Procedimientos de control interno en nómina

Escrito por Vicki A. Benge | Traducido por María Florencia Lavorato

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“Los procedimientos de control interno en la nómina promueven la conservación de

registros exactos.”

Los procedimientos, las prácticas y las directrices de control interno de una empresa se
siguen para proteger sus recursos, y son especialmente importantes durante la grabación,
preparación y distribución de la nómina. Tener procedimientos adecuados protege los
activos de la empresa al reducir el riesgo de fraude y eliminar errores. De acuerdo con la
Unidad de Riesgos de la Universidad de Marquette, la segregación inadecuada de las
funciones es el resultado más común de la auditoría de la universidad. Esta separación
inadecuada de las funciones que implica tareas de nómina conduce a un mayor riesgo de
pérdida por fraude y negligencia.

Segregación de funciones

Existen cuatro categorías de tareas relacionadas con la nómina: contratación y promoción

de personal, registro y mantenimiento de hojas de tiempo exactos, preparación de la
nómina y el pago de los empleados y los impuestos sobre la nómina - deben estar
separados por departamentos o personas responsables, si es posible. Además, la
designación de un miembro de la administración del examen periódico de los registros
bancarios de la empresa relacionadas con la nómina más puede garantizar un registro
adecuado de nómina y reducir el riesgo de fraude. El mantenimiento de una cuenta
bancaria separada para la nómina solo reduce la cantidad de activos de la empresa en
situación de riesgo y hace que sea más fácil de auditar. Para las pequeñas empresas que
carecen de un personal suficientemente grande como para separar las responsabilidades
de nómina, el dueño del negocio o un administrador de confianza debería supervisar el
proceso de nómina de principio a fin. Si esto es demasiado tiempo para llevar a cabo cada
periodo de nómina, regular todavía azar e inspecciones exhaustivas deben realizarse.
Recursos humanos

La autorización para pagar a un empleado por el departamento de recursos humanos

protege al negocio del fraude mediante la reducción y eliminación de la posibilidad de que
empleados ficticios o que ya no están sigan en la nómina. El departamento de personal o
de recursos humanos debe mantener actualizados los registros de empleados en todo
momento, que reflejan la tasa de pago que cada empleado recibe y los beneficios
previstos.
Registro del tiempo trabajado

Las hojas o tarjetas de asistencia deben estar firmadas por el empleado, y luego ser
revisadas, aprobadas y firmadas por un supervisor cuando sea aplicable. El tiempo libre o
ausencias no pagadas deben reflejarse en la hoja de asistencia apropiada. Se debe
aprobar el tiempo extra antes del hecho. Además, un empleado no debe tener acceso a
su hoja de asistencia una vez que el supervisor ha aprobado y firmado el expediente para
el preparador de nómina.
Preparación de la nómina

Como procedimiento de control adicional, la persona o personas encargadas de la

preparación de la nómina que calculan la indemnización debida a cada empleado no
deben tener autorización para firmar las hojas de asistencia o cheques de emisión.
Durante la preparación de la nómina, el FICA o Seguridad Social, los impuestos a los
ingresos y otras deducciones como los seguros son calculados, y las cantidades finales
de dólares por concepto de sueldos y salarios debe ser enviada al departamento o
persona a cargo de la emisión de cheques a los empleados y el pago de los impuestos de
nómina.
Pagar a los empleados y los impuestos sobre la nómina

Cuando sea posible, los procedimientos de control interno en la nómina deben exigir que
la persona o personas autorizadas a pagar a los empleados y los impuestos sobre la
nómina no tengan acceso autorizado a los registros de recursos humanos, hojas de
asistencia y materiales de preparación de la nómina. En las pequeñas empresas en las
que esto no es factible, el propietario o la administración superior debe autorizar todos los
cheques o designar a dos empleados de confianza para tener el control de la autorización,
requiriendo ambas firmas para la autorización.
Riesgos

Un negocio sin los procedimientos adecuados de control interno sobre la nómina, corre el
riesgo de que la compensación se expida a los empleados que no existen o que ya no
están. Además, la empresa puede perder activos pagando en exceso a los empleados
deshonestos e incurrir en gastos excesivos por tener que rehacer los registros de nómina.
Cuando se cometen errores, una nómina puede retrasarse, lo que puede dar lugar a
empleados descontentos.
La auditoría de la nomina
http://faustoauditor.blogspot.com/2015/11/18-de-julio-sueldos-y-salarios-nomina.html

En muchas compañías, la nómina significa el costo operativo más considerable y, por

tanto, merece una estrecha atención por parte de la administración y de los auditores por
igual.

Control Interno sobre las nóminas.

El establecimiento de severos controles internos sobre la nómina sigue siendo importante

por varias razones. Si bien los fraudes de nómina son menos frecuentes hoy día, aún
existe la posibilidad de que ocurran tales hechos a gran escala. Semejantes fraudes
pueden implicar enumerar personas ficticias en la nómina, pagarles en exceso a los
empleados y que éstos sigan apareciendo en la nómina aún después de que se han
separado de la compañía.

Un motivo más para destacar la importancia del control interno que se ejerce sobre las
nóminas, es la existencia de diversas leyes de impuestos sobre nómina y de impuestos
sobre la renta que exigen mantener ciertos registros relativos a la nómina, y que los datos
que ésta contiene se le informen a los empleados y a algunas entidades
gubernamentales.

El control más importante de los que se aplican sobre la nómina es la división del trabajo
de nómina entre varios departamentos de la compañía.

Elaboración de la nómina y registros

En un sistema manual, el departamento de nómina es responsable de calcular los montos
que se le van a pagar a los empleados y de elaborar todos los registros de nóminas.

Programa de auditoría sobre la nómina

Los procedimientos de auditoría siguientes son representativos del trabajo que por lo
general se integra para establecer la propiedad de los pagos por concepto de sueldos y
salarios, bonos y comisiones.

Pruebas sustantivas

-Efectuar procedimientos analíticos Investigar fluctuaciones en salarios sueldos y

comisiones Obtener un resumen de compensaciones a funcionarios y rastrear su
autorización.
-Probar los cálculos de compensación bajo planes de participación de utilidades o bonos
Probar ingresos por comisión Probar obligaciones de pensión.

Objetivos primarios de auditoria

Existencia u ocurrencia Integridad Valuación.
Probar las obligaciones de pensiones haciendo referencia a los planes de pensión
autorizados y a los registros de respaldo
Terminación de la auditoría

La opinión de los auditores acerca de los estados financieros se basa en toda la evidencia
que éstos hayan recabado hasta el último día de trabajo de campo, y en cualquier otra
información.