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Technische Universität München

Einführung in das SAP Projektsystem (PS)


Wintersemester 2007
Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik
Technische Universität München
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Agenda
• Organisatorisches (HiWi gesucht, Website)
• Einführung in das SAP PS
• Anlage eines Projekts im SAP PS
– Anlage
A l eines
i P
Projektstrukturplanes
j kt t kt l (PSP)
– Planung von Projektvorgängen, Terminen und Kosten
– F i b ddes S
Freigabe Softwareprojekts
ft j kt
– Erfassung von Leistungsverrechnung

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Einordnung des Moduls PS unter SAP R/3

• SAP Projektsystem (PS) ist:


– Ein mächtiges Werkzeug für
d M
das Managementt von undd mitit
Projekten
– integrierter Bestandteil von
SAP R/3
– im Bereich Logistik und
Rechnungswesen positioniert

Quelle: SAP AG
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Wozu braucht man überhaupt ein PS?

Projektlebenszyklus

Idee
Idee Evaluation Planung Durchführung Abschluss

Um die ganzheitliche Planung und Kontrolle von Projekten


zu ermöglichen

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Anwendungsbeispiele
• Komplexe Instandhaltungsmaßnahmen
(z.B. Wartung einer Produktionslinie)
• Softwareentwicklungsprojekte
• Bauvorhaben
• Marketingprojekte
• F&E-Projekte
F&E P j kt
• Organisationsprojekte

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Projektplan
P j kt l
Wasserfallmodell
Phasen Phasen + Ergebnisse
System- Analyse
Anforderunge
Was?
n
Software-
Abstraktes
Anforderunge
Modell des
n Problems
Analyse
Design Wie?
Entwurf Abstraktes
Modell der impl.
Codierung Lösung

T t
Testen Implementier
ung
Quelle: (Royce, 1970) Betrieb
A füh b
Ausführbare
Lösung
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SAP PS Operative Strukturen

• Projektdefinition
• P j k
Projektstrukturplan
k l (PSP)
• Netzplan und Vorgänge
• Meilensteine

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P kti h B
Praktisches Beispiel.
i i l
Anlage eines Projekts „WebPS“ im SAP PS

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Daten für ein Beispiel

Feld Daten Beschreibung


Kostenrechnungskreis 1000 CO Europe
Buchungskreis 1000 IDES AG
W k
Werk 1300 F kf t
Frankfurt
Projektprofil 0001 IT-Projekt
Arbeitsplätze PS01, PS02
K t t ll
Kostenstellen 4290 4295
4290,
Leistungsart 1421 Personenstunden

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Projektstrukturplan (PSP)
• PSP ist die Basis für alle weiteren Planungsschritte.
• PSP gliedert das Projekt hierarchisch.
hierarchisch
• PSP sowie PSP-Elemente werden mit Hilfe von „Project-
Builder“ angelegt (Logistik >> Projektsystem >> Projekt >>
Builder
Project Builder).
• Project Builder integriert alle für Projektbearbeitung
anwenderspezifischen Funktionen.

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Projektstrukturplan (PSP) für „WebPS“


Projekt
WebPS

System-
y Software- Analys
y Entwu Codieru Teste Betrie
Anforderung Anforderung e rf ng n b
en en
… … … … … … …

… … … … … … …

? ? ? ? ? ? ?

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Anlage eines Projekts im „Project Builder“


Menüpfad Logistik >> Projektsystem >> Projekt >> Project Builder
Transaktionscode CJ20N

• „Vorlagen“ auswählen.
• Unter „„Einzelne Objekte“
j „Projektdefinition“
„ j anklicken.
• Im Bereich „Identifikation und Sichtenauswahl“ die Projektnummer
und Projektname eingeben (z.B. „I1111“ und WebPS).
• Wählen Sie auf der Registerkarte „Steuerung“
Steuerung“ das Projektprofil „IT-
IT
Projekt“ aus. Das System übernimmt die Vorschlagswerte aus dem
Profil in die Projektdefinition.
• Geben Sie auf der Registerkarte „Grunddaten“ Start- und Enddatum
des Projekts ein (z.B. 27.10.2005 – 09.02.2006).

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Definition von PSP-Elemente


• Klicken Sie im Bereich „Identifikation und Sichtenauswahl“ auf das
y
Symbol „„PSP-Elementübersicht“ an,, um in die „„PSP-
Elementübersicht“ zu gelanden.
• Die Spalte „Stf.“ bezeichnet die Hierarchiestufe des PSP-Elements
innerhalb der Projektstruktur. Als Vorschlagswert sehen Sie am
Bildschirm immer die Stufe „1“.
• Geben Sie in die Tabelle PSP-Elemente (Projektphasen) ein.
• „@“ verwenden Sie als Platzhalter für den Schlüssel der
P j ktd fi iti ((z.B.
Projektdefinition B I1111.1
I1111 1 oder
d @.1).
@ 1)
• Klicken Sie das Symbol „Enter“ an und Speichern Sie das Projekt
• Der
D Strukturbaum
St kt b des
d „Project
P j t Builders“
B ild “ zeigt
i t alle
ll PProjektelemente.
j kt l t
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Eingabe von PSP-Elementen

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Detaillierung von PSP-Elementen durch Vorgänge

• Rufen Sie Ihr Projekt auf, indem Sie im Bildbereich Arbeitsvorrat


auf I#### doppelklicken.
• Klicken Sie im Bildbereich „Projektstruktur“ auf das PSP-Element
z.B. „System-Anforderungen“.
– Im Arbeitsbereich zeigt das System das entsprechende
Detailbild an.
• Klicken Sie im Bereich „Identifikation und Sichtenauswahl„ die
Schaltfläche „Vorgangsübersicht
„Vorgangsübersicht“ an.

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Zuordnung von Vorgängen an PSP-
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Elemente
• Nehmen Sie auf der Registerkarte
g „Eigenbearbeitung“
g g Eingaben
g zum PSP-Element
„System-Anforderungen“ vor, wie z.B.:

Vorgang
o ga g Beschreibung
esc e bu g
010 Systemarchitektur
020 Hardware
030 Betriebssystem
040 Software
050 Netzwerk

• Detaillieren
D t illi Si
Sie ebenso
b di
die restlichen
tli h PSPPSP-Elemente.
El t
• Vergessen Sie nicht ab und zu auf „Enter“ zu klicken und am Ende
das Projekt
j zu speichern
p

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Vorgänge über Anordnungsbeziehungen verbinden

• V
Vorgehensweise
h i
– Klicken Sie im Bildbereich
„Strukturbaum
Strukturbaum“ auf einen
beliebigen Vorgang z. B.
„Systemarchitektur
„Systemarchitektur“
– Wählen sie dann
„Netzplangrafik“
p g
– In der Netzplangrafik sehen
Sie alle Vorgänge.
– Wenn Sie nicht alle Vorgänge auf
dem Bildschirm sehen können,
wählen Sie

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Vorgänge über Anordnungsbeziehungen verbinden

• Wählen Sie
• Das System zeigt anstatt Mauskursor einen Bleistift an, mit dem
sie eine Normalfolge durch einfachem Ziehen erzeugen können.
• Um die Grafik auszurichten, wählen Sie

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Vorgänge im Netzplan
PSP-Element
Zuständiger Nummer
Arbeitsplatz
Vorgangs
Dauer in
-Nummer
Nummer
Tagen

Ende
Start frühesten
früheste s
ns

Start Ende
spätesten späteste
s ns

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Meilensteine

• SAP definiert Meilensteine als:


– „...Ereignisse innerhalb eines Projektes dennen eine
b
besondere
d B Bedeutung
d t zukommt
k t oder
d didie eine
i vordefinierte
d fi i t
Funktion auslösen“
• Meilensteine werden benutzt
benutzt, um das Erreichen bestimmter
Prozessphasen zu kontrollieren.
• Meilensteine werden Vorgängen oder PSP-Elementen
PSP Elementen
zugeordnet
– Dazu wählen sie bitte den ggewünschten Objekt
j aus und ggehen sie auf

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Leistung und Dauer für Vorgänge planen


• Fü
Für die
di Projektdurchführung
P j ktd hfüh nehmen
h Si
Sie verschiedene
hi d LLeistungen
i t iin
Anspruch. Zu den einzelnen Vorgängen planen Sie die Leistung und
Dauer die für die Projektdurchführung erbracht werden müssen.
Dauer, müssen Sie
hinterlegen pro Vorgang:
– den „Arbeitsplatz
„Arbeitsplatz“,, der die Leistung erbringt
– den „Aufwand“ für die Leistung (Arbeit)
– die „zeitliche Dauer
Dauer“ des Vorgangs (Dauer)
• Auf Basis der geplanten Arbeit kalkuliert das System die daraus
entstehenden Kosten.
• Die für die Kalkulation relevanten Daten sind im Arbeitsplatz zum
Vorgang gepflegt.

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Leistung und Dauer für Vorgänge planen


Zeitlich
e Dauer

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Projektterminierung
• Im Projektsystem können Sie unterschiedlich Terminarten planen,
z.B. Eckterminen und Prognosetermine.
g
• Zur Terminierung rufen Sie aus dem Project Builder die Plantafel
auf. In der Projektplantafel erhalten Sie einen Überblick über die
Hierarchie und den zeitlichen Verlauf Ihres Projekts.
• Die Projektplantafel ist in zwei Bereiche unterteilt:
– einen Tabellenbereich mit Informationen zu den Objekten (links)
– einen Diagrammbereich mit der grafischen Darstellung der Terminsituation
(rechts)
• Sie können die Größe der einzelnen Bereiche verändern, indem Sie
die Trennlinie verschieben.

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Projektterminierung - Vorgehensweise

• Wählen Si
Wähl Sie
– Sie gelangen auf die Projektplantafel. Die Projektplantafel bietet eine
grafische Oberfläche zur gemeinsamen Planung und Überwachung der
Termine von PSP-Elementen
PSP Elementen und Vorgänge.
Vorgänge
• Wählen Sie
– Das System markiert alle Projektelemente.
• Wähl Si
Wählen Sie
– Ausgehend vom Start- und Endtermin des Projekts ermittelt das System
die frühesten und spätesten Termine der Vorgänge und zeigt die
terminliche Lage an.
an
• Wählen Sie Bearbeiten → Markieren → PSP-Elemente.
– Das System markiert nur die PSP-Elemente.
• Wählen Sie Bearbeiten →Termine
Termine abstimmen/prüfen → Terminierte
Termine übernehmen.

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Projektplantafel

Legende
:

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Freigabe des Projekts


• Für die unterschiedlichen betriebswirtschaftlichen Vorgänge,
die Sie mit einem Projekt ausführen, muss der entsprechende
Systemstatus vorhanden sein.

• Zum Beispiel muss für PSP-Elemente und Vorgänge der


Systemstatus “Freigegeben“
Freigegeben gesetzt sein
sein, damit Sie Ist-Kosten
Ist Kosten
auf das Projekt buchen oder Ist-Termine zurückmelden
können.

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Freigabe des Projekts - Vorgehensweise


• Ö
Öffnen Sie das Projekt, indem Sie darauf doppelklicken.
• Markieren Sie die Projektdefinition des Projekts.
• Wählen Sie Bearbeiten >> Status >> Freigeben.
– Im Arbeitsbereich zeigt das System auf der Registerkarte
Grunddaten den Systemstatus Frei an. an Durch die Freigabe der
Projektdefinition sind auch alle untergeordneten Projektelemente
freigegeben.
g g
• Speichern Sie das Projekt.
• Ergebnis
– Alle Projektelemente sind freigegeben und sie können mit der Realisierung des
Projektsbeginnen.

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Rückmeldung von Vorgängen


• Im Laufe der Projektrealisierung melden Sie den
Projektfortschritt des Projekts über Rückmeldungen der
Vorgänge.

• Das System ermittelt auf Basis der Rückmeldedaten die Ist-


Kosten und Ist
Ist-Termine
Termine.

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Rückmeldung von Vorgängen – Vorgehensweise I

• Markieren Sie in dem Bildbereich „Strukturbaum“ den Netzplankopf


j
des Projekts.
– Das System zeigt im Arbeitsbereich die Detaildaten zum Netzplankopf an.
• Klicken Sie im Bereich „Identifikation und Sichtenauswahl“ die
Schaltfläche „Vorgangsübersicht“ an.
• Markieren Sie die Vorgänge, die Sie zurückmelden möchten und
klicken Sie die Schaltfläche „Rückmeldung“ an.
– Sie gelangen auf das Dialogfenster „Rückmeldung zum Netzplan“ erfassen:
„Istdaten
Istdaten“ für den gewählten Vorgang.
Vorgang Den Arbeitsplatz
Arbeitsplatz, die Leistungsart
sowie die Plandaten übernimmt das System aus den Vorgangsdaten.

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Rückmeldung von Vorgängen – Vorgehensweise II

• Nehmen Sie folgende Eingaben für den ersten Vorgang vor:

Feld
ed Daten
ate
Ist Start frühester terminierte Starttermin
Ist Ende frühester terminierte Endtermin
Ist Dauer geplante Dauer aus dem Vorgang
Ist Arbeit geplante Arbeit aus dem Vorgang

• Wenn Sie einige Vorgänge ausgewählt haben, wiederholen sie die


Eingaben für jeden Vorgang.
• Klicken Sie auf „Enter“ und speichern Sie das Projekt

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Literatur/Links
• SAP AG. Projektsystem (PS). Release 4.6C (siehe
Übungsressourcen).
• SAP AG. IDES. Projekt System (PS). Reliease 4.6C (siehe
Übungsressourcen).
Übungsressourcen)
• SAP AG. Projektsystem (PS). Release 4.70
(http://help sap com/saphelp 47x200/helpdata/de/04/926eae46
(http://help.sap.com/saphelp_47x200/helpdata/de/04/926eae46
f311d189470000e829fbbd/frameset.htm).

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