: con este botón creamos un objeto de caracte-

rísticas similares a las autoformas (en cuanto a creación y posibili-
dad de texto), pero con una forma determinada (cuadrado o rec-
tángulo). En el mismo, como su nombre indica, suele introducirse
texto.
• Botones de creación de objetos varios: líneas,

flechas, rectángulos y elipses.
• Botones de modificación y/o mejora: estos botones sirven

para mejorar el aspecto de los objetos creados desde la Barra de
Dibujo (incluso los creados desde otras opciones del programa).
Nos encontramos con botones que nos permiten seleccionar
Colores (color de relleno, color de línea, color de fuente), Es-
tilos de Líneas (líneas, guiones, flechas) y Estilos Especiales
(estilos de sombra y estilos 3D)
Al finalizar la creación de cualquier tipo de objeto con la Barra de

Herramientas Dibujo puede realizar sobre los mismos cualquier tipo de
operación ya estudiada con anterioridad (puntos de anclaje, cambio de
tamaño, eliminación…). Además, si hacemos un doble “clic” sobre cual-
quiera de estos objetos Excel nos muestra un cuadro de diálogo, con
varias pestañas, donde podremos seleccionar opciones de modificación
o mejora similares a las ya estudiadas:
Algunos objetos creados con la Barra de Herramientas Dibujo

podrían ser estos:
3.7. Insertar símbolos y comentarios

Los dos últimos conceptos que vamos a estudiar en el tema no pueden
considerarse objetos en sí mismos, aunque sí cumplen una función similar.
3.7.1. Insertar símbolos
Esta opción permite insertar diversos tipos de caracteres: tipos

especiales de letras, alfabetos de otras lenguas, pequeños dibujos,
símbolos especiales (©, ®, £, ?, ?, ?…), etc.
Puede obtenerse dicha opción a través del Menú Insertar, Opción

Símbolos. Nos encontraremos con el siguiente cuadro de diálogo:
En el mismo puede seleccionar la Fuente deseada (dos fuentes con

bastantes símbolos son: Wingdings y Webdings, aunque en cualquier
fuente puede localizar símbolos especiales). Una vez localizado y
seleccionado el símbolo deseado hemos de hacer “clic” sobre el botón
Insertar. Podemos insertar todos los símbolos que necesitemos para,
finalmente, hacer “clic” sobre el botón Cerrar.
3.7.2. Insertar Comentarios
Los Comentarios permiten añadir información al contenido de una

celda sin ocupar realmente espacio. Para utilizar esta opción hemos de
desplegar el Menú Insertar y seleccionar la opción Comentario. A partir
de este momento nos encontramos con un cuadro de texto (fondo amarillo
por defecto) donde introduciremos el texto deseado. Finalmente, haremos
“clic” fuera del Comentario para que se inserte realmente.
Una vez introducido el comentario comprobará como, en la esquina

superior derecha de la celda afectada, existe una pequeña “marca” de
color rojo para indicarnos que en dicha celda hay insertado un comen-
tario. Bastará hacer “clic” sobre dicha posición para que aparezca el
texto introducido.
Finalmente, indicar que para modificar, eliminar… el comentario

hacemos “clic” con el botón derecho del ratón sobre la celda afectada
para que aparezca el Menú Contextual correspondiente, donde
podremos seleccionar opciones tales como Modificar Comentario,
Eliminar Comentario o Mostrar/Ocultar Comentario.
IDEAS CLAVE
• Los Objetos son elementos que se Insertan en la Hoja de

Cálculo, se guardan con ella, pero no forman parte de la misma
(se trata de elementos independientes)
• Un tipo de objeto importante son las Imágenes que podemos

obtener a través del Menú Insertar, opción Imagen o a través
de los botones correspondientes de la Barra de Herramientas
Dibujo. Éstas se pueden Insertar como Imágenes Predise-
ñadas (seleccionándola de una galería de imágenes específica
de Microsoft Office u obtenida de otra carpeta, sitio de red o
Internet), Imágenes desde Archivo (insertando sobre la Hoja
de Cálculo un fichero de imagen -.jpg, .gif…- seleccionado),
Imágenes desde Escáner o Cámara Digital (obteniendo la
imagen desde uno de estos dos dispositivos externos)
• Otro tipo de objeto son los Rótulos WordArt. Se trata de textos

con formas y orientaciones especiales que se obtienen desde la
opción Imagen del Menú Insertar o desde el botón corres-
pondiente de la Barra de Herramientas Dibujo.
• Los Diagramas y los Organigramas son objetos que permiten

presentar información textual de forma estructurada y ordenada
y pueden obtenerse a través de la opción Diagrama del Menú
Insertar o a través de la Barra de Herramientas Dibujo. Así,
nos encontramos con la posibilidad de presentar información
como un Organigrama jerárquico, como Diagramas de Venn,
como Diagramas Radiales…
• La opción Editor de Ecuaciones, que podemos obtener a través

del Menú Insertar y la opción Objeto, no permite cálculos mate-
máticos (para eso tenemos las fórmulas y las funciones), sino que
permite crear fórmulas (con simbología matemática que no se
encuentra en el teclado) que, de otra forma, no sería posible.
• Otra serie de objetos pueden crearse a partir de la Barra de

Herramientas Dibujo. A través de la misma podemos crear
Autoformas (formas geométricas, flechas…), Cuadros de Tex-
to, Figuras diversas (elipse, rectángulo, línea…)… y modificar
o mejorar el formato de los objetos (Color de Relleno, Color de

Línea, Color de Fuente, Estilo de sombra, Estilo 3D…)
• Por último nos encontramos con dos opciones, que no son

objetos propiamente dichos, pero que tienen su misma finalidad.
Se trata de la opción Símbolos del Menú Insertar (permite
insertar símbolos especiales, caracteres de otros alfabetos…) y
de la opción Comentarios del Menú Insertar (para añadir un
comentario, explicación… a la celda seleccionada)
1. Los Objetos se pueden utilizar:
a) Solamente desde Excel.

b) Desde todas las aplicaciones de Microsoft Office.
c) Solamente desde Word.
2. Las Imágenes Prediseñadas:
a) Se insertan desde una Galería de Imágenes.

b) Se insertan como un archivo .jpg o .gif.
c) Se insertan desde un dispositivo externo.
3. Las imágenes insertadas “Desde escáner o cámara”:

4. Las imágenes insertadas “Desde archivo”:

5. La aplicación que permite crear fórmulas matemáticas sin cál-

culo se denomina:
a) Imágenes WordArt.
b) Editor de Ecuaciones.
c) Diagramas y Organigramas.
d) Insertar Comentarios.
6. La aplicación que permite crear textos con formas especiales se

denomina:
7. La aplicación que permite añadir información o ayuda sobre una

celda específica es:
8. La opción que permite crear información estructurada de forma

jerárquica, radial… es:
9. Fuentes específicas de símbolos son:
a) Times New Roman.

b) Webdings.
c) Wingdings.
d) b) y c) son correctas.
10. Las opciones que permiten crear figuras geométricas, flechas de

bloque, estrellas, diagramas de flujo… se denominan (dentro de
la Barra Dibujo):
a) Autoformas.
b) Cuadros de Texto.
c) Diagramas.
d) Flechas.
EJERCICIOS
1. Realice a continuación los distintos ejemplos planteados a lo

largo del tema en los puntos: 3.2, 3.3, 3.4, 3.5, 3.6 y 3.7.
2. Cree un Organigrama titulado “Estructura de productos de la

empresa”. En el primer nivel deben aparecer las diversas
secciones de productos (por ejemplo, “Congelados”, “Productos
frescos” y “Limpieza”)
3. Consulte un libro de Matemáticas o de Estadística para, posterior-

mente, crear algunas fórmulas con el Editor de Ecuaciones. Tres
ejemplos de ecuación que puede intentar realizar son:
4. Utilice la opción “Insertar Imagen desde Archivo” o “Insertar

Imágenes Prediseñadas” para insertar un logotipo de empresa
sobre cualquiera de los libros de trabajo creados en temas
anteriores. Un ejemplo de Hoja de Cálculo con Logotipo podría
ser el siguiente:
5. Con la aplicación WordArt intente crear el siguiente rótulo:
Ed. 3.1 Tema 4: Gráficos en Excel
TEMA 4
GRÁFICOS EN EXCEL
4.1. Tipos de gráficos

4.2. Crear un gráfico I: elección del tipo de gráfico
4.3. Crear un gráfico II: elección de los datos de origen
4.4. Crear un gráfico III: opciones del gráfico
4.5. Crear un gráfico IV: insertar gráfico
4.6. Personalizar el gráfico: fuentes, tamaños, propiedades, escalas,
formatos…
4.1. Tipos de Gráficos
Los Gráficos representan datos de una tabla (texto y números) en

una imagen que combina información matemática, información de texto
y un atractivo formato.
Como veremos en los puntos siguientes el Asistente para Gráficos

nos muestra un número importante de Gráficos que se utilizan según sus
características y utilidad específica en relación a la información que se
quiere representar. No obstante, puede decirse que existen cuatro tipos
básicos de Gráficos (columnas, barras, líneas y sectores), a partir de los
cuales, se derivan todos los demás.
Los tipos de Gráficos que pueden utilizarse son los siguientes:
• Gráficos de columnas: el gráfico de columnas se utiliza para

representar datos de una tabla, normalmente de dos columnas
(información de texto e información numérica), y que permite
comparar los datos de una forma sencilla.
Tema 4: Gráficos en Excel Ed. 3.1
• Gráficos de barras: es un tipo similar al de columnas, pero

girándolas 90º hacia la izquierda. Tiene una utilidad similar al
anterior, es decir, comparar datos.
• Gráficos de líneas: se trata de un tipo de gráfico ideal para

representar la evolución de una serie de datos a lo largo de un
determinado espacio de tiempo.
• Gráficos circulares: este tipo de gráfico es ideal cuando desea-

mos representar las series de datos mediante porcentajes, repar-
tiéndose los sectores del círculo proporcionalmente a los mismos.
Este gráfico es el primero que no está basado en el eje XY.
• Gráficos de dispersión (XY): ideal para comparar los valores de-

seados sin necesidad de representarlos mediante barras o similares.
• Gráficos de áreas: permiten representar información numérica

de forma similar a los de líneas, pero apareciendo el fondo de
cada serie de datos coloreado.
• Gráficos de anillos: se trata de un gráfico similar al circular,

pero permite la representación de varias series de datos.
• Gráficos radiales: este tipo de gráfico está basado también en

un círculo, apareciendo los datos divididos en áreas separadas
por radios.
• Gráficos de superficie: se trata de un gráfico de tres dimen-

siones donde los datos se representan, mediante áreas colo-
readas, sobre una superficie plana.
• Gráficos de burbujas: similares a los de dispersión, los valores

alcanzados por los datos se representan mediante burbujas.
• Gráficos de cotizaciones: gráfico enfocado principalmente

hacia la representación de cotizaciones (bolsa)
• Gráficos cónicos, cilíndricos y piramidales: tienen una utili-

dad similar a los gráficos de barras o de columnas, pero los datos
son representados mediante los cuerpos geométricos nombrados.
4.2. Crear un gráfico I: elección del tipo de gráfico
Para crear un gráfico, la primera operación que debe realizar es

seleccionar los datos que van a permitir crear el mismo. Vamos a
suponer que estamos estudiando la producción de carbón en el trienio
2003-2005 en las comunidades de la mitad norte del país:
A continuación, para iniciar el Asistente para Gráficos (aplicación

que nos ayuda en el proceso de creación de un Gráfico) ha de hacer
“clic” sobre el botón del mismo nombre de la Barra de Herramientas
Estándar o seleccionar la opción Gráficos del Menú Insertar. Nos
encontramos, a partir de este momento, con una serie de pasos (cuatro)
que van a permitirnos finalmente crear nuestro gráfico.
Una vez seleccionadas las celdas adecuadas y una vez que hemos
accedido al Asistente para Gráficos nos encontramos con el primer paso
del asistente: elección del tipo de gráfico.
Como puede observar puede elegir entre los tipos de gráficos

estudiados en el punto anterior.
También dispone de la pestaña Tipos personalizados donde

puede seleccionar entre gráficos del mismo tipo y características de los
que encuentra en la pestaña Tipos estándar, pero con algunas mejoras
por formato y efectos.
En nuestro ejemplo vamos a seleccionar un tipo de gráfico

“Circular”. Una vez seleccionado, hemos de hacer “clic” sobre el botón
Siguiente.
4.3. Crear un gráfico II: elección de los datos de origen
Esta última acción nos lleva al segundo paso del asistente: la

elección de los datos de origen. Con respecto al rango de celdas que va a
servir como partida para la creación del gráfico es una operación ya
realizada, pues las hemos seleccionado antes de comenzar con el asis-
tente. En nuestro ejemplo, la ventana puede mostrar el siguiente aspecto:
En este paso podemos indicar cuál es el rango de datos (celdas) a

partir de las cuales va a crearse el Gráfico (puede desplazarse a la Hoja
haciéndo “Clic” sobre el botón adecuado). Igualmente, puede indicarle al
programa si los datos han de tomarse “por filas” o “por columnas”. En
nuestro ejemplo, los datos ya han sido seleccionados y las series tienen
que ser en columnas (podrá comprobar como si elige fila el gráfico no
tiene sentido) por lo que ya puede hacer “clic” sobre el botón Siguiente.
4.4. Crear un gráfico III: opciones del gráfico
Una vez que hemos seleccionado el botón “Siguiente” accedemos a

la siguiente ventana (tercer paso del asistente): Opciones de Gráfico.
A través de la misma, dependiendo del tipo de gráfico seleccionado en
el paso 1, disponemos de diversas opciones para mejorar la
presentación del Gráfico o incluir datos importantes para el mismo:
En la pestaña Títulos, al tratarse de un gráfico de sectores, sólo

puede asignar un título al mismo (en el caso de gráficos basados en el
eje XY –barras, columnas,
líneas…- puede además
crear títulos para el eje X y
para el eje Y)
En la pestaña Rótulo
de datos puede incorporar
nueva información al gráfico
tal como incluir nombres de
las columnas, nombres de
las filas, valores… Para el
tipo de gráfico seleccionado
hemos activado la casilla
“Porcentaje” (habitual en
los gráficos de sectores ya
que la aparición de los
porcentajes complementa al
resto de la información)
Por último, en la pes-

taña Leyenda, puede indi-
car si ésta aparece o no (es
importante en un gráfico de
sectores para asignar cada
color a un dato) activando/desactivando la casilla correspondiente.
También puede seleccionar la ubicación de la Leyenda (arriba, abajo…)
Por último seleccione, como en los pasos anteriores, el botón

Siguiente.
4.5. Crear un gráfico IV: Insertar gráfico
En este último paso ha de decidir si desea que el gráfico se inserte

como un objeto en su Hoja de Cálculo o, si lo prefiere, que se cree una
Hoja nueva especial donde se insertará el Gráfico (en esta hoja no se
podrá introducir información ya que será ocupada en su totalidad por el
Gráfico).
Suele ser habitual seleccionar la opción “Como objeto en” para

insertar el gráfico en la hoja actual. Por último, seleccione el botón
Finalizar. El Gráfico quedará insertado en la Hoja donde se encuentran
los datos que han permitido crearlo, pudiendo modificarlo de tamaño,
cambiarlo de posición, eliminarlo… al igual que vimos en el tema anterior
con el resto de objetos. Muy importante es saber que el Gráfico está
vinculado a los datos a partir de los cuales ha sido creado, por lo que
una modificación en los datos modificará automáticamente el Gráfico.
4.6. Personalizar el gráfico: fuentes, tamaños,

propiedades, escalas, formatos…
Una vez creado el gráfico, siempre que esté seleccionado con sus
puntos de anclaje, aparece en la Hoja la Barra de Herramientas Gráfico.
A través de la misma puede modificar y o mejorar el aspecto del Gráfico
seleccionado.
Por último indicar que si selecciona el botón Asistente para

Gráficos (con el gráfico seleccionado) los pasos del asistente afectan al
gráfico en cuestión y no a la creación de un nuevo gráfico.
IDEAS CLAVE
• Los Gráficos son los objetos más utilizados con las Hojas de
Cálculo ya que permiten mostrar sus datos de una manera clara
y atractiva.
• Existen diversos tipos de gráficos, aunque puede decirse que

existen cuatro tipos principales: Gráfico de Columnas, Gráfico
de Barras, Gráfico de Líneas y Gráfico de Sectores. Además,
existen otros tipos (similares a los anteriores) que utilizaremos
según nuestras necesidades (de dispersión, personalizados,
piramidales….)
• Para crear un Gráfico hemos de hacer “clic” sobre el botón

Asistente para Gráficos de la Barra de Herramientas
Estándar o seleccionando la opción Gráfico del Menú Insertar.
Este Asistente inicia una serie de pasos que nos permiten iniciar
y crear el gráfico: 1) Elección del tipo de Gráfico; 2) Selección
del rango de datos y de la orientación de los mismos (Filas o
Columnas); 3) Modificación de parámetros del gráfico (opciones
de leyenda, títulos…); 4) Inserción del Gráfico en Hoja actual o
crear Hoja nueva.
• Una vez creado el Gráfico, este actúa como cualquier Objeto:

gracias a los puntos de anclaje puede modificarse de tamaño,
cambiarse de posición, eliminarse…
• Además, teniendo el gráfico seleccionado, disponemos de la

Barra de Herramientas Gráfico que permite seleccionar distintas
áreas, cambiar su formato (colores, fuentes…), cambiar el tipo
de Gráfico… Igualmente, si seleccionamos el botón Asistente
para Gráficos, podremos modificar las distintas opciones de los
cuatro pasos del asistente para el gráfico seleccionado.
• Una característica especial de los Gráficos es que se trata de un

objeto vinculado a los datos de los que procede, por lo que
cualquier modificación en los datos actualiza automáticamente el
gráfico en cuestión.
1. Poder mostrar o no la leyenda en un gráfico lo encontramos en el:
a) Paso 1.
b) Paso 2.
c) Paso 3.
d) Paso 4.
2. Seleccionar el tipo de gráfico está en el:
a) Paso 1.
b) Paso 2.
c) Paso 3.
d) Paso 4.
3. Las series (rangos) para hacer el gráfico se pueden tomar por:
a) Filas.
b) Columnas.
c) a) y b) son correctas.
d) Celdas.
4. En la Barra de Herramientas Gráfico podemos:
a) Visualizar/No visualizar la leyenda.

b) Seleccionar un tipo de gráfico.
c) Dar formato a un área del gráfico.
5. Que un gráfico se actualice automáticamente cuando se modifi-

can los datos se denomina:
a) Recálculo.
b) Vinculación.
c) Formato.
6. El botón que permite acceder a los distintos pasos de creación

del gráfico se denomina:
a) Asistente para Gráficos.

b) Gráfico.
c) Creación de Gráficos.
7. El gráfico que muestra los porcentajes junto al mismo se deno-

mina:
a) Gráfico de columnas.
b) Gráfico de barras.
c) Gráfico de líneas.
d) Gráfico de sectores.
8. El gráfico que se utiliza para estudiar la evolución de los datos

en un periodo determinado de tiempo se denomina:
a) Gráfico de columnas.
b) Gráfico de barras.
c) Gráfico de líneas.
d) Gráfico de sectores.
9. Un gráfico puede insertarse:
a) En la hoja activa.
b) En una hoja nueva.
c) En otro libro.
d) A) y b) son correctas.
10. Podemos iniciar el Asistente para Gráficos desde el Menú:
a) Archivo.
b) Ver.
c) Insertar.
d) Formato.
EJERCICIOS
1. Realice los gráficos planteados en los puntos 4.1, 4.2, 4.3, 4.4 y
4.5.
2. A partir de la hoja “Resumen” del libro “Ventas Clientes 06”

intente crear el siguiente gráfico personalizado, insertándolo en
una hoja nueva que llamará “Gráfico Resumen”:
3. Recuerde que creó una tabla para calcular la evolución del precio del
aceite en un periodo determinado de años. Cree un gráfico de líneas
para estudiar la evolución del precio del aceite en dichos años:
Ed. 3.1 Tema 5: Bases de datos en Excel (listas)
TEMA 5
BASES DE DATOS EN EXCEL (LISTAS)
5.1. Concepto de Base de Datos. Creación de una base de datos (lista)

en Excel
5.2. Ordenación de los datos
5.3. Gestión de los datos en formato Formulario
5.4. Utilización de filtros: Autofiltros
5.5. Utilización de filtros: Filtro Avanzado
5.6. Cálculos con bases de datos: subtotales
5.7. Control de datos: validación
5.1. Concepto de Base de Datos. Creación de una base

de datos (lista) en Excel
Una Base de Datos o Lista en Excel es una serie de datos con un

encabezado para cada columna utilizada. Para que Excel considere los
datos introducidos como una lista debemos cumplir algunas normas:
• No deben dejarse celdas en blanco.
• Es recomendable destacar (sombreado, bordes, colores…) la fila

de encabezados.
• La lista debe estar en una hoja independiente, y es recomen-

dable no introducir otros datos en la misma.
• Si desea tener siempre a la vista la fila de encabezados (lo cual

es recomendable), seleccione la opción Inmovilizar Paneles del
Menú Ventana (opción que se verá en el Tema 7)
En general, los datos de una lista suelen introducirse por teclado,

aunque podemos traer datos de una tabla de otras aplicaciones de
Microsoft Office (por ejemplo, Word o Access) mediante las opciones de
intercambio de información con el Portapapeles que ya conocemos
(copiar y pegar…)
Tema 5: Bases de datos en Excel (listas) Ed. 3.1
Un ejemplo de lista creada con Excel la encontramos en nuestro

Libro de trabajo “Librería” que ya creamos en temas anteriores:
Aunque los datos podrían introducirse directamente por teclado,

podemos ahorrar trabajo cuando haya datos que se repitan en varias celdas
de la misma columna (por ejemplo, en el caso del campo PROVINCIA).
Cuando estemos situados en la celda donde hemos de introducir un dato,
debemos hacer un “clic” con el botón derecho del ratón (menú contextual)
y a continuación elegir la opción Elegir de la lista desplegable.
También puede obtenerse este menú utilizando la tecla de menú

desplegable/menú contextual (extremo inferior derecha del teclado
junto a la tecla “Control”). Excel mostrará los datos utilizados hasta
ahora en una lista, de la que podemos seleccionar el deseado (A. Pérez
Reverte en este ejemplo):
A través del mismo Menú contextual, también podemos seleccionar

la opción Insertar Comentario, lo que nos permitirá introducir un
comentario que sólo aparecerá en el momento de seleccionar la celda.
Otra forma de ayuda de Excel se produce cuando estamos intro-

duciendo un dato por teclado en una celda. En ese momento Excel repite
en pantalla la entrada que se haya producido anteriormente más
parecida a la que se esté introduciendo en ese momento. Si la propuesta
de Excel le satisface basta con pulsar el tabulador o la tecla Enter para
que aparezca el contenido en la celda (al introducir “Al” en nuestro
ejemplo el programa propondrá completar con “Alfaguara”. Bastará
pulsar el tabulador en ese momento para aceptar la propuesta y conti-
nuar la introducción de datos)
Esta opción se utiliza igualmente para las fórmulas y funciones, por

lo que Excel repetirá automáticamente la fórmula de las filas anteriores
en las celdas correspondiente de la fila actual.
5.2. Ordenación de los datos (lista)
Cualquier listado o conjunto de datos es lógico que deseemos orde-

narlos según un criterio específico (puede desear ordenar alfabética-
mente por apellidos un listado de empleados de la empresa, ordenar
numéricamente por precio un listado de productos...)
En primer lugar, disponemos de un sistema básico de

ordenación a través de los botones Orden Ascendente y
Orden Descendente de la Barra de herramientas Estándar, si-
tuándonos primero en cualquier celda de la columna por la que que-
remos ordenar (por ejemplo, podemos ordenar los libros por título
haciendo “clic” en la celda B2 y haciendo “clic” sobre el botón “Orden
ascendente”). El orden ascendente será más habitual en columnas de

texto, mientras que ambos (ascendente y descendente) se utilizarán por
igual en columnas numéricas (por ejemplo, ordenar precios de mayor a
menor o de menor a mayor)
Vemos como los datos aparecen a continuación ordenados por la

columna B (por Título)
Si queremos una forma más completa de realizar una ordenación de

los datos, entonces debemos utilizar la Opción Ordenar del Menú
Datos.
En el ejemplo de la izquierda estamos seleccionando en Orden

Ascendente por Editorial (como primer criterio de ordenación), en Orden
Ascendente por Autor (como segundo criterio de ordenación) y en Orden
Ascendente por Título (como tercer criterio de ordenación). Indicar
también que no es obligatorio cumplimentar los tres criterios de
ordenación, y que normalmente debe estar activada la opción “Sí” en lo
referente a si existe “fila de encabezamiento.
En los criterios de ordenación establecidos en el ejemplo de la

derecha se ha decidido ordenar por Autor en orden Ascendente (como
primer criterio), por PVP en orden Descendente (como segundo criterio)
y por Título en orden Ascendente (como tercer criterio) si se produce que
hay dos precios de venta al público iguales.
Puede comprobar también que existe

un botón llamado Opciones. Lo utilizare-
mos cuando el criterio de ordenación no
pueda ser una ordenación alfabética o
numérica ascendente o descendente (por
ejemplo, días de la semana o meses del
año). En esta opción podemos seleccionar
criterios de este tipo.
Si lo que necesitamos es establecer nuestro propio criterio, debemos

crear una lista a través de la pestaña Listas Personalizadas, que
podemos encontrar en la Opción Opciones del Menú Herramientas.
5.3. Gestión de los datos en formato Formulario
Excel permite la introducción, visualización y/o gestión (búsqueda,

eliminación…) de los datos de una forma individual, es decir a través de
una ventana que los muestra uno a uno en la pantalla (filas).
Especialmente es útil este tipo de presentación cuando las listas son
demasiado largas, ya que sería más cómodo y más rápido poder introducir
los datos a través de una ficha individual. Esta opción podemos
encontrarla en Excel a través del Menú Datos, Opción Formulario.
A través de esta opción que podemos denominar “Formularios” la

entrada de datos será probablemente más rápida y más segura (mu-
chas veces tener todos los datos a la vez en una lista puede llevar a equi-
vocaciones). Además, nos encontramos con diversas opciones tales como:
• Introducir un nuevo registro (fila): haga “clic” sobre el botón

Nuevo y las casillas del formulario quedarán en blanco para
introducir nuevos datos. Puede comprobar, en nuestro ejemplo,
como no pueden introducirse datos en las celdas “Iva €” y “PVP”
ya que se trata de fórmulas que se calcularán automáticamente.
• Moverse entre los campos del Formulario (celdas): para mo-

vernos entre los distintos campos (celdas) de la Ficha Formulario,
podemos utilizar el ratón o la tecla de salto de tabulación.
• Eliminar un registro (fila): para eliminar un registro nos

situamos sobre el mismo (es decir, que estemos visualizándolo
en pantalla) y hacemos “clic” sobre el botón Eliminar.
• Búsqueda de registros con criterio: una de las opciones más

útiles de este formato de Formulario es la posibilidad de localizar
uno o varios registros a través del botón Criterios. La ventana
quedará con todos los campos (celdas) en blanco y donde
podemos introducir el/los criterio/s deseado/s, pudiendo usar los
operadores > (mayor que), < (menor que); <> (distinto), =
(igual), >= (mayor o igual) y <= (menor o igual).
En este primer ejemplo, al establecer como criterio “Alfaguara” en el

campo “Editorial”, Excel localizará en la base de datos (lista) todos los
registros (filas) que cumplan el requisito “Editorial=Alfaguara”. Para
visualizarlos, uno a uno, haremos “clic” sobre el botón Buscar Siguiente
(Excel mostrará en pantalla el primer registro donde se cumple el criterio
establecido). En pantalla podrá ver los datos correspondientes a la obra “El
capitán Alatriste” (primer libro que cumple la condición)
En el segundo ejemplo, se pretende que Excel nos muestre aquellos

libros cuyo Precio de Venta al Público (PVP) sea inferior a 15 €. Como puede
comprobar hemos utilizado el operador “menor (<)” necesario para que
pueda cumplirse la condición al hacer “clic” en el botón Buscar Siguiente.
Cuando finalice su trabajo, para regresar a la ventana normal, haga

“clic” sobre el botón Cerrar.
5.4. Utilización de filtros: Autofiltros
Hasta ahora hemos utilizado algunas opciones básicas sobre bases

de datos (introducción de datos, ordenación, búsqueda…). Pero una base
de datos avanzada es aquella que permite filtrar la información de tal
forma, que podamos visualizar en cada momento la información que nos
interese y no siempre todos los registros.
Una primera forma de visualizar y/o filtrar la información es el

Autofiltro y que podemos encontrar en el Menú Datos, Opción Filtros,
subopción Autofiltro. Una vez seleccionada esta opción, Excel convierte
la fila de encabezados en listas desplegables.
Si hacemos “clic” sobre cualquiera de las listas desplegables po-

demos realizar varios tipos de selección que conllevarán métodos dife-
rentes y resultados diferentes:
• Seleccionar uno de los datos introducidos por teclado en

la lista desplegable (por ejemplo, “Alfaguara” en el campo
“Editorial”): de esta forma, se filtrarán todos los registros y sólo
se visualizarán aquellos cuyo campo “Editorial” coincide con el
dato seleccionado. Por ejemplo, veamos como queda la tabla
anterior filtrada a través del campo “Editorial” y seleccionando

“Alfaguara”:
Es decir, sólo se muestran los libros de la Editorial “Alfaguara”,

apareciendo la lista desplegable del campo “Editorial” de otro
color (azul normalmente) para indicarnos que la lista está
filtrada a través de dicho campo y estamos visualizando todos
los registros (filas)
Para volver a visualizar todos los registros nuevamente ha de

hacer “clic” sobre la opción Todas de la lista desplegable: volve-
remos a visualizar todos los registros de la base de datos (lista)
• Seleccionar la Opción “Personalizar…”: lo que nos permitirá

establecer los criterios del filtro como se muestra en este cuadro
de diálogo:
Podemos establecer la condición en la lista desplegable de la

izquierda (igual a, mayor que, menor que, comienza por…) y el
valor de la comparación en el cuadro de la derecha. Podemos
también, gracias a los operadores Y / O establecer un
segundo criterio. En el ejemplo mostrado a la izquierda se
pretenden visualizar aquellos registros cuyo PVP es igual o
superior a 10 € e igual o inferior a 15 € (utilizando el operador
“Y”), siendo el resultado el siguiente:
En el ejemplo situado a la derecha se pretenden visualizar

aquellos libros de la Editorial “Alfaguara” y de la Editorial
“Maeva” (para ello utilizamos el operador “O” ya que deseamos
visualizar los libros de una editorial o los libros de otra editorial):
• Seleccionar la opción “Diez mejores…”(sólo para campos

numéricos): permite indicar a Excel si se muestran los valores
superiores o inferiores deseados del campo seleccionado:
Aquí, podemos elegir entre “Superiores” o “Inferiores” e introducir un

valor. Por ejemplo, al elegir “Superiores” e introducir el valor 7 en el
campo “PVP” Excel nos mostrará los 7 libros con precio superior:
Como ya se dijo con anterioridad, siempre que desee volver a

mostrar todos los registros de la base de datos (lista) basta con hacer
“clic” sobre la opción “Todas” del campo filtrado (cuya flecha del menú
desplegable aparece en azul)
5.5. Utilización de filtros: Filtro Avanzado
Podemos mejorar aún más los filtros si utilizamos la subopción

Filtros Avanzados de la opción Filtros del Menú Datos. A través de
esta opción, según los datos introducidos por separado en otra zona
de la hoja, podemos realizar filtros más específicos.
Así, en este ejemplo podemos comprobar como se ha filtrado la

información estableciendo el criterio que el Título comience por la letra
“E” (“E*” significa “que empiece por E”)
Para lograrlo, el cuadro de diálogo correspondiente ha de mostrar el

siguiente aspecto (cuadro que se obtiene al seleccionar la subopción
“Filtro Avanzado” de la opción “Filtros”, Menú Datos):
Otro ejemplo podría establecer, además del criterio anterior (que el

título comience con “E” usando el asterisco como carácter comodín:
“E*”), que los libros fuesen de la Editorial Maeva. Con los mismos datos
introducidos en “Filtro avanzado” el resultado sería el siguiente:
Finalmente, cuando desee visualizar de nuevo todos los datos de la

base de datos (lista), ha de seleccionar el Menú Datos, la opción Filtro
y la subopción Mostrar Todo.
5.6. Cálculos con Bases de datos: Subtotales
Otra operación de interés que nos permite Excel sobre las listas son
los cálculos agrupados por subtotales (para ello, la lista ha de estar
ordenada).
Supongamos, por ejemplo, una tabla donde nos interesa conocer la

suma de los distintos saldos agrupados por provincias y,
finalmente, también la suma total. Dicha tabla tendrá los siguientes
campos: Empresa, Población, Provincia, Teléfono y Saldo. Además, se
encuentran ordenados por el campo Provincia (primer criterio de
ordenación), Población (segundo criterio) y Empresa (tercer criterio).

Guarde el libro como “Base de Datos empresas”.
Para realizar este tipo de operaciones,

hemos de desplegar el Menú Datos y
seleccionar la opción Subtotales. Nos encon-
tramos con el siguiente cuadro de diálogo:
En él podemos comprobar como se ha

seleccionado el campo PROVINCIA como
campo de agrupación, la operación
Suma (podemos seleccionar entre varias
operaciones matemáticas posibles) y el
campo SALDO para realizar el cálculo.
Según estos criterios, el resultado obtenido
será el siguiente (el programa creará automáticamente las líneas “Total
Cádiz”, “Total Granada”, “Total Málaga” y “Total General” con el resultado
de los correspondientes cálculos en la columna saldo):
Podemos analizar este cuadro de diálogo a continuación:
• “Para cada cambio en”: seleccionamos el campo que quere-

mos agrupar (es decir, el campo a través del cual se va a realizar
el cálculo)
• “Usar función”: operación (cálculo) a aplicar sobre el campo

indicado en el siguiente punto. Los cálculos posibles a realizar
pueden ser: Sumar, Cuenta, Promedio (media aritmética), Máx
(máximo), Mín (mínimo), Producto, Contar números, Desvest
(desviación estándar), Desvestp, Var (varianza) y Varp.
• “Agregar subtotal a”: seleccionamos el campo que se va a cal-

cular (pueden ser uno o varios campos, pero siempre una sola
operación)
• Botón “Quitar todos”: anula la agrupación, los textos y todos

los cálculos realizados desde esta opción de Menú.
5.7. Control de datos: Validación
En este punto vamos a tratar la posibilidad de controlar la intro-

ducción de datos en una base de datos (lista). Podemos conseguir que
sólo se admitan un tipo determinado de valores (por ejemplo, en el campo
SALDO sólo deben admitirse números), que Excel muestre mensajes al
respecto, ya sea al introducir el dato en la celda (que aparezca un mensaje
indicando que ha de introducirse un número) o cuando se cometa un error
(mensaje que indique que el dato introducido no es correcto).
En primer lugar, hemos de seleccionar las celdas sobre las que

vamos a establecer una “Validación”. A continuación, hemos de desplegar
el Menú Datos y seleccionar la opción Validación. En el cuadro de diálogo
que aparece vamos a encontrarnos con las siguientes fichas:
• Pestaña Configuración: donde indicaremos, para las celdas

seleccionadas, cuál es el tipo de valor permitido (cualquier
valor, número, fecha, hora…) e incluso, establecer un límite
mínimo y un límite máximo (por ejemplo, que los valores estén
entre 10 y 20), un valor determinado…
• Pestaña Mensaje Entrante: donde introduciremos el mensaje

que debe aparecer al seleccionar la celda donde vamos a
introducir un valor (por ejemplo, podemos indicar que “Ha de
introducirse un valor de Fecha” para un campo de estas
características). El mensaje aparecerá en un cuadro amarillo

(tipo Comentario) junto a la celda en la que estemos situados.
• Pestaña Mensaje de Error: donde introduciremos el mensaje

que debe aparecer si se comete un error al introducir el
dato (por ejemplo, que aparezca el mensaje de error “No es un
número válido”, cuando en dicha celda puede introducirse sola-
mente un valor numérico). Pueden establecerse tres Estilos:
“Límite” (una “X” es el símbolo que lo identifica: si no se
introduce el valor adecuado no permite la entrada de datos y la
celda queda vacía), “Advertencia” (el símbolo que lo identifica
es “!”: mediante un mensaje de aviso se puede aceptar o
rechazar la entrada de datos) e “Información “ (su símbolo es
una “i”: se avisa mediante un mensaje, sólo a título informativo,
del error en la introducción de datos).
En nuestro ejemplo vamos a seleccionar las celdas numéricas de la

columna E (Saldo) desde E2 hasta E8 y, después de acceder a la opción
“Validación” del Menú “Datos”, vamos a aplicar las siguientes condiciones:
• En la Pestaña Configuración vamos a “Permitir” valores

numéricos no iguales a 0.
• En la Pestaña Mensaje Entrante vamos a introducir como Título

la palabra “¡Importante!” y como Mensaje Entrante “Sólo es
válido un valor numérico”.
• En la Pestaña Mensaje de Error vamos a establecer un Estilo

“Límite” (no permite la entrada si no se cumple), como Título
“AVISO” y como Mensaje de Error “No se permiten valores no
numéricos”. Finalmente, haga “clic” sobre el botón Aceptar.
De esta forma, cuando nos situamos sobre una de las celdas de la

columna del saldo E, el programa sólo nos avisará con el mensaje
“Importante… Sólo es válido un valor numérico”. En el caso de no
introducirlo aparecerá el mensaje “AVISO…No se permiten valores no
numéricos” y no permitirá la entrada actual debido a que se ha estable-
cido un Estilo “Límite”.
IDEAS CLAVE
• Una forma concreta y habitual de introducir datos en una Hoja de

Cálculo son las Bases de Datos o Listas. Éstas requieren la
existencia de un encabezado (campos) y que no existan columnas
o filas completamente en blanco.
• Los datos pueden introducirse por teclado o a través de la opción

Formulario del Menú Datos. A través de esta opción, no sólo
vamos a introducir los datos de una forma más cómoda, sino
que nos permite desplazarnos entre registros, eliminar uno y
buscar según el criterio establecido.
• Lógicamente, una Base de Datos suele contener un número

elevado de registros por lo que se hace necesaria la ordenación
de los mismos. Podemos hacerlo a través de los botones
correspondientes de la Barra de Herramientas Estándar o a
través del Menú Datos, opción Ordenar, donde podemos
establecer hasta tres criterios de ordenación.
• En otras ocasiones necesitaremos filtrar la información de tal forma

que sólo aparezcan algunos registros según el criterio establecido.
Para ello, podemos establecer dos tipos de Filtros: los Filtros
Automáticos (que nos permiten seleccionar qué registros han de
aparecer según el criterio establecido en la lista desplegable que
aparece automáticamente junto al encabezado cuando selecciona-
mos esta opción) y los Filtros Avanzados (que nos permiten
ampliar las posibilidades de filtrar la información mediante la
introducción de criterios en la misma Hoja de Cálculo)
• Otra operación de interés a realizar con Listas o Bases de Datos,

es la creación de Subtotales (a través del Menú Datos). Una
vez que la Lista está ordenada podemos hacer que Excel realice
alguna operación matemática sobre los datos indicados (por
ejemplo, que calcule el promedio obtenido de ventas por pro-
vincias). El programa creará automáticamente los rótulos
(textos), las fórmulas y los resultados obtenidos.
• Por último, indicar que también se pueden establecer controles a la

hora de introducir los datos para evitar una entrada incorrecta de los
mismos. Por ejemplo, en una celda correspondiente a las ventas
realizadas no puede permitirse la entrada de un texto. Para utilizar
esta opción seleccionaremos la opción Validación del Menú Datos.
1. En una lista no pueden existir:
a) Celdas con formatos.

b) Filas o Columnas en blanco.
c) Celdas con fórmulas.
d) Celdas con textos.
2. Las listas pueden ordenarse en orden:
a) Ascendente.
b) Descendente.
c) No se pueden ordenar.
d) A) y b) son correctas.
3. Puede ordenar una lista hasta por:
a) 1 criterio de ordenación.
b) 2 criterios de ordenación.
c) 3 criterios de ordenación.
d) 4 criterios de ordenación.
4. La opción “Ordenar” se encuentra en el Menú:
a) Edición.
b) Formato.
c) Herramientas.
d) Datos.
5. La opción “Formulario” aplicada sobre una lista permite:
a) Dar formato a la información.

b) Disponer sus datos en forma de ficha.
c) Imprimir los contenidos de la lista.
6. Si desea aplicar un filtro y que al lado de cada campo aparezca

una lista desplegable seleccionará:
a) Autofiltro.
b) Filtro Avanzado.
c) Mostrar todo.
7. La opción personalizar de los Autofiltros le permite establecer:
a) Un criterio de filtro.
b) Dos criterios de filtro.
c) Tres criterios de filtro.
d) Tantos criterios como necesite.
8. La opción “Diez mejores…” de los Autofiltros muestra:
a) Los n primeros o últimos registros.

b) Los 10 últimos registros utilizados.
c) Los 10 registros que más se acercan a una condición.
9. Por defecto, la opción “Filtro avanzado”:
a) Filtra la lista sin moverla.

b) La duplica en otro lugar de la misma hoja.
c) La duplica en otro lugar de otra hoja.
d) Le solicita donde duplicar la lista.
10. La opción “Subtotales” le permite calcular:
a) Sumas.
b) Promedios.
c) Máximos.
EJERCICIOS
1. Realice los ejercicios del tema planteados en los puntos 5.1, 5.2,
5.3, 5.4, 5.5, 5.6 y 5.7.
2. A través de la ficha Formulario realice las siguientes operaciones

en las Hojas:
3. Cree una lista con los empleados de una empresa (por ejemplo, 9
empleados) con los siguientes campos: DNI, NOMBRE, APE-
LLIDOS, FECHA ALTA, PUESTO, SUELDO. Dé a dicha lista un
formato de cuadrícula, y con la cabecera en negrita y sombreada.
Guarde el libro de trabajo como “Base de Datos Empleados”.
4. Ordene la Lista anterior estableciendo los siguientes Criterios de

Ordenación: 1º) Fecha Alta; 2º) Apellidos; 3º) Nombre.
5. Vuelva a ordenar la lista según los siguientes criterios: 1º)

Puesto, 2º) Apellidos, 3º) Nombre. A continuación utilice la op-
ción “Subtotales”, agrupando los sueldos según el puesto de-
sempeñado. Es decir agrupando por el campo PUESTO y vol-
cando la suma sobre el campo SUELDO.
6. Establezca criterios de validación y mensajes de error para los

campos FECHA ALTA y SUELDO (evitando así que puedan intro-
ducirse datos que no corresponden a este tipo de campos)
7. Filtre la lista para obtener sólo los empleados que desempeñan

el PUESTO “Administrativo”. Establezca un Filtro avanzado con
este mismo criterio que copie el resultado del Filtro en otra hoja.
Ed. 3.1 Tema 6: Plantillas y Marcos en Excel
TEMA 6
PLANTILLAS Y MACROS EN EXCEL
6.1. Concepto de plantilla. Utilidad

6.2. Uso de plantillas predeterminadas de Excel. Crear Plantillas de Libro
6.2.1. Plantillas predeterminadas en Excel
6.2.2. Crear Plantillas de Libro
6.3. Crear plantillas personalizadas con Excel
6.4. Uso y modificación de Plantillas Personalizadas
6.5. Concepto y Creación de Macros
6.5.1. Ejemplo de macro asignada a un botón de Barra
6.6. Ejecutar Macros
6.7. Nivel de Seguridad de Macros
6.1. Concepto de Plantilla. Utilidad
Hasta ahora siempre que ha comenzado a trabajar con Excel,

creando un nuevo Libro de trabajo, ha utilizado la llamada Plantilla
Normal. Una plantilla tiene una serie de características determinadas en
lo que se refiere a fuente, tamaño, anchos de columna: en la plantilla
por defecto de Excel (la Plantilla Normal) la fuente es Arial, el tamaño es
10, ancho de columna 10,71, alto de fila 12,75, etc.
Pero estos valores iniciales pueden modificarse creando nuestras

propias Plantillas (en este caso se denominan Plantillas de Libro o de
Hoja). A partir de aquí, cuando abra un nuevo Libro de trabajo con la
nueva plantilla, la Hoja tendrá las características que hayamos asignado
a la nueva Plantilla y no los valores por defecto de la Plantilla Normal.
Por otro lado, podemos crear también

Plantillas Personalizadas que se utilizan
para poder crear modelos de documentos
básicos en la gestión empresarial (alba-
ranes, facturas, horarios, cuadros de
amortización, etc.). De esta forma, ade-
más de configurar opciones de caracte-
rísticas similares a las “Plantillas de libro”,
podemos tener el formato preparado para
no tener que repetirla cada vez que haya
que utilizar, por ejemplo, una factura.
Tema 6: Plantillas y Marcos en Excel Ed. 3.1
6.2. Uso de Plantillas predeterminadas en Excel. Crear

Plantillas de Libro
6.2.1. Plantillas predeterminadas en Excel
Además de la Plantilla Normal Excel ofrece a los usuarios una

serie de plantillas útiles para facilitar su trabajo con la Hoja de Cálculo.
Dichas plantillas pueden obtener a través de la opción Nuevo del Menú
Archivo. Una vez seleccionada esta opción nos encontramos con la
Ventana Nuevo Libro donde podemos hacer “clic” sobre el enlace “En
mi PC”. Excel nos muestra el cuadro de diálogo Plantillas donde en la
Pestaña “Soluciones de Hoja de Cálculo” nos muestra algunas
plantillas de trabajo (si hace “clic” sobre el botón “Plantillas de Office
Online” Excel conectará con la Web correspondiente en Internet para
mostrar más plantillas):
Veremos también, en los próximos puntos cómo las Plantillas crea-

das por el usuario también se abrirán/utilizarán desde esta opción (Nue-
vo del Menú Archivo)
6.2.2. Crear Plantillas de Libro
Las Plantillas de Libro van a tener un aspecto muy similar a la

Plantilla Normal (cuando usted abre un nuevo libro y visualiza una hoja
de cálculo nueva en blanco), pero aplicando la estructura, configuración,
formatos… deseados para la nueva plantilla.
El proceso a seguir para crear una Plantilla de Libro de Trabajo

es el siguiente:
• Abrir un nuevo libro de trabajo (con el Botón Nuevo de la Barra

de Herramientas Estándar).
• Aplique los cambios deseados: número de Hojas en el libro, ancho

de columna, alto de fila, fuente por defecto, tamaño por defecto,
márgenes, tamaño y orientación del papel, etc. En realidad, es este
punto el que va a marcar las diferencias con la Plantilla Normal.
• Seleccione la opción Guardar Como del Menú Archivo. En la

lista desplegable “Guardar como Tipo” seleccione “Plantilla”.
• Asigne un nombre a la nueva plantilla y haga “clic” sobre el

botón Guardar (el archivo se guarda con una nueva extensión
.XLT a diferencia de los libros de trabajo normales .XLS. Además,
las plantillas se guardan por defecto en la carpeta específica:
C:\Documents and Settings\Usuarios\Datos de Programa

\Microsoft\Plantillas)
Para usar cualquier Plantilla de Libro creada por usted ha de se-

leccionar la opción Nuevo del Menú Archivo. En la ventana “Nuevo Libro”
que aparece en el lateral derecho seleccione el Enlace “En mi PC”. En la
ventana, ya estudiada con anterioridad, y en la Pestaña “General” se-
leccione su Plantilla para, finalmente, hacer “clic” sobre el botón Aceptar.
En el ejemplo que se muestra puede seleccionar la Plantilla Normal

(llamada “Libro”) o la Plantilla llamada “Plantilla Comic 12” que
permitiría usar un libro de trabajo en blanco donde la fuente por defecto
es “Comic Sans”, tamaño 12 con un ancho de columna de 12 puntos y
un alto de fila de 15 puntos quedará siempre fija.
6.3. Crear Plantillas personalizadas con Excel
A lo largo del manual y de su propia práctica con Excel habrá creado

numerosos Libros de Trabajo (listados de productos, control de ventas, bases
de datos, etc.) que podrá necesitar en numerosas ocasiones. Con estos
mismos libros habrá ocasiones donde le gustaría que la base de los mismos
fuese siempre la misma y no se modificase al utilizar las opciones “Guardar”
o “Guardar Como”. Para ello puede crear las llamadas Plantillas Perso-
nalizadas, que podrá usar y modificar pero que al guardarlas en disco se
almacenarán con formato de libro de trabajo, por lo que la base de la plantilla
(formatos, configuraciones, fórmulas…) quedará siempre en blanco.
De esta forma, en una Plantilla Personalizada ya sólo tendrá que

introducir los datos variables (nombres de clientes específicos, can-
tidades a calcular específicas…), pero no tendrá que aplicar formatos,
configuraciones, crear fórmulas… cada vez puesto que ya han sido
creados en la Plantilla. Para ello ha de seguir el siguiente proceso:
• Cree su plantilla introduciendo todos los datos fijos: rótulos, bordes,

fuentes, tamaños, formatos de celda, anchos de columna, altos de
fila, fórmulas, funciones, objetos. Es decir, aquellos datos que no
van a modificarse, que van a ser siempre los mismos.
• Aunque no es obligatorio es muy conveniente que proteja los

datos, dejando sólo libres aquellas celdas donde se deben intro-
ducir los datos variables (por ejemplo, en la plantilla de una
factura hemos de dejar libres las celdas donde hemos de intro-
ducir la referencia, el concepto, el precio…). Esta operación se
realiza para evitar borrados o equivocaciones innecesarias.
• En relación al punto anterior, si protege los datos, es necesario

que utilice la opción Proteger del Menú Herramientas (para
que la protección de celdas se haga efectiva)
• Finalmente, como ya se estudió en puntos anteriores, guarde su

plantilla a través de la opción Guardar Como del Menú Archi-
vo. En el cuadro de diálogo seleccione “Plantilla” en la lista des-
plegable “Guardar como tipo”, asigne un nombre a la plantilla
y, finalmente, haga “clic” sobre el botón Guardar.
Para comprender mejor el proceso vamos a convertir uno de los

trabajos ya realizados en temas anteriores en una Plantilla de trabajo:
• Abra el libro de trabajo “Financieras”

(ejercicio realizado en el tema 8 sobre el
uso de funciones financieras, y que sería
ideal convertir en plantilla para su uso
habitual). Para evitar pérdidas innece-
sarias recordar que el proceso de
protección seguirá los pasos siguientes:
seleccionar la opción Guardar Como del
Menú Archivo. Seleccione en “Guardar
como tipo” la opción Plantilla, asigne el
nombre “Plantilla Préstamos” y haga
“clic” sobre el botón Guardar.
• Elimine todas las hojas del libro a excepción de las dos hojas
realizadas en los ejercicios 2 y 3 del tema 8: en una hoja
creábamos una tabla financiera (introducción de una cantidad
para que apareciesen automáticamente todas las posibilidades
del préstamo en relación a diferentes intereses y años de
amortización), y en la otra creábamos cuatro pequeñas tablas de
simulación para calcular el interés, la cantidad a pagar, el tiempo
o la cantidad a solicitar. Finalmente, ambas hojas presentarán el
siguiente aspecto:
• Para evitar que aparezca “0,00” en la Hoja superior o errores en

las fórmulas (NUM, DIV 0) es necesario utilizar la función
condicional =SI de la siguiente forma:
En los datos superiores (Cantidad Solicitada):
=SI(D1=””;””;ABS(PAGO(B$3%/12;$A4*12;$D$1;0)))
En los “Cálculos Financieros” (hoja a la derecha), por ejemplo

en B10:
=SI(B8=””;””;ABS(PAGOINT(B8%/12;1;B7*12;B6)))
De esta forma utilizamos la función condicional =SI para evitar

mensajes de error o que aparezcan ceros en la fórmulas que, si
bien no afectan al resultado final, hacen que la presentación no
sea correcta. Para ello debe “preguntar” con esta función si el

contenido de una celda (celda de control) está en blanco, para
que el resultado de la función siga en blanco o se calcule el
resultado (es decir =SI(celda=””;””;…)
• Es el momento de proteger algunas celdas para que no se pueda

introducir información en ellas (puesto que ya están los títulos,
fórmulas… en las mismas), y dejar “libres” otras celdas para la in-
troducción de datos (sobre todo, aquellas celdas donde hay que
introducir valores numéricos para que puedan producirse los cál-
culos). Recordar que el proceso de protección seguirá los pasos
siguientes:
En la primera hoja (tabla financiera) debe seleccionar la

casilla D1 (donde va a introducir la cantidad) ya que es la
única que va a quedar “libre”. A continuación seleccione el
Menú Formato, Opción Celdas y, en la Pestaña Proteger,
desactive la casilla “Proteger” y haga “clic” sobre Aceptar.
Finalmente, seleccione el Menú Herramientas, Opción
Proteger, Subopción Proteger Hoja y haga “clic” sobre
Aceptar. A partir de ese momento sólo podrá introducir
información en D1.
En la segunda hoja hemos de seguir el mismo proceso

seleccionando en primer lugar las celdas que han de quedar
“libres”, es decir, las que deben permitir la introducción de
datos: utilizando la tecla “Control” (a partir del segundo
rango) seleccione los rangos B6:B8, B18:B20, E6:E8 y
E18:E20 (“libere” dichas celdas y proteja el resto de la Hoja)
• Todas las celdas que han quedado “libres” en las dos hojas
deben permitir únicamente la entrada de datos numéricos
(puesto que se trata de las cantidades que necesitan las
fórmulas de las mismas hojas para realizar los cálculos).
Seleccionar todas las celdas indicadas para, a continuación,
seleccionar el Menú Datos y la opción Validación. En el cuadro
de diálogo que aparece hemos de indicar que el único tipo de
valor permitido es un número y, en Estilo “Límite”, que aparezca
el mensaje “Sólo pueden introducirse valores numéricos”.
Ya ha finalizado su Plantilla “Plantilla Préstamos”. No se olvide

guardar su trabajo (botón “Guardar” de la Barra de Herramien-
tas Estándar o Menú Archivo, opción Guardar)

6.4. Uso y modificación de Plantillas Personalizadas
Cuando necesite utilizar su Plantilla “Plantilla Préstamos”, como ya

se estudió en puntos anteriores, debe seleccionar la Opción Nuevo del
Menú Archivo. En la Ventana “Nuevo Libro” seleccione el Enlace “En
mi PC”. Finalmente, seleccione “Plantilla Préstamos” en la Pestaña “Ge-
neral” y haga “clic” sobre el botón Aceptar.
Comprobará como en la Barra de Títulos se ha abierto un Libro de

Trabajo nuevo denominado “Plantilla Préstamos1” (al igual que con la
Plantilla Normal se denominaban Libro1, Libro2…). Es decir, ya está
usted trabajando con un libro de trabajo (.XLS) y no con una plantilla.
Cuando lo que necesite, en cambio, es modificar su Plantilla (para

modificar algún formato, alguna fórmula…) no debe seguir este proceso.
En este caso, debe utilizar la opción Abrir del Menú Archivo para, a
continuación, seleccionar la ruta donde se guardan las plantillas de Excel
(recuerde: C:\Documents and Settings\Usuarios\Datos de Programa\
Microsoft\Plantillas), seleccionar la Plantilla que se desea abrir para
poder ser modificada (por ejemplo “Plantilla Préstamos”) y hacer “clic”
sobre el botón Aceptar.
Debe tener usted en

cuenta que ahora no estamos
trabajando con una Hoja de
Cálculo de un Libro de Trabajo
sino con la propia Plantilla
original (.XLT) por lo que
cualquier modificación en la
misma se guardará en la
plantilla y sus cambios serán
permanentes en la misma.

6.5. Concepto y Creación de Macros
Se habrá dado cuenta que muchas operaciones que realiza en Excel

son rutinarias, es decir, que se repiten más o menos periódicamente. Pues
bien, para no tener que hacer las mismas operaciones una y otra vez, las
aplicaciones de Microsoft Office (Word, Excel y Access) permiten “guardar”
un grupo de operaciones en un pequeño programa llamado “Macro” que
bastará con ejecutar para que todas las operaciones se realicen.
Por tanto, una macro es en realidad un programa que le va a

permitir automatizar operaciones rutinarias y útiles. Además, las
macros le van a permitir ahorrar tiempo y trabajo, además de reducir las
posibilidades de error (puesto que sólo hay que realizar las operaciones
una vez mientras se está creando la macro)
Por otro lado, hemos de indicar que para crear macros no es

necesario conocer ningún lenguaje de programación (Excel traduce
automáticamente las macros creadas para que puedan ser ejecutables)
pero, si se desea, pueden ampliarse las posibilidades de las macros
gracias al lenguaje de macros que utiliza Excel: Visual Basic (VBA)
Para crear una macro debe tener todos los libros cerrados a
excepción del libro sobre el que va a crear la misma (libro en blanco
normalmente). Después, debe seguir el siguiente proceso:
• Seleccione el Menú Herramientas y la Opción Macro. Elija a

continuación la Opción Grabar nueva macro.
• En el cuadro de diálogo Grabar Macro, asigne un nombre a la

nueva macro y, si lo desea, asígnele una combinación de teclas
CTRL + ”carácter” (necesario si no va a asignar la macro a un botón
o a una barra de herramientas).
Asignar una combinación de
teclas a la macro es muy útil para
ejecutarla directamente cuando
se desee sin tener que utilizar los
menús (debe tener cuidado para
no asignar combinaciones ya uti-
lizadas por Excel: Control+N
para Negrita, Control+G para
Guardar, Control+P para Impri-
mir, etc.)

• En el mismo cuadro de diálogo ha de seleccionar donde ha de

guardarse la macro: Libro de macros personal, Este libro o
Libro nuevo. Le recomendamos que utilice normalmente la
opción Libros de macros personal si quiere disponer de la ma-
cro en todos los libros que utilice (aunque habrá casos donde sólo
le interesará la macro para el libro actual: seleccione en ese caso
“Este libro”). Finalmente, haga “clic” sobre el botón Aceptar.
• Comprobará como aparece una nueva Barra de

Herramientas: “Detener Grabación”. Es a partir de
este momento cuando ha de utilizar todos los comandos
que desee incorporar a la macro que está grabando (opciones de
archivo, de configuración de página, de formato, de filas y
columnas…). Cuidado con no utilizar ningún comando por
accidente puesto que se grabará en la macro.
• Cuando finalice, haga “clic” sobre el botón Detener Grabación

(botón de la izquierda) de la Barra de Herramientas .
Una vez realizadas todas estas operaciones ya tiene usted creada la

macro, pero lo normal es que el proceso no acabe ahí, sino que desee
prepararla para que su posterior ejecución sea sencilla. Ya hemos visto
como puede asignarse una combinación de teclas para ejecutar la macro
(Control+tecla), pero otra forma útil de presentar las macros, de forma
que su ejecución sea fácil, sería crear una Barra de Herramientas
para incorporar a ella todas las Macros que se deseen.
Para ello, ha de seguir el siguiente proceso:
• Seleccione el Menú Ver, Opción Barras de Herramientas. Elija

a continuación la Opción Personalizar.
• Haga “clic” sobre el Botón Nueva en la Pestaña Barras

de herramientas e introduzca el nombre que desee
asignarle. Finalmente, haga “clic” sobre Aceptar.
• Seleccione la Pestaña Comandos y seleccione la Categoría

Macros. Finalmente, haga “clic” sobre la opción Personalizar
Botón y arrástrela hasta la nueva Barra de Herramientas.
• A continuación, haga “clic” sobre el botón Modificar Selección.

En primer lugar, seleccione la opción Cambiar imagen del
botón y elija la imagen deseada. Después seleccione la opción

Asignar Macro (en el mismo botón). En el cuadro de diálogo

que aparece seleccione el nombre de la Macro y haga “clic” sobre
el botón Aceptar. Por último, seleccione la opción Nombre, e
introduzca el texto que ha de aparecer como mensaje de ayuda
junto al botón. Finalmente, haga “clic” sobre el botón Cerrar.
Otra forma de poder acceder a la Macro fácilmente, sería a través

de un botón de macro (sobre todo, si la Macro ha sido guardada en un
Libro). Para ello, abra el Libro donde desea insertar un botón de macro
y siga el siguiente proceso:
• Active la Barra de Herramientas Formulario.
• Seleccione el Botón “Botón”, sitúese en la zona de la hoja donde

quiera Insertar el botón, haga “clic” y arrastre hasta darle el
tamaño deseado. En ese momento, aparecerá el cuadro de
diálogo Asignar Macro. Seleccione la macro que desea asignar
al botón y haga “clic” sobre el botón Aceptar.
• Para cambiar el texto del botón haga “clic” sobre el mismo e

introduzca el texto deseado. Si en el futuro desea cambiar cual-
quier característica del botón de macro creado, haga “clic” sobre
el mismo con el botón derecho (Menú contextual)
6.5.1. Ejemplo de macro asignada a un botón de Barra
Vamos a desarrollar a continuación un ejemplo de creación de

macro, asignándola posteriormente a un botón de Barra de Herramientas.

La macro a realizar va a permitir abrir un libro de trabajo, imprimir 3 copias

del mismo y cerrarlo nuevamente.
El proceso a seguir para crear dicha macro ha de ser el siguiente:
• Sobre un libro en blanco, seleccione el Menú Herramientas,

Opción Grabar nueva Macro.
• En el cuadro de diálogo Grabar Macro asignaremos el nombre

Imprimir a la Macro, la combinación de teclas CTRL+i y la opción
“Libro de macros personal” en la lista desplegable “Guardar
macro en”. Finalmente, haga “clic” sobre el botón Aceptar.
• Haga “clic” sobre el Botón Abrir, seleccione la carpeta adecuada

y el libro de trabajo que desea abrir. Finalmente, haga “clic”
sobre el Botón Abrir.
• Una vez abierto, seleccione la Opción Imprimir del Menú Archi-

vo. Indique “3” en el número de copias a imprimir y haga “clic”
sobre Aceptar.
• Seleccione la Opción Cerrar del Menú Archivo.
• Finalmente, haga “clic” sobre el Botón Detener Macro.
• Para asignar la macro a un Botón de Barra de Herramientas,

seleccione la Opción Barras de Herramientas del Menú Ver y
la Opción Personalizar. En la Pestaña Barras de Herramien-
tas, haga “clic” sobre el Botón “Nueva” y asígnele el nombre
Imprimir Fichero. En la Ficha Comandos, seleccione la Ca-
tegoría Macros y siga el proceso de asignación del botón ex-
plicado anteriormente.
6.6. Ejecutar Macros
Para ejecutar una macro dependerá de las opciones seleccionadas

en el punto anterior. Puede hacerse de las siguientes formas:
• A través del Menú Herramientas, Opción Macros. Seleccione la

macro que desea ejecutar y haga “clic” sobre el botón Ejecutar
(en este mismo cuadro de diálogo se encuentra el botón
Eliminar, si quiere borrar una macro)

• A través de la combinación de teclas (CTRL+”carácter”)

que haya asignado a la Macro en el proceso de creación de la
misma.
• A través del botón correspondiente de una Barra de Herra-

mientas, si es que decidió asignarle un botón de este tipo.
• A través del botón de macro en el libro donde lo creó.
6.7. Nivel de Seguridad de Macros
Excel permite establecer el nivel de seguridad con el que se podrán

abrir las macros de un determinado Libro de trabajo. Para ello, hemos
de seleccionar el Menú Herramientas, la Opción Macros y la Subopción
Seguridad:
En este cuadro de diálogo podemos establecer los siguientes Ni-

veles de Seguridad:
• Muy Alto: sólo se ejecutan macros instaladas en ubicaciones

consideradas “de confianza”.
• Alto: se ejecutan las macros “de confianza”, deshabilitándose el

resto.
• Medio: se puede elegir entre ejecutar o no macros.
• Bajo: admite la ejecución de todas las macros (no recomendable)

IDEAS CLAVE
• Además de utilizar la Plantilla Normal de Excel, puede usted

crear sus propias Plantillas lo que le permitirá ahorrar trabajo y
tiempo.
• Para modificar las características de la Hoja/Libro que se abra

debe crear una Plantilla de Libro o de Hoja de trabajo. Para
ello debe realizar todas las modificaciones necesarias (fuentes,
tamaños, estilos, ancho de columna, alto de fila…). Cuando fina-
lice ha de seleccionar la Opción Guardar Como del Menú Ar-
chivo y, en la lista desplegable “Guardar como tipo”, seleccionar
“Plantilla”. Asigne un nombre a la plantilla y haga “clic” sobre
el botón Guardar.
• Si necesita crear un modelo de Hoja/Libro de trabajo habitual

para usted y que necesita utilizar a menudo (por ejemplo, un
modelo de factura, de presupuesto…) entonces debe crear una
Plantilla personalizada. Para ello, debe introducir todos los
datos fijos (títulos, formatos, fórmulas, bordes…), proteger las
celdas necesarias (las que deben modificarse) y dejar libre otras
(donde se deba introducir información), aplicar las “valida-
ciones” necesarias (control de entrada de datos)… Finalmente,
para guardarla lo hará a través de la Opción Guardar Como del
Menú Archivo, seleccionando “Plantilla” en la lista desplegable
“Guardar como tipo”, asignándole un nombre y haciendo “clic”,
finalmente, sobre el Botón Guardar.
• Para usar una Plantilla debe seleccionar la Opción Nuevo del

Menú Archivo, seleccionar en la ventana “Nuevo Libro” el enlace
“En mi PC” y, finalmente, la Plantilla que desea utilizar y el bo-
tón Aceptar. Se abre un nuevo libro de trabajo basado en la
plantilla seleccionada.
• Si lo que desea, en cambio, es modificar la Plantilla (no para

usarla, sino para modificar sus formatos, fórmulas…) debe utili-
zar la Opción Abrir del Menú Archivo. En la ruta C:\Documents
and Settings\Usuarios\Datos de Programa\Microsoft\Plantillas
seleccione la Plantilla a modificar y haga “clic” sobre el Botón
Abrir.

• Las Macros son programas (creados en Visual Basic) que

automatizan las operaciones que sean de interés para el usuario.
Para crear una Macro ha de seleccionar la Opción Grabar Nueva
Macro del Menú Herramientas. Una vez asignado nombre y
combinación de teclas (opcional) realizará las operaciones que
vayan a formar parte de la macro para, finalmente, hacer “clic”
sobre el Botón Detener Grabación (Barra de Herramientas del
mismo nombre)
• Para ejecutar la Macro puede hacerlo a través de la Subopción

Macros, dentro de la Opción Macros del Menú Herramientas.
Puede hacerlo, mejor aún, a través de una combinación de
teclas (indicada cuando se creó la macro) o a través de un
Botón en una Barra de Herramientas.

1. Las plantillas se guardan con la extensión:
a) .XLS
b) .XLT
c) .VBA
d) .DOC
2. En una plantilla es conveniente:
a) Crear los formatos necesarios.

b) Proteger los datos.
c) Validar las entradas.
3. Para utilizar una Plantilla lo hará a través de la opción del Menú

Archivo:
a) Nuevo.
b) Abrir.
c) Guardar.
d) Guardar Como.
4. Modificará una Plantilla a través de la opción del Menú Archivo:
a) Nuevo.
b) Abrir.
c) Guardar.
d) Guardar Como.
5. La ruta correcta de almacenamiento de las Plantillas es:
a) C:\Documents and Settings\Usuarios\Datos de

Programa\Microsoft\Plantillas.
b) C:\Mis documentos\Plantillas.
c) C:\Archivos de Programas\Microsoft Office\Plantillas.
6. Una macro es:
a) Un tipo de Fórmula.
b) Un programa.
c) Una opción de configuración.
d) Un cálculo.

7. Las macros se crean a partir del Menú:
a) Archivo.
b) Insertar.
c) Formato.
d) Herramientas.
8. Si se asigna una combinación de teclas a una macro, la primera

tecla será:
a) Mayúsculas.
b) Alt.
c) Control.
d) Alt Gr.
9. Las macros se pueden asignar a:
a) Menú Herramientas.
b) Una Barra de Herramientas.
c) Una combinación de teclado.
10. Las macros pueden almacenarse:
a) En la Hoja de trabajo.
b) En el libro de trabajo.
c) En el libro de macros personal.
d) b) y c) son correctas.

EJERCICIOS
1. Realice los ejercicios planteados en los puntos 6.2.1, 6.3 y 6.5.1
2. Observe la siguiente Plantilla de una Factura:

Realice las siguientes operaciones:
Cree la plantilla anterior con todos los formatos y con-

tenidos que aparecen. Guarde el diseño anterior como una
plantilla llamada "Plantilla Factura".
En la columna "Parcial" ha de crear la fórmula (para todas

las filas) Parcial = Nº Unidades * Precio Unitario.
"Total Bruto" será la suma de toda la columna parcial.
"Descuento €" será el resultado de aplicar el "Descuento %"

sobre el "Total Bruto" (Descuento % * Total Bruto / 100).
La Base imponible será el resultado de restar al "Total”.
"Iva €" será el resultado de aplicar el "Iva %" sobre la "Base

Imponible" (Iva % * Base Imponible / 100)
"Total Factura" será el resultado de sumar a la "Base Impo-

nible" el "Iva €".
Proteja todas las celdas donde no se pueden introducir

datos (títulos y fórmulas) y libere las celdas donde sí pueda
hacerlo (datos del cliente, nº de factura, código, concepto,
nº unidades, precio, parcial, descuento % e iva %)
Utilice la función =SI para evitar "ceros" y mensajes de

error mientras las celdas están vacías.
Utilice las opciones de validación para evitar que se

introduzcan datos no numéricos donde sí deben ser de este
tipo.
Vuelva a guardar su trabajo (Botón Guardar). Cierre la

Plantilla.
Crear una factura ficticia usando la plantilla creada con an-

terioridad.
3. Crear una Barra de herramientas personalizada llamada PERSO-

NAL.

4. Cree una macro, con un botón asignado a la barra PERSONAL,

para poder utilizar la "Plantilla Factura" haciendo un "clic" sobre
el mismo.
5. Suponga que en sus libros de trabajo utiliza a menudo la Fuente

Times New Roman en tamaño 16 y negrita. Cree una macro
(asignándola a un botón de la Barra de Herramientas PERSO-
NAL) que le evite, cada vez que necesite dicha fuente, tener que
activar las tres opciones.
6. Otra macro que puede realizar para su comodidad es aquella que

le permita activar, por ejemplo, un tipo de letra y tamaño más
normal. Así, cree una que le permita activar el tipo Arial, tamaño
11, con un ancho de columna 12 y un alto de fila 14 (asignar
dicha macro a la Barra de herramientas PERSONAL).


Ed. 3.1 Tema 7: Formularios y Análisis de datos en Excel
TEMA 7
FORMULARIOS Y ANÁLISIS
DE DATOS EN EXCEL
7.1. Concepto de Formulario. Utilidad

7.2. Análisis de la Barra de Herramientas Formularios
7.3. Creación de Formularios
7.4. Análisis Hipotético Manual
7.5. Análisis Hipotético con Tablas de Datos
7.5.1. Tablas de datos de una variable
7.5.2. Tablas de datos de dos variables
7.6. Buscar Objetivo
7.7. Solver
7.1. Concepto de Formulario. Utilidad
Hasta ahora toda la información que hemos introducido en nuestras

hojas de cálculo ha sido siempre desde teclado (salvo alguna excepción
con las bases de datos) pero, si profundizamos un poco más en Excel,
podemos realizar presentaciones de Hojas de Cálculo más avanzadas
donde la entrada de datos se produzca, además del teclado, desde listas
desplegables, casillas de verificación, botones de opción… Para ello
tenemos en Excel la Barra de Herramientas Formularios que va a
permitirnos crear este tipo de entrada de la información.
7.2. Análisis de la Barra de Herramientas Formularios
El primer paso, por tanto, para poder crear una

Hoja-Formulario en Excel es activar la Barra de
Herramientas Formularios. Para ello hemos de
seleccionar “Formularios” en la Opción Barras de
Herramientas del Menú Ver o haciendo “clic” con el
botón derecho del ratón (para visualizar el menú
contextual) sobre cualquier de las Barras en activo y
seleccionando “Formularios”.

Tema 7: Formularios y Análisis de datos en Excel Ed. 3.1
Vamos a analizar a continuación esta Barra de Herramientas con sus

botones más importantes. Cualquiera de los botones se crea sobre la
Hoja de Cálculo haciendo un “clic” y arrastrando hasta lograr el tamaño
deseado:
a) Etiqueta: permite la introducción de texto por teclado.
b) Cuadro de Grupo: permite la introducción, dentro del cuadro,

de casillas de verificación o de botones de opción.
c) Botón: permite asignar un botón a una macro (crear

un botón dentro de la hoja que ejecute una macro)
d) Casilla de Verificación: las casillas de

verificación permiten seleccionar una o va-
rias opciones entre las existentes (por
ejemplo si las opciones son: Airbag, Aire
Acondicionado, Cierre Centralizado y ABS
en las características de un coche, éste
puede tener una o varias casillas activa-
das(seleccionadas a la vez)
e) Botones de Opción: los botones de

opción permiten seleccionar solamente
una opción de entre todas las posibles (por
ejemplo, si en el coche, las opciones son:
color blanco, color rojo, color metalizado,
color azul y color verde, éste puede tener
solamente uno de los colores)
f) Cuadro de Lista: nos permite elegir una opción

de entre varias a través de una Barra de Despla-
zamiento. Los elementos del cuadro son utilizados
de un rango externo (es decir, de un grupo de
celdas que se encuentran en otra zona de la hoja
de cálculo y vinculadas al cuadro de lista)
g) Cuadro Combinado: un cuadro combinado

nos permite elegir una opción de entre varias
a través de una lista desplegable. Dicha lista
ha de ser creada en otra zona de la hoja y
vincularla al cuadro combinado.

h) Barra de desplazamiento: la barra de

desplazamiento nos permite seleccionar un
valor numérico situado entre dos límites
establecidos por el usuario.
i) Control de número: similar al anterior, sólo cambia la

presentación del botón.
j) Propiedades: nos permite modificar las características del

objeto seleccionado a través de un cuadro de diálogo. Se trata
del botón, quizás más importante, ya que a través de él se
configura cada uno de los objetos estudiados anteriormente
(contenido, características, formato…) a través de diversas
Pestañas tales como “Control” que permite configurar y
controlar el funcionamiento del objeto.
k) Mostrar Código: accede a la ventana de Microsoft Visual

Basic para modificar el objeto desde el lenguaje de macros.
l) Alternar Cuadrícula: permite activar/desactivar las líneas de

división de la Hoja sobre la que estamos trabajando. Quitar las
líneas de división en pantalla es bastante habitual en trabajos
terminados para conseguir una mejor presentación.

7.3. Creación de Formularios
A la hora de crear una Hoja-Formulario es muy importante, como

siempre, realizar todas las operaciones habituales de introducción de
datos, creación de fórmulas, aplicación de formatos… y, además, crear
los objetos necesarios desde la Barra de Herramientas Formularios.
Veamos a continuación el siguiente ejemplo donde se presenta en

una Hoja de Cálculo una Ficha-Nómina de un empleado de la empresa:
En esta Hoja-Formulario nos encontramos con las siguientes

características:
• Las celdas A1, A3, A4, A6, A8, A9, A10, B3, B4, C4, D4, D9 y
C13 son textos introducidos por teclado.
• Las celdas B8, B9 y B10 son valores numéricos introducidos por

teclado (puede, si lo desea, mediante la opción de “Validación”
controlar la entrada de valores: admitir sólo valores numéricos y
mostrar un mensaje para no permitir otro tipo de entradas)
• Las celdas C9, C10 y E9 son fórmulas: IRPF (C9)= Sueldo Base
* Irpf % / 100; Seguridad Social (C10)= Sueldo Base * Seg
Social % / 100; Sueldo Neto (E9)=Sueldo Base – Irpf € - Iva €.

• El puesto es un “cuadro combinado” con los valores: Admi-

nistrativo, Directivo, Oficial, Subalterno, Auxiliar y Comercial.
Estos datos han de introducirse en un rango de celdas (en la
misma hoja o en una hoja diferente) para asignarlos al cuadro
combinado en la Pestaña “Control” del cuadro de diálogo
“Formato de control” (se obtiene con un “clic” con el botón
derecho del ratón –menú contextual- y seleccionando la opción
“Formato de Control”)
• El Estado Civil es un “Cuadro de Grupo” en el que se han

insertado tres “Botones de Opción” (Casado, Soltero, Otro)
• El Número de hijos es un “Control de Número” al que se le ha

vinculado la celda C14 como resultado del mismo.
• Otros Datos es un “Cuadro de Grupo” en el que se han

insertado cuatro “Casillas de Verificación” (Coche propio, Habla
inglés, Habla francés, Dominio Ofimática)
Para finalizar vamos a repasar tres conceptos importantes en la

creación de Objetos pertenecientes a la Barra de Herramientas For-
mularios:
• Para crear el objeto-formulario, después de hacer “clic”

sobre el botón deseado (cuadro de lista, cuadro combinado,
casilla de verificación…), hacemos “clic” sobre la hoja y arras-
tramos hasta darle el tamaño deseado al mismo.
• Para acceder al menú contextual del objeto ha de hacer “clic”

con el botón derecho del ratón sobre el mismo. En dicho menú
dispone de varias opciones importantes tales como “Modificar
Texto”, “Asignar Macro” y “Formato de Control”.

• Para acceder al cuadro de diálogo Formato de Control

hemos de hacer “clic” con el botón derecho del ratón (menú
contextual) y seleccionar la opción Formato de Control o hacer
doble “clic” sobre el objeto (cuando tiene los puntos de anclaje).
7.4. Análisis Hipotético Manual

Seguro que en la realización de los ejemplos y ejercicios de temas
anteriores se ha planteado alguna vez preguntas tales como: ¿qué
pasaría si determinado valor fuese distinto?, ¿qué ocurriría si…?. Incluso

es posible que haya realizado ya algún análisis hipotético cambiando

algunos valores, por lo que las fórmulas (debido al recálculo automático)
cambian de forma automática.
Pues bien, en eso consiste un Análisis Hipotético Manual: cambiar

uno o más valores de la hoja con la que se está trabajando de tal forma
que las fórmulas que se ven afectadas se recalculan automáticamente.
Por último indicar que, aunque se trata de una forma útil y sencilla
de realizar un análisis hipotético, existen formas más avanzadas de
realizarlo como veremos en los puntos siguientes.
7.5. Análisis Hipotético con Tablas de Datos
Para mejorar nuestras posibilidades de análisis podemos crear una

tabla a partir de unos datos determinados que contesten a la pregunta
“¿Qué pasaría si…?”.
Para explicar este tipo de Análisis Hipotético vamos a llevar a la

práctica un ejemplo típico. La tabla resultante del Análisis Hipotético
puede depender de una sola variable o de dos. Estudiemos a conti-
nuación ambos casos.
7.5.1. Tablas de datos de una variable
Supongamos una empresa en la que los beneficios se calculan a

partir de la fórmula:
Beneficio = Ventas – Costes de Producción
como se muestra a continuación:

Como puede comprobar se trata de una introducción sencilla de

datos y dos filas de fórmulas (fila 7 y fila 8) donde se calcula: Costes
Producción = Ventas * % Coste Producción / 100 y Beneficio Bruto =
Ventas – Costes Producción.
A partir de estos datos vamos a suponer que deseamos conocer los

beneficios que se obtendrán si se reducen los costes de producción. Para
ello, hemos de seguir los siguientes pasos:
• Introduzca los datos necesarios para la nueva tabla de datos de

la siguiente forma (los porcentajes estimados de coste de
producción en la columna A y los beneficios obtenidos en la fila
10 –ha de repetir la misma fórmula de la fila 8):
• Seleccione el rango completo de la nueva tabla (desde A10 hasta

F15) para, a continuación, seleccionar el Menú Datos, Opción
Tabla. En el cuadro de diálogo Tabla introduciremos en “Celda
de entrada (columna)” el valor $D$3 (donde se encuentra el
Coste de Producción real):

• Finalmente, hacemos “clic” sobre el botón Aceptar. Excel

calculará cuál sería el beneficio si el coste de producción fuese
del 14%, del 13%, etc. (hasta el 10%), realizando un Análisis
Hipotético partiendo del beneficio real y planteando ¿Qué
pasaría si el coste de producción fuese del 14%?, ¿y si fuese del
13%?... El resultado obtenido será el siguiente:
7.5.2. Tablas de datos de dos variables
También nos encontramos en ocasiones donde el análisis que se

pretende depende de dos variables. Para estudiar este caso veamos un
ejemplo de características similares al anterior, pero con una variable
más (el porcentaje de gastos):
En este caso se ha incorporado una nueva variable: el porcentaje de

Gastos. Para ello, en la fila 9, calculamos: Gastos = % Coste de

Producción * Ventas / 100. Así, tendremos dos variables (el coste de

producción y los gastos) por lo que la nueva tabla tendrá el siguiente
aspecto (incluyendo la fórmula del Beneficio Anual en A12):
Para realizar el análisis con las dos

variables hemos de seleccionar la nueva
tabla (desde A12 hasta F18) y seleccionar
la Opción Tabla del Menú Datos:
En dicho cuadro de diálogo hemos de

introducir (con dos variables) una Celda de entrada para la fila (el % de
gastos en este caso: $D$4) y una Celda de entrada para la columna (el
% de Coste de producción: $D$3). Obtendremos, una vez que hagamos
“clic” sobre el botón Aceptar, el siguiente resultado:

De esta forma, una vez más, contestamos a las preguntas del tipo
¿qué beneficio obtendríamos si el coste de producción fuese del 10% y
los gastos fuesen del 5%?.. En esa situación Excel nos muestra que el
Beneficio sería en ese caso de 7.380 €.
7.6. Buscar Objetivo
La opción Buscar Objetivo nos permite buscar un valor adecuado

para que se cumpla una determinada condición.
Estudiemos esta opción con un ejemplo. Imaginemos que una

empresa calcula los beneficios obtenidos durante el año en base a la
siguiente fórmula: Ventas-Costes-Gastos-Impuestos:
Supongamos que la empresa se hace la siguiente pregunta: ¿cuál

ha de ser el coste de producción para obtener un beneficio de 200.000
€?. Se trata de un planteamiento lógico en el mundo empresarial que
podría resolverse de la siguiente forma:
• Seleccionar la opción Buscar Objetivo del Menú Herra-

mientas. Nos encontramos con el siguiente cuadro de diálogo
(Buscar Objetivo):

En el mismo tenemos que introducir los valores en “Definir la

celda” ($B$12 porque es la posición donde se encuentra el Bene-
ficio real), “Con el valor” (200000 ya que es el beneficio que se
pretende alcanzar como hipótesis) y “Para cambiar la celda”
($B$3 porque es la posición donde tenemos el porcentaje de costes)
• Al hacer “clic” sobre el botón Aceptar obtenemos un nuevo

cuadro de diálogo (Estado de la búsqueda de objetivo):
En este momento se encuentra con dos posibilidades: hacer “clic”

sobre el botón Aceptar, con lo que las celdas afectadas (B12 y B3)
cambiarán a los nuevos valores (el nuevo Beneficio 200.000 € y el
nuevo Porcentaje de Costes 17%), o hacer “clic” sobre el botón
Cancelar, con lo que las celdas afectadas mantendrán sus valores
originales (185.854 € y 21% respectivamente). En el caso de
“Aceptar” obtendría el siguiente resultado:
7.7. Solver
Por último, la última estrategia de análisis es Solver. Esta opción

va a permitirnos conocer el valor de una celda, dependiendo de más de
una variable e, incluso, estableciendo condiciones.

Para comprenderlo mejor estudiaremos un nuevo ejemplo. Se trata

de una empresa suministradora de material de papelería e informática,
que desea conocer el número de unidades que ha de vender de cada
producto para obtener un beneficio neto de 300.000 €. La tabla inicial
podría ser la siguiente:
Para que Excel nos muestre el número ideal de unidades de cada

producto a vender para obtener el “Total” de 300.000 € (estableciendo
una serie de condiciones), hemos de seguir los siguientes pasos:
• Seleccionar la Opción Solver del Menú Herramientas. Nos en-

contramos con el siguiente cuadro de diálogo:
• En la “Celda objetivo” seleccionaremos la celda $D$12 ya que

es donde se calcula el total final.

• Seleccione el “Valor de la celda objetivo”: podemos escoger

entre los botones de opción “Máximo”, “Mínimo” o “Valores de”
(que es la opción que seleccionaremos para introducir el bene-
ficio esperado de 300.000 €)
• En la opción “Cambiando las celdas” ha de indicar o

seleccionar el rango de celdas que deben cambiar de valor (en
nuestro ejemplo se trata del rango $C$6:$C$10, ya que son
estas celdas las de las unidades vendidas que deben cambiar de
valor para obtener el beneficio esperado)
• En la opción “Sujetas a las siguientes restricciones”, utilizando

el botón Agregar, podemos añadir las condiciones deseadas para
que el objetivo se cumpla (por ejemplo: número de unidades
mínimas y máximas que han de venderse de cada producto)
Con todas estas modificaciones el cuadro de diálogo “Parámetros

de Solver” presentará el siguiente aspecto:
• Finalmente haga “clic” sobre el botón Resolver. En unos

segundos, nos encontramos con el siguiente cuadro de diálogo
“Resultados de Solver”:

• En este cuadro de diálogo podemos realizar las siguientes opera-

ciones: a) seleccionar si se desean utilizar los valores calculados
o si, por el contrario, se desean mantener los valores originales;
b) elegir, si se desea, el tipo de informe que Excel creará
automáticamente como Hoja independiente, informándonos
sobre las operaciones realizadas con “Solver” (Respuestas,
Sensibilidad o Límites)
Finalmente haga “clic” sobre el botón Aceptar. El resultado

obtenido puede ser el siguiente:
Hoja de datos
final con las
unidades
necesarias para
alcanzar el
beneficio esperado
Informe de
respuestas
seleccionado en
el cuadro de
diálogo
"Resultados de
Solver",
creándose una
nueva Hoja

IDEAS CLAVE
• Una nueva forma de presentar la información en una Hoja de

trabajo son los Formularios. Los objetos con los que vamos a
trabajar van a permitirnos presentaciones más atrayentes, ade-
más de un ahorro de tiempo y trabajo.
• Para Crear un Formulario hemos de activar la Barra de

Herramientas Formularios (a través del Menú Ver, Opción
Barras de Herramientas o utilizando el botón derecho del ratón
–menú contextual- sobre cualquier barra activa), cuyos botones
nos permitirá crear objetos tales como: Casillas de Verificación,
Botones de Opción, Cuadros de Lista, Cuadros Combinados…
• Una vez insertado el objeto en la hoja (con “clic” y arrastrar)

podemos modificar sus propiedades haciendo “clic” con el botón
derecho del ratón sobre el mismo y, a continuación, seleccio-
nando la Opción Formato de Control.
• Otro concepto que hemos tratado en este tema es la posibilidad

de realizar Análisis que permiten contestarnos a preguntas del
tipo ¿qué pasaría si…?.
• Un primer tipo de Análisis son las Tablas de Datos que Excel

puede crear a partir de una o dos variables. Esta opción la
encontramos en el Menú Datos, Opción Tabla.
• Otro tipo de Análisis es Buscar Objetivo que nos permite

buscar un valor predeterminado para que se cumpla una
determinada condición. Esta opción la encontramos en el Menú
Herramientas, Opción Buscar Objetivo.
• Por último, nos encontramos con la Opción Solver que nos

permite conocer el valor de una celda dependiendo de más de
una variable e, incluso, estableciendo condiciones. La Opción
Solver se encuentra también en el Menú Herramientas.

1. Los Cuadros de Grupo permiten agrupar:
a) Botones de Opción.
b) Casillas de Verificación.
c) Las dos son correctas.
2. Si desea crear un campo que se abra en forma de un objeto

desplegable, deberá usar:
a) Cuadro de Lista.
b) Cuadro Combinado.
c) Control de Número.
3. Si desea activar o desactivar las líneas de división de la hoja

activa deberá usar:
a) Mostrar Código.
b) Alternar Cuadrícula.
c) Formato.
d) Ver Líneas.
4. El Menú donde encontramos la opción para crear una Tabla de

Datos es:
a) Datos.
b) Tabla.
c) Herramientas.
5. El Menú donde podemos encontrar la Opción Buscar Objetivo es:
a) Datos.
b) Tabla.
c) Herramientas.

6. El Menú donde podemos encontrar la opción Solver es:
a) Datos.
b) Tabla.
c) Herramientas.
7. Las opciones “Celda de entrada (fila)” y “Celda de entrada (co-

lumna)” se utiliza en la opción:
a) Solver.
b) Tablas de Datos.
c) Buscar Objetivo.
8. La opción que nos permite buscar un valor adecuado para que

se cumpla una determinada condición es:
a) Solver.
b) Tablas de Datos.
c) Buscar Objetivo.
9. La opción que nos permite conocer el valor de una celda depen-

diendo de más de una variable e, incluso, estableciendo condi-
ciones es:
a) Solver.
b) Tablas de Datos.
c) Buscar Objetivo.
10. La creación de un Informe automático la encontramos en la

opción:
a) Solver.
b) Tablas de Datos.
c) Buscar Objetivo.

EJERCICIOS
1. Realice los ejercicios planteados en los puntos 7.3, 7.5, 7.6 y

7.7.
2. Cree el siguiente formulario sabiendo que los campos “Fuma” y

“Bebe” son casillas de verificación, mientras que los campos
“Sexo” y “Color Preferido” son listas desplegables:


Ed. 3.1 Tema 8: Redes e Internet con Excel
TEMA 8
REDES E INTERNET CON EXCEL
8.1. Insertar Hipervínculos en hojas de cálculo

8.2. Guardar Hojas de Cálculo como páginas web
8.3. La Barra de Herramientas Web
8.4. Compartir datos y protección en red
8.4.1. Crear y trabajar con un libro compartido
8.4.2. Áreas de trabajo compartidas
8.1. Insertar Hipervínculos en Hojas de Cálculo
Un Hipervínculo es un enlace que se crea y que nos lleva

directamente a otra celda de nuestro libro de trabajo, a otro libro de
trabajo en nuestro PC, a otro libro de trabajo en otro ordenador de la red
o a otro libro de trabajo en un servidor de Internet.
Para crear un Hipervínculo hemos de seguir el siguiente proceso:
• Introduzca el texto que va a servir como soporte del Hiper-

vínculo.

Tema 8: Redes e Internet con Excel Ed. 3.1
• Seleccione la Opción Hipervínculo del Menú Insertar o haga

“clic” en el botón Hipervínculo de la Barra de Herra-
mientas Estándar. Nos encontramos con el siguiente
cuadro de diálogo:
Como puede comprobar en la parte izquierda de este cuadro de

diálogo puede (a partir del texto que se encuentra en la celda seleccio-
nada) crear un hipervínculo con: un archivo o página web (permite
enlazar con otro archivo o con una página de Internet); un lugar de este
documento (permite realizar un “salto” a otra celda de la hoja u a otra
hoja); crear nuevo documento (crea un nuevo documento a partir del
hipervínculo seleccionado); Dirección de correo electrónico (el hiper-
vínculo enlaza con el software de correo electrónico para enviar un men-
saje a un a dirección de email)
8.2. Guardar Hojas de Cálculo como Páginas Web
Podemos crear una Página Web a partir de la información creada en

una Hoja de Cálculo. Para ello, estando situados en la hoja que queremos
convertir en Página Web, hemos de realizar los siguientes pasos:
• Seleccionar la opción Guardar Como del Menú Archivo o

directamente la opción Guardar como Página Web del mismo
Menú Archivo.

• En el cuadro de diálogo “Guardar como tipo” seleccionar la

opción de lista desplegable “PáginaWeb” o “Página Web de
un solo archivo”. Asigne nombre al archivo, seleccione si desea
guardar “Todo el libro” o “Selección: Hoja”, asigne un título a la
página con el Botón “Cambiar título” y, finalmente, haga “clic”
sobre el botón Guardar Como.
A partir de ese momento el libro o la hoja seleccionada quedan

guardadas en el disco con formato HTML (lenguaje de hipertexto con el
que se crean las páginas web). Podrá utilizar este archivo para que
forme parte de una web o similar “subiendo” la página a un Servidor de
Internet.
8.3. La Barra de Herramientas Web
Esta Barra de Herramientas se puede abrir, al igual que todas las

demás, desde la Opción Barra de Herramientas del Menú Ver o con el
menú contextual (“clic” con el botón derecho del ratón sobre una barra
de herramientas). En ambos casos el nombre de la barra es “Web” y
presenta el siguiente aspecto:

A través de la misma podemos realizar operaciones habituales del

Web, desde Excel y accediendo al Navegador (Internet Explorer habitual-
mente). Los botones más importantes son:
• Página de inicio: permite acceder a la página de inicio que

tengamos configurada en nuestro navegador.
• Favoritos: permite acceder a las opciones de “Favoritos” de

nuestro navegador donde el usuario suele tener alma-
cenadas páginas como “Favoritas” para un acceso
más rápido y seguro.
• Lista desplegable: permite introducir la ruta de la página web

a visualizar.
8.4. Compartir datos y protección en red
En las nuevas versiones de Excel es bastante interesante la posi-

bilidad de que varios usuarios estén usando el mismo libro de trabajo a
la vez, desde distintos ordenadores de la misma red. Para ello, ha de
seleccionar la Opción Compartir Libro del Menú Herramientas. Nos
encontramos con el siguiente Cuadro de Diálogo:

Si en este cuadro de diálogo activamos la casilla “Permitir la

modificación por varios usuarios a la vez…” estaremos permitiendo
que otros usuarios tengan acceso al libro de trabajo. Al mismo tiempo,
en la Pestaña “Uso avanzado” podremos configurar varias opciones
sobre el acceso que otros usuarios tendrán al libro tales como qué
cambios prevalecen en caso de conflicto, modo de actualizar cambios…
8.4.1. Crear y trabajar con un libro compartido
Cada vez que se guarda un libro, en cualquiera de los puestos, los

otros recibirán los cambios generándose un documento consolidado. Si
dos usuarios han realizado modificaciones en los mismos puntos, al
efectuar la consolidación aparecerán las correspondientes indicaciones
sobre conflictos, en las que podrá decidir qué cambios desea conservar.
A tener en cuenta: Existen ciertas funciones de Excel que no estarán

disponibles a partir de que el libro haya sido compartido, por ejemplo: no
se podrá establecer formatos condicionales, crear esquemas, crear listas,
eliminar hojas de cálculo, trabajar con datos XML… Todas estas acciones
deben efectuarse antes de compartir el libro.

8.4.2. Áreas de trabajo compartidas
Un área de trabajo compartida es un

área alojada en un servidor Web en la que los
miembros de un grupo pueden compartir
documentos e información, mantener listas
de datos relevantes y ofrecer a los demás
miembros del grupo información actualizada
sobre el estado de un proyecto. Las áreas de
trabajo compartidas son sitios de Microsoft
Windows SharePoint Services que se pueden
abrir en un explorador de Web o en el panel
de tareas Área de trabajo compartida de
un programa de Microsoft Office integrado
con los servicios de Windows SharePoint.
Excel se integra perfectamente con éste servicio.
El panel de tareas Área de trabajo compartida muestra la biblioteca

en la que se almacena el documento abierto actualmente.
• Biblioteca de documentos: puede almacenar documentos

a los que tendrán acceso todos los miembros del área de
trabajo compartida. El panel muestra la biblioteca en la que
se almacena el documento abierto recientemente.
• Lista de tareas: puede asignar elementos pendientes con

fechas de vencimiento definidas a miembros del área de
trabajo compartida. Si un miembro le ha asignado una
tarea, puede comprobarla en la Lista de tareas. Cuando los otros
miembros del equipo abran la Lista de tareas en el panel de
tareas Área de trabajo compartida, podrán ver que usted ha
completado la tarea.
• Lista Vínculos: puede agregar hipervínculos a recursos o

información de interés para miembros del área de trabajo
compartida.
• Lista Integrantes: muestra los nombres de usuario de los

miembros del área de trabajo compartida. En el panel de
tareas Área de trabajo compartida se incluye la información
de contacto, como el estado de disponibilidad, el número de
teléfono y la dirección de correo electrónico, y otras propiedades,
de forma que los miembros puedan comunicarse fácilmente.

• Ficha Estado: muestra información importante sobre el

documento actual: si está actualizado, si está en conflicto
con una copia de otro miembro o si está desprotegido...
• Ficha Información del documento: muestra propiedades

asociadas con el documento: cuándo se modificó por última
vez…
• Alertas de correo electrónico: Puede utilizar alertas de correo

electrónico para recibir notificaciones de cambios realizados en
una lista, un elemento concreto (como el estado de una tarea) o
un documento del área de trabajo compartida.
Los paneles de tareas Área de trabajo compartida y Actualizaciones

de documentos son una novedad de Excel 2003.
Otras mecanismos con los que cuenta Excel para trabajar en equipo,
intercambiando información entre usuarios, sería a través de reuniones
virtuales entre múltiples personas, usando: voz, video…

IDEAS CLAVE
• Debido a la gran difusión actual de las redes en general y de

Internet en particular, Excel incluye herramientas de trabajo en
red.
• Existe un nuevo panel de tareas, denominado Área de trabajo

compartida, desde la que puede crear nuevas áreas, añadir
nuevos documentos, obtener actualizaciones y comunicarse
con otros usuarios.
• Otra utilidad importante que aprovecha el potencial del trabajo

en red son los Hipervínculos. Se puede crear un Hipervínculo
con otra zona de la Hoja de Cálculo, con otro Libro de trabajo en
el mismo disco o en otro ordenador de la red, con una Página
Web de Internet o con una dirección de Correo Electrónico.
• Para crear un Hipervínculo disponemos del Botón Insertar

Hipervínculo de la Barra de Herramientas Hipervínculo o
también de la Opción Hipervículo del Menú Insertar.
• También puede guardar una Hoja de Cálculo o Libro de Trabajo

como una Página Web. Para ello debe seleccionar la Opción
Guardar como Página Web del Menú Archivo.
• Otra opción relacionada con Internet es la posibilidad de activar,

en Excel, la Barra de Herramientas Web. A través de la misma
puede acceder a “Mis Favoritos”, a la Página de Inicio que se
tenga configurada desde el Navegador… Dicha Barra puede
activarla a través de la Opción Barra de Herramientas del
Menú Ver.
• Por último, Excel nos ofrece también la posibilidad de permitir

que varios usuarios a la vez puedan utilizar un mismo Libro de
Trabajo. Para ello ha de activar la casilla correspondiente en la
Opción Compartir Libro del Menú Herramientas.

1. Un enlace entre una celda de un libro de Excel y otra de un libro

de la red, recibe el nombre de:
a) Enlace.
b) Vínculo.
c) Cadena.
d) Hipervínculo.
2. La Opción para Compartir datos en la red se encuentra en el

Menú:
a) Datos.
b) Herramientas.
c) Archivo.
d) Insertar.
3. Para crear un Hipervínculo en la Hoja de Cálculo hemos de

seleccionar la opción en el Menú:
a) Datos.
b) Herramientas.
c) Archivo.
d) Insertar.
4. Para almacenar una Hoja o Libro como Página Web encontramos

la opción en el Menú:
a) Datos.
b) Herramientas.
c) Archivo.
d) Insertar.
5. La barra de herramientas Web se puede abrir desde el menú:
a) Herramientas.
b) Ver.
c) Archivo.
d) Insertar.

6. ¿Qué botón de la barra de herramientas Web permite introducir

la ruta de la página a visualizar?:
a) Lista desplegable.
b) Favoritos.
c) URL.
7. Cuando se comparte un libro, ¿qué funciones no están disponibles?:
a) Crear listas.
b) Crear formatos condicionales.
c) a y b son correctas.
8. De los dominios siguientes, ¿cuál no es habitual?
a) .com
b) .net
c) .es
9. Los Hipervínculos sirven de enlace con:
a) Otra posición en el mismo Libro de Trabajo.

b) Otro Libro de Trabajo en una red local.
c) Una Página Web de Internet.
10. ¿Puede compartirse un Libro de Trabajo?
a) No, sólo puede ser usado por una persona a la vez.

b) Sí, pero sólo desde el mismo ordenador.
c) Sí, entre los distintos ordenadores de la red.

EJERCICIOS
1. Desarrolle los diferentes ejemplos y ejercicios planteados a lo

largo del tema.


CURSO:
EXCEL XP AVANZADO
GUÍA DE SOLUCIONES
Soluciones Ed. 3.1
II Excel XP avanzado
Ed. 3.1 Soluciones
Solución a las pruebas de Autoevaluación
TEMA 1 TEMA 4 TEMA 7
1. d 1. c 1. c
2. b 2. a 2. b
3. c 3. c 3. b
4. c 4. d 4. a
5. b 5. b 5. c
6. c 6. a 6. c
7. b 7. d 7. b
8. a 8. c 8. c
9. d 9. d 9. a
10. d 10. c 10. a
TEMA 2 TEMA 5 TEMA 8
1. c 1. b 1. d
2. a 2. d 2. b
3. b 3. c 3. d
4. a 4. d 4. c
5. d 5. b 5. b
6. c 6. a 6. a
7. b 7. b 7. c
8. a 8. a 8. d
9. b 9. a 9. d
10. b 10. d 10. c
TEMA 3 TEMA 6
1. b 1. b
2. a 2. d
3. c 3. a
4. b 4. b
5. b 5. a
6. a 6. b
7. d 7. d
8. c 8. c
9. d 9. d
10. a 10. d
Excel XP avanzado III

Soluciones Ed. 3.1
IV Excel XP avanzado

Excel XP Avanzado

Hochgeladen von

Dokumentinformationen

Copyright

Verfügbare Formate

Dieses Dokument teilen

Dokument teilen oder einbetten

Freigabeoptionen

Stufen Sie dieses Dokument als nützlich ein?

Sind diese Inhalte unangemessen?

Copyright:

Verfügbare Formate

Excel XP Avanzado

Hochgeladen von

Copyright:

Verfügbare Formate

Excel XP avanzado

Este manual es propiedad de:

PUBLICACIONES VÉRTICE S.L.

Y ha sido elaborado por:

Impreso en España – Printed in Spain

TEMA 1. FUNCIONES LÓGICAS

1.1. Introducción ...............................................................1

TEMA 2. FUNCIONES PARA USO CON TEXTOS

2.1. Introducción ..............................................................17

2.2.7. Modificación de textos .......................................22

TEMA 3. LOS OBJETOS EN EXCEL

3.1. Concepto de Objeto. Utilidad ......................................35

TEMA 4. GRÁFICOS EN EXCEL

4.1. Tipos de gráficos .......................................................57

TEMA 5. BASES DE DATOS EN EXCEL (LISTAS)

5.1. Concepto de Base de Datos. Creación de una base

Excel XP avanzado III

TEMA 6. PLANTILLAS Y MACROS EN EXCEL

6.1. Concepto de plantilla. Utilidad.....................................93

TEMA 7. FORMULARIOS Y ANÁLISIS DE DATOS EN

7.1. Concepto de Formulario. Utilidad ...............................115

TEMA 8. REDES E INTERNET CON EXCEL

8.1. Correo electrónico y Excel ........................................135

Este tema tratará un grupo de funciones denominadas Funciones

En primer lugar vamos a trabajar con dos funciones que utilizan

En una función lógica siempre aparece al menos una condición

1.2. La función =Sumar.Si

Esta función, perteneciente a la categoría “Funciones Matemáticas”

La sintaxis de la función es la siguiente:

=SUMAR.SI(rango de lectura;”criterio”;rango de suma)

(el argumento “criterio” no irá entre comillas cuando la condición

Veamos a continuación un ejemplo de uso de esta función donde se

Se trata de sumar las nóminas de los empleados de una empresa

1.3. La función =Contar.Si

Esta función, perteneciente a las “funciones estadísticas” cuenta

La sintaxis de la función es:

(el argumento “condición” no irá entre comillas si se trata de un

Veamos un ejemplo de uso de esta función que pretende saber el

1.4. La función disyunción =O

Pues bien esa es la utilidad de la función =O, plantear una “pregunta”

La sintaxis de la función es la siguiente:

(pueden anidarse de 1 a 30 condiciones)

Esta función devolverá el valor 1 (verdadero) si se cumple, al

En realidad, como veremos en ejemplos posteriores, la función

1.5. La función conjunción =Y

En este caso Conjunción significa que se cumplen las dos

Pues bien esa es la utilidad de la función =Y, plantear una

La sintaxis de la función es la siguiente:

(pueden anidarse de 1 a 30 condiciones)

Esta función devolverá el valor 1 (verdadero) si se cumplen las

En realidad, como veremos en ejemplos posteriores, la función

1.6. La función condicional =SI

1.6.1. Uso de la función =SI

Se trata de la función lógica esencial cuando el resultado de una

=SI(Condición;Valor si verdad;Valor si falso)

Es decir, en el caso de que se cumpla la condición se aplicará el

Si B3=14 el resultado de la función condicional será “PAR”

A la hora de hacer los cálculos, no podemos utilizar directamente la

Es importante saber que Excel permite anidar hasta 7

El ejercicio resuelto podría quedar de la siguiente forma:

De esta forma, escribiendo la función solamente una vez (en G3)

También podemos comprobar como cada uno de los condicionales

=SI(Condición;Valor si verdad;Valor si falso). Por último, podemos

1.6.2. Uso de la función =SI con la función =O