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Agencias contable
Define como los establecimientos de comercio cuyos administradores carezcan del poder para
representar a la sociedad que las constituyó.
Una agencia es una entidad física o moral, que ejerce sus actividades conindependencia
económica y administrativa de la casa matriz. Su funciónconsiste en distribuir los productos de
un tercero, al cual se conoce comocasa matriz. Las agencias no están obligadas a llevar un
registro contableigual al que lleva la casa central o casa matriz, esta última si debe llevar un
control de cada una de las agencias, abriendo tantas cuentas comonúmero de agencias posea
La razón por la que una empresa establece de Agencias o sucursales, surge del crecimiento de
sí mismas, conllevando al establecimiento de puntos de distribución delos bienes y servicios
que ofrece, ya sea a nivel local (en la misma ciudad), nacional o internacional. En el caso
particular de Correo Express de Venezuela, las agencias o sucursales surgen como una
necesidad operativa. Se requiere que existan puntos de distribución intermedios donde pueda
recibirse la correspondencia enviada por caracas, procesar estay clasificarla ordenadamente,
para desde este punto proceder a la entrega de esta a los carteros de acuerdo con sus rutas
establecidas. De acuerdo a las herramientas informáticas de seguimiento que utiliza Correo
Express de Venezuela y que controlan los estados y la ubicación de cada sobre, la agencia o
sucursal debe retroalimentar a la Casa Matriz con la información que se ingresa a los sistemas
de operaciones diariamente, para que de esta manera la Casa Matriz pueda mantener
informados en tiempo real sus clientes.
Debido a las distintas formas de extensión de la operación de una empresa, y a fin de concluir
cuál de estas figuras es la más recomendable para la
empresa CorreoExpress de Venezuela, C.A., organización objeto de esta asesoría, detallamos a
continuación las diferencias entre ambas:
1.
Las Agencias: Son puntos de distribución local, que no tienenautonomía, sino que dependen
de la casa matriz. Por esta razón no están obligadas a llevar contabilidad, la responsable de
registrar las operaciones que realice, es la casa matriz.
A los fines de cubrir sus gastos menores, las agencias cuentan con un fondo fijo ó caja
chica, que va siendo repuesto por la casa matriz en la medida que este va siendo utilizado, por
lo que estas entradas y salidas de efectivo se realizan en un libro auxiliar de caja. Cada Agencia
en forma periódica, presentará a la casa matriz la relación de sus gastos menores con los
respectivos soportes para que esta reponga el fondo de caja y registre los gastos. Las Agencias
no emiten la facturación de los servicios a los clientes ni mantienen los registros de las cuentas
por cobrar, estos procesos se llevan a cabo en la Casa Matriz. Los gastos operativos de las
agencias y los requerimientos de papelería, insumos y otros bienes y servicios necesarios para
su operación son suplidos directamente por la Casa Matriz y contratados directamente por
esta, hecho por el cual lo gerentes de las agencias no tienen autorización para la emisión de
cheques ni firmas autorizadas para tales fin.
Las Sucursales : A diferencia de las Agencias, las Sucursales son puntos de distribución que
pueden tener o no personalidad jurídica distinta a la de la casa matriz, tienen autonomía o
independencia, ésta en el grado que le asigne la casa matriz, por ende están obligadas a llevar
contabilidad, declaran y pagan impuestos municipales y nacionales. A un cuando las sucursales
tienen autonomía, se deben regir en cuanto a las normas y procedimientos por las
correspondientes a la casa matriz, entre otras es usual que las sucursales emitan la facturación
de los servicios que prestan a los clientes y así mismo se encarguen del registro y recuperación
de las cuentas por cobrar relativas a
estos.Adicionalmente en el esquema de operación por sucursales los gastosrequeridos para el
mantenimiento de las operaciones son contratados. Directamente por la sucursal, así como
también las compras de insumos y materiales necesarios para su funcionamiento, por ello, los
gerentes de las sucursales emiten los pagos correspondientes a sus proveedores y poseen
firmas autorizadas en cuentas bancarias que se utilizan para tales fines. La contabilidad de las
sucursales puede llevarse de varias maneras:
a.
Contabilidad Centralizada en la Casa Matriz: En este caso, las operaciones de la sucursal son
registradas en los libros de la casa matriz o en libros separados, remitiendo de forma diaria a la
casa matriz todas las operaciones a detalle.
a)
En una agencias tienen un surtido de productos muestras, pero no mantienen existencias para
hacer las entregas a los clientes. Los pedidos se envían a la matriz y ésta es la que los surte.
Las sucursales mantienen existencias de mercancías enviadas desde la matriz. Las entregas se
hacen de las existencias de la sucursal.
En una agencia, los créditos son concedidos por la casa matriz, las cuentas por cobrar se lleven
en los libros de la casa matriz, y ésta efectúa los cobros.
En una sucursal, los créditos son concedidos por la sucursal misma; su control y registro se
lleva en la sucursal, así como su recuperación.
En una agencia, el fondo fijo para los gastos de las ventas lo provee la casa matriz.
La sucursal maneja un fondo propio para cubrir todos los gastos menores.
Una agencia que fracasar en la distribución del producto de un proveedor puede subsistir.
Una sucursal que fracasa en la distribución del producto de la casa matriz, cierra.
Casa Matriz y Sucursales
La Casa Matriz está capacitada para imprimir a cada Sucursal rumbos y directrices,
para garantizar así el buen funcionamiento de cada una de ellas.
La Sucursal es un organismo dependiente de la Casa Matriz y, como tal, debe seguir las
normas administrativas y contables que se le fijen.
Está continuamente en comunicación con la Casa Matriz mediante planillas diarias o
mensuales, que encierran todas las operaciones practicadas en Sucursal.
En la organización contable de una Sucursal es indispensable tener en cuenta dos
hechos fundamentales y de suma importancia, que son:
Así, para el mantenimiento de fondos, aplicará planillas diarias, donde hará constar las
entradas y salidas de dinero, clasificadas por conceptos.
Para el movimiento de mercaderías usará planillas diarias o mensuales, donde hará constar las
entradas y salidas de mercaderías generales.
Para el movimiento de créditos usará planillas diarias o mensuales, haciendo constar en las
mismas las ventas a plazo y cobranzas respectivas.
Para el movimiento de cheques y depósitos en los Bancos, usará planillas diarias de
movimiento y estado de los Bancos, dando a conocer el saldo actual en cada uno de ellos.
Y por último, para operaciones varias aplicará planillas donde se harán constar los
débitos y créditos respectivos. Esta serie de planillas o estados los confeccionará el encargado
de la Sucursal y los remitirá periódicamente a la Casa Matriz para su comprobación,
acompañando los comprobantes respectivos.
Activi fijo de sucursales:
Esta es más complicada que la de las agencias. Lleva un juego completode libros en el
cual anota las mercancías recibidas de la casa matriz y lasadquiridas de otras entidades, las
ventas, las cuentas a cobra, las cuentasa pagar y los gastos. El mayor contiene una cuenta
denominada CasaCentral, a la cual se acredita todo aquello que se recibe de la casa matrizy
debita de lo que se envía a la misma.Cuando las mercancías se facturan a la sucursal al precio
de venta, losprocedimientos de contabilización son los mismos, sin embargo en vez
derebajar el inventario de la sucursal el precio de costo mediante unporcentaje que se basa en
un tipo uniforme de recargo, deben aplicarsediferentes recargos departamentales para ese
cálculo, o hacer un cálculoindividual para cada partida del inventario de la sucursal.El activo
fijo de las sucursales se lleva por lo regular en los libros de lacasa central.Algunos de los gastos
aplicables a las operaciones de la sucursal puedenaparecer en los libros de la casa central en
lugar de aparecer en los deaquélla. Después de contabilizar las utilidades tal como las expone
lasucursal, la casa matriz debe hacer los asientos en sus libros cargando
aUtilidad o Pérdida Neta de la sucursal y acreditando Gastos por Depreciación
Cierre de la sucursal
Los Estados financieros combinados son aquellos que muestran los resultados de
operación, la situación financiera y los cambios en ésta de las compañías afiliadas como si se
trataran de una sola y además, expresan la fuerza de las empresas que se han sumado en la
combinación tanto de activos, pasivos, capital y también como de los resultados obtenidos de
un grupo de organizaciones.
Reflexiones:
Siempre que haya una subsidiaria, una asociada una participación en negocio
conjunto, al momento de elaborar estados financieros, deben combinarse para luego
proceder a la consolidación o a la presentación de estados financieros separados.
Los estados financieros que se combinan y consolidan son cuatro solamente: Estado
de situación financiera, Estado de resultados integral y Estado de flujos de efectivo.