DEPARTAMENTO DE VENTAS

NOMBRES: ASIGNATURA:
- VENTAS Y SERVICIOS
- MEDINA JEREZ ALFONSO ALEXIS
- PULGAR AVILES PAULINA VARONICA PROFESOR:
- RAGAZZONI CEBALLOS ROBERTO
FECHA:
- 08/09/2017

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 INTRODUCCION

El departamento de Ventas es el representante del cliente dentro de la

empresa. Su función radica en maximizar, satisfacer y motivar al
consumidor para elevar la rentabilidad de la propia empresa por el
incremento de su participación en el mercado. Igual i mportancia tiene la
actividad de la venta como el servicio de posventa. La venta favorece la
primera compra y la posventa favorece a mantener al cliente para ventas
posteriores. Es importante establecer un vínculo de información entre el
departamento de Ventas y el de Marketing, en el que los enfoques
estratégicos de cada área se ajusten entre sí. Una colaboración efectiva
ayuda a conducir a una adecuada política de ventas. La Función principal
del departamento de Ventas es establecer el contacto efectivo y personal
con el cliente con el fin de realizar la venta. La relación cliente -empresa
empieza fuera de este departamento, a través de diversos medios como
el uso de publicidad. La función de ventas es el aumentar este contacto,
personalizándolo hasta que sea una compraventa repetida.

El departamento de ventas se encarga de realizar las siguientes

actividades:

• Elaborar pronósticos de ventas

• Establecer precios.

•Identificar aquellas zonas que resultan problemáticas.

•Realizar promociones de ventas.

• Llevar un control y análisis de las ventas.

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ORGANIGRAMA

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 DESCRIPCION DE CARGOS

GERENTE DE VENTAS

reporta a gerente general .

Relaciones internas con : gerentes de área y subordinados

MISIÓN DEL CARGO

Elaborar planes estratégicos de las ventas, presupuestos y demás
paquetes contables que la organización necesite, además de realizar
reportes mensuales de las ventas realizadas en la compañía mediante
registros, facturas, archivos y otros documentos que hacen parte del
departamento de ventas, para no afectar a los integrantes de la compañía
a nivel económico y así mismo no perder clientes y empleados por malas
estrategias efectuadas.

MANUAL DE FUNCIONES

Coordinar, revisar y aprobar el presupuesto para la compra de materia

prima que se requiere para la venta de productos en el departamento.

Elaborar el informe anual de ventas de la organi zación, Realizar la

programación y asignación de los recursos del departamento deventas
para dar cumplimiento a los programas.

Coordinar y negociar con ejecutivos y personal de alto nivel el futuro, los

programas, las políticas etc., de la organización .

Analizar en conjunto con sus colaboradores las ventas y todo lo referente

al departamento de ventas evaluando si se han cumplido los objetivos, la
causa de desbalances y las posibles medidas correctivas

Realizar programación de asignación de recursos para los programas y

proyectos del departamento de ventas para el debido desarrollo de los
procesos.

Velar por el orden y aseo constante dentro de su puesto de trabajo para

un mejor ambiente al momento de la ejecución de sus labores

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Entregar al gerente informes constantes acerca de las ventas de la
compañía para llevar un constante control en el manejo fiscal de
laorganización y no se presenten futuros problemas.

Conocer y aplicar permanentemente las normas y procedimientos de la

compañía para un mejor ambiente laboral.

Informar sobre condiciones y actos inseguros dentro de la fabrica para

prevenir tanto accidentes como inconven ientes teniendo en cuenta las
normas de seguridad que se deben manejar.

JEFE DE DEPARTAMENTO

Reporta a gerente de ventas

Relaciones internas: Jefes de áreas

MISIÓN DEL CARGO

Responsable de un determinado número de vendedores, realiza el control
de la gestión de los vendedores, se encarga de la formac ión del personal
del departamento, elabora informes cuantitativos y cualitativos con
respecto a las ventas. Analiza el material soporte para las ventas, en
colaboración con el área de marketing.

FUNCIONES DEL CARGO

Determinación de las cuotas de venta, de los miembros del equipo.

Supervisión y control de los vendedores, control de actuación en equipo.

Elaboración de informes de la actividad del equipo .

Supervisión de tareas administrativas: Partes, contratos, cobros, citas,

los objetivos de ventas propios.

Formación sobre el terreno de los vendedores .

Motivación individualizada de los integrantes del equipo .

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Control de carácter de clientes (atención especial fidelización).

Visitas a clientes importantes.

SUPERVISOR DE VENTAS

Reporta a jefe del departamento

Relaciones internas : Auxiliar de ventas, jefes.

MISIÓN DEL CARGO

Apoyar la labor del jefe del departamento mediante el control,
clasificación, registro análisis y archivo de las operaciones y registros de
la empresa correspondientes a las ventas, para ilustrar de forma
ordenada, clara y oportuna los movimientos y transacciones del área de
ventas de la empresa.

FUNCIONES DEL CARGO

Registrar y monitorear las transacciones derivadas de las ventas.

Revisar y mantener actualizados los registros contables utilizados para el

control de las ventas.

Verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con los clientes

en relación a los pedidos y entregas de los productos y servicios.

Verificar los registros contables y administrativos del departamento de

ventas, e informar las novedades y resultados de los mismos.

Revisar la aplicación correcta de precios y procesos de cálculo aplicados

a las ventas, productos y servicios.

Cuando se detecten fluctuaciones anormales en el proceso de

facturación, investigar las causas que lo generan e informar al jefe del
área para su corrección y verificación.

Validar y evaluar la información contable y administrativa recibida

por cualquier medio.

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Corregir los errores detectados o rechazar e informar a los responsables
para su corrección según aplicación contable , las políticas y
procedimientos de la empresa.

Vigilar permanentemente la caja menor y hacer las debidas reposiciones

de dinero cuando se necesite para los gastos de menor cuantía.

AUXILIAR DE VENTAS

Reporta a supervisor de ventas

Relaciones internas con : Servicio al Cliente

MISIÓN DEL CARGO

Apoyar la labor del jefe de ventas mediante el control, clasificación, orden

delas ventas, requisiciones y facturas para llevar un debido proceso
administrativoy prestar los servicios de la manera más óptima y eficiente.

FUNCIONES DEL CARGO

Apoyar a la gerencia administrativa en la atención y satisfacción de los

clientes en el proceso de la venta desde la recepción del pedido hasta el
despacho de la mercancía.

Realizar las debidas requisiciones de materiales que se soliciten para el

debido desarrollo del proceso que lleva la empresa.

Llevar un control de la mercancía y hacer inventari os.

Verificar existencia y si no hay hacer ordenes de compra.

Llevar periódicamente los formatos de requisición a los diferentes

departamentos para posteriormente realizar los pedidos.

Realizar cotizaciones entre diferentes proveedores para realizar la

compra mas optima para la empresa.

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Recibir periódicamente las solicitudes de servicios por parte del
departamento de servicio al cliente.

Tener un archivo debidamente llevado con la documentación del área

como lo son las facturas, requisiciones, etc.

Hacer una evaluación periódica de proveedores para verificar el

cumplimiento y servicio de estos.

Colaborar con el presupuesto de gastos de la compañía.

Realizar la debida facturación para las empresas que soliciten servicios

Reportar al tesorero el dinero que nos adeudan para que se haga la

debida contabilización y cobro.

AUXILIAR DE INVENTARIOS

Reporta a supervisor de ventas

Relaciones internas con: Departamento de logistca.

MISIÓN DEL CARGO

Controlar y registrar en el sistema de la empresa el ingreso,

almacenamiento, clasificación, codificación y entrega de los bienes
adquiridos y desarrollar, mantener y ajustar procedimientos, controles
que mitiguen el riesgo y generando eficiencia, eficacia y optimización de
los recursos, de acuerdo a la norm atividad vigente.

FUNCIONES

Realizar el conteo y el registro de los inventarios de las mercancías.

Llevar el control de los inventarios.

Supervisar las cargas.

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Ejecutar el proceso de facturación diario.

Monitorear las existencias físicas y teóricas de inventarios.

Ingresar y ajustar en el sistema la mercancía inventariada.

Analizar los inventarios para detectar las perdidas en las sucursales.

Realizar informes de los inventarios que se pasan al mes.

Presentar informes de gestión cuando su jefe inmediato lo requiera.

Establecer puntos de control a todos los procesos, procedimientos y

operaciones que adelanta la dependencia y verificar su cumplimiento y
continuo mejoramiento.

Atender en forma correcta y oportuna los usuarios internos o externos,

personal o telefónicamente.

Clasificar y organizar la mercancía en el almacén con el fin de garantizar

su rápida localización para las respectivas entregas o salidas del
almacén.

Elaborar las guías de despacho y órdenes de entrega para ejercer control

de la mercancía entregada.

Elaborar inventario físico periódicamente y parcialmente de los

inventarios, teniendo como fin de controlar y verificar que existencias
reporta el sistema y que existencias se tienen físicas.

Controlar los saldos máximos y mínimos de la mercancía.

Tener constante comunicación con los proveedores para asegurar que la

mercancía ingrese oportunamente al almacén.

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 CONCLUSION

El departamento de ventas juega un rol importante para el éxito de la

empresa. Comprender y atender sus funciones será de mucha ayuda
cuando se realice el plan de ventas de la empresa.
Glosario de conceptos:
Venta: Es toda actividad que genera en los clientes el último impulso
hacia el intercambio. En esta fase se hace efectivo el esfuerzo de las
actividades anteriores.
Postventa: Es la actividad que asegura la satisfacción de necesidades a
través del producto. Lo importante es permanecer en el mercado, en este
punto se analiza nuevamente el mercado.
Planeación de Ventas: La planeación de ventas coordina las actividades
de los agentes, comerciantes y personal anunciador, la distribución física;
el personal de ventas, las fechas. el plan de producción, el inventario, el
presupuesto y el control de los agentes de ventas .

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