102030 ORGANIZACIÒN Y METODOS

ETAPA 2 RECOPILACION DE LA INFORMACIÓN

1005061182 DIANA ROCIO ORTIZ CASTELLANOS

88.239.943 JULIO CESAR CONTRERAS SILVA

60.421.270 NOHORA SOFIA OCHOA VERA

1094266003 CARLOS ANDRES RICO

88.001.193 JAIME SEVERO CONTRERAS VERA

GRUPO AL QUE PERTENECE 102030_55

LUZ STELLA GARNICA SANDOVAL

DIRECTORA Y TUTORA

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CONTABLES ECONOMICAS Y DE NEGOCIOS
CEAD VALLEDUPAR
COLOMBIA, Octubre 25 de 2017
 Objetivos
Ya les estoy compartiendo los objetivos (general y específicos)

Objetivo General
Identificar y analizar en los procedimientos los cargos, las tareas, las actividades y los tiempos
involucrados requeridos para estructurar el diagrama de distribución de trabajo.

Objetivos Específicos
 Presentar el análisis del procedimiento estudiado.
 Redactar las causas que originan en los procesos y actividades.
 Realizar el Diagrama de Distribución del Trabajo (DDT) tiene en cuenta el proceso de
comercialización.
 Desarrollar en el documento Excel todos los procesos de los diagramas y análisis del caso
de estudio.
 Diagrama Distribución de Tiempo (DDT)

Se selecciona uno de los diagramas presentados por los integrantes del grupo y se
anexa en un archivo Excel.

El DDT de la situación inicial, seleccionado, debe ser el que reúna todas las
condiciones de estructura de actividades secuenciales y de actividades
simultáneas y el tiempo correcto.

El DDT seleccionado se presenta en un archivo Excel que a su vez se incluye en el

archivo comprimido .ZIP

MATRIZ RESUMEN DE CAUSAS

 Y

DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO

Matriz Resumen de Causas y el Diagrama Causa Efecto que incluye el nombre de cada estudiante
que lo realizo.

Estudiante: Julio Cesar Contreras

Funcionario
involucrado Redacte la
Tarea identificada Clasificación Efecto
(s) en la causa
tarea

T2 : Recorre su ruta El registro de

(de acuerdo con la los pedidos
programación – Preventista en forma Mano de obra, Al realizar en forma
Cuadro 1) visitando #1 manual ya que se manual el registro de
a los clientes y ocasiona un puede hacer en los pedidos, dictar los
registrando procedimient forma pedidos y elaborar las
manualmente los o de muchos automatizada. remisiones de facturas
pedidos en el tiempo esta genera mucha pérdida
talonario de orden de ya es muy de tiempo del
pedidos (7 horas) obsoleto. preventista # 1, lo cual
genera más gastos y
movimiento largos para
la empresa.
T3 : A primera hora
de cada día, de
acuerdo con la Preventista Al dictar los Métodos, que
programación de la #1 y el pedidos se no halla
distribución de auxiliar del genera una duplicidad de
pedidos, al llegar a la almacén # acción funciones.
Distribuidora XYZ, 1 improductiva
procede a dictar y requiere de
cada uno de los dos personas.
pedidos al Auxiliar de
Almacén # 1, para
que proceda a
realizar la orden de
despacho, lo cual
implica 1 hora de
trabajo.
Estudiante: JAIME CONTRERAS VERA
 Funcionario(s
)
Tarea identificada Redacte la causa Clasificación Efecto
involucrado(s
) en la tarea

Tarea 3 Siendo una acción El tiempo mal

importante dictar el invertido o
El Preventista #1, a primera Preventista #1. pedido por parte del desaprovechado
hora de cada día, de acuerdo preventista al auxiliar en estas dos
con la programación de la Auxiliar de de almacén, en el que tareas ocasiona
distribución de pedidos Almacén #1. se invierten 60 que los procesos
(Cuadro 2), al llegar a la Mano de obra
minutos por cada no sean efectivos
Distribuidora XYZ, procede a funcionario, esta y con lleva a que
dictar cada uno de los pedidos tarea hace que el se retrasen
al Auxiliar de Almacén # 1, proceso sea tareas, lo que
para que proceda a realizar la ineficiente. nos lleva a que
orden de despacho, lo cual no se cumpla
implica 1 hora de trabajo. (60 efectivamente
Minutos) con los procesos
productivos
óptimos y
eficientes.
Tarea 8
El tener que esperar
El Auxiliar de Almacén #2, que el Almacenista se
espera a que el Almacenista desocupe, para que el
se desocupe (43 minutos), Auxiliar de Almacén
entrega la remisión, junto con #2 entregue la
las facturas al Almacenista. remisión por un
(30 segundos). tiempo de 43
minutos, se genera
Auxiliar de
almacén #2. pérdida de tiempo
para uno de ellos, lo
Almacenista. que desencadena
ineficiencia en la
elaboración de
remisiones
Métodos

Estudiante: Nohora Sofía Ochoa Vera

 Funcionario(s
Tarea )
Redacte la causa Clasificación Efecto
identificada involucrado(s
) en la tarea

Si existiera un sistema
electrónico no se invierten
T9. El El almacenista 40 minutos verificando Mano de Obra Esta dos causas, el
Almacenista existencias pues solo verificar los pedidos
verifica las procederá a empacar pues volverlo hacer en el
existencias y la remisión es clara de las momento que se est
procede a existencias con el sistema cargando el camión
despachar los tecnológico que podría hace que resunta un
pedidos. (40 conectarlos. Se genera una acción repetitiva de l
minutos). acción que retrasa la salida actividad y genera un
de los pedidos mientras el desaprovechamiento
almacenista revisa cada uno del tiempo y da como
de estos ocasiona que el resultado una pérdid
proceso se retrase. de tiempo por parte
de los operarios si
T 10. Los existiera un sistema
pedidos son más avanzado
cargados por el Auxiliar de Se genera una acción Método (tecnología) se
Auxiliar de entregas repetitiva en la verificación emplearía menos
Entregas en una de los pedidos que se va a tiempo en este
camioneta para despachar para su entrega proceso
que cubre la ruta
Preventista #2
(de acuerdo con la
programación –
Cuadro 2). (20
minutos). De
forma simultánea,
el Preventista #2
va verificando los
productos
cargados en la
camioneta, para
evitar que falte
alguno. (20
minutos)

Estudiante: Diana Roció Ortiz Castellanos

 Funcionario(s)
Tarea involucrado(s) en Redacte la
Clasificación Efecto
identificada la tarea que ha causa
identificado

1. T4: lleva al El Auxiliar de El tiempo que Métodos

Auxiliar de Almacén # 1 requiere para
Contabilida entregar las No llegar a tiempo a
d # 1 las ordenes de la entrega de las
órdenes de despacho es órdenes de despacho
despacho, muy poco lo por el mínimo tiempo
para que cual debería ser que requiere podría
proceda a un poco más de ser impuntual a la
la tiempo para tarea requerida.
elaboración realizar las
de las entregas
facturas de correctamente
cobro. (30
segundos)

2. T8: espera El Auxiliar de Mientras se Métodos

a que el Almacén #2 espera que el
Almacenista almacenista se
se desocupe se
desocupe pierde tiempo
(43 para la entrega
minutos), de la remisión
entrega la donde el
remisión, almacenista le
junto con dan un mínimo
las facturas de tiempo para
al la entrega
Almacenista inmediata.
. (30
segundos).

Estudiante: CARLOS RICO

 Funcionario(
s)
involucrado( Redacte la
Tarea identificada Clasificación Efecto
s) en la causa
tarea que ha
identificado

T2: Realizar la ruta Las técnicas

según la programación usadas para
y visitar Preventista el registro de Implementar las
adecuadamente los #1 pedidos tics para facilitar
clientes y de forma retrasa la los procesos de
manual tomar los cadena de pedidos en la
empresa. Las técnicas usadas
pedidos en el talonario abastecimien
para el registro de
según las horas que se to
pedidos retrasan la
disponen. especialment
cadena de
e la área de
abastecimiento
pedidos.
especialmente el
área de pedidos, y
esto genera grandes
pérdidas de tiempo
al preventista # 1,
lo cual genera
impacto negativo en
T3 : En el cronograma la distribuidora.
diario se agenda de la
comercializadora se Preventista Al recibir los Evitar repetición
debe dar paso a los #1 y el pedidos de funciones y
pedidos y asignar al auxiliar del muchas buscar la medida
auxiliar de Almacén # almacén # 1 veces la de facilitar y
1, para que proceda a comunicació agilizar la función
realizar la orden de n se tiende en concreto.
despacho, lo cual compleja y
implica 1 hora de se requiere
trabajo. de más de
una persona.

MATRIZ DE EVALUACIÓN MEDIANTE PUNTOS

Se organiza entre todos los participantes del grupo y se anexa en un archivo Excel o se pega
directamente en este documento.

Matriz de Evaluación mediante puntos siguiendo los pasos indicados en el documento Excel “Matriz
de Evaluación mediante puntos” que lo encuentra en el entorno de aprendizaje práctico en la
carpeta de recursos educativos.

Aclaro que es UNA sola para el grupo.

ANEXO ARCHIVO EN EXCEL

SELECCIÓN DE LAS CAUSAS CRÍTICAS

Y el grupo seleccionan las seis (6) causas que hayan obtenido el mayor puntaje, las cuales se
denotan como causas críticas
Causas criticas (5) seleccionadas a partir de la Matriz de Evaluación mediante
puntos
Causa 1 El preventista # 1 que registra manualmente
los pedidos en el talonario genera un tiempo
perdido de una hora, al dictar las órdenes al
auxiliar de almacén # 1 para que proceda
hacer el despacho.

Casusa 2 Las técnicas usadas para el registro de

pedidos retrasa la cadena de abastecimiento
especialmente la área de pedidos.

Causa 3 Al recibir los pedidos muchas veces la

comunicación se tiende compleja y se
requiere de más de una persona.

Causa 4 Mientras se espera que el almacenista se

desocupe se pierde tiempo para la entrega de
la remisión donde el almacenista le dan un
mínimo de tiempo para la entrega inmediata.

Causa 5 El hecho que el auxiliar del almacén # 1 tenga

que esperar que llegue el preventista # 1,
para dictar personalmente el pedido ocasiona
duplicidad de funciones

Fuente: Garnica S, Luz Stella (2017)

CONCLUSIONES
Con la elaboración de este trabajo, se presentan las diversas variables que afectan un
procedimiento, por ello es importante identificar las tareas que desde el punto de vista de los
métodos y de los tiempos, no están desarrolladas de la mejor forma o se invierten tiempos
improductivos.

También permitió conocer las diferentes técnicas, procesos diagramas de métodos y análisis
de procesos, lo que nos lleva a identificar mejoras, para la simplificación de la realización de los
trabajos en una empresa; todo esto para llegar al objetivo principal de una organización el cual
es que sea rentable utilizando los menores tiempos en elaboración y puesta en mercado un
producto o servicio.

No pudimos dar cuenta de la importancia que tiene un diagrama de distribución de trabajo en

una empresa, que siendo bien aplicado nos llevara a la simplificación de trabajo, reducir horas
y costos en el desarrollo de este.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
 Palacios, L. (2016). Ingeniería de métodos: movimientos y tiempos (2a. ed.). Bogotá, CO:
Ecoe Ediciones. Retrieved from http://www.ebrary.com Procedimiento para estudio de
métodos Pp. 50 – 65 Recuperado de:
http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/reader.action?
ppg=54&docID=11392665&tm=1498137788931
 Cárdenas, M. (2009). Naturaleza y propósito de la organización. Córdoba, AR: El Cid Editor
| apuntes. Retrieved from http://www.ebrary.com Qué es organización. Pp. 5-14
Recuperado de:
http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/reader.action?
ppg=5&docID=10327350&tm=1482847078035

 Cipriano, L. G. A. (2014). Proceso administrativo. México, D.F., MX: Larousse - Grupo

Editorial Patria. Retrieved from http://www.ebrary.com Organización. Pp. 72 – 89
Recuperado de:http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/reader.action?
ppg=85&docID=11038651&tm=1482847348050
 Gallardo, G. E., Cruz, M. A., & Fajardo, L. J. C. (2015). ¿Cómo diseñar una organización?.
Madrid, ESPAÑA: Editorial UOC. Retrieved from http://www.ebrary.com La estructura
organizativa a nivel de puestos. Pp. 60 – 75 Recuperado de:
http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/reader.action?
ppg=61&docID=11126575&tm=1482847524540

 Hampton, D. R. (1989). Administración (3a. ed.). México, D.F., MX: McGraw-Hill

Interamericana. Retrieved from http://www.ebrary.com Organización. Pp. 23, 304
Recuperado de:http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/reader.action?
ppg=54&docID=10433847&tm=1482847747299
 Velasco, S. J. (2014). Organización de la producción: distribuciones en planta y mejora de
los métodos y los tiempos, teoría y práctica (3a. ed.). Madrid, ES: Larousse - Ediciones
Pirámide. Retrieved from http://www.ebrary.com Funciones de la empresa pp. 27 -30
Recuperado de: http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/reader.action?
ppg=27&docID=11072890&tm=1482847900671
 Velasco, S. J. (2014). Organización de la producción: distribuciones en planta y mejora de
los métodos y los tiempos, teoría y práctica (3a. ed.). Madrid, ES: Larousse - Ediciones
Pirámide. Retrieved from http://www.ebrary.com Constitución producto pp. 41
Organización departamentos pp. 45 Recuperado de:
http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/reader.action?
ppg=41&docID=11072890&tm=1482847972484
 Ramírez Cardona, C. (2010). Fundamentos de administración. Bogotáá́: Ecoe Ediciones.
Administración por procesos. Pp. 221 – 225
http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2048/login?
url=http://search.ebscohost.com/login.aspx?
direct=true&db=nlebk&AN=478476&lang=es&site=ehost-live&ebv=EB&ppid=pp_221