Colegio Militar de Sub Oficiales del Ejército “Tte. 1° Inf. Rva.

Manuel Irala Fernández”

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ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

La función de organización y métodos

El funcionamiento del sistema de Organización y Métodos varía de acuerdo con
el desarrollo de la organización, dentro de la que se ubica y con las técnicas a
las cuales pueden recurrir para el desarrollo de sus funciones de análisis
y diagnóstico administrativo y diseño organizacional.

"Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la

administración" y se pueden destacar de la siguiente manera:

1. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento

de la dependencia. Esta primera función implica que efectúen varias
actividades como la realización de un diagnóstico general de la estructura y
procedimientos de la organización, la proposición de modificaciones para la
adaptación de sistemas y procedimientos, su diseño y la formulación
de manuales administrativos.
2. Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se
trabaja. Según esto, deben desarrollarse actividades de investigación y
clasificación de acuerdo a las bases jurídicas que le otorgan legitimidad a la
administración de la dependencia.
3. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan
en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas; coordinándose
con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo
y capacitación del personal.
4. Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación. Para promover
la coordinación de los recursos e investigar las nuevas técnicas de
administración que se puedan aplicar, de este modo comunicar o divulgar
dichas técnicas para que sean aplicadas.
5. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se
verifiquen todas las actividades realizadas como un análisis integral de
finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a fin de considerar
posibles mejoramientos en los métodos.
6. Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que deba realizar la
organización en cada una de sus divisiones.
7. Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos y a
los principios generales para resolución de problemas que se plantean en la
organización de la cual dependen.
8. Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de organización y
métodos.
9. Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan
desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los
funcionarios y empleados.
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ANTECEDENTES SOBRE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

La creación de las unidades de Organización y Métodos se vincula, por una
parte, a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar
y hacer más eficiente cuyos antecedentes que remontan a 1821, fecha de la
aparición del Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al
establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en
1965.
La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una
referente a su origen y formación y otra referente a su consolidación.
Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, que se inicia con la creación
de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades
de Organización y Métodos en toda la administración. Este período se
caracteriza por la confusión y el parcialismo, porque se ligó la función de
Organización y Métodos a las funciones de contabilidad y auditoría con
funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan de
racionalizar el aprovechamiento de los recursos.
La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la
administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el
sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la
estructura como del funcionamiento.
Las unidades de O y M se legalizan en 1971 por medio de varios acuerdos:
1. "Acuerdo por el que se establecen las bases para la promoción y
coordinación de las reformas administrativas"
2. "Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada departamento deben
procurar dar la atención que requiere el programa de reforma administrativa
de su dependencia"
3. "Acuerdo por medio del cual se da a conocer que corresponde a la
Presidencia llevar a cabo visitas periódicas de evaluación en materia de
reforma administrativa y los diagnósticos necesarios"

"En los últimos años, Organización y Métodos, no sólo se ha consolidado

mediante el apoyo político y legal que se les otorga, sino también por su
funcionamiento en la práctica"

DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

"Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir
las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como
llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y
con el máximo de eficacia en los resultados". Y por extensión, se llama unidad,
equipo o servicio de Organización y Métodos al conjunto de funcionarios
especializados en la aplicación de la técnica del mencionado servicio.
Organización y métodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento
de la Administración, cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios
interesados en mejorar la organización y métodos empleados por
los servicios que dirigen. La finalidad de una unidad de Organización y Métodos
es asegurar el máximo de eficiencia en el financiamiento de la máquina
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administrativa, y mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de

organización; conseguir economías en el costo de la producción y en la
utilización de mano de obra, pero como regla general a Organización y Métodos
no se le concede autoridad sobre otras unidades en administración.

"El término de Organización y Métodos se utiliza para designar el conjunto de

técnicas administrativas y de investigación destinados a mejorar el
funcionamiento de la administración pública"
De esta manera, el término de O y M consiste, por una parte, en conceptuar la
organización como la función que se sustenta en buscar los medios prácticos
para distribuir las funciones en las distintas unidades orgánicas del servicio
administrativo respectivo: determinar su grado de eficiencia, su rentabilidad, así
como su facultad de adaptarse a los cambios del medio, y por otra parte, en
conceptuar al método como el proceso de reflexión abstracta que permite
enfocar y abordar el problema de la organización.
Además, se aplica en administración pública con el fin de obtener un mejor
rendimiento de los recursos destinados a la prestación de servicios.

ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS COMO UNIDAD ADMINISTRATIVA

Las unidades de organización y métodos obedecen a dos objetivos
fundamentales:
1. Servir de vinculación entre el órgano central de modernización administrativa
y las dependencias en la ejecución de las prioridades del mejoramiento
administrativo.
2. Analizar los problemas originados en la estructura de la organización y los
problemas derivados del flujo o proceso administrativo; así como los problemas
del cambio de actitud y comportamiento, en el marco de la modernización
administrativa.
CARACTERÍSTICAS
Tiene tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin ninguna
presión.
* Es independiente de la unidad que está capacitado para hacer apreciaciones
objetivas.
* Tiene suficiente adiestramiento en técnicas especializadas que son
complementadas con la experiencia de sus funcionarios.
UBICACIÓN DENTRO DE LA EMPRESA
Ya está definido que la función única de Organización y Métodos corresponde a
aconsejar, aunque a veces resulte inefectiva o que goce de un fuerte respaldo y
tenga acceso a muchas fuentes de autoridad, dando como resultado que la
unidad de Organización y Métodos pueda situarse en diferentes lugares en la
estructura administrativa de una empresa.
Esta puede ubicarse en los departamentos de presupuestos y finanzas, de
personal o de secretaría. Lo que se deriva por establecer estos programas en
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oficinas o departamentos claves en el corazón de la administración como un

instrumento efectivo para su mejoramiento.
"La ubicación de Organización y Métodos en los organismos de la administración
es muy variada y depende del tipo de relaciones y las funciones que se le asignen
y del tipo de organismo implicado". Los documentos oficiales recomiendan que
el sistema de organización y métodos dependan de la misma autoridad del
organismo al cual sirven. Sin embargo, las podemos localizar de diferentes
formas, es decir, de acuerdo a las funciones que realicen en la empresa u
organismo.
a) Ubicación según la función de asesoría:
Si se le asigna funciones asesoras deben ubicarse en el máximo nivel jerárquico
o máximo nivel de decisión, pero pueden situarse en otro nivel jerárquico. Existen
dos casos
En una secretaría, donde dependa directamente del secretario, del subsecretario
y de un gerente.
En una administración descentralizada, donde puede depender directamente
del director o gerente general y del subdirector o subgerente general.
Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar"
La necesidad de crear una unidad de asesoramiento surge, cuando un directivo
reconoce que la estructura administrativa que dirige no responde en un momento
determinado al desarrollo y evolución de las actividades administrativas. Al no
poder detectar personalmente las causas de dicho desfase, decide aumentar su
capacidad directiva y crea una unidad orgánica asesora.
Realizándose mediante la recolección de una serie de datos que le permiten
conocer la situación como una fase de diagnóstico y considerar los cambios para
una mejoría del sistema de actuación administrativa como una fase de diseño.
b) Ubicación según la función de apoyo administrativo:
Es aquella que permite a los órganos administrativos cumplir con sus acciones
sustantivas y que agrupa las tareas de programación, presupuestos,
información, administración de recursos humanos y materiales y control.
Se puede ubicar el sistema de Organización y Métodos a nivel lineal,
dependiendo de un órgano de línea pero con autoridad funcional sobre las
unidades orgánicas de la dependencia para el caso específico y especial del
apoyo administrativo en Organización y Métodos.
Puedes ser una dirección general, departamento y oficina, con funciones de
apoyo administrativo, auxiliadas por pequeñas unidades de diagnóstico y
proyectos ubicados en las áreas que dada su importancia o dimensión las
requiera.
c) Ubicación según la función de los proyectos:
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La organización por programas o proyectos es la más resultante del desarrollo

de las relaciones horizontales dentro las organizaciones.
La organización por proyectos se caracteriza porque constituye una organización
orgánico – ajustable y flexible, identificándose como una estructura horizontal –
diagonal. Es una combinación de la relación de coordinación y del mando
especializado, pero también puede considerarse como una vinculación entre la
estructura programática, cuando se aplica el presupuesto por programas, cuya
base son los proyectos y la organización.
"Existen dos enfoque para administrar los proyectos de Organización y Métodos"
El primero se refiere a que el administrador del proyecto sea asesor directo, lo
que ubica al más alto nivel con una relación de asesoría en el organograma.
El segundo se refiere a que el administrador del proyecto detente autoridad sobre
todas las actividades del proyecto hasta su término y los funcionarios de línea
conserven su autoridad lineal original.
"En el coexisten dos flujos de autoridad: el flujo vertical de autoridad que emana
de los distintos administradores funcionales y el flujo horizontal de la autoridad
al proyecto"
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CUALIDADES PERSONALES QUE DEBEN REUNIR LOS RECURSOS

HUMANOS QUE TRABAJAN EN ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
Se les conoce como analistas, ellos se encargan de recopilar y analizar
información con el fin de presentar soluciones alternativas a problemas, así como
asesorar en la implantación de las modificaciones que proponga. El analista
puede ser un técnico o profesional que requiere conocimientos tanto teóricos
como técnicos. El analista debe tener la capacidad de analizar, expresarse con
claridad, saber redactar y presentar informes, ser observador y poder trabajar en
equipo.
Conocimientos teóricos: como conocimientos de teoría de la administración y
de la organización, de sistemas y metodología de la investigación.
Conocimientos Técnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnósticos
administrativos y el diseño organizacional, análisis y elaboración de
organogramas, diagramas de flujo y distribución de espacio.

METODOLOGÍA DE LOS ESTUDIOS DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

Como toda técnica o herramienta profesional los estudios de Organización &
Métodos deben contar con una metodología para su desarrollo, para el efecto se
han determinado cinco fases que de acuerdo a su secuencia ayudan a la
realización del mismo.
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1. Planificación del estudio

2. Recopilación de información
3. Análisis de la información
4. Elaboración y presentación del informe final
5. Implementación y seguimiento
6. Planificación del estudio
Ningún esfuerzo de mejoramiento administrativo debe iniciarse sin una
cuidadosa planificación y preparación previa del curso de acción que habrá de
seguirse para alcanzar su propósito.
El primer paso dentro de la planificación del Estudio de Organización & Métodos
es definir la naturaleza del problema y detectar las principales fallas a resolver,
para luego determinar con claridad el objetivo del estudio y con ello evitar malos
entendidos que obstaculicen o dispersen el trabajo.
Cuando se ha definido la naturaleza y el objetivo del estudio, debe llevarse a
cabo una investigación preliminar o reconocimiento para determinar la situación
actual y visualizar los estudios que se deben realizar, la complejidad de la
investigación, las técnicas más apropiadas para realizarlo y los posibles costos
de las propuestas de solución.
El estudio preliminar por ser el primer contacto con la realidad que se va a
estudiar, puede dar una idea de la magnitud del problema, detectar los
inconvenientes que pueden surgir durante el estudio proporcionando nuevos
elementos de juicio a considerar y como consecuencia de ello provocar una
reformulación del estudio en términos más objetivos.
En términos generales los objetivos de la investigación preliminar son:
 Determinar las necesidades específicas que existen dentro del campo de
aplicación y la identificación del problema que requiere atención
prioritaria.
 Descripción detallada de la ubicación, naturaleza y extensión del
problema.
 Establecer el tipo de conocimientos técnicos o habilidades que se
requerirán para resolver el problema.
 Estimar el tiempo, recursos humanos y materiales que serán necesarios
para resolver el problema, así como las técnicas administrativas
 Determinada la naturaleza y la magnitud del problema, definido el objetivo
del estudio y practicada la investigación preliminar debe formularse el plan
y los programas de trabajo para llevarlo a cabo, examinando las diferentes
opciones para efectuar la investigación definitiva y fijar las normativas y
condiciones generales que regirán su desarrollo.
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Esta última etapa de la Planificación del estudio debe presentarse en un informe

que indique la apreciación del problema y el plan de trabajo que se utilizará para
resolverlo, especificando con claridad que es lo que se va a realizar y por qué,
en donde, cómo, cuándo y quienes lo harán, así como las acciones, los recursos,
el tiempo y el costo de su elaboración e implementación.
Este documento debe contener una explicación clara y concisa de las áreas de
investigación que cubrirá (sistemas, procesos, funciones, puestos, etc.) y de los
hechos, datos e informes que sean necesarios para llegar a conclusiones y
recomendaciones sólidas y efectivas, a través de la descripción de los siguientes
contenidos:
- Antecedentes y justificación del estudio
Propósito y objetivos del estudio y los resultados que se esperan obtener
Alcance y limitaciones del estudio
Acciones o fases necesarias para lograr el objetivo
Los recursos humanos, materiales y financieros necesarios en cada acción o
fase del estudio
El cronograma de actividades que indique las fechas de inicio o terminación de
cada acción o fase del estudio
Las estrategias y tácticas administrativas que se adoptarán para conducir la
investigación
La delimitación de responsabilidades para cada una de las fases del estudio
Los programas auxiliares de información y orientación acerca de la naturaleza y
propósitos del plan
El plan de trabajo debe someterse a la consideración de las autoridades del área
objeto de estudio y a la aprobación de la alta gerencia, quienes determinarán el
costo-beneficio del proyecto, así como las implicaciones que pueden darse
dentro de la empresa si se realiza.
- Recopilación de información
Es importante recopilar información general de tipo documental sobre: manuales,
leyes, decretos, acuerdos, reglamentos, informes, estadísticas, anuarios y
estudios anteriores sobre el área o problema a evaluar, así como información
específica del campo de trabajo sobre: organigramas, descripciones de puestos,
expedientes del personal, datos sobre volúmenes de trabajo, descripción de los
principales procesos, relación con otras dependencias, condiciones y
características de la ubicación, espacios físicos, mobiliario y equipo; en general
toda aquella información que específica del área objeto de estudio.
Reunir y registrar aquellos hechos que permiten conocer y analizar lo que
realmente sucede en el área objeto de estudio, evitará la formulación de
impresiones deformadas de la realidad, incurrir en interpretaciones erróneas,
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falsas conclusiones y proponer medidas de mejoramiento que al aplicarlas

resulten inoperantes.
En el proceso de recopilación de datos se debe evitar recoger información
insuficiente o acumular hechos innecesarios que provoquen confusiones y
alarguen inútilmente la duración de la investigación. Lo anterior solamente se
podrá lograr teniendo siempre presente el objetivo del estudio y proceder
continuamente a su revisión y evaluación con la finalidad de asegurarse de que
los datos tienen relación con el problema, detectar si de ellos se desprenden
nuevos problemas y derivar posibles cambios o mejoras.
El registro de los datos recopilados debe quedar por escrito al momento
de la observación de los hechos, para disponer de un historial completo
del caso que permita:

 Respaldar las acciones que se formulen y las propuestas de cambio que

se implementen.
 Comparar en cualquier fase de la investigación los resultados parciales
con los planes y programas respectivos.
 Facilitar la información al personal para que conozca los objetivos del
estudio, lo que se ha hecho y lo que falta por hacer, teniendo la posibilidad
de obtener sugerencias y/o recomendaciones para mejorarlo.
 Archivar los informes o estudios sobre los trabajos realizados, constituyen
la mejor fuente de información para realizar trabajos similares, evitando la
duplicidad de esfuerzos y como un elemento de apoyo por si existiera
cambio del personal que realiza el estudio.
- Análisis de la información
Consiste en organizar los datos recopilados de acuerdo a los objetivos del
estudio de Organización & Métodos, para someterlos a un proceso de análisis o
examen crítico que permita descubrir los problemas y establecer cuales son las
causas que impiden la operación normal del sistema, procedimiento o método
de trabajo, generando deficiencias, errores, retrasos o duplicaciones dentro de
su desarrollo.
Esta fase sirve de base para el desarrollo de alternativas de solución a los
problemas detectados y/o que originalmente generaron la necesidad de realizar
el estudio y para la formulación de recomendaciones de mejoramiento
administrativo en general.
El análisis de una situación o evento administrativo consiste en dividir o separar
sus elementos componentes hasta llegar a conocer la naturaleza, las
características y las causas que originan los problemas detectados, sin perder
de vista la relación de interdependencia e interacción que debe existir dentro de
ellos.
El propósito del análisis es establecer las bases para proponer opciones de
solución al problema que se estudia, con el fin de evaluarlas y establecer las
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acciones o medidas correctivas que permitan la eliminación del problema y el

mejoramiento administrativo del área objeto de estudio.
Las preguntas que se deben utilizar dentro del interrogatorio deben adecuarse al
evento o situación que se esté evaluando, la aplicación queda a criterio del
Analista pero no debe pensarse en preguntas sofisticadas sino lo más simple
posible, por ejemplo:
¿Qué se hace?
¿Para qué se hace?
¿En dónde se hace?
¿Cuándo se hace?
¿Quién lo hace?
¿Cómo se hace?
¿Cuánto cuesta hacerlo?
Después de obtener para cada una de las preguntas, respuestas claras y
precisas, estas deberán someterse a un nuevo interrogatorio, planteando la
pregunta ¿ Por qué se hace ?, a partir de ese momento se iniciará el examen
crítico de los datos y las nuevas respuestas que se obtengan darán la pauta para
la formulación de acciones de mejoramiento. Esto será posible mediante la
eliminación, combinación, cambio o simplificación de alguno o todos los
elementos objeto de análisis.
Este sencillo procedimiento para el análisis administrativo persigue la finalidad
de sugerir las bases para el examen crítico que debe aplicarse en un estudio de
Organización & Métodos. Es evidente que el rigor con el que se analicen los
datos estará en relación directa con el tipo de estudio que el Analista sea capaz
de emprender y del grado de desarrollo en que se encuentre el área objeto de
estudio.
La elección de las técnicas e instrumentos de análisis obedecerá a la factibilidad
de su aplicación, a los estudios que se van a realizar, al apoyo financiero y los
recursos que sean accesibles, pero sobre todo a los conocimientos y grado de
preparación del personal que realice las funciones de Analista de Organización
& Métodos.
- Elaboración y presentación del informe final
Comprende la elaboración de un documento que describe los hallazgos y las
alternativas de cambio o solución a los problemas detectados, incluye las
conclusiones y recomendaciones que a criterio del investigador permitirán un
mejor desarrollo administrativo dentro del área evaluada.
La búsqueda de opciones de mejoramiento administrativo se inicia en la fase de
la planificación o construcción del estudio de Organización & Métodos, la cual
presupone una labor inversa a la efectuada durante el proceso de análisis, es
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decir, que los elementos separados y desagregados en el proceso anterior se

combinan mediante una labor de síntesis, formando nuevas unidades,
integradas en tal forma que proporcionen las respuestas adecuadas a las
interrogantes planteadas a lo largo de la investigación, lo cual no es más que
llegar a las conclusiones del estudio.
Como resultado de las conclusiones a las que se llegue después del análisis de
los datos y de la formulación del diagnóstico de la situación que originó el estudio,
pero sobre todo utilizando los conocimientos técnicos, la imaginación y
creatividad, el Analista estará en posibilidad de formular por lo menos dos
alternativas de solución al problema evaluado, para presentarlas a manera de
sugerencia o recomendación.
La redacción de recomendaciones no debe incluir todas las opciones posibles
que se hayan detectado cuando estas sean muy numerosas, sino que conviene
seleccionar solamente las más viables y las que puedan ocasionar mayor
impacto en los interesados. Cada opción debe ser acompañada de la estimación
de costos, los requerimientos de recursos, así como la descripción de sus
ventajas y limitaciones.
En el desarrollo de alternativas u opciones para el diseño de un nuevo sistema
de trabajo es necesario combinar los insumos ( inputs ) con los productos (
outputs ), procesamiento, requerimiento y flujo de información, así como también
considerar la estructura de la organización, los objetivos, las políticas, los planes
de operación, las funciones, los procesos, los recursos, la distribución del
espacio y los controles que cada una de las alternativas requieren para la
implementación del cambio.
Antes de proceder al desarrollo de las recomendaciones en un estudio de
Organización & Métodos, se deben tener presentes las siguientes
consideraciones y/o sugerencias:
 No perder de vista los objetivos iniciales que motivaron la realización del
estudio.
 La experiencia de trabajos realizados con anterioridad pueden ser
valiosas, pero debe combatirse la tendencia a apegarse a soluciones que
sigan ciertos patrones establecidos dentro de la organización.
 Es de suma importancia que a quienes resulten directamente afectados
por los cambios y recomendaciones se les de oportunidad de participación
en las evaluaciones antes de que se tomen las decisiones finales.
 Dar preferencia a las recomendaciones prácticas o viables,
entendiéndose por ellas las que dentro de las condiciones que prevalecen
dentro del área objeto de estudio sean las más factibles de aproximarse
a la realidad.
 Considerar las limitaciones que puedan emanar de disposiciones jurídicas
y administrativas cuando presenten dificultades para su modificación.
 Descartar soluciones que requieran de complejos esquemas de
cooperación por parte de más de una unidad, cuando esta sea difícil de
lograr.
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 Aprovechar toda la ayuda disponible con el objeto de llegar a mejores

resultados, atendiendo las inquietudes, comentarios y opiniones del
personal que labora dentro del área de estudio y de otras personas ajenas
a ella, así como la asesoría de especialistas en campos determinados.
La mejor solución será aquella que permita realizar un trabajo o tomar una
decisión dentro del tiempo mínimo requerido y con el aprovechamiento adecuado
de los recursos disponibles, para obtener resultados en un corto plazo.
-Implementación y seguimiento
Se refiere a la puesta en práctica del nuevo sistema y comprende la integración
de los recursos humanos y materiales necesarios y la ejecución del programa
previsto bajo la supervisión y asesoría del Analista creador del sistema.
La implementación de las recomendaciones formuladas puede ser considerada
más importante que cualquiera de las otras fases desarrolladas con anterioridad,
ya que comprende el momento en el que la teoría del estudio se convierte en
práctica y debe ponerse en vigor para solucionar los problemas que lo motivaron.
Esta fase puede sub-dividirse en cuatro aspectos fundamentales, los
cuales son:
- Formulación de un programa para la implementación del nuevo sistema.
En la formulación del programa de implementación del nuevo sistema debe
determinarse las actividades que deberán desarrollarse y la secuencia de su
realización
- Integración de los recursos humanos y materiales que sean necesarios.
En lo que respecta a la integración de los recursos humanos y materiales es
importante considerar todos los requerimientos que serán necesarios para
cumplir adecuadamente con la implementación del nuevo diseño, tales como
características del personal, de las instalaciones, del mobiliario y equipo,
formularios y papelería en general, así como los documentos administrativos de
soporte al cambio entre los que se pueden mencionar, manuales administrativos,
reglamentos e instructivos entre otros.
- Descripción del nuevo diseño y capacitación sobre el programa de
implementación a los responsables de la ejecución del programa.
Definitivamente no basta con formular un programa de implementación e integrar
los recursos humanos y materiales necesarios, si no se describe y capacita sobre
el nuevo diseño y el programa de implementación a los responsables de la
ejecución del mismo.
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IMPORTANCIA DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

La organización y métodos, a través de la aplicación de diferentes técnicas,
permite simplificar los procedimientos en los sistemas administrativos,
procurando ahorrar en tiempo, energía, materiales y movimientos, logrando, por
lo tanto, mayor eficiencia en la operación del sistema (algunos autores dicen que
son técnicas de simplificación del trabajo).
Las técnicas de organización construyen una herramienta que facilita el desarrollo de
los procedimientos administrativos así como optimizar los recursos disponibles,
aplicando principios y formando diagnósticos que nos permitan recomendar soluciones,
surgiendo un modelo organizacional.

La organización posee un aspecto final, recoge todo lo que pre visiona para mejorar
los procesos en las organizaciones.
APLICACIONES DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

De acuerdo a su campo de aplicación, los estudios de Organización & Métodos

pueden realizarse a en forma general para toda la organización y también en
alguna de sus unidades componentes, áreas o puestos de trabajo en especial.
El estudio de toda la organización se realiza a nivel general de toda la empresa,
comprende un examen minucioso de todos los elementos administrativos que se
encuentran establecidos dentro de la empresa, entre los que destacan objetivos,
políticas, organización, estructura, sistemas de trabajo, recursos, etc.
A este nivel el estudio también puede realizarse en aquellas funciones generales
de la organización, comunes a varias área o unidades administrativas.
El estudio específico de alguna de sus unidades componentes, áreas o puestos
de trabajo en especial, se realiza con el fin de considerar posibles mejoras en
sus métodos y procesos de trabajo, aunque se realiza en forma independiente
no se puede descartar dentro del estudio el análisis de las relaciones existente
con otros componentes similares de la organización.
Este tipo de estudio se aplica también para la creación de nuevas unidades
administrativas o puestos de trabajo, con la finalidad de aprovechar y mantener
los sistemas de organización existentes, pero sobre todo buscar el éxito de su
funcionamiento.
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Para que los Estudios de Organización & Métodos obtengan los éxitos deseados
es importante contar con la aprobación y apoyo de la alta Gerencia, así como la
anuencia y simpatía de las autoridades del área objeto de estudio, y sobre todo
con la participación del personal involucrado dentro del área, lo cual solamente
se logrará si se les comunica adecuadamente, de lo contrario será inevitable
encontrar resistencia al cambio durante el estudio y en las propuestas de cambio
que se lleguen a formular.

REPRESENTACIONES GRAFICAS
ORGANIGRAMAS
- CONCEPTO
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura organizativa de una
empresa u organización. Representa las estructuras departamentales y, en
algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las
relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización. El
organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea
uniforme acerca de la estructura formal de una organización.
- PRINCIPIOS BÁSICOS
Toda técnica de uso de una herramienta (en nuestro caso, los organigramas),
utilizan como base premisas o supuestos correctos que sustentan, en gran parte,
el buen uso de la herramienta, en el marco de establecido. A continuación
detallamos un conjunto de “principios” (estos supuestos y/o premisas válidas),
los cuales deberán ser considerados y respetados.
1. Unidad de Mando
Es un principio sostiene que cada persona, para la ejecución de sus funciones,
sólo debe recibir órdenes de un jefe. Esto se refleja en el organigrama al conectar
un ente grama de nivel superior con otros de niveles inferiores inmediatos, de
modo que un jefe tenga autoridad sobre un grupo de subordinados, y que éstos
no reciban órdenes más que de ese jefe, de lo contrario se produciría un error
denominado “Dualidad de Mando”.
”Un empleado no puede estar subordinado a más de un jefe.”
Una limitación de este principio puede detectarse en el caso en que un directivo
de primer nivel deba tomar decisiones en las cuales la tecnología sea influyente
de forma tal, que necesite de asesores para poder realizar el trabajo. En este
caso, formalmente se mantiene la unidad e mando, pero en la realidad este
principio no será cumplido.
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2. Alcance del Control

Un jefe no puede tener al mando más subordinados que la cantidad que es capaz
de manejar. Las limitaciones de dirección pueden ser técnicas, físicas (o ambas)
y afectan al desempeño en su conjunto.
Esta idea se encuentra vinculada con los integrantes y con el nivel de
profundidad que posea la organización. Cuanto más capaz sea el jefe, más
niveles podrán eliminarse (aplanar la estructura), lo cual trae como consecuencia
un mayor alcance de control.
3. Homogeneidad Operativa
No hay que establecer una tarea a un cargo que no le corresponde.
Este principio remarca el ámbito que le corresponde a cada jefe (deberá
encontrarse asignado a una tarea que sea compatible y corresponda a su
especialidad).
4. Delegación Efectiva
Saber delegar tareas y funciones para que se puedan realizar mejor.
Este principio implica que un gerente debe lograr que sus subordinados realicen
el trabajo asignado en forma correcta, con una distribución de autoridad
compatible con la responsabilidad que estas tareas conlleven.
OBJETIVOS DE LOS ORGANIGRAMAS
En definitiva los organigramas son muy importantes para toda organización, en
esta parte tratare de especificar la importancia para los diferentes actores.
a) Para la dirección.- Facilita el conocimiento de las áreas y canales donde se
desarrollan relaciones con las otras unidades que integra la organización.
b) Para el personal.- Permite a los trabajadores en general, conocer la ubicación
o puesto de función dentro de la organización según su jerarquía.
c) Para el Público.- Tener una visión global de la estructura y posible
funcionamiento de la organización.
En una perspectiva generalizada, los organigramas facilitan el análisis y
mejoramiento de la organización, los servicios que brinda, mejorar las relaciones
entre los cargos y jerarquías, adicional a ello brinda información para otros
procesos de gestión.
- VENTAJAS Y LIMITACIONES
Las relaciones subordinado superior no existen debido a que se elabore el diagrama,
sino más bien, a las relaciones de dependencia especiales. En cuanto a que el
organigrama crea una sensación de demasiada comodidad y ocasione falta de empuje
por parte de quienes han llegado, estos son asuntos de la alta dirección: reorganizar en
el momento en que el ambiente de la empresa lo demande, desarrollar una tradición de
cambio y hacer que los gerentes subordinados continúen cumpliendo con estándares
de desempeño adecuados y bien comprendidos. Los gerentes que piensan que se
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puede lograr un espíritu de equipo sin exponer con claridad las relaciones, se están
engañando a sí mismos y preparando el camino para políticas, intrigas, frustración,
evasión de responsabilidades, falta de coordinación, duplicación de esfuerzos, políticas
indefinidas, toma de decisiones inciertas y otras evidencias de falta de eficiencia
organizacional.
Puesto que el organigrama muestra líneas de autoridad para tomar decisiones, el simple
hecho de presentar en organigrama una organización puede mostrar, en ocasiones
inconsistencias y complejidades y llevar a su corrección. El organigrama también le
muestra a los gerentes y al personal nuevo cómo encajan dentro de toda la estructura
LIMITACIONES

a) Representa únicamente la estructura formal u oficial, pues es la única que es

tomada en cuenta por la cabeza de la organización, en algunos casos como los
organigramas informales son contados para captar las relaciones informales.
b) Es difícil y muy complejo representar la comunicación que existen entre los
diversos órganos que componen la organización.
c) En algunos casos por solo ser plasmar las relaciones formales, brindan
información incompleta en cuanto a la realidad real de la organización.
d) Es necesario que tenga cambios constantes pues estos pierden actualidad.
e) Las relaciones humanas no son susceptibles de reflejarse en el papel aun
pudiéndolas definir y describir.
f) Se interpreta como barreras de organización, pues las jerárquicas más
pequeñas se sentirán menoscabadas en sus relaciones personales.
- TIPOS DE ORGANIGRAMA
Los organigramas pueden ser:

• Verticales

• Horizontales

• Circulares

• Escalares

- Organigrama vertical En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro

se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que
representan la comunicación de responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del
segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicación de autoridad y
responsabilidad a los puestos que dependen de él y así sucesivamente. Algunos autores
acostumbran poner la margen, en la altura correspondiente, la clase de nivel
administrativo: alta administración, administración intermedia, administración inferior. A
veces separan estos niveles jerárquicos con líneas punteadas.
Ventajas:
1. Son las más usadas y, por lo mismo, fácilmente comprendidas.
2. Indicar en forma objetiva las jerarquías del personal.
Colegio Militar de Sub Oficiales del Ejército “Tte. 1° Inf. Rva. Manuel Irala Fernández”

Desventajas: Se produce el llamado “efecto de triangulación”, ya que, después de dos

niveles, es muy difícil indicar los puestos inferiores, para lo que se requeriría hacerse
organigramas muy alargados.
Esto suele solucionarse:
a- Haciendo una carta maestra que comprenda hasta el primer nivel lineal y staff de la
empresa, y posteriormente hacer para cada división, departamento o sección, una carta
suplementaria.
b. Colocando a los subordinados de un jefe, cuando son numerosos, uno sobre otro,
ligados por la línea de autoridad y responsabilidad que corre a unos de los lados.

Organigrama horizontal: Representan los mismos elementos del organigrama anterior

y en la misma forma, sólo que comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y
haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha.
Ventajas:
1. Siguen la forma normal en que acostumbramos leer.
2. Disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulación.
3. Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal.
Desventajas:
Son pocos usados en prácticas, y muchas veces, aun pudiendo hacerse una sola carta
de toda la organización, resultan los nombres de los jefes demasiado apiñados y, por lo
tanto, poco claros.
Organigramas circulares: Formados por un cuadro central, que corresponde a la
autoridad máxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos, cada
uno de los cuales constituye un nivel de organización. En cada uno de esos círculos se
coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con líneas, que representan los canales de
autoridad y responsabilidad.
Ventajas:
1. Señalan muy bien, forzando a ello, la importancia de los niveles jerárquicos.
2. Eliminan, o disminuyen al menos, la idea del status más alto o más bajo.
Colegio Militar de Sub Oficiales del Ejército “Tte. 1° Inf. Rva. Manuel Irala Fernández”

3. Permiten colocar mayor número de puestos en el mismo nivel. Desventajas: Resultan

confusos y difíciles de leer; que no permiten colocar con facilidad niveles donde hay un
solo funcionario y que fuerzan demasiado los niveles.

Organigramas escalares : Señala con distintas sangrías en el margen izquierdo los

distintos niveles jerárquicos, ayudándose de líneas que señalan dichos márgenes.
Ventajas: Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras.
Desventajas: Estos organigramas son poco usados todavía, y aunque resultan muy
sencillos, carecen de la fuerza objetiva de aquellos que encierran cada nombre dentro
de un cuadro, para destacarlo adecuadamente.
Colegio Militar de Sub Oficiales del Ejército “Tte. 1° Inf. Rva. Manuel Irala Fernández”

Organigrama Mixto: En este tipo de organigramas usted puede mezclar los tres tipos
de organigramas anteriores (Vertical, Horizontal, Circular) en uno sólo, cada empresa,
cada organización utiliza este tipo de organigramas debido a su alto volumen y
complejidad de puestos que tienen bajo su administración y con ello buscan la
optimización del espacio en el que se encuentran trabajando, tome en cuenta que la
mayoría de los documentos con los cuales se labora son de tipo tamaño carta por lo que
se hace imprescindible el utilizar este tipo de herramienta para poder reconocer los
diversos puestos que utiliza la organización.
Colegio Militar de Sub Oficiales del Ejército “Tte. 1° Inf. Rva. Manuel Irala Fernández”

CURSOGRAMAS
Un cursograma se utiliza para representar gráficamente las rutinas o
procedimientos administrativos de una organización, es decir, permite
representar sintéticamente la secuencia de acciones que se realizan para
satisfacer las distintas finalidades de la organización.
Los cursogramas muestran los sectores, los soportes de información, y un detalle
de cada proceso para lograr una completa interpretación del sistema (o
procedimiento) que se está representando.