5 29-04-2016 DPTO CALIDAD Se realiza revisión general

4 23-05-2014 SGT GTC GN Se realiza revisión general

GERENTE GERENTE GERENTE Se realiza revisión general / Se elimina cargos
3 11-12-2013
TECNICO TECNICO TECNICO inexistentes /Se modifica codificación.
DEPARTMENTO GERENCIA
2 13-04-2011 GG NOVATEC Se actualizan cargos
CALIDAD TÉCNICA
1 04-05-2010 JCE GT VPE

VER FECHA ELABORADO REVISADO APROBADO MODIFICACIONES

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PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

UNIDAD y/o ÁREA

GERENCIA TÉCNICA CENTRAL / DEPARTAMENTO CALIDAD
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ELABORACION DE DOCUMENTOS
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1. OBJETIVO

Establecer las disposiciones relativas al formato, contenido, codificación, carátulas y la metodología para la
elaboración de documentos del grupo de empresas Novatec.

2. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todas las actividades relacionadas con la elaboración y codificación de

documentos del grupo de empresas Novatec.

3. RESPONSABILIDADES

Responsabilidad GUN GA RCE JOT JSSOMA RA DOC COL

Supervisa
X X X X X
Cumplimiento
Participa
X X X X X X X X
Cumplimiento

GUN : Gerente Unidad de Negocio

GA : Gerente de Área (Operaciones, proyecto, técnico, SSOO, negocios, etc.)
RCE : Responsable de Calidad Empresa.
AO : Administrador de Obra
JOT : Jefe de Oficina Técnica (
JSSOMA : Jefe de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente Empresa y/u obra
RA : Responsable de área (Jefe de terreno, Departamento, Unidad, etc.)
DOC : Cualquier persona perteneciente a empresa designada para elaborar o modificar un
documento.
COL : Cualquier persona que pertenezca a la empresa.

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4. METODOLOGÍA

4.1. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

Definiciones:

 Documento: Entrega información relevante y de apoyo a distintos procedimientos, instructivos y/o

registros. Su función principal es entregar información relevante de cierto ámbito.

 Procedimiento: Define dónde, cómo, cuándo y quienes realizan un determinado proceso o trabajo.

 Registro: Donde se debe incorporar las mediciones, informaciones y/o resultados de procesos.
Puede estar asociado a un documento o procedimiento.

4.1.1. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS EMPRESA (OFICINAS)

1.-El Responsable de Área (RA) al tener la necesidad de crear un nuevo documento debe designar a un
autor, en adelante Documentador (DOC).

2.-El DOC debe confeccionar, emitir el documento y enviarlo a revisión a RA.

3.-El RA revisa el documento y lo devuelve al DOC para emisión definitiva. El DOC emite el documento y lo
envía a aprobación.

4.- Una vez aprobado el DOC envía documentos a Responsable Calidad de Empresa (RCE) o Jefe de
Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente de Empresa para que ingrese a sistema de control de
documentos.

4.1.2. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS EN OBRA

1.- Al inicio de Obra el Jefe de Oficina Técnica (JOT) elabora junto a Equipo de Obra el Plan de Calidad de
la Obra, donde especifica condiciones propias de la obra.

2.- LA DOCUMENTACIÓN ELABORADA E IMPRESA EN OBRA DEBE LLEVAR LOGO DE EMPRESA

GEOMAR CINCO.

3.- En caso de Procedimientos/Instructivos Operativos, el Jefe de Oficina Técnica (JOT) junto con Jefe
de terreno (JTER) y/o Administrador de obra (AO) analizan los procesos verificando la necesidad de
procedimientos/instructivos operativos. Al definir que procesos requieren de procedimiento/instructivo, el
JOT debe verificar en base de datos los procedimientos existentes. (Esta información se especifica en Plan
de Inspección y Ensayo (PIE)).

4.- Si el procedimiento existe el JOT junto con JTER o AO debe revisarlo y adaptarlo a condiciones de
operación del proyecto.

5.- En caso de no existir el procedimiento/instructivo, el JOT debe solicitar la creación de metodología de

trabajo al JTER o Responsable de Área (RA).

6.-Una vez definida la metodología el JOT debe solicitar a Jefe de Seguridad, Salud Ocupacional & Medio
Ambiente de Obra (JSSOMAO) que revise actividades definidas en procedimiento/instructivo, para definición
de estándares de seguridad, salud y medio ambiente y posibles observaciones.

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7.-Posteriormente el JOT y RA revisan procedimiento/instructivo, elabora listas de verificación y protocolos

(en caso de ser requeridas) y emite el documento para revisión y aprobación final.

8.- El AO debe revisar y aprobar los procedimientos/instructivos emitidos.

9.-El JOT debe enviar en forma mensual mediante correo electrónico los documentos generados en obra
a RCE correspondiente.

10.- Una vez aprobado el JOT debe controlar y distribuir de acuerdo a procedimiento de control de
documentos y registros.

4.1.2.1. Seguridad, Salud Ocupacional (SSO) y Medio Ambiente (MA)

1.- Al inicio de la obra el JSSOMAO analiza la necesidad de nuevos procedimientos. (En base a las
necesidades detectadas en la etapa de Identificación, Evaluación y Control de Peligros y Aspectos).

2.- El JSSOMAO elabora procedimiento y envía para revisión de JTER y/o AO y aprobación de Jefe de
Seguridad, Salud Ocupacional & Medio Ambiente de Empresa (JSSOMAE).

3.- Una vez aprobado el JSSOMAO debe controlar y distribuir de acuerdo a procedimiento de control de
documentos y registros.

4.2. MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

La modificación de un documento genera una nueva versión, la cual se identifica en el recuadro VER y
MODIFICACIONES, en la portada del documento.

4.2.1. MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS EN EMPRESA.

1.-Para modificar un documento el Solicitante (COL) debe enviar solicitud de modificación vía e-mail a RCE
y/o RA (dependiendo de quién es responsable del procedimiento o documento)

2.-El RCE revisa y consulta con RA, si el RA aprueba modificación, designa a un DOC para que modifique y
emita el nuevo documento para aprobación.

3.-Una vez emitido el documento debe ser aprobado por el RCE el JSSOMAE.

4.2.2. MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS EN OBRA.

LAS OBRAS SÓLO PUEDEN MODIFICAR DOCUMENTOS OPERATIVOS GENERADOS EN OBRA Y NO

LOS CORRESPONDIENTES A SISTEMA DE GESTIÓN DE LA EMPRESA.

1.- Para modificar un procedimiento/instructivo operativo en obra, el EMP debe enviar solicitud de
modificación a JOT.

2.- El JOT revisa y consulta con RA.

3.- Si el RA aprueba modificación, el JOT emite nuevo documento para aprobación. El AO revisa y aprueba
el documento, procedimiento o registro.

4.- Si el RA no aprueba modificación, JOT informa a COL la respuesta a su solicitud.

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5.- En caso de necesitar modificar documentos del SISTEMA DE GESTIÓN, el JOT debe enviar solicitud vía
email a RCE, especificando claramente documento a modificar.

6.- El RCE analiza solicitud y consulta a RA correspondiente.

7.-En caso de aceptar modificación el RCE responde a JOT e ingresa documento al sistema de control de
documentos. Las modificaciones o referencias a éstas se deben especificar en columna de
“MODIFICACIONES”, en carátula del documento.

Además RCE informa vía email a todos los JOT para su difusión e implementación en obra.

8.-En caso de que la respuesta sea desfavorable el RCE informará a JOT las razones de la respuesta.

4.2.2.1. Seguridad, Salud Ocupacional (SSO) y Medio Ambiente (MA)

1.- Para modificar un procedimiento/instructivo el COL debe enviar modificación vía email a JSSOMAO para
su revisión.

2.- Si el JSSOMAO aprueba modificación, emite documento y envía para aprobación final.

3.-Una vez aprobado el documento el JSSOMAO debe ingresar documento a sistema de control de
documentos.

5. SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE

 
No aplica

6. REFERENCIAS
 
No aplica

7. REGISTROS
 
 No aplica

8. ANEXOS

Anexo A Matriz de responsabilidades de revisión y aprobación

Anexo B Formato de Carátula
Anexo C Formato Páginas
Anexo D Estructura de Procedimiento e Instructivo
Anexo E Codificación Documentos

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ANEXO A
MATRIZ DE RESPONSABILIDADES DE REVISIÓN Y APROBACIÓN
NOMENCLATURA

GUN: Gerente Unidad de Negocio

GO: Gerente de Operaciones
GA: Gerente de Área
GP: Gerente de Proyecto
GT: Gerente Técnico
JCE: Responsable de Calidad de Empresa
AO: Administrador de Obra
Jefe de Oficina Técnica,
JOT:
JSSOMAE
Jefe de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente Empresa
:
JSSOMA Jefe de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente Obra
Responsable de área (Jefe de Área, Jefe de terreno, Operaciones, Departamento, Unidad,
RA:
etc.)
Cualquier persona perteneciente a empresa designada para elaborar o modificar un
DOC:
documento.
COL: (Colaborador): Cualquier persona que pertenezca a la empresa.

Documento Cargo que Revisa Cargo que Aprueba

Manual de Gestión RCE/JSSMAE GUN
Construcción
Procedimientos e Instructivos GO/RA/RCE GT
Procedimientos de Gestión de Seguridad y Salud
JSSMAE GT
Ocupacional
Procedimientos de Medio Ambiente JSSMAE GT
Documentos en General GA/RA/LC GT
Servicios Operativos
Procedimientos e Instructivos RA/GA GA/ GT
Listados de Control RA/GA GA/ GT
Diagramas de Flujo RA/GA GA/ GT
Documentos en General RA/GA GA/ GT
Empresas Operativas (Obra)
JTER (o
Procedimientos e Instructivos AO
responsable)
Plan de calidad JOT/AO AO/GP
Programa de Seguridad y Salud Ocupacional JSSMAO AO/GP
Plan de Medio Ambiente JSSMAO AO/GP

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ANEXO B
FORMATO DE CARÁTULAS

GERENTE GERENTE GERENTE Se realiza revisión general / Se elimina cargos

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TECNICO TECNICO TECNICO inexistentes /Se modifica codificación.
DEPARTMENTO GERENCIA
2 13/04/2011 GG NOVATEC Se actualizan cargos
CALIDAD TÉCNICA
1 04/05/2010 JCE GT VPE

VER FECHA ELABORADO REVISADO APROBADO MODIFICACIONES

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PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

UNIDAD y/o ÁREA

GERENCIA TÉCNICA CENTRAL / DEPARTAMENTO CALIDAD

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ANEXO C
FORMATO DE PÁGINAS

1. Encabezado de página

Código
NOMBRE
Versión: xx Fecha

2. Márgenes
Superior 2 cm
Inferior 1.5 cm
Izquierdo 2,5 cm
Derecho 2 cm
Encuadernación 0 cm

3. Desde el borde
Encabezado 1 cm
Pie de página 1 cm

4. Tamaño del papel

Carta (216 x 279 mm) u Oficio (216 x 330)

5. Orientación
Vertical u horizontal en dependencia de las características del documento.

6. Tipo de línea utilizada en la tabla (externa e interna)

Línea continua, grosor 1 ½ punto.

7. Pie de página
Incluirá en el extremo derecho, el nombre completo del documento y se utilizará Fuente
Arial, mayúsculas y minúsculas, Tamaño 6, Estilo Normal.

8. Tipo de letra texto

Se utiliza en los documentos letra tipo Arial, tamaño 10

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ANEXO D
ESTRUCTURA DE PROCEDIMIENTOS

1. OBJETIVO

Amplía lo expuesto en el Título, expone la finalidad o propósito del procedimiento.

2. ALCANCE

Indica el área o áreas y las actividades en que es aplicable y tiene validez el procedimiento.

3. RESPONSABILIDADES

Se indican los cargos que tienen una participación directa en actividades de procedimiento, y los que
supervisan el cumplimiento. EN ESTE PUNTO ES NECESARIO DEFINIR QUIEN PARTICIPA Y TIENE
ALGUNA RESPONSABILIDAD EN EL PROCEDIMIENTO

Responsabilidad GG GP RCE AO
Supervisa
X X
Cumplimiento
Participa
X X X X
Cumplimiento

GG : Gerente General
GP : Gerente de Proyecto
RCE : Jefe de Calidad de Empresa
AO : Administrador de Obra

4. METODOLOGÍA

Descripción y secuencia de actividades, estableciendo la descripción, responsabilidades y secuencia

(orden lógico) de las operaciones que se ejecutarán.

5. SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE

Se detallan en caso necesario, las medidas y medios de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio
Ambiente que será necesario utilizar para ejecutar las actividades descritas en el procedimiento.

6. REFERENCIAS

Precisa los documentos que complementan el procedimiento, Normas, Especificaciones, Procedimientos

de Trabajo u otro documento.

7. REGISTROS

Se nombran los registros asociados al procedimiento

8. ANEXOS

Se incluyen los croquis, diagramas de flujo y cualquier otro tipo de información que aclare la ejecución
del procedimiento

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ANEXO E
CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Referencia Código Específico Descripción

Área o gerencia que realiza el procedimiento, documento o
xxx Área o Gerencia
registro.
Departamento o Departamento o Área que realiza el procedimiento,
yyy
Área documento o registro
P Procedimiento
D Documento
R Registro
nnn Correlativo

Departamento xxx / yyy

Gerencia Técnica Central GTC
Gerencia de servicios operativos GSSOO
Gerencia de negocios GN
Departamento Subcontratos DSUC
Departamento de Urbanización DURB
Subgerencia de Control de Gestión SCG
Departamento de Ingeniería DING
Seguridad, Salud Ocupacional y Medio
SSOMA
Ambiente

EJEMPLO

Se debe codificar un Procedimiento generado por Gerencia Técnica, el departamento de Calidad y siendo el
correlativo el 8. Adicionalmente tiene asociado dos registros.

Procedimiento:
Tipo Correlativo Tipo Correlativo
XXX YYY
(a) (a) (b) (b)
GTC CAL P 08

GTC – CAL – P08

1° Registro:
Tipo Correlativo Tipo Correlativo
XXX YYY
(a) (a) (b) (b)
GTC CAL P 08 R 01

GTC – CAL – P08 – R01

2° Registro:
Tipo Correlativo Tipo Correlativo
XXX YYY
(a) (a) (b) (b)
GTC CAL P 08 R 02

GTC – CAL – P08 – R02

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