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PARTICIPANTES
TABLA
Hubo modificaciones a tres procesos; Recursos humanos, específicamente Pago de honorarios, como
consecuencia del hallazgo tratado en la Revisión por la Dirección de fecha 3 de marzo de 2013, al mismo tiempo,
se acordó cambio de proceso de Formulación Presupuestaria en el sentido de concentrar las actividades en el
equipo directivo, prescindiendo de los sectorialistas. Finalmente, el Proceso de Rendiciones Financieras de
Educción FAGEM, ya que con la misma fecha El Ministerio cambio el procedimientos de rendiciones
Se somete a discusión el Rediseño Organizacional tratado en la última Revisión por la Dirección, el que implica
cambios en la estructura organizacional, de espacios y funciones del personal de la Administración Central. Se
acuerda implementar rediseño organizacional a partir del mes de marzo de 2014.-
Los Objetivos de la calidad coherentes con la Política de Calidad y la Misión de la CMLP propuestos son:
ACTA DE REUNIÓN
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
Código :ARG Versión:07 Vigencia: 03.03.2013 Página 8
Mejoramiento Continuo:
2. Porcentaje de OM.
4. Conocer el seguimiento de OC
3. Porcentaje de demandas que han sido evaluadas por el requirente (según el alcance).
Los indicadores se encuentran aprobados por el Equipo Directivo y por los dueños de proceso.
Formulación Presupuestaria:
Salud= (Sumatoria de gastos por fármacos /Total de gastos del presupuesto vigente)*100.
Educación = (Sumatoria de Gastos por retiros docente/ total de gastos de remuneraciones docentes
titulares anual)
ACTA DE REUNIÓN
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
Código :ARG Versión:07 Vigencia: 03.03.2013 Página 8
Salud:
Numero de rendiciones publicada en pagina Web, trimestral: 1 trimestre 1/1, 2 trimestre 18/18 , 3
trimestre 67/67 y 4 trimestre 81/81, cumplimiento 100%
Numero de rendiciones enviadas a tiempo/ total de rendiciones, medición trimestral; 1 trimestre 1/1 (
100%), 2 trimestre 14/18 ( 77,7%), 3 trimestre 65/67 ( 97%), 4 trimestre 69/81 (85%), cumplimiento de la meta
100%
Numero de rendiciones con observaciones/ total de rendiciones, meta comprometida, menos del 10%, 1
trimestre sin /observaciones, 2 trimestre 1/17 (5,8%), 3 trimestre 1/67 (1,4%), 4 trimestre sin/
observaciones. Cumplimiento de la meta 100%
Educación:
Número de libros de asistencia por establecimiento recibido del periodo /número total de libros de
asistencia del periodo; meta comprometida 100%. 206/206.-
Número de declaraciones de subvención mensual en los plazos y formas solicitadas por el ministerio de
educación; cumplimiento de la meta 100%
Número de facturas pagadas a rendir en el periodo ( mes desfasado)/ total facturas del periodo;
Número de facturas pagadas fuera de plazo ( 2 meses para rendir)/ sumatoria de documentos rendidos
Cumplimiento 100%
Número de rendiciones entregadas a tiempo/ numero de rendiciones comprometidas JUNJI, 12/12 , meta
comprometida y cumplida 100%
Rendiciones Municipales
Gastos mensuales de dinero ejecutados / cantidad de dinero transferido mensual municipal, cumplimiento
100%
RRHH:
Número de perfiles levantados por competencia/ número total de cargos del alcance del S.G.C. , 73/73,
cumplimiento 100%
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REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
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Total de trabajadores capacitados anual/ número total de trabajadores del alcance del S.G.C. , 73/73,
cumplimiento 100%
Número de funcionarios evaluados anualmente/número total de funcionarios del alcance del S.G.C., 73/73,
cumplimiento 100%
Número de funcionarios con capacitación que disminuyen brechas ( perfil del cargo-objetivos estratégicos
CMLP)/ número de funcionarios capacitados , meta propuesta 40%, aunque el total de funcionarios fue
capacitado.
Adquisiciones:
Gastos menores:
Se mide la cantidad de fondos por rendir entregados versus los rendidos: (Egresos de fondos por rendir
entregados/traspasos de fondos por rendir correspondientes). Entregados (45112436/107635584/)=41%
Pago Proveedores:
Cantidad de egresos por anticipo al proveedor/ traspaso de anticipos al proveedor; meta comprometida
80%.
Total de proveedores calificados con nota ≥4/ total de proveedores; meta propuesta 80%, 26/31 83,87%
Conciliación bancaria:
Informática:
N° de respaldos informáticos en servidor efectuados mes / total de unidades criticas ; meta comprometida
100%; 50/50
Número de respaldos informáticos en disco duro efectuados mes/ total de unidades criticas; meta
comprometida 100% 50/50.
Mantención:
Número de demandas ejecutadas por cada Dirección/Número de demandas totales de cada dirección) +100
Administración tiene la mayor demanda de mantención que provienen de mal uso de los sanitarios 36% .
Se realizo evaluación de los proveedores según el alcance; quedando establecida que el 83,87% de los proveedores se
encuentra con nota sobre 4
A la fecha, se encuentra actualizado y en difusión en la página web la versión 7 de los procedimientos, con fecha 3 de
marzo de 2013.-
II. Análisis de los causas de no conformidades y conclusiones sobre la efectividad de las acciones correctivas y
preventivas tomadas
Informe de Auditorias
Se realizó la auditoría interna con fecha 2 y 3 de enero de 2014, que arrojo 7 NCR que están dirigidas al manejo de
conocimiento del S.G.C., por cambio de dueño de procesos. 1 NCP de manejo global del S.G.C. Hubo además 14
oportunidades de mejoras y observaciones, las que estuvieron orientada a clarificar la trazabilidad de los
indicadores.
Se informa al Equipo Directivo el estado de acciones correctivas y preventivas detectadas a la fecha, clasificadas
por origen de la No Conformidad :
AÑO 2012 16 27 34 0 77
AÑO 2013 8 1 14 0 23
TOTAL DE 53 48 63 0 164
ACCIONES
A la fecha de la presente revisión se han cerrado todas las acciones generadas. En revisión de los análisis de
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causa se detecta que los dueños de proceso manejan sus indicadores , pero tienen un débil manejo del S.G.C. en
general, por lo tanto, se incorporará a todos los dueños de proceso a revisiones por la dirección ampliada , al
menos 2 veces al año.
Dato obtenido a través del proceso de evaluación de brechas de capacitación respecto del funcionamiento general
del S.G.C.
Reclamos y Sugerencias
Los ministerios no entregan certificación particular de las rendiciones de cuentas, solo se obtiene el reporte final
de la plataforma.
Se realizó evaluación de desempeño al cliente interno (totalidad de funcionarios del alcance) obteniendo un
promedio de nota 6.0., se obtuvo una dispersión respecto de las autoevaluaciones de 0,5. En definitiva la presente
desviación implica que no hay una distorsión respecto de las evaluaciones y autoevaluaciones.
IV. Cambios que pueden afectar al sistema
Se implemento Plan de Emergencia, obteniendo un puntaje de 31 de un rango de 0-22 malo; 23-44 aceptable y más
de 45 excelente. En el acta de mejora se operacionalizó un plan anual de trabajo para el año 2014, definiendo
responsables acciones y plazos. El encargado de vigilar el seguimiento del Plan será el Representante de la
Dirección.
V. Necesidad de Recursos
Si bien, existe un presupuesto ideal asignado para cubrir de las necesidades que se requieren para el óptimo
funcionamiento de nuestra CMLP, el análisis del presupuesto se establecen los criterios de urgencia, pero se
ha decidido distribuir en el tiempo recursos para la implementación del rediseño organizacional
• Planificar reuniones semestrales con los Dueños procesos a partir de marzo de 2014.
Otros
ACUERDOS
Secretario
General – Implementar Plan anual de ambiente de
1. Primer Semestre
Representante trabajo.
de la Dirección
Implementación Rediseño Organizacional
2 Equipo Directivo propuesto anterior revisión por la dirección. 3 Permanente
de marzo de 2013.-
Dueños de Entregar informe de dueño de proceso
3 Trimestral
proceso trimestral
Asesor-
Consolidado de Indicadores. Actualización
4 facilitador del Permanente
registros y documentos
SGC
5 RRHH Sacar adelante Plan de Capacitación 2014 1 Semestre
CONCLUSIONES
CONCLUSIONES
Durante el año 2013 se concentraron los esfuerzos en rediseño organizacional, en cual se renovó dueños de
proceso críticos como: Jefe de rrhh y Representante de la Dirección. Por lo que, se vio un retroceso en el nivel de
apropiación importante del SGC