Manual Microsoft Excel 2010 Nivel Intermedio

MICROSOFT EXCEL
2010
NIVEL INTERMEDIO
RELATOR: RODRIGO AVILA VRSALOVICH

ÍNDICE
Introducción
Descripción General del curso
Unidad 1. Introducción a Microsoft Excel intermedio

Resumen características básicas
Interfaz de Usuario Office 2010
Vista backstage de Microsoft Office
Dar formato a hojas de cálculo y datos
Formatos personalizados
Unidad 2. Manejo de referencias

Tipos de referencias de celdas
Como cambiar el tipo de referencia
Manejo de referencias 3d
Referenciar una celda o un rango mediante referencias 3d
Unidad 3. Herramientas complementarias

Manejo de series en Excel
Creación de listas personalizadas
Asignar nombre a una celda o aun rango de datos
Insertar comentarios
Opciones de pegado especial
Unidad 4. Manejo de funciones lógicas

Función condicional Si
Operadores relacionales
Función Y( )
Función O( )
Funciones lógicas anidadas
Unidad 5. Manejo de funciones de búsqueda y referencia

Función consulta Vertical ConsultaV( )
Función consulta horizontal ConsultaH( )
Función Elegir
Unidad 6. Otras funciones

Funciones ES
Manejo de la función ESERROR()
Función Contar.si
Función Sumar.si
Funciones para el manejo de fecha y hora
Función Sumar.Si.Conjunto
Función Consulta.Si.Conjunto
Función Promedio.Si
Función Si.Error
Unidad 7. Hipervínculos
Hipervínculos en Excel
Crear un hipervínculo a un nuevo archivo
Crear un hipervínculo a un archivo existente
Crear un hipervínculo a una página Web
Crear un hipervínculo a una ubicación específica de un libro
Unidad 8. Manejo de herramientas básicas de base de datos

Bases de datos
Ordenar y filtrar
Orden Predeterminado
Tablas en Excel
Esquemas
Unidad 9. Auditoria
Herramientas de Auditoría
Unidad 10. Otras herramientas

Recuperación de archivos
Vista protegida
ANEXOS
INTRODUCCIÓN
Excel es, hoy por hoy, la hoja de cálculo más utilizada en el mercado. Excel permite guardar, manipular,
calcular y analizar datos numéricos, textos y fórmulas, además de poder representar todos estos datos a
través de gráficos de distinto tipo, que facilitan su interpretación. Puede resultar de enorme utilidad para
realizar desde las más simples operaciones, como pueden ser llevar la contabilidad del hogar, registrar la
asistencia a cursos, hasta aquellas más complejas, (como establecer previsiones sobre posibles
inversiones, realizar análisis estadísticos, entre otros.
La hoja de cálculo Excel de Microsoft es una aplicación integrada en el entorno Windows cuya finalidad es
la realización de cálculos sobre datos introducidos en la misma, así como la representación de estos
valores de forma gráfica. A estas capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como base de datos.
Excel trabaja con hojas de cálculo que están integradas en libros de trabajo. Un libro de trabajo es un
conjunto de hojas de cálculo y otros elementos como gráficos, hojas de macros, etc. El libro de trabajo
contiene hojas de cálculo que se pueden eliminar, insertar, mover, copiar, cambiar de nombre.
Microsoft Office Excel 2010 es una potente herramienta que se puede usar para crear y aplicar formato a
hojas de cálculo, y para analizar y compartir información para tomar decisiones mejor fundadas. La nueva
interfaz orientada a obtener resultados, la visualización de datos enriquecida y las vistas de tabla dinámica
permiten crear, de un modo más sencillo, gráficos de aspecto profesional y fácil uso.
El presente manual ha sido creado para enseñar a los usuarios, de manera clara y amena, el uso de
aplicaciones intermedias en Excel. En el manual se desarrollan en forma concisa y práctica la utilización de
las herramientas principales de una de las hojas de cálculo más poderosas y populares bajo el ambiente de
Windows.
Es por ello que está organizado en varios capítulos, los cuales van avanzando en su grado de complejidad,
permitiendo una consulta rápida sobre un determinado tema.
Primeramente, se hace un repaso del Excel Básico con la finalidad de afianzar conocimientos y nivelar a
los participantes. Aquí se tratarán aspectos relacionados con la interfaz gráfica, introducción de datos en la
hoja, Formatear la hoja de cálculos, Guardar e imprimir la hoja de cálculo, entre otros. Adicionalmente la
descripción de los elementos que conforman la interfaz de la herramienta.
Seguidamente se tratan todos los aspectos relacionados con el formato especial de datos y formato a hojas
de cálculo, Agregar o quitar la trama de fondo de una hoja, Aplicar un borde alrededor de una página,
Aplicar o quitar el sombreado de celdas, entre otros.
Por otra parte se profundiza en el manejo de FÓRMULAS Y FUNCIONES, Direccionamiento relativo,

absoluto y mixto. Argumentos de las funciones, terminación automática de paréntesis y mucho más.
Así mismo se utilizarán herramientas para el manejo de hipervínculos y finalmente se desarrollaran
opciones básicas en el manejo de bases de datos
Durante el desarrollo de cada uno de los temas, se encontraran diversas ilustraciones, las cuales permiten
un entendimiento ágil de los procedimientos necesarios para ejecutar las tareas.
En conclusión, el manual será un medio de información que le acompañará en el trabajo diario con el
computador y que permitirá al participante desarrollar a fondo sus conocimientos y experimentas con
nuevas herramientas que le harán su trabajo más certero.
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CURSO
Denominación Del Curso: Microsoft Excel 2010 Intermedio
Objetivo General:
Aplicar conocimientos básicos de Excel, en el contexto de herramientas intermedias de la misma
aplicación, para conocer a profundidad utilidades y diversos alcances, para el manejo óptimo de la
información.
Objetivos Específicos:
Explicar los conceptos fundamentales de las herramientas aplicadas al ahorro de tiempo y manejo de
elementos que permitan agilizar el trabajo.
Conocer los elementos teóricos subyacentes al manejo de fórmulas complejas y funciones aplicadas en
diversos casos de estudio.
Utilizar un marco de referencia de trabajo analítico que permita el uso eficiente de la herramienta como
respuesta a las problemáticas dentro del entorno de trabajo, aplicando las funciones de las hojas de cálculo
de Excel.
Aplicar herramientas básicas para el manejo de base de datos a través de la hoja de cálculo.
Hacer uso de las bondades de Excel 2010 como herramienta para un óptimo desempeño en el área
donde se desenvuelva.
Unidad 1. Introducción a Microsoft Excel intermedio
Resumen características básicas
En una nueva interfaz de usuario orientada a los resultados, Microsoft Office Excel 2010 proporciona
herramientas y funciones eficaces que se pueden utilizar para analizar, compartir y administrar los datos
con facilidad.
Microsoft Excel 2010 permite analizar, administrar y compartir información de más formas que nunca, lo
que le ayuda a tomar decisiones mejores y más inteligentes. Es una potente herramienta que se puede
usar para crear y aplicar formato a hojas de cálculo, y para analizar y compartir información para tomar
decisiones mejor fundadas. La nueva interfaz orientada a obtener resultados, la visualización de datos
enriquecida y las vistas de tabla dinámica permiten crear, de un modo más sencillo, gráficos de aspecto
profesional y fácil uso.
La hoja de cálculo Excel de Microsoft es una aplicación integrada en el entorno Windows cuya finalidad es
la realización de cálculos sobre datos introducidos en la misma, así como la representación de estos
valores de forma gráfica. A estas capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como base de datos.
Un cálculo es una operación matemática aplicada a unos datos. Los re cálculos son posibles en tanto en
cuanto los factores de una operación no son datos, sino posiciones de los mismos en la hoja de cálculo, de
tal modo que, al modificar el contenido de esa posición, también sea modificado el cálculo al que afecta.
Los re cálculos no serán posibles, por tanto, cuando los factores de una operación sean datos y no
referencias posiciónales.
La unidad básica de la hoja de cálculo es una celda. Las celdas se identifican por una referencia que
consta de dos partes, la letra de encabezamiento de columna y el número de fila. La hoja de cálculo se
completa introduciendo texto, números y fórmulas en las celdas.
Para permitirle explorar grandes cantidades de datos en hojas de cálculo, Office Excel 2010 admite hasta 1
millón de filas y 16.000 columnas por hoja de cálculo. Específicamente, la cuadrícula de Office Excel 2007
tiene 1.048.576 filas por 16.384 columnas, lo que ofrece un 1.500% más de filas y un 6.300% más de
columnas comparadas con las que había en Microsoft Office Excel 2003. Para su información, ahora las
columnas acaban en XFD en lugar de acabar en IV.
En lugar de 4000 tipos de formato, ahora puede utilizar un número ilimitado en el mismo libro y el número
de referencias de celda por celda se aumenta de 8000 al que limite la memoria disponible.
Para mejorar el rendimiento de Excel se ha aumentado la administración de memoria de 1 GB de memoria
en Microsoft Office a 2 GB en Office Excel 2010.
También experimentará una aceleración de los cálculos en hojas de cálculo de gran tamaño con muchas
fórmulas gracias a la compatibilidad de Office Excel 2007 con varios procesadores y conjuntos de chips
multiproceso. Office Excel 2007 admite asimismo hasta 16 millones de colores.
Antes de comenzar con nuevas herramientas es necesario resumir algunos conceptos básicos
Hoja: se denomina así a la zona donde estamos trabajando. Cada hoja tiene un nombre identificativo que
podemos cambiar. Los nombres de las hojas se pueden observar en la zona inferior de la pantalla. Estos
nombres se pueden cambiar.
Celda: cuadro individual que forma parte de la hoja. En las celdas se introducirán los datos.
Columna: se nombran de la A a la Z y están dispuestas en vertical. Después de la columna Z, se
encontrará con la columna AA,AB,AC... y así hasta la AZ. Seguidamente, comenzaría la BA, BB.. y así
hasta la última columna que es la XFD.
Fila: dispuestas en horizontal, se numeran desde la 1 hasta la 1.048.576 que es la última.

Libro de trabajo: conjunto de hojas. Un libro puede tener varias hojas. Al grabarlo, se crea un fichero con la
extensión XLS con todas las hojas que tuviese el libro.
Rango: grupo de celdas adyacentes, es decir, que se tocan. Un rango de celdas por ejemplo que va desde
la A1 hasta la A5 se reflejaría con el siguiente nombre: A1:A5.
Interfaz de usuario en Office 2010
La nueva interfaz de usuario orientada a los resultados facilita el trabajo en Microsoft Office Excel. Los
comandos y funciones que solían estar ocultos tras complejos menús y barras de herramientas ahora son
más fáciles de encontrar en las fichas orientadas a tareas que contienen grupos lógicos de comandos y
características. Muchos cuadros de diálogo han sido reemplazados por galerías desplegables que
muestran las opciones disponibles. Además, se ofrece información descriptiva sobre herramientas y vistas
previas de ejemplo para ayudarle a elegir la opción adecuada.
Independientemente de la actividad que esté llevando a cabo en la nueva interfaz de usuario, ya sea
aplicar formato a datos o analizarlos, Excel presenta las herramientas que resultan más útiles para
completar dichas tareas correctamente.
Al entrar al programa se encuentra una ventana con un ambiente de trabajo propio de la aplicación como
se observa a continuación, aunque en ciertas ocasiones el ambiente esta adecuado al usuario que maneja
continuamente la aplicación en el ordenador que se está utilizando.
Elementos básicos de la nueva interfaz de usuario de algunos de los productos de la suite Microsoft Office.
Los principales programas de Office tienen una nueva interfaz de usuario (IU) que reemplaza los menús,
barras de herramientas y la mayoría de los paneles de tareas de las anteriores versiones, con un solo
mecanismo que es sencillo e intuitivo.
Esta nueva interfaz ha sido diseñada de forma que le ayude a ser más productivo y que sea más fácil
buscar las características adecuadas para varias tareas, descubrir la nueva funcionalidad y ser más eficaz.
Esta nueva interfaz ha sido diseñada de forma que le ayude a ser más productivo y que sea más fácil
buscar las características adecuadas para varias tareas, descubrir la nueva funcionalidad y ser más eficaz.
La Cinta de Opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en
Insertar, por ejemplo, se verán las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos
que se pueden crear en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las
más habituales se podrían añadir a la barra de acceso rápido como se verá posteriormente. En algunos
momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado.
Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que se encuentre cuando
se trabaja con Excel. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada
pantalla.
Por otra parte cuenta con las Fichas Contextuales que no son más que fichas adicionales que aparecen
con determinados conjuntos de comandos que solo son relevantes cuando se editan objetos de un
determinado tipo, es por ello que las fichas contextuales aparecen cuando son necesarias, facilitando
mucho la búsqueda y el uso de los comandos justos para la operación que se va a realizar. Por ejemplo,
los comandos para editar gráficos no son relevantes hasta que aparece un gráfico en la hoja de cálculo y el
usuario está intentando modificarlo.
Así mismo cuenta con una Barra de Acceso Rápido, a través de la cual se tiene acceso a comandos de
uso continuo, en esta barra estos comandos están siempre visibles y a la mano permitiendo al usuario
personalizarla de acuerdo a sus necesidades.
Otro elemento importante es la Vista el cual se encuentran todas las opciones para la administración de
archivos y permite de forma rápida a través del botón Herramientas de Excel configurar rápidamente la
interfaz del área de trabajo.
Vista Backstage de Microsoft office
La Vista Backstage, una nueva incorporación en los programas de Microsoft Office 2010, es la innovación
más reciente en la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent y es una característica complementaria de
la cinta de opciones, Después de hacer clic en la pestaña Archivo, podrá ver la Vista Backstage de
Microsoft Office. La Vista Backstage es donde se administran los archivos y sus datos, creando,
guardando, inspeccionando metadatos o información personal ocultos y configurando opciones. En
síntesis, se trata de todo lo que se hace a un archivo que no se hace en él.
La ficha Archivo reemplaza al botón Microsoft Office y al menú

Archivo usado en versiones anteriores de Microsoft Office.
La ficha Archivo es la ficha de color, ubicada en la esquina superior

izquierda de los programas de Microsoft Office 2010.
Al hacer clic en la pestaña Archivo, se ven muchos de los comandos

básicos que se veían al hacer clic en el botón de Microsoft Office o
en el menú Archivo en versiones anteriores de Microsoft Office, como
Abrir, Guardar e Imprimir.
Haga clic en Opciones de Excel en la parte inferior de este menú y, a

continuación, haga clic en cualquiera de las categorías de la lista a la izquierda.
En versiones anteriores de Excel, podía definir opciones en el cuadro de diálogo Opciones, que se abría
en el menú Herramientas. En esta versión, muchas de esas opciones están disponibles a través del botón
de Microsoft Office, donde están más visibles y más cerca para trabajar con archivos viejos o nuevos.
Dar formato a hojas de cálculo y datos
Para modificar el formato de las hojas de cálculo se podrá usar la primera pestaña Inicio a través de sus
diversas opciones que permiten dar un formato rápido a las celdas y datos que hay en las mismas.
Así mismo se puede hacer clic en el iniciador de cuadros de diálogo que se encuentra en la parte inferior
de cada uno de los grupos que conforman esta pestaña y aparecerá el siguiente cuadro de diálogo, a
través del cual se podrá accesar para modificar el formato requerido.
Formatos de número: Puede utilizar los formatos de número para cambiar el aspecto de los números,
incluidas las fechas y las horas, sin que cambie el número. El formato de número no afecta al valor real de
la celda que Microsoft Excel utiliza para realizar los cálculos. El valor real se muestra en la barra de
fórmulas. Formato de número General: El formato de número General es el formato predeterminado. En la
mayoría de los casos, los números a los que se aplica el formato General se muestran tal como se
escriben. Sin embargo, si la celda no es suficientemente ancha para mostrar todo el número, el formato
General redondea los números con posiciones decimales y utiliza la notación científica para números
grandes.
Dar formato al texto y a los caracteres individuales: Para resaltar el texto, puede aplicar formato a todo el
texto de una celda o a los caracteres seleccionados. Seleccione los caracteres a los que desea aplicar
formato y, a continuación, haga clic en la barra de herramientas Formato.
Alinear y Girar texto: En esta opción se podrá aplicar diversos estilos de alineación y ajustar el texto de
acuerdo a los requerimientos del usuario. Adicionalmente como los datos de una columna suelen ocupar
poco espacio mientras que el rótulo de la columna es más ancho. En lugar de crear columnas
innecesariamente anchas o rótulos abreviados, puede girar el texto de tal forma que se adapte a las
necesidades de tabla.
Agregar bordes, colores y tramas: Para distinguir entre los diferentes tipos de información de una hoja de
cálculo, puede aplicar bordes a las celdas, sombrear celdas con un color de fondo o sombrear celdas con
una trama con color.
Formatos personalizados
Crear o eliminar un formato de número personalizado
Crear un formato de número personalizado
1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato.

2. En la pestaña Inicio, en el Grupo Número hacer clic en el iniciador de cuadros de diálogo o en el icono
Formato de Celdas, hacer clic en Mas Formatos de Número.
3. En la lista Categoría, haga clic en una categoría que sea similar a la que desea y establezca sus
formatos integrados para que sean similares a los que desea. (No se alterará el formato integrado; se
creará una copia para personalizarla).
4. En la lista Categoría, haga clic en Personalizada.
5. En el cuadro Tipo, modifique los códigos de formato de número para crear el formato que desee.
Puede especificar hasta cuatro secciones de códigos de formato. Los códigos de formato, separados por
caracteres de punto y coma, definen los formatos de los números positivos, números negativos, valores
cero y texto, en ese orden. Si especifica sólo dos secciones, la primera se utiliza para los números
positivos y ceros, y la segunda se utiliza para los números negativos. Si sólo especifica una sección, se
utilizará para todos los números. Si omite una sección, incluya el punto y la coma de esa sección.
Utilice códigos de formato que describan cómo desea mostrar un número, una fecha, una hora, una
moneda, un porcentaje, una notación científica, un texto o los espacios.
Mostrar texto y números Para ver el texto y los números de una celda, encierre los caracteres de texto
entre comillas (" ") o ponga delante de un solo carácter una barra invertida (\). Incluya los caracteres en la
sección correspondiente de los códigos de formato. Por ejemplo, escriba el formato $0,00" Exceso";$-
0,00" Defecto" para mostrar una cuantía positiva como "$125,74 Exceso" y una cuantía negativa como "$-
125,74 Defecto." Los siguientes caracteres se muestran sin utilizar comillas: $ - + / ( ) : ! ^ & ' (comilla
simple izquierda) ' (comilla simple derecha) ~ { } = < > y el espacio.
Incluir una sección para escribir texto Si se incluye, la sección de texto es siempre la última en el
formato de número. Incluya el carácter ( @ ) en la sección en que desee mostrar el texto escrito en la
celda. Si se omite el carácter @ en la sección de texto, no se verá el texto que se haya escrito. Si desea
ver siempre caracteres de texto específicos con el texto escrito, encierre el texto adicional entre comillas
dobles (" ") , por ejemplo, "facturación bruta de "@. Si el formato no incluye una sección de texto, el texto
que escriba no se verá afectado por el formato.
Agregar espacio Para crear un espacio con el ancho de un carácter en un formato de número, incluya un
subrayado (_) seguido del carácter. Por ejemplo, si detrás de un subrayado se cierra un paréntesis (_)), los
números positivos se alinearán correctamente con los números negativos que estén entre paréntesis.
Repetir caracteres Para repetir el carácter siguiente en el formato y llenar el ancho de la columna, incluya
un asterisco (*) en el formato de número. Por ejemplo, introduzca 0*- para incluir suficientes guiones detrás
de un número para llenar una celda.
Posiciones decimales y dígitos significativos Para dar formato a las fracciones o los números con
decimales, incluya los siguientes dígitos marcadores en una sección. Si un número tiene más dígitos a la
derecha del separador decimal que marcadores en el formato, se redondeará para que tenga tantos
decimales como marcadores. Si hay más dígitos a la izquierda del separador decimal que marcadores, se
mostrarán los dígitos adicionales. Si el formato contiene solamente signos de número (#) a la izquierda del
separador decimal, los números menores que la unidad comenzarán por el separador.
# muestra únicamente los dígitos significativos y no muestra los ceros sin valor.
0 (cero) muestra los ceros sin valor si un número tiene menos dígitos que ceros en el formato.
? agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador decimal, para alinear los
decimales con formato de fuente de ancho fijo, como Courier New. También se puede utilizar? para las
fracciones que tengan un número de dígitos variable.
Para mostrar Use este código

1234,59 como 1234,6 ####.#
8,9 como 8,900 #.000
0,631 como 0,6 0.#
12 como 12,0 y 1234,568 como 1234,57 #.0#
44,398, 102,65 y 2,8 con decimales alineados ???.???
5,25 como 5 1/4 y 5,3 como 5 3/10, con los símbolos de división alineados # ???/???
Separador de miles Para mostrar una coma como separador de miles o para escalar un número por un
múltiplo de mil, incluya una coma en el formato de número.

12000 como 12.000 #,###
12000 como 12 #,
12200000 como 12,2 0.0,,
Color Para definir el color de una sección del formato, escriba en la sección el nombre de uno de los
siguientes ocho colores entre corchetes. El color debe ser el primer elemento de la sección.
COLOR
[Negro] [Azul]
[Aguamarina] [Verde]
[Fucsia] [Rojo]
[Blanco] [Amarillo]
Condiciones: Para definir los formatos de número que se aplicarán únicamente si coinciden con las
condiciones que se hayan especificado, ponga la condición entre corchetes. La condición consta de un
operador de comparación (operador de comparación: signo que se utiliza en criterios de comparación para
comparar dos valores. Los operadores son: = Igual a, > Mayor que, < Menor que, >= Mayor o igual que, <=
Menor o igual que, <> No igual a.) y un valor.
Por ejemplo, el siguiente formato muestra los números iguales o inferiores a 100 en color rojo y los
números superiores a 100 en color azul.
[Rojo][<=100];[Azul][>100]
Para aplicar formatos condicionales a las celdas, por ejemplo, el sombreado de color que depende del
valor de una celda, utilice el comando Formato condicional en el menú Formato.
Fechas y horas: Días, meses y años Si utiliza una "m" inmediatamente detrás del código "h" o "hh", o
bien inmediatamente delante del código "ss", Microsoft Excel mostrará los minutos en lugar del mes.

Los meses como 1-12 M
Los meses como 01-12 Mm
Los meses como ene-dic Mmm
Los meses como enero-diciembre mmmm
Los meses como la inicial de cada mes mmmmm
Los días como 1-31 D
Los días como 01-31 Dd
Los días como do.-sáb Ddd
Los días como domingo-sábado Dddd
Los años como 00-99 Aa
Los años como 1900-9999 Aaaa
Horas, minutos y segundos

Las horas como 0-23 H
Las horas como 00-23 Hh
Los minutos como 0-59 M
Los minutos como 00-59 Mm
Los segundos como 0-59 S
Los segundos como 00-59 Ss
Las horas como 4 a.m. h a.m./p.m.
La hora como 4:36 p.m. h:mm a.m./p.m.
La hora como 4:36:03 p. h:mm:ss a/p
El tiempo transcurrido en horas; por ejemplo, 25:02 [h]:mm
El tiempo transcurrido en minutos; por ejemplo, 63:46 [mm]:ss
El tiempo transcurrido en segundos [ss]
Fracciones de segundo h:mm:ss.00
a.m. y p.m. Si el formato contiene la indicación a.m. o p.m., la hora se basará en el formato de 12 horas,
donde "a.m." o "a" indica las horas desde la medianoche hasta el mediodía y "p.m." o "p" indica las horas
desde el mediodía hasta la medianoche. En caso contrario, el reloj se basará en el formato de 24 horas. La
letra "m" o las letras "mm" deben aparecer inmediatamente detrás del código "h" o "hh", o bien
inmediatamente delante del código "ss"; de lo contrario, Microsoft Excel mostrará el mes en lugar de
mostrar los minutos.
Nota También puede utilizar el operador de texto & ("y" comercial) para unir o concatenar dos valores.
Eliminar un formato de número personalizado
1. En el menú Formato, haga clic en Celdas y después en la ficha Número.

2. En la lista Categoría, haga clic en Personalizada.
3. En la parte inferior del cuadro Tipo, haga clic en el formato personalizado que desee eliminar.
4. Haga clic en Eliminar.
Microsoft Excel aplicará el formato predeterminado (General) a todas las celdas del libro a las que se haya
dado formato mediante el formato personalizado que se ha eliminado.
Mostrar signos menos en los números negativos
1. Seleccione las celdas que desee modificar.

3. Siga uno de estos procedimientos:
Para números simples, haga clic en Número en la lista Categoría.

Para moneda, haga clic en Moneda en la lista Categoría.
4. En el cuadro Números negativos, seleccione el estilo de presentación para los números negativos.
Mostrar números como fechas u horas

3. En la lista Categoría, haga clic en Fecha o en Hora y, a continuación, haga clic en el formato que desee
utilizar.
Nota Si no encuentra lo que está buscando, puede crear un formato de número personalizado utilizando
códigos de formato para fechas y horas.
Mostrar números como fracciones o porcentajes

Para mostrar números como fracciones, haga clic en Fracción en la lista Categoría y, a continuación,
elija el tipo de fracción que desee utilizar.
Para mostrar números como porcentajes, haga clic en Porcentaje en la lista Categoría. En el cuadro
Posiciones decimales, escriba el número de posiciones decimales que desee mostrar.
Para mostrar rápidamente números como porcentajes de 100, haga clic en
Acciones a tomar para seleccionar texto.
Para seleccionar Haga esto

Texto de una celda Si está activada la modificación de una celda, seleccione la
celda, haga doble clic en ella y, a continuación, seleccione
el texto de la celda. Si está desactivada la modificación de
una celda, seleccione la celda y, a continuación,
seleccione el texto en la barra de fórmulas.
Una sola celda Haga clic en la celda o presione las teclas de dirección.
Un rango de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación,
arrastre hasta la última celda.
Un rango de celdas amplio. Haga clic en la primera celda del rango, mantenga
presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la última celda
del rango. Puede desplazarse para hacer visible la última
celda.
Todas las celdas de una hoja de cálculo Haga clic en el botón Seleccionar todo.
Celdas no adyacentes o rangos de celdas Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a
continuación, mantenga presionada la tecla CTRL mientras
selecciona las demás celdas o rangos.
Una fila o columna completa Haga clic en el título de fila o de columna.
Filas o columnas adyacentes Arrastre por encima de los títulos de fila o columna.
Seleccione la primera fila o columna y, a continuación,
mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona
la última fila o columna.
Filas o columnas no adyacentes Seleccione la primera fila o columna y, a continuación,
mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona
las otras filas o columnas.
Más o menos celdas que la selección activa Mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la
última celda que desee incluir en la nueva selección. El
rango rectangular comprendido entre la celda activa y la
celda en la que haga clic se convertirá en la nueva
selección.
Cancelar una selección de celdas Haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo.
Unidad 2. Manejo de referencias
Tipos de referencias de celdas
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel
en qué celdas debe buscar los valores o los datos que se desea utilizar en una fórmula. En las referencias
se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula o bien, utilizar el valor de
una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo
libro, a otros libros y a los datos de otros programas. Las referencias a celdas de otros libros se denominan
referencias externas. Las referencias a datos de otros programas se denominan referencias remotas.
Como valor predeterminado, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, y las filas con números. Para
hacer referencia a una celda, introduzca la letra de columna seguida del número de fila. Por ejemplo, D50
hace referencia a la celda en la intersección de la columna D y la fila 50. Para hacer referencia a un rango
de celdas, introduzca la referencia de la celda en la esquina superior izquierda, dos puntos (:) y, a
continuación, la referencia a la celda en la esquina inferior derecha del rango.
A continuación, se muestran algunos ejemplos de referencias.
Para hacer referencia a Utilice

La celda en la columna A y la fila 10 A10
El rango de celdas en la columna A y las filas de la 10 a la 20 A10:A20
El rango de celdas en la fila 15 y las columnas desde la B hasta la E. B15:E15
Todas las celdas en la fila 5 5:5
Todas las celdas en las filas de la 5 a la 10. 5:10
Todas las celdas en la columna H H:H
Todas las celdas desde la columna H hasta la J H:J
También puede utilizarse un estilo de referencia en el que se numeran las filas y columnas de la hoja de
cálculo. El estilo F1C1 es útil para calcular las posiciones de las filas y columnas en macros y puede ser útil
para mostrar referencias relativas de celdas. En el estilo F1C1, Microsoft Excel indica la ubicación de una
celda mediante la letra "F" seguida del número de fila y la letra "C" seguida del número de columna.
Una fórmula puede hacer referencia a una celda. Si desea que una celda contenga el mismo valor que
otra, introduzca un signo igual seguido de la referencia a la celda. La celda que contiene la fórmula se
denomina celda dependiente ya que su valor depende del valor en la otra celda. Siempre que se cambie la
celda a la que hace referencia la fórmula, cambiará también la celda que contiene la fórmula.
Existen tres tipos de referencias:
Referencia Relativa: Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda, es
decir se adapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a la distancia entre la fórmula y
las celdas que forman parte de la formula. Esta es la opción que ofrece Excel por defecto.
Ejemplo:
A B
1 15 20
2 =A1 + 2 30
Si ahora se copia la celda A2 en B3, como se copia una columna hacia la derecha y en una fila hacia
abajo, la fórmula cambiará por: =B2+2 . Lo que variará es la referencia a la celda A1, al copiarla una
columna hacia la derecha se incrementará el nombre de la columna en uno, es decir, en vez de A pondrá B
y al copiarla una fila hacia abajo en vez de fila 1 pondrá 2 , resultado =B2+2. Para mantener en la fórmula
sumar 2 al contenido de la celda superior.
Referencia Absoluta: Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra celda, las
referencias a las celdas de la formula son fijas.
Suponiendo el ejemplo:
A B
1 15 20
2 =$A$1 + 2 30
Si ahora se copia la celda A2 en B3 , aunque se copie una columna hacia la derecha y en una fila hacia
abajo, como delante de la columna y delante de la fila encuentra en signo $ no variará la fórmula y en B3
pondrá =$A$1+2.
Referencia Mixta: Se puede hacer una combinación de ambas referencias, permitiendo que las filas sean
relativas y las columnas absolutas o viceversa.
Suponiendo el ejemplo:
A B
1 15 20
2 =$A1 + 2 30
Si ahora se copia la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la columna aunque se copie una
columna más a la derecha ésta no variará, pero al no tener el signo $ delante de la fila, al copiarla una fila
hacia abajo la fila cambiará por 2 en vez de 1 y el resultado será =$A2+2 .
A B
1 15 20
2 =A$1 + 2 30
Si ahora se copia la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la fila aunque se copie una fila hacia
abajo ésta no variará, pero al no tener el signo $ delante de la columna, al copiarla una columna más a la
derecha la columna cambiará por B en vez de A y el resultado será =B$1+2.
Como cambiar el tipo de referencia

Una opción para cambiar el tipo de referencia una vez sabemos distinguir entre los diferentes tipos de
referencias que existen y la que más nos interesa en cada momento es hacerlo a mano.
Las referencias relativas se escriben tal cual vemos la intersección de la celda con la columna y la fila (A2,
B3, D1...).
Para que la referencia sea absoluta, es decir que sea fija, debemos anteponer a la columna y a la fila el
signo $ ($A$2, $B$3, $D$1...).
Para las referencias mixtas como hemos dicho puede ser una mezcla entre relativa y absoluta por tanto
pueden ser de este tipo ($A2, B$3, $D1...).
Otra opción, en lugar de escribirlo a mano es hacerlo cuando estemos editando la formula, en el momento
en el que se incluyan las celdas referenciadas podemos pulsar sobre la tecla F4 y vemos que va
cambiando a los posibles tipos de referencias que podemos hacer con la celda.
Referencias a otras hojas o libros
Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir referencias a celdas que
se encuentran en otras hojas o incluso en otros libros.
Referencia a otras hojas.
Para hacer referencia a celdas de otras hojas debemos indicar el nombre de la hoja seguido del signo de
exclamación y el nombre de la celda.
Por ejemplo: Hoja2! A2 esta referencia está diciendo que coja la celda A2 de la hoja Hoja2.
Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sería de este modo
'Nombre de la hoja externa'! A2, habría que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples ' '.
Referencia a otros libros.
Para hacer referencia a celdas de otros libros debemos indicar el nombre del libro entre corchetes y el
resto como acabamos de ver.
Por ejemplo: '[presupuesto 2007] Hoja1'!B2 esta referencia indica que la celda se encuentra en el libro
"Presupuesto 2007", en la Hoja1 y en la celda B2.
Muy importante fijarse bien que al escribir una cadena de caracteres que incluya espacios debemos
ponerlo siempre entre comillas simples ' '.
Referencias 3D
Una referencia a la misma celda o al mismo rango (rango: dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un
rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) en varias hojas se denomina referencia 3D. Una
referencia 3D es un método útil y cómodo de hacer referencia a varias hojas de cálculo que siguen el
mismo patrón y a las celdas de cada hoja de cálculo que contienen el mismo tipo de datos para, por
ejemplo, consolidar los datos presupuestarios de diferentes departamentos de la organización.
Puede utilizar la siguiente referencia 3D para sumar las asignaciones presupuestarias de tres
departamentos (Ventas, Recursos Humanos y Marketing), cada uno en una hoja de cálculo diferente:
=SUM(Ventas:Marketing!B3)
Puede incluso agregar otra hoja de cálculo y después moverla al rango al que hace referencia la fórmula.
Por ejemplo, para agregar una referencia a la celda B3 de la hoja de cálculo Oficinas, mueva la hoja
Oficinas entre las hojas Ventas y RH como se muestra en el siguiente ejemplo.
Debido a que la fórmula contiene una referencia 3D a un rango de nombres de hojas de cálculo,
Ventas:Marketing!B3, todas las hojas de cálculo del rango se incluyen en el nuevo cálculo.
Referenciar una celda o un rango mediante referencias 3d
Haga clic en la celda en la que desee escribir la función.
Escriba = (signo igual) y el nombre de la función y, a continuación, escriba un paréntesis de apertura.
Haga clic en la ficha de la primera hoja de cálculo a la que desea hacer referencia.
Mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la ficha de la última hoja de cálculo a la que desea
hacer referencia.
Seleccione la celda o el rango de celdas al que desea hacer referencia.
Complete la fórmula y, a continuación, presione ENTRAR.
Obtener información sobre cómo cambian las referencias 3D cuando se mueven, copian, insertan o
eliminan hojas de cálculo
En los ejemplos siguientes se explica lo que ocurre cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas
de cálculo que están incluidas en una referencia 3D. En los ejemplos se utiliza la fórmula
=SUMA(Hoja2:Hoja6!A2:A5) para sumar las celdas A2 a A5 desde la hoja 2 hasta la hoja 6.
Insertar o copiar: Si se insertan o se copian hojas de cálculo entre la Hoja2 y la Hoja6 del libro (las
extremas en este ejemplo), Excel incluirá en los cálculos todos los valores en las celdas de la A2 a la A5 de
las hojas que se hayan agregado.
Eliminar: Si se eliminan hojas entre la Hoja2 y la Hoja6, Excel eliminará de los cálculos los valores de las
mismas.
Mover: Si se mueven hojas de cálculo situadas entre la Hoja2 y la Hoja6 a una ubicación situada fuera del
rango de hojas al que se hace referencia, Excel eliminará de los cálculos los valores de dichas hojas.
Mover un punto final: Si se mueve la Hoja2 o la Hoja6 a otra ubicación en el mismo libro, Excel ajustará los
cálculos para que integren el nuevo rango de hojas que exista entre ellas, a menos que se invierta el orden
de los extremos en el libro. Si se invierte este orden, la referencia 3D cambia la hoja de cálculo del
extremo. Por ejemplo, suponga que tiene la referencia Hoja2:Hoja6: Si sitúa la Hoja2 detrás de la Hoja6 en
el libro, la fórmula señalará a Hoja3:Hoja6. Si sitúa la Hoja6 delante de la Hoja2, la fórmula se ajustará para
señalar a Hoja2:Hoja5.
Eliminar un punto final: Si se eliminan Hoja2 u Hoja6, Excel eliminará de los cálculos los valores de dichas
hojas.
Unidad 3. Herramientas complementarias
Manejo de series en Excel
Excel permite crear series de datos a partir del valor inicial de la primera celda o celdas. Simplemente
tenemos que utilizar el cuadro de llenado y Excel creará una serie automática.
1. Copie los datos:

2. Selecciona el rango:
3. Arrastra el cuadro de llenado unas cuantas celdas hacia abajo:
4. Suelta el botón del ratón:
Observe cómo Excel ha creado una serie automática de los datos que se han preparado. De esta forma, se
podrá ahorrar tiempo y trabajo en formar listas de datos numeradas, meses, días, entre otras.
Si el objetivo no es realizar una serie automática sino que, simplemente copie los mismos valores que las
celdas iniciales, se deberá arrastrar el vértice de copiado pulsando al mismo tiempo la tecla de Control.
Otra forma de crear series es arrastrar el cuadro de llenado pero con el botón derecho del ratón. Al soltar el
botón, Excel mostrará un menú con varias opciones.
Esta opción ya se comporta de forma automática en Excel apareciendo un pequeño cuadro desplegable
desde el cual se pueden realizar las mismas opciones, como se muestra en la figura siguiente.
Copiar celdas: copia el mismo contenido de las celdas
Rellenar serie: rellena automáticamente una serie de datos.
Rellenar formatos sólo: rellena sólo los formatos de celda tales como negrita, subrayado.
Rellenar días/semana/meses: rellena automáticamente con los valores de los días de la semana o los
meses.
Normalmente, estas opciones se utilizarían si sólo se hubiese escrito la primera fila.
Otra manera de crear series es la siguiente:
1.- Escribir el dato en la celda.

2.- Arrastre hacia abajo cuatro o cinco celdas el cuadro de llenado con el botón derecho del ratón y la
opción Series...
3.- Escriba en la casilla inferior Incremento el número 5 y active la casilla Tendencia Geométrica.
4.- Acepte el cuadro.

5. Excel ha creado una tendencia geométrica a partir del valor inicial.
En el siguiente ejemplo y partiendo del valor 1, la columna A tiene una serie del tipo Geométrica con un
incremento de 5.
La columna B tiene una serie del tipo Lineal con un incremento de 5 La columna C tiene una serie del tipo
Lineal con un incremento de 1
También se puede acceder a estas opciones a través de la pestaña Inicio en el grupo Modificar la opción
Series.
Creación de listas personalizadas
Una lista personalizada es una serie de relleno conformada por un conjunto de datos que se utiliza para
rellenar una columna siguiendo una pauta que se repite; por ejemplo, Norte, Sur, Este, Oeste. Se puede
crear una serie de relleno partir de elementos existentes listados en una hoja de cálculo, o bien crear la
lista desde cero.
Si especifica el primer valor de una lista personalizada y, a continuación, rellena hacia abajo o a lo largo de
un intervalo de celdas, Excel escribirá el resto de elementos de la lista en las celdas seleccionadas.
Como por ejemplo, en una columna o fila vacía de una hoja de cálculo, en la primera celda, escriba enero.
A continuación, agarre el controlador de relleno

y arrastre hacia abajo o a lo largo de 11 celdas vacías. Excel reconocerá el primer elemento de la
lista y rellenará las celdas restantes con los demás valores de la lista, de este modo:
Aunque Excel reconoce muchas de las series de relleno automáticamente (por ejemplo, horas, fechas,
meses y números consecutivos), se pueden especificar listas personalizadas de elementos específicos
según las necesidades del usuario. Para acceder a esta opción en Excel 2010, se debe hacer clic en el
Menú Archivo en la sección Opciones, que se encuentra en la parte inferior del cuadro desplegable y
selecciona la opción Analizadas.
Y se hace clic en el botón Modificar Listas Personalizadas
Crear una serie de relleno personalizada
1. Si ya ha introducido la lista de elementos que desea utilizar como serie, selecciónela en la hoja de
cálculo.
Para utilizar la lista seleccionada, haga clic en Importar.
Para crear una nueva lista, seleccione Nueva lista en el cuadro Listas personalizadas y, a continuación,
escriba las entradas en el cuadro Entradas de lista, comenzando por la primera entrada. Presione ENTRAR
tras cada entrada. Una vez terminada la lista, haga clic en Agregar.
Una lista personalizada puede contener texto o texto combinado con números. Para crear una lista
personalizada que contenga sólo números, por ejemplo de 0 a 100, seleccione primero suficientes celdas
vacías como para contener la lista. En la pestaña Inicio en la sección Número, haga clic en el en el
formato Texto a las celdas vacías y, a continuación, escriba la lista de números en las celdas a las que
haya aplicado el formato. Seleccione la lista y después impórtela.
Cambiar o eliminar una serie de relleno personalizada
No es posible modificar ni eliminar las listas integradas de meses y días.
1. En el botón de Office en la sección Opciones de Excel, elija el botón Listas personalizadas.
2. En el cuadro Listas personalizadas, seleccione la lista deseada.
Para modificar la lista, efectúe los cambios que considere oportunos en el cuadro Entradas de lista y, a
continuación, haga clic en Agregar.
Para eliminar la lista, haga clic en Eliminar.
Asignar nombre a una celda o aun rango de datos
Existen diversas formas de dar nombre a los rangos de celdas en Excel. Esta tarea muy sencilla de
realizar y proporcionará multitud de ventajas.
Lo primero que se necesita para 'Definir nombres' es definir un rango, de una o muchas celdas (continuas o
dispersas en la hoja).
Para dar nombre a ese rango en Excel 2010, se debe hacer clic en la Ficha Fórmulas, y posicionarse en
la sección Nombres Definidos.
Se selecciona el icono Asignar nombre a un rango y aparecerá el siguiente cuadro de opciones en donde
se procederá a asignarle un nombre en particular, el cual no debe contener espacios en blanco.
Así cada vez se necesite hacer alusión a un sitio de un libro en particular con tan solo llamar el nombre ya
definido se estará llamando el rango de celdas a las cuales se le asigno el mismo. Otra forma de asignarle
nombre es dando clic en la opción Administrador de Nombres, allí hay una opción adicional para poder
crear nombres, así como también editarlos y eliminarlos cuando se a necesario como muestra la figura.
Si se selecciona nuevamente este rango, en el cuadro de nombres aparecerá el nombre asignado como
muestra la figura:
Cuadro de nombre
Otra forma de asignar el nombre es haciendo uso del 'Cuadro de nombres' que se encuentra en la Barra de
fórmulas:
Únicamente se tendrá que seleccionar el rango de celdas al que se desee asignar un nombre, y una vez
marcado, se irá a este cuadro de nombres y se escribirá el nombre elegido También existe una
combinación de teclas que después de elegido el rango, presionando Ctrl + Mayus F3 llamara el cuadro
para asignar el nombre al rango deseado.
Hay que mencionar que el nombre que se asignará a los rangos debe cumplir algunas normas
'ortográficas', ya que no admite determinados caracteres, como por ejemplo espacios en blanco, barras
invertidas, asteriscos, entre otros. Excel avisará de este incumplimiento.
Siempre se podrá accesar a los nombres creados anteriormente, bien sea por el Administrador de
Nombres, como se vio anteriormente o por la opción Utilizar en la Fórmula, la cual se encuentra en el
Grupo de opciones de Nombres definidos, como muestra la figura. Allí se podrá seleccionar el nombre o
la opción Pegar Nombres, para poder ubicar el que se necesita. También se puede acceder a esta opción
presionando F3.
Adicionalmente Excel 2010 presenta la opción de Aplicar Nombre por medio de la cual al seleccionarla,
inmediatamente pega el listado en la hoja de los diferentes nombres creados con antelación, y sus
respectivos rangos asignados, como se muestra a continuación.
Insertar comentarios
Un comentario en Excel, es una herramienta que se utiliza para agregar información adicional al contenido
de la tabla. Se pueden insertar comentarios de diversas formas.
Primeramente a través de la Cinta de Opciones en la Ficha Revisar, se encuentra un grupo denominado
Comentarios, allí se encuentran todos los iconos relacionados con la administración de comentarios.
Otra manera a través de la cual se puede acceder a los comentarios, es siguiendo los siguientes pasos:
1.- Seleccionar la celda donde se quiere agregar el comentario

2.- Hacer clic encima de la celda con el botón derecho del mouse
3.- Seleccionar la opción insertar comentario, y allí automáticamente aparecerá un recuadro como muestra
la figura. También se podrá acceder a el Presionando Mayus + F2.
4.- Ya insertado el comentario para poder modificarlo también se debe hacer clic con el botón derecho del
mouse y aparecerán las opciones para el manejo del mismo.
Menú para Insertar el Comentario Menú Para modificar el comentario
En la pequeña ventana que aparece, se escribe el comentario y este aparecerá cuando se haga clic sobre
la celda. Otro método seria pulsando simultáneamente “Mayús.” y “F2” dentro de la celda deseada y
aparecerá el comentario para ser utilizado.
Configurar el formato del comentario

Para ello, se deben seguir los siguientes pasos:
1.- Posicionar el cursor en una celda que contenga un comentario

2.- Hacer clic derecho en Modificar comentario
3.- Posicionar el cursor en la esquina inferior derecha de la ventana del comentario, hasta que aparezca la
pequeña cruz o la flecha inclinada.
4.- Hacer clic derecho y selecciona Formato de comentario
En esta ventana se podrá, por ejemplo, elegir el color de fondo, el formato y el color del texto, el tamaño,
entre otros.
Opciones de pegado especial
El pegado especial permite definir diferentes condiciones en el pegado de las celdas. Para conseguir
acceder a este pegado especial se puede realizar de de dos maneras diferentes
La primera a través del menú contextual. El botón Opciones de pegado está disponible cuando se pegan
datos en celdas en Excel. El botón parece justo debajo de la selección pegada. Al hacer clic en el botón
Opciones de pegado, aparece una lista de opciones que determinan cómo se pegarán los datos en la
celda.
El botón Opciones de pegado le ofrece las opciones siguientes:
Mantener formato de origen: conserva todo el formato original de la selección pegada. También conserva
todas las fórmulas.
Coincidir con formato destino: da formato a los datos pegados de manera que coincida con el formato ya
existente en la nueva ubicación.
Formatos de números y valores: el formato sólo se conserva para los valores numéricos, incluidas las
fechas. Además, sólo se pegan los resultados de las fórmulas (vea "Sólo valores"). Se quita el formato de
texto.
Mantener ancho de columnas de origen: conserva los anchos de columna, así como todas las fórmulas y
el formato.
Sólo formato: pega únicamente el formato, dejando todos los valores y las fórmulas fuera del rango
pegado.
Vincular celdas: vincula las celdas pegadas a su ubicación original. Por ejemplo, si copia A1 en B1, la
celda B1 contendrá un vínculo a la ubicación original con el formato "=A1". Se quitan todas las fórmulas y el
formato.
Usar el Asistente para importar texto: esta opción está disponible cuando pega texto sin formato desde
otro programa, como el Bloc de notas. El Asistente para importar texto le permite especificar cómo dividir el
texto pegado en columnas utilizando caracteres delimitadores o longitudes de texto definidas para crear
columnas individuales.
Tenga en cuenta que el conjunto exacto de opciones disponibles depende de los datos que vaya a pegar.
En algunas situaciones, puede ser necesario utilizar una combinación de las opciones anteriores. Por
ejemplo, quizás necesite copiar únicamente el formato y conservar los anchos de columna. Para ello, utilice
la función Pegado especial de la cinta de opciones.
La segunda forma mediante la opción Pegar de la Cinta de Opciones. Excel permite realizar un pegado
especial más completo, desde la opción Pegar de la ficha Inicio.
Para ello, una vez que se ha copiado el contenido de alguna celda, desde la ficha Inicio se selecciona la
opción Pegar, haciendo clic sobre el triángulo que aparece bajo esta opción, se desplegará un panel con
todas las posibilidades de pegado. Si no se encuentra allí la opción que se necesita, se procederá a
seleccionar la opción Pegado Especial…
DESCRIPCIÓN OPCIONES DE PEGADO ESPECIAL

Icono Descripción Icono Descripción
Si se selecciona la opción Pegado especial se abre el siguiente cuadro de diálogo, con todo el conjunto de
opciones que brinda la herramienta.
Las opciones más interesantes que se encuentran en este cuadro son:
Todo: Pega el contenido y el formato de todas las celdas
Fórmulas: Pega únicamente las fórmulas como se han escrito en la barra de fórmulas.
Valores: Pega los valores como se presentan en las celdas. No copia la fórmula, solo los resultados.
Formatos: Pega solamente el formato de la celda, no los valores ni las fórmulas.
Comentarios: Pega los comentarios adjuntos a una celda.
Validación: Pega las reglas de validación de datos de las celdas copiadas, si es que existen.
Todo excepto bordes: Pega el contenido y el formato de las celdas excepto los bordes.
Ancho de las columnas: Pega el ancho de columna o de columnas.
Formatos de números y fórmulas: Pega únicamente las fórmulas y todos los formatos de número de las
celdas seleccionadas.
Formatos de números y valores: Pega únicamente los valores y todos los formatos de número.
En este panel de pegado especial también se pueden definir que se realice una operación de los datos
que se están copiando sobre los datos que residen en el lugar donde se desea hacer el pegado. La
operación puede ser que los valores a copiar se sumen a los que ya existen en el lugar de destino, con lo
cual en este caso se acumulan, se pueden restar, se pueden multiplicar o también dividir.
Aquí se muestra claramente un ejemplo
Seleccionar los datos a pegar
Datos después de pegados
Otra posibilidad que aporta el panel de pegado especial es el de pegar los valores de forma transpuesta
(Transponer), es decir, cambiando lo que son filas por columnas y viceversa. A veces no se tienen ciertos
valores colocados de la forma idónea para trabajar. Esta operación puede resolver y facilitar el trabajo
posteriormente. A continuación se verá un ejemplo de que ocurre al copiar el rango de ventas de enero de
la tabla superior a la celda apuntada por la flecha a la derecha de Enero en la tabla inferior, pero
transponiendo los valores:
Por último destacar la posibilidad de hacer un pegado especial Con vínculo (Pegar vínculos). Esto copia
los valores pero vinculándolos con las celdas de origen, de tal forma que si los datos cambian en el origen,
cambiarán también en el destino ya que en el destino se ha creado una fórmula que los vincula.
En este ejemplo se ha copiado el rango de valores de Enero a un lugar de destino con vínculo:
Unidad 4. Manejo de funciones lógicas
Función condicional SI
Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.
Se debe utilizar SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.
Sintaxis
SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por
ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se
evalúa como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO. Este argumento puede
utilizar cualquier operador de comparación.
Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Por

ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lógica se
evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento
prueba_lógica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este argumento
devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para este
argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.
Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo, si este
argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se evalúa como
FALSO, la función SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y
se omite valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el
valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir, después de
valor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero).
Valor_si_falso puede ser otra fórmula.
Observaciones
Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para
construir pruebas más elaboradas. Vea el último de los ejemplos siguientes.
Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan, la función SI devuelve el valor
devuelto por la ejecución de las instrucciones.
Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz, cada elemento de la matriz se evaluará cuando
se ejecute la instrucción SI.
Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos
basándose en una condición. Por ejemplo, para contar el número de veces que aparece una cadena de
texto o un número dentro de un rango de celdas, utilice la función de hoja de cálculo CONTAR.SI. Para
calcular una suma basándose en una cadena de texto o un número dentro de un rango, utilice la función
SUMAR.SI.
Para entender esto de manera clara, se planteará un ejemplo, se tiene en una planilla con alumnos
(Columna A) y sus edades (Columna B). Se quiere agregar una columna donde se informe que ya es
mayor de 15 años (Columna C). Asumiendo que los títulos de las columnas están en la Fila 1, en la celda
A2 diría "Palmiro Caballasca", en B2 diría "14", y así para abajo.
En la Celda C2 se debería ingresar una formula así (recordar que las formulas siempre ingresan con el
signo igual (=) para que Excel entienda que es una formula) o llamar la función través de Fx:
Manualmente =SI(B2>15;"Mayor de 15";"")
En otras palabras se esta indicando que el resultado de C2 depende de si el contenido de B2 es mayor o

menor que 15. Si es mayor, mostrara el texto "Mayor de 15", y sino que no muestre nada (""). Ahora solo se
copia la fórmula para todas las celdas de la Columna C y listo.
Nótese que si en la celda B2 dice 15 entonces no muestra "Mayor de 15" puesto que 15 no es mayor que
15, sino que 15 es igual a 15. Si se quiere que diga cuando ya ha cumplido 15, se puede solucionar de dos
maneras. La primera es cambiando el 15 por el 14 en la condición. La segunda es cambiando el Mayor (>)
por el Mayor o Igual (>=).
Alternativamente se podría querer que en la segunda opción (el falso) muestre algo, por ejemplo el texto
"Menor de 15". Entonces la formula quedaría así: =SI(B2>=15;"Mayor de 15";"Menor de 15")
Si se hace a través del asistente para funciones en Excel 2007 se seguirán los siguientes pasos:
1.- Seleccionar la Ficha Fórmulas ubicada en la Cinta de Opciones, allí se encontrara un Grupo
denominado Biblioteca de Funciones, donde las mismas están organizadas por categorías.
2.- Seleccionar el icono de insertar función, o si se conoce la categoría a la que pertenece la formula, se
ubica dentro de la biblioteca y se selecciona de allí directamente la función solicitada. También se puede
acceder a esta misma pantalla haciendo clic sobre el icono que se encuentra ubicado en la barra de
fórmulas.
Aparecerá el siguiente cuadro de opciones:

3.- Seleccionar la categoría de las funciones lógicas y posteriormente la función Si, y aparecerá el siguiente
recuadro donde se procederá a llenar cada uno de los argumentos que la componen, basado en la sintaxis
de la formula explicada anteriormente, como se muestra a continuación.
Operadores relacionales
Los operadores relacionales o de comparación comparan dos valores y generan el valor lógico
VERDADERO o FALSO y se utilizarán dentro de la función Si para diseñar la prueba lógica que compone
la misma.
Operador de comparación Significado Ejemplo

= (igual) Igual a A1=B1
> (mayor que) Mayor que A1>B1
< (menor que) Menor que A1<B1
>= (mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1
<= (menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1
<> (distinto) Distinto de A1<>B1
Función Y
La función Y Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno
o más argumentos son FALSO.
Sintaxis
Y(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)
Valor_lógico1, Valor_lógico2, ... son entre 1 y 30 condiciones que se desea comprobar y que pueden ser
VERDADERO o FALSO.
Observaciones
Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO o FALSO, o los argumentos
deben ser matrices o referencias que contengan valores lógicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos valores se pasarán por
alto.
Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función Y devuelve el valor de error #¡VALOR!
Función O
La función O devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si
todos los argumentos son FALSO.
Sintaxis
O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)
Valor_lógico1;valor_lógico2,... son entre 1 y 30 condiciones que desea comprobar y que pueden ser
VERDADERO o FALSO.
Observaciones
Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO O FALSO, o en matrices o
referencias que contengan valores lógicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos valores se pasarán por
alto.
Si el rango especificado no contiene valores lógicos, O devolverá el valor de error #¡VALOR!
Puede utilizar la fórmula matricial O para comprobar si un valor aparece en una matriz. Para introducir una
fórmula matricial, presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR.
Funciones lógicas anidadas

Una función lógica puede ser parte del argumento de otra, para entender el concepto se presenta un
ejemplo de asignación de códigos a ciertos valores, con las siguientes condiciones:
Dato Menor a 50 ---> Bajo, Mayor a 50 y menor que 100 ---> Medio, Mayor que 100---> Alto
El modelo se presenta en la siguiente figura

Para construir una función lógica anidada se deben seguir los siguientes pasos, para explicar los mismos
se hará a través del siguiente ejemplo.
Dada la siguiente tabla, calcular el nuevo precio basado en lo siguiente:
1.- Llamar el asistente para funciones por cualquiera de los métodos ya conocidos.
2.- Seleccionar la categoría de funciones lógicas y allí dar clic en la función SI
3.- Aparece el cuadro Argumentos de función. Donde se procede como muestra la figura a introducir los
datos de la primera condición planteada.
4.- Para introducir la segunda condición se hace clic en el cuadro de nombres donde se llama nuevamente
la función condicional seguros de estar posicionados en el valor falso para que la nueva condición quede
anidada
5.- automáticamente el asistente crea una nueva estructura condicional para agregar la segunda condición
y se procede a concluir el procedimiento ya que la condición restante se obvia debido a que todos los datos
que no cumple las dos condiciones anteriores dan como resultado la respuesta falsa de la segunda
condición como se muestra en la figura.
Es de hacer notar que cada vez que se necesite anidar una nueva condición se procede a realizar el paso
número 4 hasta un máximo de 7 condicionales anidadas.
Unidad 5. Manejo de funciones de búsqueda y referencia
Son funciones que sirven para consultar referencias o valores de celdas. Se usan casi siempre de manera
interna dentro de otra función.
Consulta Vertical (Consultav())
Busca un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila
de una columna especificada en la tabla. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los valores de
comparación se encuentren en una columna situada a la izquierda de los datos que desea encontrar. En
Versiones anteriores se conocía como BuscarV().
La V de ConsultaV significa "Vertical".
Sintaxis:
CONSULTAV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado).
Valor_buscado: Es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un
valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en: Es la tabla de información donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango
o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista.
Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento
matriz_buscar_en deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO (0);
VERDADERO (1). De lo contrario, BUSCARV podría devolver un valor incorrecto.
Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del menú Datos y seleccione la
opción Ascendente.
Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores lógicos.
El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.
Indicador_columnas: Es el número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor

coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera
columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el
valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_columnas es menor
que 1, ConsultaV devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el número de
columnas de matriz_buscar_en, ConsultaV devuelve el valor de error #¡REF!.
Ordenado: Es un valor lógico que especifica si ConsultaV debe localizar una coincidencia exacta o
aproximada. Si se omite o es VERDADERO (1), devolverá una coincidencia aproximada. En otras
palabras, si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a
valor_buscado. Si es FALSO(0) , ConsultaV encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna,
devolverá el valor de error # N/A. En Versiones anteriores se conocía como BuscarH().
Observaciones
Si ConsultaV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es VERDADERO (1) , utiliza el valor más
grande que sea menor o igual a valor_buscado.
Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera columna de matriz_buscar_en, ConsultaV
devuelve el valor de error #N/A.
Si ConsultaV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO (0) , devuelve el valor de error
#N/A.
Consulta Horizontal (ConsultaH())

Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuación, devuelve un valor
en la misma columna de una fila especificada en la tabla o matriz. Use CONSULTAH cuando los valores de
comparación se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar
información que se encuentre dentro de un número especificado de filas. Use CONSULTAV cuando los
valores de comparación se encuentren en una columna a la izquierda o de los datos que desee encontrar.
La H de CONSULTAH significa "Horizontal".
Sintaxis:
ConsultaH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado).
Valor_buscado: Es el valor que se busca en la primera fila de la tabla. Valor_buscado puede ser un valor,
una referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en: Es una tabla de información en la que se buscan los datos. Utilice una referencia a un
rango o el nombre de un rango.
Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores
lógicos.
Si ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila de matriz_buscar_en deben colocarse en
orden ascendente: ...-2, -1, 0, 1, 2,... , A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, CONSULTAH puede
devolver un valor incorrecto. Si ordenado es FALSO, no es necesario ordenar matriz_buscar_en. El texto
en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.
Se pueden poner los datos en orden ascendente de izquierda a derecha seleccionando los valores y
eligiendo el comando Ordenar del menú Datos. A continuación haga clic en Opciones y después en
Ordenar de izquierda a derecha y Aceptar. Bajo Ordenar por haga clic en la fila deseada y después en
Ascendente.
Indicador_filas: Es el número de fila en matriz_buscar_en desde el cual debe devolverse el valor

coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en matriz_buscar_en; si
indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si
indicador_filas es menor que 1, BUSCARH devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_filas es
mayor que el número de filas en matriz_buscar_en, CONSULTAH devuelve el valor de error #¡REF!.
Ordenado: es un valor lógico que especifica si CONSULTAH debe localizar una coincidencia exacta o
aproximada. Si es VERDADERO o se omite, devolverá una coincidencia aproximada. Es decir, si no
encuentra ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor mayor inferior a valor_buscado. Si es
FALSO, CONSULTAH encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el valor de
error #N/A.
Observaciones
Si CONSULTAH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor valor que sea menor que
valor_buscado.
Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de matriz_buscar_en, CONSULTAH
devuelve el valor de error #N/A.
Uso de la función en Falso.

En cualquiera de las dos funciones ConsultaV o ConsultaH, se utiliza FALSO en su último argumento
cuando el valor buscado es un dato preciso, especifico. Debido s esto si la función no encuentra un dato
igual al buscado, la misma arroja el valor de #N/A.
Para visualizar mejor este caso se explicara mejor con el siguiente ejemplo:
Se tiene una base de datos estructurada relacionada con el inventario de productos de una empresa. (Esa
base de datos que servirá como matriz de búsqueda, podrá encontrarse en la misma hoja, en una hoja
diferente o en otro libro ajeno al que se está usando).
Se necesita hacer una consulta de precios de un producto en particular y para ello se utilizara la función
ConsultaV (debido a que es una Tabla Vertical), bajo los siguientes pasos.
1.- Seleccionar del asistente para funciones la categoría de Funciones de búsqueda y referencia, como
muestra la figura:
2.- Aparecerá un cuadro de control con los argumentos de la función los cuales serán llenados según los
requerimientos como se muestra en la figura
Uso de la función en Verdadero.

En cualquiera de las dos funciones ConsultaV o ConsultaH, se utiliza VERDADERO en su último
argumento cuando el valor buscado es un dato de coincidencia exacta o aproximada. Debido si esto si la
función no encuentra un dato igual al buscado, selecciona el valor aproximado más cercano por debajo del
mismo. En caso de que no encuentre alguno, arroja el valor de #N/A.
Se necesita conocer el nivel de inventario según la cantidad de unidades que hay en existencia y para ello
se utilizara la función ConsultaV (debido a que es una Tabla Vertical), bajo los siguientes pasos.
1.- Seleccionar del asistente para funciones la categoría de Funciones de búsqueda y referencia, como en
el ejemplo anterior.
requerimientos como se muestra en la figura.
Nota: El rango numérico es creado tomando el límite inferior de cada uno de los rangos que muestra la
tabla. Es importante resaltar que en este tipo de casos la tabla debe estar ordenada de menor a mayor
para que funcione correctamente.
Función Elegir
Utiliza el argumento núm_índice para devolver un valor de una lista de argumentos de valores. Utilice
ELEGIR para seleccionar uno de los 29 valores posibles a partir del rango del argumento índice. Por
ejemplo, si valor1 a valor 7 son los días de la semana, ELEGIR devuelve uno de los días cuando se utiliza
un número entre 1 y 7 como argumento núm_índice .
Sintaxis
ELEGIR(núm_índice;valor1;valor2;...)
Núm_índice especifica el argumento de valor que se selecciona. El argumento núm_índice debe ser un
número entre 1 y 29, o bien una fórmula o referencia a una celda que contenga un número entre 1 y 29.
Si núm_índice es 1, ELEGIR devuelve valor1; si es 2, ELEGIR devuelve valor2 y así sucesivamente.
Si núm_índice es menor que 1 o mayor que el número del último valor de la lista, ELEGIR devuelve el valor
de error #¡VALOR!
Si núm_índice es una fracción, se trunca al entero inferior antes de ser utilizada.
Valor1, valor2,... son de 1 a 29 argumentos de valores entre los cuales ELEGIR selecciona un valor o una
acción que se ejecuta basándose en el argumento núm_índice. Los argumentos pueden ser números,
referencias a celdas, nombres definidos, fórmulas, funciones o texto.
Observaciones
Si núm_índice es una matriz, cada valor se evaluará cuando se ejecute ELEGIR.

Los argumentos de valor para ELEGIR pueden ser referencias de rango, así como valores individuales.
Por ejemplo se tiene la siguiente tabla de ventas de un periodo donde se visualizan los datos de cada
venta y se necesita saber en una columna adicional el trimestre al cual pertenece cada venta.
A través de la función ELEGIR se resolverá de la siguiente manera:
1.- Seleccionar del asistente para funciones la categoría de Funciones de búsqueda y referencia y allí la
función elegir, como en los ejemplos anteriores.
requerimientos como se muestra en la figura.
Unidad 6. Otras funciones
Funciones ES
Cada una de estas funciones, a las que se conoce como funciones ES, comprueba el tipo del argumento
valor y devuelve VERDADERO o FALSO dependiendo del resultado. Por ejemplo, ESBLANCO devuelve el
valor lógico VERDADERO si valor es una referencia a una celda vacía, de lo contrario devuelve FALSO.
SINTAXIS FUNCIÓN DEVUELVE VERDADERO SI

ESBLANCO(valor) ESBLANCO Valor se refiere a una celda vacía.
ESERR(valor) ESERR Valor se refiere a cualquier valor de error con excepción de
#N/A.
ESERROR(valor) ESERROR Valor se refiere a uno de los valores de error (#N/A, #¡VALOR!,
#¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE? o #¡NULO!).
ESLOGICO(valor) ESLOGICO Valor se refiere a un valor lógico.
ESNOD(valor) ESNOD Valor se refiere al valor de error #N/A (el valor no está
disponible).
ESNOTEXTO(valor) ESNOTEXTO Valor se refiere a cualquier elemento que no sea texto. (Tenga
presente que esta función devuelve VERDADERO incluso si
valor se refiere a una celda en blanco.)
ESNUMERO(valor) ESNUMERO Valor se refiere a un número.
ESREF(valor) ESREF Valor se refiere a una referencia.
ESTEXTO(valor) ESTEXTO Valor se refiere a texto.
Valor es el valor que desea probar. Puede ser el valor de una celda vacía, de error, lógico, de texto,
numérico, de referencia o un nombre que se refiera a alguno de los anteriores
.
Observaciones
Los argumentos valor de las funciones ES no se convierten. Por ejemplo, en la mayoría de las funciones
en las que se requiere un número, el valor de texto "19" se convierte en el número 19. Sin embargo, en la
fórmula ESNUMERO("19"), "19" no se convierte y ESNUMERO devuelve FALSO.
Las funciones ES son útiles en fórmulas cuando se desea comprobar el resultado de un cálculo. Al
combinar esas funciones con la función SI, proporcionan un método para localizar errores en fórmulas (vea
los siguientes ejemplos).
En la próxima tabla se visualizarán algunos casos de las funciones ES vistas anteriormente, aplicadas a un
caso especifico.
Manejo de la función ESERROR()
Devuelve el valor lógico VERDADERO si valor hace referencia a cualquier valor de error, como #N/A,
#¡VALOR!, #¡REF!, #¡DIV/0!, #NUM!, #¿NOMBRE? o #¡NULO!; de lo contrario, devuelve FALSO.
Sintaxis:
ESERROR(valor)
Argumento Descripción Comentarios

valor El valor que se desea probar. El valor Los argumentos de valores entre comillas
puede ser una celda en blanco (vacía), un se tratan como texto; no se convierten
error, una expresión lógica, texto, un nunca.
número, un valor de referencia o un nombre
que haga referencia a cualquiera de ellos,
que desea probar.
La función ESERROR es útil en fórmulas para probar el resultado de un cálculo. Cuando se combina con la
función SI, proporciona un método para buscar errores en las fórmulas (vea los ejemplos siguientes).
Para que el siguiente ejemplo resulte más sencillo de comprender, puede copiar los datos en una hoja en
blanco y, a continuación, escribir la función debajo de los datos. No seleccione los encabezados de fila o
columna (1, 2, 3...A, B, C...) cuando copie los datos de ejemplo en una hoja en blanco.
Función Contar.si
Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio especificado.
Sintaxis
CONTAR.SI(rango;criterio)
Rango es el rango dentro del cual desea contar las celdas.

Criterio es el criterio en forma de número, expresión, referencia a celda o texto, que determina las celdas
que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4.
Observaciones
Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que se pueden usar para analizar los datos basándose
en una condición.
Para hacer que una fórmula devuelva uno de dos valores según una condición, como una bonificación por
ventas basada en un importe de ventas especificado, utilice la función de hoja de cálculo SI.
Para contar celdas que están vacías o no, use las funciones CONTARA y
CONTAR.BLANCO.
Viendo el siguiente ejemplo se podrá entender mejor

Fórmula Descripción (resultado)
=CONTAR.SI(A2:A5;"manzanas") Número de celdas con manzanas en la primera
columna anterior (2)
=CONTAR.SI(A2:A5,A4) Número de celdas con melocotones en la primera
columna anterior (2)
=CONTAR.SI(A2:A5,A3)+CONTAR.SI(A2:A5,A2) Número de celdas con naranjas y manzanas en la
primera columna anterior (3)
=CONTAR.SI(B2:B5;">55") Número de celdas con un valor superior a 55 en la
segunda columna anterior (2)
=CONTAR.SI(B2:B5,"<>"&B4) Número de celdas con un valor distinto a 75 en la
segunda columna anterior (2)
=CONTAR.SI(B2:B5,">=32")- Número de celdas con un valor superior o igual a 32
CONTAR.SI(B2:B5,">85") e inferior o igual a 85 en la segunda columna
anterior (3)
Función Sumar.si
Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.
Sintaxis
SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)
Rango es el rango de celdas que desea evaluar.

Criterio es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a sumar.
Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32", "manzanas".
Rango_suma son las celdas que se van a sumar. Este tercero es opcional, esto quiere decir que si la
condición está en el mismo rango donde se efectúa la suma, no hace falta el tercer parámetro, pero si el
criterio está en un rango y donde se hace la suma en otro (u otros) rangos, entonces tiene que colocarse el
tercer parámetro.
Observaciones
Las celdas contenidas en rango_suma se suman sólo si las celdas correspondientes del rango coinciden
con el criterio.
Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento rango.
Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos
basándose en una condición. Por ejemplo, para contar el número de veces que aparece una cadena de
texto o un número dentro de un rango de celdas, utilice la función CONTAR.SI. Para hacer que una fórmula
devuelva uno de dos valores basados en una condición, como una bonificación por ventas basada en un
importe de ventas especificado, utilice la función SI.
Para aclarar mejor el tema, se explicará el siguiente ejemplo:Suponiendo que una inmobiliaria tiene un
listado con el valor de las propiedades que se vendieron en Enero y quiere saber la suma de aquellas que
superaron los $160.000, para obtener la respuesta se emplea la función SUMAR.SI como se muestra en el
gráfico.
En este caso con dos parámetros alcanza puesto que el criterio está en la rango E2:E5, que el mismo
rango donde se efectúa la suma con la condición dada y no hace falta poner
=SUMA(E2:E5;">160000";E2:E5).
Si en cambio se tiene esta tabla:
Aquí si hace falta el tercer parámetro ya que el rango donde se efectúa el criterio (D2:D5) no es el mismo
que el rango donde se efectúa la suma (E2:E5).
Funciones para el manejo de fecha y hora
Función AÑO: Devuelve el año correspondiente a una fecha determinada
Sintaxis AÑO(Num_de_serie)
Num_de_serie es el código de fecha-hora que Excel usa para él calculo de fecha y hora. El argumento
num_de_serie puede expresarse en forma de texto, fecha, en lugar de expresarse como numero.
Función Día: Devuelve el día del mes correspondiente a una fecha determinada
Sintaxis DIA(Num_de_serie)
Num_de_serie es el código de fecha-hora que Excel usa para él cálculo de fecha y hora. El argumento
num_de_serie puede expresarse en forma de texto, fecha, en lugar de expresarse como número.
Función AHORA(): Devuelve el número de serie de la fecha y hora del momento

Actual
Sintaxis AHORA( )
La función AHORA solo cambia cuando se realiza un cálculo en la hoja de calculo
Función DIA.LAB: Devuelve una fecha que corresponde a un número de días laborables antes o después
de la fecha inicial, según sea el número de días laborables especificado.
Sintaxis DIA.LAB(fecha_inicial;dias_lab;festivos)
Fecha_inicial: es una fecha que representa la fecha que se inicia el recuento de días laborables.
Dias_lab: es él número de días laborables (días que no son fines de semana o días festivos) anteriores o
posteriores al argumento fecha_inicial. Un valor positivo para el argumento dias_lab produce una fecha
futura, un numero negativo produce una fecha pasada.
Festivos: es una lista opcional con uno o más fechas que deben excluirse del calendario laboral.
Función DIAS.LAB:
Calcula el número de días laborables entre fecha_inicial y fecha_final. Los días laborables no incluyen los
fines de semana ni otras fechas que se identifiquen en el argumento festivos.
Sintaxis DIAS.LAB(fecha_inicial;fecha_final;festivos)
Fecha _inicial es una fecha que representa a la fecha final

Ficha_final es una fecha que representa a la fecha final
Festivos es un rango opcional de una o más fechas que representan todo tipo de días festivos que se
excluyen del calendario laboral, como por ejemplo fiestas nacionales o regionales, etc.
Observaciones
Si uno o más argumentos no es una fecha valida DIAS.LAB. devuelve el valor de error #¡NUM!
Función DIASEM:
Devuelve el día de la semana correspondiente al argumento num_de_serie.
El día se devuelve como un numero entero según tipo entre domingo y sábado.
Sintaxis DIASEM(num_de_serie;tipo)
Num_de_serie es el código de fecha-hora que Excel usa para los cálculos de fecha y hora.
Tipo es un numero que determina que tipo de valor debe ser devuelto.
Función FECHANUMERO:
Devuelve él numero de serie de la fecha representada por texto_de_fecha
Sintaxis FECHANUMERO(texto_de_fecha)
Texto_de_fecha es el texto que devuelve una fecha en un formato de fecha Excel
Función FIN.MES:
Devuelve él numero de serie o fecha según el formato de celda del ultimo dial del mes, anterior o posterior
a la fecha_inicial del numero de mes indicado.
Sintaxis FIN.MES(fecha_inicial;meses)
Fecha_inicial es la fecha que representa la fecha inicial
Meses es él numero de meses anteriores o posteriores al argumento fecha_inicial.
Cuando meses es un valor positivo el resultado es una fecha futura.

Cuando meses es un valor negativo, el resultado es una fecha pasada
Función HORA:
Devuelve la hora correspondiente al argumento num_de_serie. La hora se expresa como un numero
entero, comprendido entre 0(12.00 AM) y 23(11.00 P.M)
Sintaxis HORA(num_de_serie)
Num_de_serie es el código de fecha-hora empleado por Excel para los cálculos de fecha y hora.
Función HOY:
Devuelve el numero de serie de la fecha actual.
El numero de serie es el código de fecha-hora que Excel usa para los cálculos de fecha y hora
Sintaxis HOY( )
Función MES:
Devuelve el mes que corresponde a una fecha o numero de serie especificado. El mes se expresa como un
numero entero entre 1 (enero) y 12 (diciembre).
Sintaxis MES(fecha)
Fecha puede ser
Una fecha escrita como "dd/mm/aa" o similar (siempre entre comillas)
Una función o formula que devuelva una fecha
Una referencia a una celda que contenga cualquiera de los valores anteriores.
Función NUM.DE.SEMANA:
Devuelve un numero que indica el lugar numérico que ocupa la semana dentro de un año determinado
Sintaxis NUM.DE.SEMANA(num_de_serie;tipo)
Num_de_serie es la fecha dentro de la semana
Tipo es el valor 1 o 2 que determina en que día comienza la semana.
Función AÑO:
Devuelve el año correspondiente a una fecha determinada
Sintaxis AÑO(Num_de_serie)
num_de_serie puede expresarse en forma de texto, fecha, en lugar de expresarse como numero
Función DIA:
Devuelve el día del mes correspondiente a una fecha determinada Sintaxis DIA(Num_de_serie)
num_de_serie puede expresarse en forma de texto, fecha, en lugar de expresarse como numero
Nuevas Funciones
FUNCION SUMAR.SI.CONJUNTO
Desde la versión de Excel 2007 se incorpora la función nueva, SUMAR.SI.CONJUNTO, que es parecida a
SUMAR.SI, la cual suma celdas teniendo en cuenta un solo criterio, en tanto que SUMAR.SI.CONJUNTO,
suma celdas teniendo en cuenta múltiples criterios.
Sintaxis:
SUMAR.SI.CONJUNTO(rango de sumas; criterio_rango1; criterio1; criterio rango2; criterio2..)

donde:
Rango de sumas: es un argumento obligatorio, en el que se suman una o mas celdas.

criterio_rango1: es un argumento requerido que es el primer rango en el que se evalúa el criterio asociado
(criterio1).
criterio1: argumento obligatorio que es un criterio asociado a criterio_rango1 en la forma de número,
expresión, referencia de celda o texto, que define en cual celda, en el rango de sumas, se adicionará
debido al criterio_rango1.
Los otros argumentos son opcionales.
Se verá un ejemplo donde se consideran 3 criterios:

Un negocio de venta de vinos cuenta con la siguiente tabla
Se requiere saber la cantidad de unidades Mayores a 5 Vendidas por vendedor y por producto como lo
muestra la siguiente tabla:
En respuesta a esta problemática, se hace uso de la función Sumar.Si.Conjunto, la cual permite aplicar las
tres condiciones para sumar lo requerido. Es de hacer notar que se pueden aplicar hasta un máximo de
127 criterios.
La función quedaría de la siguiente manera:

Obsérvese que el primer criterio es el rango de unidades que se van a sumar si cumplen con las tres
condiciones propuestas. Para dar como resultado un total de 16 unidades que corresponden a Buchanan
Steven, del producto Champagne y que son superiores a 5 unidades.
FUNCION CONTAR.SI.CONJUNTO
Excel 2007 incorpora una función nueva, CONTAR.SI.CONJUNTO, que es parecida a CONTAR.SI, la cual
cuenta celdas teniendo en cuenta un solo criterio, en tanto que CONTAR.SI.CONJUNTO, cuenta celdas
teniendo en cuenta múltiples criterios.
Sintaxis:
CONTAR.SI.CONJUNTO(rango1; criterio1; rango2; criterio2…)
donde :
rango1: es el rango donde se cuentan las celdas, debido al criterio1, criterio2..
Los primeros dos argumentos son obligatorios.
Se verá un ejemplo donde se consideran 3 criterios:
Un negocio de venta de vinos cuenta con la siguiente tabla, la cual refleja en cada fila las ventas realizadas
durante un periodo de tiempo
Se requiere saber la cantidad de ventas por vendedor y por producto, que sean superiores a 5 unidades
como lo muestra la siguiente tabla:
En respuesta a esta problemática, se hace uso de la función Contar.Si.Conjunto, la cual permite aplicar las
tres condiciones para contar lo requerido. Es de hacer notar que se pueden aplicar hasta un máximo de
127 criterios.
La función quedaría de la siguiente manera:

Obsérvese que están especificados cada uno de los criterios. Para dar como resultado un total de 2 ventas
que corresponden a Buchanan Steven, del producto Champagne y que son superiores a 5 unidades.
FUNCION PROMEDIO.SI
De forma similar a la anterior función, permite determinar el promedio en un conjunto de datos, dadas
ciertas condiciones.
Sintaxis:
PROMEDIO.SI(rango, criterio, rango_para_promediar)
donde :
rango: es el rango donde se buscan las coincidencias
Criterio: Argumento que sirve como valor de comparación para el rango.
Rango_para_promediar: Elementos que se van a tomar en cuenta para calcular el promedio.
Por ejemplo si se quisiera calcular el stock promedio del producto A que hay en los tres almacenes, se
usaría la siguiente fórmula:
=PROMEDIO.SI(C3:C8,G3,D3:D8)
Donde: el rango C3:C8 representa el rango donde se buscan las coincidencias con G3 y se suma según
las coincidencia del rango D3:D8, el resultado obtenido sería 4.
PROMEDIO.SI.CONJUNTO(rango_para_promediar, rango_criterio1, criterio1, rango_criterio2, criterio2)
Se emplea de manera similar al anterior, por ejemplo para calcular lo obtenido con PROMEDIO.SI, se
usaría la siguiente fórmula:
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(D3:D8,$C$3:$C$8,G3)
FUNCIÓN SI.ERROR(valor, si_es_error)
Evalua si valor es un error y si lo es escribe en la celda lo que indica si_es_error.

Por ejemplo Si se tenemos los números 9 y 0 en las celdas B3 y C3 respectivamente, lógicamente si
hacemos la división B3/C3, en la celda E3, resultará un error. Entonces podríamos usar tal función de la
siguiente manera, escribiríamos en E3:
= SI.ERROR(B3/C3,"Error, división entre cero. Corrige").

Unidad 7. Hipervínculos
Hipervínculos en Excel
Los hipervínculos representan una herramienta que crea un acceso directo o un salto que abre un
documento almacenado en un sitio especifico, en una intranet o en internet. Cuando se haga clic encima
del hipervínculo, Excel mostrará la ubicación para la cual fue hecho.
Es bueno que un documento posea vínculos (o enlaces, o hiperenlaces) que al ser pulsados lleven a los
archivos, hojas o celdas que contienen los datos originales.
Pueden crearse varios tipos de hipervínculos en libros, utilizando texto, imágenes o gráficos, que vinculan a
otras hojas, libros, gráficos, páginas Web u otros archivos.
Para crear Hipervínculos en Excel 2007, se puede proceder de diversas formas. Primeramente a través de
la cinta de opciones. Para ello se posiciona el mouse donde se quiere crear el Hipervínculo, sea un objeto
o celda de la hoja de Excel. Seguidamente se hace clic en la Ficha Insertar, se ubica el grupo denominado
Vínculos y se procede a hacer clic encima del icono denominado hipervínculos.
A continuación aparecerá el siguiente cuadro de diálogo que servirá para la creación del hipervínculo.
Otra forma de insertar el Hipervínculo es haciendo clic sobre el botón derecho del mouse, posicionándose
con antelación en el sitio donde se desea crear el mismo y seleccionando la opción Hipervínculos que
aparece en el menú contextual.
Con cualquiera de los dos procedimientos que se utilice se llega al mismo cuadro de control y se procede a
crear el Hipervínculo que se necesita.
Existen diversos tipos de Hipervínculos que se pueden crear a continuación se verán cada uno de ellos.
Crear un hipervínculo a un nuevo archivo
1. Haga clic con el botón secundario en el texto o gráfico que desee que represente al hipervínculo y, a
continuación, haga clic en Hipervínculo en el menú contextual.
2. En Vincular a, haga clic en Crear nuevo documento.
3. Escriba un nombre para el nuevo archivo en el cuadro Nombre del nuevo documento.
4. Para especificar una ubicación que no sea la ubicación mostrada en Ruta de acceso completa, haga
clic en Cambiar y, a continuación, seleccione la ubicación deseada. Haga clic en Aceptar.
5. En Cuándo modificar, haga clic en una opción para especificar si desea abrir el nuevo archivo ahora o
más adelante para modificarlo.
6. Haga clic en Aceptar.
Notas
Si desea cambiar el texto que representa al hipervínculo en el libro original, escriba el nuevo texto en el
cuadro Texto.
De forma predeterminada, la ruta de acceso al nuevo archivo de destino está asociada a la ubicación del
libro activo. Puede especificar otra ruta de acceso definiendo la dirección base del hipervínculo.
Crear un hipervínculo a un archivo existente

1. Haga clic con el botón secundario del Mouse (ratón) en el texto o gráfico que desea utilizar para
representar el hipervínculo y, a continuación, haga clic en Hipervínculo en el menú contextual.
2. Bajo Vincular a, haga clic en Archivo o página Web existente.
Para seleccionar un archivo de una lista de archivos utilizados recientemente, haga clic en Archivos
recientes y en el archivo con el que desea crear el vínculo.
4. Para seleccionar el archivo de una lista de archivos existentes, haga clic en el botón Archivo bajo
Buscar y busque y haga doble clic en el archivo con el que desea crear el vínculo.
5. Para hacer que una sugerencia se muestre al situar el puntero sobre el hipervínculo, haga clic en
Sugerencia y escriba el texto que desee en el cuadro Sugerencia. Haga clic en Aceptar.
Crear un hipervínculo a una página Web

1. Haga clic con el botón secundario del Mouse (ratón) en el texto o gráfico que desea utilizar para
representar el hipervínculo y, a continuación, haga clic en Hipervínculo en el menú contextual.
2. Bajo Vincular a, haga clic en Archivo o página Web existente.
Para seleccionar la página Web de una lista de páginas Web examinadas recientemente, haga clic en
Páginas consultadas y en la página Web con la que desea crear el vínculo.
Para seleccionar la página Web abriendo el explorador y buscando la página, haga clic en el botón Página
Web en Buscar, abra la página Web a la que desee vincular y vuelva a Excel sin cerrar el explorador.
4. Para hacer que se muestre una sugerencia al situar el puntero sobre el hipervínculo, haga clic en
Sugerencia y escriba el texto que desee en el cuadro Sugerencia. Haga clic en Aceptar.

Para vincular a una ubicación en el libro actual u otro libro, se puede definir un nombre para las celdas de
destino o utilizar una referencia de celda.
1. Para utilizar un nombre, asigne un nombre a las celdas de destino en el libro de destino.
2. En el libro de origen, haga clic con el botón secundario en el texto o gráfico que desee que represente al
hipervínculo y, a continuación, haga clic en Hipervínculo en el menú contextual.
Para vincular a una ubicación en el actual libro, haga clic en Lugar de este documento en Vincular a.
Para vincular a una ubicación en otro libro, haga clic en Archivo o página Web existente en Vincular a.
4. Si elige Archivo o página Web existente en el paso 3, busque y seleccione el libro al que desee
vincular y, a continuación, haga clic en el botón Marcador en Buscar.
En la lista en Referencia de celda, haga clic en la hoja a la que desee vincular y, a continuación, escriba la
referencia de celda en el cuadro Escriba la referencia de celda. Haga clic en Aceptar.
En la lista en Nombres definidos, haga clic en el nombre que represente a la celda o las celdas a las que
desee vincular. Haga clic en Aceptar.
6. Para asignar una sugerencia que se mostrará al situar el puntero del Mouse (ratón) sobre el
hipervínculo, haga clic en Sugerencia y, a continuación, escriba el texto que desee en el cuadro
Sugerencia. Haga clic en Aceptar.

Para vincular a una ubicación en el libro actual u otro libro, se puede definir un nombre para las celdas de
destino o utilizar una referencia de celda.
1. Para utilizar un nombre, asigne un nombre a las celdas de destino en el libro de destino.
2. En el libro de origen, haga clic con el botón secundario en el texto o gráfico que desee que represente al
hipervínculo y, a continuación, haga clic en Hipervínculo en el menú contextual.
Para vincular a una ubicación en el actual libro, haga clic en Lugar de este documento en Vincular a.
Para vincular a una ubicación en otro libro, haga clic en Archivo o página Web existente en Vincular a.
4. Si elige Archivo o página Web existente en el paso 3, busque y seleccione el libro al que desee
vincular y, a continuación, haga clic en el botón Marcador en Buscar.
En la lista en Referencia de celda, haga clic en la hoja a la que desee vincular y, a continuación, escriba la
referencia de celda en el cuadro Escriba la referencia de celda. Haga clic en Aceptar.
En la lista en Nombres definidos, haga clic en el nombre que represente a la celda o las celdas a las que
desee vincular. Haga clic en Aceptar.
6. Para asignar una sugerencia que se mostrará al situar el puntero del Mouse (ratón) sobre el
hipervínculo, haga clic en Sugerencia y, a continuación, escriba el texto que desee en el cuadro
Sugerencia. Haga clic en Aceptar.
Unidad 8. Manejo de herramientas básicas de base de datos
Bases de Datos
Para comenzar a utilizar las opciones de este menú DATOS lo primero que deberá tenerse en cuenta es el
concepto de BASE DE DATOS.
Qué es y para qué sirve exactamente una Base de Datos. En principio se deberá indicar que ES UN
ARCHIVO (en realidad es un conjunto de archivos) CON UN FORMATO ESPECÍFICO. Este formato, es el
que permite que, este tipo de archivos sea utilizado con tanta frecuencia en la actualidad.
Se trata de que, mediante la utilización de elementos llamados INDICES, un archivo de información, con
formato de Base de Datos, permite acceder a dicha información, en forma aleatoria, o sea, desde donde
sea que se la busque y hacia donde sea que se encuentre, instantáneamente.
Las Planillas de Cálculo, fueron, desde sus inicios, las que originaron, o permitieron concebir, el concepto
de Base de datos, y esto está dado, sencillamente, por la ubicación en que se encuentra la información, ya
que, las Planillas de Cálculo, permiten generar archivos en los cuales, hay FILAS Y COLUMNAS Y, LAS
INTERSECCIONES ENTRE ELLAS, SE DENOMINAN CELDAS. Esto a su vez, permite que todos los
datos que se encuentren dentro de dichas celdas, pueden relacionarse entre sí, es más, hay planillas de
cálculo en las cuales, TODOS LOS DATOS ESTÁN RELACIONADOS, e incluso, de distintas formas.
Las Bases de datos utilizan el mismo concepto, pero con la diferencia de que los nombres son distintos:
FILA --------- REGISTRO

CELDA --------- CAMPO
Una vez conocido este concepto, es posible comenzar a utilizar a Excel, como un excelente generador de
archivos con formato de Bases de Datos.
Para acceder a las diversas herramientas de base de datos en Excel 2007 se debe hacer clic en la Ficha
Datos ubicada en la Cinta de Opciones. Allí se encontraran todas las herramientas relacionadas con el
tema.
Ordenar y Filtrar
La opción de ordenar, permite a Excel en función de una o varias columnas organizar el contenido de una
base de datos de forma ascendente o descendente según sean las necesidades del usuario.
Para obtener óptimos resultados, la lista que se ordene deberá tener rótulos de columna (nombres
identificando cada columna). Para usar esta herramienta se deben seguir los siguientes pasos:
1.- Hacer clic en una celda de la lista que desee ordenar.
2.- Ir a la Ficha Datos y hacer clic en el icono de Ordenar que se encuentra en el Grupo de opciones
Ordenar y Filtrar
Y aparecerá el siguiente cuadro de opciones.
Este cuadro contiene unos botones en la parte superior que permiten administrar los niveles de
ordenamiento. Ypor cada nivel que se agregue en la parte inferior aparecerán desplegadas las opciones
para dar los lineamientos del ordenamiento que se necesita.
3.- En los cuadros Ordenar por y Luego por, hacer clic en las columnas que desee ordenar. Por ejemplo,
si la lista contiene información acerca de las ventas realizadas en un periodo de tiempo, y es necesario
organizarlas por Vendedor, producto y MES, en primer lugar, haga clic en agregar nivel y en Ordenar por
seleccione la opción de Vendedor, a continuación, haga clic nuevamente en Agregar nivel y ahora en el
cuadro Luego por, elija Nombre Producto y finalmente se agrega un nuevo nivel y en el Luego por
seleccione la opción de MES y presione el botón de aceptar, como muestra la figura.
4.- Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar. Excel
procederá a ordenar la tabla según los datos dados.
Notas
Si la columna que se especifique en el cuadro Ordenar por tiene elementos duplicados, puede
continuarse ordenando los valores especificando otra columna en el primer cuadro Luego por. Si hay
elementos duplicados en la segunda columna, puede especificarse una tercera columna para ordenar en el
segundo cuadro Luego por.
Al ordenar filas que forman parte de un esquema de hoja de cálculo, Microsoft Excel ordenará los grupos
de nivel más alto (nivel 1) de modo que las filas o las columnas de detalle permanezcan juntas, aunque
estén ocultas.
Si es una base de datos organizada, con tan solo ubicarse en un dato de la comuna que se desea
ordenar y hacer clic en el icono de orden ascendente o descendente, Excel ordena de forma organizada
toda la tabla de acuerdo al dato que se necesita.
Adicionalmente en Excel 2007 existe la posibilidad de ordenar según diversos criterios, en el ejemplo
anterior se utilizó la opción de Valores, pero también se pude seleccionar entre las opciones de Color de la
celda, Color de la fuente e Icono de la celda, a continuación de visualizan unos ejemplos.
Color de la celda
Icono de la celda
Orden predeterminado
Microsoft Excel utiliza órdenes específicos para organizar los datos según su valor, no según su formato.
Si se utiliza el orden ascendente, Excel utilizará el siguiente orden (en orden descendente, Microsoft Excel
invertirá el orden, excepto las celdas en blanco, que siempre se colocarán en último lugar).
Números Los números se ordenan desde el número negativo menor al número positivo mayor.
Orden alfanumérico Si se ordena texto alfanumérico, Excel lo ordenará de izquierda a derecha, carácter
por carácter. Por ejemplo, si una celda contiene el texto "A100", Excel colocará la celda detrás de la celda
que contenga la entrada "A1" y antes de la celda que contenga la entrada "A11".
El texto y el texto que incluye números, se ordenará del siguiente modo:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (espacio) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N
ÑOPQRSTUVWXYZ
Los apóstrofos (') y guiones (-) se ignoran, con una excepción: si dos cadenas de texto son iguales salvo
por un guión, el texto con el guión se ordenará en último lugar.
Valores lógicos En valores lógicos, FALSO se coloca antes que VERDADERO.
Valores de error Todos los valores de error son iguales.
Espacios en blanco Los espacios en blanco siempre se colocan en último lugar.

La función Filtrar, a diferencia de la ordenación, no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente
las filas que no se desea mostrar. Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato,
representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.
Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el
mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio (criterios: condiciones que se
especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un
filtro.) que se especifique para una columna.
Para agregar Filtros, se selecciona la pestaña Datos la opción Filtro que se encuentra en el Grupo de
Opciones denominado Ordenar y Filtrar. Al hacer clic en el icono aparece de forma automática las flechas
de Autofiltro a la derecha de los rótulos de columna del rango filtrado, como muestra la figura.
Para filtrar la lista por valores de la misma columna, o para aplicar operadores de comparación distintos a
Es igual a, se debe hacer clic en la flecha de la columna y aparecerá el siguiente menú de opciones.
Aquí aparecen diversas opciones para filtrar los datos de tabla.

A partir de Excel 2007 se pueden visualizar nuevas opciones de filtrado, como lo son los filtros por color
Notas
Cuando aplica un filtro en una columna, los únicos filtros disponibles en las demás columnas son los
valores visibles de la lista filtrada.
Puede aplicar un máximo de dos condiciones a una columna utilizando Autofiltro. Para aplicar filtros más
complejos o copiar filas filtradas a otra ubicación, puede usar filtros avanzados.
Quitar filtros de una lista

Para quitar un filtro de una columna de lista, haga clic en la flecha situada junto a la columna y después
en Seleccionar Todos.
Para quitar filtros aplicados a todas las columnas de la lista, seleccione Filtro en el menú Datos y haga
clic en Mostrar todo.
Para quitar las flechas de filtro de una lista, seleccione la opción Borrar que se encuentra en el grupo
Ordenar y Filtrar de la Ficha Datos.
Esquemas
Un esquema es un resumen preciso que refleja los conceptos más importantes o de mayor trascendencia
del documento esquematizado. En Excel, los datos que se van a incluir en un esquema deben estar en un
rango, donde cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene información similar, y no contiene
filas ni columnas en blanco.
Los esquemas permiten expandir o contraer la apariencia de una hoja de cálculo, de forma que la
información se pueda ver con más o menos detalle. Un esquema en Excel puede contar con varios niveles
de filas u columnas que se pueden colocar en cualquier parte de la hoja de cálculo.
Los símbolos necesarios para contraer o expandir los niveles de un esquema son el más (+) y el menos (-),
los cuales se presentan en unas barras especiales en la parte superior izquierda de la hoja de calculo.
Antes de crear un esquema se deben tener en cuenta algunos aspectos.
Asegurarse de que los datos sean apropiados para crear un esquema. Los datos deben tener una
jerarquía o disponer de una estructura por niveles, por ejemplo si se quiere ver las ventas realizadas por la
matriz principal además de sus sucursales.
Los datos deben estar ordenados de modo que las filas que deban agruparse estén juntas. Es decir que
no se debe mezclar información.
En una hoja solo se puede incluir un esquema, para tener más de un esquema sobre los mismos datos,
se deben copiar los datos a otra hoja.
Antes de trazar el esquema, puede ser conveniente ordenar los datos de modo que las filas que deban
agruparse estén juntas. En la ilustración anterior, el rango se ha ordenado por región y luego por mes, de
modo que las filas detalladas de marzo y abril de la región Este quedan juntas, y las filas de cada mes de la
región Oeste están también juntas.
Se den incluir filas de resumen, bien encima o debajo de cada grupo de filas de detalle. Para obtener los
mejores resultados, las filas de resumen deberán contener fórmulas que hagan referencia a las celdas de
cada una de las filas de detalle.
También puede trazar el esquema cuando las filas de resumen contengan texto descriptivo u otros datos.
Si el esquema se aplica a columnas en lugar de a filas, asegúrese de que el rango tenga rótulos en la
primera columna, y de que haya columnas de resumen a la izquierda o a la derecha de las columnas de
detalle.
La mejor opción para crear esquemas es que lo haga Excel automáticamente, puesto que tarda mucho
menos tiempo que haciéndolo manualmente.
Existen unos requisitos previos para que Excel pueda crear automáticamente el esquema:
Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca entremezclados.
Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca entremezclados.
Existen dos formas de crear un esquema en Excel:

1.- Manual
2.- Automática
La mejor opción para crear esquemas es que lo haga Excel automáticamente, puesto que tarda mucho
menos tiempo que haciéndolo manualmente.
Existen unos requisitos previos para que Excel pueda crear automáticamente el esquema:
Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca entremezclados.
Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca entremezclados.
Si la disposición de los datos no se corresponde con estas características se procederá a definir el

esquema manualmente. Una base de datos estructurada para el uso de la herramienta es la que se
observa en la figura siguiente
En este ejemplo se puede hacer un esquema tanto de filas como de columnas, puesto que se ha
organizado adecuadamente para ello. Como ya se tiene los datos se procederá a realizar el esquema. Para
ello se posiciona el cursor sobre una celda cualquiera y se selecciona la opción agrupar del grupo esquema
que se encuentra en la ficha Datos de la Cinta de Opciones.
Automáticamente, Excel genera los niveles del esquema como se puede ver a continuación:
En la imagen anterior se puede ver que ahora aparecen unas líneas en la zona izquierda de las. Además,
se ve en la esquina superior izquierda unos números que indican cuántos niveles tiene el esquema.
Mostrar u ocultar datos en un esquema
Un esquema puede tener un máximo de ocho niveles de detalle, cada uno de los cuales proporciona datos
sobre el nivel inmediatamente superior. En la ilustración, la fila de todas las ventas, que contiene el total de
todas las filas, es el nivel 1. Las filas que contienen los totales de cada mes son el nivel 2 y las filas
detalladas de las ventas son el nivel 3. Para mostrar sólo las filas de un nivel determinado, puede hacer clic
en el número del nivel que desee ver.
Tablas en Excel
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila
contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos
almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base de
datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto se podrán componer como mínimo una lista con 255
campos y 65535 registros.
Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones
que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda. Entre las operaciones más
interesantes que se pueden realizar con las listas se tienen:
Ordenar la los registros.
Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.
Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.
Crear un resumen de los datos.
Aplicar formatos a todos los datos.
Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el término Listas de datos.
Incluso encontrarás, que en algunos cuadros de diálogo, se refiere a las tablas como listas.
En Excel 2010, se puede utilizar la nueva interfaz de usuario para crear, aplicar formato y expandir
rápidamente una tabla de Excel (que en Excel 2003 se denominaba lista de Excel) con el fin de organizar
los datos de la hoja de cálculo para que sea más fácil trabajar en ella. La funcionalidad nueva o mejorada
de las tablas incluye las siguientes funciones.
Filas de encabezado de tabla Las filas de encabezado de tabla se pueden activar y desactivar. Cuando se
muestran los encabezados de la tabla, éstos permanecen visibles con los datos de las columnas de la tabla
y reemplazan a los encabezados de la hoja de cálculo al desplazarse por una tabla larga.
Columnas calculadas Este tipo de columnas utiliza una sola fórmula ajustada a cada fila. La columna se
amplía automáticamente para incluir filas adicionales para que la fórmula se extienda inmediatamente a
dichas filas. Lo único que se debe hacer es especificar una fórmula una vez: no es necesario utilizar los
comandos Rellenar ni Copiar.
Autofiltrado automático Autofiltro está activado de manera predeterminada en una tabla para habilitar la
ordenación y el filtrado eficaces de los datos de la tabla.
Referencias estructuradas Este tipo de referencia le permite utilizar nombres de encabezado de columnas
de tablas en fórmulas en lugar de referencias de celda como A1 o F1C1.
Filas de totales Ahora puede utilizar fórmulas personalizadas y entradas de texto en las filas de totales.
Estilos de tabla Puede aplicar un estilo de tabla para agregar rápidamente a las tablas un formato
profesional y con la calidad de un diseñador. Si se habilita un estilo de filas alternas en una tabla, Excel
mantendrá la regla de alternar estilos mediante acciones que habrían interrumpido este diseño
tradicionalmente, por ejemplo, filtrar, ocultar filas o reorganizar manualmente filas y columnas.
Para crear una tabla se deben seguir los siguientes pasos:
1.- Primeramente seleccionar el ara que se quiere incluir en la tabla
2.- Seleccionar de la pestaña Insertar, el Grupo Tablas y posteriormente el icono Tablas que se encuentra
dentro de el, como muestra la figura:
3.- Aparecerá un cuadro de control donde podrá seleccionar el rango de los datos si no lo hizo antes
4.- Al cerrarse el cuadro de diálogo, se podrá ver que en la Cinta de Opciones aparece la pestaña Diseño,
correspondiente a las Herramientas de tabla
Nótese que todos los datos tomaron un formato en particular propio de tabla.
Con los datos de una tabla se pueden usar una diversidad de funciones las cuales se resumen a
continuación:
Función Descripción
BDCONTAR(datos;campo;criterios) Cuenta las celdas que contienen un número
BDCONTARA(datos;campo;criterios) Cuenta las celdas que contienen un valor
BDMAX(datos;campo;criterios) Obtiene el valor máximo
BDMIN(datos;campo;criterios) Obtiene el valor mínimo
BDPRODUCTO(datos;campo;criterios) Obtiene el producto de los valores indicados
BDPROMEDIO(datos;campo;criterios) Obtiene el promedio de los valores indicados
BDSUMA(datos;campo;criterios) Obtiene la suma de los valores indicados
BDEXTRAER(datos;campo;criterios) Obtiene un valor de un campo en una fila que
cumpla un criterio de selección
BDVAR(datos;campo;criterios) Calcula la varianza sobre una muestra de valores
BDVARP(datos;campo;criterios) Calcula la varianza sobre todos los valores de un
campo
BDDESVEST(datos;campo;criterios) Calcula la desviación estándar sobre una muestra
de valores
BDDESVESTP(datos;campo;criterios) Calcula la desviación estándar sobre todos los
valores de un campo
Unidad 9. Auditoria
Herramientas de Auditoría
Excel ofrece una serie de herramientas de auditorías de fórmulas que pueden ser de gran utilidad.
Para acceder a estas herramientas se debe seleccionar la pestaña Formulas el grupo Auditoria de
Formulas donde aparece una serie de opciones como se puede ver a continuación.
Icono Descripción
Analiza la hoja de trabajo actual en busca de errores.
Dibuja unas flechas indicando dónde están las celdas involucradas
en la fórmula.
Dibuja flechas indicando a qué fórmula pertenece la celda
seleccionada, si es que pertenece a alguna fórmula.
Elimina las flechas indicativas de celdas creadas con Rastrear
dependientes o Rastrear precedentes.
Abre el cuadro de diálogo de Evaluar fórmula para que pueda ver la
fórmula y los resultados de la fórmula de la celda activa.
Muestra la ventana de inspección para hacer un seguimiento del
valor de las celdas.
Ejemplo donde se pueden observar algunos casos donde se aplicaron Herramientas de Auditoria
OTRAS HERRAMIENTAS
Recuperación de archivos
Recuperar versiones no guardadas en Office 2010
Esta herramienta funciona para recuperar un archivo de Microsoft Excel 2010 si se cierra sin guardar o si
se quiere revisar o volver a una versión anterior de un archivo en el que se encuentra trabajando.
Al igual que lo que sucede en versiones anteriores de Office, habilitar Autorrecuperación guardará
versiones mientras trabaja en el archivo en el intervalo que seleccione. Ahora, se puede elegir mantener la
última versión de autoguardado de un archivo en caso de que se cierre accidentalmente sin guardar, por lo
que puede restablecerlo la próxima vez que abra el archivo. Además, mientras trabaja en el archivo, puede
obtener acceso a un listado de los archivos de autoguardado desde la Vista Backstage de Microsoft Office.
Debe tener habilitadas las opciones Guardar información de Autorrecuperación... y Conservar la
última versión autoguardada cuando se cierra sin guardar para que estas características funcionen.
Al cerrar sin guardar, si cierra el archivo sin guardar, se guarda temporalmente una versión de él de modo
que se pueda recuperar al volver a abrirlo.
Nuevos Archivos
Si está trabajando en un archivo creado recientemente o en un archivo temporal de Excel, tales como
datos adjuntos de correo electrónico en Outlook y a continuación, lo cierra sin guardar, siga estos pasos
para abrir el último borrador autoguardado:
1. Abrir las aplicaciones de Office 2010 que estaba usando.
2. Haga clic en la pestaña Archivo.
3. Haga clic en Reciente.
4. Haga clic en Recuperar libros no guardados.
5. Se abrirá la carpeta de borradores guardados en una ventana nueva. Seleccione el archivo y, a

continuación, haga clic en Abrir.
6. En la barra de empresa en la parte superior del archivo, haga clic en Guardar como para guardar el
archivo en su equipo.
También puede obtener acceso a estos archivos mediante estos pasos:

1. Abra la aplicación de Office 2010 que estaba usando.
2. Abra un nuevo archivo o cualquier archivo existente.

4. Haga clic en Información.
5. Haga clic en Administrar versiones.
6. Haga clic en Recuperar libros no guardados
7. Verá la lista de los archivos no guardados .Seleccione el archivo y haga clic en abrir Abrir.
8. En la barra de empresa en la parte superior del archivo, haga clic en Guardar como para guardar el
archivo en su equipo.
También puede desplazarse a una de las siguientes ubicaciones de archivo para abrir el archivo,
dependiendo de su sistema operativo:
Windows 7/Widows Vista C:\Users\Nombre_De_Usuario\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles
Windows XP C:\Documents and Settings\Nombre_De_Usuario\Local Settings\Application
Data\Microsoft\Office\Unsaved Files
No se pueden cambiar estas ubicaciones de archivo. Los archivos de esta carpeta se mantendrán durante
los cuatro días después de la creación.
Archivos previamente guardados
Si está trabajando en un archivo que se ha guardado anteriormente y lo cierra sin guardar las
modificaciones actuales, siga estos pasos para abrir el último borrador autoguardado:
1. Abra el archivo en el que estaba trabajando.
3. Haga clic en Información.
4. En Versiones, haga clic en la versión etiquetada (cuando se cerró sin guardar).

5. En la barra de empresa en la parte superior del archivo, haga clic en Restablecer para sobrescribir toda
versión guardada previamente con la última versión autoguardada de su archivo.
También puede desplazarse a una de las siguientes ubicaciones de archivo para abrir el archivo,
dependiendo de su sistema operativo:
Windows 7/Widows Vista C:\Users\Nombre_De_Usuario\AppData\Microsoft\Nombre_De_Aplicación
Windows XP C:\Users\Nombre_De_Usuario\Application Data\Roaming\Microsoft\Nombre_De_Aplicación
También puede desplazarse a
C:\Users\Nombre_De_Usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Nombre_De_Aplicación para abrir el
archivo. Para obtener información sobre cómo cambiar esta ubicación de archivo, vea el tema sobre cómo
guardar y recuperar archivos de Office automáticamente.
Se mantendrán los archivos de esta carpeta durante los cuatro días después de la creación o hasta la
próxima vez que modifique el archivo, lo que suceda antes.
Trabajar con versiones de archivos autoguardados
Abrir y ver versiones anteriores de su archivo actual
Para ver las versiones autoguardadas de su archivo actual, siga estos pasos:
2. Haga clic en Información. Las versiones autoguardadas del archivo actual se enumeran en Versiones.
3. Haga clic en cualquier versión de la lista para abrirla.
Restablezca las versiones anteriores de su archivo actual

Para reemplazar el archivo actual con una versión anterior, siga estos pasos:
1. Siga los pasos 1 a 3 descritos en el tema sobre cómo abrir y ver versiones anteriores de su actual
archivo.
2. En la barra de empresa en la parte superior del documento, haga clic en Restablecer.
3. Haga clic en Aceptar para sobrescribir el documento actual con la versión anterior autoguardada.
La Vista Protegida
Los archivos procedentes de Internet y de otras ubicaciones potencialmente no seguras pueden contener
virus, gusanos u otros tipos de malware que pueden dañar su equipo. Para ayudar a proteger su equipo,
los archivos de estas ubicaciones potencialmente no seguras se abren en la Vista protegida. Mediante el
uso de la Vista protegida, puede leer un archivo e inspeccionar su contenido mientras reduce los riesgos
potenciales.
La Vista protegida es un modo de sólo lectura en el que la mayoría de las funciones de edición están
deshabilitadas. Existen varias razones para que un archivo se abra en la Vista protegida:
El archivo se abrió desde una ubicación de Internet. Cuando se encuentre con el mensaje en la Vista
protegida que afirma que Este archivo procede de una ubicación de Internet y podría no ser seguro.
Haga clic para obtener más detalles, se debe a que el archivo se está abriendo desde Internet. Los
archivos procedentes de Internet pueden llevar incrustados virus y otro contenido perjudicial. Se
recomienda que sólo modifique el documento si confía en su contenido. Como se observa en la siguiente
figura:
El archivo se recibió como datos adjuntos de Outlook 2010 y la política del equipo ha definido al
remitente como no seguro Cuando se encuentre con el mensaje en la Vista protegida que afirma que
Este archivo procede de datos adjuntos de correo electrónico y podría no ser seguro. Haga clic
para obtener más detalles, se debe a que el archivo fue enviado por un remitente potencialmente no
seguro. La imagen siguiente es un ejemplo:
El archivo se abrió desde una ubicación no segura Cuando se encuentre con el mensaje en la Vista
protegida que afirma que Este archivo se abrió desde una ubicación potencialmente no segura. Haga
clic para obtener más detalles, se debe a que el archivo se abrió desde una carpeta no segura. Un
ejemplo de ubicación no segura es la carpeta Archivos temporales de Internet. La imagen siguiente es un
ejemplo:
El archivo está bloqueado por el bloqueo de archivos ¿Qué es el bloqueo de archivos? Las siguientes
imágenes son ejemplos:
La edición no está permitida.
La edición está permitida.

Error en la validación de archivos Cuando se encuentre con el mensaje en la Vista protegida que afirma
que Office detectó un problema con este archivo. Si lo edita, puede dañar el equipo. Haga clic para
obtener más detalles, se debe a que el archivo no superó la validación de archivo. La imagen siguiente es
un ejemplo:
El archivo se abrió en la Vista protegida mediante la opción Abrir en Vista protegida Cuando se
encuentre con el mensaje en la Vista protegida que afirma que Este archivo se abrió en Vista protegida.
Haga clic para obtener más detalles, se debe a que eligió abrir el archivo en la Vista protegida. Para ello,
use la opción Abrir en Vista protegida:

2. En la vista Backstage de Microsoft Office, haga clic en Abrir.
3. En el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en la flecha del botón Abrir.
4. En la lista, seleccione Abrir en Vista protegida.
La imagen siguiente es un ejemplo de la Vista protegida que aparece al seleccionar Abrir en Vista
protegida. Los administradores del sistema pueden ampliar la lista de ubicaciones potencialmente no
seguras para incluir carpetas adicionales que también consideren no seguras.
Como se debe salir de la Vista Protegida

Si debe leer el archivo, pero no tiene que editarlo, puede permanecer en la Vista protegida. Si sabe que el
archivo procede de una fuente de confianza y desea editarlo, guardarlo o imprimirlo, puede salir de la Vista
protegida. Al salir de la Vista protegida, el archivo se convierte en un documento confiable.
En la barra de mensajes, haga clic en Habilitar edición, si se muestra el botón. En caso contrario, use las
instrucciones siguientes para salir de la Vista protegida.
Cuando se desee salir de la vista protegida y editar cuando aparece la barra de mensajes roja, se debe
hacer lo siguiente:
1. Haga clic en la pestaña Archivo. Aparecerá la vista Backstage.
2. Haga clic en Editar de todos modos.
El botón Editar de todos modos aparece en la vista Backstage, lo que indica que el riesgo aumentará si
habilita la edición de este modo. Se recomienda precaución y certeza de que conoce el origen del archivo y
es de confianza. Vea Problema detectado en un archivo para obtener más información.
Explicación de la configuración de la Vista protegida
Las siguientes opciones aparecen en el área de la Vista protegida del Centro de confianza:
Habilitar la Vista protegida en los archivos que provienen de Internet Internet se considera una
ubicación no segura debido a la infinidad de oportunidades que ofrece para el desarrollo de conductas
malintencionadas.
Habilitar la Vista protegida en archivos que provienen de ubicaciones potencialmente no seguras
Esta opción hace referencia a las carpetas de su equipo o red que se consideran no seguras, como la
carpeta temporal de Internet.
Los administradores de sistema pueden asignar otras carpetas como ubicaciones potencialmente no
seguras
Habilitar la Vista protegida en los datos adjuntos de Outlook Los datos adjuntos de los correos
electrónicos pueden proceder de fuentes desconocidas o poco confiables.
Habilitar el modo Prevención de ejecución de datos Para obtener más información, consulte el tema
sobre razones por las que se bloquea mi complemento.
El sistema DEP se encuentra disponible en versiones de Office 2010 de 32 ó 64 bits. En la versión de 32
bits, puede ver o modificar algunas opciones del Centro de confianza. En la versión de 64 bits, el Centro de
confianza no tiene opciones.
El Centro de confianza incluye opciones para la barra de mensajes. En la vista Backstage, en Ayuda,
haga clic en Opciones. Haga clic en Centro de confianza y, a continuación, en Configuración del
Centro de confianza. Haga clic en Barra de mensajes y realice las selecciones que desee. Las opciones
de la barra de mensajes afectan a todos los programas de Office.
Al modificar las opciones de la barra de mensajes en el Centro de confianza, no se modifica la barra de
mensajes de la Vista protegida.
Se recomienda no modificar la configuración de la barra de mensajes y consultar al administrador del
sistema para obtener más información sobre la forma en que esta configuración puede proteger a la
organización contra los ataques de virus informáticos.
ANEXOS
Tabla de diferencias entre Excel 2003 y Excel 2007

La siguiente tabla muestra una lista de las principales diferencias entre Excel 2003 y Excel 2007, muchas
de las cuales ya fueron mencionadas anteriormente, las cosas que se mencionan como dificultad han sido
compiladas desde foros en internet.
Título Excel 2003 Excel 2007 SP1 Comentarios

Número máximo de 65536 1.048.576 Pocos usuarios necesitan
filas tanta cantidad de filas o
columnas. Sin embargo es
casi o la única alternativa
disponible en este momento
para ello, ya que OpenOffice
tiene la misma limitación que
Excel 2003. Para tener
acceso a esta mejora en los
documentos de Excel 2003
deben guardarse
previamente como Excel
2007.
Número máximo de 256 16384 -.-
Columnas
Velocidad de cálculo Rápido Rápido+ Ambas versiones son muy
rápidas pero Excel 2007 es
más veloz. En algunos casos
la diferencia puede resultar
insignificante. La mejora más
importante de velocidad en
Excel 2007 son cálculos
iterativos y la ventaja de que
Excel 2007 aprovecha más
de un procesador cuando la
PC es Dual Core o Quad
Core.
Velocidad en macros Rápido Variable Algunas macros son hasta
20 veces más lentas en
Excel 2007, especialmente
las de macros de gráficos o
que realizan una gran
cantidad de manipulación de
datos y cambios en varias
celdas. Las macros sencillas
son ejecutadas tan rápido
como en Excel 2003
Listas y tablas El manejo de listas fue Las listas ahora se El manejo de tablas en Excel
introducido en Excel llaman tablas y 2007 se ha mejorado
2003 una gran cantidad notablemente, con una
de mejoras le amplia galería de formatos y
permiten estilos. Las cabeceras de
manejarlas muy columna permanecen
fácilmente siempre visibles, tal como
cuando de "inmovilizaban
paneles". Las funciones de
rellenos automático también
han mejorado y le permiten
expandir las tablas con
mucha facilidad.
Escritura de formulas La misma barra de La barra de Ambos resaltan las celdas
formulas desde Excel 97. fórmulas tiene referenciadas al editar una
Los paréntesis son tamaño flexible y fórmula. Excel sigue sin tener
coloreados para asistir en el completado un acercamiento al wysiwyg
la escritura. Se proveen automático lo (what you see is what you
algunas sugerencias ayuda en la get) para la escritura de
cuando hay errores en la escritura desde el fórmulas algebraicas;
escritura o balanceo de principio quedara para una versión
términos. futura.
Refresco de gráficos Se refrescan Puede ser Hubo un numeroso grupo de
extremadamente rápido, extremadamente usuarios que ha reportado
parece instantáneo. lento. problemas de lentitud al
actualizar los datos de los
gráficos en Excel 2007. SP1
ha resuelto un poco ese
problema pero los usuarios
siguen reportándolo. Así que
el problema persiste.
Abriendo y cerrando Rápido No tan rápido Para planillas pequeñas no
archivos se nota la diferencia. En
cambio para planillas
grandes y complejas la
diferencia es notoria.
Formato condicional Limitado a tres pruebasSe admite mayor La mejora es muy útil ya que
cantidad de 3 formatos condicionales
pruebas. para una celda resultaba
escaso en muchas
oportunidades. Ha habido
reportes de lentitud en Excel
2007 al utilizar este tipo de
condicionamientos.
Configuración de Muy configurables. Configuración Con Excel 2003 puedes
barras de herramientas limitada. eliminar botones que no
utilizas y crearte los propios
incluyendo macros. En Excel
2007 no puedes modificar las
listas de opciones (cintas).
Solo puedes agregar
botones a la barra de acceso
rápido.
Paletas de colores Colores limitados Ilimitados colores
Patrones de formato en Muchas opciones Los patrones ya Hay algunas utilidades
gráficos y celdas. no están gratuitas que devuelven la
disponibles. funcionalidad de los patrones
a Excel 2007, que, después
de instaladas, devuelven la
funcionalidad de Excel 2003.
Interfaz con el usuario Menues y Botones Cintas con Para muchos la interfaz de
botones y menues Excel 2007 y otros la odian.
desplegables de Para los usuarios viejos,
texto. cuesta un tiempo
acostumbrarse. Es muy
diferente.
Grabación de macros Sin problemas Problemas En Excel 2007, si colocas
Macros y protección de importantes contraseña a tu libro y este
libros contiene macros, no hay
manera de habilitarlas.
Una opción es colocar las
macros en un archivo del tipo
"personal" o en un
complemento ("add-In") y
accederlas desde allí.
Estabilidad Muy estable, pocos Hubo reportes de El producto Excel en general,
reportes de colgadas o usuario con es muy complejo con
problemas para guardar problemas para muchísimas funciones, que
o abrir documentos. abrir o guardar más de una vez nos ha
archivos. hecho pensar "¿Cómo lo
hace?".
Excel 2003 es el resultado
de muchos años de
desarrollo, mejoras y arreglo
de fallas. Excel 2007 parece
haber sido re-escrito desde
cero, por lo tanto ha de
"pagar" un tiempo de fallas
hasta que tenga un nivel de
estabilidad similar a Excel
2003.
Exportar o guardar Estándar No disponible Esta funcionalidad ya no está
como archivos DBF disponible en Excel 2007.
Digamos que ".DBF" es algo
muy pero muy viejo, pero
quienes tuvieran todavía
interfaces activas tendrán
problemas.
UNA LISTA DE FUNCIONES QUE CAMBIARON

CON RESPECTO A EXCEL 2007
FUNCIÓN ANTERIOR NUEVA FUNCIÓN DESCRIPCIÓN

BUSCARH CONSULTARH Busca en la fila superior de una matriz y
devuelve el valor de la celda indicada
BUSCARV CONSULTARV Busca en la primera columna de una matriz y
se mueve en horizontal por la fila para
devolver el valor de una celda.
CARACTER CAR Devuelve el carácter especificado por el
número de código.
CONVERTIR CONVERT Convierte un número de un sistema de medida
a otro.
DERECHA, DERECHAB DERECHA Devuelve los caracteres del lado derecho de
un valor de texto.
ENCONTRAR, ENCONTRARB ENCONTRAR un valor de texto dentro de otro (distingue
mayúsculas de minúsculas)
EXTRAE MED Devuelve un número específico de caracteres
de una cadena de texto que comienza en la
posición que se especifique
FECHANUMERO VALFECHA una fecha con formato de texto en un valor
de número de serie.
HALLAR, HALLARB HALLAR Busca un valor de texto dentro de otro (no
distingue mayúsculas de minúsculas).
IZQUIERDA, IZQUIERDAB IZQUIERDA Devuelve los caracteres del lado izquierdo de
un valor de texto.
LARGO, LARGOB LARGO Devuelve el número de caracteres de una
cadena de texto
REEMPLAZAR, REEMPLAZARB REEMPLAZAR Reemplaza caracteres de texto
RESIDUO RESTO Devuelve el resto de la división
SI.ERROR SIERROR Devuelve un valor que se especifica si una
fórmula lo evalúa como un error; de lo
contrario, devuelve el resultado de la fórmula

Manual Microsoft Excel 2010 Nivel Intermedio

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Manual Microsoft Excel 2010 Nivel Intermedio

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MICROSOFT EXCEL

RELATOR: RODRIGO AVILA VRSALOVICH

Unidad 1. Introducción a Microsoft Excel intermedio

Unidad 2. Manejo de referencias

Unidad 3. Herramientas complementarias

Unidad 4. Manejo de funciones lógicas

Unidad 5. Manejo de funciones de búsqueda y referencia

Unidad 6. Otras funciones

Unidad 8. Manejo de herramientas básicas de base de datos

Unidad 10. Otras herramientas

Por otra parte se profundiza en el manejo de FÓRMULAS Y FUNCIONES, Direccionamiento relativo,

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CURSO

Denominación Del Curso: Microsoft Excel 2010 Intermedio

Fila: dispuestas en horizontal, se numeran desde la 1 hasta la 1.048.576 que es la última.

Interfaz de usuario en Office 2010

Vista Backstage de Microsoft office

La ficha Archivo reemplaza al botón Microsoft Office y al menú

La ficha Archivo es la ficha de color, ubicada en la esquina superior

Al hacer clic en la pestaña Archivo, se ven muchos de los comandos

Haga clic en Opciones de Excel en la parte inferior de este menú y, a

Crear un formato de número personalizado

1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato.

Para mostrar Use este código

Para mostrar Use este código

Para mostrar Use este código

Para mostrar Use este código

Eliminar un formato de número personalizado

1. En el menú Formato, haga clic en Celdas y después en la ficha Número.

Mostrar signos menos en los números negativos

1. Seleccione las celdas que desee modificar.

Para números simples, haga clic en Número en la lista Categoría.

Mostrar números como fechas u horas

1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato.

Mostrar números como fracciones o porcentajes

1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato.

Acciones a tomar para seleccionar texto.

Para seleccionar Haga esto

Tipos de referencias de celdas

A continuación, se muestran algunos ejemplos de referencias.

Para hacer referencia a Utilice

Existen tres tipos de referencias:

Como cambiar el tipo de referencia

Referencia a otros libros.

Referenciar una celda o un rango mediante referencias 3d

Haga clic en la celda en la que desee escribir la función.

Escriba = (signo igual) y el nombre de la función y, a continuación, escriba un paréntesis de apertura.

Seleccione la celda o el rango de celdas al que desea hacer referencia.

Complete la fórmula y, a continuación, presione ENTRAR.

Manejo de series en Excel

1. Copie los datos:

3. Arrastra el cuadro de llenado unas cuantas celdas hacia abajo:

4. Suelta el botón del ratón:

Copiar celdas: copia el mismo contenido de las celdas

Rellenar serie: rellena automáticamente una serie de datos.

Normalmente, estas opciones se utilizarían si sólo se hubiese escrito la primera fila.

Otra manera de crear series es la siguiente:

1.- Escribir el dato en la celda.

4.- Acepte el cuadro.

Creación de listas personalizadas

A continuación, agarre el controlador de relleno

Y se hace clic en el botón Modificar Listas Personalizadas

Crear una serie de relleno personalizada

Asignar nombre a una celda o aun rango de datos

1.- Seleccionar la celda donde se quiere agregar el comentario