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Procedimiento de Certificación RSPO RSPO_P_Cert

1. Objetivo

Establecer sistemática de las actividades de certificación RSPO.

2. Aplicación

Este procedimiento aplica-se a todos los procesos de certificación RSPO con contracto firmado
vigente.

3. Normas de referencia

Considerar siempre la última versión aplicable:

 Guía ISO 65/17065


 Guía ISO 19011
 Guía ISO 17021
 RSPO (P&C) Certification Systems
 RSPO endorsed National Interpretation / Local Indicator of RSPO Principles and Criteria
 RSPO Remediation and Compensation Procedures
 RSPO Supply Chain Certification Systems
 RSPO Supply Chain Certification Standard
 RSPO Accreditation and Certification Requirements for Group Certification
 RSPO Standard for Group Certification
 RSPO Rules on Market Communications and Claims
 RSPO Trademark Usage and Guidelines

4. Documentos del Sistema de Calidad vinculados

 Anuncio de Auditoria RSPO (doc. 2_3_3)


 RSPO Compliance Manual (doc. 2_1_40_QP)
 Plano de auditoria (doc. 2_3_i_4)
 Guión Reunión de Apertura RSPO (doc. 2_2_44_1_RSPO)
 Guión Reunión de Cierre RSPO (doc. 2_2_44_2_RSPO)
 Reporte de auditoria RSPO (doc. 2_2_30*)
 Peer review process form (doc. 5_8_1)
 Evaluación Desempeño Auditor (doc. 8_6_4)
 Ficha de Evaluación Cliente RSPO (doc. 8_6_5_2)
 Notificación de Propuesta de Suspensión por vencimiento de plazo de auditoria (doc.
2_14_NPS2)
 Notificación de Suspensión (doc. 5_2_NS)
 Notificación de Cancelación de Suspensión (doc. 5_2_NCS)
 Notificación de Cancelación (doc. 5_2_NC)
MQ III – IBD Data 14.04.2015
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 Decisión de certificación (serie 5_2*)


 Certificado RSPO (doc. 7_3_8)

5. Áreas involucradas

 Coordinación de Auditorias
 Gerencia de Certificación

6. Autoridades y Responsabilidades

 Auditor líder: realizar el preparo de la auditoria, elaborar el plan de auditoria, atribuir


tareas al equipo auditor, conducir la auditoria, elaborar el reporte de auditoria, evaluar
las acciones correctivas propuestas por el cliente antes de la evaluación del reporte.
 Auditor suporte: realizar auditoria conforme instrucciones del auditor líder.
 Especialistas: apoyar los auditores en la evaluación de algunos criterios. Siempre
acompañan los auditores, no siendo responsables por la conducción de la auditoria.
 Revisor: evaluar reportes de auditoria.
 Gerencia de Certificación: monitorear los plazos de realización de las auditorias,
seleccionar los equipos auditores, planificar las auditorias con los clientes y los
auditores, atender a las solicitudes de los clientes, ajustar propuestas comerciales para
alteración del alcance, coordinar el flujo de los procesos de certificación entre el
equipo, registrar ocurrencias para mejoría, evaluar reportes de auditoria.
 Gerente del Esquema: elaborar decisión de certificación y firmar certificado.
 Asistente de Certificación: encaminar las actividades previstas en el flujo de
certificación, mantener los registros de certificación, atendimiento a los clientes.

7. Procedimiento de certificación

7.1 Programación de las auditorias

7.1.1 Proceso de Consulta Pública

Previamente a las auditorias de certificación y re-certificación P&C debe ser realizada una
Consulta Pública a las partes interesadas relevantes (incluyendo órganos regulatorios,
comunidades indígenas, comunidades locales, organizaciones laborales, pequeños
productores, ONGs locales y nacionales, etc.).

Para esta finalidad el Gerente de Certificación debe preparar un anuncio público con base en el
modelo de Anuncio de Auditoria RSPO (doc. 2_3_3), en los idiomas apropiados al contexto
local y envía-lo a la RSPO al menos 5 semanas antes del inicio de la auditoria, para revisión y
publicación en el website RSPO.

El anuncio también debe ser publicado en el website del IBD y del candidato a la certificación al
menos 1 mes antes del inicio de la auditoria y distribuido a las partes interesadas identificadas
por el Sector Comercial.
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7.1.2 Selección del equipo auditor

Las auditorias RSPO deben ser planificadas para capturar variaciones sazónales de 9 a 12 meses
entre una y otra. Específicamente, la 1ª auditoria anual (año 2 del ciclo) debe suceder entre 9 y
12 meses de la fecha de emisión del certificado, la 2ª auditoria anual (año 3 del ciclo) entre 21
y 24 meses y así sucesivamente al longo del ciclo de certificación de 5 años, al término del cual
debe ser planificada una auditoria de re-certificación.

Excepción a esta regla son las empresas certificadas SCC que usan menos de 1.000 Kg de aceite
de palma por año, las cuales son dispensadas de auditorías de monitoreo anual, siendo
necesario solo auditorias de certificación inicial y de re-certificación al final del ciclo de 5 años.
En este caso, deben someter a la RSPO un formulario de auto-declaración.

El responsable por la planificación recibe la confirmación de la auditoria, verifica el número de


hombre/día en la propuesta de certificación acordada con el cliente y inicia la selección del
equipo de auditores cualificados.

La confirmación de la cualificación es realizada con base en el registro de responsables


disponible en el sistema informatizado del IBD, que también indica si el auditor seleccionado
encuentra-se activo o bloqueado en razón de pendencia documental. En esta ocasión, se
verifica que el auditor no declaró conflicto de interese con el candidato a la auditoria.

Los equipos auditores deben ser compuestos estrictamente por auditores cualificados para el
referido alcance, y deben incluir al menos un auditor líder. Los auditores deben ser fluentes en
el idioma local, y cuando necesario, estar acompañados a todo momento de un intérprete
independiente o de un miembro del equipo auditor fluente en el idioma local. El equipo
auditor debe poseer las cualificaciones necesarias para auditar todos los criterios aplicables.

7.1.3 Planificación de la auditoria

Cumplida la etapa de selección, el responsable por la planificación verifica la disponibilidad de


los auditores y confirma el evento con el auditor y con el auditado mediante un e-mail,
brindando a él la posibilidad de recusar cualquier miembro del equipo auditor, presentando
justificativa correspondiente.

Debe ser solicitado del cliente llenar u actualizar el RSPO Compliance Manual (doc.
2_1_40_QP) y en el caso de certificación P&C también la lista actualizada de leyes y
reglamentos publicados desde la última aprobación RSPO de la Interpretación Nacional / Local
solicitada en el Compliance Manual, Principle 2, item 2.1.

Debe ser informado a los auditores cual el tipo de auditoria a ser realizada (certificación,
monitoreo anual, complementar, investigación o no anunciada) y el alcance.

El auditor debe contestar al e-mail confirmando que no tiene cualquier potencial conflicto de
interese con el cliente. Caso sea confirmado un conflicto de interese, debe ser designado otro
auditor.
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Si el cliente no confirmó la planificación hasta 12 meses (para 1ª auditoria anual), 24 meses


(para 2a auditoria anual) 36 meses (para 3ª auditoria anual), 48 meses (para a 4ª auditoria
anual) después de la fecha de emisión del certificado, enviar una Notificación de Propuesta de
Suspensión por vencimiento de plazo de auditoria (Doc. 2_14_NPS2) con plazo de 30 días para
respuesta o recurso.

Si el cliente resuelve la situación a tiempo, proseguir con la planificación de la auditoria.

Si el cliente no resuelve la situación a tiempo, y si o su certificado esta válido, emitir una


Notificación de Suspensión por vencimiento de plazo de auditoria (Doc. 5_2_NS).

Caso el cliente renunciar del proceso de certificación, accionar el Procedimiento doc. P_D:
Renuncia Formal.

7.1.4 Envío de la documentación al equipo auditor

En todas las auditorias los documentos pertinentes al proceso de certificación serán facilitados
a los auditores a través del sistema informatizado del IBD o por e-mail.

La información necesaria para preparo de la auditoria incluye:

 El Indicador Local o la Interpretación Nacional aprobada por la RSPO


 El formulario de solicitación
 El Compliance Manual actualizado, incluyendo la lista actualizada de leyes y reglamentos
aplicables publicada desde la última aprobación RSPO de la Interpretación Nacional / Local.
 El anuncio de Consulta Pública
 La lista de Partes Interesadas
 Todas las informaciones recibidas en el proceso de Consulta Pública (se aplicable)
 Los resultados de la auditoria anterior
 La última decisión de certificación/suspensión
 Las propuestas de acciones correctivas presentadas por el cliente, cuando aplicable.

7.2 Auditoria Fase 1

7.2.1 Preparo técnico

El auditor Líder deberá:

 Establecer contacto con el auditado y determinar la viabilidad de la realización del evento.


 Establecer las condiciones de traslado (aéreo o terrestre), alimentación y alojamiento (a ser
pago por el IBD o directamente al auditor) y otros recursos del grupo auditor para la
auditoria Fase 2.
 Realizar el análisis crítico de la documentación pertinente al sistema de gestión del
auditado antes de la auditoria en el local (documentos, registros y reportes de auditorías
anteriores).

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 Confirmar la lista de todas las partes interesadas relevantes, incluyendo órganos


regulatorios, comunidades indígenas, comunidades locales, organizaciones laborales,
pequeños productores, ONGs locales y nacionales, etc.
 Obtener informaciones para preparar las actividades de la auditoria y los documentos de
trabajo aplicables. Ejemplo: sobre procesos y funciones, convención laboral del estado o
zona, cantidad de embalse o cuerpos de agua, existencia de comunidades próximas a la
empresa, etc.
 Establecer una visión crítica de la extensión de la documentación del sistema para detectar
posibles lagunas.
 Determinar junto al cliente el alcance exacto del certificado.

7.2.2 Plan de Auditoria

El auditor líder deberá realizar el análisis de la documentación y preparar el plan de auditoria


(doc. 2_3_i_4). Caso detectar la necesidad de aumentar el número de hombre/día en función
de la complexidad de las operaciones o de los resultados de la Consulta Pública / auditorias
anteriores, el auditor líder deberá hacer la solicitud al gerente de certificación. Este aumento
deberá ser acordado con el cliente, mediante firma de aditivo a la propuesta comercial, antes
de la realización de la auditoria.

Cuando se tratar de una auditoria de monitoreo se debe llevar en consideración los resultados
de la auditoria anterior, reclamos de clientes y relatos de no-conformidades del auditado para
la planificación.

Para auditorias de certificación P&C individuales, la muestra debe incluir todas las plantas
extractoras, todos los subcontratados, todas las partes interesadas relevantes y al mínimo de
0.8√y siendo “y” el número de sub-unidades de gestión. Áreas de potenciales riesgos
ambientales y sociales deben ser inclusas en la muestra.

Para auditorias de monitoreo P&C individuales, la muestra debe incluir todas las plantas
extractoras, todos los subcontratados, una muestra apropiada de las partes interesadas
relevantes (basada en los hallazgos de la auditoria anterior y en la situación actual) y al mínimo
de 0.8√y siendo “y” el número de sub-unidades de gestión. Áreas de potenciales riesgos
ambientales y sociales deben ser inclusas en la muestra.

Para auditorias P&C de grupos: el número de miembros a ser auditados debe ser calculado con
base en la evaluación de riesgo del gestor y de los miembros del grupo, mediante Checklist de
Evaluación de Riesgo (doc. 2_1_40) llenado por el Gestor del Grupo.
El auditor líder es responsable por alterar la categoría de riesgo caso identifique necesidad
durante la evaluación del Sistema Interno de Controle del grupo.
El auditor líder también es responsable por seleccionar la muestra de miembros a auditar (con
componente aleatorio) de modo que sea representativa en términos de distribución
geográfica, técnicos responsables por la asistencia y auditores internos. Al mínimo 75% de los
miembros seleccionados deben ser diferentes de aquellos auditados en la auditoria anterior.

Para auditorias de Cadena de Custodia, debe ser evaluada la conformidad de todos los sitios
inclusos en el alcance de certificación y de todas las actividades de los subcontratados.

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El auditor líder evaluará si una visita a los subcontratados es necesaria conforme análisis de
riesgo.
Subcontratados son considerados de alto riesgo cuando transforman físicamente los productos
o cuando hay cualquier riesgo de mezcla de productos certificados y no certificados.

Subcontratados que poseen certificación RSPO propia no necesitan de una auditoria adicional.
Para certificación multi-sitio, seguir las reglas del Anexo 2 del SCC Certification System.
Para certificación en grupo, seguir las reglas del Anexo 3 del SCC Certification System.

Al designar trabajo al equipo auditor, el auditor líder atribuirá responsabilidad a cada miembro
del equipo para auditar procesos específicos, actividades, funciones o localidades. Deben ser
llevados en consideración la independencia / competencia de los auditores y el uso eficaz de
recursos (ejemplo: traslado, alojamiento, etc).

El auditor líder es responsable por el envío del plan de auditoria al Gerente de Certificación, al
Grupo Auditor y al Cliente. El plan de auditoria debe ser enviado con antecedencia suficiente
para permitir que el cliente confirme o solicite alteraciones antes del inicio de las actividades.
Deben ser informados también los documentos pertinentes, recursos y registros que deben
estar disponibles durante la auditoria.

El plan de auditoria puede ser modificado por el Gerente de Certificación en caso de necesidad,
del contrario el plan es considerado aprobado. Todos los miembros del equipo auditor deben
tener conocimiento previo a la auditoria del plano de auditoria.

7.3 Auditoria Fase 2

7.3.1 Reunión de apertura

Antes del inicio de la conducción de la auditoria, el auditor líder debe proceder a una reunión
de apertura, en la cual deben ser abordados al menos los ítems descritos en el guión para
reunión de apertura RSPO (doc. 2_2_44_1_RSPO).

La reunión de apertura solo debe ser realizada en la presencia del representante designado por
el cliente o al menos el responsable por la manutención del sistema de gestión de calidad.

El plan de auditoria también puede sofreír alteraciones solicitadas por el cliente o por el equipo
auditor con debida justificativa. En este caso el auditor debe registrar las alteraciones en el
plan que posteriormente será enviado al IBD.

7.3.2 Conducción de la auditoria

La conducción de la auditoria debe ser hecha utilizando-se como base el plan de auditoria,
siguiendo las orientaciones del Guía ISO19011 en su última versión. Los registros deben ser
hechos utilizando-se la norma o lista de verificación (“check-list”) de auditoria pertinente a
alcance auditado. Observar todos los criterios específicos de las normas y documentos
normativos RSPO aplicables al alcance de certificación.
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Los métodos de análisis para colección de evidencias deben incluir:


 Entrevistas de empleados, de todos los subcontratados, de todas las partes interesadas
relevantes y de los propietarios anteriores de las tierras o comunidades locales donde
fueran identificados derechos consuetudinarios;
 Observación de actividades;
 Análisis de documentos;
 Observación de equipamientos, áreas y instalaciones.

El enfoque debe ser en lenguaje que sea de fácil comprensión del personal que está siendo
entrevistado, procurando siempre seguir los principios éticos, morales y de conducta de
auditores.

Todos los ítems auditados deben tener al menos una evidencia objetiva.

Notas:
 Los siguientes tópicos deben ser analizados obligatoriamente en todas las auditorias:
o La sistemática y los registros de reclamo de clientes,
o El cumplimiento de las reglas de certificación parcial,
o El cumplimiento de las reglas de uso de marcas en comunicaciones
relacionadas a productos y materiales corporativos.
 Adicionalmente para auditorias de monitoreo, deben ser verificadas las acciones
correctivas relacionadas a eventuales no conformidades de la auditoria anterior, asi
como la efectiva implementación de todos los planes relacionados a los requisitos
RSPO.
 Cuando las operaciones son establecidas en áreas previamente pertenecientes a otros
propietarios y/o sujetos a derechos consuetudinarios de las comunidades locales y
pueblos indígenas, el equipo auditor debe consultar directamente todas estas partes
para verificar el cumplimiento del Principio 2 de los Principio & Criterios.
 En la certificación de grupos, el Gestor del Grupo debe ser evaluado siempre segundo
los requisitos del RSPO Standard for Group Certification.
 En la certificación de grupos, deberán ser conducidas auditorias de sombra junto al SIC
de modo aleatorio para verificación de la calidad de las auditorías internas conducidas
por el Gestor del Grupo. El auditor interno deberá ser evaluado cuanto a la
planificación de la auditoria, preparo de la documentación, visita de campo, entrevista
con miembros del grupo, elaboración del reporte de auditoria interna y
acompañamiento de los resultados. Además, el auditor interno deberá ser evaluado
cuanto a su capacitación y considerando su conocimiento general de las normas
aplicables RSPO, documentación y procedimientos del grupo.

7.3.3 No Conformidades

Las potenciales no conformidades encontradas deben ser inmediatamente comunicadas al


cliente para que sea de su total conocimiento y comprensión de la situación.

Al término del día, se debe hacer un resumen de los hallazgos al representante designado.

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Caso haya alguna divergencia con el auditado sobre algún hallazgo el auditor debe registrar la
evidencia objetiva y someter a la decisión del IBD que va deliberar sobre mantener o no la no
conformidad o abrir nuevas no conformidades.

El auditor líder puede eliminar no conformidades mayores y menores en el local antes de la


reunión de cierre si la respectiva evidencia sea presentada por el cliente. Las no conformidades
corregidas no deben ser registradas en el reporte de auditoria.

Las no conformidades deben ser clasificadas como mayor o menor conforme la sistemática
definida en los documentos de referencia aplicables al alcance auditado.

7.3.4 Reunión de cierre

Al término de la auditoria debe ser realizada una reunión de cierre, en la cual deben ser
abordados al menos los ítems descritos en el guión para reunión de cierre RSPO (doc.
2_2_44_2_RSPO).

La reunión de cierre solo debe ser realizada con la presencia del representante designado por
el cliente o al menos el responsable por la manutención del sistema de gestión de calidad.

El resultado de la auditoria debe ser registrado en el cuadro de no conformidades y


observaciones del reporte de auditoria y firmado por el auditor líder y por el representante de
la gerencia en la más alta posición jerárquica.

Todas las no conformidades y observaciones abordadas durante la reunión de cierre deben ser
registradas por escrito en el reporte, no siendo permitido presentar no conformidades y
observaciones solo de forma verbal.

7.3.5 Acompañamiento de las acciones

El auditor líder es responsable por la evaluación de las propuestas de acciones correctivas


presentadas por el cliente hasta la entrega del reporte, y por el encaminamiento de las mismas
al IBD, junto con el reporte de auditoria y consideraciones que jugar pertinentes.

7.3.6 Salidas de la auditoria

El auditor líder es responsable por la elaboración y por el envió del reporte de auditoria RSPO
en el plazo de 20 días corridos al Gerente de Certificación do IBD.

La auditoría tendrá como salidas los siguientes registros mínimos:

 E-mail de envió del plan de auditoria por el auditor líder


 Plan de auditoria (versión final)
 E-mail del cliente con aceite del plan de auditoria
 E-mail solicitando la disponibilidad de los documentos para evaluación durante la auditoria
 Checklist de auditoria RSPO (doc. 2_2_30*)

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 Reporte Resumido de auditoria RSPO firmado (doc. 2_2_30*)


Adicional para P&C:
 Mapas en el formato requerido por la RSPO
 Time-bound plan en el caso de certificación parcial
 Plan de Acción para mejoría continua (principio 8)

Reportes y anexos incompletos serán rechazados y el pagamiento suspenso hasta su


corrección.

7.4 Evaluación de las salidas de la auditoria

Todos los reportes de auditoria y documentos correlacionados deben ser evaluados


necesariamente por al menos 1 auditor líder RSPO, distinto de quien realizó la auditoria,
responsable por la tomada de decisión de certificación.

En caso de cualquier duda en la evaluación del reporte, el revisor deberá solicitar aclaraciones
al Auditor Líder, y si necesario a la RSPO (para interpretación de requisitos) u a la consultoría
jurídica especializada del IBD (para requisitos legales principalmente).

El resultado de la evaluación debe ser entregue en hasta 3 semanas del recibimiento del
reporte y registrado en el doc. 5.8.1 – Peer review process form, así como en el doc. 8.6.4 –
Evaluación Desempeño Auditor y en el modelo de decisión de certificación aplicable (doc.
5.2*).

Los reportes revisados y aprobados por el IBD deben ser enviados al cliente junto con la
decisión de certificación y el certificado (si aplicable), informando a él que puede apelar del
resultado. Cuando haya, la petición de recurso de apelación debe ser evaluada por el Gerente
de Certificación IBD siguiendo el Procedimiento de Recursos (5_P_Rec).

7.4.1 Concesión de la certificación

Cuando la evaluación de una auditoria de certificación/anual resuelta en decisión favorable,


debe ser emitido/actualizado el certificado del cliente con validad máxima de 5 años conforme
modelos 7_3_8 – Certificado RSPO.

Instalaciones subcontratadas no deben ser inclusas en los certificados P&C / SCC.

Para certificación SCC multi-sitio, el certificado será emitido a nombre de la Oficina Central,
listando todas las otras empresas/operaciones/locales.

Para certificación P&C / SCC de grupo, el certificado será emitido a nombre del Grupo,
listando todos los otros miembros del grupo.

Para Principios y Criterios, una decisión es favorable cuando no fue detectada cualquier no
conformidad mayor, o cuando todas las no conformidades mayores detectadas fueran
satisfactoriamente resueltas mediante acción correctiva.

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Para Cadena de Custodia, una decisión es favorable cuando no fue detectada cualquier no
conformidad, o cuando todas las no conformidades detectadas fueran satisfactoriamente
resueltas mediante acción correctiva.

Dentro de 2 semanas después de la resolución de todas las no conformidades, el Gerente de


Certificación debe solicitar una nueva licencia en la plataforma eTrace, mediante upload del
reporte resumido (en el formato determinado por la RSPO), del certificado actualizado y de
cualquier otro documento solicitado por la RSPO.

Luego que la licencia sea concedida en el eTrace, la mas nueva versión del certificado y del
reporte resumido (P&C) deben ser publicada también en el website del IBD. Los dados de
productos y certificaciones deben ser actualizados en el sistema informatizado, para
actualización semanal del registro de clientes certificados en el website IBD.

7.4.2 Seguimiento de no conformidad(es)

Para Cadena de Custódia:


No conformidades detectadas en auditorias anuales de monitoreo deben ser resueltas en hasta
1 mes contado de la fecha de envío del reporte final y de la notificación. Caso contrario, el
certificado debe ser suspenso mediante emisión de una Notificación de Suspensión (doc.
5_2_NS) y una nueva auditoría completa se hace necesaria.

Caso sea posible confirmar la resolución de las no conformidades mediante realización de


nueva auditoría, debe ser emitida una Notificación de Cancelación de Suspensión (doc.
5_2_NCS).

Para Principios & Criterios:


No conformidades Mayores detectadas en auditorias anuales de monitoreo deben ser
resueltas en hasta 60 días contados de la fecha de envío del reporte final y de la notificación.

En la eventualidad del cliente no presentar evidencias de acciones correctivas en hasta 30 días,


debe ser emitida una Notificación de Propuesta de Suspensión (doc. 5_2_NPS).

Caso no sea posible confirmar la resolución de la no conformidad en el plazo de 60 días, debe


ser emitida una Notificación de Suspensión (doc. 5_2_NS).

Caso sea posible confirmar la resolución en un plazo adicional de 60 días, debe ser emitida una
Notificación de Cancelación de Suspensión (doc. 5_2_NCS).

Caso no sea posible confirmar la resolución en un plazo adicional de 60 días, debe ser emitida
una Notificación de Cancelación (doc. 5_2_NC).

8. Renovación de contracto

Con tres meses de antecedencia del vencimiento del contracto, el Asistente de Certificación
elabora y somete a la aprobación del Gerente de Certificación una nueva propuesta comercial,
elaborada con base en el contracto anterior, en el reajuste calculado en la variación positiva del
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indexador vigente o cualquier otra modificación pertinente como, por ejemplo, alteraciones en
el alcance.

El Asistente de Certificación envía la nueva propuesta al cliente y monitora su respuesta.


Cualquier negociación debe ser acordada con el Gerente de Certificación, hasta firma de la
propuesta final por el cliente, la cual debe ser registrada en el sistema informatizado del IBD.

9. Suspensión del certificado

El Certificado puede ser suspenso a cualquier momento si el cliente así lo solicitar o no cumplir
cualquier aspecto del contracto firmado con el IBD o de las normas aplicables al alcance.

En este caso, el Gerente de Certificación debe emitir una Notificación de Propuesta de


Suspensión (5_2 NPS) o una Notificación de Suspensión (5_2 NS) conforme la gravedad de la
situación.

En la eventualidad del cliente no resolver la(s) no conformidad(es) que motivaran la


Notificación de Propuesta de Suspensión en el plazo estipulado, el Gerente de Certificación
debe emitir una Notificación de Suspensión.

Los datos del cliente cuya certificación fue suspensa deben ser retirados del website del IBD y
la RSPO debe ser informada en hasta 24 horas a partir del envío de la decisión.

En el caso de suspensión de certificados SCC, el Gerente de Certificación debe solicitar del


cliente las evidencias de comunicaciones de su suspensión as sus clientes en la cadena de
custodia.

Caso el cliente desea renunciar del proceso de certificación, accionar el Procedimiento doc.
P_D: Renuncia Formal.

Para certificación SCC multi-sitio o de grupo, en caso de no conformidad en una unidad que
pueda llevar a la suspensión del certificado multi-sitios entero, el cliente puede solicitar la
remoción voluntaria de esta unidad del certificado. En este caso, el Gerente de
Certificación deberá acusar recepción de la petición y emitir una nueva versión del
certificado. Para adicionar la unidad de vuelta, las reglas de extensión de alcance aplican.

10. Cambio de alcance y extensión de licencia

Cuando clientes certificados solicitan cambio de alcance, el Gerente de Certificación les


envía una nueva propuesta y monitorea la respuesta hasta firma del cliente, la cual debe ser
registrada en el sistema informatizado del IBD.

Para adicionar una unidad en una certificación SCC multi-sitios o de Grupo, seguir las reglas
del SCC Certification System - Anexo 2 o 3.

Caso un volumen de producción mayor es anunciado por una planta extractora certificada
el Gerente de Certificación debe evaluar si una visita adicional es necesaria para confirmar
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las cantidades. Si esta información es confirmada, el Gerente de Certificación deberá


solicitar una extensión de volumen de la licencia en la plataforma IT de la RSPO.

Caso auditorias de monitoreo no puedan ser realizadas en el plazo impuesto debido a


motivos de fuerza mayor, el Gerente de Certificación puede solicitar una extensión de
tiempo de la licencia en la plataforma IT de la RSPO.

11. Manutención de registros

Todos los registros relativos al proceso de certificación, desde el preparo de auditoria hasta la
emisión / suspensión del certificado deben ser archivados en el sistema informatizado del IBD,
por lo menos 10 años.

12. Evaluación de los servicios

La evaluación del servicio brindado es realizada después de cada emisión de certificado,


mediante la Pesquisa de Satisfacción Cliente RSPO (doc. 8_6_5_2).

Teniendo insatisfacción notable del cliente al respecto del servicio prestado, el Sector de
Calidad deberá ser comunicado, de modo a abrir un protocolo de reclamo formal y darle el
tratamiento debido conforme Procedimiento de Reclamos (8_P_R).

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