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Vigente a partir de
CONTROL DE DOCUMENTOS Marzo de 2012
3era. Actualización
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1. OBJETIVO Y ALCANCE
Establecer las actividades y controles para los documentos internos y externos del sistema
de gestión de calidad y control interno en sus etapas de generación, distribución, uso,
actualización y anulación, con el fin de lograr su legitimidad, entendimiento, aplicación y
renovación permanentes.
2. NORMATIVIDAD
Tipo Número Titulo Fecha
N.A N.A N.A N.A
3. DEFINICIONES
3.1 ACTUALIZACIÓN
Reemplazo de un documento por obsolescencia de su contenido.
3.2 ANULACIÓN
Eliminación de un documento por obsolescencia de su contenido y que no se reemplaza por
una nueva versión.
3.3 APROBACIÓN
Verificación que se hace del documento elaborado para confirmar si su contenido cumple
con los requerimientos de la entidad, con el sistema de calidad y con el sistema de control
interno.
3.5 DISTRIBUCIÓN
Permitir el acceso a través de la red interna o entregar copia de un documento impreso en
papel, a los funcionarios que lo requieran para la realización de sus actividades de trabajo.
3.6 DOCUMENTO
Información y su medio de soporte
3.8 ELABORACIÓN
Redacción, digitación y diseño del documento
GC-pr-01
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3.9 FORMATO
Forma que al ser utilizada suministra evidencia objetiva de la actividad efectuada o del
resultado alcanzado.
3.13 NORMOGRAMA
Listado de normas de carácter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulación que
son aplicables a la entidad.
3.15 REGISTRO
Tipo especial de documento que evidencia si el proceso fue ejecutado de acuerdo con los
lineamientos del sistema de calidad y control interno del COPNIA.
3.16 PROCEDIMIENTO
Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
3.18 VERSIÓN
Término utilizado para indicar el estado de evolución de los documentos con base en el
número de actualizaciones que ha tenido anteriormente.
GC-pr-01
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4. CONDICIONES GENERALES
CÓDIGO
TÍTULO DEL DOCUMENTO Vigente a partir de
<Mes> de <Año>
<#> Actualización
Pág. n / N
En la parte superior: Logotipo del COPNIA, título del documento en letra Arial N°.13
con mayúscula sostenida y en negrilla, código del documento en letra Arial N°10 con
mayúscula sostenida y en negrilla, según codificación establecida:
XX-yy-ZZ
Tabla de procesos:
PROCESO 1er CAMPO
• Administración y conservación de bienes AB
• Atención al ciudadano AC
• Contrataciones CT
• Divulgación, inspección y vigilancia DI
• Expedición de permisos temporales PT
• Gestión Financiera y presupuestal CB Si es de Contabilidad
GP Si es de presupuesto
PG Si es de pagos
• Gestión de calidad GC
• Gestión del talento humano GH
• Gestión documental GD
• Planificación estratégica PE
• Procesos disciplinarios PD
• Revisión de la gestión y Mejoramiento RM
• Sistematización de información SI
• Trámite matrículas y certificados MC
Tabla de documentos:
TIPO DE DOCUMENTO 2do CAMPO
• Caracterización de procesos cp
• Manual de calidad y control interno mc
• Manual de funciones mn
• Manuales yy ( iniciales del nombre
del manual)
• Plan de calidad pc
GC-pr-01
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• Procedimiento pr
• Diagrama de flujo df
• Formato fr
Mes-Año a partir del cual es vigente el documento (mes escrito en letras y año en
números), número de última actualización seguida por la palabra actualización
(iniciando con primera actualización con la creación del documento) y numeración de
las hojas (indicando número de página / número total de páginas)
En la parte central: Cuerpo del documento según la clase de documentación
(procedimiento, plan de calidad, manual…)
En la parte final: Control de cambios (fecha y descripción del cambio), nombre y cargo
de las personas que elaboran o actualizan, revisan y aprueban.
• INTRODUCCIÓN
o Objeto
o Alcance
o Exclusiones
• CONTENIDO DEL MANUAL
• MARCO INSTITUCIONAL
o Naturaleza del COPNIA
o Principios
o Misión
o Visión
o Política de Calidad
o Objetivos institucionales
o Funciones del COPNIA
o Marco legal (Leyes que nos aplican o constituyen)
• ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
o Roles y responsabilidades (Planta de personal, organigramas y manual de
funciones)
o Equipos de trabajo
• CONTROL DEL MANUAL
o Elaboración y revisión del manual
o Aprobación
o Control de distribución
o Uso y actualización
• DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE CALIDAD Y CONTROL INTERNO
• ANEXOS
o Mapa de procesos
o Caracterizaciones de procesos
o Mapa de administración de riesgos
o Normograma
o Acta de compromiso implementación del sistema de calidad y control Interno
o Resolución de adopción del Sistema de calidad y control interno
o Resolución de adopción de manual de calidad y control interno
o Organigrama
o Aspectos organizacionales
o Estructura de la descripción de funciones y perfiles
o Identificación del empleo
o Propósito principal
o Funciones
o Requisitos
• FUNCIONES Y PERFILES
• ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL
o Modificaciones al Manual de Funciones
o Consulta y aplicación
• ANEXOS
• CONTROL DE CAMBIOS
4.8 Otros manuales que se requieran definir en la entidad deben contener por lo menos,
según la aplicabilidad:
• TABLA DE CONTENIDO
• INTRODUCCIÓN
o Objetivo
o Alcance
• MARCO LEGAL
• CONTENIDO DEL MANUAL
• ANEXOS
4.9 Los planes de calidad se definen únicamente para procesos misionales y deben
contener:
• Nombre de las etapas que conforman el proceso de manera secuencial.
• Objetivo de cada etapa del proceso.
• Variable a controlar.
• Resultado esperado.
• Frecuencia de inspección.
• Responsable por la actividad
• Tiempo asignado para la actividad
• Registros y documentación de apoyo.
• Observaciones (solo de ser necesario)
• Anexos (solo de ser necesario)
• Diagrama de flujo e interacción con otros procesos (El control de cambios de este
documento está dado en el Plan de Calidad)
4.14 Los documentos obsoletos y anulados que son conservados para propósitos legales, de
preservación, de conocimiento o por cualquier otro motivo, se identifican mediante el
texto de "obsoleto” y " anulado” respectivamente.
4.17 El Profesional de Gestión de Calidad junto con el encargado del proceso determinan los
cargos que deben conocer la documentación y sus modificaciones para informarles a
través de memorando la disponibilidad de los mismos en la intranet.
4.18. Las solicitudes presentadas por los funcionarios son realizadas a través del formato
GC-fr-01: Solicitud de creación, modificación o anulación de documentación (ver anexo
6.1), registro que es conservado por el Profesional de Gestión de Calidad en su
archivador en folder AZ titulado: Solicitud modificaciones a documentación; por un
período de un año, su archivo es cronológico de acuerdo a la fecha de revisión de la
solicitud.
4.19 Los cambios o ajustes en la normatividad legal vigente o cambios sustanciales en los
procesos, son situaciones que conllevan a actualizaciones de los documentos que se
puedan ver afectados casos en los cuales no se requiere del diligenciamiento del
formato de solicitud de creación de elaboración, modificación o anulación de
documentos.
GC-pr-01
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4.22 La adopción y anulación de la documentación se realiza por Resolución (ver anexo 6.5,
modelo de adopción de documentación)
4.23 Para la actualización del Manual de Funciones el Director General y los Subdirectores
con el apoyo del Profesional de Gestión de Talento Humano, realizarán un análisis
ocupacional, con el objeto de obtener la información necesaria que soporte las
modificaciones o actualizaciones del Manual.
Si la actualización del Manual de Funciones corresponde a una reasignación de funciones
por cargas de trabajo dentro de la misma área, el Profesional de Gestión de Talento Humano
la proyectará, para revisión de los Subdirectores y posterior firma, de la versión actualizada
del Manual.
Si la actualización del Manual de Funciones corresponde a la creación de un nuevo cargo o
reestructuración total o parcial de planta de personal el Subdirector Administrativo y
Financiero presentará a la dirección el proyecto soportado de las modificaciones para
aprobación de la Junta nacional de Consejeros.
4.24 Los formatos por ser un tipo especial de documentación, los cuales se constituyen en
una herramienta que permite evidenciar el cumplimiento de lo establecido en los
documentos (procedimientos, manuales, planes de calidad, entre otros), su adopción y
control de cambios se realiza en la medida en la que se actualizan los procedimientos en
los que se vincula dicho formato. El Profesional de Gestión de Calidad llevará una
relación de formatos con los procedimientos con los cuales se encuentra relacionado
para garantizar que cuando se realiza un cambio en uno de ellos se actualizan todos los
procedimientos correspondientes. (ver anexo 6.6)
5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Nombre de la
No. Descripción Responsable
actividad
Inicio del
1 Procedimiento
Cualquier
Detectar necesidad Observa necesidad de crear, modificar o anular
2 funcionario del
de documentación documentación existente.
COPNIA
Solicita al Subdirector del área respectiva la creación,
modificación o anulación detectada mediante el formato GC-
Solicitar creación Funcionario que
fr-01 (ver anexo 6.1) justificando las razones por las cuales
3 modificación o detecta la
considera que se debe crear, modificar o anular la
anulación necesidad.
documentación en cuestión.
Determinar Analiza junto con los funcionarios que considere (según el Subdirector del
4
factibilidad tema) si es justificable o no realizar la solicitud presentada. área respectiva
Informa al funcionario que presentó la solicitud la
determinación tomada.
Nombre de la
No. Descripción Responsable
actividad
Elabora o modifica documento según los criterios de
presentación y contenido definidos en el capítulo 4 de este
procedimiento. Para una fácil identificación de los textos
que se adicionan o ajustan tanto en los documentos físicos
como en internet, se marcarán con letra cursiva, subrayada
y en color verde.
En los casos de actualizaciones se deben incluir los
instructivos a los que se hace referencia en la actividad N°5
y considerar si es del caso realizar más ajustes previa
revisión y aprobación por parte de los funcionarios Responsable del
responsables. área o funcionario
Elaborar o ajustar designado por la
6
documentación Nota: Los ajustes que surjan a los documentos y que sean Subdirección
autorizados se realizarán preferiblemente entre los meses responsable del
de enero y febrero y entre los meses de julio y agosto de proceso.
cada año, de tal forma que se evite el desgaste
administrativo que conlleva la actualización permanente de
los mismos.
Funcionario
Revisa contenido del documento y si está de acuerdo firma responsable según
7 Revisar documento numeral 4.1
de lo contrario vuelve a la actividad anterior.
Nombre de la
No. Descripción Responsable
actividad
6. ANEXOS
7. CONTROL DE CAMBIOS
ÁNGELA PATRICIA ÁLVAREZ LEDESMA LUZ SOFÍA AGUIRRE HERNÁNDEZ LUZ SOFÍA AGUIRRE HERNÁNDEZ
Profesional de Gestión de Calidad Directora General ( E ) Directora General ( E )
ELABORÓ Y ACTUALIZÓ REVISÓ APROBÓ
ANEXO 6.1
GC-pr-01
JUSTIFICACIÓN
GC-fr-01
v. 1 May. 08
ANEXO 6.2
GC-pr-01
Vigente a partir de
<Mes de Año>
NORMOGRAMA <N. Actualización>a. Actualización
Pág.X/X
GC-fr-04
v.1 May.08
ANEXO 6.3
GC-pr-01
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO
VERSIÓN
VERSIÓN
ULTIMA
FECHA
Proceso
OBSERVACIONES
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
GC-fr-05
v.1 May. 08
ANEXO 6.4
GC-pr-01
ÁREA RESPONSABLE
TIPO NOMBRE DEL DOCUMENTO FECHA DE VIGENCIA O RECIBO UBICACIÓN
GC-fr-06
v.1 May. 08
ANEXO 6.5
GC-pr-01
REPÚBLICA DE COLOMBIA
RESOLUCIÓN Nº XXXX
<Día> de <Mes> de <Año>
Por medio de la cual se adopta una documentación del Sistema de Gestión de Calidad y de
Control Interno del COPNIA.
El Director General del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería -COPNIA en ejercicio de las
facultades que le otorga el literal a) del artículo 3 de la Resolución Nacional N° 0075 del 2012 y el Manual
Específico de Funciones, Requisitos y de Competencias Laborales adoptado mediante Resolución
Nacional N° 0077 del 2012 y
CONSIDERANDO:
1. Que de acuerdo con la Resolución 76 del 15 de febrero de 2007, el COPNIA ha adoptado el Sistema
de Gestión de Calidad según la norma técnica de calidad en la gestión pública NTC GP 1000.
2. Que de acuerdo con la Resolución 76 del 15 de febrero de 2007, el COPNIA ha tomado como
referencia el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005.
3. Que la adopción de tales sistemas con enfoque basado en procesos, requiere la identificación y
gestión de manera eficaz de numerosas actividades relacionadas entre sí, permitiendo un control
continuo sobre cada proceso así como entre sus combinaciones e interrelaciones.
5. Que es necesario contar con métodos de control y seguimiento que permitan cumplir las metas y
estrategias del COPNIA.
RESUELVE:
Dada en Bogotá D.C., a los <Día> días del mes de <mes> del año <año>.
GC-fr-03
Página: v.2 Ago.11