REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA

EDUCACIÓN UNIVERSITARIA,
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
EXTENSIÓN MATURÍN

SISTEMA DE INFORMACION PARA CONSULTA DE NOTAS EN LA ESCUELA

DE INGENIERIA DE SISTEMAS DEL INSTITUTO UNIVERSITARIO
POLITECNICO SANTIAGO MARIÑO

Elaborado por:
Elias Rojas C.I V-16.938.949

Maturín, Enero 2018

 Introducción

Para dar inicio a este informe es muy importante conocer previamente lo que es un
sistema de información. Podemos definir sistema de información como un conjunto de
elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y
listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad o un objetivo, también
podemos definir sistema de información como un conjunto de tecnologías, procesos,
aplicaciones de negocios y software disponibles para las personas dentro de una
organización. Una vez que conocemos el concepto podemos intuir que estos sistemas son
necesarios en todas las organizaciones incluyendo las universidades que es lo que nos
concierne en este caso.

En Venezuela cada vez se hace más imprescindible el uso de los sistemas de

información. En la actualidad instituciones académicas de Educación Superior a lo largo
del País las utilizan, entre ellas podemos mencionar: la Universidad Central de Venezuela,
La Universidad de Oriente, La universidad de los Andes y la Universidad Gran mariscal de
Ayacucho, Cada una de las instituciones académicas tiene sus propios sistemas de
información de acuerdo a las exigencias que existan en ellas y mediante estos sistemas
pueden cubrirse muchas necesidades tanto de los estudiantes como de los profesores y de la
universidad misma pero a pesar de que cada institución cuenta con sus propios sistemas de
información, el avance arrollador de nuevas tecnologías y el acelerado estilo de vida al que
cuesta adaptarse constantemente conlleva a que dichos sistemas requieran constantes
cambios para mejorar sus características y brindar mejores resultados cubriendo
constantemente nuevas necesidades. Es por ello que abarcar el tema de sistemas de
información siempre será un tema actual.
 Planteamiento del problema

El Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño” Forma parte de una red de

institutos y colegios de educación superior denominada Complejo Educativo “Antonio José
de Sucre”, siendo una de las instituciones con mayor número de sedes en todo el país que
cumple con funciones de docencia, investigación y extensión y ayuda a contribuir a la
educación general del País siendo así una de las principales instituciones privadas creadas
con el fin de ayudar a las personas de bajos recurso , pues es la Universidad de menor costo
en matricula y costo total universitario Con base en lo antes mencionado y en vista de la
gran demanda de estudiantes y a los avances tecnológicos el Instituto Universitario
Politécnico “Santiago Mariño” siempre buscan la agilización de los procesos académicos
para lograr que los procesos estudiantiles no sean un problema para los estudiantes y es por
ello que cuentan con sus propios sistemas de información.

Dos de sus sedes se encuentran en el estado Monagas, específicamente en la ciudad

de Maturín y en ellas se ofrecen distintas carreras, como Arquitectura, Ingeniería Civil,
Ingeniería Industrial, Ingeniería Eléctrica e ingeniería de Sistemas. La universidad cuenta
con un sistema de información orientado a las gestiones académicas para todas las carreras
que ofrece, pero, específicamente en la Escuela de Ingeniería de Sistemas, se presentan
algunas inconformidades a la hora de gestionar las notas académicas. Una de las situaciones
problemáticas es el desconocimiento de las calificaciones por parte del alumnado debido a
que no existe un medio o plataforma pública donde se lleve registro de cada evaluación
realizada en el aula con los detalles de la misma, lo cual ocasiona inconformidad por parte
del alumnado al no tener la información disponible cuando la necesiten.

Por otra parte existe lentitud por parte de los docentes a la hora de subir las
calificaciones a la plataforma de la universidad, debido a que, genera demasiado trabajo
llevar un registro de forma manual de las calificaciones de cada estudiante lo cual ocasiona
que exista retraso en la universidad para concluir o terminar el semestre satisfactoriamente,
por lo la tanto, se corre el riesgo además de posponer los intensivos o rodar las fechas ya
planificadas en el calendario académico.
 Otro de los problemas a mencionar es el descontrol por parte de los docentes en el
manejo de información debido a que no cuentan con una base de datos que este siempre
disponible para ser consultada las 24 horas lo que ocasiona que el docente de equivoque al
cargar las calificaciones a la plataforma oficial y el alumno se vea obligado a repetir la
asignatura o no poder cursar materias que esta le prive en el siguiente semestre. Lo cual
implica un retraso para que alumno culmine sus materias satisfactoriamente.

Por lo tanto este proyecto se enfocará en desarrollar un sistema de información

eficaz e innovador que permita a los Estudiantes y Docentes de la escuela de Sistemas del
Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño”, realizar gestiones relacionadas a las
notas académicas durante el semestre. Cumpliendo con la finalidad de mejorar el
rendimiento y la agilización de los tramites dentro de la institución.
 Objetivos de la Investigación

Objetivo General

Desarrollar un sistema de información para la gestión de notas académicas en la

escuela de Ingeniería de Sistemas del Instituto universitario Politécnico “Santiago Mariño”
del estado Monagas extensión Maturín el para el conocimiento de forma concreta y
descriptiva las calificaciones de los estudiantes.

Objetivos Específicos

1. Describir el modo en que se gestionan actualmente las calificaciones de los

estudiantes estableciendo una visión clara sobre su funcionamiento para el
análisis de las necesidades de los estudiantes
2. Determinar los requisitos funcionales y no funcionales necesarios para el diseño
del sistema
3. Diseñar el sistema de información que satisfaga las necesidades antes expuestos
4. Codificar el sistema de información para la gestión de las notas de los
estudiantes de la escuela de sistema del instituto universitario Politécnico
“Santiago Mariño” y dar respuesta a la problemática existente.
 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

SEMANAS
ACTIVIDADES 02 al 06 09 al 13 16 al 20 23 al 27 30 al 04 07 al 11 14 al 18 21 al 25 28 al 01 04 al 08
Abr/18 Abr/18 Abr/18 Abr/18 Abr/18 May/18 May/12 May/12 May/12 Jun/18

Realizar encuestas
referentes al sistema
de notas

Realizar auditoria al
sistema actual

Crear el nuevo
sistema de
información

Implementar el
nuevo sistema
 Descripción de Actividades

Realizar encuestas referentes al sistema de notas

Diseñar una encuesta para ser aplicada en la comunidad estudiantil y docente

(principales usuarios del sistema de notas). Dicha encuesta debe contener preguntas
relacionadas al funcionamiento del sistema actualmente utilizado y recabar información en
los encuestados de cómo piensa que debería funcionar. El día 02-04-2018 se debe dar inicio
al proceso de encuestas en dos modalidades: la primera es mediante encuestas cara a cara,
estas se aplican por medio de un mínimo de 2 personas aplicando las encuestas, distribuidas
en las dos sedes principales de la universidad. La segunda modalidad es mediante las redes
sociales (Facebook), se coloca la encuesta en línea para que la comunidad estudiantil pueda
llenarla en línea. Esta actividad finaliza el día 13-04-18 como se indica en el cronograma de
actividades.

Realizar auditoria al sistema actual

Contratar a una empresa certificada en el ramo para realizar auditoria en el sistema

actual y crear un registro descriptivo del proceso actual, determinar sus fortalezas y sus
áreas de oportunidades, esta auditoria se debe realizar desde el 09 al 13 de abril del presente
año.

Crear el nuevo sistema de información

Luego de conocer los resultados de las encuestas realizadas en la universidad y en

redes así como los resultados de la auditoria por empresa certificada. Inicia la creación del
sistema de información nuevo, enfatizado en satisfacer las necesidades manifestadas por los
mismos usuarios del sistema y determinara en resultados comprobables. El sistema debe ser
creado por expertos en la materia y de no contar con los requerimientos humanos
suficientes en el grupo de trabajo actual se contratara a una empresa especializada en
sistemas de información para la creación del mismo. El sistema debe ser creado en su
totalidad en un plazo de 4 semanas comprendidas desde el 16 de Abril hasta el 11 de mayo
del presente año como se muestra en el cronograma.

Implementar el nuevo sistema

El día 14-05-2018, dos días luego de la fecha tope para la entrega del sistema,
iniciara la migración del sistema anterior al nuevo con la asesoría del mismo equipo de
trabajo con el cual fue creado para garantizar su correcto funcionamiento. La migración
debe realizarse en un periodo máximo de 4 semanas, es decir, que a más tardar, el día 08-
06-2018, el nuevo sistema de información debe estar 100% operativo, garantizando el
cumplimiento de los objetivos para el cual fue creado.