SSB Ma 01 Manual Basc

MANUAL DE SISTEMA DE SEGURIDAD BASC
NORMA BASC VERSION 4-2012
ESTANDARES INTERNACIONALES BASC VERSION 4-2012

MANUAL DEL Código: SSB-MA-01
ADUAMERICA Revisión: 10
SISTEMA DE SEGURIDAD BASC
INTRODUCCIÓN
Prólogo:
Aduamerica Operador Logístico S.A., en adelante ADUAMERICA, es una entidad

constituida con el ánimo de brindar servicios de agenciamiento, almacén y
transporte siendo un Operador Logístico, participante de la cadena de suministro,
cuya misión es facilitar y agilizar el comercio internacional mediante el
establecimiento y administración de estándares y procedimientos globales de
seguridad aplicados a la cadena logística y actividades relacionadas con el comercio
internacional.
El trabajo de mantenimiento y mejora continua de la norma internacional BASC, se

realiza a través de la participación de los Jefes de Área y responsables de procesos
que conforman el comité.
Nuestro sistema de seguridad BASC, permite estar adecuados a la Norma BASC

Versión 04 - 2012 y estándares Internaciones BASC versión 04.
Esta norma constituye un marco general para la implementación del sistema de

gestión en control y seguridad (SGCS) BASC, con la cual ADUAMERICA utiliza
una metodología de Gestión por procesos, que plantearemos e implementaremos,
adecuando las acciones necesarias para la mejora continua de su SGCS BASC.
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Justificación:
El acelerado manejo de las operaciones de Comercio Internacional, y salida de

mercancías al exterior, junto con la interrelación con nuestros proveedores de
servicios, hace necesario que Aduamerica adopte medidas de seguridad física de
nuestras instalaciones y la seguridad de los procesos por terceros y por nuestro
propio personal
La seguridad describe las medidas que previenen o detienen a intrusos antes que
accedan a una instalación, recurso o información. Puede ser tan simple como una
puerta con seguro o tan elaborada como un Circuito Cerrado de televisión
monitoreado externamente.
Los profesionales en todas las áreas, que son responsables de procesos críticos
para el cumplimiento de la misión de la empresa, han visto cambiar su trabajo de tal
manera que la administración de riesgos es cada vez más importante dentro de las
labores de nuestra organización.
ADUAMERICA se caracteriza por tener un control minucioso de todos los registros

de nuestros procesos en beneficio de nuestras áreas y nuestros clientes. Con esto,
sólo buscamos generar una trazabilidad y minimizar nuestros riesgos con altos
estándares de Seguridad, debido al ritmo de crecimiento del mercado internacional,
en donde cada vez existen mayores impactos y menores tiempos de respuesta en
las organizaciones, es que ADUAMERICA tiene como prioridad, resaltar la
implementación de estándares de seguridad como BASC.
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1. OBJETO, ALCANCE, APLICACIÓN Y EXCLUSIONES
1.1 Objeto y Alcance
El presente manual describe el Sistema de Seguridad BASC de ADUAMERICA de

acuerdo a la Norma y Estándares BASC versión 04:2012, para prevenir actividades
ilícitas como lavado de activos, tráfico ilícito de drogas, conspiraciones internas,
contrabando y otros delitos conexos a nuestra actividad.
1.2 Para usar esta Norma
Los requisitos contemplados en la Norma BASC son esenciales para la

implementación del Sistema de Seguridad BASC de manera eficaz, acorde con
los Estándares Internacionales de Seguridad BASC. Para hacer efectiva la
implementación de esta norma, ADUAMERICA trabaja conjuntamente;
considerando las políticas, procedimientos y objetivos vigentes de la
organización.
Para la implementación del Sistema de Seguridad BASC, ADUAMERICA se

basa en la normatividad legal del Perú y en sus requisitos.
De acuerdo a la Norma BASC, nuestro Sistema de Seguridad, se base en el

ciclo de Deming en el cual se circunda en: Planear – Hacer – Verificar – Actuar
(PHVA).
Actuar: Planear:
4.6 Mejoramiento Continuo 4.1 Requisitos Generales
4.2 Política de Control y Seguridad
4.3. Planeación
Hacer:
Verificar:
4.5 Verificación
4.5 Verificación
1.3 Aplicación
 Aplica directamente a ADUAMERICA.
a) Agencia de Aduanas: Régimen de Exportación

b) Aduamerica Transportes: Transporte de mercancías de Exportación.
c) Almacén Simple.
 Comprende las operaciones realizadas en nuestros locales:

a) Oficinas Casa matriz: Av. Federico Fernandini N° 253 Urbanización
Santa Marina Sur – Callao
b) Local de transporte: Calle Punta Pescadores Mz.”A” Lote 3 –
Callao.
c) Almacén Simple: Av. Arica s/n – Cerro La Regla – Callao
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2. REFERENCIAS NORMATIVAS
 Norma BASC versión 04-2012.

 Norma y Estándar de Seguridad BASC versión 04-2012- Criterios
mínimos de seguridad C-TPAT – Operador Logístico.
 Procedimientos Internos aplicados al Sistema de seguridad BASC.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
 Drogas
Sustancia natural o sintética que ingresada vía nasal, oral, intramuscular o
intravenoso al cuerpo humano, produce efectos y trastornos de índole físico
y/o psicológico, creando su uso continuo, adicción.
 Tráfico Ilícito de drogas

Toda actividad relacionada a la colaboración para la producción, acopio,
transporte, distribución y comercialización de drogas o sustancias prohibidas.
 Delitos conexos
Contrabando de mercancías, terrorismo, tráfico de armas y lavado de dinero.
 Reporte de incidencias
Reporte de todo evento que no cumpla con los estándares de seguridad
establecidos por ADUAMERICA o que se suscite de manera extraordinaria
atentando directa o indirectamente contra la seguridad de ADUAMERICA.
 Seguridad
Actividad encaminada a conseguir la protección de personal, bienes e
información, ante cualquier amenaza. Para conseguir esta protección es
preciso contar con recursos humanos y materiales, cuyo funcionamiento,
organización y despliegue dependerá en mayor o menor grado la consecución
del fin perseguido.
 Riesgo
Es una contingencia o posibilidad de que suceda un daño, desgracia o
contratiempo. Esta posibilidad puede ser experimentada por una persona o
una empresa.
El riesgo desde el punto de vista SSB es la posibilidad de que el narcotráfico
y/o terrorismo infiltren alguna fase o eslabón de la cadena de sus operaciones
logísticas que una empresa realiza como parte de su producción y prestación
de servicios.
 Eficacia
Es la medida del cumplimiento de las metas y objetivos planteados.
 Comité de Seguridad BASC (parte del Comité SGI)

Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una
organización y que se encuentran involucrados en el tema.
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 BASC
Business Alliance Secure Commerce, siendo la traducción al español, Alianza
para un comercio seguro.
 SSB
Sistema de Seguridad BASC de ADUAMERICA.
4. REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CONTROL DE SEGURIDAD
4.1 Generalidades
Los elementos del Sistema de Gestión y Control son incorporados a nuestros

procesos definidos en el alcance estipulados en el punto 1.1 del presente Manual,
para lo cual se ha tomado en cuenta la naturaleza de nuestros negocios, el tamaño
de la organización, los riesgos y las condiciones de nuestro entorno.
4.2 Política de Control y Seguridad
La Gerencia General aprobó la Política de Seguridad BASC, de ADUAMERICA

registrado como GG-PO-02 cuyo contenido refleja el compromiso de la empresa en
contra de las actividades ilícitas que pudieran comprometer el normal desarrollo del
comercio internacional.
La política de Seguridad está soportada en objetivos de seguridad y éstos son

medidos a través de indicadores de gestión.
4.3 Planificación.
4.3.1 Generalidades
Los requisitos en materia de control y seguridad en las operaciones del comercio

internacional, fueron identificados y plasmados en la caracterización de procesos
del Sistema de Gestión de Control y Seguridad
4.3.2 Objetivos de SGCS
Los objetivos son establecidos por la Alta Dirección y medidos mensual y

semestralmente para tener un mejor y mayor control para su respectivo
monitoreo.
4.3.3 Gestión del Riesgo
ADUAMERICA ha establecido e implementado un Proceso de Gestión del

Riesgo (SSB-PR-04) a todos los procesos involucrados en la organización
concernientes a la aplicación del SGCS BASC en su versión 4 donde permite la
identificación, análisis, evaluación, ponderación, tratamiento, monitoreo,
seguimiento y comunicación de los riesgos dentro y fuera de nuestra
organización y serán revisados anualmente y/o cada vez identificada una
amenaza directa.
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4.3.4 Requisitos Legales y de Otra Índole
ADUAMERICA ha establecido y mantiene los Requisitos Legales Aplicables a su

giro de negocio, los cuales están estipulados en leyes, reglamentos y normativas
peruanas vigentes y en donde indiquen el procedimiento a seguir en cada uno de
los casos. Esto regulará, nuestra actividad en función al SGCS BASC. Esto está
especificado en el proceso (LEG-PR-03).
4.3.5 Previsiones
La Gerencia General de ADUAMERICA acordó establecer las previsiones

necesarias a fin de soportar y respaldar las siguientes actividades claves:
a) Los planes y objetivos generales, incluyendo personal y recursos para

desarrollarla.
b) Lograr los conocimientos, habilidades y experiencia en temas de control y

seguridad, a fin de administrar sus habilidades de manera segura y
confiable, concordantes con la normatividad legal vigente, las cuales son
mantenidos en sus Cartillas de Funciones y ejecutados a través de las
capacitaciones necesarias
c) Los planes operacionales para implementar las medidas de control de los

riesgos y requisitos identificados en su Matriz de Evaluación de Riesgos –
(SGC-PR-04)
d) La Planificación para el “Control Operacional” de las actividades cubiertas

en el numeral 4.4.6 de la Norma BASC, contando con sus controles
operacionales en su Matriz de Evaluación de Riesgos (SSB-PR-04).
e) Los recursos y Planes para apoyar la mejora continua del SGCS de la

Empresa, los cuales son identificados y asignados a través de las
Revisiones de la Dirección
4.4 Implementación y Operación
4.4.1 Estructura, Responsabilidad y Autoridad
ADUAMERICA ha establecido a través de su Organigrama la estructura,

responsabilidad y autoridad del personal involucrado en el SGCS BASC.Y
consciente de que la responsabilidad final por el control y seguridad en el
comercio internacional, recae en el más alto nivel que la Empresa asigne,
mediante comunicación al personal, un responsable de la Alta Dirección para
asegurar que el sistema de gestión en Control y Seguridad ha sido
implementado adecuadamente.
Asimismo, la Alta Gerencia, demuestra con su ejemplo, su compromiso,

involucrándose activamente en el mejoramiento continuo del desempeño en
control y seguridad.
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4.4.2 Entrenamiento, Capacitación y Toma de Conciencia
Se han identificado las competencias del personal en todos los niveles de la

Empresa, y se ha establecido el “Programa de Capacitación BASC “en el cual se
cumple con el objetivo de brindar entrenamiento y toma de conciencia en lo
relacionado al cumplimiento de las exigencias de la Norma.
Se mantiene capacitado al personal para saber cómo actuar en caso de

incidentes sospechosos.
4.4.3 Comunicación
El Comité es el responsable de administrar las comunicaciones relacionadas al

SGCS manteniendo permanentemente informados al personal en referencia al
Sistema de Gestión en Control y Seguridad, a través de capacitaciones y
difusión de material informativo.
4.4.4 Documentación del sistema
La documentación del sistema, necesaria para consolidar y conservar los

conocimientos sobre su desarrollo, implementación y mantenimiento de los
planes de Control y Seguridad, son gestionados y se encuentran disponibles en
su totalidad en el sistema de control documentario ADUSYSTEMS, conforme a lo
dispuesto en los procedimientos de Control de Documentos (SGC-PR-01).
4.4.5 Control de documentos
Para controlar la documentación exigida para la implementación del Sistema de

Gestión de Control y Seguridad BASC se ha establecido la Lista Maestra de
Documentos Basc (SSB-LI-02), el cual permiten que los mismos cumplan con lo
siguiente:
a) Puedan ser localizados oportunamente. –

http://192.168.1.189/adusystems/login.asp
b) Actualizados de acuerdo a los cambios legales nacionales y/o Norma y

estándares BASC cada vez sea requerido.
c) Los documentos referentes al SGCS BASC se encuentren disponibles en el

ADUSYSTEMS actualizados.
d) Codificados adecuadamente.
e) Controlar los documentos de origen externo.
4.4.6 Control Operacional
Los documentos del SGCS consideran los aspectos necesarios para garantizar
una operación segura. ADUAMERICA establece las responsabilidades, recursos
y la estructura organizacional necesarios el para buen desenvolvimiento de las
operaciones de la organización.
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4.4.7 Preparación y Respuesta a Eventos Críticos
ADUAMERICA ante la ocurrencia de un evento crítico ha establecido las

actividades a realizar para el reporte respectivo.
La Empresa se encuentra preparada para identificar y responder ante

situaciones críticas, y previene el impacto que estos puedan generar sobre las
operaciones o la imagen de la Empresa.
El Plan de Contingencia (SSB-PL-03) y Plan de Emergencia (SSB-PL-02),

contempla las actividades a tomar en cuenta ante la existencia de eventos
críticos.
4.5 Verificación
4.5.1 Seguimiento y Medición
ADUAMERICA ha establecido mecanismos de monitoreo y medición a través de

los objetivos identificados por cada proceso, elaborados por los responsables de
cada uno de estos y con la finalidad de ver el cumplimiento de las políticas y
objetivos del SGCS BASC; así también poder mantener los controles de
medición periódicos, mediante el procedimiento (SSB-PL-04).
4.5.2 Auditoría
Los procedimientos, documentos y registros generados por ADUAMERICA

deben ser evaluados para asegurar su cumplimiento y su mejora continua, de
esta manera asegurar la eficacia del Sistema de Gestión en Control y Seguridad
BASC implementado. Esta evaluación es realizada mediante Auditorías internas
según el procedimiento Auditorías Internas (SGC-PR-09)
4.5.3 Control de Registros
ADUAMERICA ha establecido que para la identificación, mantenimiento y

disposición de los registros de control y seguridad se cumpla con lo estipulado
en el procedimiento Control de Registros (SGC-PR-02).
4.6 Mejoramiento Continuo del SGCS
4.6.1 Mejora Continua
La Alta Dirección de ADUAMERICA. tiene el compromiso de incrementar el

desarrollo y ejecución de actividades de control y seguridad dentro de los
procesos operativos, comerciales y administrativos al interior de la organización;
los resultados se revisan, conforme a lo establecido por la norma y estándares
BASC, para determinar actividades adicionales de mejora con base a las
auditorias, informes de acciones correctivas/preventiva, la revisión del Sistema
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de gestión así como toda herramienta que permita medir la Gestión desarrollada
por el Sistema y que pueda servir para identificar oportunidades de mejora.
4.6.2 Acción Correctiva y Preventiva
Las no conformidades, observaciones u oportunidades de mejora encontradas

en la evaluación realizada al SGCS BASC generan las acciones correctivas o
preventivas necesarias para corregir o mejorar las operaciones de
ADUAMERICA; la metodología a seguir se describe en el procedimiento
Acciones Correctivas Preventivas. (SGC-PR-07).
4.6.3 Compromiso de la Dirección
La Alta Dirección de ADUAMERICA tiene el compromiso de revisar el Sistema de

Gestión implementado en la organización, esta revisión se debe hacer con base
a los Informes de Auditorías Internas efectuadas, los Informes de Acciones
Correctivas y Preventivas, así como toda herramienta de mejora que permita
medir la Gestión desarrollada por el Sistema aportará a la metodología a seguir,
esta se describe en el procedimiento Revisión por la Dirección.(SGC-PR-10).
Para dicha revisión el Representante BASC, recopila la documentación

necesaria para tratar los siguientes temas:
a) Desempeño global del sistema.
b) Desempeño de los elementos individuales del sistema.
c) Los resultados de auditorías, acciones preventivas, correctivas, de

mejora y revisiones anteriores.
d) Los factores internos y externos que inciden en el Sistema
e) La identificación de acciones necesarias para remediar cualquier

deficiencia.
f) Resultados de la evaluación de riesgos.
5. ESTANDARES DE SEGURIDAD – OPERADOR LOGÍSTICO
5.1 Requisitos de los asociados de negocio
5.1.1 Aduamerica Operador Logístico cuenta con procedimientos

documentados, verificables y establecidos para la selección de
Asociados de Negocio que contemplan parámetros más allá de los
requisitos financieros e incluyendo requisitos de seguridad. Luego de
haber efectuado una evaluación de riesgos, se verificará en nuestros
Asociados de Negocio, su solidez financiera, existencia legal, capacidad
de cumplimiento de requisitos contractuales y capacidad para identificar y
solucionar diferencias de seguridad; en tal sentido:
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 ADUAMERICA cuenta con un procedimiento de la Evaluación de los

Asociados de Negocio dentro del servicio de Agenciamiento VEN-PR-01.
 Se realiza una revisión de los Proveedores de Software, mediante lo
establecido en el procedimiento Evaluación de Proveedores de Software de
Aduanas (SIS-PR-02). Se cuenta con un Procedimiento para la Evaluación
del Proveedor del Área Legal (LEG-PR-04). Se cuenta con el Procedimiento
(RH-PR-10) para la Evaluación del Proveedor para la Toma de Examen
Toxicológico de Gestión Humana. El Procedimiento para la Evaluación de
Proveedores de Precintos. El Procedimiento para la Evaluación de
Proveedor de Cuadrilla del Almacén simple ALM-PR-02. También el
Procedimiento para la Evaluación del Proveedor de Seguridad (SSB-PR-05).
La Evaluación de Proveedores de Transporte a través del (TRA-PR-03).
 Para todos los Proveedores se realiza una Verificación de Instalaciones del

proveedor a través del registro SSB-RE-30.
 Se cuenta con el registro de información relevante de los Asociados de

Negocio, tales como Certificaciones con las que cuenta, documentos
legales que sustenten su estabilidad legal, financiera y comercial, las
cuales se adicionan a la evaluación del proveedor.
5.1.2 ADUAMERICA mantiene una copia del certificado BASC de sus

asociados de negocios en los que correspondan.
5.1.3 ADUAMERICA cuenta con una lista de sus proveedores certificados

BASC e inclusive, los que desean negociar y están en proceso de
Certificación BASC.
5.1.4 Los criterios de seguridad BASC están disponibles para nuestros

clientes a través de los Comunicados de Sensibilización emitidos por
BASC y retransmitidos por ADUAMERICA generando conciencia de
seguridad y proponiendo cuenten con un SGCS BASC.
5.1.5 ADUAMERICA ha establecido acuerdos de seguridad con sus

asociados de negocios que no estén certificados por BASC,
describiendo los criterios mínimos de seguridad BASC y se establece
por escrito el cumplimiento de estos y que hayan sido materia de la
evaluación de riesgo.
5.1.6 ADUAMERICA reconoce también como sus proveedores a aquellos

Asociados de Negocio. Actuales o futuros, que hayan obtenido
certificación en un Programa de seguridad de Cadena de Suministros,
administrado por una Autoridad Aduanera Nacional o Extranjera con
los cuales se tenga vinculo y se informará oportunamente a BASC.
5.1.7 ADUAMERICA cuenta con un procedimiento sobre la Gestión de

Riesgo SSB-PR-04, para identificar procesos de seguridad de los
asociados de negocio no BASC.
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5.2 Prevención de Lavado de Activos y Financiación del terrorismo
 ADUAMERICA cuenta con un Manual de Prevención de Lavado de

Activos aplicado por la organización (LEG-MA-01) dentro del cual se
encuentran los mecanismos de prevención contra el lavado de activos.
También se contempla los criterios para la identificación de operaciones
sospechosas y las señales de alerta de éstas.
5.3 Seguridad en el transporte
5.3.1 Seguridad del contenedor furgón
 ADUAMERICA se asegura que sus proveedores de servicio así como sus

clientes cuenten con un procedimiento de seguridad para mantener la
integridad de los contenedores y protegerlos contra la introducción de
materiales o personas no autorizadas.
 Para garantizar la seguridad de los contenedores, se cuenta con

precintos de seguridad, los cuales se rigen por la norma ISO 17712. El
procedimiento de precintos de seguridad está estipulado en SSB-PR-02.
5.3.2 Seguridad de Vehículos
 Se evidencia la integridad de los vehículos para protegerlo contra la

introducción de personas y-o materiales no autorizados, así como la
carga en todo el proceso. (TRA-PR-01).
 Los conductores están capacitados para inspeccionar los vehículos y
puedan identificar los compartimientos tanto propios como ocultos. La
capacitación en registros de vehículos forma parte del Programa de
Capacitación BASC.
 Se asegura la integridad de vehículos de transporte de la carga mediante
Reporte del chofer de inspección de vehículo (TRA-RE-03)
5.3.3 Inspección de Vehículos
 Los criterios para verificar la integridad física del contenedor se encuentra

establecido en el instructivo “Inspección de Contenedores” SSB-IN-01,
junto con la Lista de Check List. TRA – RE -14.
 El responsable del proceso, a través del sistema de control de unidades
satelital (GPS), verifica la trazabilidad de la ruta y del camión
(adicionalmente el tracto) para evitar posibles robos, contaminaciones y
alteraciones de rutas.
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5.4 Seguridad de los remolques y la carga
5.4.1 Se asegura la carga con precintos de seguridad evitando así que se

cargue contrabando u otros elementos ilícitos durante la ruta de
entrega de la mercadería (SSB-RE-12)
5.4.2 ADUAMERICA evidencia que en caso de existir modificaciones

estructurales inusuales descubiertas en el vehículo procede a realizar
las denuncias ante las autoridades competentes. Como Operadores
Logísticos, se hace una inspección visual de todos los furgones
vacíos, incluso en su interior, estando el patio de camiones y en el
punto de carga.
5.4.3 Para garantizar la seguridad de los contenedores contamos con

precintos que cumplen con la norma ISO 17712, se encuentra en
(SSB-PR 02).
5.5 Seguridad del Transporte en Ruta
5.5.1 Se asegura la integridad de vehículos de transporte de la carga

mediante Reporte del chofer de inspección de vehículo (TRA-RE-14)
5.5.2 Se cuenta con un proceso de verificación para asegurar que los

registros (GPS) sean mantenidos en el tiempo y en caso hayan
modificaciones de ruta, alertar oportunamente.
5.5.3 ADUAMERICA evidencia que en caso de existir anomalías o

modificaciones estructurales inusuales descubiertas en el vehículo
procede a realizar las denuncias ante las autoridades competentes.
5.6 Requerimientos de Sellos de Alta Seguridad para Remolques
5.6.1 Para garantizar la seguridad de los remolques, se cuenta con

precintos de seguridad, los cuales se rigen por la norma ISO 17712. El
procedimiento de precintos de seguridad está estipulado en SSB-PR-
02.
5.6.2 El control de precintos, la verificación del precinto y notificación en
caso de ser violentado se define en el Procedimiento de Servicio de
Transporte TRA-PR-01y se registra en el Control de precintos SSB-
RE-12.
5.6.3 Se mantiene un control para registrar el cambio de precintos en caso

se dé esta situación.
5.7 Controles de acceso físico
5.7.1 Empleados
 ADUAMERICA ha implementado un sistema de identificación positiva para

controlar el acceso a la instalación, indicado en el Procedimiento de Control
de Acceso SSB-PR-01.
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 Mediante el procedimiento de Dotación del Personal (SSB-PR-01) se

establece el procedimiento para la entrega , devolución y cambio de los
dispositivos de acceso (fotocheck)
 Se lleva un control de la entrega y existencia de los fotochecks de visitantes

a través del formato “Relación de fotocheck de visitantes” SSB-RE-51,
conforme lo indica el Control de Acceso SSB-PR-01.
 El responsable de gestión humana para el personal controla la entrega y

devolución de los fotochecks para los empleados.
5.7.2 Visitantes, vendedores, proveedores de servicio
 Se registra al visitante en el cuaderno de ocurrencia indicando la persona a

la que visita y los datos relevantes a la visita, conforme al procedimiento de
Control de Acceso (SSB-PR-01)
 ADUAMERICA cumple con el procedimiento de Control de Acceso (SSB-PR-

01), en donde se especifica que los visitantes deben presentar una
identificación con fotografía al momento de ingresar a la instalación, así
como ser acompañados durante su ingreso, permanencia y salida en la
organización por la persona visitada.
 El visitante debe exhibir en un lugar visible su identificación temporal y

devolverlo al momento de culminada la visita, ello se encuentra en el (SSB-
PR-01) Procedimiento de control de acceso.
5.7.3 Identificación y retiro de personas no autorizadas
 Aduamerica cuenta con un proveedor del servicio de seguridad certificado

bajo los estándares BASC el cual mantiene procedimiento para el
enfrentamiento y retiro de personas no autorizadas a la empresa.
 Se pone en práctica medidas para desalentar el ingreso no autorizado y
aumentar la probabilidad de detección por parte de la empresa.
5.8 Seguridad del personal propio, subcontratado y suministrado
5.8.1 Verificación Preliminar del Empleado
 La metodología para el reclutamiento y selección se encuentra descrita en el

procedimiento DOTACION DE PERSONAL (RH-PR-01)
 Se mantiene un listado actualizado de personal propio y subcontratado con

datos personales relevantes.
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5.8.2 Verificación y mantenimiento del personal después de la

contratación.
 Se actualiza los datos básicos de los Empleados como mínimo una vez al
año, se evidencia en las carpetas que se mantiene por cada uno.
 Se realizan pruebas periódicas de alcoholemia al personal crítico, cada dos

años.
 Cuenta con un programa de concientización sobre adicciones establecido

en Plan de Capacitaciones.
 Se realiza una visita al domicilio del personal crítico según VERIFICACION

DOMICILIARIA y de acuerdo a la legislación local (SSB-RE-01).
 Se lleva un registro fotográfico así como de las huellas dactilares y las firmas
del personal que labora en la empresa (SSB-RE-25).
5.8.3 Procedimiento de terminación de vinculación laboral
 ADUAMERICA cuenta con un proceso de extinción de Vínculo laboral (RH-

PR-04), en donde se estipula que el último día de labor del trabajador,
deberá entregar documentación a su cargo así como equipos y/o uniforme
que le fueron entregados a su ingreso.
 ADUAMERICA se asegura que los empleados una vez concluido el vínculo

laboral deberán devolver las identificaciones (RH-PR-01), y si se retiran las
claves de acceso a los sistemas.
5.9 Procedimientos de seguridad
5.9.1 Se ha establecido un procedimiento que garantice la integridad de los

vehículos dentro del servicio de transporte y las rutas establecidas
para su recorrido.
5.9.2 Se realizan supervisiones de la ruta de servicio y carretera sobre la

aplicación del procedimiento y cumplimiento del reglamento transito
para garantizar la seguridad del proceso mediante el sistema GPS
(TRA-RE-14)
5.9.3 Se ha establecido un Procedimiento para impedir, detectar o disuadir

qué materiales no declarados y personas no autorizadas tengan
acceso a vehículos y remolques de la empresa para garantizar la
seguridad de los procesos.
5.9.4 ADUAMERICA cuenta con una Política de Firma y Sellos que se

imparte en la empresa y esta estipulada dentro de GG-PO-07
5.10 Procedimientos para la documentación e Información
5.10.1 Se ha establecido que toda la información necesaria para el despacho

aduanero y el transporte debe ser legible, completa y exacta, como lo
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indica el Procedimiento ADU-PR-02. Esto garantiza la coherencia de la

información que se transmite a las autoridades con la información
oportuna de la transacción que se realice. Esto para asegurar que la
información que se utiliza en la liberación de la carga sea legible,
completa, exacta y protegida contra modificaciones y/o perdida.
5.10.2 Como medida de seguridad para proteger la información y

documentación critica e importante se ha optado por obtener una
Copia de Seguridad o Backup de toda ésta información, siendo
Sistemas, el área responsable, según SIS-PR-01
5.11 Verificación del Documentos
 ADUAMERICA capacita a su personal en cuanto a seguridad

mediante su Programa de Capacitación BASC, en los cuales se
enseña a identificar y reconocer operaciones sospechosas. De ser
el caso de detectar una operación sospechosa se dará aviso a las
autoridades responsables conforme lo indica el Manual de
Prevención de Lavado de Dinero (LEG-MA-01).
5.12 Recepción y Despacho de Carga
5.12.1 Se debe de contrastar la exactitud de la carga contra la información del

manifiesto, de acuerdo a procedimiento “Atención-Proceso
Exportaciones” EXP-PR-01.
5.12.2 Para evidencia la trazabilidad oportuna de la carga se lleva un registro de

la misma, mediante "Registro de envío de carga Exportador - Almacén"
SSB-RE-19
5.13 Discrepancias en la carga
5.13.1 De haber faltantes o sobrantes luego del despacho se procede según lo

indicado en el procedimiento ADU-PR-06 “Operativa GAT”.
5.13.2 De detectarse anomalías o actividades sospechosas se procederá según

lo estipulado en LEG-MA-01 y se reportará mediante lo indicado en el
Reporte de Actividades Sospechosas (SSB-PR-07)
5.14 Seguridad física
5.14.1 Seguridad del perímetro
 Aduamerica ha establecido el procedimiento “Control de acceso”

(SSB-PR-01) donde se especifica las medidas de Control y Seguridad
para el control de barreras perimétricas; adicional se realiza una
revisión de la seguridad perimetral de las instalaciones, para ello usan
el formato “Inspección de barreras perimétricas” (SSB-RE-16).
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 ADUAMERICA utiliza un sistema de control dentro de sus

instalaciones de manejo de carga en el almacén, a través del
monitoreo por el CCTV ya que sólo somos un almacén simple y no un
 almacén aduanero, por lo que no segregamos carga.
5.14.2 Puertas y casetas
 Las puertas de entrada o salida de vehículos y de personal de

ADUAMERICA, se mantienen vigiladas y controladas por personal de
vigilancia contratado, conforme el procedimiento “Control de acceso” (SSB-
PR-01)
 ADUAMERICA cuenta con cámaras de video al ingreso de las oficinas y en

las instalaciones. Control de Acceso (SSB-PR-01). Estas funcionan las 24
horas del día.
 Las áreas para estacionamiento están controladas por el personal de

vigilancia y evitando que se estacionen vehículos sospechosos y no
identificados.
5.14.3 Estructura de edificios
 La estructura de los locales de ADUAMERICA, están construidos con

materiales resistentes a la entrada forzada y/o ilegal de personal no
autorizado, conforme el al Plan de Emergencia (SSB-PL-02)
 El mantenimiento periódico de la infraestructura está a cargo de la

administración de la empresa. De igual manera se realiza una inspección
periódica a los equipos de Seguridad según utilizando el Check list de
inspección de equipos de seguridad respectivo.
5.14.4 Control de cerraduras y llaves
 Todas las puertas, ventanas o entradas de acceso a las instalaciones de la

empresa cuentan con medidas de seguridad adecuadas, según lo
establecido el procedimiento Control de Acceso (SSB-PR-01) donde se
especifica las medidas de control y seguridad de cerraduras y llaves y para
su verificación se emplea el formato “Check List de Inspección de
Cerraduras, puertas e iluminación” (SSB-RE-14).
5.14.5 Iluminación
 Se cuenta con iluminación adecuada en todas las áreas de la empresa

y se ha establecido el procedimiento “Control de Acceso” (SSB-PR-01)
donde se especifica las medidas de control y seguridad para el control e
inspección de la iluminación.
5.14.6 Sistemas de alarmas y videocámaras de vigilancia
 ADUAMERICA cuenta con cámaras de videos al ingreso de las

oficinas y dentro de las instalaciones de la empresa, como medida de
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prevención al ingreso de personal no autorizado; estos elementos de

seguridad han sido considerados en la Matriz de Evaluación de Riesgo
5.14.7 Otros criterios de seguridad
a. ADUAMERICA cuenta con un Jefe de Seguridad, responsable de velar por la

Seguridad de la empresa y sus funciones están estipuladas en la Cartilla Jefe
de Seguridad (SSB-CA-03).
b. Se ha establecido un mapeo de las áreas sensibles en la empresa mediante un

plano de Ubicación.
c. Se cuenta con personal de seguridad subcontratado, quienes cuentan con la

certificación BASC, para asegurar que cumplir con los procedimientos y
normas establecidas por el Sistema de gestión de Calidad y Seguridad BASC.
(SSB-CA-03).
d. La empresa está intercomunicada vía nextel y mediante los anexos con el

personal de seguridad para establecer una comunicación oportuna, en caso
requiera su intervención.
e. La vigilancia por parte del personal de seguridad se dará las 24 horas al día,
dividido en dos turnos, en donde el personal de seguridad deberá de rotar; está
acción está a cargo del Jefe de Seguridad. (SSB-CA-03).
f. El Plan de Emergencia (SSB-PL-02) documenta las acciones a seguir en caso

de amenaza o falta de medidas de seguridad, tales como incendio, sismo, robo,
artefacto explosivo, entre otros y los dispositivos ha de ser usados.
5.15 Seguridad de las tecnologías de la información
5.15.1 Protección con contraseña
a. Todos los accesos de tecnología informática son controlados mediante

instructivo “Medidas de seguridad Informática” SIS-IN-01.
b. Existe un sistema establecido para identificar el abuso de los sistemas de

información y de tecnologías de la informática y detectar el acceso inapropiado
y la manipulación indebida o alteración de la información dentro del instructivo
“Medidas de seguridad Informática” SIS-IN-01.
c. De hacer mal uso de la información, el responsable tendría una sanción que la

determinará la Gerencia General, según lo indica el instructivo “Medidas de
seguridad Informática” SIS-IN-01.
d. Como medida de prevención ante la pérdida de información por daños se

realiza una Copia de Seguridad (SIS-PR-01). Estos back ups son entregados a
la Gerencia general para que sean almacenados en un lugar seguro externo a
la empresa.
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5.15.2 Protección de sistemas de datos
a. La actualización de los antivirus, instalados en las computadoras, se actualiza

automáticamente diariamente. Adicionalmente el personal de Sistemas verifica
que esté la última versión instalada y se registra conforme a Actualización de
Antivirus SIS-RE-05
5.16 Entrenamiento de seguridad y concienciación sobre amenazas
5.16.1 ADUAMERICA cuenta con un Programa de capacitación BASC, en el

que se tocan temas relacionados a las amenazas, vulnerabilidades,
actividades ilícitas, cargas sospechosas, entre otros, y como reportar
actividades sospechosas referente a la seguridad de la cadena de
suministro. A esto se suma las capacitaciones a seguridad acerca de la
recepción de correspondencia para poder detectar si implican algún
peligro.
5.16.2 Al momento de ingresar por primera vez a la empresa dentro de las

inducciones se dan capacitaciones acerca de la Certificación ISO 9000
– Política de Calidad y la Certificación BASC – Política de Seguridad,
según el Procedimiento de inducción del Personal RH-PR-06.
VII LISTA DE MODIFICACIONES

Nº Modificaciones
1 Se modificó todo el manual acorde a la nueva versión BASC 04:2012
2 Se reviso y verifico que los codigos de registros sean los indicados.
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ANEXO 1
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SSB Ma 01 Manual Basc

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MANUAL DE SISTEMA DE SEGURIDAD BASC

NORMA BASC VERSION 4-2012

ESTANDARES INTERNACIONALES BASC VERSION 4-2012

Aduamerica Operador Logístico S.A., en adelante ADUAMERICA, es una entidad

El trabajo de mantenimiento y mejora continua de la norma internacional BASC, se

Nuestro sistema de seguridad BASC, permite estar adecuados a la Norma BASC

Esta norma constituye un marco general para la implementación del sistema de

El acelerado manejo de las operaciones de Comercio Internacional, y salida de

ADUAMERICA se caracteriza por tener un control minucioso de todos los registros

1. OBJETO, ALCANCE, APLICACIÓN Y EXCLUSIONES

1.1 Objeto y Alcance

El presente manual describe el Sistema de Seguridad BASC de ADUAMERICA de

1.2 Para usar esta Norma

Los requisitos contemplados en la Norma BASC son esenciales para la

Para la implementación del Sistema de Seguridad BASC, ADUAMERICA se

De acuerdo a la Norma BASC, nuestro Sistema de Seguridad, se base en el

a) Agencia de Aduanas: Régimen de Exportación

 Comprende las operaciones realizadas en nuestros locales:

 Norma BASC versión 04-2012.

 Tráfico Ilícito de drogas

 Comité de Seguridad BASC (parte del Comité SGI)

4. REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CONTROL DE SEGURIDAD

Los elementos del Sistema de Gestión y Control son incorporados a nuestros

4.2 Política de Control y Seguridad

La Gerencia General aprobó la Política de Seguridad BASC, de ADUAMERICA

La política de Seguridad está soportada en objetivos de seguridad y éstos son

Los requisitos en materia de control y seguridad en las operaciones del comercio

4.3.2 Objetivos de SGCS

Los objetivos son establecidos por la Alta Dirección y medidos mensual y

4.3.3 Gestión del Riesgo

ADUAMERICA ha establecido e implementado un Proceso de Gestión del

4.3.4 Requisitos Legales y de Otra Índole

ADUAMERICA ha establecido y mantiene los Requisitos Legales Aplicables a su

La Gerencia General de ADUAMERICA acordó establecer las previsiones

a) Los planes y objetivos generales, incluyendo personal y recursos para

b) Lograr los conocimientos, habilidades y experiencia en temas de control y

c) Los planes operacionales para implementar las medidas de control de los

d) La Planificación para el “Control Operacional” de las actividades cubiertas

e) Los recursos y Planes para apoyar la mejora continua del SGCS de la

4.4 Implementación y Operación

4.4.1 Estructura, Responsabilidad y Autoridad

ADUAMERICA ha establecido a través de su Organigrama la estructura,

Asimismo, la Alta Gerencia, demuestra con su ejemplo, su compromiso,

4.4.2 Entrenamiento, Capacitación y Toma de Conciencia

Se han identificado las competencias del personal en todos los niveles de la

Se mantiene capacitado al personal para saber cómo actuar en caso de

El Comité es el responsable de administrar las comunicaciones relacionadas al

4.4.4 Documentación del sistema

La documentación del sistema, necesaria para consolidar y conservar los

4.4.5 Control de documentos

Para controlar la documentación exigida para la implementación del Sistema de

a) Puedan ser localizados oportunamente. –

b) Actualizados de acuerdo a los cambios legales nacionales y/o Norma y

c) Los documentos referentes al SGCS BASC se encuentren disponibles en el

e) Controlar los documentos de origen externo.

4.4.6 Control Operacional

4.4.7 Preparación y Respuesta a Eventos Críticos

ADUAMERICA ante la ocurrencia de un evento crítico ha establecido las

La Empresa se encuentra preparada para identificar y responder ante

El Plan de Contingencia (SSB-PL-03) y Plan de Emergencia (SSB-PL-02),

4.5.1 Seguimiento y Medición

ADUAMERICA ha establecido mecanismos de monitoreo y medición a través de

Los procedimientos, documentos y registros generados por ADUAMERICA