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ADMINISTRACION DEL INVENTARIO

La administración de inventarios se da para posibilitar la disponibilidad de bienes al


momento de requerir su uso o venta, basada en métodos y técnicas que permiten conocer las
necesidades de reabastecimiento óptimas. El inventario es el conjunto de mercancías o artículos
que tienen las empresas para comerciar, permitiendo la compra y venta o la fabricación antes
de su venta, en un periodo económico determinado. Los inventarios forman parte del grupo de
activos circulantes de toda organización.

Costes de inventarios y su tamaño

1. Costos de hacer un pedido: Conocido también como costo de emisión de pedido. Son
aquellos costos asociados con la adquisición de bienes para el reaprovisionamiento del
inventario. Cuando se emite un pedido se incurre en costos asociados con el
procedimiento, ejecución, transmisión, manejo y compra del pedido.
Los costos de hacer un pedido, en una empresa de comercio detallista (retail) o empresa
se servicios, pueden incluir:
• el costo de procesar un pedido a través de los departamentos de contabilidad y
compras.
• el costo de transmitir el pedido al punto de suministro.
• el costo de transportar el pedido cuando los cargos de transporte no están incluidos en
el precio de los artículos comprados.
• el costo de cualquier manejo o procesamiento de materiales de los artículos en el punto
de recepción. el costo de procesar la orden de trabajo (OT).
• el costo de preparación de máquina o proceso.
• el costo de producción del producto para varios tamaños de pedido.
2. Costos de mantener el inventario: Son aquellos asociados a guardar artículos durante
un período de tiempo y son proporcionales a la cantidad promedio de artículos
disponibles. A la vez los costos de mantener inventario se pueden clasificar en:
2.1. Costo de espacio: Son cargos hechos por el uso del volumen dentro del edificio o
espacio de almacenamiento (bodega). Cuando la bodega es rentada, la renta mensual
se distribuye en función del volumen ($/m3/mes). Si el espacio es propio, los costos de
espacio se determinan mediante la distribución de los costos de operación relacionados
con el espacio, así como los costos fijos, como costos de equipo del edificio y del
almacenamiento sobre una base de volumen almacenado.
2.2. Costo de capital: Se refiere al costo de oportunidad en conexión con el inventario.
El costo exacto del capital para los propósitos de inventario se ha debatido durante algún
tiempo. Muchas empresas usan:
Costo promedio de capital.
Tasa promedio de recuperación requerida de las inversiones de la compañía.
La tasa de rendimiento de las inversiones más lucrativas que la empresa no acepta.
2.3. Costo de seguros e impuestos: Los seguros y los impuestos, dependen de la
cantidad de inventario disponible. De forma intuitiva la prima de los seguros a pagar
serán mayores en la medida que la cantidad de productos que se almacene en inventario
sea mayor.
2.4. Costo de riesgos de inventario: Son aquellos costos relacionados con deterioro,
pérdidas, robos, daño, u obsolescencia. Por ejemplo los productos tecnológicos
almacenados en inventario en un tienda de departamento se deprecian (en un sentido
comercial) rápidamente en la medida que se mantengan un tiempo prolongado en la
bodega (debido al desarrollo de la tecnología donde los productos son sustituidos
rápidamente por nuevas alternativas con mejores prestaciones y en algunos casos
incluso más económicas). En general los costos de riesgo de inventario son
particularmente caros en productos que tienen un ciclo de vida corto (por ejemplo en
aquellos casos que la decisión del tamaño de pedido involucra un sólo período como el
modelo Newsvendor).
3. Costos de falta de existencias: Se incurre en costos por falta de existencias o quiebres
de stock cuando se emite un pedido pero este no puede satisfacerse desde el inventario
al cual esta normalmente asignado. Dentro de los costos de quiebre de stock se
encuentran:
3.1. Costo por pérdida de ventas: Ocurre cuando el cliente, ante una situación de falta
de existencias decide cancelar su pedido del producto (el costo es el beneficio que se
habría obtenido de esta venta). Este costo es muy difícil de estimar dado que frente a
un quiebre de stock no estamos seguros cuántas unidades estaba dispuesto a comprar
el cliente y si también la falta de inventario afecto la venta de otros productos. Por
ejemplo si una panadería vende toda la producción del día antes de lo estimado, cuando
lleguen nuevos clientes preguntando por pan al percatarse que no queda es menos
probable que compren productos complementarios (por ejemplo queso). Incluso es
más, en un caso extremo el quiebre de stock puede implicar que el cliente no nos
prefiera en el futuro y se cambie a la competencia, perdiendo todos los flujos de dinero
que representaba ese cliente en el tiempo.
3.2. Costo de pedido pendiente: Ocurre cuando un cliente espera a que su pedido sea
surtido, por lo que la venta no está perdida, sólo retrasada. Los pedidos pendientes
pueden crear costos adicionales de personal, ventas, transporte, manejo, etc.

Sistemas de control de inventarios

1- Sistema de Inventario
Sistema de Inventario Perpetuo
Mantiene un registro continuo para cada artículo del inventario. Los registros muestran
por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo. Los registros perpetuos son útiles
para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. EL
negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías
vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario.
Sistema de Inventario Periódico
No mantiene un registro continuo del inventario disponible, más bien, al fin del periodo,
el negocio hace un conteo físico del inventario disponible y aplica los costos unitarios
para determinar el costo del inventario final. Ésta es la cifra de inventario que aparece
en el Balance General. Se utiliza también para calcular el costo de las mercancías
vendidas. El sistema periódico es conocido también como sistema físico, porque se
apoya en el conteo físico real del inventario.

Métodos de valuación y control de inventario


Peps.: Primeras Entradas Primeras Salidas
Este método consiste en que los primeros artículos que entran al almacén, son los
primeros en salir por lo tanto en inventario o sea las existencias están valuadas a las
últimas entradas o sea a los últimos precios de adquisición. El costo de ventas queda
valuado a las primeras compras del periodo contable. Cuando existe alza en los precios
o sea en época inflacionaria el inventario queda sobrevaluado ya que tiene precios de
compra recientes, y el costo de venta queda valuado a precios anteriores, esto afectará
los resultados produciendo una mayor utilidad.
Ueps.: Últimas Entradas, Primeras Salidas
Este método quiere decir que los últimos artículos que entrar al almacén son primeros
en salir, esto quiere decir que el inventario final está representado por las primeras
entradas y por lo tanto está valuado a precios de adquisición antiguos. Los artículos
vendidos y que se encuentran en el costo de ventas, representan las últimas compras
del periodo y están valuados a los últimos precios de adquisición. En una época de alza
de precios o sea en época inflacionaria el costo de ventas queda valuado a costos
recientes lo que afecta los resultados, reduciendo la utilidad. El inventario queda
valuado a costos más antiguos es decir a un valor menor que a precio de mercado. Para
poder valuar un inventario con éste método se toman las facturas de las primeras
compras del ejercicio.
Costos Promedios
Los costos promedios se obtienen dividiendo el valor del inventario de mercancías entre
el número de unidades en existencia. Con el costo promedio se valúan los artículos en
el inventario, así como las unidades vendidas que van a dar al costo de ventas. Del
concepto anterior podemos desprender la fórmula empleada para calcular el precio
promedio, considerando que "el importe acumulado de las erogaciones aplicable",
podemos denominarlo saldo y el "número de artículos adquiridos o producidos" lo
denominamos existencia, ambos datos se obtendrán de la tarjeta auxiliar de almacén en
las columnas respectivas.
Impacto en las compras
A la función de compras le corresponde la responsabilidad de gastar la mayoría
de los recursos financieros de la empresa, por lo que es de suma importancia definir
claramente los mecanismos y controles necesarios para que la realización de dicho
gasto sea lo más eficiente posible.
Es importante considerar que el efecto que provoca una buena compra es en
términos económicos más significativo, para la economía de una empresa, que el de una
venta, ya que cada peso que se ahorra al comprar, es un peso que pasa a formar parte
directamente de las utilidades.
Mientras que por un peso de ventas se deben pagar impuestos y en
consecuencia son menores los beneficios económicos generados.

Máximos y mínimos
Calcular el mínimo de inventario: Vamos a tomando la venta del mes podemos obtener
el ponderado por día, así que si tuvimos un artículo del cual vendimos 60 pzas en 30 días
vamos a tener que vendemos en promedio 2 pzas por día, y tenemos que el proveedor
se tarda en resurtir 15 días, sabemos entonces nuestro mínimo debe de ser 30 piezas en
inventario.

Calculando el máximo de inventario: En este punto es donde siempre he encontrado


polémica, ya que generalmente no les gusta como calculo este dato, generalmente el
mínimo es el tiempo en que tarda en resurtirte el proveedor la mercancía, por lo que no
basta con manejar el mínimo en las tiendas por que llegará el día en que pierdas ventas
por no tener existencias, la forma que encontré para calcularlo es tener el mínimo mas
el tiempo que se tarda el proveedor en resurtirte la mercancía en otras palabras para a
si siempre tener el mínimo en la tienda:

Máximo de existencia = Mínimo + El tiempo de resurtido.


Que es lo mismo: Máximo de existencia = Mínimo * 2.
Si seguimos el ejemplo cuando calculamos el mínimo obtendremos que:

Máximo de existencia = 30 * 2 = 60
Pero la verdad a casi nadie le gusta esa cifra, los jefes siempre querrán manejar siempre
el mínimo, pero esto nos ocasionaría problemas de desabasto por lo que se me ocurrió
agregar una variable muy sencilla que le llamo los “días de gracia”, que no es otra cosa
que preguntarnos ¿Cuantos días de inventario es conveniente soportar en bodega? si
tomamos el ejemplo que hemos seguido y calculamos que podemos soportar en bodega
unos 7 días de inventario podemos calcular nuestro máximo de la siguiente forma.

Días de Gracia = (Pzas promedio de venta por día) * (Días que podemos soportar en
bodega)
Dias de Gracia = 2 * 7
Días de Gracia = 14 Pzas en Bodega

Máximo de existencia = Mínimo + Días de Gracia


Máximo de existencia = 30 + 14
Máximo de existencia = 44
Si se dan cuenta de la otra forma obtenemos 60 mientras con la variable que puse dan
44 piezas que de las cuales 14 nos dan una semana extra de inventario para no tener
desabasto, cada uno conoce a sus proveedores y las necesidades de la tienda por lo que
puedes aumentar o disminuir los días de inventario que puedes tener en bodega.

Significado económico de los inventarios


Las empresas peruanas se encontraron con problemas durante los primeros
meses del año 2009. Uno de los mayores inconvenientes es que algunas variables que
son utilizadas como referencia en la toma de decisiones, así; el PBI, las cifras sectoriales
y los datos históricos, mostraban tendencias que no encajaban en la explicación de los
Gerentes Financieros y Comerciales.
Vamos a tomar el ejemplo de las empresas ligadas al sector construcción, estas,
en su mayoría se mueven en un mercado denominado ferretero que según la
encuestadora CCR, alcanza los US$ 1.000 millones anuales. La mayoría de este mercado
es coberturado por las ferreterías mayoristas y minoristas y un pequeño porcentaje con
la inclusión de nuevos Almacenes como son Ace Home Center y Sodimac.
Los comerciantes de las ferreterias enfrentaron en los primeros meses del año
una situación en la cual las cifras sectoriales se han movido así:
Modelos inventarios
Representan la velocidad con que se mueven los inventarios dentro de la empresa.
Se calcula dividiendo el importe de los inventarios entre el importe del costo de
ventas.
- Inventario a capital neto de trabajo: Representa la parte que constituyen los
inventarios de capital neto de trabajo.
- Inventario a activo circulante: Representa la parte que constituye los inventarios del
total de los activos circulantes.
- Inventario a activos totales: Representa la participación que los inventarios tienen en
el total de los activos.
- Inventario a capital contable: Representan la parte de la propiedad de los accionistas
que ha sido invertida en inventarios.
Gráfico ABC como técnica de gestión de inventarios
El justo a tiempo
Control de inventarios justo a tiempo (Just in Time)
En el control de inventarios just in time, la idea es que se adquieran la materia
prima y se entregue para producción en el tiempo y forma correctos. Esto requiere de
proveedores muy confiables, compras muy eficientes y un sistema aún más eficiente de
administración de compras y almacenes.
Una unidad de negocio puede reducir su producción en proceso mediante una
administración más eficiente, esto se refiere a factores internos. Se pueden reducir las
materias primas necesarias gracias a una mayor eficiencia interna, Nos referimos a una
reingeniería de menús, menús más inteligentes, es decir, HACER MÁS CON MENOS y
adoptar esta frase como una filosofía para nuestros menús. La habilidad del Chef y del
responsable de Bares combinados con trabajo en equipo son indispensables para
reducir la cantidad de productos en almacén respecto a nuestros productos de nuestros
menús de alimentos y bebidas, por lo tanto, podemos decir que si los productos se
desplazan rápidamente de nuestros almacenes e igualmente rápido se reabastecen se
reduce el costo de quedarse sin existencias y de la misma manera se satisface al cliente,
lo cual es nuestro objetivo final.
Seguridad de inventarios
La mayoría de las empresas deben mantener ciertas existencias de seguridad para hacer
frente a una demanda mayor que la esperada. Estas reservas se crean para amortiguar las
situaciones que se crean por cambios impredecibles en la demanda de nuestros productos.
Los inventarios de reserva a veces son mantenidos en forma de artículos
semiterminados para balancear los requerimientos de producción de los diferentes procesos o
departamentos de que consta la producción y así poder ajustar las programaciones de la
producción y surtir a tiempo.
Por lo regular es imposible poder anticipar todos los problemas y fluctuaciones que
pueda tener la demanda, aunque es muy cierto que los negocios deben tener ciertas existencias
de reserva si no quieren tener clientes insatisfechos.
La existencia de reserva de inventarios es un precio que muchas veces es necesario
pagar cuando nuestra filosofía de servicio al cliente es la indicada ya que el contar con lo
necesario en nuestros almacenes produce un incremento en la participación del mercado que
atendemos.
Conclusiones:

En la actualidad para el mundo financiero, es muy importante determinar cuál es la


cantidad más óptima para invertir en un inventario, para el gerente de producción su interés
será el que se cubra la materia prima necesaria para la producción en el momento que esta va
a ser procesada, y para los agentes de venta, el saber que cuentan con unidades suficientes para
cubrir su demanda y cualquier eventualidad que pueda aumentar las utilidades de la empresa,
y para ésta conocer de qué manera puede disminuir sus costos por tener inventarios que cubran
todas estas características.

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